Manual de Conferencia América Móvil

Contenido Control del Documento .................................................................................................................... 3 Histórico del Documento ................................................................................................................. 3 Vigencia del Documento ................................................................................................................. 3 Objetivo .............................................................................................................................................. 3 Configuración BW (Administrador del servicio). ......................................................................... 4 Configuración a nivel empresa ................................................................................................... 4 Configuración a nivel grupo. ....................................................................................................... 5 Creación de parámetros para la interfaz del moderador........................................................ 9 Cliente - Moderador ................................................................................................................... 14 Interfaz de usuario ...................................................................................................................... 15 Agregar conferencia Meet-Me en Outlook.............................................................................. 17 Configurar credenciales y dirección del servidor ................................................................... 18 Crear nueva conferencia ........................................................................................................... 20 Incluir conferencias sin reservación dentro de una junta ..................................................... 21 Modificar conferencia ................................................................................................................. 22 Eliminar conferencia................................................................................................................... 23 Anexo 1 ........................................................................................................................................ 24

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Control del Documento Elaboración Revisión Actualización Autorización y Liberación

Nombre y Firma Adrian Arriaga Xochitl Amairani Xochitl Amairani Adrian Arriaga

Fecha 07/02/2014 04/06/2014 04/07/2014

Histórico del Documento Versión AUDIOBRIDGE AUDIOBRIDGE V1 AUDIOBRIDGE V2 Manual de Conferencia AMX

Fecha 12/02/2014 04/06/2014 28/07/2014 29/08/2014

Propósito Elaboración Actualización de contenido Actualización final Manual para AMX

Vigencia del Documento A partir de su liberación y hasta que sea emitida una nueva revisión o existan cambios dentro de la plataforma.

Objetivo Establecer los pasos de la activación que debe hacer el administrador del servicio así como el manejo de Meet-Me Conferencing por medio de la interfaz del moderador.

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Configuración BW (Administrador del servicio). Configuración a nivel empresa 1. Entrar a: Empresa  Meet-Me conferencing

2. Seleccionar Meet-Me Conference Ports.

3. Colocar el límite de puertos (integrantes) disponibles para conferencia.

4. Dar clic en Apply para guardar la configuración. Nota: Esta configuración sólo puede realizarla el administrador de la empresa.

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Configuración a nivel grupo. 1. Ir a nivel grupo y seleccionar Meet-Me Conferencing,

2. Elegir la opción Meet-Me Conference Ports.

3. Asignar el límite de puertos de conferencia por grupo y dar clic en OK.

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4. Entrar a la opción Meet-Me Conference Bridges

5. Dar clic en Add (Agregar)

6. Llenar los siguientes campos:

Conference Bridge ID: Identificador Name: Asignación de nombre. Calling Line ID Last Name: Identificador de llamada para el apellido. Calling Line ID First Name: Identificador de llamada para el nombre. Time Zone: Seleccionar la zona horaria por localidad. P á g i n a 6 | 26

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Allocated Ports To This Bridge: Límite de puertos que van a ser ocupados por el salón de conferencia. Seleccionar cualquiera de las siguientes 3 opciones: Allow Individual Outdial: Esta opción permite la marcación individual de salida. Maximum Conference Duration hours minutes: Esta opción permite establecer la duración máxima de la conferencia en horas y minutos. Play Warning Prompt minutes before the conference end: Esta opción advierte minutos antes de terminar la conferencia.

7. Para agregar a los anfitriones de la conferencia use las opciones de búsqueda agregando a la lista de la derecha una vez terminado dar clic en OK.

8. Para activar y gestionar creada.

la conferencia. Seleccionar la conferencia recién

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9. Para asignar número y extensión, seleccionar la opción Addresses.

10. Colocar el número de extensión asignado y el número telefónico en caso de contar con él.

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Creación de parámetros para la interfaz del moderador. 1. Como moderador se debe acceder a la dirección del portal de la plataforma usando su usuario y contraseña.

https://conf.vip.americamovil.com

2. En la lista de opciones, dar clic en Meet-Me Conferencing. En el siguiente menú seleccionar la opción Conferencias para crear una.

3. Para agregar una conferencia dar clic en Add.

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4. Llenar los siguientes campos:

Seleccionar un salón de conferencia desde la lista desplegable. Título: Escribir un título descriptivo para la Conferencia. Número estimado de participantes: (294 máximo, pero no mayor que el número de puertos permitidos). Restringir el número de participantes: Limita la conferencia a cierto número de participantes  

  

Silenciar a todos los asistentes a la entrada: Para silenciar a los asistentes al ingresar a la conferencia Finalizar la conferencia cuando el moderador se marche: Finaliza la conferencia automáticamente cuando el moderador abandona la conferencia. El Moderador debe iniciar la conferencia: Especifica que la conferencia no puede comenzar sin el moderador. Habilitar un PIN de seguridad: Da una clave de seguridad para los que quieren entrar a la conferencia. Permitir un identificador único.

