CONGREGACION DE RELIGIOSOS TERCIARIOS CAPUCHINOS PROVINCIA SAN JOSE PROCESO: GESTION DIRECTIVA PROCEDIMIENTO: DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

Se cumple en alto grado

1

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1 X

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3

4

Se cumple plenamente

Se cumple aceptablemente

3.1. REQUISITOS DE GESTIÓN Personería Jurídica Licencia de funcionamiento vigente Existe habilitación de salud Existe Licencia de educación (Si aplica) Existe concepto sanitario vigente y favorable 3.2. POLÍTICA DEL SERVICIO La política de servicio se encuentra documentada Se asegura dentro de la política de servicio el compromiso de la organización con el usuario de acuerdo al servicio público del bienestar familiar que presta Se encuentra comunicada y entendida dentro de la organización Se revisa para su adecuación continua 3.3. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD Se tienen establecidas las responsabilidades y autoridades para prestar el servicio público de Bienestar Familiar (Planeación, seguimiento y mejora) Están comunicadas las responsabilidades dentro de la organización PLANEACIÓN DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO Se tienen definidas las actividades de seguimiento y medición de los procesos Existen especificaciones del servicio público de bienestar familiar que se va a prestar Se encuentran identificadas las necesidades y expectativas de los interesados Se han identificado los procesos necesarios para satisfacer las necesidades y expectativas de los usuarios Se han establecido los recursos necesarios para satisfacer las necesidades y expectativas de los usuarios Están definidos los riesgos potenciales que pueda afectar los procesos y recursos para la prestación del servicio Existen registros de la planificación para la prestación del servicio 3.4.3. RECURSOS FINANCIEROS Están identificados los costos para la prestación del servicio Se ha establecido el punto de equilibrio Existe un presupuesto Gestiona los recursos necesarios (Financieros, humanos de información e infraestructura) Se tiene planificada la revisión de las actividades establecidas con el fin de determinar la eficiencia del uso de los recursos

Se cumple insatisfactoriamente

ENCUESTA PARA LA REALIZACIÓN DEL DIAGNÓSTICO A LA NORMA TÉCNICA DE EMPRESA INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR

No se cumple

LISTA DE CHEQUEO LA NORMA TÉCNICA DE EMPRESA I.C.B.F. PREPARACIÒN: MARIA DEL PILAR MURCIA C.

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Objetivo: Conocer el grado de cumplimiento de las instituciones que prestan el servicio público de bienestar familiar frente a la Norma Técnica de Empresa Instituto Colombiano de Bienestar Familiar

5 X X X

OBSERVACIONES GENERALES SE LE DA RESPUESTA ALGUNOS REQUISITOS ACORDES A LA INSTITUCIÓN.

NA

No aplica

X 5

OBSERVACIONES GENERALES Se cuenta con la política se calidad, se tendría que retomar y re-direccionarla como política de servicio.

X

Se cuenta con objetivo de calidad, se tendrían que ajustar acordes a la política del servicio.

X X 1

Código PGD-01-R14 Versión: 03 Fecha de Aprobación: 13 de Julio de 2012

2

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5 X

OBSERVACIONES GENERALES El S.G.C, tiene claramente definido las responsabilidades y autoridades dentro del S.G.C.

X 1

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5 X X X X X

X X 1

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5

OBSERVACIONES GENERALES -Dentro de la encuesta que se aplica para la satisfacción del cliente, se encuentra la medición de necesidades y expectativas de los clientes internos y externos, este se está realizando el respectivo análisis dentro de la respectiva ficha técnica. -Dentro de la matriz de requisitos se establecen como requisitos del cliente contratante los contratos, actas de visita, lineamientos y estándares. EL S.G.C. NO TIENE IMPLEMENTADO LA NORMA NTC 5254 GESTION DEL RIESGO. Se cuenta con una buena planificación PGD-01 Direccionamiento Estratégico. OBSERVACIONES GENERALES

X X X X X

-Se cuentan con los procedimientos, PGAF-01 Presupuesto Y PGAF-02 Administración Contable, los cuales están muy bien implementados y sin no conformidades dentro del S.G.C.

