MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIONES DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES OBJETIVO. Realizar gestiones para proporcionar los recursos materiales a las determinados departamentos y sucursales de la organización de acuerdo al presupuesto de esta misma. FUNCIONES. 1.− Tramitar las gestiones de adquisición de bienes de los departamentos incluidos las sucursales de las organización. 2.− Supervisar que se proporcionen los bienes solicitados, recepcionando, cotizando y verificando la disponibilidad del presupuesto. 3.− Elaborar ordenes para la dotación inmediata del proveedor hacia los departamentos, del material que esta ultima lo solicite. 4.− Supervisar la elaboración de la relación de facturas de proveedores que proporcionan los bienes y turnarlas a el departamento de finanzas para su pago respectivo. 5.− Analizar e instrumentar las bases y los lineamientos que imperarán en los concursos de los proveedores. 6..− Elaborar el registro del padrón de proveedores de la organización con sus requisitos legales. 7.− Controlar y reportar la disponibilidad del presupuesto. 8.− Supervisar el avance de los programas encomendados al departamento. 9.− Acordar con el gerente los asuntos que se generen en la esfera de su competencia. 10.− Coordinar y supervisar al personal a su cargo, distribuyendo cargas de trabajo y evaluando su funcionamiento. 11.− Realizar las actividades que le sean encomendadas por el gerente o subgerente en la esfera de su competencia. 12.− Realizar los cambios y mejores y demás medios tendientes a incrementar la productividad, eficiencia y eficacia del departamento a su cargo. 13.− Proponer candidatos para la contratación, capacitación desarrollo, promoción y adscripción del personal a su cargo. ADQUISICIÓN DIRECTA DE RECURSOS MATERIALES Tramitar las gestiones de Adquisición de Recursos Materiales Los departamentos y sucursales de la organización. 1

OBJETIVO. Proporcionar a los diversos departamentos y sucursales sus respectivos requerimientos materiales. NORMAS Y POLÍTICAS. 1.− Las presentes normas y políticas son de observancia obligatoria para los departamentos, y tienen por objeto establecer los lineamientos de carácter general que deberán seguirse en relación a las adquisiciones de recursos materiales. 2.− Para efecto de las siguientes normas y políticas se entiende por: RECURSOS MATERIALES: Todos aquellos bienes considerados como medios o instrumentos para el desarrollo de las actividades que realizan los departamentos y sucursales, ya sean instrumentales o de consumo, tales como, material de papeleria, muebles de oficina, etc. ADQUISICIÓN DIRECTA: Gestionar los trámites con un proveedor en específico para obtener los recursos materiales que servirán para el desarrollo de las actividades que realizan los departamentos de las organización. 3.− El departamento de adquisiciones, tendrá la facultad de realizar los tramites de adquisición de recursos materiales para los departamentos de la organización. 4.− Toda petición de recursos materiales será responsabilidad de los gerentes de cada departamento, proporcionando al departamento de adquisiciones un listado trimestral de necesidades, así también se solicitará mediante un oficio. 5.− Se podrá adquirir en forma directa cuando el monto de lo que se pretende comprar sea hasta $15,000 más I.V.A., cuando exceda estas cifras se realizará por invitación a cuando menos tres proveedores. 6.− Cuando la adquisición sea de bienes muebles e inmuebles se efectuará únicamente con la debida autorización del gerente de la organización. 7.− Cuando el bien sea adquirido se mandará la factura al departamento de finanzas para el efecto de pago a si como tambien una copia para el departamento de adquisiciones para el efecto de control patrimonial de la organización. 8.− La adquisición de recursos materiales se realizará a traves del formato Orden de Compra (001) en original y copia, anexando la autorización del presupuesto (002) en original y copia. ADQUISICIONES Recibe oficio de solicitud y relación de necesidades.

RESPONSABLE Departamento de adquisiciones

FORMATOS Oficio. relación de necesidades.

DISTRIBUCIÓN Original. Original.

Registra los datos de la solicitud en la libreta para efecto de control, y se archiva. Consulta y analiza el padrón de proveedores para efectos de compra.

Departamento de adquisiciones Departamento de adquisiciones Departamento de adquisiciones

Oficio. Relación de necesidades.

Original Expediente de Adquisiciones. Original.

Relación de necesidades.

Original.

2

Envía relación de necesidades Proveedor. para cotizar. Proveedor. Recibe, analiza y cotiza la Departamento de relación de necesidades. adquisiciones Envía Cotización. Departamento de Recibe y analiza cotización. adquisiciones

Cotización.

Original.

Cotización.

Original.

Oficio.

