PROCESO: GESTION DEL TALENTO HUMANO PROCEDIMIENTO: Vinculacion del Talento Humano Objetivo: Establecer las actividades para la vinculacion del personal que hayan sido seleccionados mediante las diferentes modalidades de concurso para proveer cargos de carrera administrativa, libre nombramiento y remoción y trabajadores oficiales en el SENA

Responsable: Secretario General, Directores Regionales; Subdirectores Centro de Formacion, Coordinador Grupo de Relaciones Laborales y Coordinadores Grupo de Apoyo Administrativos Mixto

Alcance: Este procedimiento aplica en la Direccion General, Regionales y Centros de Formación. Inicia con la recepción con la listas de elegibles para proveer los cargos y finaliza con la actualización de las hojas de vida en el SIGEP

DEFINICIONES Carrera Administrativo: Es un sistema técnico de administración de personal que tiene por objeto garantizar la eficiencia de la administración pública y ofrecer estabilidad e igualdad de oportunidades para el aceeso y el ascenso al servicio público. Nombramiento: Es el acto unitaral mediante el cual se vincula legal y reglamentaria mente a una persona en la Administración. Vacancia Temporal: Se da cuando los titulares de los emleos publicos se encuentren en situaciones administrativas que impliquen separacion temporal del cargo. Vacancia Definitiva: Se da cuando un empleado es retirado definitivamente del empleo.

N°

GENERALIDADES

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En el SENA existen los siguientes empleos públicos: Carrera Administrativa, Libre Nombramiento y Remoción (gerencia pública) y de trabajadores oficiales, de conformidad con lo señalado en el artículo 5° de la Ley 909 de 2004

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Según la clase de cargo su forma de vinculación difiere, según la norma que lo regula como se describe a continuación, sin embargo, en todos los ca

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PROVISIÓN DE EMPLEOS DE CARRERA ADMINISTRATIVA: Provisión Definitiva. Ésta debe sujetarse al orden de prevalencia establecido en el artículo 1o del Decreto 1894 de 2012, que señala: "ARTICULO 1. Modificase el artículo 7° del Decreto 1227 de 2005, el cual quedará así: Artículo 7°. La provisión definitiva de los empleos de carrera se efectuará teniendo en cuenta el siguiente orden: 7.1. Con la persona que al momento de su retiro ostentaba derechos de carrera y cuyo reintegro haya sido ordenado por autoridad judicial. 7.2. Por traslado del empleado con derechos de carrera que demuestre su condición de desplazado por razones de violencia en los términos de la Ley 387 de 19971 una vez impartida la orden por la Comisión Nacional del Servicio Cívil. 7.3. Con la persona de carrera administrativa a la cual se le haya suprimido el cargo y que hubiere optado por el derecho preferencial a ser reincorporado a empleos iguales o equivalentes, conforme con las reglas establecidas en el presente decreto y de acuerdo con lo ordenado por la Comisión Nacional del Servicio Civil. 7.4. Con la persona que al momento en que deba producirse el nombramiento ocupe el primer puesto en lista de elegibles para el empleo ofertado que fue objeto de convocatoria para la respectiva entidad. Si agotadas las anteriores opciones no fuere posible la provisión del empleo deberá realizarse proceso de selección específico para la respectiva entidad. Parágrafo 1. Una vez provistos en período de prueba los empleos convocados a concurso con las listas de elegibles elaboradas como resultado de los procesos de selección, tales listas, durante su vigencia, sólo podrán ser utilizadas para proveer de manera específica las vacancias definitivas que se generen en los mismos empleos inicialmente provistos, con ocasión de la configuración para su titular de alguna de las causales de retiro del servicio consagradas en el artículo 41 de la ley 909 de 2004...” La selección de personal para proveer los cargos de Carrera Administrativa, es realizada por la Comisión Nacional del Servicio Civil – CNSC, por tanto; las actividades inherentes son responsabilidad de dicha instancia PROVISIÓN DE EMPLEOS DE CARRERA ADMINISTRATIVA Provisión temporal: Estos cargos a su vez pueden ser provistos por vacancia definitiva o temporal mediante nombramiento provisional o encargo. Para realizar novedades de encargo o el nombramiento provisional en vacantes definitivas debe obtener previamente la autorización de la Comisión Nacional del Servicio Civil que solamente puede ser solicitada por el Director General de la entidad, por lo cual, los Directores Regionales o los Subdirectores de Centro deben enviar la solicitud escrita a la Secretaria General para realizar el trámite, con la información correspondiente dependiendo la novedad a realizar

