Comité de Adquisiciones del Poder Ejecutivo Dirección General Gobierno del Estado de Michoacán

CURSO TALLER “TRÁMITES Y PROCEDIMIENTOS ANTE EL COMITÉ DE ADQUISICIONES DEL PODER EJECUTIVO”.

Juan B. Ceballos No. 441, colonia Nva. Chapultepec, C.P.58280, Morelia, Michoacán, México. Tel. (443)3 400801 al 04. [email protected] www.cadpe.michoacan.gob.mx

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TEMARIO. 1. EL COMITÉ DE ADQUISICIONES DEL PODER EJECUTIVO. 2. PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES. 3. PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIÓN. 3.1 Tipos de procedimientos de adquisición. 3.2 Montos establecidos para la realización de los diferentes procedimientos de adjudicación. 3.3 ¿Cómo solicitar un procedimiento de licitación? 3.4 Trámites para llevar a cabo una licitación pública o invitación restringida a cuando menos tres proveedores y la intervención de la solicitante en dichos procedimientos. 3.5 Contratos. 3.6 Facturas, DEP’S, recibo de mercancías. 4. CAUSAS DE EXCEPCIÓN A LICITACIÓN. 4.1 Causas de excepción a licitación. 4.2 ¿Cómo solicitarlo al PLENO del Comité de Adquisiciones del Poder Ejecutivo una autorización para adquirir bienes o contratar servicios por adjudicación directa? 5. COMPRAS DIRECTAS MENORES A $150,000.00 MAS IVA. 5.1 Requisitos para realizarla. 5.2 Informes mensuales a través de Internet. 5.3 Ejemplo. 6. ADQUISICION DE VEHICULOS. 6.1 Procedimientos de adjudicación. 7. CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO Y FOTOCOPIADO. 7.1 Reglas generales para los contratos de arrendamiento. 7.2 Reglas generales para los contratos de fotocopiado. 7.3 Formatos de contratos.

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8. MANTENIMIENTO Y CONTROL VEHICULAR. 8.1 Sistema de mantenimiento y control vehicular. 8.2 Marco Normativo. 8.3 Tipos de servicio. 8.4 Procedimiento para el trámite de las órdenes de servicio: 8.5 Servicios por excepción realizados por Dependencias y Entidades de manera directa. 8.6 Recomendaciones generales. 8.7 Las facturas. 8.8 Horarios de atención. 8.9 Aspectos importantes.

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“TRÁMITES Y PROCEDIMIENTOS ANTE EL COMITÉ DE ADQUISICIONES DEL PODER EJECUTIVO”.

1.

EL COMITÉ DE ADQUISICIONES DEL PODER EJECUTIVO.

Es un organismo público descentralizado, con personalidad jurídica y patrimonio propio; que tiene como principales atribuciones las de definir, conducir y aplicar los lineamientos en material de adquisiciones, prestación de servicios, contratos y arrendamientos. 2. PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES. CONCEPTOS QUE SE DEBE INCLUIR: 1) Bienes muebles que deban incorporarse, adherirse o destinarse a un inmueble, que sean necesarios para la realización de las obras públicas por administración directa o los que suministren las dependencias y entidades de acuerdo a lo pactado en los contratos de obras; 2) Bienes muebles que incluyan la instalación, por parte del proveedor, en inmuebles de las dependencias, entidades o de los ayuntamientos, cuando su precio sea superior al de su instalación; 3) Servicios relacionados con bienes muebles que se encuentren incorporados o adheridos a Inmuebles, cuya conservación, mantenimiento o reparación no impliquen modificación alguna al propio inmueble;

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4) Reconstrucción, reparación y mantenimiento de bienes muebles; maquila; seguros; transportación de bienes muebles y personas; contratación de servicios de limpieza y vigilancia, así como los estudios técnicos que se vinculen con la adquisición o uso de bienes muebles; 5) Contratos de arrendamiento financiero de bienes muebles; y, 6) Servicios de cualquier naturaleza cuya prestación genere una obligación de pago para las dependencias, entidades o ayuntamientos, que no se encuentren regulados en forma específica por otras disposiciones legales. PARA SU ELABORACIÓN DEBERÁN DEFINIR LAS CARACTERÍSTICAS DE LOS BIENES A ADQUIRIR O SERVICIOS A CONTRATAR, LO CUAL HARÁN PREVIA COTIZACIÓN DE POR LO MENOS 3 PROVEEDORES INSCRITOS EN EL PADRÓN DE PROVEEDORES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESTATAL Y DEBERÁN LO SIGUIENTE: I.- Las acciones previas, concomitantes y posteriores a la realización de dichas operaciones; los objetivos y metas a corto y mediano plazo; II.- La existencia en cantidad y calidad de los bienes a adquirir, los plazos estimados de suministro, los avances tecnológicos efectuados y las necesidades que se tengan; III.- Los requerimientos en materia de conservación, mantenimiento y ampliación de capacidad de los servicios públicos; IV.- Preferentemente, la utilización de los bienes y servicios de procedencia regional con especial atención a los sectores económicos cuya promoción, fomento y desarrollo estén comprendidos en los objetivos y prioridades del Plan de Desarrollo Integral del Estado; y, V.- De preferencia, la inclusión de insumos, material, equipo, sistemas y servicios que tengan incorporada tecnología nacional, tomando en cuenta los requerimientos técnicos y económicos de las adquisiciones o pedidos que vayan a hacerse en el país o en el extranjero. VI. Otorgar preferencia en la adquisición de bienes y servicios que en sus insumos y procesos productivos utilicen materiales reciclados y tecnologías que ahorren energía, agua y contaminen lo menos posible el medio ambiente, con base en el programa que establezca el Comité. Juan B. Ceballos No. 441, colonia Nva. Chapultepec, C.P.58280, Morelia, Michoacán, México. Tel. (443)3 400801 al 04. [email protected] www.cadpe.michoacan.gob.mx

