DIVISIÓN DE CONTRATACION ADMINISTRATIVA Al contestar refiérase al oficio No.

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25 de setiembre, 2012 DCA-2267 Dr. Luis Paulino Hernández Castañeda Director Médico Hospital Dr. Rafael Ángel Calderón Guardia Estimado señor: Asunto: Se autoriza al Hospital Dr. Rafael Ángel Calderón Guardia, a modificar el contrato No. 908 sucrito entre ese Hospital y la empresa Sepicoro Ltda. El contrato referido tiene como objeto la compra de servicio para desinfección y blanqueado de limpiones, lavado y desinfección y aplanchado de gabachas. Deriva de la compra directa 2009CD-000246-2101. Monto de la ampliación es hasta por un máximo por ¢23.500.00,00 colones y se adiciona el lavado y aplanchado de 25.000 gabachas de uso hospitalario. Fecha máxima de ejecución al 31 de julio de 2013.

Se atiende su oficio HDRRACG-DM-6217-09-2012 de fecha 10 de setiembre de 2012, recibido en este órgano contralor en fecha 14 del mismo mes y año, por medio del cual plantea la autorización descrita en el asunto. A petición de este Despacho, el Hospital presenta en fecha 24 de setiembre de 2012 el documento No. HDRRACG-AGBS-1381-2012 por medio del cual amplían información de importancia para este asunto.

I. Antecedentes y justificación de la solicitud. -Que en el presento año, se tramitó la licitación nacional 2012LN-000006-2101 bajo la modalidad de entrega según demanda, para el lavado y aplanchado de gabachas de los médicos, la cual fue adjudicada el 13 de junio del año en curso, publicada en el Diario Oficial La Gaceta No. 114, a favor de la empresa Lavandería Lava Más S.A. por un monto aproximado de ¢21.875.000, precio por pieza procesada de ¢875. -Que el contrato estaba en etapa de formalización contractual y tuvieron conocimiento el 14 de agosto de 2012 a través del Director Administrativo Financiero, del oficio ALC-0004-2012 de fecha 3 de enero de 2012 (emitido por los señores Lic. Eduardo Granados Calderón, Jefe de Área de Lavandería Central C.C.S.S., Lic. Miguel Ángel Obando Rivera, Jefe de Área de Lavandería Zeledón Venegas C.C.S.S., Ing. César Pérez Pereira, Jefe Sub Área de Producción, Área Lavandería Central C.C.S.S., el Sr. Maikol González, Asistente Administrativo Lavandería Zeledón Venegas C.C.S.S.), el cual hace referencia a un registro precalificado de oferentes para el servicio de lavado de ropa hospitalaria, oficio que nunca se dio a conocer a las diversas áreas u hospitales de la CCSS,

