CONSEJO DE ADMINISTRACION ACTA No. 293

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CONSEJO DE ADMINISTRACION ACTA No. 293 Siendo las 7:15 pm del 20 de Enero de 2010, se da comienzo a la reunión ordinaria del Consejo de Administración con la siguiente asistencia: Gustavo Petro Hermes López Patricia Escobar Esperanza Sandoval Hermes González Hernando Zamora María Eugenia Fernández Marcos Castro

Presidente Vicepresidente Secretaria Consejera Consejero Consejero Consejera Consejero

INVITADOS Clara Inés Mahecha José Márquez Milciades Díaz

Administradora Revisor Fiscal Veedor

Orden del día 1. 2. 3. 4. 5.

Verificación del Quórum Reunión con la Compañía de Seguridad Súper Ltda. Correspondencia Lectura, corrección y aprobación de actas No. 291. Proposiciones y varios.

Leído el orden del día fue aprobado por todos los asistentes. 1.

VERIFICACION DEL QUORUM 1.2 Una vez verificado el quórum se procede con el orden del día.

2.

REUNION CON LA COMPAÑÍA DE SEGURIDAD SUPER LTDA. 2.1 Por parte de la Compañía de Vigilancia asisten los señores Hernando Gómez Cazallas Gerente general y Juan Beltrán Gerente Administrativo. 2.2 La Sra. Administradora comenta que ha enviado dos cartas a la Empresa de Vigilancia, la primera fue el día 21 de Diciembre y la segunda el 18 de Enero, en ambas resalta los problemas de inseguridad que se están presentando, mas de 30 reclamaciones que no han sido contestadas ni es claro como se están realizando las investigaciones, retardos en la entrega de turnos, regular desempeño del trabajo de las vigilantes, las bicicletas de los recorredores están dañadas y otra serie de inconvenientes que han venido presentando. 2.3 El Sr. Hernando Gómez Cazallas comenta que debido a las reclamaciones que se han presentado de las vigilantes, ellas fueron llamadas a descargos y dieron una versión juramentada, hace entrega de tres copias de la versión libre juramentada rendida por tres vigilantes a la Sra. Administradora. El día de mañana enviara a la Administradora una copia de éste informe con las quejas que ellas tienen de uno de los águilas, por lo pronto, serán retiradas de su puesto pero se deben conocer las dos versiones de la situación. 2.4 El Sr. Jaime Martínez (águila) explica que algunas señoritas hablan mucho por teléfono y no cumplen con sus funciones, los relevos se demoran mucho o no llega el reemplazo, desde el principio se había acordado que las quejas que tuvieran los águilas serian habladas directamente con los coordinadores de la empresa de vigilancia pero esto no se está haciendo porque lo comentan directamente con los guardas poniéndolos en una situación de conflicto, finaliza diciendo que algunos guardas tienen una sola dotación y la placa o tarjetero no coincide con el verdadero nombre. 2.5 El Sr. David Hortua (águila) dice que hay problemas en los relevos, no hay colaboración ni apoyo suficiente en algunos casos. 2.6 El Sr. Héctor Valencia (águila) comenta que los guardas saben el procedimiento que se debe seguir en los parqueaderos pero no se está haciendo la revisión de taxis o carros públicos, la planilla para los visitantes tampoco está siendo diligenciada correctamente. 2.7 El Sr. Gustavo Petro aclara que la mayoría de las reclamaciones que hay son de más de 30 días, para estos casos vencidos se convocará a la Comisión para que analice estos casos. El Sr. Revisor Fiscal comenta que las respuestas que se den a estas reclamaciones deben tener argumentos validos para los residentes, se debe hacer una investigación a fondo.

