CODIGO: SUB-001-05

VERSION: PRIMERA

AREA: SUBJEFATURA TITULO:

ATENCION A SOLICITUD DE CITAS E INVITACIONES EN LA SUBJEFATURA

RUBRO Formulado por:

NOMBRE

FIRMA

Equipo de Elaboración del Manual de Procedimientos (MAPRO) – OPP

Aprobado por.

SubJefatura del INDECI

VºBº por:

Oficina

de

Presupuesto

Planificación

y

FECHA

INDECI Sede Central

PROCEDIMIENTO: COD: SUB-001-05 ATENCION A SOLICITUD DE CITAS E INVITACIONES FECHA:28/09/06 EN LA SUBJEFATURA

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1.

OBJETIVO Estandarizar el procedimiento de atención a las solicitudes de cita e invitaciones dirigidas al Subjefe del INDECI.

2.

ALCANCE Este procedimiento es de aplicación en la SubJefatura del INDECI y en todas las Unidades Orgánicas que solicitan cita con el SubJefe de la institución. Describe las actividades desde que se envía una invitación o una solicitud de cita para una reunión o entrevista a SubJefatura desde una entidad externa o de una de las Unidades Orgánicas del INDECI, luego prosigue con las actividades llevadas a cabo para la atención a esa solicitud o invitación y concluye con la asistencia, a la reunión, entrevista o evento, del Subjefe o algún miembro de la institución designado por el Subjefe.

3.

BASE LEGAL 3.1. Ley de Creación del Sistema Nacional de Defensa Civil (SINADECI), Decreto Ley Nº 19338 y sus normas modificatorias y ampliatorias aprobadas por Decretos Legislativos Nºs 442, 735, 905 y la Ley Nº 25414. 3.2. Reglamento de la Ley del SINADECI aprobado por Decreto Supremo Nº 005-88-SGMD. 3.3. Decreto Supremo N° 059-2001-PCM, que aprueba Reglamento de Organización y Funciones del INDECI. 3.4. Resolución Jefatural N° 361-2003-INDECI, que aprueba el Manual de Organización y Funciones (MOF) del INDECI.

4.

REQUISITOS DEL PROCESO 4.1. Solicitud de cita con el SubJefe del INDECI por parte de cualquier miembro de la institución o el representante de una entidad externa. 4.2. Invitación a evento organizado por una entidad externa dirigida al Subjefe de la institución. 4.3. Atención de solicitud a cita de carácter administrativo, derivado de la Jefatura del INDECI.

5.

RESPONSABLE DEL PROCESO La SubJefatura del INDECI.

6.

CONSIDERACIONES 6.1. El SubJefe es el encargado de supervisar los actos administrativos del Instituto de acuerdo a las normas vigentes. 6.2. La solicitud de cita para una entrevista o reunión con el Subjefe del INDECI se puede realizar de las siguientes formas: acercándose personalmente si el solicitante pertenece a la Sede Central del INDECI, a través de la vía telefónica si es una entidad externa al INDECI o del correo electrónico si es uno de los Organos Desconcentrados del INDECI. 6.3. Existen reuniones programadas para todo el año o para periodos largos durante el año entre el Subjefe del INDECI y los miembros de alto mando de la institución, como por ejemplo reuniones con los Directores Nacionales, los Jefes de Oficina, y con el Jefe del Instituto, las cuales se

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llevan a cabo semanalmente o de acuerdo a lo decidido por el Subjefe del INDECI en coordinación con los involucrados. 6.4. El Subjefe del INDECI atiende solicitudes de cita a cualquier miembro de la institución o a cualquier representante de una entidad externa si presentan fundamentos que justifiquen la entrevista o reunión. 6.5. Si surge una situación de fuerza mayor en la hora y fecha de una reunión programada, el Subjefe del INDECI envía a alguien en su representación o instruye a su secretaria para que coordine con el solicitante una nueva cita. 7.

SIGLAS 7.1. AC: Area de Comunicaciones. 7.2. INDECI: Instituto Nacional de Defensa Civil. 7.3. OET: Oficina de Estadística y Telemática. 7.4. OD: Organo Desconcentrado del INDECI. 7.5. SG: Unidad de Secretaria General. 7.6. SGII: Secretaria General e Imagen Institucional. 7.7. UII: Unidad de Imagen Institucional. 7.8. UO: Unidad Orgánica.

8.

DEFINICIONES 8.1. Cita: Fijación de día, hora y lugar para verse y hablarse. 8.2. Entidad Externa: Se refiere a todas las entidades Públicas o Privadas que no pertenezcan al INDECI y que realizan algún trámite con la SubJefatura del Instituto. 8.3. Entrevista: Reunión de dos o mas personas para tratar un asunto, o visita que se hace para solicitar la opinión de alguien acerca de un tema. 8.4. Solicitante: Para este proceso se refiere a la Entidad Externa o a una Unidad Orgánica u Organo Desconcentrado del INDECI, quienes solicitan una cita para una entrevista o reunión con el SubJefe del INDECI.

