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MANUAL DEL COSTISTA

2014 - 2015

MANUAL DEL COSTISTA: COSTOS POR PROCEDIMIENTO ÍNDICE: Introducción ......................................................................................................................................... 03 Requerimientos .................................................................................................................................... 04 Empezando .......................................................................................................................................... 05 Inscripción ............................................................................................................................................ 06 Ingreso ................................................................................................................................................. 07 Ingreso a la cuenta de Costista ....................................................................................................... 08 Modificar sus Datos Personales ........................................................................................................... 09 Hoja de Cálculo .................................................................................................................................. 10 Encabezado .......................................................................................................................................... 10 - Componente 1: RRHH ........................................................................................................................ 12 - Componente 2: Depreciación ............................................................................................................. 13 - Componente 3: Insumos .................................................................................................................... 15 - Componente 4: Servicios .................................................................................................................... 17 - Componente 5: Gastos Generales ...................................................................................................... 18 - Componente 6: Mano de Obra Indirecta ........................................................................................ 18 Cuadros de Resumen ......................................................................................................................... 19 Botones de Borrado ........................................................................................................................... 20 Grabar Hoja ........................................................................................................................................ 21 Tarifario ............................................................................................................................................... 22 Supervisores ......................................................................................................................................... 24 Comentarios del Supervisor ............................................................................................................... 25 Contacto ............................................................................................................................................... 26

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MANUAL DEL COSTISTA: COSTOS POR PROCEDIMIENTO INTRODUCCIÓN: costoshospitalarios.com es una intranet diseñada específicamente para facilitar el trabajo del cálculo de costos del Sector Salud para cada uno de los procedimientos que ofrece la Institución de Salud. Se trata de la evolución lógica del Aplicativo en Excel que cumplía con la misma función. Tiene la misma claridad y ergonomía, a fin de permitir el análisis detallado de los componentes de costos del procedimiento. Como su predecesor, efectúa los cálculos necesarios a partir de los datos recolectados en el área donde se realiza el procedimiento, permitiendo eliminar desviaciones de cálculo matemático, organizándolos en un formulario elaborado en Hoja de Cálculo, individualizando resultados por componente hasta llegar al costo unitario. La principal diferencia es el hecho de almacenar los datos en Servidor, evitando así la sobrecarga de la RAM del equipo del usuario, permitiendo el compartir a voluntad los resultados con otros usuarios y el acceso al Sistema a partir de cualquier lugar del mundo. Asimismo, las actualizaciones y mejoras futuras aparecerán en tiempo real, sin necesidad para el usuario de solicitar su instalación. El uso de esta herramienta permitirá procesar el cálculo de los costos por procedimiento de manera ágil y certera, contribuyendo en consecuencia a la elaboración de la valorización de la cartera de servicios (TARIFARIO). Esperamos que le sea útil.

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MANUAL DEL COSTISTA: COSTOS POR PROCEDIMIENTO REQUERIMIENTOS: 1. Google Chrome: costoshospitalarios.com es una página web diseñada para Google Chrome. Si bien debería funcionar igualmente para otros navegadores como Mozilla Firefox o Internet Explorer, el único para el cual garantizamos un resultado al 100% es Google Chrome. Para descargar Google Chrome basta con seguir las indicaciones en la dirección siguiente: www.google.es/chrome 2. Activar JavaScript: En Google Chrome, arriba a la derecha, encontrará este símbolo: Haga click en él, luego en Configuración. Abajo, Mostrar Opciones Avanzadas. En “Privacidad”, Configuración de Contenido y finalmente asegurece que la opción Permitir que todos los sitios ejecuten JavaScript (recomendado) esté marcada.

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MANUAL DEL COSTISTA: COSTOS POR PROCEDIMIENTO EMPEZANDO:

Acceda a la página costoshospitalarios.com desde Google Chrome. En ella encontrará dos formularios.