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lo cual se puede verificar con las mismas autoridades que lo suscribieron a nivel central, y que era un registro para ser utilizado en oficinas centrales, ya que institucionalmente no se han comunicado disposiciones de aplicación uniforme para todas las áreas de la C.C.S.S., con relación al lavado y aplanchado de gabachas. -Que en dicho informe, se señala en lo que interesa sobre la empresa Lavandería Lava Más S.A. lo siguiente: “(…) Este centro de lavado no es apto para procesar ropa hospitalaria. A pesar (…) de esto, dicho centro se encuentra procesando ropa de algunos Centros de Salud de la C.C.S.S., como el Hospital Dr. Calderón Guardia, se recomienda revisar esta contratación por parte de la Dirección de Producción Industrial…”. …El centro de Lavado Lava Más S.A. no es apto para procesar de forma temporal la ropa hospitalaria proveniente de los clientes del Área Lavandería Central o el Área Lavandería Alfonso Zeledón Venegas, en caso de una contingencia. Ya que por las condiciones actuales de los equipos e infraestructura, se pone en riesgo la asepsia de la ropa ya lavada, además de que no se garantiza la eficiencia y oportunidad del servicio que se requiere en caso de una emergencia. Es importante indicar que en este momento, este centro está procesando gabachas y otras prendas del Hospital Dr. Calderón Guardia, por lo que se recomienda revisar esta contratación por parte de la Dirección de Producción Industrial”. Como consecuencia del conocimiento de dicho oficio, y al establecer el pliego de peticiones la facultad de hacer visitas o inspecciones al sitio en cualquier momento, se efectuó visita el día 23 de julio del presente año, sea a la planta de la empresa Lavandería Lava Más S.A. ubicada en San José de Goicoechea, Calle Blancos 300 metros (…) por parte de los siguientes funcionarios (…) lo que produjo el informe técnico número ALC-00746-2012 en el que se concluye: “…6. Conclusiones -Se determinó que la empresa (…) posee los permisos y documentos correspondientes solicitados por la Municipalidad, Ministerio de Salud y Ministerio de Trabajo y Seguridad Social. Pero no se evidencia que estas entidades realizaron visitas al sitio para corroborar los datos entregados por la empresa. -Se evidencio (sic) la inexistencia de procedimientos para la manipulación, el lavado, secado, planchado y empaque de la ropa que se procesa a estos centros de la Institución (…) así como los procedimientos de control de calidad del producto entregado para asegurar la asepsia requerida en este tipo de producto (ropa de uso hospitalario). -Se evidencio (sic) serias deficiencias en la infraestructura para funcionar como centro de lavado para procesar ropa de uso hospitalario, tales como: inexistencia de barreras sanitarias, inadecuada distribución de las áreas de los procesos de producción, existencia de cruces de ropa limpia con la ropa sucia, existencia de cruces de áreas de comida y áreas de trabajo, desagües descubiertos. -Se evidencio (sic) serias deficiencias en el manejo de desechos dentro de la planta de producción, tales como: inadecuado manejo de recipientes de desecho para el almacenamiento de productos químicos de lavado, inadecuado manejo de recipientes de desecho para el almacenamiento de combustibles (Aceite quemado y diesel), inadecuado manejo de los desechos comunes producidos en la planta de producción.

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-Se evidencio (sic) serias deficiencias en el almacenamiento de los combustibles, tales como: Gas LP, Aceite Quemado y Diesel. -Se evidencio (sic) serias deficiencias en materia de seguridad ocupacional e industrial dentro de la planta de producción de la empresa, tales como: falta de señalización adecuada, inadecuado resguardo de los tanques de gas LP, inadecuado resguardo de los tanques de almacenamiento de combustible (Aceite quemado y diesel) inadecuado diseño de la instalación eléctrica de la planta de producción, inexistencia de sistemas de ventilación y contra incendios. -Se evidencio (sic) que la estructura de la planta de producción es muy antigua y tiene un grado de deterioro muy alto…”. -Que ante esos hallazgos, el criterio señala que el lugar pese a contar con el permiso de los Ministerios de Salud y de Trabajo y de Seguridad Social, no se recomienda para el procesamiento de ropa de uso hospitalario en dicha planta, pues no se garantiza la asepsia exigida para este tipo de procesos y de ropa, según comprobación que se puede hacer en las fotos de los folios 5 al 7 de la solicitud. -Que en la persona de la Licda. Gisella Gutiérrez, Asesora Legal en Contratación Administrativa del Hospital, se plantea denuncia con número de trámite 311 ante el Ministerio de Salud, Área Rectora de Salud de Goicoechea, el día 31 de julio de 2012 (anexo 3) la cual fue atendida con inspección al sitio y ante la cual, se emitió una orden sanitaria, la 311-12 en la que se coincide con los puntos expuestos en el informe ALC-00746-2012, previniendo a la empresa a que realice entre otras labores lo siguiente: En la segunda planta: Concluir el cielo raso en la zona de alta temperatura, plazo 120 días hábiles, rotular adecuadamente las superficies calientes de aplanchadoras en un plazo 10 días hábiles, dotar del equipo adecuado de recolección de derrames para el uso en caso de derrame para el tanque de 25 galones para diesel en un plazo 10 días hábiles. En la primera planta: acondicionar el establecimiento de tal manera que la entrada de la ropa sucia no sea la misma de la de ropa limpia en un plazo 20 días hábiles, dotar al establecimiento de un sistema de tratamiento de aguas residuales aprobado por el Ministerio de Salud según los reglamentos específicos para tal fin en un plazo 120 días hábiles, entre otros. -Que ante la grave situación en la que media un incumplimiento de los procesos y de la asepsia requerida para el lavado, desinfección y aplanchado de las gabachas de los médicos y técnicos tal y como se requiere en el cartel, pese al plan remedial planteado por la empresa (anexo 4) no es posible en aras de salvaguardar el interés público, entregar las gabachas a la empresa de cita para su procesamiento, ya que se puede poner en peligro la higiene en las distintas consultas que realizan los médicos con los usuarios y pacientes, se podría generar una fuente de transmisión de infecciones cruzadas, agravándose la situación, debido a que los hospitales albergan en los servicios de hospitalizados un número importante de pacientes inmunosuprimidos, no sólo por sus patologías de fondo, sino que también por el tratamiento que reciben, lo cual los hace susceptibles y vulnerables a infecciones. -Que el día 4 de setiembre del año en curso, se emite resolución MEC-004-2012 de medida cautelar de suspensión de la orden de compra No. 351, contratista Lavandería Lava Más S.A., ello con relación a la licitación de referencia según artículos 14.2 y 14.6 de la Ley General de la Administración Pública (anexo 5).

