Universidad de Colima Fecha Implantación Septiembre de 2005

Nombre del Procedimiento Emisión de Certificado de estudios

No. 1

Edición

Clave

Fecha de Revisión

04

PGUC-0015

21/Mayo/2012

Descripción Objetivo Establecer las actividades y criterios que deberán cumplir los planteles para solicitar a las Delegaciones Regionales la emisión de los certificados de estudios, que legitimen las calificaciones obtenidas por los alumnos, de los estudios realizados en la institución, con base en la normatividad vigente.

2

Alcance Este procedimiento es aplicable para todos los alumnos, planteles y dependencias involucradas de la Universidad de Colima.

3

Definiciones

4

Referencias

SICEUC, Sistema de Control Escolar de la Universidad de Colima, en operación desde 1995. Certificado: documento oficial que expide la Universidad de Colima, a través de las Delegaciones Regionales, para validar las calificaciones obtenidas por los alumnos en las asignaturas del plan de estudios, durante el o los semestres escolares cursados en la institución. Requisitación: Proceso de certificación, validación de un documento a través de firmas y sellos oficiales, pegado de fotos así como su registro en el libro correspondiente.

      

5

Ley Orgánica de la Universidad de Colima. Reglamentos Escolares de Educación Media Superior, Superior y de Posgrado. Manual General de Políticas y Procedimientos. SG-PM-01. Procedimiento para la elaboración y control de los documentos. Calendario de actividades SICEUC. Dictamen de convalidación, revalidación y equivalencia. Oficio Circular de Aranceles.

Responsables Rectoría. Secretaría General. Secretaría de Gestión. Tesorería. Delegaciones Regionales. Dirección General de Administración Escolar. Secretaría Académica. Direcciones de los niveles académicos. Planteles. Alumnos.

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6. Desarrollo No.

Responsable

Actividad

6.1

Interesado

Solicitar al plantel información sobre el trámite y requisitos para la emisión del Certificado de estudios correspondiente o puede consultar los requisitos en la página del SICEUC http://siceuc.ucol.mx, sección trámite de certificado de estudios.

6.2

Plantel

Revisar el expediente escolar del interesado una vez que acuda al plantel e informarle sobre el trámite, fecha estimada de su entrega, costo del arancel correspondiente y forma de pago;

6.3

Interesado

6.4

Plantel

Recibir documentación para el trámite, llenar el formato “Requisitos para solicitud de Certificado de estudios, registrar la fecha de recepción del trámite y firmar de recibido; entregar la parte que le corresponde al interesado junto con el formato de pago referenciado que a la vez genera.

6.5

Interesado

Recibir comprobante de requisitos y formato de pago referenciado y acude al banco a depositar el importe del arancel correspondiente en la cuenta bancaria concentradora.

6.6

Plantel

Proporcionar información para llenar el formato de “Requisitos para solicitud de Certificado de estudios”, entregar al plantel dichos requisitos y se espera a recibir su copia del comprobante de sus documentos entregados.

Generar en el SICEUC Recibo de pago (FOAIUC-0012), separando las copias para el expediente plantel y de la delegación; llenar formato para la Solicitud de trámite de certificado de estudios y enviar a la Delegación Regional mediante oficio, anexando el Recibo de pago, constancias de No adeudo de talleres y laboratorios y de biblioteca.

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Delegación Regional

Plantel

Recibir la solicitud de certificado de estudios, revisar el expediente escolar del interesado y emitir el certificado (FOAIUC0024) para enviar mediante oficio al plantel.

Delegación Regional

Recibir el certificado de estudios, cotejar, fotocopiar y requisitar ambos documentos y enviar mediante oficio a la Delegación Regional los certificados de estudio (original y fotocopia con requisitos en original) para el trámite correspondiente.

Plantel

Recibir los certificados de estudio (original y fotocopia con requisitos en original), registrar en el libro correspondiente y certificar mediante firma, sello pre-entintado y sello de troquel en fotografía; y enviar al plantel mediante oficio dichos documentos.

Plantel

Recibir Certificado de estudios junto con “la fotocopia con requisitos en original” y firma de recibido en oficio de la delegación, le toma otra fotocopia al original para integrar tres tantos del certificado para su distribución siguiente: original para el interesado, fotocopia con requisitos en original para la Delegación Regional y fotocopia simple para el plantel.

