ENLACE a3eco Y a3ERP

INTRODUCCIÓN Cuando una empresa de a3ERP está enlazada con a3eco, se activan una serie de mecanismos de sincronización que permiten, lo siguiente: Compartir los datos fiscales e identificativos de las fichas de empresa. Utilizar el plan contable de a3eco Compartir los datos fiscales de clientes, proveedores y organizaciones, de la facturación. Gestión de tesorería de a3ERP Contabilizar de forma online en a3eco las facturas y movimientos de cartera de a3ERP. Analítica de a3eco

CONFIGURACIÓN ENLACE A continuación se detallan los pasos a realizar para enlazar ambas aplicaciones. Configurar enlace desde a3ERP Validación usuario desde a3eco Sincronización inicial

CONFIGURAR ENLACE DESDE a3ERP Al arrancar la aplicación, se realizarán las siguientes comprobaciones con el fin de determinar si la aplicación de a3ERP está sincronizada con a3eco. En caso de que si está instalada en el gestor de empresas, tendremos el botón para acceder a la configuración.

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RELACIÓN EMPRESAS a3ERP – a3eco TIPO CONTABLE Una empresa de a3ERP se sincroniza con otras de a3eco mediante los tipos contables que tengan definidos. El esquema sería el siguiente:

a3ERP será el encargado de relacionar las empresas del entorno a3ERP-a3eco. Actualmente, cada empresa del a3ERP se podría relacionar con una empresa/instalación de a3eco. La opción que permite relacionar empresas, se denomina „Configuración enlace a3eco / a3con‟.

Se deberán seguir una serie de reglas para enlazar empresas entre las dos aplicaciones. Básicamente, las empresas deberán ser iguales en los siguientes aspectos: Número de identificación fiscal. Período inicio contable, caso de empresas tipo „Impuesto de Sociedades‟. Nivel del plan contable; en a3eco todos los ejercicios de la empresa deberán tener el mismo.

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No se permitirá asociar una empresa de a3eco con más de una empresa de a3ERP. Sin embargo, una empresa a3ERP podrá estar conectada, mediante los tipos contables, más de una vez con la misma empresa de a3eco.

VALIDACIÓN USUARIO DESDE a3eco Para relacionar los usuarios entre las dos aplicaciones, se utilizará un mapeo que consistirá en informar el usuario y contraseña de a3ERP asociado a cada usuario de a3eco que lo precise. Para ello, dentro de la ventana de mantenimiento de usuarios, se añadirá un nuevo botón -que aparecerá únicamente si la instalación está sincronizada con a3ERP-, con el texto “a3ERP”, desde el que se accederá a una nueva ventana en la que informar usuario y contraseña.

SINCRONIZACIÓN INICIAL En el asistente, el siguiente paso será sincronizar los datos en una u otra dirección, en función de que aplicación es la que tiene los datos iniciales. Automáticamente se darán de alta las fichas de clientes/proveedores así con el plan contable.

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OPERATIVA SELECCIÓN DEL TIPO CONTABLE Todas las operaciones de acceso al plan contable de a3eco irán precedidas de una ventana de selección del tipo contable. De este modo se indica a qué empresa y ejercicio de a3eco se accede. La ventana indicada tendrá el siguiente aspecto:

La selección se puede dejar fijada mediante el check „Recordar selección actual para la sesión‟. Si deseamos cambiar la selección de tipo contable, buscaremos la opción „Selección de empresa a3eco/a3con por defecto‟.

PLAN CONTABLE En empresas sincronizadas, el mantenimiento del plan contable se realizará desde a3eco. A pesar de ello, desde a3ERP se podrán crear, modificar y eliminar cuentas, pero en realidad dichas acciones se realizarán por a3eco. Las modificaciones realizadas en a3eco, se notificarán a a3ERP, con el objetivo de tener replicado en facturación el plan contable. En a3eco, la modificación o alta de una cuenta afecta a todos los ejercicios contables de las empresas asociadas con la sincronizada de a3ERP. MODIFICACIÓN Y ALTA DE CUENTA Al dar de alta o modificar una cuenta, quedará actualizada también en a3ERP: Si a3ERP actualiza los datos, se procederá a actualizar la cuenta en todos los ejercicios y empresas de a3eco asociadas con la de a3ERP. Si a3ERP no puede actualizar los datos, se mostrará el error devuelto y además, no se modificará o creará la cuenta.

