CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

CONTHALORIA DELZGADA casTION PÚBLICA E INSTITUCIONES FINANCIERAS

INFORME DE AUDITORÍA

AUDITORÍA A POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S. A. VIGENCIA 2011

CGR-CDGPIM - - - O j Octubre de 2012

Cm 10 No. 17-18, pisos 10/11, PBX 3537700 Ext. 7570, Bogotá D.C. Colombia. www.contraloriagen.gov.co.

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AUDITORÍA POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S. A. VIGENCIA 2011

Contralora Delegada para Gestión Pública e Instituciones Financieras

Ligia Helena Borrero Restrepo

Director de Vigilancia Fiscal

Juan Alberto Duque García

Supervisor

Luz Dary Neuta Velásquez

Equipo de auditores:

Responsable de Auditoría

María del Socorro Ruiz Molina

Integrantes del Equipo Auditor

Elvira Rincón Salcedo Eduardo Alfonso Cruz Faraco

Cra 10 No. 17-18, pisos 10/11, PBX 3537700 Ext. 7570, Bogotá D.G. Colombia. www.contraloriagen.gov.co.

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GENERAL bE LA REPÚBLICA F INSTITUCIONES FINANCIEPAS

TABLA DE CONTENIDO

1.

HECHOS RELEVANTES EN EL PERIODO AUDITADO

4

2.

DICTAMEN

5

3.

RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

14

3.1. 3.1.1. 3.1.1.1 3.1.2 3.1.2.1 3.1.2.1. 3.1.2.2. 3.1.3 3.1.3.1. 3.1.3.2.

EVALUACIÓN DE GESTIÓN Y RESULTADOS GESTIÓN PROCESOS ADMINISTRATIVOS RESULTADOS OBJETIVOS MISIONALES SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO SEGUIMIENTO A FUNCIÓN DE ADVERTENCIA EVALUACIÓN DE LEGALIDAD EVALUACIÓN CONTRACTUAL EVALUACIÓN PROCESOS JURÍDICOS

14 14 14 29 29 31 32 33 33 55

3.1.4

EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

56

3.1.5 3.1.5.1. 3.1.5.2. 3.1.5.3. 3.1.5.4.

59 EVALUACIÓN FINANCIERA Y PRESUPUESTAL 59 EVALUACIÓN ESTADOS FINANCIEROS 69 EVALUACIÓN CONTROL INTERNO CONTABLE 75 EVALUACIÓN GESTION PRESUPUESTAL OBSERVACIONES DE LA COMISION LEGAL DE CUENTAS 75

3.2

HALLAZGOS SUBSANADOS DURANTE EL PROCESO AUDITOR

75

ANEXOS

78

4.

Anexo No.1 Matriz de Calificación Gestión Anexo No.2 Hallazgo 3 Recobros Anexo No.3 Codificación de Hallazgos Anexo No. 4 Estados Financieros de Positiva a 31-12-2011

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NTRALORIA DELEGADA STION PUELICA STITUCIONES FINANCIERAS

1. HECHOS RELEVANTES EN EL PERIODO AUDITADO Y POSTERIORES Durante la vigencia 2011, la Superintendencia Financiera de Colombia autorizó a Positiva Compañía de Seguros S. A. operar los ramos de salud, de pensiones con conmutación pensiona!, así como el ramo de pensiones Ley 100, mediante las Resoluciones 2129 del 2 de noviembre, 1990 del 4 de noviembre y 2031 del 11 de noviembre. Ramos Autorizados y Productos: 1. Vida Individual: Vida Anual, Vida Constructores, Vida Conductores, Vida Largo Plazo y Ahorro Vida 2. Vida Grupo: Vida Grupo — VG, VG Deudores, VG Elección Popular, VG Pre-Pensión y VG complementario USO 3. Accidentes Personales: AP Colectivos, AP Corto Plazo, AP Individual y AP Educativo 4. ARP: Riesgos Profesionales 5. Exequias: Plan Integral Familiar 6. Rentas Vitalicias: Renta Vitalicia Inmediata y Renta Vitalicia Directa 7. Conmutaciones Pensionales: Conmutación Pensional 8. Salud: Salud Básica Por medio de los decretos 1234, 1235 y 1236 de fecha 12 de junio de 2012, se modifica la estructura de POSITIVA, se determinan las funciones de sus dependencias y se modifica su planta de personal. Adicionalmente, para la vigencia 2012, la Compañía busca ser autosuficiente para la administración y pago de nómina de sus pensionados, en virtud de la terminación del Convenio Interadministrativo 057/08 suscrito con el ISS, para el pago de la Nómina de Pensionados de Riesgos Laborales de POSITIVA, el cual vence el 31 de agosto de 2012.

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CONTRALORÍA GESTIÓN

oCIAE L E SADA

GENERAL OE LA REPÚBLICA E INSTITUCIONES FINANCIERAS

Doctor GILBERTO QUINCHE TORO Presidente Positiva Compañía de Seguros S. A. Bogotá

La Contraloría General de la República, con fundamento en las facultades otorgadas por el artículo 267 de la Constitución Política, en desarrollo del PGA 2012 practicó Auditoría a Positiva Compañía de Seguros S. A. a través de la evaluación de los principios de la gestión fiscal: economía, eficiencia y eficacia, con que administró los recursos puestos a su disposición y los resultados de su gestión durante la vigencia 2011; así como se examinó el Balance General a 31 de diciembre de 2011 y el Estado de Resultados para el mismo periodo; dichos estados contables fueron examinados y comparados con los del año anterior, los cuales fueron auditados por la Contraloría General de la República. La auditoría incluyó la comprobación de que las operaciones administrativas y económicas se realizaron conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables. Asimismo, evaluó el Sistema de Control Interno. Es responsabilidad de la administración el contenido de la información suministrada por la entidad y analizada por la Contraloría General de la República. Igualmente, es responsable por la preparación y correcta presentación de los estados financieros de conformidad con las normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad universalmente aceptados o prescritos. La responsabilidad de la Contraloría General de la República consiste en producir un informe que contenga el pronunciamiento sobre el fenecimiento (o no) de la cuenta, con fundamento en la evaluación de la gestión y resultados (Control de Gestión, de Resultados, Financiero (opinión sobre la razonabilidad de los Estados financieros), Legalidad y Control Interno) obtenidos por la administración de la entidad en las áreas y/o procesos auditados. El representante legal de Positiva Compañía de Seguros S. A., rindió la cuenta consolidada por la vigencia fiscal del año 2011, dentro de los plazos previstos en Cra 10 No. 17-18, pisos 10/11, PBX 3537700 Ext. 7570, Bogotá D.C. Colombia. www.contraloriagen.gov.co.

