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Captura de Hoja de Actividades

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Manual del Usuario para el Sistema Informático de

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San Luis Potosí, S.L.P., Noviembre de 2013

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Directorio Arq. Manuel Fermín Villar Rubio Rector de la Universidad Autónoma de San Luis Potosí MBA. María del Carmen Sonia Hernández Luna Secretaria de Finanzas Lic. Juan José González Hernandez Jefe de la División de Desarrollo Humano

Colaboraron en la formulación de este manual y del sistema: C.P. Ma. del Socorro González Aranda Jefa del Departamento de Nómina MRI. José Alfredo Alonso Medellín Jefe del Departamento de Recursos Humanos Ing. Alma Delia Acosta Rodríguez Jefa del Departamento de Sistemas y Procesamiento de Datos C.P. Martha Antonia Ramírez Contreras Coordinador Administrativo del Departamento de Nómina Ing. José Martín Mendoza Hernández Coordinador de Administración Académica del Departamento de Recursos Humanos Ing. Ramiro García Pecina Ing. Laura Leticia Barba Briones Analistas del Departamento de Sistemas y Procesamiento de Datos Ing. José Alberto Camarillo Hernández Ing. Raúl García Delgado Programadores del Departamento de Sistemas y Procesamiento de Datos

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CONTENIDO CONTENIDO ..................................................................................................................................... 3

P R E S E N T A C I Ó N ........................................................................................................ 4 UBICACIÓN Y CONTENIDO DEL MENÚ ..................................................................... 5 DESPLAZAMIENTOS EN EL PROGRAMA ................................................................... 5 PERMISOS ............................................................................................................................ 5 CATÁLOGOS DE AYUDA................................................................................................. 5 FUNCIONES GENERALES DE LA APLICACIÓN ........................................................ 6 CATÁLOGOS ....................................................................................................................... 8 REFERENCIAS INTERNAS.................................................................................................................. 8

PROGRAMAS .................................................................................................................... 12 HOJA DE ACTIVIDAD ...................................................................................................................... 12 TRANSFERENCIAS DE EMPLEADOS ................................................................................................ 28 NOTAS ........................................................................................................................................... 32 IMPRESIÓN DE HOJAS DE ACTIVIDADES........................................................................................ 37

S O P O R T E ....................................................................................................................... 40 DEPARTAMENTO DE NÓMINA ...................................................................................................... 40 DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS ................................................................................. 40

S O P O R T E T É C N I C O.............................................................................................. 40

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PRESENTACIÓN El Manual del Usuario para la Captura de Hoja de Actividades es un documento orientador para quienes participan en el proceso de elaborar la hoja de actividades de los empleados. Este documento muestra la funcionalidad operativa del sistema informático para registrar la información de las actividades realizadas por los empleados en cada una de las Sub Unidades Organizacionales. Aquí se muestran las pantallas de captura de los programas y los pasos que sigue el registro y aceptación de las actividades a través de las diferentes fases por las cuales atraviesa, desde la perspectiva de la Sub Unidad Organizacional. También se indican los mensajes informativos y catálogos de ayuda que pueden presentarse durante el proceso de operación.

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UBICACIÓN Y CONTENIDO DEL MENÚ Desde el menú del Sistema Integral de Información Administrativa (SIIA) se accede a Actividades, apareciendo una lista que muestra los grupos Catálogos y Programas:

Los catálogos y programas a los que se tiene acceso son:

DESPLAZAMIENTOS EN EL PROGRAMA Es recomendable utilizar el tabulador ya que el uso de esta tecla, permite el desplazamiento entre los campos en la secuencia en que deben ser proporcionados los datos, evitando de esta forma que alguno de ellos sea omitido.

PERMISOS Cada usuario tiene sus propios permisos asignados a la(s) Sub Unidad(es) Organizacional(es) que le corresponden dependiendo de la entidad donde laboren, de manera que al autenticarse en el sistema, automáticamente se le da acceso a la Sub Unidad Organizacional permitida si es única y en caso de contar con más de una se le requiere elegir aquélla con la cual desea trabajar.

