Unidad Regional de Asistencia Técnica - RUTA

Programa de Apoyo a la Implementación de Proyectos Serie Organización para la Ejecución de Proyectos

Consideraciones generales para la organización de la ejecución de proyectos 2003

Series de Publicaciones RUTA 338.13 B142c Consideraciones generales para la organización de la ejecución de proyectos / Báez, Linda, León, Jorge, Meza, Ronald, Morales, Carmen Eugenia. --San José, C.R.: Unidad Regional de Asistencia Técnica, 2003. 25 p.:il.; 28 cm. --(Series de Publicaciones RUTA: Serie Organización para la Ejecución de Proyectos) ISBN: 9968-866-26-1 1. EJECUCIÓN. 2. CICLO DE PROYECTOS. 3 ORGANIZACIÓN PARA LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS Agradecemos a todas las personas, técnicos de los proyectos, consultores y personal de RUTA que colaboraron en la preparación de este documento Autores Linda Báez. RUTA Jorge León. RUTA Ronald Meza. RUTA Carmen Eugenia Morales. RUTA Colaboraron en la revisión Rafael Paredes. PRODAP, El Salvador Héctor Ortega. PROSOC, Honduras Marlon Mérida. PROCUCH, Guatemala Marina Flores. FUNICA/FAT, Nicaragua Marvin Chaverri. PRODAPEN, Costa Rica Alejandro Vásquez. PRODERCO, Honduras Leonardo Chow. Nicaragua Edwin Rodríguez. Honduras Gloria Chicas de Márquez. ICAP. Costa Rica María del Rocío Díaz. Costa Rica Ana Lucía Moreno. RUTA Marije van Lidth. RUTA Marco Camagni. RUTA Control de edición Carmen Eugenia Morales. RUTA Mayela Rodríguez. RUTA

Diseño y diagramación Oscar Cuevas

Siglas___

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Presentación_\_

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El ciclo del proyecto__

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Dificultades para la ejecución de los proyectos__

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La organización para la ejecución.__

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Indice

Indice

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Siglas Fondo Internacional de Desarrollo Agrícola

IC

Institución Cooperante

IEEA

Informe de Evaluación Ex - Ante

PSE

Planificación, Seguimiento y Evaluación

RUTA

Unidad Regional de Asistencia Técnica

UP

Unidad de Proyecto

Siglas

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FIDA

Serie Organización para la Ejecución de Proyectos

La experiencia de la Unidad Regional de Asistencia Técnica - RUTA, en labores de asistencia técnica a las unidades responsables de ejecutar programas y proyectos de desarrollo rural, ha llevado a concluir sobre la importancia de que los proyectos cuenten con orientaciones conceptuales y prácticas para realizar sus actividades. Esto es particularmente importante, en aquellos proyectos que se encuentran en las fases iniciales de ejecución, cuando aún no cuentan con experiencia propia o no se tiene pleno dominio sobre las tareas a realizar. La mayor parte de las orientaciones conceptuales y prácticas para la implementación de proyectos, se encuentra en diversos documentos oficiales como el contrato o convenio de financiamiento, el informe de evaluación ex ante y guías específicas sobre aspectos como administración financiera o de seguimiento y evaluación. Las orientaciones generales existentes cubren varios aspectos de la implementación, pero las personas responsables del proyecto se encuentra frecuentemente, con la dificultad de que éstas no están reunidas y ordenadas y esto dificulta su comprensión y utilización. Por otra parte, la experiencia indica que los proyectos están generando una cantidad importante de material, referido a metodología y prácticas usuales provenientes de sus experiencias, que no están siendo sistematizados y utilizados en los proyectos que recién inician. Para facilitar la tarea de organizar la implementación del proyecto, se considera necesario que los ejecutores cuenten en forma organizada, con al menos los siguientes elementos:

- Conceptos básicos para la organización de la ejecución del proyecto.

- Principios y requisitos para cada acción importante de organización de la ejecución.

- Procesos que se recomienda seguir, basados en lineamientos específicos y experiencias relevantes observadas en otros proyectos, que pueden aplicarse.

