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SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

Título:

CONFECCION DEL BALANCE DE COMBUSTIBLES

Observaciones:

Nombre y Apellidos

Cargo

Elaborado por:

Eliober Hernández Ríos

Jefe del Sector Coordinación

Revisado por:

Nidya Aly García

Representante de la Dirección

Acordado por:

René Pérez Hernández

Director UEB Operaciones

Antonio Rodríguez Ponce

Director Económico

José A. Hernández Falcón.

Director General

Aprobado por:

Fecha de Emisión:

Firma y Fecha

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SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 1. OBJETIVO. El presente procedimiento define los pasos a seguir para elaboración del Balance de Combustibles.

2. ALCANCE. Se aplica en la Empresa Comercializadora de Combustibles Matanzas.

3. RESPONSABILIDAD. 3.1 Técnico en Programación, Distribución y Control de los Combustibles.  Confecciona el balance diario de productos y el Balance Mensual de Combustible.  Confecciona los expedientes de pérdidas y ganancias de la Unidad. 3.2 Controlador Económico de la UEB.  Realiza el balance operacional diario. 3.3 Controlador Económico (E.P.) de la UEB o el Jefe de Grupo  Certifica el Balance de Combustible.  Aprueba los expedientes de pérdidas y ganancias. 3.4 Técnico en Programación, Distribución y Control de los Combustibles de la UEB de Operaciones.  Aprueba el balance diario de productos y el Balance de Combustible mensual de la Unidad.  Presenta el balance diario de productos y el Balance de Combustible mensual al Director de la Unidad. 3.5 Técnico de Control de la Producción de la UEB.  Emite los criterios técnicos sobre las desviaciones del Balance de Combustible.  Propone acciones correctoras para la disminución y/o eliminación de las desviaciones del Balance de Combustible. 3.6 Director de la UEB Operaciones  Analiza el balance diario de productos y tomar acciones correctivas en el Consejillo diario de la UEB.  Informa al Director Técnico de cualquier desviación significativa en el balance de productos durante el mes.  Aprueba el Balance de Combustible de la UEB y entregar copia a la Dirección de la UEB de Operaciones de la Empresa el 2do día del mes.  Certifica los expedientes de pérdidas y ganancias. 3.7 Técnico en Programación, Distribución y Control de los Combustibles de la UEB de Operaciones.  Revisa el Balance de Combustible mensual de la UEB Gas Licuado.  Confecciona el Balance de Combustible mensual de la Empresa. 3.8 Director Económico de la Empresa.  Certifica el Balance de Combustible de la Empresa.  Certifica los expedientes de pérdidas y ganancias.

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SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 3.9 Director General de la Empresa.  Certifica el Balance de Combustible de la Empresa.  Certifica los expedientes de pérdidas y ganancias. 3.10 Director de la UEB de Operaciones.  Entrega el Balance de Combustible mensual a la Unión CUPET.

4.

DESARROLLO. Balance diario de productos. El Técnico en Programación, Distribución y Control de los Combustibles de la UEB de Operaciones confecciona diariamente los modelos GPGE: 1602, 1603 A (O33 (Anexo I), O33A (Anexo II) y GL33 (Anexo III)) y 1604 (E-4) a partir de:  Modelo GPGE 1601 (Libreta de Medidas)  Modelo GPGE 1101 (A-6)  Modelo GPGE 1604 (A-24)  Modelo GPGE 1605  Modelo GPGE 402  Modelo GPGE 206 (I-6A)  Modelo GPGE 902 El Controlador Económico de la UEB, a partir de las informaciones económicas, confecciona el balance diario de productos, modelo GPGE 1603 (E-7). El Técnico en Programación, Distribución y Control de los Combustibles y el Controlador Económico de la UEB concilian diariamente los resultados del balance diario en cada producto. Una vez conciliados los balances diarios, el Técnico en Programación, Distribución y Control de los Combustibles de la UEB, analiza la desviación existente entre el volumen de pérdidas aceptado y el real y elabora el informe diario de pérdidas (Anexo IV) y los expedientes en los casos de Recepción de Buques y Contingencias. El Técnico en Programación, Distribución y Control de los Combustibles (E.P) de la UEB presenta a su Director el informe diario de pérdidas en el Consejillo diario, donde se analizan las desviaciones entre las pérdidas aceptadas y reales, tomándose acciones correctivas encaminadas a reducir y/o eliminar las pérdidas. El Comité de Pérdidas de cada área según corresponda, realizará una investigación para determinar las causas de las desviaciones entre las pérdidas aceptadas y reales Balance Mensual de Combustibles. Mensualmente el Técnico en Programación, Distribución y Control de los Combustibles y el Controlador Económico de la UEB confeccionan el Balance de Combustible de la UEB a partir del documento “Balance de Combustible, Distribución” elaborado por la Unión CUPET, el cual se aprueba por el Técnico en Programación, Distribución y Control de los Combustibles (E.P), el Controlador Económico (E.P) y el Director de la UEB respectivamente.