CATÁLOGOS DE AYUDA Se puede acceder a pantallas de ayuda en campos que se refieren a datos contenidos en un catálogo, posicionándose en la celda correspondiente y presionando la tecla F5 o con doble click del mouse, acciones con las cuales se muestra una ventana que en la parte superior cuenta con un área de búsqueda y en parte inferior una tabla con los datos, se puede realizar una consulta escribiendo algun número o con alguna palabra clave y la tecla Enter ocasionando la visualización de todos los datos que contengan el número o la palabra clave. 5

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También es posible una búsqueda aproximada, mediante la inclusión del símbolo % en el texto tecleado. Para elegir algún registro del catálogo solo se oprime doble click o Enter y automáticamente se selecciona. Si se desea cerrar la ventana se presiona la tecla escape (ESC).

FUNCIONES GENERALES DE LA APLICACIÓN Función que refresca la pantalla mostrando la información más actual.

Permite al usuario visualizar registros específicos de acuerdo a criterios que él establezca, en función del valor de sus datos. Al acceder a él se permite:

Filtrar .- Ejecuta el filtro establecido. Nuevo.- Permite establecer un nuevo filtro. Quitar.- Elimina el filtro aplicado, volviendo a mostrar la totalidad de los registros. Para establecer un filtro se capturan condiciones en la ventana que contiene los datos de los registros (variables en cada opción del sistema):

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Para salir de la ventana de filtro es necesario oprimir la tecla ESC. El establecimiento del filtro ocasiona que la pantalla con el contenido de la información presente únicamente los registros que cumplen con las condiciones determinadas.

Cierra la ventana de la opción del sistema en la cual se encuentra el usuario.

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CATÁLOGOS REFERENCIAS INTERNAS

Al ingresar a esta opción se muestra la pantalla principal.

FUNCIONES En la barra superior se encuentran las funciones aplicables al catálogo. Para este catálogo en particular, además de las funciones generales Actualizar, Filtro y Cerrar, se muestra la función Eliminar.

Ocasiona que el registro seleccionado sea eliminado del catálogo.

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ALTA DE REGISTROS Después de la barra de funciones, se muestra un área de captura en la cual, la SUO es mostrada si el usuario tiene acceso únicamente a una, de lo contrario deberá elegirla dando doble click o bien, tecleando su clave. En ese momento se muestran en el cuerpo de la pantalla, los registros del catálogo, con su Clave y Descripción.

Para registrar una nueva clave, se usa el área superior del cuerpo de la pantalla.

Se le solicitan al usuario los datos:

Clave Es la clave de la referencia interna a dar de alta, siendo un dato que permite números o letras.

Descripción

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Es el texto que define la referencia interna.

Botones En la pantalla de captura de los datos, se presenta el botón:

Su función es registrar lo capturado.

ELIMINAR

El botón se activa cuando se encuentra seleccionado un registro del catálogo y solicita la confirmación de la operación mostrando el siguiente mensaje:

Si la respuesta es afirmativa, se valida que no se esté usando en alguna actividad ya que de ser así, la eliminación no procederá. En caso contrario el registro se elimina del catálogo mostrando el mensaje siguiente:

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Si la respuesta es negativa, el registro continúa vigente.

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PROGRAMAS HOJA DE ACTIVIDAD Al ingresar al programa aparecerá la siguiente pantalla inicial. La barra superior muestra las funciones con que cuenta la aplicación y que se detallan en la sección FUNCIONES.