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GENERAL DE LA REPÚBLICA' E INSTITUCIONES FINANCIERAS

el SIRECI, reglamentado mediante la Resolución Orgánica 6289 de marzo de 2011, modificada con la 6445 de enero 6 de 2012. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría gubernamental colombianas (NAGC) compatibles con las normas internacionales de auditoría (NIA's) y con políticas y procedimientos de auditoría prescritos por la Contraloría General de la República. Tales normas requieren que se planifique y efectúe la auditoría para obtener una seguridad razonable para fundamentar nuestro informe. La auditoría incluye examinar, sobre una base selectiva, la evidencia que soporta las cifras, las revelaciones en los estados financieros los documentos que soportan la gestión y los resultados de la entidad y el cumplimiento de las disposiciones legales, así como la adecuada implementación y funcionamiento del sistema de control interno. Los procedimientos de auditoría seleccionados dependen del criterio profesional del auditor, incluyendo su evaluación de los riesgos de errores significativos en los estados financieros y de la gestión y resultados de la Entidad. En la evaluación del riesgo, el auditor considera el control interno de la Entidad como relevante para todos sus propósitos, con el fin de diseñar procedimientos de auditoría que sean apropiados en las circunstancias. Una auditoría también incluye, evaluar los principios de contabilidad utilizados y las estimaciones contables significativas hechas por la administración, así como evaluar la presentación general de los estados financieros. Consideramos que la auditoría proporciona una base razonable para expresar nuestro concepto y la opinión. En el trabajo de auditoría no se presentaron limitaciones que afectaran el alcance de nuestra auditoría. La auditoría a que se refiere el presente informe tuvo el siguiente alcance: Línea Gestión y Resultados: Se evaluaron en esta línea los siguientes temas: ✓ Políticas y estrategias del negocio, cumplimiento de la normatividad aplicable, controles establecidos, administración del riesgo, revisión y seguimiento a los expedientes físicos, registros en aplicativos, reconocimientos y pagos a los pensionados, correspondientes a prestaciones económicas de origen profesional; operatividad de los mecanismos e instrumentos implementados, como proveedor de seguros y Riesgos Profesionales, en cumplimiento de su misión. ✓ Evaluación del Sistema de Control Interno ✓ Seguimiento al Plan de Mejoramiento ✓ Seguimiento a la Función de Advertencia No. 201EE95931 del 20 de diciembre de 2011, relacionada con la Optimización Organizacional de la Compañía. Cm 10 No. 17-18, pisos 10/11, PBX 3537700 Ext. 7570, Bogotá D.C. Colombia. www.contraloriagen.gov.co.

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Línea Evaluación Legal y Contractual

La Compañía por ser una entidad descentralizada indirecta del orden nacional, sometida al régimen de sociedad industrial y comercial del estado, vinculada al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, en competencia con el sector privado, se encuentra incursa en un régimen de excepción, por lo que adelanta su contratación con base en las disposiciones legales y reglamentarias aplicables a sus actividades económicas, pero siempre enmarcadas dentro de los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal y el régimen de inhabilidades e incompatibilidades. Durante la vigencia 2011, la aseguradora celebró 992 contratos por una cuantía inicial de $150.595 millones, misma que fue adicionada en un total de $15.854 millones. Para la selección de contratos se empleó un criterio estadístico aleatorio, atendiendo a la cantidad de recursos invertidos en los contratos, para lo cual se hizo un promedio de todas las cuantías inicialmente pactadas. Mediante los anteriores procedimientos, fueron seleccionados un total de 36 contratos, que equivale al 50.3% ($75.750 millones) de la cuantía inicialmente pactada; que a su vez corresponde al 53.89% de lo realmente ejecutado ($81.169 millones) frente a la cifra acordada en los contratos. Además de los anteriores contratos, y atendiendo a la importancia que constituyen para el objeto misional de la Entidad y en vista que no fueron escogidos en la selección aleatoria, se incluyeron los contratos suscritos con los bancos Colpatria (contrato 538) y Bancolombia (Contratos 540 y 541). Todo lo anterior arroja una muestra total de 39 contratos. Para hacer la evaluación de los procesos judiciales a evaluar, se destaca que fueron tenidos en cuenta todos los procesos judiciales que concluyeron su trámite en el año de 2011. Lo anterior arrojó un universo de 180 procesos con una cuantía total ("monto de la provisión/pretensión") de $9.347 millones. De este universo, fueron seleccionados unos procesos empleando para ello un método aleatorio y estadístico, otros fueron seleccionados en razón a su gran relevancia económica, respecto del "monto de la provisión/pretensión". En total fueron seleccionados dieciocho (18) procesos judiciales que equivalen al 10% del total de procesos concluidos en el 2011, cuya cuantía asciende a la suma de $2.903 millones, equivalente al 31% del universo a evaluar. Adicional a lo anterior, se evaluaron un total de seis (06) acciones de tutela, mismas que fueron seleccionadas aleatoriamente, de aquellas concluidas para el año de 2011. En total se evaluaron veinticuatro (24) expedientes judiciales. Línea Evaluación Financiera y Presupuestal.

✓ Verificación rendición de la Cuenta Fiscal al 31 de diciembre de 2011 Cra 10 No. 17-18, pisos 10/11, PBX 3537700 Ext. 7570, Bogotá D.C. Colombia. www.contraloriagen.gov.co.

CONTRALORÍA

GCEOSNTTIORNA LOuReinoDAE LEGADA

GENERAL CE LA REPÚBLICA E INSTITUCIONES FINANCIERAS

✓ Evaluación de los Estados Contables a 31-12-2011 con el fin de emitir opinión sobre la razonabilidad de la situación financiera presentada. ✓ Evaluación de la Gestión Presupuestal, con miras a determinar el cumplimiento de las disposiciones internas. ✓ Evaluación del Sistema de Control Interno Contable, con el objeto de conceptuar sobre la eficiencia, efectividad y confiabilidad del mismo. ✓ Seguimiento Observaciones de la Comisión Legal de Cuentas de la Cámara de Representantes. Los hallazgos se dieron a conocer oportunamente a la entidad dentro del desarrollo de la auditoría y las respuestas allegadas por la administración fueron analizadas. Los estudios y análisis se encuentran debidamente documentados con base en la información suministrada y en papeles de trabajo, los cuales reposan en los archivos de la Contraloría Delegada para la Gestión Pública e Instituciones Financieras.