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2.8 La Sra. Administradora dice que desde hace mucho tiempo viene solicitando las hojas de vida de los vigilantes donde conste los cursos que han hecho, pero hasta el momento no ha recibido ninguna, además aclara que cuando hay cambio de un vigilante, la Empresa debe informarlo de inmediato. 2.9 El Sr. Hernando Zamora comenta que al hacer el cambio de Empresa de Vigilancia se pensó en implementar tecnología para un mayor apoyo pero lamentablemente en las noches no se vé claramente en las pantallas, la tecnología está siendo subutilizada. Considera que debe haber un compromiso mayor por parte de la Empresa de Vigilancia. 2.10 El Sr. Milciades Díaz pregunta cuánto tiempo se tarda la Empresa en dar una respuesta a las reclamaciones? Solicita que las vigilantes sean cambiadas. La Sra. María Eugenia Fernández pide que no haya tantos cambios en el personal de vigilancia, que los relevos no lleguen tarde, que la presentación de los guardas sea buena, las bicicletas e implementos de trabajo deben estar completos. También solicita las hojas de vida de los vigilantes porque en el contrato está escrito, considera que se debe pensar en un operativo para atacar a la banda que está operando en nuestro Conjunto y se debe revisar las cámaras que están instaladas. 2.11 La Compañía de Vigilancia Súper Ltda. se compromete a cumplir con todos los requisitos estipulados en el contrato. 3.

CORRESPONDENCIA 3.1 La Sra. Administradora entrega copia de: -

Carta a la Empresa de Vigilancia Súper Ltda. Invitándolos a la reunión. Derecho de petición a la Sra. Liliana Pardo Gaona Directora del IDU solicitando repavimentación de la paralela al ferrocarril. Derecho de petición al Dr. Juan Carlos Almonacid Alcalde Menor de Teusaquillo y al Dr. Iván Alberto Hernández Director General de la Unidad de Mantenimiento Vial sobre el mismo caso. Carta al Sr. Federico Bula de la Subdirección Técnica Operativa del Jardín Botánico para el arreglo de las zonas verdes a los lados de las vías públicas. Carta a la Sra. Olga Lucia Domínguez Castillo Coordinadora grupo jurídico de la Alcaldía Local de Teusaquillo solicitando cinco certificados de Representación Legal del Conjunto. Carta al Sr. José Márquez Revisor Fiscal donde comenta que el Sr. Guillermo Mora quien actuó como presidente en la Asamblea Ordinaria de Delegados el año anterior no ha firmado el acta y debe ser entregada, hay que tener los documentos completos antes de la próxima Asamblea.

3.2 La Sra. Administradora lee una comunicación dirigida al Sr. Gustavo Petro con fecha de Enero 20 con copia al Revisor Fiscal, al Veedor y al Consejo, Asunto: Renuncia y está suscrita por ella. De la manera más respetuosa invita al Sr. Gustavo Petro para que en esta reunión se sirva presentar renuncia irrevocable al consejo de administración y por ende a la presidencia del Consejo de Administración. Esta carta se anexa al Acta. 3.3 El Sr. Gustavo Petro dice que cuando lo designaron consejero era propietario del apartamento 501 del bloque 77 entrada 4 y su esposa era propietaria del apto 402 del bloque 41 entrada 56-04, el reglamento no establece que se deba renunciar si pierde la condición de propietario, no ha presentado la renuncia porque el reglamento no se lo exige y no ha querido ocasionar problemas al Conjunto, la Administradora se encontraba en vacaciones y los cheques tienen dos firmas y se hubiese tenido que nombrar otro presidente ocasionando traumatismos en el Consejo. Considera que faltando tan poco tiempo para finalizar el ejercicio fiscal y para entregar el mandato para el que fue designado no vale la pena presentar una renuncia, pero si los compañeros del Consejo consideran que debe renunciar lo hará con mucho gusto. 3.4 El Sr. Revisor Fiscal dice que él había hablado hace varias semanas con el Sr. Petro sobre el asunto y le comento las razones, lo llamaron algunos supuestos propietarios a decirle que porque un miembro del consejo seguía si ya no era propietario, esta situación se la manifestó directamente y le dijo que él debía mirar cómo iba a manejar el asunto. En vista que la comunicación también viene dirigida a él, considera que en el reglamento se dice que para ser elegido miembro del Consejo de administración debe ser propietario y cuando el Sr. Petro fue elegido lo era, pero hay un vacío en el reglamento porque no dice que si estando en el curso del ejercicio ya no es propietario tenga que renunciar. Como Revisor Fiscal ve que es válido pensar que debe renunciar como que no debe renunciar, es una atribución que el Consejo debe ejercer si considera que la permanencia del Sr. Gustavo Petro perjudica la gestión o si por el contrario piensa que es conveniente su presencia como Presidente del Consejo. Como Revisor Fiscal le aconseja al Consejo debe deliberar y tomar una decisión porque la asamblea va a solicitar un argumento válido, aclara nuevamente que el si había hablado anteriormente con el Sr. Gustavo Petro acerca de este asunto. 3.5 El Sr. Marcos Castro dice que como Consejeros deben ser los que le pidan la renuncia al Sr. Petro y no la Administradora a nombre propio porque es una falta de respeto. La Sra. Administradora aclara que lo está pidiendo como representante legal y administradora del conjunto, una de sus funciones es velar por hacer cumplir los reglamentos que rigen la propiedad horizontal, a ella también le han llegado varios residentes a decirle que el Sr. Petro ya no vive aquí y sigue siendo presidente del consejo, preguntan qué ha hecho la administración y el revisor fiscal respecto a eso. Cuando el Sr. Petro fue elegido cumplía con lo establecido en el reglamento pero en este momento está completamente desarmada. 3.6 El Sr. Milciades Díaz lee el articulo 79 donde dice requisitos para ser miembro del Consejo de Administración, donde se lee: “para ser elegido...”, este contexto es claro, esto ya se había discutido con el Revisor Fiscal, no se tiene ningún afán en dañar la

