ASAMBLEA NACIONAL DIVISIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS

MANUAL DE NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO

Managua, Septiembre 2010

                         

CAPITULO I    

NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO                          

1. 

2. 

3. 

4. 

5. 

6. 

CONTENIDO Generalidades ................................................................................................................................... 1  1.1 

Introducción ............................................................................................................................... 1 

1.2 

Fundamento de la Asamblea Nacional ................................................................................... 3 

MARCO LEGAL DE LAS NTCI ........................................................................................................ 5  2.1 

Fundamento legal ..................................................................................................................... 5 

2.2 

Concepto de NTCI ..................................................................................................................... 5 

2.3 

Objetivos de las NTCI ............................................................................................................... 5 

2.4 

Fundamento para el desarrollo y ajuste de las NTCI .............................................................. 5 

2.5 

Compatibilidad de las NTCI ...................................................................................................... 6 

2.6 

Responsabilidades .................................................................................................................... 6 

2.7 

Ámbito de Aplicación ................................................................................................................. 7 

ASPECTOS TÉCNICOS................................................................................................................... 8  3.1 

Definición y Objetivos del Control Interno ................................................................................ 8 

3.2 

Conceptos Fundamentales sobre Control Interno ................................................................... 8 

3.3 

Forma de Ejecución del Control Interno. ................................................................................ 11 

3.4 

Estructura del Control Interno ................................................................................................. 11 

3.5 

Sistema de control y fiscalización ........................................................................................... 12 

NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO ...................................................................... 13  4.1 

Ambiente de Control ................................................................................................................ 13 

4.2 

Evaluación de Riesgos ............................................................................................................ 13 

4.3 

Actividades de Control ............................................................................................................ 14 

4.4 

Información y Comunicación................................................................................................... 16 

4.5 

Monitoreo ................................................................................................................................. 16 

NORMAS ESPECÍFICAS PARA LA ASAMBLEA NACIONAL ..................................................... 18  5.1 

Normas Específicas de Ambiente de Control ........................................................................ 18 

5.2 

Normas Específicas de la Evaluación de Riesgos ................................................................ 33 

5.3 

Normas Específicas de Actividades de Control ..................................................................... 37 

5.4 

Normas Específicas de Información y Comunicación ........................................................... 49 

5.5 

Normas Específicas de Monitoreo .......................................................................................... 53 

ASPECTOS ADMINISTRATIVOS .................................................................................................. 59  6.1 

Certificaciones ......................................................................................................................... 59 

6.2 

Fuentes bibliográficas ............................................................................................................. 59 

6.3 

Anexos ..................................................................................................................................... 59  39 MANUAL DE NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA

1.

1.1

GENERALIDADES

INTRODUCCIÓN

La Contraloría General de la República en ejercicio de sus atribuciones como Organismo Rector del Sistema de Control de la Administración Pública y Fiscalización de los bienes y recursos del Estado, ha emitido las Normas Técnicas de Control Interno, que entraron en vigencia a través de los acuerdos No. 234 y 235 de Diciembre del año 2004. En el Arto.2 del Acuerdo único de esa misma fecha, establece que “las Normas Técnicas de Control Interno entrarán en vigencia a partir de su publicación en la Gaceta, Diario Oficial y cada Institución o Entidad deberá emitir su correspondiente Manual de Normas Técnicas.” En cumplimiento de tal disposición, la Junta Directiva de la Asamblea Nacional a través de sus órganos correspondientes, ha procedido con el apoyo de una firma consultora, con financiamiento del PNUD, a la elaboración y desarrollo del Manual de Normas Técnicas de Control Interno ajustado a la Asamblea Nacional, el cual está en concordancia con las normas, disposiciones internas y procedimientos administrativos, el que deberá constituir el marco de referencia mínimo obligatorio en materia de Control Interno y el instrumento de control para diseñar y ajustar los Sistemas de Administración de la institución. El control interno para estos efectos, se describe en el presente Manual como un macro proceso, que interactúa en todos los sistemas de la administración estableciendo parámetros normativos que está obligada a cumplir para garantizar el debido proceso, y que la implantación y mantenimiento de ese proceso le corresponde a la máxima autoridad y a la totalidad de sus funcionarios y empleados. Es necesario que la Asamblea Nacional, formule en base a los parámetros que establecen las Normas Técnicas de Control Interno descritas en el presente Manual, todas aquellas reglamentaciones y manuales necesarios para garantizar y ajustar todo el proceso administrativo, dentro de la premisa de que dicho proceso es cerrado y representa la naturaleza perpetua de las funciones de Dirección, Planeación, Organización, Ejecución, Seguimiento y Evaluación. El Manual de Normas Técnicas de la Asamblea Nacional está estructurado de acuerdo a las Normas Técnicas de Control Interno emitidas por la Contraloría General de la República, y al marco integrado para control interno del Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commissións (COSO) que comprende cinco componentes o Normas Generales: Ambiente de Control; Evaluación de Riesgos, Actividades de Control; Información y Comunicación y Monitoreo. El contenido del Manual está estructurado en dos capítulos: a)

Capítulo I. Aplicación de las NTCI al Control Interno de la Asamblea Nacional, se aborda el Marco Legal relacionado con la operatividad de la institución, los Aspectos Técnicos del Control Interno, donde se definen conceptos, objetivos, principios básicos aplicables a la institución, así como los principios fundamentales de la Administración Pública y las Normas Específicas de Control, se presenta en forma gráfica la estructura del Control Interno, sus componentes y objetivos.

b)

Capítulo II, “Normas Técnicas aplicables a las Actividades de Control de los Sistemas de Administración”, se presentan en forma desagregada las Actividades de Control aplicables a los Sistemas de Administración, que comprenden: Organización 1

MANUAL DE NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA Administrativa, Administración de los Recursos Humanos, Planeación y Programación, Presupuesto, Administración Financiera, Contabilidad Integrada, Contratación y Administración de Bienes y Servicios, Inversiones en Proyectos, Programas y Tecnología de la Información. Para la conclusión de esta labor se aglutinó y extractó información de distintos manuales, reglamentos, leyes, proyectos y presentaciones en archivos electrónicos de las diferentes Unidades Administrativas de la Asamblea Nacional, entre otras: Adquisiciones, Informática, Fortalecimiento Institucional, División de Finanzas, División de Recursos Humanos, División de Servicios Administrativos, para lograr efectuar las adecuaciones y ajustes con respecto a la institución, la cooperación de los mismos ha sido determinante en la obtención de los resultados que se traducen en el presente Manual.

2

MANUAL DE NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA

1.2

FUNDAMENTO

DE LA ASAMBLEA NACIONAL

En 1987 entra en vigencia la Constitución Política de Nicaragua, y establece que Nicaragua es una república democrática, participativa y representativa, sus órganos de gobierno son: el Poder Legislativo, el Poder Ejecutivo, el Poder judicial y el Poder Electoral. La finalidad la Asamblea Nacional1,. La Asamblea Nacional es el órgano que ejerce el Poder Legislativo, subordinándose únicamente a los intereses supremos de la nación. De conformidad con el artículo 40, párrafo segundo de la Ley No. 606, Ley Orgánica del Poder Legislativo de la República de Nicaragua, el Presidente de la Asamblea Nacional es la máxima autoridad administrativa y como tal, dirige el funcionamiento de este poder del Estado. Son órganos de la Asamblea Nacional: a) El Plenario. b) La Junta Directiva. c) La Presidencia. d) La Secretara de la Junta Directiva. e) Las Comisiones. f) Las Bancadas Parlamentarias. Son órganos auxiliares de la Asamblea Nacional: a) La Dirección General de Asuntos Legislativos; b) La División General de Asuntos Administrativos; y c) La Unidad de Auditoría Interna. Junta Directiva de la Asamblea Nacional: La Asamblea Nacional está presidida por una Junta Directiva compuesta de un Presidente, tres Vicepresidentes y tres Secretarios. El período de las dos primeras Juntas Directivas es de dos legislaturas y de la tercer Junta Directiva será de una legislatura. La Presidencia: Es un órgano unipersonal que lo desempeña el Presidente de la Asamblea Nacional durante el período de su elección. El Presidente es el representante del Poder Legislativo, preside la Asamblea Nacional y la Junta Directiva, dirige y garantiza el funcionamiento de la Asamblea Nacional en su calidad de máxima autoridad administrativa, administra el presupuesto y nombra al personal de acuerdo con la ley y las normativas aprobadas por el Plenario de la Asamblea Nacional.

1 Art. 132.Constituciòn política de Nicaragua 3

MANUAL DE NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA Dirección General de Asuntos Legislativos. Órgano auxiliar encargado de prestar la asesoría legislativa, jurídica, económica y de cualquier índole, a los órganos de la Asamblea Nacional, Plenario, Junta Directiva, Presidencia, Secretaría, Comisiones y Diputados. Está dirigida por un Director General, nombrado por la Junta Directiva a propuesta del Presidente de la Asamblea Nacional. División General de Asuntos Administrativos. Órgano auxiliar responsable de garantizar a los órganos de la Asamblea Nacional y a los Diputados de la Asamblea Nacional, los servicios materiales y técnicos que fueren necesarios para el apropiado desempeño de sus funciones. Está dirigida por un Director General, nombrado por la Junta Directiva a propuesta del Presidente de la Asamblea Nacional.

4

MANUAL DE NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA 2. 2.1

MARCO LEGAL DE LAS NTCI FUNDAMENTO

LEGAL

Las NTCI fueron actualizadas por la CGR, con base en la estructura propuesta por INTOSAI, que se fundamenta en el Informe COSO2; el cual ha sido incorporado por un número importante de Instituciones Superiores de Auditoría (ISAs), en América Latina. La Contraloría General de la República (CGR) es el Organismo Superior de Control3 dotado de independencia y autonomía, con ámbito nacional, que tiene a su cargo: la rectoría del Sistema de Control de la Administración Pública y la Fiscalización de los bienes y recursos del Estado y en cumplimiento de sus funciones ha desarrollado las NTCI, que sirvieron de base para la elaboración de la Normas que regirán en la Asamblea Nacional. 2.2

CONCEPTO DE NTCI

Nivel mínimo de calidad o marco general requerido para el Control Interno (CI) del Sector Público y proveen las bases para que los Sistemas de Administración (SA) y las Unidades de Auditoría Interna (UAI) puedan ser evaluados. Constituyen el marco de referencia mínimo obligatorio en materia de control interno, para que la Administración Pública prepare los procedimientos y reglamentos específicos. 2.3

OBJETIVOS DE LAS NTCI

1.

Servir de marco de referencia para diseñar y/o ajustar los SA de cada Entidad y las UAI, lo cual implica la preparación de reglamentos específicos que incorporen estas Normas.

2.-

Servir de instrumento para la evaluación tanto del diseño como del funcionamiento de los SA y de las UAI, en función del CI, y por consiguiente, suministrar bases objetivas para definir el grado de responsabilidad de los Servidores Públicos en relación con la aplicación de las Normas.

2.4

FUNDAMENTO PARA EL DESARROLLO Y AJUSTE DE LAS NTCI

De acuerdo con lo que establece el Arto. 154 de la Constitución Política, “La Contraloría General de la República (CGR) es el Organismo Rector del Sistema de Control de la Administración Pública y fiscalización de los bienes y recursos del Estado”. Dentro de ese esquema legal, el Arto. 30 de la Ley Orgánica de la CGR4, establece que le compete a este organismo expedir las Normas Técnicas de Control Interno como disposiciones fundamentales que regularán el control interno en las Entidades y Organismos del sector público. De acuerdo con lo anterior, la CGR en cumplimiento de sus funciones constitucionales y legales ha desarrollado las NTCI que se transcriben en el presente documento.

2 "INFORME COSO", publicado en EE.UU. en 1992, surgió como una respuesta a las inquietudes que planteaban la diversidad de conceptos, definiciones e interpretaciones existentes sobre Control Interno. Plasma los resultados de la tarea realizada durante más de cinco años por el grupo de trabajo que la TREADWAY COMMISSION, NATIONAL COMMISSION ON FRAUDULENT FINANCIAL REPORTING creó en Estados Unidos en 1985 bajo la sigla COSO (COMMITTEE OF SPONSORING ORGANIZATIONS). El grupo esta constituido por representantes de las siguientes organizaciones: · American Accounting Association (AAA), · American Institute of Certified Public Accountants (AICPA), · Financial Executive Institute (FEI), · Institute of Internal Auditors (IIA), · Institute of Management Accountants (IMA). 3 Arto. 6 Competencia de la CGR, Ley 681 4 Ley No 681 publicada 16 de Junio del año dos mil nueve

5

MANUAL DE NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA Según el Arto. 104. de la Ley Orgánica de la CGR, los Directores o jefes de unidades administrativas de las entidades y organismos públicos tienen entre sus deberes y atribuciones: 1. Cumplir y hacer cumplir las disposiciones constitucionales, legales y reglamentarias, normas y demás disposiciones expedidas por la Contraloría General de la República o por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. 2. Aplicar el Componente de Control Interno; y, 3. Colaborar con los auditores gubernamentales y aplicar las medidas correctivas que les correspondiere. 2.5

COMPATIBILIDAD DE LAS NTCI

De igual forma, expresa que en el marco de las normas, políticas, regulaciones, reglamentos, disposiciones y más instrumentos indicados, cada institución del Estado, cuando considere necesario, dictará las normas, las políticas y los manuales específicos para el control de las operaciones a su cargo. La Contraloría General de la República, verificará la pertinencia y la correcta aplicación de las mismas. Por tanto, la institución y los Responsables de la misma, deberán cumplir y hacer cumplir, las NTCI, en lo siguiente:

2.6

•

El presente Manual de Normas Técnicas de Control Interno de la Asamblea Nacional, está ajustado a las NTCI y deberá ser el patrón o parámetro contra el cual se deberá medir la calidad y fortaleza de los Sistemas de Administración y de la Unidad de Auditoría Interna.

•

Se deberá autoevaluar periódicamente los Sistemas Administrativos (SA) y la Unidad de Auditoría Interna (UAI), introduciendo los cambios necesarios para su mejoramiento continuo, en el entendido que el control interno es un proceso constante y no una situación en el tiempo.

•

Se debe facilitar tanto a la Unidad de Auditoría Interna como a los delegados de la Contraloría General de la República (CGR), la información que les permita establecer la existencia y funcionamiento de las Normas Técnicas de Control Interno (NTCI), en los Sistemas Administrativos.

•

Se debe remitir información a la Contraloría General de la República (CGR), respecto al avance de las Normas Técnicas de Control Interno (NTCI), en sus Sistemas Administrativos (SA), y de la Unidad de Auditoría Interna (UAI).

RESPONSABILIDADES

Como parte de los deberes y atribuciones5 las máximas autoridades de las Entidades y Organismos de la Administración Pública son responsables de los actos y resoluciones emanados de su autoridad o aprobados por ellos, expresa o tácitamente; son responsables también por suspender la ejecución de las leyes, por no cumplirlas fielmente a pretexto de interpretarlas, por lo cual tienen el deber de:

5 Arto. 103. Máximas autoridades y titulares, Ley 681. 6

MANUAL DE NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA 1. Establecer los indicadores de gestión y otros factores necesarios para evaluar el cumplimiento de los fines y objetivos propios de sus entidades u organismos; 2. Colaborar y disponer la cooperación del personal a su cargo con los auditores gubernamentales y aplicar las medidas correctivas establecidas en las recomendaciones de auditoría; 3. Informar de inmediato a la Contraloría General de la República cuando se crearen, modificaren substancialmente o se concluyeren programas o proyectos; 4. Asegurar la implantación, funcionamiento y actualización de los sistemas de administración y de control interno; y 5. Cumplir y hacer cumplir las disposiciones constitucionales, legales y reglamentarias, normas y demás disposiciones expedidas por la Contraloría General de la República o por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Los directores o jefes de las unidades administrativas de las entidades y organismos públicos tienen los siguientes deberes y atribuciones6: 1. Cumplir y hacer cumplir las disposiciones constitucionales, legales y reglamentarias, normas y demás disposiciones expedidas por la Contraloría General de la República o por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. 2. Aplicar el Componente de Control Interno. 2.7

ÁMBITO DE APLICACIÓN

Las NTCI constituyen el marco de referencia mínimo obligatorio en materia de Control Interno, para que el Sector Público prepare los procedimientos y reglamentos específicos para el funcionamiento de sus Sistemas de Administración y el control de las Unidades de Auditoría Interna (UAI). Estas Normas aplican en todos los aspectos de la planeación, programación, organización, funcionamiento y evaluación de la Asamblea Nacional de Nicaragua. Incluye los Controles Internos incorporados en los Sistemas de Administración para planificar y programar, organizar, ejecutar y controlar las operaciones y las Unidades de Auditoría Interna (UAI). Se exceptúa el control externo posterior, el cual se desarrolla con las metodologías previstas en las NAGUN.

6 Arto. 104. Ley 681, Titulo VI Deberes y atribuciones 7

MANUAL DE NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA 3.

ASPECTOS TÉCNICOS. 3.1

DEFINICIÓN Y OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO

La siguiente definición y otros conceptos generalmente aceptados, proveen los fundamentos de las NTCI. El Control Interno es un proceso diseñado y ejecutado por la Administración y demás personal de una Entidad, para proporcionar seguridad razonable con miras a la consecución de los objetivos siguientes: a)

Administración eficaz, eficiente y transparente de los recursos del Estado

b)

Confiabilidad de la rendición de cuentas

c)

Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.

La categoría del objetivo de administración eficaz, eficiente y transparente de los recursos del Estado, en lo que concierne a la Asamblea Nacional, deberá estar relacionada con las metas y objetivos así como con el uso de los recursos, lo cual conlleva a la protección de los activos y a la prevención de errores e irregularidades. El control interno contribuye a la defensa y protección de los activos y a la prevención y descubrimiento de errores e irregularidades, es sinónimo de control gerencial y ayuda a la Administración Pública a lograr los resultados deseados, debiendo considerar para estructurar los siguientes elementos: 1. Separación de funciones de operación, custodia y registro. 2. Dualidad o plurilateral de personas en cada operación: es decir, en cada operación de la empresa, cuando menos deben intervenir dos personas. 3. Ninguna persona debe tener acceso a los registros contables que controlan su actividad. 4. El trabajo de empleados será de complemento y no de revisión. 5. La función de registro de operaciones será exclusivo de la oficina de contabilidad.

3.2

CONCEPTOS FUNDAMENTALES SOBRE CONTROL INTERNO

En la definición de Control Interno se destacan los siguientes aspectos, que en el enfoque de control interno gubernamental es visto como:

8

MANUAL DE NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA •

Proceso. El Control Interno en la Asamblea Nacional debe ser visto como una serie de acciones que se incorporan en las actividades de la institución constituyendo un proceso llevado a cabo por la Junta Directiva y demás Responsables, habiéndose diseñado para proporcionar una seguridad razonable en cuanto al logro de los objetivos institucionales, como un medio para alcanzar un fin, no constituyendo un fin en sí mismo.

i.

El control interno en la Asamblea Nacional debe ser el instrumento que señale al personal sus responsabilidades y límites de autoridad, así como la vinculación que debe existir entre los deberes del personal y la forma en que ellos deben desempeñarlos, de acuerdo a los objetivos de la Asamblea Nacional. Cada individuo dentro de la organización tiene algún rol respecto al control interno.

ii.

Dentro de la perspectiva en que puede ser observado el Control Interno en la Asamblea Nacional, se destacan las siguientes situaciones. a) b)

•

La Junta Directiva y la Presidencia de la Asamblea Nacional son responsables de la implantación y mantenimiento del control interno de la institución. Por ser necesario que todas las actividades que realiza la institución dentro de su desempeño estén sujetas a condiciones de control, la ejecución del mismo será inherente a todos los empleados y funcionarios de la institución.

Personas. Es la Máxima Autoridad quien establece los objetivos, los llevan a cabo, diseñan y ejercen los controles necesarios, entonces el Control Interno forma parte de los procesos básicos de la administración, planeación, ejecución y monitoreo y se encuentra integrado en ellos, de tal manera que debe ser ejecutado en la institución por todas las personas que participan u ostentan puestos y el conjunto de manuales, políticas y procedimientos son únicamente instrumentos para operativizarlos, no siendo la existencia de los mismos, la garantía de que se cuenta con un efectivo control interno. El control interno debe ser el que señale al personal sus responsabilidades y límites de autoridad, así como la vinculación que debe existir entre los deberes del personal y la forma en que ellos deben desempeñarlos, de acuerdo a los objetivos de la institución.

•

Seguridad Razonable. Cada individuo dentro de la organización de la Asamblea Nacional, tiene algún rol respecto al control interno, no obstante y bajo la premisa de que no existe sistema infalible, ningún sistema hará por siempre lo que se espera que haga; es preciso mantenerlo y fortalecerlo constantemente. Al diseñar el Control Interno, se debe estar consciente que la probabilidad de conseguir los objetivos, está afectada por las limitaciones inherentes a todos los Sistemas Administrativos, a las que se debe estar alerta, tales como: a. Los juicios humanos en la toma de decisiones pueden ser defectuosos. b. Las personas responsables del establecimiento de controles necesitan considerar sus costos y beneficios relativos. c. El fracaso puede provenir de fallas humanas tales como errores o irregularidades o la capacidad de la Administración para desbordar su propio Sistema. d. Errores por mala interpretación, negligencia, distracción o fatiga. e. Inobservancia por el alto nivel de la institución a las políticas o procedimientos prescritos. 9

MANUAL DE NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA f.

Colusión.

g. Costo Beneficio •

Objetivos. Estos pueden ser como un todo para la Entidad o específicos para las actividades y se ubican dentro de tres categorías que sitúan el énfasis en aspectos separados del Control Interno: a. Operacionales, relacionados con el uso eficaz, eficiente y transparente de los recursos de la Asamblea Nacional. b. Rendición de Cuentas, relacionada con la preparación de estados financieros, ejecución presupuestal y otra información financiera, operativa, etc., confiable y oportuna. c. Cumplimiento, relacionado con el acatamiento de las leyes y regulaciones aplicables por parte de la Asamblea Nacional.

•

Principios. La estructura del sistema de control interno debe basarse, al menos en los siete principios que rigen a la Administración Pública siendo éstos: Equidad, Ética, Eficacia, Eficiencia, Economía, Rendición de Cuentas y Preservación del Medio Ambiente, los cuales deben de prevalecer, en su aplicación práctica, en la Asamblea Nacional. a) Equidad, las operaciones deben estar orientadas hacia el interés general, sin privilegios otorgados a personas o grupos especiales. b) Ética, las operaciones deben ser realizadas no sólo acatando las Normas Constitucionales y Legales, sino los principios éticos o de conducta que deben regir a la sociedad. c) Eficacia, se debe disponer de planes estratégicos y de acción en los cuales se identifiquen claramente objetivos y metas para el corto, mediano y largo plazo. d) Eficiencia, se debe definir procesos de trabajo que soporten los objetivos y metas, en la búsqueda permanente de óptimos resultados a costos razonables. e) Economía, que los resultados se obtengan a un costo razonable, es decir que se consigan las mejores opciones financieras sin afectar la calidad. f) Rendición de cuentas, obligación de los Servidores Públicos de revelar en forma oportuna y confiable el cumplimiento de sus responsabilidades y de administrar en forma transparente la información que se utiliza, para el análisis de su gestión pública. g) Preservación del medio ambiente, se deben organizar las operaciones con una firme orientación hacia la preservación, conservación y recuperación del medio ambiente y de los recursos naturales.

10

MANUAL DE NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA 3.3

FORMA DE EJECUCIÓN DEL CONTROL INTERNO7.

a) Control Interno Previo. Conjunto de métodos y procedimientos diseñados en los procesos de operación y aplicados antes de que se autoricen o ejecuten las operaciones o actividades o de que sus actos causen efecto, con el propósito de establecer su legalidad, veracidad, conveniencia y oportunidad, en función de los fines, programas y presupuestos de la Asamblea Nacional. Los servidores públicos responsables de las operaciones, en cada una de las Unidades Organizacionales de la Entidad, deberán ejercer el Control Interno Previo. Los sistemas de administración deben contemplar en los procedimientos que se utilizan para tramitar las operaciones, normas específicas para asegurar que al tiempo que se cumplen las transacciones, se obtiene seguridad de que se alcanzan los resultados esperados. En ningún caso la Unidad de Auditoría Interna, ni personas o Entidades externas, ejercerán controles previos. Tampoco podrá crearse una Unidad específica con tal propósito. b) Control Interno Posterior. Lo ejercen los Directores o Ejecutivos de cada Unidad Administrativa de la Asamblea Nacional. Serán los responsables sobre las metas, objetivos o resultados alcanzados por las operaciones o actividades bajo su directa competencia, con el propósito de evaluarlas para mejorarlas en el futuro. El sentido de posterior no debe entenderse como alejado del tiempo real en que ocurren las operaciones. c) Control interno posterior ejercido por las Unidades de Auditoría Interna8. Es la evaluación independiente de los sistemas de administración e información y de los controles internos incorporados a ellos, así como del examen financiero y operacional efectuado con posterioridad a la ejecución de las operaciones y actividades de cualquier unidad administrativa o de forma integral en la Asamblea Nacional. Se ejercerá mediante la Auditoría Gubernamental utilizando las Normas de Auditoría Gubernamental de Nicaragua. 3.4

ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO

Se denominará estructura de control interno de la Asamblea Nacional, al conjunto de planes, métodos, procedimientos y otras medidas, incluyendo la actitud de la dirección de la entidad, para ofrecer seguridad razonable respecto a que están lográndose los objetivos del control interno. El concepto moderno del control interno discurre por sus componentes y diversos elementos, los que se integran en el proceso de gestión y operan en distintos niveles de efectividad y eficiencia. Una estructura sólida del control interno es fundamental para promover la efectividad y eficiencia en las operaciones de cada entidad. La estructura de control interno debe proporcionar seguridad razonable de que los objetivos del control interno han sido logrados, pero se debe procurar que el costo del control interno, no exceda el beneficio que se espera de él. De acuerdo a lo establecido por la Contraloría General de la República, en disposiciones de Agosto 2004, publicadas en La Gaceta, Diario Oficial, No. 234 del 1º de Diciembre del 2004, la estructura (también denominado sistema) de control interno requiere de los siguientes componentes:

7 Arto. 35 Forma de ejecución del control interno, Ley 681. 8 Ídem. Arto. 36 11

MANUAL DE NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA

E+E

Componentes Control Componentes dede Control Interno Interno Ambiente de Control Evaluación de Riesgos Actividades de Control Información y Comunicación Monitoreo

3.5

SISTEMA DE CONTROL Y FISCALIZACIÓN9

Se entiende por sistema de control de la Administración Pública y fiscalización de los bienes y recursos del Estado, el conjunto de órganos, estructuras, recursos, principios, políticas, normas, procesos y procedimientos, que integrados bajo la rectoría de la Contraloría General de la República, interactúan coordinadamente a fin de lograr la unidad de dirección de los sistemas y procedimientos de control y fiscalización que coadyuven al logro de los objetivos generales de los distintos entes y organismos sujetos a esta Ley, así como también al buen funcionamiento. El sistema de control y fiscalización tiene como objetivo fortalecer la capacidad del Estado para ejecutar eficazmente sus funciones logrando la transparencia y la eficiencia en el manejo de los recursos, a fin de que éstos sean utilizados para los programas debidamente autorizados y está integrado por: 1.

La Contraloría General de la República.

2.

Las unidades de auditoría interna de las entidades sujetas a esta ley.

3.

Las máximas autoridades y los niveles directivos y gerenciales de las entidades sujetas a la ley.

4.

Las Firmas de Contadores Públicos Independientes, cuando son delegadas por la Contraloría General de la República para realizar cualquier tipo de auditoría.

9 Ídem Arto. 28 Capítulo I, Sistema de control y fiscalización 12

MANUAL DE NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA 4.

NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO ¾ Ambiente de Control ¾ Evaluación de Riesgos ¾ Actividades de Control ¾ Información y Comunicación ¾ Monitoreo

4.1

AMBIENTE DE CONTROL

La Junta Directiva, la Presidencia y demás funcionarios de la Asamblea Nacional deben establecer y mantener un ambiente adecuado mediante el cual se logre una actitud positiva de respaldo hacia el control interno, creando conciencia en sus colaboradores sobre los beneficios del control para el logro de los objetivos de la Administración. El ambiente de control es fundamental para las demás normas, provee estructura y disciplina así como un clima apropiado que influye en la calidad del control interno en su conjunto. Tiene una influencia general en la manera en que se establecen las estrategias y objetivos y en la manera en que las actividades de control son diseñadas. El ambiente de control define al conjunto de circunstancias que enmarcan el accionar de la Asamblea Nacional desde la perspectiva del control interno y que son por lo tanto determinantes del grado en que los principios de este último imperan sobre las conductas y los procedimientos organizacionales. Fija el tono de la organización y, sobre todo, provee disciplina a través de la influencia que ejerce sobre el comportamiento del personal en su conjunto. Constituye el andamiaje para el desarrollo de las acciones y de allí deviene su trascendencia, pues como conjunción de medios, operadores y reglas previamente definidas, traduce la influencia colectiva de varios factores en el establecimiento, fortalecimiento o debilitamiento de políticas y procedimientos efectivos en la organización. Los principales factores del ambiente de control son: •

La filosofía y estilo de la dirección y la gerencia.

•

La estructura, el plan organizacional, los reglamentos y los manuales de procedimientos.

•

La integridad, los valores éticos, la competencia profesional y el compromiso de todos los componentes de la organización, así como su adhesión a las políticas y objetivos establecidos.

•

Las formas de asignación de responsabilidades y de administración y desarrollo del personal.

•

El grado de documentación de políticas y decisiones, y de formulación de programas que contengan metas, objetivos e indicadores de rendimiento.

4.2

EVALUACIÓN DE RIESGOS

Deben identificarse y analizarse los riesgos relevantes para la consecución de los objetivos de la Asamblea Nacional, de tal forma que se disponga de una base para administrarlos. El establecimiento de objetivos es anterior a la evaluación de riesgos, si bien no son un componente del control interno, constituyen un requisito previo para su funcionamiento. 13

MANUAL DE NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA El control interno ha sido pensado esencialmente para limitar los riesgos que afectan las actividades de las organizaciones. A través de la investigación y análisis de los riesgos relevantes y el punto hasta el cual el control vigente los neutraliza, se evalúa la vulnerabilidad del sistema, para ello debe adquirirse un conocimiento práctico de la entidad y sus componentes que permita identificar los puntos débiles, enfocando los riesgos tanto al nivel de la organización (internos y externos) como de la actividad. Los objetivos de control deben ser específicos, adecuados, completos, razonables e integrados a los objetivos globales de la Asamblea Nacional y una vez identificados, el análisis de los riesgos incluirá: •

Una estimación de su importancia / trascendencia.

•

Una evaluación de la probabilidad / frecuencia.

•

Una definición del modo en que habrán de manejarse.

Existen circunstancias que pueden merecer una atención especial en función del impacto potencial que plantean: •

Cambios en el entorno.

•

Redefinición de la política institucional.

•

Reorganizaciones o reestructuraciones internas.

•

Ingreso de empleados nuevos o rotación de los existentes.

•

Nuevos sistemas, procedimientos y tecnologías.

•

Aceleración del crecimiento.

•

Nuevas actividades o funciones.

4.3

ACTIVIDADES DE CONTROL

Se deben establecer y ejecutar actividades de control, para contribuir a la administración de los riesgos en la consecución de los objetivos de la Asamblea Nacional. Estas actividades pueden ser preventivas y/o de detección. Las acciones correctivas son necesarias para complementar las actividades de control interno con la intención de que se efectúen los ajustes correspondientes en los Sistemas de Administración y estarán constituidas por los procedimientos específicos establecidos como un reaseguro para el cumplimiento de los objetivos, orientados primordialmente hacia la prevención y neutralización de los riesgos. Las actividades de control se ejecutan en todos los niveles de la organización y en cada una de las etapas de la gestión, partiendo de la elaboración de un mapa de riesgos. Conociendo los riesgos, se disponen los controles destinados a evitarlos o minimizarlos, los cuales pueden agruparse en tres categorías: •

Las operaciones.

•

La confiabilidad de la información financiera.

•

El cumplimiento de leyes y reglamentos.

14

MANUAL DE NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA A su vez en cada categoría existen diversos tipos de control: •

Preventivo / Correctivos.

•

Manuales / Automatizados o informáticos.

•

Gerenciales o directivos.

En todos los niveles de la organización existen responsabilidades de control y es preciso que los agentes conozcan individualmente cuales son las que les competen, debiéndose para ello explicitar claramente tales funciones. Los avances tecnológicos requieren una respuesta profesional calificada y anticipada desde el control, es necesario remarcar la importancia de contar con buenos controles de las tecnologías de información, pues éstas desempeñan un papel fundamental en la gestión, destacándose el procesamiento de datos, la adquisición, implantación y mantenimiento del software, la seguridad en el acceso a los sistemas, los proyectos de desarrollo y mantenimiento de las aplicaciones. Tipos de Actividades de Control Los tipos de actividades de control en la Asamblea Nacional deben incluir desde controles preventivos a controles de detección y correctivos, controles manuales, controles informáticos y controles de dirección, agrupándose de la forma siguiente: •

Análisis efectuados por la dirección.- Los resultados obtenidos se analizan comparándolos con presupuestos, previsiones y resultados de ejercicios anteriores con el fin de evaluar en qué medida se están alcanzando los objetivos.

•

Gestión directa de funciones por actividades.- Los responsables de las diversas funciones o actividades revisan los informes sobre resultados alcanzados.

•

Comprobación de las transacciones Se aplican una serie de controles para comprobar la exactitud, totalidad, revisiones, cotejos, re cálculos, análisis de consistencia, pre numeraciones y autorización de las transacciones.

•

Proceso de información.-. Se controla el desarrollo de nuevos sistemas y la modificación de los existentes, al igual que el acceso a los datos, archivos y programas informáticos.

•

Controles físicos.- Los equipos, las inversiones financieras, la tesorería y otros activos son objeto de protección y periódicamente se someten a recuentos físicos, arqueos, conciliaciones o recuentos, cuyos resultados se comparan con las cifras que figuran en los registros de control.

•

Indicadores de rendimiento.- El análisis combinado de diferentes conjuntos de datos (operativos o financieros) junto con la puesta en marcha de acciones correctivas, constituyen actividades de control.

•

Segregación de funciones.- Con el fin de reducir el riesgo de que se cometan errores o irregularidades, las tareas se reparten entre los empleados.

•

Dispositivos de seguridad para restringir el acceso a los activos y registros.

15

MANUAL DE NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA Evaluación de las Actividades de Control. Las actividades de control tienen que evaluarse en el contexto de las directrices establecidas por la dirección para afrontar los riesgos relacionados con los objetivos de cada actividad importante. La evaluación, por lo tanto, tendrá en cuenta si las actividades de control están relacionadas con el proceso de evaluación de riesgo y si son apropiadas para asegurar que las directrices de la dirección se cumplan. 4.4

INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

La información deberá ser registrada y comunicada a la Máxima Autoridad y a otros estratos dentro de la Asamblea Nacional, en la forma y oportunidad que les permita cumplir con sus responsabilidades, incluyendo las relacionadas con el Control Interno. La información relevante debe ser captada, procesada y transmitida de tal modo que llegue oportunamente a todos los sectores, permitiendo asumir las responsabilidades individuales. La información operacional, financiera y de cumplimiento debe conformar un sistema para posibilitar la dirección, ejecución y control de las operaciones, en ella se integran no sólo datos generados internamente sino aquellos provenientes de actividades y condiciones externas, necesarios para la toma de decisiones. Los sistemas de información permiten identificar, recoger, procesar y divulgar datos relativos a los hechos o actividades internas y externas, y funcionan muchas veces como herramientas de supervisión a través de rutinas previstas a tal efecto. En vista que el sistema de información influye sobre la capacidad de la dirección para tomar decisiones de gestión y control, la calidad de aquél resulta de gran trascendencia y se refiere, entre otros, a los aspectos de contenido, oportunidad, actualidad, exactitud y accesibilidad. La comunicación es inherente a los sistemas de información. Las personas deben conocer a tiempo las cuestiones relativas a sus responsabilidades de gestión y control. Cada función ha de especificarse con claridad, entendiendo en ello los aspectos relativos a la responsabilidad de los individuos dentro del sistema de control interno. El personal tiene que saber cómo están relacionadas sus actividades con el trabajo de los demás, cuáles son los comportamientos esperados y de qué manera deben comunicar la información relevante que generen. 4.5

MONITOREO

Se debe evaluar en la Asamblea Nacional, el desempeño del Control Interno en el tiempo y asegurar que los hallazgos de auditoría y otras revisiones sean atendidos correcta y oportunamente. Dado que el Control Interno es una actividad dinámica que tiene que ser adaptada continuamente según los cambios y riesgos que la Asamblea Nacional tiene que enfrentar, el monitoreo del Sistema de Control Interno es totalmente necesario para asegurar que esté a tono con los objetivos, el entorno, los recursos y el riesgo. Se debe asegurar que funciona adecuadamente, a través de las siguientes modalidades de supervisión:

16

MANUAL DE NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA a) Con actividades continuas, incorporadas a las actividades normales y recurrentes que ejecutándose en tiempo real y arraigadas a la gestión, generan respuestas dinámicas a las circunstancias sobrevinientes. b) Con evaluaciones puntuales, que se efectúan cuando el sistema muestra una alarma, su alcance y frecuencia están determinados por la naturaleza e importancia de los cambios y riesgos que éstos conllevan. Son ejecutados por los propios responsables de las áreas (autoevaluación), la auditoría interna (incluida en el planeamiento o solicitada especialmente por la dirección), y los auditores externos. Responden a una determinada metodología, con técnicas y herramientas para medir la eficacia directamente o a través de la comparación con otros sistemas. c) Mediante controles informales, éstos aunque no estén documentados, se aplican

correctamente y son eficaces.

Incumbe a la dirección la existencia de una estructura de control interno idónea y eficiente, así como su revisión y actualización periódica para mantenerla en un nivel adecuado. Procede la evaluación de las actividades de control de los sistemas a través del tiempo, pues toda organización tiene áreas donde los mismos están en desarrollo, necesitan ser reforzados o se impone directamente su reemplazo debido a que perdieron su eficacia o resultaron inaplicables. Las causas pueden encontrarse en los cambios internos y externos a la gestión que, al variar las circunstancias, generan nuevos riesgos a afrontar.

17

MANUAL DE NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA 5. NORMAS ESPECÍFICAS PARA LA ASAMBLEA NACIONAL 5.1

NORMAS ESPECÍFICAS DE AMBIENTE DE CONTROL

Se refieren al establecimiento de un entorno que estimule e influencie las tareas del personal con respecto al control de sus actividades; el cual se conoce como clima organizacional. El ambiente de control tiene gran influencia en la forma que son desarrolladas las operaciones, se establecen los objetivos y estiman los riesgos, igualmente, tiene relación con el comportamiento de los sistemas de información y con las actividades de monitoreo. El ambiente de control es fundamental para el cumplimiento de las demás Normas, provee estructura y disciplina, así como el clima apropiado que influye en la calidad del control interno, los siguientes factores contribuyen a la creación de un ambiente de control positivo: • • • • •

Integridad y valores éticos. Competencia del personal. Filosofía y estilo de operación de la Administración. Máxima Autoridad y Comité de Auditoría. Auditoría Interna. 5.1.1 Integridad y Valores Éticos

Norma Relacionada: La Máxima Autoridad y los Ejecutivos deben mantener un tono ético en la Organización, suministrando guías para la conducta apropiada, invalidando oportunidades para conductas no éticas e impartiendo la disciplina correspondiente. Los objetivos de una Entidad y la manera como se logren están basados en preferencias, juicios de valor y estilos administrativos. Tales preferencias y juicios de valor trasladados a estándares de conducta reflejan la integridad de los Administradores y su compromiso con los valores éticos. Puesto que la buena reputación se valora de la anterior forma, el estándar de conducta debe ir más allá del solo cumplimiento de la Ley. La sociedad espera más que eso. Aunque la integridad y los valores éticos no se pueden garantizar mediante Leyes, Reglamentos, etc. El Sector Público Nicaragüense como mínimo deberá estructurar, divulgar y confirmar y evaluar el Código de Conducta debidamente articulado con la Ley de Probidad de los Servidores Públicos. Estructura del Código de Conducta Mediante el Código de Conducta la Máxima Autoridad, comunica a los Servidores Públicos bajo su responsabilidad y en general, a la comunidad con la cual se relacionan, las siguientes políticas generales sobre prohibiciones o advertencias, sin perjuicio de otras que se consideren necesarias para coadyuvar a la transparencia de la gestión pública: Conflicto de interés Aceptación de regalos, agasajos y otros incentivos Oferta y entrega de regalos, agasajos y otros incentivos Confidencialidad y precisión de la información Uso de los activos de la Entidad Cuidado y vigilancia para la protección del medio ambiente Relaciones con la competencia y partes interesadas en hacer negocios con la Entidad (sí aplica) Contribuciones a campañas políticas y donaciones Obligación de revelar irregularidades

18

MANUAL DE NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA

Divulgación y Confirmación del Código de Conducta Una vez terminado el Código de Conducta se debe editar, debidamente firmado por la Máxima Autoridad. Cada Entidad tomará las medidas necesarias para que todos sus Servidores Públicos reciban explicación razonable sobre los objetivos, alcance y contenido del Código de Conducta. En general el Código de Conducta debe ser entregado a todos los Servidores Públicos adscritos a una Entidad, teniendo el cuidado de obtener de cada uno de ellos certificación formal, donde conste que conocen y entienden las políticas allí señaladas y no se encuentran incursos en situación alguna que les impida el cumplimiento de las mismas. Este procedimiento debe cumplirse cada vez que se contrate a un nuevo Servidor Público y se debe realizar para todos al menos una vez al año. Evaluación del Código de Conducta y acciones relacionadas La Máxima Autoridad deberá asignar en la Unidad Organizacional encargada de la Administración de Recursos Humanos, la responsabilidad por la actualización y el manejo relativo a los asuntos del Código de Conducta. Dicha Unidad se encargará de: Tramitar y coordinar las actualizaciones Evaluar e informar apropiadamente Verificar que se han tomado las acciones disciplinarias pertinentes, cuando se presente cualquier infracción considerada importante. Ejecutar las medidas dentro de su ámbito o competencia.

NTCI Ajustada a la Asamblea Nacional 5.1.1

Integridad y valores éticos

No.1) El Presidente de la Asamblea Nacional, los Responsables de División y demás ejecutivos deben velar por que prevalezca la ética en el actuar de los funcionarios y empleados de la Asamblea Nacional, y deben suministrar guías de actuación que contribuyan a la conducta apropiada, en donde la honestidad, la transparencia en las acciones que se desarrollan dentro de la institución, deben ser la forma imperturbable de desarrollar el trabajo de cada quien, evitando conductas no éticas y guardando un buen comportamiento y la disciplina necesaria. No.2) Se deberá elaborar un Código de Conducta, articulado con la Ley 438, Ley de Probidad de los Servidores Públicos y velar por que se estructure, divulgue, confirme y evalúe. No.3) Mediante el Código de Conducta, la Presidencia de la Asamblea Nacional como máxima autoridad de la institución, comunicará a los funcionarios y empleados y a la comunidad, con la cual se relaciona, las políticas que deben privar en cuanto a prohibiciones y advertencias, así como cualquier otra que se considere necesaria en pro de asegurar la transparencia en la ejecución de las operaciones de la institución. No.4) La política de la Asamblea Nacional requiere que la Junta Directiva, Presidencia, Directores, Funcionarios y Empleados eviten cualquier conflicto entre sus propios intereses y los de la institución, en aspectos relacionados con proveedores de bienes y servicios, contratistas y terceros, que tengan o estén tratando de tener relación comercial con la Asamblea Nacional.

19

MANUAL DE NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA No.5) El Código de Conducta de la Asamblea Nacional deberá considerar, entre otros, lo siguiente: a)

Normas relativas al Conflicto de Interés, en los siguientes casos: i.

Relaciones Comerciales: Cuando un empleado o funcionario y los familiares de ambos comprendidos hasta el 4° grado de consanguinidad o 2° grado de afinidad, tuvieran intereses en cualquier empresa que mantuviera o estuviera procurando mantener, vínculos comerciales con la Asamblea Nacional que dieran oportunidad de dar o recibir trato preferencial, con excepción de: (i) cuando se haga del conocimiento y se solicite previa autorización de la Junta Directiva, (ii) cuando esos intereses de sociedades privadas no fuesen materiales.

ii.

Cargos Ejecutivos: Cuando un empleado o funcionario de la Asamblea Nacional actuara como funcionario o desempeñara un cargo ejecutivo de cualquier otra persona o fuera consultor de una persona, firma o cualquier otra empresa jurídica que tuviera o estuviera procurando tener vínculos comerciales con la Asamblea Nacional.

iii.

Acceso a información: Cuando el cónyuge de un empleado o funcionario y sus familiares comprendidos hasta el 4° grado de consanguinidad o 2° grado de afinidad, se encuentren empleados o trabajen por su cuenta en un campo común, técnico o profesional, donde el empleador o cualquier miembro de su familia puedan tener acceso y utilizar información de alto valor sensitivo y competitivo que sea propiedad de la institución.

iv.

Control Administrativo: Cuando un empleado o funcionario apruebe o controle administrativamente contratos u otro tipo de negocios entre la Asamblea Nacional y sus familiares comprendidos hasta el 4° grado de consanguinidad o 2° grado de afinidad, o con una empresa, firma u otra persona que emplee a un miembro de su familia hasta el 4° grado de consanguinidad o 2° grado de afinidad, en actividades bajo control administrativo de dicho empleado o funcionario. Toda la información relativa a estos temas debe ser suministrada al superior inmediato, quien notificará al jefe de área correspondiente y al Auditor Interno.

v.

Suministro de información: Cuando un empleado o funcionario, sin previa autorización, entregara o facilitara a persona alguna que no fuera empleada de la Asamblea Nacional, cualquier información de naturaleza confidencial tales como datos sobre decisiones, planes, pronósticos financieros, descubrimientos o precios para licitaciones, o cuando usara dicha información en beneficio propio y no en el mejor interés de la institución.

vi.

Uso de información confidencial: Cuando un empleado o funcionario y los familiares de ambos comprendidos hasta el 4° grado de consanguinidad o 2° grado de afinidad, utilicen información propia de la institución o de cualquier otra institución relacionada y que aún no fuera de conocimiento público, pero obtenida a través de la actividad del empleado en la Asamblea Nacional o relacionada con cualquier otro Organismo con quienes la Asamblea Nacional mantiene relación de trabajo. La información de este tipo es de naturaleza significativa, pues existiría una probabilidad sustancial de ventaja en detrimento de la acción competitiva a causa de la información obtenida.

vii.

Regalías y obsequios: Cuando un empleado o sus familiares comprendidos hasta el 4° grado de consanguinidad o 2° grado de afinidad, que efectuara o intentara efectuar contratos con la Asamblea Nacional, aceptaran por parte de cualquier organización, firma o individuo, comisiones, participación en las ganancias, donaciones de dinero en efectivo, certificados de donación, viajes u otros gastos, préstamos o anticipos (que no fueran aquellos provenientes de Instituciones bancarias o financieras establecidas en términos comerciales normales), materiales, servicios, reparaciones o mejoras sin costo alguno o a precios al alcance de terceros, agasajos excesivos o extravagantes, o donaciones de mercaderías de mayor valor que el nominal, para beneficio personal y no en el mejor interés de la institución o suministrar cualesquiera de las ventajas antedichas, a cualquier organización, firma o individuo. No obstante, los empleados, su cónyuge o miembros de su familia, no estarán impedidos de 20

MANUAL DE NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA aceptar regalos adecuados a los acontecimientos oficiales y ceremonias ofrecidas por la Asamblea Nacional. viii.

