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Cooperativa de Profesionales Informe de Gobierno Corporativo
Fecha de Comité:
Originador perteneciente al sector público municipal
Ciudad de Guatemala, Guatemala
Johanna Torres Chinchilla
(502) 6635.2166
[email protected]
Velvet Chacón
(502) 6635.2166
[email protected]
El presente informe realizado por Pacific Credit Rating, emite una opinión independiente y confiable sobre el grado de adecuación de una entidad a prácticas de buen gobierno corporativo, fundamentada por un análisis de los niveles de equidad, responsabilidad, transparencia y rendición de cuentas de los diversos componentes del gobierno de Cooperativa de Profesionales.
Resumen Ejecutivo Estructura de Propiedad: Cooperativa de Profesionales es una asociación de utilidad pública e interés social y de derecho privado. Se encuentra constituida por personas naturales; asimismo, es una cooperativa de responsabilidad limitada, entendiéndose por esto que los asociados responden únicamente con el monto de sus aportaciones. Por su naturaleza, no persigue fines de lucro. La participación en la cooperativa se limita a: médicos, odontólogos, optómetras, quiroprácticos, psicólogos clínicos, fonoaudiólogos, fisioterapistas, nutricionistas-dietistas y los hijos de los asociados que se encuentran vivos o hábiles al momento de su fallecimiento.
Derecho de los Asociados: Se cumple el principio de un voto por asociado; ningún asociado cuenta con limitaciones de voto, dándoles a éstos plena libertad de propiedad. Las elecciones capitulares para la elección de delegados se lleva a cabo democráticamente. Además la Asamblea de Delegados cuenta con un adecuado mecanismo de convocatoria y de conducción de cada sesión. Cabe mencionar que, la información brindada a los asociados se da mediante medios masivos, tales como revistas mensuales.
Desempeño del Directorio: La Junta de Directores está compuesta por profesionales calificados, los cuales son elegidos por la Asamblea de Delegados. Se observa que todos los integrantes de la Junta de Directores son asociados de la cooperativa por lo que mantienen una relación directa con ésta. En ese sentido, el Directorio está compuesto sólo por directores dependientes. El trato con los directores se da de manera igualitaria en las sesiones, así como en lo referente a la participación en éstas y en la entrega de información. Cabe destacar que los miembros de la Juna de Directores no reciben un salario, sin embargo, se les da un reconocimiento por su participación en las reuniones. Asimismo, las sesiones son debidamente convocadas y conducidas. Los derechos, funciones, deberes y sanciones de los directores se encuentran claramente y formalmente estipulados, guiándose por los estatutos, el reglamento de directivos, el reglamento de debate de directivos y otros documentos relacionados.
Junta de Vigilancia: La Junta de Vigilancia tiene entre sus funciones vigilar el funcionamiento del Comité de Elecciones, sugerir a la Junta de Directores las sanciones cometidas por los Directores, entre otras. Está compuesta por tres integrantes, los cuales son elegidos por la Asamblea de Delegados. Se observa que se reúnen de manera periódica y de ser necesario tanto la Asamblea de Delegados como la Junta de Directores puede convocar reuniones especiales con la Junta de Vigilancia.
Desempeño de la Gerencia: La Gerencia está compuesta por profesionales altamente calificados en la materia, quienes desempeñan óptimamente sus funciones. Asimismo, son elegidos a través de un proceso preestablecido y documentado. Su remuneración está compuesta por un componente variable, el cual se da en función de los resultados individuales y corporativos. Las funciones de la Gerencia se encuentran claramente definidas en los documentos de descripción de puestos. Además, la selección, el desempeño y la política remunerativa de la Gerencia son evaluados de forma continua por la Gerencia General y el Directorio, éste último para el caso del Gerente General.
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Auditoría Interna: cuenta con un equipo de profesionales multidisciplinario y altamente calificados para las funciones que realiza. Los miembros del Departamento de Auditoría Interna, compuesto por un Gerente y diez colaboradores, se encuentran debidamente capacitados en temas de interés como contabilidad, administración y auditoría.