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-Que está en ejecución actualmente el contrato número 908 con la empresa SEPICORO Ltda., producto de la compra directa 2009CD-000246-2101, por “Servicios para Desinfección y Blanqueado de Limpiones, Lavado, Desinfección y Aplanchado de Gabachas”, contrato que se gestionó específicamente para el área de Nutrición en el año 2009, lo anterior debido a que según oficio HDRRACG-SN-963-09-12, de la jefatura del Servicio de Nutrición (anexo 7) la legislación vigente exige que “Los visitantes de las zonas de procesamiento o manipulación de alimentos, deben seguir las normas de comportamiento y disposiciones que se establezcan en la organización con el fin de evitar la contaminación de los alimentos” (Reglamento Técnico Centroamericano, Decreto No. 33724, Gaceta No. 82 del 30 de abril del 2007. P13) y para el cumplimiento de esto se cuenta con gabachas para los visitantes que en la rutina de trabajo deben ingresar al área donde se preparan alimentos (tales como trabajadores de mantenimiento, inspectores del Ministerio de Salud, Instituto Nacional de Seguros, Auditoría, por citar algunos). -Que debe asegurarse que esas gabachas, que constituyen barreras físicas para evitar la contaminación de los alimentos, hayan sido lavadas y desinfectadas para cumplir con su cometido, de ahí que el material tanto de los limpiones como de las gabachas utilizadas en el Servicio de Nutrición, son de materiales livianos, los primeros de tela ojo de perdiz, 100% algodón, las segundas de lineta, por lo que se requieren procesos diferenciados de lavado y desinfección, a fin de prolongar la vida útil y de asegurar la higienización requerida para el proceso que se lleva a cabo en el Servicio de Nutrición. -Que ante esa situación apremiante teniendo ya consolidado un contrato que básicamente refiere al lavado de planchado de ropa en uso de hospitales, existe la posibilidad de ampliar el contrato al menos para solventar la necesidad hasta el 31 de julio de 2013, fecha en que vencería el contrato número 908. -Que por ello, con base en el artículo 200 párrafo penúltimo del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, solicita el Hospital autorización para poder ampliar en más del 50% el contrato 908 de cita, aumentando una cantidad de 25000 gabachas adicionales con un costo de ¢940 colones por pieza según cotización adjunta (anexo 8) para un total de dicha ampliación de ¢23.500.000,00 colones, contenido presupuestario con el cual cuenta este hospital, según certificación adjunta en el anexo 9. -Que con relación al mercado que ofrece este tipo de servicios, se realizó el estudio para conocer los distintos precios para el lavado, desinfección y aplanchado de las gabachas, se requirió cotización a las siguientes que se citan en el párrafo siguiente las cuales ya fueron inspeccionadas y avaladas técnicamente en el oficio ALC-0004-2012 por parte del Ing. César Pérez Pereira, Jefe Sub Área de Producción, Área Lavandería Central C.C.S.S., (anexo 10). -Que Lavanderías Ana Maritza Cerdas Ramírez (MARIMAR) cotiza un precio unitario de ¢950 colones y Asesoría Industrial 2100 S.A. (BETAMATIC) cotiza un precio unitario de $2.00. -Que de lo anterior se desprende que debido a la necesidad de contar con el lavado y aplanchado de gabachas ya que éste servicio es indispensable para el Centro porque la Institución no puede en estos momentos suplir la necesidad, y por cuanto es requerido ese servicio por los diversos funcionarios tanto médico como paramédico del hospital, (que las utilicen en la prestación de los servicios para la protección del usuario contra derrame de químicos y del medio ambiente de