2.1 EVALUACION DE GESTIÓN Y RESULTADOS La evaluación de la gestión y resultados se fundamenta en los sistemas de control de: Gestión, Resultados, Legalidad, Financiero y Control Interno; los cuales contemplan las variables que son verificadas y calificadas por el equipo auditor. CONCEPTO SOBRE EL ANÁLISIS EFECTUADO La Contraloría General de la República como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que la gestión adelantada por Positiva Compañía de Seguros S. A. en los procesos auditados, cumple con los principios de economía, eficiencia y eficacia, obteniendo una calificación de 88,07 que ubica a Positiva en el rango favorable, como se evidencia en la Matrizl de Calificación de Gestión (Anexo No.1).

1 Es importante mencionar que el numeral 3.2.4 de la Gula de Auditoría adoptada en agosto de 2011, señala que la Evaluación de la Gestión y Resultados es Favorable si resulta superior a 80 y desfavorable si es inferior. En la matriz de evaluación, Positiva en el componente Control Financiero obtuvo Opinión Sin Salvedades, que se traduce en calificación 100 y pesa el 30%. Cra 10 No. 17-18, pisos 10/11, PBX 3537700 Ed. 7570, Bogotá D.C. Colombia. www.contraloriagen.gov.co.

CONTRALORÍA

CONTRALOFDA DELEGADA GESTIÓN PÚBLICA GENERAL OE LA REPÚBLICA E INSTITUCIONES FINANCIERAS

A continuación se ilustran los aspectos más significativos que sustentan el concepto. 2.1.1. Gestión 2.1.1.1.

Procesos Administrativos

POSITIVA, Compañía de Seguros presenta debilidades en el manejo de los expedientes y/o carpetas de siniestros anteriores al proceso de cesión de Activos y Pasivos (2008); por cuanto no fue posible hacer la trazabilidad y seguimiento de los registros en aplicativos, como tampoco se encontró la totalidad de los documentos que soportan las liquidaciones y reconocimiento de las pensiones. Adicionalmente, los beneficiarios y/o causantes activos en nómina, no tenían al momento de la revisión de las carpetas, la resolución de reconocimiento, el certificado de Supervivencia y/o certificado de escolaridad, según el caso. Se establecieron recobros originados por errores en la liquidación, reconocimiento y pago de siniestros, situación que conllevó a que la Compañía cancelara valores superiores a los efectivamente causados, como resultado de las debilidades en el seguimiento y control del proceso. 2.1.2. Resultados 2.1.2.1.

Gestión Misional

Dentro del Plan Estratégico 2011-2014 de la Compañía, se definieron 22 objetivos estratégicos y cinco perspectivas: La Financiera, de Clientes, de Procesos Internos, de Aliados Estratégicos y crecimiento y aprendizaje; teniendo como base la medición a través de indicadores y metas para la vigencia 2011. Los objetivos son monitoreados con la herramienta denominada Balanced Scorecard, lo que constituye un avance relevante en el direccionamiento estratégico de la Compañía. Como resultado de dicha evaluación, se evidenció que la Compañía no deja registro de los indicadores y/o metas modificadas o replanteadas durante el transcurso del año. 2.1.2.2.

Seguimiento al Plan de Mejoramiento

Efectuado el seguimiento al avance del Plan de Mejoramiento suscrito el 17 de noviembre de 2011 por Positiva Compañía de Seguros S. A., se evidenció un cumplimiento del 100% y avance físico del 40.68%, al 31 de diciembre de 2011, Cra 10 No. 17-18, pisos 10/11, PBX 3537700 Ext. 7570, Bogotá D.C. Colombia. www.contraloriagen.gov.co.

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GENERAL DE LA RE PÚBLICA I E INSTITUCFONES FINACCIEPAS

que coincide con lo reportado por la entidad. Sin embargo, se evidenció que algunas de las acciones de mejoramiento emprendidas no han sido efectivas. En el texto del informe se describen los aspectos significativos del seguimiento al plan de mejoramiento. Seguimiento Función de Advertencia No. 201EE95931 del 20 de 2.1.2.3. diciembre de 2011, relacionada con la Optimización Organizacional de la Entidad y la contratación respectiva. En cumplimiento de este procedimiento, se hizo seguimiento al cronograma de Desarrollo para el fortalecimiento y reorganización de la estructura organizacional presentado por la Entidad, encontrando que se ha dado cumplimiento total a las actividades programadas. 2.1.3. Legalidad y Contractual 2.1.3.1. Contractual Como resultado del análisis de los contratos seleccionados en la muestra, se evidenciaron algunas debilidades en la supervisión y ejecución. La calificación obtenida por la entidad fue de 80. En términos generales, la entidad dio cumplimiento a la normatividad que la rige y la contratación celebrada observó los principios de eficacia, eficiencia y economía. 2.1.3.2 Procesos Jurídicos Del estudio de la muestra seleccionada se observa, que la Compañía atendió en su totalidad los procesos judiciales, así por ejemplo se destaca que en todos los eventos fueron contestadas las demandas, existiendo oposición en las circunstancias que así lo exigían, se recurrieron las decisiones adversas y los argumentos jurídicos empleados estuvieron orientados a la defensa de los intereses de la Entidad; por lo que se concluye que la representación judicial fue adecuada y oportuna.2 2.1.4. Financiero Como resultado del examen realizado a los estados financieros de Positiva Compañía de Seguros S. A., al 31 de diciembre de 2011, en su conjunto y la información reflejada en ellos se evidenciaron las siguientes inconsistencias: 2 Se destaca que la Compañía muestra un buen nivel de eficacia, pues de los dieciocho (18) procesos evaluados, doce (12) fueron fallados favorablemente, cinco (05) en contra y uno (01) aún se encuentra en trámite. Cra 10 No. 17-18, pisos 10/11, PBX 3537700 Ext. 7570, Bogotá D.C. Colombia. www.contraloriagen.gov.co.

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Existen 128.823 partidas conciliatorias no regularizadas, de diciembre de 2011 por valor de $5.398 millones, de las cuales el 74% ($4.088.5 millones), corresponden a consignaciones pendientes de identificar. A diciembre 31 de 2011, el saldo del Disponible por $307.668.6 millones, presenta diferencia de $2.803.7 millones, con respecto a los saldos según extractos por $310.472.3 millones, debido a tales partidas. Las Cuentas por Cobrar y los Ingresos No Operacionales se encuentran subestimados en $1.579,1 millones, por cuanto al cierre de la vigencia no se causó la cuenta por cobrar del 21 de diciembre de 2011 al ISS sobre el convenio 057 de 2008. Al 31 de diciembre de 2011 la subcuenta Gastos Operacionales — Siniestros Liquidados — Riesgos Profesionales "510214_2411" por $227.409.7 millones, se encuentra sobreestimada en $1.643,6 millones, con respecto a las transferencias informadas por la Vicepresidencia de Operaciones mediante comunicación No.32913 del 29 de marzo de 2012 de Positiva, donde estas comisiones ascienden $225.766 millones. Las anteriores observaciones determinadas en la auditoria representan el 0.15% de los activos totales, por lo tanto no afectan la razonabilidad del saldo de los estados financieros evaluados. Del examen realizado a los estados financieros en su conjunto y la información reflejada en ellos no se evidenciaron hallazgos, errores o inconsistencias significativas por lo tanto nos permitimos expresar la opinión correspondiente. OPINIÓN SOBRE LOS ESTADOS CONTABLES3 En nuestra opinión, los estados financieros arriba mencionados, presentan razonablemente, en todo aspecto significativo, la situación financiera de Positiva Compañía de Seguros S.A. al 31 de diciembre de 2011 así como los resultados de las operaciones por el año terminado en esa fecha, de conformidad con los principios y normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad universalmente aceptados o prescritos por el Contador General. La opinión sobre los estados contables de la Compañía para el 2011, no cambió en relación con el año 2010. 3 El numeral 12.3.1 de la Guía de Auditoría adoptada en agosto de 2011, señala que la opinión es Sin Salvedades si se