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El PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES debió ser presentado el último día hábil del mes de abril del 2008. PLAZO FINAL PARA SU ENTREGA: ÚLTIMO DÍA HÁBIL DEL MES DE MAYO DEL 2008. 3. PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIÓN. 3.1 Tipos: ™ ™ ™

Licitación Pública. Invitación Restringida a cuando menos 3 proveedores. Adjudicación directa. Montos:

LICITACION PUBLICA INVITACION RESTRINGIDA A POR LO MENOS 3 PROVEEDORES ADJUDICACION DIRECTA O COMPRA DIRECTA

MAS DE: $1,500,001.00 MAS I.VA. DE: $150,001.00 A $1,500,000.00 MAS I.V.A. DE: $01.00 A $150,000.00 MAS I.V.A.

¿Cómo solicitar un procedimiento licitatorio? ™ Mediante oficio ante la Dirección General del Comité de Adquisiciones del Poder Ejecutivo. ™ Deberá contener los datos y anexar los documentos precisados en el numeral 4 de las Bases y Lineamientos 2008. Juan B. Ceballos No. 441, colonia Nva. Chapultepec, C.P.58280, Morelia, Michoacán, México. Tel. (443)3 400801 al 04. [email protected] www.cadpe.michoacan.gob.mx

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™ Para una mejor comprensión y agilizar este trámite, la Dirección General del Comité propone el formato que se adjunta como ANEXO 1.

3.4 Trámites para llevar a cabo una licitación pública o invitación restringida a cuando menos tres proveedores la intervención de la solicitante en dichos procedimientos. Paso 1. Presentación de solicitud por escrito (preferentemente en el formato sugerido) ante el Comité de Adquisiciones del Poder Ejecutivo. EN CASO DE QUE SE OMITA CONSIGNAR ALGÚN DATO O ANEXAR ALGUNA DE LA DOCUMENTACIÓN SEÑALADA NO SE DARÁ TRÁMITE A SU PETICIÓN Y ÉSTA SE DEVOLVERÁ A FIN DE QUE SE SUBSANEN LAS OMISIONES. Paso 2. El Comité procederá a la elaboración de las bases de la licitación pública o invitación restringida a cuando menos 3 proveedores según sea el caso; Una vez concluidas se envían al titular de la Dependencia o Entidad solicitante para su firma. La firma del titular es necesario se obtenga de inmediato, a fin de evitar el retraso en la realización de la licitación y la demora en la entrega de los bienes solicitados. Paso 3. Previo a la firma del titular, la Delegación Administrativa deberá revisar el contenido de las bases, para efectos de que lo verifique y, en caso de error o imprecisión alguna, lo comunique al Comité para hacer las modificaciones correspondientes. Paso 4. Una vez firmadas por el titular de la dependencia o entidad solicitante, deberán dejar copia de éstas para consultar cualquier duda o dato que sea de importancia antes de realizarse los eventos del procedimiento. Paso 5. Con las bases ya firmadas se envía la convocatoria a la Coordinación de Comunicación Social para su publicación en un diario de mayor circulación en el Estado tratándose de licitación pública. Juan B. Ceballos No. 441, colonia Nva. Chapultepec, C.P.58280, Morelia, Michoacán, México. Tel. (443)3 400801 al 04. [email protected] www.cadpe.michoacan.gob.mx