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Encargo: El encargo está catalogado como un derecho de los empleados de carrera. Los servidores públicos inscritos en el correspondiente registro público, que reúnan los requisitos y condiciones fijados en la ley, serán designados en igualdad de condiciones para suplir las vacancias que se presenten en los empleos de carrera, superiores en grado salarial o nivel jerárquico. Por ello, el encargo constituye un mecanismo para incentivar a los empleados de carrera eficientes. El artículo 24 de la Ley 909 de 2004, además de reiterar este derecho preferente, señaló los criterios que debe tener en cuenta el nominador para escoger al encargado, disponiendo: “Mientras se surte el proceso de selección convocado para proveer los empleos carrera, y una vez convocado el respectivo concurso, los empleados de carrera tendrán derecho a ser encargados de tales empleos, si acreditan los requisitos para su ejercicio, poseen las aptitudes y habilidades para su desempeño, no han sido sancionados disciplinariamente en el último año y su última evaluación del desempeño sea sobresaliente. El término de esta situación no podrá ser superior a seis (6) meses. II El encargo deberá recaer en un empleado que se encuentre desempeñando el empleo inmediatamente inferior que exista en la planta de personal de la entidad, siempre y cuando reúna las condiciones y requisitos previstos en la norma. De no acreditarlos se deberá encargar al empleado que acreditándolos desempeñe el cargo inmediatamente inferior y así sucesivamente”. (El resaltado es nuestro). En cumplimiento a la circular 09 de 2011 de la CNSC cuyo asunto es la “Instrucción en materia de provisión transitoria de empleos de carrera a través de la figura de encargo y para el trámite de reclamaciones relacionadas” la entidad expidió la circular N° 3-2012-000050 en la cual se establece los mecanismos y procedimientos para proveer las vacantes de manera transitoria, en resumen los cargos son ofertados en el FTP de la entidad para que todos los funcionarios se postulen si cumplen con los requisitos, se debe adelanta una revisión del cumplimiento de requisitos, perfiles y competencias laborales de los empleados de carrera administrativa postulados para establecer la viabilidad del en cargo; garantizando así el derecho preferente en carrera administrativa posteriormente, debe solicitarse ante la Comisión Nacional del Servicio Civil. Para realizar la solicitud ante la CNSC se debe indicar el cargo especifico (con grado), la fecha en que quedó vacante, el motivo de la vacante, macro procesos específicos que le corresponden al cargo, nombre de la persona a encargar, el cargo del cual es titular (con grado) y certificar que una vez realizado el procedimiento establecido en el artículo 24 de la ley 909 de 2004, se escogió a la persona que se va a encargar, quien tiene derechos de carrera administrativa. Finalmente, es pertinente considerar que las Comisiones de Personal Regionales, son las que en primera instancia deben resolver las reclamaciones que en materia de encargos se presenten, y con los cuales los funcionarios consideren se están desconociendo los derechos de carrera administrativa, al tenor de lo dispuesto en el literal en el numeral 2º del artículo 16 de la ley 909 de provisional: 2004; una vez exista unprocede pronunciamiento respecto, si persiste inconformidad puedeque solicitar la CNSC Nombramiento Solamente cuando noalhaya un empleado delacarrera administrativa reúnaa las condiciones indicadas anteriormente; al respecto el artículo 8° del Decreto 1227 de 2005 dispone en la parte final de su parágrafo que “El nombramiento provisional procederá de manera excepcional cuando no haya personal que cumpla con los requisitos para ser encargado y no haya lista de elegibles vigente que pueda ser utilizada.” Para solicitudes ante la CNSC de Nombramientos Provisionales debe contener: Cargo específico (con grado), fecha en que quedó vacante, motivo de la vacante, macroprocesos específicos que le corresponden al cargo y certificar que una vez realizado el procedimiento establecido en el artículo 24 de la ley 909 de 2004 no se encontró personal de carrera administrativa que cumpla con las condiciones anotadas en esa norma para ser encargada

En el SENA, los cargos de Director Regional y Subdirector de Centro de Formación Profesional, pertenecen al Nivel Directivo y son de Gerencia Publica, de conformidad con lo establecido en el artículo 47 de la Ley 909 de 2004 “Por la cual se expiden normas que regulan el Empleo Público, la Carrera Administrativa, la Gerencia Pública y se dictan otras disposiciones” “1. Los cargos que conlleven ejercicio de responsabilidad directiva en la administración pública de la Rama Ejecutiva de los órdenes nacional y territorial tendrán, a efectos de la presente ley, el carácter de empleos de gerencia pública.”

