ALCALDIA DE POPAYAN

P-GC-PRC-01

CONTRATO POR LICITACION

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1. OBJETIVO Adquisición de bienes, servicios y obras con el fin de Satisfacer las necesidades de la Comunidad y de la Administración Municipal. 2. ALCANCE El procedimiento aplica para los trámites administrativos que involucra todas las Dependencias de la administración central, desde el momento que se presenta la necesidad física, y en consecuencia la solicitud de contratación, hasta su adjudicación y ejecución con sus respectivos controles. 3. DEFINICIONES Interventor o Supervisión: Conjunto de funciones desempeñadas por el Alcalde, el Delegatario responsable del proceso de contratación o por la persona que este delegue, para llevar a cabo el control, seguimiento y apoyo de la ejecución de los contratos o convenios, tendientes a asegurar su correcta ejecución y cumplimiento, de acuerdo a lo previsto en las normas vigentes, lo estipulado en respectivo contrato. Pliego de condiciones Es un documento donde se determinan las características administrativas, jurídicas y financieras y técnicas que constituyen los términos y condiciones de una contratación dentro de un formato previamente establecido. Viabilidad Es la representación verbal o escrita de una decisión positiva o negativa acerca de la aceptación económica, técnica y administrativa. Oferentes Personas naturales o jurídicas que intervienen en el trámite precontractual queriendo participar con sus propuestas. Adendas Documento que aclara, completa, modifica o rectifica el contenido del pliego de condiciones o términos de referencia. (Términos de referencia) ELABORACIÓN

MARIA DEL CARMEN CASAS GESTIÓN DE CONTRATACION

REVISION

GRUPO OPERATIVO MECI-CALIDAD GESTIÓN DE CONTRATACION

APROBACIÓN

ALVARO ANTONIO CASAS LIDER PROCESO GESTION DE CONTRATACION

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Contrato Estatal Acuerdo de voluntades celebrado por entidades del Estado para solucionar la demanda de bienes o servicios, regidos por el derecho privado o en disposiciones especiales, derivados del ejercicio de la autonomía de la voluntad de las partes. 4. ASPECTOS GENERALES Identificar y programar las necesidades de la entidad, para realizar una licitación pública. 5. No.

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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

Se realizan los estudios técnicos, económicos y Elaboración de jurídicos necesarios para estudios y suplir la necesidad ya documentos previos identificada. Con antelación a la publicación del proyecto Remisión de pliegos se envía una electrónica de la breve reseña a la cámara información sobre la de comercio para que licitación a la esta publique y sea cámara de conocida por la comercio. comunidad. Dentro de los 10 a 20 días calendario anterior Publicación de de apertura del proceso hasta tres avisos en con intervalos de 2 a 5 el SECOP y en la días calendario se hacen página web del las publicaciones Municipio. mencionadas.

Publicación Aviso de Convocatoria y del proyecto de condiciones en el SECOP

Se publica con antelación de 10 días hábiles en el portal único de contratación con el fin de que los ciudadanos conozcan la intención de contratar con la entidad y hagan las observaciones pertinentes.

RESPONSABLE

Secretaria u Oficina Asesora ejecutora

REGISTRO Portal de contratación y carpeta del contrato Formato F-GCPRC-01

Secretaria u Oficina Asesora ejecutora

Registro electrónico

Secretaria u Oficina Asesora ejecutora

Registro electrónico. Formato F-GCCT-07

Oficina asesora jurídica

Portal único de contratación. Formato F-GCPRC-03

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Se reciben las observaciones, se Recepción de estudian y se evalúa su observaciones al pertinencia y dado el Secretaria u proyecto de pliegos caso se incluyen el en Oficina Asesora y propuestas a las pliego de peticiones ejecutora mismas definitivo.

Publicación de los pliegos de condiciones definitivos.

Se publica en el portal los pliegos definitivos que son los que contienen todas las etapas, requisitos y exigencias hechas por la entidad a los proponentes.

