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Junio 2005
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INDICE página 0 Introducción. 1 ¿Dónde está la aplicación de GESTIÓN DEL VOLUNTARIADO?. Como entrar. 2 ¿Cómo introducir un nuevo registro?. El localizador. 3 Ya estamos dentro ¿Y ahora qué hacemos?. Pantalla de datos generales. 3.1 Barra de herramientas. 3.2 Pantalla de datos generales. Como entrar en la pantalla principal. 3.3 Datos complementarios. 3.3.1 Direcciones y teléfonos. 3.3.2 Documentos identificación 3.3.3 Estudios. 3.3.4 Profesiones. 3.3.5 Idiomas / Permiso de conducir. 3.3.6 Histórico centros. 3.3.7 Comunicados. 3.3.8 Control modificaciones. 4 Pestaña de solicitantes de voluntariado. 4.1 ¿Tengo solicitantes pendientes de tratar?. 4.2 Descripción de la pantalla principal. 4.3 Tabla de entrevistas. 4.4 Paso de solicitante a voluntario. 4.5 Plazas para voluntarios. 5 Pestaña de voluntarios. 5.1 Descripción de la pantalla principal. 5.2 Disponibilidad, asignación de los voluntarios a la actividad. y sanciones. 5.2.1 Disponibilidad. 5.2.2 Asignación a la actividad. 5.2.3 Sanciones. 5.3 Cambio de centro. 5.4 Procedimiento de baja. 6 Pestaña de Cruz Roja Juventud. 6.1 Descripción de la pantalla principal. 6.2 Asignación de los miembros de CRJ a la actividad. Disponibilidad y actividades. 6.3 Paso a voluntario.. 6.3.1 Individual. 6.3.2 En grupo o selectivo. 6.3.3 Masivo. 7 Consultas. MANUAL DE LA APLICACIÓN INFORMÁTICA DE GESTIÓN DE VOLUNTARIADO
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7.1 Sanciones del voluntario. 7.2 Voluntarios asignados a proyectos. 7.3 Disponibilidad voluntarios. 7.4 Búsqueda de voluntarios por centro. 7.5 Entrevistas solicitantes. 8. El resultado de nuestro trabajo: Listados e informes. 8.1 Área / programa / proyecto. 8.2 Listado básico de voluntarios. 8.3 Voluntarios Cruz Roja Juventud. 8.4 Voluntarios de baja. 8.5 Voluntarios por programa / estudios / profesión. 8.6 Voluntarios por actividades y centro. 8.7 Actividades y voluntarios. 8.8 Disponibilidad de voluntarios por día y turno. 8.9 Situación solicitantes. 8.10 Entrevistas solicitantes. 8.11 Carnés voluntarios. 8.11.1 Altas. 8.11.2 Renovaciones. 8.11.3 Solicitudes a través del CANAL DE VOLUNTARIOS. 8.12 Carnés voluntarios y afiliados de Cruz Roja Juventud. 8.12.1 Impresión de carnés de forma masiva. 8.12.2 Impresión de carnés de forma individualizada. 8.13 Etiquetas voluntarios y solicitantes. 8.14 Etiquetas juventud. 8.15 Fichas. 9. Otras recomendaciones.
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0.
Introducción.
En septiembre de 2001 se realiza la primera versión del manual de la aplicación informática de GESTIÓN DE VOLUNTARIADO, llamada entonces de aplicación de RECURSOS HUMANOS. En el tiempo transcurrido desde entonces se han realizado modificaciones significativas sobre la primera versión de la aplicación que hacen necesaria la elaboración de un nuevo manual. En este manual vamos a tratar de secuenciar paso a paso cada una de las utilidades de la aplicación, además de reforzar el aprendizaje con ejemplos y con la propuesta de ejercicios. A lo largo del manual encontraréis una serie de iconos, que pretenden hacer más amigables los contenidos del mismo. Estos son los siguientes: TRUCOS o alternativas para obtener los mismos resultados. Relaciones con OTRAS APLICACIONES informáticas. EJEMPLOS de las situaciones planteadas en el manual. EJERCICIOS en los se pide la aplicación de los conocimientos adquiridos. MUY IMPORTANTE
Cuadros con avisos sobre precauciones a la hora de manejar la aplicación.
También para ilustrar las explicaciones se utilizarán copia de las pantallas que se van activando. El acceso a los datos de la aplicación están sectorizados por ámbito territorial, es decir aunque todos podemos ver datos de los voluntarios de toda España, sólo podemos trabajar y modificar datos de nuestro ámbito territorial (Oficina Central a nivel nacional, Oficinas Autonómicas en su Comunidad Autónoma. Oficinas Provinciales en sus Provincias y Asambleas Locales en su localidad).
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1.
¿Dónde está la APLICACIÓN DE GESTIÓN DE VOLUNTARIADO?. Como entrar.
Como el resto de las aplicaciones de Cruz Roja, esta aplicación está ubicada dentro del PORTAL de la Institución, y para acceder a ella es necesario seguir el siguiente camino: 1. Entrar en la web de Cruz Roja (www.cruzroja.es). que se 2. Acceder a la INTRANET, haciendo clic con el ratón en encuentra en la parte superior derecha de la pantalla. 3. Introducir nuestro "Nombre de Usuario" y nuestra "Contraseña". Estos dos datos son imprescindibles para acceder a ese espacio común de trabajo al que hemos llamado INTRANET. Si no se tienen hay que pedirlos al Departamento de Informática de la Oficina Central, bien a través del Secretario/a Provincial, bien a través del Director/a del Departamento. A continuación pulsar el botón ACEPTAR. 4. Entraremos otra vez en la pantalla de inicio de la web de Cruz Roja pero con una pequeña diferencia. En la parte superior derecha, justo . debajo de la llave, aparece este botón 5. Hacemos clic en y entramos en una pantalla con este aspecto:
6. En esa pantalla nos situaremos en la solapa de "Mis aplicaciones" y haremos doble clic en Recursos Humanos.
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7. Y... ya estamos dentro de la aplicación de Gestión de Voluntariado.
Pero, parece que hay complicaciones, nos aparece un cuadro que nos informa que tenemos SOLICITANTES pendientes de tratar. Pulsamos el botón OK, y después nos encontramos un cuadro que nos pregunta si deseamos imprimir el informe, de momento haremos clic en el botón No. En el apartado 4 de este manual diremos para que sirve esto.
2.
¿Cómo introducir un nuevo registro?. El localizador.
Tenemos nuestra FICHA DE INSCRIPCIÓN DE VOLUNTARIADO y queremos introducir los datos en el ordenador, o como se dice en terminología informática vamos introducir un nuevo registro. MUY IMPORTANTE: antes de introducir un nuevo registro hay que comprobar que no existe otro registro con los mismos datos. Así evitaremos duplicados, que nos pueden complicar con posterioridad la gestión de los datos.
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El localizador es la herramienta que nos va a permitir primero la BÚSQUEDA y después el ALTA de nuevos registros. Es una herramienta común a todas las aplicaciones informáticas que manejan datos de personas y de empresas (Voluntariado, Formación y Socios). Volviendo a lo que nos ocupa, primero vamos a ver que pasos hay que seguir para realizar una BÚSQUEDA: 1. Desplegaremos el menú Actualizaciones que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla y haremos clic en Localizador.
2. Entramos en la pantalla del localizador, en la que encontraremos en la parte superior izquierda los CRITERIOS DE BÚSQUEDA y a su derecha un cuadro en el que se pueden seleccionar y/o escribir lo que queremos buscar (Por defecto aparecen documentos de identificación). Justo debajo están los botones: Ejecutar búsqueda, Alta persona, Alta empresa e Ir al registro. En los siguientes pasos iremos viendo como se utilizan.
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Vamos a buscar a una persona que tenga de documento de identificación el siguiente NIF: 25440301R, pulsemos el botón Ejecutar búsqueda y veamos lo que ocurre.
Ha aparecido un registro que cumple las condiciones que nosotros hemos anotado, dentro de una tabla en la que podemos ver su número de DOCUMENTO de identificación, su NOMBRE y apellidos, el CENTRO o Asamblea Local a la que pertenece (Asamblea Local de Madrid) y el MÓDULO o tipo de persona que define su relación con la Institución (SOLICITANTES DE VOLUNTARIADO, VOLUNTARIO, USUARIO DE INTRANET, ALUMNO, FORMADOR Y SOCIO). MUY IMPORTANTE: al introducir los números y las letras de los documentos de identificación no se pueden poner ni espacios, ni guiones ni puntos entre número y número, y entre números y letra. MANUAL DE LA APLICACIÓN INFORMÁTICA DE GESTIÓN DE VOLUNTARIADO
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Hagamos una búsqueda ahora de personas cuyo primer apellido sea SANCHEZ, su segundo apellido sea MUÑOZ y su nombre comience por la letra F. Pulsemos otra vez el botón Ejecutar búsqueda y veamos lo que ocurre. A) Seleccionamos el CRITERIO DE BÚSQUEDA NOMBRE, haciendo clic con el ratón en el circulito de la izquierda. B) A la derecha aparecen tres campos de búsqueda: NOMBRE, APELLIDO 1º y APELLIDO 2º. Justo encima tenemos dos botones de selección: Personas y Empresas. C) Hacemos clic en el botón Personas. En el campo NOMBRE teclearemos %F%, en APELLIDO 1º %SANCHEZ% y en APELLIDO 2º %MUÑOZ%. El carácter % es un comodín que se utiliza para buscar cadenas de caracteres dentro de un campo de la base de datos. En nuestro caso lo ponemos delante y detrás de los caracteres que corresponden al nombre y apellidos de la persona o personas que queremos buscar, puede ser la cadena completa (Apellidos completos) o incompleta (Por ejemplo la inicial del nombre que hemos puesto). D) Pulsamos Ejecutar búsqueda y pasa lo siguiente:
Un cuadro diálogo nos avisa que existen muchos registros que cumplen las condiciones que hemos dado a la búsqueda, ya que el localizador sólo nos mostrará los 11 primeros registros. Si queremos encontrar algo más concreto tendremos que afinar la búsqueda utilizando otros criterios. Aceptamos la información y ya pasamos a la siguiente pantalla:
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3. Además de los CRITERIOS DE BÚSQUEDA ejemplificados en el punto anterior se pueden utilizar otros para afinar la búsqueda, estos son los siguientes: Por CENTRO, útil si se conoce el Asamblea Local a la que pertenece la persona. El cuadro "jerárquica", si está seleccionado busca desde el ámbito territorial superior hacia abajo. Si se elige la Asamblea Provincial, busca en todas las Asambleas Locales de la misma. El % se puede utilizar como comodín para hacer la búsqueda.
Por CLAVE DE DOMICILIO NACIONAL, útil si se sabe el código postal del domicilio de la persona o personas buscadas.
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Por CLAVE DE DOMICILIO EXTRANJERO, se tienen las referencias del país y de la fecha de nacimiento.