detectan salvedades que tomadas en su conjunto son inferiores o iguales al 2% del total del Activo ó del Pasivo y Patrimonio, considerando el principio y enunciado de la "partida doble"; Con salvedades si superan el 2%, inferiores o iguales al 10% y Adversa o Negativa si superan el 10% del total del Activo o Pasivo más Patrimonio. Cra 10 No. 17-18, pisos 10/11, PBX 3537700 Ext. 7570, Bogotá D.C. Colombia. www.contraloriagen gov co

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GONTRALORiA DELEGADA GESTIÓN PUBLICA E INSTITUCIONES FINANCIERAS

2.1.5. Evaluación del Sistema de Control Interno. El Sistema de Control Interno de la POSITIVA es Eficiente; sin embargo, presenta debilidades en la operatividad de los controles, arrojando una calificación de 1.38, lo que significa que los controles aplicados en los procesos objeto de evaluación presentan debilidades, situación evidenciada en los procesos de nómina de pensionados, recobros, supervisión de contratos y en la integralidad de los sistemas de información. Concepto del Sistema de Control Interno Contable La Entidad presenta un Sistema de Control Interno Contable eficiente, de acuerdo a la evaluación practicada a los componentes del Sistema de Control Interno y sistema de control interno contable.

2.2. FENECIMIENTO DE CUENTA Con base en la calificación de los componentes, obtenida en la evaluación de la Gestión y Resultados, la Contraloría General de la República fenece la cuenta fiscal de Positiva Compañía de Seguros S. A. por la vigencia fiscal correspondiente al año 2011.

2.3. RELACIÓN DE HALLAZGOS En desarrollo de la presente auditoría, se establecieron 24 hallazgos Administrativos, de los cuales seis (6) tienen presunto alcance Disciplinario, tres (3) presunto alcance Fiscal, un (1) Otras Incidencias y un (1) hallazgo subsanado durante el proceso auditor.

PLAN DE MEJORAMIENTO Con base en los resultados del proceso auditor, la Entidad debe suscribir un Plan de Mejoramiento consolidado y presentarlo a través del Sistema de Rendición Electrónico de Cuentas e Informes - SIRECI, de conformidad con lo dispuesto en los artículos 9° y 16 de la Resolución Orgánica No. 6289 del 8 de marzo de 2011 y dentro del término establecido por el artículo 5° de la Resolución Orgánica No.6445 de enero 6 de 2012.

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GENERAL DE LA REPÚBLICA , E INSTITUCIONES FINANCIERAS

Sobre dicho Plan, la Contraloría General de la República no emitirá pronunciamiento; no obstante, el documento será insumo de un próximo proceso auditor, según lo establecido en el numeral 3.3.9, Planes de Mejoramiento, de la Guía de Auditoria.

Bogotá, D. C.,

r

LIGIA L7 A BORRERO RESTREPO Contralor Delegado para Gestión Pública e Instituciones Financieras Revisó

Preparó

Dr. Juan Alberto Duque Garc Dra. Luz Dary Neuta Velásquez Dra. María del Socorro Ruiz Molina Equipo Auditor

Cra 10 No. 17-18, pisos 10/11, PBX 3537700 Ext. 757

Director de Vigilancia Fiscal Supervisora Responsable de Auditoría

Dtá D.C. Colombia. www.contraloriagen.gov.co.

CONTRALORÍA

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GENERAL DE LA REPÚBLICA E INSTITUCIONES FINANCIERAS

3 RESULTADOS DE LA AUDITORÍA 3.1. EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN Y RESULTADOS 2011 3.1.1. Gestión 3.1.1.1. Procesos Administrativos Positiva compañía de seguros S.A. desde su inicio en septiembre de 2008 con el proceso de cesión de Activos, Pasivos y Contratos de la Administradora de Riesgos Profesionales del Instituto de Seguros Sociales, ha venido implementando estrategias que conduzcan a un crecimiento del ramo y lograr de ésta manera un espacio importante en el mercado Asegurador Colombiano. Es importante, resaltar que Positiva creció en términos absolutos al pasar de 2.051.695 trabajadores afiliados en Septiembre de 2008 a 3.274.127 a Diciembre de 2011, es decir un incremento de aproximadamente un 60%4. Es así, que en la formulación del Plan Estratégico 2011-2014 refleja grandes avances, tanto en el planteamiento de las estrategias, como en los mecanismos utilizados en la medición de las metas y programas planteados para cada vigencia, proyectando mayor confiabilidad en los resultados y mediciones realizadas por la entidad y facilitando el seguimiento al cumplimiento de metas. El análisis se centró en examinar y verificar la elaboración, ejecución y seguimiento del Plan Estratégico, mediciones de las metas, pago de pensiones de Riesgos Profesionales, recobros y expedientes de siniestros. A continuación se presentan los resultados de la evaluación de gestión de la entidad auditada: Hallazgo 1. Pagos por Cancelación de Cédulas (F y D) El Convenio Interadministrativo No. 57 de 2008, suscrito con el Instituto de Seguros Sociales - ISS, para la administración y pago de pensionados, consigna en la cláusula Quinta OBLIGACIONES DEL INSTITUTO, numeral 16: "Informar a la Previsora Vida, sobre el fallecimiento de pensionados o beneficiarios de prestación a fin de que se proceda a su trámite respectivo, cuando de ello se tenga conocimiento". Así mismo, en la cláusula Cuarta OBLIGACIONES DE LA PREVISORA VIDA, numeral 12: "La Previsora Vida deberá aprobar y certificar las cifras generadas en

4

Fuente: informe de gestión 2011 14 Cm 10 No. 17-18, pisos 10/11, PBX 3537700 Ext. 7570, Bogotá D.C. Colombia. www.contralonagen.gov.co.

