Curso:

Relator: Matko Kosic G. [email protected]

MÓDULO UNO

LA PLANIFICACIÓN ¿POR QUÉ SE PLANIFICA?

Para maximizar el uso de los recursos escasos y satisfacer las necesidades de corto y largo plazo de una comunidad o territorio

¿Qué es Planificar?

Es una función básica de la administración que tiene como misión determinar:

¿Qué debe hacerse?, ¿Quién debe hacerlo? y ¿Dónde, cuándo y cómo debe hacerse?

La planeación implica un proceso consciente de estudio y selección del mejor curso de acción a seguir.

La toma de decisiones respecto de diferentes tipos de planes es un proceso complejo y riguroso que exige un diagnóstico preciso e integral de la realidad externa e interna del negocio.

ELABORACIÓN Y APLICACIÓN DEL DIAGNÓSTICO

ORDENAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

APLICACIÓN DE HERRAMIENTAS DE ANÁLISIS

INSUMOS PARA LA TOMA DE DECISIONES

VALIDACIÓN DE LOS DATOS

SELECCIÓN DE ALTERNATIVAS

¿QUÉ ES PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA?

La planificación estratégica es un proceso de planeación a largo plazo, enfoca a la organización como un todo.

Estrategias Son cursos de acción, que muestran la dirección y el empleo general de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones más ventajosas.

Es un plan amplio, unificado e integrado que relaciona las ventajas estratégicas de una empresa con los desafíos del ambiente y se le diseña para alcanzar los objetivos de la organización a largo plazo; es la respuesta de la organización a su entorno en el transcurso del tiempo, además es el resultado final de la planificación estratégica. Asimismo, para que una estrategia sea útil debe ser consistente con los objetivos organizacionales.

Paso 2 ANÁLISIS DEL ENTORNO EXTERNO

Paso 4 ANÁLISIS DE LOS RECURSOS DE LA ORGANIZACIÓN

Paso 6 REVALORIZACIÓN DE LA MISIÓN Y OBJETIVOS

Paso 1

IDENTIFICACIÓN DE LA MISIÓN ACTUAL

Paso 3 IDENTIFICACIÓN DE OPORTUNIDADES Y AMENAZAS

PASOS DE LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

Paso 5 IDENTIFICACIÓN DE LAS FORTALEZAS Y DEBILIDADES

Paso 8 IMPLANTACIÓN DE LA ESTRATEGIA

Paso 7 FORMULACIÓN DE ESTRATEGIAS

MATRIZ FODA FORTALEZAS

OPORTUNIDADES Hacer lista de las Oportunidades 1) 2) 3) AMENAZAS Hacer lista de las Amenazas 1) 2) 3)

DEBILIDADES

Hacer la lista de las Fortalezas 1) 2) 3) OBJETIVOS ESTRATÉGICOS Y ESTRATEGIAS (FO)

Hacer lista de las debilidades 1) 2) 3) OBJETIVOS ESTRATEGICOS Y ESTRATEGIAS (DO)

Uso de fortalezas para aprovechar oportunidades 1) 2) 3)

Disminuir las debilidades aprovechando las oportunidades 1) 2)

OBJETIVOS ESTRATEGICOS Y ESTRATEGIAS (FA) Uso de las fortalezas para evitar amenazas. 1) 2)

OBJETIVOS ESTRATEGICOS Y ESTRATEGIAS (DA) Minimizar debilidades y evitar amenazas. 1) 2)

MODELO DE PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA VISIÓN

Fase Filosófica

PRINCIPIOS Y VALORES

MISIÓN ANÁLISIS INTERNO Fase Analítica

Fortalezas Debilidades Carencias

ANÁLISIS EXTERNO Establecimiento de necesidades

Oportunidades Amenazas Problemas

FORMULACIÓN DE POLÍTICAS DETERMINACIÓN DE ESTRATEGIAS Fase Operativa

DEFINICIÓN DE OBJETIVOS DEFINICIÓN DE HERRAMIENTAS DE EVALUACIÓN

Fase de Acción y Desarrollo

ORGANIZACIÓN, DESARROLLO, CONTROL Y EVALUACIÓN

PLANIFICACION ESTRATÉGICA Fase Operativa

Matriz Objetivos Estratégicos

1 2

3

4

Objetivos Específicos: Son metas concretas y diseñadas para

ser desarrolladas en el corto plazo (puede ser un año o menos); las que, en conjunto, deben dar cumplimiento al objetivo general. Los Objetivos Específicos se llevan a la práctica en la realización de una serie de tareas específicas las que, en conjunto, deben dar cumplimiento al objetivo. La redacción de un objetivo específico es similar a la de un objetivo general y, aunque pueden no incluirse el indicador de logro y el responsable (pues serán especificados en los planes de acción y las herramientas de evaluación) deben necesariamente, contener:

Verbo – Complemento – Circunstancia de Tiempo. Lo importante, en la redacción de un Objetivo Específico, es que establezca claramente aquello que se desea lograr en el plazo especificado, para que su lectura e interpretación no tenga ambigüedades.

sujeto

verbo de acción

circunstancia de tiempo

Complemento

Objeto

EN EL EJEMPLO SIGUIENTE: ¿Podríamos identificar los elementos que debe incluir un objetivo específico bien redactado?

