Manual del Expositor NORMAS GENERALES MONTAJE / DESMONTAJE STANDS Y ENVIO DE MATERIALES

ÍNDICE

LECTURA ABREVIADA

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PLANO DE EXPOSICIONES

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CÓMO LLEGAR

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NORMAS DE MONTAJE Y DESMONTAJE

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COORDINACIÓN Y SERVICIOS ADICIONALES

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CONDICIONES GENERALES DE PARTICIPACIÓN

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•

NORMAS GENERALES

12

•

NORMATIVA DE SEGURIDAD

12

•

NORMAS ELÉCTRICAS

12

•

SUMINISTRO ELÉCTRICO

12

•

SERVIDUMBRE DE SEGURIDAD

12

•

RETIRADA DE MATERIALES DE DECORACIÓN

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LECTURA ABREVIADA

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Días de Montaje Lunes 24 de Octubre de 2016 de 10:00 a 22:00h Martes 25 de Octubre de 2016 de 10:00 a 14:00h

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Día de Desmontaje Viernes 29 de Octubre de 2016 de 15:00h hasta 20:00h

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Lugar de celebración de SEOM 2016 Hotel Collection NH Madrid Eurobuilding Padre Damián, 23, 28036 Madrid

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Ubicación de los stands / módulos Hotel Collection NH Madrid Eurobuilding Sala Europa - Planta PC Plano adjunto (página 5). Dimensiones: 3x2 m2 / 2X2 m2 Altura máxima: 2,65 m

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Formulario y planos del stand Imprescindible enviar formulario (página 6) y plano del stand a VIAJES TRANSVÍA Eventos y Congresos: cuanto antes y como tarde el día 20 de Septiembre de 2016.

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Accesos montadores Los montadores deberán acceder a la exposición comercial por la entrada de mercancias del hotel, Planta PC.

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Envío de materiales: recepción, almacenaje y reposición Los materiales, debidamente identificados, se podrán enviar a partir del lunes 24 de Octubre. Cualquier envío anterior será rechazado. La dirección de envío es: HOTEL NH EUROBUILDING - C/ Padre Damián, 23- 28036 Madrid Entrada de mercancías del hotel, Planta PC. – SALA MOSCÚ (SEOM).

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Coordinación VIAJES TRANSVÍA Eventos y Congresos llevará la coordinación de los expositores para la logística de la exposición. Para servicios adicionales (mobiliario, limpieza, seguridad, audiovisuales, azafatas) contactar 45 días antes de la realización del Congreso. Persona de contacto: Mireia Fluixà Tel. 963 870 996 - Email: [email protected]

NOTA IMPORTANTE: Están permitidas las máquinas de cafés, agua, etc. en los stands de la exposición comercial, Área de Descanso, Business Center, Salas de Reuniones y Hospitality.

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PLANO DE EXPOSICIÓN COMERCIAL (STANDS) Los stands estarán situados en la Sala Europa en la Planta PC, donde se harán las pausas cafés para que todos los participantes puedan visitar la Exposición Comercial. EXPOSICIÓN COMERCIAL: •

ASTRAZENECA

1

•

MSD

2

•

SERVIER

3y4

•

BOEHRINGER INGELHEIM

5y6

•

BAYER

7

•

PIERRE FABRE

8

•

DISPONIBLE

9

•

MUNDIPHARMA

10

•

JANSSEN

11 y 12

•

NOVARTIS

13 y 14

•

TEVA

15

•

FERRER

16

•

DISPONIBLE

17

•

VICTOR PHARMA

18

•

KYOWA KIRIN

19

•

ROCHE

20 y 21

•

DISPONIBLE

22

•

AMGEN

23

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ASTELLAS

24 y 25

•

HRA PHARMA

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•

ESMO

27

•

LA ROCHE POSAY

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BUSINESS CENTER: Exposición Comercial. Con la colaboración de MERCK ÁREA DE DESCANSO: Exposición Comercial. Con la colaboración de BMS ENTREGA DE PONENCIAS: Hall de Entrada. Con la colaboración de PHARMAMAR HIGHLIGHTS DESAYUNOS SEOM: Sala Malta. Con la colaboración de MSD EXPOSICIÓN DE PÓSTERS: Hall Madrid. Con la colaboración de ROCHE SALAS HOSPITALITIES: •

