ENCUENTROS DE VARONES-Detalles de Organización del Evento

DETALLES DE ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO PARA HOMBRES INTRODUCCION A continuación y basados en nuestra experiencia, hemos agrupado una serie de observaciones que les pueden ser útiles a la hora de pensar en un Evento para hombres. Recuerde que el éxito no pasa por las cosas grandes sino por los detalles. Este listado no pretende ser definitivo ni completo, es tan solo un “ayuda memoria”. Seguramente que habrá muchos elementos que deberán ser tenidos en cuenta y que dependerán de la magnitud del Evento que se pretende organizar. 1.

DECISIONES CLAVES

Decisiones que deberán ser hechas con 4 meses de anticipación: •

Buscar y decidir el lugar del Evento: Salón-Auditorio-Gimnasio, etc. Contrato de las instalaciones.

•

Definir un propósito para el Evento. Temas a ser tratados por los oradores.

•

Darle un nombre, una frase, un slogan, una idea-fuerza que sintetice y resuma la idea.

•

Buscar, llamar, contactar, acordar, comprometer a los oradores teniendo en cuenta todos estos

detalles para el presupuesto. • 2.

Ídem-ídem para los mú sicos, conjuntos de alabanzas, etc.

DECLARACIÓN DE PROPÓSITOS GENERALES •

El evento será para reunir a los varones de todas las iglesias cristianas de la Ciudad y/o de la

Región. •

Dedicar un día completo para alabar y adorar al Señor en un contexto masculino.

•

Proveer una sana ministración de la Palabra, con temas específicos para hombres.

•

Vincular a los varones fomentando la amistad y la camaradería entre los mismos, trascendiendo los

límites denominacionales, de modo de crear una conciencia de unidad en Cristo Jesús. •

Ofrecer una actividad que sea atractiva para hombres no cristianos y que estos tengan un encuentro

con el Señor para salvación de sus vidas.

3.

IDENTIFICACION

Estos eventos podrán ser identificados con el nombre de: •

ENCUENTRO DE VARONES y/o ENCUENTRO DE VARONES DE PACTO, acompañados del

nombre de la Ciudad y el año. •

Ejemplo 1: ENCUENTRO NACIONAL (REGIONAL) DE VARONES DE PACTO-CORDOBA 98

•

Ejemplo 2: ENCUENTRO DE VARONES DE PACTO-CORDOBA 98

•

Se permitirá el uso del Nombre “VARONES DE PACTO” y las siglas “VdeP”, así como logos,

isologos y colores, sólo por autorización expresa. (Favor de consultarnos)

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4.

RECURSOS FINANCIEROS

Lo siguiente que se debe realizar es escoger y poner en funciones a un grupo de hombres con experiencia en administración. Estos deberán ser hombres absolutamente confiables e idóneos. Los pastores deberán delegar esta responsabilidad a este grupo y designar un hombre como último responsable de esta área. Las responsabilidades de este grupo de administración serán por lo menos las siguientes: 1.

Búsqueda de presupuestos y costos. Asesoramiento de alternativas.

2.

Elaborar un Presupuesto por escrito para ser presentado a la junta de organización.

3.

Ocuparse de la obtención de los recursos financieros según lo elaborado en el Presupuesto.

4.

Efectuar todos los pagos, adelantos, contrataciones y cancelación de pagos del Evento.

5.

Elaborar un informe pormenorizado de todo el ejercicio, para ser presentado después del Evento.

El Presupuesto deberá tener en cuenta los Ítems siguientes: •

Costos de los oradores invitados: Viajes, pasajes, hoteles, restaurantes, ofrendas.

•

Costos de los músicos invitados: Viajes, pasajes, hoteles, restaurantes, ofrendas.

•

Costos Salón-Auditorio-Gimnasio, etc.

•

Costos Comida-bebidas a servirse durante el Evento.

•

Costos de Carpetas y/o Materiales de estudio a entregarse en el Evento.

•

Costos Equipos de Sonido-Luces-Grabación-Filmación-Pantallas, etc.

•

Costos Publicidad y Promoción: Afiches, volantes, cartas, TV, radios, otros.

•

Costos movilidad, viajes de presentación, etc.

•

Costos de seguridad, vigilancia, limpieza y organización en general.

•

Otros-Imprevistos, etc.

Sugerimos a los responsables de organizar un Evento que con anticipación se busquen inversores que con generosidad financien los costos. Animamos a Empresarios, Profesionales o Comerciantes a que hagan esta inversión en este negocio. Es una inversión en fe en la provisión de Dios en sus finanzas. Sería mejor juntar estas ofrendas anticipadamente y darle el carácter de inversión en el Reino. Por ejemplo: •

Unos se responsabilizan del pago del Salón.

•

Otros de los costos de la publicidad del Evento, afiches, materiales de estudio, carpetas, etc.

•

Otros de las comidas y bebidas o de los cafés, etc.

