FORMAS DE REPRODUCIR LOS INSTRUMENTOS PUBLICOS. Los que van dentro del protocolo no se puede entregar el original. TESTIMONIOS-COPIA FIEL • COPIAS LEGALIZADAS • COPIAS SIMPLES. Hay dos clases de testimonios: PRIMER: ArtÃ−culo 66. Testimonio es la copia fiel de la escritura matriz de la razón de autentica o legalización, o del acta de protocolización, extendida en papel sellado correspondiente y sellada y firmada por el notario autorizante o por el que deba substituirlo de conformidad con la presente ley. ESPECIAL: ArtÃ−culo 37. El notario y los jueces de 1era instancia, cuando estén facultados para cartular, deben cumplir las siguientes obligaciones: • Remitir al Director del Archivo General de Protocolos dentro de los veinticinco dÃ−as hábiles siguientes a otorgamiento de cada escritura publica testimonio especial en papel sellado del menor valor, con los timbres notariales adheridos de conformidad con la ley. En los departamentos de la República excluyendo al de Guatemala el Notario podrá entregar dichos testimonios al juez de 1ª instancia, quien extenderá el comprobante respectivo y los remitirá inmediatamente al Archivo General de Protocolos. Cuando se trate de testamentos o donaciones por causa de muerte, asÃ− como sus modificaciones o renovaciones, el testimonio se entregara en plica firmada y sellada por el Notario expresando en la misma, el numero de orden, lugar, fecha, hora y objeto del instrumento, nombre del otorgante, asÃ− como el numero y registro de las hojas de papel de protocolo en el que fue extendido. LOS INSTRUMENTOS PUBLICOS CONTENDRAN: (articulo 29) • Numero de orden, lugar, dÃ−a, mes y ano del otorgamiento. • Los nombres, apellidos, edad, estado civil, nacionalidad, profesión, ocupación u oficio y domicilio de los otorgantes. • La fe de conocimiento de las personas que intervienen en el instrumento y de que los comparecientes aseguran hallarse en el libre ejercicio de sus derechos civiles. • La identificación de los otorgantes cuando no los conociere el notario, por medio de la cedula de vecindad o el pasaporte o por dos testigos conociendo por el notario o por ambos medios cuando asÃ− lo estimare conveniente. • Razón de haber tenido a la vista los documentos fehacientes que acrediten la representación legal de los comparecientes en nombre de otro, describiéndolos e indicando lugar, fecha y funcionario o notario que los autoriza. Hace constar que dicha representación es suficiente conforme a la ley y a su juicio, para el acto o contrato. • La intervención de un interprete nombrado por la parte que ignore el idioma español, el cual de ser posible deberá ser traductor jurado. Si el interprete no supiere o no pudiere firmar, lo hará por el un testigo. • La relación fiel, concisa y clara del acto o contrato. • La fe de haber tenido a la vista los tÃ−tulos y comprobantes que corresponda, según la naturaleza del acto o contrato. • La transcripción de las actuaciones ordenadas por la ley o que a juicio del notario sean pertinentes, cuando el acto o contrato haya sido precedido de autorización u orden judicial o preceda de diligencias judiciales 1

