Cuentas y subcuentas contables © ADRINFOR S.L.

Cuentas y subcuentas contables

Indice 4- Cuentas y subcuentas contables....................................................................................................................1 Cuentas del Plan General de Contabilidad...............................................................................................1 Desgloses.................................................................................................................................................3 Subcuentas contables...............................................................................................................................4 Creación de una subcuenta normal....................................................................................................6 Creación de una subcuenta de emisores o receptores de facturas.....................................................7 Creación de una subcuenta de I.V.A.................................................................................................9 Otros aspectos a destacar de las subcuentas....................................................................................10 Otros iconos de interés...........................................................................................................................14 Ejercicios............................................................................................................................................................19 Ejercicio 1..............................................................................................................................................19 Ejercicio 2..............................................................................................................................................19 Ejercicio 3..............................................................................................................................................19 Ejercicio 4..............................................................................................................................................20 Ejercicio 5..............................................................................................................................................20 Recursos.............................................................................................................................................................22 Enlaces de Interés..................................................................................................................................22

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4- Cuentas y subcuentas contables Durante el proceso de creación de la empresa, ContaPlus ha generado una serie de cuentas de 3 ó 4 dígitos, exactamente las que aparecen en el cuadro de cuentas del Plan General de Contabilidad (en adelante P.G.C.). Sin embargo, a la hora de introducir asientos contables en el programa, ContaPlus solicitará cuentas de 7 dígitos (en el caso de Comercial ADR, S.A.) que previamente deberemos crear y que denominamos subcuentas. Las cuentas con dígitos intermedios (menos de 7 y más de 3 ó 4) son los llamados desgloses, que también debemos crear nosotros, y cuya utilidad consiste en aportar más información. Por ejemplo, una Comercial ADR podría tener clasificados sus gastos bancarios del siguiente modo: Codificación 626 6261 6262 6261001 6261002 6261003

Denominación Servicios bancarios y similares Gastos bancarios de cobros Gastos bancarios de pagos Gastos de gestión de cobro Comisiones de descuento de efectos Gastos de cobro de cheques

Tipo de cuenta Cuenta Desglose Desglose Subcuenta Subcuenta Subcuenta

Creador ContaPlus Usuario Usuario Usuario Usuario Usuario

Cuentas del Plan General de Contabilidad Como se ha dicho anteriormente ContaPlus crea, al añadir una nueva empresa, la estructura de títulos y cuentas del P.G.C. Lo habitual es que estas cuentas del P.G.C. no sufran variaciones. Sin embargo, el usuario puede ampliar la lista, modificarla e incluso eliminarla. Se accede a esta estructura por el menú Financiera, opción Plan General Contable, subopción Estructura P.G.C., o bien utilizaré la combinación de teclas Alt + W. También se puede acceder pinchando directamente sobre el icono Configuración P.G.C.

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También podemos acceder al P.G.C. desde el Panel de Exploración:

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Aparecerá una pantalla como la siguiente:

En esta ventana se visualiza la estructura del P.G.C. en forma de árbol, con divisiones en epígrafes (títulos) y cuentas. Esta misma estructura puede observarse desde diferentes puntos de vista (Balance de Situación, Pérdidas y Ganancias, etc.) con sólo situarse sobre la opción elegida en el menú desplegable que aparece a la derecha de los iconos. Si deseamos añadir una nueva cuenta a la estructura ya existente, bastará con situarse sobre el epígrafe correspondiente y pulsar sobre el botón Añadir.

En ese momento aparecerá una pantalla como la siguiente:

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Tan sólo escribiremos el número y denominación de la cuenta. El campo Desglose en los balances se rellenará de forma automática tras introducir el código. Lo mismo ha sucedido con el campo Código en el balance.

