“Control Interno en las Entidades Públicas”

Mag. Rosa Urbina Mancilla Coordinadora General del Instituto de Gobernabilidad y Gobierno Corporativo Profesora de la Universidad ESAN

¿Qué es Control?

¿Qué es Control?

“Control no es un ejercicio de mando con el que se obliga o presiona a la gente o a las cosas para que actúen de un modo deseado. Es más bien cuestión de orientar un sistema hacia su mejor funcionamiento” John Wiley.

¿Qué es Control? Control:

“Disponer las cosas de modo que el sistema se regule a sí mismo”

Control  Henry Fayol: El control consiste en verificar si

todo ocurre de conformidad con el Plan adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente  Robert B. Buchele: El proceso de medir los actuales resultados en relación con los planes, diagnosticando la razón de las desviaciones y tomando las medidas correctivas necesarias

Control

 George R. Terry: El proceso para determinar lo

que se está llevando a cabo, valorización y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado  Burt K. Scanlan: El control tiene como objetivo

cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos

Control  Harold Koontz y Ciril O´Donell: Implica la

medición de lo logrado en relación con lo estándar y la corrección de las desviaciones, para asegurar la obtención de los objetivos de acuerdo con el plan  Idalberto Chiavenato: El control es una función

administrativa: es fase del proceso administrativo que mide y evalúa el desempeño y toma la acción correctiva cuando se necesita. De este modo, el control es un proceso esencialmente regulador

Declaración de Lima - Control Finalidad de Control Gubernamental:  La institución del control es inherente a la economía financiera pública.  El control no representa una finalidad en sí mismo, sino una parte imprescindible de un mecanismo regulador que debe señalar, oportunamente, las desviaciones normativas e infracciones de los principios de legalidad, rentabilidad, utilidad y racionalidad de las operaciones financieras,  de tal modo que puedan adoptarse las medidas correctivas convenientes en cada caso,  determinarse la responsabilidad del órgano culpable,  exigirse la indemnización correspondiente o adoptarse las determinaciones que impidan o, por lo menos, dificulten, la repetición de tales infracciones en el futuro.

Tipos de Control Tipos de Control • •

Control Interno Control Externo

“Control Interno en las Organizaciones Gubernamentales”

 ¿Qué debemos de hacer para tener control en

nuestra empresa?  ¿Qué debemos de hacer para lograr la eficiencia,

bienestar y desarrollo?

“Control Interno en las Organizaciones Gubernamentales”

¿Por dónde empezar?... …Con una Visión Compartida

…hacer un Plan

“Si vas a planear para 1 año, siembra maíz; si vas a planear para 1 década, siembra árboles;

si vas a planear para toda la vida, capacita y desarrolla a las personas” Kuan Tseu (filósofo chino año 300 A.C)

ESCUCHAR AL CLIENTE

¿Quiénes son los clientes? ¿Están satisfechos?

Nivel de Dolor o Sufrimiento

Malo Rompimiento

Dolor regular (costumbre)

Crónico

Punto de quiebre

Bueno

Satisfecho Banda ideal

lunes, 08 de abril de 2013

Tiempo

13

Creatividad  Una hoja en blanco  Empezar de nuevo

 Reinventar la institución

“Si yo fuera a crear hoy esta institución, sabiendo lo que sé hoy y conociendo la tecnología actual, ¿cómo lo haría?” “¿Qué no puedo hacer hoy, pero que de poder hacerlo, tendría un gran impacto en la forma en que hacemos las cosas?”

Apertura al cambio

Cambio Estabilidad

= =

Evolución Extinción

Lo único constante es el cambio

Trabajo en equipo  Empezar Juntos es el inicio  Mantenerse juntos es progreso  Trabajar en equipo es éxito

Henry Ford

lunes, 08 de abril de 2013

16

RESPONSABILIDAD  Regla del Iceberg

Síntomas = 20%

Problemas = 80%

lunes, 08 de abril de 2013

17

Actitud mental para planear 1. 2.

3. 4. 5.

6. 7.

