DIPLOMA PARA SECRETARIAS NIVEL ASISTENTE EJECUTIVA EXPERTA (207 HORAS) Presentación La Unidad de D.O. y Capacitación de la Universidad de Chile, realizó un estudio sobre las competencias que deben presentar todas las secretarias de nuestra institución. La conclusión de dicho estudio indicó que las secretarias debieran desarrollar las siguientes competencias: 1. Conocimientos técnicos del cargo (Rol, Redacción, Contabilidad, Archivos) 2. Manejo Computacional 3. Servicio al Cliente 4. Trabajo en Equipo En este contexto, junto a MANPOWER hemos implementando el Programa de Formación Continua para Secretarias de la Universidad de Chile que permita a las interesadas asumir su cargo con confianza, profesionalismo y mayor autonomía, contribuyendo de este modo a su desarrollo personal y profesional, así como al desempeño de sus actividades laborales. Adicionalmente, un segundo objetivo es poder certificar el conocimiento y la experiencia de las secretarias de la Universidad. Siendo así, el programa cuenta con dos niveles, los cuales son:  Secretariado: Nivel Asistente Ejecutiva Experta  Secretariado: Nivel Asistente de Alta Dirección El plan de estudios es el siguiente: COMPETENCIAS

NIVEL ASISTENTE EJECUTIVA EXPERTA (207 HORAS)

NIVEL ASISTENTE DE ALTA DIRECCION (208 HORAS)

Redacción empresarial Ceremonial, protocolo e imagen C. Técnicas: Contabilidad básica Conocimientos Técnicos del Comunicación y relaciones Cargo interpersonales

Excel intermedio avanzado Word avanzado, correo electrónico, internet y presentaciones eficaces Autocuidado: autoconocimiento y desarrollo personal Redacción avanzada Gestión de eventos Comunicación para la gestión

C. Transversales Servicio al Cliente C. Transversales Trabajo en Equipo

Servicio al cliente II: Taller experimental Taller de Trabajo en equipo II (Nivel avanzado)

C. Técnicas: Manejo Computacional

Excel básico intermedio Procesador de texto

Servicio al cliente I Taller Trabajo en equipo I Taller Habilidades de autogestión

Continuando con este programa, se ofrece el Diploma para Secretarias: Nivel de Asistente Ejecutiva Experta, para las secretarias que deseen iniciar el proceso de actualización de sus conocimientos. Requisitos de Inscripción 1. 2. 3. 4. 5. 6.

DEBE POSTULAR A TRAVÉS DE www.postulacion.uchile.cl (EN LA FECHA DE POSTULACIÓN). El curso está destinado a Secretarias que desempeñen sus funciones en la Universidad de Chile. El curso se realizará con 12 personas inscritas con rentas imponibles inferiores a 25 UTM. Para inscribirse deberán solicitar la inscripción y autorización de sus jefaturas. Informar al Coordinador de Capacitación, quién enviará la Inscripción Oficial a la Unidad de Capacitación Central. Tener disponibilidad y comprometerse a completar el curso en las fechas y horarios que se indican, mediante Carta de Compromiso entregada por su coordinador de capacitación.

Lugar, Fechas y Horarios de Clases Las clases se realizarán en Paulino Alfonso 351, Santiago Centro (Metro Universidad Católica). Postulaciones desde 02 hasta el 27 de abril de 2015. CURSO Excel Básico Intermedio

INICIO

TERMINO

DIAS DE CLASES

HORARIO

30 de julio de 2015

25 de agosto de 2015

Martes

17:00 a 20:00

05 de mayo de 2015

16 de junio de 2015

Martes

17:00 a 20:00

08 de septiembre de 2015

18 de noviembre de 2015

Martes

17:00 a 20:00

07 de mayo de 2015

23 de julio de 2015

Jueves

17:00 a 20:00

06 de agosto de 2015

22 de octubre de 2015

Jueves

17:00 a 20:00

Comunicación y Relaciones Interpersonales

01 de julio de 2015

12 de agosto de 2015

Miércoles

17:00 a 20:00

Servicio al Cliente I

06 de mayo de 2015

17 de junio de 2015

Miércoles

17:00 a 20:00

Taller Trabajo en Equipo

26 de agosto de 2015

07 de octubre de 2015

Miércoles

17:00 a 20:00

Taller Habilidades de Autogestión

21 de octubre de 2015

12 de noviembre de 2015

Miércoles

17:00 a 20:00

Sistema Operativo y Word Redacción Empresarial Ceremonial, Protocolo e Imagen Contabilidad Básica

