Documentación del producto SAP Business ByDesign Mayo 2014

Marketing

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Tabla de contenidos

1

Marketing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5

2

Conceptos básicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

6

2.1

Gestión de campañas y grupos objetivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

6

2.2

Procesamiento de leads . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

12

2.3

Procesamiento de oportunidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

14

2.4

Gestión de actividades . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

17

2.5

Escenario empresarial Del marketing a la oportunidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

20

3

Vista Leads . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

24

3.1

Guía rápida de Leads (en Marketing) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

24

3.2

Tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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Crear leads con Microsoft Excel® . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

28

Exportar datos comerciales con Microsoft Excel® . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

30

4

Vista Información del mercado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

32

4.1

Guía rápida de información del mercado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

32

4.2

Conceptos básicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

34

Centro de documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

34

5

Vista Competidores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

35

5.1

Guía rápida Competidores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

35

5.2

Conceptos básicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

37

Resúmenes de socios comerciales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

37

6

Vista Productos de la competencia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

39

6.1

Guía rápida sobre productos de la competencia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

39

7

Vista Grupos objetivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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7.1

Guía rápida de Grupos objetivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

42

7.2

Tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

44

Crear un grupo objetivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

44

Crear un grupo objetivo mediante Microsoft Excel® . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

47

Editar un grupo objetivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

49

8

Vista Gestión de campañas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

53

8.1

Vista de campañas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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SAP Business ByDesign Mayo 2014 Tabla de contenidos

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8.2

9

Guía rápida Campañas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

53

Conceptos básicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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Tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

70

Vista de opciones de respuesta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

75

Guía rápida de opciones de respuesta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

75

Vista Informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

77

9.1

Documentos de ventas ligados a un lead . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

77

9.2

Número de leads . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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1 Marketing

Resumen Al ayudarlo a gestionar mejor sus actividades de marketing y preventa, incluidos el desarrollo del mercado y la gestión de campañas y leads, la solución SAP Business ByDesign ofrece más control sobre sus contratos de venta y servicio. Dado que SAP Business ByDesign realiza el seguimiento de la información de clientes y clientes potenciales, su equipo de ventas tiene toda la información que necesita en cualquier momento durante el proceso de venta.

Relevancia El área empresarial de marketing es relevante si necesita asistencia para lo siguiente: ●

Desarrollo de mercado

●

Gestión de campañas

Beneficios ●

Sus gerentes podrán preparar estrategias de marketing y ventas muy efectivas. La solución SAP Business ByDesign permite recabar fácilmente amplios conocimientos de sus competidores y sus productos, servicios y precios. Mediante el uso de un repositorio central de información de mercado en SAP Business ByDesign, usted y el personal de su empresa podrán almacenar y gestionar información en profundidad sobre mercados, clientes y competidores. Como resultado, su organización podrá orientar con precisión sus estrategias de venta y marketing. Su equipo de ventas podrá utilizar esta información para ajustar sus tácticas de venta con precisión y posicionar mejor sus productos y servicios.

●

La integración perfecta del proceso pone la información recogida durante la generación de leads a disposición de todas las demás actividades de marketing y ventas. Debido a la estrecha integración entre sus procesos de marketing y ventas en SAP Business ByDesign, toda la información recogida durante la generación de leads se transfiere automáticamente al equipo de ventas. Los profesionales de marketing pueden determinar el número y la calidad de leads y el número de oportunidades y ventas obtenidas finalmente. Con esta información, los profesionales de marketing podrán ajustar con precisión la orientación y los mensajes de actividades de marketing.

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2 Conceptos básicos

2.1 Gestión de campañas y grupos objetivo Resumen Grupos objetivo y Gestión de campañas proporcionan una forma efectiva para que los profesionales de ventas y marketing de su empresa capten clientes potenciales o grupos de clientes para generar nuevas operaciones o reforzar relaciones. Una estrategia clave para tener éxito con el marketing es la habilidad de consultar la base de datos de clientes y crear diferentes grupos objetivo, lo que le permitirá dirigirse a sus clientes de manera más eficiente durante las campañas de marketing. Los grupos objetivo son listas de clientes y contactos que tienen al menos un parámetro de búsqueda en común. También es posible añadir de manera manual a clientes y contactos que no coinciden con los parámetros de búsqueda, pero que deben incluirse de todos modos en el grupo objetivo. La empresa puede asignar un grupo objetivo a una campaña con el fin de planificar, ejecutar y medir los resultados de la campaña desde SAP Business ByDesign. La realización de una campaña genera una plantilla de Microsoft Excel® que puede distribuirse a una agencia de marketing que luego contacta a los miembros del grupo objetivo o que puede distribuirse como una fuente de entrada en Microsoft Mail Merge u otros sistemas de correo electrónico.

Beneficios La gestión de campañas y grupos objetivo es relevante para todas las empresas de ventas y marketing cuyos empleados utilizan esta función para segmentar el mercado y dirigirse a los clientes o posibles clientes apropiados. La gestión de campañas y grupos objetivo le permite: ●

Crear nuevos grupos objetivo mediante un método fácil y paso a paso que permite seleccionar clientes y contactos según los diferentes parámetros de búsqueda o la información de respuesta.

●

Verificar la direccionabilidad de los miembros del grupo objetivo con respecto a diferentes canales de comunicación.

●

Buscar, ver, crear, editar y realizar campañas.

●

Crear automáticamente actividades para el historial de clientes y contactos de una campaña.

●

Crear y añadir respuestas a una campaña o utilizar códigos de respuesta para registrar fácilmente las respuestas de campaña.

●

Supervisar los indicadores de rendimiento clave de una campaña y verificar rápidamente quién fue contactado, quién no fue contactado y los motivos, quién respondió y mediante qué canal, y quién aún no ha respondido.

Requisitos previos Se aplican los siguientes requisitos previos:

6

●

La gestión de campañas está habilitada en su configuración de la solución.

●

Para crear respuestas automáticas a campañas mediante sincronización del correo electrónico, la integración de oficina y escritorio debe estar habilitada.

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SAP Business ByDesign Mayo 2014 Conceptos básicos

Generalmente, un administrador selecciona las opciones de configuración. Si no dispone de la autorización necesaria, póngase en contacto con su administrador. Para acceder a estas opciones empresariales, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Editar alcance del proyecto . En la etapa del proyecto Definición del alcance, asegúrese de que están seleccionados los siguientes paquetes: ●

Gestión de campañas en Marketing.

●

Integración de oficina y escritorio en Intercambio de comunicación e información

Características La gestión de campañas y grupos objetivo está compuesta por los siguientes pasos:

Planificar una campaña Antes de crear una campaña, por lo general, se define un grupo objeto para contactar durante la realización de la campaña. Puede crear grupos objetivo en la vista Grupos objetivo del centro de trabajo Marketing o al seleccionar Nuevo grupo objetivo en Tareas comunes. Los grupos objetivo se crean al hacer uso de las bases de datos de clientes y posibles clientes existentes en SAP Business ByDesign según los diferentes criterios de selección. Para especificar los miembros del grupo objetivo, haga clic en Actualizar miembros, seleccione la consulta relevante en el campo Mostrar e introduzca los criterios de selección requeridos. Si desea crear grupos objetivo de clientes o clientes con contactos según criterios de selección que no están disponibles en el sistema SAP Business ByDesign estándar, se pueden crear campos de ampliación y añadirlos a las pantallas de clientes o contactos. Por ejemplo, si desea crear un grupo objetivo según el número de empleados de un cliente corporativo. Para poder hacerlo, un administrador primero debe crear el campo de ampliación Número de empleados para las pantallas Cliente donde la empresa desea utilizar el grupo objetivo (por ejemplo, Nuevo cliente corporativo, Resumen de cliente corporativo). A continuación, el administrador también pone a disposición este campo de ampliación en los criterios de selección utilizados para la creación de grupos objetivo. Los siguientes pasos detallan brevemente cómo el administrador puede hacer visible el campo de ampliación en los criterios de selección de una consulta en particular: y después Grupo objetivo.

1.

En la vista Grupos objetivo, seleccione Nuevo

2.

En el menú Adaptar, seleccione Introducir modo de adaptación.

3.

En la actividad guiada, haga clic en Siguiente para avanzar al paso 2: Seleccionar miembros.

4.

En la pantalla Seleccionar miembros, en el campo Mostrar, seleccione la consulta que debe contener este campo de ampliación.

5.

Haga clic en Adaptar y seleccione Editar pantalla.

6.

En el panel de adaptación que se abre, haga clic en Campos de ampliación.

7.

Seleccione la sección para la cual es relevante el campo de ampliación.

8.

Seleccione la casilla Visible próxima al campo de ampliación Número de empleados para hacerlo visible en la pantalla actual.

9.

Ahora pruebe el campo en el modo de adaptación y, si está conforme, publique las modificaciones para todos los usuarios.

10. Si necesita este campo en otras consultas que utiliza para la creación de nuevos grupos objetivo, repita estos pasos. Para obtener más información, consulte el siguiente documento: Guía rápida de campos de ampliación

SAP Business ByDesign Mayo 2014 Conceptos básicos

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También puede crear grupos objetivo de la siguiente manera: ●

Cargar un nuevo grupo objetivo mediante Microsoft Excel® Puede crear un grupo objetivo al introducir clientes y contactos en una plantilla predefinida de Microsoft Excel y después cargar esta lista en el sistema SAP Business ByDesign.

●

Basado en una lista de trabajo En algunas vistas de los centros de trabajo es posible crear un grupo objetivo basado en una lista de trabajo. Puede crear, por ejemplo, un grupo objetivo basado en una lista de trabajo de órdenes de servicio que se completaron. Esto permite enviar un correo electrónico a los miembros del grupo objetivo y preguntarles si están satisfechos con el servicio que recibieron. Puede crear grupos objetivo a partir de listas de trabajo en las siguientes vistas de los centros de trabajo: Vista Centro de trabajo

Centro de trabajo

Clientes

Gestión de clientes

Actividades

Gestión de clientes

Contactos

Gestión de clientes

Leads

Marketing Nueva operación

Oportunidades

Nueva operación

Ofertas de venta

Nueva operación

Pedidos de clientes

Pedidos de clientes

Devoluciones

Pedidos de clientes

Productos registrados

Derechos a servicios

Contratos

Derechos a servicios

Solicitudes de servicio

Service Desk

Procesamiento de órdenes de servicio

Órdenes de servicio

Primero prepare la lista de trabajo al seleccionar la consulta relevante en el campo Mostrar o al hacer clic en Avanzado, e introducir los criterios de búsqueda relevantes. Después cree el grupo objetivo a partir de esta lista de trabajo al hacer clic en Exportar y luego A grupo objetivo. El grupo objetivo contendrá todos los clientes y contactos que coinciden con esta búsqueda y que se muestran como resultados de búsqueda en la lista de trabajo. ●

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Basado en un informe En algunos informes, puede crear un grupo objetivo basado en los resultados del informe. Por ejemplo, puede crear un grupo objetivo que agrupe a todos los clientes con los que logró más de 50.000 $ en ingresos por un producto específico durante los últimos seis meses. Puede crear grupos objetivo a partir de los siguientes informes: ● Historial de actividades ●

Número de leads

●

Canal de oportunidades

●

Volumen de oportunidades

●

Oportunidades ganadas/perdidas

●

Volumen de ofertas de venta

●

Volumen de pedidos de cliente

●

Canal de ventas

●

Estadísticas de órdenes de servicio

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SAP Business ByDesign Mayo 2014 Conceptos básicos

●

Análisis de categorías de servicio

●

Porcentaje de devolución de ventas

En primer lugar llame un informe y añada la característica Cliente a las filas o columnas. A continuación, haga clic en un ID de cliente o nombre de cliente, haga clic en la flecha que aparece junto al ID o nombre, y seleccione Exportar todos los clientes a un nuevo grupo objetivo en el menú desplegable. El grupo objetivo contendrá todos los clientes que se muestran en el informe. Además, el sistema determina de manera automática los principales contactos de estos clientes según los datos maestros del cliente y los incluye en el grupo objetivo. Si los datos maestros de un cliente en particular no tienen un contacto principal, únicamente se incluye al cliente en el grupo objetivo. Tenga en cuenta que el sistema determina los principales contactos que se introducen en los datos maestros de los clientes. Por lo tanto, es posible que algunos contactos en el grupo objetivo difieran de los contactos que se muestran en el informe. ●

Basado en las opciones de respuesta Puede crear un nuevo grupo objetivo de todos los clientes y contactos que reaccionaron ante su compaña con una opción de respuesta específica. Cuando elige los miembros para el grupo objetivo, seleccione Respuestas para campaña en el campo Mostrar. Para obtener más información acerca de las opciones de respuesta, consulte los detalles a continuación.

Antes de crear la campaña, puede verificar en el grupo objetivo si todos los miembros pueden ser contactados mediante un canal de comunicación en particular. En la pantalla Resumen de un contacto en Grupos objetivo se puede ver de qué grupos objetivo es miembro el contacto.

Crear una nueva campaña Gestión de campañas Campañas , o haciendo clic en Tareas comunes y Se pueden crear campañas yendo a seleccionando Nueva campaña. También puede crear una campaña directamente a partir de un grupo objetivo específico como una acción de seguimiento. De este modo, el grupo objetivo se asigna automáticamente a la campaña. Puede introducir una descripción de campaña y especificar un tipo de campaña. Los tipos de campaña disponibles son: campañas por fax, por llamada telefónica, por correspondencia y por correo electrónico. También puede introducir una fecha de inicio para especificar cuándo se planifica que una campaña esté activa y una fecha de fin para especificar cuándo se programa la finalización de la campaña. Puede utilizar estas fechas para facilitar la planificación de las campañas. A continuación, asigne un grupo objetivo existente al cual se destina esta campaña o cree un nuevo grupo objetivo. También puede decidir si desea permitir la creación automática de actividades para el historial de clientes y contactos desde la campaña, si se incluirán los clientes o contactos bloqueados o si se utilizará la dirección personal de los contactos para la correspondencia de la campaña. Puede asignar opciones de respuesta a una campaña si necesita especificar cómo pueden responder los miembros de un grupo objetivo. Primero define las opciones de respuesta en la vista Gestión de campañas haciendo clic en Nuevo en una de las pantallas siguientes: ●

En la vista Opciones de respuesta, en la lista de trabajo

●

En la vista Campañas, directamente en la campaña en sí, en la ficha Opciones de respuesta de la campaña

Estas opciones de respuesta se asignan automáticamente a la campaña. Por ejemplo, puede definir las siguientes opciones de respuesta: ●

Sí

●

No

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●

No estoy seguro

También puede definir opciones de respuesta más específicas, como: ●

Asistiré

●

Asistiré con dos personas

●

No asistiré

Puede clasificar las opciones de respuesta como positivas, negativas o neutrales. Una vez definidas las opciones de respuesta, puede asignarlas a la campaña en la ficha Opciones de respuesta de la campaña.

Realizar una campaña Antes de que pueda ejecutarse una campaña, debe asignársele un grupo objetivo y se debe seleccionar un tipo de campaña. La ejecución de una campaña genera una plantilla de Microsoft Excel con todos los miembros direccionables del grupo objetivo. Este archivo de Microsoft Excel puede distribuirse a una agencia de marketing la cual contacta los miembros del grupo objetivo. También se puede distribuir como una fuente de entrada en Microsoft Mail Merge u otros sistemas de correo electrónico. Todos los miembros direccionables del grupo objetivo se exportan al archivo de Microsoft Excel según el tipo de campaña que se haya asignado. Un miembro se considera direccionable si se cumplen las siguientes condiciones: ●

Se puede contactar al miembro por el tipo de campaña seleccionada. Por ejemplo, para las campañas del tipo Correo electrónico, todos los miembros del grupo objetivo cuyas direcciones de correo electrónico se han actualizado son direccionables mediante correo electrónico y por lo tanto se exportan al archivo de Microsoft Excel.

●

El estado del miembro del grupo objetivo se fija en Activo.

●

Se permite contactar al miembro, es decir, que el campo Permiso de contacto se ha fijado en Permitido o está en blanco.

Además de las direcciones de los miembros, el archivo de Microsoft Excel también incluye los códigos de respuesta. Estos son códigos únicos que se han generado automáticamente para cada miembro del grupo objetivo. La utilización de códigos de respuesta puede acelerar la creación manual de respuestas de campaña. Permiten determinar los clientes o contactos que han respondido y a qué campaña lo han hecho. Después de ejecutar una campaña, puede verificar inmediatamente con quiénes se ha contactado correctamente y con quiénes no, junto con las razones por las que el contacto no ha sido posible. Contactado en este caso, hace referencia a los miembros que se han exportado al archivo de Microsoft Excel para ser utilizados en la ejecución de la campaña y que por lo tanto están listos para ser contactados por cualquier canal de comunicación que se elija.

Gestionar las respuestas de campaña Puede registrar las respuestas al crear actividades, como correo electrónico, fax, correspondencia o llamada telefónica, y asignarles una campaña. SAP Business ByDesign proporciona varios métodos de creación de respuestas según sean creados en su mayoría por los empleados de ventas o de marketing. Los empleados de marketing pueden crear respuestas de las siguientes maneras:

10

●

De manera manual al seleccionar una campaña en la lista de trabajo Campañas y hacer clic en Añadir respuesta seguido de correo electrónico, fax, correspondencia o llamada telefónica.

●

De manera manual al añadir una respuesta en la campaña.

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En ambos casos, se abre la actividad relevante. Se propone la descripción de campaña automáticamente en el campo Campaña. Sólo debe introducir la persona que respondió. Los empleados de ventas u otro tipo de empleados pueden crear respuestas de las siguientes maneras: ●

De manera manual en la vista Actividades al crear una actividad de correo electrónico, fax, correspondencia o llamada telefónica, y asignarle una campaña.

●

De manera automática mediante la Integración de Microsoft Outlook®. Las respuestas que recibe por correo electrónico en su buzón de entrada personal pueden asignarse a una campaña y sincronizarse con SAP Business ByDesign.

Cuando crea respuestas manualmente, puede introducir una de las siguientes opciones: ●

ID de campaña Debe añadir manualmente a la persona que respondió.

●

Código de respuesta La campaña y la persona que respondió se determinan automáticamente.

Si se asignaron opciones de respuesta a la campaña, puede seleccionar la respuesta adecuada de una lista desplegable en el campo Opciones de respuesta de la actividad. Este campo está visible si se introdujo una campaña válida en el campo Campaña. La pantalla Resumen de campaña muestra toda la información importante, como la fecha de ejecución de la campaña y los indicadores de rendimiento clave, como el número de miembros contactados, el número de personas que no respondieron. Desde la pantalla Resumen de campaña puede dirigirse directamente a los detalles de respuesta y ejecución, como quién respondió y quién no. Esta información puede utilizarse fácilmente, por ejemplo, para iniciar acciones de seguimiento, como contactar a todos aquellos que respondieron mediante una nueva campaña. Para ayudarle a acceder más rápido a dicha información, puede utilizar la Búsqueda avanzada en una campaña para buscar: ●

Miembros de una campaña que no se han contactado Los resultados de búsqueda pueden exportarse a un nuevo grupo objetivo o una nueva campaña, por ejemplo, y pueden utilizarse para un tratamiento posterior. Haga clic en Detalles de ejecución y seleccione Miembros no contactados en el campo Ver.

●

Respuestas particulares a una campaña Por ejemplo, desea ver quién querría participar en un evento cercano. Haga clic en Detalles de respuesta , y seleccione Respuestas en el campo Ver.

En las pantallas Resumen de cliente y Resumen de contacto se pueden visualizar todas las campañas en que se ha contactado un cliente o contacto. En la pantalla Resumen de contacto también puede la respuesta que el contacto ha dado a una campaña en concreto y la clasificación de las respuestas. Puede visualizar esta información en el centro de trabajo Gestión de clientes: ●

Seleccione Clientes y abra un cliente. En la pantalla Resumen de cliente haga clic en Ventas .

●

Seleccione Contactos y abra un contacto.

Los detalles se muestran en Campañas.

Consulte también Guía rápida de grupos objetivo [página 42] Guía rápida Campañas [página 53] Guía rápida de opciones de respuesta [página 75]

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2.2 Procesamiento de leads Resumen El procesamiento de leads se utiliza para describir, almacenar, actualizar, gestionar y cualificar el interés potencial de un socio comercial en un producto o servicio concreto. También se utiliza para gestionar y registrar todas las interacciones con los socios comerciales en función del interés que demostraron en un producto o servicio durante un período de tiempo. La creación de un documento de lead puede ser el punto de partida dentro del escenario Del marketing a la oportunidad. Puede crear leads cuando participe en ferias o lleve el marketing por correo-e, por ejemplo. El procesamiento de leads ayuda a automatizar el proceso de preventa, lo que permite al representante de ventas concentrarse en los clientes potenciales y las ofertas más prometedores. También acelera las etapas desde el interés inicial de un socio comercial en un producto o servicio a la posterior venta de ese producto o servicio. Según el modo en que se dirija su negocio, especifique en el alcance qué leads debería crear el departamento de marketing, y luego entregarlos al departamento de ventas para el tratamiento posterior, o qué leads debería crear y procesar sólo el departamente de ventas.

Relevancia El procesamiento de leads establece y, posteriormente, influencia el interés potencial de un socio comercial en su producto o servicio. También le permite transformar un lead calificado en una oportunidad, lo que impacta directamente en los ingresos de su empresa. Ofrece a los representantes de ventas una base de datos previamente filtrada de leads abiertos. La generación de leads y la calificación es el primer paso de un ciclo de ventas bien definido y estructurado.

Requisitos previos Generalmente, un administrador selecciona las opciones de configuración. Si no dispone de la autorización necesaria, póngase en contacto con su administrador. Generación de lead y/o Gestión de leads está permitido en su configuración de la solución, dependiendo de si crea leads en marketing o en ventas. Para acceder a estas opciones empresariales, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Editar alcance del proyecto . En la etapa del proyecto Definición del alcance, debe seleccionarse uno de los siguientes paquetes empresariales: ●

Para crear leads en marketing y transferirlos a ventas: Asegúrese de que Gestión de campañas está seleccionado en Marketing. Luego seleccione Generación de leads. El concepto empresarial Gestión de leads en automáticamente.

●

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Ventas

Nueva operación

se selecciona

Para crear leads en ventas (sin transferir leads): Asegúrese de que Nueva operación está seleccionado en Ventas. Luego seleccione Gestión de leads.

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El concepto empresarial Generación de leadsen seleccionarse.

Marketing Gestión de campañas

no debería

En Preguntas puede ver si se seleccionó el procesamiento de leads para trabajar con o sin transferencia de marketing a ventas. Para ello, seleccione Todos los elementos en el campo Visualizar , luego navegue a Ventas

Nuevas operaciones

Gestión de leads

. Aparecen las siguientes opciones empresariales:

●

Procesamiento de leads con transferencia de marketing

●

Procesamiento de lead sin transferencia de marketing

Para la opción empresarial activa, se seleccionó automáticamente Sí. El usuario puede visualizar y trabajar todos los leads de las que es responsable. Si está trabajando en el centro de trabajo Nueva operación y necesita trabajar en leads asignados a colegas, debe solicitar autorización de un administrador.

