PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE: • EXPURGO Y DIGITALIZACIÓN DE HISTORIAS CLINICAS PASIVAS DEL HOSPITAL UNIVERSITARIO DE “LA PRINCESA”; • EXPURGO Y DIGITALIZACIÓN DE HISTORIAS CLINICAS PASIVAS DEL CENTRO DE ESPECIALIDADES “HNOS. GARCÍA NOBLEJAS”; • DIGITALIZACIÓN HISTORIAS-INFORMES DE URGENCIAS; • DIGITALIZACIÓN INFORMES DE CONSULTAS EXTERNAS; • SUMINISTRO ETIQUETAS PARA REORGANIZACIÓN ARCHIVO CENTRO DE ESPECIALIDADES “HNOS. GARCÍA NOBLEJAS”; PARA EL HOSPITAL U. DE LA PRINCESA C.P.A. 37/2008 HUP PRIMERA: El presente contrato tiene por objeto la Digitalización de Historias Clínicas Pasivas del Hospital Universitario de “La Princesa” y de su Centro de Especialidades “Hnos. García Noblejas”. Concretamente se trata de realizar el/la: Expurgo y Digitalización de Historias Clínicas Pasivas (más de 5 años sin movimiento) del Hospital Universitario de “La Princesa” (en adelante HUP). Expurgo y Digitalización de Historias Clínicas Pasivas (más de 5 años sin movimiento) del Centro de Especialidades “Hnos. García Noblejas” (en adelante CEHGN) Expurgo y Digitalización de Historias Clínicas Exitus (fallecidos hace más de 5 años) del HUP. Expurgo y Digitalización de Historias Clínicas Exitus de Tarjeta Sanitaria (fallecidos hace más de 5 años) del HUP. Digitalización Historias Clínicas Síndrome Tóxico del HUP. Digitalización Historias-Informes de Urgencias de los años 2.008 y 2.009. Digitalización Informes de Consultas Externas. Además y como continuación de la reorganización en la ordenación de los Archivos se hace necesario el: Suministro de etiquetas identificativas de las Historias del CEHGN. Calle Diego de León, nº 62 28006 Madrid Tel.: 91520.22.95 Fax: 91520.22.34

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SEGUNDA: Definición y alcance. A.1.- Definición. Siguiendo el proyecto iniciado en el bienio 2006/07, se hace necesario dar continuidad a la Digitalización de Historias Clínicas Pasivas del Hospital Universitario de “La Princesa” (HUP) y de su Centro de Especialidades “Hnos. Gª. Noblejas” (CEHGN). De la misma manera y teniendo en cuenta el modelo de Gestión empleado en el HUP, se trata de adecuar este mismo al Archivo del CEHGN, para así poder trabajar con un método único para los dos Centros que contienen documentación clínica del Área 2 de Atención Especializada. A.2.- Alcance del proyecto. Dimensionamiento. A.2.2.- El proyecto pretende: El expurgo y la digitalización de un máximo de 25.000 Historias Clínicas Pasivas del HUP El expurgo y la digitalización de un máximo de 100.000 Historias Clínicas Pasivas del CEHGN. Expurgo y Digitalización de un máximo de 1.600 Historias Clínicas Exitus del HUP. Expurgo y Digitalización de un máximo de 2.300 Historias Clínicas Exitus de Tarjeta Sanitaria del HUP. Digitalización de 455 Historias de Clínicas del Síndrome Tóxico del HUP. Digitalización de un máximo de 226.000 Historias-Informes de Urgencias del HUP. Digitalización de un máximo e 50.000 Informes de Consultas Externas. Suministro de etiquetas identificativas de las Historias del CEHGN. A.3.- OBJETO ESPECÍFICO DEL CONTRATO. A.3.1.- Requerimientos de implantación. Debe garantizarse en todo momento por parte de la empresa adjudicataria, la trazabilidad de cada una de las fases de la ejecución del proyecto, hasta el punto de saber exactamente en Calle Diego de León, nº 62 28006 Madrid Tel.: 91520.22.95 Fax: 91520.22.34

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que situación y lugar se encuentra cada Historia Clínica, Informes de Urgencias o Informe de Consulta después de su retirada del HUP o CEHGN. El Hospital Universitario de La Princesa suministrará la información necesaria para la identificación de la carpeta de la Historia Clínica. El Hospital Universitario de La Princesa entregará a la empresa adjudicataria los listados de Historias Clínicas necesarios para la ejecución del proyecto.