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SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Mensualmente el Técnico en Programación, Distribución y Control de los Combustibles (E.P) o el y el Controlador Económico (E.P) de la UEB de existir pérdidas o ganancias fuera de los índices aceptados confeccionan los expedientes de pérdidas o ganancias apoyándose en los criterios de los Técnicos de Control de la Producción y las conclusiones del Comité de Pérdidas, para posteriormente enviarlos para su revisión por el Director Económico y su aprobación por el Director General. Los Directores de UEB involucrados entregan una copia del Balance de Combustibles de su unidad al Director de la UEB de Operaciones de la Empresa, el 2do día de cada mes. Mensualmente el Técnico en Programación, Distribución y Control de los Combustibles (E.P) de la UEB de Operaciones confecciona el Balance de Combustible consolidado de la Empresa según documento “Balance de Combustibles, Distribución” elaborado por la Unión CUPET, teniendo en cuenta el Balance de Combustible de cada UEB, el mismo es certificado por el Director Económico y el Director General. El Director de la UEB de Operaciones entrega copia del Balance de Combustible de la Empresa al Grupo de Control Físico de Productos de la Unión CUPET para su revisión y aprobación.

5.

REGISTROS. Constituyen registros en esta reglamentación: Balance de Combustible de la UEB R1 CM-OP/ P 0104. Se conserva en la UEB por el Técnico en Programación, Distribución y Control de los Combustibles (E.P) o el Técnico en Operaciones e Instalaciones del Petróleo, según corresponda, durante dos años. Balance de Combustible consolidado de la Empresa. R2 CM-OP/ P 0104. Se conserva en el Sector de Coordinación de la UEB Operaciones, durante dos años. Expedientes de Pérdidas o Ganancias. R3 CM-OP/ P 0104. Se conserva por la Dirección de Economía durante dos años. Modelo GPGE 1603 A (O33, O33A y GL33). R4. Se conserva por el Técnico en Programación, Distribución y Control de los Combustibles (E.P) o el Técnico en Operaciones e Instalaciones del Petróleo, según corresponda, durante dos años. Modelo GPGE 1603 (E-7). R5. Se conservados por la Dirección de Economía durante dos años.

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ANEXO # 1 MODELO GPGE 1603 A (O-33) Modelo GPGE 1603 A UNION CUBAPETROLEO

MOVIMIENTO DIARIO DE PRODUCTOS A GRANEL EN TANQUES. REPORTE OPERACIONAL.