CONGREGACION DE RELIGIOSOS TERCIARIOS CAPUCHINOS PROVINCIA SAN JOSE PROCESO: GESTION DIRECTIVA PROCEDIMIENTO: DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

Se encuentran documentados los procedimientos requeridos para la prestación del Servicio. Se encuentran documentados los registros requeridos para la prestación del servicio Están controlados aquellos documentos requeridos para prestar el servicio del bienestar familiar. Existe un procedimiento documentado que incluya la aprobación de los documentos, actualización y

Se cumple aceptablemente

Se cumple en alto grado

Se cumple plenamente

3.4.3. RECURSOS HUMANOS Se determinan las necesidades de personal que se requiere para prestar el servicio público de bienestar familiar (Número , disponibilidad, tipo de relación de trabajo, funciones, responsabilidades, autoridad y objetivos a lograr) Se tienen definidos las necesidades de competencia en cuanto a la educación, formación, habilidades y experiencia del personal que realice actividades de prestación del servicio de bienestar familiar. Existe un procedimiento de selección y contratación el personal acorde con la legislación vigente. Se tiene definido un plan de inducción y formación para el personal que presta el servicio de bienestar familiar Se evalúa el desempeño del personal que presta el servicio de bienestar familiar RECURSOS FÍSICOS Se ha identificado la necesidad de infraestructura para prestar el servicio público de bienestar familiar. (equipos, maquinaria, inmuebles, insumos, elementos de oficina, instrumentos, herramientas, dotación) Existe un plan de mantenimiento preventivo para los recursos físicos Norma sismo resistente vigente (NSR) de acuerdo al uso Decreto 1538. Accesibilidad en espacios públicos RETIE ( Reglamento técnico de instalaciones eléctricas) Se asegura el cumplimiento de especificaciones establecidas para el servicio público de bienestar familiar a prestar Existe y se encuentra demarcada la salida de emergencia Existe y se encuentra demarcada la ruta de evacuación Están definidos los espacios para la separación y almacenamiento temporal de residuos. Esta el plan de emergencia documentado por cada unidad de servicio 3.5.2. DOCUMENTACIÓN La política de servicio y los objetivos de la prestación de servicio están documentados

Se cumple insatisfactoriamente

ENCUESTA PARA LA REALIZACIÓN DEL DIAGNÓSTICO A LA NORMA TÉCNICA DE EMPRESA INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR

No se cumple

LISTA DE CHEQUEO LA NORMA TÉCNICA DE EMPRESA I.C.B.F. PREPARACIÒN: MARIA DEL PILAR MURCIA C.

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X

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Código PGD-01-R14 Versión: 03 Fecha de Aprobación: 13 de Julio de 2012 Página 2 de 6

Objetivo: Conocer el grado de cumplimiento de las instituciones que prestan el servicio público de bienestar familiar frente a la Norma Técnica de Empresa Instituto Colombiano de Bienestar Familiar OBSERVACIONES GENERALES  PGH-01 Procedimiento De Selección Y Contratación.  PGH-02 Procedimiento De Formación De Competencias Y  Evaluación De Desempeño.  Se Cuenta Con Un Manual De Cargos Por Competencias,  Se cuenta con plan de formación.  NO SE ENMARCAN OBJETIVOS DE DESEMPEÑO.  M.C. Definir necesidades de personal (número de personas, disponibilidad, tipo de relación de trabajo, funciones a desempeñar, responsabilidad, autoridad y objetivos a logar. OBSERVACIONES GENERALES

X

Se cuenta con el procedimiento de PGAF-04 Mantenimiento y Embellecimiento de la Infraestructura.

X

Se cuenta con el plan de mantenimiento anual.

X X X X X X X 1

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5

X X X X X

Se cuenta con el procedimiento PGH-04 Salud Ocupacional. Se cuenta con un Plan de Saneamiento Ambiental Se cuenta con el procedimiento PGH-04 Salud Ocupacional. OBSERVACIONES GENERALES Se cuenta con la política se calidad, se tendría que retomar y re-direccionarla como política de servicio. El S.G.C. tiene muy bien implementado los procedimientos: PGD-08 Procedimiento de Control de Documentos y PGD09 Control de Registros. Se cuenta con un mapa de procesos claro y recocido.