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BORRADO DE CUENTAS Al borrar una cuenta, tanto si tiene o no datos fiscales asociados, se procederá del siguiente modo: Se verificará que la cuenta no tenga saldo en ninguna de las empresas y ejercicios asociados con la sincronizada de a3ERP. Si a3eco permite borrar la cuenta, se notificará a a3ERP, para que proceda a borrar la cuenta. Si a3ERP borra la cuenta, se procede a borrar, dentro de a3eco, la cuenta en todas las empresas y ejercicios asociados con la empresa sincronizada de a3ERP. Si a3ERP no puede borrar la cuenta, se mostrará el error y no se borrará la cuenta. CAMBIO EN NIF ASOCIADO A CUENTA Al actualizar una cuenta, si se detecta cambio entre el NIF cargado y el que se va a guardar, se realizarán las siguientes acciones: Se notificará a a3ERP, para que actualice el NIF y los datos fiscales en los clientes y proveedores, además de en las organizaciones asociadas. Si a3ERP ejecuta correctamente los cambios, a3eco procederá a realizar el cambio en todas las empresas y ejercicios sincronizados con la empresa de a3ERP. Si a3ERP no puede actualizar los datos, se mostrará el error no se realizarán los cambios. SELECCIÓN DE CUENTAS El mantenimiento del plan contable, así como la selección de las cuentas, aún siendo desde a3ERP, se accede a la ventana de alta de cuentas situados en la empresa, actividad y ejercicio de a3eco seleccionado en a3ERP. Para acceder a la selección de cuentas, se utilizará el botón „F12‟ o la lupa asociada a la cuenta.

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CREACIÓN CUENTAS EN ALTA DE CLIENTES Y PROVEEDORES Al aceptar la creación de un cliente o proveedor, se nos solicitará un nuevo código para asignarle. Por defecto, el código propuesto será el del último más uno.

El código asignado al cliente o proveedor se utilizará para generar las diferentes cuentas asociadas a la ficha. De ese modo, las cuentas creadas para el cliente o proveedor finalizarán con el código asociado al cliente o proveedor.

Para cada una de las cuentas, a excepción de la primera y siempre y cuando el cliente o proveedor no sea genérico, en cuyo caso funcionará como el resto, se seguirá el siguiente procedimiento: Se tomará el prefijo asociado más el código de cliente o proveedor, notificando a a3eco, para crear la cuenta resultante. Si la cuenta no existe en a3eco, se creará con la descripción indicada por a3ERP. Si la cuenta existe, se creará con la descripción indicada por a3ERP. Las cuentas creadas en a3eco, a su vez, serán también creadas en CONCEPTOS DE CUENTA FISCAL A la primera cuenta de la ficha de cliente o proveedor, en caso de no ser una ficha genérica, se le asociará en a3eco el NIF que tenga la ficha.

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En el tratamiento de las funciones de a3eco, la codificación de la cuenta fiscal tiene una serie de matices a la hora de generarse. Paso a exponerlos: Si la cuenta no existe, se generará asociándole el NIF indicado por a3ERP. Si la cuenta existe: Se dejará la misma si el NIF de la ficha de cliente o proveedor coincide con el de la cuenta existente. Se buscará un nuevo código de cuenta, tomando la última cuenta más uno del prefijo de cliente o proveedor.

CLIENTE/PROVEEDOR GENÉRICO Un cliente o proveedor genérico es aquél que no tiene datos fiscales asociados. Para ello se deberá marcar la casilla ‘Genérico’, dentro de la pestaña ‘Otros’.

