PROGRAMA DE RECURSOS NATURALES – GIZ PRORENA Componente II: Fomento del Manejo Sostenible de los Recursos Naturales y Desarrollo Económico Local

MANUAL PARA JUNTAS DE AGUAS

CONTABILIDAD DE JUNTAS DE AGUA

Elaborado: Oscar Navarro / PRORENA GIZ. Tegucigalpa, Honduras, Agosto de 2011

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Contenido INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................... 2 TIPOS DE GASTOS EN LOS SISTEMAS DE AGUA................................................................................... 3 IMPORTANCIA DEL COBRO Y EL PAGO DE LA TARIFA POR EL SERVICIO DEL AGUA. .......................... 4 PROCESO DE CÁLCULO DE LA TARIFA MENSUAL ................................................................................ 5 1.- Cálculo de los costos técnicos administrativos de mantenimiento del servicio de agua potable. 5 2.- Costo de reposición del proyecto de agua..................................................................................... 5 3.- Pago por Servicios Ambientales de la Microcuenca (PSAM). ........................................................ 6 4.- Costo total mensual del servicio de agua potable. ........................................................................ 7 5.- Definición de tarifa mensual por usuario....................................................................................... 7 CONTABILIDAD DE INGRESOS, GASTOS Y BIENES DE LA JUNTA DE AGUA.......................................... 8 El Recibo. ............................................................................................................................................. 8 La factura........................................................................................................................................... 10 Libro de control de pago de los usuarios .......................................................................................... 10 Libro de ingresos y gastos ................................................................................................................. 11 Inventario de bienes de la Junta de Agua. ........................................................................................ 13

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INTRODUCCIÓN El control de los recursos de la Junta de Agua es muy importante, ya que se tiene conocimiento:    

Gastos en la prestación del servicio. Ingresos que se han obtenido. Materiales, suministros y herramientas con que cuenta la Junta. Control de pagos de los beneficiarios.

Está información es importante para la toma de decisiones sobre las tarifas a cobrar, el costo del mantenimiento, entre otros. Otra de las grandes importancias de llevar el control contable es que permite llevar una administración transparente, lo que motivará a los beneficiarios a pagar el servicio y apoyar las acciones de mantenimiento del sistema de agua. Los presentes formatos son sencillos y las cuentas contables se pueden llevar en libros grandes, no necesariamente en libros contables y no requiere de conocimiento especiales de contabilidad.

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TIPOS DE GASTOS EN LOS SISTEMAS DE AGUA Los gastos en que se incurre en la operación, mantenimiento y ampliación de los sistemas de agua potable comunitarios son: 1.- Pago de Personal: Fontanero, administrador Secretaria etc. 2.- Costo de Administración: Papelería. Viáticos. Gasto de recibos. Capacitación a técnicos. 3.- Costo de Operación: Fontaneros. Electricidad. Herramientas. Cloro. 4.- Costos de Mantenimientos. Reparaciones a tuberías, pilas de captación, grifos, etc. Compra de bomba.  Compra de accesorios. 5.- Costo de ampliación y mejoras. Reposición de equipo.  Ampliación y mejoras.

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IMPORTANCIA DEL COBRO Y EL PAGO DE LA TARIFA POR EL SERVICIO DEL AGUA. La tarifa es la cantidad de dinero que cada usuario debe de pagar por el servicio prestado de agua. Sin la tarifa el servicio del agua no está asegurado, es necesario tener ingresos de la comunidad para el mantenimiento de la operación del sistema. Para llevar el agua hasta el usuario se ha gastado dinero en construcción del sistema de agua, mantenimiento, pago de personas que laboran, etc. Con el fin que el sistema siga funcionando es necesario que los usuarios den aportes para mantener el servicio e incluso mejorarlo. Es importante que todos los usuarios paguen, de esa manera se aseguran de tener de manera permanente el agua. Es necesario tener claro que la tarifa puede variar, conforme a los gastos y la cantidad de usuarios de la junta de agua. El costo de la tarifa se puede ajustar anualmente. Con la aprobación de la Junta de Agua.