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trabajado contaminado durante el tratamiento o interacción con los pacientes), se solicita en aplicación del artículo 200 citado, para ampliar en más del 50% del contrato 908 que está vigente y fue suscrito con n la empresa SEPICORO Ltda. -Que la ampliación es viable porque se cumplen con los siguientes requisitos: El aumento del contrato, no le cambia la naturaleza, ni tampoco le impide cumplir con la funcionalidad o fin inicialmente propuesto en la relación contractual, ya que el objetivo de la mima es mantener la asepsia en las relaciones y gestiones nosocomiales. El aumento se trata del mismo servicio o sea lavado, desinfección y aplanchado de gabachas. La necesidad surge como una causa imprevisible, ya que como se explicó anteriormente, el contratista de la Licitación Nacional mencionada cumple con lo requerido en el cartel de ese proceso, pero fue hasta la etapa de formalización que se enteraron que la empresa Lava Más S.A. no es apta para procesar de forma temporal la ropa hospitalaria proveniente de los clientes, ya que por las condiciones actuales de los equipos e infraestructura, se pone en riesgo la asepsia de la ropa ya lavada, al punto que se emitió la medida cautelar referida y está en trámite la resolución contractual al amparo del numeral 204 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. Que es la mejor forma de satisfacer el interés, ya que existe un contrato con la empresa SEPICORO Ltda., la cual tiene la capacidad y las condiciones de asepsia requeridas para el tratamiento de las gabachas, según informe técnico del Ing. César Pérez Pereira en oficio ALC-0872-2012 (ANEXO II) y con el transcurso del contrato 908 se ha demostrado la ejecución correcta y ofrece un precio menor a las otras empresas capacitadas y avaladas técnicamente para dicho servicio. -El monto por el que se pide ampliar el contrato es por ¢23.500.000,00 colones. El Hospital, adiciona la siguiente información presentada en fecha 24 de setiembre de 2012 e indica: -Que en relación al oficio HDRRACG-SN-963-2012 del 13 de setiembre de 2012, que señala en el último párrafo lo siguiente: “…el material tanto de los limpiones como de las gabachas utilizadas en el Servicios de Nutrición son de material livianos, los primeros de tala de ojo de perdiz 100% algodón las segundas de lineta, por lo que se requieren procesos diferenciados del resto de ropa hospitalaria para su lavado y desinfección (…)”, se calara que cuando se hace referencia a procesos diferenciados del resto de ropa hospitalaria, se debe entender que es en el caso de los limpiones, debido a que éstos se utilizan en las superficies que están en contacto directo con los alimentos, POR LO QUE DEBEN TENER UN PROCESO APARTE. De ahí que esta Jefatura no ve impedimento alguno en que se haga una adenda de ampliación para el lavado y aplanchado de gabachas al contrato 908, siempre y cuando los limpiones se laven y desinfecten en procesos separados…”. 1

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El oficio es firmado por la Dra. Nelsi Moreira Castro, Nutricionista Jefe, Servicio de Nutrición del Hospital.