A Diciembre de 2009 el equipo directivo habrá logrado un aumento a un 80% mínimo la participación de los productores en las asambleas trimestrales y en los eventos propios de la intervención.

Objetivos Estratégicos Debe haber coherencia entre el logro esperado en el objetivo general y la suma de los logros esperados en el objetivo específico. Deben redactarse tantos objetivos específicos como sean necesarios para abarcar totalmente el objetivo general que se ha diseñado.

OBJETIVO ESTRATÉGICO DE BASE: “Mejorar la competitividad adoptando estrategias comunes y acciones específicas para disminuir las brechas de competitividad en el trienio 2009 - 2012 OBJETIVO ESTRATEGICO

El plan de Intervención implementará durante el trienio 2009 - 2012, acciones que aseguren el mejoramiento de la productividad, como estrategia para incrementar la competitividad de las unidades productivas

OBJETIVOS DE ACCION

INDICADORES DE LOGRO

Durante el mes de noviembre, los integrantes de las Unidades productivas se reunirán con los coordinadores técnicos para analizar brechas y puntos críticos, de modo de consensuar estrategias de solución. Durante los meses de noviembre y diciembre, se realizarán sesiones de análisis con los productores acerca del contenido y alcances de las estrategias acordadas para asegurar su aplicación. Durante el primer año, se implementará un sistema de apoyo a los productores basado en las estrategias de intervención y adaptado a su realidad productiva, como una oportunidad de conducir su negocio de una manera más eficiente y competitiva.

Consultores y Productores identifican las principales causales de la generación de brechas de competitividad y estrategias de solución Estadística comparativa de avances del primer año respecto del diagnóstico de brechas antes del inicio del plan, por cada estrategia y unidad productiva. Estadística comparativa de progreso por cada año de duración del plan para cada estrategia y unidad productiva.

ESTANDARES DE CALIDAD

Aumento anual en la tasa de productividad, por lo menos en un 20% con respecto al periodo anterior.

MEDIOS DE VERIFICACION

Estadísticas comparativas Registros de Productividad

Registros contables El 100% de los mínimos de gastos, productores conocen las inversiones y entradas. estrategias específicas del plan que aplicarán en Registro de tratamiento integral de plagas su negocio El 100% de los Registro de fertilización productores aplica y Agenda de actividades respeta las estrategias críticas del negocio específicas del plan que aplicarán en su negocio Registros de aplicación de BPAs Disminución en un 50% ,por lo menos, de las Citaciones a productores situaciones problemáticas que Registros de asistencia generan las brechas de Actas de acuerdos competitividad. estratégicos Aumento de un 15% anual de la inversión en Plan de Intervención por unidad productiva el negocio

MÓDULO DOS: EL MARCO LÓGICO ¿QUÉ ES EL MARCO LÓGICO?  Es una herramienta de trabajo con la cual un evaluador puede examinar el desempeño de un plan estratégico en todas sus etapas.  Permite presentar de forma sistemática y lógica los objetivos de un programa y sus relaciones de causalidad.  Asimismo, sirve para evaluar si se han alcanzado los objetivos y para definir los factores externos al plan que pueden influir en su consecución.

¿Qué información contiene el Marco Lógico sobre el Plan Estratégico? Las razones por las cuáles se lleva a cabo el plan  Los resultados o productos que se esperan lograr  La forma en cómo se van a lograr los resultados  Los factores externos que son críticos para que tenga éxito  Dónde encontrar la información requerida para evaluar el éxito del plan  Qué hay que hacer para lograr los objetivos  Los insumos que se requerirán. •

MATRIZ DE MARCO LÓGICO Resumen Narrativo de Objetivos

Indicadores Verificables Objetivamente FIN: Los indicadores a El Fin es una nivel de Fin miden definición de cómo el el impacto general proyecto o programa que tendrá el contribuirá a la proyecto. Son solución del específicas en problema (o términos de problemas) del cantidad, calidad y sector. tiempo. (grupo social y lugar, si es relevante).

Medios de Verificación

Supuestos

Los medios de verificación son las fuentes de información que se pueden utilizar para verificar que los objetivos se lograron. Pueden incluir material publicado, inspección visual, encuestas por muestreo, etc.

Los supuestos indican los acontecimientos, las condiciones o las decisiones importantes necesarias para la "sustentabilidad" (continuidad en el tiempo) de los beneficios generados por el proyecto.

