CUENTAS DE ORDEN Para poder comprender la teoría de cuentas de orden se debe hacer una diferencia entre los valores reales y los valores contingentes: Los valores reales, son los derechos y obligaciones de la empresa que figuran dentro del activo y pasivo. Los valores contingentes, son derechos y obligaciones probables o que están sujetos a una contingencia, la cual si llegara a sobrevenir o a realizarse, entonces convierte dichos valores en reales. DEFINICIÓN Son cuentas que se abren para registrar un movimiento de valores, cuando este no afecta o modifica el balance de la empresa, pero cuya incorporación en libros es necesaria con fines de recordatorio contable, de control en general sobre aspectos administrativos, o bien, para consignar sus derechos o responsabilidades contingentes que puedan o no presentarse en lo futuro. REGLAS DE VALUACIÓN Existe en nuestro medio diversidad de entidades de giros divergentes y por ende, con características muy especificas, lo cual hace imposible enumerar las situaciones o eventos que requieren para su control e información de cuentas de orden. • Depósitos en prenda. Cuando una entidad efectúa ventas a crédito, puede darse la situación de exigir al cliente la entrega de algún bien que garantice, en caso de falta de pago, el crédito otorgado. Esta situación da lugar al uso de cuentas de orden para el control de este tipo de información. • Mercancías en comisión. Se refiere a las operaciones consistentes en recibir de otra entidad mercancías para ser vendidas, obteniendo un premio denominado comisión. En estas operaciones quien remite las mercancías es llamado comitente. Quien recibe las mercancías para venderlas y obtener una comisión, es conocido con el nombre de comisionista. En estas circunstancias, al recibir mercancías el comisionista, no puede registrarlas en cuentas de balance en tanto que no constituyen recursos propios, sino del comitente. • Documentos descontados y endosados. El otorgar crédito es una práctica común en las operaciones comerciales. Este crédito en frecuentes ocasiones se hace constar en documentos como letras o pagarés, los cuales se controlan a través de la cuenta, documentos por cobrar. De la misma manera como se concede crédito, las entidades llegan a colocarse en situaciones tales, que también requieren de unos financiamientos para cumplir su programa de pagos o inversiones, para lo cual recurren a diferentes fuentes de financiamiento, entre ellos, a transferir a una institución bancaria los derechos sobre el cobro de sus documentos con vencimiento en fechas posteriores, a cambio de recibir el valor de ellos, menos una comisión cobrada por el banco por prestar el servicio de cubrir anticipadamente el importe de los 1

documentos recibidos. • Avales otorgados. Al comentar los depósitos en prenda, se comentaba que esta situación se presentaba con la finalidad de garantizar en una forma material y más directa el cumplimiento de algún crédito concedido, existe otra manera la cual consiste en una tercera persona que se compromete a pagar la obligación contraída por el deudor principal, esto se conoce como aval. Este aval no asume una responsabilidad inmediata. • Juicios pendientes. Otro caso de pasivo contingente se presenta cuando se recibe de algún empleado, una demanda laboral. La suma demandada en este caso, normalmente se sujeta a un tramite para estudia si carece de fundamento o procede total o parcialmente. Ante esta situación, la contabilidad no puede permanecer a la expectativa hasta su resolución final. • Seguros contratados. El asegurar los activos de una entidad ante diferentes riesgos, tiene como finalidad de protegerlos, así como procurar que su reposición por causar de algún siniestro sea para quien solicite el seguro, al menor costo posible. La suma asegurada no representa un valor que modifique la situación financiera y resultados de la entidad. • Activo depreciable. El cálculo de la depreciación implica un asiento que se refleja por una parte en cuentas de resultados, por ser una partida que disminuye la utilidad o incrementa las perdidas y por otra, una aplicación en la cuenta complementaria correspondiente. REGLAS DE PRESENTACIÓN Aunque es bien conocido, que el balance de la empresa muestra invariablemente solo cuentas de activo, pasivo y de capital, cuando han sido requeridas cuentas de orden, esta situación se altera. Es importante consignar en el balance las cuentas de orden, pues los interesados en la empresa, no deben solo conocer sus derechos y obligaciones reales, sino también sus derechos y obligaciones contingentes, toda vez que estos pueden influir eventualmente en el futuro de dicha empresa, pues señalan expectativas favorables o adversas. Las cuentas de orden, se deben presentar al calce del balance, después de cerrado y bajo el epígrafe de cuentas de orden. REGLAS DE REVELACIÓN Para presentar las cuentas de orden en el balance general se pueden seguir tres formas: • Enumerarlas según su naturaleza. Se anotan debajo del activo aquellas cuentas de orden que tengan saldo deudor, indicando el nombre de las mismas y el saldo correspondiente; y debajo del pasivo y capital, las cuentas de orden de naturaleza acreedora, mencionando también su nombre y el saldo respectivo.