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En el caso de la invitación a cuando menos 3 proveedores, se envían las invitaciones a los proveedores invitados Paso 6. En las bases del procedimiento aparece la fecha y hora en que se llevarán a cabo los eventos del procedimiento, los cuales son los siguientes: ™ Junta de aclaraciones. ™ Presentación de proposiciones y apertura de la propuesta técnica. ™ Emisión del dictamen técnico y apertura de la propuesta económica. ™ Fallo de adjudicación. Se deberá nombrar a un representante para que acuda a cada uno de estos eventos, preferentemente el personal administrativo o aquel que conozca las características técnicas de los bienes o servicios solicitados, a fin de que cuente con los elementos necesarios para disipar las dudas que tengan los proveedores al respecto y para en su momento evaluar las propuestas técnicas y económicas presentadas en el procedimiento. Paso 7. El día anterior a la junta de aclaraciones se enviarán a la Dependencia o Entidad solicitante las preguntas formuladas por los proveedores participantes, con el objeto de que las conozcan y se encuentren preparados para contestarlas en la referida junta. Paso 8. En la fecha y hora de la junta de aclaraciones deberá presentarse el personal designado para tal efecto, quien dará respuesta a las preguntas de carácter técnico. El Comité responderá aquellas preguntas que se refieran a la parte legal del procedimiento. Paso 9. Se llevará a cabo el acto de presentación y apertura de propuestas técnicas, en el cual se presentan las proposiciones técnicas y económicas y se procede a la apertura de las propuestas técnicas; en este evento el Comité calificará en forma cuantitativa la documentación requerida, descalificando a los proveedores que no presenten la documentación solicitada con las formalidades requeridas o bien aceptando las propuestas que cumplan con lo solicitado. Paso 10. En este acto, la participación del personal de la Dependencia o Entidad solicitante es presenciar el evento y al finalizar se le entregará una copia de la documentación aceptada para que se elabore un DICTAMEN TECNICO de las propuestas técnicas presentadas, en el cual deberán hacer un análisis comparativo de los Juan B. Ceballos No. 441, colonia Nva. Chapultepec, C.P.58280, Morelia, Michoacán, México. Tel. (443)3 400801 al 04. [email protected] www.cadpe.michoacan.gob.mx

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bienes solicitados y los ofertados para determinar si los últimos cumplen con las características y especificaciones técnicas requeridas, en caso de que no cumplan con lo solicitado deberán asentarlo fundando y motivando en forma clara y precisa dicha decisión. En este DICTAMEN TECNICO es importante que se indique, por cada uno de los participantes, las partidas ofertadas y de éstas las que cumplen y las que no con los requisitos solicitados, señalando el porqué no cumplen debiendo presentarlo en la fecha y hora que les indique la Dirección General del CADPE. Paso 11. El siguiente evento del procedimiento, es la apertura de propuestas económicas e información del dictamen, donde se dará a conocer a los concursantes el análisis de las propuestas técnicas realizado tanto por la dependencia o entidad solicitante y la Dirección General del Comité; a continuación se abrirán los sobres que contienen la propuestas económicas de aquellos participantes que cumplieron con la propuesta técnica. Al terminar este acto se entregará copia de dichas propuestas al personal de la Dependencia o Entidad solicitante para que elabore un DICTAMEN ECONÓMICO, en el cual se realizara una evaluación de la calidad y precio de los bienes ofertados, indicando el o los proveedores adjudicados y las partidas que se les asignarán. Este dictamen deberá entregarse en el Comité en la fecha y hora que determine la Dirección General del CADPE (por lo general será un día antes de efectuarse la apertura de ofertas económicas Paso 12. El último evento del procedimiento es dar a conocer el fallo de adjudicación, esto es, informar a los participantes el resultado de la evaluación económica manifestando el nombre de los proveedores que resultaron ganadores y las partidas que le son adjudicadas. Es importante señalar que en caso de LICITACIONES PÚBLICAS las Dependencia y Entidades deberán tomar en consideración que dicho procedimiento tiene una duración de por lo menos 30 días. 3.5 Contratos. * El Comité de Adquisiciones del Poder Ejecutivo elaborará los contratos y pedidos respectivos que se generen de las licitaciones o invitaciones restringidas. * Deben suscribirse en un término no mayor de diez días naturales contados a partir de la fecha del fallo de adjudicación. Juan B. Ceballos No. 441, colonia Nva. Chapultepec, C.P.58280, Morelia, Michoacán, México. Tel. (443)3 400801 al 04. [email protected] www.cadpe.michoacan.gob.mx

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El contrato será firmado: 1º Por el proveedor adjudicado 2º Por la Directora General del Comité 3º El titular de la Dependencia o Entidad solicitante. Los contratos pueden incrementarse o ampliarse hasta por el 15% del monto total del mismo dentro de los seis meses posteriores a su firma (los precios de los bienes serán los mismos que los pactados originalmente). Dicha ampliación deberá formalizarse por escrito en los instrumentos legales respectivos y serán suscritos por el servidor público que lo haya hecho en el contrato o quien lo sustituya, de conformidad con las disposiciones aplicables. EN CASO DE INCUMPLIMIENTO DEL CONTRATO EN QUE INCURRAN LOS PROVEEDORES Y PRESTADORES DE SERVICIOS LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DEBERÁN REPORTAR OPORTUNAMENTE A LA DIRECCIÓN GENERAL DEL COMITÉ DE ADQUISICIONES DEL PODER EJECUTIVO POR ESCRITO. 3.6

Facturas, DEP’S, recibo de mercancías.

Dentro de los 10 primeros días naturales de cada mes las dependencias y entidades de la Administración Pública Estatal deberán enviar a este Comité los documentos relativos a las adquisiciones realizadas mediante el procedimiento de licitación pública o invitación restringida a cuando menos tres proveedores, que a continuación se enumeran: * Copia del documento de ejecución presupuestal y pago, * Facturas; y, * Recibo de las mercancías. Se sugiere que anoten el número de licitación en los DEP’s para un mejor control. 4.