Escucha al cliente Sé creativo Acepta el cambio Capacítate Sé parte del equipo Trabaja con responsabilidad No te auto-impongas límites

! PREPARATE !

Planeamiento Organizacional

Análisis de Brechas

Niveles de satisfacción

lunes, 08 de abril de 2013

?

¿Por qué estamos en esto?

?

¿Cómo trabajamos?

?

¿Dónde estamos ahora?

?

¿Dónde queremos estar?

?

¿Cómo logramos llegar allí?

?

¿Cómo sabremos que llegamos allí?

Presupuestos

Indicadores

Análisis FODA

Diagnóstico

Estrategias Asignación de recursos

Planes

Hitos

19

Nivel MACRO

ESTADO

POLÍTICAS PÚBLICAS

Cultura basada en valores

Capacitación a nivel de especialización control interno de manera efectiva Gestión basada en resultados Alianzas estratégicas Transparencia

lunes, 08 de abril de 2013

SERVICIOS PÚBLICOS

CIUDADANÍA, EMPRESAS, ETC

PROCESOS

Socio estratégico de sociedad y Estado Estructura orgánica eficiente y eficaz

Nivel Entidad

FACTORES ESTRATÉGICOS

TECNOLOGÍA RECURSOS HUMANOS ESTRUCTURA ORGANIZAC.

CONTROL EFICIENTE, EFICAZ

BIENESTAR DESARROLLO

CLIMA Y CULTURA INFRAESTRUCTU RA

20

Control Interno

Gobernabilidad y Gobierno Corporativo

Control Interno

Control Estratégico

Control de Procesos

Control de Gestión

Diferencias entre Control Gubernamental y Control Interno  Control Gubernamental

Ente Rector Contraloría General de la República Lo realiza la CGR, OCI y SOAs  Control Interno

Responsabilidad de cada entidad pública Lo realiza la propia entidad en función de Ley de Control Interno y de las Normas de Control Interno.

Base Legal  Ley N° 27785 



Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República Control Gubernamental (interno y externo)

 Ley N° 28716 



Ley de Control Interno de las Entidades del Estado Definición de control interno, objetivos, responsabilidades

 Resoluciones de Contraloría  

R.C. N° 320-2006-CG, Aprueba Normas de Control Interno R.C. N° 458-2008-CG, Aprueba Guía para la implementación del Sistema de Control Interno de las entidades del Estado

Control Interno

Es un proceso continuo realizado por la dirección, gerencia y otros empleados de la entidad, para proporcionar seguridad razonable, respecto a si están lográndose los objetivos siguientes:

Control Interno 1.

Promover la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones y la calidad en los servicios;

2.

Proteger y conservar los recursos públicos contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal;

3.

Cumplir las leyes, reglamentos y otras normas gubernamentales.

Control Interno 4. Elaborar información financiera válida y confiable,

presentada con oportunidad. 5. Promover una cultura de integridad, transparencia

y de rendición de cuentas en la función Pública, cautelando el correcto desempeño de los funcionarios y servidores 6. Promover una cultura de protección y conservación

del ambiente, así como coadyuvar a una mejora de la gestión ambiental

¿Quién realiza el Control Interno?

 Los funcionarios y servidores de la entidad

de acuerdo a sus niveles de responsabilidad.

Estructura del Control Interno  Conjunto de planes, métodos, procedimientos y otras

medidas y actitud de la entidad, para ofrecer seguridad razonable de que se están logrando objetivos del C.I.  Sus componentes se integran en el proceso de

gestión y operan en distintos niveles de efectividad y eficiencia.  Permite que Directores se ubiquen en nivel de supervisores

y gerentes se posicionen como responsables del

Informe COSO  1985 - 1987, Comisión Nacional sobre Información

Financiera Fraudulenta (Comisión Treadway):  Convocó a 5 organismos profesionales:  Contadores, Profesores Contabilidad, Ejecutivos Finanzas,

Auditores Internos y Contadores Gerenciales.  Adoptó nombre de Comité de Organismos Patrocinadores

(COSO): Informe estructura control interno: Importancia de ambiente de control, códigos de conducta, comités auditoría competentes y auditoría interna activa y objetiva.