En el lado izquierdo de la pantalla se presenta una lista de Estados por los cuales puede filtrarse el contenido de la pantalla de tal manera que el usuario pueda ver sólo las actividades de un determinado estado:

Cuando la pantalla muestra las actividades, cada una de ellas presenta el color correspondiente a su estado en la primer columna. En el recuadro inferior inmediato a la barra de funciones se encuentra la siguiente información:

El dato de Sub Unidad Organizacional.- Aparece, si el usuario tiene asignado sólo una de ellas, si tiene más de una, podrá elegir alguna de las permitidas. El período.- Se muestra en principio el considerado como actual, con opción a elegir algún otro, sin embargo, las actividades de ellos son modificables sólo para los últimos períodos, el resto sólo puede consultarse. El RPE.- Solicitado al usuario.

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El dato ‘Sólo Transferidas’.- Se refiere a la posibilidad de mostrar únicamente las actividades de empleados que han sido Comisionados, Asignados o Enviados desde otra Sub Unidad Organizacional. Categoría.- Opción que permite que el contenido de la consulta en la pantalla sea de una categoría o de todas. Al no elegir categoría se presentan todas las actividades. Estos datos determinan el contenido de la pantalla en la cual son desplegadas las actividades correspondientes.

FUNCIONES En la barra superior se encuentran las funciones de la aplicación, las cuales pueden estar activas o no, dependiendo del estado de la actividad que se encuentre seleccionada. Aplicable en cualquier caso, para registrar nuevas actividades. Función aplicable para actividades con estado de ’Aceptada’, ‘Rechazada’, ‘Pendiente de enviar’, que permite modificar datos de actividades. Función accesible únicamente para actividades con estado de ‘Pendiente de enviar’, cuya finalidad es mandar las actividades capturadas a la Administración Cenetral para que proceda a la revisión y, en su caso, autorización o rechazo de las mismas.

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Accesible para actividades con estado ‘Rechazada’, ‘Aceptada’ y ‘Pendiente de Enviar’, que ocasiona que las actividades sean canceladas. Función aplicable en cualquier caso, ya que envía a impresión las actividades del empleado seleccionado. Si éste no cuenta con actividades que puedan incluirse en la hoja impresa, la vista no muestra datos. También se muestran las funciones generales:

NUEVA HOJA

Al oprimir el mouse sobre el icono de Nueva, el sistema presenta la siguiente ventana:

Los datos Período y SUO (Sub Unidad Organizacional) ya contienen valores, de la pantalla anterior. La SUO puede cambiarse, siempre y cuando el usuario tenga permisos en otra. La información a registrar es la siguiente:

RPE Es la clave del empleado. Se proporciona pantalla de ayuda mediante doble clic en el campo. Dentro de los renglones de la pantalla se capturan los demás datos:

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Vigencia inicial Es la fecha con formato “dd/mm/aaaa” a partir de la cual entra en vigor la actividad. Siempre debe estar ajustada al período en captura, no puede ser anterior ni posterior.

Vigencia final Es la fecha con formato “dd/mm/aaaa” en la cual termina la actividad capturada. Debe ser posterior a la de inicio y no puede exceder a la vigencia final del período.

Nombramiento Para este campo se cuenta con una pantalla de ayuda conteniendo todas las claves y descripciones de nombramientos posibles.

Percepción Para la captura de este dato se cuenta con pantalla de ayuda conteniendo todas las claves y descripciones de percepción que pueden introducirse en este sistema.

Materia Campo que al activarse indica que la actividad que se captura tiene asociada una materia. Si no se activa, la clave tecleada enseguida corresponde a una actividad diferente a materia.

Clave Se refiere a una materia o actividad, dependiendo de la activación del campo anterior. Se muestra pantalla conteniendo el catálogo de materias vigentes para el período seleccionado o el de actividades. Se despliega enseguida su descripción.

Descripción Campo desplegado correspondiente al valor del campo anterior, o bien, tecleado, si la descripción no se encuentra dentro del catálogo.

Grupo Este dato es exclusivo de actividades relacionadas con materia e indica el grupo en el cual el maestro imparte la materia. Es requerido puesto que posteriormente se asociará con el número de alumnos por grupo, mediante un registro en otra aplicación del mismo sistema.

