Convalidación de Asignaturas Manual de Usuario

Servicio de Informática Gestión Académica Abril-2002

INDICE

INTRODUCCIÓN ......................................................................................................................................................1 1 MENÚ DE CONVALIDACIÓN DE ASIGNATURAS .................................................................................2 2 CONSULTA DE UN EXPEDIENTE DE CONVALIDACIÓN..................................................................3 3 ALTA/MODIFICACIÓN DE UN EXPEDIENTE DE CONVALIDACIÓN..........................................7 4 RESOLUCIÓN POR DEP ARTAMENTOS. ................................................................................................ 12 5 RESOLUCIÓN POR ALUMNOS. .................................................................................................................. 13 6 RECURSOS. .......................................................................................................................................................... 14 7 RECTIFICACIONES .......................................................................................................................................... 16 9 PLANES DE ESTUDIOS DE OTRAS UNIVERSIDADES. .................................................................... 17 10 CUADRO DE CONVALIDACIONES ......................................................................................................... 18 11 USUARIOS POR DEPARTAMENTOS ...................................................................................................... 21 12 PARÁMETROS DE LA APLICACIÓN ..................................................................................................... 22 13 INFORMES ......................................................................................................................................................... 23

Introducción La utilización de esta aplicación de gestión de convalidación de asignaturas va a suponer una serie de ventajas: •

En el alta de un expediente de convalidación recupera datos del SIGA: La mayoría de los datos necesarios para dar de alta el expediente de convalidación ya se encuentran en el SIGA: datos persona les del alumno, centro, titulación, asignaturas que solicitan convalidar y los departamentos encargados de estudiar la convalidación. Solo se tendrá que grabar los datos de las asignaturas cursadas. Por tanto el alta de un expediente de convalidación se realiza de manera rápida y sencilla.

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Grabación del dictamen por el propio departamento. Los usuarios del departamento pueden cargar los dictámenes que le afectan.

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Cuadro de convalidaciones. Con la utilización del cuadro de convalidaciones, se grabará de forma automatizada el dictamen favorable del departamento. El crecimiento del cuadro de convalidaciones influirá en la agilización del proceso de convalidación.

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Actualización automatizada del expediente académico del alumno. Una vez notificado al alumno la resolución de su expediente, se actualizará de forma automatizada su expediente académico en el SIGA.

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Información eficaz de las convalidaciones. Se podrá dar información rápida de las convalidaciones a profesores y estudiantes, del estado en que se encuentra un expediente de convalidación, de los cuadros de convalidaciones, de los antecedentes de convalidación de años anteriores.

Hasta la fecha la gestión de la convalidación de asignaturas se realiza sin ninguna aplicación informática, esto supone un gran esfuerzo para su gestión y que este propenso a errores. La puesta en marcha de esta aplicación supondrá un gran ahorro de trabajo, se agilizará el proceso de convalidación, se dispondrá de una información mas completa y se minimizarán errores.

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1 Menú de convalidación de asignaturas A continuación se muestra el menú completo de convalidación de asignaturas. En las páginas siguientes se dará una explicación de cada uno de los módulos que los componen. Se crean tres grupos de usuarios: de secretaria de centro, de departamento y de negociado de títulos y convalidaciones. El usuario de secretaria tendrá acceso a los siguientes módulos: consulta de convalidaciones, parámetros/cuadro de convalidaciones y a los informe s: estados (última situación), planes de otras universidades y cuadro de convalidaciones . El usuario de departamento tendrá acceso a los siguientes módulos: consulta, resolución por departamentos, y a los informes: estados (última situación), estado resolución departamento, cuadro de convalidaciones. Y el último grupo de usuario tendrá acceso a todos los módulos del menú de convalidaciones.

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2 Consulta de un expediente de convalidación En este módulo se puede consultar toda la información relacionada con un expediente de convalidación. Solo hay que introducir el dni del alumno y se mostrará todos los expedientes que se le hayan abierto en este curso académico o en cursos anteriores. En el ejemplo siguiente, al alumno se le ha abierto tres expedientes de convalidación. En la columna de la derecha se muestra el estado en el que se encuentra cada uno. En la parte inferior aparecen tres botones: Estados, Asignaturas, Recurso.

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Al pulsar el botón Estados, saldrá los estados y la fecha por los que ha pasado el expediente de conva lidación seleccionado. Los estados de un expediente de convalidación pueden ser: Alta de solicitud (incompleta), Alta de solicitud, Informe al departamento, Comunicación al ponente del departamento, Resolución, Recurso alumno, Informe al departamento del recurso, Comunicación al ponente del recurso, Resolución recurso, Rectificación, Actualización de expediente académico.

El botón Recurso se activa cuando en el expediente de convalidación seleccionado, el alumno ha presentado un recurso. Al pulsar este botón se mostrará el texto del recurso.