Evaluación La evaluación realizada implicó el análisis del entorno en el que la compañía desarrolla sus actividades y el grado de promoción y soporte que provee a la implementación de prácticas de buen gobierno corporativo. Incluye el análisis de la estructura organizacional y de los sistemas de gestión de la compañía, así como de la participación de asociados, directores, gerentes y terceros en la misma. Entre los principales aspectos analizados se encuentran: Asociados: Aspectos como los derechos y competencias de los asociados, entre otros. Directorio: Definición precisa en los reglamentos internos de las obligaciones y derechos de los directores, calidad profesional, así como el grado de independencia entre los intereses privados de los directores y los asociados. Gerencia: La definición precisa en los reglamentos internos de los deberes y derechos de la gerencia de la compañía, la política de rendición de cuentas a los directores sobre el desarrollo de la compañía, así como de los beneficios que reciben. Terceros: Nivel de credibilidad que tienen los auditores, la capacidad profesional de los mismos, además de los mecanismos de elección, evaluación y retención de empleados.
Reseña Cooperativa de Profesionales, con operaciones en la República de Panamá, constituye una institución cooperativista enfocada a proveer servicios múltiples, primordialmente los de ahorro y crédito, al sector profesional. En la actualidad, cuenta con sede principal en la Ciudad de Panamá, dos sucursales en la misma ciudad y seis capítulos en Chiriquí, Azuero, Veraguas, Colón, Coclé y Bocas del Toro. A través de los años, la cooperativa ha experimentado un crecimiento importante tanto en sus operaciones como en el número de asociados, logrando con el tiempo una mejor posición en el mercado. Los orígenes de Cooperativa de Profesionales se remontan al año 1970, cuando fue creada bajo la nominación Cooperativa de Ahorro y Crédito Profesionales. Dicha institución nace inicialmente con 22 profesionales del sector de salud, sumándose luego nuevos asociados hasta alcanzar un total de 112 socios fundadores. La creación de la Cooperativa se basó principalmente en dar una solución al problema económico que el sector médico estaba enfrentando en esos momentos. En 1968 se estableció la jubilación obligatoria, con la que todos los servidores públicos que a ese momento cumpliesen con los requisitos establecidos en la Ley Orgánica de la Caja de Seguro Social, debían retirarse y recibir una pensión máxima de B/. 500. Debido a que la pensión de retiro era significativamente menor al último salario devengado, se consideró la formación de una Cooperativa que, por medio del ahorro y crédito, estableciera una reserva de carácter obligatorio que generara intereses y que al momento de la jubilación se pudiese retirar. Inicialmente, este ahorro especial tomó el nombre de Fondo de Retiro, el cual fue modificado por razones técnicas a Capital Externo de Retiro. El crecimiento experimentado por Cooperativa de Profesionales indujo al cambio de su razón social, inicialmente denominada Ahorro y Crédito y en 1991 modificada a Servicios Múltiples, debido principalmente a la mayor gama de servicios financieros ofrecidos a sus asociados. De otro lado, en 1991 se acepta la participación de los cónyuges de asociados como miembros especiales, en 1995 se incluyen a los hijos de los asociados como asociados por derecho propio y en el año 2003 se incorporan a los nutricionistas/dietistas como parte del gremio. Con la incorporación de los hijos de los asociados se permitió la participación de otros profesionales a la Cooperativa. Las modificaciones en las políticas internas de la cooperativa, señaladas líneas arriba, representan factores clave de su crecimiento. Cooperativa de Profesionales es una entidad que tiene una misión y visión definidas, expuestas a continuación:
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Misión: “Somos una Cooperativa que provee servicios múltiples, fundamentalmente los financieros, los relacionados con la salud y otros que respondan a las necesidades de sus asociados y clientes, con la más alta calidad, estableciendo relaciones a largo plazo,
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maximizando los rendimientos de las inversiones, con el objetivo de otorgar mayores beneficios a los asociados”. Visión: “Ser a empresa Cooperativa Líder en la satisfacción de las necesidades sociales y económicas de sus asociados, familiares y clientes, reconocida por proporcionar servicios de la más alta calidad, garantizando su sostenibilidad en el tiempo y fundamentada en los Principios Cooperativos”.
Cooperativa de Profesionales, líder en el sector profesional, se encuentra comprometida con sus asociados, dirigiendo toda su actividad a elevar la calidad de vida del asociado y su familia, y otorgándole el mayor valor posible al Capital Externo de Retiro.
