Captación y Organización de Eventos como Fórmula de Promoción Económica

Buenos días y Bienvenid@s

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2.- ELABORACIÓN DE PROGRAMAS 2.1 Definición de Eventos 2.2 Procesos de Innovación 2.3 Programa general del Evento 2.4 Programa Científico 2.5 Programa Social

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Sector de los eventos en España Principales agentes y entidades organizadoras Tipología de eventos Claves para el diseño de un evento Producción de un evento Qué nos traerá el futuro para el sector

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… ¿Pero qué tiene el trabajo de los eventos de empresa que genera tanta adicción? Por una parte éste es un trabajo que conlleva mucha responsabilidad y una gran dosis de riesgo porque en el directo no hay una segunda oportunidad. Por otro lado, pocas actividades profesionales permiten conocer tantos ejecutivos, tantas empresas y tantos sectores de una forma tan estrecha. Éste es un trabajo de relación. De relación con tus clientes, con profesionales de múltiples sectores, con tus colegas. Porque éste es un trabajo de equipo que no funciona sin equipo y para el que le guste trabajar así este trabajo es, simple y llanamente, una gozada” Raimond Torrents Fernández Fundador de Torrents & Friends “Eventos de empresa. El poder de la comunicación en vivo”. Ediciones Deusto 200

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Los eventos pueden durar sólo unas horas... pero permanecen toda la vida en la memoria.

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¿Qué entendemos por evento? Evento es un acontecimiento previamente organizado

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DEFINICIÓN DE EVENTO:

RAE: 1: acaecimiento 2: eventualidad, hecho imprevisto ??, 3: suceso importante o programado de índole social, académica, artística o deportiva. Desde la perspectiva del sector profesional de los eventos, lógicamente nos referimos a un suceso importante y programado, nunca como una eventualidad, ni como un hecho imprevisto. Un evento siempre ha de estar previsto, programado, debe formar parte de un plan y responder a un fin. En un evento hasta los imprevistos han de estar previstos.

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EL SECTOR DE LOS EVENTOS EN ESPAÑA Los eventos representan entre el 18% y 20% de los presupuestos de marketing de las empresas El mercado español de eventos profesionales pesa entre 5.000 y 6.000 millones de euros anuales Las ferias, las convenciones y las presentaciones de producto los eventos que más a menudo organizan las empresas

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La gestión de los eventos está centralizada en la mayoría de las empresas, pero sólo en un 21% de los casos estos responsables se dedican exclusivamente a la gestión de eventos. Las empresas empiezan a medir sus eventos de manera cuantitativa La creatividad es una, o incluso, la gran clave del éxito de los eventos Demostrar el impacto de los eventos y promoverlos como herramienta de marketig son los grandes retos del sector

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TIPOLOGÍA DE EVENTOS Actos internos: incluidos en el plan de comunicación interna de la empresa. Sirven para lanzar, reforzar o recoger mensajes con el personal de la organización. Ejemplos: convenciones de ventas, Convención de trabajadores, actos de aniversario jornadas de puertas abiertas presentaciones de producto fiestas anuales de los empleados, viajes de incetivo inauguración de unas nuevas instalaciones…

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Actos externos: van dirigidos a un público externo: clientes, potenciales, medios de comunicación, consumidor final…

Ejemplos: presentaciones de producto, inauguración de nuevas instalaciones… Actos propios de público externo como: road shows, fiestas promocionales, jornadas o conferencias para público general, una fiesta en un local de moda promocionando una bebida original

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la presentación de un nuevo vehículo en distintos concesionarios a la vez el mismo día y a la misma hora,... en definitiva todas aquellas acciones de comunicación en vivo que respondan a una estrategia. - Se consideran como actos externos todas las acciones con medios de comunicación - Ruedas de prensa - Desayuno de trabajos con o sin periodistas

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Tipología de eventos según expertos: Eventos comerciales: Objetivo: reforzar la estrategia publicitaria utilizada en acciones con el objetivo de que obtengan repercusión en medios generalistas y/o profesionales y beneficios sobre la distribución y el consumidor final