o administrativas. • La fe de haber leÃ−do el instrumento a los interesados y su ratificación y aceptación. • La advertencia a los otorgantes de los efectos legales del acto o contrato y de que deben presentar el testimonio a los registros respectivos. • Las formas de los otorgantes y demás personas que intervengan y la del notario precedido de las palabras ante mÃ−. SON FORMALIDADES ESENCIALES DE LOS INSTRUMENTOS PUBLICOS: (articulo 31) • El lugar y fecha del otorgamiento. • El nombre y apellido o apellidos de los otorgantes. • Razón de haber tenido a la vista los documentos que acreditan la representación legal suficiente de quien comparezca en nombre de otro. • La intervención de intérprete, cuando el otorgante ignore el español. • La relación del acto o contrato con sus modalidades. • Las firmas de los que intervienen en el acto o contrato o la impresión digital en su caso. • LA OMISION DE LAS FORMALIDADES ESENCIALES EN LOS INSTRUMENTOS PUBLICOS: da acción a la parte interesada para demandar su nulidad, siempre que se ejercite dentro del termino de cuatro anos, contados desde la fecha de su otorgamiento. LA OMISION DE LAS FORMALIDADES NO ESSENCIALES: hace que incurra el notario en una multa de cinco a cincuenta quetzales según el caso. EL ACTA DE PROTOCOLIZACION DEFINICION • Instrumento para protocolar (autorizado por notario). • Insertar documento ---público o privado--- Registro Notarial. • Material (fÃ−sicamente) y jurÃ−dicamente (cumpliendo con los requisitos y solemnidades de ley) • Requerimiento de parte---Ante Mi: Mandato legal---Por MÃ− y ante mÃ−: Mandato judicial Documentos que se protocolizan: Articulo 63 C.N. Requisitos Articulo 64 C.N. ACTA DE PROTOCOLIZACION: Es un documento protocolar debe ir dentro y con hojas del protocolo. PROTOCOLACION O PROTOCOLIZACION: El código de notariado no hace diferenciación alguna en doctrina si. PROTOCOLIZACION: 2

Es insertar un documento dentro del protocolo cumpliendo con formalidades del artÃ−culo 64 C.N. PROTOCOLACION: Insertar simplemente dentro del protocolo documentos para su conservación y cuidado. No hay formalidades. Ejemplo: los atestados que van en la parte final del protocolo que tienen relación directa con las escrituras que están dentro del protocolo. Constancias de salud y recibos de pago. ACTA DE PROTOCOLIZACION: Es el instrumento publico autorizado por notario que tiene por objeto insertar documentos permitidos por la ley notarial cumpliendo con las formalidades del articulo 64 y que tiene como finalidad guardar, conservar y hacer que perduren los documentos que se insertan. ANALISIS ARTICULO 63 C.N. • Acta Notarial de inventario. • Transcripción de la abierta de un testimonio cerrado las ordena un tribunal competente. • Las actas de matrimonio. • Las letras de cambio de protesto. • Los ordena la ley. Cualquier documento que lleve firmas legalizadas o si no que comparezcan todos los signatarios solicitarlo. ACTA DE PROTOCOLIZACION Numero cuarenta (40) en la ciudad de Guatemala el 21 de septiembre del dos mil siete Emily González RamÃ−rez NOTARIO. POR MI Y ANTE MI: En cumplimiento de la ley procedo a protocolizar el acta notarial de fecha quince de septiembre del presente ano autorizada por el infrascrito notario que documenta la celebración del matrimonio civil de los Señores Julio Ovando Lemus y MarÃ−a Duque Pineda contenida en dos hojas de papel bond que ocuparan los folios treinta y treinta y uno quedando comprendidas entre las hojas de papel sellado especial para protocolo numero fiscal ochocientos cincuenta y cinco y ochocientos cincuenta y seis, números de registro noventa y siete y noventa y ocho del registro notarial a mi cargo, leo lo escrito lo ratifico, acepto y firmo. POR Mà Y ANTE Mà : DOCUMENTOS PROVENIENTES DEL EXTERIOR: Pueden venir documentos privados y públicos, estos documentos tienen como caracterÃ−stica surtir efectos legales o jurÃ−dicos en Guatemala. Ejemplo: mandatos, compraventas, donaciones pero que sean en Guatemala. PASES DE LEY: El Código de Derecho Internacional privado hace mención de los requisitos que debe llenar el documento. Los pases de ley son la serie de legalizaciones de firma que deben llevar los documentos otorgados en el extranjero para poder surtir sus efectos legales en el paÃ−s donde este ha de cumplirse o ejecutarse.

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Que persiguen los pases de ley o porque su exigencia? Para asegurar la legitimidad y autenticidad del documento. En nuestro caso en Guatemala generalmente solo asegura la autenticidad del documento y la legitimidad se refiere al contenido del documento y a la autenticidad o veracidad de sus firmas. Que son los Pases de ley? Son la serie concatenada de legalizaciones de firmas de los funcionarios por los que pasa el documento proveniente del extranjero. Partiendo del sistema sajón: • En hoja de papel bond. • Firma del otorgante. • Legaliza la firma el notario extranjero. • Oficina del estado donde esta registrada la firma del notario en el extranjero, por medio de funcionario. • El consulado Guatemalteco en el extranjero tiene registrada la firma de la oficina del funcionario extranjero y este cónsul firma este documento. • Acá en Guatemala legaliza la firma del cónsul, funcionario diplomático por el Ministerio de Relaciones exteriores articulo 37 LOJ.