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GENERAL DE LA REPÚBLICA ; E INSTITUCIONES FINANCIERAS

el procesamiento de la nómina previo envío de la cuenta de cobro respectiva por parte del INSTITUTO. Dicha aprobación se efectuará en la Previsora Vida por parte del Vicepresidente Técnico Además, el proceso de POSITIVA VO-CR-PP-05 "Pago de pensiones" describe entre otras actividades: "Verificar los datos registrados en el sistema de nómina" "Medir el desempeño del proceso, mediante indicadores y controles" y "formular e implementar acciones preventivas y correctivas para mejorar el proceso" y "Verificar los datos registrados en el sistema de nómina. Efectuado el análisis de los valores girados por POSITIVA para el pago de pensiones de Riesgos Profesionales, desde Agosto de 20086 hasta Junio de 2012 y descontados los reintegros efectuados por las Entidades Financieras correspondientes, para éste mismo periodo (pensiones no cobradas); se evidenció un saldo pendiente de recuperar por $175 millones; por cuanto, de acuerdo con el cruce de bases de datos de cédulas de la Registraduría Nacional del Estado Civil, con la nómina de pensionados y beneficiarios del mes de diciembre de 2011, se evidencio que se incluyeron en la nómina, 240 personas fallecidas (causantes y beneficiarios), como se muestra en la siguiente tabla: Tabla No. 1 RECURSOS PENDIENTES DE RECUPERAR (Cifras en pesos) AÑO

GIROS PENSION REINTEGROS

SALDO POR RECUPERAR

Agosto - Diciembre 2008

22,153,984.00

15,619,166.00

6,534,818.00

Enero - Diciembre 2009

50,826,761.00

40,853,226.00

9,973,535.00

Enero - Diciembre 2010

71,323,826.00

55,000,432.00

16,323,394.00

Enero- Diciembre 2011

296,617,272.00

217,755,000.00

78,862,272.00

Enero - Junio 2012

177,504,853.00

114,240,295.00

63,264,558.00

Total

618,426,696.00

443,468,119.00

174,958,577.00

Fuente: Registraduría Nacional y FlDSMVA compañía de Seguros

Lo anterior, pone en riesgo los recursos públicos al continuar pagando mesadas pensionales a personas fallecidas, como consecuencia de la falta de seguimiento y control al proceso. Este hallazgo tiene presunta incidencia Fiscal de conformidad con el Artículo 66 de la Ley 610 de 2000 y disciplinaria artículo 34 numeral 1 de la Ley 734 de 2002.

5

Fecha de la Cesión de Activos y Pasivos del Instituto de Seguros Sociales

6 Artículo 6°. Daño patrimonial al Estado. Para efectos de esta ley se entiende por daño patrimonial al Estado la lesión del

patrimonio público, representada en el menoscabo, disminución, perjuicio, detrimento, pérdida, uso indebido o deterioro de los bienes o recursos públicos, o a los intereses patrimoniales del Estado, producida por una gestión fiscal antieconómica, 15 Cra 10 No. 17-18, pisos 10/11, PBX 3537700 Ext. 7570, Bogotá D.C. Colombia. www.contraloriagen.gov.co.

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GENERAL DE LA REPÚBLICA E INSTITUCIONES FINANCIERAS

La Entidad argumenta en la respuesta: ...

"una vez verificada la nómina a mayo de 2012, de los 82 causantes reportados, 47 tienen incluida en el sistema la fecha de fallecimiento y de estos, 31 tiene fechas de fallecimiento entre noviembre de 2011 a marzo de 2012. Del análisis general de los datos, se concluye la información que se registra en el siguiente cuadro y se anexa base de datos — pestaña 2.1 Causantes, con el estudio de cada uno de los casos: CAUSANTES FALLECIDOS POR REGISTRADURIA ESTADO A MAYO DE 2012 No PENSIONADOS

ESTADO ACTIVOS

17

SUSTITUCIONES PENSIONALES

21

RETIRADOS

23

SUSPENDIDOS

21

TOTAL

82

Tal como se refleja en e anexo citado, las entidades pagadoras han venido reintegrando los valores de las mesadas no cubiertas por las respectivas supervivencias. Con relación a los beneficiarios, se encontró que de las 263 personas venían en estado activo 55, las cuales se retiraron para la nómina de junio de 2012 con la observación retiro por cruce con Registraduría, cabe aclarar que no se conoce fecha de fallecimiento y tal como se informó anteriormente, en el último cruce de información realiza en la base de datos de la nómina de septiembre de 2011, no fueron reportados como fallecidos. (Ver anexo 4 — pestaña 2.2 beneficiarios). A continuación se detalla el cuadro con el resumen del estado de los beneficiarios. BENEFICIARIOS FALLECIDOS POR REGISTRADURIA ESTADO A MAYO DE 2012 No PENSIONADOS

ESTADO

ACTIVOS BENEFICIARIOS ACTIVOS INCREMENTOS SUSPENDIDOS INCREMENTOS

55 10 12 14

INDEMNIZACIONES

102

SUSPENDIDOS

10

RETIRADOS

4

CEDULAS EXTRANJERIA

56

REGISTROS CIVILES

263

TOTAL

De acuerdo con el análisis de la información, más del 75% de casos no se les estaba pagando mesada pensional.

ineficaz, ineficiente, inequitativa e inoportuna, que en términos generales, no se aplique al cumplimiento de los cometidos y de los fines esenciales del Estado, particularizados por el objetivo funcional y organizacional, programa o proyecto de los sujetos de vigilancia y control de las contralorías. Dicho daño podrá ocasionarse por acción u omisión de los servidores públicos o por la persona natural o jurídica de derecho privado, que en forma dolosa o culposa produzcan directamente o contribuyan al detrimento al patrimonio público. 16 Cra 10 No. 17-18, pisos 10/11, PBX 3537700 Ext. 7570, Bogotá D.C. Colombia. www.contraloriagen.gov.co.

CONTRALORÍA :W.72=10'r'

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De otra parte, se aclara que la Registraduría cruzó la base de datos de la nómina, contra números de cédula de ciudadanía por lo cual existen 4 casos que no coinciden debido a que el registro en la nómina de pensionados corresponde a cédula de extranjería. De igual manera, existen 56 casos que coincide el documento de identidad cédula de ciudadanía con registros civiles, por tal motivo no hay relación directa entre los nombres de las personas fallecidas con nuestros beneficiarios identificados con registro civil, como prueba de esta coincidencia, al azar se ubicaron 13 expedientes y se anexa fotocopia de los registros civiles."