Original.

001.

Original y copia

002.

Original y copia

Verifica la disponibilidad del Departamento de adquisiciones presupuesto

001.

Original y copia

002.

Original y copia

001.

Original y copia

002.

Original y copia y copia−departamento.

SI NO EXISTE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL:

Departamento de adquisiciones

Departamento de Elabora oficio notificando al adquisiciones depto. solicitante. Departamento de adquisiciones SI EXISTE DISPONIBILIDAD Departamento de finanzas. PRESUPUESTAL:

002. Original. 001. Original 002. Original

Elabora orden de compra y ejercicio presupuestal.

Departamento de adquisiciones

001. Original 002.

Recaba firma de autorización Departamento solicitante. 001. del jefe del depto. de adquisiciones, en el ejercicio Departamento solicitante. 001. presupuestal y en la orden de Proveedor. compra. factura Proveedor Envía orden de compra y 001. ejercicio presupuestal. Departamento de Factura adquisiciones Recibe y autoriza ejercicio presupuestal y turna. Departamento de Recibe y envía documentos adquisiciones

Original

Recibe documentos (orden de compra y ejercicio presupuestal). Turna orden de compra. Recibe orden de compra y elabora factura. Turna documentos.

3

Recibe factura y orden de compra. Distribuye documentos según afectación presupuestal. ADQUISICIÓN DE RECURSOS MATERIALES POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PROVEEDORES. Tramitar las gestiones de adquisición de recursos materiales de los departamentos y sucursales de la organización. OBJETIVO. Proporcionar a los diversos departamentos y sucursales de la organización, sus respectivos requerimientos materiales; con el proceso de invitación a cuando menos tres proveedores analizar la mejor oferta y calidad, de esta manera comprar al mejor postor. NORMAS Y POLÍTICAS 1.− Las presentes normas y políticas son de observancia obligatoria para los departamentos y sucursales, y tiene por objeto establecer los lineamientos de carácter general con relación a la adquisición de recursos materiales por invitación a cuando menos tres proveedores. 2.− Para efectos las siguientes normas y políticas se entiende por: INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PROVEEDORES: Adquisición donde se invita por escrito a por lo menos tres proveedores para que exponga su oferta y calidad y se adquiera el bien al mejor postor. 3.− El departamento de adquisiciones, tendrá la facultad de realizar la adquisición de recursos materiales para los departamentos y sucursales de la organización. 4.− Será responsabilidad de cada jefe de departamento, solicitar sus necesidades de recursos materiales a través de un oficio. 5.− Se adquirirá por invitación a cuando menos tres proveedores cuando el monto de lo que se pretende comprar sea de $20,000 hasta $60,000 mas I.V.A. . 6.− La adquisición de bienes mueble e inmuebles se afectará con la debida autorización del gerente. 7.− Una vez adquiridos los productos se envía la factura al departamento de finanzas para su respectivo pago. 8.− La adquisición de recursos materiales se realizará a través del formato de Orden de pago (001) en original y copia, anexando el formato de Autorización de ejercicio presupuestal (002), en original y copia. ACTIVIDADES RESPONSABLE Recibe y turna solicitud Departamento de de necesidades por parte adquisiciones de los departamentos y sucursales.

FORMATOS Oficio.

DISTRIBUCIÓN Original

Oficio.

Original.

4

Recibe y analiza solicitud Departamento de y procede a la invitación adquisiciones a cuando menos tres proveedores. Departamento de adquisiciones Verifica el padrón de proveedores para efectos Departamento de de compra. adquisiciones

Oficio. Oficio.

Original. Cotización Original. Cotización Oficio.

Elabora y envía Proveedor invitación a cuando menos tres proveedores y Proveedor archiva copia. Departamento de adquisiciones Recibe y analiza invitación. Departamento de adquisiciones Elabora y envía cotización. Departamento de adquisiciones Recibe, analiza cotización y archiva. Departamento de adquisiciones Elige al mejor postor para la adquisición. Departamento de Verifica la disponibilidad adquisiciones del presupuesto. Departamento de adquisiciones SI NO EXISTE DISPONIBILIDAD Departamento de PRESUPUESTAL: adquisiciones Elabora oficio Departamento de finanzas notificando al departamento solicitante. y gerencia SI EXISTE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL:

Departamento de adquisiciones

Original− expediente de adquisiciones.

Original−Expediente de adquisiciones.

002.

Original. Copia Expediente de adquisiciones.

001.

Original y copia

002.

Original y copia.

002.

Original y copia

002.

Original y copia.

001.

Original y copia.

002.

Copia−expediente de adquisiciones.