Un cliente o proveedor genérico no tiene NIF asociado; al crear la factura se solicitará la cumplimentación de los datos fiscales, siendo éstos propios de cada factura. Al contabilizar la factura sobre a3eco, con un cliente o proveedor genérico, se realizarán las siguientes acciones: Se creará la ficha de „Cliente/Proveedor‟ con los datos fiscales informados en la factura. La factura se marcará con datos fiscales particularizados. Es decir, el NIF de la pestaña de IVA será modificable y no corresponderá con el de la cuenta.

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DESDE a3eco CARTERA La cartera de cobros y pagos se gestionará íntegramente desde a3ERP. Los vencimientos sólo se podrán generar desde las facturas introducidas en a3ERP. Por tanto, las facturas introducidas desde a3eco no generarán nada en la cartera. Todos los cambios detallados en los siguientes puntos, sólo afectan a empresas sincronizadas. DESACTIVADO TESORERÍA En la ficha de empresa, la casilla „Tesorería‟ estará siempre activada, pero no se podrá modificar; la casilla se dejará desactivada.

DESACTIVADO VENCIMIENTOS En la ficha de cuentas, se deshabilitarán las opciones correspondientes con vencimientos, dado que toda la generación se realizará desde el a3ERP. 8

CONSULTA VENCIMIENTOS DESDE FACTURA Desde la consulta y edición de apuntes, el botón „Vtos.‟ mostrará los vencimientos asociados a la factura posicionada.

Al salir de la ventana de vencimientos, se devolverá el control al diario y se mostrará la pestaña de IVA. Este comportamiento diferirá del actual, pero viene provocado por (la ubicación de los vencimientos) estar los vencimientos fuera de la ventana de diario.

CONSULTA FACTURA a3ERP En el diario de a3eco, al posicionarse sobre cada factura, se mostrará o no, dependiendo de si el origen es de a3ERP, un botón con el texto “a3ERP”. El esquema sería el mostrado en la siguiente imagen: 9

La activación del botón “ERP”, se realizará verificando si el apunte posicionado tiene origen en una factura del a3ERP. a3eco guardará en un fichero auxiliar la información relativa al origen del apunte, información que se recibe al generar el a3ERP los asientos en a3eco.

CONSULTA ASIENTOS POR ORIGEN Al entrar en la búsqueda del diario se podrán consultar los apuntes generados desde a3ERP.

DESDE a3ERP APUNTES EN a3eco La generación del asiento contable asociada a la factura se realiza al guardarla. De mismo modo, cualquier modificación en la factura provoca que se genere de nuevo el asiento.

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BLOQUEO PERÍODOS a3eco consultará si una empresa, ejercicio, actividad y período determinado está o no bloqueado. Se verificarán los siguientes bloqueos: Bloqueo del período contable: ver opción „Estadísticas‟ en ficha de empresa. Bloqueo por presentación del modelo 340: al igual que los diarios de a3eco, no se permitirá contabilizar en períodos con modelo 340 liquidado. Se utilizará dependiendo de la acción a realizar sobre el asiento contable asociado a la factura: Al borrar o crear una factura: se comprobará si está bloqueado el período asociado a la fecha del asiento. Al modificar una factura: se comprobará si está bloqueado el período asociado a la fecha original del asiento, caso de que se haya producido un cambio, y el período asociado a la fecha actual sobre la que contabilizar.

DESLIGAR ASIENTOS En la aplicación de facturación a3ERP, se puede configurar, a nivel de perfil de usuario, si se puede desligar o no el asiento asociado a un documento. Por requerimientos funcionales, se precisa que en la contabilidad a3eco se actúe del mismo modo. Por tanto, y siendo el único punto de confidencialidad que se comparte entre ambas aplicaciones, al arrancar a3eco se solicitará a a3ERP. Para configurar los permisos en a3ERP, seguir los siguientes pasos: Entrar en la opción „Seguridad a3ERP‟. Entrar en el perfil asociado a nuestro usuario; por defecto „Invitado‟. Entrar en „Permisos de perfil‟.