Operaciones Cooperativa de Servicios Múltiples Profesionales, constituida como una asociación, tiene como objeto brindarles a sus asociados múltiples servicios y la creación de un Capital Externo de Retiro. La cooperativa brinda un sistema de ahorro y de crédito a tasas de interés justas, razonables y competitivas; además, otorga servicios de garantía de préstamos y refinanciación de deudas y el establecimiento de un Capital Externo de Retiro. Asimismo, Cooperativa de Profesionales mantiene como objetivo inculcar valores cooperativistas como de equidad, solidaridad y autoayuda; estimular el espíritu de trabajo; proteger a sus asociados del desempleo y otras situaciones adversas y llevar a cabo cualquier actividad en beneficio de la Cooperativa. Cooperativa de Profesionales ofrece una amplia gama de productos y servicios de ahorro, crédito y seguros. En el área de crédito se encuentran los préstamos de consumo, hipotecarios, prendarios de automóvil, comerciales y tarjetas de crédito. Asimismo, cuenta con diversos productos de ahorro, tales como depósitos a plazo fijo, ahorro navidad y plan de capitalización. Por otro lado, a través de una corredora de seguros, la cooperativa ofrece a sus asociados productos de seguros de vehículos, hospital y vida, incendio, entre otros. La cooperativa, además de ofrecer una amplia variedad de productos y servicios a los asociados, fomenta el ahorro ofreciendo beneficios superiores a los ofrecidos por el sector, tales como tasas competitivas, diversificación de productos, entre otros. Cooperativa de Profesionales cuenta con diversos establecimientos en distintos departamentos de Panamá, los cuales se encuentran distribuidos en:
Casa Matriz: Ciudad de Panamá Sucursales: Ciudad de Panamá Capítulo: Bocas del Toro, Herrera, Colon, Chiriquí, Coclé y Veraguas
La estructura organizacional de Cooperativa de Profesionales, presidida por la Asamblea de Delegados, se encuentra claramente definida y representada por el siguiente organigrama: Asamblea de Delegados
Junta de Vigilancia
Legal
Junta de Directores
Comité de Crédito
Comisiones, Comités y
Auditoria Interna
Asesores
Gerencia General
Cumplimiento
Gerencia Administrativa
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Gerencia Tecnológica
Gerencia de Crédito
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Estructura de Propiedad Como se mencionó previamente, Cooperativa de Profesionales, constituida por personas naturales, es una asociación de utilidad pública e interés social y de derecho privado. Asimismo, es una cooperativa de responsabilidad limitada, entendiéndose por esto que los asociados responden únicamente con el monto de sus aportaciones. Por su naturaleza, no persigue fines de lucro. Al 31 de diciembre de 2010, la cooperativa estaba integrada por 8,318 asociados activos. De acuerdo al estatuto, la participación en la cooperativa se limita a: médicos, odontólogos, optómetras, quiroprácticos, psicólogos clínicos, fonoaudiólogos, fisioterapistas, nutricionistas-dietistas y los hijos de los asociados que se encuentran vivos o hábiles al momento del fallecimiento de los padres.
Asociados por Profesión 2010 Profesiones
Asociados
%
Medicina
4,856
58.38
Odontología
1,046
12.58
45
0.54
2
0.02
120
1.44
69
0.83
151
1.82
81
0.97
330
3.97
60
0.72
132
1.59
71
0.85
Estudiantes
740
8.90
Otras Profesiones
614
7.38
1
0.01
8,318
100.00
Optometría Quiropráctica Psicología Clínica Fonoaudiología Fisioterapia Derecho y Ciencias Políticas Ingeniería Administración Nutrición Medicina Veterinaria
Asociación Total
Fuente: Cooperativa de Profesionales / Elaboración: PCR
Los requisitos para ser Asociado son los siguientes: 1.
Identificación de su persona
2.
Identificación de vínculo
3.
Identificación del área de labores
4.
Cuota de inscripción
5.
Asistir a un seminario de ingreso
Al formar parte de la cooperativa, el asociado adquiere compromisos económicos obligatorios que deberá de cumplir desde el momento de su admisión. El asociado deberá pagar B/.5 de aportación, B/. 20 como mínimo de Capital Externo de Retiro, B/. 3 de Fondo Especial y B/. 2 de servicio de mortuoria. Estos montos deberán cancelarse de forma mensual. Desde sus inicios, Cooperativa de Profesionales ha sostenido una tendencia alcista en el número de asociados, lo cual puede ser observado en el Gráfico 1.
