Control de Documentos y Registros CODIGO PROC – CDR – 07

Procedimiento obligatorio del Sistema de Gestión de Calidad Control de Documentos y Registros Código :PROC-CDR-

Versión formato: 07

Vigencia documento: 03/03/2013

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Procedimiento Obligatorio del Sistema de Gestión de Calidad Control de documentos y registros. 1. Objetivo Establecer la metodología para generar, aprobar, distribuir y controlar los documentos asociados a los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad de la Corporación Municipal de Lo Prado; según el modelo Normativo ISO 9001.Ademas, establece la metodología para asegurar que los registros estén debidamente identificados, almacenados, protegidos, accesibles, legibles; así como el tiempo de retención y su disposición

2. Alcances El procedimiento se aplica a todos los documentos y registros que son parte del alcance del Sistema de Gestión de Calidad, según el requisito 4.2 de la Norma ISO 9001.

3. Términos y Definiciones Concepto

Definición

SGC

Sistema de Gestión de calidad

SG

Secretario General

RP

Responsable de proceso

CMLP

Corporación Municipal de lo Prado

RDGC

Representante de la Dirección de SGC

Documento interno

Son documentos controlados, generados dentro de la CMLP forma parte del Sistema de Gestión de Calidad Ejemplo: Manual de calidad, revisión de SGC, procedimientos, Instructivos, lista de seguimiento, matrices, informes, actas, planes, programas.

Documento externo

Son documentos controlados, de origen externo al SGC , ejemplo: Normal legales, Reglamentos, Decretos, Resoluciones técnicas u

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otros ;por la cual se rige el que hacer de la CMP Documento Controlado

Se entiende como documento controlado todo documento que forma parte del Sistema de Gestión de Calidad y que requiere de una lista de distribución, de forma de asegurar que sean usados sólo los documentos vigentes, previendo el uso no intencionado de documentos obsoletos, para la realización de las actividades. Los documentos se clasifican de acuerdo a su origen como internos o externos.

Documento Obsoleto

Documento que ha sido inmediatamente siguiente.

Procedimiento

Proceso documentado. Su objetivo es especificar las actividades que el personal debe realizar en cada proceso. Manera específica de realizar una actividad. Su objetivo es complementar los pasos de un proceso, detallando más claramente los caminos a seguir para que el proceso cumpla con la calidad esperada. Para efectos de este procedimiento, existe el instructivo para la realización de procedimientos del SGC de la CMLP.

Instructivo:

reemplazado

por

la

versión

Diagrama de Flujo

Representación grafica de secuencia de las actividades de un proceso.

Formato

Documento empleado para el registrar información que da evidencia de la ejecución de una actividad. Normalmente, se debe nombra en el anexo del procedimiento; y se encuentran disponibles en la Web de la CMLP

Manual de la Calidad ISO 9001

Documento controlado que describe el Sistema de Gestión de Calidad y sus elementos.

Registros

Se entiende por registro, a todos los documentos generados como resultados de un proceso y/o durante la ejecución de una acción, con fines de dejar una constancia que dicha acción fue hecha y conservar sus resultados para posterior análisis. El término "registros" se refiere a informes, formularios, correspondencia y cualquier otra documentación que registre resultados obtenidos o

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proporcione evidencia de actividades realizadas. Dichos registros pueden emitirse en forma de copia impresa, en medios electrónicos u otros, estableciéndose en cada caso los respaldos necesarios. Registros internos

Registros generados dentro de la CMLP

Registros externos

: Registros generados por cualquier organización, fuera de CMLP

Tiempo de retención

Es el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer disponibles en los archivos para su consulta. Este tiempo siempre debe considerar las instrucciones emanadas por los cuerpos legales respectivos

Medio de soporte

Los registros de calidad se archivan, pudiendo ser en soporte informático o en papel; tomándose las medidas precisas para garantizar su perfecto estado de conservación

Recuperación

Acto que permite acceder a los registros de manera rápida. Por lo tanto, el registro se puede localizar y acceder en los archivos y/o carpetas tanto físicas como electrónicas identificadas y destinadas para su protección. Actividad que protege los registros impresos colocándolos en carpetas y archiveros bajo condiciones ambientales adecuadas para su conservación; evitando su maltrato, extravió o daño. Nota: (si algún registro se dañara o extraviara se deberá reponer). Además, cuando un registro es electrónico, la cuida, realizando respaldos quincenales de la información en dispositivos de almacenamiento extraíble; asimismo se cuenta con software antivirus. Adicionalmente a su respaldo diario vía servidor establecido en la CMLP. Indica el destino final de los registros, una vez que ha cumplido su tiempo de retención

Protección

Disposición

4. Funciones y Responsabilidades SG

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•

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Aprueba toda la Documentación del SGC. Todos los documentos del SGC deben contar con aprobación.