Características Según cuál sea el alcance de su solución, los leads se crean y se procesan del siguiente modo: ●

Si Procesamiento de lead transferido de marketing se ha incluido en el alcande de su solución, los leads se crean en el centro de trabajo Marketing . El departamento de marketing cualifica los leads de fríos, templados y calientes. Una vez que el lead tiene clasificación interesante o muy interesante, puede ser transferido al departamento de ventas. Entonces se envía automáticamente una tarea al agente comercial. El representante de ventas responsable acepta o rechaza los leads que se le transfirieron. Si acepta el lead, el agente comercial puede crear una oportunidad posterior o una oferta de venta.

●

Si Procesamiento de lead sin ser transferido de marketing se ha incluido en el alcande de su solución, los leads se crean en el centro de trabajo Nueva operación . El agente comercial responsable cualifica los leads, los acepta o los rechaza, y puede crear una oportunidad posterior o una oferta de venta para los leads aceptados.

Cuando crea un lead, lo classifica seleccionando una categoría en el campo Categoría, y especificando su origen en el campo Fuente. Si un Lead se crea como un documento de seguimiento en una campanya, el campo Fuente se rellenará automáticamente con el valor Campaña. También puede calificarlo seleccionando una calificación en el campo Calificación. Después de que se haya trabajado en el lead, lo acepta o lo rechaza e indica un motivo por el cual lo ha aceptado o rechazado. El sistema estándar ha sido preconfigurado con fuentes, cualificaciones, categorías y motivos, pero usted mismo puede definirLeads en el ajuste preciso. Además, para crear leads manualmente, puede cargar leads utilizando una plantilla de Microsoft Excel®.

Flujo de proceso Los siguientes pasos explican el flujo de proceso típico basado en las variantes de proceso estándar, que avanza gradualmente a gestión de oportunidades. Sin embargo, las variantes del proceso estándar también son posibles. 1.

Un lead es identificado como resultado de los intentos de marketing de su empresa. Por ejemplo, un representante de ventas o un empleado de marketing puede generar leads a partir de una campaña de marketing o una feria.

2.

Después de repetidas interacciones comerciales, el representante de ventas crea un lead detallado para el socio comercial interesado.

3.

Transcurrido un período de tiempo, se realiza un seguimiento repetido del lead para establecer y mejorar el nivel de interés. Se califica al lead como poco interesante, interesante o muy interesante.

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4.

Si el lead alcanza un determinado nivel de calificación, como interesante o muy interesante, puede ser transferido al departamento de ventas para posteriores actividades empresariales.

5.

El representante de ventas usa la información obtenida del lead para decidir si genera una oportunidad subsiguiente.

Consulte también Guía rápida de Leads (en Marketing) [página 24] Guía rápida de Leads (en Nueva operación) Leads: Guía de configuración

2.3 Procesamiento de oportunidad Resumen El procesamiento de oportunidades le permite identificar y realizar el seguimiento de posibilidades de venta de mercancías o servicios a un cliente concreto. La oportunidad puede almacenar toda la información relevante para ayudarle a tener éxito, como la cuenta y la comunicación relevante, los productos y los precios, miembros del equipo de ventas y sus interlocutores de ventas que trabajan en la oportunidad, así como los competidores de esta oportunidad. Además, puede clasificar su oportunidad fijando una prioridad y especificando la fuente (por ejemplo, una feria comercial).

Relevancia El procesamiento de oportunidades resulta relevante si: ●

Se poseen ciclos de ventas largos

●

El volumen de ventas previsto es elevado

●

Se desea supervisar ciclos de ventas y efectuar el seguimiento de las oportunidades bloqueadas

Requisitos previos Generalmente, un administrador selecciona las opciones de configuración. Si no dispone de la autorización necesaria, póngase en contacto con su administrador. Ha activado Oportunidades en su configuración del sistema. Para acceder a esta opción empresarial, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Editar alcance del proyecto . En el paso del proyecto Definición del alcance, asegúrese de que se ha seleccionado Nueva operación dentro de Ventas. En el paso Preguntas, despliegue el elemento de definición del alcance Ventas y seleccione Nueva operación. Seleccione Oportunidades y responda la pregunta relacionada con Metodología de ventas. Puede definir opciones para oportunidades, ciclos de ventas y fases de ventas. Para su proyecto de implementación, haga clic en Abrir lista de actividades . Seleccione la fase Ajuste preciso y a continuación, las actividades Oportunidades y Ciclos y fases de ventas de la lista de actividades. El usuario puede visualizar y trabajar todas las oportunidades de las que es responsable. Si necesita trabajar en oportunidades que están asignadas a colegas, deberá solicitar la autorización de un administrador.

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Características Puede crearse una oportunidad con o sin referencia a un lead o campaña y, a su vez, puede ser seguida por una oferta de venta o un pedido de cliente. Los productos y las cantidades que se introdujeron en la oportunidad se copian en la oferta de venta o en el pedido de cliente. Si una Oportunidad se crea como un documento de seguimiento en una campaña, el campo Fuente se rellenará automáticamente con el valor Campaña. Si introduce un producto en una oportunidad para la que existe una lista de precios, el precio se determinará automáticamente según los datos maestros de la lista de precios. Las listas de descuentos y recargos definidos como datos maestros también se tendrán en cuenta en la determinación de precios. Si es necesario puede sobrescribir el precio que se ha determinado. Sin embargo, tenga en cuenta que la información de precios no se copia de las ofertas de ventas a los pedidos de cliente si los crea como documentos de seguimiento desde una oportunidad. En cambio la determinación de precios se lleva a cabo en la oferta de ventas o en el pedido de cliente. En una oportunidad puede introducir también un producto que no existe como datos maestros en su sistema. Simplemente introduzca un texto para una descripción de producto. Si es necesario, también puede introducir un precio. Sin embargo, estas descripciones de producto y precios no se copian en las ofertas de venta o en los pedidos de cliente de seguimiento. Como con otros documentos comerciales, las partes implicadas se proponen automáticamente en una oportunidad. En el ajuste preciso para Oportunidades puede definir nuevos roles de partes e influir en cómo algunos de estos roles están determinados en la oportunidad. Para obtener más información, véase Tratamiento de partes. Una oportunidad recorre un ciclo de ventas que, normalmente, está compuesto por fases de ventas en las que se realizan actividades de ventas específicas. Para garantizar informes coherentes en toda la empresa, las fases de ventas utilizadas en la empresa se pueden asignar a fases de análisis destinadas exclusivamente a informes. Un ciclo de ventas está compuesto de dos fases de venta. En el sistema estándar, el ciclo de ventas Oportunidad general consta de las siguientes fases de ventas: Fases de ventas

001

Identificar oportunidad

002

Cualificar oportunidad

003

Desarrollar proposición de valor

004

Oferta

005

Decisión

006

Cierre

El sistema realiza un seguimiento acerca de cuántos días permanece en una determinada fase la oportunidad. En el ajuste preciso para Ciclos y fases de ventas puede especificar para cada fase de ventas después de cuántos días se dice que una oportunidad realiza un progreso lento o se ha bloqueado si no se han grabado actualizaciones en esta oportunidad. El sistema determina si el estado de una oportunidad corresponde a En seguimiento, Lento o Bloqueado. Lo indica un ícono de semáforo. Además, se muestra el número de días que una oportunidad permaneció en una fase determinada en el campo Días en fase. Al modificar la fase de ventas de la oportunidad, el valor en el campo Días en fase se reinicializa a cero. Si una oportunidad se encuentra bloqueada, puede enviarse automáticamente una notificación al superior del empleado responsable de esta oportunidad. Además, cuando selecciona la siguiente fase de ventas de una oportunidad, aumentan sus probabilidades de éxito con respecto a esta oportunidad. Es decir, el valor porcentual del campo Probabilidad de éxito aumenta de manera automática, según las parametrizaciones definidas en el ajuste preciso. En el ajuste preciso también puede especificar un valor estándar que se sugerirá como la probabilidad de éxito en la oportunidad. Además, en la oportunidad se puede determinar si este valor se tendrá en cuenta para las previsiones. SAP Business ByDesign Mayo 2014 Conceptos básicos

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Puede indicar las actividades que deben realizarse para esta oportunidad. Mediante una plantilla predefinida, introduzca informes de visitas para las citas. Si se definió el alcance del Asistente de ventas para la solución, se sugerirá un conjunto de actividades recomendadas para cada fase de la oportunidad. Puede seleccionar las actividades que requiere para esta oportunidad en particular y realizarlas. Para obtener más información, consulte Asistente de ventas. Puede fijar un estado para la oportunidad y realizar un seguimiento del progreso. El sistema estándar proporciona los siguientes estados: Estados

Abierto

Se sugiere el estado al momento de crear la oportunidad.

En proceso

Debe fijar este estado de manera manual. Le permite fijar todos los estados posteriores.

Ganada

Debe fijar este estado de modo manual e indicar la razón por la que ganó esta oportunidad.

Perdida

Debe fijar este estado de modo manual e indicar la razón por la que perdió esta oportunidad.

Suspendida

Debe fijar este estado de manera manual.

Estos estados están preconfigurados y no pueden modificarse. Finalice una oportunidad al especificar si se ganó o se perdió y determine los motivos. Por ejemplo, una oportunidad se pierde y descubre que el motivo ha sido que un competidor ha ofrecido un precio mejor. Entonces puede modificar el estado de la oportunidad a Perdida y fijar el campo Motivo como Perdida debido a precio. En el ajuste preciso para Oportunidades puede definir sus propios motivos y asignarlos al estado Ganada o Perdida, según se necesite. El Canal de oportunidades brinda una representación gráfica de las oportunidades ganadas y las compara con aquellas que aún espera ganar. Puede simular ciertas modificaciones realizadas en las oportunidades, como por ejemplo la probabilidad de éxito o el valor esperado, directamente desde el canal de oportunidades y después decidir si grabar o cancelar estas modificaciones.

Flujo de proceso Los siguientes pasos explican el flujo de procesos típico: 1.

En el centro de trabajo Nueva operación, cree la oportunidad de una de las siguientes maneras: ● Como seguimiento a un lead en la vista Leads. El sistema copia en la nueva oportunidad los detalles del lead. ●

Sin referencia a un lead en la vista Oportunidades.

2.

El ciclo de ventas y la fase de ventas se sugieren automáticamente según las parametrizaciones en el ajuste preciso. También se propone de manera automática la probabilidad de éxito, la cual depende del ciclo de ventas. Si es necesario, puede sobrescribir estos detalles.

3.

Introduzca detalles como la cuenta, los productos o las descripciones de producto y el valor esperado. También especifique si la oportunidad debe tenerse en cuenta para las previsiones.

4.

Puede dirigirse a la ficha Partes implicadas para visualizar el equipo de ventas y las partes externas que están tratando la oportunidad.

5.

Si configuró el Asistente de ventas para el sistema, puede navegar a la ficha Actividades de ventas y seleccionar las actividades que se desarrollarán en cada fase.

6.

Al grabar una oportunidad queda con el estado Abierto. Puede cambiar el estado a En proceso, Suspendido, Oportunidad ganada, o Oportunidad perdida, conforme al proceso real de la oportunidad. Si ha fijado el estado de la oportunidad en Ganada o Perdida, puede introducir un motivo como por qué ha sido ganada o perdida.

7.

Si una oportunidad tiene éxito, puede crear una oferta de venta o un pedido de cliente de seguimiento.

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Consulte también Guía rápida Oportunidades Oportunidades: Guía de configuración Ciclos y fases de ventas: Guía de configuración Ciclos y fases de ventas Asistente de ventas Tratamiento de partes

2.4 Gestión de actividades Resumen Como parte de su actividad diaria necesita desempeñar actividades diversas a lo largo del día, como tareas, citas, llamadas telefónicas, cartas, faxes o correos electrónicos. Para asegurar la productividad y la eficiencia, la Gestión de actividades le permite optimizar todas las actividades relacionadas con la Gestión de la relación con el cliente y asegurar que no invierte demasiado tiempo tan preciado para las ventas coordinando tareas y actividades rutinarias. Mediante la gestión de actividades, puede crear y realizar un seguimiento de actividades, como citas o correos electrónicos, tanto independientes como relacionadas con transacciones y socios comerciales. Proporciona una vista estructurada de todas las actividades y un historial completo de las interacciones entre la empresa y los socios comerciales de la empresa. Los agentes comerciales, por ejemplo, pueden ver el resultado de una llamada telefónica con un socio comercial, y los gerentes de ventas pueden acceder a un resumen de todas las actividades que ocurren en su departamento durante un cierto período de tiempo. La gestión de actividades garantiza que cada empleado de una empresa cuente con la misma información acerca de un socio comercial, de modo que los problemas relacionados con el socio comercial puedan procesarse de manera óptima. La gestión de actividades puede aumentar el volumen de ventas ya que está completamente integrada a todas las transacciones comerciales y, por lo tanto, puede ser utilizada en cualquier momento. El sistema puede determinar de manera automática el cliente y el contacto principal del cliente. Para una actividad de correo electrónico, por ejemplo, estos socios se determinan de acuerdo con el emisor o receptor del correo electrónico, según se trate de un correo electrónico de entrada o salida. Si su empresa trabaja con oportunidades, puede utilizar el Asistente de ventas, una herramienta que brinda ayuda para los procesos de preventa. El Asistente de ventas proporciona a los agentes comerciales una lista de verificación de las actividades o tareas recomendadas que deben ejecutarse en cada fase de una oportunidad. Para obtener más información, consulte Asistente de ventas. La integración de Microsoft Outlook® (Groupware) le permite intercambiar información entre Microsoft Outlook y la aplicación CRM de su sistema. Puede sincronizar sus contactos, correos electrónicos, citas y tareas de Outlook; crear solicitudes de servicio en el sistema a partir de correos electrónicos entrantes; y asociar correos electrónicos, tareas y notas con cuentas, campañas, oportunidades, leads de SAP Business ByDesign. Para obtener más información, consulte la Guía rápida para la Integración con Microsoft Outlook [página 60].

Requisitos previos Generalmente, un administrador selecciona las opciones de configuración. Si no dispone de la autorización necesaria, póngase en contacto con su administrador.

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La gestión de actividadees está habilitada en su configuración de la solución. Para acceder a esta opción empresarial, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Editar alcance del proyecto . En el paso de Definición del alcance del proyecto, asegúrese de que se ha seleccionado Gestión de clientes y actividades en Ventas. En el paso Preguntas amplíe el elemento de definición de alcance Ventas y seleccione Gestión de clientes y actividades y conteste las preguntas relacionadas con la Gestión de actividades. Esto permite las actividades de ajuste preciso Categorías de actividad e Informes de visita. Para buscar estas actividades, haga clic sobre Abrir lista de actividades en el proyecto de implementación propio. Seleccione la fase Ajuste preciso y a continuación, las actividades Categorías de actividad e Informes de visita de la lista de actividades.

Características Tipos de actividad La gestión de actividades cubre los siguientes tipos de actividad: ●

Correo electrónico Permite registrar la correspondencia empresarial mediante correos electrónicos. La actividad se crea automáticamente cuando envía un correo electrónico desde el sistema. Las actividades de correo electrónico pueden incluir texto y archivos adjuntos, y el envío automático de correo electrónico a diferentes grupos. También puede sincronizar correos electrónicos mediante Microsoft Outlook.

●

Cita Permite planificar y realizar un seguimiento de las citas relacionadas con clientes, como llamadas de ventas y reuniones. Se actualiza la información acerca de los clientes y contactos implicados, además de la fecha y ubicación de la cita. Puede visualizar las actividades de cita en un calendario o sincronizar las citas mediante Microsoft Outlook. También puede asignar un informe de visita a las citas relevantes. La información en el informe de visita puede estar relacionada con un producto o no.

●

Tarea Permite registrar información acerca de actividades que uno o más empleados deben realizar para una fecha de vencimiento. Las actividades de tarea cubren una amplia variedad de posibilidades, como la preparación de una presentación de cliente o un recordatorio para enviar una tarjeta de cumpleaños. También puede sincronizar tareas mediante Microsoft Outlook.

●

Carta Permite registrar y realizar un seguimiento de la información acerca de la correspondencia empresarial por escrito de entrada y salida. Debe escanear las cartas entrantes para poder almacenarlas en el sistema como anexos a su actividad Carta. Para cartas salientes, hace clic en un pulsador de la actividad Carta para abrir Microsoft Word. Los detalles de la actividad Carta, tales como la cuenta, la dirección, el asunto y las notas, se copian en una plantilla que puede editar, almacenar localmente e imprimir. Las notas que escriba en la actividad Carta son el cuerpo de la carta. Puede grabar la carta localmente en su ordenador y después añadirla en la actividad Carta como un anexo.

●

Fax Permite registrar correspondencia empresarial mediante el canal de fax. La actividad se crea automáticamente cuando envía un fax desde el sistema.

●

Llamada telefónica Permite registrar todos los intercambios comerciales mediante telecomunicaciones. Esta actividad está integrada en el sistema y se crea automáticamente cuando realiza una llama telefónica desde el sistema.

Vistas La gestión de actividades cubre las siguientes vistas dentro del centro de trabajo Gestión de clientes:

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●

Resumen Puede dar prioridad a las tareas de gestión de clientes al obtener acceso a una lista de trabajo de tareas abiertas con filtros predefinidos.

●

Actividades Puede gestionar todas las actividades relacionadas con clientes y también priorizar y gestionar efectivamente los tiempos y las tareas. Puede crear actividades y actualizar información importante, como fecha, hora, ubicación, estado y prioridad.

●

Informes Puede acceder a su historial de actividades para validar el impacto y la eficacia de sus actividades de ventas.

Flujo de proceso La gestión de actividades ayuda a gestionar y controlar proyectos de ventas. Los siguientes pasos muestran cómo la gestión de actividades puede ayudar a transformar un lead calificado en una oportunidad de ventas y mejorar el volumen de ventas. 1.

Crear actividad de cita El cliente demuestra interés por un producto o servicio, y llama para solicitar una demonstración y visita personal. El agente comercial crea una actividad de cita para visitar al cliente e invita a un asistente de ventas para que lo acompañe. Cuando el agente comercial introduce a un participante en la actividad de cita, el sistema determina automáticamente los detalles de contacto y cliente.

2.

Crear lista de tareas, recopilar información y preparar visita El agente comercial crea una lista de tareas para preparar la reunión. La presentación y el material de marketing ya se efectuaron, y la información de producto y servicio se encuentra disponible. El agente comercial adjunta estos documentos a la actividad de tarea.

3.

Visitar al cliente El agente comercial visita al cliente y presenta el producto o servicio. El cliente se muestra interesado en el producto o servicio, y solicita una oferta.

4.

Crear y enviar oferta Una vez de regreso en la oficina, el agente comercial crea una oferta como documento de seguimiento de la cita y envía la oferta al cliente.

5.

Redactar informe de visita y crear actividad de seguimiento El agente comercial redacta el informe de visita. También crea una actividad de seguimiento para el cliente, por ejemplo, una carta.

6.

Analizar actividades El gerente de ventas finalmente revisa todas las actividades de ventas.

También puede crear una actividad como documento de seguimiento de un documento comercial, como, por ejemplo, una oportunidad. También se puede crear automáticamente una actividad como documento de seguimiento si un correo electrónico, una cita o una tarea se asocia con la oportunidad mediante la Integración con Microsoft Outlook. Esta información se muestra en la ficha Flujo de documentos de la actividad y del documento comercial. Para el documento comercial, tenga en cuenta que es necesario seleccionar Vista ampliada en el campo Mostrar. En algunos documentos comerciales, esta información también se muestra en otras partes. Para una oportunidad, por ejemplo, la actividad de seguimiento se muestra en Actividades de ventas; y para un lead se muestra en Actividades relacionadas.

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2.5 Escenario empresarial Del marketing a la oportunidad Resumen El escenario empresarial Del marketing a la oportunidad le permite gestionar actividades de marketing y actividades de preventa con el objetivo de generar nuevos negocios para clientes y prospectos. Puede ejecutar campañas, capturar respuestas, generar leads, gestionar oportunidades e iniciar y supervisar actividades de venta relacionadas. Por otro lado, puede utilizar este escenario empresarial sin campañas, lo que significa que no está implicado ningún departamento de marketing y los leads y oportunidades se pueden crear sin utilizar una campaña. También existe una función ampliada para la integración de Microsoft Outlook® que le permite asignar directamente los correos electrónicos a campañas específicas en Outlook, así como sincronizar esta información con el sistema SAP Business ByDesign. Además, la característica de simulación del canal proporciona una combinación interactiva de la lista de gráfico y tabla de oportunidades. El análisis "Y si" simula la forma en que afectarían los cambios a su canal. Para obtener más información, consulte aquí.

Flujo de proceso

1.

Creación de grupo objetivo El proceso empresarial Creación de grupo objetivo permite crear un grupo objetivo según los criterios de búsqueda, informes o datos sobre transacciones. Los resultados de búsqueda luego se pueden agregar al nuevo grupo objetivo. También es posible añadir de manera manual a clientes y contactos que no coinciden con los parámetros de búsqueda, pero que deben incluirse de todos modos en el grupo objetivo. Antes de asignar su grupo objetivo a una campaña, debe verificar que se pueda contactar a todos los miembros del grupo objetivo mediante un canal de comunicación en particular. 1.

2.

Creación y ejecución de la campaña El proceso empresarial Creación y ejecución de la campaña permite a los empleados de marketing crear una campaña, asignarle el grupo objetivo recientemente creado y seleccionar un tipo de campaña. Asimismo, puede optar por crear automáticamente actividades fuera de la campaña para el historial de clientes y contactos. A continuación, se puede ejecutar la campaña. Esto se realiza al exportar a una plantilla de Microsoft Excel® todos los miembros del grupo objetivo que sean direccionables según el tipo de campaña seleccionado. 1.

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Definir y actualizar el grupo objetivo Al crear un grupo objetivo nuevo, hace consultas al cliente y en el base de datos de clientes potenciales usando diferentes criterios de búsqueda. Los resultados de búsqueda se pueden agregar al nuevo grupo objetivo. También es posible añadir de manera manual a clientes y contactos que no coinciden con los parámetros de búsqueda, pero que deben incluirse de todos modos en el grupo objetivo. Antes de asignar su grupo objetivo a una campaña, debe verificar en el mismo grupo objetivo que se pueda contactar a todos los miembros mediante un canal de comunicación en particular.

Crear campaña

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El empleado de marketing crea una campaña, le asigna el grupo objetivo creado recientemente y selecciona un tipo de campaña. Asimismo, puede optar por crear automáticamente actividades fuera de la campaña para el historial de clientes y contactos, o bien no hacerlo. También se pueden agregar opciones de respuesta a una campaña para poder realizar un seguimiento de las respuestas de los clientes. En ese punto, la campaña ya está lista para ejecutarse.

3.

2.

Ejecución y supervisión de campaña Para ejecutar una campaña, el empleado de marketing realiza un exportación a Microsoft Excel de todos los miembros del grupo objetivo que sean direccionables según el tipo de campaña seleccionado. Un miembro del grupo objetivo es direccionable si los datos de comunicación requeridos están actualizados, si el mismo miembro dio su autorización para ser contactado y si su estado es Activo. La plantilla de Excel contiene todos los miembros del grupo objetivo direccionables y sus datos de dirección, así como un código de respuesta personalizada por miembro. El sistema genera el código de respuesta personalizada, que es un identificador único que permite crear respuestas a campañas fácilmente y con posterioridad. Luego de ejecutarse la campaña, su estado cambia automáticamente a Activa. Los detalles de la ejecución de la campaña muestran a qué miembros del grupo objetivo se puede contactar y a quiénes no, y los motivos por los cuales no se los puede contactar. En este caso, los miembros del grupo objetivo a quienes sí se puede contactar se pueden exportar a Excel para luego ser contactados.