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• Enumerar solo las de saldo deudor. Se omiten las de saldo acreedor, toda vez que están compensadas. • Agruparlas dentro de la clasificación según su finalidad. ♦ Valores ajenos ♦ Valores contingentes y ♦ Cuentas de registro Se puede incluir entre los anexos del balance una relación pormenorizada de ellas. La tercera forma es la más usual, pues se ahorra espacio y se hace mas clara la presentación general del balance. EJEMPLOS EJEMPLO DE APLICACIÓN DE LAS CUENTAS DE ORDEN PARA VALORES AJENOS Generalmente las cuentas de orden se utilizan mas para este tipo de casos. La idea es ofrecer el desarrollo de un caso para el registro de valores ajenos que con más frecuencia se presentan en empresas de tipo comercial.

MERCANCÍAS REMITIDAS PARA SU VENTA A UN COMISIONISTA Las características generales de este tipo de operación, por lo que se refiere al comisionista, se pueden sintetizar de la siguiente manera:

1.− El comisionista actúa a nombre y cuenta de la persona que le remite las mercancías, el cual es referido como consignador, remitente o comitente. 2.− El comisionista deberá realizar los artículos que se le remitan, bajo las condiciones previamente acordadas y establecidas. Condiciones relativas tanto al precio de las mercancías como a los plazos o garantías que debe exigir en las ventas a crédito. 3.− El comisionista tiene la obligación de conservar las mercancías en buen estado, implantando para tal efecto, todos los medios que sean necesarios para su debida guarda y conservación. 4.− Por su intervención en la venta de las mercancías tendrá derecho a cobrar a su comitente una cuota, previamente establecida denominada comisión, la cual, usualmente se calcula a razón de un porcentaje, sobre el monto de las ventas realizadas. 5.− Periódicamente, o en fechas preestablecidas, deberá remitir a su comitente el producto de las ventas, así como los informes necesarios, respecto de la existencia de mercancías en su poder y los cobros y saldos a cargo de los clientes por concepto de las ventas a crédito. Por las condiciones expresadas, es fácil comprender que las mercancías y demás valores que el comisionista maneje en relación a las mercancías recibidas para su venta a comisión, son valores propiedad del comitente; por lo tanto son valores ajenos al comisionista y este deberá utilizar para su registro cuentas de orden que le 3

permitan conocer, vigilar y controlar diversos aspectos.

ALGUNOS ASPECTOS ESPECÍFICOS A CONTROLAR EN CUENTAS DE ORDEN

1.− El costo total de las mercancías recibidas. 2.− El costo de las mercancías en existencia propiedad del comitente. 3.− El importe recaudado por concepto de ventas al contado. 4.− El importe de cobros obtenidos por concepto de ventas a crédito. 5.− El monto total de ventas a crédito. 6.− El importe de saldos a cargo de los clientes.

