Dirección General de Control Gubernamental Dirección de Desarrollo y Evaluación Gubernamental

Nombre del documento: INFORME DE AUDITORIA A SISTEMAS DE GESTIÓN

CLAVE: FO-14-12-018

Lugar y fecha: Colima, Col. a 09 de Junio de 2011.

Lic. Esteban Herrera Ugarte Secretario de Planeación De conformidad con los procedimientos para la realización de auditorías a sistemas de gestión de calidad implementados por esta Secretaría, se presenta el siguiente Informe de Auditoría. N° auditoría: 01/2011

Fecha de la auditoría: 26 de Mayo de 2011

Dependencia/Área Auditada: Secretaría de Planeación Objetivo de la Auditoría: Verificar la conformidad con los requisitos de la Norma ISO 9001:2008 Alcance: Áreas con procedimientos certificados Lugares: Secretaría de Planeación, Complejo Administrativo de Gobierno del Estado, Edif. A, Piso 1 Criterios de la Auditoría: R4, R4.1, R4.2, R5, R5.1, R5.2, R5.3, R5.4, R5.5, R5.6, R6, R6.1, R6.2, R6.3, R6.4, R7, R7.1, R7.2, R7.5, R8, R8.1, R8.2, R8.3, R8.4, R8.5. Exclusiones 7.3, 7.5.2 y 7.6 Auditora líder: Licda. Susana Pérez Preciado Equipo auditor: Licda. Patricia Heredia Ramírez, Ing. Cinthya Oliva Barranco, Licda. Dunnia Eliane de la Vega Preciado, Profr. J. Jesús Morfín Cuevas y Lic. Alfonso Nungaray Camacho Personal entrevistado de la Dependencia/Área auditada Nombre

Puesto

Área/Proceso

C.P. José Trinidad Pineda Lucatero

Representante de la Dirección

Capítulos 5 de la Norma ISO 9001:2008

Licda. Sandra Diaz María

Controladora de Documentos

Capítulo 4, puntos 4.1, 4.2, 4.2.1, 4.2.3 y 4.2.4 y Capítulo 6, Punto 6.2.1, 6.2.2

(4) responsables

Dueños de procesos certificados

Capitulo 7

Personal de la dependencia

Personal operativo de la dependencia

Política, Objetivos y procedimientos obligatorios

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Desarrollo de la auditoría: Se llevó a cabo la reunión de apertura de acuerdo a lo establecido en el Plan de auditoría, en dicha reunión se mencionó el objetivo, alcance, presentación del equipo auditor y la programación de las áreas a visitar, de acuerdo a los horarios establecidos en el mismo Plan de auditoría. Se hicieron algunos ajustes a los horarios establecidos y al final de la auditoría se mencionaron, de manera general, las fortalezas, áreas de oportunidad y no conformidades detectadas, las cuales se detallan a continuación: Hallazgos (Fortalezas, Áreas de oportunidad, y No conformidades) Requisito (ISO 9001)

Proceso

4. Sistema de Gestión de Calidad

NO CONFORMIDADES: - Falta definir los criterios y métodos para evaluar el desempeño de los procesos. - Falta dar un seguimiento adecuado a los procesos para validar su eficiencia.

4.1 Requisitos Generales

4.2 Requisitos de la documentación

Observaciones

Control de Documentos y Control de Registros

ÁREAS DE OPORTUNIDAD: - Desarrollar un plan para garantizar la seguridad de la información de toda la Secretaría, a través de respaldos periódicos de la información. NO CONFORMIDADES: - No se encuentra implementado al 100% el procedimiento de control de documentos, ya que no se asegura que los interesados tengan las nuevas versiones de los documentos para su aplicación y así evitar el uso de documentos obsoletos. - No se cuenta con un adecuado seguimiento y aplicación del procedimiento para el control de registros, ya que se observó que algunos registros, como en el “Formato de seguimiento de objetivos” desconocían quien lo elaboró, autorizó, distribuyó, y no todas las áreas involucradas tenían conocimiento del mismo.