Función, Sub función y Detalle

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Conjunto de datos requeridos cuando la actividad no es una materia. Cada uno de ellos cuenta con su ventana de ayuda de acuerdo a los catálogos.

Horario El campo que en la pantalla tiene el título Hrs, muestra, una pantalla adicional en la cual se registran los horarios para la actividad, permitiendo varios de ellos para una misma actividad.

Dentro de esta pantalla, se capturan los siguientes datos:

Hora inicio En él se registra la hora en la que empieza la actividad. El formato es: HH:MM, es decir, hasta 2 dígitos para especificar la hora y 2 para especificar los minutos.

Hora final En él se registra la hora en la que termina la actividad. El formato es: HH:MM, es decir, hasta 2 dígitos para especificar la hora y 2 para especificar los minutos.

L-V Dato que, si se activa, mediante clic en él o bien, con la barra espaciadora, indica que la actividad se realiza los días de Lunes a Viernes, de tal forma que los campos Lun, Mar, Mie, Jue y Vie quedan también activos.

Lunes, Martes, Miércoles, Jueves, Viernes, Sábado, Domingo Conjunto de datos que se activan individualmente para indicar el día en que se realiza la actividad.

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Tipo Este dato se refiere exclusivamente a actividades que son materia e indica el método de enseñanza al cual se refiere el horario. Los valores posibles para él son: Teoría, Práctica o Teórico-Práctico. Sólo se permite capturar los valores correspondientes a la materia especificada.

Botones en pantalla Horario Ocasiona que lo capturado sea invalidado, de manera que se recupere el estado inicial del registro antes de la captura, siempre y cuando sea oprimido antes del botón Aceptar. Elimina el registro de horario seleccionado. Cierra la pantalla de horarios regresando a la de actividades, grabando los cambios o altas efectuadas.

Horas Curso Dato referente al total de horas que contiene el curso para todo el periodo.

Justificación En este campo se captura información relacionada con la justificación que permita el registro de esa actividad para el empleado. El usuario accede mediante doble clic a una pantalla que presenta una lista de empleados cuyas actividades pueden ser cubiertas por encontrarse ausentes de sus labores en el rango de fechas de la actividad que se registra, información respaldada mediante oficios y registrada por la Administración Central.

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Al elegir uno de estos registros de la ventana, el sistema verifica que el total de horas cubiertas hasta el momento para el empleado elegido, permita aún el registro de la actual actividad. Básicamente se refiera a casos de suplencias y sustituciones a causa de jubilaciones, decesos, permisos, licencias, etc.

Transferencia Para la captura de la información relacionada con la transferencia de empleados de una Sub Unidad Organizacional a otra, es necesario que previamente la Sub Unidad Organizacional origen haya registrado las horas en las que transfiere al empleado. Una vez contando con esa información, la SUO destino captura, dentro de la actividad, la transferencia con la cual está relacionada. Esto se realiza dando doble clic en el campo de Transferencia y eligiendo un registro de la pantalla que se le presenta, la cual muestra lo capturado por la SUO origen.

El sistema verifica que las horas de la actividad no excedan las de la transferencia relacionada.

Referencia Interna Este dato se usa para fines propios de cada Sub Unidad Organizacional y su contenido es registrado en el Catálogo de Referencias Internas. En el registro de la actividad se accede a él 18

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mediante doble clic en el campo de Referencia Interna y el usuario puede o no elegir algún registro.

Una vez completada la captura de todos los datos, el sistema valida la información y permite seguir capturando y/o editando más actividades. Cuando el usuario decide terminar debe oprimir el botón Aceptar para que el sistema registre los datos para lo cual pregunta al usuario si desea que la actividad sea enviada a Administración Central para su revisión.

Si la respuesta es afirmativa, la actividad queda marcada como ‘En revisión’, en caso contrario, se marca como ‘Pendiente de enviar’. En control regresa a la pantalla anterior.