A efectos de cubrir estos aspectos, que abarcan la actividad del comisionista en lo que se refiere al movimiento de las mercancías recibidas en comisión para su venta, los grupos de cuentas de orden que deberán emplearse, bien podrían establecerse de la siguiente manera:

ESTABLECIMIENTO DE LAS CUENTAS DE ORDEN I.− Grupo de cuentas de orden a) Mercancías en comisión b) Comitente cuenta de mercancías II.− Grupo de cuentas de orden c) Caja del comitente d) Comitente cuenta de caja III.− Grupo de cuentas de orden e) Clientes del comitente f) Comitente cuenta de clientes

CONCEPTOS QUE CARGARÁN Y ACREDITARÁN LAS CUENTAS DE ORDEN

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Mercancías en comisión: será una cuenta de orden de naturaleza deudora y se cargara del precio de costo de las mercancías recibidas del comitente.

Comitente cuenta de mercancías: será una cuenta de orden de naturaleza acreedora y se acreditara del mismo concepto de la cuenta mercancías en comisión.

En cualquier momento, ambas cuentas deberán arrojar el mismo saldo, pero de naturaleza contraria, representando el valor de las mercancías (consideradas a su precio de costo) en poder del comisionista, pero cuya propiedad es del comitente.

Caja del comitente: será una cuenta de orden de naturaleza deudora, y tendrá por objeto registrar el efectivo recibido por el comisionista, como producto de las ventas de contado y de los cobros parciales efectuados por las ventas a crédito. Así también debe anotarse en esta cuenta de orden, el importe de los gastos efectuados por cuenta del comitente y el de las comisiones pagadas a favor del comisionista.

Comitente cuenta de caja: será una cuenta de orden de naturaleza acreedora y se acreditara de los mismos conceptos de la cuenta caja del comitente

Los saldos de estas dos ultimas cuentas deben ser numéricamente iguales, pero de naturaleza contraria.

Clientes del comitente: será una cuenta de orden de naturaleza deudora, tendrá por objeto registrar los saldos a cargo de los clientes por concepto de las ventas efectuadas a crédito.

Comitente cuenta de clientes: será una cuenta de orden de naturaleza acreedora y se acreditara del mismo concepto que la cuenta de clientes del comitente.

Igual que en los casos anteriores, estas dos ultimas cuentas contendrán invariablemente los mismos saldos, pero de naturaleza contraria. Explicado el objeto de las cuentas de orden y su naturaleza, supondremos algunas operaciones comunes efectuadas regularmente por un comisionista, desde luego por cuenta de su comitente.

OPERACIONES COMUNES EN REGISTRO DE VALORES AJENOS El comitente Muebles Tubulares, S.A. de C.V. remite al comisionista Mueblería del Ángel, S.A. mercancías 5

por valor de $10'000,000.00 (Diez millones de pesos 00/100 m.n.). Las instrucciones son de venderlas, con un sobreprecio del 25% con respecto del precio de costo. El comisionista, informa a su comitente el haber efectuado las siguientes operaciones:

• El 40% de las mercancías recibidas las realizo al contado por un precio de $5'000,000.00 (Cinco millones de pesos 00/100 m.n.). El 40% de los diez millones de pesos recibidos en mercancías, representa cuatro millones de pesos a precio de costo. El 25% de sobreprecio nos indica que debió agregar un millón de pesos para determinar el precio de venta de esas mercancías. Así, el precio de venta, efectivamente fue de cinco millones de pesos.

• El comisionista indico que vendió a crédito, por la suma de $2'500,000.00 (Dos millones quinientos mil pesos 00/100 m.n.), el 20% de las mercancías. El 20% de los diez millones de pesos recibidos originalmente en mercancías, representa dos millones de pesos, a precio de costo. El 25% de sobreprecio nos indica que debió agregar quinientos mil pesos para determinar el precio de venta de esas mercancías. El precio de venta, corresponde exactamente con los dos millones quinientos mil pesos.

• Por las ventas a crédito, ha efectuado cobros por la suma de $1'500,000.00 (Un millón quinientos mil pesos 00/100 m.n.).