001.

001. Original y copia. 001. Original y copia. 001. factura

Original copia expediente de adquisiciones

002.

Original

factura

Original

001.

Original.

Departamento solicitante. Elabora orden de compra y ejercicio presupuestal. Proveedor Recaba la firma del gerente y del jefe del depto. de finanzas. Envía ejercicio presupuestal.

Departamento de adquisiciones Departamento de adquisiciones

5

Recibe, autoriza y turna ejercicio presupuestal. Recibe y envía documentos. Recibe orden de compra y adquiere lo solicitado con el proveedor, entregando la orden. Recibe orden de compra y envía la factura. Recibe la factura y orden de compra y archiva. Envía documentos al depto. de finanzas. REGISTRO EN EL PADRÓN DE PROVEEDORES OBJETIVO Mantener actualizado el padrón de proveedores, para consultarlo cuando se necesite adquirir bienes y servicios solicitados por alguna dependencia. NORMAS Y POLÍTICAS 1.− Las presentes normas y políticas son de observancia obligatoria para los proveedores que desean suministrar bienes y servicios a la organización así como también a las sucursales, y tiene por objeto establecer los lineamientos de carácter general para inscribirse al padrón de proveedores. 2.− Para efecto de las siguientes normas y políticas se entenderá por: PROVEEDORES: Son empresas o comercios que suministran bienes y servicios a otras empresas para el buen desempeño de las actividades. PADRÓN DE PROVEEDORES: Relación nominal de las empresas y comercios que suministran bienes y servicios a nuestra empresa. 3.− El departamento de adquisiciones se encargará de registrar a los proveedores de bienes y servicios de los departamentos de la empresa a fin de integrar un padrón de proveedores clasificándolos por su actividad, capacidad técnica y ubicación de este padrón. Solo se podrán celebrarse pedidos o contratos con los proveedores escritos en el padrón. El carácter de proveedor se adquiere con la oportuna inscripción en el departamento de adquisiciones de la organización. 4.− El departamento de adquisiciones deberá actualizar periódicamente el padrón de proveedores. 5.− Es responsabilidad de los interesados pertenecen al padrón de proveedores, cumplir con los procedimientos de llenado de los formatos, y cubrir con el pago correspondiente para inscribirse y acreditarse 6

en dicho padrón. 6.− La cédula del proveedor seré firmada por el jefe del depto. de adquisiciones y en ausencia del antes mencionado será el gerente de la organización. 7.− Los datos generales del proveedor los obtiene el departamento de adquisiciones mediante el formato padrón de proveedores con sus datos generales (003). 8.− Para integrarse al padrón el interesado deberá presentarse en el departamento de adquisiciones los requisitos mencionados en el formato trámites de solicitudes de registro al padrón de proveedores de la empresa X.(004), y pagar el derecho. 9.− La empresa X a través de su departamento de adquisiciones entrega al proveedor el formato Cedula de registro en el padrón de proveedores de la empresa X, (005). ACTIVIDADES

Entrega formatos para datos de generales y orden de pago. Recibe y llena los formatos y realiza el pago. Cobra la orden de pago y entrega recibo oficial. Recibe y entrega formatos y recibo del pago. Recibe formatos y recibo. Archiva copia de recibo oficial.

RESPONSABLE

Departamento de adquisiciones Proveedor Departamento de finanzas. Proveedor Departamento de adquisiciones Departamento de adquisiciones

Departamento de Elabora y entrega cedula de adquisiciones proveedor con los sellos de la empresa para su validación. Proveedor Recibe la cedula Saca copia y captura la cedula en el sistema.

Departamento de adquisiciones

FORMATOS 003.

DISTRIBUCIÓN Original.

004.

Original.

005.

Original.

003.

Original.

004.

Original.

005.

Original.

004.

Original.

004.

Original

003.

Original

recibo.

Original y recibo

003.

Original

004.

Original

recibo.

Original y copia.

Recibo.

Copia.

005.

Original.

005.

Original.

005.

Original.

ÍNDICE

7

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIONES DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES. OBJETIVO. FUNCIONES. ADQUISICIÓN DIRECTA DE RECURSOS MATERIALES. OBJETIVO. NORMAS Y POLÍTICAS. PROCESO. ADQUISICIÓN DE RECURSOS MATERIALES POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PROVEEDORES. OBJETIVO. NORMAS Y POLÍTICAS. PROCESO. REGISTRO DEL PADRÓN DE PROVEEDORES. OBJETIVOS. NORMAS Y POLÍTICAS. PROCESO. DIAGRAMA DE FLUJO.

8