Contabilidad Financiera

CONTABILIDAD FINANCIERA

Sesión No. 5 Nombre: Cuentas y documentos por cobrar. Objetivo: al finalizar la sesión, el estudiante distinguirá los diferentes tipos de cuentas por cobrar, así como su importancia en las operaciones de las organizaciones.

Contextualización En la actualidad, la mayoría de las empresas para realizar algunas de sus actividades necesitan financiarse, ya que en ocasiones no se cuenta con el suficiente efectivo para llevar a cabo sus operaciones, razón por la cual recurren al uso de las cuentas por cobrar. Mediante este tipo de mecanismos, las empresas otorgan facilidades a sus clientes para adquirir determinado tipo de bienes, mediante las cuales se les otorga un plazo para realizar el pago. Este tipo de estrategias benefician a ambas partes, las empresas incentivan las compras y los clientes se financian. Este tipo de operaciones deben de estar debidamente contabilizadas, ya que es necesario conocer el porcentaje que la empresa tiene invertido en cuentas por cobrar, con el objetivo de seguir manteniendo su liquidez y no verse en problemas. La administración de las cuentas por cobrar nos brindará información sobre los saldos de nuestros clientes y deudores, lo que nos permitirá determinar qué cuentas se encuentran al corriente y cuáles se consideran de difícil cobro; además, nos ayuda a determinar las oportunidades para el otorgamiento de créditos.

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CONTABILIDAD FINANCIERA

Introducción al Tema En el siguiente capítulo, analizaremos el concepto de cuentas por cobrar, las cuales representan derechos de cobro o de pago hacia terceras personas. Algunas de las características de las cuentas por cobrar son las siguientes: Incentivan las ventas así como la obtención de ingresos adicionales derivados del pago en algunas ocasiones de un tipo de interés. Son préstamos otorgados al personal de la empresa. Algunos tipos de cuentas por cobrar están avalados por títulos de crédito como son el pagaré y la letra de cambio. Ayudan a determinar las políticas de crédito y los periodos de recuperación. Existen casos en que las cuentas por cobrar no se pueden recuperar, por lo que es necesario determinar un porcentaje de incobrabilidad lo que permitirá a las empresas, conocer con exactitud el monto y con base a ellos tomar las medidas necesarias para evitar tener problemas de liquidez.

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Explicación 4. Cuentas y documentos por cobrar 4.1 Cuentas por cobrar ¿Qué son las cuentas por cobrar? Los documentos por cobrar son derechos exigibles de cobro que tiene la organización sobre terceras personas, por las ventas, servicios otorgados y otros conceptos, estos derechos se clasifican dentro del activo circulante. De acuerdo al autor Gerardo Guajardo Cantú las cuentas por cobrar son, al igual que cualquier activo, recursos económicos propiedad de una organización, los cuales generan beneficios a futuro. De acuerdo a su grado de exigibilidad se clasifican de la siguiente manera: 1. Corto Plazo: Menor

2. A largo plazo, mayor a

a un año

un año.

También las encontramos de la siguiente forma: Derivado

A cargo de clientes

de

las

operaciones

normales de la empresa, es decir, de

la

venta

del

producto

o

servicios principales.

En este tipo de operaciones se

A cargo de otros deudores

registran

las

realizadas diferentes mercancías.

Figura 1. Clasificación de las Cuentas por Cobrar.

transacciones

por a

la

conceptos venta

de

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CONTABILIDAD FINANCIERA Dentro de la clasificación de documentos por cobrar se encuentran las siguientes cuentas: Clientes: En este apartado se registran las transacciones bajo las siguientes circunstancias; por la venta de mercancías a crédito y derivado de la prestación de servicios que haya sido otorgado a crédito. Documentos

por

cobrar:

En

este

apartado

se

registran

las

transacciones (ventas y otorgamiento de servicios) realizadas a crédito siempre que se haya firmado un título de crédito, es decir, un pagaré o letra de cambio. Deudores diversos: En esta cuenta se registran los préstamos o ventas realizados a terceros, por un concepto diferente a la venta del producto principal o por la prestación del servicio principal, y que quedan pendiente de pago. Funcionarios y empleados: En esta cuenta se registran los préstamos realizados a los empleados, funcionarios y los accionistas de la empresa. 4.2 Objetivos Objetivo de las cuentas por cobrar: Ayudan a incrementar las ventas mediante el otorgamiento del crédito con el objetivo de maximizar las utilidades. Ayudan a incrementar las ventas mediante el otorgamiento del crédito con el objetivo de maximizar las utilidades. Ayudan al administrador a vigilar el nivel de cuentas por cobrar que tenga la empresa, ya que su uso exagerado, puede ocasionar problemas de liquidez a las organizaciones por lo que es importante poder identificarlas en cualquier momento.

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CONTABILIDAD FINANCIERA Su registro ayuda a identificar el periodo desde que se realizó la venta y la fecha en que se cobra, de este modo, se puede determinar la recuperación. Introducción en nuevos mercados. Fomento del uso de bienes y servicios. Ayudan a que la población consuma más productos. Permite invertir en opciones que generarán ganancias. Ejemplo 1. La empresa Comercializadora América, S.A. realizó el día 12 de abril de 2015, una venta mercancías a la empresa Confecciones por $ 15,000.00 pesos a crédito. Realiza el registro contable:

Figura 2. Basado en el Libro Principios de Contabilidad de Javier Romero López

Ejemplo del registro de operaciones a cargo de otros deudores: Ejemplo 2. Un empleado de la empresa Comercializadora América, S.A. solicitó un préstamo por $10, 000.00. Nombre dela Empresa Comercializadora America S.A.

Fecha

Concepto Izquiero

Debe

Haber

Derecho 2

15-abr-15 Funcionarios y empleados

$10,000.00 Bancos

$10,000.00

Prestamo realizado al empleado Jose Fernandez.

Figura 3. Basado en el Libro Principios de Contabilidad de Javier Romero López

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CONTABILIDAD FINANCIERA Ejemplo 3. La empresa Comercializadora realizó la venta de parte de sus activos por concepto de Mobiliario y equipo de oficina por $ 45,000.00 que quedan pendientes de pago.

Nombre dela Empresa Comercializadora America S.A.

Fecha

Concepto Izquiero

Debe

Haber

Derecho 3

Deudores diversos 20-abr-15

$ 52, 200.00

Mobiliario y equipo de oficina IVA pendiente de causar

$45,000.00 $7,200.00

Venta de mobiliario y equipo de oficina, quedando pendiente de pago.

Figura 4. Basado en el Libro Principios de Contabilidad de Javier Romero López

4.3 Cuentas incobrables Cuando las empresas otorgan crédito a sus clientes existe la posibilidad de que no paguen sus deudas, por lo que las empresas deben determinar el monto de cuentas por incobrabilidad, este tipo de cuentas se registran en la cuenta de gastos generales y gastos de venta en el documento financiero denominado estado de resultados. Es de suma importancia determinar el monto por incobrabilidad, ya que, representan gastos (pérdidas) para la organización, con lo cual se deberá tomar decisiones. Métodos para calcular las cuentas por incobrabilidad: Método del porcentaje de ventas. Lo primero que se debe de hacer, es obtener el saldo de las ventas ajustadas, este se determina restando a las ventas realizadas a crédito sus afectaciones (devoluciones, descuentos y rebajas), una vez determinadas las ventas ajustadas se debe aplicar el porcentaje de estimación por cuentas incobrables. ¿Cómo se determinar el porcentaje?