PRODUCTO: (1) MES: (2) AÑO: (3) UM: (4)

DIA

INVENTARIO INICIAL

RECIBOS

SALIDAS

INVENTARIO TEORICO

EXISTENCIAS FISICAS

INVENTARIO FISICO

FALTANTE SOBRANTE

(5)

(6)

(7)

(8)

(9)

(10)

(11)

(12)

COMENTARIOS: (13)

HECHO POR: (14)

APROBADO POR: (15)

CERTIFICADO POR: (16)

LEYENDA. 1. Nombres de los productos existentes en la unidad. 2. Mes correspondiente a la confección del modelo. 3. Año correspondiente a la confección del modelo. 4. Unidad de medidas en que se expresan los datos. 5. Día correspondiente a la actualización del modelo. 6. Inventario inicial del mes de cada producto. 7. Volumen de recibos por cada tipo de transportación. 8. Volumen de salidas por cada tipo de transportación. 9. Se obtiene de la suma de (6) y (7) menos (8). 10. Volumen de existencias físicas en tanques de almacenamiento, líneas y otros. 11. Suma de todas las existencias físicas. 12. Perdida (Ganancia) en planta de cada producto en las operaciones diarias. 13. Comentarios necesarios a la confección del modelo. 14. Nombre y firma del responsable de la confección del modelo. 15. Nombre y firma del responsable de la aprobación del modelo. 16. Nombre y firma del responsable de la certificación del modelo.

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ANEXO # 2 MODELO GPGE 1603 A (O-33 A) Modelo Nº GPGE 1603 A UNION CUBAPETROLEO

RECEPCION DE PRODUCTOS A GRANEL. REPORTE OPERACIONAL

MES: (1) AÑO: (2)

PRODUCTO: (3) UM: (4)

DIA

SUMINISTROS

RECIBOS

DIFERENCIAS

(5)

(6)

(7)

(8)

COMENTARIOS: (9) HECHO POR: (10)

APROBADO POR: (11)

CERTIFICADO POR: (12)

LEYENDA. 1. Mes correspondiente a la confección del modelo. 2. Año correspondiente a la confección del modelo. 3. Nombres de los productos existentes en la unidad. 4. Unidad de medidas en que se expresan los datos. 5. Día correspondiente a la actualización del modelo. 6. Volúmenes facturados por cada medio de transportación. 7. Volumen recibido por cada tipo de transportación. 8. Diferencias entre (6) y (7). 9. Comentarios necesarios a la confección del modelo. 10. Nombre y firma del responsable de la confección del modelo. 11. Nombre y firma del responsable de la aprobación del modelo. 12. Nombre y firma del responsable de la certificación del modelo.

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ANEXO # 3 MODELO GPGE 1603 A (GLL-33 A) INFORME DEL MES

MODELO GGL-33 Fecha (1) Establecimiento: 360

Codigo: 4904

INVENTARIO INIC. LTS 15 ºC Balas (2) camión cist. (3) Cilindros (4) Líneas (5) Otros (6) TOTAL INV. INICIAL (7) RECIBOS buque tanques (8) camión cisterna (9) Cilindros (10) Otros (11) TOTAL RECIBOS (12) DISPONIBLE (13) SALIDAS camión cisterna (14) Cilindros (15) Otros (16) TOTAL SALIDAS (17) INV. TEÓRICO (18) INV. FÍSICO FINAL Balas (19) camión cist. (20) Cilindros (21) Líneas (22) Otros (23) TOTAL INV. FINAL (24) FALTANTE(SOBRANTE) (25) % FALT (SOBRANTE) (26) OBSERVACIONES: (43)

Hecho por: (44)

Firma (45)

KGS

CUADRO DE FALTA (SOB) LTS A 15 °C PLANTA DIA ACUMULADO llenado de cilindros (27) descarga de camiones(28) salideros de cilindros (29) carga de camiones (30) TOTAL PLANTA (31) TRANSPORTACIÓN DIA ACUMULADO buque cisterna (32) camión cisterna (33) Cilindros (34) TOTAL TRANSP. (35) DISTRIBUCIÓN DIA ACUMULADO camión cisterna (36) TOTAL DISTRIB. (37) OTROS DIA ACUMULADO limpieza de bala (38) drenaje de lineas (39) TOTAL OTROS (40) TOTAL GRAL (41) CILINDROS LLENADOS EN PLANTA CAPACIDAD (LBS) CANTIDAD KGS

TOTAL (42)

Revisado por: (46)

Firma (47)