Definición, alcance y especificaciones técnicas TERCERA: que habrán de regir en el Expurgo y la Digitalización de Historias Clínicas. B.1.- Definición del proyecto. Objetivos. El presente proyecto tiene por objeto, como continuación del proyecto ya iniciado, el Expurgo de Historias Clínicas Pasivas, la Digitalización del resultado de ese expurgo, y de las Historias Clínicas –Informes- de Urgencias, así como de Informes de Consultas externas. Además se pretende la incorporación de toda esta información en un formato electrónico a la red informática del Hospital de manera que permita el fácil acceso y la consulta de esa documentación al personal previamente autorizado. El expurgo de las Historias Clínicas se deberá realizar teniendo en cuenta los criterios facilitados por el HUP. B.2.- Alcance del proyecto. Dimensionamiento. B.2.1.- El número máximo de Historias Clínicas Pasivas del HUP a expurgar se estima en 25.000. B.2.2.- El número máximo de Historias Clínicas Pasivas del CEHGN a expurgar se estima en 100.000. B.2.3.- El número máximo de Historias Clínicas de pacientes fallecidos del HUP a expurgar se estima en 1.600. B.2.4.- El número máximo de Historias Clínicas de Exitus de Tarjeta Sanitaria del HUP a expurgar se estima en 2.300. B.2.5.- La digitalización afecta a: Calle Diego de León, nº 62 28006 Madrid Tel.: 91520.22.95 Fax: 91520.22.34

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B.2.5.1.- Un máximo de 25.000 Historias Clínicas Pasivas del HUP ya expurgadas (B.2.1). B.2.5.2.- Un máximo de 100.00 Historias Clínicas Pasivas del CEHGN ya expurgadas (B.2.2). B.2.5.3.- Un máximo de 1.600 Historias Clínicas de pacientes fallecidos del HUP ya expurgadas (B.2.3). B.2.5.4.- Un máximo de 2.300 Historias Clínicas de Exitus de Tarjeta Sanitaria del HUP ya expurgadas (B.2.4). B.2.5.5.- 455 Historias Clínicas del Síndrome Tóxico del HUP. B.2.5.6.- Un máximo de 226.000 Informes de Urgencias, que corresponden a los pacientes que se estima atenderá en este área el Hospital en el año 2008 y 2.009. B.2.5.7.- 50.000 Informes de Consultas externas. B.2.6.- El proyecto contempla además el embalaje, encajado y traslado de todas las Historias Clínicas especificadas en el apartado anterior. Las cajas deberán ser suministradas por el adjudicatario. Asimismo se deberá tener en cuenta que la retirada de las Historias Clínicas de los apartados B.2.5.3 y B.2.5.4 anteriores deberá realizarse de manera selectiva, ya que actualmente se encuentran intercaladas en su serie sin tener en cuenta cuando se produjo el fallecimiento del paciente (referencia a tener en cuenta como ultimo movimiento de la documentación). B.2.7. Las placas radiológicas que están incluidas en las Historias Clínicas no formaran parte de la digitalización a la que se refiere este concurso. En el caso del apartado B.2.5.5 sólo se deberá de tener en cuenta que después del proceso de manipulación para la digitalización de la documentación se deberán de devolver las Placas Radiológicas en los sobres originales de las Historias Clínicas. B.2.8.- La estimación de documentos en las Historias Clínicas después de su expurgo se estima en: Entre 8 y 10 para las Historias Clínicas Pasivas del HUP. Entre 4 y 5 para las Historias Clínicas Pasivas del CEHGN. Entre 33 y 36 para las Historias Clínicas Exitus del HUP. Entre 33 y 36 para las Historias Clínicas Exitus de Tarjeta Sanitaria del HUP. Las Historias del Síndrome Tóxico no llevan aparejado proceso de expurgo. Calle Diego de León, nº 62 28006 Madrid Tel.: 91520.22.95 Fax: 91520.22.34

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B.2.9.- La estimación de documentos en los Informes de Urgencias se estima entre 2 y 3 documentos por Historia Clínica. La indexación se realizará por registro (episodio). B.2.10.- Se estima en 1 documento en el caso de los Informes de Consultas externas. B.2.11.- La empresa adjudicataria procederá a la devolución sistemática y registrada de las hojas u otros documentos que no hayan podido ser digitalizados por imposibilidades técnicas o falta de legibilidad. B.2.12.- Las etiquetas identificativas que se habrán de suministrar contendrán los datos de los pacientes necesarios para la correcta identificación de la Historia Clínica (Nombre y 2 apellidos, NHC, Código de barras, TIS), en la que se incluirá además la escala de colores de los dos últimos dígitos.

