Codificación

SEPLAN/DGA-SGCPR/001/2008

REVISIÓN Fecha Página:

Procedimiento de Control de Documentos y Registros 1.0 Objetivo

Establecer la metodología para la elaboración, aprobación, distribución y modificación de documentos, así como para el control de registros del Sistema de Gestión de Calidad de la Secretaría de Planeación.

2.0 Alcance Aplica a todas las Unidades Adminitrativas de la Secretaría de Planeación 3.0 Desarrollo 3.1 Creación o Cambio de Documentos DIAGRAMA DE FLUJO No. Actividad Propone un nuevo documento a su jefe inmediato, o bien la adecuación de uno existente, con la finalidad de mejorar el control 3.1.1 de las labores operativas y/o administrativas que se realizan, asegurándose de que éste cumpla con los elementos marcados en los Anexos 1, 2 y 3. Evalúa el documento en su contenido, viabilidad y apego a 3.1.2 normatividad aplicable al área en cuestión, y determina la factibilidad del mismo.

Responsable

Frecuencia

Referencia

Servidor público de la SEPLAN

Cuando se requiera un nuevo documento, o mejorar uno existente.

Anexos 1,2 y 3

Director General, Coordinador General, Director de Área

Cuando reciba una propuesta de nuevo documento para su área/proceso

Documento propuesto en borrador

Cuando acepta el nuevo documento, en señal de aprobación del mismo N/A para su integración en el SGC. Cuando recibe un Representante de la documento para su Revisa el documento en cuanto a cumplimiento de formato y Documento o registro 3.1.4 Dirección y/o coordinador revisión por parte de una apego a la Norma ISO 9001. propuesto de calidad Dirección o Coordinación. Director General, Retroalimentación Coordinador General, Realiza las adecuaciones pertinentes al documento, con base en Cuando se requieran brindada por el Director de Área y/o 3.1.5 las observaciones derivadas de la revisión del documento por ajustes al documento representante de la personal del proceso al parte del representante de la dirección y/o coordinador de calidad. elaborado. dirección y/o coordinador que pertenece el de calidad. documento. Sube al Moodle el documento aprobado y revisado, colocándolo en la carpeta correspondiente al proceso y/o área al cual Representante de la Cuando se autorice un 3.1.6 pertenece. En caso de que se trate de una actualización de Dirección y/o documento (nuevo o N/A documento, deberá asegurarse de eliminar la versión anterior del Administrador del Moodle actualizado). documento. Envía documento vía correo electrónico o Moodle al representante 3.1.3 de la dirección y/o coordinador de calidad, indicándole que se requiere integrar el mismo dentro del SGC.

Director General, Coordinador General, Director de Área

Coloca el documento en el Vínculo de "Novedades" del Moodle, donde permanecerá por 2 semanas como mínimo para el Representante de la conocimiento de usuarios. Así mismo, actualiza la lista maestra de 3.1.7 Dirección y/o documentos, añadiendo la referencia al documento en caso de Administrador del Moodle que sea nuevo, o bien actualizando el nivel de revisión del documento modificado

Cuando se autorice un documento (nuevo o actualizado).

N/A

REVISIÓN Fecha Página:

Codificación

SEPLAN/DGA-SGCPR/001/2008

Responsable

Frecuencia

Referencia

Servidor público de la SEPLAN

Cuando se requiera un nuevo registro, o mejorar uno existente.

N/A

Director General, Coordinador General, Director de Área

Cuando reciba una propuesta de nuevo registro para su área/proceso

Registro propuesto

3.2 Creación o Cambio de Registros No.

Actividad

3.2.1

Propone un nuevo registro a su director o coordinador, o bien la adecuación de uno existente.

Evalúa el formato propuesto en cuanto a la información a registrar, 3.2.2 la viabilidad del mismo y el apego a normatividad aplicable al área en cuestión, y determina si es o no factible.

DIAGRAMA DE FLUJO Si la generación o actualización del registro en cuestión implica 3.2.3 modificar algún documento, deberá seguir los pasos establecidos en el punto 3.1 de este procedimiento.

Director General, Cuando la creación o Coordinador General, actualización de un Director de Área y/o registro, implique personal del proceso al modificar un documento. que pertenece el registro.

Actualiza la lista maestra de registros, integrando el nuevo registro en la misma. Así mismo, de forma opcional podrá ser colocado en Representante de la 3.2.4 Moodle el registro generado, conforme al medio en el cual se Dirección y/o coordinador genere el registro y a los requerimientos del titular del proceso al de calidad que pertenece el registro.

Cuando se genera un nuevo registro.

Ver 3.1 de este procedimiento.

Registro generado

REVISIÓN Fecha Página:

Codificación

SEPLAN/DGA-SGCPR/001/2008

Responsable

Frecuencia

Referencia

Director General, Coordinador General, Director de Área

Cuando exista un documento externo aplicable a su proceso.

N/A

Representante de la dirección

Cada que reciba comunicación de la existencia de un nuevo documento de origen externo.

N/A

3.3 Control de documentos de origen externo DIAGRAMA DE FLUJO

No.

