TEMA III MODULO DE FINANCIERA EN SAP R/3

MOVIMIENTOS DE ACTIVOS FIJOS

MOVIMIENTOS DE ACTIVOS FIJOS

Índice Contabilización de alta de un inmovilizado..................................................................................................3 Contabilización de Baja de un Inmovilizado................................................................................................7 Baja con ingresos con deudor...................................................................................................................7 Baja sin Ingresos ....................................................................................................................................10 Ejecución de Amortizaciones .....................................................................................................................12 Capitalización de Inmovilizados en Curso .................................................................................................17

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Contabilización de alta de un inmovilizado Objetivo: Dar de alta un inmovilizado, es decir contabilizar las diferentes facturas referidas a un elemento de inmovilizado. Descripción del procedimiento: •

PATH DE ACCESO:

Vía Menús Vía Código de Transacción

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Finanzas → Gestión financiera → Activos fijos → Contabilización→ Alta → Compra → Contra acreedor F-90

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. CAMPO

EXPLICACIÓN

Proveedor

Numero del proveedor que se ha de contabilizar con la siguiente posición de documento. La clase de documento sirve para clasificar los documentos contables.

Clase doc.

Introducir obligatoriamente Sí Factura Acreedor

Es la fecha de creación del documento original. Fecha con la que un documento entra en la contabilidad financiera o en la contabilidad de costes. El número de documento de referencia contiene el número que el documento tiene con la empresa colaboradora. El número de documento de referencia sirve como criterio de búsqueda en la visualización y modificación de documentos Contiene aclaraciones o notas con validez para todo el documento.

Sí

Importe

Importe total de la factura

Si

Moneda / T/C

Clave de moneda, en la cual se gestionan Sí los importes en el sistema. Si queremos que el sistema calcule el IVA No automáticamente Si queremos introducir nosotros el dato No

Fecha factura. Fecha Contab. Referencia

Txt. Cab. Doc.

Calc. Impto Importe del Impuesto Indicador de IVA

Sí Si

No

Introducimos el indicador de IVA No correspondiente. Si la factura contiene varios indicadores de IVA, este dato se rellenará para cada posición de documento. Fecha convers. Fecha para determinar el tipo de cambio a No emplear en la conversión. Sólo es necesario introducirlo sino coincide con la fecha de contabilización.

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Una vez hemos introducido estos datos, pulsamos INTRO y pasamos a la pantalla siguiente:

En la parte superior rellenamos el importe y el flag de Calc. imto. En la parte inferior encontramos los campos de entrada para la segunda posición del documento. En esta segunda posición tenemos que contabilizar el alta o capitalización del inmovilizado. En el campo “clave de contabilización”, (ClvCT) tenemos que introducir la clave 70 (contabilizaciones de activo en el debe). En el campo “Cuenta” tenemos que seleccionar el registro de inmovilizado (matchcode) al cual pertenece el activo que estamos dando de alta (vinculado a este registro de inmovilizado tenemos el número de inmovilizado o subnúmero, según se trate de un caso u otro, la clase de inmovilizado y la cuenta). Por último, tenemos que introducir la clase de movimiento a la que corresponde dicha alta en el campo “Cls. Mov.” y que será en el caso de alta por compra la 100. Una vez hemos introducido estos datos, pulsamos INTRO y pasamos a la pantalla siguiente:

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Rellenamos el importe, el indicador de impuestos y la cantidad de inmovilizado que estamos adquiriendo. Una vez seleccionada la/s partida/s correspondiente/s, podemos, antes de grabar, visualizar el documento para ello Documento→Simular,

Pulsamos el botón Grabar y el documento pasa a contabilidad. Movimientos de activos fijos

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Contabilización de Baja de un Inmovilizado Objetivo: Dar de baja un inmovilizado, ya sea debido a una venta (baja con ingresos), o bien con destino a chatarra (baja sin ingresos). Baja con ingresos con deudor Objetivo: Dar de baja un inmovilizado por venta a un deudor Descripción del procedimiento: •

PATH DE ACCESO:

Vía Menús Vía Código de Transacción

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Finanzas → Gestión financiera → Inmovilizados → Contabilización → Baja → Baja con ingresos → Con deudor AW01N

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Campos a rellenar: • Fecha doc: Normalmente será la fecha de en la que se ejecuta el documento. • Fecha contab: Fecha de contabilización del documento. • Cuenta: Número del deudor en el auxiliar de deudores. Pulsando INTRO o el icono verde de la esquina superior izquierda pasamos a la siguiente pantalla.

