CERTIFICACION ISO 9001-2000 DECEVAL

Preparado por : Jorge Jaramillo - Jaime Ramirez Presidente y Director de Proyectos

Nuestro certificado

Flujo de Transacciones del Mercado

Confir m negocación de iación Orden

Comprador

de ven t

Confirmación de transacción

a

ra e comp Orden d

Intermediarios

Ruteo de la orden

de ación n m r i f n Co gociació ne

Sistema de Negociación o Registro

Confirmación proceso de liquidación

Confirmación De Fondos

Depósito

Solicitud fondos

Confirmar recepción De valores

Confirma Entrega de Valores

Confirmación abono de fondos

Vendedor

Banco Central

Títulos - fondos

Ordenes de transferencia

Cámara

Cálculo de Posiciones Netas

Transacciones Cerradas Confirmación cierre De liquidación

El Análisis de Cadena de Valor

Emisión

•Administración de emisiones •Anotaciòn en cuenta de Deuda •Libro de Registro •Informaciòn

Planeacion de la inversión

•Informaciòn Perfil de Vencimientos •Información de Portafolios •Registro de emisiones

Administración de Activos Financieros

•Informaciòn Perfil de Vencimientos •Información de Portafolios •Registro de emisiones •Información al inversionista final

Custodia y Sistemas de Administ. Negociación De Valores

•Confirmaciòn de condiciones de los activos •Confirmación de liquidaciòn •Informaciòn •Administrac. De Garantias

•Inmobilizac. de Valores •Desmaterial. De valores •Ejercicio de Derechos patrimoniales •Perfil de Vencimientos •Custodia Internacional de Valores

Compensación Valoracion y de ctivos y Liquidación otros servicios

•Entrega contra pago •Operaciones libres de pago •Confirmacion de operac. Y de liquidación •Prendas •Garantías •Informaciòn de transacciones

•Informaciòn Perfil de Vencimientos •Información de Portafolios •Registro de emisiones

Objetivo central Sistemas de Compensación y liquidación de Valores

• Completar el proceso de compensación y liquidación de valores con la velocidad y certeza necesaria para minimizar los riesgos de crédito a los que se ven expuestos las contrapartes y proveedores del servicio , en la medida en que la transacciones no se liquiden. • Incrementar la eficiencia y reducir los costos de tal manera que se tenga el costo unitario más bajo de transacción y de procesamiento de operaciones, obteniendo mayor liquidez y menores riesgos en todos las instituciones y en sistema como tal.

Estándares Internacionales

• Desmaterialización de Valores • Automatización

de

Procesos

-

Homologación

estandarización de prácticas • Aseguramiento de transacciones • Entrega contra pago • Préstamo de Valores para completar el ciclo de liquidación • Administración de riesgos • Continuidad de Negocios • Gobierno corporativo

y

Nuestra Misión PROMOVER DESARROLLO DEL MERCADO

MEJOR SERVICIO •EXCELENCIA DEL TALENTO HUMANO

PROCESAMIENTO EFECTIVO Y SEGURO

•TECNOLOGIA •GENERACION DE VALOR

EFICIENCIA

•CRECIMIENTO SOSTENIDO

SATISFACCION DE NECESIDADES

•MARCO ETICO Y SOCIAL

CONTEXTO GLOBAL

Nuestros Objetivos Estratégicos

SATISFACCION DE NECESIDADES

AUMENTO PARTICIPACION EN EL MERCADO

DESARROLLO PROFUNDIDAD EFICIENCIA DEL MERCADO

OBJETIVOS EXCELENCIA DEL TALENTO HUMANO

GENERACION DE VALOR: RETORNO AL ACCIONISTA

DESARROLLO SOCIAL DEL GRUPO PRIMARIO

Nuestra Visión

ALIADA DE NUESTROS CLIENTES

VALORES NACIONALES EXTRANJEROS CONFIANZA

VISION ALTOS ESTANDARES DE SERVICIO

EFICIENCIA

Nuestro Reto

CUMPLIMIENTO DE LA MISION Y LA VISION

ISO 9001:2000

BALANCE SCORED CARD

Nuestra Imagen DEPOSITANTES DIRECTOS 2004

EMISORES 2004

SEGURIDAD

SEGURIDAD

CONFIANZA QUE LE GENERA

SERIEDAD

SERIEDAD

SOLIDEZ

SOLIDEZ

CONFIANZA QUE LE GENERA

PROYECCION HACIA EL FUTURO

PROYECCION HACIA EL FUTURO

DESARROLLO TECNOLOGICO

DESARROLLO TECNOLOGICO

COMUNICACIÓN AL CLIENTE VARIEDAD DE PRODUCTOS

EXCELENTE

MUY BUENO

COMUNICACIÓN AL CLIENTE CUBRIMIENTO

CUBRIMIENTO

VARIEDAD DE PRODUCTOS

TARIFAS

TARIFAS

BUENO

REGULAR.