Eventos internos: Objetivo:Establecer contactos entre la directiva y los trabajadores creando vínculos que van más allá que los puramente profesionales como la integración y el sentimiento de pertenencia a la organización:

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Eventos deportivos Objetivo: Vincular una marca y/o producto a un evento deportivo como herramienta de comunicación y de relación con ciertos valores, se han convertido en los últimos años en una formula de mayor inversión. Eventos culturales Objetivo: fomentar la cultura. Eventos que surgen tanto de la iniciativa privada como pública y al igual que en algunos otros ejemplos estos pueden ser propios o patrocinados. Exposiciones, temporadas teatrales, premios literarios. Eventos que se utilizan para generar una buena imagen de marca. Eventos festivos Objetivo: este tipo de eventos no suele estar vinculado a una marca comercial y que podríamos situar dentro del plan de actividades lúdico festivas de ayuntamientos, asociaciones, etc. El objetivo de este tipo de eventos es acercar al ciudadano a determinados valores o culturas.

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Eventos oficiales Eventos tanto nacionales como internacionales con un carácter estrictamente político. Estos eventos están organizados habitualmente por el departamento de comunicación y/o de protocolo de la institución política en cuestión.

Eventos habituales Objetivo: Aquellos eventos de carácter recurrente que una compañía realiza como parte de su política habitual de comunicación. Actos que, con diferentes objetivos y dirigidos a públicos distintos, forman parte de la cultura de comunicación de la empresa: convenciones anuales de ventas, convenciones de clientes, celebraciones de Navidad, fiestas promocionales, etc.

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Eventos excepcionales Objetivo: Aquellos que se convocan a partir de necesidades de comunicación no habituales. Responden a este perfil los aniversarios de empresa (no se celebran todos los años, sólo aquellos “redondos”, 10, 25,50 años, etc.), las presentaciones de producto, las inauguraciones, los actos protocolarios, etc.”

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•No turísticos:

•Turísticos: oFerias oJornadas oCongresos y Convenciones

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CONGRESOS

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CONGRESOS: • Es la denominación utilizada para diversas conferencias académicas y otro tipo de reuniones con un fin de discusión, difusión o intercambio de conocimientos. • Es una reunión de naturaleza extraordinaria con una duración mínima de dos días y cincuenta participantes. Suele tener una periodicidad fija y no está orientada a la generación de negocio sino a la difusión o intercambio de conocimientos. Los congresos se identifican por el hecho de que los asistentes adoptan un rol interactivo participando activamente en ponencias, foros y debates. • Según la Spain Convention Bureau, las temáticas más comunes de los congresos en España, por orden de importancia, son: • médicas • comerciales • públicas • tecnológicas • universitarias

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CONVENCIONES

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CONVENCIÓN: • Según la definición dada por la Spain Convention Bureau, una convención es un evento de vocación privada, generalmente organizado por una sola empresa, con una duración mínima de dos días y al menos cincuenta participantes. Las convenciones están orientadas a la generación de negocio y lo habitual es que tan solo asistan miembros de la empresa o empresas organizadoras. • Las razones por las que se organiza una convención son diversas, destacando entre ellas las siguientes: • lanzamiento de un nuevo producto, marca o imagen corporativa. • presentación de nuevos avances, estudios o innovaciones sobre un tema en concreto. • motivación del personal de una compañía.

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INCENTIVO: Es una estrategia moderna utilizada para lograr metas empresariales fuera de lo común al premiar a los participantes con una experiencia extraordinaria de viaje, una vez lograda esa parte que les corresponde a las metas fuera de lo común. El viaje de incentivo es un premio que alcanzan los que demuestran un mejor desempeño en su trabajo. Es una estupenda y ventajosa acción de marketing para su empresa por su alta rentabilidad y eficiencia, lo que por otra parte le permitirá lograr más fácilmente sus objetivos.

