Características del profesional eficaz _______________________________________________________________________

Diplomado para el Desarrollo del Ejecutivo Eficaz

HP090 - Características del profesional eficaz

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Introducción Para que un ejecutivo sea eficaz, enfocarse en los resultados que mayor impacto estratégico y económico tengan es primordial. Las épocas modernas no toleran errores en la conceptualización del impacto de los objetivos, ni en la suplantación de objetivos estratégicos por objetivos menos importantes. El ejecutivo debe enfocarse directamente a lo que mayor valor agregado tenga en la organización a su cargo, por su propio crecimiento personal y el de su empresa. Por ello, es importante no sólo definir correctamente los objetivos, sino también entender su trascendencia con el fin de orientarse a su cumplimiento.

¡Bienvenido al curso " Características del profesional eficaz "!

Tema 1. Eficiencia El Ing. Sánchez recibe las características del producto, las cuales señalan la necesidad de hacer un producto que cumpla especificaciones estrictas y a un costo competitivo internacional, la amenaza China está presente.

El Ing. Sánchez reúne al equipo de diseño y al gerente de ventas, con los cuales entabla una plática en la que les recuerda los fundamentos de la empresa y les dice que en el diseño para manufactura deben de considerar que al momento de la producción todos los recursos deben ser optimizados, tanto los materiales, como el tiempo de máquina y de operario.

El producto tendrá que ser entregado en el menor tiempo, con el mejor diseño y al menor costo, es decir de manera eficiente. Disculpen, pero no me queda muy claro lo que es trabajar con eficiencia.

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Ante este cuestionamiento el Gerente de ventas hace una breve presentación de este enfoque de trabajo. Compañía transforma básicos de producción como: mano de obra, terrenos, capital, administración Know-how tecnológico en Productos bienes y servicios que genera una empresa. La eficiencia se mide por el costo de los insumos necesarios para generar determinado producto. Organización eficiente = costo menor de insumos = bajos costos

Por consiguiente, la eficiencia ayuda a que una organización logre una ventaja competitiva a bajos costos. Una de las claves para lograr alta eficiencia consiste en utilizar los insumos en la forma más productiva posible. El componente de la eficiencia más importante para la mayoría de las compañías es la productividad del trabajador, la cual usualmente se mide teniendo en cuenta la producción por empleado. Al tener como constante esta condición, la empresa con la mayor productividad por trabajador en una industria, usualmente tendrá los menores costos de producción. En otras palabras esa organización tendrá una ventaja competitiva en base a sus costos. Eficiencia es el criterio económico que revela la capacidad administrativa de productor el máximo de resultados con el mínimo de recursos, energía y tiempo.

Una vez aclarado lo que es la eficiencia el Ing. Sánchez y el Gerente de Ventas conversaron sobre la conformación del equipo de trabajo. Ing. Sánchez: Ahora que todos conocemos que es lo que el cliente desea, tenemos que determinar quienes serán las personas que se enfocaran en este proyecto. Gerente de ventas: Sugiero que el líder del proyecto sea el Ing. Aguirre dada su experiencia en la empresa. Ing. Sánchez: Para este caso especifico, creo conveniente que el Ing. Brizuela sea el líder del proyecto, ya que a través de los años ha demostrado ser una ________________________________________________________________________________________ DR © Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey, Universidad Virtual | México, 2009.

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persona eficiente en proyectos rápido, además sugiero que los otros miembros del equipo sean los nuevos ingenieros, ya que cuentan con habilidades técnicas como manejo de CAD y CAM que pueden facilitar para este caso la tarea de diseño. Gerente de ventas: Estoy de cuerdo en esto, pero recuerdo que el Ing. Aguirre en los proyectos con más dificultades técnicas nos ha sacado adelante y no podemos fallar. Ing. Sánchez: Es porque el Ing. Aguirre es una persona Efectiva y siempre cumple con los objetivos propuestos, pero para el inicio de este proyecto el equipo de trabajo quedara como se menciono antes siendo el líder el Ing. Brizuela.

Preguntas de reflexión ¿Considera usted que con la selección del líder del equipo el Ing. Sánchez está cumpliendo con los principios de Eficiencia? ¿Con este enfoque se cumpliría con precisión lo que el cliente está pidiendo?

