RECORDEMOS EL PASO POR LA CONTABILIDAD COMERCIAL

LA CUENTA Y SUS ELEMENTOS

Conceptos:

Es el formato en el que se registran en forma CLARA, ORDENADA yCOMPRENSIBLE los aumentos o las disminuciones que sufre un valor del Activo,Pasivo, Patrimonio, Ingreso o gasto, después de realizado un hecho económico uoperación. • Es el nombre que se utiliza para registrar, en forma ordenada y cronológica las operaciones que diariamente realiza un ente económico y muestra el saldo. • Cuenta

es un termino usado en contabilidad para designar

derechos, obligaciones, y resultados; en ella se hacen registros sistemáticos y análogos quepermiten la interpretación de las operaciones de una empresa.REPRESENTACION DE LA CUENTA: La cuenta puede representarse de variasformas, lo importante es que permita conocer los aumentos o disminuciones y queposibilite determinar fácilmente el saldo o diferencia.En su sentido formal, la cuenta se representa mediante la letra T, y se denominacuenta T

La cuenta T nos permite visualizar perfectamente que cada cuenta tiene un lado débitoy lado crédito, que cada cuenta tiene la capacidad de dar y recibir, cumpliéndose así elprincipio de la partida doble,

según

el

cual,

en

toda

contabilización

de

una

operación,siempre hay como mínimo una cuenta que entrega y una que recibe. La cuenta T la podemos definir como la representación gráfica de la cuenta contablecon sus diferentes elementos. Esta se compone de los siguientes elementos: 1. Código y nombre o denominación de la cuenta 2. El lado izquierdo: se conoce Como débito o debe 3. El lado derecho: se conoce como crédito o haber 4. Sus movimientos débitos y crédito 5. Diferencia o saldo: Es el resultado entre los dos lados y este puede ser débito o crédito.

1110 BANCO (1) DEBITO (2)

CREDITO (3)

700.000

200.000

600.000

800.000

4

580.000

460.000

1.880.000 1.460.000 5) 420.000 Para obtener el saldo de una cuenta, los aumentos se registran por un

lado

y

lasdisminuciones

o

reducciones

en

el

lado

opuesto.Convencionalmente, en el sistema de contabilidad por partida doble, y según laubicación de las cuentas en el balance general, el lado débito de la cuenta se utilizapara registrar los aumentos en activos y las disminuciones en pasivos y patrimonio; p o r c o n t r a p o s i c i ó n e n e l l a d o crédito

se

registran

los

incrementos

en

p a s i v o s y patrimonio, y las disminuciones en activos. Lo que quiere decir que las cuentas según su naturaleza se clasifican en Débito y Crédito. ACTIVOS (1) DEBITO

CREDITO

+

-

Aumenta

Disminuye

PASIVOS (2) DEBITO

CREDITO

+

-

Aumenta

Disminuye

PATRIMONIO (3) DEBITO

CREDITO

+

-

Aumenta

Disminuye

INGRESOS (4) DEBITO

CREDITO

+

-

Aumenta

Disminuye

GASTOS (5) DEBITO +

CREDITO -

Aumenta

Disminuye

COSTOS DE VENTAS (6) DEBITO + Aumenta

CREDITO Disminuye

CLASIFICACION DE LAS CUENTAS Las cuentas se clasifican: (1) reales o de balances, (2) nominales o de resultado y (3) cuentas de orden o de memorando. Cuentas reales o de Balance: Son aquellas que representan bienes, derechos u obligaciones de la empresa, determinando su patrimonio. También puede afirmarse que son aquellas que forman parte de la ecuación contable, tiene duración permanente y su saldo siempre representa un valor tangible. Se subdividen en cuentas del activo, del pasivo y del patrimonio. •

Son cuentas del activo: caja, bancos, deudores, inventarios de mercancías maquinaria y equipo, construcciones y edificaciones, entre otras.

•

Son cuentas del pasivo: obligaciones financieras, cuentas por pagar, proveedores, IVA, retención en la fuente, entre otras.

•

Son cuentas del patrimonio: capital social, reservas, utilidades, pérdidas, entre otras.