•

Alguna publicidad que “sponsoree”.

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Estos inversores eventualmente podrían hacer facturar a su nombre estos servicios y luego darlos en donación al ministerio. El dinero está, sólo hay que encontrar quienes deseen honrar y servir al Señor con los mismos. Intentamos crear una nueva conciencia de inversión en el pueblo de Dios en la ministración a los hombres con calidad y excelencia. Esto evitaría juntar ofrendas en el Evento. No es que esté mal juntar ofrendas, sólo que cuando intentamos alcanzar hombres no cristianos lo mejor es NO juntar ofrendas. Las ofrendas son para el ámbito de la iglesia, allí funcionan y no son malentendidas. También se sugiere cobrar una inscripción por cada participante. Esta inscripción podría ser pagada en 2 cuotas o pagos. Por ejemplo un 50% anticipadamente y el restante 50% en el día del Evento. Esta estrategia es con el fin de crear un compromiso a aportar los recursos para el Evento, en cada pastor y su grupo de hombres. Lo único que exigimos es que esto sea manejado con absoluta transparencia y el que administre estos recursos sea un equipo confiable. 5.

LUGAR - LOCALIZACIÓN DEL EVENTO - INSTALACIONES

Se escogerá el mejor y más apropiado lugar para el Evento, dependiendo naturalmente de la cantidad de hombres que serán convocados. Animamos a buscar el lugar de máxima calidad y jerarquía que encontremos en nuestra ciudad. Ya es hora de revertir la idea de que los cristianos hacemos todo con mediocridad. La sociedad actual está ofreciendo Eventos de muy alta calidad. Pensemos que nosotros hemos sido llamados para mostrar la mayor excelencia en todas las cosas. •

Lo ideal es decidir invertir en un Salón de Convenciones de un Hotel o Predio Ferial, Salones de actos de

Municipalidades, etc. Si el número previsto excediese esa capacidad, se buscará un Club, Gimnasio o Sala de Deportes cubierta. •

Este deberá ser amplio, limpio, luminoso, con ventanales, techos altos, bien ventilado y con una

atmósfera de libertad. A los hombres no les gustan los locales muy cerrados. (Sensación de encierro) •

Se designará un grupo de hombres responsables del local o salón. Estos deberán chequear

anticipadamente cada detalle. Limpieza del Salón, asientos, ventanales, dependencias, baños, papel, jabones, toallas o secamanos. etc. Correcto funcionamiento de luces, tomacorrientes, audio, sonido, instrumentos, micrófonos, prolongaciones, conexiones, Pantalla, cañón o retroproyector, etc. •

Vea la Planilla, complétela sin faltar ningún detalle, luego verifique que cada uno de sus hombres cumpla

su tarea. Felicite y anime a los que demuestren fidelidad, servicio y responsabilidad. En principio descartamos las instalaciones de las iglesias, por muy apropiadas que estas sean. La idea es no polarizar en determinada iglesia el trabajo con los varones y convocar la mayor participación posible de todas las iglesias. Al escoger con sabiduría un lugar neutro, abierto y reconocido a todos en la sociedad, estaremos saliendo al René ZANETTI

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mundo y ofreciendo una inmejorable oportunidad para que otros hombres no cristianos sean alcanzados para Dios. 6.

PROMOCION-PUBLICIDAD

Somos concientes de que necesitamos un mínimo de publicidad del Evento. Hoy ya nada se puede realizar sin una adecuada tarea de información y publicidad. Cuando decimos adecuada; es para referirnos a lo ajustado a la lógica y modestia cristiana, sin caer en un falso “mercantilismo” de la obra del Señor. Sólo que debemos ser sabios en aprovechar los recursos audio-visuales de que disponemos. Para esta tarea cada Organizador trazará un plan de promoción y de información del Evento en su ciudad y zona de influencia. Se necesitará hacerlo con 3-4 meses de anticipación. Mencionamos algunas posibles áreas a cubrir: •

Radios cristianas y seculares.

•

TV cristianas y seculares.

•

Publicaciones cristianas; El Puente, La Corriente del Espíritu, Otras locales.

•

Publicaciones, diarios, revistas locales y seculares.

•

Afiches, follet os.

•

Cartas de información y participación.

•

Otras

Es bueno dar participación a publicistas, diseñadores gráficos y/o otros entendidos en estas artes. La anticipación es clave para poder preparar cada detalle de la impresión de afiches, folletos, etc. La pauta será diseñar una publicidad para hombres en un formato masculino no religioso. Promoción e Información direccionada y personalizada: •

Informando la visión en los Concejos de Pastores y Líderes de la ciudad y región.

•

Visitando y hablando personalmente con cada Pastor con Notas, cartas, etc. y Afiches.

•

Insistiendo hasta lograr un Compromiso a participar de cada iglesia con sus hombres.

•

Llenando una Planilla de Inscripciones anticipadas por cada iglesia o pastor.