• Reporta haber efectuado diversos gastos de almacenaje, conservación y publicidad que representaron $ 15,000.00 (Quince mil pesos 00/100 m.n.).

• Reporta haber cobrado las comisiones relativas a las ventas realizadas. Las comisiones pactadas fueron como sigue: • Comisión por ventas de contado será del 4% s/precio de venta • Comisión por ventas a crédito será del 3% s/precio de venta

• Reporta haber reembolsado al comitente, mediante giro bancario, el producto neto de las ventas y de los cobros efectuados, es decir, una vez descontados los gastos y las comisiones.

AFECTACIÓN DE LAS CUENTAS DE ORDEN • Por el precio de costo de las mercancías recibidas del comitente:

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Mercancías en comisión $ 10'000,000.00 a Comitente cuenta de mercancías $ 10'000,000.00 • Por las mercancías vendidas de contado, por el comisionista, equivalentes al 40% de las mercancías recibidas: Caja del comitente $ 5'000,000.00

a Comitente cuenta de caja $ 5'000,000.00

• Ajuste a las cuentas de orden por el costo de las mercancías vendidas al contado: Comitente cuenta de mercancías $ 4'000,000.00

a Mercancías del comitente $ 4'000,000.00 • Por las ventas a crédito, equivalentes al 20% de las mercancías recibidas: Clientes del comitente $ 2'500,000.00

a Comitente cuenta de clientes $ 2'500,000.00

• Ajuste a las cuentas de orden por el costo de las mercancías vendidas a crédito: Comitente cuenta de mercancías $ 2'000,000.00

a Mercancías del comitente $ 2'000,000.00

• Por los cobros efectuados sobre las ventas a crédito: Comitente cuenta de clientes $ 1'500,000.00

a Clientes del comitente $ 1'500,000.00

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• Por el producto en efectivo de los cobros efectuados: Caja del comitente $ 1'500,000.00

a Comitente cuenta de caja $ 1'500,000.00

• Por los gastos efectuados por el comisionista, por cuenta del comitente: Comitente cuenta de caja $ 15,000.00

a Caja del comitente $ 15,000.00

• Por el importe de las comisiones sobre las ventas de contado: Comitente cuenta de caja $ 200,000.00

a Caja del comitente $ 200,000.00

• Por el importe de las comisiones sobre las ventas a crédito: Comitente cuenta de caja $ 75,000.00

a Caja del comitente $ 75,000.00

• Por el importe de las comisiones ganadas por el comisionista: Caja $ 275,000.00

a Productos por comisiones $ 275,000.00

• Por el reembolso en efectivo al comitente:

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Comitente cuenta de caja $ 6'210,000.00

a Caja del comitente $ 6'210,000.00

CUENTAS DE ORDEN EN EL LIBRO MAYOR Pasando los cargos y los abonos indicados en los asientos de diario, al libro mayor, las cuentas correspondientes presentarían el siguiente movimiento: Comitente Mercancías en comisión Cuenta de mercancías 1) 10'000,000.00

4'000,000.00 (3 2'000,000.00 (5

3) 4'000,000.00 5) 2'000,000.00

10'000,000.00 (1

10'000,000.00

6'000,000.00

6'000,000.00

10'000,000.00

Comitente Caja del comitente Cuenta de caja 2) 5'000,000.00 6ª) 1'500,000.00

15,000.00 (7 200,000.00 (8 75,000.00 (8a 6'210,000.00 (9

7) 15,000.00 8) 200,000.00 8a) 75,000.00 9) 6'210,000.00

5'000,000.00 (2 1'500,000.00 (6a

6'500,000.00

6'500,000.00

6'500,000.00

6'500,000.00

6) 1'500,000.00

2'500,000.00 (4

Comitente Clientes del comitente Cuenta de clientes 4) 2'500,000.00

1'500,000.00 (6

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Productos por Caja Comisiones 8b) 75,000.00

275,000.00 (8b

COMENTARIOS AL EJEMPLO SOBRE REGISTRO DE VALORES AJENOS 1) Las cuentas de mercancías en comisión y comitente cuenta de mercancías, arrojan un saldo deudor y acreedor, respectivamente, por un valor de $4'000,000.00 (Cuatro millones de pesos 00/100 m.n.). Este valor representa el precio de costo de las mercancías aun en poder del comisionista y propiedad del comitente.