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administración del conjunto ni mucho menos desbaratar el Consejo de Administración en una época tan grave como la de Diciembre con la administradora de vacaciones, en la anterior reunión se vieron una cantidad de problemas con la empresa de vigilancia. El Presidente lo está haciendo muy bien, responsablemente y no hay día en el que no se encuentre al Sr. Gustavo Petro en la unidad, esto es un criterio que se puede defender, se ha gastado mucho tiempo tratando de balancear las fuerzas y la lucha de intereses. Pide al Consejo que piense primero en la estabilidad del organismo, el trabajo que se está haciendo es muy honesto. El Sr. Gustavo Petro ha demostrado que maneja muy bien el tema de presupuesto. 3.7 El Sr. Gustavo Petro dice que en vista que la Sra. Administradora ha planteado el punto desbordando sus competencias, quiere que de una vez se defina y se ponga en consideración su permanencia. -

Sr. Marcos Castro: considera que el Sr. Petro lo está haciendo bien y vota para que siga como Presidente.

-

Sra. Patricia Escobar: opina que debe continuar, está de acuerdo que siga como Presidente del Consejo.

-

Sra. María Eugenia Fernández: opina que debe continuar además ya se está en la recta final y se necesita tener continuidad en lo que se está haciendo, quedan menos de dos meses y se ve que hay un vacío en la ley y esa es nuestra sustentación, no hay nada ilegal.

-

Sr. Hernando Zamora: habla como abogado: no puedo alejarme de la condición legal y quisiera que la Sra. Administradora diga exactamente la norma donde dice que el Sr. Petro tiene que renunciar porque textualmente en el reglamento esta que es para “ser elegido”. Ella le contesta que la ley 675 dice que cualquier persona que pertenezca a un Consejo de Administración debe ser propietario, hay interpretaciones diferentes. El Sr. Hernando Zamora considera que el Sr. Petro cumplió con los requisitos para ser miembro del Consejo y si no dice expresamente que cuando pierda la condición tiene que retirarse, estaríamos legislando, la norma es clara y no establece excepciones, el Sr. Petro tenia la condición legitima para ser elegido, de ninguna manera dice que debe renunciar. La labor del Sr. Petro es excelente, ha dado luz a muchos temas, ha actuado de buena fe, es una persona muy comprometida y vota al igual que sus compañeros porque se quede, piensa que debe continuar.