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Gráfico 1
Número de Afiliados 9000 8000 7000 6000
5000 4000 3000 2000 1000 0
Fuente: Cooperativa de Profesionales / Elaboración: PCR
Relación con Asociados Cooperativa de Profesionales cuenta, al 31 de diciembre de 2010, con 8,318 asociados, los cuales tienen derecho a un voto, cada uno. La autoridad máxima de la cooperativa es la Asamblea de Asociados. Cuando una Cooperativa tiene más de 2,500 asociados, la asistencia de todos los asociados a la Asamblea se dificulta, por lo que se lleva a cabo una Asamblea por Delegados. Los delegados son designados por los asociados hábiles de cada capítulo. Existen dos procesos para la elección de los delegados: tomando en consideración los capítulos cuyo número de asociados no excede a quinientos y para los capítulos con más de 500 asociados. Para los capítulos con un número menor a 500 asociados, se llevará a cabo una reunión capitular en donde los asociados podrán votar por el número de delegados a los que tiene derecho el capítulo y serán elegidos los que obtengan un mayor número de votos. En los capítulos con un número mayor a 500 asociados, previo a la reunión capitular, un número determinado de delegados será escogido por veinte firmas de asociados inscritos en ese capítulo. Los responsables de las firmas no perderán el derecho a votar en la reunión capitular por sus candidatos de preferencia. La Asamblea de Delegados se lleva a cabo una vez al año, dentro de los 90 días posteriores al cierre del ejercicio socio-económico. Para la Cooperativa de Profesionales el cierre es el 31 de diciembre, por lo que la Asamblea de Delegados se realiza a finales del tercer mes del año. Los avisos de convocatoria de la Asamblea se da con una anticipación no menor a ocho días, por medio de una adecuada publicidad, la que incluye los temas a tratar y el lugar donde se llevará a cabo. Las Asambleas Anuales, en los últimos años, se han llevado a cabo en salones de reuniones de hoteles de la ciudad de Panamá, como ejemplo se puede mencionar el Hotel El Panamá y el centro de convenciones de ATLAPA. Para que la Asamblea anual se lleve a cabo se requiere un quórum de más de la mitad de los delegados. Los temas tratados en las Asambleas de Delegados van acorde con los puntos divulgados previamente en las reuniones capitulares. En la Asamblea del Informe Anual del Ejercicio 2009, los temas tratados fueron los siguientes: consideración de los informes de la Junta de Directores, de la Junta de Vigilancia, del Comité de Crédito y de la Gerencia General. Asimismo, se discutió la ejecución presupuestaria del año 2009 y la consideración y votación de los presupuestos correspondientes al ejercicio socioeconómico del 2010. Entre otros temas, la consideración y votación de resoluciones. Cabe destacar que los puntos tratados en la Asamblea coinciden con los temas acordados en agenda. Los asociados pueden incluir puntos adicionales en la Asamblea por medio del mecanismo de debate, por medio del cual todo miembro de la Asamblea cuenta con una oportunidad de expresarse. El mecanismo de conducción de las Asambleas se encuentra reglamentado en el “Reglamento Interno de Asamblea”, el cual establece que ésta será presidida por el Presidente de la Cooperativa y en caso de su ausencia por el Vice-Presidente. Asimismo, de requerirse la Junta de Directores podrá nombrar a un Director de Debate.
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La cesión de palabra se da de manera imparcial a través del debate. Cuando un delegado lo desee podrá levantar la mano, esperar a que se le de la palabra e iniciar su proposición, contando con cinco minutos para expresarse. Los temas son presentados en la Asamblea de manera entendible, con lugar a aclaraciones y sin dejar a dudas en la votación de los mismos. El mecanismo de votación es de manera presencial y dependiendo de los casos, se requiere de una mayoría de dos tercios o mayoría simple. El voto de los delegados podrá ser nominal o secreto, este será secreto cuando la mayoría así lo decida. Los temas que se discutieron en la Asamblea del ejercicio socioeconómico se publicaron en un informe físico y también se puede encontrar en la página de internet de la Cooperativa. Cabe resaltar que los integrantes de la Junta de Directores, Junta de Vigilancia, Comité de Crédito y Gerencia, asisten a la Asamblea de Delegados para presentar sus informes y de esta manera hacer más informativo y profundo el tratamiento de los temas. Cabe lugar a preguntas por parte de los delegados de los temas tratados por las juntas y los comités, las cuales son aclaradas por el presidente de la Junta o el Comité. Cabe resaltar que los delegados nunca han presentado quejas contra algún director o gerente. Es competencia exclusiva de la Asamblea de Delegados la decisión sobre la distribución de los excedentes del ejercicio socioeconómico. Para tomar una decisión sobre los excedentes del ejercicio se necesitan dos tercios de los votos de los delegados. La Junta de Directores recomendará la distribución para cada ejercicio socioeconómico ante la Asamblea de Delegados, no obstante, el interés sobre las aportaciones no podrá ser mayor al 8% anual. Luego de la aprobación de la distribución de los excedentes en la Asamblea, éstos se deberán adjudicar dentro de los 30 días siguientes y serán acreditados al Capital Externo de Retiro.