Uso de instalaciones: Cuando un empleado o funcionario utilizara el personal, las instalaciones, equipos o suministros de la Asamblea Nacional para beneficio personal en forma contraria con las políticas y procedimientos de la institución.

ix.

Tráfico de influencias: Cuando un empleado o funcionario, sin la aprobación de una instancia superior, entrara en tratativas o negociaciones relacionadas con un empleo y otra relación contractual para sí mismo o para un miembro directo de su familia, con una organización con la cual mantiene contacto comercial directo y que provee suministros o servicios a la institución.

x.

Estelionato: Cuando un empleado o funcionario y los familiares de ambos comprendidos hasta el 4° grado de consanguinidad o 2° grado de afinidad, adquiera, vendiera o rentara cualquier tipo de bienes, instalaciones o equipos propiedad o procedentes de la Asamblea Nacional a la misma institución o a cualquier otra institución oficial del Estado incluyendo cualquier tipo de organización, tanto natural como jurídica. Comprende también a cualquier firma o individuo que es o está tratando de ser, contratista, proveedor o cliente de la institución.

xi.

Vínculos familiares: Cuando se encuentren laborando en la institución y sus programas, empleados vinculados familiarmente violando las limitaciones establecidas en los puntos anteriores de hasta el 4° grado de consanguinidad o 2° grado de afinidad independientemente del cargo que desempeñen en la institución.

b) Confidencialidad: Todo funcionario y empleado de la Asamblea Nacional deberá guardar la reserva y sigilo profesional debido sobre los datos y documentos e informes de carácter confidencial que lleguen a su conocimiento en razón del ejercicio de su cargo, quedando el personal contratado en forma temporaria sujetos a las mismas restricciones, en cuanto a esta condición. c) Uso de activos de la Entidad: Todos los activos recursos y materiales de la Asamblea Nacional deberán de ser utilizados estrictamente en las actividades propias de la institución, se deben tomar las distintas providencias para garantizar la preservación de esos activos y el buen uso de los mismos. Los programas de inducción y reglamentos disciplinarios del personal deberán expresar en forma clara los mecanismos de tal disposición. d) Contribuciones a campañas políticas y donaciones: Ningún funcionario o empleado de la Asamblea Nacional deberá promover, ordenar o solicitar fondos o recursos de la institución, en forma abierta u oculta en calidad de contribuciones a campañas políticas o donaciones con ese mismo fin, las leyes del país establecen las penalidades para los empleados o funcionarios que pudieran incurrir en tales acciones. e) Obligaciones de revelar irregularidades: En caso de que algún empleado o funcionario de la Asamblea Nacional tenga conocimiento, por causa de la naturaleza de las funciones que desempeña, de actos que puedan causar perjuicio a la institución, éste deberá poner en conocimiento a su superior inmediato o bien a la autoridad correspondiente de la existencia de tales actos.

21

MANUAL DE NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA No.6) El Código de Conducta, una vez aprobado por la Máxima Autoridad, debe ser entregado a todos los empleados y funcionarios de la Asamblea Nacional, teniendo el cuidado de obtener de cada uno de ellos certificación formal de recibido. No.7) La División de Recursos Humanos de la institución tendrá la responsabilidad de: a) Mantener actualizado el Código de Conducta, velando por su correspondencia con las Leyes del país o sus reformas. b) Evaluar e informar apropiadamente al personal de los cambios que dentro de su esfera establezca la Presidencia de la Asamblea Nacional. c) Verificar que se hayan tomado las acciones disciplinarias pertinentes, cuando se presente cualquier infracción considerada importante, para lo cual deberá mantener una clara comunicación con Auditoría Interna. d) Ejecutar las medidas dentro de su ámbito o competencia, en consulta con su superior inmediato. No.8) Corresponde a Auditoría Interna de la Asamblea Nacional evaluar periódicamente el estado del ambiente ético de la institución y la eficacia de sus estrategias, tácticas, comunicaciones y otros procesos para alcanzar el nivel deseado de cumplimiento legal y ético. Esta evaluación deberá proyectarse en el cumplimiento de lo siguiente: a) El Código de Conducta formal debe ser claro y comprensible, con enunciados relacionados y políticas (incluyendo procedimientos que cubran el fraude y la corrupción), manteniéndose debidamente actualizado. b) Comunicaciones frecuentes y demostraciones de actitudes y comportamientos éticos esperados por parte de los altos funcionarios que ejerzan influencia en la institución. c) Estrategias explícitas para apoyar y aumentar la cultura ética con programas regulares para actualizar y renovar el compromiso de la institución con dicha cultura ética. d) Formas sencillas y diversas para ser informadas confidencialmente supuestas violaciones al Código o a las políticas, y otros actos de mala conducta. e) Declaraciones regulares por parte de los empleados, proveedores y usuarios, afirmando que conocen los requerimientos de conducta ética para efectuar transacciones de negocio con la organización. f) Delegación de responsabilidad clara que permita asegurar que las consecuencias éticas son evaluadas, se brinda consejo confidencial, se investigan las supuestas malas conductas y los hallazgos son adecuadamente informados. g) El fácil acceso a oportunidades de aprendizaje que permitan a todos los empleados a contribuir con el ambiente de control de la institución. h) Prácticas positivas del personal que alienten a cada empleado a contribuir con el ambiente ético de la institución. 22

MANUAL DE NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA i)

Encuestas regulares a los empleados, proveedores y usuarios, para determinar el estado del ambiente ético de la institución.

j)

Revisiones regulares de los procesos formales e informales dentro de la institución que pudieran crear, potencialmente, presiones y desvíos que debilitaran la cultura ética.

23

MANUAL DE NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA

5.1.2 Competencia del Personal

Norma Relacionada: La Máxima Autoridad y sus Ejecutivos deben planificar, seleccionar, contratar y desarrollar a las personas, de tal forma que se alcance la competencia necesaria para que todas las operaciones puedan llevarse a cabo exitosamente. La competencia debe reflejar el conocimiento y las habilidades necesarias para realizar las tareas que definen los trabajos individuales. Qué tan bien se requiere que se cumplan esas tareas, es generalmente una decisión de la Administración, quien considerará los objetivos de la Entidad, las estrategias y los planes para la consecución de los objetivos. La Administración necesita especificar los niveles de competencia para los trabajos particulares y convertirlos en requisitos de conocimientos y habilidades. Los conocimientos y las habilidades necesarios podrán a su turno depender de la inteligencia, entrenamiento y experiencia de los individuos. Para lograr la competencia requerida, entre otros, se debería disponer de: Planes para el Recurso Humano Manuales de Organización en los cuales se explique los requerimientos de cada cargo y las funciones y responsabilidades individuales Programas de entrenamiento y capacitación Métodos apropiados de supervisión Métodos formales para la evaluación del desempeño

NTCI Ajustada a la Asamblea Nacional 5.1.2

Competencia del Personal

No.9) La Presidencia de la Asamblea Nacional y los Responsables de área deben planificar, seleccionar, contratar y desarrollar las capacidades del personal de la institución a través de la División de Recursos Humanos, de tal manera que se alcance la competencia necesaria en el personal a todos los niveles. La competencia debe reflejar el conocimiento y las habilidades necesarias para realizar las tareas que definen los trabajos individuales. No.10) Para la provisión de puestos vacantes se debe seguir lo establecido en la Ley de Carrera Legislativa o bien en la Ley No 476, Ley del Servicio Civil y de la Carrera Administrativa. No.11) La contratación deberá entenderse como la oficialización de la relación laboral entre la Asamblea Nacional y un empleado determinado, donde ambas partes adquieren deberes y derechos de forma escrita, regida por las leyes laborales vigentes, Convenio Marco o el Reglamento Operativo de la fuente de financiamiento. No.12) La Administración de la Asamblea Nacional debe especificar los niveles de competencia para los trabajos particulares y convertirlos en requisitos de conocimientos y habilidades. Para lograr la competencia requerida, deberá disponer de:

24

MANUAL DE NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA a) Planes para los Recursos Humanos y mantener actualizados los Manuales de Organización y Manual de Descripciones de Puestos. La institución debe de impulsar la eficiencia y sostenibilidad de los sistemas administrativos y de recursos humanos. La institución debe velar por que se mantengan debidamente actualizados los Manuales de Organización y Manual de Descripciones de Puestos, de los que actualmente dispone, en donde se expliquen los requerimientos o especificaciones de cada puesto y las funciones y responsabilidades individuales. b) Entrenamiento y Capacitación: Deberá ser política de la Asamblea Nacional el contar con programas de capacitación permanentes para fortalecer y actualizar los conocimientos del personal, mejorando sus habilidades y destrezas para un mejor desempeño de sus funciones. c) Supervisión: La institución debe contar dentro de su sistema de recursos humanos, con patrones de supervisión capaces de permitir una continua evaluación y control sistemático de su funcionamiento, donde el patrón, es un criterio o un modelo que se establece previamente para permitir la comparación con los resultados o los objetivos alcanzados. d) Evaluación del desempeño: La institución deberá vigilar que todo su personal sea convenientemente evaluado periódicamente, sirviendo para medir la capacidad del personal directivo, técnico, administrativo y de servicios, identificando su potencial para la aplicación de programas de incentivos y promoción, de capacitación de tipo correctivo y de desarrollo del personal.

25

MANUAL DE NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA

5.1.3 Filosofía y Estilo de Operación de la Administración Norma Relacionada: La filosofía y el estilo de operación de la Administración se relaciona con la forma en que se maneja una Entidad incluyendo: El grado de formalidad o informalidad en sus políticas, normas y procedimientos La manera como se formulan y controlan los objetivos y metas La manera como se identifica y gestiona el riesgo La actitud frente a la información financiera y otros componentes del sistema de información La definición de áreas clave de autoridad y responsabilidad, incluyendo la rendición de cuentas La centralización o descentralización para la toma de decisiones La Máxima Autoridad y sus Ejecutivos deben ser conscientes y tomar las acciones pertinentes para que las operaciones de sus Entidades consulten las características anteriores en función de los requerimientos específicos del tipo de actividades a su cargo y en lo posible, se formalicen y utilicen instrumentos modernos para la administración

NTCI Ajustada a la Asamblea Nacional 5.1.3

Filosofía y Estilo de Operación de la Administración

No.13) Grado de formalidad o informalidad en sus políticas, normas y procedimientos: La Junta Directiva de la Asamblea Nacional, deberá vigilar que la filosofía, objetivos, políticas, principios, misión y visión institucionales se encuentren precisados debidamente en forma escrita, cuidando además, que la División de Recursos Humanos los incorpore en el programa de inducción y los dé a conocer al personal actual. De igual manera, se deberá vigilar que todas las normas y procedimientos que regulan y orientan el quehacer operativo de la institución se encuentren instrumentalizadas debidamente, a través de manuales, reglamentos o instructivos. No.14) Formulación de los objetivos y metas: Los objetivos estratégicos de la Asamblea Nacional deberán estar conformados en congruencia con su misión y visión, así mismo se deberá adecuar la organización y funcionamiento interno de la institución en función de sus objetivos específicos. El seguimiento y cumplimiento de estos objetivos debe formar parte inherente de las competencias de la Junta Directiva, así como el cumplimiento de las metas institucionales, las cuales derivan hacia los componentes de inversión de acuerdo a los ejes estratégicos de desarrollo. No.15) Identificación y gestión del riesgo: A través del alcance del trabajo de la Unidad de Auditoría Interna de la Asamblea Nacional, se deberá evaluar y mejorar la adecuación y eficacia de los procesos de gestión de riesgos y el desempeño de responsabilidades, con el objetivo de proporcionar una seguridad razonable de que estos procesos están funcionando de acuerdo con lo deseado y que permitirán alcanzar los objetivos de la institución. El Plan Estratégico Institucional y los Planes Operativos Anuales (POA) contribuyen a la concreción de resultados de esta índole. No.16) Actitud frente a la información financiera y otros componentes del sistema de información: La Presidencia de la Asamblea Nacional, sus Responsables de División, Jefes de Oficina y funcionarios de la División General de Asuntos Administrativos, deben tener un pleno conocimiento de la información financiera, en forma eficaz y 26

MANUAL DE NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA oportuna. La Asamblea Nacional deberá contar que con un Sistema Contable Integrado estructurado de manera dinámica acorde a las necesidades de información que permita operar en lo pertinente con el SIGFA. De acuerdo a Normas Internacionales de Contabilidad, son cuatro las características cualitativas que hacen útil la información suministrada en los estados financieros y que los funcionarios de la Asamblea Nacional, deben tener en consideración. a) La Comprensibilidad: La información suministrada en los estados financieros debe ser fácilmente comprensible para los usuarios. Se supone que los usuarios tienen un conocimiento razonable de las actividades económicas, así como de su contabilidad, y también la voluntad de estudiar la información con razonable diligencia. b) La Relevancia: Para ser útil la información debe ser relevante de cara a las necesidades de la toma de decisiones por parte de los usuarios. La información posee la cualidad de la relevancia cuando ejerce influencia sobre las decisiones económicas de los que la utilizan, ayudándoles a evaluar sucesos pasados, presentes o futuros, o bien a confirmar o corregir evaluaciones realizadas anteriormente. Frecuentemente, la información financiera de la actividad pasada se usa para predecir la situación financiera de la actividad futura, así como otros asuntos en los que los usuarios se encuentran directamente interesados. c) La Fiabilidad: Para ser útil la información también debe ser fiable o libre de error material y de sesgo o prejuicio y los usuarios pueden confiar en que es la imagen fiel de lo que pretende representar, o de lo que puede esperarse razonablemente que represente. La información puede ser relevante pero insuficiente en su naturaleza y expresión, de tal manera, que su reconocimiento pueda ser potencialmente una fuente de equívocos. Para ser confiable, la información debe representar fielmente las transacciones y demás sucesos que pretende representar, o que se puede esperar razonablemente que represente. d) Comparabilidad: Una de las implicaciones más importante de la característica cualitativa de la comparabilidad es que los usuarios han de ser informados de las políticas contables empleadas en la preparación de los estados financieros, de cualquier cambio habido en tales políticas y de los efectos de tales cambios. Los usuarios necesitan ser capaces de identificar las diferencias ente las políticas contables usadas, para similares transacciones y otros sucesos, para un mismo proyecto de un periodo a otro y también para diferentes proyectos. No.17) Definición de áreas claves de autoridad y responsabilidad incluyendo la rendición de cuentas: La Asamblea Nacional deberá determinar las áreas organizativas claves respecto a su administración y debe de proveerse lo que establece la Ley de la Contraloría General de la República.

27

MANUAL DE NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA 1. Los Directores o Jefes de las Unidades Administrativas de las entidades administrativas de las entidades y organismos públicos, y los servidores públicos en general, tienen específicamente que: a) Cumplir y hacer cumplir las disposiciones constitucionales, legales y reglamentarias, normas y demás disposiciones expedidas, por la Contraloría General de la República o el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. b) Aplicar el componente de control interno. c) Cumplir los deberes atribuciones y obligaciones de su puesto, con transparencia, honradez y ética profesional. 2. Objeciones a órdenes superiores e insistencia.10 i)

Ningún servidor público podrá ser relevado de su responsabilidad legal alegando el cumplimiento de órdenes superiores.

ii)

Al ejercer el control previo o concurrente, los servidores podrán objetar, por escrito, las órdenes de sus superiores, expresando las razones de la objeción. Si el superior insistiere por escrito, aquellos cumplirán la orden, pero la responsabilidad recaerá en el superior. Si éste insistiera verbalmente, los encargados de dichos controles, antes del cumplimiento de la orden, harán saber por escrito al superior que la cumplirá por su insistencia verbal y dejarán constancia de tales hechos en el archivo, a efectos de su ulterior revisión por la auditoría interna o externa.

10 Arto. 74 Ley 681 28

MANUAL DE NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA

5.1.4 Máxima Autoridad y Comité de Auditoría Norma Relacionada El ambiente de control puede ser altamente influenciado por la Máxima Autoridad y el Comité de Auditoría de la Entidad, quienes mediante sus evaluaciones y sugerencias, pueden contribuir a un entorno más seguro y confiable. Los siguientes son factores que contribuyen a una mejor participación de la Máxima Autoridad y del Comité de Auditoría: Independencia frente a los Administradores Experiencia y profesionalismo de sus Miembros Extensión de su participación y evaluaciones Frecuencia y calidad de las acciones derivadas de estos Organismos Interacción entre la Máxima Autoridad y el Comité de Auditoría Máxima Autoridad Las funciones de la Máxima Autoridad generalmente están incluidas en el documento de constitución de las Entidades. La Máxima Autoridad puede estar representada por un Ministro, la Junta Directiva o un Presidente o Gerente de una Entidad. La Máxima Autoridad no debe perder de vista su responsabilidad por el direccionamiento de las políticas generales de la Entidad y por la vigilancia del logro de objetivos y metas, lo cual revela su profunda implicación en el Control Interno. Comité de Auditoría Las Entidades deberán constituir los Comités de Auditoría, de acuerdo con los siguientes requerimientos básicos, sin perjuicio de la reglamentación separada que emitirá la Contraloría para la constitución y funcionamiento de los mismos: Dependencia de la Máxima Autoridad. Integrado por la Máxima Autoridad quien actuará como Presidente del Comité y cuando aplique por dos Miembros de la Junta Directiva o en su caso por un delegado del Presidente de la República, elegidos por un período mínimo de un año y el Auditor Interno quién no tendrá derecho a voto y actuará como Asesor técnico del Comité, así como cualquier otra persona que en concepto del Presidente del Comité deba formar parte del mismo, en calidad de invitado, sin derecho a voto y teniendo en cuenta las necesidades surgidas de las funciones del Comité. Las siguientes serán sus funciones principales: Recomendar pautas para la determinación, implantación, adaptación, complementación y mejoramiento permanente de conformidad con las NTCI y las características propias de cada Entidad. Evaluar la pertinencia de las certificaciones periódicas que debe enviar la Máxima Autoridad a la CGR para informar que ha incorporado las NTCI a los SA y a la UAI y que éstos funcionan apropiadamente. Supervisar las funciones y actividades de Auditoría Interna con el objeto de verificar su alcance e independencia. Verificar que las observaciones y recomendaciones provenientes de la CGR, Auditoría Interna y otros Entes de control sean tenidas en cuenta en forma correcta y oportuna. Solicitar los informes necesarios para el cumplimiento de sus funciones. Para el adecuado cumplimiento de sus funciones el Comité de Auditoría deberá conocer o evaluar: El CI de la Entidad formalizado en sus Manuales e instructivos. Los informes de la CGR, los Auditores Internos, sugerencias de las Unidades Organizacionales y otros informes. Los Planes de Auditoría Interna. Los Estados Financieros. Los Planes Estratégicos e informes de desempeño Otros en las circunstancias El Comité deberá reunirse como mínimo seis (6) veces al año y adicionalmente cuantas veces sea necesario, cuando se identifiquen deficiencias materiales en la estructura y funcionamiento del CI. Las observaciones e informes del Comité deberán quedar consignados en Actas que serán presentadas a la Máxima Autoridad y enviadas a la CGR, a más tardar diez (10) días calendario después de la fecha de reunión del Comité.

29

MANUAL DE NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA NTCI Ajustada a la Asamblea Nacional 5.1.4

Máxima Autoridad y Comité de Auditoría

No.18) Para contribuir a un entorno más seguro y confiable dentro de un ambiente de control, la Asamblea Nacional ha constituido el Comité de Auditoría que estará integrado por: •

Dos miembros de la Junta Directiva,

•

El Director General de Asuntos Administrativos y

•

El Auditor Interno quién integrará este comité como asesor técnico, pero sin voto,

•

Cualquier otra persona también podrá participar en calidad de invitado.

No.19) Funciones del Comité de Auditoría. Se emitirá un reglamento que regirá la organización de este órgano de gobierno, encargado de vigilar las funciones de Auditoría y Control Interno de la Asamblea Nacional, el cual tendrá metas de trabajo entrelazadas con las asignadas al Auditor Interno y entre ambos deberá existir una sólida relación. 1. Las siguientes serán las funciones principales del Comité de Auditoría: a)

Recomendar pautas de control para la determinación, implementación, adaptación, complementación y mejoramiento permanente de conformidad con la NTCI y las características propias de la Asamblea Nacional.

b)

Evaluar la pertinencia de las certificaciones periódicas que debe enviar la Presidencia de la Asamblea Nacional a la CGR para informar que ha incorporado las Normas Técnicas de Control Interno (NTCI) a los Sistemas de Administración (SA) de la institución y a la Unidad de Auditoría Interna (UAI) y que éstos funcionan apropiadamente.

c)

Supervisar las funciones y actividades de Auditoría Interna con el objeto de verificar su alcance e independencia.

d)

Verificar que las observaciones y recomendaciones que provienen de la CGR, Auditoría Interna y otros entes de control sean tenidas en cuenta en forma correcta y oportuna.

e)

Solicitar los informes necesarios para el cumplimiento de sus funciones.

f)

Para el adecuado cumplimiento de sus funciones el Comité de Auditoría deberá conocer o evaluar: •

El Control Interno de la institución formalizado en sus manuales e instructivos.

•

Los informes de la CGR, de la Unidad de Auditoría Interna, sugerencias de las Unidades Administrativas y otros informes. •

Los planes de Auditoría Interna.

•

Los Estados Financieros.

•

Los Planes Estratégicos e informes de desempeño. 30

MANUAL DE NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA •

Otros que sean requeridos.

g)

El comité deberá reunirse como mínimo seis (6) veces al año y adicionalmente cuantas veces sea necesario, máxime, cuando se identifiquen deficiencias materiales en la estructura y funcionamiento del Control Interno.

h)

Las observaciones e informes del Comité deberán quedar consignados en Actas que serán presentadas a la Presidencia de la Asamblea Nacional y enviadas a la CGR, a más tardar diez (10) días calendarios después de la fecha de reunión del Comité.

2. La Unidad de Auditoría Interna procurará mantener tres áreas de actividades claves para una relación eficaz entre ésta y dicho Comité de Auditoría, las cuales se pueden identificar de la siguiente manera: a)

Prestar asistencia al Comité de Auditoría con el fin de asegurar que su Estatus, actividades y procesos sean apropiados para cumplir sus responsabilidades.

b)

Asegurar que el Estatus, rol y actividades de Auditoría Interna sean claramente comprendidos y respondan a las necesidades del Comité de Auditoría.

c)

Mantener comunicaciones abiertas y eficaces con el Comité de Auditoría y su Presidente.

3. Para una mejor participación entre la Junta Directiva de la Asamblea Nacional y el Comité de Auditoría conviene se consideren factores tales como: a)

Experiencia y profesionalismo de sus miembros.

b)

Independencia de sus miembros con respecto a los funcionarios a cargo de la administración.

c)

Desarrollo potencial en cuanto a la extensión de su participación y evaluaciones en los diversos temas a tratarse por el Comité.

d)

Una adecuada interacción entre la Junta Directiva y el Comité de Auditoría de la institución.

31

MANUAL DE NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA

5.1.5 Auditoría Interna Norma Relacionada La existencia y correcto funcionamiento de la función de Auditoría Interna contribuye al desarrollo permanente del CI, mediante una relación altamente productiva de las personas con la Auditoría Interna. En general el ambiente de control se ve fortalecido cuando se dispone de una Auditoría Interna que interactúe con el personal y contribuya a la identificación de oportunidades de mejoramiento para el Sistema. En la norma sobre Monitoreo se amplían detalles sobre los objetivos y el alcance de la Auditoría Interna.

NTCI Ajustada a la Asamblea Nacional

5.1.5

Auditoría Interna

No.20) El Funcionamiento de la Auditoría Interna de la Asamblea Nacional estará normado conforme los requerimientos de la Ley Orgánica de la CGR, que establece para su organización lo siguiente: 1.

Objetivo11: Examen posterior de las operaciones financieras o administrativas de una entidad, como un servicio a la alta dirección.

2.

Organización12:: Será organizada según las necesidades, los recursos que haya que administrar, el volumen y complejidad de las transacciones de la Entidad. Forma parte de su estructura orgánica, estará incluida en su presupuesto y desarrollará sus labores bajo la dependencia técnica y funcional de la Contraloría General de la República.

3.

Función: Examen objetivo, sistemático y profesional de las operaciones financieras o administrativas, incluyendo la administración de proyectos que maneja la institución, efectuado con posterioridad a su ejecución.

4.

Alcance: Todos los niveles administrativos en la institución y todas las actividades, financieras, administrativas y operativas efectuadas por la institución. La Presidencia de la Asamblea Nacional podría también emitir directrices con respecto al alcance del trabajo de control posterior y a las actividades a ser auditadas, entre otras:

5.

a.

Examen de las transacciones, sistema contable e informes financieros, incluyendo una evaluación del cumplimiento de las leyes y reglamentos aplicables.

b.

Revisión de la eficiencia y economía en la utilización de los recursos.

c.

Determinar si efectivamente se han logrado los resultados deseados.

Independencia: La Auditoría Interna debe actuar en forma completamente independiente de las operaciones de la institución. La existencia y correcto funcionamiento de la función de Auditoría Interna, contribuye al desarrollo permanente del Control Interno.

11 Arto. 36 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República. 12 Art. 61 ídem. 32

MANUAL DE NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA

5.2

NORMAS ESPECÍFICAS DE LA EVALUACIÓN DE RIESGOS 5.2.1 Definición de Objetivos

Norma Relacionada: La definición de objetivos es una parte clave del proceso administrativo y un prerrequisito para hacer posible el Control Interno. La definición de objetivos puede ser un proceso altamente estructurado o informal. Los objetivos a menudo están representados por la Misión de la Entidad y por la Declaración de Valores. El conocimiento de las fortalezas y debilidades de la Entidad y de las oportunidades y amenazas conducen hacia una estrategia global. Generalmente el Plan Estratégico es establecido de manera amplia, haciendo énfasis en la asignación de recursos y prioridades. De la estrategia amplia de la Entidad fluyen objetivos más específicos, los cuales impulsan la realización de actividades. Los objetivos específicos también son conocidos como metas, siendo su característica más importante la cuantificación y la definición de tiempos para los resultados. Definiendo objetivos generales y específicos o por actividad, una Entidad puede identificar sus factores críticos de éxito. Dichos factores son aplicables a la Entidad, una Unidad de servicio, una Función, un Departamento o un Individuo. La definición de objetivos le facilita a la Administración identificar los criterios de medición del desempeño, centrándose en los factores críticos de éxito. Tomando en cuenta los objetivos generales del SCI, se deben establecer ciertas categorías principales de objetivos así: Objetivos de Operaciones. Hacen referencia a la eficiencia y eficacia de las operaciones de la Entidad, incluyendo objetivos de desempeño y rentabilidad pública (beneficios para la comunidad en la gestión de los recursos), así como recursos de protección contra pérdidas y obtención de información no financiera confiable y oportuna. Objetivos de Información Financiera. Hacen referencia a la preparación de información financiera, presupuestaria y contable confiable y oportuna. Estos objetivos no se limitan a los estados financieros y a las notas explicativas e información complementaria sobre los mismos. Puede incluir otra información financiera considerada relevante y para informar a terceros, como por ejemplo los informes de ejecución presupuestaria. Objetivos de Cumplimiento. Estos objetivos se refieren a la adhesión a las Leyes y Regulaciones a las cuales la Entidad está sujeta, dependen de factores externos que pueden ser particulares para la Entidad o similares para grupos de Entidades o toda la comunidad del Servicio Público, según el caso. Las Entidades deberán definir sus objetivos globales y específicos basados en su Planeación Estratégica y sus Planes de Acción. Dichos objetivos deberán documentarse y constituirán la base para la evaluación de riesgos.

NTCI Ajustada a la Asamblea Nacional 5.2.1

Definición de Objetivos

No.21) La Asamblea Nacional deberá identificar debidamente sus objetivos tanto los de orden estratégico como operacionales, utilizando los criterios, comparaciones, registros o cifras cuantificables, a fin de que se faciliten, para efectos de control la comparación de los resultados obtenidos con los esperados, haciéndose énfasis en la asignación de recursos y prioridades. No.22) La definición de los objetivos generales y específicos que se establezcan deberán ser extensivos a las dependencias o unidades organizativas, proyectos o actividades contenidas en el Plan Estratégico Institucional (PEI) y Planes Operativos Anuales (POA). En ellos se deberá tratar de identificar sus factores críticos de éxito, las ventajas y fortalezas de la institución. No.23) La institución deberá dejar debidamente establecidos sus Objetivos de Operaciones en cuanto a la información financiera y presupuestaria a proporcionarse. No.24) Objetivos de Información Financiera. La preparación de información financiera, presupuestaria y contable debe ser confiable y oportuna.

33

MANUAL DE NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA No.25) Objetivos de Cumplimiento: La Asamblea Nacional deberá formular sus objetivos de cumplimiento conforme a las leyes y regulaciones siguientes: 1. Ley No 606, Ley Orgánica del Poder Legislativo de la República de Nicaragua. 2. Ley No 550, Ley de Administración Financiera y del Régimen Presupuestario. 3. Ley No 681, Ley Orgánica de la Contraloría General de la República. 4. Normas y Procedimientos de Ejecución y Control Presupuestario, emitidas por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. 5. Manual de Seguimiento y Evaluación Presupuestaria del SIGFA. 6. Reglamentos y Regulaciones Administrativas.

34

MANUAL DE NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA

5.2.2 Definición de Riesgos Norma Relacionada: El proceso de identificación y análisis de riesgos es un proceso interactivo y componente crítico del CI efectivo. Los Administradores Públicos se deben centrar cuidadosamente en los riesgos importantes para todos los niveles de la Entidad y planificar y ejecutar las acciones necesarias para administrarlos. Básicamente el riesgo se define como la probabilidad de que ocurra un evento no deseado. Por ejemplo la probabilidad o amenaza de que no se alcance una meta u objetivo. El desempeño de una Entidad puede estar en riesgo a causa de factores internos o externos. Los factores externos pueden ser: Desarrollos tecnológicos Necesidades o expectativas cambiantes en la comunidad Modificaciones en la Legislación y Regulación Catástrofes naturales Cambios económicos Los factores internos pueden ser: Debilidades en el sistema de información Calidad del personal vinculado y de los métodos de entrenamiento y motivación Cambios en las responsabilidades de la Administración Naturaleza de las actividades de la Entidad y acceso de los Empleados a los activos Calidad de la gestión de la Máxima Autoridad y el Comité de Auditoría.

NTCI Ajustada a la Asamblea Nacional 5.2.2

Definición de Riesgos

No.26) La Administración de la Asamblea Nacional debe cuidar los riesgos a que está expuesta la institución en sus distintos niveles, tanto organizacionales como geográficos, es decir los riesgos que se pueden dar en la operatividad, los cuales deben clasificarse en tres categorías: a)

Riesgo del entorno: Éstos surgen cuando las fuerzas del entorno pueden cambiar de forma significativa los fundamentos de los objetivos y estrategias generales de la institución.

b)

Riesgos de procesos: Éstos surgen cuando los procesos de la institución:

c)

•

No están definidos claramente.

•

No se alinean de forma adecuada con las estrategias de la institución.

•

No satisfacen de forma efectiva y eficiente las necesidades identificadas de los objetivos de la institución.

•

Exponen activos financieros, físicos e intelectuales significativos a pérdidas inaceptables, riesgos o usos inapropiados.

Riesgo de información para la toma de decisiones: Éstos surgen cuando la información utilizada para administrar la institución a sus distintos niveles no es relevante, confiable y oportuna.

35

MANUAL DE NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA 5.2.3 Evaluación de Riesgos Norma Relacionada: Existen muchas técnicas para evaluar riesgos. Particularmente, la Administración puede usar métodos cualitativos o cuantitativos para priorizar e identificar las actividades altamente riesgosas. También ayudan las revisiones periódicas de los factores económicos relacionados con la Entidad, revisiones de la Planeación Estratégica y comparaciones con otros países o Entidades dentro del país. Una vez identificados los riesgos, deben estos analizarse. La metodología para analizar los riesgos puede variar ampliamente porque muchos riesgos son difíciles de cuantificar. Sin embargo, el proceso deberá incluir: Estimación del significado del riesgo (importancia de los efectos sobre la Entidad) Valoración de la probabilidad o frecuencia de ocurrencia del riesgo Estrategia para administrar el riesgo, es decir la determinación de acciones que deben ser tomadas. La evaluación del riesgo debe tener en cuenta los cambios constantes en las Entidades y su entorno. Dichos cambios pueden presentarse en el ambiente de operación, nuevos Servidores Públicos, nuevos sistemas de información o sistemas reestructurados, crecimiento rápido, tecnología nueva, líneas, servicios, productos o actividades nuevas, reestructuraciones organizacionales, nuevas relaciones con el entorno. El método de evaluación del riesgo es una decisión particular de cada Entidad. Esta norma requiere que se deje constancia formal de dicho método o métodos y evidencia de su utilización y los cambios que genera

NTCI Ajustada a la Asamblea Nacional 5.2.3

Evaluación de Riesgos

No.27) Se debe definir y establecer un método de evaluación de riesgo y dejar constancia formal de dicho método y evidencia de su utilización y los cambios que genera. Los métodos pueden ser cualitativos o cuantitativos. No.28) La Auditoría Interna de la Asamblea Nacional debe considerar que los procesos de gestión de riesgo deben ser diseñados según la naturaleza de las actividades de la institución. No.29) El proceso específico de gestión de riesgo utilizado por la Asamblea Nacional debe adaptarse a su cultura, estilo de dirección y objetivos institucionales, sin descartar la posible utilización de un Comité de Riesgo formal, que permita discutir el perfil de riesgo de la institución y la iniciación de acciones periódicas que se generen por decisiones de este Comité. Los cinco objetivos claves de un proceso de gestión de riesgo son los siguientes: a) Los riesgos originados en las estrategias y actividades de la institución están identificados y tienen prioridad. b) La Presidencia de la Asamblea Nacional debe determinar un nivel de riesgo aceptable para cumplir su Plan Estratégico Institucional. c) Las actividades para mitigar los riesgos deben estar diseñadas e implantadas con el fin de reducir, o bien manejar el riesgo a niveles que fueron determinados previamente como aceptables por la Presidencia y Junta Directiva. d) Se deberán realizar actividades de supervisión para reevaluar periódicamente el riesgo y la eficacia de los controles para manejar dicho riesgo. e) La Presidencia recibirá informes periódicos sobre los resultados de los procesos de gestión de riesgo, a través de comunicaciones periódicas, las cuales deberán de darse a conocer a las partes interesadas para definir estrategia de riesgo y controles de los mismos. 36

MANUAL DE NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA

5.3

NORMAS ESPECÍFICAS DE ACTIVIDADES DE CONTROL

Norma Relacionada: 1.

Las actividades de control son políticas y procedimientos, ejecutados por las personas para implementar las directivas de la Administración. Estas se presentan a todo lo largo y ancho de la Organización, en todos los niveles y en todas las funciones e incluyen un rango tan diverso como aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, revisión del desempeño de operaciones, seguridad de activos y segregación de responsabilidades, entre otros.

2.

Las actividades de control también se pueden clasificar teniendo en cuenta la naturaleza de los objetivos con las cuales se relacionan: operaciones, información financiera o cumplimiento.

Si bien algunos controles se relacionan únicamente con un área, con frecuencia se sobreponen. Por ejemplo, los controles de operación pueden ayudar a obtener información financiera confiable y los controles de información financiera pueden contribuir al cumplimiento legal, etc. Las siguientes categorías de actividades de control deberán desarrollarse en las Entidades: • Revisiones de alto nivel sobre el desempeño • Evaluación de las funciones y actividades administrativas • Administración del recurso humano • Sistema de información • Control físico sobre activos vulnerables • Indicadores de desempeño • Segregación de funciones incompatibles • Ejecución apropiada de las transacciones • Seguridad y oportunidad en el registro de las transacciones y eventos • Restricciones de acceso a los recursos y registros • Documentación apropiada de las transacciones y del control interno en forma de flujogramas o equivalentes •

5.3.1 Revisiones de Alto Nivel sobre el Desempeño

Norma Relacionada: La Máxima Autoridad y sus Ejecutivos deberán comparar el desempeño actual con los objetivos y metas previstos en la Planeación Estratégica y en los planes de acción. Esta comparación deberá conducirles a tomar decisiones sobre cambios para el mejoramiento cuando sea necesario. De la anterior gestión se debe dejar constancia escrita, bajo la responsabilidad de la Máxima Autoridad.

NTCI Ajustada a la Asamblea Nacional 5.3 Norma Específica de Actividades de Control 5.3.1

Revisiones de Alto Nivel sobre el Desempeño

No.30) Se deberá preparar un Plan Estratégico Institucional el cual considerará períodos dentro de tres a cinco años siendo el instrumento de formalización de la planeación estratégica, detallando la visión, misión y objetivos de la institución, así como las actividades que se necesita desarrollar para alcanzar tales objetivos. No.31) Se deberá proceder a efectuar valuaciones periódicas, como mínimo una vez al año, o cierre presupuestario, de los objetivos y metas alcanzadas de acuerdo con lo establecido en su Plan Estratégico Institucional (PEI) y lo ejecutado en los Planes Operativos Anuales (POA). No.32) El monitoreo interno del desempeño de los programas se deberá realizar a través de informes trimestrales y anuales comparando las metas establecidas con los logros obtenidos y el presupuesto gastado. Se deben incluir los resultados señalando los indicadores de producto y de actividad y los fondos efectivamente utilizados.

37

MANUAL DE NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA

5.3.2 Evaluación de las Funciones y Actividades Administrativas Norma Relacionada: Cada responsable de Unidad Organizacional debe preparar informes sobre la evaluación de sus objetivos y metas individuales, frente al desempeño. Esta comparación, que debe incluir un análisis de causas y efectos con los Servidores Públicos de la Unidad relacionados, deberá conducirles a tomar decisiones sobre cambios para el mejoramiento cuando sea necesario. De la anterior gestión se debe dejar constancia escrita, bajo la responsabilidad del Director de la Unidad.

NTCI Ajustada a la Asamblea Nacional 5.3.2

Evaluación de las Funciones y Actividades Administrativas

No.33) Se deberá preparar trimestral y anualmente informes que contengan una evaluación de sus objetivos y metas frente al desempeño. No.34) Los resultados alcanzados en la gestión del período analizado deben ser comparados con los que fueron reportados para los efectos de presupuesto y preparación de Planes Operativos Anuales (POA). De todos estos procesos de evaluación se deberá dejar constancia escrita bajo el compromiso del Responsable de área.

38

MANUAL DE NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA

5.3.3 Administración del Recurso Humano Norma Relacionada: La administración efectiva del recurso humano es esencial para evaluar los resultados y es parte vital del Control Interno. La Administración debe ver el recurso humano como un activo y no como un costo o gasto. El éxito de las operaciones se logra cuando se ha conseguido el personal correcto para el trabajo y se la ha suministrado entrenamiento, herramientas, incentivos y responsabilidades. La Administración debe asegurar que el recurso humano es continuamente evaluado y que la Entidad está en condiciones de requerir y obtener los recursos humanos necesarios para lograr los objetivos organizacionales. Deberá suministrarse entrenamiento y capacitación adecuados para desarrollar y retener aquellos recursos humanos necesarios para la Organización y supervisar en forma constante las labores de las personas, así como evaluar periódicamente su desempeño para asegurar que se alcancen los objetivos del control. La evaluación del desempeño y su realimentación, complementados con un sistema efectivo de compensación, deben ayudar a que los Servidores Públicos entiendan la conexión entre su desempeño y el éxito de la Entidad. Estas actividades de control deben ser concordantes con lo previsto en la ley del servicio civil y de la carrera administrativa

NTCI Ajustada a la Asamblea Nacional 5.3.3

Administración del Recurso Humano

No.35) La Asamblea Nacional debe tener la comprensión de que el personal que integra la institución es el recurso más valioso de la institución, por lo que concierne establecer como un compromiso institucional crear las oportunidades de capacitación y entrenamiento para mejorar el desarrollo profesional del personal, incluyendo los métodos de evaluación para mejorar los niveles de desempeño; acompañar estos esfuerzos con políticas de incentivos y mejoramiento de remuneraciones y ambiente de trabajo a fin de que el personal desarrolle su máximo potencial. No.36) Se debe asegurar que se instituyan planes y sistema para la evaluación continua de la calidad y la adecuación de los recursos humanos y salvaguardarlos para su desempeño de manera óptima. No.37) Vigilar los procesos de selección y contratación de personal para asegurarse el cumplimiento de la Ley del Servicio Civil y de la Carrerea Administrativa y la contratación del personal idóneo, además, dotarlo de las herramientas necesarias para el trabajo, señalándole puntualmente sus responsabilidades. No.38) Promover planes de capacitación y entrenamiento para adecuar los recursos humanos a las necesidades de la organización. Esta actividad de control deberá ser concordante con lo previsto en la Ley del Servicio Civil y de la Carrera Administrativa, así como lo señalado en la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.

39

MANUAL DE NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA

5.3.4 Sistema de Información Norma Relacionada: Existe una variedad de actividades de control para el proceso de información. Tales actividades sirven para verificar que las transacciones estén completas, autorizadas y libres de error o irregularidad. La mayoría de Entidades emplean computadores en el procesamiento del sistema de información. Los procesos manejados con estos instrumentos, pueden incluir también elementos manuales. Tales elementos deben controlarse utilizando los mecanismos previstos en estas normas. Los controles sobre los sistemas de información se deben agrupar en dos categorías: Controles generales y Controles de aplicación Controles Generales Los controles generales incluyen comúnmente los controles sobre las operaciones del centro de datos, la adquisición y mantenimiento del software del sistema, las seguridades de acceso y el desarrollo y mantenimiento de las aplicaciones del sistema. Estos controles aplican a todos los sistemas, mainframe, microcomputadores y ambientes de computación de usuario final. La siguiente es una descripción de los tipos de controles generales que deben implementarse: Controles a las operaciones del centro de datos. Incluyen trabajos de implementación y rutina, acciones del operador, copias de seguridad y procedimientos de recuperación así como planeación de contingencias para la recuperación por desastres entre otros. Controles al software del sistema. Incluyen controles sobre adquisición, implementación y mantenimiento efectivo del software del sistema, compuesto por el sistema operativo, los sistemas de administración de bases de datos, el software de telecomunicaciones, el software de seguridad y los utilitarios, los cuales operan el sistema y permiten que las aplicaciones funcionen. Controles de seguridad de acceso. Estos controles pueden proteger el sistema de acceso inapropiado y de uso no autorizado. Controles de desarrollo y mantenimiento de aplicaciones del sistema. De acuerdo con el tamaño y necesidades de las Entidades, estas pueden requerir desarrollar software para propósitos específicos, especialmente cuando éste no se consigue en el mercado. Estos controles proveen una estructura para diseñar e implementar sistemas, definiendo fases específicas, requerimientos de documentación, aprobaciones y chequeos para controlar el desarrollo o mantenimiento de proyectos. La metodología también sirve para controlar los cambios al sistema, lo cual puede implicar autorizaciones de cambio requeridas, revisión de los cambios, aprobaciones, prueba de resultados y protocolos de implementación, para asegurar que los cambios se hacen adecuadamente. Controles de Aplicación Los controles de aplicación están diseñados para las aplicaciones durante su utilización, ayudando a asegurar que el procesamiento sea completo y exacto y que las transacciones estén autorizadas y verificadas. Debe prestarse atención particular a las interfases de aplicación, puesto que ellas a menudo están vinculadas con otros sistemas que a su vez necesitan control, para asegurar que todas las entradas se reciban y validen para procesamiento y todas las salidas sean correctas y se distribuyan apropiadamente. La mayoría de controles de aplicación dependen de controles computarizados. Estos, se componen de formato, existencia, razonabilidad y otros chequeos sobre los datos que se incorporan en cada aplicación durante su desarrollo. Los controles generales y los de aplicación están interrelacionados. Los controles generales respaldan el funcionamiento de los de aplicación y ambos son necesarios para asegurar que la información se procese en forma segura y completa. Si los controles generales son inadecuados, los controles de aplicación tienen un riesgo alto para su funcionamiento apropiado. Debido a los rápidos cambios en la tecnología de información, los controles relativos deben evolucionar para no perder su eficacia. Los cambios en la tecnología y sus aplicaciones al comercio electrónico y la expansión del Internet cambiarán las actividades específicas de control que deban utilizarse y a la forma en que deben implantarse. Sin embargo, los requerimientos básicos de control no cambiarán. En la media en que aumenta el poder de los computadores se deberá colocar más responsabilidad por el procesamiento de los datos en manos de los usuarios finales y se deberán identificar los controles necesarios.

NTCI Ajustada a la Asamblea Nacional 5.3.4

Sistema de Información

No.39) Se deben establecer las actividades de control para el proceso de información, que sirvan para verificar que las transacciones estén completas, autorizadas y libres de error o irregularidad. Los procesos manejados con computadoras, incluyen también elementos 40

MANUAL DE NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA manuales, que deben controlarse utilizando los mecanismos previstos en estas normas. Los controles sobre los sistemas de información están interrelacionados y se pueden agrupar en dos categorías: i. Controles generales y ii. Controles de aplicación No.40) Los controles generales, respaldan el funcionamiento de los de aplicación y ambos son necesarios para asegurar que la información se procese en forma segura y completa, si los controles generales son inadecuados, los controles de aplicación tienen un riesgo alto para su funcionamiento apropiado. Los controles generales deben incluir los controles sobre las operaciones del Procesamiento Electrónico de Datos, la adquisición y mantenimiento del software del sistema, las seguridades de acceso y el desarrollo y mantenimiento de las aplicaciones del sistema, estos controles se aplican a todos los sistemas. a) Controles a las operaciones, se deberán diseñar para el Procesamiento Electrónico de Datos (PED) de tal manera que permitan realizar respaldos diarios de los datos, primero el automático que se establece en el gestor de base de datos y segundo detener la base de datos y realizar una copia de la misma. Estas copias deberán ser almacenadas en dispositivos apropiados, en dos tantos, uno a ser almacenado en el área de informática y otro en la caja fuerte de Tesorería. b) Se deberán establecer controles al software del sistema que limiten el acceso al sistema y a los módulos solamente el área a la que le corresponda. c) Se deberán establecer controles de seguridad de acceso que permita el acceso sólo a los que tienen instalado el sistema y con su debido usuario y asociado a un rol específico. d) Controles de desarrollo y mantenimiento de aplicaciones del sistema. Se debe definir una estructura para diseñar e implementar sistemas, precisando fases específicas, requerimientos de documentación, aprobaciones y chequeos para controlar el desarrollo o mantenimiento de proyectos de software. No.41) Controles de Aplicación. Deben ser diseñados para las aplicaciones durante su utilización, ayudando a asegurar que el procesamiento sea completo y exacto y que las transacciones estén autorizadas y verificadas. a) Debe prestarse atención particular a las interfaces de aplicación, puesto que ellas a menudo están vinculadas con otros sistemas que a su vez necesitan control, para asegurar que todas las entradas se reciban y validen para procesamiento y todas las salidas sean correctas y se distribuyan apropiadamente. b) Los controles de aplicación se componen de formato, existencia, razonabilidad y otros chequeos sobre los datos que se incorporan en cada aplicación durante su desarrollo. c) La tecnología de información y los cambios estructurales y funcionales de la Asamblea Nacional inciden en los controles y deben evolucionar para no perder su eficacia.