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De conformidad con lo dispuesto en el Decreto 249 de 2004, las Direcciones Regionales del SENA son ejercidas por un Director de libre remoción, escogido por el Gobernador del respectivo Departamento de ternas seleccionadas mediante un proceso meritocrático, atendiendo lo dispuesto en el numeral 13 del artículo 305 de la Constitución Política y las Subdirecciones de los Centros de Formación Profesional del SENA son ejercidas por funcionarios de libre remoción por parte del Director General del SENA. En todo caso su nombramiento debe realizarse mediante un proceso de selección meritocrático, sujeto a veeduría ciudadana, conforme a lo estipulado por el artículo 26 del Decreto 249 de 2004. La provisión de los cargos de gerencia pública del SENA, se adelanta atendiendo lo dispuesto en el artículo 49 de la Ley 909 de 2004 que señala: “(…) 1. Sin perjuicio de los márgenes de discrecionalidad que caracteriza a estos empleos, la competencia profesional es el criterio que prevalecerá en el nombramiento de los gerentes públicos.// 2. Para la designación del empleado se tendrán en cuenta los criterios de mérito, capacidad y experiencia para el desempeño del empleo, y se podrá utilizar la aplicación de una o varias pruebas dirigidas a evaluar los conocimientos o aptitudes requeridos para el desempeño del empleo, la práctica de una entrevista y una valoración de antecedentes de estudio y experiencia.// 3. La evaluación del candidato o de los candidatos propuestos por el nominador, podrá ser realizada por un órgano técnico de la entidad conformado por directivos y consultores externos, o, en su caso, podrá ser encomendado a una universidad pública o privada, o a una empresa consultora externa especializada en selección de directivos.(…)// PARÁGRAFO: En todo caso, la decisión sobre el nombramiento del empleado corresponderá a la autoridad nominadora

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PROVISIÓN DE EMPLEOS DE TRABAJADOR OFICIAL La forma de provisión de los trabajadores oficiales, está regulada por la convención colectiva de trabajo vigente, en cuyo artículo 49 señala: “La contratación inicial de trabajadores oficiales del SENA se hará por el sistema de concursos.”, reglamentado por el instructivo para selección de trabajadores oficiales Se inicia con aviso de Traslado Horizontal para proveer el cargo en vacancia definitiva, con un trabajador oficial en servicio activo en otra Regional o Centro de Formación. Cuando no existen solicitudes de traslado horizontal, se constata la existencia de elegibilidades de trabajadores oficiales activos. Si no existieren listas de elegibles de personal vinculado, se realiza convocatoria para que los trabajadores oficiales activos que estén vinculados se presenten a concurso. Si al hacer la convocatoria para personal vinculado no hubieren inscritos o se hubiere declarado desierto el concurso, se realiza revisión de listas de elegibles de personal no vinculado. De no existir las listas de elegibles del numeral anterior, se convoca a concurso abierto para proveer una vacante. La Resolución No. 00986 del 25 de mayo de 2007 adoptó “…el Manual Específico de Funciones, Requisitos Mínimos y Competencias Laborales para los empleos públicos de la Planta de Personal del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA”. El manual fue expedido siguiendo los parámetros generales establecidos en la Ley 909 de 2004, los Decretos 770 de 2005, 2539 de 2005 y 2772 de 2005, así como lo dispuesto en las normas específicas del SENA, contenidas en los Decretos expedidos el 28 de enero de 2004, números: •0248 “Por el cual se modifica el Decreto 1426 de 1998 y 3539 de 2003”, •0249 “Por el cual se modifica la estructura del Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA” •0250 “Por el cual se adopta la Planta de Personal”

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La Resolución 00986 de 2007, se encuentra vigente desde la fecha de su expedición, es decir el 25 de mayo de 2007 y se han expedido las siguientes modificaciones: Resolución Nº 003145 del 26 de diciembre de 2007 “Por la cual se adicionan algunas disciplinas académicas al Manual Específico de Funciones, Requisitos Mínimos y Competencias Laborales para los empleos públicos de la planta de personal del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA” Resolución 02206 del 12 de agosto de 2008 “Por la cual se adicionan algunas disciplinas académicas al Manual Específico de Funciones, Requisitos Mínimos y Competencias Laborales para los empleos públicos de la planta de personal del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA” Resolución 01041 del 18 de marzo de 2010 “Por la cual se modifica el Manual Específico de Funciones, Requisitos mínimos y Competencias Laborales para los empleos públicos de la Planta de Personal del Servicio Nacional del Aprendizaje SENA”. (Especifica profesiones de contabilidad y afines) Resolución 02191 del 2011 “Modificada por Resolución 2191 de 2011,” Por la cual se modifica el Manual de Funciones, Requisitos Mínimos y Competencias Laborales del SENA, en los cargos de Director de Área, Secretario General, Directores Regionales, Jefes de Oficina y Subdirector de Centro de Formación Profesional”. El nombramiento provisional procederá de manera excepcional siempre que no haya empleados de carrera que cumplan con los requisitos y el perfil para ser encargados y no haya lista de elegibles vigente que pueda ser utilizada.