Cuentas Nominales o de Resultado

Son las que tienen su origen en las operaciones del negocio, determinando aumentos o disminuciones en patrimonio en razón de utilidades o pérdidas generadas en el ejercicio contable. Se denominan también transitorias por que su duración llega hasta las terminación de cada ciclo contable, momento en que debe cancelarse o saldarse. A este grupo pertenecen los ingresos operacionales, los gastos operacionales de administración o de venta, etc. También son de este grupo las cuentas de costos de venta o fabricación, los ingresos no operacionales y los gastos no operacionales. •

Son cuentas de ingreso: comercio al por mayor y al por menor, las devoluciones en ventas, arrendamientos, otras ventas, servicios, entre otras.

•

Son cuentas de gastos: gasto de personal, impuestos, financieros, depreciación, honorarios, servicios, entre otras.

•

Son cuentas de costo: las compras de mercancías, las devoluciones en compras, comercio al por mayor y al por menor, entre otras.

Cuentas de orden o de memorando

Son aquellas que figuran en el balance general pero representan bienes de propiedad de terceros que con intervención de la empresa prestan servicios especiales, como mercancías recibidas en consignación, valores en custodia, entre otras. PLAN UNICO DE CUENTAS Con el fin de tener un registro uniforme de las operaciones económicas realizadas por los comerciantes, transparencia de la información contable y lograr una mayor claridad y confiabilidad al evaluar la situación y evolución de los diferentes sectores económicos, en Colombia opera el plan único de cuentas (PUC) para comerciantes, que es obligatoria aplicación desde 1995 para todas las personas naturales u jurídicas a llevar contabilidad. Inicialmente establecido con el decreto 2195 de 1992, al PUC se le han efectuado varias modificaciones reglamentadas por los decretos 2650 de 1993, 2894 de 1994, 2116 de 1996 y 95 de 1997.

La estructura del PUC es: •

catalogo de cuentas.

•

Descripciones.

•

Dinámicas.

Catalogo de cuentas: contiene la relación ordenada y clasificada de las clases, los grupos, las cuentas y las subcuentas correspondientes a los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos, costo de ventas, costo de producción y cuentas de orden, identificadas con un código numérico. Su codificación estructurada con base en niveles así: El primer digito indica la

Clase

Los dos primeros dígitos indican el

Grupo

Los cuatro primeros dígitos indican la

Cuenta

Los seis primeros dígitos indican la

Subcuenta

A partir del séptimo digito indica

Auxiliares

ESTADOS FINANCIEROS

Son los informes que aparecen en las empresas al final de cada período contable, con el fin de comunicar de manera resumida las actividades operativas, la situación financiera y los cambios en la posición financiera. Sirven como elemento de base para la toma de decisiones financieros del ente económico.

Los estados financieros básicos son: El balance general

El estado de resultado El estado de cambios en el patrimonio El estado de cambios en la situación financiera El estado de flujo de efectivo

Los estados financieros se deben de presentar con notas aclaratorias a los mismos.

En contabilidad II será objeto de estudio el Balance General y el Estado de Resultado.

BALANCE GENERAL: La ecuación contable fue tratada en contabilidad I, pero recordemos que ésta muestra valores diferentes cada vez que la empresa realiza una transacción. Sin embargo, la información contable debe comunicarse mediante el uso de cuentas para que el lector de los Estados financieros pueda conocer de manera clara la situación de la empresa, a una fecha determinada.

ACTIVO BALANCE GENERAL

PASIVO PATRIMONIO

El balance general debe elaborarse al menos una vez al año, coincidiendo con el último día del año calendario; pero para uso administrativo, se suele preparar para períodos más cortos: mensual, trimestral o semestral. Este estado cumple con dos propósitos esenciales: Ofrecer a los usuarios información financiera, sobre la organización, y servir como elemento de base para la toma de decisiones financieras en el mundo interno de la organización.

El administrador de una empresa tendrá dificultades para evaluar la información contable si el balance general se presenta en forma desordenada, así mismo a un analista de créditos se le dificultaría su labor si los balances que tuviera que examinar obedecieran a criterios

de presentación arbitraria

por parte del solicitante. Lo

anterior

se

obvia

mediante

un

modelo

estandarizado

de

presentación que permite ahorrar tiempo y dar uniformidad a la elaboración de este estado. Por estas razones se ha

se ha

aceptado la estructuración de un balance general, mediante agrupación de cuentas que presentan características similares.