Tema 2. Efectividad Después de definir el equipo de trabajo, surge una inquietud en el Gerente de ventas y sostiene el siguiente diálogo con el Director: Gerente de ventas: Ing. Sánchez, ¿con el equipo de trabajo formado cumpliremos adecuadamente lo que el cliente nos solicita? Ing. Sánchez: Debemos de analizar bien la solicitud del cliente, porque puede ser que no requiera que seamos eficientes sino efectivos para cumplir con los requerimientos. Gerente de ventas: Tiene mucha razón Ing. Sánchez, pero entonces debemos de estructurar un equipo que sea capaz de cumplir con los requerimientos actuales siendo lo mas efectivos posible. El Ingeniero Sánchez le pide al Gerente de ventas que especifique lo que es la efectividad, por lo que él presenta el siguiente material: ________________________________________________________________________________________ DR © Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey, Universidad Virtual | México, 2009.

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En un entorno global en el cual la flexibilidad por parte de las empresas no es ya un lujo, sino un requisito para estar a la vanguardia y ser competitivo a nivel mundial, las empresas cuentan con ciertas exigencias que deben ser respetadas para cumplir con sus requerimientos. Ahora uno de los puntos a tratar con las empresas contratantes es conocer los parámetros que exigen sus requerimientos, ya que es necesario saber si se requiere que la empresa sea eficiente o efectiva para cumplir con sus demandas. Es por esto que el término “Efectivo” ha tomado gran importancia para muchas empresas y es definido como: el criterio que refleja la capacidad administrativa de satisfacer las demandas planteadas por la comunidad externa. Efectividad: es la capacidad de respuesta a las exigencias solicitadas.

La clave de la efectividad es = producción - capacidad de producción El incremento de la efectividad y la mejora en el desempeño personal sólo es posible a través de un proceso de aprendizaje.

Pregunta de reflexión

¿El equipo de trabajo de VIRTEC cumple con los requerimientos del cliente para ser efectivo a la hora de entregar el trabajo?

Definitivamente no. Ya que el equipo diseñado se encuentra con mayor capacidad para ser eficiente más no efectivo a la hora de la entrega, entonces es necesario tomar en cuenta siempre los requerimientos principales de la empresa para poder cumplir con sus demandas y en este caso tener un tiempo de respuesta adecuado.

Existen varios niveles de efectividad, el líder debe encontrarse dentro del gerencial y organizacional, pero no queremos decir que no debe de ser efectivo a nivel personal ya que esa misma efectividad marca la congruencia para alcanzar las otras, sin conformarse con quedarse ahí.

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Tema 3. Eficacia Una vez que analizaron los enfoques de eficiencia y efectividad, el Ing. Sánchez y el gerente de ventas se plantean la necesidad de crear un equipo que sea eficaz Ing. Sánchez: Se que podemos contar con un equipo mejor preparado para cumplir con los requerimientos del cliente, pero por que no forma un equipo que cumpla con lo solicitado por el cliente y que nos ayude a utilizar el mínimo de recursos en nuestra empresa. Gerente de ventas: ¿A que se refiere con eso Ing. Sánchez? ¿Qué es lo que sugiere hacer para lograr esos dos objetivos? Ing. Sánchez: Recomiendo que conformaremos un equipo el cual sea Eficaz para cumplir con ambos objetivos planteados. El equipo que habíamos pensado primeramente estaba enfocado a ser eficiente y al conocer exactamente los requerimientos del cliente optamos por cambiar un poco el enfoque del equipo y conformarlo para que fuera efectivo, entonces lo que quiero decir es que hagamos una unión de esos equipos para conformar un equipo eficaz. Gerente de ventas: Estoy de acuerdo con eso, pero ahora quien será el líder del equipo para cumplir con los requerimientos de los clientes, recuerde que es un proyecto grande e importante y no podemos fallar. Ing. Sánchez: Lo mas conveniente es que seas lideres del proyecto, el Ing. Aguirre que es una personas efectiva y el Ing. Brizuela que es una persona eficiente completando el equipo de trabajo con los Ingenieros Camacho y Díaz que cuentan con habilidades técnicas modernas y con una gran disposición para aprender. Con esto creo que el equipo conformado será muy eficaz. Gerente de ventas: Me parece muy bien, entonces comencemos a trabajar en el proyecto.