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No se requerirá autorización de la Comisión Nacional del Servicio Civil para proveer vacancias temporales de empleos de carrera, tales como vacaciones, licencias, comisiones, encargos o suspensión en el ejercicio del cargo

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Dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha de aceptación de un empleo, la persona designada deberá tomar posesión. Este término podrá prorrogarse si el designado no residiere en el lugar del empleo, o por causa justificada a juicio de la autoridad

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Ningún empleado entrará a ejercer su cargo sin prestar juramento de respetar, cumplir y hacer cumplir la Constitución y las leyes, y de desempeñar los deberes que le incumben. De este hecho deberá dejarse constancia por escrito en acta que firmarán el nominador y el posesionado.

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La facultad de seleccionar régimen dentro del Sistema General de Pensiones y el Fondo de Pensiones es exclusiva de los afiliados, quienes manifestarán su voluntad por escrito con el diligenciamiento y firma del respectivo formulario

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La selección de la entidad administradora de riesgos profesionales es libre y voluntaria por parte del SENA

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La Caja de Compensación Familiar es elegida por el sena para cobijar a la totalidad de los funcionarios de planta.

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La facultad de seleccionar la Entidad Promotora de Salud es exclusiva de los afiliados, quienes manifestarán su voluntad por escrito con el diligenciamiento y firma del respectivo formulario. Para la selección se deberá tener en cuenta que el grupo familiar debe cotizar a la misma EPS.

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No podrá darse posesión cuando: 1. La provisión de empleos se haga con personas que no reúnan los requisitos señalados para el empleo o se encuentren dentro de las previsiones contempladas en los literales b), c) y d), del artículo 25 del Decreto 1950 de 1973 2. La provisión del cargo no se haya hecho conforme a la ley. 3. No se presenten los documentos relacionados en el formato Lista de Chequeo Requisitos de Posesión 4. La persona nombrada desempeñe otro empleo público del cual se haya separado en virtud de licencia; 5. Haya recaído auto de detención preventiva en la persona designada; 6. La designación haya sido efectuada por autoridad no competente; 7. Se hayan vencido los términos señalados en los artículos 44 y 46 del Decreto 1950/1973, sin que se hubiese aceptado la designación o se hubiere prorrogado el plazo para tomar posesión.

Documentos asociados: GTH-F-047 Acta de Posesión GTH-F-048 Lista de Chequeo Requisitos para posesión” GTH-F -049 Formato notificación de nombramiento Comunicación radicada GTH-F 046- Formato de publicacion de nombramientos

NORMATIVIDAD Constitución Política de Colombia Ley 909 de 2004 "Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones" Decreto 249 de 2004 "Por el cual se modifica la estructura del Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA" Decreto 250 de 2004 "por el cual se adopta la Planta de Personal del Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA" Decreto 1972 de 2002 "Por el cual se reglamenta la designación de los Directores o Gerentes Regionales o Secciónales o quienes hagan sus veces, en los Establecimientos Públicos de la Rama Ejecutiva del orden nacional" Decreto 760 de 2005 "Por el cual se establece el procedimiento que debe surtirse ante y por la Comisión Nacional del Servicio Civil para el cumplimiento de sus funciones" Decreto 1227 de 2005 "Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004 y el Decreto-ley 1567 de 1998" Decreto No. 2989 de 2008 "Por el cual se aprueba la modificación de la planta de personal del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA. Convención Colectiva Vigente Resolución No. 00986 del 25 de mayo de 2007 "Por la cual se adopta el Manual Específico de Funciones, Requisitos Mínimos y Competencias Laborales para los empleos públicos de la Planta de Personal Del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA" Resolución No.003145 del 26 de diciembre de 2007 "Por la cual se adiciona la Resolución No.00986 que adopta el Manual Específico de Funciones, Requisitos Mínimos y Competencias Laborales para los empleos públicos de la Planta de Personal Del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA" Resolución No.02206 del 12 de agosto de 2008 "Por la cual adicionan algunas disciplinas académicas al Manual Específico de Funciones, Requisitos Mínimos y Competencias Laborales para los empleos públicos de la Planta de Personal Del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA" Resolución No.02191 del 2011 "Por la cual se modifica el Manual Específico de Funciones, Requisitos Mínimos y Competencias Laborales para los empleos públicos de la Planta de Personal Del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, para los cargos de Director de Area, Secretario General, Directores Regionales, Jefes de Oficina y Subdirectores de Cntro de Formación Profesional" GTH-P-001 V02