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Tabla básica de Tipología de Eventos de empresa o Corporativos

Fuente: Raimond Torrents Fdz. Eventos de empresa. El Poder de la Comunicación en vivo. Ediciones Deusto

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Objetivos

Público objetivo

Elementos diferenciales

Convención de ventas

Formar, informar, relacionar

Fuerza de ventas

Evento interno de Es el evento más carácter habitual en las ordinario empresas

Presentación de producto

Dar a conocer un Consumidor nuevo producto o final/distribución marca

Eventos de carácter extraordinario. El evento gira alrededor del nuevo producto

Evento itinerante ( road show)

Promocionar o dar a conocer una marca

Evento en gira que se repite en distintas ubicaciones de forma consecutiva. Aprovecha economías de escales

Consumidor final/distribución

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Observaciones

La forma del evento suele variar en función del tipo de producto y público

Objetivos

Público objetivo

Elementos diferenciales

Jornada de Puertas abiertas

Dar a conocer la empresa. Integrar al personal. Cobertura mediática

Personal interno/familiares/ autoridades/públic o en general

Se celebran en las propias instalaciones de la empresa

Acto protocolario

Cobertura mediática/relació n empresa/instituci ones/efeméride

Personalidades/pr ensa/directivos

Actos muy formales

Seguridad clave en la organización

Inauguración

Presentación en público de un nuevo local…/Cobertura mediática

Prensa/líderes de opinión/clientes o consumidores potenciales

Se celebra en las instalaciones inauguradas

La repercusión en prensa es la medida del éxito del evento

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Observaciones

Objetivos

Público objetivo

Elementos diferenciales

Observaciones

Aniversario de empresa

Celebrar el aniversario de una empresa o marca

Todos

Un aniversario “redondo” garantiza el éxito de la convocatoria de prensa

Es una oportunidad única para que la empresa se comunique con su entorno

Viaje de incentivo

Premiar la consecución de objetivos comerciales. Relación interpersonal

Clientes Distribuidores Fuerza de ventas

El componente turístico del evento es su principal razón de ser

La máxima personalización del viaje garantiza su éxito y lo diferencia

Entrega de premios

Reconocimiento a los ganadores de una iniciativa empresarial/Cob ertura mediática

Clientes/fuerza de ventas/distribució n/público en general/prensa

Evento centrado en el galardón que se otorga. Evento lúdico

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Objetivos

Público objetivo

Elementos diferenciales

Observaciones

Fiesta promocional

Promocionar un producto o servicio

Consumidor final/prensa y líderes de opinión

Acto lúdico donde el producto o servicio que promociona actúa como eje argumental

Muy utilizado para productos o servicios dirigidos a segmentos de jóvenes consumidores

Conferencia

Captar públicos de difícil acceso/formación /generar imagen de empresa

Grandes ejecutivos/Clientes/ Personal interno/Prensa

Presencia de especialistas en determinados temas de interés

La selección de los conferenciantes es clave para el éxito

Actividades de Team Building

Formar Personal interno equipos/analizar su funcionamiento y resolver problemas. Relaciones interpersonales

Organización de actividades competitivas por equipos

La efectividad de la acción depende de la idoneidad de la actividad seleccionada y del control y análisis de sus resultados

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PRINCIPALES AGENTES DEL SECTOR: Tipos de empresa organizadoras de eventos Gestores de destino ( DMC/Receptivos): Su principal función es la de recoger a grupos de otros países y actuar como organizadores locales. Son perfectos conocedores de lo que un destino concreto puede llegar a ofrecer y en muchas llegan a funcionar como agencia, proporcionando medios de transporte varios.

Organizadores profesionales de congresos ( OPC): Se encargan de gestionar reuniones, congresos, etc. Estos eventos con un fuerte componente profesional en su contenido y que buscan el intercambio de información entre profesionales. Las empresas organizadoras de esta tipología de evento, suelen especializarse por sectores.

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• Un OPC (Organizador Profesional de Congresos) es una empresa especializada en la organización y • planificación de todo tipo de eventos (congresos, reuniones, seminarios, convenciones, conferencias,...), y que • cuenta con la experiencia, habilidad y contactos necesarios para garantizar su éxito. • La actuación de una empresa OPC comienza desde la gestación del proyecto, asesorándole en cada punto del • proceso de diseño y planificación, colaborando junto a la empresa o institución promotora del evento en la • definición de fines y objetivos, e identificando y concretando sus necesidades reales. • Trabajar con un OPC permite disponer de un servicio de calidad, optimizando los recursos y contando a la vez con • los mejores profesionales, para alcanzar de esta manera los objetivos previstos en su evento.

