PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE CONTRATISTAS Y VISITANTES

1.

FECHA

15/11/2013

VERSIÓN

2

OBJETIVO

Establecer normas mínimas de seguridad industrial y salud ocupacional que regirán las labores o actividades a realizar por parte de contratistas, subcontratistas y visitantes. Definir al contratista y sus trabajadores los conceptos disciplinarios y de comportamiento específicos de las actividades contratadas con la empresa. 2.

ALCANCE

Aplica a todos los contratistas, subcontratistas y visitantes. 3.

DEFINICIONES

3.1.

CONTRATANTE: funcionario de la empresa, el cual ha sido autorizado por la gerencia para contratar, bajo su servicio y su absoluta dependencia y dirección técnica.

3.2.

CONTRATISTA: se entiende como contratista aquella persona natural o jurídica que mediante un contrato, orden de trabajo y/o servicios o cualquier otro documento aceptado por la empresa, se obligue a cumplir una actividad de montaje, construcción, mantenimiento, asesoría, interventoría, entre otros, bajo su entera responsabilidad, bien sea en forma directa o a través del personal a su cargo.

3.3.

SUBCONTRATISTA: persona natural o jurídica contratada por el contratista, pero que igualmente depende de este último técnica y legalmente.

3.4.

TRABAJADOR CONTRATADO: persona que depende laboralmente del contratista.

3.5.

VISITANTE: toda persona que ingrese a realizar actividades no contratadas por la empresa.

4.

RESPONSABILIDAD

 SUPERVISORES HS (PROYECTO): dar cumplimiento a los lineamientos establecidos para el control de contratistas. 5.

GENERALIDADES

La responsabilidad solidaria del beneficio de la labor del Contratista o dueño de la obra que trata el artículo 34 del Código Sustantivo del Trabajo se extiende al cumplimiento de la obligación de la afiliación al sistema general de Riesgos Profesionales de acuerdo al Decreto Ley 1295 de 1994. La violación de las normas o lineamientos que se establezcan de manera contractual o escrita, será causal de suspensión de los trabajos o las obras, incluso la terminación del contrato, en cuyo caso el contratista asumirá completamente los costos en los que incurra, sin derecho alguno de reclamaciones a la empresa por tal motivo. El contratista será responsable por los perjuicios que ocasionen a tales personas y propiedades durante la ejecución de los trabajos. Este documento es propiedad privada de AVV Consultoría SAS, las versiones vigentes y actualizadas se encuentran en la página web de la empresa. .

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE CONTRATISTAS Y VISITANTES

FECHA

15/11/2013

VERSIÓN

2

El contratista asumirá la responsabilidad por la seguridad de todo el personal que trabaje para él, de acuerdo con lo establecido en la normatividad legal vigente o normas que apliquen a las actividades que realicen, adicional será responsable de ejercer el control necesario para que los subcontratistas, vinculados laboralmente con el contratista, den estricto cumplimiento de las normas legales que rigen o las normas aplicables a sus actividades. Es responsabilidad del contratista cumplir las normas de seguridad exigidas, como el permitir el acceso a los sitios de trabajo, equipos y registros que se requieran al personal autorizado de la empresa, cuando así lo solicite, sobre todo si se trata de temas de seguridad y salud ocupacional o lo que corresponda al sistema de seguridad social. El contratista está obligado a llevar a cabo las recomendaciones formuladas para el control de los riesgos y reportar todos los accidentes de trabajo. 5.1.

REQUISITOS PARA LA LEGALIZACIÓN DE LA CONTRATACIÓN

Hace parte de la legalización del contrato, que el contratista haga entrega de los siguientes documentos:  Relación del personal técnico con las correspondientes hojas de vida y certificaciones en donde se acredite su competencia laboral de acuerdo a la actividad para la que fue contratado. 