Consideraciones generales

Presentación

Presentación

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- Una selección de instrumentos útiles para facilitar las acciones del proyecto.

Propósito de la Serie RUTA, con el apoyo de FIDA, se ha propuesto reunir las orientaciones para la ejecución de proyectos, en un conjunto lógico y ordenado de documentos, denominado Serie Organización para la Ejecución de Proyectos, con el propósito de que efectivamente sean un marco de referencia a los ejecutores de proyectos FIDA y de otras agencias financieras y de cooperación técnica.

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Las orientaciones contenidas en la Serie tienen como objetivo principal, facilitar la ejecución de los proyectos, presentando en forma lógica los elementos centrales de la ejecución (conceptos, principios, procesos recomendados) complementados con el suministro de algunos instrumentos operativos útiles. Todo lo cual tiene la flexibilidad suficiente para ser adaptados a la situación particular de cada proyecto. Los documentos de la Serie provienen de la experiencia propia de los proyectos en ejecución o concluidos en la región centroamericana, de RUTA, FIDA y de otros organismos internacionales, y pueden ser utilizados en forma individual o en su conjunto, para apoyar actividades desde las fases iniciales de la ejecución del proyecto.

Contenido La Serie consta de un documento de consideraciones generales, que muestra en forma resumida aspectos relevantes y atinentes a la ejecución de proyectos; diferentes fascículos preparados en función del orden lógico requerido para ejecutar un proyecto y un glosario de términos para uniformar los conceptos empleados en la ejecución de proyectos. Los fascículos son complementarios entre sí, contienen un formato común que comprende conceptos básicos, objetivos, resultados, principios, responsables, secuencia de acciones, período para realizar las actividades y finalmente, el método de trabajo propuesto con sus respectivas etapas, actividades e instrumentos.

Serie Organización para la Ejecución de Proyectos

Como parte de la Serie se han desarrollado en forma de fascículos, los siguientes temas: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Formación del equipo de la Unidad de Proyecto La inducción del proyecto. La fase de inducción interna La inducción del proyecto. La fase de inducción externa Difusión y promoción del proyecto Organización local para la ejecución Planificación estratégica Planificación operativa Manual de operaciones del proyecto Focalización del grupo objetivo y organizaciones de base Levantamiento de la demanda

Otros temas como seguimiento y evaluación, servicios financieros rurales y términación del proyecto y sostenibilidad post proyecto han sido desarrollados por el FIDA y otros autores o serán incorporados a la Serie posteriormente. Por ejemplo el FIDA ha elaborado recientemente la Guía para el Seguimiento y Evaluación de Proyectos.

Usuarios (as) La Serie ha sido preparada para apoyar a los ejecutores de los proyectos en la etapa de inicio de ejecución, particularmente se dirige a:

- Personal directivo, administrativo y técnico de proyectos, en la etapa de inicio de ejecución.

- Personal de las institucciones ejecutoras y otras relacionadas. - Personal de los programas regionales de asistencia técnica. - Consultores vinculados al diseño y la ejecución de los proyectos. Flexibilidad y ajuste a partir de la experiencia Los documentos tienen como principal característica la flexibilidad de uso. Se trata de que sirvan como una herramienta de trabajo. Su aplicación deberá realizarse de acuerdo con el contexto y realidad de cada proyecto, así como al nivel de ejecución en que se encuentre.

Consideraciones generales

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El ciclo del proyecto La razón de ser del proyecto

El ciclo del proyecto

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Un proyecto se formula porque se han identificado uno o varios problemas que afectan el bienestar de un conjunto de la población, buscando resolverlo a través del proyecto. Asimismo, se prepara para servir de instrumentos operativo de las políticas o estrategias que un país haya definido en un área de desarrollo específica. En el caso de los proyectos de desarrollo rural, por lo general se ejecutan para canalizar recursos internos y externos dirigidos a los mejoramientos de las condiciones socio - económicas y capacidad de autogestión de una determinada población de bajos ingresos, a través de la provisión de servicios técnicos, financieros, sociales y de infraestructura. El proyecto es entonces un instrumento que propone ordenar actividades para alcanzar ciertos objetivos y metas preestablecidas, haciendo un uso eficaz de los recursos (humanos, físicos y financieros) que le han sido asignados. El proyecto de desarrollo rural comprende además la noción de que, si las actividades realizadas a favor de una determinada población son exitosas, sus resultados deben ser difundidos y replicados en otras partes. Así los procesos e instrumentos utilizados en un primer proyecto, puedan ponerse a disposición para beneficiar a un número mayor de la población rural.

