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DOCUMENTACIÓN 200607701 Dirección Técnica en el Diseño de Actividades de Ocio y Recreación en la Montaña

Administración y Logística

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Elvira Garzón Gutiérrez

Sierra Nevada 5 y 6 de mayo, 2006

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LOGÍSTICA (del inglés logistics) Parte de la organización militar que atiende al movimiento y mantenimiento de las tropas en campaña. Lejos de los Campos de Batalla, la organización logística de un evento deportivo ha de tener una connotación castrense ya que todo ha de estar listo y disponible en su momento, no antes o después sino en su preciso instante. La Organización de un evento ha de poner los medios para que el “movimiento” y el “mantenimiento” de aquellas personas que van participar en el mismo, estén cubiertos de manera que la logística pase siempre a un segundo término dando brillo a la parte técnica y deportiva. Dependiendo de la relevancia del evento deportivo, las personas involucradas se pueden dividir en los siguientes grupos con sus necesidades propias: • • • • •

Equipos Patrocinadores Prensa Invitados Organización (personal retribuido + voluntarios)

Con tiempo suficiente, dependiendo del tipo de prueba que se vaya a celebrar, se contacta con los proveedores de los servicios necesarios. Estos servicios, fundamentalmente, son los siguientes: • • • • •

Transporte Alojamiento Acreditaciones Manutención Instalaciones

Cada servicio será tratado de forma individual, atendiendo principalmente a las siguientes características: • • • • •

Tipo de servicio (p.e. transporte: de material o de personas: colectivo o individual) Calidad del servicio (Estándar mínimo a exigencia del reglamento o del C.O.) Precio (se contacta con diferentes proveedores para poder elaborar distintos presupuestos) Opción de hacer montajes no permanentes Opción de sistemas avanzados de telecomunicaciones

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La logística aplicada a un evento deportivo también se encarga de la captación de personal necesario para la organización de la carrera (personal contratado y personal voluntario).

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EQUIPOS – Necesidades. •

Transporte de material desde los aeropuertos nacional e internacional más cercanos al lugar de celebración: o Vehículos de mercancías (Grandes eventos Internacionales, p.e. Cto. del Mundo – Final de la Copa del Mundo) – El volumen de material deportivo de reparación del mismo es tan elevado que se hace necesaria la contratación de vehículos industriales). o Al ser personas que vienen de distintas partes del mundo, se hace necesario contactar con el personal de aduanas para que se faciliten los trámites necesarios, ya que normalmente el material viene vía cargo. o En caso de que el evento sea menor, y los equipos viajen con su propio material como equipaje, el transporte se hará en vehículos colectivos (autobuses) teniendo en cuenta que la media es 1 autobús de 50 plazas para un máximo de 25 personas. o En eventos de menor rango, la organización dará información sobre posibilidad de alquiler de vehículos para transporte de material.

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Transporte de personas desde los aeropuertos nacional e internacional más cercanos al lugar de celebración: o Transporte colectivo – 1 autobús para un máximo de 25 personas (en caso de que no todos lleguen en el mismo vuelo, se ponen transportes por tramos horarios que cubran la mayoría de necesidades) o Transporte individual – casos aislados (p.e. 1 corredor sólo que llega de madrugada)

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Transporte interno en la sede de celebración durante los días que dure el evento con objeto de facilitar el acceso a las áreas de competición, así como a aquellas otras actividades obligatorias (reuniones) u optativas (recreativas).

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Alojamiento + manutención o En algunos eventos el estándar mínimo así como el precio a pagar viene reglamentado (p.e. Copa del Mundo de Esquí Alpino – Categoría mínima 3 estrellas – tarifa máxima a pagar por persona en pensión completa Temp. 2005/2006: 100,00 CHF) o Servicios de telecomunicaciones estándar y avanzados (teléfono + fax + conexión ADSL de alta velocidad o sala de Internet + cobertura de móviles). o Servicios de restauración con un estándar mínimo para deportistas de alto nivel (normalmente viene reglamentado el tipo de comida que debe haber) – horarios adaptados al evento.

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Salas para almacenamiento/reparación del material deportivo. Pueden ser individuales (por equipos) o zonas colectivas, con puntos de luz suficientes, enchufes, calefacción, etc... Las dimensiones varían en función de la modalidad deportiva (p.e. no es lo mismo esquí que mountain bike). Estas zonas han de

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estar vigiladas 24 horas al día con restricción de acceso debido al material almacenado. •

Dependiendo del evento, todas y cada una de las personas que integran un equipo deben ser acreditadas conforme a su puesto dentro del mismo (p.e. un serviceman debe acceder al área de salida de una prueba de esquí pero no debe acceder a las Reuniones de los Jefes de Equipo).

