Departamento Administrativo Nacional de Estadística

Administracion de Recursos Financieros AFI Caracterización Administración de Recursos Financieros Octubre 2015

Caracterización de Administración de Recursos Financieros AFI PROCESO: Administracion de Recursos Financieros ELABORÓ: Coordinadores grupo de trabajo proceso AFI

CÓDIGO: AFI-000-CP-01 VERSIÓN: 11 PÁGINA: 1 FECHA: 01-10-2015

SUBPROCESO: N.A REVISÓ: Coordinadores grupo de trabajo proceso AFI

APROBÓ: Coordinador area Financiera

Descripcion del Proceso RESPONSABLE

Coordinador Área Financiera

OBJETIVO

Administrar los recursos financieros asignados al DANE y FONDANE, propendiendo por el correcto cumplimiento de la cadena presupuestal, y presentar los informes financieros de manera oportuna y confiable.

ALCANCE Este proceso inicia con el registro de la apropiación en DANE y FONDANE a nivel Central y Direcciones Territoriales en el grupo de Presupuesto y termina con la elaboración de los informes. Aplica en Presupuesto, Central de Cuentas, Contabilidad, Tesorería y SIIF.

PILARES/OBJETIVOS ESTRATEGICOS A LOS QUE APORTA Definición Pilar Gestión Del Talento Humano: Lograr la excelencia del capital humano, por medio de una gestión que desarrolle el bienestar, el conocimiento, las competencias y la sostenibilidad de los servidores del DANE.

REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS

Ver Normograma / Normatividad DANE

Definición de la política transversal Mejoramiento Institucional: Consolidar al DANE como una entidad moderna y eficiente, orientada al mejoramiento de los procesos, optimización de los recursos y al servicio de los usuarios. RECURSOS HUMANOS RECURSOS DE INFRAESTRUCTURA (Responsable: Cargo y/o Grupo responsable / Dependencia.)

Coordinador Área Financiera, Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Presupuesto, Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Contabilidad, Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Tesorería, Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Central de Cuentas, Coordinador Grupo Interno de Trabajo de SIIF, funcionarios y contratistas.

Instalaciones físicas, software, hardware, redes de comunicación, licencias, equipos periféricos y complementarios, internet, papelería y útiles de oficina. Edificios, espacios de trabajo, hardware, software, Servicios de apoyo (medios de transporte, comunicación, vigilancia, etc.).

Caracterización de Administración de Recursos Financieros AFI PROCESO: Administracion de Recursos Financieros ELABORÓ: Coordinadores grupo de trabajo proceso AFI

CÓDIGO: AFI-000-CP-01 VERSIÓN: 11 PÁGINA: 2 FECHA: 01-10-2015

SUBPROCESO: N.A REVISÓ: Coordinadores grupo de trabajo proceso AFI

APROBÓ: Coordinador area Financiera

PLANEAR PROVEEDOR Externo Interno

ENTRADAS

Departamento Nacional de Planeación

Plan Nacional de Desarrollo

Ministerio de Hacienda

Decreto de Liquidación del PGN

ACTIVIDADES CLAVES / (SUBPROCESOS)

PRODUCTOS

Insumos para la Planeación Institucional: Plan Sectorial Estratégico Cuatrienal, Plan Indicativo Institucional y/o Estratégico Cuatrienal, Plan de Acción y Operativo Anual

Marco Estratégico

Dirección Planeación y Direcciona miento Estrategico PDE

Directrices Institucionales

Realizar la identificación de insumo para generar la planeación institucional. Asi mismo, revisar y actualizar herramientas del SIGI (Mapa de riesgos, Indicadores de Gestión, Documentación en SDI)

Planeación y Direcciona miento Estrategico PDE

Mapa de Riesgos

Indicadores de Gestión Lineamientos Metodologicos

Proceso AFI

CLIENTE Interno

Identificación de requerimentos

Documentación en SDI

Programación de necesidades para el Plan Anual de Adquisiciones.

Gestión de Recursos Físicos GRF

Externo

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CÓDIGO: AFI-000-CP-01 VERSIÓN: 11 PÁGINA: 3 FECHA: 01-10-2015

SUBPROCESO: N.A

ELABORÓ: Coordinadores grupo de trabajo proceso AFI

REVISÓ: Coordinadores grupo de trabajo proceso AFI

APROBÓ: Coordinador area Financiera

HACER PROVEEDOR Externo Interno

ENTRADAS

ACTIVIDADES CLAVES / (SUBPROCESOS)

2.

Mercadeo SOL Tesoreria GTH

Ventas ingresos por concepto de convenios y contratos y otros ingresos. Identificación de saldos a reintegrar

Ministerio de Hacienda

Todas las Areas del Dane

Ley de Presupuesto Decreto de Liquidación de Presupuesto Memorando de OPLAN. Solicitud de CDP

Seguimiento de Ingresos, inversiones, reintegros y devoluciones: Recaudo y registro de los dineros por conceptos de venta de servicios que ofrece la entidad e invertir los excedentes de liquidez dando cumplimiento a la normatividad existente. Ver AFI-020-PD-01 Seguimiento Contable de Recursos Generados y Administrados por FONDANE y AFI-020-PD-03 Procedimiento de inversiones Fondane y AFI-020-GU-01 Guia de constitución de inversiones. Tambien se deben registrar de manera oportuna y eficiente el reintegro de los recursos generados por alguna situación financiera o administrativa, a la Dirección del Tesoro Nacional, en el caso del DANE, o a la cuenta bancaria que origino el pago en el caso de FONDANE. AFI-020-PD-05 Procedimiento Reintegros a la D.T.N. Y los demas recursos que deban devolverse como se indica en AFI-020-GU-04 Guía Devoluciones DANE – FONDANE.