El ciclo del proyecto Los proyectos presentan un ciclo de vida que comprende tres grandes etapas (Figura 1):

- Diseño o Preinversión - Ejecución (inicial y plena) - Sostenibilidad post - proyecto En todas estas etapas y en una relación constante y dinámica, el seguimiento y evaluación, se convierte en una función determinante para medir los avances del proyecto y evaluar su impacto.

Serie Organización para la Ejecución de Proyectos

El ciclo del proyecto Diseño Ejecución inicial Ejecución plena Sostenibilidad post proyecto

Seguimiento y evaluación

La etapa de diseño El diseño o preinversión de los proyectos, para el caso de proyectos FIDA, supone la realización de cuatro fases, en un período que toma entre doce a dieciocho meses:

- El marco estratégico o definición de estrategias, que permite definir o actualizar la estrategia de intervención del ente financiero en el país. - La propuesta inicial (“inception”), que define una primera aproximación del diagnóstico, objetivo, población a atender, los posibles componentes, actividades y costos estimados de un proyecto. -La formulación, que detalla las condiciones de la población objetivo, identifica las organizaciones y familias rurales participantes y sus oportunidades, realiza el diseño de sus componentes.

-La evaluación ex - ante, que define los aspectos técnicos y operativos de la ejecución. El informe de evaluación ex ante (IEEA) es la base para las negociaciones entre el Gobierno y el

Consideraciones generales

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FIDA para la aprobación del préstamo. Es también, junto con el convenio de financiamiento, el documento guía de la ejecución. El cumplimiento de condiciones previas o de efectividad. Si bien las condiciones previas no representan una etapa del ciclo del proyecto, el cumplimiento de las mismas por parte del organismo, es un factor que determina el inicio de la ejecución del proyecto. El convenio o contrato de préstamo establece un período de aproximadamente, noventa días para que el país prestatario cumpla las condiciones que marcan la efectividad del préstamo, aunque en la práctica se puede alargar por solicitud del país. Generalmente, comprende acciones relacionadas con la ratificación de los préstamos por la autoridad parlamentaria, la creación de la unidad de proyecto (UP), el nombramiento del personal clave y la asignación del presupuesto de contrapartida del gobierno.

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La etapa de ejecución Una vez que se han cumplido las condiciones de efectividad, se formaliza el préstamo e inicia la ejecución del proyecto. En esta etapa se pueden reconocer como fases las siguientes:

- La ejecución inicial. Se requiere que al inicio del proyecto se revisen sus planteamientos estratégicos, contenidos y modalidad operativa propuesta, principalmente porque se está empezando con un equipo gerencial nuevo y porque se pudieron presentar cambios entre el diseño y el inicio de la ejecución. En esta fase se realiza también la reflexión inicial o inducción interna y externa, la preparación o actualización de los instrumentos operativos necesarios para la ejecución y la promoción y difusión del proyecto, entre otras acciones.

-La ejecución plena. Comprende el arranque o inicio de acciones del proyecto, la ampliación y consolidación de experiencias obtenidas y el financiamiento de propuestas de tipo productivo y de fortalecimiento institucional, entre otras. Es en esta fase cuando se inicia la ejecución propiamente, se formalizan los primeros contratos y se inicia la prestación de los servicios técnicos y financieros. En el proceso se desarrollan acciones específicas vinculadas a probar determinadas propuestas técnicas incluidas en el diseño del proyecto. Al finalizar un período dado se realizan ajustes a las metodologías y propuestas para iniciar la ampliación y consolidación del proyecto, que es la fase final de la