MUY IMPORTANTE: antes de dar un nuevo registro de alta, al menos hay que realizar una búsqueda por dos de los criterios señalados anteriormente. Sólo se dará de alta el registro si el resultado de la búsqueda es negativo. Ya hemos realizado las búsquedas oportunas y no hemos encontrado ninguna persona que coincida con los datos que tenemos. Pasaremos entonces a dar de ALTA el registro, para lo cual seguiremos el siguiente proceso: 1. Entraremos en el localizador y pulsaremos el botón Alta Persona y pasamos a la solapa de datos generales donde vamos completando los datos, comenzando por los APELLIDOS y el NOMBRE, siguiendo a continuación por el resto de campos que se nos solicita en esta solapa.
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e introduciremos la dirección de la persona. La 2. Haremos clic en pantalla que aparecerá será la siguiente:
3. Introduciremos también el teléfono, haciendo clic en la pestaña correspondiente.
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4. En la solapa CORREO ELECTRÓNICO introduciremos la dirección o direcciones del voluntario.
5. Haremos clic en identificación.
e introduciremos el documento o documentos de
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y nos iremos a la pestaña de 6. Saldremos haciendo clic en VOLUNTARIADO, donde cumplimentaremos todos los datos. No olvidar introducir la SITUACIÓN: ACTIVO: Voluntarios y voluntarias que realizan habitualmente su actividad en proyectos de la Institución y mantienen su continuidad a lo largo del tiempo (al menos una intervención mensual)..ACTIVO ESPORÁDICO: Voluntarios y voluntarias que realizan su actividad en momentos puntuales (una o dos veces al año).
y después grabaremos el registro 7. Volveremos a salir pulsando en al salir, seleccionando SI en el cuadro de diálogo.
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Este es el proceso básico para completar un registro. En los siguientes apartados entraremos con más detalle en cada una de las pantallas, y viendo las opciones de cada campo. Además en este proceso básico no hemos entrado en otras pantallas que tendremos que ir completando conforme vayamos obteniendo información del voluntario o la voluntaria.
3.
Ya estamos dentro. ¿Y ahora qué hacemos?. Pantalla de datos generales.
Ya hemos visto esta pantalla en el proceso básico. En este apartado explicaremos que posibilidades ofrece la barra de herramientas, que es común a todas las solapas de la aplicación y veremos como cumplimentar cada uno de los campos de la pantalla principal y de los botones de los datos complementarios. 3.1.
Barra de herramientas.
Se encuentra en la parte superior de la pantalla y tiene este aspecto:
Esta barra también es visible en la pantalla del localizador, aunque su utilidad se ve mucho mejor una vez que nos encontramos dentro de la aplicación. A continuación iremos entrando botón por botón indicando lo que hace cada uno. Imprime lo que la aplicación muestra en la pantalla en ese momento. Herramienta de edición que deshace el último cambio que hayamos realizado en el registro. Herramienta de edición que corta el contenido de un campo para eliminarlo o pegarlo en otro campo. MANUAL DE LA APLICACIÓN INFORMÁTICA DE GESTIÓN DE VOLUNTARIADO
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Herramienta de edición que copia el contenido de un campo en otro campo. Herramienta de edición que pega un contenido cortado o copiado. Botón que se utiliza para cancelar una consulta (Ver punto 7) Botón que se utiliza para solicitar una consulta (Ver punto 7) Botón que se utiliza para ejecutar una consulta (Ver punto 7) Herramienta de base de datos que añade un nuevo registro. Herramienta de base de datos que elimina un registro. Herramienta de base de datos que pasa a la ficha anterior dentro de un mismo registro. Herramienta de base de datos que pasa a la ficha siguiente dentro de un mismo registro. Herramienta de base de datos que va a la primera ficha dentro de un mismo registro. Herramienta de base de datos que va a la última ficha dentro de un mismo registro. En los campos con valores prefijados, muestra la tabla de valores posibles. Se utiliza para salir del registro. También aparece en las subpantallas para salir a la pantalla principal. Guarda los cambios realizados en un registro antes de salir del mismo. Imprime los listados que genera la aplicación. Ayuda. Manual de la aplicación. Pendiente de insertar. 3.2.
Pantalla de datos generales. Como entrar a la pantalla principal.
En la pantalla principal, encontramos lo siguientes campos: APELLIDOS: Dos campos diferenciados en la misma línea. En el situado a la izquierda se introduce el primer apellido y en el situado a la derecha de éste, el segundo apellido. Campos de cumplimentación obligatoria (Excepto si se trata de extranjeros que sólo tienen primer apellido). NOMBRE: Campo para introducir el nombre del voluntario o voluntaria. Campo a rellenar obligatoriamente. CÓDIGO: Este campo lo asigna automáticamente la aplicación una vez que se han grabado todos los datos. Aparecerá en color rojo y servirá para identificar el registro.
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SEXO: Hombre o mujer. Campo a rellenar obligatoriamente. FECHA DE NACIMIENTO: Siguiendo el formato de dos cifras para el día (Para el día 1 introducir 01), dos cifras para el mes (Para el mes de enero, introducir 01) y cuatro cifras para el año (Ejemplo: 2004). Campo a rellenar obligatoriamente. CENTRO: Asamblea Local a la que se asigna al voluntario. Campo a rellenar obligatoriamente. GRUPO SANGUÍNEO: Desplegable con los grupos A+, A-, B+, B-, AB+, AB-, 0+ y 0-. Campo opcional. ESTADO CIVIL: Desplegable con los siguientes estados: soltero/a, casado/a, viudo/a, pareja, divorciado/a y separado/a. Campo opcional. IDIOMA: Se refiere al idioma de los comunicados (Cartas, carnés diplomas, etc.) y no al idioma que hable la persona. Aunque en el desplegable aparecen todos los idiomas, sólo se pueden seleccionar el castellano y el catalán. Campo obligatorio. MUY IMPORTANTE: si se selecciona un idioma distinto al castellano o al catalán, no se imprimirán correctamente ni los carnés ni los diplomas de esa persona. PAÍS DE NACIMIENTO: Desplegable entre el que se pueden selecciónar todos los países del mundo. Campo obligatorio.
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SITUACIÓN LABORAL: Despegable con las siguientes situaciones: trabajador en activo, ama de casa, jubilado, prejubilado, desempleado y estudiante. Campo opcional. EMPRESA TRABAJA: Nombre de la empresa en la que trabaja. Existe un desplegable en el que se pueden seleccionar empresas que ya han sido grabadas previamente. Campo opcional. Nº REVISTAS: Número de revistas que se envía periódicamente al domicilio del voluntario. Para que le llegue al menos una revista, en este campo tiene que aparecer 1. Campo opcional. ONG´S CON LAS QUE COLABORA: Nombres de otras ONG con las que colabora el voluntario. RESIDE EN ESPAÑA: Cuadro para marcar, que aparece seleccionado por defecto. CERTIFICADO HACIENDA: Cuadro para marcar. Está pensado para los SOCIOS, Si se selecciona se les envía certificado para la declaración del IRPF. Opcional RECIBIR CORREO: Cuadro para marcar, que aparece seleccionado por defecto. Si el voluntario no desea recibir correspondencia, se puede quitar la marca. RECIBIR MAIL: Cuadro para marcar, que aparece seleccionado por defecto. Si el voluntario no desea recibir correo electrónico, se puede quitar la marca. FACILITA NIF. / DNI: Cuadro para marcar, que aparece seleccionado por defecto. Justo debajo de los apellidos y el nombre del voluntario o voluntaria aparecen al menos 9 pestañas las que se puede ir entrando dependiendo de la relación que tenga o hay tenido con la Institución (MÓDULO). Estas son las siguientes: D. GENERALES: Es la pestaña que aparece por defecto nada más entrar. Los campos que la componen los hemos visto en este mismo apartado. JUVENTUD: En ella se cumplimentan los datos de los miembros de Cruz Roja Juventud. Veremos los campos que la forman en el punto 6. SOLICITANTE: Aquí se introducen los datos de los solicitantes de voluntariado. Los campos que la integran los veremos en el punto 4.
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VOLUNTARIO: Pestaña para introducir los datos relacionados con la actividad voluntaria. En el punto 5 se describen pormenorizadamente los campos de esta pestaña. RESPONSABLE: Aquí se dan de alta a las personas que son responsables o coordinan cursos. Está más relacionada con la aplicación informática de formación. Dependiendo de los permisos de acceso a las aplicaciones, es posible que esta pestaña no sea visible. ALUMNO: Muestra la trayectoria formativa del voluntario o voluntaria en la Institución. Los datos que aparecen en esta pestaña vienen de la aplicación informática de formación. FORMADOR: En esta pestaña aparecen los datos del voluntario si además es formador. Podemos ver los cursos que ha impartido y su antigüedad como formador. Como en las otras tres pestañas anteriores, los datos que contiene se gestionan desde la aplicación informática de formación. OBJETOR: Al activar esta pestaña podemos comprobar si el voluntario realizó la prestación social y las fechas de la misma. CUPO: Aquí podemos ver si el voluntario realizó el Servicio Militar en la Institución. A la derecha de la pantalla tenemos una fila de botones que dan acceso a otras pantallas que vamos a ver más detalladamente en el punto siguiente de datos complementarios. A continuación incluimos una tabla, con una breve descripción de cada uno de ellos. Direcciones y teléfonos. Documentos de identificación. Estudios. Profesiones. Permiso de conducir / idioma. Histórico centros (cambio de Asamblea Local). Comunicados. Control de modificaciones. Salir a la pantalla anterior.
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3.3.
Datos complementarios.
3.3.1
Direcciones y teléfonos.
A esta pantalla se accede haciendo clic con el ratón en el botón , que se encuentra el primero en la fila de botones de la parte derecha de la pantalla principal. Esta pantalla a su vez se subdivide en cuatro pestañas: NACIONAL, EXTRANJERO, TELÉFONO Y CORREO ELECTRÓNICO. NACIONAL En esta pestaña se introduce la dirección postal en España.
TIPO DE VÍA: Desplegable con los distintos tipos de vía pública. Por defecto siempre aparece CALLE, pero además se pueden elegir las siguientes denominaciones ordenadas alfabéticamente: APARTADO, ALAMEDA, APARTAMENTO, AVENIDA, BLOQUE, BARRIO, CHALET, CAMINO, COLONIA, CARRETERA, CASERIO, CUESTA, EDIFICIO, GLORIETA, GRUPO, LUGAR, MERCADO, MUNICIPIO, MANZANA, POBLADO, POLÍGONO, PASAJE, PARQUE, PROLONGACIÓN, PARROQUIA, PASEO, PLAZA, RAMBLA, RONDA, RUA, TRAVESÍA, URBANIZACIÓN y su equivalente en catalán. DIRECCIÓN: Campo para introducir el nombre de la vía pública. Nº: Número de la finca.