Validaciones Durante la captura de los datos, se efectúan validaciones para verificar que la información sea consistente técnica y conceptualmente. Estas validaciones pueden ser inmediatas a la captura de algún dato o bien realizarse una vez completado el registro de la actividad. Entre ellas están:

Existencia de datos en catálogos. Si los datos contenidos en catálogos son tecleados directamente, se verifica que existan vigentes en su catálogo correspondiente. 19

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Validez de vigencia. La vigencia final debe ser posterior a la inicial. Ambas vigencias no deben exceder los límites marcados por el período en cuestión, ya sea en vigencias normales de pago o en vigencias de suplentes. Se advierte cuando, tratándose de actividades docentes con percepción 238, las vigencias exceden a las vigencias cortas. Al tratarse de actividades de becarios, si las vigencias abarcan algún período vacacional, el sistema pregunta al usuario si serán pagadas las vacaciones para esa actividad.

Ausencia del empleado. No es posible registrar actividades a un empleado que se encuentra ausente en el período seleccionado, a menos que la ausencia sea con goce de sueldo.

Percepción permitida. La clave de percepción debe ser permitida para el registro de las actividades, según lo señalado por la Administración Central.

Combinación de nombramiento con percepción. Si la percepción capturada no se permite para el nombramiento capturado, de acuerdo a los lineamientos de la Administración Central, el sistema lo indica.

Existencia de registro de percepción base. Para sueldos fijos, docentes y administrativos se verifica que exista registrada en la Administración Central, su percepción base de pago, para permitir la captura de sus actividades.

Validez de actividades ‘Materia’ según nombramiento. Si el nombramiento indica que la actividad relacionada a él debe ser una materia, el dato ‘Materia’ debe activarse. Si indica que la actividad no debe ser materia, el dato debe quedar inactivo. Si estas condiciones no se cumplen, el sistema lo indica.

Vigencia de la materia. La materia capturada debe tener un estado de ‘Vigente’ y fechas de inicio y término dentro de las capturadas para la actividad.

Consistencia de horario. El horario final debe ser posterior al inicial. 20

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Todas las actividades, a excepción de las que tiene percepción 66 o 79, requieren al menos un registro de horario.

Método de enseñanza consistente. El método de enseñanza capturado en el horario debe ser alguno de los indicados en el catálogo de materias, para la materia capturada.

Verificación de empalme de horario. Se verifica el horario contra todas las actividades registradas en cualquier Sub Unidad Organizacional para el empleado y se rechaza la actividad si existe un empalme.

Exceso de jornada semanal. Se verifica que la suma de jornadas semanales de todas las actividades del empleado no excedan de 40 horas como docente ni de 48 combinadas y se advierte al usuario que el excedente no se pagará, a menos que exista una autorización por parte de la Administración Central.

Horas transferidas dentro de lo indicado por la SUO que envía. Si la suma de jornada semanal de las actividades que indican que el empleado ha sido transferido desde otra Sub Unidad Organizacional, exceden a lo marcado por dicha Sub Unidad, el sistema rechaza la actividad que provoca dicho exceso.

Verificación de justificaciones. Cuando las actividades contemplan una justificación referida a la suplencia o sustitución de un empleado ausente, se verifica que el total de horas cubiertas para él no excedan lo especificado en el oficio que reporta dicha ausencia. De lo contrario, se manda una advertencia.

Botones En la pantalla de captura de los datos, se presentan los botones: Su función es invalidar lo que se ha capturado, antes de la aceptación de los datos. Ocasiona que el registro que está siendo agregado se muestre con los datos vacíos, revirtiendo la captura.