Análisis de Nuestro Servicio 5

DEPOSITANTES

4,52 4,39

4,54 4,35

4,51 4,40

4,82

4,58 4,61

4,48 4,38

4,44 4,57

4,43

4,73 4,67 4,33 4,00

4,33

4,29

4

3 TOTAL

Esta en el 80 Esta en el 20

Financiero

Bursatil

Público

INDICE PERCEPTIVO

Bogotá

Cali

Medellín

Barranquilla

INDICE REAL

5

EMISORES

4,39

4

4,28

4,47 4,30

4,58 4,34 4,27

4,34 4,30

4,50

4,31 4,29

4,22

4,00

4,37 4,32

4,31 4,20

4,52 4,26

3,66

3

3,26 TOTAL

EN EL 80

EN EL 20

BOGOTA

CALI

MEDELLIN

INDICE PERCEPTIVO

B/QUILLA

C/GENA

FINANC.

INDICE REAL

REAL

PUBLICO

Pilares de Nuestro Sistema

El uso de un estándar metodológico probado y aceptado mundialmente

La competetividad orientada al cumplimiento de las normas ISO

Nuestros servicios y procesos deben conducir a la excelencia El asegurameinto de la confianza de nuestros clientes satisfaciendo sus necesidades La medición continuo de los procesos y la generación de valor

El nuevo enfoque de la calidad

CALIDAD VALOR PERCIBIDO POR EL CLIENTE SATISFACCION DE NECESIDADES CONFORMIDAD CON REQUISITOS

LUJOS

Calidad definida por el proveedor

1960

Calidad acordada con el Cliente

1980

Calidad definida por el Cliente

Calidad percibida en relación con el precio pagado

VALOR SUPERIOR PERCIBIDO POR EL CLIENTE

Valor percibido como superior en relación con otras ofertas

Nuevo Paradigma

1990

Fin de los 90

2000

Objetivos de nuestro sistema

Satisfacer al Cliente

Generar Confianza

Conseguir la satisfacción del Cliente a través de la efectiva aplicación del sistema, incluidos los procesos para la mejora continua y prevención de no-conformidades.

Demostrar la capacidad de la organización para suministrar en forma consistente productos que satisfagan los requisitos del Cliente y reglamentarios aplicables.

Mejoramiento continuo

El ciclo “PHVA”

PLANEAR

ACTUAR

• Misión • Visión • Política

HACER

VERIFICAR

MEJORAMIENTO CONTINUO

GESTIÓN DE CALIDAD

Ciclo de la calidad

R E Q U E R I M I E T O S

C L I E N T E

5.- Responsabilidad de la Dirección

6.- Gestión de Recursos

Entrada

PHVA

8.- Mediciones, análisis y mejora

7.- Realización del Producto y/o Servicio

Producto Salida

C L I E N T E

S A T I S F A C C I O N

Política de calidad

SATISFACCION DE NECESIDADES Y EXPECTATIVAS

AMBIENTE DE CALIDAD

PROCESAMIENTO EFECTIVO Y SEGURO

MEJORA CONTINUA DE PROCESOS

COMPROMISO INSTITUCIONAL

LIDERAZGO E INTEGRIDAD DEL PERSONAL

Resultados esperados

 Mayor nivel de satisfacción de los clientes.  Competitividad  Identificación de oportunidades del mercado.  Reducción gradual de los costos - generación de valor  Mejoramiento de los niveles de desempeño.  Entrenamiento y capacitación permanente.

