Dirección General de Servicio Civil Centro de Capacitación y Desarrollo Herramienta de Gestión de Formularios de Capacitación Manual de Usuario

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Elaborado por: Karla Carranza López Revisado y aprobado por: José Alberto Rodríguez Salazar

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Índice Presentación ........................................................................................................... 3 1. Ingreso a la aplicación ...................................................................................... 4 2. Utilización de la aplicación ................................................................................ 9 2.1 Formulario de Capacitación 1 (Focap-1)................................................................... 9 2.2 Formulario de Capacitación 2 (Focap-2)................................................................ 11 2.3 Formulario de Capacitación 3 (Focap-3)............................................................... 13 2.4 Formulario de Capacitación 4 (Focap-4)............................................................... 16 2.5 Formulario de Capacitación 5 (Focap-5)............................................................... 17 2.6 Formulario registro de asistencia ............................................................................ 18 2.7 Certificados de participantes .................................................................................. 18 2.8 Certificados de facilitadores.................................................................................... 22 2.9 Envío del archivo .................................................................................................... 22

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Presentación El Centro de Capacitación y Desarrollo (CECADES), con la herramienta de Gestión de Formularios de Capacitación, pretende incentivar una nueva forma de gestión pública basada en el uso de técnicas y medios electrónicos. La misma busca un cambio de los procedimientos tradicionales en físico (papel) hacia procedimientos por medios informáticos en los trámites de los Formularios de capacitación (focaps), con el objetivo de mejorar los procesos internos de las Unidades de Capacitación cubiertas por el Régimen de Servicio Civil, facilitando su labor de gestión de la capacitación en las respectivas instituciones y con ello brindar un servicio más eficiente y oportuno a los usuarios del SUCADES. Por tal motivo, este manual está dirigido a los coordinadores de dichas Unidades de Capacitación. El documento comprende dos aspectos: Formularios de capacitación y el certificado de la actividad de capacitación. Se describen distintos módulos que deben ser completados con la información requerida en cada uno de ellos. Esta información será incorporada en una base de datos administrada por el CECADES, lo cual le permitirá a éste mantener un control de las distintas actividades de capacitación que se desarrollen, y con ello tomar decisiones que permitan mejorar constantemente. El CECADES le invita a explorar la herramienta, emplearla

y aprovechar las

ventajas que esta ofrece.

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1. Ingreso a la aplicación A continuación se detallan los pasos necesario para ingresar adecuadamente a la aplicación. 1. Es necesario que descargue el archivo la dirección web indicada (se les informará oportunamente), o bien desde el correo electrónico que el facilitador(a) del CECADES le haga llegar. El archivo descargado se encuentra en formato comprimido “.rar”. Importante: En caso de que en su computadora no tenga instalado el descompresor de archivos Winrar debe descargarlo de internet e instalarlo, o bien solicitar a la Unidad de informática de su institución que le realicen la instalación.

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2. Al dar doble click sobre el archivo aparecerá el mensaje que aparece en la siguiente imagen, debe seleccionar la opción de “abrir”.

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3. Aparecerá el mensaje que se muestra en la siguiente figura, por tanto debe dar click sobre el botón “close”.

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4. Posteriormente para guardar el archivo debe dar click sobre el botón “Extract To”, como se muestra en la siguiente figura, esto le permitirá escoger la dirección en donde desea guardar el archivo para que pueda trabajar con él.

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5. Una vez guardado el archivo se podrá abrir dando doble click sobre el mismo y aparecerá la siguiente pantalla.

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Aparecerá un mensaje de “Advertencia de seguridad”, por lo que será necesario dar click en “Opciones” y seleccionar la opción: Habilitar este contenido y Aceptar, como se observa en la siguiente imagen.

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En este momento la herramienta se encuentra lista para ser empleada.

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2. Utilización de la aplicación Esta es la pantalla de ingreso y recorrido por la herramienta.

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Mediante esta se puede ingresar a los distintos formularios de capacitación, así como al registro de asistencia y la emisión de los certificados.

2.1 Formulario de Capacitación 1 (Focap-1)

Dando click en el botón “Ir a Focap-1” podrá visualizar los campos a completar, en algunos casos se selecciona de una lista, como en el campo de “Nombre de la Institución”, en otros de ingresa la información manualmente como el campo de “Nombre de la Actividad”. Al completar esta pantalla debe dar click al botón de

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Continuar para completar la segunda parte del Focap; de igual forma para pasar a la tercera pantalla del mismo. En esta pantalla existe un botón (Agregar grupos) para ingresar el número de grupos y las características de cada uno de ellos. 10

Una vez que se haya completado la información del grupo, debe dar click en el botón de “Aceptar”, e indicar si desea ingresar otro grupo. Cuando haya terminado de completar la información de los grupos, puede visualizar y en caso de ser necesario modificar la información pulsando el botón de “Ver información de grupos”. Para continuar debe dar al botón “Continuar con Focap-1” para terminar de completar la información referente a dicho Focap.

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Finalmente, cuando haya completado la información correspondiente a este Focap, podrá imprimirlo dando click en el botón “Imprimir Focap-1”. Es posible notar que en cada una de las pantallas existe un botón que indica: “Volver al Menú Principal”, con el cual podrá dirigirse a la pantalla de inicio de la herramienta. 2.2 Formulario de Capacitación 2 (Focap-2) Dando click en el botón “Ir a Focap-2” podrá visualizar los campos a completar, los cuales corresponden a las calificaciones indicadas en la evaluación de la actividad de capacitación por parte de los participantes de la misma. Para facilitar el ingreso de la información puede dar click sobre el botón “Ingresar nuevo participante” como se observa en la siguiente figura.