B.3.- OBJETO ESPECÍFICO DEL CONTRATO. PRODUCTOS A OBTENER. B.3.1.- Requisitos para escaneo externo. El resultado del escaneo de documentos deberá ser un fichero multipágina en formato PDF por cada historia clínica, dónde se incluirán todas las imágenes de los documentos que contiene la carpeta de la historia. El nombre de cada fichero PDF deberá estar compuesto por el número de historia clínica y el número de referencia del escaneo. También se deberá generar un fichero de texto plano que contendrá dos campos: Número de Historia Clínica - Nombre del fichero Al final de cada campo se deberá incluir el carácter | (pipe) y cada registro finalizará con un retorno de carro y nueva línea. B.3.2.- Requerimientos de implantación. B.3.2.1.- Debe garantizarse en todo momento por parte de la empresa adjudicataria, la trazabilidad de cada una de las fases de la ejecución del proyecto, hasta el punto de saber exactamente en que situación y lugar se encuentra cada Historia Clínica.

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B.3.2.2.- El Hospital Universitario de La Princesa suministrará la información necesaria para la identificación de la carpeta de la Historia Clínica. B.3.2.3.- La empresa adjudicataria deberá garantizar la absoluta confidencialidad y la custodia de la documentación durante todo el proceso. B.3.2.4.- Una vez recibidos por el Hospital de La Princesa los documentos digitalizados, la empresa adjudicataria deberá custodiar el soporte papel hasta recibir la conformidad por parte del hospital para poder proceder a la destrucción del mismo. B.3.2.5.- La empresa adjudicataria deberá hacer entrega al Hospital del correspondiente certificado de destrucción del soporte papel. B.3.2.6.- La empresa adjudicataria garantizará la localización y entrega de las Historias requeridas que estén en el proceso de manipulado o digitalización en un plazo no superior a 24 horas. Las historias clínicas requeridas como urgentes se recibirán vía correo electrónico, previo encriptado de la documentación solicitada, estando asimismo obligada a remitir el documento original si desde el HUP o CEHGN fuera requerido, siendo por cuenta de aquella los gastos que de ello se deriven. B.3.2.7.- Toda información u objeto hallados en las carpetas de las Historias Clínicas que no sea susceptible de ser digitalizado, deberá ser devuelto al HUP o CEHGN por la empresa adjudicataria de forma sistemática y registrada. B.3.2.8.- La empresa adjudicataria deberá describir el control de calidad efectuado en el proceso de expurgo y digitalización, así como de las imágenes digitalizadas. B.3.2.9.- La empresa adjudicataria deberá proceder a la repetición de la digitalización respecto de la cual el Hospital no dé su conformidad.

CUARTA: Especificaciones técnicas que habrán de regir en este servicio. C.1.- Confidencialidad.

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La empresa adjudicataria deberá garantizar la absoluta confidencialidad y la custodia de la documentación durante todo el proceso. La empresa adjudicataria deberá describir los diferentes controles de calidad para el desarrollo del proyecto con los protocolos de actuación, donde se establezcan los elementos de control necesarios para garantizar un aseguramiento de la calidad en todos los procesos desarrollados, de tal forma que aquellos trabajos que no cumplan o reúnan las condiciones exigidas serán desestimados. La empresa adjudicataria deberá proceder a la repetición de los trabajos efectuados en el caso de que los debidos controles de calidad efectuados no reúnan los mínimos valores necesarios que permitan realizar el trabajo diario de suministrar las Historias Clínicas a Consultas y a Hospitalización con toda la normalidad. En ningún caso la ejecución de las funciones objeto de este pliego implicará el cese en la gestión diaria de los Archivos, garantizándose en todo momento el acceso a las Historias Clínicas. Deberán establecerse los mecanismos necesarios para la nointerferencia entre el personal del Centro y la empresa adjudicataria así como para garantizar la correcta gestión de la documentación clínica. La empresa adjudicataria esta obligada a mantener la más absoluta confidencialidad sobre todos aquellos datos y documentos a que tenga acceso con motivo de la adjudicación del presente contrato. A ellos accederán, exclusivamente, las personas estrictamente imprescindibles para el desarrollo de las tareas inherentes a la ejecución del proyecto contratado. Todas ellas serán advertidas con carácter previo a la ejecución, del carácter confidencial y reservado de la información a la que tendrán acceso. La empresa adjudicataria no podrá, en ningún caso y bajo ninguna circunstancia, facilitar a terceros datos suministrados por el Hospital en orden a la ejecución del contrato, ni utilizar estos para fines distintos de los descritos en el presente pliego para el objeto del contrato. Al tratarse de datos especialmente protegidos, se deberá presentar declaración expresa de aceptación de la cláusula de confidencialidad respecto de la información objeto de tratamiento, Calle Diego de León, nº 62 28006 Madrid Tel.: 91520.22.95 Fax: 91520.22.34