Fases del proyecto

1. DIAGNÓSTICO 2. PLANIFICACIÓN 3. CAPACITACIÓN 4. DOCUMENTACIÓN 5. IMPLEMENTACIÓN 6. SEGUIMIENTO 7. AJUSTES 8. CERTIFICACIÓN 9. MEJORAMIENTO

•Diagnóstico que genere información del estado documental y que descubra los procesos relevantes para cuantificar los recursos necesarios para implementar el SGC

• Definir clientes y necesidades • Definir productos y característica de calidad • Definir procesos, perfiles, puntos de control, actividades, políticas, interacciones , flujos, entradas, salidas, indicadores

•Divulgación •Sensibilización •Capacitación en: Norma ISO 9001:2000, Indicadores, Técnicas estadísticas, Procesos, Documentación , Auditoría Interna de calidad, Mejoramiento

• Análisis documental •Determinación de estándares •Documentación de procedimientos, manuales, instructivos e interfaces. •Control de documentos • Generar Mapas de procesos

•Necesidades de clientes • Inducción personal •Puesta en producción •Registros •Medición •Conrtrol •Seguimiento •Auditorías de Calidad •Acciones correctivas y preventivas •Revisión gerencial

• No conformidades • Acciones correctivas • Acciones preventivas • Toma de datos • Desviación de procesos

•Procedimientos •Documentación •Indicadores •Cierre de No Conformidades

• Auditoría de Certificación • Conformidad con la Norma y con el SGC

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Fases del proyecto

• Ejecución Planes de mejoramiento • Nuevos Indicadores y metas • Optimización de Procesos. • Capacitación

Estadísticas Duración del Proceso:

Noviembre 2002 - Noviembre 2004

Certificación:

Diciembre de 2004

Estadísticas del proceso • Documentación Procesos: Procedimientos: Instructivosy Manuales: Formatos: Indicadores:

57 257 69 299 95

• Capacitaciones generales:

26

• Facilitadores de Calidad:

18

• Auditores Internos de Calidad:

22

• Audiotorías Internas y Externas de Calidad: • Consultorías:

7 27

Visión de nuestro sistema NECESIDADES DE LOS CLIENTES

PRODUCTOS

PROCESOS

•Custodia de títulos

ESTRATÉGICOS

•Disminución de

valores.

riesgos.

•Administración de

•Información oportuna,

títulos valores.

clara y veraz.

•Custodia y

•Disminución de costos.

administración de

•Reducción de carga operativa. •Agilidad en las operaciones. •Posibilidad de operación en el mercado nacional e

E N T R A D A S

emisiones

CLAVES

internacional. •Control y seguimiento de la operación. •Información general. •Emisiones desmaterializadas. SOPORTE

S A L I D A S

desmaterializadas. •Compensación y liquidación (DVP). •YES (Yankees,

S A T I S F A C C I Ó N D E

CARACTERÍSTICAS DE CALIDAD •Seguridad •Oportunidad •Costos •Veracidad •Claridad •Transparencia •Agilidad Operativa

Eurobonos, Samurai). L •Flexibilidad O •Libro de titulares. S •Actualización •Compensación C bursátil. L •Información. I E •TTV FRECH (cartera N hipotecaria) T E •Página WEB S

MEJORAMIENTO CONTINUO

Visión de nuestro sistema Planeación Estratégica Presupuesto

Análisis de Valores Administración Custodio Internacional

Administración de Emisiones Desmaterializadas

E N T R A D A S

Cobro y Abono de Derechos Patrimoniales

Gestión Estratégica de la Calidad

Tarifas

Administración de Inversiones

CLAVES

Help Desk

Administración de Derechos Sociales Operaciones Entrega Contra Pago

Capacitación de Clientes Solicitud de Información del Sistema de Saldos o del Sistema de Referencias

Administración de Cuentas exentas

Administración de la Página Web

Vinculación de Clientes

Facturación Comunicaciones al cliente

Admón de Seguridad de Riesgo Personal Admón de Seguridad de Riesgo Físico Compras Gastos Admón de Activos, Suministros e Instalaciones Gestión de Personal Beneficios al Personal