4.Registro de Presupuesto Asignado y Desagregado y Expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal: Registrar la desagregación y asignación de la apropiación de DANE y FONDANE, tanto a nivel Central como en Direcciones Territoriales en el SIIF II Nación y soportar con un documento, la existencia de

PRODUCTOS

CLIENTE Interno

Facturas de venta Cuentas de Cobro Documento de recaudo Afectación de apropiación, liquidación de contratos o acta de liquidación de los contratos y/o convenios interadministrativos y proyectos especiales Copia de la consignaciòn o Acta de liquidación

Terceros Dependencias internas AFI

Contratistas y Entidades Externas

Devoluciones: Número de orden de pago no presupuestal

Presupuesto registrado en SIIF Certificado de Disponibilidad Presupuestal - CDP

Todas las Areas del Dane

Externo

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CÓDIGO: AFI-000-CP-01 VERSIÓN: 11 PÁGINA: 4 FECHA: 01-10-2015

SUBPROCESO: N.A REVISÓ: Coordinadores grupo de trabajo proceso AFI

APROBÓ: Coordinador area Financiera

apropiación disponible y libre de afectación, para asumir compromisos. Ver procedimiento AFI-040PD-01 Registro de Presupuesto Asignado y Desagregado y Expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal

Todas las Areas del Dane

Area Gestíon Humana Oficina Asesora Jurídica Direcciones Técnicas Area Administrativa GIT Almacén e Inventarios Direcciones Territoriales

Recepción del contrato, convenio, y/o acto administrativo

Reportes de la información contable de las fuentes internas y externas

5. Expedición del Registro Presupuestal: Establecer los lineamientos para registrar los compromisos adquiridos por el DANE y FONDANE en desarrollo de la capacidad de contratar y de comprometer el presupuesto. Ver procedimiento AFI-050-PD-01 Expedición de Registro Presupuestal DANEFONDANE. 6.Seguimiento Información Contable: Registrar, análizar y consolidar la información contable, elaboración y presentación de estados contables de DANE FONDANE, con el propósito de tener información oportuna y confiable. Ver procedimiento AFI-060-PD-01 Procedimiento Seguimiento Información Contable y Diligenciamiento Informes DANE - FONDANE y AFI-060-GU-03 Guia para Registro de Información Contable y Diligencionamiento de Informes DANEFONDANE.

Registro Presupuestal

Comprobantes contables Libros auxiliares y oficiales Estados contables

Todas las Areas del Dane

Dirección y Oficina de Control Interno

Contaduría General de la Nación, Contraloria General de la Republica, Comisión Legal de Cuentas, Minhacienda, DNP

Caracterización de Administración de Recursos Financieros AFI PROCESO: Administracion de Recursos Financieros

SUBPROCESO: N.A

ELABORÓ: Coordinadores grupo de trabajo proceso AFI

Ministerio de Hacienda

Proveedores y contratistas

Documentos soportes

AFI

Obligación o número de carga masiva para nómina

Todas las Areas del Dane

Información SIIF

CÓDIGO: AFI-000-CP-01 VERSIÓN: 11 PÁGINA: 5 FECHA: 01-10-2015

REVISÓ: Coordinadores grupo de trabajo proceso AFI

7. Liquidación de Cuentas para Pago: Generar obligaciones en el Sistema SIIF Nación resultado de la liquidación de cuentas para pago, de acuerdo a las normas vigentes y con los soportes necesarios en cada caso. Ver procedimiento AFI-070-PD-01 Procedimiento Liquidación de cuentas para pago. 8. Pago de obligación: Realizar el desembolso o pago al proveedor de un bien y/o servicio (Sistema SIIF Nacion). Ver procedimientos AFI-080-PD-01 Procedimientos Pago de Oligación, AFI-080-PD-03 Procedimientos Presentación de Declaraciones y Pago de Impuestos. 9. Informes de Gestion: Consolidar la información financiera de DANE y FONDANE para presentarla a los diferentes entes internos y/o externos. Ver procedimiento AFI-090-PD-01 Procedimiento Informes DANE-FONDANE.

APROBÓ: Coordinador area Financiera

Generación de la liquidación de cuentas Orden de pago

AFI

Para DANE autorización de la orden de pago y FONDANE pago de la orden bancaria.

Formatos e Informes

Terceros Personas Naturales y Juridicas

Todas las Areas del Dane

Contaduría General de la Nación, Contraloria General de la Republica, Comisión Legal de Cuentas, Minhacienda, DNP, otros

VERIFICAR INDICADORES DE GESTION

RIESGOS

PLAN DE CONTROL

VER Sistema de Medicion (SIME) proceso AFI

Ver Matriz de Riesgos proceso AFI

N/A

ACTUAR De acuerdo con los resultados de la verificación (Indicadores de gestión, administración del riesgo y plan de control) adicionalmente de las auditorías internas y externas, se implementan acciones (correctivas, preventivas o de mejora), para lograr el mejoramiento continuo del proceso.

Caracterización de Administración de Recursos Financieros AFI PROCESO: Administracion de Recursos Financieros ELABORÓ: Coordinadores grupo de trabajo proceso AFI

CÓDIGO: AFI-000-CP-01 VERSIÓN: 11 PÁGINA: 6 FECHA: 01-10-2015

SUBPROCESO: N.A REVISÓ: Coordinadores grupo de trabajo proceso AFI

APROBÓ: Coordinador area Financiera