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9.

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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO UNIDAD ORGANICA

JEFATURA

ENTIDAD EXTERNA / UO / OD ENTIDAD EXTERNA

RESPONSABLE

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

Invitación o solicitud de entrevista o reunión Viene del proceso “Atención a solicitud de citas e invitaciones en la Jefatura”, del que se deriva la atención a la solicitud de cita por indicación Secretaria del Jefe del INDECI. Continua en el condicional “Es una solicitud de la Jefatura”, antes de la actividad 29. 1. Estudia la posibilidad de realizar invitación o solicitar entrevista o reunión con el SubJefe. Solicitante

Solicitante

Si es una invitación 2. Se comunica vía telefónica preguntando datos del SubJefe para que realice la tarjeta de invitación a un evento realizado por ellos.

3. Recibe comunicación telefónica y la deriva a la SubJefatura. Continúa en la actividad 10. Luego de recibir datos del SubJefe del INDECI vía telefónica ENTIDAD 4. Envía invitación dirigida al Subjefe del Solicitante EXTERNA INDECI. Se inicia el proceso “Administración del Proceso de Trámite Documentario” el que concluye con la entrega del documento en mesa de partes del INDECI. Documento No es una invitación a un evento organizado por una entidad externa Ir a la actividad 10. Si documento es una invitación a un evento SECRETARIA SGII organizado por una entidad externa GENERAL Se inicia el proceso “Coordinación con Servidores, Funcionarios o Directivos que acuden a diversos eventos en representación del INDECI”, el que concluye con la asistencia del SubJefe o algún representante designado por él al evento, o el envío de la comunicación informando las razones de inasistencia al evento. Dando fin al proceso. No es una invitación No es para solicitar entrevista o reunión Se da fin al proceso. ENTIDAD Solicitante Si es para solicitar entrevista o reunión EXTERNA 5. Se comunica vía telefónica, solicitando hablar con SubJefatura para pedir una cita, luego ir a la actividad 3. Si es una invitación 6. Se comunica vía telefónica preguntado datos UO / OD Solicitante del SubJefe para que luego realice la OET / AC

Secretaria

INDECI Sede Central

UO / OD

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Solicitante

Secretaria Ejecutiva

SUBJEFATURA

SubJefe

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invitación. 7. Envía invitación dirigida al SubJefe del INDECI. Luego ir al proceso “Administración del Proceso de Trámite Documentario” el que concluye con la entrega del documento en mesa de partes del INDECI. No es una invitación No es para solicitar entrevista o reunión Se da fin al proceso. Si es para solicitar entrevista o reunión No es para solicitar una entrevista o reunión Se da fin al proceso. Si es para solicitar una entrevista o reunión No es de un Organo Desconcentrado del INDECI 8. Se acerca personalmente a Sub Jefatura a solicitar cita, luego ir a la actividad 10. Si es de un Organo Desconcentrado del INDECI 9. Envía correo electrónico dirigido a la SubJefatura del INDECI, solicitando una cita. 10. Recibe a solicitante, comunicación de solicitante o invitación a un evento. Si es para proporcionar datos del SubJefe 11. Confirma el tipo de entidad externa que solicita datos y comunica datos a la entidad externa. No es para proporcionar datos del SubJefe No es una invitación a un evento Ir al condicional “Es una solicitud de reunión o entrevista”, luego de la actividad 24. Si es una invitación a un evento 12. Firma cargo y entrega. 13. Recibe invitación y toma conocimiento. 14. Pide a secretaria que verifique agenda, quien a su vez verifica e informa al SubJefe. Si decide asistir 15. Comunica a secretaria, quien a su vez recibe comunicación y anota en la agenda hora, fecha y lugar del evento.

Faltando algunos días antes del evento

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SUBJEFATURA

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16. Comunica al SubJefe sobre el evento al que tiene que asistir.