Cómo añadir nuevas cuentas en ContaPlus

Desgloses Como se ha dicho anteriormente, los desgloses sirven para aportar una información útil al usuario pero que no proporcionan ni las cuentas del P.G.C. ni las subcuentas operativas. Por ejemplo, y fijándonos en el cuadro de principio de la unidad, si mi empresa desea conocer la cuantía de los gastos bancarios que provienen de operaciones de cobro tendrá dos opciones: 1. Sumar a mano todas las subcuentas contables derivadas de la 626 Servicios bancarios y similares y que correspondan a gastos derivados de cobros. 2. Crear un desglose al efecto, por ejemplo 6261 Gastos bancarios de cobros. Si deseamos añadir una desglose, accederemos a la misma opción que con una cuenta del P.G.C.. La única diferencia es que elegiremos el punto de vista número 9, Desgloses.

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Para crear un nuevo desglose bastará con asignarle una codificación y un nombre.

NOTA: A pesar de que la misión de un desglose es aportar una información útil al usuario pero que no proporcionan ni las cuentas del P.G.C. ni las subcuentas operativas, ContaPlus permite la creación de desgloses entre 1 y 11 dígitos.

Cómo crear desgloses en ContaPlus

Subcuentas contables A la hora de trabajar con ContaPlus se emplean las subcuentas, que son las cuentas del P.G.C.desglosadas e individualizadas. Se accede a esta estructura por el menú Financiera, opción Plan General Contable, subopción SubCuentas, o bien utilizaré la combinación de teclas Alt + S. También se puede acceder pinchando directamente sobre el icono Subcuentas

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Cuentas y subcuentas contables También podemos acceder a las subcuentas desde el Panel de Exploración:

Aparecerá una pantalla como la siguiente:

En esta ventana se visualizan las subcuentas de nuestra empresa. Aunque todavía no hemos creado ninguna. ContaPlus, durante la creación de la empresa, ha añadido una pequeña lista que podremos ampliar, modificar o eliminar.

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Cuentas y subcuentas contables Eliminaremos la lista anterior pinchando sobre el icono eliminar

y realizando la siguiente selección:

Obsérvese cómo se han seleccionado todas las subcuentas contables realizando una acotación entre la primera y la última.

Creación de una subcuenta normal Se añade una nueva subcuenta pinchando sobre el icono añadir

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Basta con cumplimentar los campos Subcuenta (7 dígitos en nuestro caso) y Descripción (máximo 40 caracteres alfanuméricos) para que la subcuenta quede correctamente configurada. La mayoría de subcuentas se crearán de este modo.

Creación de una subcuenta de emisores o receptores de facturas Para la creación de subcuentas representativas de proveedores y acreedores (emisores de facturas), así como de clientes y deudores (receptores de mis facturas) necesitaré cumplimentar algunos datos más:

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• Los campos D.N.I.-C.I.F., Domicilio, Población, Provincia y Cód. postal conforman la identificación fiscal del emisor o receptor de facturas. Su cumplimentación será obligatoria si deseamos obtener determinados informes fiscales como el modelo 347 o los Libros Registro de Facturas Expedidas y Recibidas. De hecho, si no introducimos el campo DNI-CIF, ContaPlus lanza el siguiente mensaje de advertencia:

• Los campos Teléfono, FAX y E. Mail son optativos. • Los campos correspondientes a la cuenta bancaria del beneficiario de transferencias (Entidad, Agencia, D.C. y Cuenta) contendrán los 20 dígitos de las cuentas bancarias de clientes, deudores, proveedores y acreedores de la empresa, de cara a posibles transferencias a su favor. Del mismo 8

Cuentas y subcuentas contables modo, en toda transferencia bancaria existe la otra parte, el ordenante, que será el titular de la cuenta bancaria origen de la transferencia, es decir, Comercial ADR S.A. • El botón da la posibilidad de conocer información comercial y financiera sobre el cliente o proveedor del que esté añadiendo o modificando la subcuenta. Esta opción sólo funciona para subcuentas que comiencen por 40, 41, 43 y 44.

Cómo añadir subcuentas en ContaPlus

Creación de una subcuenta de I.V.A. Cuando una subcuenta está configurada en sus 3 primeros dígitos por las cuentas 472 IVA soportado ó 477 IVA repercutido, se hace necesario rellenar la ficha Parámetros:

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Elegiremos el tipo de IVA, su porcentaje, y el porcentaje y subcuenta contable destinados para el recargo de equivalencia.