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MANUAL DEL COSTISTA: COSTOS POR PROCEDIMIENTO INSCRIPCIÓN (formulario de la izquierda) a) Apellidos: Los apellidos del usuario permitirán que otros usuarios lo identifiquen para conectarse en caso de ser necesario compartir datos, por lo tanto es recomendable ingresar los apellidos reales. b) Nombres: Por la misma razón que para los apellidos, es recomendable usar sus nombres reales. c) País: La elección del país determinará el símbolo monetario presente en sus hojas de cálculo. d) Entidad: La entidad para la cual trabaja el usuario. Permite no tener que volver a ingresar esta información cada vez que se realice un costeo. e) Teléfono: El teléfono de contacto del usuario. Opcional, pero recomendable ingresarlo en caso de ser necesario verificar su identificación. f) E-Mail: La dirección de correo electrónico que ingrese le permitirá abrir la sesión una vez autorizado. Esta información es obligatoria y será verificada. Garantizamos que no comunicaremos esta información a ningún tercero, ni la usaremos para enviar correos que no tengan que ver directamente con la página costoshospitalarios.com g) Contraseña/Repita su contraseña: Su contraseña le permitirá acceder a su cuenta. Nosotros no almacenamos su contraseña sino un código cifrado derivado de esta, por lo tanto aún si quisiéramos no podríamos conocer su contraseña real. Sin embargo, sigue siendo recomendable no usar la misma contraseña para varias cuentas/páginas distintas, y que esta

h) contraseña tenga un promedio de 12 caracteres, entre letras, números y signos de puntuación, para disuadir a eventuales hackers. i) Tipo de cuenta: El tipo de cuenta determina si el usuario realizará cálculos de costos (Cuenta de Costista) o si supervisará dichos cálculos (Cuenta de Supervisor). Esta información, una vez ingresada, no podrá ser modificada por el usuario. j) Captcha: Para terminar su inscripción el usuario debe ingresar los caracteres que aparecen en la imagen. Esto permite eliminar la inscripción de robots. k) Inscribirse: Este botón permite enviar los datos del formulario. Una vez realizada la inscripción deberá enviarnos el voucher del pago de su cuenta, desde la misma dirección electrónica que ingresó en la inscripción, para que nosotros podamos autorizarla.

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MANUAL DEL COSTISTA: COSTOS POR PROCEDIMIENTO INGRESO (formulario de la derecha) a) E-Mail: La dirección de correo electrónico que ingresó en el momento de la inscripción. b) Contraseña: La contraseña que ingresó en el momento de la inscripción. c) Ingresar: El botón que permite identificarse y abrir la sesión.

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MANUAL DEL COSTISTA: COSTOS POR PROCEDIMIENTO INGRESO A LA CUENTA DE COSTISTA: Al ingresar aparecerá la página de la Hoja de Cálculo. Esta se compone de dos partes: -

La barra de navegación, presente en todas las páginas de costoshospitalarios.com una vez abierta la sesión:

Esta se compone de 3 secciones, dispuestas de izquierda a derecha. - A la izquierda, el título. - Al centro, la información del usuario: Su nombre (que contiene el enlace para modificar su información personal), su entidad y su fecha de expiración. En caso de encontrase en una fecha posterior a la fecha de expiración, en su lugar aparecerá un mensaje. - A la derecha, los botones de navegación: o Agregar Procedimiento: Conduce a la Hoja de Cálculo o Ver Tarifario: Conduce al Tarifario o Mis Supervisores: Conduce a la lista de Supervisores disponibles. o Cerrar Sesión: Permite cerrar la sesión una vez se desee salir de la página. Se recomienda usarlo cada vez.

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MANUAL DEL COSTISTA: COSTOS POR PROCEDIMIENTO MODIFICAR SUS DATOS PERSONALES: Para modificar sus datos personales haga click en el nombre del usuario, el cual se encuentra subrayado al centro de la barra de navegación. Se abrirá un pequeño formulario, que contiene los datos que el usuario ya ingresó, salvo la Contraseña:

Basta con modificar el dato que ud. desee. En este caso, agregaremos un teléfono de contacto, y luego presionaremos el botón “Modificar Perfil”:

Sus datos serán guardados conforme a lo que se llenó en el formulario. Nota: No es necesario ingresar su contraseña. Si la casilla Contraseña se deja en blanco, la contraseña no será modificada en ninguna manera.