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Agencias de viajes: A pesar de que su función debería ser únicamente la de la logística en lo que se refiere a la emisión de pasajes y reserva de hoteles, cada vez se posición más como empresas a medio camino entre la comunicación corporativa y la gestión turística.

Agencias de incentivos: Agencias de incentivos o “team Buildings”. Su función es la de organizar actos de motivación para equipos de trabajo. Estas son actividades alejadas del puesto de trabajo y en ellas de ponen a prueba valores como: el trabajo el equipo, la capacidad de superación o la capacidad de liderazgo.

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CONVENTION BUREAU • Asesorar de manera objetiva y proporcionar información sobre los lugares más idóneos a la hora de realizar un evento, dependiendo del número de asistentes y la capacidad hotelera requerida. • Elaborar un calendario de congresos anual. • Elaborar un informe estadístico sobre el mercado de reuniones para mejorar el conocimiento de dicho mercado y ayudar en las estrategias de marketing de las ciudades.

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Agencias de comunicación: las agencias de publicidad tradicional llevadas por los movimientos del sector y por las necesidades de los anunciantes, han ido evolucionando hacia agencias de comunicación 360 grados. Esto implica la organización de eventos de todo tipo que va desde los eventos con un carácter más comercial (lanzamientos de producto) hasta aquellos con un fuerte componente corporativo (fusión entre compañías). Es clave: el equilibrio entre lo creativo y la capacidad organizativa sea el adecuado.

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PROGRAMA GENERAL DE EVENTOS/CONGRESOS

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FASES PARA LA PROGRAMACIÓN DE UN EVENTO Fases de un proyecto 1.- Definición 2.- Planificación 3.- Ejecución 4.- Finalización

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FORMATO • • • • • • • •

CONTENIDO DEL PROGRAMA CIENTÍFICO NÚMERO DE DÍAS ESTRUCTURA DEL ENCUENTRO NÚMERO DE HABITACIONES SESIONES PLENARIAS SESIONES PARALELAS EXPOSICIONES POSTERS PRODETUR

1.- DEFINICIÓN PASO 1: LA AGENCIA RECIBE EL BRIEFING a)Briefing. ¿Qué información debe contener? ✎Objetivos del evento ✎Público objetivo ✎Fecha, hora, lugar ✎Presupuesto ✎Contenido y programa ✎Actividades post-evento

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¿Qué información debo sacar del briefing como organizador de eventos? ✎Datos generales de la empresa ( sector, filosofía,valores corporativos, …) ✎Historial en eventos ✎Definición del evento que vamos a organizar ✎Localización ✎Objetivos ✎Público objetivo director/indirecto ✎Nº asistentes al acto ✎Duración del acto ✎Calendario ✎Presupuesto €€€€€€ IMPORTANTE!!!

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PASO 2: LA AGENCIA ANALIZA EL BRIEFING SE REALIZA UN CONTRABRIEFING ( mediante una reunión provocada por nosotros aclaramos las dudas y cuestiones que no han quedado claras)

PASO 3: ELABORACIÓN DE DOSSIER TÉCNICO (PROYECTO) - DAFO ( aspectos estratégicos internos) - Dossier técnico ( enfoque estratégico del cliente) - Proceso creativo y presupuesto: LA IDEA y LOS EUROS

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PASO 4: EL PROYECTO Es la oferta al cliente o documento (debrief) Clara Vocación comercial Debe ser claro y conciso Exponer todas las fortalezas y claves de la propuesta Un ejemplo de orden habitual de este tipo de documento: 1.- Objetivos 2.- Descripción general del proyecto ( tipología, idea central, estrategia, idea creativa, propuesta de localización y fecha) 3.- Desarrollo creativo 4.- Operativa 5.- Presupuesto

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PASO CINCO: PRESENTACIÓN AL CLIENTE: ESTAMOS VENDIENDO

PASO SEIS: RESPUESTA SI/NO/AJUSTE DEL PROYECTO PASO SIETE: LA FIRMA DEL CONTRATO. VENTA CERRADA!!