BMS: Sala Estocolmo

•

PHARMAMAR: Sala Copenhague

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FORMULARIO OBLIGATORIO PARA TODOS LOS STANDS TODOS LOS STAND (SEAN DE DISEÑO O NO) DEBERÁN RELLENAR ESTE FORMULARIO Y DEVOLVERLO CUMPLIMENTADO ANTES DEL 20 DE SEPTIEMBRE: NOMBRE DE LA EMPRESA: …………………………………………………………………………………………… PERSONA RESPONSABLE: …………………………………………………….……………………………………… SALÓN EL DOBLÓN SEOM

ESPACIO Nº: …………………………………………………………………………….……………………………………  Quiero que mi espacio tenga estructura modular: Nombre que deseo que aparezca en el frontis (en mayúsculas): ………………………………………………………………………………………………….………………………………….…  Mi stand será de diseño. Adjunto el plano y descripción del mismo para su aprobación. La empresa montadora será: …………………………..……………………………………………..…………………………………………………………… Los nombres y DNI de los montadores serán los siguientes: ……………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………………….. Todos los stands de diseño deberán proteger el suelo con moqueta.

DECLARO QUE ESTOY HE LEÍDO Y ESTOY DE ACUERDO CON LAS NORMAS GENERALES EXPUESTAS EN ESTE MANUAL

Fecha:

Fecha y sello:

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CÓMO LLEGAR El Hotel Collection NH Madrid Eurobuilding está situado en la Calle Padre Damián, 23 – 28036 Madrid, pero la entrada de mercancías del hotel es por la calle Lázaro Galdiano s/n, Planta PC. – SALA MOSCÚ (SEOM). EN COCHE: Parking: Los coches particulares pueden aparcar en el parking público del hotel. Desde el norte: Toma la A1 a Madrid. Continúa por la Calle 30. Toma la salida 2 y sigue las señalizaciones hacia la Calle de Costa Rica. Gira a la izquierda en la Av. de Alberto Alcocer. Gira a la izquierda en la Calle del Padre Damián. El hotel está en el número 23. Desde el sur: Toma la E-5/A-4 en dirección a Madrid. Continúa por la A-4. Toma la salida hacia Valencia/A-3 y sigue por la Calle 30. Toma la salida 5 a la izquierda hacia Plaza José María Soler/Calle de Costa Rica. Mantente a la izquierda en la bifurcación y sigue por la Calle de Costa Rica. Gira a la izquierda en la Av. de Alberto Alcocer. Continúa derecho en la Av. de Alberto de Alcocer. Gira a la izquierda en la Calle del Padre Damián. El hotel está en el número 23. Desde el oeste: Sigue las señalizaciones para Madrid/E-90/A-5 y toma la E-90/A-5. Toma la salida hacia A-5/Autovía de Extremadura hacia Madrid/M-30. Continúa por la A-5. Toma la vía de acceso a la Calle 30. Mantente a la derecha en la bifurcación, sigue las señalizaciones para A-6/Calle de San Pol de Mar/A Coruña y toma la Calle 30. Toma la salida 23 hacia la Calle de Sinesio Delgado. Sigue por Ctra. de Dehesa de la Villa. Continúa por la Calle de Sinesio Delgado. Gira a la derecha en la Av. de Asturias. En la Plaza de Castilla, toma la 2ª salida hacia el Paseo de la Castellana. Gira a la derecha en la Plaza de Cuzco. Gira a la derecha en la Av. de Alberto Alcocer. Gira a la derecha en la Calle del Padre Damián. El hotel está en el nº 23, a la derecha. Desde el este: Toma la E-90/A-2 por la vía de acceso a Madrid. Toma la salida A-2/A-68 hacia Z-23/Castellón/Teruel/Alcañiz/Madrid/Z-40. Gira a la izquierda en la A-2 (señalizaciones para Teruel/Alcañiz/A-23/A-2/Castellón/A68/Z-40/Madrid). Toma la salida hacia la E-90/A-2 en dirección a Madrid/La Almunia de Doña Godina. Toma la salida 61 para seguir por la R-2 en dirección a Madrid. Toma la salida 1 para seguir por la Autopista M-40/M-40 en dirección M-607/M-30/A6/A-5/Colmenar Viejo. Toma la salida 1 hacia Madrid/M-30. Sigue por la A-1. Continúa por la Calle 30. Toma la salida hacia Zaragoza/Avenida Ramón y Cajal/A-2/Calle de Costa Rica. Mantente a la derecha en la bifurcación, sigue las señalizaciones para la Calle de Costa Rica/Plaza José María Soler. 7