CAUSAS DE EXCEPCIÓN A LICITACIÓN. 4.1 Causas de excepción a licitación.

Las causas por las cuales el Pleno de este Comité puede legalmente autorizar una adjudicación directa para la compra de bienes o la contratación de alguna servicio son las que están contenidas en los artículos 30 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos Juan B. Ceballos No. 441, colonia Nva. Chapultepec, C.P.58280, Morelia, Michoacán, México. Tel. (443)3 400801 al 04. [email protected] www.cadpe.michoacan.gob.mx

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y Prestación de Servicios relacionados con Bienes Muebles e Inmuebles del estado de Michoacán y el 31 de su reglamento. 4.2 ¿Cómo solicitarlo al PLENO del Comité de Adquisiciones del Poder Ejecutivo una autorización para adquirir bienes o contratar servicios por adjudicación directa? Paso 1. Presentación de solicitud por escrito (preferentemente en el formato sugerido Anexo 2) ante el Comité de Adquisiciones del Poder Ejecutivo, DENTRO DE LOS CINCO DÍAS HÁBILES ANTERIORES A LA CELEBRACIÓN DE LA SESIÓN ORDINARIA DEL COMITÉ, PARA EL CASO DE QUE NO SE PRESENTE EN EL TIEMPO INDICADO SERÁN TRAMITADAS HASTA LA SIGUIENTE SESIÓN ORDINARIA. EN CASO DE QUE SE OMITA CONSIGNAR ALGÚN DATO O ANEXAR ALGUNA DE LA DOCUMENTACIÓN SEÑALADA NO SE DARÁ TRÁMITE A SU PETICIÓN Y ÉSTA SE DEVOLVERÁ A FIN DE QUE SE SUBSANEN LAS OMISIONES. Paso 2. Si la solicitud reúne los requisitos solicitados se somete a consideración del Pleno de este Comité, cuyos integrantes tomarán una determinación al respecto. Paso 3. La decisión respecto a la solicitud se dará a conocer mediante oficio a la Dependencia o Entidad solicitante. Paso 4. Deberán enviar a la Dirección General de este organismo los contratos, pedidos, cotizaciones, copia del documento de ejecución presupuestal y pago, facturas y recibos de las mercancías relativos a dicha adquisición, en un término de cinco días hábiles posteriores a la contratación. 5.

COMPRAS DIRECTAS MENORES A $150,000.00 MAS IVA.

5.1 Requisitos para realizarla. 1. Podrán adquirir por adjudicación directa, bienes y servicios directamente con los proveedores, hasta por un monto de $150,000.00 (ciento cincuenta mil pesos 00/100 M.N.) más I.V.A.: a)

POR PARTIDA EN EL EJERCICIO FISCAL, Juan B. Ceballos No. 441, colonia Nva. Chapultepec, C.P.58280, Morelia, Michoacán, México. Tel. (443)3 400801 al 04. [email protected] www.cadpe.michoacan.gob.mx

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b) CON PROVEEDORES INSCRITOS EN EL PADRÓN DE PROVEEDORES DE LA ADMINISTRACION PÚBLICA ESTATAL, previo tres cotizaciones. c) UTILIZAR EL FORMATO DE CONTRATO DE “COMPRAVENTA O PRESTACION DE SERVICIOS POR ADJUDICACION DIRECTA” (anexo 1 a las Bases y Lineamientos 2008). Deberán solicitar al proveedor que resulte adjudicado, una copia de su registro en el Padrón de Proveedores. En las compras directas que no rebasen la cantidad de $3,000.00 (tres mil pesos 00/100 M.N.), no se requiere que el proveedor esté inscrito en el Padrón de Proveedores de la Administración Pública Estatal, tampoco las tres cotizaciones ni el contrato. 5.2 Informes mensuales a través de Internet. Las compras directas que realicen conforme a lo anteriormente expuesto deberán ser reportadas al Comité de Adquisiciones del Poder Ejecutivo, a través de un informe mensual, el cual deberán subir a la página de Internet www.cadpe.michoacan.gob.mx dentro de los 5 primeros días naturales de cada mes. Deberán reportar aquellas compras realizadas en el mes inmediato anterior. La información proporcionada por este medio será ingresada a la página de la Ley de Acceso a la Información. NO SE PODRÁ HACER CAPTURAS DE LOS MESES ANTERIORES. SINO SE REALIZAN COMPRAS DIRECTAS EN UN MES FAVOR DE COMUNICARLO AL CADPE MEDIANTE OFICIO, DE LO CONTRARIO SE LES TENDRÁ COMO OMISOS EN ENVIAR EL INFORME MENSUAL. 5.3 Ejemplo. 6. ADQUISICION DE VEHICULOS. TODAS LAS COMPRAS DE VEHICULOS LAS REALIZARÁ EL COMITÉ DE ADQUISICIONES, SIN EXCEPCION ALGUNA. Juan B. Ceballos No. 441, colonia Nva. Chapultepec, C.P.58280, Morelia, Michoacán, México. Tel. (443)3 400801 al 04. [email protected] www.cadpe.michoacan.gob.mx

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6.1

¿Cómo solicitar adquisiciones de vehículos nuevos?