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PLANIFICACIÓN Aunque en la parte de definición del proyecto tengamos que realizar una mínima planificación para valorar la viabilidad, es en esta segunda etapa cuando, tras ser aprobado y ajustado el proyecto, realizamos una planificación exhaustiva. Definimos el equipo o equipos de trabajo, temporalizamos, asignamos recursos y programamos cada una de las tareas. Vinculamos unas a otras y definimos todas y cada una de las acciones a realizar, antes, durante y después del evento.

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a) Check List: Tarea/acción Fecha de realización Persona responsable b) Asignación

de recursos: Normalmente se asigna un Jefe de Proyecto encargado de velar por el correcto desarrollo del evento además de coordinar y supervisar todos los aspecto y tareas implícitas en el mismo

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FECHAS DEL ENCUENTRO • DESDE EL PUNTO DE VISTA DE LOS PRECIOS: TEMPORADA ALTA / TEMPORADA BAJA • MEJORES SERVICIOS • CLIMA • FIESTAS RELIGIOSAS O LOCALES • CELEBRACIONES DE OTROS ENCUENTROS SIMULTÁNEOS

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c) Contratación de servicios auxiliares: Sede: Palacio de ferias y congresos, recinto, salas de hotel, centro de convenciones Hotel: para alojamiento de los asistentes Azafatas Audiovisuales Mobiliario y decoración Señalética: accesos, zona de celebración del evento Conferenciantes/Intérpretes Montadores técnicos Materiales gráficos: invitaciones, cartelerí …

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Catering/servicio de restauración Transporte Previsión sanitaria ( en el caso de que la sede no disponga) Logística( carpa/generadores) Animaciones, música, presentadores Obsequios y recuerdos Fotografía y video Seguros Seguridad: Accesos Seguridad interna Etc….

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Importante!! Contratamos servicios auxiliares pero la empresa organizadora de eventos es responsable del perfecto servicio y funcionamiento de todos, por lo que la Coordinación y Supervisión Constante de todos los servicios es CLAVE

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PROGRAMA SOCIAL

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El programa social de un Congreso prevé una serie de atractivos, tanto para los congresistas como para acompañantes, que a buen seguro harán su estancia más agradable. Las distintas actividades programadas permitirán conocer ciudades monumentales como Sevilla y su provincia, así como asistir a espectáculos típicos de la región andaluza. Además este programa se convierte en la mejor ocasión para confraternizar con personas procedentes de distintos lugares, que se prevé acudan a este evento.

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PRIMER DÍA; TARDE-NOCHE Recepción en los Reales Alcázares de Sevilla Cóctel / cena

SEGUNDO DIA: MAÑANA Acompañantes: Visita guiada a Córdoba (incluye almuerzo) Tras el acto Inaugural del Congreso, comenzarán a salir los autobuses hacia la ciudad de Córdoba, que es una de las capitales españolas más visitadas. Se realizará una visita a la Mezquita-Catedral y al casco antiguo, ambos reconocidos por la UNESCO patrimonio histórico de la humanidad en 1994. El almuerzo se realizará en un castillo situado en la falda de la sierra Cordobesa, que ofrece unas vistas espléndidas de la ciudad. Por la tarde, visita al Alcázar de los Reyes Cristianos y tiempo libre (o visita panorámica). Regreso a Sevilla , sede del congreso.

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SEGUNDO DIA: NOCHE Espectáculo de la Bienal de Flamenco en el Teatro de la Maestranza Los congresistas podrán asistir al estreno, en el Teatro de la Maestranza, de “Amor Brujo”, uno de los espectáculos más esperados de los que conforman el programa de la XV Bienal de Flamenco, certamen que se celebra durante las mismas fechas del Congreso de Sevilla. El espectáculo tendrá lugar el lunes 22 a las 20.30 horas, con las interpretaciones de la Real Orquesta Sinfónica de Sevilla y de la cantaora Esperanza Fernández, una de las voces principales del cante flamenco en la actualidad. Para más información sobre la Bienal de Flamenco: http://www.bienalflamenco.org