Directorio El Directorio de Cooperativa de Profesionales se encuentra conformado por 10 profesionales, de los cuales 7 son titulares y 3 suplentes, con experiencia y conocimiento en diversos temas relacionados con el sector de medicina. La Tabla 1 indica los directores existentes en la cooperativa al 31 de diciembre de 2011, su cargo y la relación de dependencia. Tabla 1. Directores Director
Cargo
Relación
Mario Julio Garibaldo
Presidente
No es Independiente
Samuel delgado
Vice-Presidente
No es Independiente
Bethania Meléndez
Secretaria
No es Independiente
Baltasar Isaza
Tesorero
No es Independiente
Celia Cantón
Vocal-Subsecretario
No es Independiente
Jaime Jirón
Vocal Sub-Tesorero
No es Independiente
Norberto Donoso
Vocal
No es Independiente
Sonia Álvarez
Suplente
No es Independiente
Itzil Alaniz
Suplente
No es Independiente
Suplente
No es Independiente
Omar Chávez
Fuente: Cooperativa de Profesionales / Elaboración: PCR
Se puede observar que todos los miembros del directorio no son independientes, es decir, mantienen una relación directa con la cooperativa. Todos los miembros del directorio son elegidos por la Asamblea de Delegados. Previa convocatoria, se indica específicamente en la agenda del punto a tratar: “Explicación del mecanismo de votación para elegir Principales y Suplentes a los cargos de elección por Asamblea y presentación de Candidatos”. El Directorio de Cooperativa de Profesionales, además de asistir y participar activamente en sus sesiones, se encarga de la administración y dirección de la cooperativa, de fijar las políticas generales y velar por la ejecución de los planes acordados por la Asamblea de Delegados. Asimismo, se encarga de monitorear el desempeño de la gerencia y de mantener informados sobre el desarrollo y todos los aspectos relevantes de la cooperativa a los asociados mediante la Asamblea de Delegados, memorias anuales y la revista El Profesional. Además se encarga evaluar el proyecto de presupuesto de ingresos y gastos, dar seguimiento a las operaciones y resultados de la cooperativa así como sus adquisiciones e inversiones.
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Tales funciones se encuentran estipuladas de forma detallada en el estatuto de la cooperativa, así mismo se cuenta con un reglamento de directivos en el cual se detalla más a fondo el proceso y las actividades de los directivos. El trato hacia los directores es igualitario en todos los casos, ellos cuentan con el mismo derecho a participar y opinar libremente en las sesiones. Todos cuentan con acceso a cualquier tipo de información generada por la cooperativa, la reciben de la misma manera y sistema de elaboración, ya sea a través de la gerencia general, el sistema Byte o por correo electrónico. Toda información relevante para las sesiones del directorio ,tales como el orden del día o agenda de trabajo, es entregada por lo menos con dos días de anticipación para que todos los miembros puedan analizarla con anterioridad. La entrega de información por parte de la gerencia ante solicitudes por parte del Directorio es lo más ágil posible, dependiendo del tipo de información requerida. Además se envía a cada director informes de la Gerencia General sobre aspectos relevantes de la cooperativa, previo a cada sesión del directorio. Cabe mencionar que los informes son puntos relevantes en la agenda a tratar en las sesiones del Directorio. La Junta de Directores se reúne en sesiones ordinarias como mínimo una vez al mes y cada vez que se considere necesario. El día, hora y lugar es fijado por el Presidente de la Junta de Directores. Usualmente las reuniones de la junta se llevan a cabo en las instalaciones de la cooperativa. Asimismo, si se considera necesario, la Junta de Directores podrá reunirse también en sesiones extraordinarias por iniciativa del Presidente o a petición de por lo menos tres miembros de la Junta de Directores. La convocatoria para las sesiones ordinarias se hace por lo menos con dos días de anticipación. Todos los miembros del directorio tienen conocimiento del mecanismo utilizado para la inclusión de temas en la agenda del Directorio, los directores incluyen puntos a tratar con eventualidad cuando amerita el caso. Las sesiones del directorio son únicamente presenciales, además el mecanismo de discusión dentro de las sesiones es igualitario, cuando algún directivo así lo desee podrá levantar la mano, dirigirse al Presidente y expresar por escrito su moción, la cual debe aludirse a la orden del día. Las mociones que se expresan en relación a otros asuntos serán ratificadas en la siguiente reunión. Para la elaboración de las actas de cada sesión del directorio, el secretario hará grabaciones de cintas magnetofónicas. Luego de la grabación el secretario procederá a la elaboración del acta en la cual deberá, en forma objetiva y resumida, lo que ocurrió en la sesión incluyendo: el día