1. INTRODUCCION El departamento de Espacios y Fomento Educativo del Municipio de Apatzingán Michoacán tiene el compromiso y el deber de apoyar en todos los eventos cívicos, así como coadyuvar la coordinación de los desfiles que tiene el municipio. 2. OBJETIVO Fomentar la participación a todas las instituciones educativas en todos los eventos cívicos y desfiles para ir formando el amor por nuestros símbolos patrios, a toda la comunidad educativa y como resultado una cultura de valores cívicos. 3. ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIÓN Aplica a todas las instituciones educativas en la participación de las fechas en las cuales se realicen actos cívicos y desfiles y que inviten a este departamento como coadyuvante en la coordinación 4. DIAGRAMA DE FLUJO
1. Organización
2. Detectar disponibilidad de las ins7tuciones que par7cipan
5. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES. 5.1ORGANIZACIÓN
3.-Entrega del programa del evento
4. Evaluación del evento y entrega de informe
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La Presidencia Municipal a través de la Dirección de Espacios Educativos Coordinan para organizar con Protocolo los eventos cívicos y desfiles.
se
5.2 DETECTAR LA DISPONIBILIDAD DE LAS INSTITUCIONES QUE PARTICIPAN. Se hace una relación de las instituciones a los que hay que invitar y se les convoca a una reunión organizativa con 10 días hábiles como mínimo de anticipación, para invitarlos a participar al evento programado y así confirmar su participación y realizar el programa especifico de dicho evento. 5.3 ENTREGA DEL PROGRAMA DEL EVENTO. Una vez elaborado y aprobado el programa específico se les entregara en un lapso no mayor a 5 días hábiles después de la reunión organizativa. Si es un acto cívico o desfile, las instituciones participantes se organizaran de acuerdo al programa específico generado en dicha reunión. 5.4 EVALUACIÓN DEL EVENTO Y ENTREGA DE INFORME. Al día después del acto cívico o del desfile se programa una reunión de evaluación con toda la persona que coadyuvaron los trabajos de dichos o dicho acto (s) en donde se ve las fortalezas debilidades y aéreas de oportunidad (FODA), para que nos sirvan de herramientas para mejorar dichos actos, en esta misma reunión se elabora un informe y se entrega a la Presidencia Municipal con copia al Jefe in mediato del Departamento de Espacios y Fomento Educativos. 6. POLITICAS OPERATIVAS 6.1 Para que pueda aplicar este procedimiento tiene que haber una invitación ó instrucción del jefe inmediato, para la organización o coadyuvar dicho evento. 6.2 Informar a las instituciones que deberán asistir puntualmente a los actos cívicos, mínimo 15 minutos antes de la hora indicada. 6.3 Que las instituciones que asistan ha dicho acto, se conduzcan y dirijan con respeto y disciplina durante el evento. 6.4 Disponibilidad de las instituciones si se requiere de un ensayo previo. 6.5 Que se presenten al evento con todos los utensilios o herramientas que utilizaran en estos, así como con los uniformes correspondientes a dicha institución. 7. RESPONSABILIDADES. 7.1 Es responsabilidad del Departamento de Espacios y Fomento Educativo girar el oficios done será presentada la lista de necesidades para el evento.
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7.2 Es responsabilidad del Departamento de Espacios y Fomento Educativo elaborar las invitaciones firmadas por el Presidente Municipal. 7.3 Es responsabilidad del Departamento de Mensajería y Correspondencia hacer llegar las invitaciones a cada una de las instituciones participantes, previa autorización del Secretario. 7.4 Es responsabilidad del Departamento de previa autorización del Secretario.
Protocolo proveer los requerimientos
7.5 Es responsabilidad de las áreas o departamentos de la administración pública municipal que participen en la organización y realización del evento correspondiente, cuyas responsabilidades se especificaran en los acuerdos derivados de las reuniones organizativas previas al evento ó en las invitaciones que se les haga llegar a estas cuando no se haya realizado una reunión previa. 8. RESULTADOS ESPERADOS. Ser un Departamento mucho más organizado, eficiente, y que esto se refleje en la calidad de los actos cívicos y desfiles que este departamento organiza o coadyuva, fomentando con esto la cultura y el civismo en cada uno de los eventos sean de calidad. 9. FUNDAMENTO LEGAL Y NORMATIVO. 8.1 Artículo 38º Fracción II de la Ley Orgánica Municipal 8.2 Norma NMXCC-9001-IMNC-2008. ISO 9001:2008. 9. INDICADORES IMPACTADOS EN EL PLAN DE DESARROLLO MUNICIPAL, AGENDA DESDE LO LOCAL. 9.1El municipio promueve la vinculación instituciones educativas, organismo de la sociedad civil e iniciativa privada. 9.2Vinculación intergubernamental SEP. Federal y estatal. 10. REGISTROS GENERADOS.
10.1 Oficio de comisión para participar o coordinar eventos cívicos y desfiles. 10.2 Invitaciones a las Instituciones Educativas 10.3 Minutas de acuerdos de las reuniones organizativas.
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10.4 Lista de asistencias de las reuniones organizativas. 10.5 Reporte de incidencias. 10.6 Informe para el Presidente Municipal. 11. ANEXOS. 11.1 Invitaciones a las Instituciones Educativas 12. DISTRIBUCION. Una vez aprobado el presente documento se entregará una copia controlada electrónicamente o en fotocopia, firmando en cualquiera de los casos el acuse de recibido. 13. HISTORIAL DE CAMBIOS N° de revisión
Breve resumen de los cambios en la revisión
Fecha Planeada
1
Primera emisión del documento
01-03-13
2
Cambio de logotipo del Ayuntamiento, del nombre del gestor de la calidad y del presidente municipal
05/08/14
14. REVISION Y APROBACION.
Elaboró:
Revisó:
Aprobó:
Profr. Francisco Pereda Rojas Jefe del Departamento de Espacios y Fomento Educativo
Ing. Aureliano Montes Torres. Gestor de la Calidad
Dr. Alejandro Villanueva del Río. Presidente Municipal Provisional.
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