2) Las cuentas de caja del comitente y comitente cuenta de caja, aparecen saldadas. Esto indica que el comisionista reembolsó la totalidad del efectivo a su comitente, como producto neto de las ventas y de los cobros efectuados una vez descontados los gastos y las comisiones.

3) Las cuentas de clientes del comitente y comitente cuenta de clientes, arrojan un saldo deudor y acreedor respectivamente, por la cantidad de $1'000,000.00 (un millón de pesos 00/100). Esta cantidad equivale a los saldos pendientes de cobro, a cargo de los clientes del comitente, por las ventas efectuadas a crédito.

4) Finalmente, la cuenta de caja y la cuenta de productos por comisiones, tienen un saldo deudor y acreedor respectivamente por la cifra de $275,000.00 (doscientos setenta y cinco mil pesos 00/100 m.n.). Esta cifra corresponde a las cantidades en efectivo cobradas por el comisionista a su comitente, por concepto de comisiones, debido a su intervención en la venta de las mercancías. Este importe si afecta el activo y los resultados propios del comisionista, por lo cual, su registro procede en cuentas de balance del comisionista.

Cabe hacer notar, que se utilizaron asientos con movimiento directo en el registro de las operaciones.

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Definitivamente, pudieron haberse utilizado en uno o dos de ellos el tipo de movimiento cruzado, tanto entre solo cuentas de orden, como entre cuentas de orden y de balance.

EJEMPLO DE APLICACIÓN DE CUENTAS DE ORDEN PARA VALORES CONTINGENTES Este caso de valores contingentes, se puede ejemplificar muy claramente en situaciones donde hay necesidad de recurrir a reclamación de seguros. A continuación se desarrollara un ejemplo relativo a la reclamación de seguros ante la eventualidad de un siniestro.

CONTRATO DE SEGUROS DE RIESGOS Generalmente las empresas celebran contratos de seguros pretendiendo proteger su inversión en activos, así, pueden celebrar contratos de seguros por diferentes conceptos o para diferentes objetos, un caso común es por ejemplo el seguro de sus mercancías en existencia.

Mediante el contrato de seguro que se firma, el asegurado tiene la obligación de cubrir a la compañía aseguradora, generalmente cada año, una determinada cuota, a la cual se le llama prima.

La compañía aseguradora, tiene la obligación eventualmente de liquidar al asegurado, el importe de las perdidas que hubiere sufrido por el robo o incendio de sus mercancías.

Se trata, pues, en este caso, de un tipo de operación en la cual, al celebrarse, para el asegurado, el único aspecto que afecta sus valores de activo, es el pago de la prima, no así el valor del contrato de seguro, que solamente afectara sus valores reales, siempre y cuando se presente la contingencia del riesgo que dio lugar a dicho contrato.

En este caso como en el ejemplificado anteriormente para valores ajenos, es recomendable que se registren las operaciones correspondientes que se deriven del contrato del seguro, a fin de conocer el monto de las mercancías aseguradas, el importe de los daños sufridos por robo o incendio, así como el importe de las reclamaciones que se acostumbra presentar a la compañía aseguradora, como un tramite indispensable para lograr la indemnización de las perdidas sufridas.

ASPECTOS ESPECÍFICOS A CONTROLAR EN CUENTAS DE ORDEN 11

1.− El importe de las mercancías aseguradas. 2.− El importe de las mercancías incendiadas. 3.− El importe de las reclamaciones por el siniestro.