Cuando el documento va a salir de Guatemala, partida de matrimonio. Partida de Nacimiento de los hijos firmados por el registrador civil la firma de estos la legaliza el alcalde del municipio (la firma del alcalde la legaliza), la firma de gobernación departamental la legaliza el Ministerio de Gobernación, la firma del Ministro de gobernación la legaliza el Ministerio de Relaciones exteriores y luego esta se lleva para ser legalizado en el consulado Mexicano para que legalicen. Legalizaciones de firma “la traducción” Articulo 37 LOJ. Debe traducirse al español para protocolizarse. Si viene el documento en español y la autentica en ingles debe traducirse al español la autentica únicamente. Se hace por traductor jurado o por dos personas que manejen los dos idiomas. Articulo 38 LOJ. Fundamento legal para el uso de papel bond que sustituye al papel sellado articulo 33 numeral 10 de timbres fiscales, articulo 45 y 46 Ley de timbres fiscales. Documentos autorizados por notarios guatemaltecos en el extranjero: La legalización interna faculta al notario para que pueda ejercer en el extranjero. El requisito esencial es que el documento que autorice surta sus efectos en Guatemala será entonces cuando nazca a la vida jurÃ−dica. El impuesto se deberá pagar cuando se protocoliza el documento. 4

Valor formal y probatorio del documento autorizado en el extranjero. Valor formal las solemnidades y requisitos de forma que debe contener el documento. Valor probatorio a la esencia, contenido del documento del negocio jurÃ−dico acto o contrato. En os documentos del extranjero se va a observar el valor formal, pero debe observarse el valor probatorio para que pueda surtir los efectos jurÃ−dicos acá en Guatemala. Los documentos autorizados en el extranjero que hayan de surtir efectos legales en nuestro paÃ−s, adquieren todo su valor formal y probatorio surtiendo todos sus efectos legales como acto notarial a partir de la fecha en que son protocolizados. Articulo 43 LOJ. NOTARIO GUATEMALTECO • No hay pases de ley. • No hay traducción. • Siempre se debe protocolizar documento articulo 43 LOJ. NOTARIO O FUNCIONARIO EXTRANJERO • Si hay pases de ley. • Si hay traducción según el caso. Articulo 372 LOJ. • Se protocoliza solo cuando es obligatorio. • Cuando se inscribe en registro articulo 38 LOJ. (Poderes mandataos y los que se inscriban en el registro publico.) OBLIGACIONES PROSTERIORES A LA PROTOCOLIZACION Serán las mismas obligaciones que al hacer una escritura publica. • Extender los testimonios. • Testimonio especial, archivo general de protocolos. • Primer testimonio, a la parte interesada. • Aviso al archivo general de protocolos---articulo 40 LOJ, solo documentos que provienen del extranjero. REQUISITOS: Fecha y lugar, funcionario que lo autorizo, objeto del acto, nombres y apellidos de los otorgantes, impuestos que hubieren sido pagados. • IMPUESTOS: Testimonio especial Q. 10.00 timbre notarial, articulo 3 literal b. Escritura hecha en Guatemala se pagan los impuestos al momento de extenderla. Los documentos que provienen del extranjero se pagan los impuestos cuando se protocoliza el documento. Al documento se le estampa el timbre y cuando se hace el testimonio se hace constar que el timbre fiscal se pago 5