Conclusión de la CGR: Fueron analizados los casos de manera individual, de los cuales se retiraron los correspondientes a registros civiles y cedulas de extranjería. Sin embargo, al realizar el cruce entre los valores girados por POSITIVA, las fechas de fallecimiento registradas en los certificados de defunción enviados por la Registraduría Nacional y los reintegros efectuados por las Entidades Financieras (por no cobro de mesadas pensionales), se encontró un saldo pendiente de recuperar. Por tanto el hallazgo se mantiene junto con las incidencias. Hallazgo 2. Expedientes y Registros de Información Al efectuar la revisión y seguimiento a los expedientes físicos, registros en aplicativos, reconocimientos y pagos a los pensionados de Riesgos Profesionales provenientes del ISS y de Previsora Vida, hoy POSITIVA, se evidenció lo siguiente: •

Los documentos que reposan en los expedientes del pensionado y que fueron recibidos en la cesión de activos y pasivos no se encuentran ordenados atendiendo la secuencia propia de su producción, ni archivados cronológicamente. Además no son suficientes para realizar el seguimiento y trazabilidad documental de la historia del pensionado y beneficiarios, por cuanto no se observa en la mayoría de los casos la Resolución del reconocimiento de pensión en la carpeta, ni los datos actualizados correspondientes a la supervivencia y estudio de los beneficiarios conforme a lo establecido en el artículo 477 de la Ley 100 de 1993.

•

Los expedientes No.1142542, 6754490, 13360341 y 8250852, entre otros; cuyos causantes y/o beneficiarios se encuentran incluidos en la nómina a 31 de Diciembre de 2011, la Entidad no conserva un expediente donde se evidencie que estos documentos efectivamente los custodia el ISS y que los desembolsos efectuados a dichos pensionados cuentan con los soportes necesarios para la liquidación y pago de las mesadas pensionales realizadas a través de las transferencias al ISS por parte de POSITIVA, conforme al Convenio 057 de 2008, independientemente de la fecha del reconocimiento del derecho al pago de la pensión. Es importante resaltar que éstos pensionados no se encuentran

Beneficiarios de la pensión de sobrevivientes. 17 Cra 10 No. 17-18, pisos 10/11, PBX 3537700 Ext. 7570, Bogotá D.C. Colombia. www.contraloriagen.gov.co.

CONTRALORÍA "NTRAL°RiA DEL""A

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registrados en el aplicativo para el manejo de Riesgos Profesionales SIARP, por tanto no es posible realizar la trazabilidad e historia del pensionado. • Se evidenciaron debilidades en la depuración de las bases de datos de la nómina, correspondiente a prestaciones económicas de origen profesional, sin generar erogación alguna, tales como: Registros de pensionados a los cuales se les reconoció pensión de invalidez de origen común, por tanto no es competencia de positiva realizar dichos pagos(c.c. 134356, 4211294 y 1050306), pero aún figuran a 31 de Diciembre de 2011 en la nómina de pensionados a cargo de Positiva; datos correspondientes a beneficiarios con nombres intercambiados y registros de causantes y beneficiarios que han muerto o que han perdido el derecho consagrado en el artículo 47 de la Ley 100 de 1993. Lo anterior, conlleva a que la Entidad no tenga un adecuado registro, control y seguimiento sobre los documentos que conforman los expedientes administrativos de los pensionados, ni la certeza que los pagos efectuados están debidamente soportados conforme a las exigencias legales para desembolsos de mesadas pensionales, según lo consignado por POSITIVA en el proceso VO-CR-PP-05 "Pago de Pensiones". Al respecto la Entidad argumenta: "Teniendo en cuenta el hallazgo reportado, es indispensable para nosotros tener la relación de los expedientes revisados, por cuanto con el proveedor actual, se tiene la obligación contractual de organizar cada expediente a su interior en forma cronológica, siempre y cuando este haya sido creado durante la vigencia de Positiva Compañía de Seguros, objeto contractual sobre el cual hemos adelantado varias auditorias al respecto al proveedor con resultado satisfactorio. Cabe anotar que los expedientes pensionales recibidos del ISS en virtud de la cesión de activos, pasivos y contratos en agosto de 2008, venían sin organizar y los mismos no se intervinieron por el costo que representa para la compañía. Así mismo bajo el mismo contrato quedó estipulado que los expedientes anteriores al año 1.994, quedarían bajo la custodia del ISS y Positiva podría solicitar su préstamo o copia en caso de necesidad. Sin embargo de estos mismos afiliados hemos venido recibiendo o generando documentos, razón por la cual se ha hecho apertura de expediente solo con las actuaciones de Positiva. Vale la pena acotar que según el Acuerdo 006 de octubre de 2.011 del AGN, este nos obliga a realizar la organización de todos los expedientes pensionales los cuales ascienden a un poco mas de 25.000, lo cual se encuentra en proceso de contratación. Adicionalmente, no compartimos la presunta incidencia disciplinaria del hallazgo; teniendo presente que al momento de la cesión, el ISS en el manejo de sus expedientes, mantenía "orden de caída", es decir el documento más antiguo era el último folio y el de fecha más reciente es el primer folio. Además de la duplicidad de documentos y de presentar varias foliaciones. Era dicha entidad la que a partir de 2007 cuando se aprobaron sus tablas de retención documental TRD, debla organizar los expedientes conforme dicho instrumento.

18 Cía 10 No. 17-18, pisos 10/11, PBX 3537700 Ext. 7570, Bogotá D.C. Colombia. www.contraloriagen.gov.co.

CONTRALDRIA IIITTICrliPtn::LEGADA

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Como ya se comentó, el costo de la organización de los expedientes estimado en $1.000 millones debería tener una apropiación en Positiva, lo cual hasta esta vigencia fue autorizado, para dar cumplimiento al Acuerdo 006 de 2011.