Paso 1. Presentación de solicitud por escrito (preferentemente en el formato sugerido en lo que resulte aplicable) ante el Comité de Adquisiciones del Poder Ejecutivo. EN CASO DE QUE SE OMITA CONSIGNAR ALGÚN DATO O ANEXAR ALGUNA DE LA DOCUMENTACIÓN SEÑALADA NO SE DARÁ TRÁMITE A SU PETICIÓN Y ÉSTA SE DEVOLVERÁ A FIN DE QUE SE SUBSANEN LAS OMISIONES. Además, deberán anexar: 1) El informe de conveniencia de la Subsecretaría de Administración e Innovación de Procesos, y, 2) La autorización de la Comisión de Gasto Financiamiento del Estado. *Si se pretende adquirir vehículos usados, se requerirá además de la autorización de la Dirección de Patrimonio Estatal Paso 2. Si la solicitud reúne los requisitos solicitados la Dirección General dará trámite inmediato a su solicitud de acuerdo a las Bases y Lineamientos vigentes, esto es, conforme al acuerdo 4.6.5/2000, emitido por el Pleno de este organismo. Paso 3. Dentro de los 10 primeros días naturales de cada mes la dependencia o entidad solicitante deberán enviar a este Comité copia del documento de ejecución presupuestal y pago, facturas de los vehículos y el recibo de los mismos.

7.

CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO Y FOTOCOPIADO. 7.1 Reglas generales para los contratos de arrendamiento.

Las Dependencias y Entidades realizarán directamente la contratación de arrendamiento de inmuebles. Para contratar en arrendamiento bienes inmuebles, la Dependencia o Entidad deberá cumplir con los siguientes requisitos: a) Justificación de necesidad de arrendar el inmueble. Juan B. Ceballos No. 441, colonia Nva. Chapultepec, C.P.58280, Morelia, Michoacán, México. Tel. (443)3 400801 al 04. [email protected] www.cadpe.michoacan.gob.mx

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b) Acreditar la suficiencia presupuestal. c) Acreditar el precio de la renta (justipreciación en Catastro). d) Acreditar que el arrendador tiene la capacidad y personalidad. e) Pactar el pago de la renta en mensualidades vencidas. f) No se sujetará a garantía alguna el arrendamiento. g) Consignará en el contrato la superficie real que se ocupa. h) El arrendador deberá estar inscrito en el RP. Las Dependencias y Entidades deberán enviar al Comité de Adquisiciones del Poder Ejecutivo para revisar y dar el visto bueno los contratos de arrendamiento de inmuebles que celebren para el ejercicio fiscal 2008, en los siguientes términos: * En el formato que se autoriza en las Bases y Lineamientos; * En cuatro tantos debidamente firmados; * Si los contratos son de inicio, cuando menos con 5 días hábiles previos al inicio de su vigencia y ocupación del inmueble y se anexará la documentación que se indica en los incisos a), b), c) y d) del párrafo anterior; si son de renovación, el plazo de envío no deberá exceder del día último del mes de abril del ejercicio fiscal 2008 y solamente se anexará la suficiencia presupuestal. (INCREMENTO MAXIMO DE 3.76%) 7.2. Reglas generales para los contratos de fotocopiado. Las Dependencias y Entidades al contratar el arrendamiento de equipo de fotocopiado, deberá cumplir con los siguientes requisitos: a) Acreditar Suficiencia Presupuestal. b) Se contratará al precio por copia, a un monto máximo de .20 centavos sin I.V.A. y sin papel. c) Presentar como mínimo tres cotizaciones por escrito de fecha por lo más 30 días anteriores a la fecha de la contratación. d) Presentar el documento que acredite que el prestador del servicio tiene la capacidad y personalidad jurídica para firmar el contrato respectivo (copia del acta constitutiva de la sociedad, poder, etc…). e) Enviar al Comité, 4 tantos del contrato con firmas originales para su revisión y visto bueno; para lo cual se deberá utilizar el formato de contrato de prestación de servicios de fotocopiado autorizado en las Bases y Lineamientos. 7.3 Formatos de contratos. Juan B. Ceballos No. 441, colonia Nva. Chapultepec, C.P.58280, Morelia, Michoacán, México. Tel. (443)3 400801 al 04. [email protected] www.cadpe.michoacan.gob.mx

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Los formatos de contratos de arrendamiento y fotocopiado se encuentran anexos a las Bases y Lineamientos en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios relacionados con Bienes Muebles e Inmuebles del Estado de Michoacán de Ocampo 2008, mismas que se encuentran disponibles en la página de Internet www.cadpe.michoacan.gob.mx