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II. Criterio de la División. De lo señalado en los artículos 12 de la Ley de Contratación Administrativa y 200 del Reglamento de Contratación Administrativa, se colige que la Administración está facultada a para realizar modificaciones de contratos que se encuentren en ejecución sin necesidad de acudir y solicitar autorización de este órgano contralor, siempre y cuando se cumplan todos y cada uno de los requerimientos que mencionan los artículos referidos y exista la debida acreditación de esa situación y en el tanto no se encuentre dentro de los supuestos regulados en el párrafo penúltimo del artículo 200 indicado. En el caso concreto y a partir de lo expuesto líneas supra, se desprende que el Hospital acude ante este órgano contralor a efectos de modificar el contrato No. 908 citado con antelación, lo anterior, al amparo del artículo 200 párrafo penúltimo, esto a efectos de ampliar el contrato para que a partir de él, se pueda realizar el lavado y aplanchado de gabachas de uso en el hospital, lo cual sería un total de 25000unidades que implican un monto máximo de ¢23.500.000,00; situación se entiende imprevisible, ante el hecho de que el Hospital no puede continuar con la ejecución de la licitación nacional 2012LN-000006-2101 promovida (bajo la modalidad de entrega según demanda), para el lavado y aplanchado de gabachas de los médicos, la cual como se expuso supra, fue adjudicada a la empresa Lavandería Lava Más S.A. Se ha expuesto a lo largo de este oficio por parte del Hospital las razones por las cuales ese nosocomio no debe continuar y ejecutar la licitación de cita, ya que se han detectado condiciones inapropiadas con la empresa Lavandería Lava Más S.A., por lo que no resulta conveniente ni apropiado que esa empresa preste el servicio que le fuera adjudicado. Entre los inconvenientes podemos recatar los siguientes: La empresa no es apta para procesar la ropa hospitalaria, se pone en riesgo la asepsia de la ropa ya lavada, no se garantiza la eficiencia y oportunidad del servicio que se requiere en caso de una emergencia, se evidenció la inexistencia de procedimientos para la manipulación, el lavado, secado, planchado y empaque de la ropa que se procesa a estos centros de la Institución, deficiencias en la infraestructura tales como inexistencia de barreras sanitarias, inadecuada distribución de las áreas de los procesos de producción, existencia de cruces de ropa limpia con la ropa sucia, existencia de cruces de áreas de comida y áreas de trabajo, desagües descubiertos, deficiencias en el manejo de desechos dentro de la planta de producción, entre otros. Deviene entonces indicar que, de la narración hecha en el párrafo anterior, en criterio de esta División, se logra desprender que la Administración se enfrenta ante una situación imprevisible, pues no fue sino hasta el momento de formalizar el contrato que nace de la licitación enunciada que el Hospital se enteró de las condiciones (inconvenientes u otros destacados en el apartado anterior) que presenta la empresa Lavandería Lava Más S.A., de lo cual tuvo conocimiento por oficios e investigaciones realizadas por distintas instancias de la misma C.C.S.S., lo que sin duda impide continuar con ese contrato. No se puede dejar de lado en el caso concreto la importancia de la asepsia en el lavado de ropa, que se den las condiciones de ejecución contractual en ese sentido, con empresas con instalaciones y procedimientos adecuados según el objeto y fin a alcanzar con la contratación, todo en pro y

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defensa de las condiciones de higiene y de salud propias de un centro de atención hospitalaria, máxime que en este caso nos encontramos con ropa que está siendo utilizada por personal médico el cual está en contacto directo con otros funcionarios que laboran en ese nosocomio, pacientes, visitantes, personas internadas y usuarios en general del centro médico. Esto hace necesario, que para satisfacer el interés público, proteger la continuidad del servicio prestado en el Hospital en condiciones propias y en respeto al derecho a la salud de las personas, resulte viable la ampliación de contrato que tiene el Hospital actualmente vigente con la empresa Sepicoro Ltda., y que fuera suscrito para la compra de servicio para desinfección y blanqueado de limpiones, lavado y desinfección y aplanchado de gabachas para el servicio de nutrición según lo narrado páginas atrás, contrato que deriva de la compra directa 2009CD-000246-2101. Se destaca de los mismos antecedentes enviados por el Hospital, que personal del nosocomio informa que no se observa impedimento alguno en que se haga una adenda de ampliación para el lavado y aplanchado de gabachas de personal médico al contrato 908, advirtiendo que los limpiones del servicio de nutrición se laven y desinfecten en procesos separados. Lo anterior permite afirmar que en definitiva no se cambia la naturaleza del contrato, pues siempre es un lavado de ropa similar a la contratada inicialmente, no obstante la sociedad de recién mención, ha cotizado que el precio para realizar el lavado y aplanchado de gabachas de personal médico es de un monto unitario de ¢940 colones por gabacha, y el hospital refiere que la ampliación sea por un total de 25.000 gabachas hasta la fecha 31 de julio de 2013, lo que implica un precio de ¢23.500.000,00 colones, lo que configura entonces que con la ampliación pretendida se supera el 50% del monto del contrato original el cual fue suscrito por un precio de ¢9.414.000,00.2 . Lo señalado en el párrafo anterior implica efectivamente que la situación fáctica se enmarque dentro del párrafo penúltimo del artículo 200 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, por lo que esta División -ante las razones expuestas por el nosocomio y los cuadros fácticos descritos en este oficio, y las consideraciones propias de esta División, aunado al conocimiento real de la necesidad que tiene el Hospital de contar con el servicio de lavado y aplanchado de gabachas de personal médico-, no tiene óbice legal en que se pueda efectuar la modificación al contrato No. 908 sucrito entre el Hospital Dr. Rafael Ángel Calderón Guardia y la empresa Sepicoro Ltda., autorización que se otorga en este acto y que queda sujeta a las condiciones que se exponen en el apartado siguiente.