CONGREGACION DE RELIGIOSOS TERCIARIOS CAPUCHINOS PROVINCIA SAN JOSE PROCESO: GESTION DIRECTIVA PROCEDIMIENTO: DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO LISTA DE CHEQUEO LA NORMA TÉCNICA DE EMPRESA I.C.B.F. PREPARACIÒN: MARIA DEL PILAR MURCIA C.

Código PGD-01-R14 Versión: 03 Fecha de Aprobación: 13 de Julio de 2012 Página 3 de 6

Se cumple aceptablemente

Se cumple en alto grado

Se cumple plenamente

3.5.2. DOCUMENTACIÒN Existe un procedimiento documentado que incluya la identificación de los cambios y la revisión vigente Disponibilidad en los puntos de uso de las versiones pertinentes de la documentación aplicable Existe un procedimiento documentado que incluya los mecanismos para asegurar la legibilidad y la fácil identificación de los documentos Existe un procedimiento documentado que incluya mecanismos para asegurar la identificación de los documentos externos y el control de su distribución. Existe un procedimiento documentado que incluya la prevención contra el uso no adecuado de los documentos obsoletos y la identificación aquellos que se conservan. 3.5.3. CONTROL DE REGISTROS Están controlados los registros que proporcionan evidencia de la conformidad con los requisitos establecidos. Están controlados los registros que proporcionan evidencia de la eficaz prestación del servicio Existe un procedimiento documentado para la recopilación, identificación, consolidación, procesamiento y almacenamiento de los registros Esta establecido el responsable en el almacenamiento de la información así como el tiempo de retención de la información, el personal con acceso, el método para recuperar, la forma de protección y disposición final de la información. Esta identificado el personal que debe conocer la información y el medio como se comunica Existe un espacio/dispositivo con condiciones que garanticen la seguridad y estado optimo de la documentación 3.5. PROPIEDAD DEL USUARIO Están definidos mecanismos de seguridad para la información confidencial del usuario que eviten el acceso no autorizado o la divulgación de esta información

Se cumple insatisfactoriamente

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No se cumple

reprobación.

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Objetivo: Conocer el grado de cumplimiento de las instituciones que prestan el servicio público de bienestar familiar frente a la Norma Técnica de Empresa Instituto Colombiano de Bienestar Familiar OBSERVACIONES GENERALES

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El S.G.C. tiene muy bien implementado los procedimientos: PGD-08 Procedimiento de Control de Documentos y PGD09 Control de Registros.

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OBSERVACIONES GENERALES

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 El S.G.C. tiene muy bien implementado los procedimientos: PGD-08 Procedimiento de Control de Documentos y PGD-09 Control de Registros.  El S.G.C. NO APLICA LA NORMA ISO 27001 – ISO 27002. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÒN.

X X 1

X

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5

OBSERVACIONES GENERALES -La propiedad del cliente la trabajamos desde la planta física y las pertenencias de los NNA – historias integrales. -No se tienen acciones para seguridad de la información. -El S.G.C. NO APLICA LA NORMA ISO 27001 – ISO 27002. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÒN.

CONGREGACION DE RELIGIOSOS TERCIARIOS CAPUCHINOS PROVINCIA SAN JOSE PROCESO: GESTION DIRECTIVA PROCEDIMIENTO: DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

No se cumple

Se cumple insatisfactoriamente

Se cumple aceptablemente

Se cumple en alto grado

Se cumple plenamente

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3.7.COMPRAS Se identifican los requisitos de los productos / servicios a comprar / contratar Están establecidos los criterios para la evaluación, selección, y reevaluación de proveedores La organización evalúa y selecciona sus proveedores en función del cumplimiento de los criterios establecidos Se tienen establecidas actividades de inspección o aquellas necesarias para asegurar el cumplimiento de las especificaciones del producto o servicio adquirido Están definidas las acciones a tomar cuando el producto o el servicio no cumplen con las Especificaciones Se mantienen registros de las actividades anteriores