3.

Contactar miembros del grupo destino El empleado de marketing se encarga de contactar a los miembros del grupo objetivo que figuran en la lista exportada. Esto se realiza fuera del sistema. En este punto, el empleado de marketing tiene varias opciones. Por ejemplo, puede enviar la plantilla de Excel a una agencia de marketing externa o a un call center, quienes luego se encargarán de contactar a los miembros del grupo objetivo. Otra opción es encargarse de contactarlos por sí mismo usando la plantilla de Excel como una fuente de entrada, por ejemplo, con la función de combinación de correo electrónico de Microsoft u otros sistemas de mensajería, a fin de crear listas de correo y mensajes masivos.

4.

Capturar respuestas para campaña El empleado de marketing captura las respuestas a las campañas al asignar una actividad, un lead, una oportunidad, una oferta de venta o un pedido de cliente a una campaña, ya sea seleccionando la campaña o usando un código de respuesta en el que el sistema determina automáticamente la campaña, el cliente y el contacto. Si las opciones de respuesta se asignaron a la campaña para capturar respuestas específicas, estas opciones también se pueden seleccionar en la actividad. Los tipos de actividades admitidas son correo electrónico, llamada telefónica, fax y carta.

5.

Finalización y verificación de resultados de campaña Para finalizar una campaña, el empleado de marketing establece el estado en Finalizado. El resumen de la campaña muestra todos los indicadores de rendimiento clave relacionados que permiten medir el resultado de la campaña. También se pueden supervisar todas las respuestas capturadas en la campaña. Esta información puede utilizarse fácilmente, por ejemplo, para iniciar acciones de seguimiento, como volver a contactar a todos aquellos que respondieron y a los que no respondieron.

Creación de lead — Generación de lead mediante marketing y transferencia a ventas 1.

Crear lead El empleado de marketing puede crear un lead como un documento de seguimiento para una respuesta a una campaña. Los leads también se pueden crear sin ningún documento precedente.

2.

Cualificación de lead El empleado debe calificar el lead.

3.

Transferencia de lead Si el lead se califica como interesante o muy interesante, el empleado de marketing puede transferirlo a un colega de ventas para poder iniciar el proceso de venta.

4.

Aceptar o rechazar un lead

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El empleado de ventas encuentra el lead transferido en su bandeja de entrada de trabajo y puede optar por aceptarlo o rechazarlo. Al aceptar o rechazar el lead, el empleado de ventas debe presentar un motivo. Si se rechaza un lead, el empleado de marketing recibe una notificación. Opcional: Creación de lead — Generación de lead por ventas La variante de proceso Creación de lead — Generación de lead por ventas permite crear leads por departamento de ventas. El empleado de ventas puede crear un lead como un documento de seguimiento para una respuesta a una campaña. Los leads también se pueden crear sin ningún documento precedente. El empleado de ventas puede empezar a trabajar directamente con el lead y calificarlo. No hay proceso de transferencia desde el departamento de marketing. 4.

22

Creación y desarrollo de la oportunidad El proceso empresarial Creación y desarrollo de la oportunidad permite crear una oportunidad como un documento de seguimiento para un lead. La Gestión de oportunidades ayudar a gestionar de manera proactiva el proceso de cierre de ventas y proporciona a los empleados de ventas una vista integral de una oportunidad, desde la fase inicial de su creación hasta la gestión de actividades relacionadas con las oportunidades, como su actualización y seguimiento. Mientras se trabaja con una oportunidad, se deben realizar un par de actividades para garantizar que se concrete la oportunidad y tenga como resultado un pedido de cliente. El asistente de ventas en Gestión de oportunidades admite esta función. Además, hay disponibles una gran cantidad de informes que se pueden ejecutar para ver, por ejemplo, la cantidad de oportunidades y su estado actual, así como el valor esperado de la suma de todas las oportunidades. 1.

Crear oportunidad El empleado de ventas puede crear una oportunidad como documento de seguimiento a partir de un lead. Toda la información relevante del lead se transfiere automáticamente a la oportunidad. También se puede copiar una oportunidad desde una oportunidad existente o que se haya creado sin ningún documento precedente. Las oportunidades ofrecen la capacidad de contar con varios ciclos de ventas. Cada ciclo de ventas define fases, que a sus vez permiten realizar un seguimiento del desarrollo de la oportunidad. Según cada fase, la posibilidad de éxito puede ser mayor.

2.

Gestión de oportunidad El empleado de ventas puede gestionar y capturar una gran cantidad de datos dentro de la oportunidad: es posible agregar productos, documentos o enlaces relacionados con la oportunidad. Además, están disponibles todos los contactos relacionados con la oportunidad y se pueden asignar todos los competidores conocidos. Si es necesario hacer un seguimiento de la oportunidad para la previsión, se la puede marcar como relevante para la previsión.

3.

Planificación y supervisión de actividades de ventas Se puede asignar cada fase de ventas en una oportunidad a un par de actividades que se deben realizar para garantizar que esa oportunidad tenga éxito y resulte en un pedido de cliente. Para programar las actividades adecuadas, el asistente de ventas contribuye para trabajar de manera estructurada y asignar las actividades a los miembros del equipo adecuados.

4.

Supervisión de canal El canal de oportunidades proporciona una combinación interactiva de representación gráfica y una vista de las oportunidades organizada en una lista de tabla. El empleado de marketing puede realizar un análisis de situación hipotética al modificar algunos datos de las oportunidades para verificar de qué manera los resultados simulados afectarían el canal. Los cambios se pueden grabar y aplicar, o bien cancelar.

5.

Finalización de oportunidad Si una oportunidad de encuentra en la fase final de venta y el cliente quiere hacer un pedido, el estado puede pasar a ganada, y se puede crear una oferta o pedido siguiente como documento subsiguiente. En el caso en que no se gane la oportunidad, el estado será Perdida. Se puede actualizar el motivo para la oportunidad, ya sea que se haya ganado o perdido. También se puede asignar el estado Detenida a una oportunidad si ya no es necesario seguir trabajando con ella. Toda la información específica se usa

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en una gran cantidad de informes que brindan a la gerencia información sobre las actividades comerciales, como la cantidad de oportunidades y su estado actual de progreso, así como el valor esperado actual de todas las oportunidades.

Consulte también Escenario empresarial Del marketing a la oportunidad

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3 Vista Leads

3.1 Guía rápida de Leads (en Marketing) La vista Leads en el centro de trabajo Marketing le permite, como representante de marketing, gestionar sus leads de forma eficiente, permitiéndole mantener relaciones con sus clientes y cliente potenciales y cerrar ventas. En esta vista es posible crear, gestionar y calificar los leads, así como transferirlos al departamento de ventas. Puede crear leads partiendo de las llamadas telefónicas o a las respuestas para campañas. También puede crear leads introduciéndolos en una plantilla de Microsoft Excel® predefinida y cargándolos al sistema. Además, puede especificar el origen de los leads, clasificarlos según un interés en concreto y calificarlos como fríos, templados o calientes. Posteriormente, puede visualizarlas y realizar un seguimiento y analizar su éxito durante un período de tiempo determinado. Una vez se ha calificado un lead, se transfiere al empleado de ventas para iniciar el proceso de ventas. Esto crea un fundamento para el posterior desarrollo de un lead dentro de una oportunidad u otro documento de seguimiento, tal como la oferta de ventas o el pedido de cliente. Si la opción empresarial Procesar lead con transferencia de marketing ha sido seleccionada para su solución, un empleado de marketing crea leads en la vista Leads en el centro de trabajo Marketing y posteriormente los entrega a ventas. A continuación un empleado que trabaje en ventas sigue procesando los leads en la vista Leads del centro de trabajo Nueva operación. En este caso no se pueden crear leads en el centro de trabajo Nueva operación. Si la opción comercial Procesar lead sin transferencia de marketing ha sido seleccionada para su solución, un empleado de ventas crea leads en la vista Leads en el centro de trabajo Nueva operación. En este caso, la vista Leads no es visible en el centro de trabajo Marketing. Puede visualizar datos en la lista de trabajo Leads como un gráfico utilizando la función de vista analítica. Esta función le ayudará a hacerse una idea general de todos los datos del pool de trabajo.

Conceptos básicos Procesamiento de leads El procesamiento de leads se utiliza para describir, almacenar, actualizar, gestionar y cualificar el interés potencial de un socio comercial en un producto o servicio concreto. También se utiliza para gestionar y registrar todas las interacciones con los socios comerciales en función del interés que demostraron en un producto o servicio durante un período de tiempo. La creación de un documento de lead puede ser el punto de partida dentro del escenario Del marketing a la oportunidad. Para obtener más información, consulte aquí [página 12].

Gestión de campañas y grupos objetivo Grupos objetivo y Gestión de campañas proporcionan una forma efectiva para que los profesionales de ventas y marketing de su empresa capten clientes potenciales o grupos de clientes para generar nuevas operaciones o reforzar relaciones. Para obtener más información, consulte aquí [página 6].

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Procesamiento de oportunidad El procesamiento de oportunidades le permite identificar y realizar el seguimiento de posibilidades de venta de mercancías o servicios a un cliente concreto. La oportunidad puede almacenar toda la información relevante para ayudarle a tener éxito, como la cuenta y la comunicación relevante, los productos y los precios, miembros del equipo de ventas y sus interlocutores de ventas que trabajan en la oportunidad, así como los competidores de esta oportunidad. Además, puede clasificar su oportunidad fijando una prioridad y especificando la fuente (por ejemplo, una feria comercial). Para obtener más información, consulte aquí [página 14].

Gestión de actividades Como parte de su actividad diaria necesita desempeñar actividades diversas a lo largo del día, como tareas, citas, llamadas telefónicas, cartas, faxes o correos electrónicos. Para asegurar la productividad y la eficiencia, la Gestión de actividades le permite optimizar todas las actividades relacionadas con la Gestión de la relación con el cliente y asegurar que no invierte demasiado tiempo tan preciado para las ventas coordinando tareas y actividades rutinarias. Para obtener más información, consulte aquí [página 17].

Escenario empresarial: Del marketing a la oportunidad El escenario empresarial Del marketing a la oportunidad le permite gestionar actividades de marketing y actividades de preventa con el objetivo de generar nuevos negocios para clientes y prospectos. Puede ejecutar campañas, capturar respuestas, generar leads, gestionar oportunidades e iniciar y supervisar actividades de venta relacionadas. Por otro lado, puede utilizar este escenario empresarial sin campañas, lo que significa que no está implicado ningún departamento de marketing y los leads y oportunidades se pueden crear sin utilizar una campaña. También existe una función ampliada para la integración de Microsoft Outlook® que le permite asignar directamente los correos electrónicos a campañas específicas en Outlook, así como sincronizar esta información con el sistema SAP Business ByDesign. Además, la característica de simulación del canal proporciona una combinación interactiva de la lista de gráfico y tabla de oportunidades. El análisis "Y si" simula la forma en que afectarían los cambios a su canal. Para obtener más información, consulte aquí.

Tareas Crear un lead 1.

Haga clic en Nuevo y seleccione Lead. También puede hacer clic en Tareas comunes en la barra de tareas y seleccionar Nuevo lead.

SAP Business ByDesign Mayo 2014 Vista Leads

2.

En Cuenta, escriba los detalles de la cuenta asociada al lead. En el campo Nombre, indique la denominación o el ID de la cuenta. Si es necesario, puede buscar una cuenta o haga clic en Nuevo para crear una cuenta nueva. El sistema visualiará automáticamente los datos maestros relacionados.

3.

Indique los detalles de la oportunidad como la descripción y, si es necesario, rescriba las fechas de inicio y de fin. Puede introducir el interés del cliente potencial en Notas. En concreto puede cualificar y clasificar el lead seleccionando las entradas apropiadas en los campos Cualificación, Categoría, y Origen.

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El sistema propone automáticamente el Empleado responsable: Marketing y Empleado responsable: Ventas, basándose en las parametrizaciones del sistema. 4.

En Contactos , escriba los contactos asociados con el lead de la forma siguiente: ● Para asignar un contacto existente al lead haga clic en Añadir fila . Indique el contacto o búsquelo. El sistema visualiza automáticamente la información de contacto relacionada.. ●

5.

Si necesita crear un nuevo contacto haga clic en Nuevo . En el editor de Nuevo contacto rellene los detalles del contacto y luego Grabar y cerrar . El nuevo contacto se incorpora automáticamente al lead.

Grabe el lead. El nuevo lead se graba en el sistema y se añade a la lista de la vista Leads. Para abrir el lead de esta lista, haga clic en el enlace del lead relevante. También puede crear leads introduciéndolos en una plantilla de Microsoft Excel predefinida y cargándolos al sistema SAP Business ByDesign. Para obtener más información, consulte Crear leads utilizando con Microsoft Excel [página 28].

Crear leads con Microsoft Excel® Puede crear leads introduciéndolos en una plantilla de Microsoft Excel predefinida y cargándola al sistema. Para obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 28].

Editar un lead Se aplican ciertas restricciones cuando se editan leads que se han aceptado o rechazado: ●

Los leads que se han aceptado o rechazado por en empleado de ventas en el centro de trabajo Nueva operación un empleado de marketing no los puede volver a editar en el centro de trabajo Marketing. Sin embargo, si es necesario, un empleado de ventas puede editar este tipo de lead en el centro de trabajo Operación nueva.

●

Los leads que han sido rechazados por un empleados de marketing en el centro de trabajo Marketing no se pueden volver a editar.

1.

En la vista Leads seleccione el lead que desea modificar y haga clic en Editar .

2.

Entonces podrá hacer lo siguiente: ● Modificar detalles de un lead

3.

●

Entregar el lead a ventas haciendo clic en Transferir

●

Rechazar el lead haciendo clic en Rechazar

Grabar las modificaciones. Puede obtener más detalles, por ejemplo Flujo de documentos , si selecciona Visualizar todo .

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Transferir un lead a Ventas Una vez se ha calificado el lead, puede transferirlo al empleado responsable de ventas. 1.

En la lista de leads, verifique si el lead a transferir posee el estado Calificado.

2.

Seleccione el lead y haga clic en Transferir . Por otro lado, puede abrir el lead para visualizar los detalles y, a continuación, haga clic en Transferir en el propio lead. Una vez el lead se ha transferido, su estado se modifica a Transferido. El sistema envía una tarea al empleado responsable de ventas, solicitando que el lead se acepte o rechace.

Borrar un lead 1.

En la lista de leads, seleccione el lead que desea borrar.

2.

Haga clic en Borrar .

Visualizar un análisis gráfico de una lista de trabajo de leads 1.

En la lista de trabajo, seleccione desde la lista desplegable Agrupar por un criterio para agrupar los datos.

2.

Para visualizar todos los datos de la lista de trabajo en la sección Vista analítica, haga clic en el icono del gráfico situado junto al icono de filtro.

3.

En la sección Vista analítica seleccione un tipo de gráfico para visualizar los datos.

4.

Haga doble clic en una sección de datos del gráfico para filtrar la lista de trabajo original. Para reinicializar el filtro, haga clic en Volver a gráfico completo en la sección Vista analítica o borre el contenido del filtro en la lista de trabajo.

Para algunas listas de trabajo, como la lista Oportunidades en la vista Lista de oportunidades del centro de trabajo Nueva operación, puede agregar los datos agrupados utilizando distintos criterios (por ejemplo, valor esperado). Después podrá seleccionar distintos métodos de análisis (por ejemplo: recuento, suma, media, máximo o mínimo) para clasificar los datos y seleccionar distintos tipos de gráfico para presentar los datos de la lista de trabajo.

Exportar leads a Microsoft Excel Puede exportar leads a Microsoft Excel. Para obtener más información consulte Exportar datos comerciales con Microsoft Excel [página 30].

Crear un grupo destino desde una lista de trabajo de leads Por razones de marketing, puede crear un grupo objetivo de clientes basado en una lista de trabajo Para ello:

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1.

Llame la lista de trabajo necesaria y modifíquela según sea necesario.

2.

Haga clic en Exportar y a continuación A grupo objetivo. Se abrirá la pantalla Nuevo grupo objetivo.

3.

Verifique los detalles y grabe el grupo objetivo.

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3.2 Tareas 3.2.1 Crear leads con Microsoft Excel® Resumen Puede crear leads introduciéndolos en una plantilla de Microsoft Excel predefinida y cargándola al sistema.

Requisitos previos Debe haber instalado el último add-In para Microsoft Excel. Según la configuración de su solución, puede realizar esta tarea desde el Resumen de autoservicios en el centro de trabajo Página principal, desde el Centro de descarga en el centro de trabajo Gestión de aplicaciones y usuarios o desde el vínculo Descarga que está disponible directamente en la interfaz de usuario. Además, las parametrizaciones de su navegador se deben efectuar de manera adecuada. Puede verificarlo haciendo clic en Revisar las parametrizaciones de Mi PC en la pantalla de entrada al sistema. Si la opción empresarial Procesar lead con transferencia de marketing ha sido seleccionada para su solución, un empleado de marketing crea leads en la vista Leads en el centro de trabajo Marketing y posteriormente los entrega a ventas. A continuación un empleado que trabaje en ventas sigue procesando los leads en la vista Leads del centro de trabajo Nueva operación. En este caso no se pueden crear leads en el centro de trabajo Nueva operación. Si la opción comercial Procesar lead sin transferencia de marketing ha sido seleccionada para su solución, un empleado de ventas crea leads en la vista Leads en el centro de trabajo Nueva operación. En este caso, la vista Leads no es visible en el centro de trabajo Marketing.

Etapas En el sistema SAP Business ByDesign, en la vista Leads del centro de trabajo Marketing o Nueva operación, haga clic en Nuevo y Leads de Microsoft Excel. Obtener la plantilla 1.

Seleccione la plantilla. Seleccione la plantilla en el idioma requerido y haga clic en Descargar. Puede seleccionar cualquier idioma que haya seleccionado durante la definición del alcance. Si sólo ha seleccionado un idioma durante la definición del alcance, no obtendrá una selección de las versiones de idioma para elegir.

2.

Decida qué desea hacer con la plantilla. Seleccione una de las siguientes opciones: ● Si sólo desea utilizar la plantilla una vez, puede abrir la plantilla sin grabarla. Haga clic en Abrir. ●

Si desea grabar la plantilla para poder utilizarla de nuevo, seleccione una ubicación para grabar el fichero, introduzca un nombre de fichero apropiado y haga clic en Grabar. Después, haga clic en Abrir.

Si ha descargado y grabado previamente esta plantilla en su PC, navegue a la ubicación en la que grabó la plantilla y ábrala.

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Entrar a la solución desde Microsoft Excel 1.

En la cinta Add-In SAP en Microsoft Excel, haga clic en Entrar al sistema. Si no se visualiza la cinta Add-In SAP, verifique que se haya instalado correctamente el Add-In para Microsoft Excel (consulte Requisitos previos en este documento). Se abre una ventana de diálogo en la que podrá introducir los datos detallados de entrada al sistema. El URL del sistema se propone automáticamente. El URL del sistema es el URL del sistema con el que está trabajando.

2.

Introduzca su ID de usuario y su contraseña, y haga clic en Entrar al sistema. Después del acceso inicial al sistema, el texto de la cinta cambia de Add-In SAP al nombre de su solución.

Introducir detalles en la plantilla Microsoft Excel Tenga en cuenta lo siguiente: ●

La plantilla de Microsoft Excel consta de numerosas filas en la que se pueden introducir o copiar datos. Si necesita más, añada el número de filas que sea necesario antes de empezar a introducir o copiar datos.

●

Asegúrese de que se cumplimenten los campos obligatorios (los que aparecen marcados con un asterisco).

●

Para ayudarle a rellenar los detalles: ○ Algunos campos tienen listas desplegables. En algunos campos, puede buscar datos en el sistema, por ejemplo, países. Coloque el cursor en el campo y haga clic en Búsqueda en la cinta o barra de herramientas de su solución para realizar búsquedas en el sistema. En el cuadro de diálogo Búsqueda que aparece, se encuentra disponible un campo de búsqueda. Cuando comienza a escribir en el campo de búsqueda, se filtran las entradas relevantes en las columnas ID y Descripción con lo que no deberá desplazarse por toda la lista. Si el botón Búsqueda no está activo en la cinta o barra de herramientas, no es posible llevar a cabo la búsqueda.

○

Introduzca los leads en las filas y en las columnas adecuadas. Grabe sus datos 1.

Cuando termine de introducir todos los datos, grabe el fichero Microsoft Excel.

2.

Haga clic en Grabar datos en . Se abre un cuadro de diálogo que le informa que los datos se grabaron en la solución. Después de la carga, un mensaje le informa que los datos se grabaron en la solución. Si no facilita toda la información solicitada o si proporciona información incorrecta, algunos de los registros no se grabarán. Los mensajes de error resaltarán los problemas para que pueda corregirlos y volver a grabar los datos.

3.

A continuación, puede desconectarse haciendo clic en Salir del sistema .

Resultado Los nuevos leads quedan grabados en el sistema SAP Business ByDesign y se añaden a la lista de la vista Leads. Si necesita modificar estos leads, deberá realizar las modificaciones directamente en el sistema.

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3.2.2 Exportar datos comerciales con Microsoft Excel® Resumen Puede exportar informes y listas de trabajo a documentos de Microsoft Excel®. Puede utilizar estos documentos para análisis posteriores y, en algunos casos, para editar y cargarlos en la solución. Puede exportar datos de un informe o de una lista de trabajo.

Requisitos previos ●

Debe haber instalado el último Add-in para Microsoft Excel®. Según la configuración de su solución, puede hacer esto desde: ○ Resumen de Autoservicios en el centro de trabajo Página principal. ○

Centro de descarga en el centro de trabajo Gestión de aplicaciones y usuarios.

○

El enlace de Descarga que está disponible directamente en la interfaz del usuario.

●

Las parametrizaciones de su navegador deben estar fijadas correctamente. Puede revisar la información de las parametrizaciones del ordenador haciendo clic en Verificar las opciones de Mi PC en la pantalla de entrada al sistema.

●

Debe tener autorización para realizar una exportación a Microsoft Excel®.

Procedimiento 1.

Vaya a la pantalla con los datos que desea exportar.

2.

Dependiendo del tipo de datos, seleccione una de estas opciones: ●

En caso de informes, puede exportar un gráfico o una tabla. Para hacerlo, seleccione el informe y haga clic en Cambiar a gráfico o Cambiar a tabla.

●

En el caso de una lista de trabajo, seleccione la lista de trabajo y haga clic en Ir. y luego seleccione A Microsoft Excel.

3.

Haga clic en Exportar

4.

Opcional: Personalización de la exportación a Excel 1.

Para seleccionar las columnas en el Excel exportado, siga los siguientes pasos: a.

En la barra de título, haga clic en Personalizar

b.

En el panel lateral, seleccione Visualizar opciones.

c.

En la ventana de diálogo Visualizar opciones, puede exportar todas las columnas en la vista seleccionado Todas en el campo Exportar columnas.

Esta pantalla

El valor estándar para este campo es Visible y exporta únicamente las columnas que se visualizan actualmente. 2.

30

Para seleccionar el idioma del Excel exportado, siga los siguientes pasos: a.

En la ventana de diálogo Visualizar opciones, configure el campo Selección de idioma en Visualizar y haga clic en OK .

b.

Haga clic en Grabar .

c.

Haga clic en Exportar

y luego seleccione A Microsoft Excel®.

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d.