8. MANTENIMIENTO Y CONTROL VEHICULAR. 8.1 Sistema de mantenimiento y control vehicular. ENTRADA OS FACTURAS COSTOS GARANTIAS TALLERES

BITACORA VEHICULOS

PROCESOS MANTENIMIENTO

CONTROL

SALIDAS OS AUTORIZADAS FACT. REVISADAS ESTADIST VEHICULARES ESTADISTICAS TALLERES REPORTES MENSUALES

VEHICULAR

PRESUPUESTO

8.2 Marco Normativo. El artículo 1º de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios relacionados con Bienes Muebles e Inmuebles del Estado de Michoacán de Ocampo, se refiere entre otros aspectos al objeto de regular acciones relativas al mantenimiento y control en materia de prestación de servicios que realicen las dependencias del Poder Ejecutivo, Organismos Públicos Descentralizados, empresas de participación estatal mayoritaria y fideicomisos estatales. El diverso numeral 3º , se refiere a la necesidad de contar con suficiencia presupuestaria para la contratación de servicios, entre otros. El 6º , señala las atribuciones del Comité: * Fijar normas para contratar servicios (Fracc. I). * Revisar y aprobar reglamentos, manuales de operación y procedimientos (Fracc XIV). 8.3 Tipos de servicio. Juan B. Ceballos No. 441, colonia Nva. Chapultepec, C.P.58280, Morelia, Michoacán, México. Tel. (443)3 400801 al 04. [email protected] www.cadpe.michoacan.gob.mx

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a) Servicio preventivo. Es aquel que se proporciona en periodos precisos para efecto de conservar las garantías ofrecidas, siendo obligación de la dependencia o entidad al cual tiene adscrito el vehículo el solicitarlo en tiempo y forma mediante una orden de servicio. b) Servicio correctivo. Son las fallas mecánicas imprevistas presentadas en los vehículos. 8.4 Procedimiento para el trámite de las órdenes de servicio. • •

Presentar al CADPE la orden de servicio requisitada. La Dependencia o Entidad será la responsable del ingreso al taller asignado por este organismo en la orden de servicio, así como de su recepción.

´ Para dar trámite a la orden de servicio vehicular se deberá cumplir con los siguientes requisitos: • El vehículo deberá estar registrado en el padrón vehicular del GEM. • Acreditar la suficiencia presupuestaria para el pago de las facturas por concepto de mantenimiento vehicular. • Haber entregado con anterioridad a este organismo, copias fotostáticas de los siguientes documentos: • Resguardo emitido por la Dirección de Patrimonio Estatal • Factura del vehículo • Tarjeta de circulación • Comprobante de la póliza de seguro. 8.5 Servicios por excepción realizados por Dependencias y Entidades de manera directa. •

• •

Cuando el vehículo sufra alguna descompostura fuera del horario normal de labores ó durante el fin de semana cubriendo alguna comisión al interior de la entidad. La factura correspondiente deberá cumplir los requisitos 2,4,5,6 y13 del “procedimiento de llenado de facturas” de estas Bases. La factura original deberá ingresar a este organismo con su correspondiente orden de servicio dentro de los 10 días hábiles siguientes de que haya sucedido la descompostura, conjuntamente con el parte de la comisión asignada y una justificación firmada por el Delegado Administrativo de la Dependencia o Entidad. Juan B. Ceballos No. 441, colonia Nva. Chapultepec, C.P.58280, Morelia, Michoacán, México. Tel. (443)3 400801 al 04. [email protected] www.cadpe.michoacan.gob.mx

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•

El organismo no autoriza facturas por concepto de órdenes de servicio por envío directo cuando sean efectuados con proveedores de la ciudad de Morelia.

8.6 Recomendaciones generales. Con el propósito de proporcionar una mejor servicio, mayor calidad y mejor precio por los proveedores, en caso de insatisfacción sobre algún servicio recibido, deberán: 1.- Comunicarlo por escrito Indicando o la siguiente información: 2.- Número de orden de servicio 3.- Copia de la factura donde se encuentre la reparación en cuestión 4.- En caso de contar con antecedentes de actas levantadas sobre dicha reparación deberán de anexarse copias fotostáticas de las mismas. 5.- Detallar las deficiencias del servicio recibido y la insatisfacción a la cual se refieren. 8.7 Las facturas. De las facturas para revisión: • Las órdenes de servicio tienen una vigencia de veinte días naturales posteriores a la fecha de recepción por parte de la dependencia, por lo tanto la factura que ampara la orden de servicio deberá estar fechada dentro de esta vigencia. • La factura deberá contener los datos del vehículo reparado, así como el servicio realizado especificado en la orden de servicio. • Las facturas deberán estar firmadas de conformidad por el usuario del vehiculo. • Durante los primeros 5 días del mes siguiente, deberá enviar copia del documento de ejecución donde se indique el trámite de las facturas correspondientes a las órdenes de servicio del mes anterior. 8.8 Horarios de atención. a) Para recepción y entrega de órdenes de servicio: De lunes a viernes de 12:00 a 14:30 horas. b) Para entrega de facturas: De lunes y miércoles de 08:30 a 13:30 horas. 8.9 Aspectos importantes. 1. 2. 3. 4. 5.