RSGC •

Elaborar y/o revisar los documentos asociados a los procedimientos obligatorios del SGC

•

Efectuar las modificaciones a sus documentos, cuando se realicen de manera distinta a lo establecido. Además, debe actualizar la documentación obligatoria del SGC cada vez que se requiera

•

Gestionar el efectivo control de los documentos internos, externos y registros del SGC

•

Difundir los Documentos del SGC

RP •

Elaborar y/o revisar los documentos asociados a su proceso

•

Efectuar las modificaciones a sus documentos, cuando se realicen de manera distinta a lo establecido. Además, debe actualizar la documentación de su proceso cada vez que se requiera.

•

Gestionar el efectivo control de los documentos internos, externos y registros del SGC.

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5. Diagrama de Flujo de proceso

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Continuación

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Continuación

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6. Descripción de las Actividades del proceso. Etapa

Descripción

Evidencia

1

Elaboración de procedimientos e instructivos, registros y otros: el responsable de proceso (RP) elabora su procedimiento y/o modificaciones según el procedimiento de Control de documento y registro del SGC de la Corporación Municipal de Lo Prado PROC-CDR-01. Además, propone los documentos, formato, estructura, especificaciones, matrices, etc. que sean necesarios para el cumplimiento de sus objetivos y sus actualizaciones. Luego envía al Responsable del SGC para gestionar la aprobación y su distribución de dichas modificaciones. El Responsable del SGC asigna código al documento de acuerdo al proceso especificado para ello PROCCDR-01.

Procedimiento de control de documento y registros PROCCDR

Las modificaciones a los documentos se identificarán en el apartado Registro de modificaciones donde se indicará la versión, fecha de la modificación, principales puntos modificados, y resumen de modificaciones. Para el caso de los documentos externos, estos se controlan de acuerdo a la información de versión u otros elementos identificatorios aportados por el emisor. Respecto a los registros, el Usuario que tiene la necesidad de registrar un resultado o una evidencia, debe informar a su jefatura su necesidad; en caso que no exista el registro debe comunicarse con el Dueño de Proceso respectivo para que genere el formato y luego se incorpore en el procedimiento. En ambos casos, el registro se identificara por pro responsable del proceso. En el caso de un registro, se deberá evidenciar los resultados, garantizando que la información sea legible, por medio de un registro. 2

Revisión y aprobación de las versiones oficiales de los procesos e PROC-CDR instructivos y otros: El RSGC es el responsable de lograr la aprobación y validación a los documentos modificados o confeccionados por los RP y efectuar las modificaciones y distribución en el SGC. La aprobación del documento se obtiene a través de la firmas en el apartado “registro de modificaciones” según las especificaciones del PROC-CDR. Este documento es considerado como copia controlada que está disponible en el archivador de “documento controlado” que posee cada RP. En el caso de no ser aprobado, se realizan las modificaciones respectivas y se presenta nuevamente. Si existe formato de documento interno previamente

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establecido, la revisión se realiza en cuanto a contenido y formato. El RSGC asigna código según lo especificado en el procedimiento PROC-CDR-01 3

4

Publicación de procedimientos e instructivo: RSGC es el responsable de publicar en la página web e informar a la comunidad de las modificaciones a los documentos oficiales del SGC y de los procedimientos. Los documentos publicados en página web están en formato PDF como copia no controlada lo que especifica al pie del documento. Además, no contienen firma para evitar el mal uso. Control de documentos y registros: cada responsable de proceso (RP) es el encargado de controlar sus documentos y registros necesarios para el funcionamiento de sus procesos y el método utilizado esta declarado en el manual o procedimiento apartado control de registro según PROC-CDR. El RPSGC es quien controla los documentos internos de SGC y los externos Además, cada responsable de proceso posee una carpeta impresa de los Documentos oficiales del SGC ; además están en PDF disponible en la página web de la Corporación Municipal de Lo Prado e identificado como “Documento NO Controlado”