Seleccione un idioma en la ventana de diálogo que se abre. La preferencia de selección de columnas en la ventana de diálogo permite sustituir la configuración personalizada. Esta selección es válida solo para la exportación actual.

5.

Seleccione la plantilla en la ventana de diálogo que aparece. ●

Si solo hay una plantilla que tiene la variante de idioma de inicio de sesión, entonces la exportación se realizará en el idioma de inicio de sesión y no es necesaria la interacción del usuario.

●

Si solo hay una plantilla en el sistema para este escenario de exportación, pero la variante de idioma de inicio de sesión no está disponible, entonces la exportación se realizará en idioma inglés.

●

Si hay más de una plantilla en el sistema para este escenario de exportación, aparecerá el diálogo Lista de plantillas. En este diálogo, puede seleccionar la plantilla de Microsoft Excel que desee utilizar para la exportación. La plantilla determinará el formato que tendrán los datos exportados. Se muestra la versión de Microsoft Excel relevante para cada plantilla.

6.

Haga clic en Descargar.

7.

Aparece un mensaje que indica que puede abrir o grabar el archivo que contiene los datos que acaba de exportar desde la solución. Haga clic en Abrir o Grabar según lo que desee hacer con los datos exportados. Según el botón en el que haga clic, en Abrir o Grabar, hay dos resultados posibles: ●

Si hace clic en Abrir, se abre una hoja de trabajo con datos en Microsoft Excel. El archivo tiene un nombre temporal pero no se graba. Puede utilizar todas las funciones de Microsoft Excel para organizar los datos y grabar la hoja de trabajo.

●

Si hace clic en Grabar, se abre un cuadro de diálogo Grabar como. Puede especificar un nombre apropiado y una ubicación para grabar el archivo exportado a Microsoft Excel. Cuando la descarga se complete exitosamente, aparecerá un mensaje. Luego, podrá ir hasta la ubicación donde grabó la plantilla y abrirla.

SAP Business ByDesign Mayo 2014 Vista Leads

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4 Vista Información del mercado

4.1 Guía rápida de información del mercado La vista Información de mercado le permite almacenar documentos de forma centralizada así como cargar, buscar y visualizar documentos externos e internos. Puede acceder a esta vista desde el centro de trabajo Marketing. Esta vista le permite gestionar el contenido no estructurado y tener acceso a información actualizada sobre la empresa, el mercado en el que opera, los productos y los competidores. Esta información le puede ayudar a desarrollar una estrategia de marketing o de ventas, o preparar una reunión con un cliente, por ejemplo.

Conceptos básicos Centro de documentos Utilice Centro de documentos para cargar y archivar documentos, gráficos u otros tipos de ficheros directamente en su centro de documentos. Los ficheros cargados en el centro de documentos se pueden visualizar, editar y borrar directamente desde el centro de trabajo por cualquier usuario. El centro de documentos asegura que los documentos están actualizados y ofrece derechos de edición exclusivos utilizando una política de registro y de comprobación. Para obtener más información, consulte Centro de documentos [página 34].

Escenario empresarial: Del marketing a la oportunidad El escenario empresarial Del marketing a la oportunidad le permite gestionar actividades de marketing y actividades de preventa con el objetivo de generar nuevos negocios para clientes y prospectos. Puede ejecutar campañas, capturar respuestas, generar leads, gestionar oportunidades e iniciar y supervisar actividades de venta relacionadas. Por otro lado, puede utilizar este escenario empresarial sin campañas, lo que significa que no está implicado ningún departamento de marketing y los leads y oportunidades se pueden crear sin utilizar una campaña. También existe una función ampliada para la integración de Microsoft Outlook® que le permite asignar directamente los correos electrónicos a campañas específicas en Outlook, así como sincronizar esta información con el sistema SAP Business ByDesign. Además, la característica de simulación del canal proporciona una combinación interactiva de la lista de gráfico y tabla de oportunidades. El análisis "Y si" simula la forma en que afectarían los cambios a su canal. Para obtener más información, consulte Del marketing a la oportunidad.

Tareas Cargar un documento

32

1.

Seleccione Nuevo

2.

Seleccione Explorar y ubique el documento que desea cargar.

3.

Introduzca el Nombre de documento. Para permitir la creación de versiones de un archivo, marque la casilla Creación de versiones habilitada.

4.

Introduzca una Descripción detallada o cualquier otra información adicional necesaria, como el Autor, el Idioma de documento, o cualquier Palabra clave relevante.

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SAP Business ByDesign Mayo 2014 Vista Información del mercado

5.

Seleccione Grabar y cerrar .

Editar un documento 1.

Si la creación de versiones está habilitada para el documento que desea editar, selecciónelo y presione Desproteger . Si la creación de versiones no está activada, seleccione el documento y presione Descargar . Para editar únicamente las propiedades de documento, como, por ejemplo, la Descripción detallada, el Autor, el Idioma de documento, o las Palabras clave, seleccione Editar propiedades .

2.

El sistema le solicita que descargue el documento para editar en su equipo local. Seleccione Grabar para grabar en su equipo el documento a editar. Para poder editar el documento, debe tener el software de edición necesario instalado en el equipo local.

3.

Una vez que finalizó la edición del documento, grabe las modificaciones, seleccione el documento que desprotegió en el centro de documentos y haga clic en Proteger .

4.

Seleccione Explorar y ubique el documento en su equipo local. Si la creación de versiones está activada para este documento, seleccione el Tipo de versión en función del alcance de sus revisiones. Si sus modificaciones son importantes y significativas, seleccione Revisión mayor. Esta revisión luego quedará representada como un aumento en el primer dígito del número de versión, por ejemplo, Versión 2.0. Para modificaciones menos importantes, seleccione Revisión menor. Quedará representado en el segundo dígito del número de versión, por ejemplo, Versión 2.1.

5.

Seleccione OK para grabar las modificaciones y cargar la nueva versión del documento.

Buscar un documento 1.

Introduzca un término de búsqueda en el campo Buscar y haga clic en Ir Puede buscar documentos con el criterio Agrupar por. Esta opción le permite visualizar rápidamente una lista de documentos clasificados por varios criterios básicos, como el tipo de archivo, así como por palabras clave que puede definir. Para crear palabras clave para documentos, edite las propiedades del documento. Cuando introduce un término de búsqueda, el sistema busca el término introducido en los títulos de documento y en el contenido y muestra los resultados en la lista.

2.

Para utilizar la opción de búsqueda avanzada, seleccione Avanzada. Puede introducir criterios de búsqueda como Autor, Modificado el (fecha), Idioma del documento, o Palabras clave específicas. Los documentos cargados recientemente son los que el sistema procesa primero y no se pueden encontrar inmediatamente mediante la función de búsqueda Este proceso necesita aproximadamente cinco minutos.

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4.2 Conceptos básicos 4.2.1 Centro de documentos Resumen Utilice Centro de documentos para cargar y archivar documentos, gráficos u otros tipos de ficheros directamente en su centro de documentos. Los ficheros cargados en el centro de documentos se pueden visualizar, editar y borrar directamente desde el centro de trabajo por cualquier usuario. El centro de documentos asegura que los documentos están actualizados y ofrece derechos de edición exclusivos utilizando una política de registro y de comprobación. Si desea colaborar con sus colegas en un documento o si desea almacenar el historial de las modificaciones de un archivo, seleccione Creación de versiones habilitada en las propiedades del documento. Cuando la creación de versiones está habilitada, una revisión principal se representa mediante el aumento del primer dígito en el número de versión del documento. Dentro de la versión principal de un documento, puede haber varias versiones menores, que están representadas por el segundo dígito en el número de la versión. Por ejemplo, el primer borrador de una especificación de producto sería la versión 1.0. Las modificaciones menores que hagan los colegas en este documento mientras le producto esté en las etapas de planificación se marcan como versiones 1.1, 1.2, etc. Las modificaciones importantes, como correcciones después de comenzada la producción, justifican un nuevo número de versión, por ejemplo 2.0. El uso típico del Centro de documentos se describe en los siguientes pasos: 1.

Se carga un nuevo documento en el Centro de documentación. Para activar la colaboración con colegas y hacer un seguimiento del historial de versiones del documento, la persona que carga el documento selecciona Creación de versiones habilitada en las propiedades del documento.

2.

Este se comparte con colegas mediante un enlace al documento.

3.

Para editar el documento, un colega desprotege el documento haciendo doble clic en Desproteger .

4.

Tras editar y grabar el documento, el colega protege la nueva versión del documento haciendo doble clic en Proteger y cargando la nueva versión del documento.

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SAP Business ByDesign Mayo 2014 Vista Información del mercado

5 Vista Competidores

5.1 Guía rápida Competidores La vista Competidores le permite almacenar y visualizar la información del competidor, tal su como su página web, su clasificación y los productos de un competidor.. Esta información le permite tomar decisiones informadas que le ayudan a competir con éxito en su mercado. Puede acceder a la vista Competidores desde el centro de trabajo Marketing. Si su empresa ha seleccionado el enfoque de implementación Comprar, vender y administrar, habrá ligeras diferencias entre su solución y la estándar, tal y como se describe a continuación. Para obtener más información, consulte Lo que funciona diferente Comprar, vender, administrar. Si su sistema no se ha implementado, se muestra toda la información porque no hay ningún filtro de alcance relevante.

Conceptos básicos Grupos objetivo y gestión de campañas Grupos objetivo y Gestión de campañas proporcionan una forma efectiva para que los profesionales de ventas y marketing de su empresa capten clientes potenciales o grupos de clientes para generar nuevas operaciones o reforzar relaciones. Para obtener más información, consulte aquí [página 6].

Procesamiento de leads El procesamiento de leads se utiliza para describir, almacenar, actualizar, gestionar y cualificar el interés potencial de un socio comercial en un producto o servicio concreto. También se utiliza para gestionar y registrar todas las interacciones con los socios comerciales en función del interés que demostraron en un producto o servicio durante un período de tiempo. La creación de un documento de lead puede ser el punto de partida dentro del escenario Del marketing a la oportunidad. Para obtener más información, consulte aquí [página 12].

Escenario empresarial: Del marketing a la oportunidad El escenario empresarial Del marketing a la oportunidad le permite gestionar actividades de marketing y actividades de preventa con el objetivo de generar nuevos negocios para clientes y prospectos. Puede ejecutar campañas, capturar respuestas, generar leads, gestionar oportunidades e iniciar y supervisar actividades de venta relacionadas. Por otro lado, puede utilizar este escenario empresarial sin campañas, lo que significa que no está implicado ningún departamento de marketing y los leads y oportunidades se pueden crear sin utilizar una campaña. También existe una función ampliada para la integración de Microsoft Outlook® que le permite asignar directamente los correos electrónicos a campañas específicas en Outlook, así como sincronizar esta información con el sistema SAP Business ByDesign. Además, la característica de simulación del canal proporciona una combinación interactiva de la lista de gráfico y tabla de oportunidades. El análisis "Y si" simula la forma en que afectarían los cambios a su canal.

SAP Business ByDesign Mayo 2014 Vista Competidores

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Para obtener más información, consulte aquí.

Tareas Crear y editar un competidor 1.

En la vista Competidores, seleccione Nuevo

y después Competidor.

También puede crear un nuevo competidor haciendo clic en Tareas comunes en la barra de tareas y seleccionando Nuevo competidor. 2.

Introduzca el nombre del competidor, la dirección, los detalles de comunicación y otros datos específicos del competidor como la clasificación. Puede verificar si ya existe un competidor en el sistema si ha seleccionado esta opción durante la definición del alcance. Cuando introduzca esta información de competidor, haga clic en Comprobar duplicados . El sistema también le notifica si hay duplicados potenciales cuando graba los detalles de un competidor nuevo. Puede visualizar los duplicados potenciales listados.

3.

Para introducir información adicional sobre un competidor, haga clic en Visualizar todo para abrir el editor. También puede añadir más información a un competidor en particular seleccionando dicho competidor en la lista de trabajo y haciendo clic en Editar .

4.

Haga clic en Grabar para grabar el nuevo competidor.

Actualizar productos de la competencia para un competidor 1.

En el editor de la vista Competidores, haga clic en Productos de la competencia .

2.

Haga clic en Añadir fila para introducir el producto de la competencia.

3.

Introduzca la descripción del producto y, si es necesario, el precio de lista y la moneda.

4.

En Detalles, en el campo Comparación de productos, seleccione, si es necesario, cómo se compara el producto de la competencia con el suyo.

5.

En Producto propio,en el campo ID de producto, indique el ID de su producto. Puede buscar el ID de producto utilizando la Ayuda para entradas.

6.

Grabe los detalles del producto de la competencia. El ID de producto de la competencia se añadirá una vez los datos se hayan grabado.

Exportar competidores utilizando Microsoft Excel Para obtener más información consulte Exportar datos comerciales con Microsoft Excel [página 30].

Consulte también Resúmenes de socios comerciales [página 37]

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SAP Business ByDesign Mayo 2014 Vista Competidores

5.2 Conceptos básicos 5.2.1 Resúmenes de socios comerciales Resumen El resumen proporciona un sumario de datos esenciales de un interlocutor comercial seleccionado. Incluye información general, como la dirección, más detalles del socio comercial dependiendo del tipo de socio y las relaciones. El resumen también muestra todas las interacciones de los interlocutores comerciales en ventas, servicios y procesos financieros. Por ejemplo, puede visualizar los pedidos de cliente abiertos y abrir los documentos de facturación de una cuenta, además de otra información sobre las ventas, los servicios y las finanzas. También puede ejecutar informes relacionados con el socio comercial en particular. Para ir al resumen de un socio comercial debe seleccionar el socio comercial en la lista de trabajo de la vista del socio comercial relevante. Puede restringir la visualización de documentos en los resúmenes de las vistas siguientes en los centros de trabajo Gestión de cuenta y Marketing: ●

Clientes

●

Contactos

●

Socios comerciales

●

Competidores en el centro de trabajo Marketing

Requisitos previos Opciones de configuración Generalmente, un administrador selecciona las opciones de configuración. Si no dispone de la autorización necesaria, póngase en contacto con su administrador. Para restringir la visualización de documentos en los resúmenes de clientes, contactos, socios comerciales y competidores, ha permitido la restricción de los resúmenes para la gestión de clientes en su configuración de solución. Para encontrar esta opción empresarial, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Editar alcance de proyecto . En la etapa de proyecto Definición de alcance asegúrese de que está seleccionada la Gestión de clientes y actividades dentro de Ventas. En la etapa Preguntas despliegue el elemento definición del alcance Ventas y seleccione Gestión de clientes y actividades. Seleccione Gestión de clientes y responda la pregunta relacionada con los resúmenes.

Derechos y restricciones de acceso en resúmenes de gestión de clientes y marketing Un usuario puede visualizar informaciones distintas en los resúmenes para los clientes, contactos, socios comerciales y competidores corporativos y particulares, dependiendo de los derechos de acceso asignados a dicho usuario y lo que seleccione durante la definición de alcance. SAP Business ByDesign Mayo 2014 Vista Competidores

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Estas restricciones se aplican si en usuario abre el resumen desde la vista correspondiente en el centro de trabajo Gestión de clientes, Datos de socio comercial o Marketing o desde otra vista de centro de trabajo como la vista Pedidos de cliente. Esta restricciones afectan a la siguiente información: ●

Resumen de cliente particular o corporativo: ○ Informes en General ○

Todos los datos en Ventas , Servicio y Finanzas

●

Resumen de contacto: ○ Campañas y actividades

●

Resumen de socio comercial: ○ Actividades

●

Resumen de competidor: ○ Oportunidades relacionadas

El usuario puede ver los datos siguientes: ●

Si no restringe los datos visualizados en el resumen, todos los datos generales y todos los documentos relacionados con un cliente, contacto, socio comercial o competidor específico se visualizarán en el resumen independientemente de los derechos de acceso de un usuario. No tiene que asignar derechos de acceso para las vistas de centro de trabajo que son necesarias para estos documentos para ese usuario.

●

Si restringe lo que se visualiza en el resumen, el usuario verá lo siguiente: ○ Todos los datos de los clientes, contactos, socios comerciales o competidores si se le ha dado al usuario como mínimo acceso para leer la vista relevante. ○

Todos los documentos relacionados con aquellas vistas de centros de trabajo para las que se le han asignado al usuario los derechos de acceso correspondientes. Los documentos se visualizan según las restricciones de acceso que se hayan definido para la vista de centro de trabajo relevante.

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6 Vista Productos de la competencia

6.1 Guía rápida sobre productos de la competencia La vista Productos de la competencia le permite crear productos de la competencia y guardar y consultar información detallada sobre productos de la competencia. Puede acceder a esta vista desde el centro de trabajo Marketing. En esta vista puede comparar los productos de la competencia con los suyos. Esta información es ventajosa a la hora de posicionar sus productos con respecto a los de la competencia. Si, por ejemplo, está intentando vender un producto a un cliente, puede determinar cuál es la situación de su producto con respecto al de la competencia y desarrollar presentaciones y demostraciones que resalten las ventajas de sus productos frente a los de la competencia.

Conceptos básicos Grupos objetivo y gestión de campañas Grupos objetivo y Gestión de campañas proporcionan una forma efectiva para que los profesionales de ventas y marketing de su empresa capten clientes potenciales o grupos de clientes para generar nuevas operaciones o reforzar relaciones. Para obtener más información, consulte Gestión de campañas y grupos objetivo [página 6]

Procesamiento de leads El procesamiento de leads se utiliza para describir, almacenar, actualizar, gestionar y cualificar el interés potencial de un socio comercial en un producto o servicio concreto. También se utiliza para gestionar y registrar todas las interacciones con los socios comerciales en función del interés que demostraron en un producto o servicio durante un período de tiempo. La creación de un documento de lead puede ser el punto de partida dentro del escenario Del marketing a la oportunidad. Para obtener más información, consulte aquí [página 12].

Escenario empresarial: Del marketing a la oportunidad El escenario empresarial Del marketing a la oportunidad le permite gestionar actividades de marketing y actividades de preventa con el objetivo de generar nuevos negocios para clientes y prospectos. Puede ejecutar campañas, capturar respuestas, generar leads, gestionar oportunidades e iniciar y supervisar actividades de venta relacionadas. Por otro lado, puede utilizar este escenario empresarial sin campañas, lo que significa que no está implicado ningún departamento de marketing y los leads y oportunidades se pueden crear sin utilizar una campaña. También existe una función ampliada para la integración de Microsoft Outlook® que le permite asignar directamente los correos electrónicos a campañas específicas en Outlook, así como sincronizar esta información con el sistema SAP Business ByDesign. Además, la característica de simulación del canal proporciona una combinación interactiva de la lista de gráfico y tabla de oportunidades. El análisis "Y si" simula la forma en que afectarían los cambios a su canal. Para obtener más información, consulte aquí.

SAP Business ByDesign Mayo 2014 Vista Productos de la competencia

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Tareas Creación de un producto de la competencia 1.

Haga clic en Nuevo y seleccione a continuación Producto de la competencia para abrir la actividad rápida Nuevo producto de la competencia. La actividad rápida Nuevo producto de la competencia también se puede abrir haciendo clic en Nuevo producto de la competencia bajo Tareas comunes.

2.

En Producto de la competencia, indique un ID y una descripción para dicho producto. Puede dejar en blanco el campo de ID. Cuando grabe el producto, el sistema le asignará automáticamente un ID.

3.

Introduzca el ID de categoría de producto. Si es necesario, haga clic en Abrir cuadro de diálogo de selección para buscar el ID de categoría de producto. El sistema introduce automáticamente la descripción de categoría de producto.

4.

Introduzca el precio y moneda del producto, así como el tipo de cantidad base y la unidad de medida. Especifique si el producto de la competencia es el producto más vendido de la competencia.

5.

Indique el ID del competidor. El sistema indica automáticamente el nombre del competidor.

6.

Introduzca su ID de producto. Si es necesario, haga clic en Abrir cuadro de diálogo de selección para buscar el ID de producto. El sistema indica automáticamente la descripción de producto, ID de categoría y descripción de categoría.

7.

Seleccione la comparación de productos, valorando su producto en relación con el de la competencia.

8.

Para grabar el nuevo producto de la competencia, haga clic en Grabar . Para volver a la vista Productos de la competencia, haga clic en Cerrar . Para abrir el producto de la competencia desde esta lista, haga clic en el enlace del ID del producto de la competencia correspondiente. Cada entrada para un producto de la competencia solamente tiene una comparación de productos. Si desea comparar varios de sus productos con un producto de la competencia, debe crear una entrada de producto de la competencia para cada comparación.

Actualizar un producto de la competencia 1.

En la vista Productos de la competencia seleccione el producto que desea actualizar y haga clic en Editar . También puede abrir el editor Producto de la competencia haciendo clic en el enlace de ID del producto de la competencia.

2.

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En la vista General bajo Producto de la competencia, actualice la descripción del producto.

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SAP Business ByDesign Mayo 2014 Vista Productos de la competencia

El sistema actualiza de forma automática la descripción del producto en la vista Comparación de productos. 3.

En Detalles, indique la información, por ejemplo, sobre un artículo que haya leído sobre la comparación de su producto con el de la competencia.

4.

En Producto propio, en el campo Comparación de productos, seleccione cómo se compara el producto de la competencia con el suyo.

5.

En la vista Anexos haga clic en Nuevo y, a continuación, seleccione Fichero para cargar el anexo.

6.

Para grabar el producto de la competencia actualizado, haga clic en Grabar y, a continuación, en Cerrar para volver a la vista Productos de la competencia. Los detalles actualizados del producto de la competencia quedan grabados en el sistema. Para abrir el producto desde la lista de la vista Productos de la competencia, haga clic en el enlace del ID del producto de la competencia.

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7 Vista Grupos objetivo

7.1 Guía rápida de Grupos objetivo Una estrategia clave para tener éxito con el marketing es la habilidad de consultar la base de datos de clientes y crear diferentes grupos objetivo, lo que le permitirá dirigirse a sus clientes de manera más eficiente durante las campañas. La vista Grupos objetivo le permite crear grupos objetivo que puede asignar a campañas de marketing para planificar y ejecutar campañas y medir resultados de campañas. Puede acceder a esta vista desde el centro de trabajo Marketing. Se crean nuevos grupos objetivo mediante un planteamiento fácil paso a paso que permite seleccionar clientes y contactos según los diferentes criterios de búsqueda. Puede introducir los criterios de búsqueda manualmente o utilizando consultas predefinidas. Operaciones de conjuntos como añadir, intersecarse y reducir le permiten seleccionar los miembros del grupo objetivo entre distintos resultados de búsqueda rápida y eficientemente. También puede añadir manualmente clientes y contactos que no se ajusten a criterios de búsqueda comunes. Además, puede cargar grupos objetivo al sistema SAP Business ByDesign utilizando una plantilla predefinida de Microsoft Excel®. Después de seleccionar los miembros del grupo objetivo, puede ejecutar una verificación del direccionamiento para ver si se puede contactar con dichos miembros mediante un canal de comunicación específico como el correo electrónico o por correspondencia.

Conceptos básicos Gestión de campañas y grupos objetivo Grupos objetivo y Gestión de campañas proporcionan una forma efectiva para que los profesionales de ventas y marketing de su empresa capten clientes potenciales o grupos de clientes para generar nuevas operaciones o reforzar relaciones. Para obtener más información, consulte aquí [página 6].