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Al pulsar el botón Asignaturas se mostrará en la parte inferior los dictámenes para cada una de las asignaturas que el alumno ha solicitado convalidación. Indicando el Origen del dictamen, si es favorable o no, la justificación y en algunos casos la fecha. La columna Origen podrá contener: Departamento, Departamento (Recurso), Comisión de convalidación, Comisión de convalidación (Recurso) y Rectificación.

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Al pulsar el botón Asignaturas se mostrará en la parte inferior las asignaturas cursadas por alumno y que aporta el alumno para que le convaliden las asignaturas mostradas en la parte superior.

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3 Alta/Modificación de un expediente de convalidación. En el alta de un expediente de convalidación, el usuario introducirá el dni del alumno y se registrarán las asignaturas que solicita convalidar, las asignaturas cursadas por el alumno y los departamentos implicados en la convalidación de las asignaturas. Como se observa en la pantalla siguiente, se puede tener más de un expediente de convalidación en un año académico y se indica el estado en que se encuentra. Se permite la modificación de un expediente de convalidación sólo cuando no esté notificada al alumno la resolución del expediente de convalidación. En el caso de que faltara algún dato (por ejemplo: departamento o asignatura cursada), el estado del expediente de convalidación sería alta de solicitud (incompleta).

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A continuación se muestra la segunda pantalla de alta/modificación de solicitud de convalidación. Aparece la titulación (Licenciado en Derecho) que la aplicación recupera de la matrícula del alumno. Si el alumno estuviera matriculado en más de una titulación, el usuario tendría que seleccionar una de ellas. Se muestra la relación de asignaturas que el alumno solicita convalidar y que es recuperada por la aplicación de la matrícula del alumno. También se muestra los departamentos implicados, la aplicación los recupera de sus tablas internas, pero se permite su modificación. Sólo está permitido grabar un departamento por asignatura.

Al pulsar el botón Asig. Cursadas se pasaría a la pantalla siguiente.

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Esta es la última pantalla de alta/modificación de solicitud de convalidación. Se muestran las asignaturas que el alumno solicita convalidar y en la parte inferior las asignaturas cursadas. Para cada una de las asignaturas que solicita convalidar se deberá registrar las asignaturas que ha cursado el alumno. Para las asignaturas cursadas en nuestra universidad tendremos que registrar la titulación/plan y el código de asignatura.

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Para asignaturas cursadas en otra universidad, tendremos que registrar: el centro, titulación y código de asignatura. Estos códigos tendrán que haber sido introducidos previamente en el módulo planes de otras universidades.

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Si la asignatura la cursó en una universidad extranjera, se registrará el nombre de la asignatura y el número de créditos.

Cuando se graba un expediente de convalidación se comprueba si alguna de las asignaturas que solicita convalidar se encuentran en el cuadro de convalidaciones, en tal caso se marcará la asignatura como convalidada según el cuadro de convalidaciones.

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4 Resolución por departamentos. En esta pantalla se graban las resoluciones del departamento a las solicitudes de convalidación. Se selecciona un departamento, al que tiene que tener acceso (en el módulo usuariodepartamento se asigna a los usuarios acceso a los departamentos). A continuación se muestra una relación de solicitudes de conva lidación con el criterio de que ya se hubiera grabado la resolución, no tiene grabada la resolución o todas. Se muestra la relación de alumnos y asignaturas correspondientes al departamento seleccionado, excepto cuando se haya notificado al alumno la resolución del expediente de convalidación o el alta del expediente de convalidación esté incompleta. Si se acepta la convalidación se grabará S y si no acepta N, a continuación se graba la justificación y en algunos casos una fecha.

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5 Resolución por alumnos. En esta pantalla se muestra una relación de todas las asignaturas que solicita convalidar un alumno, grabándose si la convalidación es favorable o no, la justificación y en algunos casos la fecha. No se permitirá la grabación o modificación de los datos anteriores si se ha notificado al alumno la resolución del expediente de convalidación o si el alta del expediente de convalidación está incompleta. Si el alumno tuviera más de un expediente de convalidación, tendríamos que seleccionar una titulación. En esta pantalla se puede registrar el dictamen de la comisión de convalidación para el caso de que la resolución de convalidación de una asignatura difiriera de la adoptada por el departamento. Esto se haría desplegando la lista Dictamen del.

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6 Recursos. Si el alumno no está de acuerdo con la resolución de la convalidación, podrá solicitar la revisión presentando un recurso. En esta pantalla aparecen las asignaturas que no se le han concedido la convalidación. Y seleccionaríamos las asignaturas que el alumno solicita revisar. Sólo es posible dar de alta un recurso cuando se haya notificado al alumno la resolución del expediente de convalidación. Sólo se podrá dar de alta un recurso por expediente de convalidación.