5

Los documentos obsoletos oficiales de SGC son resguardados por el RP en la carpeta digital del SGC disponible para ello y se declara en cada control de registro y contiene el timbre de agua “documento Obsoleto” en caso de ser necesario su uso. Almacenamiento de los registros: Los registros deberán almacenarse de acuerdo a lo establecido en cada procedimiento por el responsable. El registro debe almacenarse en el lugar y por el tiempo de retención que corresponda (se deben cumplir las normativas legales al respecto). El responsable de almacenar el registro debe protegerlo según su medio de soporte y lugar de almacenamiento, para garantizar que este sea recuperable para su uso y/o análisis posterior. Cada vez que se requiera acceder al registro, el responsable deberá recuperar el registro por medio de rutas, ya sea para una recuperación digital o impresa. El responsable de almacenar el registro debe preocuparse de mantener el registro bajo las condiciones definidas en la matriz por el tiempo especificado como tiempo de Retención. Cumplido el período de almacenamiento, el responsable debe disponer del registro según la acción definida en la columna Disposición.

Publicación en la página web (documento no controlado) PROC-CDR

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7. Control de registros ( ver instructivo estructura documental) Almacenamiento

Identificación Lugar /responsables

Medio de Soporte

Protección

Recuperación

Tiempo de Retención

Disposición

Oficina

Of. de RSGC/ Matriz de Control de Documentos

Computador del Responsable del SGC

RD/notebook RD/escritorio/ carpeta corporación/c arpeta Sistema de gestión de calidad 2012/carpeta Sistema electrónico computacion Obligatorios/c Hasta que al de arpeta quede respaldo cada Procedimient obsoleto 15 días os Obligatorios/c arpeta Procedimient o ACP/ por correlativo /acta de mejoramiento xx

8. Indicadores de Cumplimiento ( ver instructivo estructura documental)

Carpeta digital obsoleta

digital

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INDICADORES: FORMULA DE CALCULO

DESCRIPCIÓN

Este proceso no cuenta con indicadores de gestión

N/A

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META ÁMBITO DIMENSIÓN SEGUIMIENTO

N/A

N/A

N/A

N/A

9. Referencias ( ver instructivo estructura documental) Ref.1: Norma ISO 9001

10. Anexos ( ver instructivo estructura documental) Anexo 1: Instructivo para realizar procedimientos del SGC Anexo 2: Formato Procedimiento Anexo 3: Formato Diagrama de Flujo Anexo 4: Matriz Control de Documentos

11. Aprobación y Control de los Cambios ( ver instructivo estructura documental)

Fecha Modificaciones

Responsable

Fecha de aprobación de la modificaciones

Responsable

Fecha de la implementación de la modificación

Responsable

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Responsable del proceso

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Secretario General

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Representante de la Dirección

Firmas de los responsables. Versión

Fecha

Principales Puntos Modificados

Resumen de Modificaciones

00

02.11.2011

-Versión inicial

Estandarización

04

23.01.2012

- Registro de Modificaciones

05

15.11.2012

06

30-12-12

07

03/03/2013

Revisión y actualización completa - Modificación del Objetivo y campo del Manual de la Calidad de aplicación - Modificación de las Exclusiones del alcance del SGC - Modificación de la Política de Calidad y los objetivos - Modificación de la descripción del servicio - Complementación de los términos y definiciones - Actualización del sistema de Gestión de la calidad - Revisión y actualización de la responsabilidad de la dirección - Modificación de la descripción de la gestión de los recursos - Complementación del proceso realización del servicio - Actualización de la descripción del proceso medición, análisis y mejora - Modificación de la aprobación y Control de los cambios. Capítulo 2: Descripción de la - 2.2.3 Objetivos de la calidad Corporación Municipal de Lo - 2.3 Estructura OrganizacionalPrado Organigrama Estandarizar - Hubo cambio en la versión del manual de RRHH, Formulación

- En Registro de Modificaciones, se incorpora tabla para la identificación de los cambios en los documentos. En responsables se elimina el nombre y se deja estandarizado, en función del cargo.

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Presupuestaria y Rendiciones de Educación Fagem.