ACTIVIDADES

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

REGISTRO

INICIO

Recibir de las intancias que ejecutan el proceso de selección, las listas de Responsable del proceso de Listas de Elegibles personas que se van a vincular a la entidad. Gestión de Talento Humano, y Ternas Directores Regionaales; Subdirectores Centro de Formacion, Coordinador Grupo de Relaciones Laborales y Coordinadores Grupo de Apoyo Administrativos Mixto

1. Recibir novedad de ingreso

2 Elaborar, radicar y enviar acto administrativo

3 Notificar acto administrativo

4 Verificar el cumplimiento de requisitos

no

Existe Inhabilidad?

El responsable del procedimiento elabora y radica el acto administrativo. En Regionales y Centros de Formación una vez haya radicado el acto administrativo, debe diligenciar y enviar al Grupo de Relaciones Laborales la plantilla de publicación de nombramientos, para su divulgación en el portal de la entidad.

Coordinador Grupo de GTH-F 046- Formato Relaciones Laborales y de publicacion de Coordinadores Grupo de nombramientos Apoyo Administrativos Mixto

Expedido el acto administrativo, el responsable del procedimiento en Direccion General, Regionales y Centros de Formación, comunica el nombramiento al interesado dentro de los 10 dias hábiles siguientes a la recepcion de la novedad, utilizando para ello el modelo de plantilla notificación de nombramiento

Coordinador Grupo de Relaciones Laborales y Coordinadores Grupo de Apoyo Administrativos Mixto

Se recibe oficio de aceptación del cargo y la documentación según el Formato “Lista de Chequeo Requisitos para posesión” y se revisan los soportes exigidos para el cargo.

Coordinador Grupo de GTH-F-048 Lista de Relaciones Laborales y Chequeo Requisitos Coordinadores Grupo de para posesión” Apoyo Administrativos Mixto

Si se encuentran inhabilidades durante la revisión de soportes, se continúa con la actividad siguiente (5) en caso contrario, pasar a la actividad (6).

Secretario General, Directores Regionaales; Subdirectores Centro de Formacion, Coordinador Grupo de Relaciones Laborales y Coordinadores Grupo de Apoyo Administrativos Mixto

si

5 Derogar acto administrativo

6 Tramitar afiliaciones y examen de ingreso

Act. 3

Cuando se encuentren inhabilidades, se hace necesario elaborar el acto Coordinador Grupo de Acto administrativo administrativo mediante el cual se revoca la novedad de vinculación se Relaciones Laborales y revocatorio de regresa entonces a la actividad 3 para la provisión de la vacante Coordinadores Grupo de revocatoria Apoyo Administrativos Mixto

Se realizan los tramites de afiliacion a una Administradora de Fondo de Pensiones, Entidad Promotora de Salud, Afiliación a Administradora de Riesgos Profesionales y Caja de Compensación de los servidores públicos

Coordinador Grupo de formatos de afiliación Relaciones Laborales y según entidad Coordinadores Grupo de escogida Apoyo Administrativos Mixto

Elaborar y hacer firmar acta de posesión por el aspirante (servidor público) y nominador del gasto.

Secretario General, Directores Regionaales; Subdirectores Centro de Formacion, Coordinador Grupo de Relaciones Laborales y Coordinadores Grupo de Apoyo Administrativos Mixto

Se ingresa información en el aplicativo KACTUS, para tener presente la novedad al momento de liquidar nómina

Coordinador Grupo de Registro en aplicativo Relaciones Laborales y Coordinadores Grupo de Apoyo Administrativos Mixto

Archiva Resolución de nombramiento, Acta de Posesión y documentos de requisitos en la hoja de vida del funcionario (Lista de Chequeo Requisitos para posesión)

Coordinador Grupo de Expediente de historia Relaciones Laborales y laboral Coordinadores Grupo de Apoyo Administrativos Mixto

Comunicar a la dependencia sobre la posesión del servidor público recién vinculado a la Entidad.

Coordinador Grupo de Comunicación Relaciones Laborales y presentación Coordinadores Grupo de Apoyo Administrativos Mixto

7 Posesionar al seleccionado

8 Registrar novedad en aplicativo

9 Conformar expediente de historia Laboral

10 Presentar al funcionario

GTH-F -049 Formato notificación de nombramiento Comunicación radicada

GTH-F-047 Acta de Posesión

FIN

GTH-P-001 V02