Observar la combinación de servicios indicados en la circular 11; No cambiar el taller asignado por el CADPE; Incluir en la orden de servicio el problema que tiene la unidad; Actualizar copia de la tarjeta de circulación cuando el vehículo cambie Dependencia No se regresan llantas ni baterías usadas; Juan B. Ceballos No. 441, colonia Nva. Chapultepec, C.P.58280, Morelia, Michoacán, México. Tel. (443)3 400801 al 04. [email protected] www.cadpe.michoacan.gob.mx

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6. En ajustes, el primer servicio de garantía por cuenta del proveedor; 7. Las facturas foráneas deben cumplir los mismos requisitos que las locales; 8. Devolución de órdenes: * Por información inexacta (Km, Placas, Número de serie, etc.) * Cuando existan órdenes similares pendientes al mismo vehículo. ANEXO 1 FORMATO DE SOLICITUD DE ADQUISICIÓN DE BIENES   POR LICITACIÓN O INVITACIÓN RESTRINGIDA.      ACT. IRMA AURORA VILLASEÑOR ÁVILA.  DIRECTORA GENERAL DEL COMITÉ DE ADQUISICIONES DEL PODER EJECUTIVO  PRESENTE.‐    Por  medio  del  presente,  con  fundamento  en    los  artículos  5º,  6º  y  7º    del  Reglamento  de  la  Ley  de  Adquisiciones,  Arrendamientos y Prestación de Servicios  relacionados con Bienes Muebles e Inmuebles del Estado de Michoacán de Ocampo y los   numerales    1º,  3  y  4    de  las  Bases  y  Lineamientos  en  la  materia,  solicito  a  Usted  se  inicie  el  procedimiento  de  adquisición  que  corresponda para adquirir los bienes que a continuación se detallan:  NÚM. DE PARTIDA  PRESUPUESTAL  AFECTADA           

    DESCRIPCIÓN DE BIENES         

  CANTIDAD 

  COSTO UNITARIO 

SUBTOTAL  IVA TOTAL

  IMPORTE             

  Y para cubrir los requisitos establecidos en el numeral 4 de las Bases y Lineamientos en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos y  Prestación  de  Servicios  relacionados  con  Bienes  Muebles  e  Inmuebles  del  Estado  de  Michoacán  de  Ocampo  2008,  se  precisa  lo  siguiente: 

  1. Origen de los recursos:  Estatal__ Federal __ Propios__  2. Lugar de entrega y recepción de los bienes: _________________________________________________________________________  3. Si la entrega de los bienes es en parcialidades, se deberá anexar el calendario que indique lugar y tiempo de entrega.   4. Indicar si se requiere  muestra del bien a adquirir:  5. Para el caso de que solicite una marca especifica del bien deberá presentar dictamen que justifique plenamente, por qué esa marca, con razonamientos  técnicos, económicos o de patente.  6. Indicar  las  normas  de  calidad  que  deberán  de  cumplir  los  bienes:______________________________________________________________________________________________________________.    7. Si la adquisición de los bienes se hará por un plazo determinado, deberán especificar  el periodo que abarcará: Anual __  Mensual ____ (en este caso  indicar los meses).  Juan B. Ceballos No. 441, colonia Nva. Chapultepec, C.P.58280, Morelia, Michoacán, México. Tel. (443)3 400801 al 04. [email protected] www.cadpe.michoacan.gob.mx

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  8. Indicar si se otorgará anticipo, señalar el monto del mismo. 

    Aunado a lo anterior, remito adjunto al presente la siguiente documentación.       a) Suficiencia presupuestal,  mediante oficio número ________, de fecha __________, expedido por __________. En caso de que se  trate de recursos propios deberán presentar los estados de cuenta de la dependencia o entidad para acreditarlo y el acta  de Junta  de Gobierno donde se autoriza la adquisición de los bienes.     b) Dictamen técnico expedido por el Centro Estatal de Tecnologías de Información y Comunicaciones del Estado de Michoacán, con  vigencia de treinta días (cuando se requiera equipo de cómputo).    c) En archivo digital (en medio óptico o magnético) con las especificaciones, planos, dibujos o diagramas de los bienes solicitados y el  archivo que contenga este oficio (scanedo).    d) 3  cotizaciones  de  fecha  por  lo  más  30  días  anteriores  a  la  fecha  de  la  solicitud  de  adquisición  y  un  cuadro  comparativo  que  contenga los datos asentados en éstas..        A T E N T A M E N T E.      _______________________________________________________    (NOMBRE DEL TITULAR DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD  O BIEN DEL SERVIDOR PÚBLICO AUTORIZADO)  (CARGO Y/O FUNDAMENTO LEGAL QUE LO FACULTE).    ELABORÓ:      _______________________________________________________    (NOMBRE DEL TITULAR DE LA DELEGACION ADMINSITRATIVA DE  LA DEPENDENCIA O ENTIDAD. 