Los activos se clasifican en dos grandes categorías:

ACTIVOS

ACTIVO CORRIENTE ACTIVO NO CORRIENTE

LOS ACTIVO CORRIENTE: Comprende el efectivo y todas aquellas partidas que pueden convertirse en efectivo, consumirse o

venderse en un plazo no mayor a un año. Los activos corrientes se ordenan en el balance de acuerdo con su liquidez.

Caja: Muestra el dinero efectivo y en cheque disponible.

Bancos: Muestra el valor del efectivo en cuentas corrientes y cuentas de ahorro.

Deudores: Representa el valor que adeuda a la empresa los clientes, empleados, socios y determina el valor nominal de los documentos y deudas a favor de la empresa.

Inversiones Temporales: Representa los dineros colocados por la compañía en títulos valores, como bonos, certificado de deposito a término, certificado de reembolso tributario, etc.

Inventarios: muestra los valores al costo de compra o de producción de los inventarios de mercancías, materias primas, productos en proceso y productos terminados.

Gastos pagados por anticipado: Corresponde las erogaciones hechas por anticipado para pago de seguro, arrendamiento, mantenimiento, intereses, etc.

LOS ACTIVOS NO CORRIENTES: Hacen referencia a los recursos convertibles en efectivo en un plazo mayor a un año.

Propiedades planta y equipo: También denominados activos fijos, comprenden aquellos artículos de naturaleza permanente, que se utilizan en las operaciones de la empresa y que no están disponibles para la venta.

Los activos fijos se clasifican en:

Tangibles: Terrenos, equipos, vehículos y recursos naturales Intangibles: Patentes, derechos de autor y crédito mercantil o good will.

Para algunos activos fijos, como vehículos y edificios, se utiliza una cuneta que disminuye su costo, a través del tiempo, denominada depreciación acumulada.

Esta partida tiene como objetivo determinar el valor en libros del activo fijo así:

VALOR EN LIBROS = COSTO - DEPRECIACIÓN ACUMULADA

Los cargos diferidos son desembolsos efectuados de los cuales se espera beneficio durante varios períodos pero que se debe amortizar en una vida útil estimada. Los cargos diferidos son costos y gastos de preoperaciones, costos de investigación y desarrollo.

LOS PASIVOS: Son los aportes de terceros, en efectivo o en especie, que representan las deudas que deben pagarse a favor de quienes otorgan el préstamo. En el balance general se tiene en cuenta el orden de requerimiento de pago de las cuentas de manera que las deudas inmediatamente exigibles se relacionan inicialmente, y las que poseen un mayor plazo después.

Los pasivos se clasifican en pasivo corriente y pasivo alargo plazo.

PASIVOS

PASIVO CORRIENTE PASIVO ALARGO PLAZO

Los

pasivos corrientes: Son las obligaciones que deben

cancelarse en un plazo máximo de un año.

Sobregiros bancarios: Son créditos automáticos otorgados por los bancos y descontados de la respectiva cuenta bancaria.

Obligaciones Financieras: Son los créditos otorgados por el banco a corto plazo.

Cuentas por pagar: El saldo muestra el valor de los créditos no respaldados por un documento en particular, originados por la compra de bienes o servicios y muestra el valor de los documentos girados por la empresa a terceros, tales como letras, pagarés, con el propósito de respaldar una deuda.

Obligaciones laborales : Determina el valor de las prestaciones sociales a corto plazo: intereses sobre cesantías, prima de servicios, vacaciones.

Impuesto gravámenes y tasas: Corresponde al valor de los impuestos estimados por concepto de renta y complementarios, impuesto a las ventas, que la compañía debe cancelar al Estado.

Pasivos diferidos: Están representados por ingresos recibidos por anticipado por la empresa como: arrendamientos, intereses, honorarios recibidos por anticipado.