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3.8. GESTIÓN AMBIENTAL Existe un plan de manejo ambiental Se identifican y evalúan el cumplimiento de los requisitos legales ambientales que le aplican a la organización 3.9. OPERACIÓN - PRESTACIÓN DEL SERVICIO PUBLICO DE BIENESTAR FAMILIAR Se tiene implementado la planificación del servicio público de bienestar familiar a prestar La organización presta el servicio público de bienestar familiar que le corresponde UNIDADES DE SERVICIO Están definidas las responsabilidades de la unidad de servicio respecto a la prestación del servicio Se proporcionan las especificaciones del servicio público de bienestar familiar a las unidades de servicio Existe un conducto regular de comunicación entre la organización y la unidad de servicio 3.10. CONTINUIDAD DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO Existe un valoración de los riesgos potenciales que pueda afectar los procesos y recursos para la prestación del servicio Se desarrollan planes para asegurar la continuidad en la prestación del servicio publico de bienestar familiar y la gestión de un incidente La organización tiene definida la responsabilidad, autoridad y competencia necesaria del personal que da respuesta para atender el incidente y restablecer la prestación del servicio después de una interrupción. Asegura la organización la competencia del personal que atiene incidentes

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ENCUESTA PARA LA REALIZACIÓN DEL DIAGNÓSTICO A LA NORMA TÉCNICA DE EMPRESA INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR

X X X

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Objetivo: Conocer el grado de cumplimiento de las instituciones que prestan el servicio público de bienestar familiar frente a la Norma Técnica de Empresa Instituto Colombiano de Bienestar Familiar OBSERVACIONES GENERALES *Se cuenta con el procedimientoPGAF-03 PROCEDIMIENTO DE COMPRAS y con un buen protocolo PARA LA SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE LOS PROVEEDORES DE ALIMENTOS-PRODUCTO Y SERVICIO.

X

*Dentro de la selección NO se evalúa la capacidad financiera.

X

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3 X

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El S.G.C. no aplica la norma 14001 para evaluación de proveedores en cuanto a requisitos medio ambientales. OBSERVACIONES GENERALES  Se cuenta con el Plan ambiental, pero no contiene todos los requisitos que solicitan las normas de GESTION AMBIENTAL.

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OBSERVACIONES GENERALES

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Código PGD-01-R14 Versión: 03 Fecha de Aprobación: 13 de Julio de 2012

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OBSERVACIONES GENERALES

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EL SISTEMA NO APLICA NORMA DE CONTINUIDAD DE NEGOCIO. ISO 27001

CONGREGACION DE RELIGIOSOS TERCIARIOS CAPUCHINOS PROVINCIA SAN JOSE PROCESO: GESTION DIRECTIVA PROCEDIMIENTO: DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

Se mantiene registros de las actividades anteriores que evidencien las condiciones de la prestación del servicio público de bienestar familiar durante y después del incidente

3.11. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN Existen mecanismos de atención de peticiones, quejas y reclamos Existen mecanismos de evaluación del cumplimiento de estándares de resultados Se hace seguimiento de la percepción del cliente respecto al cumplimiento del servicio de bienestar prestado. Se llevan a cabo a intervalos planificados las auditorías internas incluyendo las unidades de servicio para determinar si la organización está prestando el servicio de bienestar según lo planeado La organización recopila y analiza la información relacionada con la prestación del servicio para determinar si el servicio de bienestar prestado es coherente con lo planeado (Resultados de seguimiento a la satisfacción del usuario, resultados de auditorías, evaluación de personal, evaluación de proveedores, no conformidades, Indicadores de gestión, otros.) La organización revisa periódicamente el desempeño de la organización y sus unidades de servicio respecto a la prestación del servicio de bienestar familiar Existen registros de las revisiones hechas por parte de la organización

Se cumple aceptablemente

Se cumple en alto grado

Se cumple plenamente

3.10. CONTINUIDAD DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO Esta definido, documentado y difundido un plan de gestión el cual contiene: propósito, actividades a realizar, responsables del desarrollo de actividades, recursos, tiempos para el desarrollo de actividades, datos de contacto, indicadores para la atención del incidente. Esta definido, documentado y difundido un plan de continuidad el cual contiene: propósito, actividades a realizar, responsables del desarrollo de actividades, recursos, tiempos para el desarrollo de actividades, datos de contacto, indicadores para mantener y restablecer actividades en caso de una interrupción del servicio. El plan de gestión y el plan de continuidad de la prestación del servicio público de bienestar familiar está disponible, comprensible y se revisa y actualiza una vez al año Se garantiza que colaboradores y usuarios conocen procedimientos para identificar e informar sobre los posibles riesgos Existen recursos para apoyar los planes, procesos y procedimientos para manejar un Incidente Se garantiza una revisión posterior al incidente

Se cumple insatisfactoriamente

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No se cumple

LISTA DE CHEQUEO LA NORMA TÉCNICA DE EMPRESA I.C.B.F. PREPARACIÒN: MARIA DEL PILAR MURCIA C.

