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EN ISO 9001 E ISO 14001 Y LOS PLAZOS DE TRANSICIÓN PARA SU ADECUACIÓN Y CERTIFICACIÓN EN BASE A ELLAS

«Entre otros aspectos, se pretende desarrollar una nueva estructura que permita, a todos los que la apliquen, establecer integraciones de manera sencilla y homogénea, y adaptada a los nuevos entornos empresariales»

JAVIER MOYA Director de calidad y responsable de la unidad técnica de medioambiente

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a publicación de las nuevas versiones de la ISO 9001 e ISO 14001 en septiembre de 2015 es ya una realidad, y mucho se ha hablado al respecto de los plazos, de los cambios y de la evolución que conllevan las nuevas versiones de las normas de sistemas de gestión más extendidas del mundo. Así pues, tras la publicación de los borradores definitivos de las versiones de 2015 de dichas normas, se pusieron en marcha los primeros planes de transición por parte de OCA Cert. Desde entonces, OCA Cert lleva trabajando en la identificación y análisis de los cambios que se han producido en las normas, para que ahora, una vez publicadas en septiembre de 2015, se lleve a cabo un adecuado plan de transición conforme a los requisitos de la Entidad Nacional de Acreditación (ENAC), así como de todas las partes implicadas en los procesos de certificación, como la información a clientes, la formación a todo el personal de la empresa y el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios.

Tal y como se ha establecido la estructura de estas nuevas normas deben: »» Proporcionar un conjunto de requisitos estables y fundamentales para los próximos diez años o más. »» Mantener su carácter genérico, así como la relevancia para las organizaciones de cualquier tamaño, tipo o sector. »» Conservar el interés actual en la gestión eficaz de los procesos, con el fin de obtener los resultados deseados. »» Tomar nota de los cambios que afectan a las prácticas y a las tecnologías de los sistemas de gestión. »» Reflejar los cambios en los entornos cada vez más complejos, existentes y dinámicos en los que las organizaciones actúan. »» Alinear su estructura con respecto a otras normas ISO. »» Facilitar la implementación eficaz en las organizaciones y la evaluación de la conformidad por primera, segunda y tercera parte. »» Utilizar un lenguaje simplificado y un estilo sencillo de redacción para facilitar la comprensión y la interpretación coherente de los requisitos.

Principales novedades de las nuevas ISO 9001 e ISO 14001 en 2015

Entre otros aspectos, se ha pretendido desarrollar una nueva estructura común al resto de normas de sistemas de gestión, lo que permita, a todos los que la apliquen, establecer integraciones de manera sencilla y homogénea, y adaptada a los nuevos entornos empresariales para todo tipo de organizaciones. Para ello mantienen la estructura, los textos, los términos y las definiciones comunes establecidas por ISO para todas las normas de gestión. Esta nueva estructura de «alto nivel» de ISO introduce nuevos términos (nuevos requisitos o modificación de los existentes), tales como «contexto de la organización», «partes interesadas» o «riesgos y oportunidades». De este modo la redacción de las nuevas normas ISO ha sido una redacción más concisa y clara, tratando de avanzar en la comprensión del contexto en el que las organizaciones operan y en las expectativas de los distintos grupos de interés, dando bastante importancia a la comunicación externa, la mejora del comportamiento ambiental (no sólo del SGMA), el cumplimiento de requisitos legales (no sólo compromiso), la gestión y la visión estratégica del negocio, la aparición de la cadena de valor, la transparencia y la simplicidad. Las estructuras de alto nivel afectan a toda la organización, no solo al alcance de la certificación. La adopción de una estructura común para todas las normas de sistemas de gestión permitirá a las organizaciones entender y aplicar de una forma más eficaz los requisitos de la ISO 9001:2015.