-

Sr. Hermes López: dice que la ley presume que no puede estar inhabilitado, lo que está diciendo son los requisitos para ser elegido, el Consejo tiene que tomar una determinación, el Sr. Gustavo Petro ha actuado de buen a fe y ojala se pudiera contar en el futuro con un miembro del Consejo que trabajara tanto como él, que tenga tanta dedicación y capacidad, en este momento que no sea propietario es una situación sobreviniente que no debe afectar el trabajo que viene haciendo, su posición es de respaldarlo y que se quede, le parece que la posición del Consejo es válida en una eventual situación en la Asamblea para entrar a defenderla, la actitud y el trabajo del Sr. Gustavo Petro se defiende por sí solo. Si algo se ha hecho en este Consejo es tratar de enderezar la cosas con la ética y moralidad que se deben observar.

-

Sra. Esperanza Sandoval: según lo que dice el reglamento en el momento en que nombraron al Dr. Petro él era propietario, no disculpa a nadie pero a la Administradora han llegado muchos residentes a decirle porqué no ha hecho nada, cree que eso no era de la Administradora sino del Revisor Fiscal y el Veedor, no debieron dejar que la Administradora pasara la carta porque cree que ella está obrando por presión de la comunidad, esto se debió hacer tan pronto se supo que ya no era propietario, en este momento desbaratar el Consejo es terrible ya que se ha ido desbaratando lentamente.

-

Sr. Hermes González: a manera de comentario manifiesta que está de acuerdo con la posición que se ha manifestado hasta ahora en relación con la situación del Sr. Petro, agrega una norma de interpretación en el Derecho Colombiano que es aplicable en este momento porque el reglamento de Propiedad Horizontal es ley para las partes, esa norma dice que las palabras que utiliza la ley deben tomarse en su sentido natural y obvio y cuando el reglamento dice que es para ser elegido, ahí no hay discusión, está de acuerdo con que no da a lugar para renunciar a la Presidencia del Consejo.

3.8 Se aprueba por seis votos la permanencia del Sr. Gustavo Petro en el Consejo de Administración y como Presidente del mismo. 3.9 La Sra. Administradora quiere que le den una comunicación al respecto. La Sra. Maria Eugenia Fernández y la Sra. Patricia Escobar dicen que no es necesario ya que el documento oficial es el acta. 3.10 El Sr. Gustavo Petro agradece el apoyo que le han brindado, explica las razones por las que no ha renunciado y dice que ya lo había comentado con algunos miembros del consejo, su situación no la ha ocultado pero había otros mandatos, el sintió la obligación de continuar cuando la Administradora salió a vacaciones la suplente no pudo asumir las funciones, sintió la obligación de esperar que llegara la Asamblea y cumplir con su deber y obligación de rendir el informe, escuchar los cuestionamientos a que diera lugar, lo sentía como una obligación moral, no ha querido eludir esas responsabilidades, se ha quedado en contra de la voluntad de su esposa, de sus hijos, de sus nietos, de su edad y estado de salud, piensa concluir el periodo y dar la cara en la Asamblea... Algunos miembros del Consejo aplauden sus palabras. 4.

LECTURA, CORRECCIÓN Y APROBACIÓN DEL ACTA NO. 291 4.1 El Acta No. 291 fue aprobada por unanimidad, con las correcciones y modificaciones sugeridas. 4.2 El Sr. Hernando Zamora quiere saber si la propuesta de no presentar películas en copia busca estar en la legalidad o perversamente busca matar la posibilidad de que la gente disfrute una película, se está castrando la actividad del cine club. Explica que la proyección de una película en copia fue una solución por el bajo presupuesto que hay, dice que hay conductas

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destructivas, siente como una puñalada por parte de sus compañeros a una actividad que venia de tiempo atrás, cancelará esta actividad porque no hay presupuesto, añade que el cine club es social y ha costado mucho trabajo crear esta costumbre, él desea una respuesta para transmitirla a su grupo. 4.3 La Sra. Patricia Escobar le contesta que no fue con el ánimo de destruir, que ella participo el año pasado en el Comité de Cultura donde se compraron películas y actualmente se cuenta con 47 de ellas. Ella también asiste al cine club y disfruta de él, pero no esta de acuerdo que oficialmente en la Casa Cultural se presenten películas ilegales porque nos exponemos a una demanda contra el Comité, Consejo y Administración. 4.4 El Sr. Milciades Díaz comenta que ya hubo un antecedente en la comunidad por la transmisión de canales no permitidos en la antena parabólica y en esa ocasión el Sr. Hernando Méndez fue citado ante los tribunales, no es querer ser papistas, la intención es cuidar los intereses de la comunidad, las personas que llevan películas deben responsabilizarse de ellas para que ésta no recaiga sobre la Comunidad y la Representante Legal. 5.