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ESCALERA: Rellenar sólo si hay más de una escalera en el edificio. PISO: Indicar con número (primero con un 1, segundo con un 2, etc .. ) PUERTA: Izquierda, Derecha, o la letra que le corresponda si hay más de dos puertas por piso. LOCALIDAD: Nombre de la localidad. CÓDIGO POSTAL: Al introducir el código, la aplicación selecciona en el desplegable que aparecen las poblaciones de esa provincia (Según las dos primeras cifras del código). CÓDIGO MUNICIPIO: Desplegable en el que aparece un número seguido del nombre de un municipio. Al seleccionar el código en la casilla de la izquierda, automáticamente aparece el nombre del municipio seleccionado en la casilla situada a la derecha de la anterior. DIRECCIÓN POR DEFECTO: Cuadro para marcar. Si está seleccionado, esta será la dirección que aparecerá en las etiquetas y en el resto de los documentos generados por la aplicación. OBSERVACIONES: información adicional.
Campo abierto a incluir cualquier tipo de
EXTRANJERO Esta pestaña se utiliza para grabar dos direcciones postales en el extranjero. Se usa sobre todo en el caso de los Delegados Internacionales en misión, manteniendo su dirección en España en la pestaña anterior.
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DIRECCIÓN: Campo con dos grandes casillas libres para introducir la dirección completa: calle, número, piso, puerta, ciudad, código postal, etc. DEFECTO: Cuadro para marcar. Si está seleccionado, esta será la dirección que aparecerá en las etiquetas y en el resto de los documentos generados por la aplicación. PAÍS: Desplegable con todos los países en orden alfabético. OBSERVACIONES: información adicional.
Campo abierto a incluir cualquier tipo de
TELÉFONO Pestaña en la que se graban todos los teléfonos que nos facilite cada persona para localizarle.
TIPO DE TELÉFONO: Se diferencia según los siguientes opciones: PARTICULAR (Teléfono del domicilio), MÓVIL, OFICINA (Teléfono del trabajo), FAX, IP (Número de 5 cifras de la red telefónica interna de Cruz Roja). NÚMERO DE TELÉFONO: Campo para introducir las cifras que componen el número de teléfono sea del tipo que sea. MUY IMPORTANTE: no se deben introducir ni espacios, ni cualquier otro carácter entre las cifras que componen el número de teléfono.
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La introducción correcta del número de teléfono móvil permite su utilización para la creación de grupos y envío de mensajes SMS, con la aplicación que hay creada al efecto. OBSERVACIONES: información adicional.
Campo abierto a incluir cualquier tipo de
CORREO ELECTRÓNICO Pestaña en la que se graban todas las direcciones de correo electrónico que nos facilite cada persona. Si todos los datos son importantes, este en concreto, cada vez va a ser más valorado, por tratarse de un medio rápido y eficaz para el envío de información a nuestros voluntarios y voluntarias.
DIRECCIÓN CORREO ELECTRÓNICO: Campo amplio para anotar la dirección de correo electrónico. MUY IMPORTANTE: la introducción correcta de las direcciones de correo electrónico evita las devoluciones en caso de envíos masivos. POR DEFECTO: Cuadro para marcar. Si está seleccionado, esta será la dirección que utilizará en los envíos por correo electrónico a ese voluntario. OBSERVACIONES: información adicional.
Campo abierto a incluir cualquier tipo de
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3.3.2
Documentos identificación.
El documento de identificación es un elemento clave en cualquier aplicación informática que gestione datos de personas. Este documento asigna a cada persona un número diferente, con lo que se evitan los duplicados. La aplicación no guardará el registro hasta que no se introduzca al menos un documento de identificación. Tampoco permitirá grabar un registro que tenga el mismo número de documento de identificación (Por ejemplo el mismo DNI). A esta pantalla se accede haciendo clic con el ratón en el botón , que se encuentra el segundo en la fila de botones de la parte derecha de la pantalla principal.
TIPO DE DOCUMENTO: Existen cuatro opciones: DOCUMENTO NACIONAL DE IDENTIDAD, NÚMERO DE IDENTIFICACIÓN FISCAL, NÚMERO DE IDENTIFICACIÓN DE EXTRANJERO Y PASAPORTE. CÓDIGO DOCUMENTO: Para introducir el código compuesto por cifras y letras, correspondientes a cada tipo de documento. Entre las cifras y las letras no se introduce ningún espacio ni ningún carácter distinto a los que componen el código (separación con puntos, guiones, etc.). MUY IMPORTANTE: no se debe grabar un tipo de documento con un código con formato correspondiente a otro tipo de documento.
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Un Número de Identificación de Extranjero (NIE), exigirá un formato que comience por la letra X, seguido de al menos seis cifras y finalizará con otra letra. No se deberá grabar como tipo Documento Nacional de Identidad. En el caso del Número de Identificación Fiscal, la letra con la que finalice su código ha de introducirse correctamente, ya que si se introduce otra distinta no se grabará. 3.3.3
Estudios.
A esta pantalla se accede pulsando en el botón , que se encuentra el tercero en la fila de botones de la parte derecha de la pantalla principal.
NIVEL DE ESTUDIOS: Artes y oficios, certificado escolar, diplomatura, doctorado, EGB, ESO/BUP/COU, FP Grado Medio, FP Grado Superior, licenciatura, otros, sin estudios y títulos privados. ESTUDIOS: Según el nivel de estudios elegido (Sistema educativo), aparece un desplegable con las titulaciones correspondientes para seleccionar. 3.3.4
Profesiones.
A esta pantalla se accede pulsando en el botón , que se encuentra el cuarto en la fila de botones de la parte derecha de la pantalla principal.
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CÓDIGO: No hace falta introducirlo, la aplicación automáticamente al rellenar el campo DESCRIPCIÓN.
lo
asigna
DESCRIPCIÓN: En este campo se abre un desplegable con todas las profesiones ordenadas alfabéticamente. 3.3.5
Idiomas / Permiso de conducir.
, que se encuentra el quinto A esta pantalla se accede pulsando en el botón en la fila de botones de la parte derecha de la pantalla principal.
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IDIOMAS DESCRIPCIÓN: Desplegable con los idiomas ordenados alfabéticamente, en el que se puede elegir el idioma o idiomas que domine la persona. NIVEL: Grado de dominio del idioma o idiomas seleccionados. BAJO, MEDIO o ALTO. PERMISOS DE CONDUCIR DESCRIPCIÓN: Para seleccionar entre la lista de todos los permisos de conducción existentes y sus posibles combinaciones. 3.3.6
Histórico centros.
, que se encuentra el séptimo A esta pantalla se accede pulsando en el botón en la fila de botones de la parte derecha de la pantalla principal. Como su propio nombre indica, es una tabla en la que se refleja la trayectoria del voluntario en su paso por distintas Asambleas Locales.
FECHA DE ALTA: En la primera línea aparece fecha de alta más antigua con la que la persona ha sido dada de alta en la Institución (Este alta puede ser en cualquier módulo: SOCIO, VOLUNTARIO, MIEMBRO CRJ, PARTICIPANTE SIE, ALUMNO, FORMADOR, etc.). En las siguientes líneas aparece la fecha de alta en el siguiente centro, se anotará la fecha en la que se procesa el alta. CENTRO: Asamblea Local. MANUAL DE LA APLICACIÓN INFORMÁTICA DE GESTIÓN DE VOLUNTARIADO
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FECHA SOLICITUD DEL CAMBIO: Fecha en la que se pide la realización del cambio. Preferentemente se pide un documento escrito para tener constancia (Carta. correo electrónico o fax), y esta fecha será la misma que figure en el documento. FECHA DE BAJA: Esta fecha la procesa automáticamente la aplicación en el momento de dar la fecha de alta en otro centro. En el punto 5.3 del manual volveremos a hablar de este tema, entrando en el procedimiento de cambio de centro.
3.3.7
Comunicados.
, que se encuentra el noveno A esta pantalla se accede pulsando en el botón en la fila de botones de la parte derecha de la pantalla principal. En ella no podemos escribir, pero podemos visualizar la correspondencia que se ha enviado al voluntario (Revista, cartas, paquete de bienvenida, renovaciones de carné, etc.). MUY IMPORTANTE: a partir del 15 de junio de 2005 los envíos del paquete de bienvenida y la renovación de carnés de voluntarios se visualizan en esta pantalla (ver punto 8.11 de este manual)..
DIRECCIONES COMUNICADOS COMUNICADO: Tipo de CERTIFICADOS, CARTA, etc.).
comunicado
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a
enviar
(REVISTA,
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DIRECCIÓN: Dirección postal a la que se envía cada comunicado. EJEMPLARES: Número de ejemplares que se envían de cada comunicado. SOLICITUD Y TIPO DE COMUNICADOS REALIZADOS COMUNICADO: Tipo de CERTIFICADOS, CARTA, etc.).
comunicado
a
enviar
(REVISTA,
FECHA ENVÍO: Fecha en la que se realiza el envío. ENVIADO: Confirmación del envío. En verde comunicado enviado y en rojo comunicado no enviado. FECHA DEVOLUCIÓN: Fecha en la que se produce la devolución. DEVOLUCIÓN: Motivo de la devolución. RESPUESTA: Casilla para marcar, si se encuentra seleccionada se ha corregido la devolución. 3.3.8
Control modificaciones.
, que se encuentra el décimo A esta pantalla se accede pulsando en el botón en la fila de botones de la parte derecha de la pantalla principal.
Los campos de esta pantalla se rellenan automáticamente por la aplicación y sirven para ver cuando, quien y que se ha modificado en esta aplicación. MANUAL DE LA APLICACIÓN INFORMÁTICA DE GESTIÓN DE VOLUNTARIADO
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4.
Pestaña de solicitantes de voluntariado.
En esta pestaña se recogen los datos de las personas incorporación como voluntarios y voluntarias,
que SOLICITAN su
Los datos nos los podemos encontrar ya introducidos en la pestaña, porque se pasan automáticamente desde el formulario que las personas interesadas cumplimentan en la web o podemos introducirlos directamente nosotros si la persona se acerca personalmente a nuestra sede. La introducción directa de los SOLICITANTES permite realizar un seguimiento completo de todo el ciclo que se establece en el Proceso de Gestión del Voluntariado. Además esta introducción no supone duplicar el trabajo, puesto que todos aquellos datos que se procesen en esta pestaña, pasan automáticamente a la pestaña de VOLUNTARIO, haciendo un simple clic con el ratón en el botón SOLICITANTE.
4.1.
. que aparece en la parte inferior de la pestaña de
¿Tengo solicitantes pendientes de tratar?.
Tenemos dos formas de saber si tenemos SOLICITANTES pendientes de tratar: A) A través de la propia aplicación, que cuando la iniciamos nos presenta el aviso que aparece en la siguiente pantalla.
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B) Por correo electrónico: cada vez que una persona envía el formulario web de SOLICITANTE se remite un correo electrónico al Director/a de Voluntariado o a la persona de su Departamento que haya designado, con los datos principales del SOLICITANTE. En este caso seguir a partir del paso 4 del proceso que se describe a continuación.
Proceso para tratar a los SOLICITANTES que tenemos pendientes: 1. Haremos clic con el ratón en OK y contestaremos SI en el mensaje que nos pregunta si deseamos imprimir el informe. 2. Se nos generará un informe en la pantalla como el que se presenta en la imagen siguiente, con el código de persona, los apellidos y el nombre, la fecha de nacimiento y el teléfono de contacto. Este informe MANUAL DE LA APLICACIÓN INFORMÁTICA DE GESTIÓN DE VOLUNTARIADO
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se puede sacar en papel desplegando en menú Archivo y la opción Imprimir.