Conclusión de la CGR: La Entidad informa que la organización de todos los expedientes pensionales se encuentran en proceso de contratación, ya que el acuerdo 006 de 2011 el Archivo General de la Nación los obliga a realizar dicha labor. Dadas las explicaciones y pruebas aportadas se retira la incidencia disciplinaria. Hallazgo 3. Recobros8 (F y D) Positiva Compañía de Seguros realizó pagos por valor de $182.6 millones (Ver detalle Anexo No. 2), originados por errores en la liquidación de Prestaciones Económicas y Asistenciales a los beneficiarios del Sistema General de Riesgos Profesionales, entre los cuales se evidenciaron: Liquidaciones erróneas por diferencia de días, pagos dobles de incapacidades e indemnizaciones y diferencias en el Ingreso Base de Cotización IBC, mayores valores pagados y enfermedad común, como se observa en la Tabla: Tabla No. 2 RECOBROS POR ERRORES (Cifras en millones) No. Pagos

CONCEPTO Liquidaciones erróneas Pagos dobles Diferencias en Ingreso Base de Cotización - IBC

Valor

12

41.8

9

32.5

5

18.6

Mayor valor pagado

14

52.9

Enfermedad común

1

36.8

41

182.6

TOTAL Baboró: CGR

Lo anterior, denota falta de control y seguimiento al proceso VT-PR-IT-59 de conformidad con los numerales 1310 y 1511 del artículo 1112 del Decreto 3147 del

Descripción General del proceso: Proceso mediante el cual se inicia un recobro ante un tercero por concepto de: 1.Mora en la cotización para la fecha de un ATEP. 2.- Prestaciones reconocidas que posteriormente son declaradas de origen común. 3.- Tiempo de exposición al riesgo compartido (recobro a la ARP). 4.- Dobles pagos, IBC mal liquidados, errores al liquidar contratos etc.... 5.- En cumplimiento de fallos judiciales. 6.- Por responsabilidad civil de un tercero. (Manual SIG de la Compañía). 9 Incapacidad Temporal 1° Liquidar las incapacidades temporales 11 Controlar y asegurar la veracidad y calidad de los documento necesarios para el pago de prestaciones económicas y pensiones. 12 Funciones de la Vicepresidencia Técnica 19 Cra 10 No. 17-18, pisos 10/11, PBX 3537700 Ext. 7570, Bogotá D.C. Colombia. www.contralodagen.gov.co.

CONTRALORÍA GENERAL poeLicA e

GCEOSNTIoRNALFOURnitiolDAS LEGA DA

DE LA RE

INSTITUCIONES FINANCIERAS

2008, poniendo en riesgo los recursos públicos al cometerse este tipo de errores administrativos en la liquidación de incapacidades. Este hallazgo tiene presunta incidencia Fiscal por daño al patrimonio en cuantía inicial de $182,6 millones, disciplinaria conforme al artículo 34 numeral 1 de la Ley 734/2002. Respuesta: "RECONOCIMIENTO DE PRESTACIONES ECONOMICAS Y ASISTENCIALES En virtud del proceso de Cesión de Activos, Pasivos y Contratos de ARP ISS a La Previsora Vida S.A. Compañía de Seguros, hoy Positiva Compañía de Seguros S.A. a partir del 01 de Septiembre de 2008, la Compañía asumió el reconocimiento y pago de Prestaciones Económicas y Asistenciales pasando de un proceso que se manejaba descentralizado en el ISS a un proceso de decisión centralizado en Bogotá Casa Matriz. Esta situación, implicó que todas las reclamaciones que se encontraban en trámite en las diferentes Sucursales del país debían ser remitidas de forma física a Casa Matriz para su revisión, decisión, reconocimiento en caso de aprobarse el trámite y pago. Para el Período comprendido entre Septiembre de 2008 y diciembre de 2009 la Gerencia de Indemnizaciones recibió para trámite 202.491 solicitudes de Prestaciones Económicas de Incapacidades Temporales e Indemnizaciones por Incapacidad Permanente Parcial, correspondientes al represamiento de los trámites pendientes por las Seccionales del ISS y Previsora Vida, de las cuales fueron aprobadas para reconocimiento 167.266 solicitudes por valor de $66.293.3 millones. Las prestaciones que no fueron reconocidas, surtieron proceso de negación. (...) Por lo anterior, fue necesario efectuar reconocimiento de forma manual para aquellas solicitudes enviadas por los usuarios a través de Correspondencia y para los casos de Tutelas que por alguna razón no podían ser tramitadas a través del sistema de liquidación SIARP. De acuerdo con la estadística de Nóminas Manuales y de Tutelas, para el año 2009, se gestionaron a través de nóminas manuales 26.155 incapacidades por valor de $8.931 millones de pesos y por acatamiento de fallos de tutelas 5.328 incapacidades por valor de $2,249.6 millones de pesos (...)Esta situación obedeció a que la información de la Incapacidad Temporal en lo referente a días de Incapacidad, fecha inicial y fecha final, diagnóstico, IBC, tipo de cuenta, número de cuenta bancaria para pago, y entidad bancaria, era digitado en forma manual al SIARP o en la nómina manual, para su liquidación y pago; Esta situación permitió las liquidaciones que hoy son objeto de recobro por parte de la Compañía una vez fueron detectadas. (...)La Compañía a través de la Gerencia de Indemnizaciones realizó las gestiones tendientes a lograr un Sistema de Información que permitiera la liquidación y pago de Incapacidades Temporales e Indemnizaciones de forma confiable, con todas las reglas de validación en lo referente a días de Incapacidad, IBC, que no permita radicación doble de una misma incapacidad temporal; validación de patologías progresivas, como hoy día se está realizando. Debe apreciarse que los casos detectados por la Compañía dentro de sus procesos de validación, que hoy día son objeto de recobros obedecen a casos aislados teniendo en cuenta el gran volumen de trámites y dinero que reconoce mensualmente la Compañía.

20 Cra 10 No. 17-18, pisos 10/11, PBX 3537700 Ext. 7570, Bogotá D.C. Colombia. www.contraloriagen.gov.co.

CONTRALORÍA I WSNTTIILZ731 GENERAL DE LA REPÚBLICA I E INSTITUCIONES111CDA""ADA FINANCIERAS

Conclusión CGR: El hallazgo se mantiene, toda vez que lo expresado por Positiva no desvirtúa la observación. Hallazgo 4. Intereses de Mora en Recobros por Errores Se observó que en la mayoría de los procesos de recobro iniciados por causa errores cometidos por la Entidad, se están cobrando intereses de mora desde el momento del pago incorrectamente realizado. Al respecto se observa que no es procedente el cobro de intereses de mora, toda vez que las personas o empresas a las que se les realizó el giro de dinero de manera errónea, no se encuentran en mora en el pago de acreencias u obligaciones con POSITIVA13. En estos casos lo procedente es el cobro de intereses corrientes, pero como además lo que impera no es la presunción de la mala fe, se deben entonces suponer que las personas recibieron estos giros incorrectos de buena fe, por lo que estos intereses no pueden ser cobrados desde el momento del pago (como lo hace la Entidad), sino a partir del momento en que fue requerida su devolución. Lo anterior denota falta de seguimiento y control a los recobros ocasionados y clasificados como errores administrativos, que pueden generar demora y mayores riesgos en la recuperación de éstos recursos, además de enriquecimiento sin justa causa por parte de la Compañía. Respuesta: "(...) la Compañía a través de la Coordinación de Recaudo y Cartera acatará la recomendación dada en el oficio ARP12-048 — alcance, en el sentido de cobrar intereses corrientes en el recobro de dineros canceladas equivocadamente a los afiliados de la Compañía, por errores de la administración, lo anterior conforme la regulación del artículo 88414 del Código de Comercio. Para realizar dicha actividad se hará una revisión de las definiciones realizadas dentro de los aplicativos que correspondan y se elaborará un plan de trabajo con las áreas respectivas para poder darle cumplimiento a esta observación."