Ante cualquier eventualidad o necesidad de información, el C.O. ha de hacer llegar a todas las federaciones o equipos participantes con quién tienen que contactar, así como teléfonos, fax y dirección electrónica de contacto. También pondrá en conocimiento de los mismos, con la suficiente antelación, los plazos de inscripción, así como las condiciones de pago de los servicios.

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Prensa, Patrocinadores e Invitados – necesidades Los diferentes departamentos involucrados (Prensa, Patrocinio y Protocolo) solicitan al Departamento de Logística todos aquellos servicios que requieran los patrocinadores y los invitados, detallando todas las peticiones especiales (p.e. tratamiento VIP en el hotel, que haya una cesta de frutas, sala para celebrar alguna reunión especial, etc...) En muchos casos, cuando hablamos de grandes eventos deportivos hay que coordinarse incluso, con personal de seguridad (p.e. asistencia de alguna alta personalidad) que supervisará zonas de escape en los hoteles, tipo de transporte interno, localización de helipuertos, etc.... Mención especial merece en un evento deportivo la prensa nacional o internacional acreditada, ya que necesitará instalaciones específicas (Sala de Prensa) con medios de telecomunicaciones eficaces y fiables. Todas estas personas deberán estar debidamente acreditadas, especificando las áreas a las que pueden acceder.

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Organización – Personal retribuido + Voluntarios + Personal Técnico – necesidades Cada departamento del Comité de Organización tiene sus necesidades propias dependiendo de su actividad. Estas necesidades no sólo se refieren a alojamiento, manutención o transporte, sino a personal de apoyo durante la preparación y el transcurso del evento. Este personal de apoyo puede ser remunerado o voluntario. El personal remunerado suele ser personal especializado (p.e. contratación de una empresa de seguridad) y el personal voluntario suele ser amateur (normalmente amantes de la actividad dispuestos a echar una mano); la cantera de los voluntarios suele estar en las Asociaciones Deportivas, Ejército, etc... Los voluntarios suelen destinarse a apoyo del personal especializado durante el evento. El número de personas necesarias varía en función de la trascendencia de la prueba a celebrarse.

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Problemática En todos los eventos deportivos, independientemente de la importancia que tengan, hay facetas que son totalmente previsibles y que se pueden preparar con antelación suficiente, de manera que no haya margen alguno al error, p.e. instalaciones de televisión, tipo de comida que se va a servir, salas que se van a utilizar para reuniones, regalos que se van a entregar, etc. Por otra parte, hay factores que son absolutamente imprevisibles, pero que debido a imponderables son aceptados por todos aunque den al traste con toda la organización de una carrera, p.e. no apertura de los medios mecánicos de la estación por viento con la consecuencia de no poder celebrar la carrera. Hay otra serie de eventualidades, difíciles de controlar y que en ocasiones se pueden convertir en auténticas pesadillas. Cuando se hace una previsión del número de personas que va a asistir a un evento no deja de ser una previsión más o menos aproximada. Normalmente se contacta con organizaciones de eventos similares al que se va a celebrar para obtener los datos más rigurosos. En nuestro caso, se da la circunstancia de que somos lugar predilecto para determinadas modalidades deportivas, por lo que siempre hemos de añadir un tanto por ciento más que los datos que obtenemos de otras organizaciones. No es lo mismo celebrar un evento durante un fin de semana (mayor disponibilidad de público y de invitados) que entre semana; no es lo mismo celebrar un evento en el que va a asistir el alcalde de la localidad a la que pertenece la sede que asista el presidente del Gobierno; no es lo mismo que uno de los sponsors principales decida realizar acciones publicitarias aprovechando el tirón del evento, que simplemente envíe a sus trabajadores para controlar el montaje de su publicidad. Aunque todas las peticiones tienen fecha límite de solicitud, hay muchas ocasiones en las que, simplemente, “no te puedes negar” a dar el servicio, p.e. un equipo que se inscribe tarde, un personaje público, una acción publicitaria de última hora, etc. Normalmente todos los eventos se hacen en base a un presupuesto inicial y, cuando se pacta con los proveedores de los servicios, ellos también te marcan fechas límites para cancelación de los servicios sin coste alguno, por lo que llegado ese momento has de conservar una parte “por si las moscas”. El equilibrio entre lo que conservas y el presupuesto no siempre es fácil de mantener, ya que si no quieres tener el gasto te puedes arriesgar a no tener margen de actuación en caso de imprevistos. A mayor importancia tiene el evento, mayor es el riesgo que se corre de “quedar mal”, por lo que hay que llegar a un punto medio.

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