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1. Propósito Determinar y gestionar el ambiente de trabajo necesario para lograr la conformidad de los requisitos del servicio educativo
2. Alcance Aplica a todo el personal del Instituto Tecnológico del Valle del Yaqui desde la determinación hasta la gestión del ambiente de trabajo.
3. Políticas de operación. 3.1 Es responsabilidad del Director del Instituto Tecnológico programar las fechas para la aplicación de la encuesta para Determinar el Ambiente de Trabajo ITVY-AD-PO-007-01 3.2 Es responsabilidad del Jefe del Departamento de Recursos Humanos aplicar, concentrar y procesar los datos recabados en la aplicación de la encuesta para Determinar el Ambiente de Trabajo ITVY-AD-PO007-01. 3.3 La Encuesta para determinar el ambiente de trabajo se debe aplicar en los periodos acordados en el Calendario Escolar. 3.4 Se podrá solicitar por parte del Director del Instituto Tecnológico una evaluación de ambiente de trabajo extemporánea de creerlo conveniente, previa autorización de la Alta Dirección del Instituto Tecnológico. 3.5 Las acciones tomadas sólo aplicarán a aquellas actividades que son competencia de las áreas responsables y del Instituto Tecnológico del Valle del Yaqui.
ELABORÓ M.C. MAYRA GISELA ISLAS CRUZ Jefe del Departamento de Recursos Humanos Firma: 26 de Mayo de 2015
CONTROL DE EMISIÓN REVISÓ ING. MANUEL DE JESÚS QUIROZ SICAIROS Subdirector de Servicios Administrativos Firma: 26 de Mayo de 2015
AUTORIZÓ DR. RAFAEL GARCÍA MARTÍNEZ Director Firma: 26 de Mayo de 2015
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4. Diagrama del procedimiento
Jefe de Recursos Humanos
Director
Inicio
Área de Responsabilidad
Alta Dirección
2
Programa fecha para aplicación de Encuesta para Determinar el Ambiente de Trabajo
1
Aplica encuesta, concentra y procesa resultados
4 3
Elabora informe de resultados y presenta a la Alta Dirección
Analiza Informe de Resultados 5
Aplica los Procedimientos de Acciones Correctivas o Acciones Preventivas 6 7
Distribuye Acciones a Cada Área de Responsabilidad
Aplica Corrección, Acción Correctiva o Acción Preventiva 8
9
10
Recibe Informe.
Elabora y Entrega Informe para Revisión por la Dirección
Verifica que el Área de Responsabilidad Aplique Acciones y entrega informe de Acciones implementadas
7
Término
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5. Descripción del procedimiento Secuencia de etapas
Actividad
1. Programa fecha para 1.1 Define Programa para Determinar el Ambiente de aplicación de Trabajo de acuerdo a la política 3.2 y 3.3 del Encuesta para procedimiento. Determinar el Ambiente de Trabajo 2. Aplica Encuesta, 2.1 Conforme a los requerimientos de la norma y de Concentra y Procesa acuerdo a los factores que influyen en los resultados en Resultados el trabajo aplica la Encuesta para Determinar el Ambiente de Trabajo. 2.2 Aplica encuesta según Calendario Escolar y concentra la información generada. 2.3 Procesa la información clasificando los resultados e integra el informe de resultados. 3 Elabora Informe de 3.1 Elabora el informe de resultados y distribuye copias al Resultados Director y a la Alta Dirección. 3.2 Identifica factores de mayor inconformidad por parte del personal del Instituto Tecnológico. 4 Analiza Informe de Resultados del Ambiente de Trabajo 5 Aplica los Procedimientos de Acciones Correctivas o Acciones Preventivas
6 Distribuye Acciones a cada Área de Responsabilidad
7 Aplica Corrección, Acción Correctiva o Acción Preventiva
8 Verifica que el Área de Responsabilidad Aplique Acciones.
Responsable Director del Instituto Tecnológico
Jefe de Recursos Humanos
Jefe de Recursos Humanos
4.1 Analiza los resultados del informe con los resultados de la aplicación de la Encuesta de determinación del Ambiente de Trabajo 4.2 Se determina el Instrumento de análisis. 5.1 Según resultados del análisis de datos determinar la necesidad de implantar una Acción Correctiva o una Acción Preventiva 5.2 Se abre un RAP o RAC 5.3 Aplica el Procedimiento de Acciones Preventivas o el Procedimiento de Acciones Correctivas y determina las acciones a realizar
Alta Dirección
6.1 Asigna al área de responsabilidad acciones determinadas desarrolla las acciones según el caso (Acción correctiva, corrección o Acción preventiva). 6.2 Solicita al área responsable de la Acción determinar fechas para implementar. 7.1 Aplica acciones según sea el caso 7.2 Da seguimiento a las acciones implementadas 7.3 Requisita formato para seguimiento de Acciones Correctivas y/o Preventivas SNEST-CA-PG-005-02, para llevar un control del estado que guardan las acciones implantadas. 7.4 Solicita a la Alta Dirección que revise los efectos de las acciones implantadas y elabora informe. 8.1 Recibe informe de las acciones implantadas de acuerdo al RAC y/o RAP. 8.2 Verifica la efectividad. 8.3 Genera expediente y lo envía al RD para el Cierre del RAC y/o RAP según aplique.