Aprobado por: (48)

Fecha de Emisión:

Firma (49)

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SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD LEYENDA. 1. Fecha de elaboración de modelo. 2. Inventario Inicial en Balas de Almacenamiento. 3. Camión Cisterna en existencia del día anterior. 4. Inventario Inicial en Cilindros ( Envasado). 5. Existencia de producto en línea. 6. Otros que por cualquier motivo queda con producto ( Bala Recuperadora). 7. Total de la Suma Inventario Inicial 8. Recibos por Buques Tanques en el día. 9. Recibos por camiones Cisternas en el día. 10. Recibos por cilindros en el día. 11. Otros Recibos es lo recuperado por cilindros con salideros de menos de 72 Horas. 12. Total de la Suma de los recibos. 13. Volumen disponible, es la Suma de Inv. Inicial más los recibos. 14. Salidas Carros Cisternas en el día 15. Salidas de Cilindros, es la Venta Total del día. 16. Otras Salidas es los Cilindros con Salideros con menos de 72 Horas. 17. Total de Salidas del día. 18. Inventario Teórico es la Suma de Inv. Inicial más Recibos menos Salidas. 19. Inventario Físico en Balas de Almacenamiento. 20. Camión cisterna en existencia. 21. Inventario Físico en Cilindros ( Envasado) 22. Existencia de producto en línea. 23. Otros que por cualquier motivo queda con producto ( Bala Recuperadora). 24. Total de la Suma Inventario Físico Final. 25. Faltante o Sobrante es la resta del Inv. Teórico final menos Inv. Físico Final. 26. Porciento de Faltante o Sobrante. 27. Faltantes o Sobrante por Llenado de Cilindros. 28. Faltantes o Sobrantes por Descarga de Camiones. 29. Faltante por salideros de cilindros en planta. 30. Faltantes o Sobrantes por Carga de Camiones Cisternas. 31. Total Faltante o Sobrante en Planta. 32. Faltante o Sobrantes por Transportación Buque Cisterna. 33. Faltante o Sobrante por Transportación de Camión Cisterna. 34. Faltante o Sobrante por Transportación de Cilindros. 35. Total de Faltante o Sobrante por Transportación. 36. Faltante o Sobrante en la Distribución de Camión Cisterna. 37. Total de Faltante o Sobrante en Distribución. 38. Faltante por Limpieza de Balas. 39. Faltante por Drenaje de Líneas. 40. Total de Faltantes en Otros. 41. Total General del Cuadro de Faltante o Sobrante. 42. Total de Cilindros llenados en Planta de todas las capacidades existentes. 43. Cualquier comentario imprescindible para la comprensión del modelo. 44. Nombre del que realiza el modelo. 45. Firma del que realiza el modelo. 46. Nombre del responsable de la revisión del modelo. 47. Firma del responsable de la revisión del modelo. 48. Nombre del responsable de la aprobación del modelo. 49. Firma del responsable de la aprobación del modelo.

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ANEXO # 4 Informe diario de pérdidas de la Unidad UNIDAD__________________ FECHA____________________ PERDIDAS EN OPERACIONES EN PLANTA

PRODUCTO

% PERMISIBLE

PERDIDA (GAN) DIARIA

PERDIDA (GAN) ACUMULADA

DISPONIBLE

PERDIDA PERMISIBLE ACUMULADA

PERDIDA FUERA DEL PERMISIBLE

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

LEYENDA. 1. 2. 3. 4.

Nombres de los productos existentes en la unidad. Índice técnico en porciento, fijado por la Unión CUPET para el año en curso. Perdida (Ganancia)en planta de cada producto en las operaciones diarias. Suma algebraica de las Pérdidas (ganancias) hasta el día en que se confecciona el informe. 5. Inventario inicial del mes más todos los recibos hasta la fecha por los diferentes conceptos (se excluyen los recibos por remarques y alijos). 6. Se obtiene al aplicarle al disponible (5) el porciento permisible (3). 7. Diferencia de las columnas (6) y (4).

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