¿Por qué formar parte de un equipo eficaz? Ser eficaz implica alcanzar las metas o resultados propuestos haciendo uso mínimo de los recursos con los que se cuenta.

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El profesional eficaz es el que acepta que no puede llegar a todo y sabe limitarse tan solo a lo importante. La eficacia del tiempo pasa por un control estricto de los elementos que lo perturban. Es recomendable considerar tres puntos de vista sobre la eficacia. Estos puntos de vista van a depender del tipo de profesional que lo manifiesta. El primer punto de vista podría ser el de un trabajador manual según sea la complejidad de la tarea que debe realizar considera su eficiencia como saber aplicar los esfuerzos donde hace falta, cuando hace falta, ni más ni menos, para conseguir el efecto deseado. El segundo punto de vista lo ejercería, por ejemplo, un deportista de alto nivel. Su ser de la eficacia consistiría en saber reservarse para darse al máximo allí donde el compromiso ha de ser total. El tercer punto de vista seria manifestado por un especialista en organización de la eficacia de las empresas. En los terrenos de su competencia habrá que esforzarse para alcanzar la mejor en calidad, la mayor producción, con el mínimo esfuerzo y con una duración optima (economía del tiempo).

No hace falta decir que estos anteriores puntos de vista son complementarios entre sí. Es por esto que la puesta en marcha de los fundamentos de la eficacia en cada caso determinado permite la obtención de mejoras en: • •

Salud: mayor dinamismo, reducción de la fatiga, menor estrés,... Tiempo: mejor utilización y mayor ganancia.

Hay que ser eficaz para hacer más y mejor que de costumbre, en fin, para ser mejor. Pero esta decisión es sólo un asunto interior de cada persona.

Si se ha tomado la decisión de ser eficaz, han de tenerse los objetivos claramente definidos. Las dos claves iniciales para conseguir la eficacia son:

La practica: Se deberá probar lo que nos enseñan los métodos de eficacia, adaptándolos a nuestro caso personal, e incluso hacer lo contrario de lo que enseñan. Pero la práctica ha de ser continuada. ________________________________________________________________________________________ DR © Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey, Universidad Virtual | México, 2009.

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El esfuerzo constante: Sabemos que la dificultad de aplicación no esta en la complejidad de los métodos que se van a utilizar, sino que exigen un esfuerzo para ponerlos en funcionamiento o en practica. Estos esfuerzos han de ser constantes, hay que volver al origen permanentemente para evitar el inevitable desvío en relación con los objetivos que nos habíamos fijado. Pregunta de reflexión ¿Considera usted que con las decisiones tomadas, el Ing. Sánchez está cumpliendo con la eficiencia y con la efectividad, en otras palabras, está siendo eficaz?

Tema 4. Los hábitos que conducen al éxito Una vez que se decidió conformar un equipo eficaz, el Ing. Sánchez consideró importante que su gente estuviera capacitada en este estilo de trabajo, por lo que le comentó lo siguiente al Gerente de Ventas: Ing. Sánchez: Acabo de contratar un curso del Círculo de Actualización Profesional del Tecnológico de Monterrey para favorecer la eficacia de nuestra organización a través del trabajo con los miembros y unas recomendaciones especificas en su estilo de trabajar que los conduzca al éxito. Gerente de ventas: Me parece una idea excelente, hay que ver cual es el material del curso.