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DEFINICIÓN TIPOS DE IVA Al definir los tipos de IVA, se informan las cuentas de IVA repercutido y soportado que se utilizan en la contabilización de facturas. En un escenario de integración con a3eco, las cuentas de IVA se configuran exclusivamente en contabilidad. En el fichero de tipos de IVA, no se muestran las pestañas „IVA Repercutido‟ e „IVA Soportado‟.

CONTABILIZACIÓN CONTABILIZACIÓN AUTOMÁTICA FACTURA La generación de facturas o los movimientos de cartera, generan, por defecto, los asientos contables asociados. En empresas sincronizadas, se activa la contabilización automática siempre. Por tanto, no se mostrarán las casillas de configuración tanto en datos generales como en la factura.

FECHA FACTURA/FECHA ASIENTO En la cabecera de la factura, se informa la fecha de factura y la fecha de asiento. La correspondencia se detalla en la siguiente imagen:

El campo fecha corresponde a la fecha de expedición y el campo fecha contable a la fecha de asiento. La fecha de operación, en a3eco, corresponderá siempre con la fecha de asiento.

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TIPO CONTABLE Mediante el tipo contable, se determina la empresa y, en caso de „Persona Física‟, la actividad de a3eco donde contabilizar. El cambio de tipo contable en la factura implica volver a contabilizar la factura.

SERIE/NÚMERO DE FACTURA En a3ERP, para utilizar una serie en la factura se debe definir en la opción „Series‟. Su tamaño puede ser de hasta 8 posiciones. El número de factura se determina automáticamente, correlativo a la serie informada, al guardar la factura o cambiar la serie. Su longitud es de unos 15 caracteres numéricos. El usuario puede cambiar el número.

Cualquier cambio en la serie o número de factura provoca que se contabilice de nuevo. Para determinar el número de factura y documento de a3eco, de 10 posiciones, se toma la serie más separador “/”, si estuviera definida, más el número de factura formateado con ceros por la izquierda. Si la longitud resultante supera la permitida por a3eco, se mostrará un mensaje informativo indicando tal circunstancia.

CASILLA ANTICIPO Las facturas marcadas con la casilla „Anticipo‟, utilizan como cuenta de ventas o compras la indicada a tal efecto en las respectivas fichas.

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En la factura de anticipos no se podrán usar artículos con stock (ver casilla „Afecta a stock‟ en pestaña „General‟ del artículo). Esta restricción, por otro lado totalmente lógica, implica las siguientes validaciones: No permitir activar la casilla „Anticipo‟ si existe algún artículo introducido que afecta a stock. No permitir incluir un artículo que afecta stock si está activada la casilla „Anticipo‟.

CASILLA RECTIFICATIVA SUSTITUTIVA En a3ERP esta casilla sólo sirve para realizar cambios formales de la factura. Además, este tipo de facturas no generan reflejo contable, aunque que dentro de a3ERP, sí aparece en los libros registro. Al obtener los os libros registros desde la contabilidad, es imprescindible llevar la factura a a3eco. En a3eco, este tipo de facturas se contabilizan sin importe, dado que sólo deben registrarse para los libros. Una factura rectificativa por cambios formales quedaría del siguiente modo:

En a3eco, se traspasa el número de factura origen a rectificar.

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CUENTAS DE VENTAS/COMPRAS La contrapartida del cliente o proveedor se configura para cada línea de detalle introducida. Al contabilizar, se detallarán todas las cuentas utilizadas en el detalle de factura agrupadas por sus porcentajes de IVA asociados.

TIPO DE OPERACIÓN El tipo de operación determina, a nivel de cada factura, el tratamiento fiscal que debe aplicarse. A cada tipo se le indica la naturaleza de la operación, que dependerá de si son facturas de venta o de compra, y si se aplica IVA, Recargo o IGIC.