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MANUAL DEL COSTISTA: COSTOS POR PROCEDIMIENTO HOJA DE CÁLCULO: En esta página podrá realizar los costeos de los procedimientos que desee. Se trata de un formulario bajo la forma de un cuadro que se puede dividir en varias partes:

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ENCABEZADO:

Las cuatro líneas encima del cuadro propiamente dicho constituyen el encabezado. Se trata de datos generales sobre el procedimiento o el centro de costos. El nombre de la ENTIDAD que aparece automáticamente es el que el propio usuario indicó en el momento de inscribirse; se puede modificar como se desee; sin embargo esta casilla no puede quedar en blanco para poder registrar el procedimiento. En cambio, el CÓDIGO o el nombre del CENTRO DE COSTOS no son necesarios para los cálculos, pero ayudan a entender los datos.

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MANUAL DEL COSTISTA: COSTOS POR PROCEDIMIENTO El nombre del PROCEDIMIENTO es, al igual que el de la ENTIDAD, totalmente necesario para poder grabar la hoja de cálculo. Todas las otras casillas del Encabezado deben ser llenadas para un correcto desarrollo del cálculo. El número de HORAS AL MES que trabajen los miembros de la entidad – en un Hospital estándar son 150 Horas al mes – permitirá el cálculo posterior del Componente 1 (ver la sección correspondiente). El tiempo de DURACIÓN del procedimiento se refiere a la duración promedio de la operación a calcular. Por ejemplo, en promedio, en cierto Hospital un Parto Normal dura 60 minutos. Finalmente, la casilla RRHH TOTAL CENTRO DE COSTOS remite a la suma de los sueldos de cada uno de los miembros del Centro de Costos. La casilla REMUNERACIÓN ACTIVIDAD se llenará automáticamente con datos ingresados posteriormente. El botón de BORRAR LÍNEA permite eliminar una línea, como se verá detalladamente en la sección correspondiente.

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MANUAL DEL COSTISTA: COSTOS POR PROCEDIMIENTO -

COMPONENTE 1: RRHH

Esta parte concierne exclusivamente a los médicos, enfermeras, técnicos, etc., que intervengan durante el desarrollo del procedimiento. Pongamos un ejemplo concreto y detallado: un Parto Normal en cierto Hospital implica que participen un Médico Gineco Obstetra, un Médico Pediatra, una Obstetriz, una Enfermera y una Técnica en Enfermería. Empecemos llenando los datos: el Médico Gineco Obstetra intervendrá durante toda la operación, es decir que su TIEMPO de trabajo será de 60 minutos. También se debe incluir la REMUNERACIÓN de dicho médico. Tendríamos entonces el panorama siguiente:

Importante: Si hay dos o más Médicos de la misma especialidad en el Centro de Costos y sólo se necesita que intervenga uno de ellos en el procedimiento, se escoge siempre al de mayor remuneración. Vemos entonces que el COSTO X MINUTO y el COSTO UNITARIO se han calculado automáticamente. La línea está completa, vamos a agregar a otro trabajador. Para esto hacemos click en el botón azul de al lado, Agregar RRHH:

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MANUAL DEL COSTISTA: COSTOS POR PROCEDIMIENTO Vemos que automáticamente se crea una nueva línea en blanco, lista para ser usada:

Llenemos entonces todos los datos siguiendo el mismo procedimiento:

Finalmente, el TOTAL COMPONENTE 1 expresa de forma automática la suma de los costos unitarios y el Costo de las Remuneraciones para el Procedimiento.