Las estructuras de alto nivel están basadas en la definición de diez puntos: 0. Introducción. 1. Objeto y campo de aplicación. 2. Referencias normativas. 3. Términos y definiciones. 4. Contexto de la organización. 5. Liderlazgo. 6. Planificación. 7. Soporte. 8. Operación. 9. Evaluación del desempeño. 10. Mejora. Como elementos más sustanciales de cambio que hay se podrían destacar el liderazgo, la gestión del conocimiento y el análisis del riesgo. Necesidades de liderazgo En cuanto al liderazgo, para asegurar el éxito del sistema, se añade un nuevo capítulo que asigna responsabilidades específicas a quienes tienen papeles de liderazgo en las organizaciones para promocionar la gestión dentro de la misma. Los requisitos del sistema de gestión deben integrarse con los procesos esenciales de la organización, y sus objetivos deben ser parte de la planificación estratégica. Para conseguir este alineamiento es fundamental la involucración de la alta dirección y su capacidad para implicar al resto de personas en la eficacia de su trabajo. Gestión del conocimiento Debe determinarse el conocimiento necesario para la eficacia de los procesos y para lograr la conformidad de los productos y servicios. En especial, el que se ha generado durante el propio desempeño de la actividad y que debe ser puesto en disposición de las personas que lo requieran: factores de éxito y fracaso de los proyectos, experiencia del personal en áreas de actividad cualificada, propiedad intelectual generada, etc. Por otra parte se extiende, de manera más explícita, el control sobre la provisión externa a cualquier modo de subcontratación, incluyendo servicios al cliente final, procesos o parte de los procesos definidos. El riesgo como parte del enfoque a procesos El elemento más novedoso que se incorpora en la descripción del enfoque por procesos es la consideración de los riesgos y oportunidades. Se pretende que la organización identifique aquellos escenarios posibles en los que podrían no cumplirse los resultados esperados y establezca las ac-

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ciones pertinentes para abordar tales riesgos, mediante actuaciones preventivas que analicen las diferentes consecuencias que una situación de riesgo pueda tener sobre los requisitos de los productos y servicios, o sobre la satisfacción de los clientes, aprovechando las oportunidades beneficiosas e integrándolas en la planificación operativa del sistema de gestión. Con este planteamiento, no resulta necesario incorporar ningún requisito específico sobre la actual acción preventiva. Las nuevas normas abren nuevas ideas al proceso de implementación de un sistema de gestión, tanto desde el punto de vista de una mejora en la identificación y control de los procesos, como en la mayor integración del personal de una organización en las funciones y responsabilidades del sistema de gestión de calidad. Este último punto es interesante ya que la «famosa» figura del representante de la dirección desaparece como requisito obligatorio, tal y como se requería en la ISO 9001:2008, creándose la necesidad de asignar tareas por parte de la dirección, para que todos los requisitos de la norma se cumplan y se cubran por diferente personal de la organización. Esto no significa que la estructura actual de una organización que cuente con un responsable del sistema tenga que verse modificada, simplemente permite la redistribución de tareas entre miembros de la organización. Tanto una buena identificación del contexto en el que se opera, como una clara demostración del liderazgo y compromiso por parte de la alta dirección son claves para afrontar las situaciones de constante cambio a las que actualmente se enfrenta cualquier organización: nuevas prácticas de negocio, tecnologías en permanente evolución, internacionalización de los mercados, todo ello obliga a adoptar una predisposición al cambio. La eficacia es también el objetivo en los cambios introducidos sobre la documentación del sistema. No se especifica ningún tipo de documentación requerida (procedimientos, manual, registros, etc.) sino que debe mantenerse la «información documentada», y aquella que cada organización entienda como necesaria para el desempeño eficaz de sus procesos. Los requisitos que se establecían sobre el control de la documentación y el de los registros quedarán integrados en la supervisión de la información documentada. Dado el carácter genérico de los requisitos de la norma, aún más reforzado en esta versión, se pretende que todos sean aplicables para cualquier tipo de organización. No se indica, al contrario que en la anterior versión, ningún apartado o capítulo susceptible de ser excluido. En cualquier caso, se reconoce que en determinadas circunstancias, como por ejemplo en el rango de actividades am-