Al detalle del tipo de operación se accede mediante la tecla F11. En los apartados referentes a las facturas de ventas y compras se detallan las equivalencias entre las operaciones de a3ERP con respecto a las de a3eco. A continuación, se detallan los elementos que intervienen en la contabilización de la factura de a3ERP sobre a3eco.

TIPO DE FACTURA El tipo de factura determina, a efectos de a3eco, si la factura es expedida, recibida o de bien de inversión. Los tipos varían según la factura, si es de ventas o de compras.

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TIPO DE IRPF/CLAVE/SUBCLAVE La retención sólo afecta a las facturas de compra y, desde a3ERP, sólo se puede contabilizar sobre el modelo 180 y 190. Las equivalencias entre la facturación y la contabilidad se detallan en el punto referente a las facturas de compra.

CASILLA ARRENDAMIENTO Tener activada la casilla no implica nada especial en el asiento contable. Por otro lado, desde el ejercicio 2010, es obligatorio llevar al modelo 347 las facturas de arrendamiento que tiene retención.

EQUIVALENCIAS a3ERP-a3eco TIPOS DE OPERACIÓN VENTAS En el siguiente cuadro, se detallan los tipos de operación y su equivalente en a3eco: a3ERP

a3eco Operación

Observaciones

Modelo

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Operaciones interiores no sujetas

Operación 1-

347

Operaciones exentas sin derecho a deducción

Operación 2-

347

Esta operación siempre será exenta.

Entregas intracomunitarias

Operación 3-

349-Bienes

Esta operación siempre está exenta.

Exportaciones

Operación 6-

Otras operaciones exentas con derecho a deducción

Operación 1-

347

Esta operación siempre está exenta.

Op. No sujetas por aplicación de reglas de localización

Operación 1-

347

Esta operación siempre está exenta.

Otras operaciones no sujetas

Operación 7-

347

Esta operación siempre está exenta.

Esta operación siempre está exenta.

Las operaciones con fondo gris deberían revisarse entre los equipos de a3eco y a3ERP. En principio, los cambios que han de realizarse serían los siguientes: Otras operaciones exentas con derecho a deducción

La operación debería ser la 9.

Op. No sujetas por aplicación de reglas de localización.

La operación puede ser la 4 o la 8 y, además, se puede marcar el modelo 347, 349B y 349S.

Nota: se debería consensuar el significado de la operación, a efectos de saber si corresponde con las operaciones 4 y 8 de a3eco. Otras operaciones no sujetas

Será operación 7 u 8 en función de si tiene o no repercusión fiscal.

Quedaría pendiente de estudio incluir algunas operaciones de a3eco no soportadas por a3ERP: Entregas intracomunitarias triangulares. Operaciones con Canarias, Ceuta y Melilla. COMPRAS

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a3ERP

a3eco – Oper.

a3eco – Modelo

Observaciones

Operaciones interiores

-1-

347

Adquisiciones intracom.

-3-

349-Bienes

Inversión del sujeto pasivo

-4-

347

Importaciones, agentes de aduanas

-1-

347

Compensaciones agrarias

-2-

347

Se aplican tipos de IVA especiales: 8,5 y 10.

347

Esta operación siempre está exenta.

Operaciones no sujetas

Operación -1-

Las operaciones con fondo gris deberían revisarse entre los equipos de a3eco y a3ERP. En principio, los cambios que han de realizarse serían los siguientes: Adquisiciones intracom.

Se puede enviar al 349 de bienes como al de servicios. a3ERP debe determinar de qué forma distingue bienes de servicios.

Inversión del sujeto pasivo.

Se puede enviar al 347 como al 349 de servicios.

Importaciones, agentes de aduanas

Está operación en a3eco se combina con una operación -6-, por el importe de la importación exenta de IVA, más una operación -1correspondiente a la factura de aduana. Además, si entendemos que la factura corresponde a la de aduana, el proveedor de la factura correspondería al aduanero. Por tanto, se requiere enviar el número de DUA y la cuenta del proveedor (ver ventana de ampliación en las facturas de a3eco)

Quedaría pendiente de estudio incluir algunas operaciones de a3eco no soportadas por a3ERP: IVA no deducible. Adquisiciones intracom.de servicios.