41

MANUAL DE NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA

5.3.5 Control Físico sobre Activos Vulnerables Norma Relacionada: Deberán establecerse controles para proteger los activos vulnerables ello incluye seguridad para que haya acceso limitado a activos tales como efectivo y otras especies en caja, inversiones, inventarios y propiedad y equipo que pueda ser vulnerable al riesgo de pérdida o uso no autorizado. Tales activos deberán ser periódicamente contados y comparados contra los registros contables y otros registros de control si los hubiere

NTCI Ajustada a la Asamblea Nacional 5.3.5

Control Físico sobre Activos Vulnerables

No.42) Se deben tomar las prevenciones para que los activos estén debidamente resguardados, especialmente lo que concierne a activos líquidos de efectivo y valores, así como activos de inventarios, o bienes muebles que estén sujeto a deterioro, pérdida o extravío. No.43) En cuanto a los recursos líquidos, solamente personal de Tesorería debe ser autorizado a manejar efectivo y valores. El área debe estar debidamente resguardada, de tal manera que se pueda preservar la privacidad y seguridad de los valores que se manejan. No.44) Los fondos, recursos y valores deben estar en disposición de ser comprobados por Contabilidad o auditados por la Unidad de Auditoría Interna, en el momento que así se disponga, efectuando la correspondiente comparación con los registros. No.45) La administración de la Asamblea Nacional y Auditoría Interna deben conocer las áreas de mayor riesgo para pérdidas o extravío, donde se debe aumentar la frecuencia de comparaciones entre lo físico y los registros. No.46) La Contabilidad de la Asamblea Nacional debe manejarse de manera que permita el control de los inventarios y de bienes muebles que se originaron con los recursos de los diferentes programas y de las distintas fuentes de financiamiento. No.47) Las fichas individuales de registro de los bienes deberán incorporar la información que facilite el control físico, tales como: • Fecha • Año • Unidad Ejecutora • Ubicación • Especificaciones del Bien (Código, Descripción, Unidad, Tipo, Color, etc.) • Método de Valuación • Vida Útil • Valor Residual • Método de Rotulación • Responsable Patrimonial

42

MANUAL DE NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA

5.3.6 Indicadores de Gestión Norma Relacionada: Se deberá implementar una metodología para el control de gestión, la cual se base en la utilización de indicadores de gestión. Mediante dichos indicadores se analizan comportamientos operativos o financieros, o se establecen relaciones entre ellos que contribuyen a medir el desempeño de un proceso, programa o proyecto. Mediante esta metodología se conocerá oportunamente e investigarán resultados inesperados o tendencias poco usuales, identificando las circunstancias en las que el desarrollo de los objetivos está en riesgo o no está siendo conseguido.

NTCI Ajustada a la Asamblea Nacional 5.3.6

Indicadores de Gestión

No.48) Se debe disponer de una metodología de indicadores que permita a la Administración de la Asamblea Nacional el análisis del comportamiento operativo o financiero, o bien que la institución sea capaz de poder determinar el alcance de sus objetivos de acuerdo a su plan estratégico. No.49) Se deberán determinar los indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad, bajo el criterio de que son magnitudes que expresan el comportamiento o desempeño de un proceso, que al compararse con la referencia permite detectar desviaciones, haciendo uso de los insumos proveídos por los objetivos institucionales.

43

MANUAL DE NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA

5.3.7 Segregación de Funciones Incompatibles Norma Relacionada: Las responsabilidades claves necesitan ser divididas o separadas entre diferentes personas para reducir el riesgo de error o irregularidad. Esto debe incluir responsabilidades separadas para autorizar, procesar, registrar y revisar las transacciones, así como por el manejo de los activos relacionados. Ningún individuo debería controlar todos los aspectos claves de un evento o transacción.

NTCI Ajustada a la Asamblea Nacional 5.3.7

Segregación de Funciones Incompatibles

No.50) Las funciones de autorización, ejecución y aprobación de transacciones que se dan en el accionar operativo de la Asamblea Nacional, deben ser realizadas por personas diferentes, con la autorización respectiva de parte de los funcionarios de la institución, con potestad para concederla. No.51) Ningún empleado o funcionario de la Asamblea Nacional tendrá bajo su responsabilidad en forma completa una operación financiera o administrativa, en ese sentido se debe vigilar que: a)

Todas las obras y contratos que se ejecuten en la Asamblea Nacional deben estar basados en normativas legales vigentes y en procedimientos claros que aseguren un marco de adecuada segregación de funciones y asunción de responsabilidades, aplicándoseles las políticas de orden presupuestario, jurídico y técnico.

b)

En los procesos de supervisión, evaluación y recibí conforme, la responsabilidad del cumplimiento de estos procesos deberá recaer sobre los técnicos diferentes, manteniéndose la debida segregación de estas funciones.

c)

Todas las operaciones que corresponden a desembolsos de Tesorería deberán contar con la participación de los funcionarios de Contabilidad, Presupuesto, Tesorería, División de Finanzas y División General de Asuntos Administrativos, con responsabilidades previstas para esos efectos en los Manuales de Organización y Funciones y Manuales de Procedimientos correspondientes.

No.52) La segregación de funciones incompatibles se deberá guardar desde el inicio de los procesos para compras y contrataciones garantizando que estos procesos se efectúen bajo estándares que aseguren un uso eficiente, eficaz y transparente de los recursos de la institución. No.53) La Asamblea Nacional como entidad sujeta al ámbito de aplicación de la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, procedió a la creación de la Unidad de Adquisiciones, en base a la Ley No. 323 y sus Reformas en Ley No. 349 y Ley No. 427. La Unidad de Adquisiciones deberá establecer un marco estratégico común, bajo el cual se deben encauzar las actividades de compras y contrataciones de las Unidades Administrativas, garantizando que estos procesos se efectúen, con la participación señalada en la Ley, preservando la segregación de funciones y responsabilidades, con la formación de los Comités de Licitación y Comité Revisor cuando sea pertinente.

44

MANUAL DE NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA

5.3.8 Ejecución apropiada de las Transacciones Norma Relacionada: Las transacciones y otros eventos significativos deberán ser autorizados y ejecutados únicamente por personas habilitadas dentro del alcance de su autoridad. Esta es la manera principal de asegurar que solamente se han iniciado y tramitado transacciones válidas de intercambio, transferencia, utilización, compromiso sobre los recursos y otros eventos. Las autorizaciones deberán ser claramente comunicadas a todos los Servidores Públicos de la Entidad.

NTCI Ajustada a la Asamblea Nacional 5.3.8

Ejecución apropiada de las Transacciones

No.54) Los resultados de la gestión deberán someterse al conocimiento de los individuos que en vista de su capacidad técnica y designación formal, cuenten con autoridad jerárquica para otorgar la aprobación correspondiente. No.55) Los Responsables de las áreas sustantivas y de apoyo, tienen la autoridad que se les designa en el Manual de Organización y Funciones, debidamente autorizado por la Presidencia de la Asamblea Nacional. No.56) Todas las transacciones que se inician, tramitan o de que alguna manera conlleven transferencias, utilización o compromisos sobre los recursos de la institución deberán efectuarse de acuerdo a los procedimientos establecidos, donde los puestos autorizados, tienen la potestad decisoria para la ejecución o implementación de estas transacciones, garantizándose de esta manera la idoneidad y validez de las mismas. No.57) En los Manuales de Organización y Funciones se debe describir las responsabilidades de los puestos y los niveles de autoridad, deben de complementar estos medios de control, además de ser medios de información para que los empleados y funcionarios tengan una clara definición de su ámbito operativo y de las designaciones de autorización para las diferentes operaciones que se dan en la institución en su accionar operativo. No.58) Dado que los sistemas integrados informáticos, a su vez estarán conformados por diferentes subsistemas integrados; para garantizar una ejecución apropiada de las transacciones, es necesario contar con Manuales de Operación y Procedimientos del Usuario en donde estén debidamente expresados, el grado de autorización que tienen los Responsables, en cada interfaz que participan.

45

MANUAL DE NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA

5.3.9 Seguridad y Oportunidad en el Registro de Transacciones y Eventos Norma Relacionada: Las transacciones deberán ser oportunamente registradas para que constituyan una herramienta de importancia para la Administración en el control de las operaciones y en la toma de decisiones. Lo anterior aplica al proceso completo o ciclo de vida de una transacción o evento desde su iniciación o autorización hasta su clasificación final en los registros contables u otros registros. Adicionalmente, las actividades de control ayudan a asegurar que todas las transacciones están completas y correctamente registradas.

NTCI Ajustada a la Asamblea Nacional 5.3.9

Seguridad y Oportunidad en el Registro de Transacciones y Eventos

No.59) Todas las transacciones de Gastos e Ingresos de la Asamblea Nacional deben estar previamente registradas en su Presupuesto General de Ingresos y Egresos. No.60) Mediante el sistema, se efectuará el registro de sus operaciones en forma oportuna, de acuerdo a las normativas, políticas y aplicaciones contables que se deben de seguir, para los efectos de las afectaciones a los diferentes rubros de las cuentas en cuanto a sus activos, pasivos y patrimonio, ingresos y gastos; así como también, para la estructuración de los estados financieros. No.61) La Unidad de Contabilidad (a priori) y la Unidad de Auditoría Interna (a posteriori) deberán vigilar por que el proceso completo o ciclo de vida de las transacciones o eventos de la Asamblea Nacional, desde su iniciación o autorización hasta su clasificación final en los registros contables u otros registros sea realizada y se traduzca luego en los estados financieros. Como parte de la aplicación de esta Norma se deben considerar los siguientes Principios de Contabilidad Gubernamental. a)

Partida Doble: Toda transacción que de origen a un registro contable afectará por lo menos a dos cuentas de la contabilidad.

b)

Cuantificación Económica: La información contable se refiere a bienes, derechos y obligaciones que tienen valor económico y por lo tanto, deben valorarse en términos monetarios. La información contable se llevará en moneda nacional.

c)

Período o Ejercicio Contable: Los ejercicios contables comenzarán el 01 de Enero y finalizarán el 31 de Diciembre de cada año. De ser necesaria la preparación de estados en fechas intermedias, los períodos de tiempo deberán ser uniformes.

d)

Reconocimiento de transacciones: Las transacciones o hechos económicos serán reconocidos formalmente en los registros contables en el momento en que ocurran o se devenguen, haya o no movimiento de dinero.

e)

Valuación al costo: Las transacciones que sean susceptibles de cuantificación serán registradas al costo de producción, construcción, adquisición o intercambio.

f)

Consistencia: Los principios, normas y procedimientos contables serán utilizados en forma similar a lo largo de un periodo y de un período a otro.

g)

Exposición: Los estados contables y financieros deben contener toda la información necesaria que permita su discriminación básica y adicional para una adecuada interpretación de la situación financiera y de los resultados económicos de la institución. 46

MANUAL DE NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA

5.3.10 Restricciones de Acceso a los Recursos y Registros Norma Relacionada El acceso a los recursos y registros deberá estar limitado a individuos autorizados y la responsabilidad por su custodia y utilización deberá ser asignada y mantenida. Deberán hacerse comparaciones de los recursos con los registros contables para reducir el riesgo de errores e irregularidades, uso incorrecto o alteraciones no autorizadas.

NTCI Ajustada a la Asamblea Nacional 5.3.10

Restricciones de Acceso a los Recursos y Registros

No.62) Las autoridades administrativas y la Auditoría Interna de la Asamblea Nacional deberán vigilar que a las áreas sensibles de la institución donde se manejen recursos, tales como: Caja o Tesorería, inventarios y suministros, etc; no se debe permitir el ingreso físico de personas no autorizadas. Los controles deben prever la posibilidad de que cada individuo disponga de los activos precisos. No.63) A los registros o equipos informáticos donde se maneje la información de contabilidad, presupuesto, control de bienes, adquisiciones, y demás, no podrán tener acceso las personas no autorizadas, por lo que cada funcionario a cargo deberá contar con su correspondiente clave de acceso. No.64) Los funcionarios de la Asamblea Nacional deberán de velar por el archivo y la custodia apropiada de la documentación sustentadora que respalde sus actuaciones en las operaciones. No.65) Periódicamente deberán efectuarse comparaciones entre los registros y las existencias físicas de los recursos. La División de Finanzas deberá garantizar el levantamiento, desarrollo y supervisión de un inventario de los bienes y recursos de activos corrientes y bienes muebles, como mínimo al cierre de cada año. No.66) Deberán realizarse verificaciones y conciliaciones periódicas de los registros contra los documentos fuentes respectivos, para determinar y enmendar cualquier error u omisión que se haya cometido en el procesamiento de los datos. Estas conciliaciones proceden tanto entre los registros y los documentos fuente de las anotaciones respectivas, como entre los registros de un departamento u oficina contra los generales de la institución, para la información financiera, administrativa y estratégica de la misma.

47

MANUAL DE NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA

5.3.11 Documentación apropiada de las Transacciones y del Control Interno Norma Relacionada: Todas las transacciones y eventos significativos y en cuanto sea posible las actividades de control, deberán ser claramente documentadas y la documentación deberá estar disponible rápidamente para ser examinada. La documentación es establecida o proviene de las directivas y políticas de la Entidad o de los Manuales de Procedimientos y puede estar en papel o en forma electrónica. Toda la documentación y los registros deberán estar adecuadamente administrados y conservados. Debe tenerse en cuenta la utilización de flujogramas para ilustrar tanto los procesos de operación como las actividades de control. De esta forma se contribuye, a la comprensión y eficiencia en la ejecución de los procesos y el cumplimiento del control. Las anteriores son una descripción general de una amplia variedad de actividades de control que pueden utilizar las Entidades. Ellas no deben tomarse como las únicas que pueda necesitar una Entidad. El CI debe ser flexible y diseñarse a la medida de cada Entidad de acuerdo con sus necesidades. Dichas actividades pueden ser diferentes dependiendo de varios factores, entre ellos, el ambiente de riesgos, los objetivos, el juicio gerencial, el tamaño y complejidad de la Organización, la sensibilidad y el valor de los datos y los requerimientos de confiabilidad, disponibilidad y desempeño.

NTCI Ajustada a la Asamblea Nacional 5.3.11

Documentación apropiada de las Transacciones y del Control Interno

No.67) Se debe generar la suficiente documentación en forma clara y precisa en cuanto al origen y el acierto de las operaciones, debiendo dicha documentación estar en disposición para ser examinada, por los funcionarios con la autoridad para ello. Esta información deberá encontrarse bien sea como documentos físicos o bien en forma electrónica. No.68) En aquellos procesos de mayor relevancia o envergadura, convendrá identificar los puntos del proceso u operación que ameritan una medida de control sobre la marcha para asegurar el avance correcto de las actividades, tales como: verificación de datos o revisión de resultados intermedios. No.69) La aplicación de controles concurrentes no debe eliminar la necesidad de la autorización para el inicio de las transacciones, la aprobación final de los resultados, ni la eventual verificación posterior por la Administración o Auditoría Interna, cuando lo consideren pertinente. En el capítulo II se encontrará una guía detallada de las Actividades de Control que como mínimo deberían diseñarse y ejecutarse en cada Sistema de Administración.

48

MANUAL DE NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA

5.4

NORMA S ESPECÍFICAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

El sistema de información produce documentos que contienen información operacional, financiera y relacionada con el cumplimiento, la cual hace posible operar y controlar la Entidad. Dicha información se relaciona no solamente con los datos generados Internamente, sino también sobre sucesos, actividades y condiciones externas necesarios para la toma de decisiones. También debe darse una comunicación efectiva en un sentido amplio, que fluya en todas las direcciones de la Organización. Todo el personal debe recibir un mensaje claro por parte de la Máxima Autoridad y sus Ejecutivos respecto a que las actividades de control deben asumirse seriamente. El personal debe entender su propio papel en el CI, así como la relación de sus actividades individuales con las de los demás. Para cumplir con esta Norma la Máxima Autoridad debe asegurarse que se disponga de un sistema de información integrado para el desarrollo correcto y oportuno de las operaciones y la rendición de cuenta mediante informes apropiados que permitan revelar la situación financiera, el desempeño, el cumplimiento de las Normas y otros asuntos al interior de la Entidad y cuando aplique para terceros interesados. 5.4.1 La Información Norma Relacionada: Normas Específicas de Información y Comunicación El sistema de información produce documentos que contienen información operacional, financiera y relacionada con el cumplimiento, la cual hace posible operar y controlar la Entidad. Dicha información se relaciona no solamente con los datos generados internamente, sino también sobre sucesos, actividades y condiciones externas necesarios para la toma de decisiones. También debe darse una comunicación efectiva en un sentido amplio, que fluya en todas las direcciones de la Organización. Todo el personal debe recibir un mensaje claro por parte de la Máxima Autoridad y sus Ejecutivos respecto a que las actividades de control deben asumirse seriamente. El personal debe entender su propio papel en el CI, así como la relación de sus actividades individuales con las de los demás. Para cumplir con esta Norma la Máxima Autoridad debe asegurarse que se disponga de un sistema de información integrado para el desarrollo correcto y oportuno de las operaciones y la rendición de cuenta mediante informes apropiados que permitan revelar la situación financiera, el desempeño, el cumplimiento de las Normas y otros asuntos al interior de la Entidad y cuando aplique para terceros interesados. La Información La información deberá planificarse de tal forma que se dispongan mecanismos para su calidad, seguridad, utilización y conservación. La calidad se refiere al contenido apropiado, la oportunidad, la actualidad y la exactitud. La seguridad se refiere a la importancia o prioridad, privacidad o confidencialidad, las cuales deberán ser analizadas, a fin de clasificar la información según su sensibilidad y los riesgos involucrados sí hay acceso indiscriminado tanto a la preparación, lectura, toma de decisiones y conservación. La utilización se refiere a quienes prepararán y manejarán la información. El objetivo es lograr eficiencia en los recursos que se emplean para el proceso de información, evitando desperdicio y aprovechando al máximo el talento y experiencia de aquellos individuos que estén en condiciones de obtener, relacionar los datos, interpretarlos y utilizar la información resultante para mejorar la calidad y oportunidad de las decisiones y por consiguiente el control interno relacionado. La conservación se refiere a las medidas para proteger la información tanto del acceso no autorizado como de la influencia de las condiciones ambientales. En este campo deben integrarse los esfuerzos previstos en los planes de contingencias provenientes de las actividades de control para la información computarizada.

NTCI Ajustada a la Asamblea Nacional 5.4.1

La Información

No.70) Todas las unidades administrativas de la Asamblea Nacional están obligadas a brindar información de calidad. Los estándares y parámetros de calidad serán parte de los elementos que se utilizarán para medir el desempeño de los funcionarios a cargo de las distintas unidades. La información debe generarse de forma apropiada, oportuna y con la debida exactitud. No.71) En lo que respecta a la información brindada por los estados financieros, ésta deberá ser clara y comprensible, con todo lo necesario para juzgar los resultados de la operación y la situación financiera de la institución. 49

MANUAL DE NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA No.72) Los manuales de procedimientos financieros, administrativos y operacionales deben consignar los aspectos de utilización de la información en cuanto a quiénes la producen y quiénes la deberán manejar para efectos de toma de decisiones, en ese sentido, se deberán diseñar las rutas críticas para su utilización. No.73) La información computarizada debe ser sometida a las mismas prevenciones, vigilando que se resguarde periódicamente la información procesada y que ésta, dentro de su permanencia en el equipo informático, contenga claves de acceso para ser conocida sólo por los Responsables autorizados para ello.

50

MANUAL DE NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA

5.4.2 La Comunicación Norma Relacionada: La Comunicación La comunicación es inherente a los sistemas de información, los sistemas de información sirven como medio de comunicación al personal para que pueda cumplir sus responsabilidades de operación, información financiera y cumplimiento. Pero las comunicaciones también deben darse en un sentido amplio, relacionándose con las expectativas, las responsabilidades de los individuos y de los grupos y otros asuntos importantes. Internamente además de recibir datos relevantes para desarrollar sus actividades, todo el personal, particularmente aquel que tiene responsabilidades importantes, debe recibir un mensaje claro de parte de la Máxima Autoridad respecto a la seriedad del Control Interno. En este caso, la claridad con la cual se comunique el mensaje es clave para la eficacia. El significado de la comunicación va más allá de la existencia de Manuales o instrucciones formales. La comunicación implica un ejercicio activo conducente a verificar o convalidar que los individuos han entendido sus responsabilidades, no están limitados para cumplirlas y están en condiciones de confirmar explícitamente tal situación. Debe proveerse al personal de medios para comunicar información significativa hacia arriba, de tal manera que no se aíslen los distintos niveles de la Organización. Lo anterior supone una disposición abierta para escuchar y el suministro de apoyo y soluciones cuando sea necesario. A pesar de que la tecnología puede suministrar herramientas ágiles de comunicación como el Intranet, no debe perderse de vista el uso racional de mecanismos de participación, las reuniones de grupo primario y los comités con clara definición de propósitos y resultados. También es necesario que se diseñen y ejecuten mecanismos de comunicación apropiada hacia el exterior. Mediante canales de comunicación abiertos, los usuarios, clientes, proveedores y otros pueden proporcionar datos de entrada altamente significativos que lleguen a influir positivamente en los objetivos de la organización. Con frecuencia dicha comunicación tiene relación con la manera como funciona el control interno y contribuye a su mejoramiento.

NTCI Ajustada a la Asamblea Nacional 5.4.2

La Comunicación

No.74) Se deberán desarrollar los sistemas de información, que sirvan como medio de comunicación al personal para que pueda cumplir sus responsabilidades de operación, información financiera y cumplimiento, que tengan un sentido amplio, relacionándose con las expectativas, las responsabilidades de los individuos y de los grupos y otros asuntos importantes. i.

A nivel externo, la institución deberá vigilar que la comunicación tenga la fluidez y oportunidad necesaria a fin de que se puedan lograr los objetivos previstos en ese sentido.

ii.

A nivel interno, dado que la comunicación podrá fluir en diversas direcciones; ascendente, descendente y cruzada, la estructura orgánica de la institución representa un papel de suma importancia para que estos tres tipos de comunicación se den dentro de los conceptos de eficiencia y eficacia.

No.75) La comunicación descendente oral o escrita deberá fluir de la Presidencia hacia los puestos de Responsables inmediatos, o bien mandos intermedios si fuere necesario dentro de la jerarquía de la organización, tratando de que esta comunicación pueda ser clasificada en la siguiente forma: a) Comunicación que represente instrucciones, reglamentaciones o políticas para el manejo de las actividades y tareas que necesitan realizarse para cumplir con objetivos definidos. b) Información que permita comprender las relaciones de estas tareas. 51

MANUAL DE NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA c) Los procedimientos básicos de información que se deben de guardar en el desempeño de estas tareas. d) La retroalimentación acerca del desempeño de las distintas Direcciones, Departamentos, Divisiones, Oficinas. e) Información acerca de los alcances logrados en cuanto a metas y objetivos de la institución. f) Requerimiento de información en cuanto a control financiero. No.76) La comunicación ascendente pasará de subordinados a superiores y continuará ascendiendo por la jerarquía de la Organización. La Presidencia, vigilará que esta información le sea trasmitida en forma objetiva, especialmente para los propósitos de control interno, en ese sentido, la Administración deberá conocer la información desde los niveles más inferiores. No.77) A nivel informático todos los Subsistemas de la institución, deben estar debidamente integrados, pudiendo interactuar en forma horizontal, ascendente, descendente, lineal, etc.

52

MANUAL DE NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA

5.5

NORMAS ESPECÍFICAS DE MONITOREO 5.5.1 Monitoreo sobre la Marcha

Norma Relacionada: Normas Específicas De Monitoreo Los SCI cambian con el tiempo. La manera como se aplican los controles tiene que evolucionar. Los controles pueden perder efectividad por la llegada de personal nuevo, disminución o variación del entrenamiento, capacitación, supervisión, presiones por metas, modificaciones en los recursos, la tecnología y otras variables. Además, las circunstancias para las cuales se diseñó el SCI pueden ir modificándose, a tal punto que el mismo deje de ser suficiente para anticiparse a los riesgos originados por nuevas condiciones. Debido a lo anterior, la Administración necesita determinar sobre una base de tiempo, si el SCI continúa vigente. El monitoreo permite llegar a conclusiones sobre la vigencia del SCI. Este proceso implica la valoración por parte del personal apropiado, del diseño y la operación de los controles en una adecuada base de tiempo. El monitoreo puede hacerse de dos maneras: mediante acciones durante el curso de las operaciones o mediante evaluaciones separadas. Los SCI usualmente se estructurarán para hacerse monitoreo a sí mismos durante su ejecución. A mayor grado de efectividad de este tipo de monitoreo se necesitan menos evaluaciones separadas. La frecuencia de las evaluaciones separadas, necesarias para que la Administración tenga una seguridad razonable es asunto del juicio de la Administración y no debe perjudicar las decisiones independientes por evaluar el sistema de los Auditores Internos y por supuesto de la CGR. Monitoreo sobre la Marcha Son múltiples las actividades que sirven para monitorear la efectividad del control interno en el curso ordinario de las operaciones. Incluyen actos regulares de administración y supervisión, comparaciones, conciliaciones y otras acciones rutinarias. Como mínimo deberán realizarse las siguientes actividades de monitoreo sobre la marcha: Plan de conciliaciones entre reportes de operación, informes financieros y otros registros. Supervisión periódica de la labor de los subordinados, incluyendo la verificación del cumplimiento de programas de operación. Análisis y disposición de las observaciones provenientes de la iniciativa de los Servidores Públicos con responsabilidades por el control. Obtención y disposición de las observaciones provenientes de informes recibidos de terceros en los cuales se identifiquen problemas de control. Evaluación de resultados provenientes de recuentos rutinarios de activos comparados con registros y otra información. Evaluación de resultados provenientes de Auditoría Interna en tiempo real (al momento de las operaciones), siempre que sea posible. Seminarios de entrenamiento, sesiones de planeación y otras reuniones donde se traten asuntos de control. Observaciones surgidas de la inducción, ejecución y actualización del Código de Conducta

NTCI Ajustada a la Asamblea Nacional 5.5.1

Monitoreo sobre la Marcha

No.78) Deberá observarse y evaluarse el funcionamiento de los diversos controles con el fin de determinar la vigencia y la calidad del control interno y emprender las modificaciones que sean pertinentes para mantener su efectividad. No.79) El control interno debe convertirse en una obligación inherente a todos los funcionarios y empleados de la Asamblea Nacional, dado que es un proceso permanente que debe llegar a convertirse en una actitud crítica de todos los empleados y funcionarios, quienes deben percibirlo como un medio para procurar el cumplimiento de los objetivos de la institución. No.80) Se debe efectuar una evaluación permanente de la gestión con base en los planes organizacionales y las disposiciones normativas vigentes, para prevenir y corregir 53

MANUAL DE NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA cualquier eventual desviación que pueda poner en entredicho el acatamiento de los principios de eficiencia, eficacia, economía y legalidad aplicable No.81) Dado que el control, en su naturaleza previa, concomitante y posterior, forma parte de todas las actividades organizacionales, es preciso analizar cuál es su efecto sobre las diversas fases de los procesos respectivos, tomando en consideración los criterios de viabilidad y conveniencia de tales controles, así como la posibilidad de mejorar y perfeccionar el sistema de control interno. No.82) Se aplicará evaluación sobre la marcha mediante la puesta en práctica de actividades administrativas y de supervisión durante las actividades, así como el ejercicio del autocontrol que deben efectuar sobre sus propias labores los funcionarios y empleados encargados de tareas específicas. No.83) La Asamblea Nacional deberá operar con un sistema integrado de monitoreo y evaluación que permita medir y conocer en forma y tiempo el impacto del programa a cargo de la institución y el desempeño institucional. No.84) El conocimiento de la institución y su entorno dará a la administración activa una herramienta de apreciable valor para realizar un trabajo que le permita conducir efectivamente a la institución hacia el cumplimiento de sus objetivos, de su misión y visión, enfrentando para ello las debilidades y amenazas y aprovechando las fortalezas y oportunidades. Por ese motivo, es necesario que las Máximas Autoridades y Responsables de área, conciban la observación del ambiente como una actividad constante. No.85) Se debe aplicar evaluación sobre la marcha mediante la puesta en práctica de actividades administrativas y de supervisión durante las actividades, así como el ejercicio del autocontrol que deben efectuar sobre sus propias labores los funcionarios y empleados encargados de tareas específicas. Son múltiples las actividades que sirven para monitorear la efectividad del control interno en el curso ordinario de las operaciones, incluyen actos regulares de administración y supervisión, comparaciones, conciliaciones y otras acciones rutinarias. No.86) Como mínimo deberán realizarse las siguientes actividades de monitoreo sobre la marcha: a)

Plan de conciliaciones entre reportes de operación, informes financieros y otros registros.

b)

Supervisión periódica de la labor de los subordinados, incluyendo la verificación del cumplimiento de programas de operación.

c)

Análisis y disposición de las observaciones provenientes de la iniciativa de los servidores públicos con responsabilidades por el control.

d)

Obtención y disposición de las observaciones provenientes de informes recibidos de terceros en los cuales se identifiquen problemas de control.

e)

Evaluación de resultados provenientes de recuentos rutinarios de activos comparados con registros y otra información.

54

MANUAL DE NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA f)

Evaluación de resultados provenientes de Auditoría Interna en tiempo real (al momento de las operaciones), siempre que sea posible.

g)

Seminarios de entrenamiento, sesiones de planeación y otras reuniones donde se traten asuntos de control.

h)

Observaciones surgidas de la inducción, ejecución y actualización del Código de Conducta.

i)

Evaluación del impacto social. La evaluación ex post de impacto social mide el efecto de los programas de la Asamblea Nacional desde la perspectiva de la reducción de la pobreza o mejoramiento de la calidad de vida de los beneficiarios.

55

MANUAL DE NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA

5.5.2 Monitoreo mediante evaluaciones separadas Norma Relacionada: Las evaluaciones separadas pueden presentarse en forma de auto evaluaciones o como revisiones del diseño y comprobación directa de los controles. Las evaluaciones separadas también pueden ser llevadas a cabo por miembros de la Administración en línea, Auditores Internos o la CGR. Para estos dos últimos ello forma parte de sus obligaciones de acuerdo con las NAGUN. Monitoreo mediante evaluaciones separadas utilizando la Auditoría Interna Naturaleza y Objetivos de la Auditoría Interna La UAI es una instancia administrativa, asesora de la Máxima Autoridad y responsable por la evaluación independiente del diseño y funcionamiento del Control Interno. Dicha Unidad deberá organizarse y funcionar conforme a lo previsto en la Sección II de la Ley Orgánica de la CGR. La UAI es parte integral del SCI de la Entidad y tendrá por objetivos específicos: Establecer que el SCI cumple con los lineamientos de las NTCI, suministrando, cuando aplique, las sugerencias necesarias para que exista concordancia. Confirmar el funcionamiento del SCI, verificando que las normas y componentes del Sistema en la práctica se cumplen, suministrando, cuando aplique, las sugerencias necesarias para que se tomen los correctivos relacionados con los incumplimientos identificados. En el anterior sentido la UAI, si bien no reemplaza las responsabilidades de la Máxima Autoridad y sus Ejecutivos, sí contribuye a que el SCI no pierda vigencia y continúe en el tiempo cumpliendo sus objetivos. Alcance de la Auditoría Interna El alcance de Auditoría Interna debe incluir el examen y evaluación de lo adecuado y efectivo del SCI de la organización y la calidad del desempeño de las responsabilidades asignadas. El alcance del trabajo de la Auditoría Interna como especifica esta norma, incluye qué trabajo deberá ser realizado. La Auditores Internos obtienen y analizan información para formarse conclusiones y formular recomendaciones constructivas para el mejoramiento de la administración. La obtención de información se hace con un enfoque selectivo y rara vez extendido a la totalidad de operaciones, ya que ello haría la Auditoría Interna anti económica y por consiguiente se obtendría una relación negativa de beneficio-costo. Debido a que el trabajo de auditoría consiste en examinar o evaluar menos de la totalidad de la información para proyectar una conclusión sobre el comportamiento de toda ella, no se debe considerar que dicho trabajo y sus conclusiones son infalibles y suficientes para sacar a la luz todos los posibles errores e irregularidades que hayan ocurrido en una Entidad. En el anterior sentido, la Auditoría Interna debe entenderse como un esfuerzo de la Administración para verificar y mantener razonablemente la calidad del SCI. El objetivo de la revisión de lo adecuado del SCI es determinar si el sistema establecido provee razonable seguridad de que los objetivos y metas de la organización serán alcanzados eficiente y económicamente. El propósito de la revisión de la efectividad del SCI es determinar si los sistemas están funcionando como se espera que funcionen. El propósito de la revisión de la calidad de ejecución es determinar si los objetivos y metas han sido alcanzados. La Auditoría Interna deberá tener los siguientes alcances en relación con los objetivos del SCI: 1. a.

b.

2.

Eficiencia y eficacia de las operaciones Eficiencia La Máxima Autoridad es responsable de establecer normas operacionales para medir el uso eficiente de los recursos de una actividad. La Auditoría Interna evalúa la eficiencia con la cual son administrados los recursos públicos Eficacia La Máxima Autoridad es responsable de establecer objetivos o programas operacionales, desarrollar e implementar procedimientos de control y obtener los resultados programados. La Auditoría Interna evalúa si los objetivos o programas son compatibles con los de la Entidad y si se cumplen Confiabilidad de la información

La Auditoría Interna debe determinar la confiabilidad e integridad de la información financiera y operacional y de los medios usados para identificar, medir, clasificar y reportar tal información. Sus evaluaciones contribuirán a la calidad y transparencia de la rendición de cuentas. Los sistemas de información proveen datos para toma de decisiones, y para el control y cumplimiento de los requerimientos externos. Por lo tanto, la Auditoría Interna debe examinar los sistemas de información y en forma apropiada cerciorarse sí: Los registros y reportes financieros y operacionales contienen información segura, confiable, oportuna, completa, benéfica y concordante con las disposiciones existentes para su preparación. Los controles sobre los registros y reportes son adecuados y efectivos.

56

MANUAL DE NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA 3.

Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables

La Máxima Autoridad es responsable por el establecimiento de Sistemas de Administración y Control a fin de asegurar el cumplimiento de requerimientos tales como políticas, procedimientos, leyes y regulaciones aplicables. La Auditoría Interna es responsable por: 1) 2)

Determinar si los sistemas son adecuados en su diseño. Revisar los sistemas establecidos para establecer el cumplimiento de las políticas, planes, procedimientos, leyes y regulaciones, que podrían tener un impacto significativo sobre las operaciones e informes y determinar si la organización está cumpliéndolas.

Las deficiencias encontradas durante el monitoreo sobre la marcha o a través de evaluaciones separadas deberán ser comunicadas a los individuos responsables por las áreas o procesos examinados y al nivel a que éstos reportan. Aquellos asuntos materiales deberán ser informados a la Máxima Autoridad. El monitoreo debe incluir políticas y procedimientos para asegurar que los hallazgos de auditoría y otras revisiones son resueltos oportunamente, sin perjuicio de las funciones del Comité de Auditoría. La Máxima Autoridad o sus Ejecutivos deberán: 1)

Evaluar oportunamente los hallazgos de auditoría y otras revisiones incluidos aquellas deficiencias y recomendaciones reportadas por Auditores y otros que hayan evaluado las operaciones de las Entidades. Determinar acciones apropiadas en respuesta a los hallazgos y recomendaciones mencionados. Cumplir y hacer cumplir los programas o planes de corrección.

2) 3)

En lo que corresponde a su competencia la Máxima Autoridad deberá evaluar el alcance y frecuencia del monitoreo del Control Interno, dejando constancia escrita de ello.

NTCI Ajustada a la Asamblea Nacional 5.5.2

Monitoreo mediante evaluaciones separadas y utilizando la Auditoría Interna

No.87) Se deben realizar evaluaciones rutinarias en forma de auto evaluaciones o como revisiones del diseño y comprobación directa de los controles, las que pueden ser efectuadas por miembros de la Administración en línea, por Auditores Internos o por la CGR. No.88) Cuando se realice el trabajo por la Auditoría Interna, éste debe incluir el examen y evaluación de lo adecuado y efectivo del SCI de la organización y la calidad del desempeño de las responsabilidades asignadas, la evaluación del rendimiento de las principales áreas de actividad sustantiva de la organización, es decir, que la Auditoría Interna debe entenderse como un esfuerzo de la Administración para verificar y mantener razonablemente la calidad del Sistema de Control Interno. No.89) La Unidad de Auditoría Interna no participará en actividades que pudieren afectar su independencia, en ese sentido, no ejercerá actividad alguna en los procesos financieros, administrativos u operativos, ni en su autorización o aprobación, ni en la adopción de decisiones. La Auditoría Interna evalúa la eficiencia con la cual son administrados los recursos públicos de la institución, para lo cual debe determinar sí: •

Se han establecido normas operacionales para medir la eficiencia.

•

Las normas operacionales establecidas son entendibles y están siendo alcanzadas.

•

Las desviaciones de las normas operacionales son identificadas, analizadas y comunicadas a aquellos responsables de la acción correctiva.

•

Las acciones correctivas han sido tomadas. 57

MANUAL DE NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA No.90) La Auditoría Interna evalúa si los objetivos o programas son compatibles con los de la institución y si se cumplen. Para tal propósito debe: •

Proveer asistencia a los funcionarios que estén desarrollando objetivos, metas y sistemas, al determinar si las suposiciones hechas son apropiadas, si están utilizando la información precisa, segura, actualizada y relevante y si se han incorporado controles adecuados en las operaciones o programas.

•

Verificar que las operaciones o programas están siendo llevados a cabo como se planearon.

•

Establecer que los resultados de las operaciones o programas son consistentes con los objetivos y metas.

No.91) La Auditoría Interna debe determinar la confiabilidad e integridad de la información financiera y operacional y de los medios usados para identificar, medir, clasificar y reportar tal información. Sus evaluaciones contribuirán a la calidad y transparencia de la rendición de cuentas, con base en los resultados de la evaluación de riesgos, debe evaluar la adecuación y eficacia de los controles que comprenden las operaciones y los sistemas de información de la institución. No.92) El Auditor Interno de la institución debe asegurar que la organización tiene una política formal y procedimiento documentado que defina los procesos de los informes financieros periódicos. No.93) La Auditoría Interna será responsable de evaluar los programas de cumplimiento de leyes y reglamentaciones aplicables a la institución debiendo tener en cuenta: • Que la institución cuente con normas y procedimientos de cumplimiento para ser seguido por empleados y funcionarios que sean capaces de reducir razonablemente las expectativas de conductas delictivas. • Que las normas de cumplimiento deben ser aplicadas en forma consistente,

mediante mecanismos disciplinarios apropiados.

58

MANUAL DE NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA

6.

ASPECTOS ADMINISTRATIVOS 6.1 CERTIFICACIONES 1.

Verificación de la Aplicación de las NTCI La aplicación de las NTCI, será verificada por la Unidad de Auditoría Interna de la Asamblea Nacional y por la CGR, en el ejercicio del control externo posterior.

2.

Término de Aplicación Las Entidades comprendidas dentro del Ámbito, deberán ajustar sus Sistemas de Control Interno de conformidad con las Normas y otros requerimientos previstos en las NTCI, durante el período de un (1) año calendario, a partir de la vigencia de este Acuerdo. El Consejo Superior de la CGR podrá conceder plazos adicionales mediante disposición motivada sobre las razones para dicha ampliación.

3.

Certificaciones

La Máxima Autoridad deberá enviar a la CGR certificaciones sobre:

6.2 • • • • • • • • • • • 6.3

a)

El grado de ajuste de su Sistema de Control Interno (SCI), en concordancia con las NTCI, al terminar cada trimestre contado a partir de la vigencia de este Acuerdo y durante el período de ajuste mencionado en 6 anterior.

b)

La concordancia del diseño de su SCI con las NTCI y el funcionamiento de acuerdo con los objetivos del Sistema. Dicha certificación será emitida con una periodicidad semestral, a partir del vencimiento del plazo para efectuar los ajustes.

c)

La Contraloría General de la República proveerá guías para la expedición de las certificaciones mencionadas en esta sección.

FUENTES BIBLIOGRÁFICAS Ley No. 681, Ley Orgánica de la Contraloría General de la República. Ley No. 606, Ley Orgánica del Poder Legislativo de la República de Nicaragua. Ley No. 438, Ley de Probidad de los Servidores Públicos. Ley No. 323, Ley de Contrataciones del Estado. Ley No. 550, Ley de Administración Financiera y del Régimen Presupuestario. Normas Técnicas de Control Interno de la CGR Gaceta #234 del 01/12/04 Y ·# 235. Normas de Auditoría Gubernamental (NAGUN). Normas Internacionales de Contabilidad. Manual Básico de Auditoría Interna. Especificación de requerimientos de Subsistema de Contabilidad Central. Esquema de los Sistemas Informáticos. ANEXOS

59

MANUAL DE NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO

ASAMBLEA NACIONAL

FORMATO F - 1

CERTIFICACIÓN TRIMESTRAL DE AJUSTES DE LAS NTCI (Para Normas Generales) DEL ____________ AL ___________ DE ________ No.

Unidad Organizativa

Ref. NTCI Aplicadas

Nombre de la Norma General

Descripción de la Norma General

% de Avance

Observaciones / Justificaciones

Elaborado Por: _______________________ Revisado Por: ____________________ Aprobado por: _____________________ Firma y Sello

Fecha: _______________________

39 MANUAL DE NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA

ASAMBLEA NACIONAL

Formato F – 2

CERTIFICACIÓN TRIMESTRAL DE AJUSTES DE LAS NTCI (Para Normas Específicas) DEL ____________ AL ___________ DE 20______ No.

Unidad Organizativa

Ref. NTCI Aplicadas

Nombre de la Norma Específica

Subcategoría de la Norma Específica

% de Avance

Observaciones / Justificaciones

Elaborado Por: ________________________ Revisado Por: __________________ Aprobado por: _____________________ Firma y Sello

Fecha: ____________________

2

MANUAL DE NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA

ASAMBLEA NACIONAL

FORMATO F – 3

CERTIFICACIÓN TRIMESTRAL DE AUSTES DE LAS NTCI (Para Apéndice I: Actividades de Control Aplicables a los Sistemas de Administración) DEL ____________ AL ___________ DE 20 ______ No.

Unidad Organizativa

Ref. NTCI Aplicadas

Nombre del Sistema de Administración

Descripción de la Actividad de Control

% de Avance

Observaciones / Justificaciones

Elaborado Por: _______________________ Revisado Por: __________________ Aprobado por: _____________________ Firma y Sello

Fecha: __________________

3

MANUAL DE NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO

                         

CAPITULO II    

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS                        

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA

ÍNDICE INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................. 6  1.1  ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ...................................................................................................9  1.2  DELEGACIÓN DE AUTORIDAD Y UNIDAD DE MANDO .............................................................. 10  1.3  CANALES DE COMUNICACIÓN ..................................................................................................... 10  1.4  GERENCIA POR EXCEPCIÓN. ....................................................................................................... 11  1.5  GERENCIA POR RESULTADOS ..................................................................................................... 11  1.6  SEPARACIÓN DE FUNCIONES INCOMPATIBLES ....................................................................... 11  1.7  SUPERVISIÓN. ................................................................................................................................. 11  1.8  PROCEDIMIENTOS .......................................................................................................................... 12  1.9  DOCUMENTOS DE RESPALDO ..................................................................................................... 12  1.10  CONTROL Y USO DE FORMULARIOS PRENUMERADOS ......................................................... 13  1.11  ARCHIVO DE DOCUMENTOS ........................................................................................................ 13  1.12  CONTROL DE SISTEMAS AUTOMATIZADOS DE INFORMACIÓN ............................................ 14  1.13  UNIDAD DE SISTEMAS ................................................................................................................... 14  1.14  CUSTODIA DE LOS RECURSOS Y REGISTROS ......................................................................... 14  II. 

ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS ................................................................ 16  2.1  UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS. ............................................ 19  2.2  CLASIFICACIÓN DE PUESTOS ...................................................................................................... 19  2.3  REQUERIMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL....................................................................... 19  2.4  REGISTROS Y EXPEDIENTES ....................................................................................................... 20  2.5  CAPACITACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS ....................................................................... 21  2.6  REMUNERACIONES ........................................................................................................................ 22  2.7  PROHIBICIÓN DE RECIBIR BENEFICIOS DIFERENTES A LOS PACTADOS ........................... 24  2.8  PROHIBICIÓN DE ACUMULACIÒN DE CARDOS PÚBLICOS .................................................... 24  2.9  ACTUACIÓN DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS.......................................................................... 24  2.10  CONTROL DE ASISTENCIA Y PUNTUALIDAD ............................................................................. 25  2.11  VACACIONES ................................................................................................................................... 25  2.12  ROTACIÓN DE PERSONAL ............................................................................................................ 26  2.13  CAUCIÓN .......................................................................................................................................... 26  NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

1

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA 2.14  SEGURIDAD SOCIAL........................................................................................................................ 26  2.15  EVALUACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS ........................................................................... 27  III.  PLANEACION Y PROGRAMACIÓN ........................................................................................ 29  3.1  REQUERIMIENTO GENERAL .......................................................................................................... 30  3.2  MARCO NORMATIVO ....................................................................................................................... 32  3.3  PROGRAMACIÓN INTEGRAL .......................................................................................................... 32  3.4  PROGRAMACIÓN DE INVERSIÓN..................................................................................................32  3.5  DEFINICIÓN CONCRETA Y MEDIOS DE VERIFICACIÓN DE RESULTADOS ........................... 32  3.6  CONDICIONANTES ........................................................................................................................... 32  3.7  MEDIOS Y RECURSOS A UTILIZAR ............................................................................................... 33  3.8  RESPONSABLES DE LOS RECURSOS DE LAS OPERACIONES PROGRAMADAS ................ 33  3.9  POLÍTICAS INTERNAS PARA LA EJECUCIÓN Y EVALUACIÓN PROGRAMADAS. .................. 33  IV.  PRESUPUESTOS. ................................................................................................................. 34   4.1  RESPONSABILIDAD POR EL CONTROL ....................................................................................... 36  4.2  BASES PARA LA FORMULACIÒN DEL PRESUPUESTO ............................................................. 37  4.3  FINANCIAMIENTO DE LA EJECUCIÓN PASIVA DEL PRESUPUESTO. ..................................... 37  4.4  CONTROL PREVIO AL COMPROMISO PRESUPUESTARIO ASAMBLEA NACIONAL.............. 37  4.5  CONTROL PREVIO A LA OBLIGACIÓN .......................................................................................... 37  4.6  REGISTRO Y EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA ............................................................................ 38  4.7  CONTROL DURANTE LA EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO. .................................................... 39  4.8  ESTADO DE EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA ............................................................................. 39  4.9  EVALUACIÓN DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA ............................................................... 40  4.10  CIERRE DEL EJERCICIO PRESUPUESTARIO .............................................................................. 40  V. 