Alta Dirección
Alta Dirección
Área de Responsabilidad
Alta Dirección
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Secuencia de etapas 9 Elabora y entrega Informe para revisión por la Dirección.
10 Recibe Información
Actividad
Responsable
8.4 Entrega Satatus 9.1 Elabora reporte final e informa a la Dirección del Instituto Tecnológico. NOTA: Esta información sirve de entrada para la Revisión por la Dirección. (Ver programa de Revisión por la Dirección) 10.1 Recibe el reporte final acerca del estado que guardan las Acciones para proponer y establecer acciones de mejora al sistema en las Revisiones de la Alta Dirección. 10.2 Término.
Jefe de Recursos Humanos
Director del Instituto Tecnológico
6. Documentos de referencia Documentos Manual de Calidad. Procedimiento del SGC para de Acciones Correctivas Procedimiento del SGC para Acciones Preventivas
7. Registros Registros
Tiempo de retención
Responsable de conservarlo
Código de registro
Formato de Encuesta para Determinar el Ambiente de Trabajo
1 año
Jefe de Recursos Humanos
ITVY –AD-PO-007-01
Requisición de Acciones Correctivas y/o Correcciones
1 año
Área responsable
ITVY-CA-PO-005-01
Requisición de Acciones Preventivas
1 año
Área responsable
ITVY-CA-PO-006-01
Formato Electrónico para Estado de Acciones Correctivas y/o Preventivas
1 año
RD
ITVY-CA-FE-03
8. Glosario NA
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9. Anexos 9.1 Formato de Encuesta para Determinar el Ambiente de Trabajo
ITVY -AD-PO-007-01
10. Cambios de esta versión Número de revisión.
Fecha de actualización.
Descripción del cambio. En la política de operación 3.2 el texto “Es responsabilidad del jefe del Departamento de Recursos Humanos y/o área con funciones equivalentes en aplicar, concentrar y procesar los datos del Instituto Tecnológico para determinar el ambiente de trabajo” se modificó por: “Es responsabilidad del Jefe del Departamento de Recursos Humanos aplicar, concentrar y procesar los datos recabados en la aplicación de la encuesta para Determinar el Ambiente de Trabajo ITVY-AD-PO-007-01”. En el Diagrama del Procedimiento se modificó el encabezado “Comité de Innovación y Calidad” por “Alta Dirección”.
2
26 de Mayo de 2015
En el Diagrama del Procedimiento la Actividad 8 pasó a ser de responsabilidad de la Alta Dirección, y se modificó el texto de la actividad 8 agregando “entrega informe de acciones implementadas”. En la descripción del procedimiento en la actividad 2.2 se agregó la palabra “y”. En la descripción del procedimiento en la actividad 3.1 se sustituyó la palabra “RD” por “Alta Dirección”. En la descripción del procedimiento en la actividad 7.4 se sustituyó “Jefe de Recursos Humanos” por “Alta Dirección”. En la descripción del procedimiento, en la Etapa 8 se cambió al responsable “Jefe de Recursos Humanos” por “Alta Dirección”. En la política de operación 3.1 se modifica Coordinador del SGC por Director del Instituto Tecnológico.
1
05 de Septiembre de 2012
En la política de operación 3.3 se modifica Programa Anual de Trabajo del SGC por Calendario Escolar. En la secuencia de etapas 1, se modifica: “de acuerdo a la política 2 y 3” por “de acuerdo a la política 3.2 y 3.3”.
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Número de revisión.
Fecha de actualización.
Descripción del cambio. En la secuencia de etapas 2, se modifica: “Aplica, encuesta según Programa Anual del SGC” por “Aplica encuesta según calendario escolar”. En el formato ITVY-AD-PO-007-01 se agregan los puntos 6, 7 y 8 de la encuesta, así como la leyenda “¡ Gracias por colaborar en el Proceso de ISO 9001:2008 y el MEG:2003 del Instituto Tecnológico del Valle del Yaqui ¡” En el formato ITVY-AD-PO-007-01 se agregan que el responsable del llenado de encuesta marque con una “x”: su género, subdirección o departamento al que pertenece. A partir de la Certificación individual se inicia con la Revisión 0. Se da revisión total al documento resultando el siguiente ajuste: Se modifica el código de identificación del procedimiento de Ambiente de Trabajo de SNEST-AD-PO-007 por ITVY-AD-PO-007 y se agrega el logo del instituto actualizado. Se modifica el código de los siguientes documentos anexos al procedimiento:
0
5 de Enero del 2012
SNEST-AD-PO-007-01 Formato de Encuesta para Determinar el Ambiente de Trabajo por ITVY-AD-PO-007-01, SNEST-CA-PO005-01 Requisición de Acciones Correctivas y/o Correcciones por ITVY-AC-PO-005-02, SNEST-AC-PO-006-01 Requisición de Acciones Preventivas por ITVY-AC-PO-006-01, SNEST-CA-FE-0301 Formato de Encuesta para Determinar el Ambiente de Trabajo por ITVY-CA-FE-03-01 Se actualiza a los responsables del control de emisión del procedimiento.
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