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Como conclusión a un sin fin de cambios intangibles podemos comentar que esta nueva norma ISO 9001:2015 rompe muchos esquemas con respecto a los sistemas clásicos de gestión de calidad, principalmente debido a la redistribución de responsabilidades, la mejora en la identificación y gestión del riesgo, la desaparición del procedimiento en sí y la definición del mayor control sobre procesos subcontratados, va a generar la necesidad de redefinir muchos protocolos de actuación en organizaciones que cuentan, actualmente, con un sistema de gestión de calidad implantado y certificado. Además, se hace especial hincapié en el enfoque a procesos (requisito elemental por parte de cualquier organización), definiendo de manera clara la información a determinar para demostrar una correcta gestión de los procesos, incluyendo los riesgos y oportunidades que son necesarios para el logro de los resultados previstos. En lo que se refiere a gestión ambiental, el documento recoge su creciente importancia dentro de los procesos de planificación estratégicos de las organizaciones, con la intención de identificar y hacer uso de las oportunidades para beneficiar tanto a la organización como al medio ambiente. Se produce también un cambio de visión en lo que se refiere a la importancia que se otorga en la norma al concepto de mejora continua, ya que no sólo se busca la mejora del sistema, sino también la mejora del desempeño ambiental de la organización, en lo que se refiere tanto a los bienes y servicios adquiridos (como se establecía en la antigua norma), como a la influencia sobre los impactos ambientales asociados con los productos suministrados por los proveedores, el diseño, la producción y el uso de los productos generados por la organización y el tratamiento o disposición final de la vida útil de los mismos. La comunicación se convierte en un elemento sustancial, tanto a nivel interno como externo, de manera fiable, continua y cuyos resultados pueden ser analizados para garantizar las expectativas de las partes interesadas.

Las organizaciones previamente certificadas disponen de un periodo de transición de tres años para adaptarse a los nuevos requisitos de las versiones de 2015, periodo durante el cual sus certificaciones, siempre y cuando se mantengan vigentes, siguen siendo válidas. Los certificados emitidos con respecto a las antiguas normas durante el periodo de transición (iniciales, recertificaciones, etc.) deben reflejar en su fecha de caducidad como máximo la fecha del fin del periodo de transición de tres años desde la publicación de las normas, independientemente de su fecha de emisión o renovación. Más allá de la fecha final de transición, no podrán existir certificados que hagan referencia a las antiguas normas. En aquellos casos en los que se afronte la certificación inicial del sistema de gestión, a partir de septiembre de 2017 deberán realizarse con respecto a la nueva versión 2015. Una organización cliente podrá solicitar el proceso de certificación conforme a las nuevas normas en el momento de adecuación de su sistema, desde el momento de la publicación de los borradores definitivos (FDIS: Final Draft International Standard), siendo el sistema evaluado por parte de OCA Cert con los requisitos completos de la nueva norma. La emisión de los certificados con la nueva norma no puede llevarse a cabo hasta disponer del reconocimiento de ENAC para la emisión de certificados acreditados al respecto.

Transición a las nuevas ISO

paradas por el sistema, puede existir algún requisito de la norma que no sea posible aplicar. En tales casos, siempre y cuando ello no afecte a la capacidad para cumplir la conformidad de productos y servicios, o a la satisfacción del cliente, puede justificarse la no aplicabilidad de determinados requisitos.

En el afán de la adecuada transición, tanto de los clientes ya certificados por la entidad, como de aquellos que ya han iniciado su proceso de certificación o nuevos clientes, OCA Cert mantiene documentado el proceso de adecuación a estas nuevas normas dentro de sus procesos. Se establece un plan de transición de tres años desde la publicación de las nuevas normas ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015, en el cual podrán estar en vigor certificados de las antiguas ISO 9001:2008 e ISO 14001:2004 hasta la transición total a las nuevas normas.

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