3. Cerraremos el informe y entraremos en el localizador. 4. Haremos un búsqueda por nombre y apellidos de la primera persona que aparece en la lista, entramos en el registro y concretamente en la pestaña de SOLICITANTE.
5. Nos pondremos en contacto con la persona e iremos cumplimentando al menos la FECHA DE LA LLAMADA, LA FECHA Y LA HORA DE LA ENTREVISTA y sobre todo lo más importante el ESTADO, que es el campo clave que indica a la aplicación que este SOLICITANTE ha sido tratado y desaparezca del listado de solicitantes
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sin tratar. Existen varias opciones para rellenar esta casilla que veremos más detalladamente en el punto 4.2. 6. Saldremos del registro guardando los cambios y buscaremos a la siguiente persona del listado. 4.2.
Descripción de la pantalla principal.
FECHA SOLICITUD ALTA: Es la fecha en la que la persona rellena y envía su solicitud. En el caso de los SOLICITANTES que rellenan el formulario en la web, esta fecha ya aparece al entrar en la pestaña. FECHA DE LA LLAMADA: Anotaremos la fecha en la que establezcamos el primer contacto telefónico con el SOLICITANTE. FECHA Y HORA DE LA ENTREVISTA: En ese primer contacto, podemos concertar una primera entrevista personal. Tanto estos campos como el campo FECHA DE LA LLAMADA se cumplimentan aquí y posteriormente podemos verlos en la TABLA DE ENTREVISTAS que trataremos en el punto 4.3. FECHA Y TIPO DE FORMACIÓN BÁSICA: Presencial (Fecha en la que esté convocado el curso) y on line (Fecha en la que se cumplimente y envíe el test del Curso a Distancia de FBI - En proceso de modificación ). DISPONE DE VEHÍCULO: Cuadro para marcar, si el SOLICITANTE dispone de vehículo. ESTADO: Es un desplegable que recoge las situaciones en las que se puede encontrar un SOLICITANTE desde el momento en el que realiza la petición para incorporarse como voluntario. Son las siguientes: D INICIADO: Al menos se ha realizado un primer contacto telefónico con la persona interesada. D RECHAZADO: En el primer contacto rechaza la posibilidad de ser voluntario. D ACEPTADO: En el primer contacto le convencen las condiciones expuestas. D EN PROCESO: Ya ha pasado el primer contacto y está esperando un segundo contacto para cerrar fecha de entrevista o de FBI. D REALIZA ENTREVISTA: Si la persona ha realizado la entrevista en la fecha concertada. D NO CONTINUA TRAS LA ENTREVISTA: Se ha realizado la entrevista la persona decide no continuar con el proceso. D DESESTIMADO TRAS LA ENTREVISTA: No se sigue con el proceso al encontrarse algún tipo de inconveniente que impida la incorporación en la Institución (actitud incompatible con los Principios, etc.). D NO REALIZA LA ENTREVISTA.
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D ASISTE A LA FBI: Asiste a la Formación Básica Institucional en la fecha concertada. D NO CONTINUA TRAS LA FBI: La persona decide no seguir adelante después de la Formación Básica Institucional. D DESESTIMADO TRAS LA FBI: Durante las sesiones de la Formación Institucional se detecta algún inconveniente que desaconseja la incorporación como voluntario de Cruz Roja. BAJA: Permite dar al SOLICITANTE de baja para que no aparezca en los listados. Este proceso es idéntico al que se realiza con los voluntarios y lo veremos con detalle en el punto 5.4. CAMPAÑA: Desplegable donde se indica la campaña a través de la cual se ha captado al SOLICITANTE. MEDIO: Desplegable que permite elegir a través de quien se ha captado el SOLICITANTE (Persona, empresa,...). CANAL: Desplegable en el que se selecciona como se ha realizado la solicitud (Correo, teléfono, internet, etc.). CONOCIMIENTOS: Campo libre para reseñar algún tipo de conocimiento de interés. OBSERVACIONES: Campo libre para realizar anotaciones o aclaraciones que se consideren. 4.3.
Tabla de entrevistas.
Está pensada para ver las entrevistas que se realicen a los solicitantes y se accede a la misma haciendo clic en el botón del mismo nombre que aparece en la parte inferior de la pestaña de SOLICITANTE. En la tabla se pueden ver todas las personas a entrevistar en un día determinado, y en cada CENTRO (Asamblea Local) siempre y cuando se hayan introducido en el registro de cada solicitante la FECHA DE LA LLAMADA, y la FECHA y HORA DE LA ENTREVISTA. Además sobre la propia tabla se puede actualizar el ESTADO, FECHA Y HORA sin necesidad de entrar en cada registro. También se puede imprimir un listado de las entrevistas haciendo clic en
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.
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INFORME JERÁRQUICO: Cuadro para marcar a la hora de imprimir el listado de entrevistas. Si está marcado genera un listado desde el ámbito superior (Asamblea Provincial) hasta los ámbitos más pequeños (Asambleas Locales). FECHA ENTREVISTA: Fecha del día del que queremos sacar el listado de entrevistas. Por defecto sale la fecha actual, pero se puede variar hacia arriba o hacia abajo con las flechitas azules. NOMBRE: Apellidos y nombre del SOLICITANTE. Este dato ha de
estar introducido previamente en la pestaña de SOLICITANTE.
ALTA: Fecha de alta como SOLICITANTE. Este dato ha de estar
introducido previamente en la pestaña de SOLICITANTE
F. LLAMADA: Fecha en la que se realiza llamada de contacto (se puede ir actualizando en pestaña SOLICITANTE). Este dato ha de
estar introducido previamente en la pestaña de SOLICITANTE.
F. ENTREVISTA: Fecha en la que se fija la entrevista (También se puede actualizar en pestaña SOLICTANTE). Este dato ha de
estar introducido previamente en la pestaña de SOLICITANTE.
HORA: Hora de la entrevista (Se puede actualizar en pestaña SOLICTANTE). Este dato ha de estar introducido previamente en la
pestaña de SOLICITANTE.
ESTADO: Estado en el que se encuentra el SOLICITANTE (Ver punto 4.2). Este campo se puede actualizar en la tabla.
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CAMPAÑA: Casilla en la que aparece la campaña por la que el SOLICITANTE se dirige a Cruz Roja. OBSERVACIONES: Botón que abre un campo libre en el que se pueden anotar todas aquellas informaciones aclaratorias sobre la entrevista. EJERCICIO: Organiza las entrevistas del día 02/11/2004 de los SOLICITANTES pendientes de tratar del listado que te facilitamos.
4.4.
Paso de solicitante a voluntario.
Si se han introducido los datos del SOLICITANTE o si estos datos ya figuran en la aplicación porque han pasado desde el formulario electrónico de la web, este proceso permite el trasvase automático de esos datos básicos (datos generales, fecha y hora de la entrevista, fecha FBI, etc) al modulo de voluntario. Los pasos a seguir serían los siguientes: 1. Hacer clic en el botón inferior de la pestaña de solicitante.
que aparece en la parte
2. Junto al botón aparecerá una casilla en la que se debe introducir la fecha de alta como voluntario.
3. Introducimos la fecha de alta y volvemos a hacer clic en el botón . 4. Iremos a la pestaña de VOLUNTARIO y comprobaremos que la fecha que hemos puesto se ha grabado en el campo FECHA DE ALTA. A partir de aquí se pueden completar los datos de voluntario, pero eso ya lo dejamos para el punto 5. MUY IMPORTANTE: la fecha de alta como VOLUNTARIO tiene que guardar coherencia con la fecha de alta como SOLICITANTE, es decir tiene que ser posterior. También hay que asegurarse de procesar correctamente la fecha de alta porque esta NO SE PUEDE CAMBIAR.
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4.5.
Plazas para voluntarios.
Con el botón que se encuentra en la parte inferior central de la pestaña de solicitante de voluntariado, se pueden conocer los proyectos dados de alta y el número de plazas disponibles y ocupadas para cada uno de ellos en la Asamblea Local a la que se asigne al solicitante.
Veamos el número de plazas ocupadas y disponibles de la persona que aparece en la pantalla anterior, que es solicitante de la Asamblea Local de Madrid.
Accedemos a una tabla en la que podemos ver el PLAN , el PROGRAMA y el PROYECTO. En rojo se ve el número de plazas disponibles y en azul el número de plazas cubiertas. MANUAL DE LA APLICACIÓN INFORMÁTICA DE GESTIÓN DE VOLUNTARIADO
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El número de plazas cubiertas se actualiza automáticamente conforme vamos asignando voluntarios a la actividad, en la aplicación de gestión de voluntariado (ver punto 5.2.2). El número de plazas disponibles y los PLANES, PROGRAMAS y PROYECTOS se actualizan en la aplicación Mantenimiento de actividades por
oficina.
5.
Pestaña de voluntarios.
En ella se recogen además de los datos básicos que hemos pasado de la pestaña de SOLICITANTE, aquellos datos que van a marcar la vida del voluntario en la Institución. Alguno de estos datos como la fecha de alta y la fecha de baja son datos que NO SE PUEDEN CAMBIAR, a no ser que exista causa justificada y documentada, porque entre otras cosas son utilizados para la elaboración de los censos en los procesos electorales. Por último desde aquí se podemos ordenar las disponibilidad de los voluntarios, indicar la actividad o actividades que van a desarrollar y anotar en su caso las faltas o sanciones. 5.1.
Descripción de la pantalla principal. FECHA DE ALTA: Esta fecha puede venir arrastrada desde la incorporación de SOLICITANTE a VOLUNTARIO o puede ponerse directamente (al entrar a la casilla por defecto sale la fecha actual). Antes de grabar los cambios en el registro hay que asegurarse bien de la fecha de alta, porque después NO SE PUEDE CAMBIAR. FECHA DE ENTREVISTA: Como la anterior también puede venir de la pestaña de SOLICITANTE o puede ponerse en el caso de que la casilla aparezca en blanco.
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FECHA FORM. BÁSICA: Campo para introducir la fecha de la Formación Básica Institucional, que puede estar también cumplimentada en la pestaña de SOLICITANTE. TIPO FORMACIÓN BÁSICA: Presencial u on line (a distancia). FECHA ÚLTIMO CARNÉ: Fecha de emisión del último carné. Esta fecha se puede actualizar manualmente o automáticamente cada vez que lo imprimamos y contestemos SI a la pregunta; ¿Desea marcar estos carnés como emitidos?. En los puntos 8.10 y 8.11 volveremos a insistir sobre esto. SITUACIÓN: Es un desplegable en el que se pueden elegir dos opciones: D ACTIVO: Voluntarios y voluntarias que realizan habitualmente su actividad en proyectos de la Institución y mantienen su continuidad a lo largo del tiempo (al menos una intervención mensual). D ACTIVO ESPORÁDICO: Voluntarios y voluntarias que realizan su actividad en momentos puntuales (una o dos veces al año). BAJA: Permite dar al VOLUNTARIO de baja. Existen dos grupos de motivos: D MOTIVOS TÉCNICOS: Entre estos encontramos dos: DUPLICADO y MIGRACIÓN BASE DE DATOS. D MOTIVOS CONTEMPLADOS EN EL REGLAMENTO GENERAL ORGÁNICO: Aquí se contemplan tres: EXPEDIENTE DISCIPLINARIO, FALLECIMIENTO Y MOTIVOS PERSONALES. En el punto 5.4 veremos los pasos a seguir para procesar una baja.