Interesado

Entregar al interesado el original del certificado de estudios y recabar firma de recibido.

Plantel

Recibir el original del Certificado de Estudios y anotar fecha y firma de recibido en las dos fotocopias del certificado. Enviar por oficio a la Delegación Regional la “fotocopia con requisitos en original” debidamente firmada por el interesado, adjuntando los comprobantes de identificación y carta poder en caso de haberse requerido y archivar en el expediente escolar del interesado la fotocopia simple y dichos comprobantes si fueron requeridos.

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Delegación Regional Recibir la “fotocopia con requisitos en original” del Certificado y archivar junto con los documentos de la solicitud y comprobantes de identificación y carta poder requeridos en el expediente escolar del interesado.

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7.0 Políticas No. 7.1

DESCRIPCIÓN Los certificados de estudio totales se pueden expedir cuando el interesado haya concluido satisfactoriamente sus créditos académicos del plan de estudios cursado. Los certificados parciales podrán emitirse a quienes hayan cursado y aprobado uno o más semestres de una carrera.

7.2

Los trámites de solicitud y recepción de certificado de estudios podrán ser gestionados por los interesados, por algún pariente cercano (padres, hijos o hermanos), tutores o apoderado legal.  

7.3

7.4

El interesado deberá presentarse con una identificación oficial. Si el trámite lo realiza un pariente cercano presentarse con carta poder simple (original) y copia fotostática de la identificación de ambos; debiendo entregar la carta poder y las copias fotostáticas de las identificaciones para el expediente escolar del plantel.  Si el trámite lo efectúa el tutor presentarse con un documento oficial que lo acredite como tal y una copia fotostática para el expediente escolar; además de presentar una copia fotostática de la identificación de ambos, debiendo entregarla también para el expediente escolar del plantel.  Si lo realiza el apoderado legal (otras personas) presentarse con carta poder certificada ante Notario Público (original) y copia fotostática de la identificación de ambos; debiendo entregar la carta poder y las copias fotostáticas de las identificaciones para el expediente escolar del plantel.  Si el alumno o egresado vive en el extranjero y que realice su solicitud a través de otra persona, deberá efectuarlo de la manera siguiente: o La persona debe contar con una carta poder certificada ante Notario Público específica para el servicio que se va a realizar y dirigida a la institución. o Si la carta poder es expedida en el extranjero debe contar con el sello del notario además estar legalizada por el cónsul de México en el lugar de expedición. o Una vez otorgado el servicio la institución se queda con el documento original para su integración en el expediente escolar. La aprobación de la solicitud de un certificado de estudios requiere que el expediente escolar del interesado se encuentre completo, que el interesado entregue la documentación necesaria para el trámite y que acuda al banco a depositar el importe del arancel correspondiente. En caso contrario no procede el trámite. Para validar que el expediente escolar del interesado se encuentre completo, debe contener la siguiente documentación: o Constancia de documentos para primer ingreso o reingreso. o Comprobante (s) de calificaciones (boletas de calificaciones, kárdex, etc). o Constancia de servicio social constitucional para certificado total (en caso de que aplique). o Constancia de práctica profesional para certificado total (en caso de que aplique). En el caso del nivel posgrado se verifica comprobantes de pago de inscripción, colegiatura y cuota complementaria, además de la constancia de inglés (en caso de que aplique); también se verifica que tenga comprobante de la titulación de nivel inmediato anterior.

7.5

Una vez aprobada la solicitud del certificado de estudios el interesado deberá entregar la siguiente documentación:  2 fotografías tamaño credencial ovaladas blanco y negro (no instantáneas y presentable)