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Código PGD-01-R14 Versión: 03 Fecha de Aprobación: 13 de Julio de 2012 Página 5 de 6

Objetivo: Conocer el grado de cumplimiento de las instituciones que prestan el servicio público de bienestar familiar frente a la Norma Técnica de Empresa Instituto Colombiano de Bienestar Familiar OBSRVACIONES GENERALES

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X EL SISTEMA NO APLICA NORMA DE CONTINUIDAD DE NEGOCIO. ISO 27001 X

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5 X X X

X

X

X X

OBSERVACIONES GENERALES Se cuenta con los procedimientos de: PGD-03 Servicio al Cliente PGD-05 Auditoría interna PGD-06 Revisión por la Dirección Se realiza una vez al semestre revisión por la dirección. Se revisa: *Auditorías Internas *Auditorias de cliente contratante. *Auditorias de ICONTEC. *Q-R-S-F. *Satisfacción del Cliente interno y externo. *Resultados de evaluación institucional. *A.C.P.M. *Servicio no conforme. *Resultados de revisiones previas. *Cambios que afectan el S.G.C. *Se establece la eficacia de cada uno de los numerales anteriores. *Se concluye si el S.G.C. es eficaz, conveniente y adecuado.

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Código PGD-01-R14 Versión: 03 Fecha de Aprobación: 13 de Julio de 2012

PROCEDIMIENTO: DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

Se cumple aceptablemente

Se cumple en alto grado

Se cumple plenamente

3.12. MEJORAMIENTO Se identifican las no conformidades actuales y potenciales a la hora de prestar el servicio Público de bienestar familiar. Se evalúan las causas de las no conformidades actuales y potenciales. Se toman las acciones preventivas para eliminar las causas de las no conformidades actuales y potenciales Se toman las acciones correctivas para eliminar las causas de las no conformidades actuales y potenciales Se evalúa el resultado de las acciones tomadas para eliminar las causas de las no conformidades actuales y potenciales Se comunican las acciones tomadas

Se cumple insatisfactoriamente

ENCUESTA PARA LA REALIZACIÓN DEL DIAGNÓSTICO A LA NORMA TÉCNICA DE EMPRESA INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR

No se cumple

LISTA DE CHEQUEO LA NORMA TÉCNICA DE EMPRESA I.C.B.F. PREPARACIÒN: MARIA DEL PILAR MURCIA C.

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Objetivo: Conocer el grado de cumplimiento de las instituciones que prestan el servicio público de bienestar familiar frente a la Norma Técnica de Empresa Instituto Colombiano de Bienestar Familiar OBSERVACIONES GENERALES

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Se cuenta con el procedimiento de A.C.P.M.

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Pre-diagnóstico elaborado por la OFICINA DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD – I.C.B.F.

INCUMPLIMIENTOS GENERALES DE NORMA TÉCNICA DE EMPRESA I.C.B.F. ORGANIZACIONES QUE PRESTAN SERVICIOS PÚBLICOS DE BIENESTAR FAMILIAR. REQUISITOS DE GESTIÓN Y OPERACIÓN 2011-12-30

 Política y Objetivos de servicio.  Implementación de la Norma NTC 5254 GESTION DEL RIESGO.  En el manual de cargos no se tienen contemplados objetivos de desempeños.  Norma de Sismo Resistencia.  Reglamento técnico de Instalaciones Eléctricas.  Aplicación de la Norma ISO 27001 – ISO 27002. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÒN.  Aplicación de la norma 14001 para evaluación de proveedores en cuanto a requisitos medio ambientales.  Aplicación de requisitos de la norma NTC 14001 PARA LA GESTIÒN AMBIENTAL.  Aplicación de la Norma ISO 27001 CONTINUIDAD DE NEGOCIO.