Cuando los asistentes se unen o se van (seleccionar opción de alerta): -

Reproducción de tono Reproducción de nombre P á g i n a 10 | 26

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-

Sin notificación.

Tipo de conferencia: -



De una vez: Periodo que empieza al terminar de crear la conferencia en la plataforma. - Periódico: Frecuentemente - Sin reservación: se reserva la conferencia en determinado tiempo. Programar la Conferencia: - Para una conferencia de una sola vez o recurrente, escribir la fecha de inicio en formato MM/DD/AAAA. Escriba la hora de inicio de la Conferencia en formato HH: mm y seleccionar "AM" o "PM" de la lista.

-

Para una Conferencia sin reservación, escriba la fecha de inicio y el final (hasta 12 meses de anticipación) de fecha en formato MM/DD/AAAA. Si se permite, también puede seleccionar nunca en lugar de la fecha final.

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-

Para una conferencia recurrente: colocar la frecuencia con la que se hará su fecha de inicio y final.

Para especificar la duración de una conferencia de una sola vez o recurrente, seleccionar el tiempo en horas y minutos. 

Especifique la frecuencia para una conferencia recurrente: - Si es del diario, seleccionar diariamente e introduzca la frecuencia en días. - Si es semanal, seleccionar semanalmente, introducir la frecuencia y el día de la semana para la Conferencia. - Para mensuales, seleccionar mensual, especificar la frecuencia en los meses y entrar en el día del mes para la Conferencia. - Para anual, seleccionar anualmente, especificar la frecuencia en años y seleccionar el día del año para programar la Conferencia.

Dar clic en aceptar para la creación de la conferencia

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5. Seleccionar la sala de conferencia recién creada para verificar el acceso a la conferencia así como acceso del moderador.

6. Para acceder a la interfaz del moderador seleccionar el botón Activar cliente moderador

Activar cliente moderador: Abre la ventana de monitoreo de la conferencia

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Cliente - Moderador El cliente de conferencias Moderador permite la administración de la conferencia mientras ésta se lleva a cabo. Sólo se puede moderar una conferencia a la vez; sin embargo, una conferencia puede ser manejada por varios moderadores.

Título de conferencia

No. de Bridge conferencia PIN de moderador conferencia Marcador

Área de mensaje global Barra de control conferencia Id de conferencia PIN de seguridad

conferenci a Botones de acción

Moderador y participante

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Interfaz de usuario Los elementos siguientes están disponibles en la interfaz del cliente:    





Área del mensaje global – Muestra por 10 segundos confirmaciones, advertencias o mensaje de error que debe ser comunicada al usuario. Marcador – Le permite añadir participantes a la Conferencia. Barra de conferencia – muestra el nombre de la Conferencia, el número y contiene controles generales. Controles generales – Permiten realizar acciones sobre la Conferencia. Son Conferencia bloqueo, desbloqueo, Inicio, pausa, reanudar, Detener grabación y finalizar conferencia. Moderador y participante listas – Lista los moderadores y participantes, con su número de teléfono y su estado, el cual puede estar hablando , silenciado , o en espera . Los botones de acción – Permite realizar acciones sobre un moderador seleccionado o participante, desactivar/activar, Espera/Sin retención. En las filas de los moderadores solamente, hay Conferencia modo encendido/apagado. Estos botones aparecerán en la fila cuando una persona pueda realizar las acciones que representan.

Silenciar o activar micrófono de participante Mover el ratón sobre el participante y hacer clic en silenciar

o activar

.

NOTA: En el Modo Lectura automática, sólo un máximo de 100 participantes pueden ser silenciados. Poner a participantes en espera o reanudar a un participante. Mover el ratón sobre el participante y hacer clic en espera

o reanudar

.

Sacar de la conferencia a un participante Mover el ratón sobre el participante y hacer clic en la flecha

.