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tanto por confidencialidad respecto de la información objeto de tratamiento, tanto por parte de la empresa adjudicataria como por parte del personal de dicha empresa que tenga relación con dicha información. C.2.- Plazos C.2.1.- El plazo máximo de ejecución para la entrega de las etiquetas identificativas será de 15 días desde la entrega del fichero informático por parte del Hospital. La entrega de los diferentes ficheros se realizará en varias fases. C.2.2.- El plazo máximo de retirada de las Historias Clínicas Pasivas del HUP del apartado B.2.5.1 para su expurgo y digitalización será el mes de enero de 2.009 (una vez sobrepasado el plazo de cinco años para su expurgo). La retirada de estas Historias deberá realizarse en un solo acto. El plazo máximo para su digitalización no sobrepasará el mes de marzo de ese año. C.2.3.- El Hospital Universitario de “La Princesa” irá entregando de manera progresiva las Historias Clínicas Pasivas del CEHGN del apartado B.2.5.2 para su expurgo y digitalización durante el año 2.008. El plazo máximo para su digitalización será de un mes desde la fecha de entrega de aquella. C.2.4.- El plazo máximo de ejecución de la Digitalización de las Historias Clínicas Exitus del HUP del apartado B.2.5.3 será el 30 de junio de 2.009. Estas Historias Clínicas deberán de seleccionarse de la serie de Exitus. La retirada de estas Historias deberá realizarse en un solo acto. La empresa adjudicataria se compromete a compactar las Historias que queden en esta serie. C.2.5.- El plazo máximo de ejecución de la Digitalización de las Historias Clínicas Exitus de Tarjeta Sanitaria del apartado B.2.5.4 será el 30 de junio de 2.009. Estas Historias deberán de seleccionarse de la correspondiente serie. La retirada de estas Historias deberá realizarse en un solo acto. La empresa adjudicataria se compromete a compactar las Historias que queden en esta serie. C.2.6.- El plazo máximo de ejecución de la Digitalización de las Historias Clínicas del Síndrome Tóxico del apartado B.2.5.5 será el 30 de junio de 2.009. La retirada de estas Historias deberá de realizarse Calle Diego de León, nº 62 28006 Madrid Tel.: 91520.22.95 Fax: 91520.22.34

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en un solo acto. La empresa adjudicataria facilitará un embalaje adecuado para la mejor conservación de esta documentación. C.2.7.- Las Historias –Informes- de Urgencias del apartado B.2.5.6 serán digitalizadas de manera activa según vaya transcurriendo el año 2.008 y 2.009. C.2.8.- Los Informes de Consultas Externas se irán entregando progresivamente en los 2 años de duración del concurso.

C.3.- Legislación aplicable. Ley Orgánica 5/1992 de 29 de Octubre sobre regulación del tratamiento automatizado de los datos de carácter personal. Ley Orgánica 15/1999 de 13 de diciembre sobre protección de datos de carácter personal Ley 8/2001 de 3 de julio de protección de datos de carácter personal en la Comunidad de Madrid. Ley 41/2002 de 14 de noviembre, básica reguladora de la autonomía del paciente y de derechos y obligaciones en materia de información y documentación clínica. Y demás normativa vigente que resulte de aplicación al presente proyecto.

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CONCURSO PROCEDIMIENTO ABIERTO 37/2008 HUP.

Una vez elaborado el pliego de prescripciones técnicas correspondientes al Concurso mediante Procedimiento Abierto 37/2008 HUP, y para dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 51.1 del R. D. Legislativo 2/2000 de 16 de junio por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas (B.O.E. 148 de 21 de junio de 2000), el Director Gerente del Hospital Universitario de la Princesa, en uso de las atribuciones que le confiere la Resolución de 10 de enero de 2008, de la Directora General del Servicio Madrileño de Salud, de delegación de competencias en materia de contratación y gestión presupuestaria en los Gerentes de Atención Especializada, Atención Primaria, Servicio de Urgencias Médicas de Madrid y Centro de Transfusión, apartado segundo (B.O.C.M. núm. 13, de 16 de enero de 2008).

RESUELVE: Aprobar dicho pliego para el mencionado Concurso procedimiento abierto.

Madrid, a 24 de marzo de 2008 EL DIRECTOR GERENTE

Fdº: Jorge GÓMEZ ZAMORA

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