Fotocopia del documento de identidad de cada persona



Pasado judicial vigente

 Registro del acta de conformación del comité paritario de salud ocupacional o acta de designación del vigía de salud ocupacional (para empresa de menos de 10 trabajadores), de acuerdo con lo establecido en la normatividad vigente 

Última acta del comité paritario de salud ocupacional o vigía



Programa de salud ocupacional vigente



Reglamento de higiene y seguridad vigente



Licencias o certificados ambientales, cuando aplique

 Exámenes médicos ocupacionales de ingreso, periódicos y de retiro (resolución 2346/2007 y otras que reglamenten la actividad), para el personal que no haga ningún tipo de trabajo en alturas  Exámenes de trabajo en alturas para el personal que intervenga en alguna actividad de alturas (Res. 3673/2008 y las otras que reglamenten la actividad)  Fotocopia del certificado para trabajo seguro en alturas para el personal involucrado actividades de éste tipo de acuerdo con la legislación vigente. Este documento es propiedad privada de AVV Consultoría SAS, las versiones vigentes y actualizadas se encuentran en la página web de la empresa. .

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE CONTRATISTAS Y VISITANTES

5.2.

FECHA

15/11/2013

VERSIÓN

2

DEBERES DE LOS CONTRATISTAS

 Afiliar a todos sus trabajadores al sistema de seguridad social, de acuerdo con la legislación vigente y normas aplicables.  De acuerdo a la labor que se desempeñe, el contratista debe suministrar a su personal todos los elementos necesarios de protección personal certificados bajo las normas ANSI, que garanticen la protección a la integridad de los trabajadores (casco, tapabocas, tapa oídos, mono gafas, guantes, barbuquejo, careta, peto, etc.), así como capacitar a su personal sobre su utilización. No se podrá iniciar trabajos hasta tanto el personal cuente con los elementos de seguridad que corresponda y reciba las instrucciones respectivas.  La empresa puede en cualquier momento suspender las labores, cuando verifique que no se estén cumpliendo las normas de seguridad industrial para cada caso.  Proporcionar a sus trabajadores dotación (overol o ropa de trabajo adecuada para la labor a ejecutar), debidamente identificada con el nombre de la empresa contratista.  Brindar y participar de capacitaciones que se programen sobre los riesgos y normas a cumplir durante la ejecución de los trabajos así como las precauciones necesarias en el desempeño de sus labores.  Observar y cumplir rigurosamente las medidas de seguridad y recomendaciones impartidas por el personal de la empresa.  Ejercer estricta administración y control de su personal y visitantes, durante la ejecución de los trabajos y/o permanencia en las instalaciones de la empresa o las áreas de trabajo.  Adoptar las medidas preventivas necesarias para conservar en buen estado las instalaciones y/o equipos con el fin de prevenir accidentes de trabajo. 

Formar parte activa del plan de emergencias establecido en obra.

 Designar una persona competente, para que se encargue de supervisar el desarrollo de los trabajos y el buen comportamiento del personal, para que en caso de que uno de sus trabajadores se enferme o accidente, tome las medidas pertinentes y se haga cargo de los trámites a que haya lugar.  Ajustarse a los horarios de la jornada laboral establecidos en la obra. En caso de requerirse la realización de trabajos en horarios diferentes a los estipulados, deberá entregar al supervisor HS (residente de seguridad industrial), el listado del personal designado.  Retirarse de las instalaciones de la empresa o las áreas de trabajo una vez termine su jornada laboral.  Solicitar autorización previa a la empresa cuando, el contratista va a iniciar algún trabajo que implique riesgo para el personal.

Este documento es propiedad privada de AVV Consultoría SAS, las versiones vigentes y actualizadas se encuentran en la página web de la empresa. .

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE CONTRATISTAS Y VISITANTES

FECHA

15/11/2013

VERSIÓN

2

 Al ingresar herramientas, equipo o elementos propios para el desarrollo de los trabajos se debe presentar una relación en la portería por la cual ingresará a las instalaciones de la Obra, haciéndola firmar y sellar para así dejar constancia de ello.  Para retirar herramientas o materiales sobrantes de propiedad del contratista, se deberá presentar el registro de su salida previa autorización de la administración de la obra. 