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Nombre del documento: INFORME DE AUDITORIA A SISTEMAS DE GESTIÓN 5 Compromiso de la Dirección

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FORTALEZAS: - Se ha llevado a cabo la difusión de la política y objetivos de calidad a todo el personal de la Secretaría. El personal si tiene el conocimiento de los mismos. ÁREAS DE OPORTUNIDAD: - Algunas personas entrevistadas no identifican claramente quiénes son el Representante de la Dirección (RD) y el Controlador de documentos (CD).

5.1 Compromiso de la Dirección

NO CONFORMIDADES: - Falta compromiso por parte de la dirección para el desarrollo y la mejora continua del SGC.

5.2 Enfoque al Cliente

ÁREAS DE OPORTUNIDAD: - Cuentan con un buzón de quejas, pero no tiene papeletas. NO CONFORMIDADES: - La Dirección no tiene identificados los requerimientos, las necesidades y las expectativas de sus clientes, por lo tanto, no se tienen definidas las especificaciones de los productos para cumplir con dichas requerimientos. - No han aplicado encuestas de satisfacción a sus clientes.

5.3 Política de Calidad

NO CONFORMIDADES: - No se ha revisado y actualizado la política de calidad.

5.4 Planificación

ÁREAS DE OPORTUNIDAD: - Falta implementar estrategias adecuadas para el cumplimiento de los objetivos de calidad.

(8.4. Análisis de datos)

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NO CONFORMIDAD - Falta implementar indicadores para evaluar el cumplimiento de los objetivos de calidad.

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5.5 Responsabilidad y Autoridad

NO CONFORMIDADES: - Aún cuando se tiene definido un comité de calidad, así como las funciones de los integrantes del mismo, no han desempeñado sus funciones en su totalidad, por tal motivo no se lleva un seguimiento sobre el desempeño del SGC. - No cuentan con un mecanismo de comunicación interna y externa efectiva.

5.6 Revisiones por la Dirección

NO CONFORMIDADES: - Aunado a que no se cuenta con una planificación para las Revisiones por la dirección, no se han llevado a cabo las mismas, por lo tanto:  No se lleva un control y seguimiento sobre los resultados de la auditoria anterior.  No se revisan ni se lleva seguimiento sobre el estado de acciones correctivas y preventivas.  No se han generado recomendaciones de mejora en los procesos.

6.1 Provisión de Recursos

NO CONFORMIDADES: - No cuenta con los recursos necesarios para mantener el sistema de gestión de la calidad, específicamente en el ramo de mantenimiento preventivo de vehículos.

6.2 Recursos Humanos

NO CONFORMIDADES: - Se aplicaron encuestas al personal con el propósito de evaluar las competencias, pero hasta la fecha no se ha llevado a cabo un análisis de las encuestas aplicadas. - Carecen de un programa de capacitación, en temas de planeación y herramientas tecnológicas, incumpliendo uno de sus objetivos de calidad, ya que sólo se han enfocado en temas de calidad que ofrece la Dirección General de Recursos

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CLAVE: FO-14-12-018 Humanos, a través de Escuela de Gobierno y Gestión Pública. - En los expedientes de los trabajadores no se demuestra la documentación para probar la competencia necesaria, debido a que carecen de documentos comprobatorios de su educación, formación y experiencia.

6.3 Infraestructura

7.2.1 Determinación de los Requisitos Relacionados con el Producto

ÁREAS DE OPORTUNIDAD: - Al no existir un plan de mantenimiento preventivo ni correctivo de vehículos, no se puede asegurar la disponibilidad de ese equipo para cumplir las funciones. Plan de Calidad para elaborar el Informe de Gobierno

ÁREAS DE OPORTUNIDAD: - Se recomienda que el personal realice acciones para asegurar que la información necesaria para integrar el informe, llegue en tiempo y forma a la Secretaría (de conformidad con los tiempos establecidos en la ley de planeación), dada la problemática que se tiene actualmente con este punto. - No se aplica el procedimiento obligatorio para el control de producto no conforme, en los casos frecuentes en los que no se recibe la información en el plazo definido.