y lugar, hora en que dio inició y concluyó la reunión, los asistentes a la misma así como los ausentes, así como todos los temas tratados y las decisiones tomadas, indicando las circunstancias y discusiones para llegar a tales decisiones tomadas. La cinta magnetofónica se guardará durante cinco días y, en caso hubiese discrepancia entre el acta y la cinta, prevalecerá la información en la cinta. En las actas no se menciona la forma en que votaron los miembros del directivo más solo en el caso en que se trate de votación nominal o solicitud previa del interesado. En cada sesión se distribuirán las actas de la sesión anterior. Ante la ausencia de algún director se informa a este los temas tratados y decisiones tomadas tan pronto la información esté disponible. El quórum de las sesiones del Directorio es bastante alto. El quórum de las sesiones está conformado por mayoría absoluta (4 directores). Desde que fue nombrado como nuevo Presidente el Sr. Julio Mario Garibaldo, se puede observar que no ha faltado a ninguna sesión. Además cabe resaltar que los directores suelen asistir con mucha regularidad a las sesiones. Existe dentro del reglamento de directivos las medidas disciplinarias que se tomarán ante la ausencia excesiva de los directores. Se considerará una falta leve si éstos faltaran a una reunión sin justificación escrita o verbal, se considerará una falta moderada si hay reincidencia de ausencias sin explicación y será falta grave la no asistencia a tres reuniones consecutivas sin justificación. Las faltas leves se sancionarán a través de amonestaciones verbales en privado. Las faltas moderadas cuando son cometidas por primera vez serán sancionadas con una amonestación escrita y cuando ocurre una reincidencia será sancionado con una suspensión temporal del cargo por un período de seis meses. Por último, las faltas graves serán sancionadas con una suspensión temporal hasta la siguiente Asamblea General. Las decisiones de las sanciones serán tomadas por mayoría de la Junta de Directores. Si bien no existen mecanismos que promuevan la participación de los directores a las sesiones además de la remuneración brindada, se puede observar que todos los directores se sienten comprometidos con los objetivos y metas de la cooperativa para así promover su crecimiento y sostenibilidad. Existe un mecanismo de conducción y cesión de la palabra en el directorio, el cual se encuentra reglamentado en el “Reglamento de Debate de la Junta de Directores”. Dentro de este reglamento se especifican los mecanismos tomados para la solicitud de palabra, los requerimientos para hacer una proposición y los turnos que se deben de tomar para llevar un debate ordenado. Se puede observar que los directores respetan y aprecian la opinión de cada director, reconociendo el conocimiento de cada uno en diversas áreas. Si bien no todos los directores dan su opinión en todos los temas, ya que esto depende de su conocimiento y experiencia, siempre se produce un intercambio de opiniones que enriquecen las decisiones tomadas. Cada director tiene derecho a un voto.
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Dependiendo de las decisiones a tomar, se requerirá de mayoría calificada, mayoría absoluta, mayoría simple o mayoría relativa. El Presidente es el encargado de la votación y de la toma de decisiones ante un empate. En cada votación, el Presidente solicitará levantar la mano a los que estén a favor luego a los que estén en contra y a los que se abstienen. Los temas tratados en las sesiones se explican de manera clara, sin dejar a dudas por parte de ningún director; ya que los temas son detalladamente expuestos con información completa y confiable, de no ser así, se solicitará la información necesaria para completar el tema. Además, ante alguna duda o inquietud se producen comentarios y preguntas. Si bien no existe de forma explícita un documento que indique los mecanismos para evitar la concentración del poder en el Presidente del Directorio, se puede observar que el actual Presidente no abusa de su poder, sino que más bien promueve la discusión, intervenciones, sugerencias y aportes de los demás directores. Las responsabilidades del Presidente se encuentran de manera general en los estatutos, el reglamento de debate de los directivos y el reglamento de directivos. En éstos se indica que el Presidente es el responsable de convocar a sesión, tomar las decisiones en caso de empate y presidir las sesiones; labores que ha venido realizando durante su gestión. Por otro lado, para evitar una concentración de poder entre un grupo familiar, no podrán ocupar cargos directivos los asociados que tengan entre si parentesco por afinidad hasta segundo grado y por consanguinidad hasta cuarto grado. Cabe resaltar que en ninguna ocasión se han presentado quejas contra los directores, ni los directores han presentado quejas contra la compañía.