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CONTABILIDAD FINANCIERA En periodos anteriores, la empresa ha tenido un porcentaje de estimación, por lo que se debe utilizar con base a su nivel histórico, el que mejor considere necesario y le ayude a tener una aproximación real sobre de las cuentas que no se podrán recuperar. Ejemplo 4. La empresa Muebles Tampico S.A., generó ventas a crédito a sus clientes por $ 304, 495.00 pesos, después de 7 días la empresa tuvo una devolución sobre la mercancía por $ 52, 348.00 pesos. Con base a la experiencia de años anteriores, se determinó que el 2 % se considerara como porcentaje de estimación por incobrabilidad. El saldo anterior era de $ 20, 800.00 antes del ajuste. El cálculo se realiza de la siguiente manera: Ventas de crédito

$ 304, 495.00

Devolución sobre ventas

52, 348.00

Ventas ajustadas

$ 252, 147.00

Porcentaje estimado por cuentas incobrables

Estimación por incobrables

2%

$

5, 042.94

Debe

Haber

El asiento de ajuste se realiza de la siguiente manera:

Fecha

Concepto

4 Gastos de Venta (cuentas incobrables) $5,042.94 Estimación por cuentas incobrables 25-abr-15 Estimación del 2% en base a las ventas netas realizadas a credito

$5,042.94

Figura 5. Basado en el Libro Principios de Contabilidad de Javier Romero López

Para determinar el total de la estimación de las cuentas por cobrar lo que se debe hacer es sumar el periodo anterior y el actual es decir los $20, 800. 00 más 5,042.9= $25, 842.94.

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CONTABILIDAD FINANCIERA Método del porcentaje de cuentas por cobrar. Con base al autor Gerardo Guajardo Cantú este método consiste en realizar una estimación en pérdidas de cuentas incobrables, basándose en el saldo existente en la cuenta de clientes, este se determina mediante un análisis de los cobros de un periodo determinado, la cual se aplica al saldo de la cuenta de clientes, para obtener la estimación de cuentas incobrables. Ejemplo 5. La empresa Muebles Tampico S.A., tiene en su cuenta de clientes el siguiente saldo, $ 345,679.00, con base a periodos anteriores se estimó que el 3% de las cuentas será incobrable. Anteriormente se tenía un saldo acreedor de $ 4, 569.00. Saldos de clientes

$ 345, 679.00

Porcentaje estimado de incobrables Estimación por incobrables

3% $ 10, 370.37

Saldo anterior de la estimación

- 4 569.00

Cuentas incobrables

$ 5, 801. 37

El registro en libro diario queda de la siguiente manera:

Concepto

Fecha

30-abr-15

Debe

4 Gastos de venta (cuentas incobrables) $ 5, 801. 37 Estimación por cuentas incobrables

Haber $ 5, 801. 37

Estimación del 3% en base a la cuenta de clientes.

Figura 6. Basado en el Libro Principios de Contabilidad de Javier Romero López

En este ejemplo la estimación se realizó en base a un saldo acreedor. Ejemplo 6. La empresa Muebles Tampico S.A., tiene en su cuenta de clientes el siguiente saldo, $ 450,000.00, en base a periodos anteriores se estimó que el 3% de las cuentas será incobrable. Anteriormente se tenía un saldo deudor de $ 3, 200.00.

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CONTABILIDAD FINANCIERA Saldos de clientes

$ 450,000.00

Porcentaje estimado de incobrables

3%

Estimación por incobrables

$ 13,500.00

Saldo anterior de la estimación

- 3 ,200.00

Cuentas incobrables

$ 10, 300.00

El registro en libro diario quedaría de la siguiente manera:

Fecha

30-abr-15

Concepto

Debe

Haber

5 Gastos de venta (cuentas incobrables) $ 10, 300.00 Estimación por cuentas incobrables $ 10, 300.00 Estimación del 3% en base a la cuenta de clientes.