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CAMPAÑA: Desplegable donde se indica la campaña a través de la cual se ha captado al VOLUNTARIO. MEDIO: Desplegable que permite elegir a través de quien se ha captado al VOLUNTARIO (Persona, empresa,...). CANAL: Desplegable en el que se selecciona como se ha realizado la solicitud (Correo, teléfono, internet, etc.). DISPONE DE VEHÍCULO: Cuadro para marcar, si el VOLUNTARIO dispone de vehículo. MANTENER INFORMADO: Si el cuadro está seleccionado el VOLUNTARIO recibe información tanto por correo electrónico como por correo postal. AUTORIZACIÓN PATERNA; Para VOLUNTARIOS de 16 a 18 años que todavía no tienen la mayoría de edad. Si está seleccionado existe un documento de los padres que autorizan al menor a desarrollar una actividad voluntaria. PERTENECE A JUVENTUD: Son VOLUNTARIOS de 16 a 30 años que desarrollan proyectos de Cruz Roja Juventud. CONOCIMIENTOS: Campo conocimiento de interés.
libre
para
reseñar
algún
OBSERVACIONES: Campo aclaraciones que se consideren.
libre
para
realizar
anotaciones
tipo
de o
: Informe que saca una ficha con los datos personales y datos del historial del voluntario en Cruz Roja. Además de estos campos existen tres botones al final (Disponibilidad, actividades y sanciones) que veremos en el punto siguiente. 5.2.
Disponibilidad, asignación de voluntarios a la actividad y sanciones.
Ya tenemos los datos principales de los voluntarios, ahora hay que asignarles a la actividad teniendo en cuenta su perfil, sus expectativas y su disponibilidad. 5.2.1
Disponibilidad.
Es una pantalla nueva a la que se accede haciendo clic en el botón
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VOLUNTARIO.
sitiado en la parte inferior izquierda de la pestaña de
Se cumplimentarán días y horas de disponibilidad del voluntario. En esta pantalla aparece: Código del voluntario: Lo saca automáticamente la aplicación y es el mismo número que el CÓDIGO que aparece en color rojo en la parte superior derecha de la pantalla. Apellidos, Nombre DÍAS: Desplegable con las siguientes opciones: LUNES, MARTES, MIÉRCOLES, JUEVES, VIERNES, SÁBADO, DOMINGO, FINES DE SEMANA, DE LUNES A VIERNES Y SEMANA COMPLETA. TURNO: Tres opciones: MAÑANA, TARDE Y NOCHE. H. INICIO: Hora de inicio de la disponibilidad. Formato HH:MM. H. FIN: Hora de finalización de la disponibilidad. Formato HH:MM. OBSERVACIONES: Campo libre para anotar cualquier aclaración que se estime oportuna. : se genera un informe de la Con este botón disponibilidad individual de cada voluntario, son los datos que se hayan introducido en la tabla de disponibilidad.
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También existe la posibilidad de obtener un informe o listado de disponibilidad de voluntarios por día y turno que trataremos en el punto 8.7.
5.2.2
Asignación a la actividad.
Una vez cumplimentada esta pantalla nos permitirá tener una visión de los voluntarios que en un determinado momento están realizando una actividad, saber cuando la inician, cuando la acaban, en definitiva si el canal de comunicación entre el Departamento de Actividad y el de Voluntariado está abierto, se puede realizar un seguimiento de la vida del voluntario en la Institución. Para asignar un voluntario a la actividad ES NECESARIO que esta actividad se encuentre dada de alta en el ámbito territorial o centro al que pertenezca el voluntario. Las altas de actividades se realizan a través de otra aplicación que se llama Mantenimiento de actividades por oficina. El administrador de informática de tu provincia te puede dar información sobre esta aplicación (Quien la mantiene, etc.) Los pasos para asignar los voluntarios a la actividad son: 1. Hacer clic en el botón que se encuentra en la parte inferior central de la pestaña de VOLUNTARIOS. 2. Se accede a la siguiente pantalla:
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3. Elegiremos la ACTIVIDAD desplegando el campo con el mismo nombre, donde tenemos distintas opciones de Plan, Programa y Proyecto, además del CENTRO.
4. Anotar en F. INICIO la fecha en la que el voluntario comienza a realizar la actividad. 5. Poner en OBSERVACIONES anotaciones aclaratorias sobre la actividad. Si una persona es voluntaria en un Centro de día de Personas Mayores, se puede poner el nombre del Centro. 6. Se graban los cambios saliendo del registro o haciendo clic en
.
7. Se puede seguir asignando actividades siguiendo el mismo proceso desde el paso 2 al 6. 8. Si desde la actividad nos indican que el voluntario ya no realiza la actividad, anotaremos la fecha de esta notificación en el campo F. FIN de la actividad de la que se trate.
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En esta pantalla también podemos anotar los DÍAS de la semana, las HORAS en las que el voluntario desarrolla una actividad, así como OBSERVACIONES que consideremos de interés. podemos imprimir un informe individualizado Con el botón de las actividades que desarrolla un voluntario. En el punto 8.6, veremos como se puede sacar un informa más amplio por actividades y centro. 5.2.3
Sanciones.
Seguro que a ningún voluntario le gustaría tener nada en esta pantalla, pero es necesario tener cabida en una aplicación de gestión de voluntariado un capítulo donde se recoge una reseña del expediente disciplinario. Para acceder a esta pantalla hay que hacer clic en el botón parte inferior derecha de la pestaña de VOLUNTARIOS.
de la
DESCRIPCIÓN: Se puede elegir el tipo de sanción (LEVE, GRAVE o MUY GRAVE), con la denominación que aparece en el Reglamento General Orgánico. F. INICIO y F. FIN: Para marcar el límite de las sanciones en el tiempo. DEFIN.: Para indicar si se trata de una sanción definitiva o no. OBSERVACIONES: Anotaciones de interés sobre sanciones.
Como en el resto de las pantallas que hemos visto en este punto 5 existe la posibilidad de emitir un informe individualizado con las sanciones del voluntarios
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(siempre que exista alguna sanción en la tabla), pulsando en el botón Listado de sanciones. 5.3.
Cambio de centro.
Esta operación se realiza para pasar a un voluntario de una Asamblea Local a otra. Cuando las dos Asambleas Locales (origen y destino) están dentro de la misma provincia, este proceso puede ser realizado desde cada Oficina Provincial; si se trata de Asambleas Locales de distintas provincias, este cambio hay que solicitarlo a la Oficina Central. MUY IMPORTANTE: para cambiar a un voluntario de una Asamblea Local a otra NO ES NECESARIO darle de baja en el Asamblea Local de origen. De esta manera mantiene la fecha de alta como voluntario y no pierde antigüedad en la Institución. El proceso tiene los siguientes pasos: 1. Hacer clic en el botón derecha de la pantalla.
situado en la fila de botones de la parte
2. Se accede a una pantalla como la que figura a continuación, en la que apreciamos el "recorrido" del voluntario por distintas Asambleas Locales.
3. En la casilla FECHA SOL. CAMBIO anotaremos la fecha en la que se nos solicita el cambio (fecha en la que nos la pide el voluntario personalmente, de la llamada telefónica o del escrito).
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4. Anotaremos en FECHA DE ALTA la fecha en la que procesamos realmente el cambio. 5. Elegiremos la Asamblea Local de destino entre las que aparezcan en el listado. 6. Aparecerá un mensaje solicitando confirmación del cambio al que hay que contestar que SI.
7. Automáticamente la aplicación nos generará la FECHA DE BAJA en esa Asamblea Local en la casilla correspondiente y el cambio queda realizado. 5.4.
Procedimiento de baja.
Mediante este procedimiento el voluntario causa baja en la Institución, desaparece de los listados (Excepto del listado de bajas), pero sigue registrado en la base de datos, por si se produce una reincorporación, tal y como está contemplado en el Proceso de Gestión del Voluntariado. También las personas pueden solicitar que sus datos se eliminen definitivamente de la base de datos, mediante una petición por escrito, en cuyo caso habría que solicitarlo a la Oficina Central. Estos serían los pasos a seguir: 1. Hacer clic en el botón en la parte superior derecha.
dentro de la pestaña de VOLUNTARIOS
2. Aparecerá un cuadro de este tipo:
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3. En FECHA DE BAJA aparece por defecto la fecha actual, pero se puede cambiar por la fecha en la que realmente se ha producido la baja. 4. En MOTIVO elegiremos entre las opciones que nos propone: D MOTIVOS TÉCNICOS: Entre estos encontramos dos: DUPLICADO y MIGRACIÓN BASE DE DATOS. D MOTIVOS CONTEMPLADOS EN EL REGLAMENTO GENERAL ORGÁNICO: Aquí se contemplan tres: EXPEDIENTE DISCIPLINARIO, FALLECIMIENTO Y MOTIVOS PERSONALES. 5. Cuando estemos seguros de la fecha (IGUAL QUE LA FECHA DE ALTA, LA FECHA DE BAJA NO SE PUEDE CAMBIAR) y del motivo, haremos clic en Procesar Baja. De todos modos nos volverá a preguntar si estamos seguros.
6. Si contestamos SI, la baja estará realizada y lo podremos confirmar porque en donde aparecía el botón
, ahora aparece lo siguiente:
En cualquier momento podemos dar la Realta, pero la antigüedad del voluntario empezará a contar desde la fecha de la última realta. MANUAL DE LA APLICACIÓN INFORMÁTICA DE GESTIÓN DE VOLUNTARIADO
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Este procedimiento de baja es el mismo para SOLICITANTES. pequeñas diferencias en los motivos de baja.
6.
Sólo existen
Pestaña de Cruz Roja Juventud.
En esta pestaña se procesarán los miembros de Cruz Roja Juventud desde los 8 a los 30 años. Los miembros de Cruz Roja Juventud, que además sean voluntarios figurarán en la pestaña de VOLUNTARIOS (aparecerá marcado el cuadro PERTENECE A JUVENTUD). Existen varias opciones que automatizan el proceso del paso de un módulo a otro, tanto individualmente como en bloque (Ver punto 6.3). 6.1.
Descripción de la pantalla principal.