Componentes Interrelacionados del Control Interno

Sistema Integrado

AMBIENTE DE CONTROL  La esencia de cualquier negocio es su gente sus

atributos individuales, la integridad, los valores éticos, la competencia y el ámbito en que opera.  La gente es el motor que dirige la entidad y el fundamento sobre el cual todas las cosas descansan.  Proporciona una atmósfera en la cual la gente conduce sus actividades y cumple con sus responsabilidades de control

Factores del Ambiente de Control

1. 2.

3. 4.

5. 6. 7.

Filosofía y estilo, integridad y valores éticos Orientación moral Compromiso para competencia Participación de la junta de directores o del comité de auditoría de operación y de la gerencia Estructura organizacional Asignación de autoridad y responsabilidad Políticas y prácticas de recursos humanos

EVALUACIÓN DEL RIESGO RIESGO: Probabilidad que un evento afecte adversamente a los procesos que realiza la entidad.  La entidad debe ser consciente de los riesgos y enfrentarlos.  Debe señalar los procesos relacionados con ventas, producción, mercado, finanzas y otras actividades.  Debe establecer mecanismos para identificar, analizar y administrar los riesgos relacionados a los procesos.

Tópicos en una Evaluación del Riesgo

        

Cambios en el ambiente operativo Nuevo personal Sistemas de información nuevos y renovados Crecimiento rápido Nueva tecnología Nuevas líneas, productos o actividades Reestructuración de la corporación Operaciones en el exterior Pronunciamientos contables

ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL

Se debe establecer y ejecutar políticas y procedimientos para asegurar que se están aplicando efectivamente las acciones identificadas por la administración necesarias para disminuir los riesgos en el logro de los objetivos de la entidad

Elementos de las Actividades de Control

 Políticas y Procedimientos  Revisiones del Desempeño

 Procesamiento de Información  Controles Físicos  Indicadores de Desempeño  Segregación de Responsabilidades

INFORMACIÓN Y COMUNICACION

 Métodos y procedimientos establecidos para

registrar, procesar, resumir e informar sobre las operaciones financieras (reportes mensuales).  Herramienta que se utiliza para capturar e

intercambiar la información necesaria para conducir, administrar y controlar las operaciones de la entidad.

INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

 La calidad y oportunidad de información

que brinda el sistema afecta la capacidad de la gerencia para adoptar decisiones adecuadas

SUPERVISIÓN Y MONITOREO

 La supervisión es un proceso que evalúa la

calidad de operación del control interno

MONITOREO

1.

Seguimiento permanente

2. Debe

monitorearse el proceso total y hacer las modificaciones necesarias.

3. El

sistema puede reaccionar dinámicamente, a medida que cambian las condiciones que lo justifiquen

El Conflicto por la relación entre la Auditoria y la Consultoría • Después de la bancarrota de Worldcom, el Congreso

Americano aprobó el proyecto de ley de la Cámara de Representantes No. 3763 y el Presidente Bush la firmó y la convirtió en ley (P.L. 107-204 de Julio 30, 2002). • Conocida como Sarbanes-Oxley Acta de 2002 (por el nombre de los ponentes), se crea un nuevo organismo supervisor de la contabilidad, nuevas reglas de independencia del auditor, una reforma de la contabilidad corporativa, la protección del inversionista y aumenta las penas criminales y civiles por las violaciones al mercado de valores.

LEY SARBANES-OXLEY – Julio 30, 2002 • Los deberes de la Junta son:

a) Registrar las firmas de contabilidad que preparan reportes de auditoria b) Establecer y/o adoptar normas de auditoria, de control de la calidad, de ética, de independencia, y otras normas c) Conducir inspecciones, investigaciones, y procedimientos disciplinarios e imponer las sanciones a las firmas registradas la contabilidad y personas asociadas d) Hacer cumplir la ley, las reglas de la Junta, las normas profesionales y las leyes del mercado de valores

LEY SARBANES-OXLEY – Julio 30, 2002  La evaluación de los controles internos.