Mantente a la izquierda en la bifurcación, sigue las señalizaciones para seguir por la Calle de Costa Rica. Gira a la izquierda en la Avenida de Alberto Alcocer. Continúa derecho en la Avenida de Alberto de Alcocer. Gira a la izquierda en la Calle del Padre Damián. El hotel está en el número 23, a la derecha. EN TREN: Desde la estación de Chamartín, puedes tomar la línea 10 del metro que lleva directamente a la estación de Cuzco y caminar cinco minutos hasta el hotel. Desde la estación de Atocha, puedes tomar un tren hasta la estación de Nuevos Ministerios donde deberás hacer un trasbordo a la línea 10 del metro. Desciende en la estación de Cuzco y camina cinco minutos hasta el hotel. EN AVION: Desde el Aeropuerto de Madrid-Barajas, toma la línea 8 del metro. Haz trasbordo a la línea 10 en la estación de Nuevos Ministerios. Desciende en la estación de Cuzco. Desde allí, puedes tomar un autobús, un taxi o caminar cinco minutos hasta el hotel.

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NORMAS DE MONTAJE Y DESMONTAJE 1. La exposición comercial se realizará en la Planta PC del Hotel Collection NH Madrid Eurobuiding. 2. Las fechas de celebración de la exposición serán los días 26, 27 y 28 de Octubre de 2016. 3. El montaje de los stands será el lunes 24 de Octubre de 10:00h a 22:00h y el martes 25 de octubre de 10:00h a 14:00h. 4. El desmontaje el día 29 de Octubre a partir de las 15.00h hasta las 20:00h. 5. En caso de incumplimiento de estos horarios, SEOM se reserva el derecho de repercutir los costes que el Hotel Collection NH Madrid Eurobuiding pudiera reclamar, así como los desperfectos que la falta de cumplimiento de las normas generales pudiera ocasionar. 6. Precio de stand: a. Espacio: 3x2m2 15.000 € (el 21% de IVA no está incluido). b. Espacio: 2x2m2 12.000 € (el 21% de IVA no está incluido). El precio incluye: • Reserva del espacio y punto de luz • Publicidad en el programa científico, programa de bolsillo y en la web del Congreso del nombre de la empresa expositora, dentro del apartado dedicado a Exposición Comercial • Desarrollo de las pausas cafés en la zona de exposición comercial • 2 inscripciones gratuitas para staff + 4 pases de expositor • 2 juegos de documentación completa 7. Los materiales debidamente identificados se podrán enviar a partir del lunes, 24 de Octubre, cualquier envío anterior será rechazado. La dirección de envío: HOTEL COLLECTION NH EUROBUILDING – C/ Padre Damián, 23 - 28036 Madrid - Entrada de mercancias del hotel, planta PC – Sala Moscú (SEOM). 8. Todas las entidades o personas físicas que soliciten su participación como Expositores en cualquiera de los actos que se celebren durante SEOM 2016, deberán haber presentado a Viajes Transvía Eventos y Congresos, el diseño de sus stands, para la aprobación por parte del Hotel Meliá Castilla, al menos 45 días antes de la celebración del Congreso. 9. La organización no se hace cargo del montaje de ningún stand. 10. Antes de iniciar el montaje es obligatorio cubrir con moqueta (fijada sólo con cinta adhesiva de doble cara) la superficie ocupada por los stands u otros elementos fijos que puedan dañar el suelo, de lo contrario no se autorizará el montaje. 11. No está permitida la construcción de stands u otros elementos con: cemento, arena, yeso, escayola, teja, ladrillo o cualquier otro similar.