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PROCESO DE CÁLCULO DE LA TARIFA MENSUAL Para definir cuanto se va a cobrar al mes, se procede a realizar un cálculo basado en los costos del servicio. Este trabajo le corresponde a la Junta de Agua en pleno trabajar en la elaboración de este cálculo. La tarifa se debe de calcular en base a la necesidad de obtener recursos con el fin de pagar al personal (por ejemplo fontanero, si lo hay), gastos de mantenimiento y recuperar la inversión de la construcción del sistema, con el fin de reponer el sistema existente y establecer una cuota para los gastos del manejo de la microcuenca, en concepto de pago por servicios ambientales. 1.- Cálculo de los costos técnicos administrativos mantenimiento del servicio de agua potable.

de

Para calcular los costos técnicos administrativos, se suman los gastos por diferentes rubros mensuales. Estimación del costo mensual No. 01 02 03 04 05 06

Concepto Gastos de personal Gastos administrativos Gastos de operación Gastos de mantenimiento Otros gastos Total de gastos mensual

Lps. 2,000.00 1,000.00 700.00 400.00 100.00 4,200.00

Significa que mensualmente se debe de recaudar la cantidad de Lps. 4,200 para que opere el sistema de agua. 2.- Costo de reposición del proyecto de agua. Si el costo del proyecto fue de Lps. 1,000,000.00 (un millón de lempiras) y dura 240 meses (que es la vida útil), entonces debemos de calcular el monto que debemos de reponer cada mes, para realizar mejoras y ampliaciones, así como ir ahorrando recursos para reponer el proyecto.

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Entonces buscamos cuanto nos toca reponer cada mes, lo que equivale a dividir el costo total del proyecto entre la cantidad de meses que se considera que la infraestructura del sistema. Costo mensual de reposición = Costo inversión ÷ meses de vida útil 1,000,000 ÷ 240 = 4,166.66 Significa que debemos de agregar a los costos mensuales Lps. 4,166.66 en concepto de reposición de la inversión realizada. 3.- Pago por Servicios Ambientales de la Microcuenca (PSAM). En este proceso se trata de retribuir los costos que se incurren en el manejo de la microcuenca, reflejadas en sus actividades del plan de acción. Para estimar este pago necesario a recaudar se hace una valoración de los costos del plan de acción anual de la microcuenca. Ejemplo de un presupuesto anual de plan de acción de microcuenca No.

Concepto

Costo Anual, Lps. 1 Establecimiento y manejo de vivero 1,000 2 Reforestación 2,000 3 Giras de protección y monitoreo de la microcuenca 500 4 Mantenimiento de la brecha de los límites de la 5,000 microcuenca 5 Actividades de prevención de incendios 10,000 6 Jornadas de educación ambiental 3,000 Total 21,500 Para determinar el valor mensual dividimos el costo total del presupuesto anual del plan de acción de la microcuenca entre 12 meses.

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Pago Mensual de Servicios Ambientales: (Presupuesto total del plan de acción de la microcuenca ÷ 12) Pago Mensual de Servicios Ambientales = (21,500 ÷ 12) = Lps. 1,791.67 Esta cifra de Lps. 1,791.67 se utiliza como referencia de lo que anualmente se tiene que recaudar para la junta de agua, para las actividades de conservación de la microcuenca. 4.- Costo total mensual del servicio de agua potable. Se suman los costos técnicos administrativos más los costos de reposición del proyecto. Costo mensual = C. técnicos/administrativos + C. Reposición+ PSAM. Costo mensual = 4,200.00 + 4,166.66 + 1,791.67 = 10,158.33 5.- Definición de tarifa mensual por usuario. Si la Junta de Agua tiene un total de 400 usuarios. En ese caso es necesario dividir el costo total mensual entre todos los usuarios. Tarifa mensual por usuario= (Costo total mensual ÷ Número de Usuarios) 10,158.33 ÷ 400 = 25.40 Según estos datos cada usuario pagaría Lps. 25.40 al mes. Con esa cantidad se cubrirían los gastos de operación, se lograría recaudar para reponer el proyecto y para el manejo de la microcuenca.

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CONTABILIDAD DE INGRESOS, GASTOS Y BIENES DE LA JUNTA DE AGUA Existen varios elementos sirven para llevar el control de ingresos, gastos y de los bienes de la Junta de Agua. Todos estos elementos sirven para dar fe los recursos estuvieron y se usaron. Entre los elementos tenemos: i. ii. iii. iv. v.

El recibo. La factura. Libro de control de pago de los usuarios. Libro de ingresos y gastos. Inventario de bienes de la Junta de Agua.