ADMINISTRACIÓN FINANCIERA ............................................................................................. 41  5.1  PROPÓSITOS DEL SISTEMA .......................................................................................................... 45  5.2  INDEPENDENCIA DE LA UNIDAD FINANCIERA ........................................................................... 45  5.3  REGISTRO Y DEPÓSITOS DE LOS INGRESOS ........................................................................... 45  5.4  RESPALDO, CLASIFICACIÓN Y AUTORIZACIÓN DE DESEMBOLSOS ..................................... 47  5.5  FONDOS FIJOS DE CAJA CHICA ................................................................................................... 47  5.6  FONDOS ROTATORIOS ................................................................................................................... 49 

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

2

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA 5.7  ARQUEO SORPRESIVOS DE FONDOS Y VALORES .................................................................. 49  5.8  APERTURA Y MANEJO DE CUENTAS BANCARIAS.................................................................... 49  5.9  RESPONSABILIDAD POR EL MANEJO DE CUENTAS BANCARIAS.......................................... 50  5.10  PROGRAMACIÓN FINANCIERA ..................................................................................................... 50  5.11  DESEMBOLSOS CON CHEQUES .................................................................................................. 50  5.12  TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA DE FONDOS (TEF) ............................................................... 53  5.13  CONCILIACIONES BANCARIAS ..................................................................................................... 54  5.14  CONFIRMACIÓN DE SALDOS EN BANCOS ................................................................................. 55  5.15  AUTORIZACIÓN Y REGISTRO DE INVERSIONES ....................................................................... 55  5.16  CUSTODIA Y MANEJO DE INVERSIONES EN VALORES MOBILIARIOS ................................. 55  5.17  VERIFICACIÓN FÍSICA DE INVERSIONES ................................................................................... 55  5.18  CRÉDITO PÚBLICO ......................................................................................................................... 55  VI.  CONTABILIDAD INTEGRADA ................................................................................................ 56  6.1  LA CONTABILIDAD COMO PARTE DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN FINANCIERA ............. 58  6.2  SISTEMA DE INFORMACIÓN FINANCIERA .................................................................................. 59  6.3  CONTROL CONTABLE DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA ............................................... 60  6.4  CONCILIACIONES DE SALDOS ..................................................................................................... 60  6.5  CONFIRMACIÓN DE SALDOS ........................................................................................................ 61  6.6  VERIFICACIÓN FÍSICA DE VALORES POR COBRAR ................................................................. 61  6.7  CLASIFICACIÓN, ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DE SALDOS POR COBRAR Y POR PAGAR .... 61  6.8  CIERRE DEL EJERCICIO CONTABLE ........................................................................................... 61  6.9  RENDICIÓN DE CUENTAS.............................................................................................................. 62  6.10  PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS........................................................................... 62  6.11  PROPIEDAD DE LA DOCUMENTACIÓN CONTABLE .................................................................. 62  VII.  CONTRATACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS ............................................ 64  7.1  PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES .......................................................................................... 68  7.2  TRAMITACIÓN, EJECUCIÓN Y REGISTRO DE COMPRAS Y CONTRATACIONES ................. 68  7.3  SEPARACIÓN DE ATRIBUCIONES EN EL PROCESO DE ADQUISICIONES O CONTRATACIÓN .............................................................................................................................. 69  7.4  SOLICITUD Y APROBACIÓN DE LAS ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS................ 70 

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

3

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA 7.5  INVENTARIOS ................................................................................................................................... 70  7.6  UNIDAD DE ABASTECIMIENTO (SERVICIOS ADMINISTRATIVOS) ........................................... 71  7.7  CONSTANCIA DEL RECIBO DE BIENES Y SERVICIOS............................................................... 72  7.8  SISTEMA DE REGISTRO DE INVENTARIOS ................................................................................. 73  7.9  PROGRAMACIÓN DE ADQUISICIONES DE INVENTARIOS ........................................................ 73  7.10  CONTROL DE ALMACENES O DEPÓSITOS DE EXISTENCIAS DE INVENTARIOS ................. 73  7.11  VERIFICACIÓN FÍSICA DE INVENTARIOS .................................................................................... 74  7.12  SEGURIDAD DE LOS BIENES ......................................................................................................... 74  7.13  OBSOLESCENCIA, PÉRDIDA O DAÑO DE INVENTARIOS.......................................................... 75  7.14  REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS ...................................................................................................... 75  7.15  ADQUISICIONES Y REPARACIONES DE ACTIVOS FIJOS ......................................................... 76  7.16  USO DE BIENES Y MANTENIMIENTO DE ACTIVOS FIJOS ........................................................ 76  7.17  USO DE VEHÍCULOS........................................................................................................................ 76  7.18  CUSTODIA DE ACTIVOS FIJOS ...................................................................................................... 77  7.19  VERIFICACIÓN FÍSICA DE ACTIVOS FIJOS.................................................................................. 77  7.20  CÓDIGO DE IDENTIFICACIÓN DE ACTIVO FIJOS ....................................................................... 77  7.21  ENAJENACIÓN DE ACTIVOS FIJOS ............................................................................................... 78  7.22  BAJA DE ACTIVOS FIJOS ................................................................................................................ 78  7.23  PEDIDOS EN TRÁNSITO.................................................................................................................. 78  7.24  DONACIONES ................................................................................................................................... 79  VIII.  INVERSIONES EN PROYECTOS Y PROGRAMAS..................................................................... 81  8.1  ALCANCE ........................................................................................................................................... 87  8.2  IDENTIFICACIÓN, CLASIFICACIÓN Y REGISTRO DE LOS PROYECTOS................................. 87  8.3  FUNDAMENTOS DEL PROYECTO ................................................................................................. 87  8.4  REQUISITOS PREVIOS A LA INICIACIÓN ..................................................................................... 87  8.5  FASES DE LOS PROYECTOS ......................................................................................................... 88  8.6  PROYECTOS DE CORTA DURACIÓN ............................................................................................ 89  IX.  TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN ..................................................................................... 90  9.1  ACCESO A FUNCIONES DE PROCESAMIENTO .......................................................................... 93  9.2  INGRESO DE DATOS ....................................................................................................................... 93 

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

4

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA 9.3  TRANSACCIONES RECHAZADAS O EN SUSPENSO ................................................................. 94  9.4  PROCESAMIENTO ........................................................................................................................... 94  9.5  CAMBIOS DE LOS PROGRAMAS .................................................................................................. 94  9.6  ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Y PROCEDIMIENTOS ............................................................... 95  9.7  USO, APROVECHAMIENTO Y SEGURIDAD EN RECURSOS DE TECNOLOGÍA ..................... 96 

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

5

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA INTRODUCCIÓN En el Capítulo II “Normas Técnicas Aplicables a las Actividades de Control de los Sistemas de Administración”, se detalla el ajuste de las Normas Específicas por área de responsabilidad, en analogía con las Normas publicadas por CGR en el Apéndice I y pretende ser el patrón o parámetro contra el que se deberá medir la calidad y fortaleza de los Sistemas de Administración y de la Unidad de Auditoría Interna, para determinar sus necesidades de ajuste o fortalecimiento. Para facilitar la comprensión en el proceso de ajuste, las Normas sobre Actividades de Control se han desagregado para los siguientes Sistemas: I.

Organización Administrativa,

II.

Administración de los Recursos Humanos,

III.

Planeación y Programación,

IV.

Presupuesto,

V.

Administración Financiera,

VI.

Contabilidad Integrada,

VII.

Contratación y Administración de Bienes y Servicios,

VIII.

Inversiones en Proyectos y Programas y

IX.

Tecnología de la Información.

Conforme el detalle anterior, clasificadas por epígrafe, se presentan las normas ajustadas, las cuales constan de dos partes: al inicio de cada título y en letra menuda, se plasman las Normas Técnicas de Control Interno definidas por la Contraloría General de la República para cada actividad, seguidamente se exponen las normas de Control Interno ajustadaspara las actividades propias de la Asamblea Nacional.

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

6

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA 1.-

ORGANIZACION ADMINISTRATIVA DE LA ASAMBLEA NACIONAL

Normas relacionadas I.1

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Cada Entidad se organizará en función de su visión, misión y objetivos institucionales, siendo concordante con las disposiciones emanadas del Organismo Rector correspondiente, de los principios generales de organización y de las NTCI. La estructura organizacional debe estar subordinada a la Planeación Estratégica de la Entidad y deberá formalizarse en un Manual de Organización a la medida de la naturaleza de sus actividades y operaciones. El Manual de Organización deberá incluir como mínimo: 1.

Un organigrama autorizado por la Máxima Autoridad, en el cual se aprecien visualmente las relaciones jerárquicas o de autoridad, funcionales y de comunicación.

2.

La descripción de las funciones para cada cargo existente, las cuales permitan identificar claramente las responsabilidades de cada Servidor Público.

3.

Los requisitos mínimos o el perfil de conocimientos y experiencia que debe reunir cada cargo.

4.

Constancia firmada por cada Servidor Público sobre el conocimiento y entendimiento de sus funciones y responsabilidades. Estas constancias deberán actualizarse anualmente.

Es responsabilidad de la Máxima Autoridad implantar y mantener actualizada una adecuada organización administrativa, compatible con su misión y objetivos. I.2

DELEGACIÓN DE AUTORIDAD Y UNIDAD DE MANDO

Se fijará la autoridad en los distintos niveles de mando separando adecuadamente los que correspondan a actividades incompatibles de manera que cada ejecutivo asuma la responsabilidad del área de su competencia. Los ejecutivos de los niveles superiores deberán delegar la autoridad necesaria a los niveles inferiores para que puedan tomar decisiones en los procesos de operación y cumplir las funciones o responsabilidades que les sean asignadas. La estructura organizacional deberá mantener el principio de unidad de mando en todos los niveles. Este principio consiste en que cada Servidor Público debe ser responsable de sus actuaciones y funciones, las cuales reportará ante la autoridad inmediatamente superior. I.3

CANALES DE COMUNICACIÓN

Deberán establecerse y mantenerse líneas definidas y recíprocas de comunicación entre los diferentes niveles, que a su vez sean accesibles a todos los estamentos de la institución, lo cual permita la adopción de decisiones gerenciales oportunas. I.4

GERENCIA POR EXCEPCIÓN

El Máximo Ejecutivo en los distintos niveles solamente deberá decidir sobre asuntos que no se puedan decidir en los niveles inferiores, orientando su atención al análisis y formulación de programas y proyectos, a la evaluación permanente de la gestión mediante indicadores y otros instrumentos y a la solución de asuntos de significación y trascendencia. I.5

GERENCIA POR RESULTADOS

Se establecerá y mantendrá un enfoque conceptual de gerencia por resultados, que pueda ser aplicado al conjunto o a una parte de la organización, en concordancia con la Planeación Estratégica y la programación de operaciones. Este enfoque significa establecer objetivos y metas, actividades y tareas y asignar responsables por la realización de las tareas y actividades, así como fechas concretas de resultado. Se deberá dirigir y motivar al personal para ejecutar la programación de operaciones y controlar las actividades de acuerdo al programa específico. I.6

SEPARACIÓN DE FUNCIONES INCOMPATIBLES

Se deberá tener el cuidado de limitar las funciones de las Unidades y las de sus Servidores Públicos, de modo que exista independencia y separación entre funciones incompatibles como son las de autorización, ejecución, registro, custodia de fondos, valores y bienes, y control de las operaciones. I.7

SUPERVISIÓN

Se establecerá y mantendrá en todos los niveles de mando un adecuado nivel y alcance de supervisión, para garantizar el logro de los objetivos del control interno. El alcance de la supervisión se refiere al número de Unidades, personas o actividades que pueden ser efectivamente supervisadas por un ejecutivo superior en todos los niveles de la organización. Los factores que permiten definir el nivel y alcance de supervisión son: complejidad de las operaciones y nivel de riesgo, tecnología, nivel de autonomía y desarrollo de las Unidades, incluyendo la competencia del personal y la habilidad y experiencia del Servidor Público que realizará la supervisión. La supervisión se realizará mediante: 1.

La indicación de las funciones y responsabilidades atribuidas a cada Servidor Público;

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

7

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA

I.8

2.

El examen sistemático del trabajo de cada Servidor Público, en la medida que sea necesario;

3.

La aprobación del trabajo en puntos críticos del desarrollo para asegurar que avanza según lo previsto. PROCEDIMIENTOS

La estructura organizacional se pondrá en funcionamiento mediante Manuales de Procedimientos que regulen la ejecución de las operaciones. Dichos Manuales deberán ser de fácil compresión y aplicación y ampliamente difundidos entre los Servidores Públicos respectivos. Cada área o sector del organismo debe conocer y operar coordinada e interrelacionadamente con las restantes áreas y sectores. I.9

DOCUMENTOS DE RESPALDO

Toda operación, cualquiera sea su naturaleza, que realicen las Entidades Públicas, deberá contar con la documentación necesaria y suficiente que la respalde y demuestre. Dicha documentación deberá contener la información adecuada para identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operación y para facilitar su análisis. I.10

CONTROL Y USO DE FORMULARIOS PRENUMERADOS

Se deberá establecer el uso permanente de formularios prenumerados al momento de su impresión, para todas las operaciones normales de la Entidad. El sistema de formularios preverá el número de copias, el destino de cada una y las firmas de autorización necesarias, así como los procedimientos de control adecuados para sustentar toda operación financiera o administrativa. Los formularios pendientes de uso deberán ser controlados, asignándose la responsabilidad por su custodia y control de entrega y recibo a un Servidor Público determinado. I.11

ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN

La documentación de respaldo de las operaciones que realice la Entidad, deberá ser archivada siguiendo un orden lógico, de fácil acceso y utilización. Deberá ser conservada adecuadamente, preservándola de cualquier contingencia, por el tiempo mínimo que señalan las disposiciones legales sobre la materia. I.12

CONTROL DE SISTEMAS AUTOMATIZADOS DE INFORMACIÓN

Se deberá contar con un sistema de información, que permita obtener, registrar, computar, compilar, controlar y comunicar información en forma correcta y oportuna relativa a la actividad del organismo y a la producida por el sector, acorde con la dimensión, características y especialidad de la Entidad. Las Entidades que tengan automatizados total o parcialmente sus operaciones, deben tener en cuenta los mecanismos de autorización y prueba de los sistemas; la documentación adecuada de los programas y aplicaciones; la validación de la información que ingresa y sale del sistema; la restricción del acceso al centro de cómputo o al computador; la protección física del equipo y de los programas y aplicaciones, y la seguridad de los archivos. I.13

UNIDAD DE SISTEMAS

Cuando la magnitud y complejidad de la Entidad lo justifique, deberá existir una Unidad de apoyo a la Máxima Autoridad Ejecutiva de la misma, encargada del diseño e implantación de la estructura organizacional y de los reglamentos específicos para el funcionamiento de los Sistemas de Administración, Información y Control Interno. I.14

CUSTODIA DE LOS RECURSOS Y REGISTROS

El acceso a los recursos y registros debe limitarse a los Servidores Públicos autorizados para ello, quienes están obligados a rendir cuenta de la custodia o utilización de los mismos. Para cumplir dicha responsabilidad se compararán periódicamente los recursos con los registros contables. La frecuencia de dichas comparaciones dependerá del grado de vulnerabilidad de los activos. En caso de que existan diferencias entre la verificación física y los registros éstas deberán investigarse hasta el punto de identificar un responsable por las mismas y acciones conducentes a la corrección de las diferencias y en su caso, a la restitución de los faltantes

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

8

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA Norma adaptada a la Organización Administrativa de la Asamblea Nacional 1.1

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

No.1) La estructura organizacional de la Asamblea Nacional deberá estar subordinada a la Planeación Estratégica de la institución, mantener el principio de unidad de mando en todos los niveles. Cada área identificada en el Organigrama estará compuesta por distintos puestos que representan funciones disímiles, definiendo su ubicación con base en los objetivos del puesto y las funciones asignadas a la unidad organizativa. La estructura organizacional deberá formalizarse en un Manual de Organización a la medida de la naturaleza de las actividades y operaciones institucionales. No.2) Es responsabilidad de la máxima autoridad1 implantar y mantener actualizada una organización administrativa adecuada, compatible con la Visión, Misión y Objetivos institucionales. No.3) Se debe mantener actualizada la organización administrativa de la Asamblea Nacional, para lo cual la División de Fortalecimiento Institucional, deberá basarse fundamentalmente en la visión, misión, objetivos y Plan Estratégico Institucional, así como en las disposiciones técnicas que en materia de organización emite la Dirección General de Función Pública del Ministerio de Hacienda y Crédito Público (MHCP), los principios generales de organización y las NTCI. No.4) De conformidad con el artículo 40, párrafo segundo de la Ley 606, “Ley Orgánica del Poder Legislativo de la República de Nicaragua”, el Presidente de la Asamblea Nacional como la máxima autoridad administrativa, dirige el funcionamiento de este poder del Estado y como tal, aprueba y da a conocer la Estructura Organizativa de la Asamblea Nacional que regirá para el ejercicio presupuestario de cada año. No.5) Corresponde a la División General de Asuntos Administrativos, implantar la Estructura Orgánica de cada año e instruir a la División de Fortalecimiento Institucional, que la formalice mediante la elaboración y actualización de los Manuales de Organización y Funciones, y la ponga en funcionamiento, mediante la elaboración y actualización de los Manuales de Procedimientos que regulan la ejecución de las operaciones. No.6) Corresponde a la División de Recursos Humanos en coordinación con la División de Fortalecimiento Institucional, la implantación de la Estructura Orgánica en el catálogo de plazas de la Asamblea Nacional, conforme el listado de Unidades Administrativas aprobadas para cada ejercicio presupuestario. No.7) Los Manuales de Organización, que corresponde su elaboración a la División de Fortalecimiento Institucional, estarán clasificados en: a. Manual de Organización Institucional,que deberá incluir como mínimo: i. Marco jurídico institucional. ii. Misión,visión y valores institucionales. iii. Funciones de los órganos de la Asamblea Nacional. 1 Resolución Administrativa 4-01-2010

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

9

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA b. Manual de Organización y Funciones para cada área organizativa de staff, de apoyo y sustantiva, que deberá incluir como mínimo: i. Marco jurídico institucional. ii. Misión, visión y valores institucionales. iii. Funciones de los órganos principales de la Asamblea Nacional. iv. Objetivo general y funciones del área organizativa específica y sus órganos componentes. v. Estructura de Puestos. vi. Descripciones de Puestos. No.8) Corresponde a la División de Recursos Humanos la elaboración y actualización del Manual de Descripciones de Puestos, el cual debe contener como mínimo lo siguiente: 1. Plantilla de Puestos por área organizativa. 2. Descripciones de Puestos de Trabajo por área organizativa, elaboradas de acuerdo a metodología establecida por la Dirección General de Función Pública del Ministerio de Hacienda y Crédito Público (MHCP). 3. Los requisitos mínimos o el perfil de conocimientos y experiencia que debe reunir cada puesto. 4. Constancia firmada por cada Servidor Público sobre el conocimiento y entendimiento de sus funciones y responsabilidades. Estas constancias deberán actualizarse anualmente y pasar a formar parte del expediente de cada servidor público. 1.2

DELEGACIÓN DE AUTORIDAD Y UNIDAD DE MANDO

No.9) Cada funcionario de la Asamblea Nacional, a cargo de una Unidad Administrativa, deberá asumir la responsabilidad del área de su competencia, para lo cual se le debe otorgar la autoridad necesaria y nivel de mando conforme la jerarquía. No.10) Los funcionarios de los niveles superiores de la institución, deberán delegar la autoridad necesaria a funcionarios subordinados, para que éstos puedan tomar decisiones en los procesos de operaciones, cumplir con eficiencia y eficacia las funciones y responsabilidades que les sean asignadas. No.11) El principio de unidad de mando consiste en que cada funcionario y empleado es responsable de sus actuaciones y funciones las cuales debe reportar ante una autoridad inmediata superior. 1.3

CANALES DE COMUNICACIÓN

No.12) Las Máximas Autoridades de la Asamblea Nacional y sus Directores deberán garantizar que se mantengan las adecuadas líneas de comunicación tanto de orden ascendente como

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

10

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA descendente y horizontal, entre sus funcionarios, de tal manera que el interactuar operativo sea ágil, efectivo y promueva la adopción de decisiones gerenciales oportunas. 1.4

GERENCIA POR EXCEPCIÓN.

No.13) Cada Responsable de área deberá decidir sobre asuntos que no se puedan decidir en los niveles inferiores, orientando su atención al análisis y formulación de los programas y proyectos de la institución, a la evaluación permanente de la gestión mediante indicadores y otros instrumentos y a la solución de asuntos de significación y trascendencia. 1.5

GERENCIA POR RESULTADOS

No.14) A través de Planes de Trabajos estrechamente relacionados con la Planeación Estratégica Institucional y Planes Operativos Anuales (POAs), se establecerán objetivos, resultados esperados, actividades y tareas, a las cuales se les asignará un responsable para medir su realización y fechas de cumplimiento, conforme indicadores de gestión definidos previamente. No.15) Se deberá dirigir y motivar al personal para ejecutar la programación de las operaciones anuales, a través de programas de capacitación, especialmente en el manejo de los programas tecnológicos e informáticos, manejo del Plan Estratégico Institucional (PEI) y Planes Operativos Anuales (POAs), y control de las actividades, conforme el programa específico de capacitación. 1.6

SEPARACIÓN DE FUNCIONES INCOMPATIBLES

No.16) Cada unidad administrativa deberá tener sus funciones limitadas a lo establecido en el Manual de Organización y Funciones, de modo tal que exista la debida independencia y separación entre funciones incompatibles como son: autorización, ejecución, registro, custodia de fondos, valores y bienes, y el control de las operaciones. 1.7

SUPERVISIÓN.

No.17) La Administración de la Asamblea Nacional deberá velar por que en todos los niveles de mando de la institución, se mantenga un adecuado nivel y alcance de supervisión que permita garantizar el logro de los objetivos del control interno. El alcance de la supervisión se refiere al número de unidades, personas o actividades que pueden ser efectivamente supervisadas por un funcionario. No.18) Para realizar una adecuada supervisión se debe considerar la complejidad de las operaciones, nivel de riesgo y de autonomía, el grado de competencia demostrada por el personal a cargo, la experiencia y la competencia del funcionario supervisor, y se puede realizar mediante: o La indicación de las funciones y responsabilidades atribuidas a cada funcionario y empleado de la institución de acuerdo con lo expresado en el Manual de Descripciones de Puestos. o La revisión sistemática del trabajo de cada funcionario y empleado en la medida que sea necesario.

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

11

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA o La aprobación del trabajo en puntos críticos del desarrollo, para asegurar que avanza según lo previsto y con base en normas establecidas en el monitoreo sobre la marcha. 1.8

PROCEDIMIENTOS

No.19) El Manual de Procedimientos es el instrumento por medio del cual se pone en funcionamiento la estructura organizacional y se regula la ejecución de las operaciones. Dicho manual se debe fundamentar en lo siguiente: a)

Diseño ágil y práctico con actualización de su contenido conforme sea necesario.

b)

Responsabilidad de utilizar los recursos con eficiencia, transparencia y efectividad, de acuerdo a las condiciones, leyes y reglamentos estipulados en las leyes de la República de Nicaragua y en los convenios de cooperación suscritos, de tal manera que permitan el logro de sus objetivos y resultados esperados.

c)

La responsabilidad de mantener una adecuada estructura de control, para asegurar el logro de los objetivos organizacionales, que sus activos estén debidamente protegidos contra uso o disposiciones no autorizadas.

No.20) El Manual de Procedimientos debe constituir una guía para los funcionarios y empleados, por lo tanto debe ser divulgado a todos los niveles, considerándolo como un plan que señala la secuencia eficiente de actividades o tareas para obtener los mejores resultados en el desarrollo y ejecución de los procesos de trabajo. Debe estar enfocado a la formación de rutinas de actividades, para encomendarse a otros de jerarquía subordinada, teniendo una base objetiva para la realización de una adecuada supervisión. En las funciones que acusen cierta complejidad o importancia, convendrá acompañar las narrativas de los procesos, con flujogramas de procedimientos con la indicación del uso de formas de control. 1.9

DOCUMENTOS DE RESPALDO

No.21) Todas las operaciones de la Asamblea Nacional, cualquiera sea su naturaleza, deberán constar con la documentación necesaria y suficiente que las respalde y demuestre, debiendo dicha documentación estar en disposición de poder ser examinada cuando fuere requerido por los funcionarios autorizados. La documentación deberá contener la información adecuada para identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operación y para facilitar su análisis. No.22) Toda la documentación de respaldo de las operaciones deberá ser debidamente archivada siguiendo un orden lógico de fácil acceso y utilización. En ese sentido la información documental que se genere, deberá ser debidamente archivada por separado de acuerdo al índice lógico de operaciones. La División de Archivo Central deberá tomar las providencias para archivar esta documentación en condiciones de un debido resguardo a fin de cumplir con las regulaciones que señala la Contraloría General de la República, en cuanto a la exigencia de tiempo de permanencia.

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

12

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA

No.23) Servicios de mensajería y reproducción de documentos. 1. La unidad administrativa encargada deberá establecer sus procedimientos y mecanismos de control para la recepción y distribución de la correspondencia interna y externa. 2. Todo ingreso financiero por concepto de reproducción de documentos, deberá contener como soporte la emisión de un recibo oficial de caja. 3. Toda solicitud de fotocopia debe realizarse a través de formato oficial, debidamente firmado y sellado por un funcionario autorizado. 4. Debe existir un registro de las firmas autorizadas para solicitar reproducción de documentos. 5. Los responsables de cada unidad administrativa donde funcionan equipos de reproducción de documentos, deberán velar por el cuido, buen uso y mantenimiento adecuado de estos equipos. 1.10

CONTROL Y USO DE FORMULARIOS PRENUMERADOS

No.24) A fin de garantizar dentro del orden secuencial las medidas de control interno, en todas las operaciones normales se deberá establecer el uso permanente de formularios pre-numerados. No.25) El sistema de formularios preverá el número de copias, el destino de cada una y las firmas de autorización necesarias, así como los procedimientos de control adecuados para sustentar toda operación financiera o administrativa. No.26) Las operaciones financieras que se realizan por medio de sistemas informáticos deberán requerir como información complementaria, el diseño y uso de formularios impresos. No.27) Los formularios pendientes de uso deberán ser controlados dentro de la institución, asignando esta responsabilidad a un servidor público determinado, el cual se encargará de velar por su custodia y control de entrega y recibo de los mismos. 1.11 ARCHIVO DE DOCUMENTOS

No.28) Toda la documentación de respaldo de las operaciones de carácter sustantivo y de apoyo que realice la Asamblea Nacional, deberá ser debidamente archivada siguiendo un orden lógico, de fácil acceso y utilización. Deberá ser conservada adecuadamente, preservándola de cualquier contingencia. No.29) La información documental que genere cada uno de los proyectos deberá ser debidamente archivada por separado de acuerdo al índice lógico de operaciones. La Oficina de Contabilidad deberá supervisar que el archivo de esta documentación se realice en condiciones de un debido resguardo, a fin de cumplir con las regulaciones que señala la Contraloría General de la República, en cuanto a la exigencia y tiempo de permanencia.

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

13

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA No.30) La documentación soporte de las operaciones administrativas, contables y financieras de la Asamblea Nacional, deberá permanecer en resguardo en la División de Archivo Central por un período de 10 años, conforme la legislación vigente. 1.12 CONTROL DE SISTEMAS AUTOMATIZADOS DE INFORMACIÓN

No.31) Se deberá contar con un sistema de información que permita obtener, registrar, computar, compilar, controlar y comunicar información en forma correcta y oportuna relativa a la dimensión, características y especialidad de la Asamblea Nacional. No.32) La institución debe tener en cuenta los mecanismos de autorización y prueba de los sistemas, especialmente en el Sistema de Administración Financiera, vigilando el suministro de información a los programas y aplicaciones, que se efectúe la validación del sistema y se cumplan con las medidas de restricción y acceso al equipo de cómputo y de la seguridad de sus archivos. 1.13 UNIDAD DE SISTEMAS

No.33) La Norma indica que “Deberá existir una Unidad de apoyo a la Máxima Autoridad Ejecutiva, encargada del diseño e implantación de la estructura organizacional y de los reglamentos específicos para el funcionamiento de los Sistemas de Administración, Información y Control Interno”. En la Asamblea Nacional, la División de Fortalecimiento Institucional brinda apoyo a la División General de Asuntos Administrativos, en la formulación del Plan Estratégico, Planes Operativos Anuales y Planes de Trabajo de la institución, monitoreo, seguimiento y evaluación de los mismos; así como en el diseño de la Estructura Organizativa, propuestas de reorganización, elaboración e implantación de manuales administrativos. Así mismo, la Oficina de Asesoría Legal Administrativa brinda apoyo a la División General de Asuntos Administrativos en la formulación y propuesta de documentos de carácter legal y administrativo para su aprobación por parte de las autoridades superiores y en el asesoramiento a las diferentes unidades administrativas en la observancia de las leyes que rigen los procesos administrativos, en materia laboral y de adquisición de bienes y servicios. 1.14 CUSTODIA DE LOS RECURSOS Y REGISTROS

No.34) Debe limitarse el acceso a los recursos y registros de la institución, pues los funcionarios autorizados estarán obligados a rendir cuenta de la custodia o utilización de dichos recursos. No.35) Como medida de control interno, se deben efectuar comparaciones periódicas de los recursos con los registros contables, siendo la frecuencia de la misma de acuerdo al grado de sensibilidad y vulnerabilidad de dichos activos. No.36) Auditoría Interna deberá vigilar por medio de verificaciones físicas entre las existencias y los registros, tomando las medidas pertinentes que señalan los procedimientos de auditoría y las leyes aplicables en caso de detectar diferencias. No.37) Cuando existan diferencias entre la verificación física y los registros, éstas deberán investigarse hasta el punto de identificar al responsable y tomar las acciones conducentes a la

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

14

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA corrección de las diferencias y en su caso la restitución de los faltantes, sin menoscabo de las responsabilidades que regulan las leyes de la materia a este respecto.

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

15

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA II.

ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS

Normas relacionadas II.1

UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS

Toda Entidad deberá contar, cuando sea necesario, con una Unidad Especializada en Recursos Humanos, que cumpla las funciones técnicas relativas a la administración y desarrollo de personal. Los Servidores Públicos encargados de esta Unidad deben poseer conocimiento sobre las materias laborales, técnicas para reclutar, evaluar y promover el desarrollo del personal, así como para ejecutar las políticas institucionales respectivas. II.2

CLASIFICACIÓN DE CARGOS, NIVELES REMUNERATIVOS Y REQUERIMIENTOS DE PERSONAL

Las Entidades establecerán, de acuerdo con las normas legales, una clasificación de cargos con los respectivos requisitos mínimos para su desempeño y los correspondientes niveles de remuneración. En la programación de operaciones se determinarán los requerimientos de personal para ejecutar dichas operaciones, lo cual determinará el monto del rubro de servicios personales de su proyecto de presupuesto. Las funciones, tareas y responsabilidades de cada uno de las clases de cargos, serán establecidas por el Sistema de Organización Administrativa. II.3

SELECCIÓN DE PERSONAL

Las Entidades seleccionarán su personal teniendo en cuenta los requisitos exigidos en la Clasificación de Cargos y considerando los impedimentos legales y éticos para el desempeño de los mismos por razón de parentesco u otros motivos. Para ocupar cargos en alguna Entidad será condición obligatoria que la persona no tenga antecedentes que pongan en duda su moralidad y honradez o que haya sido sancionado legalmente por perjuicio en contra del Estado o la empresa privada o por negligencia manifiesta en el desempeño de un puesto anterior dentro de los tres (3) años precedentes a la fecha en que se califiquen sus requisitos para optar al cargo. II.4

REGISTROS Y EXPEDIENTES

Se deberá implantar y mantener actualizado, un legajo o expediente para cada uno de los Servidores Públicos, sin excepción alguna, que contenga los antecedentes e información necesaria para una adecuada administración de los recursos humanos. II.5

CAPACITACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS

Cada Servidor Público es responsable de mantener actualizados sus conocimientos. Sin embargo, deberán existir programas concretos de entrenamiento y capacitación, preparados de acuerdo a las necesidades de la organización. La implantación de estos programas tiene por objeto inmediato un incremento en la productividad de los recursos humanos, y como finalidad mediata, preparar al personal para ocupar en el futuro puestos de mayor jerarquía, posibilitando la generación interna de Servidores Públicos de alto nivel. La Máxima Autoridad deberá promover la constante y progresiva capacitación, entrenamiento y desarrollo profesional de los Servidores Públicos en todos los niveles, en función de las áreas de especialización y del cargo que ocupan. Cada Entidad dispondrá de un reglamento que contenga todos los aspectos inherentes a la capacitación y entrenamiento, y a las obligaciones asociadas al mismo que asumirán los Servidores Públicos capacitados. II.6

REMUNERACIONES

Se retribuirá a los Servidores Públicos con un adecuado sueldo, de tal forma que sea una justa compensación a su esfuerzo en las funciones realizadas y de acuerdo con la responsabilidad de cada cargo y su nivel de complejidad. Referente a las Entidades del Gobierno Central, deben regirse de acuerdo con los lineamientos establecidos por el Organismo Rector correspondiente, tanto en lo relativo a contratación de nuevo personal como reposición de vacantes, incrementos de sueldos, etc. Los cheques fiscales por sueldo del personal que no ha laborado en la Entidad, deberán ser devueltos de acuerdo con las normas establecidas por la Tesorería General de la República. II.7

PROHIBICIÓN DE RECIBIR BENEFICIOS DIFERENTES A LOS PACTADOS CON LA ENTIDAD

Con base al sueldo, salario o cualquier otra forma de retribución acordada con la Entidad, el Servidor Público deberá estar obligado a cumplir sus funciones con oportunidad, honradez y rectitud sin buscar o recibir otros beneficios personales vinculados con el desempeño de sus funciones. Los reglamentos internos de la Entidad deberán señalar plazos, en cuanto sea posible, para el cumplimiento de las labores encomendadas. Igualmente, no se podrán desempeñar cargos sin percibir la remuneración pactada o la oficial que corresponde al empleo ni recibir asignaciones por cargos no desempeñados.

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

16

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA II.8

PROHIBICIÓN DE ACUMULACIÓN DE CARGOS PÚBLICOS

Ningún Servidor Público podrá ejercer dos o más cargos públicos ni percibir dos o más remuneraciones del Presupuesto de la Nación o en el Presupuesto Consolidado del Sector Público, con excepción de los casos previstos en las disposiciones legales vigentes. II.9

ACTUACIÓN DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS

Todo Servidor Público está obligado a cumplir sus deberes con responsabilidad, diligencia, honestidad, rectitud y ética, de tal manera que su actuación mantenga o mejore el prestigio de la Entidad para la cual presta su servicio. La actuación significa que deberá estar apegado a las disposiciones legales establecidas y a los códigos de ética, normas y reglamentos que su profesión o especialidad demanden. No podrá recibir ningún beneficio ajeno al organismo donde labora, que pueda vincularse con el hecho de cumplir sus funciones. II.10

CONTROL DE ASISTENCIA Y PUNTUALIDAD

Se establecerán procedimientos para el control de asistencia, que aseguren la puntualidad y permanencia en los sitios de trabajo de todos los Servidores Públicos. El control se ejercerá por el jefe inmediato superior y por la Unidad de Personal. II.11

VACACIONES

Los Jefes de las Unidades Administrativas de cada Entidad, en concordancia con el área encargada de personal, deben elaborar cada año un rol de vacaciones para todos los Servidores Públicos y, una vez aprobado, exigir su cumplimiento. El derecho a las vacaciones no admite compensación monetaria, excepto cuando el Servidor Público se retire definitivamente de la Entidad. II.12

ROTACIÓN DE PERSONAL

Cada Entidad establecerá, en forma sistemática, la rotación de los Servidores Públicos vinculados con las áreas de administración, registro y custodia de bienes y recursos y en lo que corresponda en las áreas de producción cuando se trate de empresas industriales. Dicha rotación deberá consultar la capacitación necesaria de los Servidores Públicos rotados para que puedan desempeñarse con eficiencia en los nuevos cargos. II.13

CAUCIÓN

La Máxima Autoridad definirá, de conformidad con el análisis de riesgos, disposiciones legales vigentes y reglamentos internos de cada sector, las actividades que requieran ser garantizadas con una caución para la protección de los recursos bajo la responsabilidad de los Servidores Públicos. Para el efecto, en cada caso, fijará el monto adecuado de la misma que deberá contratarse con una Compañía de Seguros y asignará los recursos necesarios para su ejecución. II.14

SEGURIDAD SOCIAL E INDUSTRIAL

La Entidad está obligada a cumplir las disposiciones legales vigentes en materia de Seguridad Social, en los riesgos a corto y largo plazo, y a cumplir con las normas de seguridad industrial, en el caso de las Entidades que producen bienes y servicios. II.15

EVALUACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS

La evaluación del recurso humano debe ser un proceso y no un evento particular en el tiempo. Sin embargo, periódicamente deberá evaluarse el trabajo de los Servidores Públicos y exigirse que su rendimiento sea igual o mayor a los niveles de eficiencia previamente establecidos para cada función, tarea o actividad. Cada Jefe de Unidad es responsable de la evaluación del rendimiento del personal a su cargo. Para el proceso de evaluación deberán usarse técnicas y metodologías adecuadas, en concordancia con la instancia rectora responsable. Los métodos de evaluación de desempeño del personal deben estar predefinidos, comunicados y establecida la periodicidad de su aplicación. Estos métodos deberán establecer los niveles jerárquicos evaluadores y a cargo de qué Servidores Públicos quedará el proceso de discusión previa y evaluación final. Este tipo de evaluaciones deberá ser la base de las promociones, traslados y remociones. Para un correcto proceso de evaluación, deberá tenerse en cuenta al comienzo de toda gestión: 1.

Enterar a las personas de sus funciones y los objetivos y metas por los cuales trabajará.

2.

Explicar y cuando aplique entregar las herramientas que el superior jerárquico le aporta al Servidor Público para un cabal desempeño de sus funciones, incluido el entrenamiento y la capacitación si son necesarios.

3.

Definición de fechas en las cuales se revisará el avance en el cumplimiento de objetivos y metas para tomar correctivos conjuntos y mejorar la probabilidad de buen desempeño.

4.

Durante la gestión cumplir con los cronogramas para evaluar el desempeño, teniendo cuidado de escuchar al Servidor Público y considerar sus puntos de vista para el mejoramiento del desempeño.

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

17

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA Todo el proceso, incluyendo una reunión al final de cada año o período anual de gestión concertado con el Servidor Público, deberá documentarse, obteniéndose la conformidad del Servidor Público y dejando evidencia de las distintas reuniones que se cumplieron durante el año para mejorar la calidad del desempeño y los resultados obtenidos.

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

18

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA Normas adaptadas a la Administración de Recursos Humanos de la Asamblea Nacional 2.1

UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS.

No.1) La División de Recursos Humanos es la unidad administrativa de la Asamblea Nacional especializada en la gestión y desarrollo de Recursos Humanos, nómina y administración de personal, de modo que contribuya a optimizar el desarrollo de las funciones de este Poder del Estado. No.2) La División de Recursos Humanos será la instancia desarrolladora del talento humano, responsable de la aplicación de las políticas en materia de recursos humanos, implantar el sistema de clasificación de puestos y los sistemas de gestión de recursos humanos de la institución en coordinación con el Ente Rector del Servicio Civil. No.3) A la División de Recursos Humanos le corresponde formular y gestionar el plan anual de capacitación, la política retributiva de la institución, administrar el sistema de nómina, conformación y custodia de expedientes laborales, registro y control de la información estadística y socio laboral, coordinar la comisión mixta de higiene y seguridad ocupacional, de brindar atención de prestaciones y los beneficios sociales que otorga la institución. 2.2

CLASIFICACIÓN DE PUESTOS

No.4) La Asamblea Nacional en apego a la Ley 476, Ley del Servicio Civil y de la Carrera Administrativa y en coordinación con la Dirección General de Función Pública del MHCP, debe elaborar y actualizar un manual de descripciones de puestos, teniendo como base una estructura orgánica aprobada por la Presidencia de la Asamblea Nacional. No.5) El Manual de Descripciones de Puestos deberá describir las funciones que realizan los funcionarios y empleados por puesto de trabajo, su dependencia jerárquica y puestos subordinados, el detalle de los requisitos del puesto, las competencias y la interrelación tanto interna como externa. 2.3

REQUERIMIENTO YSELECCIÓN DE PERSONAL

No.6) El reclutamiento y selección de personal, en la consecución de recursos humanos para la organización, deberán entenderse como dos fases del proceso de provisión de puestos. •

El reclutamiento es el proceso de búsqueda y captación amplia de personas, con el propósito de disponer de candidatos que reúnan los requisitos para optar a una plaza vacante.

•

La selección es el proceso mediante el cual se elige entre los candidatos, a la persona idónea para desempeñar el puesto, donde debe establecerse como condición predominante que el aspirante llene los requisitos exigidos en el perfil de puestos, considerando los impedimentos legales y éticos para el desempeño de los mismos por razón de parentesco u otros motivos.

No.7) La División de Recursos Humanos, dentro del proceso de selección, deberá vigilar que el aspirante al puesto no tenga antecedentes que pongan en duda su moralidad y honradez o que haya sido sancionado legalmente por perjuicio en contra del Estado o la empresa privada

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

19

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA o por negligencia manifiesta en el desempeño de un puesto anterior, dentro de los tres años precedentes a la fecha en que se califiquen sus requisitos para optar al puesto. No.8) En los procesos de selección y contratación de personal que sean pagados con recursos provenientes de financiamiento o donaciones externas, se procederá conforme lo establecido en los convenios firmados entre la Asamblea Nacional y los Organismos o Gobiernos; en el caso que dichos convenios no regulen este aspecto, se regirá por lo establecido en la Ley de Servicio Civil y de la Carrera Administrativa. No.9) Se constituirá un Comité de Selección para cada unos de los procesos de provisión que se realicen, que garantizará el cumplimiento de los principios y objetivos de la provisión de puestos. La actuación de este comité será determinada por el Presidente de la Asamblea Nacional y estará integrado por: a. Un representante de la División de Recursos Humanos. b. Un representante del área donde se ubica la plaza a provisionar. c. Un funcionario o empleado del área con suficiente calificación técnica y conocimientos amplios de las funciones y particularidades del puesto. d. Un delegado del o los Sindicato(s) o representante de los funcionarios y empleados. No.10) Se deben desarrollar actividades de inducción u orientación para el personal de nuevo ingreso o que asuma nuevas responsabilidades, con el propósito de facilitar su adaptación, integración, motivación y compromiso, propiciando su desempeño efectivo en corto plazo. 2.4

REGISTROS Y EXPEDIENTES

No.11) Para el registro y control de expedientes laborales se deberá considerar el manejo, acceso y utilización de la información de los recursos humanos, que permite capitalizar la misma y dirigirla en el sentido de un mejor aprovechamiento de las potencialidades de desarrollo del personal. No.12) Para cada empleado contratado en la Asamblea Nacional, la División de Recursos Humanos deberá organizar un expediente personal. Los expedientes se archivarán en orden alfabético, manteniéndose archivos separados para los empleados activos y los inactivos o ex empleados. No.13) Todos los documentos que formen parte del expediente deberán foliarse para efectos de control. Para cada expediente se deberá elaborar una hoja resumen de los documentos que contiene, la cual tiene que recoger y mostrar los datos y eventos más relevantes de la vida laboral del empleado, facilitando a la vez la búsqueda y provisión expedita de información en casos de consultas. No.14) En el expediente de cada empleado se deberán incorporar los siguientes documentos: i. ii. iii. iv. v.

Hoja de solicitud de empleo y su Currículum Vitae con fotografía actualizada. Fotocopia de la cédula de identidad. Fotocopias de títulos profesionales y/o técnicos; cursos y seminarios recibidos. Contrato original suscrito con la institución. Acta de Selección y/o Nombramiento.

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

20

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA vi. vii. viii. ix. x. xi.

Pruebas de selección aplicada. Hoja de verificación de antecedentes y referencias personales. Carnet del INSS, Notificación de ingreso al INSS y Cédula de inscripción al seguro social, de no estar asegurado, Hoja de Control del Proceso de Inducción y Formato de Control de Vacaciones. Otra documentación que a juicio de la División de Recursos Humanos, sea considerada relevante y la haya solicitado en su oportunidad, tales como: o Constancias de trabajos anteriores. o Cartas de recomendación personal. o Certificado de salud.

No.15) Durante la vida laboral del empleado, el expediente deberá actualizarse en la División de Recursos Humanos con copia de los documentos que evidencien las siguientes situaciones: i. ii. iii. iv. v. vi. vii. viii. ix. x. xi.

Movimientos de personal (promociones y transferencias). Vacaciones descansadas o pagadas. Permisos y licencias. Reposos y subsidios médicos (enfermedad, incapacidad o maternidad para personal femenino). Resultados de exámenes médicos efectuados. Incentivos y estímulos recibidos. Amonestaciones y sanciones disciplinarias aplicadas. Diplomas y certificados de capacitaciones recibidas. Compromisos de deducciones voluntarias (préstamos, convenios, etc.). Embargos alimenticios y judiciales. Evaluaciones al desempeño aplicadas.

No.16) La División de Recursos Humanos tendrá la responsabilidad exclusiva de controlar y manejar actualizados los expedientes; así como resguardar y restringir su acceso. A los expedientes laborales tendrán acceso únicamente las siguientes personas: i. ii. iii. iv. v. 2.5

El servidor público relacionado al expediente. El Director y personal técnico de la División de Recursos Humanos. Las autoridades superiores. Los Directores y/o Jefes de Unidades Administrativas, cuando se requiera la revisión del expediente con fines de traslado y/o promoción. Auditoría Interna cuando el caso lo requiera.

CAPACITACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS

No.17) Debe ser política de la Asamblea Nacional promover entre sus empleados el desarrollo de capacidades profesionales, técnicas y personales, con base en los intereses de la institución, a fin de elevar su nivel de desempeño y brindar un mejor servicio a la ciudadanía, mediante el otorgamiento de becas y permisos para estudio. No.18) Cada servidor público es responsable de mantener actualizados sus conocimientos, sin embargo deberán existir programas concretos de entrenamiento y capacitación de acuerdo a

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

21

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA las necesidades de la institución, y corresponde a todos los jefes de las áreas que conforman la institución promoverla. No.19) La formación y capacitación de los servidores públicos de la Asamblea Nacional debe responder a un plan organizado, dinámico y coherente con la misión, objetivos y valores de la institución. No.20) La Normativa del Sistema de Capacitación para los servidores públicos de la Asamblea Nacional y del Plan de Becas regularán el proceso de capacitación técnico-profesional del personal, el funcionamiento de la Comisión de Becas y definirá los mecanismos para solicitar y autorizar las becas, así como las obligaciones asociadas que asumirá el personal capacitado. No.21) Se conformará la Comisión de Becas de la Asamblea Nacional que dará cumplimiento al marco regulatorio que garantiza el efectivo cumplimiento del compromiso de la Asamblea Nacional de promover y contribuir al desarrollo técnico profesional de todos los trabajadores. Estará integrada por: 1. Responsable de la División de Recursos Humanos o su delegado. 2. Responsable de la División de Finanzas o su delegado. 3. Un representante de cada uno de los Sindicatos debidamente acreditados. No.22) La División de Recursos Humanos preparará y presentará a la Comisión de Becas, el Plan Anual de Capacitación. No.23) Será la División de Recursos Humanos, quien recibirá y registrará las solicitudes de becas del personal y/o de los jefes de área, para someterlo a autorización ante la Comisión de Becas. No.24) La División de Recursos Humanos será la responsable de darle el seguimiento necesario al rendimiento de los becarios, informar a las instancias superiores, de registrar los avances hasta la conclusión de los estudios y obtener copia de las certificaciones emitidas por el centro de estudio. No.25) El servidor público de la Asamblea Nacional, que sea beneficiado con una beca de estudios, deberá firmar un compromiso, donde se estipulen los deberes, derechos y sanciones, previo a la inscripción en el centro de estudio correspondiente. No.26) La Comisión de Becas conocerá y recomendará la aplicación de cualquier sanción por incumplimiento del compromiso del becario. 2.6

REMUNERACIONES

No.27) La Asamblea Nacional, como primer Poder del Estado, definirá los mecanismos para retribuir debidamente a su personal, respetando los principios de igualdad, equidad y competitividad establecidos en el Artículo 30 de la Ley 476, Ley del Servicio Civil y de la Carrera Administrativa, orientado en que a iguales niveles de responsabilidad y complejidad del puesto le corresponda similar remuneración, de manera que motive al personal a realizar su mejor esfuerzo y afianzar su lealtad y permanencia en la institución, con el propósito de retener la inversión que se hace en capacitación y así capitalizar la experiencia del recurso más valioso que tiene la institución como son los recursos humanos.