Resumen Narrativo Indicadores Verificables de Objetivos Objetivamente PROPÓSITO: Los indicadores a nivel de El Propósito es el Propósito describen el impacto directo a ser impacto logrado al final logrado como del proyecto. Deben resultado de la incluir metas que reflejen utilización de los la situación al finalizar el Componentes proyecto. Cada indicador producidos por el especifica cantidad, proyecto. Es una calidad y tiempo de los hipótesis sobre el resultados por alcanzar. impacto o beneficio que se desea lograr.

Medios de Supuestos Verificación Los medios de Los supuestos indican verificación son las los acontecimientos fuentes que el las condiciones o las ejecutor y el evaluador decisiones que tienen pueden consultar para que ocurrir para que ver si los objetivos se el plan estratégico están logrando. contribuya Pueden indicar que significativamente al existe un problema y logro del Fin. sugieren la necesidad de cambios en los componentes del proyecto. Pueden incluir material publicado, inspección visual, encuestas por muestreo, etc.

Resumen Narrativo Indicadores Verificables Medios de Verificación de Objetivos Objetivamente COMPONENTES: Los Componentes son las obras, servicios, y capacitación que se requiere que complete el ejecutor del plan. Estos deben expresarse en trabajo terminado (sistemas instalados, gente capacitada, etc.)

Supuestos

Los indicadores de los Este casillero indica Los supuestos son Componentes son dónde el evaluador los acontecimientos , descripciones breves, puede encontrar las las condiciones o las pero claras de cada uno fuentes de información decisiones que de los Componentes que para verificar que los tienen que ocurrir tiene que terminarse resultados que han para que los durante el plan; debe sido contratados han componentes del especificarse cantidad, sido producidos. Las plan alcancen el calidad y oportunidad de fuentes pueden incluir Propósito para el las obras, servicios, etc., inspección del sitio, cual se llevaron a que deberán entregarse. informes del auditor, cabo. etc.

Resumen Narrativo de Objetivos ACTIVIDADES: Las Actividades son las tareas que el ejecutor debe cumplir para completar cada uno de los Componentes del plan y que implican costos. Se hace una lista de actividades en orden cronológico para cada Componente.

Indicadores Verificables Objetivamente Este casillero contiene el presupuesto para cada Componente a ser producido por el plan.

Medios de Verificación

Supuestos

Este casillero indica donde un evaluador puede obtener información para verificar si el presupuesto se gastó como estaba planeado. Normalmente constituye el registro contable de la unidad productora.

Los supuestos son los acontecimientos, condiciones o decisiones (fuera del control del que planifica) que tienen que suceder para completar los Componentes del proyecto.

EVALUACIÓN DE LA COLUMNA DE OBJETIVOS Se construye el marco lógico de forma tal que se puedan examinar los vínculos causales de abajo hacia arriba. Si el plan está bien diseñado, lo que sigue es válido: •Cada Componente es necesario para lograr el Propósito del proyecto; •Las Actividades especificadas para cada Componente son necesarias para producir el Componente; •No falta ninguno de los Componentes necesarios para lograr el Propósito del plan; •Si se logra el Propósito del proyecto, contribuirá al logro de el Fin; •Se indican claramente el Fin, el Propósito, los Componentes y las Actividades; •El Fin es una respuesta al problema más importante en el sector.

El Método del Marco Lógico ANTES DE ESTRUCTURAR EL MARCO LÓGICO (IDENTIFICAR LOS INSUMOS DEL M.L.)

ESTRUCTURACIÓN DEL MARCO LÓGICO

Fase de Análisis

Fase de Planificación

(enfoque estratégico) Identificar Grupos de Interés (G.I.)

Análisis de G.I: Identificación y caracterización de los G.I., grupos objetivo y beneficiarios.

Identificar/ deducir/ analizar problemas y objetivos.

Análisis de problemas: Identificación de problemas clave, limitaciones y oportunidades, determinando las relaciones causa-efecto Análisis de Objetivos: Desarrollo de objetivos a partir de los problemas, determinando las relaciones medio-fin

Seleccionar las mejores opciones (estrategias)

Análisis Estratégico: Identificación de las estrategias apropiadas para lograr los objetivos

Definir la lógica del Plan

Hacer la planificación operativa

Marco Lógico: definir los objetivos en términos medibles, evaluar la lógica interna, definir medios, estrategias y costos Cronograma: Determinar la secuencia y dependencia de las actividades, estimar tiempos, identificar hitos y responsables.

Presupuesto: a partir de las actividades, planificar la disponibilidad de recursos y el presupuesto

La lógica de los objetivos y los supuestos (La lógica vertical y la lógica horizontal) La lógica de Intervención

Supuestos

FINALIDAD\

El plan habrá contribuido a la finalidad PROPÓSITO

Se logrará el propósito Si éste se cumple PRODUCTOS Y RESULTADOS

Y los supuestos a este nivel resultan favorables …y los supuestos se cumplen favorablemente

Se lograrán los productos y resultados Si estos se producen ACTIVIDADES

Si se realizan las actividades

…y los supuestos se cumplen favorablemente CONDICIONES PREVIAS