Campos a rellenar: • Importe: Importe total de la factura, IVA incluido. • Calcular IVA: Su finalidad es que sistema calcule automaticamente el IVA. • In de IVA: Colocamos el indicador de IVA correspondiente a la factura. • ClvCT: “Clave contable”. En nuestro caso corresponde una clave 50 “Haber” • Cuenta: Cuenta de ingresos de contrapartida por baja de inmovilizado. Utilizaremos la cuenta 771000 Pulsando INTRO o el icono verde pasamos a la segunda posición del documento. Campos a rellenar: Movimientos de activos fijos

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• Importe: introducimos el mismo importe que colocamos en la primera posición del documento, o bien, si no lo recordamos pondremos un asterisco, de forma que el sistema recoga el importe de la primera posición de forma automática. • Baja de inmov: marcamos este indicador. Pulsando intro el sistema nos da la posibilidad de introducir el número del elemento de inmovilizado a dar de baja.

Campos a rellenar: • Inmovilizado: número de inmovilizado a dar de baja. • Clase de movimiento AM: número correspondiente al movimiento de baja que vamos a realizar. • Fecha ref: fecha de referencia a partir de la cuál el sistema calcula la última amortización a realizar para el elemento de inmovilizado dado de baja. Esta amortización se realizará el último día del mes siguiente a la fecha de referencia. • Baja total: si marcamos este indicador el sistema entiende que vamos a dar de baja completamente al elemento de inmovilizado. Si la baja no va a ser total tenemos dos posibilidades:

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Impte contab: Introducimos en términos monetarios la parte de inmovilizado a dar de baja. ó Porcentaje: Introducimos el porcentaje del elemento a dar de baja. Pulsamos el botón continuar y haciendo de nuevo click en Documento / Simular, podremos ver el documento contable:

Pulsando el icono “contabilizar”, el documento quedaría contabilizado. El sistema nos dará automáticamente un número de documento.

Baja sin Ingresos Objetivo: Dar de baja un inmovilizado por desguace. Descripción del procedimiento:

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PATH DE ACCESO:

Vía Menús Vía Código de Transacción

Finanzas → Gestión financiera → Inmovilizados → Contabilización → Baja → Baja sin ingresos ABAVN

Campos a rellenar: • • • •

Número de inmovilizado: número de inmovilizado que se va a mandar a desguace. Fecha doc: fecha en la que se realiza el documento. Fecha contab: fecha de contabilización del documento. Periodo: periodo contable de la baja. Se suele utilizar cuando se quiere dar la baja en uno de los periodos especiales. Es decir aquellos que se

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encuentran entre el trece y el dieciseis. Clase de mov: Clase de movimiento de baja. En este caso hemos puesto el 200 “baja sin ingreso”, aunque podríamos utilizar otros, como el 250 “baja de inmovilizado nuevo sin ingreso”, dependiendo del periodo de permanencia del elemento de inmovilizado en nuestro activo. Fecha ref: es la fecha valor para la contabilidad de inmovilizados. La última contabilización del elemento de inmovilizado (si se da totalmente de baja) o en su defecto de la parte dada de baja. Baja total: marcando este indicador el sistema interpreta que se da de baja todo el elemento. Dos campos que se usan alternativamente si la baja es parcial: • Impt contab: valor de la parte del elemento que se da de baja. • Porcentaje: porcentaje del valor del bien que se da de baja.

Pulsando el botón “Visualizar documento” podemos ver el documento contable que generaría la baja:

Ejecución de Amortizaciones Objetivo: Contabilizar de forma automática (en masa) las amortizaciones correspondientes a los elementos de inmovilizado. Descripción del procedimiento: •

PATH DE ACCESO:

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Vía Menús Vía Código de Transacción

Finanzas → Gestión financiera → Activos fijos → Op. periódicas → Ejecuc amortización → efectuar AFAB

Campos a rellenar: • Sociedad: sociedad para la que vamos a realizar la contabilización de amortizaciones. • Ejercicio: año en que nos encontramos. • Periodo contable: nuestras sociedades tienen definidos doce periodos contables, las amortizaciones normales se realizarán para los periodos 1 a 12 . Tener en cuenta que en la amortización normal no se puede contabilizar un periodo sin hacerlo antes con el anterior. • Motivo de ejecución de contab: • Planificada: Se marca este indicador cuando se trata de una amortización normal, es decir estamos ejecutando la próxima amortización regular. Se ejecuta en masa, no se puede realizar para un solo elemento de inmovilizado. • Reejecución: reejecutamos la contabilización del último periodo, normalmente debido al cambio de parámetros de amortización. Se puede realizar para un solo elemento de inmovilizado.

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•

•

Restart: Si la ejecución de amortización se interrumpe, debe lanzarse de nuevo en este modo. No puede lanzarse en modo test. • No planificada: Posibilita amortizar saltándonos periodos. No se puede ejecutar para un solo elemento de inmovilizado. Otras opciones: • Listar inmovilizados: Con el indicador marcado, el sistema listará todos los elementos sobre los que se hayan registrado contabilizaciones. • Ejecución prueba: Con el indicador marcado, el sistema nos mostrará los apuntes que realizará, pero en modo prueba (sin contabilización real). • Nombre del juego de datos: por defecto el nombre para contabilizar amortizaciones es RABUCH, nosotros podemos ponerle cualquier otro que nos facilite su búsqueda a la hora de ejecutarlo.