MUY IMPORTANTE: la aplicación no admite que se procesen a menores de 8 años. FECHA DE ALTA: Antes de grabar los datos en el registro hay que asegurarse bien de la fecha de alta, porque después NO SE PUEDE CAMBIAR. FECHA ÚLTIMO CARNÉ: Fecha de emisión del último carné. Esta fecha se puede actualizar manualmente o automáticamente cada vez que lo imprimamos y contestemos SI a la pregunta; ¿Desea marcar estos carnés como emitidos?. MANUAL DE LA APLICACIÓN INFORMÁTICA DE GESTIÓN DE VOLUNTARIADO
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AUTORIZACIÓN PATERNA: Se marca si se dispone del correspondiente documento firmado por los padres (necesaria para realizar actividades como campamentos, etc.). SOLICITA BAJA: Se anota la fecha en la que se solicita la baja. CAMPAÑA: Desplegable donde se indica la campaña a través de la cual se ha captado al MIEMBRO DE CRJ. MEDIO: Desplegable que permite elegir a través de quien se ha captado al MIEMBRO DE CRJ (Persona, colegio, institución,...). CANAL: Desplegable en el que se selecciona como se ha realizado la solicitud (Personalmente, correo, teléfono, internet, etc.).
6.2.
CONOCIMIENTOS: Campo conocimiento de interés.
libre
para
reseñar
algún
OBSERVACIONES: Campo aclaraciones que se consideren.
libre
para
realizar
anotaciones
tipo
de o
Asignación de los miembros de CRJ a la actividad. Disponibilidad y actividades.
Se trata de un proceso idéntico al desarrollado en el punto 5.2 para los VOLUNTARIOS. Se asignarían a actividades propias de CRJ teniendo en cuanta la limitación de edad. 6.3.
Paso a voluntario.
Los miembros de Cruz Roja Juventud que además quieren ser voluntarios, pueden hacerlo a partir de los 16 años. Este paso se puede hacer de tres formas: individual, por grupos y masivo. 6.3.1
Individual.
Para pasar a voluntarios de uno en uno hay que seguir estos pasos: 1. Hacer clic en el botón JUVENTUD en la parte inferior derecha.
dentro de la pestaña de
2. Se entra directamente en la pestaña de VOLUNTARIOS y se van procesando los datos. 3. Se graban los cambios en el registro y el paso está realizado. MANUAL DE LA APLICACIÓN INFORMÁTICA DE GESTIÓN DE VOLUNTARIADO
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4. Si la persona tiene menos de 16 años no se permitirá el paso y nos aparecerá un mensaje como este:
6.3.2
En grupo o selectivo. 1. Se accede desde la pantalla inicial de la aplicación. En el menú Procesos especiales, elegiremos Paso Juventud > 16 años.
2. Entraremos en la siguiente pantalla, donde seleccionaremos un Centro determinado y veremos todos aquellos miembros de CRJ mayores de 16 años.
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3. Haremos clic con el ratón en los botones que aparecen a la derecha de cada nombre, seleccionando en color verde aquellas personas que queramos pasar a voluntarias. 4. Pulsaremos el botón realizado. 6.3.3
y el paso estaría
Masivo. 1. Se accede desde la pantalla inicial de la aplicación. En el menú Procesos especiales, elegiremos Paso Juventud > 16 años. 2. Entraremos en la siguiente pantalla, donde seleccionaremos un Centro determinado y veremos todos aquellos miembros de CRJ mayores de 16 años. y el paso estaría 3. Pulsaremos el botón realizado. De esta manera se pueden pasar todos los miembros de CRJ de una Asamblea Provincial o de una Asamblea Local de una vez. 4. Completaremos los datos de voluntariado de cada uno de ellos.
Esta opción también existe para el paso masivo de mayores de 30 años y los pasos a seguir son los mismos.
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7.
Consultas.
En este punto desglosaremos una serie de tablas con acceso sólo de consulta, que utiliza la aplicación en alguno de los campos desplegables y que alguna de ellas ya hemos visto en los puntos anteriores del manual. El acceso a la información de estas tablas en mucho más rápido utilizando el menú consulta que aparece en la pantalla de inicio de la aplicación.
También se pueden consultar datos en bloque sin necesidad de entrar en cada registro, Para realizar una consulta se utilizan tres botones que se encuentran en la barra de herramientas y que aparecían inactivos cuando tocaba tratarlos en el punto 3.1. Se siguen estos pasos: 1. Se solicita la consulta con el botón
.
2. Se ejecuta la consulta con el botón
.
3. Se obtiene el resultado de la consulta. 3. Si la consulta tarda tiempo en ejecutarse y necesitamos continuar con el trabajo, se puede cancelar con el botón
.
Para obtener resultados en las consultas, los datos han de estar procesados, si no obtenemos tablas en blanco.
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7.1.
Sanciones del voluntario.
Es la tabla que contiene los textos de las sanciones, cuyo tratamiento hemos visto ya en el punto 5.2.3. Entrando en esta tabla podemos obtener un listado de las sanciones del desplegable de la descripción de la sanción.
7.2.
Voluntarios asignados a proyectos.
Permite la realización de una consulta por criterio de actividad (Plan, programa y proyecto), por fecha de inicio y por centro. Aparece un histórico de voluntariado en ese proyecto y en esa Asamblea y los voluntarios activos en una fecha determinada.
Esta consulta funcionará, siempre y cuando se hayan introducido los datos de actividad de cada voluntario.
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7.3.
Disponibilidad voluntarios.
Facilita una información rápida de los voluntarios disponibles por centro, por día de la semana y por turno.
En la tabla también aparece el número de teléfono para agilizar la localización. Esta consulta funcionará, siempre y cuando se hayan introducido los datos de disponibilidad de cada voluntario. 7.4.
Búsqueda de voluntarios por centro.
Se puede acceder a bloques de voluntarios por Asamblea Local, simplemente seleccionando el CENTRO y pulsando el botón Consultar. Si la casilla de
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CENTRO se deja en blanco se pueden llegar a ver todos los voluntarios de la provincia. Como resultado de la consulta obtenemos una tabla con el NOMBRE, TELEFONO, fecha de ALTA, fecha de BAJA, TIPO DE PERSONA y pertenencia a CRJ. Si queremos ver más información sobre una persona en concreto la seleccionaremos en la tabla, haciendo clic con el ratón (nos aparecerá resaltada su fila en color rojo) y daremos al botón Ir a la ficha. 7.5.
Entrevistas solicitantes.
Por medio de esta consulta se accede más rápidamente a la tabla de entrevistas de solicitantes que ya hemos mencionado en el punto 4.3. Son tres pasos: 1. Se selecciona el CENTRO (Asamblea Local) Si se deja en blanco nos aparece toda la provincia. 2. Se elige el día del que queramos sacar la tabla con 3. Pedimos la consulta con el botón botón
.
y después la ejecutamos con el
, ambos situados en la parte superior de la pantalla.
Si no se han introducido los datos de F, LLAMADA, F ENTREV y HORA, en el registro del SOLICITANTE, no nos tendremos ningún resultado en la tabla. La tabla también se puede sacar en forma de listado pulsando el botón MANUAL DE LA APLICACIÓN INFORMÁTICA DE GESTIÓN DE VOLUNTARIADO
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8.
El resultado de nuestro trabajo: Listados e informes.
Se incluyes aquí prácticamente todos los documentos que se generan con está aplicación informática, desde los listados más elementales hasta "documentos oficiales" como son los carnés. A los listados e informes generados por la aplicación se accede a través del menú Listados / informes de la pantalla inicial de la aplicación.
8.1.
Área / Programa / Proyecto.
Se trata de un listado cerrado donde encontramos las Áreas o PLANES, los PROGRAMAS que cuelgan de los anteriores y los PROYECTOS de los que consta cada programa, siguiendo el esquema de organización de las actividades de Cruz Roja. En este listado están todas las actividades a las que se pueden asignar voluntarios en todas las Oficinas Territoriales. Sólo hay que recordar que NO TODAS LAS ACTIVIDADES SE REALIZAN EN TODAS LAS OFICINAS TERRITORIALES, y que para que nosotros podamos asignar voluntarios a actividades, previamente han tenido que ser introducidas en cada ámbito territorial por medio de la aplicación mantenimiento de actividades por oficina. El administrador de informática puede ayudarnos a saber quien es la persona de nuestra Oficina Territorial que tiene los permisos necesarios para trabajar con esa aplicación.
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8.2.
Listado básico de voluntarios.
Como su propio nombre indica es un listado de voluntarios en el que aparecen unos datos mínimos al que se pueden aplicar las siguientes condiciones: CENTRO o Asamblea Local de la que queramos el listado. Marcando el cuadro JERARQUÍA EN CENTRO y seleccionando la Oficina Provincial, nos saca un listado de todas las Asambleas Locales que "cuelgan" de esa Oficina Provincial. TIPO DE PERSONA:
VOLUNTARIO.: Todos los voluntarios (Incluyendo a CRJ). JUVENTUD: Miembros de CRJ no voluntarios (afiliados). VSC OBLIGATORIO: Voluntarios Servicio Civil (Servicio militar). OBJETOR DE CONCIENCIA: Servicio Civil Sustitutorio. SOLICITANTE VOLUNTARIO : Solicitantes que todavía no tienen fecha de alta como voluntarios (Principalmente procedentes del formulario de la web).
FECHA DE INGRESO desde y hasta. FECHA DE NACIMIENTO desde y hasta Si no se ponen límites en ninguno de los campos de fecha, en el listado se incluyen a todos los VOLUNTARIOS o miembros de JUVENTUD o VSC OBLIGATORIO u OBJETORES DE CONCIENCIA o SOLICITANTES DE VOLUNTARIADO del CENTRO seleccionado. MANUAL DE LA APLICACIÓN INFORMÁTICA DE GESTIÓN DE VOLUNTARIADO
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Vamos a sacar el listado de los voluntarios de la Asamblea Local de Burgos, que entraron en este último año. Seleccionamos las condiciones:
Imprimimos el listado y:
.
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8.3.
Voluntarios Cruz Roja Juventud.
Listado en el que aparecen sólo los voluntarios que pertenecen a Cruz Roja Juventud, es decir, aquellos voluntarios en los que en su ficha de VOLUNTARIO aparece marcado el cuadro PERTENECE A JUVENTUD. Las condiciones de este listado se presentan en la siguiente pantalla:
Seguimos con Burgos. Vamos a ver cuantos voluntarios de Cruz Roja Juventud han ingresado en lo que va del año 2004.
En total nos salen 6 voluntarios de CRJ. MANUAL DE LA APLICACIÓN INFORMÁTICA DE GESTIÓN DE VOLUNTARIADO
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8.4.
Voluntarios de baja.
A efectos de comprobaciones y de hacer una "repesca" para contactar con ellos y darles de nuevo de alta, podemos listar a los voluntarios a los que hemos dado de baja (También se pueden listar SOLICITANTES y MIEMBROS CRJ de baja). Cambiamos a Zaragoza. Vamos a ver cuantos voluntarios de la Asamblea Provincial de Zaragoza han causado baja en 2004. Seleccionamos las condiciones del listado:
Y el resultado es:
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8.5.
Voluntarios por programa /estudios / profesión.