Secretaria Ejecutiva

17. Recibe comunicación.

SubJefe El día del Evento SUBJEFATURA

OD

SubJefe

Responsable

SubJefe SUBJEFATURA Secretaria Ejecutiva

UO

Director / Jefe

SubJefe

SUBJEFATURA Secretaria Ejecutiva

SGII

SECRETARIA GENERAL

18. Asiste al evento. Ir al proceso “Atención a Visitantes en la DRDC”, el que finaliza con el arribo del SubJefe o un representante de éste al evento organizado por un Organo Desconcentrado del INDECI. Luego continúa con el proceso “Organización de Eventos y Reuniones en la DRDC”, el que concluye con la realización del evento al que fue invitado el SubJefe. Dando fin al proceso. Decide No asistir Designa a un representante 19. Comunica a secretaria para que coordine con representante. 20. Recibe comunicación y coordina con el Director o Jefe designado, verificando su disponibilidad de tiempo para poder asistir al evento. 21. Coordina y decide si puede asistir Si se encuentra disponible Ir al proceso “Atención a Visitantes en la DRDC”, luego de la actividad 18. No se encuentra disponible Ir a la actividad 20. No designa a un representante 22. Comunica a secretaria que realice un documento dispensándose por no poder asistir. 23. Recibe comunicación y realiza documento. 24. Solicita firma del SubJefe, quien firma el documento, luego entrega documento a Secretaria General. Ir al proceso “Administración del Proceso de Trámite Documentario” el que concluye con la entrega del documento en

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SGII

SECRETARIA GENERAL

ENTIDAD EXTERNA

Solicitante

SGII

SECRETARIA GENERAL

OD

Responsable

Secretaria Ejecutiva SUBJEFATURA

Jefe

JEFATURA

Jefe

SubJefe

SUBJEFATURA

Secretaria Ejecutiva

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mesa de partes del INDECI. Si es para una entidad externa al INDECI 25. Entrega documento a entidad externa al INDECI. 26. Recibe documento, firma cargo, dando fin al proceso. No es para una entidad externa al INDECI 27. Entrega documento a Organo Desconcentrado del INDECI. 28. Recibe documento, firma cargo, dando fin al proceso. No es una invitación a un evento No es una solicitud de reunión o entrevista Se da fin al proceso. Si es una solicitud de reunión o entrevista Ir al condicional “Es una solicitud de la Jefatura”. Si es una solicitud de la Jefatura 29. Instruye a la secretaria acciones a seguir, quien a su vez recibe instrucciones. Luego ir al proceso de “Atención a Solicitud de Citas e Invitaciones en la Jefatura”, el que culmina con la reunión entre el Jefe y el Subjefe del INDECI. Dando fin al proceso. No es una solicitud de la Jefatura 30. Coordina con la secretaria. Si se le concede una cita a solicitante 31. Verifica fechas disponibles en la agenda de SubJefatura. 32. Coordina fijando hora y fecha de reunión o entrevista, juntamente con el solicitante. 33. Registra en la agenda y comunica al Subjefe, quien toma conocimiento, luego espera la fecha de la reunión o entrevista. No se le concede una cita a solicitante 34. Comunica a solicitante externo o de una de las Unidades Orgánicas del INDECI, razones de negativa a solicitud.

INDECI Sede Central

SUBJEFATURA

ENTIDAD EXTERNA

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El día de la reunión o entrevista Si ocurre imprevisto que no le permite asistir Subjefe 35. Designa a un representante y comunica a la secretaria. 36. Recibe comunicación y coordina con el representante, quien a su vez Secretaria coordina y asiste. Luego ir al proceso Ejecutiva “Organización y Realización de Actividades Institucionales”. Luego de la actividad 38. Luego de llegar a la Sede Central del INDECI 37. Se dirige a recepción en la Sede Representante Central del INDECI.

SGII

UII

SUBJEFATURA

SubJefe

SGII / UII

PAG

Responsable

Ir al proceso “Atención a Visitantes”, donde la UII, recibe a representante de la entidad externa, luego le muestra el camino hacia el lugar donde se realizará la entrevista o reunión. Luego ir al proceso “Organización y realización de Actividades Institucionales”, donde se realiza la entrevista o reunión, dando fin al proceso. No ocurre imprevisto que no le permite asistir Si es una reunión o entrevista con una entidad externa Ir al proceso “Atención a Visitantes”. No es una reunión o entrevista con una entidad externa 38. Asiste a reunión o entrevista. Luego ir al proceso “Organización y realización de Actividades Institucionales”, donde se realiza la entrevista o reunión, dando fin al proceso.

10.

DIAGRAMA DE FLUJO

ATENCION A SOLICITUD DE CITAS E INVITACIONES EN LA SUBJEFATURA INDECI ENTIDAD EXTERNA

OET

SUBJEFATURA SGII

AREA DE COMUNICACION

No

JEFATURA

Inicio

Inicio

Inicio

1 Estudia la posibilidad de realizar invitación o solicitar entrevista o reunión

1 Estudia la posibilidad de realizar invitación o solicitar entrevista o reunión

Atención a Solicitud de citas e invitaciones en la Jefatura

Es una invitación ?

g Es una invitación ?

b

Si 2 Se comunica vía telefónica preguntando datos del SubJefe para que realice invitación

b

a

4 Envía invitación dirigida al SubJefe del INDECI

Es para solicitar entrevista o reunión ?