Procesamiento de leads El procesamiento de leads se utiliza para describir, almacenar, actualizar, gestionar y cualificar el interés potencial de un socio comercial en un producto o servicio concreto. También se utiliza para gestionar y registrar todas las interacciones con los socios comerciales en función del interés que demostraron en un producto o servicio durante un período de tiempo. La creación de un documento de lead puede ser el punto de partida dentro del escenario Del marketing a la oportunidad. Para obtener más información, consulte aquí [página 12].

Procesamiento de oportunidad El procesamiento de oportunidades le permite identificar y realizar el seguimiento de posibilidades de venta de mercancías o servicios a un cliente concreto. La oportunidad puede almacenar toda la información relevante para ayudarle a tener éxito, como la cuenta y la comunicación relevante, los productos y los precios, miembros del equipo de ventas y sus interlocutores de ventas que trabajan en la oportunidad, así como los competidores de esta oportunidad. Además, puede clasificar su oportunidad fijando una prioridad y especificando la fuente (por ejemplo, una feria comercial).

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Para obtener más información, consulte aquí [página 14].

Escenario empresarial: Del marketing a la oportunidad El escenario empresarial Del marketing a la oportunidad le permite gestionar actividades de marketing y actividades de preventa con el objetivo de generar nuevos negocios para clientes y prospectos. Puede ejecutar campañas, capturar respuestas, generar leads, gestionar oportunidades e iniciar y supervisar actividades de venta relacionadas. Por otro lado, puede utilizar este escenario empresarial sin campañas, lo que significa que no está implicado ningún departamento de marketing y los leads y oportunidades se pueden crear sin utilizar una campaña. También existe una función ampliada para la integración de Microsoft Outlook® que le permite asignar directamente los correos electrónicos a campañas específicas en Outlook, así como sincronizar esta información con el sistema SAP Business ByDesign. Además, la característica de simulación del canal proporciona una combinación interactiva de la lista de gráfico y tabla de oportunidades. El análisis "Y si" simula la forma en que afectarían los cambios a su canal. Para obtener más información, véase Del marketing a la oportunidad.

Tareas Crear un grupo objetivo Puede crear un grupo objetivo con miembros y utilizarlo en una campaña. Para obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 44].

Crear un grupo objetivo mediante Microsoft Excel® Puede crear un grupo objetivo introduciéndolo en una plantilla de Microsoft Excel predefinida y cargándola al sistema. Para obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 47].

Editar un grupo objetivo Para obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 49].

Modificar el estado de un grupo objetivo Puede modificar el estado de un grupo objetivo en la lista de trabajo o al editar un grupo de este tipo. 1.

En la lista de trabajo Grupos objetivo, seleccione o edite un grupo objetivo.

2.

Haga clic en Modificar estado y seleccione el estado necesario de la siguiente forma: ● Seleccione Activo para activar un grupo objetivo para usarlo en campañas. Se puede editar un grupo objetivo activo sin restricciones, pero no se puede borrar.

3.

●

Seleccione Bloqueo para bloquear un grupo objetivo para usarlo en campañas. Se puede editar un grupo objetivo bloqueado sin restricciones, pero no se puede borrar.

●

Seleccione Obsoleto para suspender el uso de un grupo objetivo en campañas. No se puede editar un grupo objetivo obsoleto, pero se puede borrar.

Se modifica el estado en el campo Estado.

Borrar un grupo objetivo Puede borrar solo aquellos grupos objetivos que tengan el estado Obsoleto.

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1.

En la lista de trabajo Grupos objetivo, seleccione un grupo objetivo que tenga el estado Obsoleto y haga clic en Borrar . El sistema visualiza un mensaje, preguntando si desea borrar el registro seleccionado.

2.

Confirme el mensaje haciendo clic en Borrar .

3.

Se elimina el grupo objetivo de la lista de trabajo y un mensaje del sistema confima que las entradas se han guardado.

Crear una campaña de un grupo objetivo 1.

Si un grupo objetivo tiene el estado Activo, puede crear una campaña de seguimiento para dicho grupo en una de las formas siguientes: a.

Después de haber acabado de crear un grupo objetivo, haga clic en Crear nueva campaña mediante grupo objetivo.

b.

En la lista de trabajo Grupos objetivo, seleccione un grupo objetivo que tenga el estado Activo y haga clic en Seguimiento seguido de Campaña.

c.

En la pantalla Resumen de grupo objetivo o cuando trate un grupo objetivo, haga clic en También puede seguido de Nueva campaña mediante grupo objetivo.

El grupo objetivo se asigna automáticamente a la campaña. En la pantalla Nueva campaña, el campo Grupo objetivo se completa automáticamente con el nombre del grupo objetivo. 2.

Introduzca los detalles de la campaña, como el tipo de la misma, y las fechas de inicio y fin.

3.

Grabe la campaña.

4.

Haga clic en Ejecutar si desea inciar la campaña.

Para obtener más información sobre campañas, consulte la Guía rápida de campañas [página 53].

7.2 Tareas 7.2.1 Crear un grupo objetivo Resumen Puede crear un grupo objetivo con miembros en el centro de trabajo Marketing, bajo Grupos objetivos. También es posible crear un grupo objetivo basado en: ●

Una lista de trabajo ubicada en otra vista como por ejemplo en la vista Pedidos de cliente.

●

Los resultados de un informe como el Volumen de pedidos de cliente.

Para obtener detalles acerca de cuáles vistas y listas de trabajo se pueden utilizar para crear un grupo objetivo, consulte Gestión de grupos objetivo y campaña [página 6].

Etapas 1.

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En el centro de trabajo Marketing, en Grupos destino, haga clic en Nuevo

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y seleccione Grupo destino.

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También puede hacer clic en Tareas comunes en la barra de tareas y seleccionar Grupo destino nuevo. 2.

3.

En el paso 1 Definir propiedades, introduzca los siguientes detalles: a.

El sistema proporciona automáticamente un ID de grupo objetivo. Introduzca una descripción del grupo objetivo. También puede introducir una nota.

b.

El estado del grupo objetivo se fija automáticamente en Activo. Si no desea que el grupo objetivo se utilice inmediatamente en el procesamiento posterior de una campaña, haga clic en Modificar estado y seleccione Bloquear.

c.

Haga clic en Siguiente para continuar.

En el paso 2 Seleccionar miembros, elija los miembros del grupo objetivo. En la lista Visualizar, seleccione una de las siguientes consultas: ● Clientes corporativos con contactos (los clientes corporativos y sus contactos, uando exista una relación de contacto entre la cuenta y el contacto) ●

Clientes corporativos (todos los clientes corporativos)

●

Clientes particulares (todos los clientes particulares)

●

Respuestas para campañas (clientes y contactos que han respondido a una campaña específica)

●

Grupos objetivo (todos los grupos objetivo que se han creado)

●

Miembros del grupo objetivo (todos los miembros de un grupo objetivo específico)

Según la consulta que haya seleccionado, se visualizarán distintos parámetros de búsqueda para permitirle consultar su base de datos de clientes y clientes potenciales. 4.

Ahora puede introducir criterios de búsqueda amplios en estos campos para encontrar potenciales miembros del grupo objetivo. También puede delimitar su búsqueda a un campo en particular (por ejemplo para especificar un rango de códigos postales), al hacer clic en el ícono Más opciones próximo al campo. Para obtener información acerca de Más opciones, consulte,Buscar en listas de trabajo.

5.

Haga clic en Ir para iniciar la búsqueda. Los resultados de búsqueda se muestran en la primera tabla (en la tabla Encontrado).

6.

Haga clic en Añadir y después en Todos o en Seleccionados para añadir en la segunda tabla (Miembros del grupo objetivo seleccionados) a todos los clientes y contactos o a aquellos que fueron seleccionados.

7.

Puede repetir este proceso tantas veces como sea necesario, es decir, puede extender su grupo objetivo indicando nuevos criterios de selección o seleccionando otra consulta. Luego puede añadir estas cuentas y contactos a la segunda tabla (Miembros seleccionados del grupo objetivo) utilizando una de las siguientes opciones: ● Haga clic en Añadir para añadir todas o las entradas seleccionadas de la tabla Existentes a la tabla Mientros seleccionados del grupo objetivo . Si antes desea seleccionar distintas cuentas manualmente, haga clic en Añadir , presione la tecla Ctrl cuando seleccione las entradas. ●

Haga clic en Intersecarse para intersecar las entradas de la tabla Existentes con las entradas de la tabla Miembros seleccionados del grupo objetivo . Esto significa que el sistema mantiene las entradas comunes a ambas tablas y elimina las entradas que no son comunes.

●

Haga clic en Intersecarse para intersecar las entradas de la tabla Existentes con las entradas de la tabla Miembros seleccionados del grupo objetivo . Esto significa que el sistema mantiene las entradas comunes a ambas tablas y elimina las entradas que no son comunes.

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Si es necesario, también puede eliminar manualmente todas o las entradas seleccionadas de la tabla Miembros seleccionados del grupo objetivo haciendo clic en Eliminar y luego Todos o Seleccionados. 8.

Una vez que añadió todos los miembros del grupo objetivo requeridos en la tabla Miembros de grupo objetivo, presione Siguiente para continuar.

9.

En el paso 3 Revisar detalles de miembros, puede revisar los detalles de los miembros del grupo objetivo. Para verificar los datos de dirección de los miembros de su grupo objetivo haga clic en Verificar datos de dirección . Después seleccione uno de los canales de comunicación disponibles, como correo electrónico o número de teléfono. El sistema verifica si los datos para el canal de comunicación seleccionado se han actualizado en los datos maestros para los miembros del grupo objetivo, y muestra las luces de estado en la columna Estado de datos de dirección para cada miembro del grupo objetivo: ● Una luz verde de estado indica que se puede contactar con el miembro utilizando el canal de comunicación seleccionado. ●

Una luz roja de estado indica que no se puede contactar con el miembro utilizando este canal de comunicación. Pueden faltar los datos de dirección, el permiso de contacto puede estar desactivado o necesitar una verificación, o el estado de la cuenta o del contacto puede estar bloqueado u obsoleto.

Además, aparecerá un mensaje en la parte superior de la pantalla ofreciendo un resumen de cuántos miembros del grupo objetivo no se pueden contactar mediante el canal de comunicación que ha seleccionado y por qué. Para deshacer la verificación de datos de dirección haga clic en Verificar datos de dirección y a continuaciónReinicializar. Entonces podrá hacer lo siguiente: ● Clasificar la lista en orden ascendiente o descendiente. Hacer clic en la fila de cabecera encima de la columna que desea clasificar. ●

Actualizar los datos faltantes. Navegar directamente hasta una cuenta o contacto con una luz roja de estado haciendo clic en el hipervínculo de la cuenta o contacto. Modificar los datos y grabar las modificaciones directamente en la cuenta del contacto. En la pantalla Grupos objetivos puede actualiza el estado de los datos de dirección haciendo clic en Actualizar . Las luces de estado para los miembros del grupo objetivo pasarán a verde si la información está completa.

●

Elimine los miembros del grupo objetivo individuales manualmente. Seleccione la entrada o entradas que desea eliminar y haga clic en Eliminar .

●

Exporte la lista de miembros del grupo objetivo a un fichero Microsoft Excel. Haga clic en Exportar y a continuación A Microsoft Excel. Se abre una hoja de Microsoft Excel y el documento se podrá almacenar o distribuir para revisión, por ejemplo, a su departamento de ventas.

10. Una vez conforme con los detalles del grupo objetivo, presione Finalizar para confirmar y grabar el grupo objetivo. 11.

En el paso 4 Confirmación, el sistema confirma que se grabó el grupo objetivo. Haga clic en Cerrar para finalizar o elija una de las siguientes opciones: ● Editar grupo objetivo: Puede editar los detalles del grupo objetivo recientemente creado. ●

Crear nueva campaña mediante grupo objetivo. Puede crear una nueva campaña. El sistema asigna automáticamente el grupo objetivo recién creado a la campaña.

●

Crear una nueva campaña como seguimiento: Ahora puede crear una campaña como seguimiento a partir de un grupo objetivo seleccionado. Puede hacerlo seleccionando un grupo objetivo y haciendo clic en

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Seguimiento

Nueva campaña utilizando

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. Esta opción requiere una configuración inicial.

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Por lo general es un administrador quien realiza la configuración. Si no dispone de la autorización necesaria, póngase en contacto con su administrador. Puede crear una campaña como seguimiento a partir de un grupo objetivo solo si ha definido el alcance de Responsabilidades para contactos en la configuración empresarial. Para acceder a esta opción empresarial, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Editar alcance del proyecto . En el paso del proyecto Definición del alcance , asegúrese de que se ha seleccionado Socios comerciales dentro de Datos comerciales generales. En el paso Preguntas , despliegue el elemento de definición del alcance Datos comerciales generales y seleccione Socios comerciales. Seleccione Gestión de socios comerciales y responda la pregunta relacionada con las Responsabilidades para contactos. ●

Crear nuevo grupo objetivo: Puede crear otro grupo objetivo.

Resultado Si el grupo objetivo tiene el estado Activo, puede utilizarlo en una campaña. Una vez que recibió las respuestas a una campaña, puede crear un nuevo grupo objetivo basado en los miembros del grupo objetivo que respondieron y utilizarlo, por ejemplo, para enviarles información más detallada. Cuando cree el grupo objetivo, haga clic en Actualizar miembros y seleccione Respuestas para campaña en el campo Mostrar.

7.2.2 Crear un grupo objetivo mediante Microsoft Excel® Resumen Puede crear un grupo objetivo introduciéndolo en una plantilla de Microsoft Excel predefinida y cargándola al sistema.

Requisitos previos Debe haber instalado el último add-In para Microsoft Excel. Según la configuración de su solución, puede realizar esta tarea desde el Resumen de autoservicios en el centro de trabajo Página principal, desde el Centro de descarga en el centro de trabajo Gestión de aplicaciones y usuarios o desde el vínculo Descarga que está disponible directamente en la interfaz de usuario. Además, las parametrizaciones de su navegador se deben efectuar de manera adecuada. Puede verificarlo haciendo clic en Revisar las parametrizaciones de Mi PC en la pantalla de entrada al sistema.

Etapas En el sistema SAP Business ByDesign, en la vista Grupos objetivo del centro de trabajo Marketing haga clic en Nuevo y, a continuación, en Grupos objetivo desde Microsoft Excel. Obtener la plantilla 1.

Seleccione la plantilla. Seleccione la plantilla en el idioma requerido y haga clic en Descargar.

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Puede seleccionar cualquier idioma que haya seleccionado durante la definición del alcance. Si sólo ha seleccionado un idioma durante la definición del alcance, no obtendrá una selección de las versiones de idioma para elegir. 2.

Decida qué desea hacer con la plantilla. Seleccione una de las siguientes opciones: ● Si sólo desea utilizar la plantilla una vez, puede abrir la plantilla sin grabarla. Haga clic en Abrir. ●

Si desea grabar la plantilla para poder utilizarla de nuevo, seleccione una ubicación para grabar el fichero, introduzca un nombre de fichero apropiado y haga clic en Grabar. Después, haga clic en Abrir.

Si ha descargado y grabado previamente esta plantilla en su PC, navegue a la ubicación en la que grabó la plantilla y ábrala. Entrar a la solución desde Microsoft Excel 1.

En la cinta Add-In SAP en Microsoft Excel, haga clic en Entrar al sistema. Si no se visualiza la cinta Add-In SAP, verifique que se haya instalado correctamente el Add-In para Microsoft Excel (consulte Requisitos previos en este documento). Se abre una ventana de diálogo en la que podrá introducir los datos detallados de entrada al sistema. El URL del sistema se propone automáticamente. El URL del sistema es el URL del sistema con el que está trabajando.

2.

Introduzca su ID de usuario y su contraseña, y haga clic en Entrar al sistema. Después del acceso inicial al sistema, el texto de la cinta cambia de Add-In SAP al nombre de su solución.

Introducir detalles en la plantilla Microsoft Excel Tenga en cuenta lo siguiente: ●

La plantilla de Microsoft Excel consta de numerosas filas en la que se pueden introducir o copiar datos. Si necesita más, añada el número de filas que sea necesario antes de empezar a introducir o copiar datos.

●

Asegúrese de que se cumplimenten los campos obligatorios (los que aparecen marcados con un asterisco).

●

Para ayudarle a rellenar los detalles: ○ Algunos campos tienen listas desplegables. ○

En algunos campos, puede buscar datos en el sistema, por ejemplo, países. Coloque el cursor en el campo y haga clic en Búsqueda en la cinta o barra de herramientas de su solución para realizar búsquedas en el sistema. En el cuadro de diálogo Búsqueda que aparece, se encuentra disponible un campo de búsqueda. Cuando comienza a escribir en el campo de búsqueda, se filtran las entradas relevantes en las columnas ID y Descripción con lo que no deberá desplazarse por toda la lista. Si el botón Búsqueda no está activo en la cinta o barra de herramientas, no es posible llevar a cabo la búsqueda.

Entonces podrá hacer lo siguiente: ●

Introducir una descripción para su grupo objetivo.

●

Seleccionar el estado correspondiente. Si no selecciona un estado, se fijará automáticamente en Activo al cargar su grupo objetivo al sistema SAP Business ByDesign.

●

Registrar notas.

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●

Introduzca o copie la cuenta e IDs de contacto en las filas y en las columnas adecuadas. Tenga en cuenta que puede introducir una cuenta sin un contacto. No obstante, si registra un contacto, debe registrar una cuenta.

Grabe sus datos 1.

Cuando termine de introducir todos los datos, grabe el fichero Microsoft Excel.

2.

Haga clic en Grabar datos en . Se abre un cuadro de diálogo que le informa que los datos se grabaron en la solución. Después de la carga, un mensaje le informa que los datos se grabaron en la solución. Si no facilita toda la información solicitada o si proporciona información incorrecta, algunos de los registros no se grabarán. Los mensajes de error resaltarán los problemas para que pueda corregirlos y volver a grabar los datos.

3.

A continuación, puede desconectarse haciendo clic en Salir del sistema .

Resultado El nuevo grupo objetivo queda grabado en el sistema SAP Business ByDesign y se añade a la lista de la vista Grupos objetivo. Si necesita modificar este grupo objetivo, debe realizar las modificaciones directamente en el sistema.

7.2.3 Editar un grupo objetivo Resumen Puede editar un grupo objetivo con miembros en el centro de trabajo Marketing, bajo Grupos objetivos.

Requisitos previos Puede editar un grupo objetivo siempre que no tenga el estado Obsoleto.

Etapas 1.

En la vista Grupos objetivo seleccione el grupo objetivo que desea modificar y haga clic en Editar . Puede añadir o eliminar miembros, verificar los datos de dirección, y hacer clic en Actualizar miembros para modificar su grupo objetivo. Además, puede modificar el estado de su grupo objetivo, copiar el grupo objetivo existente y exportar la lista de miembros del grupo objetivo a Microsoft Excel®.

2.

A continuación puede editar su grupo objetivo de la siguiente manera: ● Modificar firmante En la tabla Miembros puede modificar el firmante responsable. Puede visualizar o editar la columna Firmante solo si ha definido el alcance de Responsabilidades para contactos en la configuración empresarial.

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Por lo general es un administrador quien realiza la configuración. Si no dispone de la autorización necesaria, póngase en contacto con su administrador. Para acceder a esta opción empresarial, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Editar alcance del proyecto . En el paso del proyecto Definición del alcance , asegúrese de que se ha seleccionado Socios comerciales dentro de Datos comerciales generales. En el paso Preguntas , despliegue el elemento de definición del alcance Datos comerciales generales y seleccione Socios comerciales. Seleccione Gestión de socios comerciales y responda la pregunta relacionada con las Responsabilidades para contactos. ●

Añadir miembros mediante la búsqueda detallada a.

Haga clic en Actualizar miembros para añadir nuevos miembros al grupo objetivo, realizando una nueva búsqueda en su base de datos de clientes y clientes potenciales.

b.

En la lista Visualizar, seleccione una de las siguientes consultas: ● Clientes corporativos con contactos (los clientes corporativos y sus contactos, uando exista una relación de contacto entre la cuenta y el contacto) ●

Clientes corporativos (todos los clientes corporativos)

●

Clientes particulares (todos los clientes particulares)

●

Respuestas para campañas (clientes y contactos que han respondido a una campaña específica)

●

Grupos objetivo (todos los grupos objetivo que se han creado)

●

Miembros del grupo objetivo (todos los miembros de un grupo objetivo específico)

Según la consulta que haya seleccionado, se visualizarán distintos parámetros de búsqueda para permitirle consultar su base de datos de clientes y clientes potenciales. c.

Ahora puede introducir criterios de búsqueda amplios en estos campos para encontrar potenciales miembros del grupo objetivo. También puede delimitar su búsqueda en un campo particular, por ejemplo, para especificar un rango de códigos postales. Para ello, haga clic en el icono Más opciones situado al lado de un campo de búsqueda, y seleccione un operador como = igual a, > mayor que o ... entre.

d.

Seleccione Ir para iniciar la búsqueda. Los resultados de búsqueda se muestran en la primera tabla (en la tabla Encontrado).

e.

Haga clic en Añadir y después en Todos o en Seleccionados para añadir en la segunda tabla (Miembros del grupo objetivo seleccionados) a todos los clientes y contactos o a aquellos que fueron seleccionados.

f.

Puede repetir este proceso tantas veces como sea necesario, es decir, puede extender su grupo objetivo indicando nuevos criterios de selección o seleccionando otra consulta. Luego puede añadir estas cuentas y contactos a la segunda tabla (Miembros seleccionados del grupo objetivo) utilizando una de las siguientes opciones: ● Haga clic en Añadir para añadir todas o las entradas seleccionadas de la tabla Existentes a la tabla Mientros seleccionados del grupo objetivo . Si antes desea seleccionar distintas cuentas manualmente, haga clic en Añadir , presione la tecla Ctrl cuando seleccione las entradas.

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●

Haga clic en Intersecarse para intersecar las entradas de la tabla Existentes con las entradas de la tabla Miembros seleccionados del grupo objetivo . Esto significa que el sistema mantiene las entradas comunes a ambas tablas y elimina las entradas que no son comunes.

●

Haga clic en Intersecarse para intersecar las entradas de la tabla Existentes con las entradas de la tabla Miembros seleccionados del grupo objetivo . Esto significa que el sistema mantiene las entradas comunes a ambas tablas y elimina las entradas que no son comunes.

Si es necesario, también puede eliminar manualmente todas o las entradas seleccionadas de la tabla Miembros seleccionados del grupo objetivo haciendo clic en Eliminar y luego Todos o Seleccionados.

●

g.

Después de añadir todos los miembros del grupo objetivo a la tabla Encontrado, haga clic en Devolver a grupo objetivo para copiar los miembros al grupo objetivo, y navegue hacia atrás a la pantalla Editar grupo objetivo. Sus modificaciones se visualizan en el grupo objetivo.

h.

Grabe las modificaciones.

Añadir miembros nuevos manualmente Haga clic en Añadir miembro para añadir miembros manualmente a su grupo objetivo que, por ejemplo, no coincidía con sus criterios de selección anteriores. Se visualizará una ventana de diálogo en la que puede seleccionar un cliente, un contacto o ambos, para añadir a su grupo objetivo. Si selecciona un cliente y después desea seleccionar un contacto, en la ayuda para entradas del campo de contacto sólo se visualizarán los contactos de este cliente particular. Se aplicará la misma regla si selecciona un contacto. Los miembros se añaden al final de la lista. Si es necesario, puede clasificar esta lista.

●

Eliminar miembros Haga clic en Eliminar para eliminar los miembros del grupo objetivo. Puede seleccionar uno o más miembros del grupo objetivo para eliminar.