A continuación detallamos cada uno de estos elementos, su utilidad y su forma de usarlos. Todas estas herramientas las debe de llevar el Tesorero. El Recibo. El Recibo de la Junta de Agua puede ser utilizado cuando se realizan pagos o cuando se reciben recursos. Los recibos de pagos se hacen cuando la persona que nos vende algo no tiene factura o no nos entrega un recibo. Entonces usamos de los recibos de la Junta de Agua. Se pueden utilizar recibos comerciales. Pero es necesario que estos recibos sean enumerados y firmados en una esquina por un fiscal de la Junta de Agua. Debe de quedar en el libro de actas de la Junta de Agua constancia de las numeraciones de recibos entregados.

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Posteriormente el control de estos recibos (ya firmados por el fiscal), estarán en poder del Tesorero de la Junta de Agua, quien será el responsable del uso de los mismos, así como de su custodia. Para diferenciar los recibos de ingresos, de los recibos de pagos, se pueden comprar 2 tipos de talonarios. Los talonarios de ingresos y de gastos se enumeran por aparte, por ejemplo: Para ingresos se enumeran: IG-09-0001. Esto podría significar IG es por Ingreso, 09 el año y el 0001 es en número consecutivo, en la medida que se vayan haciendo más esto va a ir aumentando. Para egresos se enumeran: EG-09-0001. El IG o EG definen si son ingresos o egresos, el 09 en año y por último el número consecutivo. Los gastos deben de ser aprobados por el Presidente de la Junta de Agua, quien debe de dar su visto bueno de cada compra. Para ello podemos elaborar notitas en donde autoriza la compra o bien firma en los recibos y en las facturas, demostrando que estuvo de acuerdo con el gasto. Ejemplo de un recibo de ingresos de la Junta de Agua. No. IG -09-0001.

IG-09-0001

Día 02 Mes Febrero Año2009 Nombre: Jacinto Corrales. La suma de: Veinte lempiras (20.00 Lps.) Por cuenta de: Pago de mensualidad de servicio de agua del mes de enero de 2009. Firma: Francisco López. Tesorero Junta de Agua

José Rodríguez Presidente Junta de Agua

Te Pág. 9 Protejamos nuestras microcuencas, para tener agua abundante y de calidad Sa

Ejemplo de un recibo de gastos de la Junta de Agua. No. EG -09-0004. Día 04 Mes Marzoo Año2009 EG-09-0001

Nombre: Pedro López. La suma de: Quinientas lempiras (5o0.00 Lps.) Por cuenta de: Pago de reparación de tuberías. Recibí conforme: Pedro López / Fontanero. Firma: Francisco López. Tesorero Junta de Agua

José Rodríguez Presidente Junta de Agua

La factura. Te Sa Es un comprobante que otorga cualquier ferretería tienda o centro comercial cuando se efectúa la compra de un material o producto. El gasto de la factura se registra y anota en la columna de SALIDAS del libro de entradas y salidas.

Libro de control de pago de los usuarios Se lleva un libro, en donde se va anotando la cuota pagada de cada uno de los usuarios, esto sirve de medida para llevar el registro de los pagos mensuales de los abonados. Se anota el nombre y apellido de la persona encargada por el servicio, que generalmente es el Jefe de Familia (mujer o varón).

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Este libro de control de pago se lleva por el transcurso de 1 año. Por cada mes se anota la cantidad pagada (en la columna L) por cada persona y el número de recibo (en la columna R).

Libro de control de pago de usuarios No.

Nombre y apellido

E L

01 02 03 04

F R

L

M R

L

A R

L

Pagos mensuales J J

M R

L

R

L

R

L

R

A L

S R

L

O R

L

N R

L

D R

L

R

Concepción Sánchez Ramón Pérez Alberto Cacho Raúl Gómez

Libro de ingresos y gastos En este libro se registran los ingresos y gastos realizados. Este libro es de gran utilidad, pues en el este libro se detalla el balance de ingresos y gastos que tiene la Junta de Agua. El primer movimiento que se llena es el saldo, si es que existe, si hay fondos en la Junta de Agua. Libro de Ingresos y Gastos Hoja No. 01 No.