LOS PASIVOS A LARGO PLAZO: Agrupa las obligaciones a cargo de la empresa cancelables en un período mayor a un año como:

Obligaciones financieras Cesantías consolidadas

EL PATRIMONIO: Depende como este constituida legalmente la empresa. específicas

Cada

tipo

de

sociedad

presenta

características

que deben tenerse en cuenta en el momento de

organizar las partidas que conforman el patrimonio.

Algunas de las diferencias de la estructura del patrimonio son:

Sociedades de Personas: El capital de la empresa esta representado por aportes de los socios, la distribución de utilidades se denomina participación.

Sociedades de capital: El capital de la empresa esta representado por acciones de igual valor, la distribución de utilidades se denomina dividendos.

Capital ESTAS SON ALGUNAS CUENTAS

Ganancia o pérdida

acumulada QUE CONFORMAN EL PATRIMONIO

Revalorizaciónes Reservas

ESTADO DE RESULTADOS

Al igual que el balance general, el estado de resultados se considera como una herramienta financiera más útil para evaluar la gestión económica realizada por la empresa, y sirve como orientador en la toma de decisiones. Su presentación varía de la actividad económica de la empresa.

El Estado de Resultado resume las transacciones correspondientes a los ingresos y egresos que tiene lugar en un período, buscando determinar la ganancia o pérdida que el negocio obtuvo en la actividad desarrollada en la empresa.

La presentación de las partidas en el estado de resultados se inicia con los ingresos provenientes de las venta se bienes o servicios, de las cuales se deduce los costos y gastos de administración y venta, obteniendo la utilidad o pérdida operacional. Adicionalmente, en el Estado de Resultados se presentan partidas de ingresos y egresos diferentes a la operación del negocio, conocidos como ingresos y egresos no operacionales.

A la utilidad operacional se le adicionan estas partidas y se obtiene la utilidad neta del período.

Finalmente de esta utilidad debe estimarse la provisión para impuestos de renta, y obtenemos la utilidad liquida, para de allí, hallar las reservas correspondientes y obtener así la utilidad del período.

EJERCICIO MODELO Esta información fue suministrada a diciembre 31 de 2006. De la empresa Aluminios del Quindío Ltda. Ingresos Financiero $428.000 Ingresos Recibidos por anticipado 810.000 Caja 549.100 Clientes 1.290.000 Cuentas por cobrar a Trabajadores 840.000 Provisiones 43.100 Equipo de Oficina 600.000 Flota y equipo de Transporte 5.800.000 Depreciación Acumulada 890.000 Gastos Pagados por Anticipado 420.000 Bancos Nacionales 163.000 Proveedores Nacionales 540.000 Aportes Sociales ¿ Impuesto sobre las Ventas por Pagar 70.000 Bancos 2.360.000 Mercancías No Fabricadas por la Empresa 3.500.000 Comercio al Por mayor y al Por menor 4.240.000 Compra de Mercancías 1.750.000 Gastos Diversos 480.000 Gastos de Personal 1.480.000

APLICANDO LA FORMULA PATRIMONIAL REALICE EL ANTEIRIOR EJERCICIO, TENGA EN CUENTA QUE UNICAMENTE SE UTILIZAN LAS CUENTAS DE BALANCE (ACTIVO, PASIVO Y PATRIMONIO) SE PIDE ENCONTRAR EL PATRIMONIO Y LUEGO LA FORMULA GENENRAL.-

VIII BIBLIOGRAFIA ESTUPIÑÁN GAITAN, Rodrigo, ESTUPIÑÁN GAITAN, Orlando, Análisis Financiero y de Gestión, Bogotá. Ecoe, Primera edición 2003. ORTIZ ANAYA, Héctor (2000), Análisis Financiero Aplicado, Bogotá, Grupo Editorial . CARDONA ARTEAGA, Jhon (2000), Estados Financieros, Bogotá. Editorial CIJUF. CONSEJO TÉCNICO DE LA CONTADURÍA PUBLICA (1999), Pronunciamientos 1 al 9, Bogotá, ECOE Ediciones. GUDIÑO y CORAL, Martha (2000), Contabilidad Universitaria, Bogotá McGrawhill. MONSALVE TEJADA, Rodrigo, (2001), Junta

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Contadores

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Conceptos Contables –

Normas

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Jurisprudencia

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Contabilidad

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