Pulsando F8 o el icono “ejecutar” nos saldrá la ejecución en prueba (sí tenemos marcado el indicador “ejecutar en prueba):

Pulsando la flecha verde volvemos a la pantalla inicial, si quitamos el indicador “ejecutar en prueba” y seguimos el PATH: Programa → Ejec proc fondo.

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Pulsamos grabar, lo que nos pasa a la pantalla siguiente

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Pulsamos

Para ejecutar el programa debemos seguir la ruta: Sistema → Servicios → Batch input → Carpetas Veremos la pantalla siguiente:

Para facilitar la búsqueda de nuestra ejecución de amortización podemos rellenar los campos: •

Juego de datos: en nuestro caso hemos mantenido el nombre que da SAP al juego de datos de amortización. Como ya señalamos al indicar los campos a rellenar en la pantalla de contabilización de

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amortizaciones, podíamos haber cambiado el nombre del juego de datos. Si lo hubiéramos hecho así, ese nombre es el que deberíamos traer a este campo. • Fecha de creación: es una restricción más para facilitar la búsqueda de nuestro juego de datos. Si pulsamos F8 (juego de datos Procesar)

Marcaremos : • • •

Invisible. Log ampliado Modo experto.

Pulsamos el botón “Ejecutar”: El sistema nos indica que el juego de datos se está ejecutando en proceso de fondo.

Capitalización de Inmovilizados en Curso Objetivo: Trasladar a un elemento de inmovilizado los saldos de un inmovilizado en curso. •

PATH DE ACCESO:

Vía Menús Vía Código de Transacción

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Finanzas → Gestión financiera → Activos fijos → Contabiización → Capitalizar AFeC → Distribuir AIAB

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Campos a rellenar: • Sociedad: sociedad a la que pertenece el elemento de inmovilizado en curso que vamos a liquidar. • Inmovilizado: número del elemento de inmovilizado en curso que vamos a liquidar. Tenemos la posibilidad de pulsar dos botones en la parte superior: • •

Otros crit selecc: nos permite escoger diversos criterios para seleccionar las partidas abiertas del elemento de inmovilizado en curso que queremos capitalizar. Lista comienza con: permite visualizar las partidas abiertas del elemento de forma individual o por su total.

Pulsamos INTRO, o el icono verde de la parte superior izquierda, lo que nos lleva a la pantalla donde podemos visualizar las partidas abiertas del elemento en curso.

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Seleccionamos todas las partidas y Pulsamos el botón “Registrar” para recoger las normas mediante las que queremos trasladar el inmovilizado:

Campos a rellenar: • • •

Tp: tipo de imputación de la liquidación (activo fijo, centro de coste…) Receptor: activo fijo al que se va a liquidar. Porcentaje: porcentaje de reparto.

Salimos de esta pantalla, pulsando la flecha verde que se encuentra al lado del botón grabar. Esto nos traslada a la pantalla anterior, donde debemos pulsar el botón “EJECUTAR LIQUIDACION”. Movimientos de activos fijos

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Pulsaremos “si” a la pregunta ¿desea que las reglas de distribución se graben? Esto nos lleva a la pantalla de liquidación de inmovilizados en curso.

Liquidación de Inmovilizados en Curso Objetivo: Liquidar las partidas individuales que afectan a un elemento de inmovilizado en curso, de acuerdo a las reglas de reparto definidas en la pantalla anterior. •

PATH DE ACCESO:

Vía Menús Vía Código de Transacción

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Finanzas → Gestión financiera → Inmovilizados → Contabilización → Capitalizar AFeC → Liquidar AIBU

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Campos a rellenar: •

• • •

Inmovilizado: lo normal es que venga dado ya que el reparto es inmediatamente anterior a la liquidación. Sin embargo como puede darse el caso de un reparto grabado para una futura liquidación puede ser necesario indicarlo. Fecha ref: es la fecha de capitalización del inmovilizado, a partir de ella se determina la fecha de inicio de amortización, el primer dia del mes siguiente. Ejec test: podemos ver lo que resultaría de ejecutar esta liquidación de inmovilizado en curso. Para ejecutarlo en real basta con no marcar este indicador. Lista detallada: nos proporciona el listado de cada uno de los elementos de inmovilizado en los que se ha liquidado el elemento en curso.

Pulsando el botón “ejecutar” nos aparece la siguiente pantalla:

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La liquidación ya ha sido realizada. Solo nos queda pulsar INTRO ó el icono verde de la izquierda para salir.

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