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12. No se podrá bajo ningún concepto taladrar, usar pegamento, ni adhesivo que dificulte la extracción de cualquier material de la estructura del edificio. 13. Los aparatos eléctricos y/o mecánicos de los Expositores deberán estar “amortiguados” para que el ruido no moleste al resto de Expositores o a otras áreas del Congreso. 14. Se deberá enviar a la organización la lista completa de todos los montadores / técnicos / personal de carga-descarga en la que conste: nombre, apellidos y D.N.I. 15. En los montajes donde se utilicen pinturas, barnices o disolventes, se plastificará la zona de trabajo. 16. En caso de soldaduras, se harán siempre comunicándolo al Dpto. de Seguridad, quien les proporcionará un extintor y se les indicará la zona de trabajo más indicada. 17. Durante los días de montaje y desmontaje y, en general, durante los días del evento queda prohibida la colocación de materiales en espacios ocupados por otros expositores, así como las zonas comunes que deberán estar siempre libres. 18. En caso de que los Expositores quieran colgar algún elemento del techo, deberán consultar a la Agencia Viajes Transvía Eventos y Congresos. 19. La organización no se responsabilizará de ningún objeto o material de carácter singular o de alto valor económico, que permanezcan y no hayan sido retirados del stand una vez finalizado el evento. 20. La organización se reserva el derecho de aplazar, disminuir o prolongar el periodo de celebración del Congreso por circunstancias de fuerza mayor. Tales circunstancias no permitirán a los expositores rescindir su contrato o exigir compensación de daños y perjuicios. 21. Si el Congreso no llegara a celebrarse, las empresas expositoras se comprometen a no ejercer acción alguna contra la organización, comprometíendose ésta a devolver las cantidades que cada expositor hubiese abonado. 22. En caso de producirse una cancelación, una vez efectuado el pago, se cobrará el 50% del total en concepto de gastos de anulación. Si el día 1 de Septiembre de 2016 no se hubiera realizado el pago total del stand, SEOM, previo aviso, reasignará de nuevo el espacio.

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COORDINACIÓN Y SERVICIOS ADICIONALES Viajes Transvía llevará la coordinación entre los expositores y las empresas contratadas por SEOM para la logística de la exposición comercial. La organización pondrá servicio de limpieza los días de montaje y desmontaje. En caso de querer servicio continuo de limpieza y/o seguridad en su stand, así como para la contratación de servicios adicionales como, potencia extra, paneles modulares, iluminación, azafatas, limpieza, etc. deberán dirigirse a Viajes Transvía Eventos y Congresos al menos 45 días antes de la realización del Congreso. Los contactos son: VIAJES TRANSVÍA Persona de contacto: Mireia Fluixà Tel. 963 870 996 - Email: [email protected]

SOLICITUD DE MOBILIARIO Y COMPLEMENTOS DE STAND Si desean solicitar material mobiliario o complementos para su stand, por favor, ponganse en contacto con Viajes Transvía al menos 15 días antes de la realización del Congreso. Los contactos son: VIAJES TRANSVÍA Persona de contacto: Mireia Fluixà Tel. 963 870 996 - Email: [email protected] 1. Todos los elementos son en régimen de alquiler. Cualquier deterioro, una vez instalado el material, es responsabilidad del expositor y debe hacerse cargo de los daños causados. 2. Debido al constante movimiento de stocks y renovación de los materiales, nos reservamos el derecho de cambiar el modelo contratado por otro similar de las mismas características. 3. Una vez terminado el Congreso se desmonta y retira el mobiliario con la rapidez que nos exige la organización, no siendo de nuestra responsabilidad los materiales olvidados en almacenes o mobiliario.