Lo que se quiere que tengan en claro en el equipo de trabajo, es una serie de hábitos que no son más que una combinación de conocimiento, capacidades y deseos. Estos hábitos nos conducen a un nivel de madurez el cual hace que la organización tenga un crecimiento continuo. Estos hábitos son los siguientes: Los que marcan la transición de la dependencia a la independencia:

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Hábito: • • •

Proactividad Empezar con un fin en mente Establecer primero lo primero

Descripción: • • •

Hábito de la responsabilidad Hábito del liderazgo personal Hábito de la administración personal

Resultados: • • •

Libertad Sentido a la vida Priorizar lo importante Vs. lo urgente

Los que marcan la transición de la independencia a la interdependencia: • • •

Pensar en ganar / ganar Procurar primero comprender y después ser comprendido Sinergizar

Descripción: • • •

Hábito del beneficio mutuo Hábito de la comunicación efectiva Hábito de la interdependencia

Resultados: • • •

Bien común / equidad Respeto / convivencia Logros / innovación

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El séptimo hábito es un hábito de renovación: Hábito: •

Afilar la sierra

Descripción: •

Hábito de la mejora continua

Resultados: •

Balance / renovación

La relación con los niveles de crecimiento es la siguiente:

Dependencia (Victoria Privada): 1. Sea proactivo 2. Primero lo primero 3. Empiece con un fin en mente Interdependencia (Victoria Pública): 4. Piense en ganar / ganar 5. Procure primero comprender y después ser comprendido 6. Sinergice Independencia: 7. Afile la sierra

Estos niveles de Crecimiento en la madurez significan lo siguiente: • •

Dependencia: el paradigma del tú. Independencia: el paradigma del yo.

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Interdependencia: el paradigma del nosotros.

Ahora veremos la descripción de lo que significa cada uno de estos hábitos.

Primer Hábito: Sea proactivo Autoconciencia es la aptitud para pensar en los propios procesos de pensamiento. A través de la autoconciencia podemos examinar nuestros paradigmas para determinar si son principios basados en la realidad o están en función de condicionamientos y condiciones. Lo que nos hiere o daña no es lo que nos sucede, sino nuestra respuesta a lo que nos sucede. Al igual que las personas reactivas, las personas proactivas se ven influidas por los estímulos externos (físicos, sociales o psicológicos), pero su respuesta a éstos es una elección basada en valores. El enfoque proactivo consiste en cambiar de adentro hacia fuera: ser distinto y de esta manera provocar un cambio positivo en lo que está afuera. El poder de comprometernos con nosotros mismos y de mantener esos compromisos es la esencia de los hábitos básicos de la efectividad.

Segundo Hábito: Empiece con un fin en mente Empezar con un fin en mente significa comenzar con una clara comprensión de nuestro propio destino. • • •

A dónde voy Dónde estoy Cuáles son los pasos adecuados para dar con la dirección correcta.

Solo se es verdaderamente efectivo cuando se empieza con un fin en mente. Convertirse en el primer creador implica reescribir el guión de nuestra propia realidad. El modo más efectivo de empezar con el fin en mente consiste en elaborar una “constitución personal”, un enunciado de la misión personal centrada en lo que uno quiere ser y hacer, en los valores o principios que le dan fundamento. ________________________________________________________________________________________ DR © Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey, Universidad Virtual | México, 2009.

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Constitución personal – fin en mente

La “constitución personal” es la base para tomar las decisiones cotidianas y trascendentales en nuestra vida en medio de las circunstancias y emociones que nos afectan. El centro mismo de nuestro círculo de influencia es el punto de partida para escribir nuestra “constitución personal”. Lo que haya en el centro de nuestra vida será nuestra fuente de seguridad, guía, sabiduría y poder. Centro: • • • •

Seguridad Sabiduría Guía Poder

Tercer Hábito: Primero lo primero Este hábito es el fruto personal, la realización práctica del primero y el segundo. Se refiere a la segunda creación, que es la creación física. Es el ejercicio de la voluntad independiente que pasa a ser centrado en principios. El hábito de establecer primero lo primero se puede redefinir como la práctica de una autoadministración efectiva. Aún cuando el liderazgo es función primordialmente del lado derecho del cerebro, la administración alude al aspecto cerebral izquierdo, ligado a la fragmentación, el análisis, la secuencia, y el tiempo (“Administra desde la izquierda; lidera desde la derecha”). La voluntad independiente es el privilegio humano que hace posible la auto administración efectiva y se refiere a la capacidad para tomar decisiones y elegir, y después actuar en consecuencia. El grado en que hemos desarrollado nuestra voluntad independiente se mide por nuestra integridad personal. Si uno es un administrador efectivo de sí mismo, la disciplina proviene del interior.