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 Constancia de no adeudo con la institución, que pueden ser:  Talleres y laboratorios (cuando aplique).  Biblioteca del campus correspondiente. Una vez que el plantel llena el formato de Requisitos para solicitud de certificado de estudios, la parte desprendible del comprobante que queda en el plantel y deberá archivarse en el expediente escolar del interesado. La solicitud de emisión de certificado de estudios la realiza el plantel a la Delegación Regional por escrito a petición del interesado, llenando el formato se uso interno: Solicitud de trámite de certificados de estudio. Los datos que debe contener la Solicitud de emisión de certificados de estudio, son:  Número de cuenta  Nombre completo del interesado  Plan,  Área,  Generación,  Tipo de certificado (indicar si es total o parcial)  Semestre,  Número de recibo de pago  Observaciones En el cotejo y requisitación del certificado, se debe tomar en cuenta lo siguiente:  El sello del plantel deberá ir entre la firma del Director y del Secretario Administrativo.  El sello de la Dirección Regional de Administración Escolar deberá ir al lado Izquierdo.  El sello troquelado, deberá cancelar la fotografía en su parte inferior. En caso de la ausencia del Director Regional de Administración Escolar el Delegado Regional cuenta con el reconocimiento legal ante las instancias oficiales para validar los certificados de estudio. El sello troquelado se resguarda en la Dirección Regional de Administración Escolar, por el nivel de autoridad que le confiere su nombramiento como director. Si un Certificado de Estudios no se recoge en un período de 2 meses a partir de su trámite completo, el plantel lo remitirá mediante oficio para ser concentrado y resguardado en la Delegación Regional; posterior a este lapso el interesado deberá recogerlo en esta dependencia.

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8. Formatos / 9. Instructivos 8.1 Recibo de pago No.

Descripción Formato NOMBRE: Recibo de pago. Clave: FOAIUC-0012 Objetivo: Estandarizar el formato en el que se comprueba el pago de un servicio prestado por la Universidad de Colima. Alcance: Formato electrónico aplicable para planteles y dependencias de la Universidad de Colima que ofrezcan servicios. Tipo: Por filas y columnas en formato vertical. Consideraciones técnicas: Contaduría General y Secretaría de Gestión. Características especiales: Oficial, sin ser forma valorada. Control: Contaduría General y Secretaría de Gestión, SICEUC. Uso: Instrumento que comprueba el pago de un servicio. Costo: Variable. Se anexa formato.

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NÚMERO de recibo de pago Nombre de la DEPENDENCIA DATOS PERSONALES del interesado (Cuenta, Nombre, Carrera, Semestre y Grupo) DATOS BANCARIOS (Banco, Convenio, Cuenta, Referencia y A nombre de ) Descripción de ARANCELES (Número, Número de Folio (en caso de ser formato

valorado, Cantidad a pagar, Concepto e Importe por arancel) Importe TOTAL de los aranceles CANTIDAD CON LETRA del importe total de los aranceles NOMBRE Y FIRMA de la persona que elaboró el recibo de pago, así como sello de la dependencia LUGAR Y FECHA DE EXPEDICIÓN del recibo de pago

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8.2 Formato de pago referenciado

No.

Descripción Formato NOMBRE: Formato de pago referenciado Objetivo: Estandarizar el formato en el que se proporciona información al alumno o egresado de los planteles universitarios en la Universidad de Colima para realizar el pago de arancel del servicio solicitado en la institución bancaria. Alcance: Formato aplicable para planteles y dependencias de la Universidad de Colima. Tipo: Por filas y columnas en formato vertical. Consideraciones técnicas: Forma oficial en tamaño carta autorizada por la Contaduría General y Secretaría de Gestión, intervienen la Dirección General de Administración Escolar, Subdirección General de Administración Escolar y Delegaciones Regionales. Características especiales: Oficial, sin ser forma valorada. Control: Dirección General de Administración Escolar, Subdirección General de Administración Escolar, Delegaciones Regionales, además por la Contaduría General, Secretaría de Gestión y SICEUC. Uso: Instrumento que proporciona información para el pago de servicio solicitado en la institución bancaria.

arancel del

Costo: variable. Se anexa formato.

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Nombre de la Delegación Regional Nombre del plantel Datos del: Nombre del Plantel, Datos del alumno como: Carrera que cursa, Número de cuenta y Nombre, así como el dato de el Ciclo escolar y la fecha en que se generó la ficha referenciada. Leyenda informativa sobre el uso de la ficha referenciada, así como recomendaciones para su pago. Banco en el cual se realiza el pago y número de cuenta bancaria Número de referencia bancaria y código de barras Monto a pagar y la fecha límite de pago Lista de aranceles por columnas, siendo éstas las siguientes: Arancel, Cantidad, Costo unitario, subtotal y total a pagar)

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8.3 Certificado de estudios No.