Junta de Vigilancia La Junta de Vigilancia se encuentra conformada por tres integrantes. El siguiente cuadro indica los integrantes al 31 de diciembre de 2011, su cargo y la relación de dependencia.
Junta De Vigilancia Director
Cargo
Relación
Maria teresa Donderis de Carrión
Presidente
No es independiente
Ramón Rodríquez Lay
Vice-Presidente
No es independiente
Secretario
No es independiente
Rogelio Vargas Rose
Fuente: Cooperativa de Profesionales / Elaboración: PCR
Todos los miembros de la Junta de Vigilancia son elegidos por la Asamblea de Delegados. La Junta de Vigilancia mantiene dentro de sus responsabilidades las de presentar un informe en la reunión ordinaria de la Junta de Directores, sugerir a la Junta de Directores las sanciones a las faltas cometidas por los Directivos, vigilar el funcionamiento del comité de elecciones y se les consigna la obligación de manejar todos los hechos de gran relevancia con el mayor tacto y sigilo para preservar los intereses de la cooperativa. La Junta de Vigilancia funciona como un ente fiscalizador, por lo que será función de ésta examinar los libros financieros para verificar el saldo de caja de la cooperativa, también debe de controlar que todas las reglamentaciones de la cooperativa sean cumplidas y podrá intervenir cuando considere que un acuerdo tomado por la Junta de Directores vaya en contra de los intereses de la cooperativa. La Junta de Vigilancia se reúne cada mes y cuando se considere necesario. Asimismo, la Junta de Directores o ya sea el 20% de los asociados pueden convocar reuniones especiales de la Junta de Vigilancia. El quórum es de dos integrantes de la Junta de Vigilancia.
Gerencia La gerencia de Cooperativa de Profesionales está integrada por las siguientes personas: Gerente General La Licenciada Carmen Santos de Urriola tiene una Licenciatura en Administración de Negocios de la Universidad Latinoamericana de Ciencia y Tecnología. Asimismo, en la actualidad cursa la última materia de la Maestría en Administración de Negocios con énfasis en Finanzas. La Lcda. Urriola labora desde 1977 en la Cooperativa de Profesionales, en la cual ha ocupado diversos cargos. Su primer trabajo en la Cooperativa fue el de Secretaria Recepcionista y lleva siete años como Gerente General. Su vasta experiencia laboral en la Cooperativa le otorga el conocimiento necesario para desempeñar exitosamente el puesto de Gerente General. Cabe mencionar que su trabajo es de tiempo completo.