PROPOSICIONES Y VARIOS 5.1 La Sra. Administradora comenta que el día sabado16 de Enero hubo una reunión con los residentes del bloque 93, algunos se comprometieron a pagar lo que falta antes del 31 de Enero. Solicita al Consejo la posibilidad de aceptar un acuerdo de pago no mayor a tres meses para los residentes que no cumplan este plazo e iniciar las obras respectivas. 5.2 El Sr. Gustavo Petro dice que en la Asamblea se aprobó el auxilio para la obra del bloque 93. Pone en consideración la propuesta. 5.3 El Sr. Revisor Fiscal considera que debe quedar claro que la demora para iniciar la obra es por los residentes que no han reunido el valor total del porcentaje que les corresponde para la obra y no es por causa de la Administración. El Sr. Hernando Zamora dice que este acuerdo de pago rompe con la política establecida. Se aprueba esperar al 31 de Enero para dar una respuesta. 5.4 El Sr. Milciades Díaz solicita que las actas aprobadas de las reuniones del consejo de administración sean puestas en la cartelera de la oficina de administración para acceso de todos los residentes. Esto es aprobado por unanimidad. 5.5 La Sra. Administradora comenta que el día viernes 22 de enero los funcionarios del juzgado 34 vendrán a realizar la inspección, lee el borrador de una carta que le pasará a la Sra. Olga Cecilia Henao Marín donde solicita que se tengan en cuenta varias consideraciones y explica la situación actual en cuanto a la abogada. 5.6 El Sr. Hermes López redactará el texto de este comunicado dirigido a la Sra. Olga Cecilia Henao Marín, así mismo, redactará la carta para revocar el poder del Sr. Ernesto Alturo. Por unanimidad se elige a la Dra. Marina Alarcón para que represente jurídicamente al Conjunto ante el juzgado 34. 5.7 La Sra. Administradora comenta que para realizar el contrato de la página web necesita la documentación. La Sra. Patricia escobar le hará entrega de los respectivos documentos. 5.8 El Sr. Gustavo Petro dice que el instructor del gimnasio desea celebrar el día de la mujer, solicita que el Sr. Hernando Zamora se apersone del tema por la experiencia que tiene en esto y hable con el instructor para llegar a un acuerdo. Esto se discutirá en la siguiente reunión. 5.9 La Sra. María Eugenia Fernández solicita a la Sra. Administradora pedir otras dos cotizaciones para el cerramiento del jardín que se hizo frente al bloque 41. 5.10 La Sra. Administradora comenta que llego una comunicación de Telefónica Telecom donde solicitan el espacio para hacer una actividad de Karaoke el 30 de Enero y el 6 de Febrero para promocionar un producto. Por unanimidad se les responderá que no es aceptada la solicitud porque ya se había decidido no hacer publicidad. 5.11 La Sra. Administradora desea saber si el contrato de los andenes se aprobó o nó, se estudiara el tema en el Comité de Obras. 5.12 La Sra. María Eugenia Fernández dice que para la poda de los árboles que están muy altos es necesario tener una persona que sepa del tema, es necesario hacer una poda aérea. Aseo Capital solamente corta ramas bajas y el Sr. Olivares no sabe hacerlo correctamente. 5.13 El Sr. Gustavo Petro solicita a la Sra. Administradora retirarse de la reunión. Comenta que el contrato de la Sra. Clara Inés Mahecha vence el 13 de Marzo, propone que se vote para saber si se le renueva o nó, el contrato establece que en caso de no renovación hay que avisarle 30 días antes. Pone en consideración del Consejo la no renovación del contrato laboral de la Sra. Administradora. -

Sra. Patricia Escobar: no renovar Sr. Hernando Zamora: mismo criterio, no renovar Sra. Esperanza Sandoval: ella ha averiguado algo y quiere que quede en el acta, la Sra. Administradora tiene una demanda contra algunos miembros del Consejo y ella está en un proceso de inmunidad y lo que se haga ahora puede traer consecuencias para el Conjunto, se abstiene.