Cada reporte anual debe contener un reporte que evalúe la eficacia en la adecuación de la estructura del control interno y de los procedimientos para el reporte financiero. La firma de contabilidad que prepara o emite el reporte de auditoria atestiguará y reportará esta evaluación

Ley SARBANES-OXLEY • A quienes se aplica la ley

La Ley se aplica a todas las empresa, norteamericanas o extranjeras, incluyendo a los emisores American Depositary Receipts (ADR) cuyos valores se transan en bolsas de valores de los Estados Unidos, cuyos valores están registrados según la Sección 12 de la Securities Exchange Act of 1934 y que adecuen sus contabilidades a la normas contables generalmente aceptadas en los Estados Unidos, o bien, presenten su informe anual según dicha normas.

Ley SARBANES-OXLEY  Implementación de código de ética.

La SEC, obliga a las compañías a informar si han adoptado o no un Código ético para la alta dirección. Estos códigos se definen como un conjunto de normas destinados a evitar las irregularidades y promueve un comportamiento ético, por ejemplo, a la hora de afrontar los conflictos de interés reales o potenciales entre las relaciones personales y las profesionales.

Ley SARBANES-OXLEY

 Además exige incluir información sobre posibles

conflictos de interés, indicando en el código de las situaciones que pueden dar lugar a esos casos;

Título VIII: Ley de Fraude Corporativo y Criminal del 2002  Es un delito el que con “conocimiento ” destruya o crea

documentos para “impedir, obstruir o influenciar” cualquier investigación federal existente o prevista.  Se le requiere a los auditores mantener “todo papel de trabajo de auditoría o revisión” por cinco años.  El estatuto de limitación para reclamaciones de fraude de valores se extiende a los primeros de 5 años desde el fraude, o 2 años después que se detecta el fraude, de 2 y 1 año, respectivamente.  Se le extiende a los empleados de la corporación y a la firma de contabilidad protección que prohíbe al patrono tomar acción contra empleados que legalmente reportan información privada de sus patrones en procedimientos judiciales relacionados a reclamaciones de fraude.

Título VIII: Ley de Fraude Corporativo y Criminal del 2002  Es un nuevo delito de fraude de valores que

conlleva penalidades de multas y hasta 10 años de prisión.

 La cuarta norma emitida por la SEC convierte en

delito criminal la manipulación, confusión, influencia o extorsión ejercidas por parte de los directivos o consejeros de las compañías sobre sus auditores externos, con el fin de falsificar los estados financieros.

Base legal Ley N° 27785 Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República

Control Gubernamental (interno y externo)

Ley N° 28716 Ley de Control Interno de las Entidades del Estado Definición de control interno, objetivos, responsabilidades

Resoluciones de Contraloría R.C. N° 320-2006-CG, Aprueba Normas de Control Interno

R.C. N° 458-2008-CG, Aprueba Guía para la implementación del Sistema de Control Interno de las entidades del Estado

Plazos y entregables del proceso de implementación Informe de avance de la implementación

Informe de autoevaluación

12 primeros meses (30.OCT.2009)

24 meses

(30.OCT.2010)

Plazo máximo para la implementación del SCI 12 siguientes meses Informe final de implementación

Informe final de implementación

Decreto de Urgencia N° 067-2009  Artículo 1° Incorpórese como cuarto párrafo del artículo 10° de la Ley

28716 – Ley de control interno de las Entidades del Estado, lo siguiente:  “(…) «El marco normativo y la normativa técnica de control que dicte la Contraloría General de la República a que se refiere el párrafo anterior serán de aplicación progresiva teniendo en cuenta la naturaleza de las funciones de las entidades así como la disponibilidad de recursos presupuestales, debiendo entrar en vigencia cuando se culmine la aprobación de todas las Leyes de Organización y Funciones de los diversos Sectores del Gobierno Nacional y de sus respectivos documentos de gestión, así como cuando el Sistema Integrado de Administración Financiera del Sector Público – SIAF SP versión II, el cual incluirá el módulo de evaluación de control interno, esté implementado en los tres niveles de gobierno.»