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COMPONENTE 2: DEPRECIACIÓN EQUIPO, MOBILIARIO E INSTRUMENTAL

Esta parte del Formulario sirve, como su nombre lo indica, para calcular la depreciación total para el Procedimiento. Se subdivide en 5 partes: EQUIPOS, INSTRUMENTAL, MOBILIARIOS, INFRAESTRUCTURA y OTROS. Esto es lógico si se considera que la duración estimada de 13

MANUAL DEL COSTISTA: COSTOS POR PROCEDIMIENTO un estetoscopio es muy distinta a la de una sala de partos. Veamos rápidamente su funcionamiento con los equipos usados en el Parto: Calefactores y una Cuna de Calor Radiante para recién nacido. Los Calefactores valen 800 soles y se usan 60 minutos. Ingresemos esos datos:

Ahora usemos el botón de Agregar otro Equipo. Cada una de las 5 Subpartes dispone de uno:

Completemos de una vez el llenado de datos de los equipos:

Igualmente aparece la suma del TOTAL EQUIPOS. Se procede de la misma manera para cada una de las cinco subpartes.

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COMPONENTE 3: INSUMOS, MATERIALES MÉDICO Y DE LABORATORIO, VESTUARIO

Esta parte sirve para calcular el costo de los Insumos para el Procedimiento. Esta parte del aplicativo está subdivida en MEDICAMENTOS e INSUMOS VARIOS. Su funcionamiento es idéntico para ambas subpartes, sin embargo la subparte de MEDICAMENTOS tiene un cuadro aparte en entre los CUADROS DE RESUMEN, para poder calcular su porcentaje sobre el COSTO TOTAL del procedimiento: Para entender esta parte hay que tomar en cuenta el concepto de RENDIMIENTO: cuando se usa alcohol no se usa toda la botella; cuando se usan gasas no se usa todo el paquete; cuando se usa un mandilón no se desecha inmediatamente, sino que se vuelve a usar varias veces más. El PRECIO DEL ARTÍCULO que se indica entonces es el de toda la botella, el de todo el paquete de gasas, el de un mandilón nuevo. El RENDIMIENTO viene a ser el número de Unidades de Medida (U.M.) contenidas en la botella o en el paquete de gasas, o el número de usos que se le puede dar al artículo. La CANTIDAD es el número de U.M. que se usan durante el procedimiento. Ejemplo concreto: Pongamos que el alcohol viene en botella de litro, cuesta 10 soles y se usan 20 mililitros en promedio durante el procedimiento. Llenemos los datos: 15

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Como podemos ver, en RENDIMIENTO hemos indicado la cantidad en ml. Procedemos de la misma manera para cada uno de los Insumos y obtenemos la suma de los costos de los Insumos para el Procedimiento.

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COMPONENTE 4: SERVICIOS

Esta parte funciona de manera similar a la anterior: Se escribe el nombre del SERVICIO, el PRECIO total que tiene que pagar la Entidad, la cantidad de UNIDADES DE MEDIDA (U.M.) que consume en total la Entidad por minuto, la CANTIDAD de dichas unidades de medida de dicho servicio que se usan durante el Procedimiento. Existen dos formas distintas de llenarlo: una rápida y otra exacta. a) Forma rápida:

b) Forma exacta:

Este método consiste en calcular cada servicio en minutos. El RENDIMIENTO será entonces de 43200, que son los minutos que existen en un mes. El VALOR DEL SERVICIO es lo que el hospital paga por dicho servicio al mes.

Para usar esta forma de llenado es menester conocer la cantidad promedio de consumo de cada uno de los elementos que intervienen en el procedimiento. Por ejemplo, en el caso de consumo de Luz, que viene facturado en kWh, se necesita realizar la suma del consumo de todos los equipos que consumen electricidad, en kWh.

La CANTIDAD será calculada según la siguiente fórmula: CANT = min x Scc / Stot

Por lo general en el manual de cada equipo el consumo viene indicado en Watts (W). Se debe entonces dividir por 1000 para transformar a kW. Hecho esto, se multiplica por el tiempo de consumo de dicho equipo en horas. Se obtiene así el consumo en kWh.