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CONDICIONES GENERALES DE PARTICIPACIÓN Normas Generales 1. No podrán ser introducidas en el Hotel Collection NH Madrid Eurobuilding alimentos o bebidas del exterior. 2. No está permitida la colocación de carteles, pancartas, pegatinas o similares en las paredes, suelos, techos o columnas de las instalaciones del Hotel Collection NH Madrid Eurobuilding sin previa autorización por escrito. 3. Deberá respetarse en todo momento la ornamentación de las instalaciones arrendadas, sin añadir, ni mover, ni suprimir nada de lo que en ellas existe, sin previa autorización por escrito del mismo. Normativa de Seguridad 1. Los asistentes, así como, los expositores y montadores deberán estar siempre acreditados. La acreditación se llevará siempre en lugar visible. 2. El expositor/montador deberá aceptar las medidas de control y seguridad que fueran establecidas por el Ayuntamiento de Madrid o por la Dirección del Hotel Collection NH Madrid Eurobuilding. 3. El expositor/montador se compromete a observar las normas vigentes sobre seguridad en salas, y en especial aquellas que se refieren a la capacidad máxima, salidas de emergencia y medidas contra incendios. En ningún caso podrán introducirse materiales inflamables u objetos que bloqueen o dificulten las salidas. La Empresa encargada del montaje deberá enviar los planos finales del montaje. 4. Los materiales y objetos no se apoyarán en las paredes y asientos, se colocarán bien apilados y de forma estable, en los lugares que determine Seguridad del Hotel. No se arrastrarán los materiales y objetos que puedan rayar el suelo; se deberá habilitar moqueta para su transporte. 5. El expositor/montador debe exigir a las entidades de servicios (montaje, decoración, audiovisual, azafatas y otras compañías) que intervengan en el montaje/desmontaje y/o celebración del evento, la estricta observancia de la legislación en cuestiones de seguridad e higiene en el trabajo, respondiendo de los daños y perjuicios que pudieran causarse, por accidente, en el que se aprecie culpa o negligencia, dejando exento de los mismos a la organización del evento. 6. El expositor/montador declara formalmente tener asegurado a su personal contra accidentes, así como cubiertos los seguros sociales y demás obligaciones laborales y fiscales previstas en la legislación vigente, declinando la organización del Congreso a cualquier posible reclamación o incidencia sobre estos asuntos. 7. El expositor/montador es responsable de todos los desperfectos ocasionados en las instalaciones arrendadas, con motivo de su utilización, tanto por él como por el personal a sus órdenes. 8. Durante los días de montaje/desmontaje, así como, durante el propio evento está prohibido fumar en la totalidad de las instalaciones del Hotel.

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Normas Eléctricas Toda instalación se realizará de acuerdo a los requisitos exigidos por el reglamento Electrotécnico para Baja Tensión. Es obligatorio someter todas las instalaciones eléctricas efectuadas en los Stand/Salas, a la aprobación de la Dirección Técnica y de Mantenimiento del Hotel Collection NH Madrid Eurobuilding. Suministro Eléctrico Toda la energía eléctrica para los Stand será suministrada por el Hotel, siendo sus características las siguientes: Electricidad: 1500W Servidumbre de seguridad Se respetará la ubicación y acceso al material contra incendios, mangueras, extintores, alarmas, salida de emergencia, etc. Aún cuando quede incluido dentro de los espacios contratados, así como los accesos a las áreas de servicio cuadros eléctricos. Retirada de materiales de decoración Durante el periodo de desmontaje del stand es obligatorio proceder a la retirada y desescombro de los materiales. Transcurrido este periodo de desmontaje se perderá todo derecho a reclamar perdidas o daños por los materiales no retirados en plazo, siendo de cuenta del expositor los gastos de retirada de estos materiales por el Hotel Collection NH Madrid Eurobuilding.

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