Contenidos EXCEL BÁSICO INTERMEDIO 26 HORAS Repaso de Introducción a Windows El escritorio de Windows  Pasar de una ventana a otra  Cerrar ventanas  Minimizar y maximizar ventanas  Restaurar ventanas minimizadas o maximizadas  Desplazar ventanas  Cómo modificar el tamaño de una ventana  Seleccionar archivos  Crear carpetas  Modificar el nombre de archivos y carpetas  Eliminar archivos y carpetas  Copiar archivos y carpetas  Mover archivos y carpetas  Pre visualización de archivos (Vista rápida)  Cómo recuperar archivos eliminados  Administrar la papelera de reciclaje  Panel de control  Fecha y hora  Impresoras  La pantalla; su configuración  Personalizar el diseño y el fondo del escritorio  Protector de pantalla  Apariencia Programa Excel  Aspecto del programa  Hojas de cálculo  Libros de trabajo  Análisis de datos y gráficos  Ejecución de Excel  Zona de trabajo, Zona del programa  Zona del libro activo  Barra de desplazamiento

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Zona de pestañas Barra de estado Barra de fórmulas La barra de menús Cintas de Comando Personalización de la barra de acceso rápido Trabajo con la hoja de cálculo Desplazándose por la hoja Seleccionar una celda Asociar un nombre a una celda Selección de rangos Introducción de datos Rellenar una celda Formateo de datos Introducir datos en un rango Introducción de fórmulas Fórmulas simples Tipos de fórmulas Funciones Fórmulas con referencia Referencias en el libro de trabajo Fórmulas predefinidas Formas de crear una fórmula El botón Autosuma Valores de error Cortar, copiar y pegar Cortar, copiar y pegar. Descripción Mover Duplicar Gestión de Archivos Extensión de archivos Nuevo y guardar Guardar como Abrir y Cerrar Libros de trabajo Trabajar con varios libros Organización de los libros Visualización de libros de trabajo Trabajar con las hojas de un libro Formato de los datos Mejorar el aspecto de los datos

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Formato numérico Alineación de los datos Zona de Alineación de texto Zona de Orientación Zona de control del texto Formato de tipo de letra, bordes, diseño Búsqueda y sustitución Buscar Reemplazar Presentación de datos Presentación preliminar Preparar página Configurar márgenes Encabezados y pies de página Configurar hoja Diálogo imprimir Creación de gráficos El asistente para gráficos Modificación de un gráfico existente Listas Construcción y mantenimiento Fichas para modificar listas Ordenación de listas Filtros y Autofiltros Autofiltro personalizado Eliminación de filtros automáticos Fórmulas y funciones simples Referencia Relativa, Absoluta y Mixta Vínculos e hipervínculos Impresión Formateo avanzado Copiar formato Ajustar tamaño de filas y columnas Formato de celdas por secciones Autoformatos, Estilos Formato condicional Subtotales Tablas y gráficos dinámicos