Cómo añadir subcuentas de IVA

Otros aspectos a destacar de las subcuentas Existe una serie de opciones relativas a las subcuentas contables que no se van a tratar durante este curso, pero que merece la pena comentar. Tienen que ver con el control de gestión del cash-flow y con una mejor gestión de la información. En cuanto al cash-flow, tenemos las fichas Vencimientos y Cheques. Estas fichas no se cumplimentarán nunca, ya que sólo son informativas:

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Vencimientos muestra información sobre próximos vencimientos de cobros y pagos referidos a la subcuenta (normalmente de clientes, deudores, acreedores y proveedores). La 12ª unidad se dedica por completo al estudio de los vencimientos.

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Cheques muestra información sobre los documentos de pago (cheques o pagarés) asociados a la subcuenta (normalmente de proveedores y acreedores). También en la 12ª unidad se hablará sobre estos documentos de pago. En la ventana del fichero de subcuentas aparecen los iconos SP NominaPlus y SP FacturaPlus que conectan con otros programas del Grupo SP y pueden aportar más información sobre la empresa (ver tema 2):

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En esta pantalla se pueden observar documentos de FacturaPlus (pedidos, albaranes, facturas y recibos) relativos a un cliente, al que se accedió desde ContaPlus. El botón, Correo Electrónico accederá a/los programa/s que tengamos instalados en nuestro ordenador para el envío de e-mail. Se abrirá directamente el programa y la ventana de nuevo mensaje:

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Si tenemos relleno el campo E.Mail en los datos de la subcuenta seleccionada, el programa introduce automáticamente dicha dirección en el campo del destinatario.

Otros iconos de interés En las opciones de cuentas, desgloses y subcuentas hay un par de iconos, Ver saldos mensuales

y Mayor

, que revisten cierta importancia. Ver Saldos Mensuales ofrece información mensual del Debe, Haber y Saldo, junto con los saldos de inicio del ejercicio (asiento de apertura) y total de ejercicio:

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Mayor ofrece una exhaustiva información de todas las partidas de mayor de la cuenta elegida:

En la parte superior se encuentran una serie de campos que permiten obtener los datos acotados por fechas. Por defecto aparecen las fechas correspondientes al ejercicio económico. Si se cambia el período de fechas, habrá que pulsar el botón Recalcular para actualizar los saldos.

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Se puede visualizar el asiento completo correspondiente a un determinado apunte. Basta con situarse sobre el apunte elegido y pulsar el botón Asiento.

Otros aspectos de las subcuentas contables

Las subcuentas pueden tener asociadas imágenes que sean de importancia para la empresa. Para ello está el botón Gestión Documental

, que abre la siguiente pantalla:

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Cuentas y subcuentas contables En ella, figuran imágenes con archivos de extensión BMP ó JPG. La lista puede aumentarse, añadiendo imágenes existentes o escaneando el documento elegido en el momento.

La versión DEMO no permite el uso de este botón de Gestión Documental. El botón Evaluación de Riesgo accede al portal, desde el que se puede obtener información de la evaluación de riesgo del cliente. En la siguiente pantalla se muestra un ejemplo con 2 aspectos de la evaluación del riesgo:

Previamente, al igual que sucede con la opción Si on-line (ver unidad 2ª) se abre una ventana en la que deberá introducirse el login y el password. La versión DEMO no permite el uso de este botón de Evaluación de Riesgo. El botón activar/desactivar información extendida permite, con sólo situarse sobre una subcuenta contable, visualizar sus datos generales sin necesidad de entrar en la ficha de la subcuenta:

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El botón Buscador de Informes accede al portal, desde el que se puede obtener información comercial o financiera del cliente. En la siguiente pantalla se muestra un ejemplo con algunos ratios obtenidos del Balance de Situación y de la Cuenta de Pérdidas y Ganancias del cliente:

Previamente, al igual que sucede con la opción Si on-line (ver unidad 2ª) se abre una ventana en la que deberá introducirse el login (nombre de usuario) y el password (contraseña). La versión DEMO no permite el uso de este botón de Buscador de Informes.