Serie Organización para la Ejecución de Proyectos

ejecución del proyecto, cuando se realiza el total de las inversiones y se prestan los servicios a los usuarios (as) en su máxima cobertura. Aquí se desarrollan las condiciones para la transferencia y el cierre del proyecto, previstas desde el arranque, se evalúa lo actuado, se introducen cambios y reprograman acciones y presupuesto. La terminación del proyecto, al final de la ejecución considera el cierre de actividades técnica y administrativas y puede considerarse como una fase específica. La etapa de sostenibilidad post - proyecto Es la etapa final del proyecto e incluye la transferencia efectiva de decisiones para la continuidad de acciones y servicios a las organizaciones locales o regionales con el fin de lograr la continuidad de acciones y servicios autofinanciables o que pueden seguir recibiendo recursos públicos para su continuación. También pueden identificarse algunas nuevas iniciativas para desarrollar la capacidad de autogestión de las organizaciones y la difusión de sus experiencias hacia otras poblaciones en que se requieran. Los mecanismos para que sean efectivos, deberán estar incluidos en las propuestas técnicas que se han venido desarrollando a lo largo de la ejecución del proyecto.

Consideraciones generales

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Dificultades para la ejecución de los proyectos

Existe una gran variedad de circunstancias que pueden limitar o dificultar la ejecución de los proyectos. Basado en las experiencias de proyectos en ejecución o finalizados, se identifican algunas dificultades percibidas por los diferentes actores, las cuales se han organizado por tipos:

De tipo estratégico

D ificulatades para la ejecución

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º En la instancia ejecutora y la unidad de proyecto no siempre se cuenta con suficiente claridad sobre los nuevos conceptos de proyectos descentralizados y promovidos por la demanda. º Los períodos reales entre el diseño y el inicio de la ejecución inciden en la desactualización de las propuestas técnicas y operativas. º Cuando hay una baja apropiación por parte de los usuarios (as) de las acciones del proyecto, esto lleva a una escaza participación de la población. º La eficacia de los servicios del proyecto puede verse afectada por una baja capacidad local. º Las relaciones complementarias con otros programas y proyectos para brindar servicios integrales aún no se desarrollan de forma adecuada.

De tipo instrumental º La ausencia de instrumentos prácticos para la ejecución de proyectos descentralizados y participativos. º Los procedimientos y mecanismos para identificar las demandas y presentar propuestas no han sido adaptados al enfoque de proyecto actual y las decisiones siguen cen-

Serie Organización para la Ejecución

tralizadas en las Unidades de Proyectos. º El énfasis en el logro de metas físicas y técnicas debilita la atención a temas ligados con el impacto y la sostenibilidad de las acciones. º La falta de una estrategia y una metodología de intervención clara y apropiada por los diferentes actores, que ordene desde el principio las acciones del proyecto.

De tipo organizacional y gerencial º La poca experiencia en la gerencia de proyectos descentralizados muestra poca continuidad o coherencia en las actividades de planificación, seguimiento, elaboración de normativa y organización de la ejecución. º La mayoría de las estructuras organizativas de las unidades técnicas son de tipo vertical y no contribuyen a promover el trabajo integral y en equipo. º La existencia de múltiples actores con roles poco definidos, hace compleja la ejecución de los proyectos. º La rigidez con que se interpretan los documentos básicos del proyecto y la falta de conocimiento sobre la normativa adecuada para introducir cambios durante la ejecución, llevan a que se administre con poca flexibilidad.

Consideraciones generales

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La organización para la ejecución Para una ejecución exitosa de un proyecto, la unidad técnica deberá preparar cuidadosamente su inicio, realizar un buen arranque de acciones, considerar las experiencias que se vayan desarrollando para realizar los ajustes al proceso, sistematizar y dar a conocer lo logrado. Todas estas acciones se resumen en lo que se llama, la organización para la ejecución del proyecto. Si bien, la responsabilidad principal recae precisamente en la unidad técnica, todos los actores involucrados y relacionados con el proyecto, tienen responsabilidades y roles que desempeñar. En la organización para la ejecución se definen estos roles, se les da seguimiento y se ajustan al paso de la experiencia.