SISTEMA OPERATIVO Y WORD 20 HORAS Contenidos Sistema Operativo  Introducción a la computación. Utilidad de la tecnología. Hardware y Software. Memorias. Seguridad (antivirus).  Teclado (Enter, Alt, Fija Mayúsculas, Shift, Ctrl, Retroceso y Windows)  Encender y apagar el equipo. Elementos de la Pantalla (Escritorio, Iconos, Barra de Tareas)  Uso del mouse (Botón primario y secundario)  Menú contextual Estructura y manejo de una Ventana. Uso de la barra de tareas.  Definición de Aplicación, Carpeta y Archivo.  Manejo de Carpetas (Crear, Cambiar Nombre y Eliminar.  Uso de la Papelera de Reciclaje Contenidos Programa Word  Ingresar y salir del programa Word.  Elementos de la ventana Word: barra de título, barra de menú, barra de herramientas (standard, formato y bordes), regla, página de escritura, cursor, barra de desplazamiento y barra de estado.  Menú archivo: Nuevo, Abrir, Cerrar, Guardar, Guardar Como, Vista Preliminar y Salir.  Ingresar texto en la hoja Word.  Editar texto: seleccionar, corregir, borrar e insertar.  Moverse a través del texto.  Configuración de página: márgenes, orientación y tamaño del papel, alineación vertical.  Formato de fuentes: tipo, tamaño, estilo, color, efectos, subrayados, espacio entre caracteres, cambiar mayúsculas/minúsculas y letra capital.  Formato de párrafos: alineación (derecha, centro, izquierda y justificada), interlineado, espacio anterior y posterior.  Formato de numeración y viñetas: viñetas, números y esquema numerado.  Formatos de bordes y sombreado: bordes, sombreado y bordes de página. Encabezado y pie de página.  Insertar salto de página manual y numeración de página.  Insertar imágenes (modificar tamaños y alinear).  Manejar menú tablas: insertar, eliminar filas y columnas, centrar tabla, dividir y combinar celdas, uso de bordes y sombreados en la tabla, uso de sangrías en el texto de una tabla, líneas de división.  Traspasar información de Excel a Word (planillas y gráficos).  Crear documentos personalizados: documento principal (cartas estilo bloque, semibloque y memorándos) y base de datos (en Word y Excel). REDACCIÓN EMPRESARIAL 30 HORAS

Ortografía y puntuación Redacción de Cartas  Aspectos Gramaticales  Sujeto Redactor  Concordancia Verbal  Claridad y orden  La Cohesión de los párrafos  La construcción lógica Redacción de Informes  Estructura del Informe  El propósito  El procedimiento  La materia  El análisis y discusión  Conclusiones Notas Sociales  Condolencias  Invitaciones Documentos  Certificados informativos  Certificados Recomendatorios  Análisis de Texto y Resumen CEREMONIAL, PROTOCOLO E IMAGEN 30 HORAS Protocolo profesional y normas de urbanidad  Saludo y presentaciones  El Tú y el Usted  Las conversaciones  Fórmulas de cortesía  Hablando por teléfono  Recepción de clientes y visitantes Imagen y presentación personal  Proceso en la formación de la imagen  Incidencia de la Imagen Personal en la Imagen Corporativa

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¿Qué tipo de persona es usted? Los principios de la elegancia Mejoremos nuestra imagen El look ideal Estilo personal de acuerdo a la morfología La importancia de la presentación personal El impacto de la primera impresión La confianza personal y la autoimagen

Precedencias  Precedencia de Autoridades Nacionales y Extranjeras  Autoridades Nacionales  Ministros de Estado  Agentes Diplomáticos  Protocolo Eclesiástico  Fuerzas Armadas y de Orden  Actos Organizacionales  Actos Menores de Familia o Amistad Vocativos en Chile para Autoridades Nacionales y Extranjeras Uso de los Emblemas Naciones de Chile Disposición de los elementos de la mesa  Menú tipo  Menú adecuado para visitantes extranjeros o personas de diferentes culturas y/o religiones. Organización de Eventos  Clasificación y tipos de eventos  Planificación y producción de eventos  Normas y usos de etiqueta relativa a actos sociales CONTABILIDAD BÁSICA 31 HORAS Porcentajes  Cálculo del porcentaje de un número  Incidencia porcentual Interés  Interés simple-Compuesto-Fórmulas Contabilidad

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Estados financieros y libros de registro Declaración de impuestos. Pago simultáneo. Vía Internet. Balance General P.P.M.