Actividad

3.3.1

Identifica los documentos de origen externo que rigen sus actividades o procesos, asegurándose de contar con el documento y de informar de la posesión del mismo al representante de la dirección.

Actualizar la lista maestra de documentos, incluyendo en ella los 3.3.2 documentos de origen externo.

Controlar los documentos de origen externo, mediante el 3.3.3 monitoreo del nivel de actualización de los mismos de origen externo con las entidades pertinentes.

Normatividad aplicable, Director General, Diariamente y/o cuando legislación, información Coordinador General, reciba comunicado de de organismos de tercera Director de Área y/o DGJ cambios. parte.

Solicitar la versión más actual del documento externo con la entidad u organización pertinente, desechar documentos con 3.3.4 niveles de edición anteriores o bien, en caso de que se requiera resguardar las versiones anteriores, identificarlas como no vigentes.

Director General, Cada actualización que Coordinador General, se tenga. Director de Área y/o DGJ

N/A

3.4 Control de registros DIAGRAMA DE FLUJO

No.

Actividad

Responsable

Frecuencia

3.4.1

Los registros son identificados a través de nombre, mismos que son relacionados en la lista maestra de registros.

Representante de la Dirección

Cada que haya un nuevo registro.

N/A

3.4.2

Conserva y protege los registros que están bajo su custodia en condiciones tales que evite su daño, pérdida o deterioro.

Todo el personal de la dependencia.

Durante todo el tiempo de retención de los registros.

N/A

En la lista maestra de registros se determina el área responsable de su respectiva protección, indicando además el tiempo de 3.4.3 resguardo del mismo, y los métodos de disposición final. Así mismo, se generan respaldos de la información del sistema para asegurar la disponibilidad de la misma.

4.0. Bitácora de revisiones FECHA 15-dic-08 05-feb-09 03-mar-09

DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO Clarificación de control de documentos externos. Se elimina copias controladas en papel. Autorización y Revisión de doctos en electrónico. Clarificación de actividades para generar y actualizar registros. Se establece que los únicos doctos que contendrá código serán los procedimientos y mc, suprimiendo de este control las directrices

Conforme al tipo de Todo el personal de la información, podrá dependencia. Cada generar respaldos persona es responsable semanales, quincenales, de realizar sus respaldos. mensuales, trimestrales o anuales

Lista maestra de Registros

PUNTO MODIFICADO 3.7, 3.14, 3.17, 3.18, 3.21 Todo el procedimiento Anexos

REVISIÓN 1 2 3

ELABORÓ

REVISÓ

AUTORIZÓ

Rosa Gabriela García Robles (DSG)

Adriana Leticia Vázquez Lamas (DGA)

Dr. Víctor Manuel González Romero (Secretario de planeación)

Codificación

SEPLAN/DGA-SGCPR/001/2008

5.0. ANEXOS: ANEXO 1 SIMBOLOGÍA EMPLEADA PARA LOS DIAGRAMAS DE FLUJO (UTILIZADA EN LOS PROCEDIMIENTOS) Los procedimientos pueden ser completados con un diagrama de flujo de las actividades, por lo que se incluye a continuación una simbología utilizada para representar gráficamente esta información: SIMBOLO NOMBRE FINALIDAD/UTILIDAD Inicio/término

Determina visualmente cunado inicia o termina una actividad según el contenido descrito dentro del símbolo

Proceso/actividad

Describe actividades o procesos sin la generación de registros o evidencias

Decisión

Muestra la disyuntiva ante una interrogante la cual implicará según su respuesta dos caminos identificados por el "si" o el "no".

Conector

Empleado para especificar continuauidad en otra actividad dentro del procedimiento

ANEXO 2 CODIFICACIÓN Ejemplo: Desglose de la fórmula: 1. Dependencia: 2. UA / Área o Proceso 3. Tipo de documento: 4. Núm. de documento 5. Año de Creación

SEPLAN/DGA-DRH-PR/000/2008

SEPLAN DGA/DRH Manual MN Procedimiento PR 001, 002, 003…

ANEXO 3 ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA El Manual de calidad y procedimientos deberán contener, en la esquina superior derecha del mismo, la siguiente tabla informativa de sus naturaleza:

Codificación

REVISIÓN Fecha Página:

Todos los Procedimientos deberán contener, en su esquina superior izquierda el logotipo de la SEPLAN: El Manual de calidad deberá contener, en su portada, el logotipo de la SEPLAN:

REVISIÓN Fecha Página:

3 Marzo 3 del 2009 1/4

aneación.

Registro

Documento propuesto

N/A

Documento propuesto, enviado vía electrónica (mail o Moodle).

N/A

Documento propuesto con adecuaciones.

Moodle

Lista maestra de documentos

3 Marzo 3 del 2009 2/4

Registro Registro propuesto

N/A

Documento actualizado.

Lista maestra de registros

3 Marzo 3 del 2009 3/4

Registro

N/A

Lista maestra de documentos

N/A

Lista maestra de documentos

Registro Lista maestra de Registros

No aplica.

Respaldos

REVISIÓN 1 2 3

de planeación)

3 Marzo 3 del 2009 4/4