Donde min es la cantidad de minutos de uso, Scc la superficie del centro de costos en metros cuadrados y Stot la superficie total del hospital. Si bien el resultado no será el más exacto que se puede obtener, tiene la ventaja de permitir un aproximado bastante aceptable como para no perder precisión en el resultado final, mientras se ahorra tiempo.

Finalmente, la CANTIDAD mediante la fórmula:

se

calcula

CANT = kWh(1) + kWh(2) + ... + kWh(n)

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COMPONENTE 5: GASTOS GENERALES

En esta parte sólo se indica un porcentaje de Gastos Generales que se asigna al Procedimiento, calculado mediante la fórmula siguiente: 100

x

B

+ (S – PPTO TOTAL

Servicios, CAS es el presupuesto anual para los CAS y PPTO TOTAL es el total del presupuesto anual. Este cálculo se realiza entonces una vez al año, después de elaborado el presupuesto.

CAS)

Ingresamos el número obtenido; en nuestro caso pondremos 17:

donde: B es el presupuesto anual para los Bienes, S es el presupuesto anual para los

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COMPONENTE 6: REMUNERACION INDIRECTA DEL CENTRO DE COSTOS

Esta parte se calcula automáticamente con los datos del encabezado. No hace falta ingresar nada aquí.

procedimiento, reciben un sueldo mensual y por lo tanto deben ser tomadas en cuenta. Vemos entonces que es un número que puede incrementar fuertemente el costo de nuestro procedimiento.

La Remuneración Indirecta permite determinar el costo de las personas que si bien no están implicadas en el

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CUADROS DE RESUMEN:

Una vez ingresados todos los datos obtenemos una serie de tres cuadros: Uno que indica el COSTO TOTAL sumando cada uno de los 6 componentes anteriores, otro que indica el COSTO TOTAL en función de los COSTOS FIJOS y VARIABLES y finalmente uno que entrega el COSTO TOTAL en función de los COSTOS DIRECTOS e INDIRECTOS. Por separado tenemos el porcentaje del costo de los MEDICAMENTOS sobre el COSTO TOTAL. El MARGEN DE CONTRIBUCIÓN se indica en porcentaje para poder generar una TARIFA que permita ganar más de lo que cuesta realizar el Procedimiento. Finalmente, la casilla de la FECHA DE ELABORACIÓN se llenará automáticamente al grabar la hoja. Permite controlar la actualidad de cada costeo de procedimiento.

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MANUAL DEL COSTISTA: COSTOS POR PROCEDIMIENTO BOTONES DE BORRADO: El botón de borrado Borrar Línea de la hoja de cálculo se ubica en el encabezado. Al presionarlo empezará a parpadear, demostrando que está activado. Al presionar cualquiera de las líneas de los cuatro primeros componentes se eliminará automáticamente la línea entera de las casillas seleccionadas, desactivando así el botón de borrado hasta que se vuelva a presionar. Este proceso sólo permite eliminar las líneas de llenado de datos. Toda otra línea emitirá un mensaje de error. Pongamos un ejemplo concreto: Digamos que tenemos 3 líneas llenas en infraestructura: Infra1, Infra2, Infra3:

Digamos que queremos borrar Infra1 e Infra3. Primero presionamos el botón de Borrar Línea. Verificamos que empiece a parpadear. Finalmente presionamos la línea de Infra1 y automáticamente desaparece.

De la misma manera, podemos eliminar la línea de Infra3:

Nos hemos quedado con únicamente la línea de Infra2, tal como queríamos. El botón de borrado Borrar Procedimiento de la página de Resultados funciona de manera similar, con la excepción que, al 20

MANUAL DEL COSTISTA: COSTOS POR PROCEDIMIENTO mismo tiempo que elimina la línea correspondiente a un procedimiento en el tarifario, elimina la hoja de cálculo respectiva. Es entonces una herramienta muy poderosa.