Documentación Bancaria  Cuenta Corriente Bancaria  Cheques-Endosos-Protestos  Conciliación bancaria Remuneraciones  Contrato laboral  Liquidación de sueldo, honorario  Finiquito  Desahucio e indemnización  Descanso maternal y fuero  Feriado progresivo  Licencias Médicas  A.F.P.  Seguro Cesantía

COMUNICACIÓN Y RELACIONES INTERPERSONALES 20 HORAS Actitudes y motivación  Formación y cambio de actitudes  La motivación en la conducta humana Comunicación interpersonal  Cómo proyectar una impresión positiva  El lenguaje corporal en el desempeño profesional  Utilización de la proxémica en el desempeño profesional Comunicación profesional  Acogida del cliente y entrega de información  Manejo de objeciones y de público difícil  El trabajo en equipo: Liderazgo, características y facilitadores Habilidades comunicativas de la asistente ejecutiva  Modelo de comunicación efectiva

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Empatía y Asertividad Barreras de la comunicación Relaciones con pares y jefaturas Cierre de la Actividad

TALLER TRABAJO EN EQUIPO 18 HORAS El rol del equipo en las organizaciones de hoy  Estrategias para generar un clima laboral armónico y colaborativo  Distinción entre grupos y equipos  Características de los equipos de trabajo exitoso  El equipo como instancia de mejoramiento continuo, de resultados y de satisfacción de necesidades humanas fundamentales  Características de un equipo eficiente  Técnicas para incrementar la sinergia grupal  El aporte de cada individuo a los resultados colectivos  Revisión de métodos para mejorar el aporte individual y obtener logros de mayor calidad. Características del líder  Cuando se es jefe y cuando se es líder  Cómo ejercer un liderazgo efectivo  Habilidades sociales de un líder  La actitud positiva y la motivación  Como lograr una buena relación interpersonal  Estrategias para el manejo efectivo de conflictos y emociones al interior de los equipos Comunicación como base para el desarrollo de las relaciones interpersonales  Comunicación verbal y no verbal  Reglas de la comunicación y escucha activa  Reconociendo las barreras en la comunicación  La escucha activa, asertividad y empatía  Técnicas de asertividad  Recursos personales para mejorar la comunicación interpersonal Qué motiva en el trabajo  La motivación puede ser autorregulada o regulada por el ambiente  Características de la conducta motivada  La necesidad de un equipo motivado

SERVICIO AL CLIENTE 20 HORAS Habilidades Comunicacionales  Empatía y Asertividad  El arte de escuchar y el arte de preguntar  Aptitud / Actitud  Iniciativa, Respeto, Tolerancia y Aceptación de la Diversidad  Conversación; Diálogo sistemático y/o Monólogo  Esquema y técnicas para un diálogo Asertivo - Evaluación Imagen Corporativa de Universidad Central  Visión y misión de Universidad Chile  Objetivos y estrategias de Universidad Chile en relación con la atención de clientes  Los colaboradores como imagen de Universidad Chile Importancia de la Atención y Orientación al Cliente  El Servicio como Factor de Desarrollo de la institución  El Cliente Interno y Externo; Usuarios; Estudiantes; Proveedores y Otras Relaciones  Taller: Calidad Total = Excelencia en el Servicio Atención Telefónica  Recepción y correcta derivación de mensajes  Compromiso con el cliente telefónico  Clientes con particularidades especiales  Saber escuchar  Tipos de clientes: seguro , enfadado, pasivo, charlatán  Organización de su Estación de Trabajo  Posición Corporal.: relajación del cansancio en general ejercicios para aliviar la tensión de muñecas y manos Asesoramiento y atención de reclamos  El asesoramiento al cliente  Actitudes adecuadas ante los reclamos  Técnicas de resolución de conflictos  Proceso de atención de reclamos  Errores más frecuentes en la atención de reclamos  Modelo de Atención Universidad de Chile

TALLER HABILIDADES DE AUTOGESTIÓN 12 HORAS        

El Aprendizaje como herramienta para expandir mis capacidades. Autoconocimiento y Hacerse Cargo: Teoría del Observador (percepciones), el Poder de nuestro lenguaje, Estados de ánimo y Emociones para la acción, Juicios (que nos abren y cierran posibilidades en nuestro desempeño diario) Habilidades cognitivas y conductuales de la escucha empática Herramientas comunicacionales para la acción: Escucha Activa, Coordinación de Acciones (pedidos, ofertas y promesas), Asertividad, Tipos de conversaciones y sus diseños para la acción. Generar ideas transformadoras y de enfrentar los problemas creativamente Técnicas para generar ideas creativas a partir de preguntas y cuestionario Habilidades personales que potencian la creatividad y las etapas de elaboración de una idea innovadora. El poder personal (“empoderamiento”).