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En esta pantalla se rellena de forma automática el texto del recurso y las asignaturas que solicita revisar, conforme a las asignaturas seleccionadas en la pantalla anterior. Posteriormente se grabará la resolución del departamento una vez haya revisado la convalidación, también se grabaría aquí la resolución de la comisión de convalidación en el caso de que no coincidiera con el dictamen del departamento.

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7 Rectificaciones En esta pantalla se podrá cargar una rectificación a un expediente de convalidación. Se grabarán solo las resoluciones de las asignaturas que varíen de las notificadas previamente al alumno.

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9 Planes de estudios de otras universidades. En esta pantalla se grabarán las asignaturas cursadas por los alumnos en otras universidades. Los códigos de universidad, centro y titulación corresponde a la codificación dada por el MEC y se podrán seleccionar de una lista de valores. Añadiremos el código de plan, el código de la asignatura, la descripción de la asignatura y el número de créditos que tiene. El código de la asignatura será único para cada universidad, centro y titulación, y tiene un rango de 1 a 999. Es importante tener en cuenta que cualquier modificación posterior de la descripción, plan o número de créditos de una asignatura, afectaría a todos los expedientes de convalidación que hubieran seleccionado este código de asignatura.

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10 Cuadro de convalidaciones Con los cuadros de convalidaciones se podrá resolver de forma automatizada la convalidación de asignaturas. Estas se resolverán al dar de alta un expediente de convalidación. Las asignaturas convalidadas por el cuadro de convalidaciones seguirán un circuito diferente, pues irán directamente a la comisión de convalidación, sin pasar por el departamento.

A continuación se muestran las dos pantallas de carga del cuadro de convalidaciones, según las asignaturas cursadas se realicen en nuestra universidad o en otra distinta.

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En esta pantalla se grabarían el cuadro de convalidaciones cuando las asignaturas cursadas proceden de nuestra universidad. En la parte superior se muestran las asignaturas solicitadas (que el alumno solicita convalidar) y en la parte inferior la asignaturas cursadas (que el alumno debe tener superadas para que se conceda la convalidación). Al desplazarnos por las asignaturas solicitadas de la parte superior, se mostrarían en la pantalla inferior las asignaturas cursadas. Tendríamos que rellenar los campos que aparecen con fondo blanco.

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En esta pantalla se grabarían el cuadro de convalidaciones para asignaturas cursadas en otra universidad. Es necesario que las asignaturas se hayan dado de alta en el módulo planes de estudios de otras universidades.

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11 Usuarios por departamentos Aquí se asigna los departamentos a los usuarios de la aplicación. Se puede asignar un departamento, varios departamentos (se añaden varias filas con el mismo código de usuario y el departamento correspondiente) o todos los departamentos (el código % indica todos los departamentos). Para el acceso a un departamento, en el módulo resolución por departamento, será necesario que tenga asignado el departamento.

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12 Parámetros de la aplicación En esta pantalla se muestran parámetros generales de la aplicación. En la primera columna aparece un código, en la segunda columna se da una explicación para que se emplea ese código y la tercera columna muestra el valor de ese parámetro. Este valor tendrá que modificarse cuando surja alguna variación.

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13 Informes Este apartado contiene todos los listados e informes que se pueden obtener por pantalla o impresora. Estos son: Informes de convalidación: informe al departamento de las solicitudes de convalidación, comunicación al ponente del centro de los expedientes a tratar en la siguiente comisión de convalidación, notificación al alumno de su resolución y de las rectificaciones que se produzcan. En todos ellos se podrá restringir el listado a un centro, a un alumno, a un intervalo de fechas o especificar si se imprimen por primera vez o ya se imprimieron anteriormente. La aplicación mostrará los alumnos que cumple las especificaciones anteriores, y se podrá seleccionar que alumnos desea imprimir. Si el informe se envía a la impresora se actualizará el estado último del alumno, pero si se envía a pantalla no se actualiza.

Estados (última situación): Este informe muestra una relación de alumnos que han solicitado convalidación, indicando cual es su última situación. Tiene los siguientes parámetros: el curso académico, centro del alumno, titulación, última situación en la que se encuentra y un intervalo de fechas. Estados resolución departamento: Este informe muestra una relación de alumnos, indicando si el departamento competente a grabado o no la resolución. Tiene los siguientes parámetros: el curso académico, departamento (permite todos) y estado (con o sin resolución del departamento). Planes de estudios de otras universidades: muestra la información introducida en el módulo parámetros/Planes de otras Univ. Tiene los siguientes parámetros: Universidad, Centro, Titulación y plan. Cuadro de convalidaciones: muestra la información introducida en el módulo parámetros/Cuadro de convalidación. Tiene los siguientes parámetros: • •

Destino de la convalidación: Titulación, plan. Estudios que ha cursado el alumno: Universidad, Centro, Titulación y plan.

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