Fecha

Concepto

1 2 3 4 5 6

01/01/09 10/01/09 10/01/09 12/01/09 12/01/09 13/01/09

Saldo Inicial Ingresos diarios de pago usuarios Compra de tubos Ingresos diarios de pago usuarios Compra de cloro Ingresos diarios de pago usuarios

Tipo de comprobante Arqueo Recibos 20 - 30 Factura 023 Recibos 31 - 50 Factura 004 Recibo 51 - 60

Ingreso

Gasto

200.00 400.00 400.00 200.00 400.00

Saldo 500.00 700.00 300.00 700.00 500.00 900.00

En la columna “No.” se anota el número sucesivo de cada operación. En la columna “Fecha”, se anota el día en que se realiza el ingreso o el gasto.

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En la columna “Concepto” se detalla que fue lo que se compró o que es el ingreso que se obtuvo. En la columna “Tipo de comprobante” se define que el documento que soporta, ya sea factura, recibo u otro tipo de documento. En la columna “Ingreso” se anotan todas las cifras que sean ingresos en efectivo para la Junta de Agua, tales como la cantidad diaria de recursos recibidos u otro tipo de ayuda que den personas, instituciones a la Junta. En la columna “Gasto” se definen los montos gastados realizados, ya sea en compra de materiales, mano de obra, etc. Los gastos deben de anotarse por cada factura o pago realizado. Si son pagos de mano de obra, es necesario que se deje un Recibo de Pago de la Junta de Agua, en donde se la persona que recibió el dinero acepta haber recibido el dinero y el concepto o razón por la cual recibió ese pago. En la columna “Saldo” se anota la cantidad de dinero disponible en la Junta de Agua. Si hay un ingreso de dinero, entonces ese ingreso se suma al saldo anterior. Ejemplo: Ingresan 200 lempiras y el saldo anterior, lo que había antes del ingreso, eran 500 lempiras. Entonces el nuevo saldo sería: 500 + 200 = 700 lempiras. Entonces decimos que si es un ingreso, el nuevo saldo es igual a: saldo anterior + ingreso. Si hay un gasto o egreso, en este caso al saldo se le resta la cantidad gastada. Ejemplo: Se gastan 400 lempiras, y el saldo anterior eran 700 lempiras. Entonces el nuevo saldo sería: 700 – 400 = 300 lempiras.

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En este caso si es un egreso o gasto, el nuevo saldo es igual a: saldo anterior – gasto o egreso.

Inventario de bienes de la Junta de Agua. En el inventario de bienes de la Junta de Agua se deben de anotar todo lo que dispone la organización en la bodega u otra parte, tales como:  Herramientas.  Materiales.  Repuestos, etc. Este inventario se debe actualizar en la medida que entren o salgan materiales, herramientas o suministros, por ejemplo: Ficha de inventario Nombre del Bien: Tubos de 2 pulgadas. No.

1 2 3 4

Fecha de ingreso o salida 02/08/08 06/09/09 08/10/09 12/12/09

Tipo de comprobante Ingresos Factura 009 Comprobante Factura Comprobante

Cantidad Salidas

10 4 10 10

Firmas Saldo 10 6 16 6

Entrega Juan Pedro Roberto Pedro

Recibe Pedro Carlos Pedro José

¿Cómo se lleva este inventario?. Este inventario se lleva en una hoja cada uno de los bienes materiales que tiene la Junta de Agua. Por cada uno se anota, sean materiales, o herramientas. Una hoja por cada tipo de bien: barras, tipos de tubos (por cada diferente tipo de tubo), grifos, tipo de pegamentos, etc.

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Se puede llevar en un cuaderno grande y se rayan las páginas con las columnas que presentamos en el cuadro anterior. En la fila “No.”, se anota cada uno de los movimientos, cada vez que ingrese o salga. En la columna “Fecha de ingreso” se anota la fecha en que se realizar la transacción (ingreso o salida). En la columna “Tipo de comprobante” se anota el documento que queda como evidencia en los registros contables, ya sea la factura con que se compró el bien o una hojita de comprobante de la entrega. En esta hojita de comprobante firma la persona que recibe el bien. Después están las columnas “Ingresos”, “Salidas” y “Saldo”, bajo la columna grande que dice “Cantidad”. Se deben de anotar en estas filas las cantidades de bienes que se compren o lo que se utilicen. Sí es que se ha comprado el bien, se anota en “Ingresos” la cantidad de bienes. Si el bien sale (porque se va a usar), es necesario anotar la cantidad de bienes en la columna “Salidas”. En la columna “Saldo” se anota la cantidad de lo que queda del bien. Así que si ingresan, se suman a la saldo anterior y si salen, se resta al saldo anterior.

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