A efectos de cubrir estos aspectos, que abarcan las operaciones relativas, al funcionamiento del contrato celebrado con la compañía aseguradora, los grupos de cuentas de orden que deberán emplearse, bien podrían establecerse de la siguiente manera:

ESTABLECIMIENTO DE LAS CUENTAS DE ORDEN I.− Grupo de cuentas de orden a) Seguros contra incendios b) Seguros contratados

II.− Grupo de cuentas de orden c) Reclamaciones presentadas d) Reclamaciones en tramite

CONCEPTOS QUE CARGARÁN Y ACREDITARÁN LAS CUENTAS DE ORDEN Seguros contra incendios: será una cuenta de orden de naturaleza deudora y se cargara del importe de los seguros contratados.

Seguros contratados: será una cuenta de orden de naturaleza acreedora y se acreditara del mismo concepto de la cuenta seguros contra incendios.

En cualquier momento, ambas cuentas deberán arrojar el mismo saldo, pero de naturaleza contraria, representando el valor de los seguros contratados, como una eventual contingencia.

Reclamaciones presentadas: será una cuenta de naturaleza deudora y tendrá por objeto registrar el importe de las reclamaciones realizadas en un momento dado a la compañía de seguros, ante la eventualidad de una contingencia. 12

Reclamaciones en trámite: será una cuenta de orden de naturaleza acreedora y se acreditara de los mismos conceptos de la cuenta de reclamaciones presentadas.

Igual que en los casos anteriores, estas dos ultimas cuentas contendrán invariablemente los mismos saldos, pero de naturaleza contraria.

Explicado el objeto de las cuentas de orden y su naturaleza, supondremos algunas operaciones comunes efectuadas regularmente ante la eventualidad de que un siniestro se presentase.

OPERACIONES COMUNES EN REGISTRO DE VALORES CONTINGENTES La empresa denominada Sistemas y Equipos de computo, S.A., ha asegurado contra robo e incendio el valor de sus equipos electrónicos en almacén, los cuales estima en la cantidad de $50'000,000.00 (Cincuenta millones de pesos 00/100 m.n.)

Liquida por concepto de prima anual, la suma de $50,000.00 (Cincuenta mil pesos 00/100 m. n.)

Posteriormente, y dentro de la vigencia del contrato de seguro, ocurre un incendio en el almacén de la empresa asegurada.

La empresa valúa sus perdidas en $20'000,000.00 (Veinte millones de pesos 00/100 m.n.), que corresponden al valor de los equipos dañados y destruidos por el siniestro. El asegurado, presenta su reclamación a la compañía aseguradora, por la cantidad mencionada, como la perdida sufrida por la eventualidad suscitada con el incendio. La compañía de seguros, previas investigaciones correspondientes, acepta la reclamación solamente por la cantidad de $15'000,000.00 (Quince millones de pesos 00/100). Conforme estas circunstancias se hayan presentado, se deberán ir reflejando fiel y cronológicamente en los asientos de diario de la empresa, pretendiendo que en todo momento las cuentas que intervengan, muestren los valores pertinentes en un instante de tiempo dado. AFECTACIÓN DE LAS CUENTAS DE ORDEN Y DE BALANCE • Por el importe del seguro contratado: Seguros contra incendio $ 50'000,000.00 13

a Seguros contratados $ 50'000,000.00 • Por el pago de la prima a la compañía de seguros: Primas pagadas por anticipado $ 50,000.00

a Caja $ 50,000.00

• Por el valor de las mercancías incendiadas: Mercancías incendiadas $ 20'000,000.00

a Almacén $ 20'000,000.00 • Por el importe de la reclamación presentada a la compañía de seguros: Reclamaciones presentadas $ 20'000,000.00

a Reclamaciones en tramite $ 20'000,000.00

• Por el importe aceptado como riesgo a cubrir, por la compañía de seguros: Deudores diversos (Cía. de seguros) $ 15'000,000.00

a Mercancías incendiadas $ 15'000,000.00

• Para ajustar las cuentas de orden por el importe de la reclamación aceptada: Reclamaciones en tramite $ 15'000,000.00