●

Verificar los datos de dirección de los miembros Para verificar los datos de dirección de los miembros de su grupo objetivo haga clic en Verificar datos de dirección . Después seleccione uno de los canales de comunicación disponibles, como correo electrónico o número de teléfono. El sistema verifica si los datos para el canal de comunicación seleccionado se han actualizado en los datos maestros para los miembros del grupo objetivo, y muestra las luces de estado en la columna Estado de datos de dirección para cada miembro del grupo objetivo: ● Una luz verde de estado indica que se puede contactar con el miembro utilizando el canal de comunicación seleccionado. ●

Una luz roja de estado indica que no se puede contactar con el miembro utilizando este canal de comunicación. Pueden faltar los datos de dirección, el permiso de contacto puede estar desactivado o necesitar una verificación, o el estado de la cuenta o del contacto puede estar bloqueado u obsoleto.

Además, aparecerá un mensaje en la parte superior de la pantalla ofreciendo un resumen de cuántos miembros del grupo objetivo no se pueden contactar mediante el canal de comunicación que ha seleccionado y por qué. Para deshacer la verificación de datos de dirección haga clic en Verificar datos de dirección y a continuaciónReinicializar. Entonces podrá hacer lo siguiente:

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●

Clasificar la lista en orden ascendiente o descendiente. Hacer clic en la fila de cabecera encima de la columna que desea clasificar.

●

Actualizar los datos faltantes. Navegar directamente hasta una cuenta o contacto con una luz roja de estado haciendo clic en el hipervínculo de la cuenta o contacto. Modificar los datos y grabar las modificaciones directamente en la cuenta del contacto. En la pantalla Grupos objetivos puede actualiza el estado de los datos de dirección haciendo clic en Actualizar . Las luces de estado para los miembros del grupo objetivo pasarán a verde si la información está completa.

●

Elimine los miembros del grupo objetivo individuales manualmente. Seleccione la entrada o entradas que desea eliminar y haga clic en Eliminar .

●

Exporte la lista de miembros del grupo objetivo a un fichero Microsoft Excel. Haga clic en Exportar y a continuación A Microsoft Excel. Se abre una hoja de Microsoft Excel y el documento se podrá almacenar o distribuir para revisión, por ejemplo, a su departamento de ventas.

Resultado Las modificaciones en el grupo objetivo se tienen en cuenta al utilizarlos en la siguiente campaña.

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8 Vista Gestión de campañas

8.1 Vista de campañas 8.1.1 Guía rápida Campañas La vista Campañas le permite, como representante de marketing, planificar, crear y ejecutar campañas. Puede acceder a esta vista desde el centro de trabajo Marketing, en Gestión de campañas. Son posibles los siguientes tipos de campañas: campañas por correo electrónico, fax, llamada telefónica y carta. Puede asignar un grupo objetivo existente a una campaña, o puede crear un nuevo grupo objetivo dentro de la misma campaña. Si desea clasificar respuestas que captura, puede crear opciones de respuesta en la subvista Opciones de respuesta y asignarlas a la campaña en la subvista Campañas. De forma alternativa, puede crear opciones de respuesta directamente en la campaña. Cuando ejecuta una campaña, el sistema crea un archivo de Microsoft Excel® que incluye los miembros del grupo objetivo accesibles y sus direcciones para contactarlos. Este archivo puede distribuirse a una agencia de marketing, la cual contacta los miembros del grupo objetivo. También se puede distribuir como una fuente de entrada en Microsoft Mail Merge u otros sistemas de correo electrónico. Además, se generan códigos de respuesta personalizados de manera automática en este fichero para cada miembro del grupo objetivo, con el fin de identificar la campaña y la cuenta y el contacto. Estos códigos de respuesta pueden utilizarse más adelante para crear rápidamente respuestas de campaña. Una vez ejecutada una campaña, puede comprobar inmediatamente quién ha sido contactado con éxito, así como quién no lo ha sido y el porqué, Además, puede verificar quién ha respondido y por medio de qué canal de comunicación, y quién no ha respondido todavía. También puede supervisar algunos ratios de campaña como el número de miembros de grupo objetivo que han sido contactados o el número de personas que no ha respondido. Puede visualizar datos en la lista de trabajo Campañas como un gráfico utilizando la función de vista analítica. Esta función le ayudará a hacerse una idea general de todos los datos del pool de trabajo.

Conceptos básicos Grupos objetivo y gestión de campañas Grupos objetivo y Gestión de campañas proporcionan una forma efectiva para que los profesionales de ventas y marketing de su empresa capten clientes potenciales o grupos de clientes para generar nuevas operaciones o reforzar relaciones. Para obtener más información, consulte aquí [página 6].

Procesamiento de leads El procesamiento de leads se utiliza para describir, almacenar, actualizar, gestionar y cualificar el interés potencial de un socio comercial en un producto o servicio concreto. También se utiliza para gestionar y registrar todas las interacciones con los socios comerciales en función del interés que demostraron en un producto o servicio durante un período de tiempo. La creación de un documento de lead puede ser el punto de partida dentro del escenario Del marketing a la oportunidad. SAP Business ByDesign Mayo 2014 Vista Gestión de campañas

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Para obtener más información, consulte aquí [página 12].

Procesamiento de oportunidad El procesamiento de oportunidades le permite identificar y realizar el seguimiento de posibilidades de venta de mercancías o servicios a un cliente concreto. La oportunidad puede almacenar toda la información relevante para ayudarle a tener éxito, como la cuenta y la comunicación relevante, los productos y los precios, miembros del equipo de ventas y sus interlocutores de ventas que trabajan en la oportunidad, así como los competidores de esta oportunidad. Además, puede clasificar su oportunidad fijando una prioridad y especificando la fuente (por ejemplo, una feria comercial). Para obtener más información, consulte aquí [página 14].

Gestión de actividades Como parte de su actividad diaria necesita desempeñar actividades diversas a lo largo del día, como tareas, citas, llamadas telefónicas, cartas, faxes o correos electrónicos. Para asegurar la productividad y la eficiencia, la Gestión de actividades le permite optimizar todas las actividades relacionadas con la Gestión de la relación con el cliente y asegurar que no invierte demasiado tiempo tan preciado para las ventas coordinando tareas y actividades rutinarias. Para obtener más información, consulte Gestión de actividades [página 17].

Escenario empresarial: Del marketing a la oportunidad El escenario empresarial Del marketing a la oportunidad le permite gestionar actividades de marketing y actividades de preventa con el objetivo de generar nuevos negocios para clientes y prospectos. Puede ejecutar campañas, capturar respuestas, generar leads, gestionar oportunidades e iniciar y supervisar actividades de venta relacionadas. Por otro lado, puede utilizar este escenario empresarial sin campañas, lo que significa que no está implicado ningún departamento de marketing y los leads y oportunidades se pueden crear sin utilizar una campaña. También existe una función ampliada para la integración de Microsoft Outlook® que le permite asignar directamente los correos electrónicos a campañas específicas en Outlook, así como sincronizar esta información con el sistema SAP Business ByDesign. Además, la característica de simulación del canal proporciona una combinación interactiva de la lista de gráfico y tabla de oportunidades. El análisis "Y si" simula la forma en que afectarían los cambios a su canal. Para obtener más información, consulte Del marketing a la oportunidad.

Guía rápida Integración con Microsoft Outlook Esta guía rápida le proporciona información acerca de las funciones de integración de Microsoft Outlook en Customer Relationship Management (CRM). Para obtener más información, consulte la Guía rápida para la integración con Microsoft Outlook [página 60].

Tareas Crear una campaña 1.

Haga clic en Nuevo

y seleccione Campaña.

También puede hacer clic en Tareas comunes en la barra de tareas y seleccionar Nueva campaña. 2.

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Introduzca los detalles de la manera siguiente: ● Introduzca una Descripción de campaña para su campaña.

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SAP Business ByDesign Mayo 2014 Vista Gestión de campañas

●

Seleccione una Clase de campaña de la lista desplegable: Campaña por correo electrónico, Campaña por fax, Campaña por carta y Campaña por llamada telefónica. Los tipos de campaña determinan: ● La verificación de los datos de dirección durante la ejecución de la campaña. Por ejemplo, si ha seleccionado el tipo de campaña Campaña por correo electrónico, el sistema verifica lo siguiente: ○ La autorización de contacto y el estado de un miembro del grupo de destino ○

Los miembros que tienen actualizada una dirección de correo electrónico en sus datos maestros

●

Puede introducir una fecha de inicio para especificar cuándo se planifica que su campaña esté activa y una fecha de fin para especificar cuándo se programa la finalización de la campaña.

●

Seleccione un grupo objetivo existente o cree un nuevo grupo objetivo directamente en esta pantalla haciendo clic en Nuevo . Para obtener más información sobre los grupos objetivo, consulte la Guía rápida de grupos objetivo [página 42].

●

Introduzca cualquier información adicional que desee grabar en su campaña.

●

En Anexos, puede añadir cualquier documento que pueda ser necesario a su campaña, por ejemplo, folletos de marketing.

3.

Si está utilizando opciones de respuesta, haga clic en Ver todo y seleccione Opciones de respuesta.

4.

Haga clic en Añadir fila y seleccione una opción de respuesta de la lista desplegable, o haga clic en Nuevo para crear una nueva opción de respuesta. Repita este paso para cada opción de respuesta que requiera. Una vez ejecutada una campaña, ya no puede añadir ni suprimir opciones de respuesta.

5.

Grabe su campaña. El estado de la campaña está establecido automáticamente en Planificado.

6.

Ahora puede ejecutar la campaña haciendo clic en Ejecutar . El estado de la campaña pasa a Activo. Una vez que el estado de la campaña pasa a ser Activo, no se puede realizar ningún cambio en los campos de campañas ni añadir anexos.

Ejecutar una campaña Después de crear una campaña y de asignarle un tipo de campaña y un grupo objetivo, puede ejecutarla.

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1.

En la lista de trabajo Campañas, seleccione una campaña y haga clic en Editar .

2.

Haga clic en Ejecutar . Se muestra una ventana de diálogo que le pregunta si desea descargar el fichero Microsoft Excel en su ordenador.

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Si no se visualiza esta ventana de diálogo, compruebe si la configuración de su navegador es la correcta. Puede encontrar información sobre las parametrizaciones del PC en el documento de ayuda Verificar las opciones de mi PC. Para obtener más información, consulte Exportar datos comerciales con Microsoft Excel [página 30]. 3.

Haga clic en Sí y grabe el fichero Microsoft Excel de manera local o ábralo directamente. Se genera un fichero Microsoft Excel que contiene todos los miembros del grupo objetivo accesibles con sus direcciones y su código de respuesta personalizado. Un miembro se considera direccionable si se cumplen los siguientes criterios: ● Se permite ponerse en contacto con el miembro (permiso de contacto permitido) ●

El estado del miembro no es obsoleto ni está bloqueado

●

El miembro tiene los datos de dirección necesarios actualizados. Por ejemplo, si su campaña tiene el tipo de campaña Campaña por correo electrónico, los miembros deben tener una dirección de correo electrónico actualizada en los datos maestros.

Adicionalmente, también puede visualizar el Firmante responsable en el Microsoft Excel descargado solo si ha definido el alcance de Responsabilidades para contactos en la configuración empresarial. Por lo general es un administrador quien realiza la configuración. Si no dispone de la autorización necesaria, póngase en contacto con su administrador. Para acceder a esta opción empresarial, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Editar alcance del proyecto . En el paso del proyecto Definición del alcance , asegúrese de que se ha seleccionado Socios comerciales dentro de Datos comerciales generales. En el paso Preguntas , despliegue el elemento de definición del alcance Datos comerciales generales y seleccione Socios comerciales. Seleccione Gestión de socios comerciales y responda la pregunta relacionada con las Responsabilidades para contactos. 4.

Los datos del fichero Microsoft Excel pueden utilizarse ahora para contactar con los miembros del grupo objetivo. Por ejemplo, puede utilizarlos como fuente de entrada en Microsoft Mail Merge u otros sistemas de correo electrónico; o puede distribuirlos a una agencia de marketing externa que se pondrá en contacto con los miembros en su lugar. Si no ha grabado el fichero Microsoft Excel o lo ha suprimido, puede hacer clic en Restaurar fichero de exportación para descargarlo de nuevo. Este botón está visible cuando hace clic en Editar o en Ver todo en una campaña activa. Una vez ejecutada la campaña, el estado pasa a ser Activo y la hoja informativa de contacto y de cuenta se actualizan con la información de la campaña, ubicada en la sección Campañas. De esta manera puede ver en qué campañas están involucrados una cuenta o un contacto.

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Una vez que el estado de la campaña pasa a ser Activo, no se puede realizar ningún cambio en los campos de campañas ni añadir anexos.

Registrar respuestas de una campaña Una vez ejecutada una campaña, puede capturar respuestas de los miembros de grupo objetivo. Para obtener más información acerca de esta tarea, consulte aquí [página 70].

Visualizar detalles de ejecución de campaña 1.

En el pool de trabajo Campañas, haga clic en la Descripción de campaña de la campaña que desea ver, seleccione Ver todo y después la etiqueta Detalles de ejecución . Puede visualizar detalles de ejecución, por ejemplo si los miembros del grupo objetivo han sido contactados o no. Contactado en este sentido significa que ha sido exportado a un archivo de Microsoft Excel para su procesamiento.

2.

Para ver los miembros del grupo objetivo contactados, seleccione Miembros contactados en el campo Mostrar. Puede visualizar campos adicionales en la pantalla bajo

Personalizar

Esta

pantalla . Por ejemplo, para visualizar los códigos de respuesta que se utilizaron para capturar respuestas, puede visualizar el campo Código de respuesta en la etiqueta Detalles de ejecución al seleccionar Miembros contactados. Para obtener más información, consulte la Guía rápida de personalización. 3.

En Campañas, también puede ver todas las campañas en las que la cuenta o el contacto son un miembro del grupo objetivo y fueron contactados con éxito,

4.

Para ver los miembros del grupo objetivo que aún no se contactaron, consulte Miembros no contactados en el campo Mostrar. Los resultados muestran a todos los miembros del grupo objetivo a quienes no se pudo contactar a través de la campaña porque no eran localizables. Estos miembros del grupo objetivo no han sido exportados a Microsoft Excel ni se han creado actividades en su historial de interacción.

5.

Para analizar por qué estos miembros del grupo objetivo no estaban accesibles, puede agrupar los resultados por motivos. Para hacerlo, haga clic en Motivo en la cabecera de la columna. Puede restringir más aún los resultados seleccionando Avanzados e indicado los criterios de búsqueda. Puede copiar esta lista en un nuevo grupo objetivo o en un nuevo grupo objetivo y una campaña haciendo clic en Exportar y después en A grupo objetivo o A grupo objetivo y campaña. También puede exportar esta lista a un fichero de Microsoft Excel. Por ejemplo, puede crear un fichero Microsoft Excel para miembros del grupo objetivo que no pudieron contactarse y distribuirlo a su departamento de ventas para que sepan que faltan algunos datos de comunicación para algunas cuentas. El departamento de ventas puede actualizar los datos maestros para que las cuentas puedan contactarse en campañas futuras.

Visualizar detalles de respuesta en una campaña Puede ver qué cuentas y contactos han respondido a una campaña. También puede comprobar qué miembros de su grupo objetivo no han respondido todavía.

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1.

En la lista de trabajo Campañas, haga clic en la Descripción de campaña de la campaña que desea ver. El resumen de campañas se abre mostrándole los Ratios de respuesta. Uno de los ratios de respuesta es la tasa de respuestas. Muestra el porcentaje de cuentas y contactos que ya han respondido, en comparación con los miembros del grupo objetivo que pudieron contactarse.

2.

Haga clic en Más y después en Ratios de respuesta. De manera alternativa, puede hacer clic en Ver todo y seleccionar la etiqueta Detalles de respuesta .

3.

En el campo Mostrar, puede seleccionar lo siguiente: ● Respuestas Esto muestra todas las respuestas para esta campaña específica. Si una cuenta o un contacto ha respondido más de una vez, esto también se muestra. Puede utilizar criterios de búsqueda adicionales para esta lista seleccionando Avanzados. Esto ayuda especialmente si utiliza opciones de respuesta; entonces podrá buscar todas las respuestas positivas, por ejemplo. ●

Personas que respondieron Esto muestra todas las cuentas y contactos que han respondido a su campaña. Si una cuenta y un contacto han respondido varias veces, esta cuenta y contacto se enumeran solo una vez.

●

Personas que no respondieron Esto muestra todos los miembros del grupo objetivo que han sido contactados pero aún no han respondido. ●

Puede copiar esta lista en un nuevo grupo objetivo o en un nuevo grupo objetivo y una campaña haciendo clic en Exportar y después en A grupo objetivo o A grupo objetivo y campaña.

●

También puede exportar esta lista a un fichero de Microsoft Excel. Por ejemplo, puede crear un fichero Microsoft Excel para todos los que respondieron o no y después distribuirlo a su departamento de ventas a modo informativo o para ser procesado.

●

Puede visualizar campos adicionales en la pantalla bajo Personalizar Esta pantalla . Por ejemplo, para ver quién creó respuestas en la etiqueta Detalles de respuesta , puede seleccionar visualiza el campo Creado por al seleccionar Respuestas. Para ver cómo han respondido los miembros del grupo objetivo, puede seleccionar visualizar el campo Opción de respuesta. Para obtener más información, consulte la Guía rápida de personalización.

Finalizar una campaña Para finalizar una campaña, debe fijar el estado de la campaña manualmente en Finalizado. 1.

En la lista de trabajo Campañas, seleccione una campaña, haga clic en Cambiar estado y seleccione Finalizado. También puede hacer clic en Editar para visualizar primero los detalles de campaña y después hacer clic en Cambiar estado y después en Finalizado

2.

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Grabar las modificaciones.

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El estado de la campaña se cambia a Finalizado y un mensaje del sistema confirma que sus entradas se han grabado. El botón Añadir respuesta está ahora desactivado. Sin embargo, es posible crear respuestas creando una actividad e introduciendo el ID de campaña. Tenga en cuenta, sin embargo, que las opciones por defecto de la selección de valor de la actividad muestran solo las campañas activas, pero también puede buscar campañas finalizadas utilizando los parámetros de búsqueda avanzados. Si es necesario, puede reactivar la campaña fijando de nuevo el estado Activo.

Cancelar una campaña Si una campaña ya ha empezado y no quiere seguir utilizándola, puede cancelarla. 1.

En la lista de trabajo Campañas, seleccione una campaña con el estado Activo y haga clic en Cambiar estado y, a continuación, en Cancelado. También puede hacer clic en Editar para visualizar primero los detalles de campaña y después hacer clic en Cambiar estado y después en Cancelado.

2.

Grabe las modificaciones.

El estado de la campaña se cambia a Cancelado y un mensaje del sistema confirma que sus entradas se han grabado. El botón Añadir respuesta está ahora desactivado. Sin embargo, es posible crear respuestas creando una actividad e introduciendo el ID de campaña. Tenga en cuenta, sin embargo, que las opciones por defecto de la selección de valor de la actividad muestran solo las campañas activas, pero también puede buscar campañas canceladas utilizando los parámetros de búsqueda avanzados. Si es necesario, puede reactivar la campaña fijando de nuevo el estado Activo.

Borrar una campaña Puede borrar solo aquellas campañas que tengan el estado Planificado. 1.

En la lista de trabajo Campañas, seleccione la campaña requerida. Asegúrese de que tiene el estado Planificado y haga clic en Borrar . El sistema visualiza un mensaje, preguntando si desea borrar el registro seleccionado.

2.

Confirme el mensaje haciendo clic en Borrar . Se elimina la campaña de la lista de trabajo y un mensaje del sistema confirma que las entradas se han guardado.

Visualizar análisis gráfico de un pool de trabajo de campañas 1.

En la lista de trabajo, seleccione desde la lista desplegable Agrupar por un criterio para agrupar los datos.

2.

Para visualizar todos los datos de la lista de trabajo en la sección Vista analítica, haga clic en el icono del gráfico situado junto al icono de filtro.

3.

En la sección Vista analítica seleccione un tipo de gráfico para visualizar los datos.

4.

Haga doble clic en una sección de datos del gráfico para filtrar la lista de trabajo original. Para reinicializar el filtro, haga clic en Volver a gráfico completo en la sección Vista analítica o borre el contenido del filtro en la lista de trabajo.

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Para algunas listas de trabajo, como la lista Oportunidades en la vista Lista de oportunidades del centro de trabajo Nueva operación, puede agregar los datos agrupados utilizando distintos criterios (por ejemplo, valor esperado). Después podrá seleccionar distintos métodos de análisis (por ejemplo: recuento, suma, media, máximo o mínimo) para clasificar los datos y seleccionar distintos tipos de gráfico para presentar los datos de la lista de trabajo.

Exportar campañas a Microsoft Excel Puede exportar campañas a Microsoft Excel. Para obtener más información, consulte Exportar datos comerciales con Microsoft Excel [página 30].

8.1.2 Conceptos básicos 8.1.2.1 Guía rápida para Integración con Microsoft Outlook® La integración de Microsoft Outlook® (Groupware) le permite intercambiar información entre Microsoft Outlook y la aplicación CRM de su sistema. Puede sincronizar sus contactos, correos electrónicos, citas y tareas de Outlook; crear solicitudes de servicio en el sistema a partir de correos electrónicos entrantes; y asociar correos electrónicos, tareas y notas con cuentas, campañas, oportunidades, leads de SAP Business ByDesign. La integración con Microsoft Outlook es compatible con Microsoft Outlook 2007 y 2010.

Conceptos básicos Consejos de seguridad y guía de corrección de errores de la Integración con Microsoft Outlook Para obtener más información, consulte Consejos de seguridad y guía de corrección de errores de la integración con Microsoft Outlook.

Gestión de actividades Como parte de su actividad diaria necesita desempeñar actividades diversas a lo largo del día, como tareas, citas, llamadas telefónicas, cartas, faxes o correos electrónicos. Para asegurar la productividad y la eficiencia, la Gestión de actividades le permite optimizar todas las actividades relacionadas con la Gestión de la relación con el cliente y asegurar que no invierte demasiado tiempo tan preciado para las ventas coordinando tareas y actividades rutinarias. Para obtener más información, consulte Guía rápida Actividades y Gestión de actividades [página 17].

Tareas Actividades de preinstalación Antes de instalar y de utilizar las funciones de la integración con Microsoft Outlook, se debe adjudicarle una autorización para el centro de trabajo Gestión de clientes, en el que se actualizan todos los datos relevantes para la integración con Microsoft Outlook. Para obtener más información acerca de este centro de trabajo, consulte la documentación disponible en el Centro de ayuda. Garantice que un administrador realice las siguientes parametrizaciones en Configuración empresarial:

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1.

Activación de la integración con Microsoft Outlook. La versión estándar no incluye la integración con Microsoft Outlook. Active esta función en la fase de determinación del alcance mediante la selección de Comunicación e intercambio de información y, a continuación, de la opción empresarial Integración de Office y desktop. Marque la casilla de selección Integración con Outlook. Integración de Microsoft Outlook con Gestión de actividades, Sincronización de clientes para Microsoft Outlook y Sincronización de clientes desde Microsoft Outlook se incluirán ahora automáticamente en el alcance. Responda las preguntas relacionadas con el alcance para sincronizar los clientes y los contactos para y desde Outlook. Por defecto se propone una sincronización bidireccional. Estas parametrizaciones son válidas para todos los usuarios de la integración con Microsoft Outlook.