Secretaria u Oficina Asesora ejecutora

Resolución de apertura del proceso ( Art. 2474 de 2008)

Por medio de este acto administrativo el Sr. alcalde o quién sea el encargado inicie el proceso de selección.

Secretaria u Oficina Asesora ejecutora

Iniciación del plazo para presentar ofertas.

La entidad determina la fecha a `partir de la cual pueden presentarse las ofertas.

Secretaria u Oficina Asesora ejecutora

Audiencia de para precisar el contenido y alcance de los pliegos de condiciones y de revisión de la asignación de riesgos con el fin de establecer su tipificación, estimación y asignación definitiva.

Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al inicio del plazo para presentar ofertas, se realiza audiencia pública con los fines señalados.

Secretaría u Oficina Asesora ejecutora

Término para presentar ofertas

La entidad otorga un término prudencial para que los proponentes demuestren la capacidad jurídica, técnica y financiera para que puedan realizar el contrato y puedan presentar su oferta

Secretaría u Oficina Asesora ejecutora

Portal de contratación

Portal de contratación y carpeta del contrato Portal de contratación y carpeta del contrato. FORMATO FGD-04

N/A

Acta de audiencia

Portal de contratación y carpeta del contrato

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Evaluación de las propuestas por parte del comité designado por el Señor Alcalde o su delegado.

El Sr. alcalde o su delegado designa un comité conformado por funcionarios o personas Comité externas para que Evaluador definan el cumplimiento de los requisitos para cada uno de los proponentes.

Portal de contratación y carpeta del contrato

Publicación informes evaluación presentación observaciones.

El comité evaluador expide un documento (acta de evaluación) en el que define a su criterio Oficina Jurídica el orden de elegibilidad del contratista, esta acta se publica por 5 días hábiles en el portal.

Portal de contratación y carpeta del contrato

Respuesta a observaciones.

de de y de

El comité evaluador revisa su evaluación con base en las las Comité observaciones evaluador planteadas y la confirma o modifica según la pertinencia de la misma

Acta. Portal de contratación y carpeta del contrato

Audiencia pública de adjudicación y Expedición actos administrativo de adjudicación

El sr. Alcalde o su delegado preside la audiencia en la que la entidad da a conocer en forma directa los resultados de la evaluación para luego dar opción a los proponentes de que la objeten

Entrega de Documentos Precontractuales a la Oficina Jurídica

Cada Dependencia hace llegar a la Oficina Jurídica los documentos precontractuales, para proceder a elaborar el Contrato

Servidor encargado de la parte precontractual en cada Dependencia.

Firma del contrato

Se suscribe el contrato una vez adjudicado y se inician los trámites de legalización.

Oficina jurídica Secretaria u Carpeta de la Oficina Asesora oficina jurídica ejecutora

Alcalde Oficina jurídica Secretaria ejecutora

Acta y Resolución de adjudicación. Portal de contratación y carpeta del contrato. Formato F-GD04

F-GCPRC01, F-GC- CT07, F-GCPRC-03

Legalización Contrato

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El Contratista entrega los documentos en la Oficina Jurídica y se expide la del Oficina jurídica Resolución de Secretaria aprobación de garantía. Se tramita el registro presupuestal del contrato La Oficina Asesora Jurídica mediante oficio informa al interventor Oficina Jurídica remitiendo copia del Contrato y responsabilidades.

Interventoría

Resolución de aprobación y Registro Presupuestal. Formato F-GD04. Formato de Registro Presupuestal. Oficio F-GD01, Copia del Contrato.

6. ANEXOS Carpeta con soportes precontractuales foliada. Acta Comité Evaluador. Contrato o minuta. 7. CONTROL DE CAMBIOS

Versión

Fecha de aprobación

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22/10/2012

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12/02/2016

Descripción del cambio

Actualización de la codificación del procedimiento y formatos. Proviene del P-GC180-01