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Pregunta de reflexión

Conforme vas leyendo cada uno de los hábitos ve pensando si lo tienes desarrollado, en el caso contrario plantéate: ¿Qué puedo hacer para desarrollar estos hábitos?

Cuarto Hábito: Piense en ganar / ganar Existen seis paradigmas de interacción humana: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Ganar/ganar Gano/pierdes Pierdo/ganas Pierdo/pierdes Gano Ganar/ganar o no hay trato

De los 5 primeros paradigmas, ganar/ganar es la única alternativa viable en las situaciones que forman parte de una realidad interdependiente e involucra: • • •

Tomar acuerdos o solución mutuamente benéficos y satisfactorios en todas las interacciones sociales. Ver la vida como un escenario cooperativo, no competitivo. No procurar el éxito “tuyo” o el “mío”, sino el mejor éxito.

El paradigma ganar / ganar o no hay trato es una expresión superior del paradigma ganar/ganar, y es principalmente aplicable a nivel empresarial. Si no podemos encontrar una solución que beneficie a ambas partes, por común acuerdo decidimos que no hay trato. Si no es posible establecer una relación ganar/ganar entre dos partes, es mejor comprenderlo desde el principio y no más tarde, cuando las expectativas creadas lleven a la desilusión de ambos.

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El principio de ganar / ganar es fundamental para el éxito en todas nuestras interacciones y abarca 5 dimensiones interdependendientes de la vida: • • • • •

Carácter Relaciones Acuerdos Sistemas Procesos

1. 2. 3. 4. 5.

Ganar carácter Ganar relaciones Ganar acuerdos Sistemas Y procesos de base

En esta gráfica carácter, relaciones y acuerdos son dimensiones de acción importantes, mientras que sistemas y procesos sirven de base para las anteriores.

Quinto Hábito: Procure primero comprender y después ser comprendido El hábito de procurar primero comprender y después ser comprendido es la clave de la comunicación interpersonal efectiva. La escucha empática implica que se atienda a la plática de la otra persona no para contestar, sino para comprender. La escucha empática entra en el marco de referencia de la otra persona, comprenderla tanto emocional como intelectualmente. Procurar primero comprender o diagnosticar antes deprescindir es un principio correcto que funge como marca de los profesionales. No se puede confiar en la prescripción de nadie, a menos que se confíe en su diagnostico.

La tendencia al escuchar en términos autobiográficos es responder con alguno de estos cuatro modos: •

Evaluación (estar de acuerdo o disentir)

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Sondeo (formulación de preguntas a partir del marco de referencia propio) Consejo (sobre la base de la experiencia propia) Interpretación (descifrar, explicar los motivos de la otra persona)

No se puede comprender verdaderamente a otra persona en tanto no exista un genuino deseo de hacerlo. Desarrollar la habilidad de escuchar empáticamente es fundamental en las relaciones interpersonales. Todos los consejos bien intencionados del mundo no son nada si no empiezan por afrontar el problema real. Saber ser comprendido es la otra mitad del quinto hábito. Procurar comprender requiere consideración; procurar ser comprendido exige coraje. Para lograr el ganar/ganar se necesita un alto grado de uno y otro. Al exponer las ideas con claridad, concreta y gráficamente y en su contexto, se consigue un aumento significativo en la credibilidad de las propuestas que uno expone.

Sexto Hábito: Sinergizar Primeramente comenzamos con varias definiciones de Sinergia: • • •

Actividad superior de la vida, la verdadera puesta a prueba y manifestación de todos los otros hábitos reunidos. Es la esencia del liderazgo transformador. Cataliza, unifica y libera las más grandes energías del interior de la persona.

El todo es la suma de sus partes, la relación de las partes entre si es una parte en y por si misma.

Es por esto que tenemos que ubicar varias relaciones para tener una cooperación creativa: •

Comunicación sinérgica: cuando se comunica con sinergia, simplemente se abre su mente, corazón y sus expresiones a nuevas posibilidades, nuevas alternativas, nuevas opciones.