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Cuando haya digitado la información correspondiente al primer participante y al dar click en “Aceptar” aparecerá un mensaje que consulta si desea ingresar otro participante, en caso de querer incluir otro dar click en “sí” en caso contrario dar click en “no”, al dar click en esta opción aparecerá la pantalla en donde se encuentra ordenada toda la información que ha ingresado.

Al terminar de ingresar los datos de las encuestas, puede dar click en el botón “Continuar con Focap-2” para pasar a la última pantalla de este Focap y de esta forma completar la información necesaria. En esta misma pantalla podrá imprimir el documento en “Imprimir Focap-2”.

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2.3 Formulario de Capacitación 3 (Focap-3) Dando click en el botón “Ir a Focap-3” podrá visualizar los campos a completar, los cuales corresponden a las calificaciones indicadas en la evaluación de cada uno de los facilitadores por parte de los participantes de la actividad de capacitación. Para facilitar el ingreso de la información puede dar click sobre el botón ”Ir a ingresar datos”, como se observa en la siguiente figura.

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Con ello aparecerá un formulario en el cual incluir las evaluaciones (de 1 a100) hechas por los participantes de la actividad de capacitación de cada uno de los facilitadores, tal como se muestra en la siguiente figura.

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Si desea seguir ingresando información de un mismo facilitador (de los diferentes participantes) debe dar en el botón “Guardar datos e ingresar participante al mismo facilitador”, mientras que si desea ingresar información de otro facilitador debe dar click en el botón “Guardar datos y cambiar de facilitador”. Cuando haya terminado de ingresar la información, puede ver la información de manera ordenada pulsando el botón: “Ver registro de facilitador”. Una vez ingresada toda la información, puede visualizar los resultados dando click en el botón “Calcular evaluación por facilitador”.

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Con lo cual se generará el resumen de resultado de la evaluación por facilitador que puede ser impreso pulsando en el botón “Imprimir Focap-3”.

Además será necesario que ingrese el número de participantes de la actividad de capacitación. Si desea visualizar nuevamente el registro de los facilitadores (resultados de las distintas encuestas) debe dar click en el botón “Ver registro de facilitador”.

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2.4 Formulario de Capacitación 4 (Focap-4) Dando click en el botón “Ir a Focap-4” podrá visualizar el formulario que resume la evaluación tanto de la actividad de capacitación como de los distintos facilitadores. Para imprimir dicho formulario debe pulsar el botón “Imprimir Focap-4”.

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2.5 Formulario de Capacitación 5 (Focap-5) Dando click en el botón “Participantes y facilitadores” podrá visualizar el formulario en el cual deberá incluir los datos de los participantes de la actividad de capacitación los cuales serán empleados para elaborar los certificados y dando click en el botón “Ir a información de facilitadores” encontrará el formulario que permite ingresar la información correspondiente a los facilitadores, en este caso el nombre y la calificación aparecerán automáticamente. Ambos formularios se visualizan en las siguientes figuras. Información de participantes

Información de facilitadores

Finalmente, la información tanto de participantes como de facilitadores se puede imprimir presionando el botón “Imprimir información de participantes y facilitadores”

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2.6 Formulario registro de asistencia Este formulario puede ser impreso (dando click en “Imprimir registro de asistencia”) para que los participantes firmen haciendo constar su presencia en la actividad de capacitación. El nombre de la actividad se carga automáticamente, así como el nombre del coordinador (es); mientras que los datos de fecha y horario deben ser ingresados manualmente.

Además, los datos del número de cédula y nombre del participante aparecerán automáticamente según hayan sido ingresados en la información de los participantes, los demás datos deberán ser ingresados manualmente ya sea por el coordinador de la actividad, o bien por los participantes de las misma.

Lo anterior se observa en la siguiente figura.

2.7 Certificados de participantes

Este es un módulo de uso opcional, el cual permite cargar la información completada en los diferentes formularios, así como en el formulario de información de los participantes.

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Permite cargar el logo de las instituciones que confieren el certificado (en caso de que el logo cargado sea con fondo transparente se recomienda ponerle un fondo blanco en propiedades de relleno con el fin de que no se noten la leyenda de “insertar logo”), además indicar el nombre de dichas instituciones en el campo correspondiente, las fechas de realización de la actividad y las personas que deben firmar y el cargo que ocupan. Los demás datos se incluyen automáticamente Los datos correspondientes a cada participante aparecerán cuando se seleccione de la lista que se muestra a la derecha. Este certificado puede imprimirse pulsando el botón “Imprimir certificado”. Lo anterior se muestra en la siguiente figura.

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2.8 Certificados de facilitadores

Al igual que el módulo de certificado de los participantes, este es un módulo de uso opcional, el cual permite imprimir de manera automática el certificado de agradecimiento al facilitador, tomando en cuenta la información del nombre de la actividad y la clase de actividad que se ha indicado previamente. Información que se debe incluir manualmente: Logos (dando click en “Insertar logo”) Nombre de organización (es) que confieren el certificado Nombre del facilitador (a) Día y mes en que se confiere el certificado Nombre y puesto de los firmantes

2.9 Envío del archivo De esta forma se completa la totalidad de los requerimientos de los formularios de capacitación. Al finalizar el proceso y la totalidad de la información haya sido incorporada, debe comprimir nuevamente el archivo y enviarlo mediante correo electrónico al CECADES.

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Para comprimir el archivo siga el siguiente procedimiento: 1. De click derecho sobre el archivo y seleccione “Add to archive”.

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2. Seleccione “RAR” y pulse Aceptar.

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El archivo comprimido se guardará en la misma carpeta donde está guardado el archivo original. Este archivo comprimido será el que se debe enviar al CECADES a

la

dirección

electrónica

del

Señor

Francisco

Hernández,

a

saber:

[email protected] . 24 Para cualquier consulta puede comunicarse al correo [email protected]

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