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La remuneración de los gerentes se compone de una parte fija y una variable. La parte fija es el salario base de acuerdo a la escala salarial vigente y gastos de representación. La Compensación variable se compone de una bonificación de navidad, un seguro colectivo de vida, seguro colectivo de salud y un teléfono celular. El método de evaluación de desempeño de los gerentes se basa en la calificación de cuarenta y cinco competencias, habilidades y destrezas a evaluar. La calificación es subjetiva de la opinión del supervisor. La calificación es en base a números, del 1 al 5, siendo 1 excelente y 5 muy bajo. El puntaje final se compara con una tabla donde se define si el gerente posee las destrezas y habilidades necesarias para el puesto. Gerente de Administración El Gerente de Administración se involucra en la elaboración del presupuesto de inversiones, ingresos y gastos conjuntamente con la Gerencia General. Asimismo, es responsabilidad del gerente de Administración controlar la ejecución del presupuesto anual. Tiene bajo su responsabilidad la organización, control y planificación de las actividades de la Gerencia Administrativa. Su trabajo lo lleva a cabo con poca supervisión; sin embargo, recibe directrices generales sobre el trabajo que debe de realizar de la Gerencia General, reportando a ésta frecuentemente. Gerente de Recursos Humanos La Licda. Vielka del Garrido tiene Licenciatura en Administración de Empresa. Asimismo, posee una Maestría en Administración de Recursos Humanos y un Postgrado en Alta Gerencia. Cuenta con una vasta experiencia en Recursos Humanos y adicionalmente ha sido catedrática en temas relacionados con la administración. Lleva laborando en Cooperativa de Profesionales desde el año 2006. Gerente de Informática y Tecnología El Ingeniero Salvador Salas tiene una Licenciatura en Ingeniería de Sistemas Computacionales de la Universidad Tecnológica de Panamá. Su experiencia laboral conlleva varias empresas de Panamá en cargos relacionados con informática y Tecnología. Labora en Cooperativa de Profesionales desde el año 2010. Como Gerente de Informática y Tecnología se encarga de todas las labores pertinentes al procesamiento de datos, además se encarga de todas las tareas relacionadas con el área de tecnología e información. Como parte de sus funciones debe también definir estrategias que estén alineadas con los objetivos de la Cooperativa, asimismo debe de buscar cumplir de la manera más eficiente las labores que se realizan en su gerencia. Su jefe inmediato es el Gerente General, al cual le rinde cuenta de su trabajo a través de reuniones e informes. Asimismo, debe de reportar también a la Junta de Directores. El Gerente de Informática debe de mantener contacto con la empresa TECNODEXA, la cual le brinda soporte técnico a la cooperativa.
Auditoría Interna El departamento de Auditoría Interna cuenta con un equipo de profesionales muy capacitado. El personal está compuesto por profesionales que se encuentran debidamente calificados, quienes cuentan con estudios en temas de interés como contabilidad, administración y auditoría. El departamento está integrado por un gerente y diez colaboradores. Las funciones de la gerencia del área son: -
Supervisar y coordinar la revisión y evaluación de la solidez y aplicación de los controles contables, financieros y otros que se requieren para una debida operación.
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Controlar que se cumpla con los procedimientos internos establecidos en las unidades administrativas.
-
Efectuar evaluaciones del control interno de la cooperativa.
La auditoría interna se encarga de la correcta administración de los módulos de seguridad de los sistemas Byte y Vision Plus. Además se encarga del análisis detallado de los estados financieros, verificar la correcta aplicación para el análisis de cuentas malas, preparar los programas de auditoría necesarios para efectuar revisiones de todas las áreas de la cooperativa y deberá de proporcionar auditorías en los capítulos. Como se puede observar, el área, además de revisar de manera continúa la información financiera y contable, se encarga de la evaluación de las distintas áreas de la cooperativa. El gerente deberá
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presentar informes periódicos ante la Junta de Directores y la Junta de Vigilancia, encargándose de atender sus dudas y requerimientos cuando le sea requerido. La auditoría interna propone en sus informes recomendaciones a diversas áreas y procesos según los rubros que son auditados, sobre los cuales se realiza el debido seguimiento por parte de la gerencia y por la misma auditoría en la siguiente revisión.
Relación con Terceros Auditoría Externa: Los criterios de selección de la firma auditora se basan en la experiencia y credibilidad de sus capacidades. La actual firma auditora de Cooperativa de Profesionales es Deloitte. Esta empresa fue fundada en Panamá en el año 1963 y además es una empresa internacional con operaciones en diversas partes del mundo. Deloitte Panamá forma parte de una organización regional denominada LATCO (Latin American Countries Organization), la cual fue creada por la misma empresa para poder brindar los servicios de la más alta calidad a todos los países de la región. Deloitte en Latinoamérica cuenta con una amplia experiencia en auditoría, asesoramiento legal, y tributario, consultoría y finanzas corporativas. Existe un departamento encargado de brindar la información requerida por la firma auditora, actuando como nexo entre la auditoría y los diferentes de departamentos de Cooperativa de Profesionales, ya sea mediante contacto directo, documentos o vía correo electrónico. Cabe mencionar que no existe actualmente un documento que especifique las responsabilidades del encargado de proveer información a la auditoría externa. La firma auditora considera que el mecanismo utilizado para la solicitud y recepción de información es ágil y adecuado, con excepción del último año en el cual no se había podido contar con los estados financieros externos debido a un problema del sistema operativo Byte por lo cual no habían podido elaborar la debida auditoría.
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