Plan de Calidad para elaborar el Informe de Gobierno

ÁREAS DE OPORTUNIDAD: - Se recomienda documentar el procedimiento de presentación del informe, lo anterior debido a que en el punto de uso se mostró una ruta critica en donde se establecen tiempos y responsables de las actividades que conforman el informe de gobierno, y en donde se establece que el informe preliminar se entrega a la Dirección de Comunicación Social y en el plan de calidad no se marca el vinculo con esta dependencia. - Considerar la integración del formato denominado “Dependencias que no han enviado información cuantitativa para la integración del informe” al plan de

(8.3 Producto No Conforme)

7.1 Planificación de la Realización del Producto 4.2.3 Control de Documentos

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CLAVE: FO-14-12-018 calidad en el apartado de registros de calidad, que se utilizó en el informe pasado, mediante el cual se lleva a cabo el control de que dependencias entregaron información y cuales no.

7.1 Planificación de la Realización del Producto

Plan de Calidad para elaborar el Informe de Gobierno

ÁREAS DE OPORTUNIDAD: - Se recomienda incluir en el plan de calidad, como punto de control, la validación de la información que esta lista y revisada para conformar el informe preliminar que será entregado a comunicación social. - Implementar un mecanismo para el resguardo y acceso a la información que fue proporcionada por las dependencias, (4.2.3 Control de documentos).

7.1 Planificación de la Realización del Producto

Plan de Calidad para la elaboración del compendio de indicadores

ÁREAS DE OPORTUNIDAD: - En el caso de la base de datos (para indicadores sociales y financieros) tener un control de entradas a las diferentes fuentes de información, definir cuáles son las páginas que se consultan para dar origen al compendio, el periodo de consulta de las páginas y responsable de la actividad (puesto).

4.2 Requisitos de la documentación

Plan de Calidad para Programa Operativo Anual

el

ÁREAS DE OPORTUNIDAD: - Falta enriquecer el apartado de términos y definiciones del plan, ejemplo: no se incluye la definición de SIGO, POA1, POA2, techos financieros, etc.

Plan de Calidad para Programa Operativo Anual

el

ÁREAS DE OPORTUNIDAD: - Dado que no existe una normativa que nos exija la entrega de la información del programa operativo anual, se recomienda al área encargada cambiar el plan de calidad para integrar los acuerdos asentados en la minuta o realizar una reforma a la normativa. - No existe un proceso que determine cómo se lleva a cabo la conformación de los cuadros de los techos financieros.

4.2.3 control documentos

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de

los

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- Incluir en el proceso de cierre de ejercicio, el oficio que recibe de la dependencia junto con el formato de cierre de ejercicio, a fin de garantizar la validez de la información. - Modificar la entrada del proceso de seguimiento, ya que se indica que se requiere de forma mensual la información y actualmente por razón del presupuesto no se lleva a cabo de esta manera. - Falta un formato de recepción o trazabilidad del documento porque se maneja una hoja en blanco en donde se pone la firma de recepción de la información y las instrucciones de trabajo para la integración de la información. NO CONFORMIDAD: - En algunos formatos solicitados (FO09-06-005) no aparece el pie de página que defina cuál es la versión del documento que se encuentra en el punto de uso, además, no se cuenta con un control para que las dependencias externas utilicen formatos especificados en el plan de calidad y las claves se colocan a mano por el personal del área. Plan de Calidad para el control físico de obras y acciones del ramo administrativo 20. Plan de control financiero de obras y acciones del ramo administrativo 20

8.3 Control de Producto No Conforme

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ÁREAS DE OPORTUNIDAD: - Formalizar e integrar al SGC el formato para la distribución del trabajo asignado a los supervisores. NO CONFORMIDADES: - No existen indicadores y mecanismos, para realizar el seguimiento, medición, análisis y mejora de los procesos. NO CONFORMIDADES : - Los procesos para el producto no conforme, acciones preventivas y

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CLAVE: FO-14-12-018 acciones correctivas implementados.

no

están

Conclusiones: Durante la auditoría se contó con la cooperación del personal involucrado y mostraron la disposición para realizar los cambios necesarios para el óptimo funcionamiento de de sus procesos. Sin embargo, se observa que no se ha fortalecido el Sistema de Gestión de Calidad, sólo se cumplió el objetivo de certificación y no se ha impulsado desde la alta dirección el mantenimiento y seguimiento para mejorar la eficiencia de sus procesos y la orientación a la satisfacción de sus clientes internos y externos.

Atentamente

Licda. Susana Pérez Preciado Auditora Líder

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