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AGREGANDO LA HOJA DE CÁLCULO:

Una vez que estamos seguros de los datos ingresados, presionamos el botón GRABAR HOJA. De inmediato seremos redirigidos a la página del Tarifario:

Vemos que aparece una línea nueva, con el resumen del cálculo de costeo que acabamos de realizar. En el nombre del procedimiento está incluido un enlace que permite revisar la hoja de cálculo que permitió obtener tales resultados. NOTE BIEN que si se usa el botón de grabar en una hoja que ya se ha grabado, lo único que se hará será actualizar el cuadro de resultados con otros valores que los ya ingresados. Esto evita la acumulación de hojas con el mismo nombre.

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MANUAL DEL COSTISTA: COSTOS POR PROCEDIMIENTO TARIFARIO Esta página muestra todos los procedimientos registrados por el usuario.

En el cuadro están resumidas las informaciones del cálculo del Costo de cada Procedimiento. Haciendo click en el nombre del Procedimiento uno será redirigido a la Hoja de Cálculo del Procedimiento respectivo. En la parte de arriba a la izquierda hay un selector. Permite elegir de qué Entidad, de todas las que el usuario ha ingresado, será el tarifario mostrado. La asignación de un Procedimiento a una Entidad se realiza durante el llenado del encabezado de la Hoja de Cálculo respectiva. El botón de Borrar Procedimiento permite eliminar los procedimientos registrados por el usuario. Para más información, consulte la sección “Botones de Borrado”. Finalmente, el pequeño ícono verde es un enlace que permite agregar un archivo Excel derivado del aplicativo en formato Excel.

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MANUAL DEL COSTISTA: COSTOS POR PROCEDIMIENTO Al hacer click en el ícono nos encontraremos en una página que nos pedirá subir un archivo Excel.

Tal como está precisado, estos archivos deben haber sido preparados por el aplicativo.

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MANUAL DEL COSTISTA: COSTOS POR PROCEDIMIENTO SUPERVISORES El botón MIS SUPERVISORES permite acceder a la Página de Supervisores. Esta contiene un listado de Usuarios con cuentas de supervisor.

En la casilla ESTADO se puede ver cuál es la relación entre el usuario y cada uno de los Supervisores; es decir, si están o no conectados y por lo tanto si el usuario está compartiendo su información con el Supervisor. El botón al costado permite CONECTARSE o CANCELAR la conexión de cada Supervisor. Se mostrará de distinto color según el caso. Se recomienda coordinar la conexión entre la cuenta de Supervisor y la cuenta de Costista previamente para evitar compartir su información con personas indeseadas.

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MANUAL DEL COSTISTA: COSTOS POR PROCEDIMIENTO COMENTARIOS DEL SUPERVISOR El supervisor que esté conectado con un Costista tendrá la posibilidad de comentar los resultados de cada uno de los procedimientos registrados, para así corregir los posibles errores que haya cometido el costista. Para ello escribirá en el recuadro amarillo que aparece a la derecha del cuadro de cálculo.

Para confirmar, presionará el botón verde.

Inmediatamente el costista será notificado a través de su tarifario, al aparecer un símbolo rojo en la columna “ESTADO”. Para corregir esto, el costista deberá acceder al procedimiento en cuestión y, después de leer el comentario del supervisor (abajo del cuadro de cálculo) y haber hecho las correcciones necesarias, presionar el botón guardar. Al presionarlo, en la columna ESTADO aparecerá un símbolo de color amarillo.

El supervisor podrá entonces ver que el error ha sido subsanado y tendrá la opción de eliminar su comentario presionando el botón rojo arriba a la derecha del recuadro de comentario. Esta acción restablecerá el ESTADO del resultado del procedimiento, reapareciendo el símbolo verde en el TARIFARIO. 25

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Esperamos que este manual les haya parecido claro. Cualquier consulta o contacto al correo [email protected]

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