La organización para la ejecución

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La ejecución adecuada de un proyecto depende principalmente de una gerencia con liderazgo, un equipo técnico preparado y comprometido y de las capacidades y experiencias del personal, usuarios (as) y otros actores en la ejecución de proyectos descentralizados y enfocados por la demanda. Además, depende de que se cuente con los instrumentos adecuados para ejecutar y el interés o disposición por recurrir a apoyo y asesoría externa. Como se indicó la ejecución del proyecto se organiza y desarrolla en términos generales en dos grandes fases: la ejecución inicial y la ejecución plena. La organización de las actividades en la fase inicial de ejecución es clave para que el proyecto pueda desarrollarse posteriormente, y lograr los objetivos planteados. La organización para la ejecución comprende diversas actividades, cuya secuencia y momento se muestran en la gráfica a continuación:

Serie Organización para la Ejecución

Formación del equipo de proyecto

Inducción interna

Inducción externa

Promoción y difusión

Estructura local para la ejecución

Levantamiento de la demanda

Focalización del grupo objetivo

Planficación estratégica

Planificación operativa Seguimiento y evaluación

Servicios financieros

Manual de Operaciones del Proyecto

Administración financiera

Terminación del proyecto

Actividades de la organización para la ejecución de proyectos

Consideraciones generales

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Las actividades de la organización para la ejecución contempladas en la Serie son: Formación del equipo de la Unidad de Proyecto (UP), que consta del proceso de selección y nombramiento de personal y la integración como equipo del personal de la UP, de manera que se cuente con personal calificado y capacitado para la ejecución.

Inducción interna es un proceso estructurado y organizado de

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análisis de los documentos del proyecto y de actualización de información relevante para la adecuada ejecución. Como resultado de esta revisión crítica se capacita el equipo de la UP para que pueda planificar sus acciones y asignar recursos para el desarrollo de esas actividades con los usuarios (as) y actores relacionados.

Inducción externa es un proceso dinámico de análisis, reflexión y divulgación a los diferentes actores vinculados a la ejecución, sobre la naturaleza, filosofía, estructura, procedimientos y alcances del proyecto. Se realiza para que los actores interioricen y se apropien de los conceptos señalados, como resultado de un amplio análisis y conocimiento detallado del proyecto.

Difusión y promoción del proyecto son acciones de un proceso educativo y reflexivo, que ayudan a formar nuevas visiones y generan propuestas que conducen a cambios en el sistema de vida de los actores del proyecto.

Organización de la estructura local para la ejecución del proyecto se refiere a la organización propia y relaciones que establece un proyecto de desarrollo, para permitir una efectiva participación de los actores locales, en la toma de decisiones sobre la estrategia y operación del proyecto.

Planificación estratégica es un aspecto central del proceso de la organización de la ejecución de proyecto. Permite definir las orientaciones básicas de trabajo de todas las entidades participantes de la ejecución. Resultado de su aplicación se establecen principios, valores y procesos que deben cumplir los participantes en un proyecto, para alcanzar los objetivos y resultados planeados.

Serie Organización para la Ejecución

Planificación operativa es el proceso ordenado que permite seleccionar, organizar y presentar en forma integrada los objetivos, metas actividades y recursos asignados a los componentes del proyecto, durante un período determinado.

Manual de Operaciones contiene las indicaciones y estructura generales que le dan unidad y coherencia, así como las secciones referidas a cada componente o resultado del proyecto, que dan cabida a las normas y estructuras para la ejecución de los componentes individuales como los de servicios de fortalecimiento organizativo, asistencia técnica en producción y mercadeo, financiamiento rural, infraestructura, etc.

Focalización del grupo objetivo y organizaciones de base es el proceso mediante el cual, en acción concertada con los actores locales, se identifican los usuarios (as), participantes de las acciones del proyecto.

Levantamiento de la demanda es el proceso que se aplica para identificar, proponer y aprobar las necesidades de los usuarios (as), consumidores, en general, de la población objetivo de los proyectos (familias, grupos y organizaciones).

Consideraciones generales

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