Muy útil cuando necesitamos buscar un perfil determinado para algún tipo de actividad. A los criterios de selección del listado CENTRO, PLAN, PROGRAMA Y PROYECTO, vistos en los puntos anteriores, se añaden el de TIPO DE LISTADO (profesión, estudios e idioma) y un desplegable por PROFESIÓN , ESTUDIOS, e IDIOMA. Busquemos los voluntarios del Plan de Socorros y Emergencias de la Asamblea Local de Madrid que figuran como médicos. Seleccionamos las condiciones del listado:
Y el resultado nos dice que hay 3 personas de la Asamblea Local de Madrid, en los que se en su ficha aparece como profesión la de médico. Para aprovechar al máximo los resultados de este informe, es necesario que estén procesados los datos de la profesión, los estudios y de idiomas (Ver puntos 3.2.3; 3.2.4 y 3.2.5).
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8.6.
Voluntarios por actividades y centro.
Podemos saber los voluntarios y voluntarias que tenemos asignados a un determinado proyecto. Volvemos a Burgos para buscar a todos los voluntarios de la provincia que están asignados al Proyecto de "Teleasistencia domiciliaria". Seleccionamos las condiciones del listado:
Y el resultado es un listado de 25 páginas en el que nos aparecen los voluntarios de cada Asamblea Local de la provincia de Burgos dedicados a este proyecto:
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8.7.
Actividades y voluntarios.
Nos da una visión rápida de cómo llevamos la asignación de voluntarios a la actividad de tres formas distintas: 1. Mediante un resumen de voluntarios por actividad, que consiste en un cuadro donde aparecen el número de voluntarios por Asamblea Local total y el desglose de los asignados a actividades (al menos a una actividad, a dos actividades o a más de dos actividades), número de voluntarios que no están asignados a ninguna actividad y número de voluntarios asignado a actividades caducadas (Que han dejado de llevarse a cabo en alguna Oficina Territorial). 2. A través de un listado de voluntarios sin actividad, en el que nos aparecerán aquellos voluntarios que no hemos asignado a ninguna actividad o cuya actividad ha dejado de realizarse. 3. Con un listado de actividades sin voluntarios. Actividades que se han abierto en un ámbito territorial y a las que todavía no se han incorporado voluntarios. Consultemos como se está llevando a cabo la asignación de voluntarios a la actividad en la Oficina Provincial de Burgos. Elegimos a la Asamblea Provincial de Burgos en el listado de CENTRO:
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Marcamos la opción de Resumen de Voluntarios por actividad y pulsamos IMPRIMIR:
Nos aparecen las 12 Asambleas Locales de la provincia con el desglose del número de voluntarios asignados a una actividad (Si sumamos los voluntarios asignados a una actividad con los voluntarios asignados a dos actividades y con los voluntarios asignados a más de dos actividades, vemos que el 97 % de sus voluntarios están asignados a actividades) y del número de voluntarios que no están asignados a actividades (A penas supone un 3 % del total de voluntarios). Ahora marcamos la opción de Listado voluntarios sin actividad y le damos a IMPRIMIR
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Obtenemos un listado de 4 páginas en el que podemos ver el nombre y apellidos de los voluntarios que no tenemos asignados a ninguna actividad o cuya actividad ha caducado por Asamblea Local. En la imagen vemos los voluntarios que se encuentran en esta situación en el Asamblea Local de Aranda de Duero. Por último señalamos la opción Actividades sin Voluntarios e imprimimos:
Nos sale un informe de 11 páginas en el que se ven aquellas actividades a las que no se ha asignado ningún voluntario, por Asamblea Local, En la imagen vemos actividades del Plan de Intervención Social y de Juventud que el Asamblea Local de Aranda de Duero ha abierto, pero que no cuentan con voluntarios. Cada año se establece un objetivo de asignación de voluntarios a la actividad, con lo que a medio plazo se pretende conseguir un porcentaje que se acerque lo más MANUAL DE LA APLICACIÓN INFORMÁTICA DE GESTIÓN DE VOLUNTARIADO
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posible al 100 % de voluntarios con al menos una actividad asignada por ámbito territorial. 8.8.
Disponibilidad de voluntarios por día y turno.
Tanto para organizar los turnos en un proyecto como para llamamiento de urgencia este listado resulta de gran utilidad. Veamos que voluntarios tienen disponibilidad para desarrollar una actividad en fines de semana, en turno de mañana y en la Asamblea Autonómica de la Comunidad de Madrid. Solicitamos el listado:
Y obtenemos un listado con el nombre y apellidos, el teléfono, la hora de inicio y la hora de fin, así como las observaciones que hayamos introducido. Como se ha reseñado en puntos anteriores para obtener datos en el listado han tenido que procesarse previamente. En este caso las indicaciones para introducir los datos de disponibilidad se tratan en el punto 5.2.1 de este manual.
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8.9.
Situación solicitantes.
Se trata de un listado en el que nos aparecen los solicitantes de voluntariado según el estado del proceso en el que se encuentran: INICIADO, RECHAZADO, ACEPTADO, EN PROCESO, REALIZA ENTREVISTA, NO CONTINUA TRAS LA ENTREVISTA, DESESTIMADO TRAS LA ENTREVISTA, ASISTE A FBI, NO ASISTE A LA FBI, NO CONTINUA TRAS LA FBI, DESESTIMADO TRAS LA FBI, NO REALIZA LA ENTREVISTA (Ver descripción en punto 4.2). Vamos a obtener un listado de los solicitantes de voluntariado que están en proceso en lo que va de año. Seleccionaremos las condiciones del listado:
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Y el resultado es:
El listado de solicitantes en proceso tiene 38 páginas. Si vamos a la última página vemos que hay 317 solicitantes en esta situación. 8.10.
Entrevistas solicitantes.
En este listado encontraremos el resultado de lo que hayamos trabajado en los datos de la entrevista en la pestaña de solicitante y en la propia tabla de entrevistas (Ver punto 4.3).. Queremos saber las entrevistas que se han realizado a solicitantes en la Asamblea Provincial de Burgos desde comienzos de año hasta la fecha.
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Obtenemos un listado con 6 páginas con las entrevistas realizadas por Asamblea Local, y en la última página se nos indica que se han realizado un total de 53 entrevistas. 8.11.
Carnés Voluntarios.
MUY IMPORTANTE: a partir del 15 de junio de 2005 estos carnés se gestionan desde la Oficina Central y desaparece la opción de poder emitirlos en papel. 8.11.1 Altas. Para generar el carné de un voluntario que se acaba de incorporar a la Institución, basta con darle de alta como voluntario en la aplicación informática. El voluntario o voluntaria recibe el carné en su domicilio en un plazo de un mes o mes y medio a contar desde su fecha de alta. 8.11.2 Renovaciones. Las renovaciones también se gestionan desde la Oficina Central. Para generarlas desde cada Oficina Territorial hay que seguir el siguiente proceso: 1. Entrar en el registro de la persona a la que se desee renovar el carné. 2. Acceder a la pantalla de Comunicados de la aplicación haciendo clic en el botón
.
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3. Pulsar en el botón Carné Voluntario. 4. En la tabla SOLICITUD Y COMUNICADOS REALIZADOS aparecerá el comunicado CARNE DE VOLUNTARIO. El espacio enviado permanecerá en rojo hasta el momento en el que salga por correo que pasará a verde. Como en el caso de las altas, el voluntario o voluntaria recibe el carné en su domicilio en el plazo que va de un mes a un mes y medio desde su fecha de solicitud. 8.11.3 Solicitudes de renovación de carnés a través del CANAL DE VOLUNTARIOS. Estas solicitudes las pueden hacer los voluntarios que tengan clave de extranet, previa petición a través de la Oficina Virtual del CANAL DE VOLUNTARIOS.
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Esta solicitud de renovación de carné es automática y se puede generar siempre y cuando el voluntario o voluntaria tenga una actividad asignada. Si no es así aparece el siguiente mensaje:
Para los casos en los que el voluntario o voluntaria no tenga derecho a tener el carné (Por ejemplo, por expediente disciplinario), basta con dejar sin seleccionar el cuadro RECIBIR CORREO de la pantalla de DATOS GENERALES.
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8.12.
Carnés voluntarios y afiliados de Cruz Roja Juventud.
Los carnés de los miembros de Cruz Roja Juventud que son voluntarios se sacan con la opción Carnés Voluntarios, marcando el cuadrito VOLUNTARIO C.R. JUVENTUD. MUY IMPORTANTE: estos carnés NO ESTÁN INCLUIDOS en el paquete de bienvenida y se siguen emitiendo en papel.
8.12.1 Impresión de carnés de forma masiva. Modalidad que se puede utilizar para le impresión de los carnés de todos los voluntarios y voluntarias de una Asamblea Provincial o de una Asamblea Local. También se emplea para imprimir todos los carnés que hayan caducado en una determinada fecha. Los pasos son los siguientes: 1. En el menú listados / informes elegir la opción carnés voluntarios. 2. Entraremos en una pantalla, en la que podremos elegir la impresión de carnés por los siguientes criterios: D CENTRO: Carnés desde una Asamblea Local a toda la Asamblea Provincial. D CAMPAÑA: Carnés de todos los voluntarios que han entrado a través de una campaña determinada. D FECHA DE INGRESO: Emitir los carnés entre dos fechas de ingresos determinadas.
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D IDIOMA DEL CARNÉ: Impresión en castellano o en catalán. D VOLUNTARIO C.R. JUVENTUD: Si se selecciona este cuadro, sólo imprime los carnés de los voluntarios de Cruz Roja Juventud (aquellos que en la pestaña de voluntarios han seleccionado la opción PERTENECE A JUVENTUD). La aplicación nos avisará del tipo de carnés que tenemos que introducir en la impresora (color rojo con el logo de CRJ).
D Renovación de carnés: Se imprimen sólo los carnés que estén caducados (Si han pasado más de dos años desde la fecha del último carné a la fecha en la que se solicita la impresión). Vamos a imprimir todos los carnés de los voluntarios de la Asamblea Provincial de Burgos que han ingresado en los meses de junio y julio de 2004. 1. Solicitaremos los carnés entre las FECHAS DE INGRESO 01/06/2004 y 31/07/2004:
2. El resultado obtenido es un informe de 4 páginas con los carnés de 17 voluntarios que cumplen con el criterio seleccionado.
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3. Para imprimir en el papel preparado para los carnés, iremos al menú de archivo y elegiremos imprimir, pero para que el informe se ajuste al formato de los carnés, tendremos seleccionadas las opciones que figuran en la siguiente imagen:
MUY IMPORTANTE: para que los carnés se ajusten a los modelos impresos se necesita la versión 5.0 de ACROBAT. 4. Si los carnés ya han sido emitidos la aplicación nos siguiente mensaje:
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avisa con el
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5. Una vez que se han emitido los carnés, desde la aplicación se nos pregunta si queremos marcarlos como emitidos. Esto quiere decir, que si contestamos SI la aplicación ponen automáticamente en el campo FECHA DEL ULTIMO CARNÉ de la pestaña de voluntarios la fecha en la que imprimimos los carnés.
8.12.2 Impresión de carnés de forma individualizada. Esta forma de imprimir los carnés se utiliza para obtener los carnés de uno en uno o en bloques de cinco (para aprovechar el pliego de carnés, que contiene cinco ejemplares). Práctico para peticiones de carnés aisladas (Por extravío, etc.)