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

22

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA No.28) En el establecimiento de escalas remunerativas adecuadas se considerará lo establecido en la Ley 476, Ley del Servicio Civil y de la Carrera Administrativa, la cual toma en consideración que la fundamentación de las formas de retribución descanse en el Sistema de Clasificación de Puestos respetando los principios de igualdad, equidad y competitividad. No.29) Los cálculos de las diferentes nóminas deben ser revisados en detalle por el área de finanzas / contabilidad antes de autorizarse la emisión del cheque y el pago a los empleados, al mismo tiempo se debe realizar un análisis mensual de las variaciones en el importe total de la nómina y explicar las diferencias. No.30) En el caso de la nómina fiscal, se introducen los movimientos mensuales en el Sistema de Nómina Fiscal (SNF) del MHCP. Cualquier cambio significativo requiere de previo la autorización de la Dirección General de Función Pública del MHCP. No.31) Los empleados deben evidenciar el haber recibido su salario a conformidad, firmando la nómina o un documento equivalente. Cuando el servidor público no pueda retirar personalmente su salario podrá delegar a un tercero, quien deberá estar acreditado mediante carta-poder. No.32) Si es el caso, los sueldos no reclamados en Caja deben ser guardados por el Cajero un máximo de 72 horas, después del cual deben ser depositados en la cuenta corriente bancaria que corresponda. Debe prepararse un informe por los salarios no reclamados y remitirlo a la División de Finanzas con la minuta de depósito adjunta. No.33) La asignación económica a favor de los Diputados por el ejercicio de sus funciones será la que se determine en el Presupuesto General de la República y otras leyes de la materia. Para las asignaciones y haberes de los Diputados, la Asamblea Nacional emitirá una normativa específica. No.34) El pago de horas extras, viáticos de alimentación y de transporte, dentro y fuera del país, se regirá por normativas específicas, que la Presidencia de la Asamblea Nacional emitirá conforme las normas y procedimientos de ejecución y control presupuestario emitidas por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público (MHCP). No.35) Prestamos y Adelanto de Salarios2 • La Asamblea Nacional otorgará a sus trabajadores préstamos personales y adelantos de salario conforme la disponibilidad de recursos y según lo establecido en el convenio colectivo, la legislación vigente y la normativa establecida para su regulación. • El Comité de Préstamos será responsable de autorizar las solicitudes conforme la disponibilidad de fondos y los procedimientos establecidos en el reglamento autorizado por la Presidencia de la Asamblea Nacional. • El Comité estará integrado por los siguientes funcionarios o sus delegados debidamente acreditados. a) Responsable de la División de Finanzas. 2 Clausula 26 del Convenio Colectivo

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

23

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA b) Responsable de la División de Recursos Humanos. c) Los Representantes de los Sindicatos firmantes del Convenio Colectivo. 2.7

PROHIBICIÓN DE RECIBIR BENEFICIOS DIFERENTES A LOS PACTADOS

No.36) Deberá entenderse por actuación del empleado, la obligación de éste en el desempeño de sus funciones, actuando apegado a las disposiciones legales establecidas y a los códigos de ética, normas y reglamentos que su profesión o especialidad demanden. No.37) No podrá recibir ningún beneficio ajeno a la Asamblea Nacional que pueda vincularse como pago por el servicio que está obligado a prestar, por un acto inherente al cargo para el cual fue contratado. No.38) Con base al sueldo, salario o cualquier otra forma de retribución pactada con la Asamblea Nacional, el funcionario o empleado está obligado a cumplir sus funciones con oportunidad, honradez y rectitud, sin buscar o recibir otros beneficios personales vinculados al desempeño de sus funciones. No.39) No se podrán desempeñar puestos sin recibir la retribución pactada u oficial que corresponde al empleo y su nivel de complejidad, ni recibir asignaciones por puestos no desempeñados. No.40) Se hace acreedor de sanciones conforme lo establece la Ley de Probidad de los Servidores Públicos y otras leyes en la materia, de comprobarse que un funcionario o empleado busca la obtención de un beneficio particular, sea este pecuniario, favores, tráfico de influencias o de otro tipo, por realizar la labor que está en la obligación de brindar. 2.8

PROHIBICIÓN DE ACUMULACIÒN DE CARGOS PÚBLICOS

No.41) Ningún funcionario o empleado de la Asamblea Nacional podrá ejercer más de un puesto, ni deberá de percibir más de un sueldo del Presupuesto Consolidado del Sector Público, con excepción de los casos previstos en las disposiciones legales vigentes. No.42) El personal que labora en la Asamblea Nacional no podrá desempeñar en la institución otro cargo remunerativo como empleado o como consultor, aunque en este último caso, fuera una consultoría que no requiere dedicación de tiempo completo y que podría ser desarrollada o contribuir con ella en horas posteriores a las horas laborables o fin de semana. Las concomitancias de estas actividades extraordinarias estarán sujetas a lo dispuesto en las leyes respectivas, especialmente a lo que para estos efectos señala la Ley 476, Ley del Servicio Civil y de la Carrera Administrativa. 2.9

ACTUACIÓN DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS

No.43) El empleado o funcionario de la Asamblea Nacional está obligado a cumplir sus deberes con responsabilidad, diligencia, honestidad, rectitud y ética, de tal manera que su actuación mantenga o mejore el prestigio de la institución, de sus funcionarios y empleados en general. No.44) Los servidores públicos de la Asamblea Nacional, que por razón de la naturaleza de sus ocupaciones precisen mantenerse eventualmente fuera de las instalaciones de la institución durante horas laborables, deben destinar ese tiempo a las actividades propias del cargo, dentro de lo que establece el sentido de ética y responsabilidad que conlleve el desempeño de su puesto de trabajo.

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

24

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA No.45) Corresponde a los jefes inmediatos realizar llamados de atención, orales o escritos, a sus subordinados cuando incumplan con la disciplina laboral. Cuando la falta se considere grave o muy grave, el jefe inmediato preparará un informe debidamente soportado y lo remitirá a la División de Recursos Humanos, solicitando el inicio del proceso disciplinario3 correspondiente. No.46) Para el inicio del proceso disciplinario, el jefe inmediato donde labore el servidor público afectado, deberá dentro de los diez días hábiles siguientes de haber tenido conocimiento del hecho, preparar un informe escrito indicando los medios de prueba y el criterio de porqué el hecho constituye falta y por lo tanto solicita el inicio de un proceso disciplinario, y remitirlo a la División de Recursos Humanos, enviando copia del informe al servidor público. 2.10

CONTROL DE ASISTENCIA Y PUNTUALIDAD

No.47) La División de Recursos Humanos establecerá procedimientos para el control de asistencia que permitan asegurar la puntualidad y permanencia en los sitios de trabajo de los servidores públicos. Corresponde al jefe inmediato superior, ejercer el control y reportar a la División de Recursos Humanos, las faltas. No.48) Todo empleado está en la obligación de marcar su entrada y salida de la institución, de no hacerlo por causa justificada, es su responsabilidad notificar a la División de Recursos Humanos por escrito con el visto bueno de su superior inmediato, de no hacerlo se considerará como un acto de indisciplina. No.49) La responsabilidad del control de asistencia y puntualidad de los empleados que por disposición superior o por características propias de la actividad que realicen, no marquen o no se anoten en los dispositivos para tal efecto, es del jefe inmediato, quién está obligado a informar a la División de Recursos Humanos. No.50) Para toda promoción a un empleado, un elemento importante a considerarse será el comportamiento histórico de su puntualidad en la jornada laboral y asistencia. 2.11

VACACIONES

No.51) La División de Recursos Humanos será la responsable de llevar el control de las vacaciones de todo el personal, semestralmente pasará a cada unidad administrativa, un resumen del estado de vacaciones del personal que conforma dicha unidad administrativa. No.52) Es responsabilidad de cada Jefe de unidad administrativa, programar en conjunto con cada servidor público el disfrute de sus vacaciones, en apego a la ley de la materia y a la política institucional respectiva; de forma tal, que no se interrumpan las actividades del área. No.53) El derecho a las vacaciones no admite compensación monetaria, excepto cuando el Servidor Público se retire definitivamente de la Asamblea Nacional. No.54) Las vacaciones acumuladas no prescriben ni dejan de acumularse, mientras el trabajador permanece activo en la institución, solo podrán reducirse o saldarse con el disfrute efectivo de las mismas. En caso de retiro del servidor público por cualquier causa, se le deberá pagar sus vacaciones no disfrutadas, este derecho es irrenunciable e imprescriptible. 3 Art.56 de la Ley del Servicio Civil y de la Carrera Administrativa.

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

25

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA No.55) Cuando el personal solicite un día a cuenta de vacaciones, los jefes podrán otorgárselo y notificar por escrito a la División de Recursos Humanos, donde se registrará el día solicitado a cuenta de vacaciones. No.56) Los días solicitados por el servidor público como permisos administrativos, no contemplados en el convenio colectivo, serán deducidos de las vacaciones acumuladas de éste. 2.12

ROTACIÓN DE PERSONAL

No.57) La CGR define que cada Entidad establecerá, en forma sistemática, la rotación de los servidores públicos vinculados con las áreas de administración, registro y custodia de bienes y recursos, que en dicha rotación se deberá consultar la capacitación necesaria de los servidores públicos rotados para que puedan desempeñarse con eficiencia en los nuevos puestos. 2.13

CAUCIÓN

No.58) La Máxima Autoridad de la Asamblea Nacional en base a recomendaciones de las instancias de supervisión correspondientes, definirá de conformidad con el análisis de riesgo, disposiciones legales vigentes y reglamentos internos, las actividades que requieran ser garantizadas con una fianza para la protección de los recursos bajo la responsabilidad de los funcionarios públicos. Para tal efecto, fijará en cada caso el monto adecuado de la misma que deberá contratarse con una compañía de seguros y asignará los recursos necesarios para su ejecución. No.59) Las áreas de riesgo más visibles que pueden ser objeto de esta situación son las pertinentes a Caja y Tesorería, Inventario, Compras, Manejo de Fondos o de Proyectos, etc. 2.14

SEGURIDAD SOCIAL

No.60) La Asamblea Nacional está comprometida a cumplir con las disposiciones legales vigentes establecidas en la Ley de Seguridad Social y proporcionar las condiciones y materiales de trabajo adecuados conforme la actividad a desarrollar por cada puesto, velando por la protección integral al trabajador de las condiciones derivadas de su actividad laboral. No.61) Es obligación de la Asamblea Nacional inscribir a sus trabajadores en el Instituto de Seguridad Social, así como comunicar los cambios en su personal y en las remuneraciones dentro de los plazos y términos establecidos. No.62) La institución deberá velar por que los pagos de las cotizaciones tanto de orden patronal como laboral, que establece el seguro social, se encuentren permanentemente al día de tal manera que el trabajador esté en condiciones de recibir la atención requerida cuando la solicite. No.63) El Presidente de la Asamblea Nacional mediante resolución administrativa, reglamentará el funcionamiento del Comité de Salud, el cual velará por la correcta entrega de los beneficios de salud al personal en cumplimiento del convenio colectivo. El Comité estará integrado por: a) Un delegado de la División de Recursos Humanos. b) Un delegado de la División de Finanzas. c) Un representante de cada uno de los Sindicatos suscriptores del convenio colectivo.

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

26

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA d) El médico de la institución, quien será a su vez asesor especialista del comité. No.64) Los requerimientos médicos que demande el personal se atenderán a través de las Empresas Médicas Previsionales del INSS y Clínica de la Asamblea Nacional. No.65) La Asamblea Nacional otorgará beneficios sociales estipulados en el Convenio Colectivo relacionados a: • • • • •

Atención médica primaria. Reembolsos de gastos médicos. Trascripciones de recetas médicas. Anteojos. Atención Odolontológica.

No.66) La Asamblea Nacional contratará póliza de seguro de vida que cubre en caso de muerte y de accidente laboral del personal, conforme la disponibilidad presupuestaria. 2.15

EVALUACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS

No.67) Los funcionarios del servicio directivo son responsables de la “gestión del desempeño” del personal subordinado, orientado al cumplimiento de las metas y consecución de los objetivos del área específica y de la institución. No.68) La evaluación de los recursos humanos debe ser un proceso y no un evento particular en el tiempo. Para dar cumplimiento a la Ley de Servicio Civil yde la Carrera Administrativa, se deben efectuar evaluaciones periódicas, para medir el desempeño de los servidores públicos, en los puestos asignados, comparando con los niveles de eficiencia previamente establecidos para cada función, tarea o actividad. No.69) Previo a la evaluación debe asegurarse una definición clara del desempeño esperado, para que el evaluado sepa hacia dónde dirigir sus esfuerzos. Ésta se basa en la valoración de dos parámetros fundamentales. 1. Objetivos cuantitativos: Son los resultados concretos que la institución establece a cada funcionario o empleado, los cuales deben ser medibles y alcanzables. 2. Objetivos cualitativos: Son las competencias o características y comportamiento personal requerido para el desempeño efectivo de un puesto. No.70) Los resultados de la evaluación al desempeño deben servir para la aplicación de reconocimientos, premios, incentivos, sanciones, corregir situaciones problemáticas, recomendar capacitaciones, garantizar la permanencia en el puesto, definir promociones, mejorar el salario o recomendar la democión o retiro de los servidores públicos. La evaluación del desempeño es crucial para mejorar la motivación en el trabajo. No.71) El evaluado debe recibir una explicación de los resultados de su evaluación y puede recurrir de revisión y apelación en contra de los resultados de su evaluación y de las consecuencias que de ella deriven. No.72) El método de evaluación que utilice la institución deberá considerar lo siguiente:

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

27

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA i.

Enterar al servidor púbico de sus funciones, los objetivos y resultados por los cuales trabajará.

ii.

Explicar, y cuando aplique, entregar las herramientas que el superior jerárquico le aporta al servidor público para un cabal desempeño de sus funciones, incluido el entrenamiento y la capacitación, si son necesarios.

iii.

Definición de fechas en las cuales se revisará el avance en el cumplimiento de objetivos y metas, para tomar acciones correctivas en conjunto y mejorar el desempeño.

iv.

Cumplir con los cronogramas para evaluar el desempeño, teniendo cuidado de escuchar al funcionario o empleado y considerar sus puntos de vista para el mejoramiento del desempeño.

v.

El proceso de evaluación debe incluir una reunión al final de cada año o período de gestión concertado con el servidor público, la cual deberá documentarse, obteniéndose la conformidad del empleado y dejando evidencia de las distintas reuniones que se cumplieron durante el año, para mejorar la calidad del desempeño y los resultados obtenidos en el proceso de supervisión.

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

28

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA III.

PLANEACION Y PROGRAMACIÓN

Normas Relacionadas III.1

REQUERIMIENTO GENERAL

Se planificará el uso, conservación y custodia de los recursos humanos, materiales y financieros requeridos para ejecutar las operaciones. La planeación constituye la base para llevar a cabo las acciones administrativas y financieras y debe ser: 1. Oportuna 2. Permanente 3. Flexible y 4. Sujeta a evaluación periódica. Las Entidades deberán preparar planes estratégicos para su desarrollo institucional los cuales consideren períodos entre tres y cinco años y estén basados en el análisis de sus debilidades y oportunidades, amenazas y fortalezas para el cumplimiento de su misión. Los planes estratégicos deberán quedar formalizados por escrito a más tardar 180 días, a partir de la vigencia de este Acuerdo. Lo anterior, sin perjuicio de las metodologías de planeación y programación que utilice la Entidad durante el período de ajuste a las NTCI. De igual forma, basados en la Planeación Estratégica, deberán programar sus operaciones anuales, a más tardar en el mes de Agosto de cada año y como única base para la formulación del proyecto de presupuesto anual. Dicha programación deberá constar por escrito. Tanto la Planeación Estratégica como la programación de operaciones debe ser el resultado del trabajo conjunto de los Ejecutivos y sus Colaboradores en las distintas Unidades Organizacionales. III.2

MARCO NORMATIVO

La Planeación Estratégica y la Programación de Operaciones deberán ser concordantes: 1.

Con las estrategias y políticas definidas por los Sistemas Nacionales de Planificación e Inversión Pública.

2.

Las Normas Básicas y el marco de mediano y largo plazo para formular los programas de operación y los presupuestos de las Entidades que establezca el Organismo Rector correspondiente.

3.

Otras Normas sobre planeación y programación.

III.3

PROGRAMACIÓN INTEGRAL

La programación de operaciones de cada Entidad será integral e incluirá, por lo tanto, las operaciones de funcionamiento, de preinversión e inversión. III.4

PROGRAMACIÓN DE INVERSIONES

La programación de inversiones debe responder a los objetivos de cada Entidad, con proyectos compatibilizados con las políticas sectoriales y regionales, de acuerdo con las normas del Sistema Nacional de Inversión Pública. III.5

DEFINICIÓN CONCRETA DE LOS RESULTADOS

Los resultados que se deseen alcanzar en un periodo dado por las operaciones que se programen en desarrollo de los objetivos de la Entidad, se concretarán en metas cuantitativas o cualitativas, según corresponda. III.6

MEDIOS DE VERIFICACIÓN DE LOS RESULTADOS

En la programación de operaciones para una vigencia determinada se deberán indicar con claridad los medios de verificación de los resultados que se desean alcanzar. III.7

CONDICIONANTES

Cuando existan condicionantes externas que se estime que podrán afectar el logro de los resultados que se desean alcanzar, dichas condicionantes deberán indicarse con claridad en la programación de operaciones relacionándolas con el correspondiente resultado. III.8

MEDIOS Y RECURSOS A UTILIZAR

La programación de operaciones contemplará los requerimientos de recursos humanos y materiales necesarios para alcanzar las metas. III.9

RESPONSABLES DE LOS RESULTADOS DE LAS OPERACIONES PROGRAMADAS

Se señalará en la programación de operaciones los responsables de cada una de las metas o resultados que se desean alcanzar. III.10 DETERMINACIÓN DE POLÍTICAS INTERNAS PARA LA EJECUCIÓN Y EVALUACIÓN DE LAS OPERACIONES PROGRAMADAS. Deberán establecerse mediante documento escrito, las políticas a aplicarse en la ejecución de las operaciones programadas, a efecto de permitir el desarrollo de procedimientos a emplear y para la evaluación interna de las mismas, incluyendo los estándares planeados de gestión o eficiencia

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

29

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA Normas adaptadas a la Planeación y Programación de la Asamblea Nacional 3.1

REQUERIMIENTO GENERAL

No.1) Se planificará el uso, conservación y custodia de los recursos humanos, materiales y financieros requeridos para ejecutar las operaciones. La planeación constituye la base para llevar a cabo las acciones administrativas y financieras y debe ser oportuna, permanente, flexible y objeto de evaluación periódica. No.2) Tanto la Planeación Estratégica como la programación de operaciones deben resultar del trabajo conjunto de las autoridades, funcionarios y colaboradores de todos los niveles: a.

La planeación estratégica y la programación de operaciones deben ser concordantes con las líneas estratégicas y políticas definidas por las máximas autoridades y el marco sectorial de mediano plazo para formular los objetivos estratégicos y los presupuestos.

b.

La programación de operaciones será integral e incluirá las operaciones de funcionamiento, de preinversión y de inversión, y debe responder a los objetivos de la institución.

c.

Los resultados esperados en un período dado, correspondientes a las operaciones que se programen en atención a los objetivos, se expresarán en indicadores de gestión, cuantitativos, verificables objetivamente.

d.

En la programación de operaciones para una vigencia determinada, se deberán indicar con claridad los medios de verificación de los resultados deseados.

e.

Cuando existan condicionantes externas que se estime que podrán afectar el logro de los resultados deseados, deberán indicarse con claridad en la programación de operaciones, relacionándolas con el correspondiente resultado.

f.

La programación de operaciones contemplará los requerimientos de recursos humanos y materiales necesarios para alcanzar los resultados esperados.

g.

La programación de operaciones debe identificar a los funcionarios responsables de cada una de los resultados deseados.

h.

Deberán documentarse explícitamente las políticas a aplicarse en la ejecución de las operaciones programadas, a efecto de permitir el desarrollo de los procedimientos y la evaluación interna, incluyendo los estándares planeados de gestión o eficiencia. Instrumentos que guían la planificación Plan Estratégico Institucional (PEI) Plan de Acción Planes Operativos Anuales (POA’s) Planes de Trabajo Plan Individual de Trabajo (Servidor Público)

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

30

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA No.3) En el Plan Estratégico Institucional, es donde debe plasmarse la dirección estratégica de la institución, sin embargo como estos planes son diseñados pensando en el largo plazo, es necesario especificar en un plan más detallado, lo que se propone realizar a un año plazo. Este plan detallado para un año es el que denominamos POA o Plan Operativo Anual. No.4) Si bien un buen POA debe realizarse con participación de los Directores y Responsables de área, éste debe ser revisado por la División de Fortalecimiento Institucional, a través del área de Planificación, para garantizar que las acciones propuestas se encuentren alineadas con el Plan Estratégico Institucional (PEI). No.5) Una vez aprobado el POA, cada Dirección o División debe conocer de los recursos asignados, que se controlan a través del MHCP. La División General de Asuntos Administrativos debe ser la encargada de consolidar y gestionar la aprobación definitiva de los presupuestos de las Direcciones y Divisiones, ante la Junta Directiva de la Asamblea Nacional, garantizando que la suma de los presupuestos no sea mayor que el presupuesto total de la institución. No.6) Como elemento de control, la División General de Asuntos Administrativos debe dar su visto bueno cada vez que por razones de operación, sea necesario realizar una reasignación de partidas presupuestarias. Con esto se logrará que los cambios realizados en el transcurso de la ejecución, mantengan su congruencia con el PEI. No.7) El proceso de elaboración del PEI debe seguir una secuencia de pasos lógicos, tal cual se ilustra en el gráfico a continuación: GRÁFICO DEL PROCESO DE PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL

CICLO DE LA  PLANIFICACIÓN

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

31

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA No.8) El proceso de Planificación Estratégica Institucional debe iniciarse con un diagnóstico institucional mediante los métodos de análisis “Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas” o Análisis FODA y Modelo de las 7s, que de como resultado la comprensión objetiva de la situación actual de la institución, internamente y del entorno, y el análisis de las restricciones de la misma, las cuales van a estar determinadas principalmente por los aspectos de realidad presupuestaria y de infraestructura, entre otros. Los resultados del diagnóstico serán la base para proponer las “Líneas Estratégicas” de la institución, las cuales son el producto de comparar los resultados con los propósitos fundamentales de la organización (visión y misión) y sus estrategias. 3.2

MARCO NORMATIVO

No.9) La Planificación Estratégica y la Programación de Operaciones Anual deberán ser concordantes en cuanto a: • • • 3.3

Las líneas estratégicas y políticas definidas por las Máximas Autoridades de la Asamblea Nacional, en cuanto a la misión encomendada a la institución. Las normas básicas y el marco sectorial de mediano plazo para formular el programa de operación y el presupuesto anual de la institución. Otras normas sobre planeación y programación que dicte la Máxima Autoridad.

PROGRAMACIÓN INTEGRAL

No.10) Desde un enfoque integral, se debe cumplir con la misión de la Asamblea Nacional. Al elaborar sus planes operativos, se deberá velar por que dicha programación sea integral y de acuerdo al Plan Estratégico Institucional el cual tiene que ser aprobado por la máxima autoridad, y que en los planes operativos se incorporen todos los programas y proyectos que se van a desarrollar durante el período. 3.4

PROGRAMACIÓN DE INVERSIÓN

No.11) Las inversiones de la Asamblea Nacional deberán responder a la consecución de los objetivos estratégicos. 3.5

DEFINICIÓN CONCRETA Y MEDIOS DE VERIFICACIÓN DE RESULTADOS

No.12) Los resultados que la institución pretende alcanzar en un período dado, se concretarán en indicadores cuantitativos. No.13) Para alcanzar los objetivos expresados en su Plan Estratégico Institucional, se deberán desarrollar las operaciones por unidad administrativa, estableciendo resultados esperados y los requerimientos de recursos, dentro de un período determinado. Estos resultados deberán expresarse de forma cuantitativa mediante la definición de indicadores, que posibiliten medir los logros, además se deberán indicar con claridad los medios de verificación. 3.6

CONDICIONANTES

No.14) Cuando existan condicionantes externas que puedan afectar el logro de los resultados, deberán indicarse con claridad en la programación de operaciones, relacionándolas con el correspondiente resultado.

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

32

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA 3.7

MEDIOS Y RECURSOS A UTILIZAR

No.15) La programación de operaciones que desarrolle la Asamblea Nacional, deberá contemplar los requerimientos de recursos humanos y materiales necesarios para alcanzar las metas. Al elaborar el Plan Estratégico Institucional y los Planes Operativos Anuales, y establecer los componentes de los ejes de inversión, deberán considerarse además de los objetivos específicos y estratégicos, los resultados esperados, los supuestos, los indicadores, las actividades, las tareas y los medios de verificación. 3.8

RESPONSABLES DE LOS RECURSOS DE LAS OPERACIONES PROGRAMADAS

No.16) En los Planes Operativos Anuales se definirán los responsables que estarán a cargo de la ejecución de las actividades, las tareas a desarrollar, los resultados que se pretenden alcanzar ylos indicadores, los que deben permitir su medición para efectos de evaluación de resultados. 3.9

POLÍTICAS INTERNAS PARA LA EJECUCIÓN Y EVALUACIÓN PROGRAMADAS.

No.17) Se deberán establecer mediante documento escrito, las políticas a aplicarse en la ejecución de las operaciones programadas, a efecto de permitir el desarrollo de procedimientos para su evaluación interna, incluyendo los estándares de gestión o eficiencia planeados. En correspondencia con las líneas estratégicas, se deberá elaborar su Plan Estratégico trianual o quinquenal y sus correspondientes Planes Operativos Anuales, así como también el desarrollo de sus políticas que deben estar aprobadas por la máxima autoridad de la institución. No.18) Todos estos planes e instrumentos deben ser formalmente elaborados con la participación de las distintas unidades administrativas que ejecuten la planificación institucional, debiendo ser discutidos en el tiempo de su desarrollo y contando con información consistente y documentada.

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

33

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA IV.

PRESUPUESTOS.

Normas relacionadas IV.1

RESPONSABILIDAD POR EL CONTROL PRESUPUESTARIO

a.

Se establecerán y mantendrán controles necesarios en los Sistemas de Administración Financiera y Presupuestaria, a fin de asegurar el cumplimiento requerido en todas las fases del presupuesto, de acuerdo con la ley general del presupuesto, normas y procedimientos de ejecución presupuestaria establecidas por el Organismo Rector correspondiente.

b.

También deberá adoptar las acciones correctivas derivadas del control y evaluación del presupuesto, que efectúe el Organismo Rector correspondiente y la CGR.

IV.2

BASES PARA LA FORMULACIÓN DEL PRESUPUESTO

Todas las instituciones incluirán en sus presupuestos los posibles ingresos, compromisos y gastos, en relación con sus actividades específicas contempladas en la programación anual de sus operaciones. IV.3

FINANCIAMIENTO DE LA EJECUCIÓN PASIVA DEL PRESUPUESTO

Las Entidades que se financien con recursos provenientes de tributación, aportes a la seguridad social y otros aportes, regalías o transferencias de los Tesoros del Estado, sujetarán sus gastos totales a la disponibilidad de sus recursos, a las condiciones del financiamiento debidamente contraído y a los límites legales presupuestarios, no pudiendo transferir gastos de inversión a funcionamiento. Las Entidades con autonomía de gestión y de patrimonio, cuyos ingresos provengan exclusivamente del cobro de precios por venta de bienes o tarifas por prestación de servicios, financiarán con tales ingresos sus costos de funcionamiento, el aporte propio del financiamiento para sus inversiones y el servicio de su deuda. Sus presupuestos son indicativos de sus operaciones de funcionamiento e inversión. IV.4

CONTROL PREVIO AL COMPROMISO

Los Servidores Públicos designados para decidir la realización de un gasto y aquellas que conceden la autorización respectiva, verificarán previamente que: 1.

La transacción corresponda al giro o actividad de la Entidad y conforme el presupuesto, planes y programas;

2.

El procedimiento propuesto para su ejecución sea el apropiado;

3.

La Entidad está facultada para llevarla a cabo y no existan impedimentos legales sobre la misma;

4.

En el presupuesto existan las disponibilidades correspondientes.

IV.5

CONTROL PREVIO A LA OBLIGACIÓN

Los Servidores Públicos designados para aceptar una obligación como resultado de la recepción de bienes, servicios u obras, verificarán previamente a este reconocimiento y autorización que: 1.

La documentación cumpla los requisitos legales;

2.

La autenticidad del documento o factura y que no contenga errores aritméticos o datos falsos;

3.

La cantidad y calidad de los bienes, servicios u obras recibidos corresponden a las que se autorizaron y sean los mismos que se describen en el documento que evidencia la obligación;

4.

La transacción no varíe significativamente con respecto a la propiedad, legalidad y conformidad con el presupuesto definido al momento del control previo al compromiso.

IV.6

REGISTRO Y EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA

Toda Entidad llevará un sistema de registro apropiado para el control de la ejecución presupuestaria, para lo cual deberá existir una Unidad o un responsable de tales registros que controlará el comportamiento de la ejecución financiera del Presupuesto. Sólo podrá darse curso a gastos con la certificación del área de control presupuestario de que existe la partida correspondiente y con saldo suficiente al momento de la operación. IV.7

CONTROL DURANTE LA EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO

Los Servidores Públicos encargados del manejo de la ejecución presupuestaria deberán efectuar evaluaciones constantes sobre el grado de cumplimiento de los objetivos, con relación a los fondos en avance y los gastos ejecutados, a fin de evitar que estos últimos excedan de las asignaciones presupuestarias. IV.8

ESTADO DE EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA

Se deberán preparar estados semanales, mensuales y anuales de ejecución presupuestaria que incluyan información sobre las partidas asignadas inicialmente en el presupuesto, los ajustes por adiciones o disminuciones autorizadas, los saldos ajustados, los recursos devengados o liquidados, los cobros o recaudos realizados, los saldos de recursos por cobrar, los gastos devengados y pagos realizados, los saldos de obligaciones o gastos devengados no pagados, los saldos por ejecutar y, cuando existan, los compromisos contingentes.

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

34

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA IV.9

EVALUACIÓN DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA

Se evaluará la ejecución del presupuesto tanto en forma periódica, durante la ejecución, como al cierre del ejercicio, e informarán los resultados de la ejecución físico-financiera al Organismo rector correspondiente. IV.10 CIERRE DEL EJERCICIO PRESUPUESTARIO Las cuentas del Presupuesto de Recursos y Gastos, se cerrarán al 31 de diciembre de cada año y con posterioridad a esta fecha no se podrán asumir compromisos ni devengarse gastos con cargo a las apropiaciones presupuestarias del ejercicio que se cierra. Las Entidades cuyo período de operaciones es diferente al año calendario, están obligadas a efectuar su cierre presupuestario a la fecha mencionada,

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

35

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA Normas adaptadas al Control Presupuestario de la Asamblea Nacional. 4.1

RESPONSABILIDAD POR EL CONTROL

No.1) Las máximas autoridades administrativas de la Asamblea Nacional 4, por intermedio de la División de Finanzas, ejercerán las funciones presupuestarias. En tal carácter, deberán velar por el estricto cumplimiento de la Ley 550, Ley de Administración Financiera y del Régimen Presupuestario y demás regulaciones administrativas existentes en lo referente a la formulación, ejecución, control y evaluación del presupuesto. No.2) Se establecerán y mantendrán controles necesarios en los Sistemas de Administración Financiera y Presupuestaria, a fin de asegurar el cumplimiento requerido en todas las fases del presupuesto, de acuerdo con la Ley General del Presupuesto, Normas y Procedimientos de Ejecucióny Control Presupuestario establecidas por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. No.3) Es responsabilidad directa 5 de la Asamblea Nacional, establecer los mecanismos y procedimientos para analizar las operaciones que haya proyectado realizar antes de que surta sus efectos, con el propósito de determinar la propiedad de dichas operaciones, su legalidad y veracidad, así como su conformidad con el presupuesto, planes y programas. Para ello deberá registrar la ejecución financiera y física de su presupuesto en el Sistema de Administración Financiera, de acuerdo a las normas y metodologías que se dicten a ese respecto. No.4) El Subsistema de Presupuesto 6 , comprende los principios, órganos, normas y procedimientos que rigen el proceso de formulación, aprobación, ejecución, control, evaluación y liquidación de los presupuestos. No.5) Dentro de los aspectos de presupuesto y para los efectos de los sistemas de control interno, se deberá adoptar las acciones necesarias que conlleven a: i.

Resumir en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones necesarias de las oficinas que intervienen y los formatos a utilizar para la realización de las actividades de formulación, programación y ejecución presupuestaria.

ii.

Aplicar las Normas y Procedimientos de Ejecución y Control Presupuestario emitidas anualmente por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público (MHCP), como órgano rector del Sistema de Administración Financiera.

iii.

Precisar las responsabilidades operativas en la formulación del presupuesto en las fases de programación y ejecución presupuestaria.

iv. Adoptar las acciones correctivas derivadas del control y evaluación del presupuesto, que efectúe el organismo rector correspondiente y la CGR.

4 Art. 26 Ley 550 5 Art. 62 Ley 550 6 Art. 11, 13 y 29 Ley 550 NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

36

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA 4.2

BASES PARA LA FORMULACIÒN DEL PRESUPUESTO

No.6) La Programación Presupuestaria de la Asamblea Nacional debe comprender las estimaciones de ingresos y egresos que ocurrirán en diferentes períodos del ejercicio presupuestario, preparada para cada uno de los momentos de afectación presupuestaria, y servir de base para la asignación de cuotas de pagos según los montos asignados en los Presupuestos. No.7) El MHCP a través de la División General de Presupuesto emite la política presupuestaria en la cual establece los lineamientos para la formulación del anteproyecto de presupuesto del año que se trata. 4.3

FINANCIAMIENTO DE LA EJECUCIÓN PASIVA DEL PRESUPUESTO.

No.8) La Administración de la Asamblea Nacional deberá sujetar sus gastos totales a la disponibilidad de sus recursos, a las condiciones establecidas en los financiamientos contraídos y a los límites legales presupuestarios. 4.4

CONTROL PREVIO AL COMPROMISO

No.9) Todos los gastos previos al compromiso que ejecute la Asamblea Nacional deberán estar facultados de acuerdo con lo que dispone su Ley Orgánica y el establecimiento de su misión, visión y objetivos institucionales. No.10) Todo compromiso de egresos, antes de realizarse, debe estar respaldado con sus créditos presupuestarios correspondientes y cuotas de compromiso. No.11) Los créditos presupuestarios aprobados a las instituciones constituirán los límites máximos para gastar. Su autorización no constituirá una obligación cuando no exista disponibilidad de ingresos. No.12) El funcionario designado para decidir la realización de un gasto y aquellos que conceden la autorización respectiva, verificarán previamente que: a. La transacción corresponda a las actividades propias de la Asamblea Nacional, de tal manera que dicho gasto sea susceptible de ser enmarcado dentro del ámbito operativo de la institución y tenga partida presupuestaria. b. Los procedimientos para ejecución del gasto sean los apropiados y estén en base y de acuerdo a las reglamentaciones y formas internas de operación que establece el MHCP. c. La Entidad está facultada para llevarla a cabo y no existan impedimentos legales sobre la misma. d. En el presupuesto existan las partidas correspondientes, tales acciones pueden fácilmente detectarse a través del Sistema Integrado de Gestión Financiera y Auditoría (SIGFA) con que opera la institución, el cual controla desde su origen la creación de los gastos asignados. 4.5

CONTROL PREVIO A LA OBLIGACIÓN

No.13) Los funcionarios de la Asamblea Nacional designados a aceptar una obligación como resultado de la recepción de bienes, servicios u obras deberán verificar que: a) La documentación cumpla con los requisitos legales. NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

37

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA b) Pueda ser constatada la autenticidad del documento o factura y que no contenga errores aritméticos o datos falsos. c) La cantidad y calidad de los bienes, servicios u obras que se autorizaron sean los mismos que se describen en el documento que evidencia la obligación. d) La transacción no varíe significativamente con respecto a la propiedad, legalidad y conformidad con el presupuesto definido al momento del control previo al compromiso. 4.6

REGISTRO Y EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA

No.14) La Asamblea Nacional está obligada a llevar los registros para el control de la ejecución presupuestaria 7 en las siguientes condiciones, según sean los momentos de afectación presupuestaria siguientes: a)

En relación a los Ingresos. •

Ingreso devengado. Es el momento de registro en el cual se verifica el hecho generador del derecho a percibir el ingreso correspondiente a favor del organismo o entidad titular.

•

Ingreso percibido. Es el momento de registro en el cual se hace efectiva la percepción del derecho antes referido.

b)

En relación a los Egresos. •

Egreso comprendido. Es el momento de registro en el cual se afecta la disponibilidad de los créditos presupuestarios. Implica el origen de una relación jurídica con terceros, que dará lugar, en el futuro, a una eventual salida de fondos, así como la aprobación, por parte de un funcionario con autoridad para ello, de la aplicación de los recursos por un concepto o importe determinado.

•

Egreso devengado: Registro en el cual se da por gastado un crédito y, por tanto, ejecutado el presupuesto de dicho concepto, por la recepción de bienes o servicios oportunamente contratados o por haberse cumplido los requisitos administrativos para los casos de gastos sin contraprestación.

•

Egreso pagado: Gasto que ejecuta el cumplimiento financiero de la obligación contraída.

No.15) Conforme la Ley 550, Ley de Administración Financiera y del Régimen Presupuestario, la Asamblea Nacional se regirá por las metodologías, normativas y procedimientos presupuestarios, clasificadores de ingresos y egresos, soportes electrónicos compatibles y formatos que establezca y divulgue el Ministerio de Hacienda y Crédito Público a través de la Dirección General de Presupuesto. No.16) La institución dispone del Sistema e-SIGFA para el registro, control y seguimiento de la ejecución financiera del presupuesto, el cual debe complementarse con los registros de la Contabilidad, para la generación de los reportes y estados financieros. 7Artículo 21.- Ley 550

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

38

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA No.17) A través del plan operativo incorporado en el sistema integrado de información, la Oficina de Presupuesto debe llevar un registro apropiado para el control de la ejecución presupuestaria. No.18) Solo podrá darse curso a los gastos con la certificación del área de Presupuesto de que existe la partida correspondiente y con saldo suficiente al momento de la operación. No.19) El registro de la etapa del gasto devengado y correspondiente solicitud de pago deberá efectuarse con estricto apego al cumplimiento de las acciones administrativas que lo preceden, es decir con la recepción conforme de los bienes y servicios y el nacimiento de la obligación de pago. Se deberá abstenerse de aprobar estos registros sino se ha cumplido con los requisitos. No.20) Es responsabilidad del Director General de Asuntos Administrativos, la designación en el SIGFA de los roles y privilegios de los usuarios de la Asamblea Nacional, de acuerdo a las funciones asignadas a cada puesto. También se debe acreditar ante la Dirección General de Presupuesto del MHCP, a los funcionarios encargados de ordenar el trámite de los documentos de modificación, programación y ejecución presupuestaria, lo mismo que a los delegados del retiro de cheques y responsables de la administración y control de los fondos rotativos. No.21) Es responsabilidad directa de la División de Finanzas por medio de la Oficina de Contabilidad, el registro, solicitud, verificación y aprobación de los Comprobantes Únicos Contables (CUC), así como de su conservación y resguardo en archivo secuencial, con todos los documentos de respaldo de las transacciones efectuadas. 4.7

CONTROL DURANTE LA EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO

No.22) Los servidores públicos a cargo del manejo de la ejecución presupuestaria deberán efectuar evaluaciones constantes sobre el grado de cumplimiento de los objetivos,con relación a los fondos en avance y los gastos ejecutados, a fin de evitar que éstos excedan a las asignaciones presupuestarias. 4.8

ESTADO DE EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA

No.23) Se deberán preparar estados mensuales, trimestrales y anuales de ejecución presupuestaria que incluyan información sobre las partidas asignadas inicialmente en el presupuesto, los ajustes por adiciones o disminuciones autorizadas, los saldos ajustados, los recursos devengados o liquidados, los cobros realizados, los saldos de recursos por cobrar, los gastos devengados y pagos realizados, los saldos de obligaciones o gastos devengados no pagados, los saldos por ejecutar y, cuando existan, los compromisos contingentes. No.24) Se debe presentar a la Dirección General de Presupuesto del MHCP, la solicitud de programación presupuestaria dos semanas antes del inicio del trimestre, la cual contendrá como mínimo lo siguiente: i. Programación trimestral de compromisos y mensual de devengado a nivel de programa, subprograma, proyecto, grupo de gasto y fuente de financiamiento, deberá ser ingresada en el SIGFA. ii. Programación de metas a ejecutar en los programas, deberá ser ingresada en el Subsistema de Seguimiento Físico (SISEF) del SIGFA. NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

39

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA No.25) El Sistema de Administración Financiera deberá permitir la preparación de los diferentes reportes necesarios para cumplir la norma y los funcionarios a cargo deberán vigilar que dicha información se suministre dentro del período establecido y que pueda ser conocida en forma y oportunidad a los niveles que corresponda. 4.9

EVALUACIÓN DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA

No.26) El proceso de la evaluación del presupuesto deberá tener un carácter dinámico y constante, tanto en forma periódica durante la ejecución, como al cierre del ejercicio. No.27) La Presidencia de la Asamblea Nacional, conjuntamente con los funcionarios de alto nivel deberá conformar un comité evaluativo al finalizar el período, para medir en líneas generales los alcances de los objetivos y metas institucionales logrados durante el período presupuestario. 4.10

CIERRE DEL EJERCICIO PRESUPUESTARIO

No.28) Las cuentas del Presupuesto de Recursos y Gastos, se cerrarán al 31 de diciembre de cada año y con posterioridad a esta fecha no se podrán asumir compromisos ni devengarse gastos con cargo a las apropiaciones presupuestarias del ejercicio que se cerró. No.29) El resultado financiero del ejercicio presupuestario se determinará, al cierre del mismo, por la diferencia entre los recursos percibidos y los gastos devengados. No.30) Los gastos devengados y no pagados al 31 de diciembre de cada año (deuda flotante) se cancelarán durante el siguiente ejercicio presupuestario, con cargo a las disponibilidades existentes a la fecha de pago. Asimismo, las cuentas por pagar, no podrán superar el cinco por ciento de los ingresos corrientes de enero a noviembre del ejercicio presupuestario en curso.

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

40

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA V.

ADMINISTRACIÓN FINANCIERA

Normas relacionadas V.1

PROPÓSITO DEL SISTEMA

El Sistema de Administración Financiera, tendrá como propósitos el recaudo, cobro de los ingresos, el manejo del financiamiento o crédito público, cuando aplique, el manejo de las inversiones y la programación de los compromisos, obligaciones y pagos para ejecutar el presupuesto de gastos. V.2

REGISTRO Y DEPÓSITO DE LOS INGRESOS

Todo ingreso en una Entidad, debe ser registrado en el día, otorgando por cada operación un recibo oficial de la Entidad que debe ser un formulario prenumerado de imprenta que contenga la información necesaria para su identificación, clasificación y registro contable dentro de las 24 horas de recibidos. Igualmente los ingresos del día deben depositarse total e íntegramente en las cuentas bancarias autorizadas de la Entidad, en forma inmediata. V.3

DOCUMENTOS DE RESPALDO, CLASIFICACIÓN Y AUTORIZACIÓN DE DESEMBOLSOS

Todo desembolso por gastos tendrá la documentación de respaldo suficiente y con la información que permita su registro de acuerdo al clasificador de gastos vigente y deberá ser autorizado por un Servidor Público independiente tanto de las actividades de manejo o custodia de los fondos y valores, como de las actividades contables o de registro. Dichos documentos de respaldo deberán inutilizarse con un sello fechador de "cancelado" al momento de efectuarse el desembolso. V.4

FONDOS FIJOS DE CAJA CHICA

1.

Se creará un fondo fijo de caja chica para hacer frente a desembolsos en efectivo destinados a gastos menores regulares o corrientes, de acuerdo con las políticas establecidas por la Entidad.

2.

Estos fondos no podrán utilizarse para desembolsos que excedan los límites autorizados por la Entidad, por lo que habrá de establecerse un monto máximo de acuerdo con las necesidades, que en ningún momento tanto su valor como el de cada desembolso excederá del límite que determine el reglamento emitido para tal efecto.

3.

Para fijar el límite se tendrá en cuenta el valor mensual del movimiento de gastos menores. Los reembolsos se efectuarán a nombre del encargado del fondo y cuando este se encuentre agotado en por lo menos el 50% de la cantidad asignada. Dichos reembolsos deberán estar soportados con la documentación que evidencie el pago correspondiente, la cual debe ser cancelada al emitirse el cheque de reembolso, con un sello que contenga la leyenda "Pagado, Fecha, Número de Cheque y Banco".

4.

Los recibos de caja chica deben ser prenumerados, al anularse alguno de ellos deberán invalidarse con un sello de "Anulado" y archivarse el juego completo.

5.

Los pagos con el fondo de caja chica deberán estar soportados con documentación pertinente y debidamente autorizada.

6.

El responsable del fondo fijo exigirá se cumplan las disposiciones referentes a su manejo, los reembolsos se efectuarán posterior a que los comprobantes hayan sido revisados y verificados por parte de los Servidores Públicos responsables del control previo sobre los gastos.

7.

No deberán utilizarse los fondos de caja chica para efectuar adelantos de sueldos o préstamos a los Servidores Públicos.

8.

Al entregarse un monto para compras y/o gastos sujetos a rendición de cuenta, deberá soportarse con un vale provisional de caja chica, el cual deberá cancelarse a más tardar 72 horas después de su emisión.

9.

El responsable del fondo fijo deberá ser un Servidor Público independiente del cajero general y de otros Servidores Públicos que efectúen o participen en labores de registros contables u otras funciones financieras.

10. La independencia de este Servidor Público es necesaria para evitar inconsistencias en la utilización del fondo. Los deberes y obligaciones del responsable del fondo deberán estar claramente definidas por escrito, agregada a sus funciones normales. V.5

FONDOS ROTATORIOS

Todo fondo rotatorio creado para un fin específico, será manejado a través de una cuenta corriente bancaria, abierta a nombre de la Entidad. V.6

ARQUEOS SORPRESIVOS DE FONDOS Y VALORES

La existencia de fondos y valores de las Entidades, cualquiera sea su origen, deberá estar sujeta a comprobaciones físicas mediante arqueos sorpresivos periódicos, practicados por Servidores Públicos independientes de quienes tienen la responsabilidad de su custodia y registro. V.7

APERTURA DE CUENTAS BANCARIAS

Toda cuenta bancaria debe ser abierta exclusivamente a nombre de la Entidad y en número limitado a lo estrictamente necesario, en los bancos y mediante la autorización que dispongan las normas legales vigentes. La apertura y cierre de toda cuenta corriente bancaria debe ser autorizada formalmente por la Máxima Autoridad.