Decreto de Urgencia N° 067-2009

 Artículo 2° Adecuación Normativa

Las Normas Técnicas de Control, serán dictadas en concordancia con el nuevo texto del artículo 10° de la Ley 28716.  Artículo 3° Facúltese a la PCM y al MEF a dictar las normas complementarias que resulten necesarias Publicado el 23 de Junio del 2009

Ley 29743 Modificación del artículo 10° de la Ley N° 28716 Art. 1° Modificación del art 10° de la Ley 28716 «El marco normativo y la normativa técnica de control que emite la Contraloría General de la República en el proceso de implantación del sistema de control interno, toma en cuenta la naturaleza de las funciones de las entidades, proyectos de inversión, actividades y programas sociales que éstas administren» Art. 2° «Deróguese los artículos 2° y 3° del DU 067-2009» Publicado 9 de julio del 2011

Fases del Proceso de implementación

Planificación

Ejecución

• Compromiso de la Alta Dirección • Diagnóstico • Plan de Trabajo

• Implementación en el nivel de entidad • Implementación en el nivel de procesos

• Evaluación del proceso de Implementación Evaluación

Compromiso de la Alta Dirección

Acta de Compromiso

Constitución del Comité de Control Interno

• Suscribir y difundir el Acta de Compromiso • Invocar a servidores y funcionarios para que participen activamente en la implementación del SCI • Conformación de comité encargado de dirigir la implementación del SCI

• • • • •

Dependencia directa del Titular Miembros titulares y suplentes Propondrá capacitación al personal Diagnóstico sobre el SCI de la entidad Coordinación de acciones para implementación e informe de seguimiento • Jefe de OCI --> veedor

Objetivo del Diagnóstico  El Diagnóstico se circunscribe en el

proceso de gestión preventiva y estratégica. Se presenta como un medio de análisis para determinar los alcances sobre el estado situacional actual del SCI de la entidad.  En este sentido, la información obtenida es de utilidad para la toma de decisiones así como un insumo principal para la etapa de planeamiento.

Responsable del Diagnóstico  El Diagnóstico es efectuado por

la propia entidad, usando personal propio o tercerizando dicha actividad, el cual le permitirá determinar su estado actual respecto a la existencia o estado de desarrollo e implementación de cada uno de los componentes del Control Interno

Enfoque del Diagnóstico Nivel de Entidad Nivel de Procesos Nivel de Actividades Nivel de Tareas

Top-down o descendente

Enfoque del Diagnóstico

Recopilación de la información • Objetivos • Alcance • Actividades • Cronograma • Responsables

Desarrollo del Programa de Trabajo

• Verbales • Oculares • Documentales • Escritas

Análisis normativo • Pruebas selectivas • Entrevistas • Encuestas • Cuestionarios • Listas de de la Análisis verificación

información

• Concordancia de norma inter (resoluciones, directivas, reglas, etc.)

Informe de Diagnóstico • Fortalezas • Debilidades • Causas de las debilidades

Identificación de fortalezas y debilidades

• Resultados del Diagnóstico • Identificación de principales procesos y áreas críticas

Plan de Trabajo

Desarrollo del Plan de Trabajo Descripción de actividades y cronograma

Primer nivel

Un grupo directivo, el cual en coordinación con la máxima autoridad de la entidad, establece directrices generales orientadas a la implementación del control interno.

Segundo nivel

Un nivel de tipo operativo y funcional que controlaría el cumplimiento en la ejecución del programa de trabajo, que coordinaría con los responsables de las actividades desarrolladas e informe al primer nivel para las modificaciones a que hubiere lugar.

Tercer nivel - Evaluador

Grupo asignado a la tarea de evaluar, de forma independiente y objetiva, el desarrollo de las acciones ejecutadas, validando la información y documentación generada respecto a la implementación del control interno.

Control Interno Gobernabilidad y Gobierno Corporativo

Control Interno

Control Estratégico

Control de Procesos

Control de Gestión

MUCHAS GRACIAS!