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Permite que la actividad que está seleccionada, sea cancelada, tal como lo hace la propia función ‘CANCELAR’. (Ver sección correspondiente). Permite la aceptación de lo capturado, realizando las validaciones necesarias y preguntando al usuario si se envían a revisión las actividades capturadas. Presenta una pantalla adicional en la cual muestra un conjunto de actividades del empleado elegido en la Sub Unidad Organizacional, correspondientes a períodos anteriores, como sugerencia para el registro en un nuevo período. Las actividades sugeridas son las del semestre inmediato anterior, para docentes y las de un año anterior para administrativos, siempre y cuando cuenten con vigencias completas, es decir, no correspondan a suplencias o sustituciones y estén autorizadas. Una vez sugeridas, el usuario puede proceder a copiarlas para el nuevo período, previa validación del sistema para la consistencia de la información.

EDITAR

Primeramente en el listado de actividades se selecciona la actividad a modificar.

Al presionar el botón Editar, se presentan todas las actividades que el empleado tenga registradas en el período elegido, para que puedan ser modificadas. También es posible desde este punto agregar nuevas actividades colocándose en el primer renglón en blanco. La modificación de algunos datos no es permitida para garantizar la consistencia de la información, tal es el caso de: Nombramiento, cuando se pretende modificar un nombramiento que requiere materia a otro que no la requiere o viceversa, ya que ocasiona cambios en datos como el método de enseñanza especificado en los horarios. 22

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El dato Materia tampoco es modificable, por la misma razón que el anterior. Durante la edición se efectúan las mismas validaciones que en la función para una Nueva actividad. Se cuenta con los mismos botones descritos en la sección NUEVA HOJA.

ENVIAR A REVISION

El propósito de esta función es enviar a la Administración Central, las actividades que han sido capturadas en la Sub Unidad Organizacional, para su revisión y aprobación. El usuario selecciona, mediante clic, las actividades que aún no han sido enviadas (color blanco) y accede a la función mediante clic en el botón ‘Enviar a Rev’. El sistema pide confirmación.

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Si el usuario acepta enviarlas a revisión el sistema le informa:

La operación ocasiona que las actividades cambien su estado de ‘Pendientes de enviar’ a ‘En revisión’, con lo cual quedan inactivas temporalmente, en tanto no sean autorizadas o rechazadas, según sea el caso.

También es posible efectuar esta operación desde el momento en que es capturada la actividad, al término de la captura, cuando el sistema pregunta al usuario si desea enviarla a revisión.

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CANCELAR

Cuando el usuario desea cancelar una actividad por ser improcedente, debe elegir en la pantalla principal la actividad y enseguida oprimir el botón ‘Cancelar’.

Dependiendo del estado de la actividad a cancelar, puede suceder lo siguiente. Si la actividad tenía estado de ‘Pendiente de enviar’ o ‘Rechazada’ la cancelación es interpretada como la eliminación definitiva del registro, de tal manera que desaparece del sistema y, en su caso, recupera la actividad con sus datos originales.

En caso de tratarse de una actividad ‘Autorizada’ la cancelación de la misma ocasiona que sea marcada como ‘En revisión’ ya que es enviada inmediatamente a la Administración Central para validar si es procedente. Las actividades canceladas aparecen en lo sucesivo en la pantalla sombreadas en gris.

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Otra manera de cancelar una actividad se provee desde la pantalla mostrada al Editar mediante el botón ‘Cancelar actividad’.

VISTA PREVIA

Función aplicable en cualquier caso, ya que envía a impresión las actividades del empleado seleccionado, generando vista previa de la hoja.

En la esquina inferior derecha, se presenta un resumen de la jornada semanal presentando un dato por cada rango diferente de fechas que ocasionen las diferentes vigencias de las actividades.

El formato de la hoja cambia cuando se detecta que existe una o más actividades en estado de ‘En revisión’, ya que no puede tomarse como definitiva la información. En este caso, la hoja es considerada provisional y en la parte inferior de la misma se presenta la leyenda: “DOCUMENTO SIN VALIDEZ”.