III. Condiciones bajo las que se otorga la autorización. 1- Se autoriza ampliar el contrato que está en ejecución actualmente entre el Hospital y la empresa Sepicoro Ltda., contrato No. 908. El monto máximo de ampliación es por ¢23.500.000,00 colones, que implica un máximo de 25000 gabachas de personal médico. 2- El plazo que se autoriza es hasta el 31 de de julio de 2013, fecha en que se entiende finaliza la ejecución del contrato original, según lo informa el Hospital

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Monto tomado de la copia del contrato enviada por el Hospital junto la solicitud planteada a este órgano contralor.

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3- Es de exclusiva responsabilidad de la Administración que el precio que implica la modificación contractual sea razonable y que la cantidad de gabachas haya sido determinada con precisión, previo estudio técnico, esto por cuanto en la cotización de la sociedad mencionada se hizo referencia a una cantidad aproximada mensual de 1340 unidades por mes. 4- Se deja bajo exclusiva responsabilidad de esa Administración verificar que el contratista no cuente con prohibiciones para contratar con el Estado y que no se encuentre inhabilitado para contratar con la Administración Pública, de conformidad con lo dispuesto por el régimen de prohibiciones para contratar con el Estado (artículos 22, 22 bis de la Ley de la Contratación Administrativa y 22 y 23 de su Reglamento). No se omite manifestar que habiéndose consultado el sistema de Compra Red en fecha 24 de setiembre de 2012, no se observa que la empresa Sepicoro Ltda. cuente con sanciones de inhabilitación u otros para contratar con la Administración. Constancia de ese hecho forma parte de estos antecedentes. 5- La empresa contratista deberá estar al día en sus obligaciones con la seguridad social durante todo el tiempo de ejecución contractual. 6- Es de exclusiva responsabilidad de la Administración la debida existencia de contenido presupuestario para hacer frente a la obligación adquirida con la modificación contractual. Quedan formando parte de los antecedentes de esta autorización las certificaciones de presupuesto enviadas por el Hospital para acreditar tener presupuesto para hacerle frente a la erogación. 7- El adenda que se suscriba no requiere refrendo contralor, pero si deberá contar con aprobación interna de manera que se verifique que todo lo aquí condicionado se cumple. El clausulado de dicha adenda deberá regular con precisión los derechos y obligaciones de las partes a partir de la modificación contractual que aquí se autoriza. 8- Toda la documentación que respalde y fundamente la modificación contractual, deberá constar dentro del expediente administrativo realizado a esos efectos. 9- El Hospital debe realizar togas las gestiones legales y administrativas que en derecho correspondan a efectos de resolver el contrato derivado de la licitación nacional 2012LN000006, en cuyo proceso resultó adjudicada la empresa Lavandería Lava Más S.A. Atentamente,

Lic. Marco Vinicio Alvarado Quesada Gerente Asociado

KGVC/yhg Ni: 17615, 18232 Ci: Archivo central G: 2012002383-1

MSc. Kathia G. Volio Cordero Fiscalizadora