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

41

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA V.8

RESPONSABILIDAD POR EL MANEJO DE CUENTAS BANCARIAS

Los Servidores Públicos titulares y suplentes, designados para el manejo de fondos de las instituciones, deben ser acreditados legalmente ante los bancos depositarios; los cheques que se expidan llevarán firmas mancomunadas tipo “A” y “B” de dichos Servidores Públicos. Las expresiones tipo “A” y “B” se utilizan para indicar que son firmas de diferentes Servidores Públicos, los cuales no deben depender directamente el uno del otro. Excepto en los casos en que la firma tipo “A” es de la Máxima Autoridad Ejecutiva. Los Servidores Públicos que tengan asignada la responsabilidad de firmar cheques, indistintamente del tipo de firma serán responsables por cerciorarse antes de firmar, del cumplimiento de las Normas de Control relativas a los pagos. Cuando se produzca el retiro o traslado de cualquiera de los Servidores Públicos acreditados se deberán cancelar en forma inmediata las firmas autorizadas en los respectivos Bancos y proceder a realizar un nuevo registro para mantener la condición de firmas mancomunadas. V.9

PROGRAMACIÓN FINANCIERA

Toda Entidad deberá realizar la programación de sus flujos financieros, tendiente a optimizar la utilización y productividad de los recursos. La Unidad de Tesorería de cada Entidad es responsable de integrar las necesidades de efectivo de las demás Unidades y preparar la programación de caja. La periodicidad del flujo de caja (Cash Flow), será definida en función de las necesidades y las características de cada institución. Los períodos de programación se establecerán, controlarán y reprogramarán en función de la cantidad y cuantía de las transacciones que involucren movimientos de fondos. Mensual y trimestralmente se deberá fijar el nivel de fondos disponibles para atender los gastos devengados y pagar las obligaciones de cada Entidad. V.10

DESEMBOLSOS CON CHEQUE

A excepción de los pagos por Caja Chica y de los casos en que la ley exija el pago de remuneraciones o transferencias en efectivo o cuando no existe una agencia bancaria en la localidad, todos los desembolsos se efectuarán mediante cheque intransferible a nombre del beneficiario y expedido contra las cuentas bancarias de la Entidad. V.11

TRANSFERENCIA ELECTRONICA DE FONDOS (TEF)

1.

Las TEF solamente podrán realizarse cuando la Entidad u Organismo disponga: a)

b)

De un reglamento específico para este tipo de operaciones, autorizado por la Máxima Autoridad Ejecutiva, en el cual se establezcan: i.

Las condiciones legales

ii.

Responsabilidades

iii.

Actividades y tareas en el proceso

iv.

Límites máximos de autorización y

v.

Prohibiciones de fraccionar montos máximos de TEF y usar horarios o Cuentas bancarias diferentes a los autorizados.

Contratos o convenios firmados con las partes que intervienen, Beneficiarios, Bancos y Entidad que transfiere.

2.

Todos los Responsables, miembros de la Entidad u Organismo que genera la TEF, deberán firmar una declaración en la cual certifiquen que conocen, entienden el reglamento y no están incursos en inhabilidades para participar en el proceso.

3.

Toda TEF deberá estar respaldada por documentos originales que demuestren: a)

b)

4.

Como requisito para realizar la transferencia: i.

La pertinencia, autorización, registro y validación de la operación de acuerdo a las normas de tesorería, presupuesto y contabilidad

ii.

La legalidad de la operación, en virtud del convenio vigente para el tiempo de la operación, firmado por las partes que intervienen en la TEF.

Como requisititos adicionales para validar la transferencia: i.

La emisión de recibo original o documento equivalente en el cual se revelen los detalles de la TEF

ii.

Constancia de recibo de la TEF, por medios magnéticos o documentales legítimos, tales como reporte de confirmación de recibo del destinatario, confirmación de cargo y abono en cuenta del Banco Central y/o del Banco Comercial que interviene.

iii.

Estado de cuenta del Banco, debidamente conciliado con los registros contables, en el cual se verifique el registro del cargo o abono según corresponda.

El acceso a los sistemas electrónicos utilizados para comunicación con Bancos y Proveedores, se efectuará mediante claves (passwords) que se suministrarán únicamente a los Servidores Públicos autorizados para activar, validar o modificar transacciones en el sistema que opere las TEF. En ningún caso, un Servidor Público tendrá acceso a conocer la serie de claves o passwords que se utilicen el proceso.

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

42

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA 5.

La información sobre claves o passwords de respaldo utilizadas en el proceso, con declaraciones de los servidor públicos que las recibieron y están administrando, sobre su custodia, se mantendrán en bóveda de seguridad en un lugar externo de la entidad u Organismo, autorizado para estos efectos.

6.

Las claves o passwords, únicamente podrán ser removidas de la institución que las custodie, con autorización explícita y escrita en forma conjunta, de la Máxima Autoridad Ejecutiva y del Tesorero.

7.

El sistema de información o el módulo de tesorería que administre las TEF, deberá diseñarse de tal forma que, mediante métodos generalmente aceptados de encriptación de la información, impidan razonablemente el acceso no autorizado a los datos que se transmitan por el ciberespacio. Para tales efectos deben prepararse documentos en los cuales se demuestre el análisis de riesgo sobre el transporte de los datos y las decisiones de seguridades para el sistema.

V.12

CONCILIACIONES BANCARIAS

Se efectuarán mensualmente análisis y aclaraciones de las diferencias entre los registros contables de las Cuentas Bancarias y de Ahorros y los estados de cuenta enviados por los Bancos y otras Entidades Financieras. No deberán permanecer en las conciliaciones bancarias partidas sin aclarar y ajustar por más de treinta (30) días después de haber sido incluida dentro de una conciliación. Las conciliaciones bancarias estarán bajo la responsabilidad de personas que no tengan responsabilidad por el manejo de efectivo o la emisión de cheques. Todo ajuste proveniente de conciliaciones bancarias que afecte los resultados de una Entidad, deberá tener autorización escrita de la Máxima Autoridad. Las conciliaciones bancarias deberán documentarse y dejar constancia en ellas de los responsables por prepararlas y revisarlas. V.13

CONFIRMACIÓN DE SALDOS EN BANCOS

Para mantener la confiabilidad de la información un servidor público autorizado e independiente del manejo de ingresos y egresos, deberá confirmar periódicamente con los Bancos el movimiento y saldo de las cuentas de la Entidad. Dicho procedimiento deberá quedar constando por escrito. V.14

AUTORIZACIÓN Y REGISTRO DE INVERSIONES

Se deben fijar procedimientos y criterios para autorización de operaciones relativas a inversiones en valores mobiliarios y otros, y de que se mantengan registros consistentes que muestren las características de las inversiones realizadas. V.15

CUSTODIA Y MANEJO DE INVERSIONES EN VALORES MOBILIARIOS

En cada Entidad se diseñarán e implantarán procedimientos específicos de custodia, registro y de salvaguarda física de las inversiones que las proteja de eventuales siniestros. V.16

VERIFICACIÓN FÍSICA DE INVERSIONES

Servidores Públicos independientes de la custodia y contabilización, realizarán constataciones físicas periódicas de las inversiones que mantengan las Entidades. V.17

CRÉDITO PÚBLICO

El Órgano Rector del Sistema de Crédito Público (SIGADE), es responsable de dictar y comunicar los métodos, procedimientos, instructivos y formularios necesarios para que las gestiones y transacciones de crédito público, interno y externo, se desarrollen de manera eficiente y transparente, se registren a partir de un único acto administrativo, se controlen en forma adecuada y se expongan en forma clara y completa. •

Planificación y Programación del Financiamiento Público

Se deberá comprobar que todos los proyectos incorporados en la formulación del presupuesto con financiamiento proveniente del endeudamiento público, sean compatibles con la política de crédito público establecido, los límites fijados y las prioridades definidas en la etapa de planificación. El SIGADE será responsable de recibir, coordinar, evaluar, y proponer su resolución, en relación con la totalidad de las solicitudes de autorización para el inicio de gestiones de endeudamiento público, incluyendo la solicitud de avales. •

Gestión, Negociación y Autorización para Contratar Endeudamiento Público

Todo inicio de gestiones y negociaciones para la obtención de financiamiento a través de endeudamiento público, deberá ser previamente autorizado por la autoridad competente. Toda comisión negociadora de endeudamiento público deberá estar integrada al menos por: un representante del organismo o Entidad ejecutora del programa o proyecto a ser financiado, un representante del Órgano Rector con experiencia en este tipo de operatoria y un representante del BCN. •

Administración, Registro y Control del Crédito Público

El SIGADE tiene la responsabilidad de formular y programar el presupuesto anual para todo el servicio de la deuda pública directa del Gobierno Central. Ninguna institución del Gobierno Central Descentralizado podrá efectuar gastos financiados mediante operaciones de endeudamiento público, que no esté incorporado en el plan Anual de Endeudamiento.

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

43

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA Las Unidades Ejecutoras que administren fondos provenientes de endeudamiento público deberán suministrar al Organismo rector información mensual sobre el movimiento de los desembolsos, aplicaciones y saldos pendientes de aplicación, de conformidad con los procedimientos, plazos y formularios establecidos. El SIGFADE realizará el registro contable de la deuda pública interna y externa del Gobierno Central y Organismos Descentralizados incluidos en el SIGFA, para tal fin las Entidades deberán llevar registros adecuados y completos de todas las operaciones de endeudamiento público que les afecten, de conformidad con los procedimientos establecidos. •

Ejecución de Desembolsos y Colocación de Títulos de la Deuda Pública

Para la ejecución de los desembolsos las estructuras del Gobierno Central y Entidades Descentralizadas deberán informar al Organismo Rector con toda propiedad, las diferentes modalidades de desembolsos: en efectivo, pago directo a tercero, cargos directos o débito efectuado por el acreedor, etc. La emisión de títulos de la deuda pública representa obligaciones asumidas por el Tesoro por diferentes conceptos y por lo tanto deben registrarse y controlarse siguiendo los lineamientos específicos para el endeudamiento público, así como las disposiciones particulares que rijan la emisión y los procedimientos vigentes, impartidos por el órgano rector correspondiente. El tratamiento y registro de los avales caídos deberá prever, al igual que cualquier tipo de endeudamiento público, la relación con los distintos sectores intervinientes, requisitos documentales, inventario, autoridades competentes, desembolsos, garantías, etc. •

Obligaciones por Pagar

Se establecerán registros detallados que permitan el control y la clasificación de las cuentas del pasivo a corto y largo plazo. Los requisitos de clasificación requieren información detallada y precisa en cuanto al origen, característica y situación de cada una de las cuentas y documentos por pagar, retenciones, préstamos y otras obligaciones contraídas por la Entidad. El mantenimiento de controles detallados permite su comprobación posterior y facilita información actualizada y alerta a los responsables sobre el vencimiento. También facilita la conciliación de las cuentas auxiliares con las cuentas de control, posibilitando efectuar confirmaciones. •

Autorización

La máxima autoridad será responsable de la autorización de las transacciones y operaciones que originan compromisos y obligaciones. La adopción de compromisos y obligaciones se sujetará a las disposiciones legales vigente. Si la Máxima Autoridad delegara a Servidores Públicos responsables la autorización, estos deben ser independientes del registro y control de las obligaciones, y la autorización a ellos otorgadas debe contener los máximos y mínimos dentro de los cuales ejercerán su competencia. •

Conciliaciones Periódicas

Mensualmente se efectuarán conciliaciones de los registros auxiliares de las cuentas y documentos por pagar, préstamos y otras obligaciones con el mayor general. La conciliación periódica de las cuentas del pasivo permite verificar el cumplimiento de los pagos e informar sobre los saldos y vencimientos en forma oportuna. Las conciliaciones deben ser efectuadas por un Servidor Público independiente de las funciones de registro de obligaciones, siendo necesario dejar constancia por escrito de la misma, pudiendo ser esta mensual. •

Vencimiento

Se establecerá un sistema de información respecto a los vencimientos de las obligaciones. El informe mensual de vencimientos permite un control actualizado de las obligaciones que tiene la Entidad, para que sean pagados en forma oportuna. También facilita la programación del efectivo o la búsqueda de alternativas de financiamiento. Se deben efectuar confirmaciones periódicas de los saldos, tanto del principal como de los intereses directamente con los acreedores. Comprobar garantía, tasa de interés pactada y otros detalles de la obligación. En caso de que la obligación devengue intereses, éstos deben calcularse mensualmente con cargos a los gastos, aunque su pago sea efectuado con posterioridad. •

Autorización y Registro de Valores por Cobrar

En las Entidades que corresponda, se deberán implantar los mecanismos necesarios que garanticen que el otorgamiento de crédito, en los casos que amerite, sea concordante con los objetivos de la institución. Igualmente, en las instituciones que lo justifiquen, se establecerán registros detallados y clasificados de los valores por cobrar, en concordancia con las normas de contabilidad.

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

44

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA Normas adaptadas a la Administración Financiera de la Asamblea Nacional 5.1

PROPÓSITOS DEL SISTEMA

No.1) El Sistema de Administración Financiera persigue la eficiente gestión de los recursos económicos, para la satisfacción de las necesidades operativas de la Asamblea Nacional, mediante la programación, obtención, asignación, utilización, registro, información, control interno y externo de los mismos. Comprende el conjunto de órganos, normas y procedimientos que conforman un ordenamiento integrado, armónico y obligatorio, regido por los principios siguientes: • • • • • • • • •

Eficiencia y eficacia operativa. Gestión integrada de todos los componentes del sistema. Gestión orientada a la centralización normativa básica y descentralización operativa. Transparencia de gestión, fundamentada en controles internos inmersos en los procesos operativos y en el acceso ciudadano. Definición precisa de las competencias institucionales e individuales a todo nivel. Difusión de información financiera y programática auditada, oportuna y confiable. Profesionalismo e independencia en el ejercicio de la auditoría integral, interna y externa. Legalidad de los actos administrativos y operaciones materiales de los organismos y entidades del Sector Público. Responsabilidad de las personas naturales, servidores públicos o no, que dirigen o ejecutan la función pública.

No.2) El Sistema de Administración Financiera tendrá como propósito que las operaciones de programación, gestión y control de los recursos sean eficientes, eficaces y efectivas, en donde las metas y objetivos de la institución puedan ser logrados a través de una sana administración, vigilando que todos los ingresos ordinarios y de capital de la Asamblea Nacional, provenientes de todas las fuentes de financiamiento, así como sus gastos corrientes y de capital, se incorporen al presupuesto y se administren de conformidad con las disposiciones vigentes del régimen presupuestario establecidas por el MHCP. No.3) El Sistema de Administración Financiera operará en soportes informáticos de uso obligatorio. A efectos de asegurar la compatibilidad de los soportes informáticos de los diferentes Subsistemas que componen el Sistema de Administración Financiera, la homologación del diseño, desarrollo e instalación de los mismos corresponderá al Ministerio de Hacienda y Crédito Público. 5.2

INDEPENDENCIA DE LA UNIDAD FINANCIERA

No.4) La División General de Asuntos Administrativos tendrá la responsabilidad de la administración financiera de la Asamblea Nacional, como institución dependiente del Tesoro Nacional. 5.3

REGISTRO Y DEPÓSITOS DE LOS INGRESOS

No.5) Todo ingreso debe ser registrado en el día, emitiendo por cada operación un recibo oficial que debe ser un formulario prenumerado, que contenga la información necesaria para su identificación, clasificación y registro contable, deberá especificar claramente el origen del ingreso (beneficiario y concepto), será firmado y sellado por el Cajero.

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

45

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA No.6) Los recibos de caja chica deben ser prenumerados, al anularse alguno de ellos deberán invalidarse con un sello de “Anulado” y archivarse el juego completo. No.7) Los ingresos a Caja del día deberán ser depositados íntegramente en las cuentas bancarias autorizadas de la Asamblea Nacional, de forma inmediata o a más tardar en las primeras horas del día hábil siguiente a su recepción. Copia del comprobante (minuta u otro) de recibido del Banco debe entregarse a la Oficina de Contabilidad, para su verificación y registro. No.8) Todos los fondos de la institución deberán manejarse en cuentas corrientes bancarias. No.9) Los servidores públicos, titulares y suplentes, designados para el manejo de fondos de la institución, deben ser acreditados legalmente ante los bancos depositarios. No.10) Por todo ingreso depositado directamente en las cuentas bancarias de la institución, y que por cualquier razón no haya sido conocido oportunamente, se elaborará un recibo oficial de caja al momento de conocerse el hecho, previa confirmación mediante Nota de Crédito del Banco receptor, y comunicación con la persona natural o jurídica que efectuó el depósito. No.11) En caso de recibirse donaciones en efectivo en moneda extranjera, se emitirá el correspondiente recibo oficial de caja, registrando contablemente el valor recibido al tipo de cambio de la fecha en que se recibió. No.12) Sólo deben recibirse en Caja cheques expedidos a favor de la institución; al momento de recibirse, éstos deberán endosarse y sellarse sólo para depósito. No se recibirán cheques endosados por terceros. No.13) Está prohibido cambiar cheques o efectuar desembolsos con el efectivo de la Caja. No.14) Los depósitos al Banco deben incluir la totalidad de los ingresos recibidos para facilitar cualquier tipo de revisión y el auditoriaje del efectivo, así como la conciliación bancaria. No.15) El efectivo recibido que por cualquier causa no pueda depositarse oportunamente en el Banco deberá quedar debidamente resguardado en caja de seguridad. No.16) Los talonarios de los Recibos Oficiales de Caja, pendientes de utilizar deben ser controlados por el Responsable de Tesorería, o en su defecto por el Responsable Financiero, y entregados al Cajero mediante recibo firmado. No.17) El cajero deberá preparar un resumen de ingresos, remitiendo el original al Responsable de Tesorería. No.18) El sistema de caja debe llevar el control de la numeración y existencias de los Recibos Oficiales de Caja, para lo cual se deberá cumplir con toda la información que se solicita en esta interfaz, tales como: Número de recibo, fecha, recibido de, concepto, por cuenta de y monto en efectivo. En caso de un ingreso con cheque, se registrará además el número, nombre del banco y fecha de emisión de cheque. Para los propósitos de registro y control se insertará en el recibo, el código contable integrado, el nombre de la cuenta y la actividad relacionada.

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

46

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA 5.4

RESPALDO, CLASIFICACIÓN Y AUTORIZACIÓN DE DESEMBOLSOS

No.19) Todos los desembolsos para gastos deberán contar con la documentación de respaldo suficiente y con la información que facilite su registro de acuerdo al clasificador de gastos vigente. No.20) Antes de ser pagadas las facturas o recibos deberán ser debidamente revisadas en Contabilidad, quien se encargará de analizar la documentación de respaldo en los siguientes aspectos: a) b) c) d)

Precio de los bienes o servicios recibidos. Entrada a bodega en su oportunidad. Revisión de sumas, extensiones, cálculos, descuentos, impuestos, etc. Aprobación para su pago.

No.21) Los documentos de respaldo deberán inutilizarse con un sello fechador de “cancelado” al momento de efectuarse el desembolso. No.22) Todos los funcionarios que autorizan desembolsos para gastos como: (Presidente, Responsable de División General de Asuntos Administrativos, Responsable de División de Finanzas), deberán mantener su independencia de las actividades de manejo o custodia de los fondos y valores, así como de las actividades contables y de registro. No.23) Deberá vigilarse además que se cumplan los siguientes lineamientos normativos: 1. Los cheques deberán ser emitidos en forma secuencial y a nombre del beneficiario, salvo los que estén autorizados para efectuarse en efectivo por medio del fondo de caja chica. 2. Ningún cheque será firmado sin haberse determinado previamente la disponibilidad de fondos. 3. Por ningún concepto se girarán cheques en blanco, al portador, ni con fechas postdatadas. 4. Los cheques deberán estar protegidos con una máquina protectora de cheques u otro medio de protección. No.24) Se debe disponer de un sistema que genere la orden de pago respectiva; registre la ejecución presupuestaria en la etapa del devengado y registre el asiento de partida doble en la contabilidad. El funcionario financiero, una vez operada su clave de acceso, el sistema le mostrará las órdenes de pago pendientes de firma, pudiendo observar la documentación que respalda cada orden de pago y para proceder a su firma. 5.5

FONDOS FIJOS DE CAJA CHICA

No.25) Las compras realizadas con fondos de caja chica8,se regirán según las normas estipuladas en el reglamento interno de caja chica, elaborado por la Asamblea Nacional y entregado al responsable de la custodia del fondo al momento de su asignación. La Asamblea Nacional, 8 Ley 323 Artículo 3.- Materias Excluidas.

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

47

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA debe adecuar y mantener actualizado el Reglamento para Compras con Fondos de Caja Chica. No.26) Los fondos de caja chica serán aprobados por el Presidente de la Asamblea Nacional, mediante Resolución Administrativa, estableciendo en ella el objetivo, el monto y límite máximo para cada desembolso, así como cualquier modificación y cancelación. No.27) La Autoridad Competente para autorizar mediante su firma los desembolsos de cada fondo, es el titular de la Unidad Administrativa que tiene asignado dicho fondo. No.28) El funcionario a cargo de la custodia y manejo del fondo, debe ser un empleado que por la naturaleza de sus tareas, permanezca la mayor parte del tiempo laborable dentro de las oficinas de la Unidad Administrativa que tiene asignado el fondo y debe responder por la aplicación y cumplimiento de las normas y procedimientos de control interno definidos por la institución. No.29) El responsable del fondo fijo deberá ser un funcionario independiente del cajero y de otros empleados que efectúen o participen en labores de registros contables u otras funciones financieras. No.30) No podrán utilizarse paradesembolsos montos que excedan los límites establecidosen el reglamento interno de caja chica. Para fijar el límite se tendrá en cuenta el valor mensual del movimiento de gastos menores. No.31) Está prohibido que con fondo de caja chica se efectúen desembolsos para: i. ii. iii. iv. v. vi. vii.

Pago y/o adelanto de sueldos y salarios de puestos permanentes, vacaciones y horas extraordinarias. Pago de subsidios alimenticios y beneficios sociales. Pago de servicios básicos y compras programadas de combustibles y llantas. Pago de comprobantes no autorizados. Préstamos a funcionarios y empleados. Cambio de cheques. Pago fraccionado para obviar los procedimientos ordinarios de la institución.

No.32) Al entregarse un monto para compras y/o gastos sujetos a rendición de cuenta, deberá soportarse con un vale provisional de caja chica, el cual deberá cancelarse a más tardar 72 horas después de su emisión. No.33) Los pagos por CajaChica deben efectuarse mediante el documento pre numerado “Recibo de Caja Chica” al anularse uno deberá invalidarse con un sello de "anulado" y archivarse el juego completo. Todo pago debe estar soportado con la documentación original pertinente, debidamente legalizada y autorizada. No.34) El custodio del fondo de caja chica, previamente al pago de cualquier compra o gasto, debe verificar que dicha compra o gasto cumple con todos los requisitos estipulados en el reglamento de caja chica, en caso contrario debe abstenerse de realizar el pago y hacerlo del conocimiento del responsable del fondo. No.35) El fondo de caja chica no debe mezclarse con ningún fondo. Estos fondos deberán estar en condiciones de ser arqueados en cualquier momento. NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

48

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA No.36) Los reembolsos se efectuarán cuando éstos se encuentren agotados en por lo menos el 50% de la cantidad asignada, se solicitarán mediante una “Solicitud de Reembolso” y el cheque se emitirá a nombre del encargado del fondo. La solicitud de reembolso se atenderá verificando el cumplimiento de lo siguiente: a)

La solicitud de reembolso deberá estar soportada con la documentación original que evidencie el pago correspondiente,debidamente autorizada.

b)

El reembolso de los gastos se efectuará posterior a que los comprobantes de pago hayan sido revisados y verificados por parte la Oficina de Contabilidad y los responsables del control previo.

c)

La documentación debe ser cancelada al emitirse el cheque de reembolso, con un sello que contenga la leyenda "Pagado, Fecha, Número de Cheque y Banco”.

No.37) Al cierre contable mensual, el custodio del fondo de caja chica debe tramitar el reembolso de todos los recibos de caja chica pendientes, a fin de que los mismos sean registrados en el período en que se incurrieron. No.38) La independencia del funcionario a cargo del manejo de caja chica es necesaria para evitar inconsistencias en la utilización del fondo. No.39) Los deberes y obligaciones del responsable del fondo deberán estar claramente definidos por escrito, agregada a sus funciones normales. 5.6

FONDOS ROTATORIOS

No.40) Todo fondo rotativo será creado para un fin específico y manejado a través de una cuenta corriente bancaria, abierta a nombre de la Asamblea Nacional. La Tesorería General de la República está facultada por la Ley 550, Ley de Administración Financiera y del Régimen Presupuestario, para administrar la operatoria de los fondos rotativos, autorizando técnicamente su creación y las reposiciones que se ordenen en el marco del procedimiento de la Ley Anual de Presupuesto General de la República, y las normas y procedimientos que emita el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. 5.7

ARQUEO SORPRESIVOS DE FONDOS Y VALORES

No.41) Los funcionarios de la Asamblea Nacional que manejen fondos y valores deberán velar porque dichos fondos y valores, cualquiera que sea su origen, estén en condiciones de efectuarles comprobaciones físicas, mediante arqueos sorpresivos periódicos, los cuales podrán efectuarse por Contabilidad o bien por Auditoría Interna. No.42) Los encargados del manejo y control de dichos fondos tienen la obligación de respetar los lineamientos respectivos establecidos para la mejor salvaguarda de los mismos. 5.8

APERTURA Y MANEJO DE CUENTAS BANCARIAS

No.43) Se deberá solicitar autorización a la Tesorería General de la República para la apertura de cualquier cuenta bancaria en el sistema financiero, para el manejo de fondos provenientes del Presupuesto General de la República; así como brindar la información requerida por dicha

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

49

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA Dirección en forma veraz, oportuna y completa; en los plazos y formatos establecidos por la misma. No.44) Toda cuenta bancaria deberá ser abierta exclusivamente a nombre de la Asamblea Nacional, cuidando que el número de ellas sea limitado a lo estrictamente necesario y cumpliendo con las disposiciones y políticas institucionales. 5.9

RESPONSABILIDAD POR EL MANEJO DE CUENTAS BANCARIAS

No.45) La apertura y cierre de cuentas bancarias sólo podrán ser autorizadas por el Presidente de la Asamblea Nacional, como máxima autoridad de la institución. Se acreditará por escrito ante las instituciones bancarias, a los funcionarios autorizados para firmar (Firma “A” y Firma “B”). Las expresiones tipo “A” y “B” se utilizan para indicar que son firmas de diferentes servidores públicos, los cuales no deben depender directamente el uno del otro, salvo cuando una firma sea la de la Máxima Autoridad Ejecutiva. No.46) Los servidores públicos que tengan asignada la responsabilidad de firmar cheques, indistintamente del tipo de firma serán responsables por cerciorarse antes de firmar, del cumplimiento de las normas de control relativas a los pagos. No.47) Cuando se produzca el retiro o traslado de cualquier servidor público acreditado para firmar, se deberán cancelar en forma inmediata la firma autorizada en los respectivos Bancos y proceder a realizar un nuevo registro para mantener la condición de firmas mancomunadas. 5.10 PROGRAMACIÓN FINANCIERA

No.48) La Oficina de Tesorería se encargará de que la información necesaria para determinar las necesidades de efectivo de los distintos programas que maneja la institución, sea suministrada con la oportunidad y agilidad requerida, para los efectos de preparar programaciones. No.49) Se deberán registrar la programación y reprogramación de ingresos y pagos en el Subsistema de Programación Mensualizada de Caja (PMC) tomando en consideración lo siguiente: i. Proyección Anual: al inicio del ejercicio se registra la proyección anual de ingresos y pagos con detalle mensual a nivel de unidad ejecutora y fuente de financiamiento. ii. Programación Trimestral: Registro de los ingresos y pagos con desagregación mensual. iii. Programación Semanal: Registro de pagos e ingresos de recursos internos por semanas estadísticas. No.50) La proyección de pago anual y las programaciones de pago trimestral y semestral serán registradas y aprobadas a nivel de unidad ejecutora y fuente de financiamiento. No.51) Las proyecciones de ingresos anual, semestral y semanal serán registradas, verificadas y aprobadas a nivel de unidad ejecutora, recursos por rubro y fuente de financiamiento. 5.11 DESEMBOLSOS CON CHEQUES

No.52) A excepción de los pagos por Caja Chica y de los casos en que la ley exija el pago de remuneraciones o transferencias en efectivo, todos los desembolsos se efectuarán mediante cheque intransferible a nombre del beneficiario y expedido contra las cuentas bancarias de la Asamblea Nacional.

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

50

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA No.53) Las personas autorizadas para firmar cheques no deberán ejercer las siguientes funciones: i. ii. iii. iv.

Actuar como cajero ni tener acceso a los ingresos de Caja; Manejo de registros principales y auxiliares de contabilidad; Elaborar cheques o comprobante de pago; Preparar conciliaciones bancarias, recepción o distribución de inventarios, materiales y suministros No.54) Todo cheque se inicia mediante una solicitud, la cual debe ser completa, concisa y explícita, que permita realizar el control previo al emitir el egreso y su comprobación posterior al efectuar el pago, debe estar firmada por el solicitante y con la autorización del Director General de Asuntos Administrativos. No.55) Antes de tramitar la emisión de un cheque el Responsable Financiero deberá confirmar disponibilidad presupuestaria y de fondos, autorización previa de autoridad superior para ejecutar la operación y autenticidad de la documentación soporte. No.56) Los documentos soportes de la solicitud de cheque deben ser originales, estar debidamente autorizados, no tener borrones o enmendaduras, ser por igual importe que la solicitud, pudiendo ser: a) Facturas a nombre de la Asamblea Nacional, de proveedores debidamente legalizados, pre numeradas y con pie de imprenta, con las especificaciones de la compra, monto total, descuentos, impuestos, entre otros. b) Original de Entrada a Bodega por la compra de bienes al crédito. c) Orden de Compra en adquisiciones al crédito. d) Factura proforma o cotización en compras de contado. e) Fotocopia de contrato si es pago por servicios prestados, dado que el original queda en Recursos Humanos, o en Finanzas si son obras. f) Pagaré y documentos legales, aprobados por el Comité de Préstamos, si la solicitud es para préstamos personales. No.57) Los cheques sujetos a rendición de cuenta, deben ser rendidos con toda la documentación sustentadora conforme el concepto del desembolso de acuerdo a los plazos establecidos en normativa vigente. No.58) Cuando se solicite un pago por adelanto y/o cancelación de adquisición de bienes e inversiones físicas, la solicitud deberá contener adjunto el contrato, el acta de adjudicación de la obra y demás documentos que justifiquen la solicitud. No.59) La Oficina de Tesorería es la encargada de recibir todas las solicitudes para la elaboración de cheques, el tiempo destinado para el proceso de elaboración es de 48 horas, salvo casos de urgencia. No.60) Todo cheque girado deberá ser correlativo, cronológico y debe llevar un sello protector, a fin de impedir la alteración de los montos. No.61) Los cheques anulados se procederán a inhabilitar con el sello de “anulado” y archivarse en forma consecutiva en el legajo correspondiente.

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

51

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA No.62) Las formas continuas de cheques y/o chequeras deben estar bajo la custodia del Responsable de Tesorería, para ello se deben crear las condiciones de seguridad en su resguardo. No.63) Todo cheque debe ser entregado al beneficiario o al apoderado, por medio de Caja, quien será la responsable de garantizar los controles internos y el cumplimiento de los requisitos de identificación. No.64) Para la entrega de cheques y pagos en efectivo, es un requisito indispensable presentar la cedula de identidad del beneficiario, realizando la comparación física y de firma. No.65) Una vez agotado el trámite de pago, los comprobantes y sus soportes deberán llevar el sello de “cancelado”, fecha y número de cheque, que permita inutilizar los comprobantes. No.66) Los desembolsos tendrán la documentación de respaldo suficiente y la información que permita su registro de acuerdo al clasificador de gastos vigente. Deberán ser autorizado por un funcionario independiente tanto de las actividades de manejo o custodia de los fondos y valores, como de las actividades contables o de registro. No.67) Antes de ser pagadas las facturas o recibos deberán ser debidamente revisadas en los siguientes aspectos. • • • • •

Precio de los bienes o servicios recibidos. Entrada a bodega en su oportunidad. Revisión de sumas, extensiones, cálculos, descuentos, impuestos, etc. Aprobación para su pago. Contabilidad se encargará de analizar la documentación de respaldo en todos los aspectos antes citados.

No.68) Todo desembolso será efectuado conforme el POA- Presupuesto de cada año y requerirá de los documentos soportes, los cuales deberán ser emitidos a nombre de la Asamblea Nacional y/o la fuente de financiamiento, cumpliendo con todos los requisitos fiscales y legales vigentes. No.69) Los funcionarios que autorizan pagos y los que libran el cheque deberán, preferiblemente, ser personas distintas. No.70) Al menos uno de los funcionarios autorizados para librar cheques deberá responsabilizarse de la revisión de la documentación soporte, antes de librar el cheque, preferiblemente será el que tiene la firma “B”. No.71) No deben librarse cheques soportados por copias o fotocopias, al portador, ni postdatados. No.72) Los cheques pagados ya devueltos por el Banco deberán permanecer archivados con el Estado de Cuenta respectivo. No.73) Después de 6 meses de no haber sido entregado el cheque debe remitirse a contabilidad para trámite de anulación.

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

52

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA 5.12 TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA DE FONDOS (TEF)

No.74) Las TEF solamente podrán realizarse cuando la Asamblea Nacional disponga: a) De un reglamento específico para este tipo de operaciones, autorizado por la Presidencia de la Asamblea Nacional, en el cual se establezcan: i. ii. iii. iv. v.

Las condiciones legales, Responsabilidades, Actividades y tareas en el proceso, Límites máximos de autorización y Prohibiciones de fraccionar montos máximos de TEF y usar horarios o cuentas bancarias diferentes a los autorizados. b) Contratos o convenios firmados con las partes que intervienen, beneficiarios, Bancos y Entidad que transfiere. No.75) Todos los Responsables que generan la TEF, deberán firmar una declaración en la cual certifiquen que conocen, entienden el reglamento y no están incursos en inhabilidades para participar en el proceso. No.76) Toda TEF deberá estar respaldada por documentos originales que demuestren: a)

Como requisito para realizar la transferencia: i.

La pertinencia, autorización, registro y validación de la operación de acuerdo a las normas de tesorería, presupuesto y contabilidad.

ii.

La legalidad de la operación, en virtud del convenio vigente para el tiempo de la operación, firmado por las partes que intervienen en la TEF.

b) Como requisititos adicionales para validar la transferencia: i.

La emisión de recibo original o documento equivalente en el cual se revelen los detalles de la TEF.

ii. Constancia de recibo de la TEF, por medios magnéticos o documentales legítimos, tales como reporte de confirmación de recibo del destinatario, confirmación de cargo y abono en cuenta del Banco Central y/o del Banco Comercial que interviene. iii. Estado de cuenta del Banco debidamente conciliado con los registros contables, en el cual se verifique el registro del cargo o abono según corresponda. No.77) El acceso a los sistemas electrónicos utilizados para comunicación con Bancos y Proveedores, se efectuará mediante claves (passwords) que se suministrarán únicamente a los servidores públicos autorizados para activar, validar o modificar transacciones en el sistema que opere las TEF. En ningún caso, un servidor público tendrá acceso a conocer la serie de claves o passwords que se utilicen en el proceso. No.78) La información sobre claves o passwords de respaldo utilizadas en el proceso, con declaraciones de los funcionarios que las recibieron y están administrando, sobre su custodia, se mantendrán en bóveda de seguridad en un lugar externo de la Asamblea Nacional, autorizado para estos efectos y únicamente podrán ser removidas de la institución que las

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

53

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA custodie, con autorización explícita y escrita en forma conjunta, de la Máxima Autoridad Ejecutiva y del Responsable de Tesorería. No.79) El sistema de información o el módulo de tesorería que administre las TEF, deberá diseñarse de tal forma que, mediante métodos generalmente aceptados de encriptación de la información, impidan razonablemente el acceso no autorizado a los datos que se transmitan por el ciberespacio. Para tales efectos deben prepararse documentos en los cuales se demuestre el análisis de riesgo sobre el transporte de los datos y las decisiones de seguridades para el sistema. 5.13 CONCILIACIONES BANCARIAS

No.80) La Contabilidad deberá elaborar las conciliaciones para cada una de las cuentas bancarias de la Asamblea Nacional en sus distintos programas y proyectos. Se deben realizar las conciliaciones bancarias confrontando los saldos y justificar las posibles diferencias entre los registros contables del banco y los de la institución. El estado de cuenta deberá entregarse en sobre cerrado al funcionario encargado de elaborar la conciliación. No.81) Las conciliaciones bancarias deberán documentarse y dejar constancia en ellas de los responsables de prepararlas y revisarlas por los niveles adecuados. Debe ser verificada y firmada a conformidad por el Responsable de Contabilidad y autorizadas por el Responsable Financiero. No.82) La Conciliación Bancaria debe incluir la revisión, cotejo y justificación de las posibles diferencias relacionadas con: a. Movimientos de las cuentas bancarias registradas y controladas en los libros auxiliares. b. La secuencia numérica de los cheques emitidos por la institución. c. Las partidas de débito o crédito registradas por el Banco y no registradas por la institución y viceversa. No.83) Todo ajuste contable por partidas de conciliación que afecte los resultados de la institución, deberá tener autorización escrita del Director General de Asuntos Administrativos. No.84) El Responsable de la Oficina de Contabilidad dará el seguimiento de las partidas de conciliación pendientes para evitar posibles contingencias. No deberán permanecer en las conciliaciones bancarias partidas sin aclarar y ajustar por más de 30 días después de haber sido incluida dentro de una conciliación. No.85) El valor de los cheques retirados por los beneficiarios, pero no presentados al banco después de los seis meses posteriores a su fecha de libramiento, de acuerdo a las leyes, deberán ser revertidos contablemente.

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

54

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA 5.14 CONFIRMACIÓN DE SALDOS EN BANCOS

No.86) Para mantener la confiabilidad de la información, un funcionario autorizado e independiente del manejo de ingresos y egresos deberá confirmar periódicamente con los Bancos el movimiento y saldo de las cuentas de la institución, dicha confirmación deberá quedar constatada por escrito. No.87) Se elaborarán conciliaciones de los valores por cobrar cuando fuere el caso y de obligaciones, dentro de los primeros diez días hábiles del mes siguiente, con el propósito de revelar errores o transacciones no registradas oportunamente. No.88) Las confirmaciones de las cuentas bancarias se efectuarán directamente con los bancos, dejando prueba documental de la información recibida y de las pruebas efectuadas. 5.15 AUTORIZACIÓN Y REGISTRO DE INVERSIONES

No.89) La Asamblea Nacional deberá fijar procedimientos y criterios para autorización de operaciones relativas a inversiones en valores mobiliarios y otros, y que se mantengan registros consistentes que muestren las características de las inversiones realizadas. No.90) Las autorizaciones para la inversión deberán otorgarse de acuerdo a las reglamentaciones que deben existir para tal efecto. 5.16 CUSTODIA Y MANEJO DE INVERSIONES EN VALORES MOBILIARIOS

No.91) Se deberán diseñar e implantar procedimientos específicos de custodia, registro y de salvaguarda física de las inversiones que las proteja de eventuales siniestros, pérdidas o robos. No.92) Cuando estas inversiones tengan valores de importancia relativa, deberán ser tomadas las prevenciones necesarias para salvaguardar los intereses de la institución. 5.17 VERIFICACIÓN FÍSICA DE INVERSIONES

No.93) Funcionarios de la Asamblea Nacional a cargo del control institucional con actuación independiente de la custodia y contabilización, realizarán constataciones físicas periódicas de las inversiones que mantenga la institución. Bajo ninguna circunstancia estas constataciones se efectuarán en períodos mayores de un año. No.94) Los valores por cobrar deberán ser verificados físicamente en forma periódica y sorpresiva, por funcionarios independientes de su registro y custodia, así como del manejo del efectivo, esta verificación incluirá la comprobación de la legalidad de todos los documentos soporte y de las medidas de seguridad de los mismos. 5.18 CRÉDITO PÚBLICO

No.95) El Órgano Rector del Sistema de Crédito Público (SIGADE) es responsable de dictar y comunicar los métodos, procedimientos, instructivos y formularios necesarios para que las gestiones y transacciones de crédito público, interno y externo, se desarrollen de manera eficiente y transparente, se registren a partir de un único acto administrativo, se controlen en forma adecuada y se expongan en forma clara y completa.

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

55

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA VI.

CONTABILIDAD INTEGRADA

Normas relacionadas VI.1

CONTABILIDAD INTEGRADA

La Contabilidad Gubernamental deberá integrar las transacciones presupuestarias, financieras y patrimoniales en un sistema común, oportuno y confiable, destino y fuente de los datos expresados en términos monetarios. El sistema se sujetará a los preceptos señalados por las Normas que expida el Organismo Rector correspondiente. VI.2

SISTEMA DE INFORMACIÓN FINANCIERA

El Sistema Contable establecido por el Organismo Rector correspondiente, será el único medio de información financiera derivado de las operaciones de la Administración Central y de las Entidades dependientes del Tesoro Nacional. Las Entidades no dependientes del Tesoro Nacional proveerán información respecto de las operaciones realizadas, sobre la base de los datos contables producidos por el sistema contable específico de la respectiva institución, conforme a las Normas Básicas de Contabilidad Integrada para Instituciones Descentralizadas y Guía para la Elaboración de los Manuales de Contabilidad de las Empresas Públicas no Financieras. El Sistema de Contabilidad debe informar sobre la gestión financiera en forma oportuna, confiable y eficiente, útil para sustentar las decisiones e idóneo para facilitar las tareas de control y auditoría. Se establecerá un adecuado sistema contable por partida doble para el registro oportuno y adecuado de las transacciones financieras que ejecute un Ente Contable y que produzcan variaciones en su activo, pasivo y patrimonio y, en general, en cualquiera de las cuentas de dicho sistema contable. Deberá incluir para el correcto ordenamiento y clasificación de las transacciones, plan de cuentas, Manuales de Procedimientos y estructura para informes financieros. El sistema de registros contables deberá producir Estados Financieros que reflejen la Situación Financiera, Resultados de Operación, Evolución Patrimonial y Flujos de Fondos del Ente. Las Entidades o Empresas Públicas que posean más del 50% del patrimonio o ejerzan influencia significativa en la toma de decisiones de otra u otras Entidades, deberán presentar sus estados financieros consolidados con los de éstas. Igualmente, cuando corresponda, el sistema contable de las empresas públicas deberá producir además información referente a los costos de producción ocurridos en sus operaciones específicas. La información de las empresas públicas de carácter financiero se sujetará a las disposiciones legales vigentes al respecto. VI.3

CONTROL CONTABLE DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA

El Sistema de Contabilidad de las Entidades deberá proveer un control contable de la ejecución presupuestaria. En cuanto a los Gastos deberá registrar las asignaciones presupuestarias, los compromisos adquiridos y contingentes, los gastos devengados y pagos realizados, y los saldos, devengados no pagados. En cuanto a los Recursos o Ingresos deberá registrar las estimaciones presupuestarias, los recursos liquidados o devengados, los cobros realizados y los saldos por cobrar. VI.4

CONCILIACIONES DE SALDOS

En toda Entidad, Servidores Públicos de la Unidad de Contabilidad, independientes de la función de registro contable del efectivo, deudores y acreedores, elaborarán conciliaciones de los saldos bancarios, de valores por cobrar y de obligaciones, dentro de los primeros diez días hábiles del mes siguiente, con el propósito de revelar errores o transacciones no registradas oportunamente. Igualmente deberán efectuar conciliaciones periódicas de los registros auxiliares con el Mayor. VI.5

CONFIRMACIÓN DE SALDOS

En forma independiente se comprobará el movimiento de las cuentas bancarias, de las cuentas por cobrar y de las cuentas por pagar de cada Entidad, confirmando directamente con los bancos o terceros sus saldos a cualquier fecha y realizando un corte de las operaciones para tal fin. VI.6

VERIFICACIÓN FÍSICA DE VALORES POR COBRAR

Los valores por cobrar de cada Entidad, los cuales constaran en documentos idóneos, deberán ser verificados físicamente en forma periódica y sorpresiva, por Servidores Públicos independientes de su registro y custodia, así como del manejo del efectivo. La verificación incluirá la comprobación de la legalidad de los soportes y de las medidas de seguridad de los mismos.

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

56

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA VI.7 CLASIFICACIÓN, ANÁLISIS, EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO DE SALDOS DE VALORES POR COBRAR Y POR PAGAR Los derechos y obligaciones de cada Entidad se deberán clasificar por fechas de antigüedad y de vencimiento, respectivamente, y un Servidor Público independiente del manejo de los fondos, créditos y obligaciones, deberá realizar análisis y evaluaciones mensuales de los valores por cobrar y por pagar. VI.8

CIERRE DEL EJERCICIO CONTABLE

Las Entidades deberán efectuar el cierre de sus operaciones contables al 31 de diciembre de cada año. VI.9

RENDICIÓN DE CUENTAS

Toda Entidad, Servidor Público o persona que recaude, reciba, pague o custodie fondos, valores o bienes del Estado, tiene la obligación de rendir cuenta de la administración a su cargo por intermedio del sistema contable, especificando la documentación de respaldo y las condiciones de su archivo y en concordancia con las normas que emita el respectivo órgano rector. VI.10

PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS

Las Entidades deberán presentar los estados financieros mensuales y anuales que les corresponda, dentro de las condiciones y plazos señalados en las Normas legales. VI.11

PROPIEDAD DE LA DOCUMENTACIÓN CONTABLE

Los comprobantes y documentos que respaldan la contabilidad forman parte integral de ésta. La contabilidad es propiedad de la Entidad respectiva y por ningún motivo los Servidores Públicos o ex Servidores Públicos podrán sustraer total o parcialmente la contabilidad de una institución.