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Una vez que se tiene la vista previa de la hoja ésta puede exportarse a otro formato como Excel, PDF, etc. o bien, imprimirse mediante alguno de los 2 íconos mostrados en la esquina superior izquierda.

o

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TRANSFERENCIAS DE EMPLEADOS Al ingresar a esta opción se muestra la pantalla principal.

Si tiene acceso a una sola Subunidad se desplegará en el campo SUO la Subunidad a la que tiene permisos, en caso contrario deberá elegirla dando doble click o bien, tecleando su clave. Tambien puede seleccionar el periodo o empleado para mostrar solo la información relacionada con esos datos.

FUNCIONES En la barra superior se encuentran las funciones aplicables al programa. Para este programa, además de las funciones generales Actualizar, Filtro y Cerrar, se muestra las funciones Transferir, Editar y Cancelar.

TRANSFERIR

Para realizar una transferencia primero debe seleccionar la subunidad y el período con el que desea trabajar.

Después deberá presionar el botón de transferir y esto permitirá que se abra una nueva pantalla donde se registrará el empleado que va a transferir a una Subunidad destino. La Subunidad origen es la que seleccionó en la barra inicial y no puede ser cambiada. Tambien se debe indicar si el empleado va a la subunidad destino como ASIGNADO, COMISIONADO O ENVIADO.

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Así mismo puede registrar el período de tiempo que durará la transferencia del empleado indicando la vigencia inicial y final. Finalmente se debe indicar el número de horas x jornada que estará transferido.

Botones En la pantalla de captura de los datos, se presentan los botones:

Permite la aceptación de la transferencia capturada. Al presionarlo mostrará el siguiente mensaje:

Su función es invalidar lo que se ha capturado, antes de la aceptación de los datos. Ocasiona que los campos capturados se muestren con los datos vacíos, revirtiendo la captura.

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Permite cerrar la ventana.

Una vez registrada la transferencia se despliega en la tabla de la pantalla principal:

EDITAR

Para modificar una transferencia, se debe seleccionar el registro en la tabla principal y presionar el botón de Editar. Se abrirá la ventana que permite modificar si es ASIGNADO, COMISIONADO o ENVIADO, las vigencias y las horas x jornada.

Se utilizan los botones de Aceptar, Deshacer y Cerrar con la misma funcionalidad que en la pantalla de transferir.

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CANCELAR

Si desea cancelar una transferencia, se selecciona el registro en la tabla de la pantalla principal y se presiona el botón de Cancelar. A continuación se muestra el siguiente mensaje de confirmación:

En caso de presionar el botón de ‘SI’ se indicará el siguiente mensaje.

Las transferencias canceladas se muestran con fondo gris y letras rojas en la tabla principal.

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NOTAS Al ingresar a esta opción se muestra la pantalla principal.

Si tiene acceso a una sola Subunidad se desplegará en el campo SUO la Subunidad a la que tiene permisos, en caso contrario deberá elegirla dando doble click o bien, tecleando su clave. Tambien puede elegir el periodo para mostrar solo la información relacionada con el periodo seleccionado.

FUNCIONES En la barra superior se encuentran las funciones aplicables al programa. Para este programa, además de las funciones generales Actualizar, Filtro y Cerrar, se muestra las funciones Agregar Nota, Eliminar y Editar.

AGREGAR NOTA

Para agregar una nueva nota ses debe seleccionar la subunidad y el período con el que desea trabajar.

Después deberá presionar el botón de Agregar Nota y esto permitirá que se abra una nueva pantalla donde se registrará la nota que desea que aparezca impresa en la hoja de actividades.

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En la pantalla mostrada se despliega la Subunidad seleccionada y se permite la captura de RPE, Categoría, Subcategoría, Nombramiento o percepción. La nota aparecerá desplegada en la hoja de actividades dependiendo del criterio que desee utilizar ya sea notas para un empleado, para una categoría, para una subcategoría, para un nombramiento o una percepción en específico. Se deberá registrar el periodo en el que se desea que aparezca visible la nota, por lo cual debe indicar la vigencia inicial y final. Si quiere que sea por un periodo con vigencia final no definida, deberá deshabilitar la vigencia final presionando la casilla de selección

.