Figura 7. Basado en el Libro Principios de Contabilidad de Javier Romero López

Los métodos anteriores no se utilizan para cuestiones fiscales. Método de cancelación directa. Este método básicamente consiste en cancelar una cuenta cuando se está seguro que es de difícil recuperación, bajo este método las pérdidas se realizan como gastos (cargo) y se cancelan contra la cuenta de clientes (abono), la cancelación se realiza al momento de determinar que no se recuperará el efectivo y no cuando se vendió la mercancía, por lo que se debe quitar de los registros. Ejemplo 6. La empresa Muebles Tampico S.A determinó el 06 de mayo de 2015 que el cliente José Fernández, iba a ser declarado como una cuenta incobrable, en el registro realizado aparece un saldo por $ 15,000.00 pesos, por lo cual se debe proceder a la cancelación de la cuenta, realiza el asiento de ajuste.

Nombre de la Empresa Muebles Tampico S.A

Fecha

Concepto

Debe

Haber

6 06-may-15

Estimación de cuentas incobrables Clientes

$15,000.00 $15,000.00

Cancelación de la cuenta del cliente José Fernández Figura 8. Basado en el Libro Principios de Contabilidad de Javier Romero López

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CONTABILIDAD FINANCIERA 4.4 Documentos por cobrar Los documentos por cobrar son derechos de cobro que tiene una empresa hacia terceros, derivado de transacciones de la venta de producto principal así como de otros conceptos, los documentos utilizados para realizar este tipo de transacciones son los siguientes: letra de cambio, pagaré y aquellos que cumplan con el mismo objetivo de un título de crédito. En algunas ocasiones este tipo de documento genera el pago de un interés, cuando este se recibe de los clientes se considera un ingreso, caso contrario si la empresa debe realizar el pago de un documento por cobrar a los acreedores se considerara un gasto. Ejemplo 7. La empresa Muebles Tampico S.A., tiene a su favor un documento por cobrar del cliente Pedro Pérez por un monto de $ 125,000.00 pesos con un interés anual del 10%. Realiza el registro contable al pago de la deuda.

Nombre de la Empresa Muebles Tampico S.A

Fecha

Concepto

Debe

Haber

6 06/05/20XX

Bancos

$137,500.00 Documentos por cobrar Interes

$125,000.00 $ 12, 500.00

Pago del cliente Pedro Perez con un interes del 10% . Figura 9. Basado en el Libro Principios de Contabilidad de Javier Romero López

En este caso el interés es considerado un ingreso ya que proviene, del pago que realizará un tercero hacia la empresa. Los pagarés son títulos de crédito, es decir, promesas de pago respaldadas mediante documentos en las que el cliente o deudor se compromete a realizar el pago (deuda) en una fecha específica.

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CONTABILIDAD FINANCIERA De acuerdo a la Ley General de Títulos de Crédito los elementos que debe contener son los siguientes: 1. Mención de ser pagaré. 2. Debe contener la promesa incondicional de pagar una suma determinada de dinero. 3. El nombre de la persona a quien ha de hacerse el pago. 4. La fecha y lugar de pago. 5. La fecha y el lugar en que se suscribe el documento. 6. La firma del suscriptor o de la persona que firme a su ruego o en su nombre. Aquellos pagarés que no indiquen la fecha de vencimiento se consideran pagadero a la vista, si no indica el lugar de pago, se pone como domicilio el que suscribe. Letra de cambio. Es un título de crédito en el que girado se compromete a pagar un monto de efectivo en una fecha determinada al girador. La letra de cambio debe contener los siguientes elementos mencionados en la Ley de Títulos y Operaciones de Crédito: 1. La mención de ser letra de cambio. 2. Lugar y fecha en donde se suscribe. 3. La orden incondicional al girado de pagar una suma determinada de dinero. 4. Nombre del girado. 5. Lugar y fecha de pago. 6. Nombre de la persona a quien ha de hacerse el pago. 7. La firma del girador o de la persona que suscriba a su ruego o en su nombre.