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TERCER DÍA: MAÑANA Acompañantes: Visita guiada a Sevilla (sin almuerzo) Los autobuses saldrán del Hotel (u hoteles) y comenzará con una panorámica en autobús que incluirá la Exposición Iberoamaericana de 1929, cuyas obras transformaron profundamente Sevilla en el primer cuarto del Siglo XX, el parque de Mª Luisa, que es uno de los parques más bonitos de Europa, y la Plaza de España. Posteriormente se visitará la Catedral que es uno de los monumentos más importantes de la arquitectura española. Por su monumentalidad es la mayor catedral del país. Posteriormente se realizará una visita a pié por el barrio de Santa Cruz, que es un laberíntico de calles estrechas salpicadas de plazas recoletas con olor a azahar, . Al finalizar la visita los autobuses volverán al Hotel Barceló.

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. TERCER DÍA: NOCHE Cena de Gala Cortijo de los Peralta DIA DE CLAUSURA: cóctel de clausura

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¿Cómo contratamos los servicios auxiliares? 1º Presupuesto que debe contener: Información detallada sobre todos los servicios que contratamos Lugar, fecha y hora de prestación de servicios Importe detallando base imponible e IVA Política de cancelación de servicios 2º Aprobación de presupuesto 3º Contrato de servicios: además de todo lo incluido en el presupuesto, debería incluirse una claúsula de confidencialidad y manual de comportamiento de nuestros proveedores. Hay que velar por LA IMAGEN DE COHERENCIA DEL EVENTO

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La importancia de un Plan “B” Si algunos de los aspectos implicados en la organización de evento suponen un riesgo ( aunque sea mínimo), hay que tener siempre previsto un plan “B”: Ejemplo: Montaje exterior

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EJECUCIÓN El evento no comienza el “día D”. La fase de ejecución desde el punto de vista de la producción del evento comienza desde el momento de la planificación. Especial mención tendrá en esta fase las acciones pre-evento, la puesta en escena y las que se desarrollen una vez acabado el acto. Montaje: Planning de Montaje a proveedores Planning de Montaje interno Gestión de equipos ( Jefe de equipo…)

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FINALIZACIÓN Un proyecto sólo acaba cuando se realiza su cierre y se ejecutan todas las acciones previstas en la fase post-evento. Pero además, para cerrar el proyecto es necesario evaluar y realizar las memorias, tanto la interna como la que se entrega al cliente. Además internamente se debe hacer un histórico que recoja toda la información para que nos sirva para futuras ocasiones. Tras realizar el histórico del proyecto está finalizado el proyecto.

Evaluación de Resultados

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PRINCIPALES FERIAS Y PUBLICACIONES DEL SECTOR A) FERIAS en españa: Especializadas en eventos en general E-days 4ª edición Más de 3.300 profesionales y más de 110 expositores. Organiza: Eventoplus ( revista especializada) Web site: http://www.eventoplus.com/edays/

Evento Feria 3ª edición Madrid Organiza: Organizador Privado

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A) FERIAS en España: Especializadas en viajes de incentivos EIBTM 8000 asistentes de 92 países en 2009 Lugar: Feria de Barcelona Fechas: 27 Nov-29 Nov EIBTM 2012: www.eibtm.com

FITUR CONGRESOS 11 edición Lugar: Ifema, Madrid Fechas:30 Enero-3 Febrero 3800 participantes en 200 FITUR - Feria Internacional de Turismo - Presentación – Ifema

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AMBIENTACIÓN DE SALAS • • • • • • •

Montaje Material Iluminación - Ventilación Tamaño de la mesa Sillas Visibilidad Decoración PRODETUR

Planificación y Gestión de Eventos

Teatro

Escuela

Banquetes

Recepción

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Caso I.- Lanzamiento de nuevo modelo de coche • • • •

Evento de un mes de duración Pruebas on site del modelo Regalos a participantes Actividad social

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II.- Inauguración de planta termosolar • Montaje de estructura en la planta para la inauguración • Traslado de participantes • Catering • Regalo • Actividad relacionada

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III.- Caso “X” • Podéis proponer ideas, servicios, planning, etc a un evento creado por vosotros

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Captación y Organización de Eventos como Fórmula de Promoción Económica

MUCHAS GRACIAS!!!

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