cuando se inserto el documento. Ejemplo: Mandato especial proveniente del extranjero, autorizado por notario guatemalteco. Contenido en dos hojas de papel bond oficio. Articulo 43 LOJ. No hay pases de ley. No hay traducción. Si debe protocolizarse. Por lo mismo que es realizado por notario guatemalteco no lleva autentica porque produce plena fe y valor probatorio. Numero (20) en la ciudad de Guatemala el dÃ−a cinco de octubre del ano dos mil siete YO: Emily González RamÃ−rez, Notario, POR MI Y ANTE MI y en cumplimiento de la ley, procedo a protocolizar el mandato especial que autorice en la ciudad de Chicago Illinois de los Estados Unidos de América con fecha veintisiete de septiembre del ano en curso, otorgado por la señora Josefina Mendoza Farfán a favor de su hijo Manuel Alejandro Pérez Méndez, documento que esta contenido en dos hojas de papel bond tamaño oficio que ocuparan los folios números cincuenta y cincuenta y uno del registro notarial a mi cargo, quedando entre las hojas de papel especial de protocolo numero de orden seis millones y seis millones uno, con registro numero ciento sesenta mil y ciento sesenta mil uno respectivamente. Leo lo escrito y enterado de su contenido objeto validez y demás efectos legales, lo acepto ratifico y firmo, haciendo constar que el impuesto fiscal a que esta afecto el documento que se protocoliza se satisface mediante cuatro timbres fiscales del valor de cincuenta centavos cada uno, adhiriéndose al mismo. POR Mà Y ANTE Mà : Cuando no conoce a la persona puede ponerse a requerimiento y que firme la persona interesada. TESTIMONIO ESPECIAL: timbre notarial de 10.00 PRIMER TESTIMONIO: impuesto fiscal haciendo constar que ya se pago aviso al archivo general de protocolos. MODELO DE PROTOCOLIZACION DE UN DOCUMENTO PROVENIENTE DEL EXTRANJERO AUTORIZADO POR NOTARIO NO GUATEMALTECO. Numero treinta (30) en la ciudad de Guatemala el dÃ−a ocho de octubre del ano dos mil cuatro, ANTE MI: Emily González RamÃ−rez, Notario, comparece el señor Juan Enrique López Pena de treinta y cinco anos de edad, casado, auditor publico y contador guatemalteco, quien es persona de mi anterior conocimiento. El compareciente me manifiesta ser de los datos de identificación personal antes indicados, hallarse en el libre ejercicio de sus derechos civiles y que requiere mis servicio notariales para protocolizar un documento autorizado proveniente del les el extranjero, de conformidad con las clausulas siguientes. I. El compareciente me entrega un juego de documentos entre los cuales esta contenido el mandato especial con representación otorgado por su hermana Ana Lucia López Pena, otorgado en la ciudad de los Ôngeles el dÃ−a 28 de septiembre del ano en curso por el notario publico Anthony Clinton, el cual esta contenido en una hoja de 6

papel bond, redactado en idioma español, cumpliendo dicho documento con los pases de ley. II. En virtud de lo anterior procedo a protocolizar en el registro notarial a mi cargo, los documentos siguientes: A) mandato especial con representación antes mencionado; B) certificación extendida en Idioma ingles por Franz Smith secretario de la Corte Superior de California, Estados Unidos de Norte América con fecha veinte de septiembre del ano en curso C) certificación extendida por el cónsul de Guatemala en los Ôngeles California, Estados Unidos de Norte América, con fecha dos de octubre del dos mil siete, al reverso de este documento aparece la legalización respectiva del ministerio de relaciones exteriores de la república de Guatemala, con fecha cinco de octubre del ano en curso. D) La traducción jurada de la certificación antes indicada que viene en Idioma Ingles, efectuada por el traductor jurado Jorge Manuel López con fecha seis de octubre del ano en curso. III. Todos los documentos descritos en la clausula anterior pasan a formar parte del protocolo correspondiéndole los folios cuarenta y cinco, cuarenta y seis, cuarenta y siete y cuarenta y ocho, quedando comprendidos entre las hojas de papel especial de protocolo numero de orden M cinco millones y M cinco millones uno con registro numero ciento sesenta mil, y ciento sesenta mil uno respectivamente, YO el infrascrito notario DOY FE: A) de todo lo expuesto. B) Que el impuesto fiscal que corresponde se cubrió en el documento original)Que advierto de los efectos legales y de la obligación del registro; D) que leo lo escrito al compareciente quien enterado de su objeto, contenido, validez y demás efectos legales lo acepta, ratifica y firma. ANTE Mà :

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