SOPORTE Impuestos

Mantenimiento y Actualización del Sistema de Saldos Admón Firewall Admón Entrust

Gestión de Contratos del Depósito

Admón Permit gate VPN

Procesos Legales

Admón Security Component

Retiro de Clientes Actualización Clientes

Admón de Usuarios

Soporte Técnico

Gestión de la Calidad

Sistema Alterno

Archivo

Nómina Pagos

Administración de Hardware y Software

Correspondencia

Cartera

Telecomunicaciones

Registros Contables

Cierre de Operaciones

Cierre Contable

Admón de la Base de Datos

Programación de la Capacitación del Personal

MEJORAMIENTO CONTINUO

Auditoría Interna Contingencia Implementación de Proyectos

S A L I D A S

SATISFACCIÓN DEL CLIENTE

NECESIDADES DE LOS CLIENTES

Custodia de Valores

ESTRATÉGICOS

Visión de nuestro sistema NECESIDADES DE LOS CLIENTES •Disminución de riesgos. Seguridad •Información oportuna, clara y veraz. Comunicación. •Disminución de costos. •Reducció n de carga operativa. •Agilidad en las operaciones. •Posibilidad de operación en el mercado nacional e internacional. •Control y seguimiento de la operación. •Información general. •Emisiones desmaterializadas. •Confianza y Seriedad. •Cubrimiento y variedad de productos y servicios. •Desarrollo tecnológico •Capacitación de usuarios

PROCESOS ESTRATÉGICOS

PRODUCTOS

Presupuesto / Tarifas / Administración de Inversiones / Planeación Estratégica / Gestión de la Calidad

• Custodia de títulos valores.

CLAVES

• Administración de

Administración Custodio Internacional / Análisis de Valores / Custodia de Valores /

E N T R A D A

REQUISITOS DE LEY S •Ley 27 de 1990 •Decreto 437 de 1992 •Decreto 1936 de 1995 •Resolución 1200 de 1995 de la Superintendencia de Valores •Reglamento de Operaciones. •Normativa de Prevención y Control del Lavado de Activos

Administración de Emisiones Desmaterializadas P - EM - 004 “Emisiones Tidis” - Procedimiento con intervención externa / Cobro y Abono de Derechos Patrimoniales / Administración de Derechos Sociales / Operaciones Entrega Contra Pago / Administración de Cuentas Exentas / Vinculación de Clientes / Comunicaciones al Cliente / Help Desk / Capacitación de Clientes / Administración de la Página Web / Facturación / Solicitud de Información del Sistema de Saldos o del Sistema de Referencias

SOPORTE Administración de Seguridad de Riesgo personal / Administración de Seguridad de Riesgo Físico / Compras / Gastos / Administración de Activos, Suministros e Instalaciones / Gestión de Personal / Beneficios al Personal / Programación de la Capacitación del Personal / Nómina / Pagos / Cartera / Registros Contables / Cierre Contable / Revisión y aprobación de Documentos /Impuestos / Gestión de Contratos del Depósito / Procesos Legales / Retiro de Clientes / Actualización de Clientes / Sistema Alterno Soporte Técnico / Administración de Hardware y Software / Telecomunicaciones / Cierre de Operaciones / Administración de la Base de datos / Mantenimiento y Actualización del Sistema de Saldos / Administración Firewall / Administración Entrust / Administración Permit Gate VPN / Administración security Component / Administración de usuarios / Gestión de la Calidad / Archivo / Correspondencia / Auditoría Interna / Contingencia / Implementación de Proyectos

títulos valores. • Custodia y Administración de S

emisiones

A

desmaterializadas.

S A T I S F A C C I Ó N

• Compensación y

L

Liquidación (LP y DVP).

I

D E

Eurobonos, Samurai). L • Libro de titulares. O S • Compensación

A S

bursátil C L • TTV FRECH (cartera I E hipotecaria) N • Página WEB T • Cambio de E S depositante DVP. • Información

• PDI: Pago Directo al Inversionista

MEJORAMIENTO CONTINUO

•Seguridad •Oportunidad •Costos •Veracidad •Claridad •Transparencia •Agilidad Operativa

• YES (Yankees,

D

CARACTERÍSTICAS DE CALIDAD

•Flexibilidad •Actualización

Seguimiento de la gestión Proceso:

Operaciones DVP

Definición y Meta:

Número de operaciones que tomaron más de 10 minutos en procesarse en depósito < 30

Frecuencia:

Mensual

Acciones a realizar: Se solicitaron modificaciones al proceso de firma electrónica de archivos, para reducir las fallas.

O bservaciones

120 100 80 60 40 20 0 jul-04

ago-04

sep-04

Medicion

oct-04

nov-04

Estandard

dic-04

ene-05

Seguimiento de la gestión Proceso:

Administración de Derechos Sociales

Definición y Meta:

Tiempo máximo de generación y entrega de certificados después de recibida la solicitud en Administración Valores