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Conclusión Como te percataste en este capítulo, analizamos el concepto y la importancia de las cuentas por cobrar de acuerdo a su clasificación las encontramos de la siguiente manera: Por su grado de exigibilidad. A cargo de clientes. A cargo de otros deudores. En este capítulo, también estudiamos cada una de las cuentas que las integran: clientes, deudores, documentos por cobrar, funcionarios y empleados. Existen cuentas por cobrar y cuentas por pagar ambas pueden ser a cargo de la empresa, algunas respaldadas por títulos de crédito, como son el pagare y la letra de cambio. En esta lectura aprendiste también los métodos para determinar el porcentaje de incobrabilidad, el cual representan aquellos pagos que no se van a recuperar, en la lección se explican tres métodos para su determinación. En conclusión las cuentas por cobrar son mecanismos que utilizan las empresas para obtener beneficios económicos, sin embargo es importante llevar a cabo su adecuada administración ya que de esto depende su uso correcto y obtención de beneficios a futuro.

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Para aprender más

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Videos FCA (2014). Administración de las cuentas por cobrar. Video de You Tube obtenido de: https://www.youtube.com/watch?v=qdsySSFpCeQ

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Warren, C & Reeve, J. (2010). Contabilidad Financiera. México: CENGAGE Learning. Capítulo 9. Cuentas por Cobrar. Obtenido de: http://www.universidadsise.edu.pe/images/biblioteca/descargas/3sem/ppc _contabilidad_financiera.pdf

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Actividad de Aprendizaje

Instrucciones: Con la finalidad de profundizar en los conocimientos adquiridos a lo largo de esta sesión, ahora tendrás que realizar una actividad en la que tendrás que realizar el registro de las siguientes operaciones: Ejercicio 1. Realiza el Registro de Operaciones: 1. Venta de mercancías por $ 50,000.00 pesos, el 50 % se pagó a crédito y el resto fue avalado por el pagare No. 70. 2. El empleado Juan Torres solicito un préstamo a la empresa en la que trabaja por $ 10,000.00 pesos. 3. Se vendió mobiliario y equipo a la empresa Accesorios Informáticos por un valor de $ 75,000.00 pesos, cantidad que queda pendiente de pago. Ejercicio 2. Realiza el registro por incobrabilidad de cobro bajo el método de porcentaje de ventas La empresa Muebles Tampico S.A., genero ventas a crédito a sus clientes por $ 245,000.00 pesos, después de 5 días la empresa tuvo una devolución sobre la mercancía por $ 45, 890.00 pesos. Con base a la experiencia de años anteriores, se determinó que el 2 % se considerara como porcentaje de estimación por incobrabilidad. El saldo anterior era de $ 19, 500.00 antes del ajuste. Además deberás realizar un cuadro sinóptico sobre las cuentas por cobrar, puedes realizarlo en cualquier programa especializado de cuadros sinópticos, al final tendrás que guardarlo en formato PDF, con la finalidad de subirlo a la plataforma de la asignatura.

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CONTABILIDAD FINANCIERA Recuerda que esta actividad te ayudará a entender y apropiarte del concepto de cuentas por cobrar a través de un juicio crítico, lo cual te facilitará el registro de operaciones de las cuentas por cobrar. Esta actividad representa el 5% de tu calificación y se tomará en cuenta lo siguiente: Tus datos generales. Desarrollo correcto y completo de ambas actividades. Referencias bibliográficas. Ortografía y redacción. Representación gráfica.

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Bibliografía Cantú, G. G., & Guajardo, N. A. (2008). Contabilidad Financiera. México: Mc Graw Hill. López, A. J. (2010). Principios de Contabilidad. México: Mc Graw Hill. Warren, C & Reeve, J. (2010). Contabilidad Financiera. México: CENGAGE Learning.

Cibergrafía

Videos FCA (2014). Administración de las cuentas por cobrar. Video de You Tube obtenido de: https://www.youtube.com/watch?v=qdsySSFpCeQ Warren, C & Reeve, J. (2010). Contabilidad Financiera. México: CENGAGE Learning. Capítulo 9. Cuentas por Cobrar. Obtenido de: http://www.universidadsise.edu.pe/images/biblioteca/descargas/3sem/ppc_conta bilidad_financiera.pdf

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