Acatar lo descrito en el sistema integrado de gestión de la empresa.

 Entregar el registro o soporte de los mantenimientos realizados de los equipos y maquinaria que se vaya a utilizar durante las actividades.  Entregar el cronograma de mantenimiento preventivo de todos los equipos y maquinaria que se vaya a utilizar durante el desarrollo del proyecto. 

Mantener el área donde se ejecuten los trabajos en completo orden y aseo.

 Informar y solicitar todos los elementos que se requieran para señalizar o encerrar las áreas de trabajo (vallas, cintas, conos, etc.) donde se vayan a realizar las actividades contratadas, retirarlos y devolverlos a la administración de obra cuando sea necesario.  Emitir y solicitar aprobación de los permisos de trabajo cuando se deban realizar tareas de alto riesgo.  Presentar mensualmente según el último digito del NIT fotocopia de la planilla integrada de pago a seguridad social, de acuerdo con la normatividad legal vigente; sin el pago correspondiente no podrá ingresar a la obra.  Proporcionar el tiempo necesario para las capacitaciones de primeros auxilios del personal que se vincule a la brigada de emergencia.  Una vez la firma contratista termine las tareas para las cuales fue contratada o cuando uno de sus colaboradores sea retirado, esta deberá regresar los carnés que le fueron otorgados. 

Procurar dentro de lo razonable el cuidado integral de la salud de sus trabajadores.

5.3.

VISITANTES

El control de ingreso de visitantes a las instalaciones en obra se realizará con el personal de vigilancia, donde deben registrarse. Por ser visitantes ocasionales la empresa asume que cuentan con su seguridad social y pagos correspondientes, no se solicitarán los documentos soporte. En caso de ocurrir algún evento fortuito contra la salud o integridad de la persona, se brindarán los primeros auxilios y teniendo en cuenta la gravedad del evento debe asistir al servicio médico al cual se encuentre afiliado. Los visitantes deben: 

Tener un comportamiento adecuado y seguro dentro de las instalaciones Este documento es propiedad privada de AVV Consultoría SAS, las versiones vigentes y actualizadas se encuentran en la página web de la empresa. .

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE CONTRATISTAS Y VISITANTES

FECHA

15/11/2013

VERSIÓN



Procurar el cuidado integral de su salud



No transitar por los sitios en obra sin el acompañamiento de personal de la empresa

2

 Solo los visitantes autorizados de la empresa cliente podrán visitar los lugares de obra sin restricción para el seguimiento que realizan 5.4.

PROHIBICIONES ESPECIALES

 Disponer y/o utilizar herramientas, equipos y materias primas de propiedad de otros contratistas o empresas sin autorización previa.  Ingresar o permanecer dentro de las instalaciones de bajo influencia de sustancias, drogas o licor que alteren su comportamiento o estado de conciencia.  Entrar o circular por dependencias o áreas en donde no tenga labores que realizar, sin autorización.  Portar armas de cualquier tipo dentro de las instalaciones, se exceptúa de esta norma la vigilancia a cargo o en servicio de la empresa contratante.  Almacenar materiales inflamables, combustibles o explosivos en sitios no autorizados ni adecuados para tal fin.  El personal que haya sido retirado por mala conducta, robo, agresión o que haya atentado contra los bienes de la empresa contratante, no podrá ingresar en cualquier sede de la compañía. 

Adulterar el carnet asignado.



Suministrar información falsa en la documentación exigida por la empresa contratante.



Incumplimiento al horario de trabajo establecido

 Faltar a la autoridad de los funcionarios de la empresa contratante o irrespetarlos con cualquier manifestación.  Si por algunas de estas prohibiciones un trabajador de algún contratista es retirado, no será recibido en ninguna otra obra de la compañía. 5.5.

SANCIONES

5.5.1. SANCIONES AL CONTRATISTA La empresa aplicará a los contratistas sanciones dependiendo de la gravedad de las mismas. Se consideran causales de sanciones, entre otras, las siguientes: 

Suministrar personal que sufra enfermedades infectocontagiosas.