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

57

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA Normas adaptadas a la Contabilidad Integrada de la Asamblea Nacional 6.1

LA CONTABILIDAD COMO PARTE DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN FINANCIERA

No.1) El subsistema de contabilidad se sustentará en la teoría contable, por lo tanto los hechos económicos susceptibles de ser expresados en términos monetarios deben registrarse sobre la base de los Principios de Contabilidad Gubernamental de Nicaragua y las Normas Técnicas de Control Interno emitidas por la CGR, que constituyen el marco teórico y conceptual que tiende a asegurar la idoneidad del sistema de contabilidad. No.2) Los Principios de Contabilidad Gubernamental deben aplicarse de manera conjunta y relacionada entre sí. Las bases conceptuales que los conforman guardan relación tanto en el proceso económico – financiero, como en el flujo continuo de operaciones, a fin de identificarlas para que satisfagan las necesidades de información, de funcionarios interesados en la toma de decisiones. No.3) El Sistema de Contabilidad debe informar sobre la gestión financiera en forma oportuna, confiable y eficiente, útil para sustentar las decisiones e idóneo para facilitar las tareas de control y auditoría. No.4) El Sistema de Contabilidad Integrada deberá incorporar las transacciones presupuestarias, financieras y patrimoniales en un sistema común oportuno y confiable, destino y fuente de los datos expresados, en términos monetarios. No.5) La Contabilidad de la Asamblea Nacional, dentro del Sistema Integrado de Administración Financiera Institucional, debe operar en forma interrelacionada por medio de un software informático, con los diferentes subsistemas, entre ellos: Presupuesto, Finanzas, Recursos Humanos, Adquisiciones, Administración de Bienes y Tesorería. Cada sistema tiene su propia dinámica y su proceso operativo, debe disponer de sus correspondientes controles internos y sus flujos de información, y estar llamados a proporcionar la información a nivel gerencial para respaldar el proceso de toma de decisiones. No.6) Los registros contables estarán supeditados a los momentos de afectación presupuestaria establecidos en el artículo 21 de la Ley 550, Ley de Administración Financiera y del Régimen Presupuestario, a los efectos de reflejar los movimientos patrimoniales que alteren o puedan llegar a alterar la situación económica de la institución, el momento de afectación contable corresponderá al registro del devengado. No.7) Las transacciones en el Subsistema de Contabilidad serán registradas cuando se cumplan los siguientes requisitos: a. Crédito fiscal suficiente. b. Autorización del funcionario competente para realizar la transacción. c. Documentación de soporte, legal y válida. No.8) La clasificación contable debe ser compatible con la clasificación del Presupuesto General de la República, de forma que se garantice la integración del sistema de gestión del egreso público.

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

58

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA No.9) Los ingresos de cualquier naturaleza deben ser reconocidos a través del registro contable en la fecha en que se realizan, lo que permitirá identificarlos con el ejercicio en que efectivamente ocurren. No.10) Lo gastos serán reconocidos a través de los asientos contables cuando se devengan, independientemente de la fecha de pago, esto permitirá su identificación directa con el ejercicio en que los mismos se incurrieron. No.11) Las cuentas del Activo registrarán los bienes, derechos de cobro o uso y otros valores que sean propiedad de la institución o representen un beneficio futuro, el registro se efectuará cuando se adquiera, construya o reciba un bien, se reconozca el derecho a un cobro o a recibir beneficios futuros o el ingreso efectivo. Los activos serán registrados a su costo de adquisición o construcción, si se desconoce, se contabilizarán a un valor estimado que represente el monto que hubiese sido necesario desembolsar para adquirirlo en las condiciones en que se encuentra. No.12) Los pasivos se contabilizarán por el monto convenido al momento de producirse la obligación hacia terceros, de transferir o entregar activos o de recibir valores por servicios a ser provistos o prestados en el futuro. Los pasivos en moneda extranjera se registrarán en su equivalente en moneda nacional utilizando el cambio oficial del Banco Central de Nicaragua del día de su transacción. Los saldos de estas cuentas, así como de las que contengan cláusulas de mantenimiento de valor con respecto al dólar, serán actualizados mensualmente de acuerdo a la norma específica que se emita al respecto. Los pasivos se clasifican de acuerdo a su obligatoriedad en corrientes y no corrientes, ya sea exigible dentro del año o más allá de él. A fin de cada ejercicio, se reclasificarán como corrientes las porciones de los pasivos no corrientes que serán obligación en el siguiente ejercicio. No.13) Las cuentas de orden se utilizarán en la institución para registrar en los libros los derechos o responsabilidades contingentes, establecer recordatorios en forma contable o controlar acciones de la administración, como pueden ser: a. b. c. d.

Movimiento de valores ajenos que se reciban en guarda, prenda o garantía. Derechos u obligaciones contingentes que se contraigan por cualquier causa. Otorgamiento de avales o fianzas. Impresión de Títulos Valores emitidos en custodia, que al ponerse en circulación afectarán las respectivas cuentas del balance.

No.14) Las Cuentas de Orden se cancelarán cuando se conviertan en cuentas reales de la contabilidad o cuando cese la razón que dio lugar al registro, cualquiera sea su causa, previo informe dentro de la unidad operativa correspondiente. Las cuentas de orden se presentarán al final del Balance General. 6.2

SISTEMA DE INFORMACIÓN FINANCIERA

No.15) Se establecerá un adecuado sistema contable por partida doble para el registro oportuno y adecuado de las transacciones financieras que ejecute la institución y que produzcan variaciones en su activo, pasivo y patrimonio y, en general, en cualquiera de las cuentas de dicho sistema contable.

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

59

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA No.16) El Catálogo de Cuentas de la Contabilidad de la Asamblea Nacional debe tener la capacidad de incorporar las cuentas necesarias para registrar el movimiento de los diferentes programas y gastos de capital que maneja la institución, operando bajo los requerimientos de una contabilidad presupuestaria que requiere que todos sus gastos se encuentren previamente presupuestados. En el caso de los programas con financiamiento externo, se actuará conforme el convenio. No.17) El Sistema de Contabilidad deberá comprender un conjunto de principios, normas, recursos y procedimientos técnicos utilizados para procesar, valuar y exponer los hechos económicos que afecten o puedan llegar a afectar el patrimonio de la institución, es por ello que la contabilidad de la Asamblea Nacional debe operar como un sistema común, único y uniforme integrador de los registros presupuestarios, económicos, financieros y patrimoniales. No.18) Las transacciones se deben registrar una sola vez, permitiendo el sistema, que a partir de ese registro único se obtengan todas las salidas de información presupuestaria, financiera, económica y patrimonial que se necesiten, logrando eficiencia en la administración y absoluta coherencia entre los estados financieros que se produzcan. Aunque las operaciones se registran en la contabilidad, debe guardarse una estricta vigilancia en cuanto al lugar donde se produzcan los hechos económicos a fin de obtener información oportuna, confiable y segura. 6.3

CONTROL CONTABLE DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA

No.19) El Sistema de Contabilidad deberá proveer el control contable de la ejecución presupuestaria. En relación con los gastos, deberá registrar las acciones presupuestarias, los compromisos adquiridos y contingentes, los gastos devengados y pagos realizados y los saldos devengados no pagados. No.20) En cuanto a los recursos de las diferentes fuentes con los que se financia, la institución deberá registrar las asignaciones presupuestarias, los recursos liquidados o devengados y los saldos por cobrar, cuando fuere el caso. No.21) Deberán utilizarse matrices de conversión automática de los registros presupuestarios o transacciones que reflejen la entrada de recursos o gastos en asientos de partida doble. 6.4

CONCILIACIONES DE SALDOS

No.22) Independientes de la función de registro contable y del efectivo, deudores y acreedores, se elaborarán conciliaciones de los saldos bancarios, de valores por cobrar cuando fuere el caso, y de obligaciones dentro de los primeros diez días hábiles del mes siguiente, con el propósito de revelar errores o transacciones no registradas oportunamente. No.23) En el saldo de la cuenta de banco que maneja la Contabilidad dentro de sus sistemas integrados, se reflejarán todos los ingresos de asignaciones presupuestarias y donaciones provenientes de los diferentes países que esta institución ejecuta, de acuerdo a convenios cuyos montos son depositados en las cuentas bancarias de la institución: 1. En el Sistema se debe reflejar todo el ciclo de las transferencias antes mencionadas y solamente coincide con el SIGFA en los depósitos que efectúan en el Banco Comercial, de acuerdo a la Constitución de Fondos Rotativos que se constituyen en el SIUE a inicios de cada año para su ejecución.

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

60

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA

6.5

2.

Los recursos provenientes de donaciones con aplicación específica se deberán depositar en una cuenta bancaria separada, en cualquiera de los bancos del sistema financiero, con el propósito de mantener un control adecuado sobre las distintas fuentes de financiamiento.

3.

Diariamente deberá informarse al Responsable de Tesorería y al Responsable de Finanzas sobre la disponibilidad diaria de los recursos recibidos, depósitos bancarios y el total de cheques emitidos.

CONFIRMACIÓN DE SALDOS

No.24) En forma independiente se comprobará el movimiento de las cuentas bancarias, de las cuentas por cobrar y de las cuentas por pagar de la Asamblea Nacional, confirmando directamente con los bancos o terceros sus saldos a cualquier fecha y realizando un corte de las operaciones para tal fin. No.25) Se deberá poner especial cuidado en efectuar periódicamente, por personal independiente del manejo de los registros contables, las comprobaciones de saldos y movimientos de las cuentas bancarias y de las cuentas por pagar, en caso de existir saldos de cuentas por cobrar éstas también deberán ser objetos de confirmación. 6.6

VERIFICACIÓN FÍSICA DE VALORES POR COBRAR

No.26) Los valores por cobrar deberán ser verificados físicamente en forma periódica y sorpresiva por funcionarios independientes de su registro y custodia, así como del manejo del efectivo, ello incluirá la comprobación de la legalidad de todos los documentos soporte y de las medidas de seguridad de los mismos. 6.7

CLASIFICACIÓN, ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DE SALDOS POR COBRAR Y POR PAGAR

No.27) Aunque el giro de actividades de la Asamblea Nacional no se presta para la generación de derechos por cobrar, las obligaciones que la institución pudiera tener con los distintos proveedores y contratistas deberán clasificarse por antigüedad y vencimiento respectivamente, debiéndose realizar análisis y evaluaciones mensuales de los saldos por cobrar y pagar que pudiera tener la institución. No.28) El análisis de los saldos por cobrar y pagar si existieran, deberán desarrollarse por funcionario independiente del manejo de los fondos, créditos y obligaciones. Se deben destacar los saldos fundamentalmente generados por cuentas a pagar a contratistas, retenciones por pagar sobre desembolsos realizados por operaciones con la institución, créditos de proveedores o efectos pendientes de pago, préstamos personales y adelanto de salario a trabajadores. 6.8

CIERRE DEL EJERCICIO CONTABLE

No.29) Cierre del Movimiento Contable: Se deberá efectuar un cierre de las operaciones de la institución al término de cada mes y preparar la información financiera que sirva de insumo para el cierre contable anual. No.30) El período contable para fines de elaboración y presentación de estados financieros anuales y cierre oficial de los registros contables, inicia el primero de enero y termina el treinta y uno de diciembre de cada año, a partir de esa fecha no podrán contraerse compromisos ni devengarse gastos con cargo al ejercicio que concluyó. NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

61

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA 6.9

RENDICIÓN DE CUENTAS

No.31) Todo servidor público o la persona que recaude, reciba, pague o custodie fondos, valores o bienes del Estado tiene la obligación de rendir cuentas de la administración a su cargo por intermedio del sistema contable, especificando la documentación de respaldo y las condiciones de su archivo y en concordancia con las normas que emitan el MHCP y la Contraloría General de la República. 6.10

PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS

No.32) La Asamblea Nacionaldeberá presentar sus estados financieros mensuales y anuales, de tal manera que se pueda percibir a través de dichos estados financieros, el resultado de la gestión presupuestaria, financiera y económica y la situación patrimonial a una fecha determinada. No.33) Los estados financieros deberán presentar la situación financiera y de resultados de la Asamblea Nacional, respetando los Principios de Contabilidad Gubernamental, los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados y las Normas Internacionales de Contabilidad, utilizando los mismos métodos de reexpresión con la finalidad de que las cifras consolidadas puedan ser comparables y estén en los mismos términos contables. No.34) La técnica utilizada a nivel del software contable será aquella en base de línea a línea, es decir, sumando todos los renglones de activo, pasivo y patrimonio de la Asamblea Nacional.El sistema deberá generar informes gerenciales, Estado de Situación, Resultados, evolución patrimonial, origen y fuente de recursos. 6.11

PROPIEDAD DE LA DOCUMENTACIÓN CONTABLE

No.35) La documentación de respaldo, constituye la evidencia y el medio de prueba de la veracidad, legalidad y autorización de las transacciones registradas en el comprobante único contable. Los asientos contables, sin excepción alguna, se realizarán en base a los documentos de soporte que los respalden. No.36) No se podrá registrar una transacción si ésta no presenta los documentos que la sustenten, y en el caso de desembolsos no se registrará si éstos no presentan el control previo al compromiso y al gasto. No.37) Los funcionarios a cargo del control interno de la Asamblea Nacional deberán vigilar que los comprobantes y documentos que respaldan la contabilidad forman parte integral de ésta y que constituyen la evidencia y el medio de prueba de la veracidad, legalidad y autorización de las transacciones, sean éstos documentos internos o externos. Se archivarán en orden cronológico y/o numérico y se resguardarán durante (10) diez años, tiempo que determina la Contraloría General de la República, en el Artículo 105 de su Ley Orgánica. No.38) Todos los documentos relativos a una transacción específica serán archivados juntos o debidamente referenciados. No.39) La administración y custodia de los comprobantes de registro del Sistema de Administración Financiera así como la documentación soporte que se derive de éstos, será responsabilidad del órgano de registro que origina la operación. Estos comprobantes deberán estar

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

62

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA disponibles, en cualquier momento para fines de auditoría interna o de la Contraloría General de la República. No.40) Los comprobantes y documentos que respaldan la contabilidad forman parte integral de ésta. La contabilidad es propiedad de la Asamblea Nacional y por ningún motivo los servidores públicos o ex servidores públicos podrán sustraer total o parcialmente la contabilidad de la institución.

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

63

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA VII.

CONTRATACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

Normas relacionadas VII.1

PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES

Las distintas Entidades deberán elaborar un plan anual de contrataciones, que permita el cumplimiento de los objetivos del Sistema Nacional de Contrataciones en sus dos vías: la gestión operativa a cargo de las Unidades de contrataciones de las Entidades y la formulación de políticas a cargo del Órgano Rector del Sistema. VII.2

TRAMITACIÓN, EJECUCIÓN Y REGISTRO DE COMPRAS Y CONTRATACIONES

Todas las compras y contrataciones se ajustarán a las normas y disposiciones generales y particulares que le sean aplicables. En particular y con relación a la integración con los distintos sistemas de la organización, deberán previo al llamado a licitación o concurso, o a la formalización del contrato en su caso, verificar que el bien o el servicio requerido haya sido previsto en el Plan Anual de Contrataciones, o en su defecto, justificar fehacientemente la necesidad. VII.3

SEPARACIÓN DE ATRIBUCIONES EN EL PROCESO DE ADQUISICIONES O CONTRATACIÓN

El Sistema de Adquisición de Bienes y Servicios en cada Entidad, deberá diferenciar las atribuciones de solicitar, autorizar el inicio, y llevar a cabo el proceso de adquisición o contratación. Asimismo deberá identificar a los responsables de la decisión de contratación con relación a la calidad, oportunidad y competitividad del precio. Los procedimientos administrativos de la adquisición o contratación se sujetarán a las disposiciones legales vigentes. VII.4

SOLICITUD Y APROBACIÓN DE LAS ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS

Toda solicitud de adquisición de bienes o contratación de servicios, deberá estar debidamente fundamentada en el pedido justificado del responsable del área o Unidad respectiva y ser aprobada por el Servidor Público designado para ello únicamente cuando exista la respectiva partida presupuestaria con margen disponible para el gasto o inversión o si se han definido las condiciones de financiamiento requerido, incluyendo los efectos de los términos de pago. VII.5

INVENTARIOS

Se establecerán e implantarán los reglamentos y procedimientos relativos a la incorporación, apropiación, depósito, custodia, verificaciones físicas, seguros y registros de los bienes físicos de cada Entidad, orientados a la administración económica y eficiente de estos recursos, todo de acuerdo con las Normas de Control Interno. VII.6

UNIDAD DE ABASTECIMIENTO

En la medida de sus necesidades, capacidad económica y operativa cada Entidad dispondrá de una Unidad dentro de la organización, que centralice el proceso de abastecimiento. VII.7

CONSTANCIA DEL RECIBO DE BIENES Y SERVICIOS

El recibo de bienes o servicios adquiridos, deberá respaldarse por escrito con una constancia autorizada sobre la satisfacción en cuanto a su cantidad, calidad y coincidencia con lo ordenado. VII.8

SISTEMA DE REGISTRO DE INVENTARIOS

Para el control de las existencias de inventarios de la Entidad, se establecerá un sistema adecuado de registro permanente de su movimiento por Unidades de iguales características. VII.9

PROGRAMACIÓN DE ADQUISICIONES DE INVENTARIOS

Cada Entidad establecerá las cantidades mínimas y máximas de existencias de inventarios de materias primas, materiales y suministros, según sea el caso, a efecto de programar y efectuar oportunamente las adquisiciones. VII.10

CONTROL DE ALMACENES O DEPÓSITOS DE EXISTENCIAS DE INVENTARIOS

Existirá un espacio físico, adecuado a los requerimientos de la Entidad, para el almacenamiento o depósito de las existencias de inventarios, que permita el control e identificación rápida de los artículos o elementos. El máximo ejecutivo establecerá un sistema apropiado para la conservación, seguridad, manejo y control de los bienes o elementos almacenados. VII.11

VERIFICACIÓN FÍSICA DE INVENTARIOS

A través de Servidores Públicos independientes del manejo y registro de los bienes de inventarios, se verificará la existencia física de los mismos, por lo menos una vez al año, en la época que se considere más oportuna. La Unidad de Auditoría Interna participará en la planificación y observará la toma física de los inventarios para garantizar la aplicación adecuada de los procedimientos diseñados para el efecto.

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

64

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA VII.12

SEGURIDAD DE LOS BIENES

Se deberán contratar los seguros necesarios para proteger sus bienes en general, contra los distintos riesgos o siniestros que puedan ocurrir y tomarán las medidas necesarias de custodia física y seguridad material, que fueren del caso. VII.13

OBSOLESCENCIA, PÉRDIDA O DAÑO DE INVENTARIOS

Los bienes obsoletos, dañados o perdidos deben ser dados de baja oportunamente de los registros contables de inventarios, previa la investigación pertinente, el cumplimiento de los trámites legales vigentes y la debida autorización a través de Resolución expresa de la máxima autoridad de la Entidad respectiva. Sin excepción alguna, se deberá contar con las justificaciones documentadas requeridas; elaborándose un acta de destrucción de los inventarios dañados si ese es el caso. VII.14

REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS

En toda Entidad se crearán y mantendrán registros permanentes y detallados de las altas, retiros, traspasos y mejoras de los activos fijos, que posibiliten su identificación y clasificación y el control de su uso o disposición. VII.15

ADQUISICIONES Y REPARACIONES DE ACTIVOS FIJOS

Todas las adquisiciones y reparaciones de activos fijos, deben realizarse previa solicitud debidamente documentada, autorizada y aprobada, en concordancia con la programación de operaciones y los lineamientos presupuestarios. VII.16

USO DE BIENES Y MANTENIMIENTO DE ACTIVOS FIJOS

Los bienes y servicios del Estado se deben utilizar exclusivamente para los fines previstos en la programación de operaciones. Además, elaborar y ejecutar un programa de mantenimiento preventivo de los activos fijos. VII.17

USO DE VEHÍCULOS

Todos los vehículos deben ser utilizados exclusivamente en las actividades propias de cada Entidad y deben llevar imprescindiblemente placa oficial y pintada en las puertas laterales la leyenda "Uso Oficial", nombre de la institución propietaria y número de placa. La circulación de los vehículos oficiales en días y horario no laborable, sólo podrá ser autorizada por el máximo ejecutivo de la Entidad. VII.18

CUSTODIA DE ACTIVOS FIJOS

Cada Unidad Organizacional es responsable por el control y custodia de los bienes asignados a ella, así como por el cumplimiento del programa de mantenimiento preventivo requerido. VII.19

VERIFICACIÓN FÍSICA DE ACTIVOS FIJOS

En forma periódica o por lo menos una vez al año, personal independiente de la custodia y registro contable deberá verificar físicamente los activos fijos. VII.20

CÓDIGO DE IDENTIFICACIÓN DE ACTIVO FIJOS

Se debe establecer un sistema de codificación que permita la identificación individual de los activos fijos y su posterior verificación contra los registros contables. VII.21

ENAJENACIÓN DE ACTIVOS FIJOS

Cuando sea necesaria la enajenación de activos fijos de propiedad de la Entidad, ésta deberá efectuarse a través de remates públicos de conformidad con las normas legales que regulan la materia y con los procedimientos creados para el efecto. VII.22

BAJA DE ACTIVOS FIJOS

Las bajas de activos fijos por cualquier concepto deben contar con la autorización de la Máxima Autoridad de la Entidad. Cuando se trata de Entidades del Gobierno Central, los activos obsoletos o deteriorados deben remitirse para su debido descargo al Departamento de Bienes Nacionales del Ministerio de Finanzas, excepto en el caso de aquellos bienes que se encuentren bajo la custodia del Ministerio de Relaciones Exteriores en otros países. En esas circunstancias, se deberá firmar un acta por el Ministro de Relaciones Exteriores certificando el destino final que se le dio a los activos en dicho país, atendiendo los principios de transparencia, legalidad y eficiencia en el uso de los recursos del Estado.

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

65

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA VII.23

PEDIDOS EN TRÁNSITO

1. Debe existir un expediente o archivo que contenga la documentación que respalde los desembolsos originados desde el inicio hasta el final de la compra de que se trate. 2. La sumatoria de los documentos debe ser igual al valor que indiquen los registros respectivos. 3. Debe establecerse un control numérico para los diferentes pedidos de los que se hará referencia en los comprobantes, cheques y demás registros. 4. Debe establecerse un control en donde se conozca la situación de cada pedido en tránsito. En caso de corresponder a importación podrá contener la siguiente información: a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. k. l. m.

Valor de la cobranza emitida por el banco; Pedido, Número y Fecha; Factura del proveedor; Nombre y origen del proveedor; Conocimiento de embarque; Valor FOB (valor en puerto de embarque); Nombre del Banco; Fecha de salida y llegada a puerto; Fecha de envío de documentos para registro; Número de póliza de importación; Fecha y número de liquidación; Nota de entrada al almacén; Cualquier otro dato pertinente.

5. Todas las liquidaciones antes de ser registradas deben ser aprobadas por el Contador. 6. Cuando se reciban entregas parciales, los saldos deben controlarse mediante registros y procedimientos adecuados. 7. El encargado de las compras locales y/o de importaciones revisará mensualmente los saldos de pedidos con los del registro contable, con el objetivo de identificar y corregir cualquier diferencia existente. 8. Cuando existan averías y/o faltantes, se notificará inmediatamente a la Compañía de Seguros o de Vapores para preparar el reclamo respectivo. 9. Antes de ser registrados los reclamos deberán ser revisados por el responsable de contabilidad y autorizado por el Servidor Público competente. 10. Mensualmente deberán cotejarse los saldos de los registros auxiliares de pedidos en tránsito contra la cuenta de control del Mayor. VII.24

DONACIONES

•

Recepción

Para todas las donaciones recibidas, se debe elaborar un recibo en general y cuando sea en efectivo se elaborará un recibo oficial de caja. •

Registro

Se llevará un registro de todas las donaciones recibidas, cumpliendo los requisitos de oportunidad y codificación según las Normas de Contabilidad Integrada. En caso de bienes como por ejemplo maquinaria, edificios o cualquier otra clase de bienes, de los cuales no se disponga de una factura original, se hará con base en el valor de mercado, el cual deberá ser estimado y certificado por un Especialista, sin perjuicio de los documentos originales suministrados por el donante. •

Utilización de Donaciones

Las donaciones deberán utilizarse única y exclusivamente de acuerdo a las condiciones establecidas por los donantes. De su uso adecuado deberán prepararse informes periódicos con destino a los donantes. •

Verificación física y Conciliación

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

66

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA Se efectuarán verificaciones físicas en las fechas previstas por las condiciones de los donantes, o en su defecto con periodicidades menores a un año. Los resultados de las verificaciones deberán conciliarse con los registros contables y cuando aplique con los registros del donante.

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

67

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA Normas adaptadas a la Contratación y Administración de Bienes y Servicios 7.1

PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES

No.1)

La División de Adquisiciones, es el área designada para garantizar que los procesos de contratación de bienes, servicios, obras y consultorías que efectúe, se realicen dentro de un marco de legalidad a fin de asegurar el cumplimiento de los principios de transparencia, eficiencia, igualdad de oportunidad y libre competencia, establecidos en la Ley 323, Ley de Contrataciones del Estado, en su Reglamento y su Reforma, además de la correcta aplicación de las normativas que regulan el Sistema de Contrataciones.

No.2)

La División de Adquisiciones de la Asamblea Nacional deberá elaborar y publicar el Plan Anual de Contrataciones, en el portal “nicaraguacompra” y/o dos medios de circulación nacional.

No.3)

En el Plan Anual de Contrataciones se traduce el presupuesto de bienes y servicios expresados en recursos financieros, en requerimientos concretos por cantidades de insumo por cada tipo, valorizados por el período. Este Plan Anual deberá permitir lo siguiente:

No.4)

1.

Establecer el cronograma de adquisiciones que posibilite que los programas cuenten con los bienes y servicios en el lugar, tiempo y forma requeridos.

2.

Prever los precios de los insumos a efectos de contar con los recursos financieros necesarios en el momento oportuno.

3.

Optimizar los procedimientos de contrataciones de bienes y servicios de acuerdo con las políticas de contrataciones.

4.

Establecer la modalidad de contratación más adecuada de acuerdo a la cantidad y precio de los insumos previstos.

5.

Establecer sustitutos adecuados para productos o servicios que pudieran brindar la misma prestación.

Todas las compras y contrataciones que realice la Asamblea Nacional se ajustarán a las normas y disposiciones generales y particulares que le sean aplicables, respetando: ¾ Ley 323 “Ley de Contrataciones del Estado” y sus reformas. ¾ Reglamento General de la Ley de Contrataciones del Estado Ley 323, Decreto 21-2000. ¾ Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público dictadas por la Contraloría General de la República. ¾ Normas y procedimientos de compras de la Asamblea Nacional.

7.2

No.5)

TRAMITACIÓN, EJECUCIÓN Y REGISTRO DE COMPRAS Y CONTRATACIONES

Toda compra debe incluir procesos estandarizados de ejecución, estándares similares; sistemas y valores comunes, para todos los demandantes y adquisiciones dentro de la institución.

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

68

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA No.6)

El Sistema Integrado de Administración Financiera Institucional debe permitir en un módulo de adquisiciones controlar el registro de proveedores, la solicitud de bienes y servicios, apoyo al proceso de selección, generación de la orden de compra, recepción del bien y/o servicio, generación de la solicitud de pago, registro y control de contratos.

No.7)

Todo el mecanismo de adquisición deberá permitir que previo al llamado a cotización o licitación o a la formalización del contrato en su caso, se pueda verificar que el bien o el servicio requerido haya sido previsto en el Plan Anual de Contrataciones, o en su defecto, justificar fehacientemente la necesidad.

7.3

SEPARACIÓN DE ATRIBUCIONES EN EL PROCESO DE ADQUISICIONES O CONTRATACIÓN

No.8)

El Sistema de Adquisición de Bienes y Servicios deberá diferenciar las atribuciones de solicitar, autorizar el inicio y llevar a cabo el proceso de adquisición o contratación. Para ello, la División de Adquisiciones deberá constituirse como parte integrante del Comité de Licitación establecido para cada proceso y dar apoyo al Comité Revisor cuando sea pertinente su nombramiento.

No.9)

La División de Adquisiciones deberá dar apoyo administrativo al Comité de Licitación respecto a la elaboración de los pliegos de base y condiciones; coordinar la elaboración de los informes y estudios técnicos requeridos, respecto a la reevaluación de las ofertas presentadas durante el proceso de contrataciones, efectuar convocatoria, levantar actas, elaborar dictámenes, recibir y custodiar ofertas.

No.10)

Se deberá identificar a los responsables de la decisión de contratación, en relación a la calidad, oportunidad y competitividad del precio.

No.11)

Los procedimientos administrativos de la adquisición o contratación se sujetarán a las disposiciones legales vigentes. El órgano de ejecución deberá asegurarse de observar estrictamente las disposiciones contenidas en la Ley 323, Ley de Contrataciones del Estado, y su Reglamento y en regulaciones administrativas dictadas por la Dirección General de Contrataciones del Estado del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Así mismo, podrá este órgano de ejecución elaborar otros instrumentos normativos en concordancia con la legislación vigente.

No.12)

Comité Técnico de Compras, se creará mediante Resolución Administrativa y estará integrado por los siguientes miembros: o El Responsable de la División de Finanzas. o El Responsable de la División de Servicios Administrativos. o El Responsable de la División de Adquisiciones. o El funcionario del área solicitante con experiencia y conocedor de la materia (opcional). El Comité Técnico de Compras, tiene la facultad de recibir, analizar y evaluar las ofertas presentadas en los procesos de adquisiciones según lo estipulado en la Resolución. Este Comité emitirá sus recomendaciones y evaluación por mayoría de votos, en acta que será enviada a la División de Adquisiciones, para que proceda a completar el trámite.

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

69

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA No.13)

Comité de Licitación: En las licitaciones públicas o por registro, y en los demás casos que lo estime conveniente la máxima autoridad designará un Comité de Licitación que intervendrá en todas las etapas del procedimiento, desde la elaboración y aprobación del pliego de bases y condiciones hasta la recomendación de la adjudicación. El Comité de Licitaciones se constituirá mediante una resolución de la máxima autoridad del organismo y deberá ser conformado por personal de reconocida calidad técnica y experiencia. Estará integrado por cinco miembros: a) El coordinador de la unidad de adquisiciones. b) El Jefe de la entidad que solicita la adquisición. c) Un Asesor financiero. d) Un Asesor Jurídico. e) Un experto en la materia de que trate la adquisición.

No.14) Comité Revisor: La máxima autoridad de la Asamblea Nacional constituirá un Comité Revisor compuesto de tres (3) miembros, cuando existan impugnaciones a la recomendación del Comité de Licitación. Su integración se establecerá conforme el Reglamento de la Ley 323, Ley de Contrataciones del Estado. 7.4

No.15)

SOLICITUD Y APROBACIÓN DE LAS ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS

Toda solicitud de adquisición de bienes o contratación de servicios deberá estar debidamente fundamentada en el pedido justificado del responsable del área o unidad respectiva y ser aprobada por el servidor público designado para ello, únicamente cuando exista la respectiva partida presupuestaria con margen disponible para el gasto o inversión o si se han definido las condiciones de financiamiento requerido, incluyendo los efectos de los términos de pago y debe estar expresada previamente en el Presupuesto Operativo Anual de la institución.

No.16) Las solicitudes deberán reunir específicamente todos los aspectos de legalidad, oportunidad y origen. 7.5

INVENTARIOS

No.17)

Se deberán establecer e implantar reglamentos y procedimientos relativos a la incorporación, apropiación, depósito, custodia, verificaciones físicas, seguros y registros de los bienes físicos de la institución orientados a la administración económica y eficiente de los recursos todo de acuerdo con las Normas Técnicas de Control Interno.

No.18)

Para elaborar el inventario general de la Asamblea Nacional, se utilizará el catálogo de bienes que para estos efectos brinda el MHCP creando una ficha individual o carpeta electrónica para cada uno de estos bienes que contenga como mínimo la siguiente información: 1. Fecha 2. Año 3. Unidad Ejecutora 4. Especificaciones del bien (código, descripción, unidad, tipo, color, etc.) NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

70

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA 5. 6. 7. 8. 9.

Método de valuación Vida útil Valor residual Método de rotulación Responsable patrimonial

No.19)

La institución procurará garantizar en el presupuesto una póliza de seguro que cubra el costo de los inventario en custodia, ante cualquier siniestro.

No.20)

El Responsable de Bodega y sus auxiliares deberán periódicamente revisar físicamente para mantener los stocks de mínimos/máximos establecidos, que los productos con fechas de vencimiento sean despachados de acuerdo al sistema PEPS (Primero en Entrar, Primero en Salir), así mismo que los productos inflamables estén bajo resguardo con la climatización adecuada y dar de baja a aquellos productos que estén en mal estado.

No.21)

Se deben mantener los productos en estantes apropiados, ordenados por orden de cuentas y rotulados de manera visible.

No.22)

Para diciembre de cada año se hará un cierre de inventario (Inventario General), donde participaran equipos compuestos por personas de las áreas de Contabilidad, Bodega y Auditoría Interna.

7.6

UNIDAD DE ABASTECIMIENTO (SERVICIOS ADMINISTRATIVOS)

No.23)

La División de Servicios Administrativos, es el área designada para garantizar y contribuir al desarrollo de las actividades de la Asamblea Nacional, centralizará todo el proceso de abastecimiento de la institución. Esta Unidad es la encargada de dar respuesta a las compras de bienes, servicios y obras que se requieren para garantizar y agilizar el funcionamiento operativo de la institución.

No.24)

La División de Servicios Administrativos será la encargada de los procedimientos de contratación de bienes, servicios y obras, conforme el monto de la adquisición establecido en el reglamento de compras con fondos de caja chica.

No.25)

La División de Servicios Administrativos podrá realizar los trámites de pago que superen su monto establecido, debidamente autorizado por el Director General de Asuntos Administrativos, cuando se trate de servicios que por su naturaleza son únicos y/o especiales, de conformidad a la normativa vigente: a)

Servicios de correos.

b)

Servicios de cable.

c)

Suscripción de periódicos y/o revistas.

d)

Atenciones sociales y protocolarias, relacionadas con el trabajo legislativo: almuerzos, refrigerios, arreglos florales y publicaciones en medios de comunicación. Se requerirá presentar cotización.

e)

Los requerimientos solicitados con carácter de urgencia por la Presidencia y Junta Directiva, relacionados con actividades propias del quehacer legislativo, serán

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

71

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA remitidos al Director General de Asuntos Administrativos, para visto bueno y trámite de pago.

7.7

f)

Las reparaciones y mantenimiento general de vehículos de la institución asignados únicamente a la Presidencia, a los miembros de la Junta Directiva, División General de Asuntos Administrativos y a las Bancadas Parlamentarias, cuando sean con carácter urgente. En estos casos se requiere cotización, autorizada por el Director General de Asuntos Administrativos.

g)

Los mantenimientos a vehículos nuevos de la flota vehicular se realizarán en la casa comercial, durante el tiempo que estipule la garantía del vehículo.

CONSTANCIA DEL RECIBO DE BIENES Y SERVICIOS

No.26)

La recepción de bienes o servicios adquiridos deberá respaldarse por escrito con una constancia autorizada (Entrada a bodega, Acta de recepción), que certifique que fue recibido a satisfacción en cuanto a su cantidad, calidad y coincidencia con lo ordenado.

No.27)

Las constancias deberán de ser generadas en el lugar donde se otorgó el servicio o se recibió el bien para tener un mayor fundamento en cuanto a la legalidad de la operación, en ese sentido, cuando el bien o el servicio sea otorgado en un área distinta, ésta deberán de extender la certificación respectiva de los bienes adquiridos o del servicio que se les ha otorgado.

No.28)

Se realizará el registro de entrada de todos los materiales y suministros, de todas las órdenes de compra autorizadas por División de Servicios Administrativos. Se debe revisar que la orden de compra tiene que cuadrar con su factura, además de recibir y revisar totalmente los productos.

No.29)

Las entregas parciales solo serán aceptadas si está estipulado en la orden de compra, de lo contrario Bodega rechazará dichos productos.

No.30)

Las compras directas a través de caja chica, estarán soportadas con la solicitud del área, con el visto bueno del Director de Servicios Administrativos, acompañado con su factura, recibido del área solicitante, etc.

No.31)

Toda solicitud de salida de materiales tiene que realizarse en formatos ya establecidos con la firma y sello del funcionario autorizado y firma de recibido del área solicitante.

No.32)

La División de Servicios Administrativos autorizará la cantidad a despachar de acuerdo a la existencia de inventario. Se establecen tres tipos de despachos de materiales y suministros:

No.33)

•

Despacho mensual de papelería y productos de limpieza.

•

Despacho mensual de productos de consumo y bebidas.

•

Despacho eventual de productos.

La División de Servicios Administrativos recibirá en Bodega la mercadería por parte del proveedor, acompañada con la copia de la factura de crédito o contado, verificará que los productos facturados coincidan con la orden de compra. Posteriormente, procederá a la elaboración de la Entrada a Bodega, documento que ampara la entrega de los artículos. El

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

72

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA original de la orden de compra y el original de la factura de crédito son los documentos que el proveedor entrega a Bodega, que posteriormente adjunto al original de la Entrada de Bodega, se envía al Director de Adquisiciones, para la tramitación del pago correspondiente. No.34)

Cualquier diferencia detectada por Bodega entre los productos que se reciben y los solicitados, deberá ser comunicada de inmediato al Responsable de Adquisición, para que éste haga el respectivo reclamo al proveedor.

No.35)

Los funcionarios a cargo de la autorización de los pagos que generen estas operaciones deberán verificar previamente la existencia de dicha constancia de recibo de bienes y servicios.

7.8 SISTEMA DE REGISTRO DE INVENTARIOS

No.36)

Se debe establecer un sistema adecuado de registro permanente del movimiento de las unidades adquiridas, de tal manera, que en el proceso de compras se identificará previamente, la existencia de bienes en Bodega antes de emitir una solicitud de compras.

No.37)

En el momento de la entrega física de los bienes a las unidades administrativas, el sistema automatizado de inventario que maneja la institución, deberá disminuir el stock indicando fecha, hora y destino.

7.9 PROGRAMACIÓN DE ADQUISICIONES DE INVENTARIOS

No.38)

Para efectos de un mejor control y uso de los recursos de la Asamblea Nacional, se deberá establecer las cantidades mínimas y máximas de existencia de inventarios de materiales y suministros que pudiera tener, a efectos de programar y efectuar oportunamente las adquisiciones.

No.39)

Para el control, se establecerá un sistema adecuado de registro permanente de su movimiento por unidades, de iguales características.

No.40)

En cumplimiento del principio de eficiencia y eficacia, en cuanto al uso y manejo de recursos, se deberá vigilar porque se cumpla con la tendencia moderna del manejo de almacén, en cuanto a que éstos mantengan stocks mínimos de seguridad de aquellos bienes de uso común tales como: material de escritorio, de limpieza, artículos de transporte, etc.

No.41)

La administración de almacenes depende de la División de Servicios Administrativos, la cual es responsable de la identificación de los bienes necesarios en cantidad y calidad adecuadas para una rotación aceptable, en relación a las estadísticas históricas de consumo a nivel institucional.

No.42)

La División de Servicios Administrativos proyectará su programación de compra conforme las demandas de todas las áreas, para su ejecución presupuestaria del siguiente año.

7.10

CONTROL DE ALMACENES O DEPÓSITOS DE EXISTENCIAS DE INVENTARIOS

No.43)

Se deberá mantener un espacio físico adecuado a los requerimientos de la institución, para el almacenamiento o depósito de las existencias de inventarios, que permita el control e identificación rápida de los artículos o elementos.

No.44)

La División General de Asuntos Administrativos establecerá un sistema apropiado para la conservación, seguridad, manejo y control de los bienes o elementos almacenados. NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

73

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA No.45)

Al momento de incorporar un bien en forma física en los registros contables, se debe producir el alta de bienes, que corresponderá a la recepción del bien proveniente del proceso de compra y/o contratación, identificando al lugar al que pertenece, su codificación y el importe.

No.46)

La baja de los bienes es la operación de excluir un bien en forma física y de los registros contables de la institución, pudiéndose proceder a la baja de los bienes por diversas causas, tales como: desuso, donación, transferencia, destrucción, robo, etc.

No.47)

Se deberá restringir el acceso al registro de los inventarios, pudiendo tener dicho acceso solamente el personal autorizado.

No.48)

Para el control de artículos en bodega, se deberá cumplir con lo siguiente: •

La organización del espacio y estantería del almacén debe prever una ubicación particular para cada ítem para facilitar su rápida ubicación.

•

El acceso a bodega estará restringido. Solamente los empleados encargados de su manejo y los autorizados para realizar inventarios físicos podrán tener dicho acceso.

•

Todo artículo adquirido para la Asamblea Nacional, aún para uso inmediato o reposición de existencias, deberá pasar por el trámite de recepción en bodega.

•

En caso de compras de emergencia por repuestos, accesorios, materiales, etc. que sean entregados directamente a la unidad solicitante, los funcionarios responsables de recibirlos deberán firmar el recibido en la factura correspondiente y comunicar a Bodega para que complete el trámite de ingreso y despacho a la mayor brevedad.

No.49)

7.11

El control en el despacho de bodega deberá asegurar lo siguiente: •

Los requerimientos de suministros a bodega deben ser pedidos mediante Solicitud de Suministros (Requisa), prenumerada de imprenta y debidamente firmada por el responsable del área solicitante y funcionario autorizado.

•

Se deben tomar las providencias necesarias para que se entreguen artículos en Bodega sólo mediante autorización firmada del Director General de Asuntos Administrativos, el Director de Servicios Administrativos u otro funcionario previamente designado.

VERIFICACIÓN FÍSICA DE INVENTARIOS

No.50)

Servidores públicos independientes del manejo y registro de los bienes en inventarios, verificarán la existencia física de los mismos, por lo menos una vez al año, en la época en que se considere más oportuna.

No.51)

La Unidad de Auditoría Interna participará en la planificación y observará la toma física de los inventarios para garantizar la aplicación adecuada de los procedimientos diseñados para el efecto.

7.12

No.52)

SEGURIDAD DE LOS BIENES

Los bienes con valores representativos y que estén expuestos por asuntos de tiempo o condición de riesgo a sufrir pérdida o deterioro deberán ser cubiertos por la respectiva póliza de seguro que permita salvaguardar la integridad de los activos de la institución. NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

74

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA No.53)

Se deben tomar las medidas necesarias de custodia física y seguridad material, que fueren del caso.

No.54)

Se debe garantizar la custodia total de los activos fijos, incluyendo aquellos solicitados de baja de los registros de la institución.

No.55)

Está prohibido el desarme y desmantelamiento de los bienes dados de baja, solo la Dirección de Bienes del Estado está facultada, previa inspección de la calidad de desecho a permitir su destrucción y/o venta en subasta, de acuerdo a la legislación vigente.

7.13

OBSOLESCENCIA, PÉRDIDA O DAÑO DE INVENTARIOS

No.56)

Con el objeto de mantener la pureza de los inventarios y que los estados financieros en este rubro reflejen razonablemente los valores reales en existencia, los bienes obsoletos, dañados o perdidos deben ser dados de baja oportunamente de los registros contables de inventarios, previa investigación, el cumplimiento de los trámites legales vigentes y la debida autorización mediante resolución expresa de la Presidencia de la Asamblea Nacional. Esta práctica deberá ser extensiva incluso para los bienes adquiridos de los proyectos que maneja la institución y reportados en su oportunidad a la Dirección de Bienes del Estado del MHCP.

No.57)

Sin excepción alguna, cualquier acción que afecte la integralidad de los inventarios deberá contar con la justificación documentada requerida; elaborándose un acta de destrucción de los inventarios dañados, de pérdida, sustracción o robo si ese es el caso, o bien de remisión a la Dirección de Bienes del Estado.

7.14

REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS

No.58)

El Sistema de Administración Financiera deberá permitir mantener un registro de los activos fijos a fin de poder controlar adecuadamente la existencia y ubicación de los mismos, para ellos el sistema deberá permitir conocer y registrar las altas, retiros, traspasos y mejoras de los activos fijos que posibiliten su identificación y clasificación y el control de su uso o disposición.

No.59)

Por cada uno de los bienes se creará una ficha individual que contenga: fecha, año, unidad responsable a cargo, imputación presupuestaria así como las especificaciones del bien que fundamentalmente comprenderán: código del bien, tipo, color, serie, marca, precio, además en caso que se establezca oficialmente, el método de valuación y depreciación, vida útil y valor residual.

No.60)

Para registrar altas, el sistema solicitará la carga del código del bien, según el catálogo básico de bienes, mostrará la descripción del bien.

No.61)

Para registrar bajas, con la documentación justificante, se procede a dar de baja en el sistema de control interno. Para registrar en el Sistema de Bienes del Estado (SIBE) se procederá conforme las normas y procedimientos establecidos por la Dirección de Bienes del Estado del MHCP.

No.62)

Para registrar modificaciones, el sistema solicitará anotar el código del bien y mostrará los datos que son susceptibles de tales modificaciones.

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

75

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA No.63) 7.15

No.64)

7.16

Periódicamente se deberán realizar verificaciones físicas para comprobar que los bienes realmente existen y estén debidamente asignados a los responsables de su uso o custodia. ADQUISICIONES Y REPARACIONES DE ACTIVOS FIJOS

Todas las adquisiciones y reparaciones de activos fijos, deben realizarse previa solicitud debidamente documentada, autorizada y aprobada, en concordancia con la programación de operaciones, lineamientos presupuestarios, normativas y procedimientos establecidos. USO DE BIENES Y MANTENIMIENTO DE ACTIVOS FIJOS

No.65)

Los bienes y servicios de la Asamblea Nacional se deben utilizar exclusivamente para los fines previstos en la programación de operaciones, y para una mayor efectividad en el uso de los recursos se deberá elaborar y ejecutar un programa de mantenimiento preventivo de los activos fijos.

No.66)

La Oficina de Control de Bienes deberá llevar un registro detallado de las características de los activos fijos.

No.67)

Se deberá establecer un formato de registro individual de los activos asignados a cada funcionario o servidor público, que permita delimitar la responsabilidad por la custodia y administración de los activos.

No.68)

La salida de activos de las instalaciones de la Asamblea Nacional se efectuará previa autorización de la instancia competente y de acuerdo a normativas y procedimientos establecidos.

No.69)

La entrada de equipos personales a las instalaciones de la Asamblea Nacional requerirá autorización de la instancia competente conforme normativas y procedimientos establecidos.

No.70)

Para garantizar el cuido y buen uso de las instalaciones físicas distribuidas en los edificios del Complejo Legislativo, la División de Servicios Administrativos deberá emitir una normativa que regule su asignación, uso y mantenimiento.

7.17

USO DE VEHÍCULOS

No.71)

La asignación de uno o varios vehículos a una unidad administrativa en forma permanente, se deberá documentar debidamente de acuerdo a los formularios e instructivos que existan para tal efecto y ser autorizado por el Presidente de la Asamblea Nacional.

No.72)

El uso de los vehículos oficiales en días y horario no laborable, sólo podrá ser autorizado por el Presidente de la Asamblea Nacional y/o el Director General de Asuntos Administrativos de la institución.

No.73)

A cada vehículo se le asignará un conductor que se responsabilice de su manejo y cuido permanente, el cual debe ser utilizado exclusivamente en las actividades propias de la institución.

No.74)

No podrán efectuarse traslados internos de una unidad administrativa a otra, ni entre conductores sin la aprobación de la autoridad correspondiente y la entrega/recepción mediante el acta correspondiente, y la intermediación de la Oficina de Transporte.

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

76

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA No.75)

No podrá efectuarse cambios de repuestos y accesorios de un vehículo a otro, sin previa autorización del Director de Servicios Administrativos.

No.76)

El conductor de un vehículo propiedad de la Asamblea Nacional es responsable del uso y resguardo de herramientas y accesorios, deberá mantener el vehículo en perfectas condiciones, debiendo reportar cualquier anomalía que se observe a su superior inmediato o a la Oficina de Transporte.

No.77)

La Oficina de Transporte debe llevar un registro individual de cada vehículo de la flota vehicular que permita organizar un programa efectivo de mantenimiento preventivo.

No.78)

La Oficina de Transporte de la institución establecerá los procedimientos y reglamentación para el uso, mantenimiento preventivo y correctivo requerido.