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•

Sinergia en el aula: comienza con una incertidumbre en la cual maestro y alumnos no están seguros de lo que va a suceder. Seguido esto de un ambiente seguro que permite a la gente abrirse para escuchar ideas de otros.

•

Sinergia en la empresa: es una experiencia que expande la mente, ya que la gente no vuelve a ser la misma después de haber experimentado sinergia real. A menudo se intenta recrear una experiencia sinérgica particular, pero muy pocas veces se logra. Sin embargo el propósito esencial que está detrás del trabajo creativo puede recapturarse.

•

Sinergia y Comunicación: La sinergia es estimulante, al igual que la creatividad, de esta forma podemos decir que es extraordinario lo que pueden producir la apertura y la comunicación.

Relación Confianza - Niveles de Comunicación

Nivel inferior: comunicación en situaciones de baja confianza, actitud defensiva y autoprotectora. Nivel medio: comunicación respetuosa, respeto entre sí, comunicación con diplomacia aunque no con empatía. ________________________________________________________________________________________ DR © Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey, Universidad Virtual | México, 2009.

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Nivel superior: la posición sinérgica de alta confianza produce soluciones mejores que cualquier propuesta anteriormente, se disfruta de la empresa creativa, se construye una minicultura satisfactoria en y por sí misma.

Séptimo Hábito: Afile la sierra En ocasiones estamos tan ocupados aserrando que no nos damos el tiempo para afilar la sierra. El séptimo hábito engloba a todos los otros hábitos porque es el que los hace posibles. Afilar la sierra significa dar expresión a las cuatro motivaciones. Supone ejercer las cuatro dimensiones de nuestra naturaleza, regular y congruentemente, de manera sabia y equilibrada.

Social – Emocional: • •

Relación Seguridad social

Física: • • •

Ejercicio Nutrición Control del estrés

Mental: • • • •

Leer Visualizar Planifica Escribir

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Espiritual: • • • •

Clarificación de los valores Compromiso con los valores Estudio Meditación

La dimensión física: supone cuidar efectivamente nuestro cuerpo físico. El cuidado del cuerpo atiende tres áreas de mantenimiento: resistencia, flexibilidad y fuerza. La dimensión espiritual: la dimensión espiritual es nuestro núcleo, nuestro centro, el compromiso con nuestro sistema de valores. Las fuentes de inspiración, ligadas a las verdades temporales de la humanidad, adoptan en cada persona un carácter muy distinto y diferente. La dimensión mental: el desarrollo mental y la disciplina del estudio, provienen principalmente de la educación formal. Al librarnos de la disciplina de la escuela, muchos dejamos que nuestras mentes se atrofien. La educación es una renovación mental vital. La dimensión social/emocional: la dimensión social está centrada en los principios del liderazgo interpersonal, la comunicación empática y la cooperación creativa. Las dimensiones social y emocional están ligadas entre sí porque nuestra vida emocional se des Cuanto más conciencia tengamos sobre nuestros paradigmas, mayor poder tenemos para analizarlos, ponerlos en juicio, asumir responsabilidad por ellos, y abrirnos a las percepciones de otros. El cambio de paradigma tiene lugar donde finalmente logramos ver de otro modo la imagen compuesta. Si aspiramos a un cambio significativo, equilibrado, tenemos que trabajar sobre nuestros paradigmas básicos. Los paradigmas son inseparables del carácter, no podemos llegar muy lejos en la modificación de nuestro modo de ver sin cambiar simultáneamente nuestro ser; aplicando estos 7 hábitos buscamos ese cambio del ser.

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Cuanto más conciencia tengamos sobre nuestros paradigmas, mayor poder tenemos para analizarlos, ponerlos en juicio, asumir responsabilidad por ellos, y abrirnos a las percepciones de otros. El cambio de paradigma tiene lugar donde finalmente logramos ver de otro modo la imagen compuesta. Si aspiramos a un cambio significativo, equilibrado, tenemos que trabajar sobre nuestros paradigmas básicos. Los paradigmas son inseparables del carácter, no podemos llegar muy lejos en la modificación de nuestro modo de ver sin cambiar simultáneamente nuestro ser aplicando estos 7 hábitos buscamos ese cambio del ser.

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