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Sr. Hermes López: el contrato es ley para las partes y eso está establecido, se acogen íntegramente a lo que esta estipulado en el contrato, está de acuerdo con no renovarle el contrato. Sra. Maria Eugenia Fernández: no renovar. Sr. Gustavo Petro: no renovar. Sr. Marcos Castro: no renovar.

5.14 Se aprueba por una votación de 6 votos, la no renovación del contrato laboral de la Sra. Administradora Clara Inés Mahecha. El Sr. Gustavo Petro comenta que habría que comunicarle la decisión del Consejo. 5.15 El Sr. Revisor Fiscal dice que el contrato se vence el 13 de Marzo, pregunta cuál es la acción que va a tomar el Consejo para suplir el cargo de la Administradora sabiendo que normalmente la Asamblea se realiza a finales de Marzo y ella no va a estar. Cree particularmente que el hecho que el Consejo decida no renovarle el contrato es una medida respetable pero no ve procedente es que sea antes de una Asamblea, sugiere decirle a la Sra. Administradora que su contrato no se le renueva por el mismo termino sino que se le renueva por un mes más porque el nuevo Administrador que se nombre va a tener solamente 17 días para preparar la Asamblea y muy difícilmente lo podrá hacer. Esta proposición no es aceptada. 5.16 El Sr. Hernando Zamora hace un llamado a analizar las implicaciones que tiene la decisión en el sentido de procurar la cobertura de la vacante, eso es un proceso riguroso y hay que planificarlo bien, el tema del empalme es importante para no generar un traumatismo mayor. Hay que tener presente que el tiempo es corto y el proceso de selección supone la publicación de una convocatoria estudiando muy bien los términos con los requisitos y experiencia. Hay que reconocer que la Sra. Administradora ha tenido una buena gestión. 5.17 El Sr. Milciades Díaz considera que la decisión que ha tomado el Consejo es respetable, hay unos pasos que se deben tomar de inmediato, hay que hacer una convocatoria con los términos de referencia anteriormente utilizados, en la Administración tiene que estar el historial. No puede pasar lo mismo que cuando la Compañía de Vigilancia que no aparece la carpeta del proceso anterior. Considera que la preparación del presupuesto queda en manos de la Contadora, el Revisor Fiscal y el Sr. Gustavo Petro que maneja muy bien este tema. 5.18 El Sr. Gustavo Petro considera que la Sra. Administradora debe dejar un informe antes de irse, hay que preparar el presupuesto. Solicita al Sr. Hernando Zamora que tiene experiencia, colabore en el proceso de selección y convocatoria para el nuevo Administrador. La Sra. Maria Eugenia Fernández dice que él como sicólogo puede con su tarjeta profesional comprar pruebas originales y facilitar el proceso. 5.19 El Sr. Hernando Zamora responde que tiene limitaciones de tiempo, no solamente es una prueba sino que detrás de esto hay todo un conocimiento técnico, él puede dar un bosquejo de cómo hacerlo, piensa que podría hacerlo el Comité de Personal. 5.20 La Sra. Esperanza Sandoval dice que algunos tienen el concepto que el Comité de personal no hace nada ni ha funcionado entonces es mejor dejarlo aparte, lo que dice el Comité no lo tienen en cuenta. Comenta que en el año 2008 se contrato un sicólogo con especialización en recursos humanos para hacer la selección. 5.21 El Sr. Gustavo Petro dice que el Sr. Marcos Castro averiguara con un firma de selección de personal y la Sra. Esperanza Sandoval ayudara a buscar el señor que hizo la selección anterior.

Agotado el orden del día se da por terminada la reunión a las 11:30 p.m

GUSTAVO PETRO SIERRA Presidente

PATRICIA ESCOBAR LOPEZ Secretaría

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