2.

Seleccione Gestión de solicitudes de servicio. Este paso es opcional. Para activar la creación manual o automática de solicitudes de servicio a partir de Servicio Atención al cliente y seleccione Gestión de solicitudes correos electrónicos entrantes, vaya a de servicio. Responda las preguntas relacionadas con el alcance en Integración de correo electrónico con gestión de solicitudes de servicio y Creación automática de solicitudes de servicio.

3.

Asignación de clientes a los usuarios de la integración con Microsoft Outlook. Para sincronizar una cuenta o asociar actividades a esa cuenta, el usuario debe ser el empleado responsable. Para este paso, existe una actividad opcional de ajuste preciso, así como una actividad necesaria para asignar los clientes a los usuarios. Opcional: Si desea asignar cuentas sin utilizar ni modificar la determinación del empleado responsable, vaya al ajuste preciso para Ventas Definición de rol de parte (opción empresarial Ventas: Gestión de cuentas y actividades: Gestión de cuentas: Definición de rol de parte). Cree un nuevo rol de parte con responsabilidad y asegúrese de que la descripción indique que es específicamente para usuarios de Integración con Microsoft Outlook. Obligatorio — Existen dos formas de asignar un cliente. ● Crear un rol de responsabilidad (recomendada) Vaya a la vista Distribución de tareas (centro de trabajo Gestión de aplicaciones y usuarios). En Distribución del trabajo de empleados, marque la línea Responsabilidad de cuenta por rol de parte y haga clic en Editar . Añada una regla para cada rol de responsabilidad pertinente a la Integración con Microsoft Outlook. Edite la responsabilidad directamente en el cliente Vaya a la vista Clientes en el centro de trabajo Gestión de clientes. Haga clic en Editar y, a continuación, seleccione Contactos. En la ficha Relaciones y responsabilidades , añada una fila nueva en la sección Responsabilidades. Seleccione un tipo de responsabilidad, introduzca el ID del usuario para el cual debe aparecer este cliente en Mis clientes y marque la casilla de selección Responsable directo.

●

Finalmente, debe actualizar una dirección de correo electrónico empresarial en el centro de trabajo Página principal (

Página principal

Autoservicio

Editar mis datos de contacto ).

Asegúrese de que esta dirección se asigne a un solo usuario.

Instalación e inicio de sesión en el add-in SAP Business ByDesign para la integración con Microsoft Outlook

Resumen El add-in de SAP Business ByDesign para Microsoft Outlook modifica las pantallas de Outlook para incluir las funciones de integración con Microsoft Outlook que le permiten sincronizar datos entre Outlook y el sistema.

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Procedimiento 1.

Instale el add-in. Vaya a Página principal > Autoservicios. En Mi PC, puede verificar las parametrizaciones de su equipo para asegurarse de que posee los requisitos mínimos y puede instalar el software adicional.

2.

Reinicie Outlook. Reinicie Outlook para activar el add-in. Cuando reinicia Outlook, la barra de herramientas de SAP Business ByDesign se añade a la pantalla de Outlook. La barra de herramienta tiene botones para entrar y salir del sistema SAP Business ByDesign, añadir actividades, crear solicitudes de servicios y acceder al Centro de ayuda de SAP Business ByDesign.

3.

Entre en el sistema SAP Business ByDesign. Desde Outlook, entre al sistema SAP Business ByDesign haciendo clic en Entrar al sistema que se encuentra en la barra de herramientas de SAP. El ingreso al sistema está basado en certificados y se ejecuta automáticamente de fondo. Si existe algún problema con el certificado de su usuario, o si no está trabajando con certificados, se abre un cuadro de diálogo donde puede introducir su ID de usuario y contraseña. Introduzca su URL en el campo Sistema SAP, omitiendo la parte /irj/portal/. Por ejemplo, entra al sistema con el URL http://Test.sap.corp: 7000 pero no con http://Test.sap.corp:7000/irj/portal. Cuando trabaja desconectado y no puede entrar al sistema, cualquier modificación a los correos electrónicos, las citas y las tareas pertinentes o elementos nuevos para sincronización con el sistema SAP Business ByDesign se mantienen en un grupo de datos en Outlook. La sincronización real de estos elementos se realiza automáticamente en el momento en que entra en el sistema SAP Business ByDesign mediante el add-in. Si accedió al sistema SAP Business ByDesign por medio del add-in y ha permanecido muchas horas sin realizar ninguna acción, puede aparecer un error de autorización cuando intente utilizar una función de integración con Microsoft Outlook. En tal caso, es posible que hayan caducado las cookies del usuario. Simplemente salga y vuelva a entrar al sistema.

4.

Revise las ubicaciones de las carpetas de SAP Business ByDesign En el menú de Outlook, seleccione Herramientas > Parametrizaciones de SAP Business ByDesign en Outlook 2007, o haga clic en Add-Ins y luego en Parametrizaciones de SAP Business ByDesign en Outlook 2010. El add-in crea, automáticamente, las carpetas que se utilizan para la sincronización, incluidas las carpetas: ●

Estándar: Esta es la carpeta principal de SAP Business ByDesign donde se almacena la información de errores y conflictos.

●

Clientes: Esta carpeta contiene los clientes descargados del sistema SAP Business ByDesign.

●

Contactos: Esta carpeta contiene los contactos descargados del sistema SAP Business ByDesign.

Para modificar alguna de estas carpetas, haga clic en el enlace de la carpeta, seleccione una carpeta nueva y haga clic en OK. 5.

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En la sección Parametrizaciones avanzadas, establezca lo siguiente:

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a.

Marque la casilla de selección Visualizar notificaciones de sincronización si desea que el sistema muestre las notificaciones relacionadas con la sincronización en una ventana emergente en la barra de tareas de Microsoft Windows.

b.

Marque la casilla de selección Visualizar errores de sincronización si desea que el sistema muestre los errores relacionados con la sincronización en una ventana emergente en la barra de tareas de Microsoft Windows.

c.

Haga clic en Descargar contactos para realizar la sincronización inicial. El sistema sincroniza solamente los clientes de los que es responsable directo, por lo tanto, debe asegurarse de que, para los contactos que desea sincronizar, los clientes correspondientes estén listados en Mis cuentas en la vista Clientes (centro de trabajo Gestión de clientes). De aquí en más, los clientes y sus contactos, de los que es responsable directo, se sincronizan automáticamente con Outlook cuando se añaden o se modifican. Descargar contactos puede que no funcione cuando haya una gran carga de contactos y cuentas en el sistema debido a restricciones de memoria. Le recomendamos sincronizar solo aquellos contactos que necesite en Outlook, por ejemplo asegurando que las responsabilidades apropiadas son las asignadas. Haga clic derecho en el icono del add-in de SAP Business ByDesign en la barra de herramientas de Microsoft. Aquí, puede visualizar directamente los errores y las notificaciones de sincronización, acceder a las carpetas de error y conflicto, abrir la lista de actividades, y enviar solicitudes de reunión.

Resultado Luego de sincronizar sus clientes y contactos con Outlook, puede sincronizar correos electrónicos, citas y tareas.

Sincronización de los contactos El sistema sincroniza para y desde Outlook aquellos contactos que han sido asignados a sus clientes en el sistema SAP Business ByDesign. Para sincronizar un contacto con Outlook , siga estos pasos: 1.

En el centro de trabajo Gestión de cuentas, vaya a la vista Contactos y muestre Todos los contactos.

2.

Haga clic en la cuenta en cuestión y seleccione Visualizar todo .

3.

Vaya a la ficha Relaciones .

4.

En la sección Responsabilidades, añada una fila.

5.

Indique un rol de parte. Puede que desee seleccionar un rol específico de la integración con Microsoft Outlook.

6.

Indique su ID de empleado.

7.

Grabe y actualice. Este contacto y la cuenta asociada al mismo se visualizan ahora en Mis contactos y Mis cuentas. El sistema sincroniza la cuenta y el contacto, así como cualquier anexo, en Outlook, donde puede encontrarlos en la lista de contactos en Contactos Cuentas SAP Business ByDesign o Contactos SAP Business ByDesign. Toda modificación futura en este contacto en el sistema se sincronizará automáticamente. . No obstante, no se producirá una sincronización automática si modifica un contacto en Outlook que ya se haya sincronizado. En este caso, debe volver a añadirlo desde el plug-in para desencadenar la sincronización con el sistema.

Para suscribirse a la sincronización de groupware de contactos en Outlook , siga estos pasos:

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Normalmente, es un administrador el que realiza las parametrizaciones de configuración. Si no dispone de la autorización requerida, comuníquese con su administrador. Puede suscribirse a la sincronización de groupware de contactos en Outlook solo si la opción empresarial Responsabilidades para contactos está seleccionada en la configuración de su solución. Para buscar esta función empresarial, vaya al centro de trabajo Configuración empresarial y seleccione la vista Proyectos de implementación. Seleccione su proyecto de implementación y haga clic en Editar el alcance del proyecto . En la etapa Definición del alcance del proyecto, asegúrese de que esté seleccionada la opción Socios comerciales en Datos comerciales generales. En el paso Preguntas, expanda el elemento de definición del alcance Datos comerciales generales y seleccione Socios comerciales. Seleccione Gestión de socios comerciales y responda a las preguntas relacionadas con Responsibilidades para contactos. Si ha definido el alcance para la gestión de contactos para sincronizar los contactos en Outlook, deberá descargar el instalador más reciente del add-in SAP Business ByDesign para la integración con Microsoft Outlook desde la vista Autoservicios. 1.

En el centro de trabajo Gestión de cuentas, vaya a la vista Contactos y repita todos los pasos para sincronizar un contacto en Outlook.

2.

Seleccione la casilla de selección Sincronización de groupware de todos los contactos que desee sincronizar en Outlook.

3.

Grabe y actualice.

Para sincronizar un contacto con el sistema , siga estos pasos: 1.

Seleccione un contacto de la vista Lista de contactos de Outlook y haga clic en Añadir contacto . También puede seleccionar varios contactos para la sincronización.

2.

Asocie el contacto a un cliente.

3.

Haga clic en Enviar . La información sobre la sincronización de este contacto se visualiza en el marco inferior del contacto en Outlook. Simplemente, seleccione Haga clic aquí para obtener más detalles para abrir una sesión en el sistema de CRM para navegar directamente al contacto seleccionado.

Para anular la suscripción de un contacto del sistema, seleccione un contacto en la vista de la lista de contactos de Outlook y haga clic en Anular la suscripción de contactos . También puede cancelar la suscripción de un contacto si desmarca la casilla Sincronización de groupware en la vista Contactos del centro de trabajo Gestión de cuentas Una vez haya anulado la suscripción de un contacto, no se realizará ninguna sincronización más entre Outlook y el sistema y viceversa. El contacto se eliminará de Outlook. Solo se visualizarán en Outlook los contactos suscritos para la sincronización de groupware.

Para crear un contacto o un cliente para la sincronización con el sistema, siga estos pasos: 1.

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Cree un contacto nuevo, por ejemplo, seleccionando Contactos de SAP Business ByDesign en la vista Lista de contactos de Outlook. Haga clic con el botón derecho y seleccione Nuevo contacto.

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2.

Indique sus datos, grabe y seleccione directamente la ficha SAP Business ByDesign en la pantalla de contactos. Haga clic en Añadir contacto .

3.

En la ventana de diálogo Añadir contacto, puede asociar el contacto con un cliente existente haciendo clic en Asociar con y seleccionando un cliente de la lista, o indicando un concepto de búsqueda para encontrar un cliente determinado. Si el cliente no existe en el sistema, puede crear un cliente nuevo desde Outlook, haciendo clic en Crear y, a continuación, en Cliente . Indique los detalles y haga clic en Crear . Asocie el contacto con este nuevo cliente. El nuevo contacto y el nuevo cliente se sincronizan con el sistema. Toda modificación futura en el contacto o la cuenta en el sistema se sincronizará automáticamente. No obstante, las modificaciones realizadas en el contacto en Outlook se deben sincronizar desde el plug-in. No es posible actualizar una cuenta desde Outlook y sincronizar con el sistema. Los contactos deben estar asignados a un cliente para que sea posible sincronizarlos. La capacidad de crear y sincronizar clientes y contactos depende de las autorizaciones del sistema, así como de las parametrizaciones de la sincronización. Póngase de un administrador si tiene preguntas o dificultades: El usuario que cree y sincronice un nuevo cliente desde Outlook se convertirá automáticamente en el empleado responsable de dicho cliente. Aunque es posible eliminar un contacto en Outlook, la eliminación no se sincroniza. Para eliminar el contacto, este se debe eliminar desde la responsabilidad asignada en el sistema; esto desencadenará la eliminación en Outlook. Después de sincronizar los contactos de Business ByDesign con Outlook, el número de calle puede aparecer antes que el nombre de la calle.

Para la sincronización de contactos compartidos siga las siguientes indicaciones: Solo se visualizarán en Outlook los contactos suscritos para la sincronización de groupware.

1.

Desde Outlook, haga clic en Contactos SAP Business ByDesign , seleccione Compartir y, a continuación, seleccione Compartir contactos. Se abrirá un correo otorgando los derechos para compartir. Envíe el correo al usuario requerido. Ahora todos los usuarios que figuran en la sección Contactos compartidos pueden visualizar los contactos de su Outlook.

2.

El usuario con el que ha compartido su lista de contactos ahora puede añadir contactos a su lista de contactos; usted será responsable de estos contactos nuevos. El usuario que añada contactos a su lista de contactos puede ver este contacto en la carpeta Contactos compartidos.

3.

También será responsable de la cuenta creada en la sección Contacto compartido por un usuario con quien haya compartido su lista de contactos.

4.

Puede gestionar la suscripción de contactos para un usuario que haya compartido su lista de contactos con usted. Para hacerlo: a.

Selecciona la carpeta de contactos compartida

b.

En la ficha SAP Business ByDesign , haga clic en

c.

Haga clic en Gestionar suscripciones En la pantalla Gestionar suscripción (para el contacto compartido) que se abre, puede suscribir o cancelar la suscripción de contactos para la sincronización.

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Sincronización de correos electrónicos Puede designar cualquier correo electrónico para la sincronización bidireccional entre el sistema SAP Business ByDesign y Microsoft Outlook. Para añadir un correo electrónico a la sincronización, siga estos pasos en Outlook: 1.

Seleccione y abra el correo electrónico en su bandeja de entrada.

2.

Haga clic en Añadir correo electrónico en la barra de herramientas del add-in SAP Business ByDesign. Tenga en cuenta que puede añadir un correo electrónico directamente sin abrirlo. Haga clic con el botón derecho en la bandeja de entrada y seleccione Añadir correo electrónico desde las opciones visualizadas. O simplemente seleccione el correo electrónico o varios correos electrónicos de la lista y haga clic en Añadir correo electrónico .

3.

Asocie un cliente si lo desea.

4.

Haga clic en Enviar . Se creará una actividad de correo electrónico en el sistema SAP Business ByDesign sobre la base de la información del correo electrónico de Outlook.

Para abrir una actividad de correo electrónico en el sistema que se ha añadido desde Outlook, vaya al centro de trabajo Gestión de clientes y seleccione la vista Actividades. Para visualizar los correos electrónicos sincronizados en la hoja informativa del cliente relevante: 1.

Vaya al centro de trabajo Gestión de clientes y seleccione la vista Clientes.

2.

Seleccione el cliente del contacto cuyo correo electrónico desea revisar.

3.

También puede Abrir resumen . Haga clic en Visualizar todo , luego Puede encontrar el correo electrónico en la sección Actividades.

Los correos electrónicos del sistema contienen información que se ha extraído directamente de la cabecera y del cuerpo del correo electrónico de Outlook e incluyen anexos. Están ordenados por fecha. Dispone de opciones de filtro y de búsqueda. Para crear una actividad de correo electrónico en el sistema para la sincronización con Outlook, siga los siguientes pasos: 1.

Vaya al centro de trabajo Gestión de clientes.

2.

Haga clic en Tareas comunes y seleccione Nuevo correo electrónico.

3.

Rellene los campos obligatorios y opcionales y grabe. La nueva actividad de correo electrónico se sincronizará con Outlook.

Sincronización de citas Puede designar cualquier cita de calendario para la sincronización bidireccional entre el sistema SAP Business ByDesign y Microsoft Outlook. Para añadir una cita a la sincronización, siga los siguientes pasos en Outlook: 1.

Seleccione y abra la cita en el calendario.

2.

Haga clic en Añadir cita . Tenga en cuenta que puede añadir una cita directamente sin abrirla. Haga clic con el botón derecho en la cita del calendario y seleccione Añadir cita desde las opciones visualizadas. O simplemente seleccione la cita o varias citas y haga clic en Añadir cita .

3.

Asocie un cliente si lo desea.

4.

Haga clic en Enviar . Se creará una actividad de cita en el sistema sobre la base de la información de la cita de Outlook.

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Para abrir una actividad de cita en el sistema que se ha añadido desde Outlook, vaya al centro de trabajo Gestión de clientes y seleccione la vista Actividades. Las citas sincronizadas también se pueden visualizar en la hoja informativa del cliente correspondiente: 1.

Vaya al centro de trabajo Gestión de clientes y seleccione la vista Clientes.

2.

Seleccione el cliente del contacto cuya cita desea revisar.

3.

También puede Haga clic en Visualizar todo , luego Puede encontrar la cita en la sección Actividades.

Abrir resumen .

Para crear una actividad de cita en el sistema para la sincronización con Outlook, siga los siguientes pasos: 1.

Vaya al centro de trabajo Gestión de clientes.

2.

Haga clic en Tareas comunes y seleccione Nueva cita.

3.

Rellene los campos obligatorios y opcionales Si actualiza los participantes en esta cita, una vez que la solicitud de reunión se sincroniza con Outlook, puede enviar invitaciones a los participantes, ya sea en forma manual o utilizando el icono de ByDesign en la bandeja de sistema y seleccionando la opción Enviar solicitudes de reunión a asistentes de Outlook cuando se sincroniza la cita.

4.

Grabe. La nueva actividad de cita se sincronizará con Outlook. Las citas periódicas no pueden sincronizarse.

Toda modificación futura en la cita en el sistema se sincronizará automáticamente. No obstante, las modificaciones en Outlook no se sincronizan automáticamente, sino que deben sincronizarse desde el plug-in. Para desactivar la sincronización, haga clic en Finalizar seguimiento en la barra de herramientas del add-in SAP Business ByDesign de Outlook. Para borrar toda la cita, haga clic en Eliminar en la barra de herramientas del add-in SAP Business ByDesign de Outlook.

Sincronización de tareas Puede designar cualquier tarea para la sincronización bidireccional entre el sistema SAP Business ByDesign y Microsoft Outlook. Para añadir una tarea a la sincronización, siga los siguientes pasos en Outlook: 1.

Seleccione y abra la tarea en la Lista ToDo.

2.

Haga clic en Añadir tarea . Tenga en cuenta que puede añadir una tarea directamente sin abrirla. Haga clic con el botón derecho en la tarea de la lista de tareas y seleccione Añadir tarea desde las opciones visualizadas. O simplemente seleccione la tarea o varias tareas y haga clic en Añadir tarea .

3.

Asocie un cliente si lo desea.

4.

Haga clic en Enviar . Se creará una actividad de tarea en el sistema sobre la base de la información de la tarea de Outlook.

Para abrir una actividad de tarea en el sistema que se ha añadido desde Outlook, vaya al centro de trabajo Gestión de clientes y seleccione la vista Actividades. Para ver las tareas sincronizadas en la hoja informativa del cliente correspondiente: SAP Business ByDesign Mayo 2014 Vista Gestión de campañas

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1.

Vaya al centro de trabajo Gestión de clientes y seleccione la vista Clientes.

2.

Seleccione el cliente del contacto cuya tarea desea revisar.

3.

Haga clic en Visualizar todo , a continuación También puede Puede encontrar la tarea en la sección Actividades.

Abrir resumen ..

Para crear una actividad de tarea en el sistema para la sincronización con Outlook, siga los siguientes pasos: 1.

Vaya al centro de trabajo Gestión de clientes.

2.

Haga clic en Tareas comunes y seleccione Tarea nueva.

3.

Complete los campos obligatorios y opcionales, y grabe. La nueva actividad de tarea se sincronizará con Outlook. Si cambia una tarea en el sistema, los cambios se sincronizarán automáticamente con Outlook. No obstante, no se producirá una sincronización automática si cambia una tarea en Outlook que ya se haya sincronizado. En este caso, debe volver a añadirla para desencadenar la sincronización con el sistema. Para desactivar la sincronización, haga clic en Finalizar seguimiento en la barra de herramientas del add-in SAP Business ByDesign de Outlook. Para borrar toda la tarea, haga clic en Eliminar en la barra de herramientas del add-in SAP Business ByDesign de Outlook.

Asociación de actividades Puede asociar correos electrónicos, citas y tareas a cualquiera de los clientes, campañas, oportunidades o clientes potenciales de Business ByDesign. Para asociar una actividad a un cliente (en este ejemplo, una actividad de correo electrónico), siga estos pasos: 1.

Haga clic en Añadir correo electrónico en Outlook para sincronizar un correo electrónico de entrada con el sistema.

2.

El add-in SAP Business ByDesign para Microsoft Outlook determina si existe un cliente basado en la dirección de correo electrónico del emisor y, en caso afirmativo, la muestra en una ventana de diálogo.

3.

Haga clic en Asociar cliente para enlazar este cliente con el correo electrónico o seleccione otro correo electrónico de la lista.

4.

Se creará automáticamente una actividad de correo electrónico en el sistema para el cliente seleccionado. El sistema deriva el contacto para esta actividad de correo electrónico de la dirección de correo electrónico.

Para asociar una actividad a un documento comercial (en este ejemplo, una actividad de correo electrónico), siga estos pasos: 1.

Haga clic en Añadir correo electrónico en Outlook para sincronizar un correo electrónico de entrada con el sistema.

2.

Asocie el correo electrónico a un cliente si lo desea.

3.

Haga clic en Asociar a . Seleccione el tipo de documento comercial, por ejemplo, campaña, oportunidad o cliente potencial y seleccione el ID de documento relevante en la lista resultante. O indique un concepto de búsqueda para encontrar un documento determinado.

4.

Se creará automáticamente una actividad de correo electrónico en el sistema como un documento subsiguiente para la campaña, la oportunidad o el cliente potencial que haya seleccionado.

68

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La información sobre la sincronización se muestra en el marco inferior de la actividad en Outlook. Simplemente, seleccione Haga clic aquí para obtener más detalles para abrir una sesión en el sistema de CRM para navegar directamente al documento seleccionado.

Creación de actividades para una oportunidad Puede crear, actualizar y sincronizar actividades para una oportunidad. Puede efectuar este proceso desde el sistema, tal y como se indica en el ejemplo, o desde Outlook. 1.

En el centro de trabajo Nueva operación , vaya a la vista Lista de oportunidades, seleccione una oportunidad y haga clic en Editar .

2.

En la ficha Actividades de ventas , cree una nueva tarea, por ejemplo, o añada una tarea de las Actividades propuestas por el sistema.

3.

Grabe la actividad. La nueva actividad se sincronizará automáticamente con Outlook con una asociación a la oportunidad.

Para obtener más información acerca de la creación de actividades en una oportunidad, consulte la Guía rápida Oportunidades.