Descripción Formato NOMBRE: Certificado de estudios Objetivo: Estandarizar el formato en el que se comprueba que el alumno o egresado acreditó sus estudios cursados en los planteles universitarios en la Universidad de Colima. Alcance: Formato aplicable para planteles y dependencias de la Universidad de Colima y su salvaguarda es tesorería. Tipo: Por filas y columnas en formato vertical. Consideraciones técnicas: Forma oficial en tamaño oficio autorizada por la Dirección General de Titulación y Registro Profesional, para certificados de estudios parciales y totales. Características especiales: Oficial, controlado y seguridad con marcas especiales inviolables.

valorado, expedido en papel

Control: Tesorería. Uso: Instrumento que comprueba la acreditación de estudios. Costo: variable. Se anexa formato.

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Pegar fotografía del solicitante Leyenda del certificado que incluye: Tipo de certificado (total o parcial), Nombre de la Dependencia en donde obra el expediente del solicitante, datos del solicitante, como: número de cuenta, Nombre, Generación de estudios, Plan de estudios y Nombre de la carrera que curso Descripción de las materias cursadas por columnas, siendo las siguientes: Nombre de la Materia, Semestre, Calificación con número y letra y el tipo de examen en que aprobó la materia Total de materias cursadas del total del plan de estudios Nombre de la ciudad donde se expide Fecha en que se expide día, mes y año Nombre del Director del plantel Nombre del Secretario Administrativo Nombre del Director(a) Regional de Administración Escolar Número de la Delegación Regional Nombre del Director y Secretario Administrativo del plantel Nombre de la ciudad donde se expide Fecha en que se expide día, mes y año Nombre del Director(a) Regional de Administración Escolar

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8.4 Requisitos para solicitud de certificado de estudios. No.

Descripción Formato NOMBRE: Requisitos para solicitud de certificado de estudios Objetivo: Estandarizar el formato en el que se comprueba que el alumno o egresado cubrió los requisitos para la solicitud de certificado de estudios ya sea total o parcial en los planteles universitarios en la Universidad de Colima. Alcance: Formato aplicable para planteles de la Universidad de Colima. Tipo: Por filas y columnas en formato vertical. Consideraciones técnicas: Forma oficial en tamaño carta autorizada por el Comité de Administración Escolar. Características especiales: Oficial, sin ser forma valorada. Control: Responsable de su elaboración los planteles y de su diseño y actualización el Comité de Administración escolar. Uso: Instrumento que comprueba el cumplimiento de los requisitos para la solicitud de certificados de estudios, establecido en el presente procedimiento. Costo: variable. Se anexa formato.

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UNIVERSIDAD DE COLIMA 1 DELEGACION REGIONAL N° ___ DIRECCIÓN REGIONAL DE ADMINISTRACIÓN ESCOLAR “REQUISITOS DE SOLICITUD DE CERTIFICADO DE ESTUDIOS”

Datos del interesado:: Tipo de certificado: ( ) Parcial

2 Número de cuenta (

) Total

Llenado por el solicitante

Apellido paterno

Domicilio actual: Calle

Apellido materno

N°

Nombre(s)

Colonia

Teléfono

Municipio

Correo electrónico

Llenado por el plantel

3 Firma del solicitante

4

5

Nombre de la persona del plantel que recibe, y sello del plantel

Fecha de recepción del trámite

Corte comprobante y entregue al interesado, firmado y con fecha del trámite Requisitos que se entregan al plantel para el trámite de solicitud de certificado de estudios   

2 Fotografías tamaño credencial ovaladas blanco y negro (no instantáneas) Constancia de no adeudo de libros en Biblioteca Constancia de no adeudo de material de talleres y laboratorios (cuando aplique)

Recibí requisitos: 6 Nombre de la persona del plantel que recibe, y sello del plantel

7 Fecha de recepción del trámite

IMPORTANTE: Tu certificado de estudios estará disponible en el plantel en un plazo máximo de 9 días hábiles después de haber realizado el depósito bancario, exceptuando períodos vacacionales marcados en la Institución.