Activar o desactivar el modo de lectura Cuando el modo lectura está activado, los nuevos participantes se silencian automáticamente al incorporarse a la conferencia. -Para activar el modo de conferencia, hacer clic en Modo de conferencia , mueva el ratón sobre cualquier moderador y hacer clic en modo de conferencia. El moderador se convierte en el orador y el resto de los participantes quedan en silencio. P á g i n a 15 | 26

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-Para desactivar el modo de conferencia, hacer clic en Modo de conferencia de nuevo. Bloquear o desbloquear Conferencia -Para bloquear, hacer clic en bloqueo de conferencia o o Desbloquear Conferencia Cuando la Conferencia está bloqueada, no se pueden unir nuevos participantes a la conferencia. Iniciar, detener, pausar, reanudar la grabación Los botones Inicio, detener, pausar y reanudar en la barra de conferencia son utilizados para gestionar las grabaciones de la Conferencia. Para iniciar la grabación, hacer clic en iniciar la grabación . Aparece un mensaje de confirmación en el área del mensaje Global. El botón Iniciar grabación cambia al botón pausar la grabación y el botón Detener grabación

aparece en la barra de conferencia.

Para detener la grabación, hacer clic en detener grabación. Para pausar la grabación, hacer clic en pausar la grabación. El botón pausar la grabación cambia al botón Iniciar grabación. Para reanudar la grabación, hacer clic en iniciar la grabación. El botón Iniciar grabación cambia al botón pausar la grabación. Finalizar conferencia. En la barra de título de la Conferencia, hacer clic en Finalizar conferencia

.

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Agregar conferencia América Móvil en Outlook A continuación se enlistan los pasos para para agregar una Conferencia desde Outlook: 1. Posicionarse en la barra de herramientas de Inicio.

2. Seleccionar la opción Nuevos Elementos.

3. Dar clic en Reunión

4. Enseguida saldrá una ventana en la que se podrá comenzar a programar la Conferencia.

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Configurar credenciales y dirección del servidor La opción de menú Conferencias está deshabilitado hasta que configure sus credenciales y la información del servidor. 1. Hacer clic en Configuración.

2. En la ventana Configuración de complemento de Outlook… ingresar su nombre de usuario y contraseña BroadWorks.

3. Hacer clic en el vínculo (Mostrar configuración avanzada). La ventana se amplía y muestra el área Detalles del Servidor.

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4. Introducir la dirección IP y número de puerto del servidor de cliente BroadWorks y el URL del cliente moderador.

Dirección del anfitrión: conf.vip.americamovil.com Puerto del anfitrión: 2208 Url cliente moderador: https//conf.vip.americamovil.com/meet-me-moderator 5. Clic en OK.

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Crear nueva conferencia Para crear una Conferencia, se debe tener acceso a un puente en BroadWorks y ser capaz de crear una Conferencia Meet-Me de Outlook. 1. En el cuadro de Dialogo Administrar Conferencias Meet-Me, hacer clic en agregar, aparecerá el cuadro de dialogo Agregar Conferencia.

2. Insertar la información necesaria.

3. Dar clic en Aceptar y Enviar, la Conferencia se crea en BroadWorks y la invitación a la Reunión.

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Incluir conferencias sin reservación dentro de una junta Sólo conferencias sin reservación pueden ser incluidas en una junta de Outlook, mientras estas programando una junta en Outlook del menú de Conferencia de Meet-Me, hacer clic en Conferencias y entonces seleccionar una conferencia existente de la lista.

El cuerpo de la invitación a la Reunión de Outlook se rellena con el texto de la invitación de la Conferencia. No hay interacción con BroadWorks, cuando se rellena la invitación a la Reunión, el texto incluye:

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Modificar conferencia 1. Seleccionar el Calendario de Outlook.

2. Posicionarse en la Reunión que se desea Modificar.

3. Abrir la Reunión que se va a modificar.

4. Aparecerán los datos de la conferencia para poder editar la reunión.

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Eliminar conferencia Para eliminar una conferencia, realizar los siguientes pasos: 1. Seleccionar el Calendario de nuestro Outlook.

2. Seleccionar la Reunión que desea eliminar.

3. Dar clic en la opción de Cancelar la Reunión, automáticamente desaparecerá de nuestro calendario.

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Anexo 1 ¿Cómo instalar los Primary Interop Assemblies (PIA)? En caso de que se presente algún problema y que no aparezca en Outlook la parte de Conferencia Meet–Me, después que se realizaron los pasos y continúa sin aparecer, realizar los siguientes pasos:

1. Tener a la mano la imagen de Microsoft Office Instalado en el equipo, dependiendo la versión que se encuentre instalada.

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2. Ejecutar el instalador de Microsoft Office.

3. Agregar o quitar Funciones, Seleccionar Outlook e instalar la Programación de .NET

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4. Progreso de la instalación.

5. Con este último paso y reiniciando Outlook aparecerá el nuevo icono de Conferencia de Meet – Me.

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