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Para esto utilizaremos la parte inferior del menú de EMISIÓN DE CARNÉS. En principio para realizar esta operación basta con saber el número del NIF del voluntario o voluntaria. Vamos a imprimir el carné de un voluntario que lo ha extraviado, su NIF es 25440301R. 1. Introducimos el NIF, en el campo DNI y automáticamente aparecerá el nombre de la persona a la que pertenece este NIF.
2. Daremos a imprimir y obtendremos.
3. Imprimiremos seleccionando las opciones especificábamos en el apartado anterior. MANUAL DE LA APLICACIÓN INFORMÁTICA DE GESTIÓN DE VOLUNTARIADO
de
impresión
que
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De esta forma podemos imprimir hasta cinco carnés distintos para aprovechar el pliego. Imaginemos que se nos plantea la situación de que tenemos que generar un carné de un voluntario, pero no conocemos su NIF. La aplicación nos permite generarlo por: D NOMBRE Y APELLIDOS. D CÓDIGO VOLUNTARIO: Número en rojo que aparece en la parte superior derecha de cada registro. D DNI: Vamos a imprimir el carné de un voluntario que lo ha extraviado, y del que sabemos que su nombre es FRANCISCO JOSE SANCHEZ MUÑOZ 1. Pulsaremos el botón Búsqueda por apellidos situado en la parte inferior izquierda del menú de EMISIÓN DE CARNÉS. 2. Entraremos en una pantalla en la que introduciremos los dos apellidos y el nombre:
3. Haremos clic con el ratón en el botón Selección de Voluntarios, y aparecerá en la tabla de la parte inferior el nombre y apellidos, el código, el DNI y si pertenece o no a CRJ.
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4. Activaremos el botón Elegir y volveremos al menú de EMISIÓN DE CARNÉS. Si obtenemos varios resultados de la búsqueda, seleccionaremos los que queramos imprimir marcando el cuadradito que aparece a la izquierda de la tabla.
5. A partir de aquí procederemos a imprimir como se explica en la impresión de forma masiva. A través de la opción del menú listado / informes podemos obtener los carnés de los miembros de Cruz Roja Juventud (afiliados) haciendo clic en la opción Carnés Juventud. El proceso también se puede realizar de forma masiva y de forma individualizada como el anterior. Sólo hay que tener en cuenta los siguientes detalles:
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D Antes imprimir en papel, la aplicación nos avisa de que tenemos que introducir en la impresora los carnés de CRJ (color azul).
D No todos los afiliados tienen DNI, por lo que el caso de que deseemos imprimir carnés de forma individualizada, tendremos que hacer una búsqueda por nombre y apellidos D Si en afiliado no tiene DNI, en el carné de miembro de CRJ aparece en su lugar el código de persona, precedido de las letras CP. Obtengamos los carnés de miembros de Cruz Roja Juventud de la Asamblea Provincial de Zaragoza hasta junio de 2004. 1. Seleccionamos los criterios:
Nos recuerda que tipo de carnés hay que introducir en la impresora. 2. El resultado es un informe de 9 páginas en el que aparecen los carnés de 42 miembros de Cruz Roja Juventud.
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8.13.
Etiquetas voluntarios y solicitantes.
Por medio de esta opción del menú de listados / informes podemos imprimir etiquetas para envíos postales, tanto para voluntarios como para solicitantes. Es importante indicar aquí que las Asambleas Locales aunque sólo tengan permiso de consulta en al aplicación informática, pueden imprimir las etiquetas tanto de sus voluntarios y voluntarias como de las personas que hayan solicitado ser voluntarios en esa Asamblea Local. El procedimiento es muy sencillo: 1. Elegir la opción Etiquetas Voluntarios y Solicitantes en el menú de listados / informes.
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2. Seleccionar los criterios para la impresión de las etiquetas. D CENTRO: Asamblea Local, Provincial, Autonómica. D CAMPAÑA: Por nombre de la campaña de captación de voluntarios. D MUNICIPIO: Localidad. D SEXO: Hombre, mujer, todos. D IDIOMA: Castellano y catalán. D REALIZA CONTROL ENVIO CORRESPONDENCIA: Marca el envío de la carta en el apartado de comunicados (Ver 3.2.7). D TIPO DE PERSONA: Voluntario o solicitante. D PERTENECE A JUVENTUD: Voluntarios de CRJ. D VEHÍCULO PROPIO: Personas que disponen de vehículo propio. D SITUACIÓN LABORAL: Trabajador en activo, ama de casa, jubilado, prejubilado, desempleado y estudiante. D FECHA DE INGRESO: Desde-hasta. D FECHA DE NACIMIENTO: Desde-hasta. D ACTIVIDAD: Plan, programa y proyecto. D DISPONIBILIDAD: Día y turno. Etiquetas de voluntarias de la Oficina Provincial de Burgos que residan en Aranda de Duero, que hayan ingresado entre enero y junio de 2004, y desarrollen su actividad en el Plan de intervención de Socorros y Emergencias. 1. Selección de los criterios.
2. Resultado: 1 página con 8 etiquetas. MANUAL DE LA APLICACIÓN INFORMÁTICA DE GESTIÓN DE VOLUNTARIADO
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3. Introducimos papel de etiquetas en la impresora (16 etiquetas por hoja: 8 filas x 2 columnas) e imprimimos. 8.14.
Etiquetas juventud.
El proceso de impresión es el mismo que en las etiquetas de voluntarios, con unas pequeñas diferencias en los criterios de selección de las etiquetas: D Se eliminan los cuadros de PERTENECE A JUVENTUD y VEHICULO PROPIO, y el desplegable de SITUACIÓN LABORAL D En TIPO DE PERSONA, se puede elegir entre VOLUNTARIO CRJ y JVENTUD (Afiliado).
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8.15.
Fichas.
Las fichas son un extracto de los datos generales y de los datos sobre voluntariado de una persona que figura en la base de datos. Esta ficha se puede imprimir de forma individual, entrando en la pestaña de voluntario de cada registro (Ver 5.1). Es este apartado veremos como se pueden imprimir las fichas de varios voluntarios, seleccionando previamente una serie de criterios: D D D D
CENTRO: Por Asamblea Local, Provincial y Autonómica. TIPO DE PERSONA: Solicitante, Voluntario y Juventud. FECHA DE INGRESO: Desde- hasta. ALTA, BAJA Y TODOS. Fichas de Voluntarios y voluntarias de la Asamblea Local de Majadahonda (Madrid), que ingresaron en el segundo trimestre de 2004 y se encuentren de alta.
1. Seleccionamos los criterios.
2. Imprimimos y encontramos un informe con 34 páginas (1 página por voluntario). Las fichas de cada uno serían similares a la que ponemos en la siguiente imagen:
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9.
Otras recomendaciones.
A veces se pueden encontrar algunas dificultades al trabajar dentro de la aplicación. Afortunadamente, el trabajo diario y el conocimiento de la herramienta hacen que cada día sean menos. En este apartado explicaremos alguna de ellas y como agilizar el proceso para resolverlas.
DUPLICADOS Al fusionarse todos los datos de la antigua aplicación de Recursos Humanos y de aplicaciones similares que existían en todo el territorio nacional, en una única base de datos, para cumplir con la normativa sobre protección de datos de carácter personal, se produjeron algunos errores. A lo largo de estos últimos tres años, se han ido detectando y resolviendo conforme iban apareciendo. Todavía quedan algunos, pero esencialmente de lo que se trata es de no generar nuevos registros duplicados, aplicando las recomendaciones que se dan en el punto 2 de este manual. En el caso de detectarse algún duplicado, se procederá de la siguiente forma, para conseguir fusionar todos los datos en un único registro: 1. Detección del duplicado, cuando buscamos a una persona en la aplicación informática, según aparece en la siguiente pantalla.
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Nos aseguramos de que se trata de la misma persona, por ejemplo entrando en cada uno de los registros y comparando el domicilio y el teléfono. 2. A la vez que realizamos la comprobación anotamos la siguiente información de cada registro repetido: DNI y CÓDIGO DE PERSONA. En el ejemplo, hay dos registros repetidos: PRIMER REGISTRO: No tiene DNI y el CÓDIGO DE PERSONA es 1.245.648. SEGUNDO REGISTRO: DNI: 9374671D y el CÓDIGO DE PERSONA es 2.024.465 3. Pasamos la información a una hoja de EXCEL con el siguiente formato, marcando en negrita el registro bueno que hay que conservar (suele ser el que tiene más información) y sobre el que se fusionan los datos del otro registro: DNI
APELLIDOS Y NOMBRE
CALZADILLA BEUNZA, ALFONSO 9374671D CALZADILLA BEUNZA, ALFONSO
COD. PERSONA OBSERVACIONES
1.245.648 2.024.465
Fusionar con el siguiente OK. El ámbito debe ser A.L. Oviedo
4. Enviar la hoja de EXCEL con tantos registros como se localicen al Departamento de Voluntariado y Desarrollo Local de la Oficina Central (00 VDL-Maribel Mosteiro de Diego). Es un proceso delicado en el que hay que comparar los registros y fusionar la información en uno sólo sin que por otra parte, la información fusionada sea incoherente.
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ASIGNACIÓN DE ACTIVIDADES La premisa para poder asignar voluntarios a la actividad, es que esta actividad esté dada de alta en el ámbito territorial donde realiza su labor el voluntario. Esto ya se ha explicado en el punto 5.2. del manual. Al margen de esto, algunas veces no se puede asignar voluntarios a la actividad aunque la actividad este dada de alta. Este fallo se produce al existir más de una ficha de voluntario en el mismo registro. Para solucionarlo basta con enviar un correo electrónico al Departamento de Voluntariado y Desarrollo Local (00 VDLFrancisco Sánchez) indicando la fecha de alta válida.
IMPRESIÓN DE CARNÉS Cuando encontramos dificultades al imprimir el carné de un voluntario se recomienda lo siguiente: 1. Entrar en el registro del voluntario para ver su código de persona y anotarlo. 2. Ir al menú de impresión de carnés y entrar en búsqueda por apellidos, 3. Introducir el código de persona en el campo correspondiente y seguir el procedimiento habitual para la impresión de carnés. 4. Si el voluntario pertenece a juventud, tener marcado el cuadradito VOLUNTARIO C.R. JUVENTUD Si tras seguir estos cuatro pasos, el carné sigue sin imprimirse enviar un correo electrónico al Departamento de Voluntariado y Desarrollo Local (00 VDLFrancisco Sánchez).indicando el DNI y el nombre y apellidos del voluntario.
BAJAS Algunas veces se de baja el registro de un voluntario, pero ese voluntario sigue apareciendo en el listado como si estuviera de alta. Esto también se debe a que existe más de una ficha de voluntario. Para corregirlo basta con enviar un correo electrónico al Departamento de Voluntariado y Desarrollo Local (00 VDL-Francisco Sánchez).indicando el DNI y el nombre y apellidos del voluntario para que la ficha o fichas sin baja sean eliminadas.
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