TIPOS DE FACTURA VENTAS En el siguiente cuadro, se detallan los tipos de factura y su equivalente en a3eco: 18

a3ERP

a3eco

Otras entregas de bienes y pres. servicios

Factura expedida

Entrega de bienes inmuebles y oper. Finan.

Factura expedida

Entrega de bienes de inversión

Factura expedida

La retención sólo afecta a las facturas de compra y, desde a3ERP, sólo se puede contabilizar sobre el modelo COMPRAS En el siguiente cuadro, se detallan los tipos de factura y su equivalente en a3eco: a3ERP

a3eco

Bienes corrientes

Factura recibida

Servicios corrientes

Factura recibida

Bienes de inversión

Factura bien de inversión

Al contabilizarse una factura tipo „Bien de Inversión‟, no se abrirá la ficha de bien de inversión asociada al apunte; deberá ser el usuario, desde el apunte en a3eco, el encargado de generar la ficha.

TIPO DE IRPF En el siguiente cuadro, se detallan los tipos de IRPF y su equivalencia en a3eco: a3ERP

a3eco

Observaciones

IRPF Modelo 110/111

Modelo 190

Requiere clave y subclave. a3ERP sólo soporta dinerario.

IRPF Modelo 115/180

Modelo 180

a3ERP sólo soporta dinerario.

Ninguna

Otros modelos

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MODELO 190 En el siguiente cuadro, se muestran todas las claves y subclaves soportadas por facturación y el funcionamiento en a3eco: Claves a3ERP

a3eco

F – Subclaves 01 y 02

Soporta sólo subclave 02

G – Subclaves 01, 02 y 03

Soporta todo.

H – Subclaves 01, 02, 03 y 04

Soporta todo.

I – Subclaves 01 y 02

No soporta la clave.

J – No tiene subclaves.

No soporta la clave.

K – Subclaves 01 y 02

No soporta la clave.

Las claves y subclaves no soportadas, al generar la factura en a3eco se llevarán sin impreso.

DEDUCIBLE/NO DEDUCIBLE En el detalle de entrada de la factura, se informa si la partida se considera IVA deducible o no deducible. A efectos de la operación en a3eco, la parte deducible dependerá del tipo de operación. La parte no deducible se considera siempre operación 7 (IVA no deducible).

PRORRATA Existen diferencias en el modo de aplicar la prorrata entre a3ERP y a3eco. En a3ERP la prorrata se puede aplicar a nivel de detalle y a nivel de factura. En a3eco la prorrata se aplica sobre la toda la factura. Además, se diferencia entre dos tipos: general, que se aplica sobre todas las facturas; y especial, que se aplica o no sobre la factura dependiendo de si se le debe aplicar o no. Para que la facturación y la contabilidad, en un escenario de sincronización, funcionen del mismo modo, se realizarán las siguientes adaptaciones en el a3ERP: A nivel general: no se podrá configurar prorrata a nivel de detalle (ver campo „Carácter cuota‟ en pestaña „Líneas‟).

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Para prorrata general: no se podrá configurar prorrata a nivel de factura (ver campo „Carácter cuota‟ en pestaña „Pie‟). Para prorrata especial: se podrá configurar prorrata a nivel de pie, adaptando la generación de asientos sobre a3ERP para indicar si a la factura se le aplica o no.

IMPORTAR/EXPORTAR En empresas sincronizadas entre a3ERP y a3eco, no se permitirá la importación de datos en aquellas empresas que estén sincronizadas. Importar/Exportar/Excel: Al marcar cualquier opción de selección, se comprobará si la empresa está sincronizada, mostrándose un mensaje, indicando el motivo por el que no se deja importar, en caso de estar la empresa sincronizada.

Enlace contable: Al situarnos en una empresa, se comprobará si la empresa está sincronizada, no se podrá realizar la operación, dando un mensaje de aviso.

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