Administración del Proceso de Trámite Documentario

a

No

Si

3 Recibe comunicación telefónica y la deriva a SubJefatura

Luego de recibir datos del SubJefe vía telefónica

No

UO / OD

No

6 Se comunica vía telefónica preguntando datos del SubJefe para que realice invitación

7 Envía invitación dirigida al SubJefe del INDECI

Documento es una invitación a un evento organizado por una entidad externa ?

Fin Si Si 5 Se comunica vía telefónica solicitando hablar con SubJefatura

Coordinación con Servidores, Funcionarios o Directivos que acuden a eventos en representación del INDECI

b

Fin α

Secretaria Ejecutiva

ATENCION A SOLICITUD DE CITAS E INVITACIONES EN LA SUBJEFATURA INDECI ENTIDAD EXTERNA

OET

SUBJEFATURA

UO / OD

AREA DE COMUNICACION

Secretaria Ejecutiva

SubJefe α

No

Fin

Es para solicitar entrevista o reunión ? No 8 Se acerca personalmente a solicitar cita

Si a Es de un Organo Desconcentrado del INDECI ?

Si 10 Recibe a solicitante, comunicación de solicitante o invitación a un evento

9 Envía correo electrónico solictando una cita

a

Es para proporcionar datos del SubJefe ? Si 11 Confirma el tipo de entidad externa y comunica datos

11 Recibe comunicación

No c

Es una invitación a un evento ? Si

13 Recibe invitación y toma conocimiento

12 Firma cargo y entrega

14 Pide a secretaria que verifique agenda

14 Verifica agenda e informa

No d

Decide asistir ? Si 15 Comunica a Secretaria

15 Recibe comunicación y anota en la agenda hora, fecha y lugar del evento

Faltando algunos días antes del evento

β

No

ATENCION A SOLICITUD DE CITAS E INVITACIONES EN LA SUBJEFATURA INDECI ENTIDAD EXTERNA

OET AREA DE COMUNICACION

SUBJEFATURA SGII

UO / OD

Secretaria Ejecutiva

SubJefe

β

16 Comunica al SubJefe sobre el evento al que tiene que asistir

17 Recibe comunicación

e

El día del evento

Atención a Visitantes en la DRDC

18 Asiste al evento d

Organización de Eventos o Reuniones en la DRDC

f

Fin

Designa a un representante ? Si

21 Coordina y decide

Si

Se encuentra disponible ?

e

No

20 Recibe comunicación y coordina con el Director o Jefe designado

19 Comunica a Secretaria para que coordine con representante

23 Recibe comunicación y realiza documento

22 Comunica Secretaria para que realice un documento dispensándose por no poder asistir

24 Solicita firma y entrega

24 Firma

f

Administración del Proceso de Trámite Documentario

c Es para una entidad externa al INDECI ?

No

No

Si 26 Recibe documento, firma cargo

Fin

25 Entrega documento a entidad externa al INDECI

27 Entrega documento a organo desconcentrado del INDECI

Es una solicitud de reunión o entrevista ?

Fin Si

28 Recibe documento, firma cargo

Fin

χ

No

ATENCION A SOLICITUD DE CITAS E INVITACIONES EN LA SUBJEFATURA INDECI ENTIDAD EXTERNA

OET

JEFATURA

AREA DE COMUNICACION

SUBJEFATURA UO / OD

SubJefe

Secretaria Ejecutiva

χ g

No

Es una solicitud de la Jefatura ? Si

Atención a solicitud de citas e invitaciones en la Jefatura

Fin

29 Instruye acciones a seguir

29 Recibe instrucciones

30 Coordina con la secretaria

30 Coordina con el SubJefe

Se le concede una cita ?

No

Si 31 Verifica fechas disponibles en agenda

32 Coordina fijando hora y fecha de reunión o entrevista 32 Coordina fijando hora y fecha de reunión o entrevista

32 Coordina fijando hora y fecha de reunión o entrevista

33 Toma conocimiento

33 Registra en la agenda y comunica a SubJefe

Fecha de revisión o entrevista

34 Comunica razones de negativa a solicitud 34 Recibe comunicación

34 Recibe comunicación

ATENCION A SOLICITUD DE CITAS E INVITACIONES EN LA SUBJEFATURA INDECI ENTIDAD EXTERNA

OET

SGII

AREA DE COMUNICACION

UII

SUBJEFATURA

UO / OD Secretaria Ejecutiva

SubJefe

El día de la reunión o entrevista

Ocurre imprevisto que no le permite asistir ?

Si

36 Coordina y asiste

36 Recibe comunicación y coordina con el representa

35 Designa aun representante y comunica

luego de llegar a la Sede Central del iNDECI

37 Se dirige a recepción en la Sede

Atención a Visitantes

Si

Es una reunión o entrevista con una Entidad Externa ? No

Organización de Eventos o Reuniones

Fin

38 Asiste a reunión o entrevista

No