a Reclamaciones presentadas $ 15'000,000.00

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• Por el importe cobrado en efectivo, por la reclamación aceptada: Caja $ 15'000,000.00

a Deudores diversos (Cia. de seguros) $ 15'000,000.00

• Por la perdida sufrida, a causa de la diferencia entre el valor real de las mercancías incendiadas y el correspondiente a la indemnización recibida de la compañía de seguros: Perdidas extraordinarias $ 5'000,000.00

a Mercancías incendiadas $ 5'000,000.00

• Para liquidar las cuentas de orden establecidas para las reclamaciones presentadas y en tramite: Reclamaciones en trámite $ 5'000,000.00

a Reclamaciones presentadas $ 5'000,000.00

• Para ajustar el saldo de las cuentas de orden establecidas por el contrato de seguro: Seguros contratados $ 15'000,000.00

a Seguros contra incendios $ 15'000,000.00

CUENTAS DE ORDEN EN EL LIBRO MAYOR Pasando los cargos y los abonos indicados en los asientos de diario, al libro mayor, las cuentas correspondientes presentarían el siguiente movimiento:

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Seguros contra incendio Seguros contratados 1) 50'000,000.00

15'000,000.00 (9

9) 15'000,000.00

50'000,000.00 (1

Reclamaciones presentadas Reclamaciones en tramite 4) 20'000,000.00

15'000,000.00(5a 5'000,000.00(8

5a)15'000,000.00 8) 5'000,000.00

20'000,000.00 (4

20'000,000.00

20'000,000.00

20'000,000.00

20'000,000.00

Primas Caja pagadas por anticipado 6) 15'000,000.00

50,000.00 (2

2) 50,000.00

Mercancías incendiadas Almacén 3) 20'000,000.00

15'000,000.00 (3 5'000,000.00 (7

20'000,000.00

20'000,000.00

20'000,000.00 (3

Deudores diversos Compañía de seguros Pérdidas extraordinarias 5) 15'000,000.00

15'000,000.00 (6

7) 5'000,000.00 16

COMENTARIOS AL EJEMPLO SOBRE REGISTRO DE VALORES CONTINGENTES

1) Las cuentas de seguros contra incendio y seguros contratados arrojan un saldo deudor y acreedor, respectivamente, de $35'000,000.00 (Treinta y cinco millones de pesos 00/100 m. n.). Este valor equivale a la protección que tiene aun la empresa, el asegurado, sobre las mercancías existentes en el almacén.

2) La cuenta de mercancías incendiadas es una cuenta transitoria que se estableció, con el objeto de registrar el monto de las pérdidas sufridas, mientras se obtenía de la compañía de seguros, la indemnización de los daños causados por el incendio. Una vez obtenida la indemnización y registrada la pérdida neta sufrida por la empresa, esta cuenta de referencia queda saldada.

3) Las cuentas de orden de reclamaciones presentadas y reclamaciones en trámite aparecen saldadas. Esto sucede, tan pronto como se haya registrado en ellas la cantidad aceptada por la compañía de seguros y el importe de las pérdidas netas sufridas por el asegurado, que corresponde a la parte que no fue indemnizada por la compañía aseguradora.

4) Finalmente, la cuenta de perdidas extraordinarias arroja un saldo deudor de $5'000,000.00 (Cinco millones de pesos 00/100 m.n.) que corresponde a la pérdida neta sufrida por el incendio. Esta pérdida neta se registra, una vez obtenida por la compañía de seguros, la indemnización correspondiente.

Como se puede observar, en este caso hubo varios movimientos que afectaron los activos y resultados de la empresa, por lo que se afectaron cuentas de balance y desde luego las cuentas de orden para registrar los valores que en un momento dado fueron contingencias previstas y algunas que dejaron de serlo, como la reclamación de importes que el seguro nunca acepto cubrir.

Cabe hacer notar, que se utilizaron asientos con movimiento directo en el registro de las operaciones.