Creación de solicitudes de servicio a partir de correos electrónicos Si su sistema ha sido configurado para esta función, podrá crear una solicitud de servicio directamente a partir de un correo electrónico en Microsoft Outlook. Los detalles del correo electrónico se añadirán a una nueva solicitud de servicio y a una nueva actividad de correo electrónico en el sistema. Para crear una solicitud de servicio, siga estos pasos: 1.

Desde la bandeja de entrada de Outlook, identifique el correo electrónico que desea revisar con una solicitud de servicio.

2.

Seleccione y abra el correo electrónico.

3.

Haga clic en Crear solicitud de servicio . Tenga en cuenta que puede crear una solicitud de servicio directamente, sin abrir el correo electrónico. Haga clic con el botón derecho en el correo electrónico de la bandeja de entrada y seleccione Crear solicitud de servicio desde las opciones visualizadas. O simplemente seleccione el correo electrónico o varios correos electrónicos y haga clic en Crear solicitud de servicio .

4.

Se sincronizarán con el sistema una actividad y una solicitud de servicio y se asociarán entre ellas. Puede verificar esta asociación en el flujo de documentos. Los detalles de la actividad de correo electrónico y de la solicitud de servicio se extraen del correo electrónico de Outlook. ● El título de la actividad de correo electrónico se extrae del asunto del correo electrónico de Outlook. ●

Las notas de la actividad de correo electrónico se extraen del texto del cuerpo del correo electrónico de Outlook.

●

La descripción del incidente de la solicitud de servicio se extrae del texto del cuerpo del correo electrónico de Outlook.

Para abrir una solicitud de servicio, vaya a la vista Solicitudes de servicio del centro de trabajo Servicio al cliente. También puede abrir el documento en la hoja informativa del cliente correspondiente. 1.

Vaya al centro de trabajo Gestión de clientes y seleccione la vista Clientes.

2.

Filtre y seleccione el cliente correspondiente.

3.

Haga clic en Visualizar todo , luego

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También puede

Abrir resumen , y navegue a la ficha Servicios.

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Consulte también Configuración empresarial para la integración con Microsoft Outlook Configuración empresarial para la creación automática de solicitudes de servicio

8.1.3 Tareas 8.1.3.1 Registrar respuestas de una campaña Resumen Una respuesta es una actividad del tipo correo electrónico, carta, fax, llamada telefónica o bien un lead, oportunidad, oferta de venta o pedido de cliente que está relacionada a una campaña. Puede registrar las respuestas de campañas de las siguientes maneras: ●

En el centro de trabajo Marketing, vista Gestión de campañas,subvista Campañas

●

En la propia campaña, al editarla

●

Actividades de respuesta con Respuestas múltiples

●

En el centro de trabajo Gestión de Accounts bajo Actividades

●

Mediante la integración de Microsoft Outlook® para sincronizar respuestas de correo electrónico con el sistema SAP Business ByDesign.

●

Añadir la campaña a un lead, oportunidad, oferta de ventas o pedido de cliente

Requisitos previos Creó y ejecutó una campaña. Si desea capturar respuestas con la integración de Microsoft Outlook®, debe instalar el Add-in para Microsoft Outlook®. Para ello, diríjase a Mi PC en la vista Resumen de autoservicios del centro de trabajo Página principal.

Etapas Puede registrar las respuestas de las siguientes maneras: Registrar una respuesta en la vista Campañas Si un empleado de marketing recibe la mayoría de las respuestas, puede crearlas directamente en una campaña. 1.

Vaya a

2.

En la lista de trabajo Campañas, seleccione la campaña para la que quiere crear respuestas y haga clic en Añadir respuesta seguido del tipo de actividad relevante.

Marketing

Gestión de campañas

Campañas .

Como alternativa, puede seleccionar en primer lugar la campaña y hacer clic en Editar .

3.

70

Se abre una nueva actividad. La descripción de campaña se propone en el campo Asunto y el ID de campaña en el campo Campaña. Introduzca la persona que respondió en el campo De (para correos electrónicos, faxes, cartas) o en el campo Participante de llamada (para llamadas telefónicas).

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4.

Si se asignan opciones de respuesta a esta campaña, seleccione la opción de respuesta relevante en la lista desplegable del campo Opción de respuesta.

5.

Grabe la actividad. Quedó registrada como una respuesta de campaña.

6.

Haga clic en Cerrar para volver a la campaña. Si la ficha Detalles de ejecución o Detalles de respuesta estaba activa cuando hizo clic en Añadir respuesta , ahora puede hacer clic en Actualizar para actualizar la lista de miembros o clientes y contactos como también los indicadores de rendimiento clave.

7.

Grabe la campaña.

Capturar una respuesta en la vista Campañas con Respuestas múltiples 1.

Vaya a

2.

En la lista de trabajo Campañas, seleccione la campaña para la que desea crear respuestas y haga clic en Respuestas múltiples .

Marketing

Gestión de campañas

Campañas .

Por otro lado, puede seleccionar Respuestas múltiples

desde Tareas comunes .

3.

Se abre una nueva actividad. La campaña seleccionada se propone en el campo Campaña, así como el tipo de respuesta (fax, correo electrónico, carta, llamada telefónica).

4.

Si se asignan opciones de respuesta a esta campaña, seleccione la opción de respuesta relevante en la lista desplegable del campo Opción de respuesta como predeterminada. Una vez seleccionado Intro , los valores seleccionado se propondrán en la tabla a continuación. No obstante, éstos pueden sobrescribirse. Es posible añadir información adicional como el código de respuesta, la cuenta, el contacto, la descripción de respuesta y las notas de respuesta. La descripción de respuesta se asigna al sujeto de la actividad. En el caso de no actualizar una descripción de respuesta, se utilizará la descripción de campaña. Las notas de respuesta se asignan a las notas de la actividad. En el caso de introducir un código de respuesta, los campos Cuenta, Contacto y Campaña se completarán de forma correspondiente. Al seleccionar Verificar se verifican la consistencia y la compleción de la entrada de tabla. Se ignorarán las líneas no tocadas (sin icono en la primera columna). El resultado de la verificación se indica con un icono en la primera columna. En caso de error, se visualizarán los mensajes haciendo clic en el icono. Las líneas nuevas se añadirán automáticamente para permitir una actualización rápida. Las líneas no tocadas (sin actualización de datos adicionales) se ignorarán durante la creación.

5.

Haga clic en Crear y se crearán las actividades correspondientes.

6.

Haga clic en Cerrar para volver a la campaña.

Registrar una respuesta en la vista Actividades Si los empleados de ventas reciben algunas de las respuestas, puede crear una respuesta al asignar una campaña a una actividad. Puede realizarlo para los siguientes tipos de actividad: Correo electrónico, Carta, Fax y Llamada telefónica. 1.

Vaya a

2.

Haga clic en Nuevo

3.

Puede introducir el ID o la descripción de campaña a la que corresponde esta respuesta en el campo Campaña o puede realizar una búsqueda de la campaña.

Gestión de Accounts

SAP Business ByDesign Mayo 2014 Vista Gestión de campañas

Actividades .

y seleccione el tipo de actividad en la lista desplegable.

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Cuando introduce el ID de campaña, se identifica la campaña y el asunto de la actividad se completa automáticamente con la descripción de campaña. Sólo debe completar manualmente el campo De (o el campo Participante de llamada para llamadas telefónicas) con el cliente o contacto que respondió. Si el cliente o contacto que respondió a la campaña conoce su código de respuesta personalizado, puede introducirlo en el campo Campaña en lugar de buscar manualmente la campaña o introducir el ID de campaña. Cuando indica este código de respuesta, el sistema determina automáticamente el cliente o el contacto que respondió y también la campaña. También se completa automáticamente el asunto de la actividad con la descripción de campaña. 4.

Si se asignan opciones de respuesta a esta campaña, seleccione la opción de respuesta relevante en la lista desplegable del campo Opción de respuesta.

5.

Grabe la actividad. La actividad se registra como una respuesta de campaña y se visualiza la campaña en el flujo de documentos de la actividad.

Registrar respuestas al sincronizar respuestas por correo electrónico con SAP Business ByDesign Si utiliza Microsoft Outlook Integration, también puede registrar respuestas automáticamente al sincronizar aquellas que se recibieron por correo electrónico con el sistema SAP Business ByDesign. 1.

Seleccione uno o varios correos electrónicos en su buzón de entrada personal.

2.

Haga clic en Añadir correo electrónico para sincronizar estos correos electrónicos con el sistema SAP Business ByDesign. Se muestra una ventana de diálogo.

3.

Haga clic en Asociar y seleccione Con campaña.

4.

Presione Ir para buscar todas las campañas. Puede buscar la campaña por estado o descripción de campaña.

5.

Seleccione la campaña adecuada en la lista y haga clic en Asociar .

6.

Presione Enviar .

Un mensaje confirma que los correos electrónicos se sincronizaron correctamente. Las actividades de correo electrónico para los clientes y contactos identificados se crean automáticamente en el sistema SAP Business ByDesign. Capturar una respuesta con la IU Lead, Oportunidad, Oferta de venta o Pedido de cliente 1.

Haga clic en Añadir respuesta en la pantalla respectiva y seleccione el tipo de documento adecuado, p. ej., Lead, en la lista desplegable. Puede introducir el ID de campaña o la descripción de campaña en el campo Campaña, o bien busque la campaña en cuestión. Cuando introduzca el ID de campaña, la campaña se identificará. Sólo debe completar la cuenta o la información de contacto. Si el cliente o contacto que responde a la campaña conoce su código de respuesta personalizado, puede introducirlo en el campo Campaña en lugar de buscar manualmente la campaña o introducir el ID de campaña. Cuando indica este código de respuesta, el sistema determina automáticamente el cliente o el contacto que respondió y también la campaña.

2.

Grabe el documento. El documento se registra como una respuesta de campaña y la campaña puede visualizarse en el flujo de documentos de la actividad .

Visualizar respuestas de campaña 1.

Vaya a

2.

En la lista de trabajo Campañas, haga clic en una campaña y luego en Ver todo .

3.

Haga clic en Detalles de respuesta .

72

Marketing

Gestión de campañas

Campañas .

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4.

En el campo Mostrar, seleccione Respuestas o Contactos con respuesta.

5.

Haga clic en la descripción de la respuesta o en ID de respuesta de una respuesta para visualizar detalles adicionales.

Consulte también Guía rápida Campañas [página 53] Guía rápida de actividades Guía rápida Integración con Microsoft Outlook [página 60]

8.1.3.2 Exportar datos comerciales con Microsoft Excel® Resumen Puede exportar informes y listas de trabajo a documentos de Microsoft Excel®. Puede utilizar estos documentos para análisis posteriores y, en algunos casos, para editar y cargarlos en la solución. Puede exportar datos de un informe o de una lista de trabajo.

Requisitos previos ●

Debe haber instalado el último Add-in para Microsoft Excel®. Según la configuración de su solución, puede hacer esto desde: ○ Resumen de Autoservicios en el centro de trabajo Página principal. ○

Centro de descarga en el centro de trabajo Gestión de aplicaciones y usuarios.

○

El enlace de Descarga que está disponible directamente en la interfaz del usuario.

●

Las parametrizaciones de su navegador deben estar fijadas correctamente. Puede revisar la información de las parametrizaciones del ordenador haciendo clic en Verificar las opciones de Mi PC en la pantalla de entrada al sistema.

●

Debe tener autorización para realizar una exportación a Microsoft Excel®.

Procedimiento 1.

Vaya a la pantalla con los datos que desea exportar.

2.

Dependiendo del tipo de datos, seleccione una de estas opciones: ●

En caso de informes, puede exportar un gráfico o una tabla. Para hacerlo, seleccione el informe y haga clic en Cambiar a gráfico o Cambiar a tabla.

●

En el caso de una lista de trabajo, seleccione la lista de trabajo y haga clic en Ir. y luego seleccione A Microsoft Excel.

3.

Haga clic en Exportar

4.

Opcional: Personalización de la exportación a Excel 1.

Para seleccionar las columnas en el Excel exportado, siga los siguientes pasos: a.

En la barra de título, haga clic en Personalizar

b.

En el panel lateral, seleccione Visualizar opciones.

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Esta pantalla

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c.

En la ventana de diálogo Visualizar opciones, puede exportar todas las columnas en la vista seleccionado Todas en el campo Exportar columnas. El valor estándar para este campo es Visible y exporta únicamente las columnas que se visualizan actualmente.

2.

Para seleccionar el idioma del Excel exportado, siga los siguientes pasos: a.

En la ventana de diálogo Visualizar opciones, configure el campo Selección de idioma en Visualizar y haga clic en OK .

b.

Haga clic en Grabar .

c.

Haga clic en Exportar

d.

Seleccione un idioma en la ventana de diálogo que se abre.

y luego seleccione A Microsoft Excel®.

La preferencia de selección de columnas en la ventana de diálogo permite sustituir la configuración personalizada. Esta selección es válida solo para la exportación actual. 5.

Seleccione la plantilla en la ventana de diálogo que aparece. ●

Si solo hay una plantilla que tiene la variante de idioma de inicio de sesión, entonces la exportación se realizará en el idioma de inicio de sesión y no es necesaria la interacción del usuario.

●

Si solo hay una plantilla en el sistema para este escenario de exportación, pero la variante de idioma de inicio de sesión no está disponible, entonces la exportación se realizará en idioma inglés.

●

Si hay más de una plantilla en el sistema para este escenario de exportación, aparecerá el diálogo Lista de plantillas. En este diálogo, puede seleccionar la plantilla de Microsoft Excel que desee utilizar para la exportación. La plantilla determinará el formato que tendrán los datos exportados. Se muestra la versión de Microsoft Excel relevante para cada plantilla.

6.

Haga clic en Descargar.

7.

Aparece un mensaje que indica que puede abrir o grabar el archivo que contiene los datos que acaba de exportar desde la solución. Haga clic en Abrir o Grabar según lo que desee hacer con los datos exportados. Según el botón en el que haga clic, en Abrir o Grabar, hay dos resultados posibles:

74

●

Si hace clic en Abrir, se abre una hoja de trabajo con datos en Microsoft Excel. El archivo tiene un nombre temporal pero no se graba. Puede utilizar todas las funciones de Microsoft Excel para organizar los datos y grabar la hoja de trabajo.

●

Si hace clic en Grabar, se abre un cuadro de diálogo Grabar como. Puede especificar un nombre apropiado y una ubicación para grabar el archivo exportado a Microsoft Excel. Cuando la descarga se complete exitosamente, aparecerá un mensaje. Luego, podrá ir hasta la ubicación donde grabó la plantilla y abrirla.

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8.2 Vista de opciones de respuesta 8.2.1 Guía rápida de opciones de respuesta En la vista Opciones de respuesta puede crear y editar opciones de respuesta con el objetivo de asignarlas a campañas. Puede acceder a esta vista desde el centro de trabajo Marketing, en Gestión de campañas. Puede clasificar sus opciones de respuesta como positivas, negativas o neutrales. Mediante las opciones de respuesta puede capturar las respuestas detalladas de una campaña, a fin de que pueda medir el éxito. Una vez que haya creado las opciones de respuesta, puede asignarlas a una campaña en la vista Campañas en Gestión de campañas.

Conceptos básicos Gestión de campañas y grupos objetivo Grupos objetivo y Gestión de campañas proporcionan una forma efectiva para que los profesionales de ventas y marketing de su empresa capten clientes potenciales o grupos de clientes para generar nuevas operaciones o reforzar relaciones. Para obtener más información, consulte aquí [página 6].

Escenario empresarial: Del marketing a la oportunidad El escenario empresarial Del marketing a la oportunidad le permite gestionar actividades de marketing y actividades de preventa con el objetivo de generar nuevos negocios para clientes y prospectos. Puede ejecutar campañas, capturar respuestas, generar leads, gestionar oportunidades e iniciar y supervisar actividades de venta relacionadas. Por otro lado, puede utilizar este escenario empresarial sin campañas, lo que significa que no está implicado ningún departamento de marketing y los leads y oportunidades se pueden crear sin utilizar una campaña. También existe una función ampliada para la integración de Microsoft Outlook® que le permite asignar directamente los correos electrónicos a campañas específicas en Outlook, así como sincronizar esta información con el sistema SAP Business ByDesign. Además, la característica de simulación del canal proporciona una combinación interactiva de la lista de gráfico y tabla de oportunidades. El análisis "Y si" simula la forma en que afectarían los cambios a su canal. Para obtener más información, consulte aquí.

Tareas Crear una opción de respuesta 1.

En la subvista Opciones de respuesta, haga clic Nuevo respuesta.

y después Opción de

También puede crear una opción de respuesta cuando crea una campaña en la subvista Campañas. Para más información, véase Crear una campaña en la Guía rápida de campañas [página 53].

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2.

En el campo Descripción de la opción de respuesta, indique una descripción. Esta descripción se visualizará en la lista desplegable en una actividad como por ejemplo un correo electrónico o llamada telefónica, cuando se capture una respuesta a una campaña. A través de Visualizar todos los idiomas puede actualizar la descripción de opción de respuesta para varios idiomas.

3.

En el campo Clasificación, se especifica si la opción de respuesta es positiva, negativa, o neutral.

4.

Si es necesario puede introducir una nota.

5.

Guarde la opción de respuesta. Cuando graba una opción de respuesta, su estado pasa a ser automáticamente Activo.

Modificar el estado de una opción de respuesta Si ya no necesita ninguna opción de respuesta, puede fijar su estado a Obsoleto. 1.

En la subvista Opciones de respuesta, seleccione la opción de respuesta necesaria de la lista de trabajo. Si es necesario, puede visualizar la opción de respuesta.

2.

Haga clic en Modificar estado

i después en Obsoleto.

Tenga en cuenta lo siguiente: ●

Si ha fijado por error el estado de una opción de respuesta en Obsoleto, puede volver a deshacer la modificación en Activo.

●

No puede modificar el estado de una opción de respuesta si se ha asignado a una campaña.

Borrar una opción de respuesta Puede borrar solo aquellas opciones de respuesta que tengan el estado Obsoleto. 1.

En la lista de trabajo Opciones de respuesta, seleccione la opción de respuesta necesaria de la lista de trabajo. Asegúrese de que tiene el estado Obsoleto. El sistema visualiza un mensaje, preguntando si desea borrar el registro seleccionado.

2.

Haga clic en Borrar en la lista de trabajo. El sistema visualiza un mensaje, preguntando si desea borrar el registro seleccionado.

3.

Confirme el mensaje haciendo clic en Borrar .

Se elimina la opción de respuesta de la lista de trabajo y un mensaje del sistema confima que las entradas se han guardado.

Exportar opciones de respuesta a Microsoft Excel Puede exportar opciones de respuesta a Microsoft Excel. Para obtener más información consulte Exportar datos comerciales con Microsoft Excel [página 30].

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9 Vista Informes

9.1 Documentos de ventas ligados a un lead Resumen Este informe muestra los leads de los que es responsable el usuario y las oportunidades, las ofertas y los pedidos que se originan, directa o indirectamente, a partir de estos leads. Este informe también se encuentra disponible como informe para dispositivo móvil. Para obtener más información, consulte la documentación sobre cómo trabajar con informes para dispositivos móviles.

Vistas Con este informe, se encuentran disponibles las siguientes vistas: ●

Documentos de ventas de lead por fuente Muestra los documentos de ventas de lead por fuente

●

Valores de documentos de ventas de lead por fuente Visualiza los valores de los documentos de ventas de lead por fuente

●

Documentos de ventas del lead por número Visualiza los documentos de ventas de lead por número

Características Ejecutar el informe Antes de ejecutar el informe, puede especificar los datos que desea ver mediante la selección de variables específicas. Debe especificar un valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variables obligatorias se indican con un asterisco (*).

Analizar el informe El informe por defecto visualiza la fuente y el número de todos los leads, así como el número de oportunidades, ofertas y pedidos de cliente que se han creado sobre la base de estos leads. Los datos en este informe se visualizan, de manera inicial, en formato de tabla. También puede visualizar el informe como gráfico. Para analizar los datos en este informe: ●

Utilice los filtros para manipular la visualización de los datos en el panel de contenido. Para este informe, puede añadir los siguientes ratios: ○ Valor de posición de oportunidades ○

Valor previsto de oportunidades

○

Valor neto de pedidos de cliente

○

Número de leads

○

Número de oportunidades

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●

○

Número de posiciones de oferta de venta

○

Número de ofertas de venta

○

Número de posiciones de pedidos de cliente

○

Número de pedidos de cliente

○

Valor neto de pedidos de cliente

Arrastre y suelte características para añadir o eliminar datos del panel de contenido. Para seguir analizando datos en este informe, puede arrastrar las características a las filas y columnas. Las características que indican períodos, como año natural o año/mes natural, se agregan según la fecha de inicio de lead.

A partir de este informe, puede navegar hacia:

Consulte también Vista Informes Resumen de informes en Gestión de relación con clientes

9.2 Número de leads Resumen Este informe muestra el número de leads aceptados por ventas así como el número de leads rechazados por marketing o ventas. Este informe enumera los leads para los que el usuario es el empleado responsable. Este informe también se encuentra disponible como informe para dispositivo móvil. Para obtener más información, consulte la documentación sobre cómo trabajar con informes para dispositivos móviles.

Vistas Con este informe, se encuentran disponibles las siguientes vistas: ●

Número de leads Muestra el número de leads

●

Número de leads por fuente Muestra el número de leads por fuente

Características Ejecutar el informe Antes de ejecutar el informe, puede especificar los datos que desea ver mediante la selección de variables específicas. Debe especificar un valor para todas las variables obligatorias. En el sistema, las variables obligatorias se indican con un asterisco (*).

Analizar el informe Para analizar los datos en este informe:

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●

Utilice los filtros para administrar la visualización de los datos en el panel de contenido. Para este informe, puede añadir los siguientes ratios: ○ Número de leads aceptados por ventas ○

Número de leads rechazados por ventas

○

Número de leads rechazados por marketing

○

Número total de leads cerrados Número de leads cerrados = Número de leads aceptados + Número de leads rechazados

●

Para seguir analizando datos en este informe, puede arrastrar las características a las filas y columnas. Las características que indican períodos, como año natural o año/mes natural, se agregan según la fecha de inicio de lead.

Desde este informe, puede navegar hacia: ●

Cliente

●

ID de lead

Por razones de marketing, puede crear un grupo objetivo de los clientes que se enumeran en este informe Para ello: 1.

Llame el informe y seleccione los criterios según las necesidades.

2.

Añada la característica Cliente a Filas.

3.

Haga clic en un ID de cliente o nombre de cliente y después en la flecha que aparece próxima al ID o nombre. Por ultimo, seleccione Exportar todos los clientes a un nuevo grupo objetivo en el menú desplegable. Se abre la pantalla Grupo objetivo. El grupo objetivo contiene todos los clientes que se muestran en el informe. Además, el sistema determina de manera automática los principales contactos de estos clientes según los datos maestros del cliente y los incluye en el grupo objetivo. Si los datos maestros de un cliente en particular no tienen un contacto principal, únicamente se incluye al cliente en el grupo objetivo. Tenga en cuenta que el sistema determina los principales contactos que se introducen en los datos maestros de los clientes. Por lo tanto, es posible que algunos contactos en el grupo objetivo difieran de los contactos que se muestran en el informe.

4.

Verifique los detalles y grabe el grupo objetivo. Tenga en cuenta que si realiza un copia de un informe, no es posible crear un grupo objetivo basado en el nuevo informe.

Consulte también Vista Informes Resumen de informes en Gestión de relación con clientes

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www.sap.com/contactsap

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