Este documento es propiedad privada de AVV Consultoría SAS, las versiones vigentes y actualizadas se encuentran en la página web de la empresa. .

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE CONTRATISTAS Y VISITANTES

FECHA

15/11/2013

VERSIÓN

2

 Permitir que sus trabajadores dejen material sobrante en el sitio de trabajo una vez concluido el mismo y que causen perjuicio a la empresa contratante, a sus empleados o cualquier trabajador. 

Promover actos de violencia contra las instalaciones.



Mover u operar equipos sin estar debidamente autorizado

 Cuando durante la ejecución de un trabajo el Contratista causa daños que impliquen pérdida económica para la compañía  Sacar o intentar sacar de las instalaciones herramientas, materiales o equipos de propiedad de la compañía sin previa autorización de los funcionarios facultados. 

Utilizar materiales sin autorización. Será denunciado ante las autoridades competentes.



La falsificación de documento público será dispuesto a entidades competentes.

En cualquiera de los casos, la empresa se reserva el derecho de prescindir del contrato que se está desarrollando. Los montos de las sanciones económicas, se estimarán teniendo en cuenta el perjuicio causado y su gravedad, así mismo se determinará qué proporción le corresponde cancelar al Contratista y la forma de cancelarlo. 5.5.2. SANCIONES A TRABAJADORES DE CONTRATISTAS Se consideran causales de sanciones entre otras, las siguientes: 

Adulterar el carnet de identificación o portar uno ajeno.

 Presentarse en estado de embriaguez o bajo efectos de estimulantes o drogas alucinógenas.  Sacar o intentar sacar herramientas o equipos de las instalaciones, perteneciendo a ella y sin autorización de los funcionarios facultados. 

La no utilización de los elementos de Protección Personal necesarios en cada trabajo.

 Crear confusión o falsa alarma en un sitio de trabajo o en cualquier área de las instalaciones de la empresa.  Promover actos de violencia contra sus compañeros de trabajo, empleados de la compañía o en las instalaciones de la empresa. 

Encontrarse en áreas distintas a aquellas en donde se está trabajando sin autorización.



Suministrar información falsa en la documentación.

 Cualquier otra razón que se considere perjudicial para los compañeros, empleados de la compañía o en las instalaciones. Este documento es propiedad privada de AVV Consultoría SAS, las versiones vigentes y actualizadas se encuentran en la página web de la empresa. .

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE CONTRATISTAS Y VISITANTES

FECHA

15/11/2013

VERSIÓN

2

 Apropiarse sin autorización previa de objetos, elementos o bienes de los compañeros de trabajo, empleados de la compañía. 6.

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:

Ítem

Actividad

Contratista

1.

Los contratistas deben entregar a la empresa los documentos correspondientes para el ingreso del personal que va a trabajar en la obra

Hojas de vida contratistas

Residente HS

2.

En caso en que la obra se realice en un edificio con administración independiente, enviar correo con los soporte de seguridad social del personal que ingresará a trabajar en la obra

Correo electrónico

3.

Realizar inducción, en lo posible antes iniciar labores en la obra

Residente HS

Listado de asistencia

7.

Responsable

Registro

CONTROL DE REGISTROS

Ver listado maestro de registros 8.

CONTROL DE ACTUALIZACIONES

1

FECHA DE CAMBIO 12/01/2011

2

02/11/2012

3

15/11/2013

VERSION

DESCRIPCION DEL CAMBIO REALIZADO Creación del documento. Se modificó el objetivo y alcance del documento extendiendo a los visitantes. Se incluyó un apartado para el control de visitantes. Revisión, actualización y cambio de logo

Elaboró: Laura Catalina Gallo

Revisó: Isa Helena Mora

Aprobó: Isa Helena Mora

Coordinador SGI

Gerente General

Gerente General

Este documento es propiedad privada de AVV Consultoría SAS, las versiones vigentes y actualizadas se encuentran en la página web de la empresa. .