En el campo Nota, puede escribir el texto que desea que aparezca en el área de notas en la hoja de actividad.

Botones En la pantalla de captura de los datos, se presentan los botones:

Permite la aceptación de la nota capturada. Al presionarlo mostrará el siguiente mensaje:

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Su función es invalidar lo que se ha capturado, antes de la aceptación de los datos. Ocasiona que los campos capturados se muestren con los datos vacíos, revirtiendo la captura.

Permite cerrar la ventana.

Una vez que se guardó la nota, se visualiza en la tabla de la pantalla principal.

ELIMINAR

Para eliminar una nota, se selecciona la nota en la tabla principal y se presiona el botón de Eliminar. A continuación se muestra un mensaje de confirmación:

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Si se presiona el botón de ‘SI’, se despliega el siguiente mensaje:

Al haber aceptado la eliminación de la nota, ésta se elimina físicamente por lo cual el registro ya no se visualiza en la pantalla principal.

EDITAR

Para modificar una nota, se debe seleccionar el registro en la tabla principal y presionar el botón de Editar. Se abrirá la ventana que permite modificar los datos registrados:

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Se utilizan los botones de Aceptar, Deshacer y Cerrar con la misma funcionalidad que en la pantalla de Agregar Nota.

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IMPRESIÓN DE HOJAS DE ACTIVIDADES Al ingresar a esta opción se muestra la pantalla principal.

Si tiene acceso a una sola Subunidad se desplegará en el campo SUO la Subunidad a la que tiene permisos, en caso contrario deberá elegirla dando doble click o bien, tecleando su clave. Tambien puede elegir el periodo o empleado para mostrar solo la información relacionada con esos datos.

La funiconalidad de este programa es que podrá imprimir la hoja de actividades de uno o varios de sus empleados dependiendo de la selección que haga por subunidad, por empleado o por categorías.

En la pantalla inicial dando la subunidad y el período se desplegarán en un listado los empleados. Puede seleccionar uno o varios (Con la tecla control y dando clic en el registro del empleado).

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Si desea imprimir las actividades de todos los empleados que aparecen en la lista deberá seleccionar la siguiente casilla:

En el lado izquierdo aparece un panel de clasificación, donde muestra las categorías, de tal manera que si selecciona una categoría en específico, se mostrarán los empleados solo de esa categoría. Si desea visualizar todos los empleados de la subunidad seleccionada entonces en el panel izquierdo deberá posicionarse al inicio del árbol en la opción ‘Categorías’.

FUNCIONES En la barra superior se encuentran las funciones aplicables al programa. Para este programa, además de las funciones generales Actualizar, Filtro y Cerrar, se muestra la función de Imprimir Actividades.

IMPRIMIR ACTIVIDADES

Una vez seleccionados los empleados a imprimir deberá presionar el botón de Imprimir Actividades. Esta opción abrirá la ventana de las impresoras que tenga instaladas donde usted seleccionará la impresora que desee utilizar y presionará el botón de Imprimir. Esto enviará directamente a impresión las hojas de actividades.

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SOPORTE DEPARTAMENTO DE NÓMINA Para alguna duda o comentario relacionados con la captura de la Hoja de Actividades, favor de comunicarse con: C.P. Martha Antonia Ramírez Contreras Coordinadora Administrativa Tel. 1027220 Email: [email protected]

DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS Para alguna duda relacionada con el catálogo de materias, favor de comunicarse con: Ing. José Martín Mendoza Hernández Coordinador de Administración Académica Tel. 1027340 Email: [email protected]

SOPORTE TÉCNICO I.S.C. David Sánchez Rodríguez Programador Departamento de Sistemas y Procesamiento de Datos Tel. 1027231 Email: [email protected]

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