•

Cobrando una Inscripción (50% del costo del Evento) Se entregará un comprobante de pago.

Promoción e Información general: •

Afiches y volantes en las iglesias, librerías cristianas, lugares públicos, etc.

•

TV y Radios

•

Publicaciones cristianas. (El Puente-Los Elegidos-La Corriente-Otras-Etc.)

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7.

PROGRAM A BASE PARA UN EVENTO DE UN DIA DE DURACION

Esta es una estructura básica para Eventos de Un día de duración. Se deberá ajustar a la medida de las características de la Ciudad, Región, Lugar del evento, clima, etc. VEA, COMPLETE Y USE, LA PLA NILLAS SIGUIENTES PROGRAMA EVENTO ACTIVIDAD

1

Llegada-recepción-Inscripción

RESPONSABLE

HORARIO

8.30-9.30 hs.

Alabanzas-Adoración 2

9.30-12.00 hs. Ministración de la Palabra I

3

Almuerzo-Descanso-Camaradería

12.00-15.00 hs.

Alabanzas-Adoración

4

Testimonios

15.00-17.00 hs.

Ministración de la Palabra II

5

Refrigerio-Descanso

17.00-18.00 hs.

Alabanzas-Adoración

6

Ministración de la Palabra III

18.00-20.00 hs.

Ministración-Oración

7

Cierre-Despedida

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20,00-20.30 hs.

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PLANILLA DE ORGANIZACIÓN DE REUNIONES O EVENTOS

Nombre Responsable

SALON

Area-Función-Tarea

Supervisor

Observ.

LIMPIEZA ILUMINACION VENTILACION CALEFACCION ASIENTOS ORDEN-UJIERES-ETC.

EQUIPOS

REUNION

AUDIO MICROFONOS INSTRUM. MUSICALES CAÑON -PANTALLA - PC VIDEO-TV LUCES PIZARRA / PIZARRON MARCADORES / TIZAS APERTURA ALABANZAS OFRENDAS PRESENTACION ENSEÑANZA 1 ENSEÑANZA 2 ENSEÑANZA 3 DESPEDIDA

DESCANSO COMIDAS REFRIGERIO

AGUA CAFÉ / TE / MATE REFRESC. / GASEOSAS VASOS / CUBIERTOS SERVILLETAS COMIDAS

BAÑOS

LIMPIEZA AGUA JABON TOALLA PAPEL HIGIENICO

VARIOS

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OBSERVACIONES: “Al perezoso todo le parece difícil y por su negligencia todo le sale mal”. LEA CON SU EQUIPO DE HOMBRES Colosenses 3.23-24 "EL FRACASO EN PREPARARSE ES PREPARACION PARA EL FRACASO" – "EL ÉXITO ESTÁ EN LOS DETALLES" 8.

Y AHORA ALGO NUEVO

Luego que ustedes hayan finalizado este Evento. Levántense, oren al Señor y prepárense para un próximo desafío aún mayor. Inviertan en fe en hombres y Dios les dará una multiplicación con abundancia de hombres fuertes. Permítanme sugerirles algunas ideas más. §

Conviértase en un animador. Hable a otros pastores y líderes de su comunidad. Involucre a más hombres.

§

Anímense y rompan con los estereotipos y modelos inadecuados.

§

No se conforme, ni se quede con lo ya conocido.

§

Intente hacer algo que sirva para atraer a los hombres a Dios.

§

Somos concientes de que estamos haciendo un camino nuevo en esto de ministrar a los hombres.

§

Ministrar hombres es toda una especialidad. No son mujeres, tampoco niños. ¡Son Hombres!

§

Aún hoy en pleno siglo XXI, en las iglesias, no disponemos de muchos modelos para imitar.

§

Le animamos a que ustedes desarrollen algo nuevo y fresco.

§

Ustedes deberán ser creativos para desarrollar su propio Programa. Los puntos (1 al 7) anteriores sólo son una guía y no pretenden ser lo definitivo.

§

Creemos que debemos estar atentos al mover soberano del Espíritu Santo.

§

Indudablemente hay nuevas estrategias que Dios puede inspirarnos para ganar y ministrar a los hombres.

§

Anímense a abrir nuevos caminos

§

Recuerden que NO hay mucha experiencia aún en el ministrar a hombres en las iglesias.

§

Todo lo que hagamos servirá para sumar y estaremos en camino de revertir esta falta en el Pueblo de Dios.

§

Por favor luego que haga algo que sea de bendición; compártalo con otros pastores y líderes para que ellos también sean motivados con su entusiasmo.

§

RECUERDE: Ministrar a los hombres es prioritario a cualquier otro ministerio en tanto y en cuanto son los hombres los causantes de la mayoría de los problemas en el mundo.

Sean ustedes muy bendecidos. No duden en llamarnos. Estamos para servirles. Un fuerte abrazo. RENE ZANETTI

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