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Ejercicios Ejercicio 1 Aunque al añadir una empresa ContaPlus copie la estructura del P.G.C., puede ser necesario añadir alguna cuenta que no exista en dicho P.G.C. Se propone que el alumno añada la subcuenta 758 Otros ingresos de gestión corriente teniendo en cuenta las siguientes orientaciones: 1. Sitúate en la opción Plan General Contable desde el punto de vista "2. Pérdidas y Ganancias". 2. Añade la nueva cuenta sabiendo que se ubica en los epígrafes: HABER INGRESOS 5.Otros ingresos de explotación

Ejercicio 2 En ocasiones, la empresa necesita de la información que proporcionan varias subcuentas. Por lo general, las cuentas del P.G.C. proporcionan dicha información. Sin embargo, hay veces que se necesita más detalle del que proporcionan las cuentas. Es por ello que existen los desgloses. Se propone que el alumno añada los siguientes desgloses: 6001 6002 7001 7002

Compras línea blanca Compras línea marrón Ventas línea blanca Ventas línea marrón

Ejercicio 3 A la hora de introducir información contable no se trabaja con cuentas ni desgloses, sino con subcuentas. Las subcuentas representan el nivel operativo, mientras que las cuentas y los desgloses sólo se utilizarán para consultar y presentar dicha información contable. La mayoría de las cuentas sólo precisan de un código y un nombre que las identifique. Se propone que añadas las siguientes subcuentas en la empresa creada en el tema anterior: 6001001 6001002 6002001 7001001

Compras de lavadoras Compras de frigoríficos Compras de televisores Ventas de lavadoras 19

Cuentas y subcuentas contables 7001002 7002001 5700001 5720182

Ventas de frigoríficos Ventas de televisores Caja, euros BBVA, C/C 01820654570000006666

Previamente, el alumno habrá borrado las subcuentas creadas de forma automática por ContaPlus.

Ejercicio 4 Las subcuentas representativas de emisores de facturas (acreedores y proveedores) y de receptores de facturas de nuestra empresa (clientes y deudores) necesitan de mayor cantidad de datos. Introduciendo los datos fiscales y de domiciliación bancaria podremos realizar algún modelo fiscal (347) y alguna operación bancaria (transferencias de acuerdo a las normas del cuaderno 34 del Consejo Superior Bancario). Se propone que el alumno añadas las siguientes subcuentas en la empresa creada en el tema anterior: 4300001

Electrodomésticos Anaya, S.L. B26555444 Gran Vía, 51 bajo (26005 Logroño. La Rioja) 941212223 [email protected] 2037-0127-66-1234567890

4000001

Importaciones Del Rincón, S.A. A48224466 Alameda Recalde, 52 (48008 Bilbao. Vizcaya) 944707172 944707173 [email protected] 0182-0022-27-2468086424

Los datos del ordenante serán los de Comercial ADR: A26123456 Comercial ADR, S.A. Logroño 26006

Ejercicio 5 Las subcuentas representativas del IVA soportado y del repercutido necesitan también de algunos datos especiales, como el tipo y porcentajes de IVA y, en su caso, del recargo de equivalencia. Se propone que el alumno cree las siguientes subcuentas de IVA: 4721600

IVA Soportado al 16% IVA deducible en operaciones interiores

4771600

IVA Repercutido al 16% IVA devengado en régimen general (sin recargo de equivalencia)

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Cuentas y subcuentas contables ¡IMPORTANTE! Al descargar las soluciones de los ejercicios, deberás utilizar nuevas claves para poder acceder al programa, la clave utilizada en la soluciones es: 12345678

Usuarios DEMO: cómo descargar las soluciones de los ejercicios

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Recursos Enlaces de Interés

• http://www.adrformacion.com/noticias/articulo.php?ref=11&cont=¿Cambios%20en%20el%20Plan%20Genera ¿Cambios en el Plan General de Contabilidad?

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