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Número de la Delegación Regional Datos del solicitante (Tipo de certificado, Apellido paterno, Apellido materno, Nombre(s), Calle, Número, Colonia, Municipio como datos del domicilio actual; además del teléfono y correo electrónico) Firma del interesado Nombre de la persona que recibe en el plantel, así como sello. Fecha de recepción del trámite (día-mes-año) Nombre de la persona que recibe en el plantel, así como sello. Fecha de recepción del trámite (día-mes-año)

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8.5 Solicitud de trámite de certificado de estudios No.

Descripción Formato NOMBRE: Solicitud de trámite de certificado de estudios Objetivo: Estandarizar el formato en el que se proporciona información a la Delegación Regional para la emisión de certificado de estudios en los planteles universitarios en la Universidad de Colima. Alcance: Formato aplicable para planteles de la Universidad de Colima. Tipo: Por filas y columnas en formato vertical. Consideraciones técnicas: Forma oficial en tamaño carta autorizada por el Comité de Administración Escolar. Características especiales: Oficial, sin ser forma valorada. Control: Dirección General de Administración Escolar, Subdirección General de Administración Escolar, Delegaciones Regionales, SICEUC. Uso: Instrumento que proporciona información a la Delegación Regional para la emisión de certificado de estudios. Costo: variable. Se anexa formato.

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Fecha en que se elabora día, mes y año Número de la Delegación Regional Número consecutivo de reporte Número de cuenta del alumno Nombre del alumno Plan de estudios cursado Área del plan de estudios cursado Generación en que realizó sus estudios Tipo de certificado (total o parcial) Semestre hasta el que se solicita el certificado de estudios Número de recibo de pago Observaciones en caso de requerirse

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10. DIAGRAMA DE FLUJO Interesado

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Delegación Regional

INICIO Solicitar al plantel o vía electrónica información sobre el trámite 6.1

Proporciona información para el llenado del formato de requisitos de solicitud de certificado de estudio y entrega al plantel documentos solicitados para el trámite 6.3

Revisar el expediente escolar del interesado, le informa de los tramites 6.2

Recibir documentación para el trámite y llenar el formato “requisitos de solicitud de certificados de estudio” , firma de recibido, y entrega la parte correspondiente al interesado junto con el formato de pago referenciado que a la vez genera. 6.4

Recibir comprobante del cumplimiento de los requisitos y formato de pago referenciado. Depositar en la cuenta bancaria 6.5

Generar en el SICEUC Recibo de pago, llenar el formato para la solicitud de trámite de certificado de estudios y solicitar a la Delegación Regional mediante oficio, la emisión del certificado de estudios anexando el recibo de pago y documentos solicitados 6.6

Recibir la solicitud de certificado de estudios, revisar el expediente escolar, emitir certificado de estudios y lo envía al plantel mediante oficio. 6.7

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1 Recibir el Certificado de Estudios, Cotejar, fotocopiar, requisitar el documento y enviar mediante oficio el certificado de estudios (original y fotocopia) a la Delegación Regional 6.8

Registrar en el libro correspondiente, certificar el documento y enviar mediante oficio al plantel Certificado de Estudios original y la fotocopia con requisitos en original 6.9

Recibir Certificado de Estudios en original y la fotocopia con requisitos en original, fotocopiar nuevamente el Certificado de Estudios original para integrar tres tantos 6.10

Recibir Certificado de Estudios en original y anota fecha y firma de en las dos fotocopias 6.12

Entregar al interesado el original del Certificado de Estudios y recaba firma y fecha de recibido en las dos fotocopias. 6.11 Enviar a la Delegación Regional la fotocopia con requisitos en original del Certificado de Estudios, adjuntando los comprobantes de identificación y carta poder en caso de haberse requerido y archiva la fotocopia del certificado en el expediente escolar del interesado. 6.13 6.13

Recibir la fotocopia con requisitos en original del Certificado de estudios y archivar en el expediente escolar del interesado junto con los documentos de la solitud y documentos de identificación y carta poder en caso de haberse requerido 6.14

FIN

Aprobó M.A. JOSE EDUARDO HERNANDEZ NAVA SECRETARIA DE GESTION Firma

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