Juan B. Ceballos No. 441, colonia Nva. Chapultepec, C.P.58280, Morelia, Michoacán, México. Tel. (443)3 400801 al 04. [email protected] www.cadpe.michoacan.gob.mx

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ANEXO 2    

FORMATO DE SOLICITUD DE ADQUISICIÓN DE BIENES POR ADJUDICACIÓN DIRECTA    Fecha:_______________________________‐  ACT. IRMA AURORA VILLASEÑOR ÁVILA.  DIRECTORA GENERAL DEL COMITÉ DE ADQUISICIONES DEL PODER EJECUTIVO  PRESENTE.‐    Solicito a usted ponga a consideración del Pleno del Comité de Adquisiciones del Poder Ejecutivo la aprobación para que la  Secretaria a mi cargo (en caso de que el oficio sea firmado por el titular de la Secretaria o entidad solicitante o bien únicamente el  nombre  de  la  Secretaria  o  Entidad  solciitante)  realice  la  adquisición  por  adjudicación  directa  de  los  bienes  que  a  continuación  se  detallan:  NÚM. DE  PARTIDA  PRESUPUESTAL  AFECTADA           

    DESCRIPCIÓN DE BIENES         

  CANTIDAD 

  COSTO UNITARIO 

  IMPORTE 

SUBTOTAL IVA TOTAL

           

  Y para cubrir los requisitos establecidos en el numeral 4 de las Bases y Lineamientos en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos y  Prestación  de  Servicios  relacionados  con  Bienes  Muebles  e  Inmuebles  del  Estado  de  Michoacán  de  Ocampo  2008,  se  precisa  lo  siguiente: 

  9. Origen de los recursos:  Estatal__ Federal __ Propios__  10. Lugar de entrega y recepción de los bienes: _________________________________________________________________________  11. Si la entrega de los bienes es en parcialidades, se deberá anexar el calendario que indique lugar y tiempo de entrega. Si__ NO__  12. Se cuenta con muestra del bien a adquirir:  Si__ NO__  13. Solicita una marca especifica del bien: Si__ NO__, en caso de que afirmativo, deberá presentar dictamen que justifique plenamente, por qué esa marca,  con razonamientos técnicos, económicos o de patente.    14. Indicar  las  normas  de  calidad  que  deberán  de  cumplir  los  bienes:______________________________________________________________________________________________________________.    15. Si la adquisición de los bienes se hará por un plazo determinado, deberán especificar  el periodo que abarcará: Anual __  Mensual ____ (en este caso  indicar los meses).    16. Mencionar el proveedor con el cual se pretende adquirir los bienes.    17. Fundamentar  petición  (invocar  el  artículo  y  fracción  de  la  Ley  de  Adquisiciones,  Arrendamientos  y  Prestación  de  Servicios  Relacionados  con  Bienes  Muebles  e Inmuebles del Estado de Michoacán de Ocampo y/o su reglamento, que contenga la causal de excepción a la licitación).    Juan B. Ceballos No. 441, colonia Nva. Chapultepec, C.P.58280, Morelia, Michoacán, México. Tel. (443)3 400801 al 04. [email protected] www.cadpe.michoacan.gob.mx

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18. Narrar brevemente la justificación del porqué la necesidad de realizar la adquisición de los bienes mediante adjudicación directa. 

e)

f)

g)

h)

  Aunado a lo anterior, remito adjunto al presente la siguiente documentación.     Suficiencia presupuestal,  mediante oficio número ________, de fecha __________, expedido por __________. En caso de que se trate  de  recursos  propios  deberán  presentar  los  estados  de  cuenta  de  la  dependencia  o  entidad  para  acreditarlo  y  el  acta  de  Junta  de  Gobierno en la que se autoriza la adquisición o ejercicio del recurso.    Dictamen  técnico  expedido  por  el  Centro  Estatal  de  Tecnologías  de  Información  y  Comunicaciones  del  Estado  de  Michoacán,  con  vigencia de treinta días al la fecha del oficio de solicitud (cuando se requiera equipo de cómputo).    En  archivo  digital  (en  medio  óptico  o  magnético)  con  las  especificaciones,  planos,  dibujos  o  diagramas  de  los  bienes  solicitados  y  el  archivo que contenga este oficio (scanedo).    3 cotizaciones de fecha por lo más 30 días anteriores a la fecha de la solicitud de adquisición.        A T E N T A M E N T E      _______________________________________________________    (NOMBRE DEL TITULAR DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD   O BIEN DEL SERVIDOR PÚBLICO AUTORIZADO)  (CARGO Y/O FUNDAMENTO LEGAL QUE LO FACULTE)     

  ELABORÓ:      _______________________________________________________    (NOMBRE DEL TITULAR DE LA DELEGACION ADMINSITRATIVA DE  LA DEPENDENCIA O ENTIDAD. 

Juan B. Ceballos No. 441, colonia Nva. Chapultepec, C.P.58280, Morelia, Michoacán, México. Tel. (443)3 400801 al 04. [email protected] www.cadpe.michoacan.gob.mx