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Definitivamente, pudieron haberse utilizado en uno o dos de ellos el tipo de movimiento cruzado, tanto entre solo cuentas de orden, como entre cuentas de orden y de balance.

COMENTARIOS A LA APLICACIÓN DE CUENTAS DE ORDEN SÓLO PARA REGISTRO O RECORDATORIO Como se ha venido mencionando, además de los casos ya citados, las cuentas de orden se emplean también para incorporar en la contabilidad algunos datos que tienen por finalidad el registro de cierto tipo de operaciones, con carácter recordatorio.

Igualmente estas cuentas se utilizan en algunos casos, para el registro duplicado de ciertas operaciones, a fin de comparar, por ejemplo, datos reales con datos estimados, o bien, para llevar nota, por separado, de operaciones que, en su aspecto contable, se registran en determinada forma y, en cambio, en su aspecto fiscal, deben ajustarse a las disposiciones de las leyes respectivas.

Un caso típico de esta ultima clase de operaciones se puede citar el correspondiente a la depreciación o demérito sufrido por las inversiones que constituyen el activo fijo de las empresas, las cuales están representadas, por ejemplo, en los muebles y equipos en general de oficinas, o en equipos de reparto, en edificios, etc.

De acuerdo con principios contables que rigen la materia, los bienes tangibles, paulatinamente, bajan de valor, bien sea por el uso que se hace de ellos, por el simple transcurso del tiempo o bien por obsolescencia.

Cualquiera que sea la baja que determine esta baja en el valor de los bienes tangibles, hay necesidad de calcular la cuota que anualmente, debe considerase por concepto de depreciación, siguiendo, al efecto cualquiera de los métodos conocidos.

Por otro lado las leyes en vigor establecen ciertas disposiciones para el calculo de la depreciación fiscal, es decir, de las cantidades que para efectos de la determinación de la utilidad gravable, son deducibles dentro del capitulo de los llamados gastos propios de la empresa.

A este respecto, la ley del impuesto sobre la renta, establece que los empresarios están autorizados a deducir, por concepto de depreciación anual, un porcentaje preciso, por ejemplo 10%, de los valores de su activo fijo.

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COMENTARIOS A LA APLICACIÓN DE CUENTAS DE ORDEN SÓLO PARA REGISTRO O RECORDATORIO Este porcentaje que fija la ley no lo debe variar el empresario, salvo casos especiales, y siempre y cuando se obtenga previamente la autorización de la S.H.C.P.

El problema que se presenta en la contabilidad del empresario es que, en algunos casos, la depreciación contable se calcula en base de un porcentaje diferente al autorizado para efectos fiscales, y por esta razón se hace necesario, además de registrar la depreciación en su aspecto contable, llevar registro, para el mismo objeto, en el aspecto fiscal.

Es en este caso, donde la depreciación del activo fijo esta sujeta a un registro duplicado: uno con fines esencialmente contables, que permita conocer el valor actual, real de mercado, de los bienes clasificados en el activo fijo; y otro con fines fiscales, para determinar el importe que el empresario tiene derecho a deducir de sus ingresos por concepto de depreciación de sus bienes.

Las cuentas de orden requeridas para esta finalidad, podrían ser las denominadas a continuación:

I.− Grupo de cuentas de orden a) Activo despreciable b) Inversiones sujetas a depreciación

Este grupo de cuentas de orden, bastaría para reflejar en ellas el valor sujeto a depreciación con fines estrictamente fiscales.

Claro, que esta cuenta de orden, a su vez hace las veces de un recordatorio, respecto del valor de activo fijo para efectos fiscales. BIBLIOGRAFÍA Contabilidad general Anzures, C.

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Segundo Curso de Contabilidad Lara Flores, Elías http://www.universidadabierta.edu.mx/Biblio/R/Ruiz%20Jesus−Cuentas%20de%20orden.htm UNIVERSIDAD ABIERTA 18 de abril de 2007 Joel Gutiérrez Escalante Contabilidad Intermedia I Página 2 de 16 Página 1 de 16

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