No.79)

Los vehículos de la institución deben estar asegurados ante los posibles riesgos o siniestros que puedan ocurrir y se tomarán las medidas de seguridad que fueren necesarias.

7.18

CUSTODIA DE ACTIVOS FIJOS

No.80)

Cada unidad administrativa será responsable por el control y custodia de los bienes asignados a ella, así como por el cumplimiento del programa de mantenimiento preventivo requerido.

No.81)

Será atribución del Responsable del área correspondiente la correcta administración del mobiliario y equipo asignado a dicha área para el desarrollo de sus equipos de trabajo, garantizando la efectiva localización del bien dentro de su estructura y por puesto de trabajo existente.

No.82)

En caso de pérdida o extravío de bienes, se procederá de conformidad a lo establecido en el instrumento normativo correspondiente.

No.83)

Los servidores públicos que tengan a su cuido bienes de activo fijo, deberán reportar oportunamente a la instancia competente situaciones tales como: traspaso o préstamos de una unidad administrativa a otra, bajas, obsolescencias, excedentes y reparaciones, entre otros.

7.19

VERIFICACIÓN FÍSICA DE ACTIVOS FIJOS

No.84)

Para los efectos de presentación en los estados financieros y confirmación de los activos de la institución, periódicamente, por lo menos una vez al año, personal independiente de la custodia y registro contable deberá verificar físicamente la existencia de los activos fijos, a través de un inventario que permita alimentar el sistema de información computarizado para este rubro.

No.85)

El control de estos inventarios con base en una distribución adecuada permitirá mayor efectividad y precisión al momento de efectuar las verificaciones de estos activos fijos.

7.20

No.86)

CÓDIGO DE IDENTIFICACIÓN DE ACTIVO FIJOS

La codificación de los activos fijos deberá realizarse de conformidad con la codificación establecida por la Dirección de Bienes del Estado del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

77

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA No.87)

7.21

No.88)

7.22

La unidad administrativa a cargo del control de estos activos fijos deberá llevar un registro detallado que permita la identificación individual de los activos fijos y su posterior verificación contra los registros contables. ENAJENACIÓN DE ACTIVOS FIJOS

Cuando sea necesaria la enajenación de activos fijos propiedad de la Asamblea Nacional, ésta deberá efectuarse a través de remate público y de acuerdo a los procedimientos y normas legales que regulan la materia, así como de acuerdo a las prácticas que para estos efectos tiene la Dirección de Bienes del Estado del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. BAJA DE ACTIVOS FIJOS

No.89)

La baja de los activos fijos es la operación de excluir un bien en forma física y de los registros contables de la institución, pudiéndose proceder por diversas causas, tales como: desuso, sesión, transferencia, destrucción, robo, etc.

No.90)

Las bajas de activos fijos por cualquiera sea el concepto, deben contar con la autorización del Presidente de la Asamblea Nacional.

No.91)

La División de Servicios Administrativos recibirá de parte de todas las unidades administrativas de la Asamblea Nacional, el mobiliario y equipo de oficina en desuso para su debida custodia, de acuerdo a formatos sobre control de bienes establecidos.

No.92)

La División de Servicios Administrativos tiene la responsabilidad de restaurar estos bienes y después reasignarlos, de acuerdo a la demanda de las unidades administrativas de la institución.

No.93)

Los activos obsoletos o deteriorados deben remitirse para su debido descargo a la Dirección de Bienes del Estado del Ministerio de Hacienda y Crédito Público (MHCP), conforme normas y procedimientos establecidos por la Dirección de Bienes del Estado.

7.23

PEDIDOS EN TRÁNSITO

No.94)

Para los efectos de control de bienes o pedidos en tránsito, se deberá llevar una cuenta contable que se denominará “Bienes en tránsito”, a la cual se le cargarán los desembolsos originados en la adquisición de los bienes en plazas o mercados internacionales y por los gastos generados hasta el ingreso de los bienes a la bodega de la institución.

No.95)

Debe establecerse un control numérico para los diferentes pedidos de los que se hará referencia en los comprobantes, cheques y demás registros, debe existir un expediente o archivo que contenga la documentación que respalde los desembolsos originados desde el inicio hasta el final de la compra de que se trate. La sumatoria de los documentos debe ser igual al valor que indiquen los registros respectivos.

No.96)

Debe establecerse un control en donde se conozca la situación de cada pedido en tránsito y todas las liquidaciones antes de ser registradas deben ser aprobadas por el Contador. La documentación que conforme el expediente podrá contener la siguiente información: • Valor de la cobranza emitida por el banco. • Pedido, Número y Fecha. • Factura del proveedor.

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

78

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA • • • • • • • • • •

Nombre y origen del proveedor. Conocimiento de embarque. Valor FOB (valor en puerto de embarque). Nombre del Banco. Fecha de salida y llegada a puerto. Fecha de envío de documentos para registro. Número de póliza de importación. Fecha y número de liquidación. Nota de entrada al almacén. Cualquier otro dato pertinente.

No.97)

Cuando se reciban entregas parciales, los saldos deben controlarse mediante registros y procedimientos adecuados.

No.98)

El encargado de las compras locales y/o de importaciones revisará mensualmente los saldos de pedidos con los del registro contable, con el objetivo de identificar y corregir cualquier diferencia existente.

No.99)

Cuando existan averías y/o faltantes, se notificará inmediatamente a la Compañía de Seguros o de Vapores para preparar el reclamo respectivo.

No.100) Antes de ser registrados los reclamos deberán ser revisados por el Responsable de Contabilidad y autorizado por el servidor público competente. No.101) Mensualmente deberán cotejarse los saldos de los registros auxiliares de pedidos en tránsito contra la cuenta de control del Mayor. 7.24

DONACIONES

No.102) Por donación se entenderán los aportes en efectivo o especie recibidos de organismos donantes para financiar proyectos de inversión o cualquier otro gasto de capital de la institución. Estas donaciones tienen en todos los casos el carácter de aportes no reintegrables. En el sistema de contabilidad que maneja la Asamblea Nacional, tales recursos se deben controlar a través de una cuenta de patrimonio denominada “Donaciones de capital”. Las etapas de estas donaciones y sus requerimientos se presentan a continuación: No.103) Recepción: La División General de Asuntos Administrativos garantizará que para todas las donaciones recibidas por la Asamblea Nacional, de mobiliarios y equipos de oficina, se deberá cumplir con el requisito de entrada y salida de bodega, aunque sea con el precio simbólico y cuando sea en efectivo se elaborará un recibo oficial de caja. No.104) Registro: Se llevará un registro de todas las donaciones recibidas, cumpliendo los requisitos de oportunidad y codificación según las Normas de Contabilidad Integrada. En caso de bienes como maquinaria, edificios o cualquier otra clase de bienes, de los cuales no se disponga de una factura original, se hará con base en el valor de mercado, el cual deberá ser estimado y certificado por un Especialista, sin perjuicio de los documentos originales suministrados por el donante.

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

79

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA No.105) Utilización de Donaciones: Debe ser única y exclusivamente de acuerdo a las condiciones establecidas por los donantes. De su uso adecuado deberán prepararse informes periódicos con destino a los donantes. No.106) Verificación física y Conciliación: Se efectuarán verificaciones físicas en las fechas previstas por las condiciones de los donantes, o en su defecto con periodicidades menores a un año. Los resultados de las verificaciones deberán conciliarse con los registros contables y cuando aplique con los registros del donante.

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

80

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA VIII.

INVERSIONES EN PROYECTOS Y PROGRAMAS

Normas relacionadas VIII.1

ALCANCE

Las inversiones físicas u obras de infraestructura ejecutadas en las Entidades, sean nuevas o ampliaciones de las ya existentes, constituyen inversiones en proyectos y programas que se regirán por las normas de esta sección y demás disposiciones aplicables. También se consideran proyectos, aquellos conducentes a desarrollar obras no físicas o en las cuales no predomina un resultado físico, sino la transferencia de conocimientos. Por ejemplo el desarrollo de consultorías que dan como resultado mejoramiento de la capacidad institucional en términos de recursos humanos, tecnología, etc. De acuerdo con lo anterior, en esta sección deberá tenerse en cuenta lo aplicable al tipo de proyecto. VIII.2

IDENTIFICACION, CLASIFICACION Y REGISTRO DE LOS PROYECTOS

Todo proyecto será identificado y clasificado de conformidad con el esquema adoptado por Organismos Rectores del sistema de planificación e inversión pública. De igual forma deberá ser registrado en forma cronológica de conformidad con las Normas Contables vigentes para cada tipo de Entidad. VIII.3

FUNDAMENTOS DEL PROYECTO

Las Entidades elaborarán los proyectos, en función de sus Planes Estratégicos Institucionales debidamente aprobados y siguiendo un orden de prioridades. Todo proyecto deberá ser formalmente autorizado por la Máxima Autoridad antes de su ejecución y cuando aplique, antes de la apropiación presupuestaria. VIII.4

REQUISITOS PREVIOS A LA INICIACION

Para ordenar la iniciación de un proyecto, la Máxima Autoridad deberá haber cumplido con todos los requisitos establecidos en la Ley de Contrataciones Administrativas y su reglamento. Además, deberá identificarlo explícitamente indicando: 1. Nombre del proyecto - Es decir el título que lo identifique sin lugar a confusión con otro. En lo posible debe incluir una referencia concreta respecto de su propósito y ubicación (ejemplo: Proyecto Hidroeléctrico, San Juan Río Coco). 2. Objetivos - Expresión clara y concisa de las necesidades que se propone atender el proyecto. 3. Alcance - Cobertura de los aspectos que debe incluir el proyecto. 4. Responsable - Servidor público que ha de tomar a su cargo el desarrollo y cumplimiento del proyecto. 5. Fecha de terminación - Es la fecha en que la Máxima Autoridad prevé que el proyecto entre en servicio. VIII.5

FASES DE LOS PROYECTOS

Los proyectos de obras públicas se desarrollarán por lo general en las siguientes fases: 1. Estudio y diseño (pre-inversión) que incluye las siguientes etapas: a. Idea b. Perfil c. Prefactibilidad d. Factibilidad e. Diseño f.

Definición de la modalidad de ejecución

g. Fianzas h. Financiamiento 2. Ejecución que incluye las siguientes etapas: a. Desarrollo del proyecto b. Supervisión

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

81

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA c. Recopilación de documentos d. Registro de costo del proyecto e. Terminación y recepción de resultados 3. Mantenimiento Los proyectos de magnitud y complejidad significativas, salvo casos excepcionales, serán desarrollados por las Entidades u Organismos sujetándose a cada una de las etapas señaladas. 4. Control y seguimiento •

Estudio y Diseño

2.3.1.1

Idea

Constituye la primera etapa de la fase del estudio y diseño; deberá presentar alternativas de proyectos encaminados a dar respuesta a los problemas o necesidades planteados en la Planeación Estratégica o en una circunstancia no prevista. Corresponden a esta etapa las siguientes actividades: 1.

Identificar el problema a solucionar o la necesidad a satisfacer;

2.

Plantear las metas en relación con la solución del problema o en atención a las necesidades.

Dichas metas se deben expresar en forma cuantitativa, identificando un horizonte de tiempo y un resultado tangible; 3.

Identificar de manera preliminar, alternativas básicas de solución;

4.

Seleccionar las mejores alternativas para un análisis más profundo;

5.

De acuerdo con lo anterior, tomar una decisión sobre las alternativas planteadas.

En esta etapa los estudios se formulan por lo general con el personal técnico que labora en las Entidades y que ha recibido la debida capacitación. 2.3.1.2

Perfil

Durante esta etapa se obtiene y analiza información sobre los aspectos técnicos y administrativos del proyecto, lo cual puede incluir, estudio de mercado, necesidades técnicas y tecnológicas, insumos financieros, formas de medir el desarrollo y los resultados y recursos humanos, entre otros. Como resultado se pueden obtener varias alternativas, las cuales se deberán analizar en la prefactibilidad. Corresponden a esta etapa las siguientes actividades: 1.

Cuantificación del mercado y tamaño del proyecto o programa;

2.

Análisis de las alternativas técnicas y tecnológicas;

3.

Estimación de insumos y de la inversión en los mismos;

4.

Análisis del beneficio – costo, en función de aspectos tales como: Necesidades a cubrir, duración, oportunidad, posibilidades de expansión para necesidades futuras, fuente de los recursos financieros, etc.

2.3.1.3

Prefactibilidad

Esta etapa tiene por objeto estudiar con detenimiento las alternativas planteadas en la etapa de perfil. Se trata de determinar su rentabilidad y viabilidad a fin de tomar la decisión de profundizar en el estudio o rechazar el proyecto. Corresponden a esta etapa las siguientes actividades: 1.

Profundizar aspectos especiales que lo requieran tales como: mercado, localización, tamaño y momento óptimos, institucionales, legales y de financiamiento y otros aspectos señalados en la etapa de perfil;

2.

Hacer análisis de riesgos para establecer la mejor alternativa de cara a las variables que limiten o amenacen el éxito del proyecto en prefactibilidad;

3.

Diseñar los términos de referencia para la factibilidad o el diseño definitivo, según el monto de inversión prevista.

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

82

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA 2.3.1.4

Factibilidad

A este nivel ya se ha tomado la decisión por una de las alternativas y en consecuencia se debe completar o ampliar el estudio si es necesario. Este estudio debe permitir tomar la decisión de aceptar o rechazar el proyecto. Además, debe comprender la mayor cantidad posible de detalles en cuanto a los aspectos técnicos, económicos, sociales, financieros, institucionales, administrativos y ambientales. Corresponden a esta etapa las siguientes actividades: 1.

Perfeccionar la alternativa que haya resultado con mayor indicador financiero, en cuanto al valor actual neto positivo en la etapa de prefactibilidad, reduciendo el rango de incertidumbre del mismo a límites aceptables;

2.

Dar los elementos de juicio técnico-económicos y ambientales necesarios y suficientes, que permitan justificar la aceptación, rechazo o postergación de la alternativa de inversión;

3.

Realizar análisis de sensibilidad sobre el efecto que produce, la rentabilidad del proyecto, las variaciones en aquellos elementos que afectan significativamente los beneficios y/o costos y por lo tanto, la rentabilidad de la alternativa sujeta a evaluación, en especial la localización y momento óptimo;

4.

Formular los términos de referencia del diseño definitivo si la evaluación del proyecto muestra rentabilidad;

5.

Verificar la disponibilidad financiera para la siguiente etapa.

2.3.1.5

Diseño

La etapa de diseño comprende un estudio que incluye cálculos, planos y especificaciones técnicas necesarias para llevar a cabo la ejecución del proyecto cuya factibilidad haya sido demostrada previamente. Es conveniente que en esta etapa la Firma Consultora del diseño, cuando aplique, haya entregado como mínimo a la Unidad ejecutora lo siguiente: 1.

Originales de los planos constructivos;

2.

Cálculos estructurales;

3.

Especificaciones técnicas de proyecto;

4.

Programas de trabajo;

5.

Plazo de construcción;

6.

Presupuesto base;

7.

Análisis de precio unitario;

8.

Memoria descriptiva;

9.

Recomendación de la ampliación de la financiación si el presupuesto excede significativamente la disponibilidad financiera.

10.

Aprobaciones técnicas del diseño por las instancias gubernamentales correspondientes.

El responsable del proyecto informará sobre el avance de las etapas con la oportunidad debida para que la Máxima Autoridad pueda tomar acciones correctivas adecuadas. 2.3.1.6

Definición de la Modalidad de Ejecución

En esta etapa la Entidad deberá decidir si la construcción del proyecto se ejecutará por los sistemas de administración o de contratos, basándose en un estudio comparativo de estas dos alternativas. El estudio comparativo analizará la situación de la Entidad en cuanto a la experiencia, el plazo de construcción, el costo, el personal y equipo disponible; que no se afecte el cumplimiento de otras responsabilidades, etc., a fin de concluir con una recomendación razonada de la modalidad de ejecución. El responsable del avance de la etapa informará oportunamente a la Máxima Autoridad, a fin de que pueda tomar las decisiones del caso. La Máxima Autoridad de cada Entidad establecerá los controles que aseguren el cumplimiento de las metas y objetivos del proyecto en los plazos convenidos, en las mejores condiciones de calidad, eficiencia, economía y protección del medio ambiente. Si el proyecto debe realizarse por el sistema de administración, la Entidad emitirá la orden para que se inicie la construcción.

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

83

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA En uno u otro caso, la Entidad determinará el responsable de estas actividades y los plazos de las mismas. 2.3.1.7

Fianzas

Dependiendo de la naturaleza y monto del proyecto las fianzas generalmente solicitadas de parte de la Unidad ejecutora, podrán ser: 1.

Fianza de mantenimiento y oferta;

2.

Fianza de cumplimiento;

3.

Fianza de adelanto;

4.

Fianza por vicios ocultos.

El responsable del proyecto deberá cerciorarse antes de iniciar la ejecución que se han constituido y se poseen las constancias formales y originales de las fianzas a favor de la Entidad. No deberá iniciarse la ejecución de ningún proyecto con recursos del Sector Público, sin la constitución de las fianzas respectivas. 2.3.1.8

Financiamiento

Concluida la fase de estudio y diseño se procederá a la negociación para definir la fuente de financiamiento de la inversión. •

Ejecución

2.3.1.9

Desarrollo del proyecto

La etapa de desarrollo, comprende la ejecución del proyecto, lo cual puede estar representado por una construcción de obra u obras físicas o la preparación de una condición deseada donde prima el factor intelectual. El desarrollo debe dividirse en partidas valoradas que prevean el avance del proyecto y su costo. La iniciación de esta etapa requiere la existencia de las disponibilidades financieras. En esta etapa la Entidad verificará: 1.

El financiamiento que garantice la ejecución y provea el normal flujo de fondos;

2.

La ejecución de acuerdo con los documentos del diseño;

3.

El cumplimiento del programa de trabajo en cuanto al tiempo y costo;

4.

El estudio de los informes de avance;

5.

Las causas y de ser el caso, las responsabilidades en las desviaciones del programa.

En caso de obras contratadas, el pago se hará por un valor equivalente a la obra realizada, excepción hechas del anticipo concedido que debe ser amortizado en el curso de la ejecución. 2.3.1.10 Supervisión Para la ejecución, la Entidad responsable establecerá la supervisión obligatoria y permanente con el objeto de asegurar el cumplimiento del diseño y especificaciones, tanto en las obras contratadas como en las que se ejecutan por el sistema de administración. Son responsabilidades de la supervisión: 1.

La vigilancia del cumplimiento del programa de trabajo en cuanto a tiempo y costo;

2.

La vigilancia de la calidad, del cumplimiento de los planos, diseños y demás documentos del proyecto.

Cuando se requiera avalúo, se hará mediante un levantamiento de la cantidad de obra realizada en el período por el contratista, cuyo borrador deberá presentar al Supervisor para su aprobación inicial. Deberán establecer un plazo máximo de doce días calendario entre el corto efectuado en campo y la elaboración del pago correspondiente a un avance de obra. Dicho plazo podrá modificarse cuando medien justificaciones aprobadas por la Máxima Autoridad y debidamente documentadas para prevenir litigios posteriores. 2.3.1.11 Recopilación de Documentos Los documentos técnicos de todas las fases del proyecto, así como los que resulten en la terminación del mismo serán archivados por la Entidad ejecutora.

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

84

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA La Máxima Autoridad debe asignar la responsabilidad por la custodia de estos documentos que por lo general está a cargo de empleados de las Unidades administrativas de construcciones o mantenimiento, o los Ejecutivos responsables de las áreas usuarias de los resultados del proyecto. 2.3.1.12 Registro de Costos del Proyecto La Entidad responsable de la ejecución del proyecto debe iniciar y mantener un registro en su contabilidad, el cual permita obtener información precisa y oportuna sobre el proyecto. Para tal efecto deberán abrir el rubro contable "Inversiones en Proyectos y Programas" con las cuentas y subcuentas respectivas. 2.3.1.13 Terminación y recepción de resultados Cuando la supervisión del proyecto informe por escrito que se ha terminado el proyecto, se dejará constancia en la bitácora correspondiente, la que tratándose de contratos, estará respaldada por la estimación de liquidación. La recepción de las obras contratadas se hará constar en acta; dicha recepción podrá ser provisional si hubiere observaciones a la obra, o definitiva si no las hubiere y cuando habiéndolas fueren superadas. En las obras por el sistema de administración es también conveniente contar con el acta que establezca su recepción oportuna. En el acta de recepción de la obra se anotan los antecedentes, las personas que intervienen, importe de la obra, condiciones de la obra recibida, conclusiones, lugar y fecha de la misma o cualquier otra circunstancia que se estime necesaria. Desde el momento de recibido el informe de terminación de la obra hasta la recepción de la misma no deberá transcurrir un plazo mayor de cinco (5) días. El acta de recepción será elaborada por una comisión designada por la Máxima Autoridad de la Entidad, la cual estará integrada por un técnico responsable del trabajo, por el supervisor de la obra, por un técnico que no haya intervenido en el proceso de ejecución y el contratista, si lo hubiere. •

Mantenimiento

Las Entidades están obligadas a ejecutar en forma eficiente, efectiva, económica y oportuna, el mantenimiento de las obras públicas que son de su responsabilidad, bajo una programación adecuada. El mantenimiento de las obras públicas se iniciará tan pronto como se haya terminado su construcción. El programa de mantenimiento incluirá un estimado anual de su costo. El responsable de mantenimiento debe informar a la Máxima Autoridad sobre el cumplimiento de los trabajos programados. La estimación anual de los costos de mantenimiento es necesaria a los fines de su inclusión dentro del presupuesto de la Entidad. •

Control y Seguimiento

Sin perjuicio de las actividades de supervisión previstas para el proyecto, los Auditores Internos o la CGR, podrán efectuar auditorías de los proyectos, para lo cual la Máxima Autoridad de la Entidad deberá respaldarlos con el equipo de supervisión o parte de la Unidad Ejecutora o en todo caso de un técnico asignado para estas funciones, con el propósito de confirmar que se han cumplido las especificaciones técnicas. De igual forma, deberá facilitarles el cumplimiento de los procedimientos de auditoría necesarios para el cumplimiento de las NAGUN. Se debe comenzar con la parte administrativa y financiera del proyecto velando por que se hayan cumplido los requisitos necesarios en las licitaciones, adjudicaciones y contrataciones de proyectos, cumplimiento de las partes y requisitos estipulados en los contratos y el seguimiento de los desembolsos para los adelantos y avalúos de los mismos. A fin de permitir el seguimiento y control a las inversiones y proyectos se requiere de la elaboración de la bitácora correspondiente, la que debe contener por lo menos lo siguiente: 1.

Número de la etapa

2.

Denominación

3.

Porcentaje (%)

4.

Unidad de medida

5.

Cantidad estimada

6.

Costo unitario

7.

Costo total

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

85

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA 8.

Período anterior acumulado; a.

Cantidad

b.

Valor

c.

Porcentaje (%)

9.

Período actual: a.

Cantidad

b.

Valor

c.

Porcentaje (%)

10.

11.

Acumulado actual: a.

Cantidad

b.

Valor

c.

Porcentaje (%) Porcentaje de avance.

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

86

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA Normas adaptadas a las Inversiones en Proyectos y Programas de la Asamblea Nacional 8.1

ALCANCE

Nº 1

Las inversiones físicas u obras de infraestructura ejecutadas por la Asamblea Nacional, sean nuevas o ampliaciones de las ya existentes, constituyen inversiones en proyectos y programas que se regirán por las normas de esta sección y demás disposiciones aplicables.

Nº 2

También se considerarán proyectos, aquellos conducentes a desarrollar obras no físicas o en las cuales no predomina un resultado físico, sino la transferencia de conocimientos, entre ellos, el desarrollo de consultorías que dan como resultado mejoramiento de la capacidad institucional en términos de recursos humanos, tecnología, etc., de acuerdo con lo anterior, en esta sección deberá tenerse en cuenta lo aplicable al tipo de proyecto.

8.2

IDENTIFICACIÓN, CLASIFICACIÓN Y REGISTRO DE LOS PROYECTOS

Nº 3

Todo proyecto que desarrolle la Asamblea Nacional será identificado y clasificado de conformidad al rubro presupuestario que afecte.

Nº 4

En el Sistema de Administración Financiera, se debe registrar el proyecto en forma cronológica de conformidad con las Normas Contables vigentes con que opera la institución.

Nº 5

Para los efectos de la identificación del diseño de un proyecto se deben de considerar los aspectos siguientes: 1. Establecer un planteamiento claro de la problemática a resolver. 2. Incorporar en el diseño del proyecto las experiencias adquiridas de operaciones anteriores. 3. Establecer dentro del diseño del proyecto, las condiciones para una evaluación efectiva, tanto durante la etapa de ejecución como ex-post.

8.3

FUNDAMENTOS DEL PROYECTO

Nº 6

Los proyectos deberán estar en función y dentro del plan estratégico institucional debidamente aprobado y siguiendo un orden de prioridades.

Nº 7

Para el diseño y ejecución del proyecto, este deberá estar formalmente autorizado por la Presidencia de la Asamblea Nacional y cuando aplique, antes de la apropiación presupuestaria.

8.4

Nº 8

REQUISITOS PREVIOS A LA INICIACIÓN

Para ordenar la iniciación de un proyecto, la Presidencia de la Asamblea Nacional deberá haber cumplido con todos los requisitos establecidos en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento. Además, deberá tener identificado el proyecto explícitamente indicando: 1. Nombre del proyecto: el título que lo identifique sin confundirlo con otro, siendo importante que desde el inicio del proyecto o programa se defina y continúe durante la evolución del proyecto. 2. Objetivos: Identificación clara y concisa de las necesidades que se propone atender.

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

87

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA 3. Alcance: Cobertura de los aspectos que debe incluir el proyecto. 4. Responsable: Funcionario que ha de tomar a su cargo el desarrollo y cumplimiento del proyecto. 5. Fecha de terminación: Cuando se prevé que el proyecto entre en servicio. 8.5

FASES DE LOS PROYECTOS

Nº 9

El ciclo de vida del proyecto es un conjunto de etapas sucesivas que debe cumplir desde el momento en que se identifica la idea para atender una necesidad o resolver un problema, pasando por las distintas fases de estudio en las cuales se efectúa el análisis técnico, la identificación y evaluación de las alternativas de solución y la selección de la solución más eficiente.

Nº 10 Los proyectos de obras que ejecute la Asamblea Nacional se desarrollarán procurando en lo general el cumplimiento de las siguientes fases: 1.

Estudio y diseño (pre-inversión): a. b. c. d. e. f. g. h.

2.

Ejecución: a. b. c. d. e.

3.

Idea Perfil Prefactibilidad Factibilidad Diseño Definición de la modalidad de ejecución Fianzas Financiamiento Desarrollo del proyecto: Debe dividirse en partidas valoradas que prevean el avance del proyecto y su costo. Supervisión: Se establecerá la supervisión obligatoria y permanente con el objeto de asegurar el cumplimiento del diseño y especificaciones, tanto en las obras contratadas, como en las que se ejecutan por el sistema de administración. Recopilación de documentos: Los documentos técnicos de todas las fases del proyecto, así como los que resulten en la terminación del mismo serán archivados por la Entidad ejecutora. Registro de costo del proyecto: Se debe iniciar y mantener un registro en la contabilidad, que permita obtener información precisa y oportuna sobre el proyecto. Terminación y recepción de resultados: La recepción de las obras se hará constar en acta.

Mantenimiento:

Nº 11 Las Entidades están obligadas a ejecutar en forma eficiente, efectiva, económica y oportuna, el mantenimiento de las obras que son de su responsabilidad, bajo una programación adecuada.

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

88

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA Nº 12 El mantenimiento de las obras se iniciará tan pronto como se haya terminado su construcción. Para estos efectos, la División de Servicios Administrativos deberá elaborar un plan que permita la preservación de estos recursos. Nº 13 La estimación anual de los costos de mantenimiento es necesaria a los fines de su inclusión en el presupuesto. 4.

Control y seguimiento:

Nº 14 Sin perjuicio de las actividades de supervisión previstas para el proyecto, la Auditoría Interna de la Asamblea Nacional o la CGR, deberá efectuar auditorías de los proyectos, para lo cual la Presidencia de la Asamblea Nacional deberá respaldarlos con el equipo de supervisión, en todo caso de un técnico asignado para estas funciones, con el propósito de confirmar que se han cumplido las especificaciones técnicas. De igual forma, deberá facilitarles el cumplimiento de los procedimientos de auditoría necesarios para el cumplimiento de las NAGUN. Nº 15 Se debe verificar que se haya cumplido con todos los requerimientos técnicos de ingeniería consignados en los contratos de ejecución o supervisión de obras, mediante la comprobación de las firmas de los documentos que forman parte integral de los adelantos o avalúos, los cuales deberán contar con la correspondiente Acta de Recepción. Nº 16 Se requiere la elaboración de la bitácora correspondiente, a fin de permitir el seguimiento y control a las inversiones y proyectos, la que debe contener por lo menos lo siguiente: número de etapa, denominación, porcentaje (%), unidad de medida, cantidad estimada, costo unitario, costo total, período anterior acumulado, período actual, acumulado actual y porcentaje de avance. 8.6

PROYECTOS DE CORTA DURACIÓN

Nº 17 En los proyectos de corta duración cuyos pagos sean de una sola vez o en dos cuotas, no requerirá el cumplimiento estricto de las fases del proyecto descritas anteriormente, si no que se regirá por lo estipulado en su contrato respectivo, el que debe ser elaborado con base a la Ley 323 Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento.

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

89

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA IX.

TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN

Normas relacionadas IX.1

ACCESO A FUNCIONES DE PROCESAMIENTO

Se establecerán medidas que permitan acceder a los datos e información contenidos en los sistemas computarizados sólo a personal autorizado. Estas se concretarán en controles de acceso como los siguientes: 1.

Segregación de funciones

2.

Medios de control de acceso:

IX.2

a.

Identificadores de usuarios

b.

Perfiles de acceso

c.

Menús

d.

Acceso a los datos por programas

e.

Dispositivos de acceso a los datos / programas a través de restricciones lógicas de los terminales

f.

Dispositivos de seguridad de terminales y redes

g.

Desactivación de códigos o claves en poder de Servidores Públicos que se retiran de la Entidad, así como la sustitución inmediata de dichas claves y la asignación correspondiente de responsabilidades.

INGRESO DE DATOS

Los sistemas automatizados deben tener controles de validación de los datos al ser ingresados para procesamiento por lo que se establecerán medidas de control como las siguientes: 1.

Controles de edición y validación

2.

Controles de lote

3.

Doble digitación de campos críticos

IX.3

TRANSACCIONES RECHAZADAS O EN SUSPENSO

Las transacciones que no cumplan con las características establecidas para su ingreso al computador serán devueltas al usuario o incluidas en un archivo de transacciones en suspenso para su posterior corrección. El proceso de corrección de estas transacciones será definido de manera que se lo cumpla oportunamente y con eficiencia. Para ser identificada, analizada y corregida esta clase de transacciones se deberá contar con algunos medios de control como los siguientes: 1.

Controles programados

2.

Controles del usuario.

IX.4

PROCESAMIENTO

Se establecerán controles para asegurar que los datos procesados y la información obtenida sean consistentes, completos y correspondan al período correcto. Estos controles podrán consistir en: 1.

Formulario prenumerado y rutinas de control de secuencia

2.

Totalización de valores críticos antes y después del procesamiento

3.

Conciliación de número de movimientos y modificaciones de los datos

4.

Utilización correcta de archivos para procesamiento

5.

Controles de rótulos de archivos

6.

Consistencia en la recuperación de las transacciones luego de una interrupción del procesamiento

7.

Validez de los datos generados automáticamente

8.

Generar rastros o pistas de auditoría.

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

90

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA IX.5

CAMBIOS DE LOS PROGRAMAS

Las modificaciones a los programas de un sistema de información computarizado que no signifiquen desarrollo de nuevos sistemas, pero que impliquen cambios en los resultados generados por el computador, seguirán un procedimiento que se inicie con la petición formal de los usuarios y especifique las autorizaciones internas a obtener ante de su aplicación. A fin de evitar que los programadores puedan realizar cambios incorrectos no autorizados en el Software de aplicación que reducen la integridad de la información procesada a través del sistema se establecen algunos medios de control como los siguientes: 1.

Procedimientos de iniciación, aprobación y documentación de los cambios de los programas

2.

Intervención de los usuarios

3.

Procedimiento de catalogación y mantenimiento

4.

Procedimientos de prueba

5.

Supervisión certificada

6.

Procedimientos de implantación.

IX.6

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Y PROCEDIMIENTOS

En vista de que la estructura organizacional de un departamento de informática y los procedimientos operativos no garantizan un ambiente de procesamiento de datos apropiados para preparar información confiable, deben establecerse algunos medios de control tales como: 1.

Segregación de funciones en el departamento de informática

2.

Controles y procedimientos operativos:

IX.7

a.

Manuales de operación y controles operativos diarios

b.

Supervisión de usuarios privilegiados

c.

Control sobre Software sensitivo

d.

Controles sobre el desarrollo de sistemas

e.

Políticas y planes de contingencia

f.

Procedimientos y lineamientos de seguridad

g.

Función de administración de seguridad

h.

Entrenamiento de los Servidores Públicos en seguridad.

USO, APROVECHAMIENTO Y SEGURIDAD EN RECURSOS DE TECNOLOGÍA

Se deben establecer los procedimientos necesarios para aprovechar el uso eficiente, efectivo y económico de los recursos tecnológicos, lo cual se logrará a través de: 1.

Manual Operativo de los diferentes programas que maneja la Entidad

2.

El registro y seguimiento de la operación de los mismos

3.

Una adecuada capacitación a los Servidores Públicos y usuarios de los equipos

4.

Evaluación periódica de los objetivos previstos.

Cuando exista un Centro de Procesamiento de Datos se establecerán medidas que lo protejan y salvaguarden contra pérdidas y fuga en la información, conforme a las siguientes medidas: a.

Restricción en el acceso al Centro de Procesamiento de Datos;

b.

Respaldar en claves de seguridad la información procesada;

c.

Obtener mensualmente respaldo de los archivos que contienen las transacciones de la Entidad en dos (2) copias, ubicando una de ellas en una bóveda de seguridad de un Banco o equivalente;

d.

Seguridad e instalación física adecuada, que permita una protección contra incendios, explosiones e inundaciones, etc.

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

91

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA 5.

En el caso de que los registros en medios magnéticos se generen y conserven en las Unidades que procesan la información o por el sistema de redes, también deberán cumplir con los requisitos de conservación y seguridad de los archivos mencionados en el numeral 4 c. anterior.

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

92

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA Normas adaptadas a la Tecnología de la Información en la Asamblea Nacional 9.1

ACCESO A FUNCIONES DE PROCESAMIENTO

No.1) Se establecerán medidas que permitan acceder a los datos e información contenidos en los sistemas computarizados sólo a personal autorizado, y se concretarán en controles de acceso como los siguientes: 1. Segregación de funciones No.2) Deberá existir una segregación de funciones de tal manera que permita definir para cada usuario el rol así como el nivel de acceso a la información y los registros en el sistema, el cual deberá ser limitado a cada usuario exclusivamente a su interfaz de trabajo. 2. Medios de control de acceso: No.3) Se deberá contar con medios de control de acceso que le permitan garantizar la seguridad de la información y el acceso a cada módulo a quienes les corresponda conforme su puesto, funciones y área de responsabilidad: 1) Identificar usuarios por unidad administrativa y rol que desempeñan. 2) Registrar perfiles de usuario, nombre y clave según el módulo que le compete de acuerdo con las funciones de su puesto y área de trabajo. 3) Restricciones de acceso mediante la validación, primero, a la conexión en la red, y segundo, por el sistema; aunado al hecho de que se ha de instalar a cada usuario exclusivamente el módulo que le corresponda de acuerdo a sus funciones en su unidad administrativa. 4) Desconectar el usuario de la red y desactivar la clave de los servidores públicos que se retiren de la Asamblea Nacional, así como la sustitución inmediata de dicha clave y usuario. 9.2

INGRESO DE DATOS

No.4) Los sistemas computarizados de la Asamblea Nacional, para efectos de validar los datos ingresados a éstos deberán contemplar controles que permitan alcanzar este objetivo, tales como: 1. Controles de edición y validación por proceso siendo, por ejemplo para un comprobante de diario la igualdad entre el debe y el haber, el cual no puede ser aprobado sin estar verificado. 2. Doble digitación de campos críticos, por ejemplo: cuando se realiza cambio de clave o contraseña. No.5) Normas Específicas para el Ingreso de Datos. 1) Se asignará un nombre de usuario y una contraseña única para cada uno de los servidores públicos que ingresen información a los sistemas informáticos de la institución. Los servidores públicos no deberán revelar, ni prestar sus contraseñas a otros servidores públicos.

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

93

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA 2) El servidor público será responsable por el resguardo de la contraseña asignada. Toda operación realizada con el usuario y contraseña del servidor público será responsabilidad total de éste. 3) El perfil de usuario de cada servidor público está directamente relacionado con las funciones que debe desempeñar. 4) El servidor público deberá garantizar la fidelidad de la información que ingrese en las aplicaciones informáticas que utilice. 9.3

TRANSACCIONES RECHAZADAS O EN SUSPENSO

No.6) El proceso de corrección de transacciones será definido de manera que se pueda cumplir oportunamente y con eficiencia. Para ser identificada, analizada y corregida esta clase de transacciones se deberá contar con algunos medios de control como los siguientes: 1. Controles programados: son todos aquellos que validan paso a paso el inicio, transcurso y finalización de las transacciones, por ejemplo, un comprobante que es aplicado como es debido pasa de inmediato al módulo de tesorería, no se pueda conciliar una cuenta en un mes sino existe la del mes anterior, etc. 2. Controles del usuario: son los que ejecuta cada usuario del sistema de acuerdo a los privilegios que se le han otorgado. De igual forma cada transacción solo pasa al siguiente nivel con el correspondiente aprobado de quien lo elabora, verificado de quien lo revisa y autorizado de quien le corresponda. Por ejemplo, una solicitud de bien o servicio si el usuario no le da el estado de aprobado, revisado y autorizado no pasará al módulo de adquisición. 9.4

PROCESAMIENTO

No.7) Se establecerán controles para asegurar que los datos procesados y la información obtenida sean consistentes, completos y correspondan al período correcto. Estos controles podrán consistir en: 1. Formulario prenumerado y rutinas de control de secuencia. 2. Totalización de valores críticos antes y después del procesamiento. 3. Conciliación de número de movimientos y modificaciones de los datos. 4. Utilización correcta de archivos para procesamiento. 5. Rótulos de archivos. 6. Consistencia en la recuperación de las transacciones luego de una interrupción del procesamiento. 7. Validez de los datos generados automáticamente. 8. Generar pistas de auditoría. 9.5

CAMBIOS DE LOS PROGRAMAS

No.8) Las modificaciones a los sistemas computarizados que no signifiquen desarrollo de nuevos sistemas, pero que impliquen cambios en los resultados generados por éstos, seguirán un

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

94

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA procedimiento que se inicie con la petición formal y por escrito de los usuarios y especifique las autorizaciones internas del Responsable del programa del cual se trate. No.9) A fin de evitar que los programadores puedan realizar cambios incorrectos no autorizados en el software de aplicación, que reducen la integridad de la información procesada a través del sistema, se establecen algunos medios de control como los siguientes: 1.

Procedimientos de iniciación, aprobación y documentación de los cambios al sistema.

2.

Intervención de los usuarios.

3.

Procedimiento de catalogación y mantenimiento.

4.

Procedimientos de prueba.

5.

Supervisión certificada.

6.

Procedimientos de implantación.

No.10) Normas específicas para el cambio de programas. 1.

Toda solicitud de cambio, actualización y/o modificación de las aplicaciones informáticas de la institución, deberán ser enviadas por escrito a la División de Informática con su debida documentación soporte.

2.

La División de Informática analizará la viabilidad de la solicitud, si es factible, se asignará a un Analista Programador para realizar dichos cambios.

3.

Se instalará la nueva versión de la aplicación y se realizarán las pruebas necesarias para verificar el correcto funcionamiento.

4.

Todo cambio en las aplicaciones deberá ser documentado en el manual técnico de la misma.

9.6 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Y PROCEDIMIENTOS

No.11) La División de Informática está conformada por dos Oficinas: •

Oficina de Análisis y Programación, se encarga del desarrollo, mantenimiento, actualización y respaldo de las aplicaciones informáticas de la institución.

•

Oficina de Redes y Soporte Técnico, se encarga de la reparación, mantenimiento, actualización de los equipos de cómputos y de los servicios de comunicación de redes que se brindan en la institución.

No.12) La División de Informática de la Asamblea Nacional deberá tener los procedimientos operativos que garanticen un ambiente de procesamiento de datos apropiados para preparar información confiable y establecer algunos medios de control, tales como: 1. Segregación de funciones en el área de informática. 2. Controles y procedimientos operativos entre otros: a. Manuales de operación y controles operativos diarios. b. Supervisión de usuarios privilegiados.

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

95

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA c. Control sobre software sensitivo. d. Controles sobre el desarrollo de sistemas mediante el establecimiento de planes de trabajo y de seguimiento de actividades, luego los informes de los mismos deben ser aprobados, revisados y autorizados. e. Políticas y planes de contingencia. f.

Procedimientos y lineamientos de seguridad como el establecimiento de dominio, usuarios con roles definidos, elaboración de respaldos, copias de seguridad.

g. Función de administración de seguridad. No.13) La Presidencia de la Asamblea Nacional deberá cuidar que el área de Informática tenga la suficiente independencia en su actuar operativo y funcional para que se ajuste estrictamente a los patrones tecnológicos establecidos en los sistemas que maneja y que su interactuar no pueda verse influenciado por operaciones o decisiones que afecten el control interno institucional. 9.7

USO, APROVECHAMIENTO Y SEGURIDAD EN RECURSOS DE TECNOLOGÍA

No.14) La División de Informática deberá establecer los procedimientos necesarios para el aprovechamiento, uso eficiente y económico de los recursos tecnológicos, a través de: 1.

Desarrollo de Manual Operativo y Manual Técnico de los diferentes programas o software que maneja la institución, tanto de producción interna o mediante consultoría.

2.

Una adecuada capacitación a los usuarios de los programas.

3.

Evaluación periódica de los objetivos previstos.

4.

Cumplir con los requisitos de conservación y seguridad de los archivos digitales e impresos.

No.15) Normas específicas para el uso y aprovechamiento de los Recursos de Tecnología 1)

El uso de los recursos informáticos (equipos, software, aplicaciones y sistemas, bases de datos, periféricos, documentos e información) es para asuntos relacionados con la actividad laboral para el que fue designado, siendo el uso con carácter personal limitado.

2)

El empleo de los recursos informáticos de forma no indicada expresamente por documento al responsable del área de informática, se encuentra por defecto terminantemente prohibido. Los usuarios se limitarán a trabajar con los recursos informáticos asignados y en caso de requerir más recursos deberán solicitarlos a través de su jefatura de área.

3)

No está permitido imprimir trabajos personales sin autorización de la jefatura del área o empleando los recursos del área (papel, tóner, tinta, cinta).

4)

No se deberán usar los recursos informáticos para acceso, descarga, transmisión, distribución o almacenamiento de material: obsceno, ilegal, nocivo o que contenga derecho de autor, para fines ilegales.

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

96

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA 5)

No está permitido el uso de los recursos informáticos para generar ganancias económicas personales o desarrollar actividades o labores de terceros.

6)

No está permitido el uso de los equipos informáticos, servicios y red de datos para propagar cualquier tipo de virus, o programa de computador cuya intención sea hostil o destructiva.

7)

Se considera que el usuario está incurriendo en falta grave por negligencia cuando destruye o daña los equipos informáticos que se le hayan asignado para realizar su labor o actividad o cuando manipula cualquier otro equipo que no está asignado a su uso.

8)

Los usuarios son responsables de las acciones causadas por sus operaciones con el equipo de la red.

9)

Cada empleado velará por la correcta salvaguarda de la información que genera o utiliza, el dejar información desatendida sin ningún medio de seguridad verificable es una práctica prohibida y sancionable.

10)

Es responsabilidad de los usuarios la correcta utilización de los UPS (Uninterruptible Power Supply, Sistema de alimentación ininterrumpida o batería).

11)

Al finalizar la jornada laboral es necesario que cada usuario de las estaciones de trabajo verifique el apagado correcto del equipo y dispositivo UPS.

12)

Se prohíbe a los usuarios utilizar equipos informáticos, herramientas o servicios provistos por la Asamblea Nacional, para un objetivo distinto del que están destinadas o para beneficiar a personas ajenas.

No.16) Normas específicas de Seguridad Física 1)

Todos los servidores o equipos centrales deberán contar con estabilizadores de tensión y/o UPS y estar instalados de acuerdo a las instrucciones del proveedor, de manera tal que se eviten accidentes no intencionales.

2)

Preferentemente deberán existir dos llaves de desconexión eléctrica de emergencia, una dentro de la sala de servidores y la otra fuera, pero cerca de la misma, con el propósito de proteger los equipos ante un desastre eléctrico. Estas llaves deberán estar claramente identificadas, ser de fácil acceso y estar protegidas de personas no autorizadas a fin de evitar que se las active en forma accidental.

3)

La sala de servidores deberá estar limpia y ordenada, adecuadamente ambientada con aire acondicionado, con control de temperatura y humedad, regulado desde el mismo ambiente, a fin de mantener estable la temperatura de los equipos.

4)

La sala de servidores no deberá estar en los subsuelos o sótanos del edificio, ni tampoco en el último piso.

5)

En la sala de servidores se deberá contar con un sistema de detección de incendios.

6)

Deberán existir extinguidores portátiles de fuego para equipos electrónicos, ubicados en posiciones estratégicas en toda el área de informática.

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

97

ASAMBLEA NACIONAL DE NICARAGUA 7)

No se almacenará material combustible innecesario dentro o cerca de la sala de servidores, tales como papeles, cajas, etc.

8)

Se deberán proteger las salas de los servidores o equipos de información críticos, con paredes recubiertas de material aislante o anti incendios.

9)

Las líneas de alimentación de energía externa deberán estar protegidas con filtros de protección para rayos.

10)

Dentro de las instalaciones del área de informática habrá un espacio dedicado exclusivamente al área de servidores, el cual se mantiene separado mediante una división de pared y protegido su acceso bajo llave (deberá considerarse el uso de dispositivos biométricos para el acceso a la sala).

11)

Los equipos de oficina como cafeteras, oasis, aires acondicionados, entre otros no deben estar conectados al mismo circuito que los sistemas informáticos.

12)

Se hará una revisión periódica de los equipos de respaldo de energía o UPS, constatando su capacidad y correcto funcionamiento, se registrará cada revisión en una bitácora de control y funcionamiento de los equipos.

13)

Se debe efectuar una revisión periódica de los circuitos eléctricos, donde están conectados los equipos de cómputos.

14)

Está prohibido el ingreso de bebida(s) o alimento(s) de cualquier tipo al área de informática así como en las estaciones de trabajo de los usuarios.

15)

Tendrán acceso a la sala de servidores: Administrador de la Red, Responsable de la División, Responsable de la Oficina de Análisis y Programación, Responsable de la Oficina de Redes y Soporte Técnico, Personal de la División de Informática previa autorización del Responsable de la División, Personal Técnico de empresas proveedoras previa autorización del Responsable de la División.

16)

Se realizarán respaldos semanales de las aplicaciones informáticas y de las bases de datos.

NORMAS TÉCNICAS APLICABLES A LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

98