Conclusión CGR. El hallazgo se mantiene, toda vez Positiva plantea acciones de mejora.

13 Decreto 1772 de 1994, artículo 17: "Corresponde a las entidades administradoras de riesgos profesionales entablar las acciones de cobro contra los empleadores, por las cotizaciones que se encuentren en mora, así como por los intereses de mora que se generen, pudiendo repetir contra los respectivos empleadores por los costos que haya demandado el trámite pertinente,"

14 Código de Comercio, artículo 884: Cuando en los negocios mercantiles haya de pagarse réditos de un capital, sin que se especifique por convenio el interés, éste será el bancario corriente; si las partes no han estipulado el interés moratorio, será equivalente a una y media veces del bancario corriente y en cuanto sobrepase cualquiera de estos montos el acreedor perderá todos los intereses, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 72 de la Ley 45 de 1990. Se probará el interés bancario corriente con certificado expedido por la Superintendencia Bancaria. 21 Cra 10 No. 17-18, pisos 10/11, PBX 3537700 Ext. 7570, Bogotá D.C. Colombia. www.contraloriagen.gov.co.

CONTRALORÍA"

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GESTIÓN PUBLA IC GENERAL DE LA REPÚBLICA E INSTITUCIONES FINANCIERAS

Hallazgo 5. Cobro Coactivo de Dineros no Debidos y Presunción de Legalidad (D) De conformidad con lo establecido en el Artículo 23 de la Ley 1295 de 1994 (Acciones de Cobro) "... en caso de mora en el pago de las primas o cotizaciones obligatorias corresponde a las entidades administradoras de riesgos profesionales adelantar las acciones de cobro con motivo del incumplimiento de las obligaciones del empleador (...). Para tal efecto, la liquidación mediante la cual la administradora de riesgos profesionales determine el valor adecuado, prestará mérito ejecutivo"' (subrayado fuera de texto). Así mismo se destaca, que de manera general se establece como obligaciones para el empleador, el de afiliar a sus empleados y pagar de manera oportuna y total las cotizaciones de sus trabajadores. De otra parte hay que tener en cuenta "que la motivación de los actos de la administración constituyen un mecanismo de protección del administrado frente a las prerrogativas del poder público derivadas de la obligatoriedad de sus manifestaciones de voluntad"16 . Teniendo en cuenta los anteriores criterios, se observa que en los procesos de cobro coactivo, no se evidencia una adecuada motivación jurídica en los actos de Liquidación Certificada de Deuda; tal y como se pudo evidenciar en los siguientes casos: • Liquidación Certificada de la Deuda No.R-060 (Expediente de Recobro No.0125): por medio de la misma se resuelve liquidar un mayor valor pagado, fruto de un error cometido por POSITIVA al momento de liquidar dos incapacidades de un afiliado. Dentro de la motivación de la Liquidación R-060, aparte de exponer los antecedentes de hechos que se acaban de reseñar, POSITIVA expresa en su numeral octavo, en donde se señalan los supuestos de derechos, que le corresponde a la Compañía "... adelantar la acciones con motivo del incumplimiento de las obligaciones del empleador con el Sistema General de Riesgos Profesionales..." (subrayado fuera de texto). Se indica en primera instancia, que el motivo para la expedición de esta liquidación no puede ser el incumplimiento por parte de..., pues este no es el supuesto fáctico. En efecto, lo que en este caso se evidencia es la pretensión de POSITIVA de hacerse pagar unos dineros, mismos que fueron entregados

15

Concordancia con el artículo 17 del Decreto 1772 de 1994.

16 Consejo de Estado - Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Cuarta, Consejero ponente: HECTOR ROMERO DIAZ, Bogotá, D. C., catorce (14) de julio de dos mil cinco (2005), Radicación número: 76001-23-31-000-2000-0172901(15072).

22 Cra 10 No. 17-18, pisos 10/11, PBX 3537700 Ext. 7570, Bogotá D.C. Colombia. www.contraloriagen.gov.co.

CONTRALORÍA GENERAL DE LA NEPÚBLICA

CONTRALORIA DELEGADA GESTION PI:1011CA E INSTITUCIONES FINANCIERAS

por la Compañía de manera equivocada, y no el incumplimiento de su afiliado. Prueba de ello es que en ningún momento se menciona, dentro de los supuestos de hecho de la Resolución, que la empresa ... se encuentre en la situación que se describe en el Artículo 23 de la Ley 1295 de 1994, es decir no se encuentra en mora y tampoco ha incumplido el pago de sus cotizaciones, situaciones estas últimas, para la cuales el ordenamiento jurídico sí ha autorizado a POSITVA, para adelantar el respectivo cobro coactivo. De otra parte se destaca que esta Resolución no aclara cual es el destino que deben seguir las dos liquidaciones anteriores, mismas con las que POSITIVA reconoció primeramente el derecho, con el error que hoy pretende enmendar a través del cobro coactivo; en el entendido que son actuaciones que nacieron a la vida jurídica y está cobijada por la presunción de legalidad. • Liquidación Certificada de la Deuda No.R-059, ratificada por Resolución 085 (Expediente de Recobro No.0041, Positiva contra un tercero): por medio de la misma se resuelve liquidar a favor de la Compañía el valor de unas prestaciones pagadas de más, junto con los intereses de mora, lo anterior fruto de un error cometido por POSITIVA mediante la Resolución 04517 del 27 de Octubre de 2009. Dentro de la motivación de la Liquidación R-059, aparte de exponer los antecedentes de hecho, POSITIVA expresa en su numeral décimo tercero los supuestos de derecho, en donde se menciona la sentencia C-250 de 2004 (por medio de la cual la Corte Constitucional declara parcialmente inexequible artículo 16 del Decreto 1295 de 1994, en lo atinente a la "desafinación automática del Sistema General de Riesgos Profesionales" de los empleados por el no pago de cotizaciones). Además se citan de manera general el Decreto 1295 de 1994 y la Ley 776 de 2002, destacando que la Compañía "reconoció las prestaciones económicas y/o asistenciales a favor del trabajador afiliado, teniendo la facultad de recobrarlas al responsable". En consideración de lo anterior, se indica que mal podría la Compañía entrar a cobrar estos dineros por medio de un cobro coactivo, soportándose en el argumento jurídico del cobro de una prestación legítimamente prestada, pues esto no es realmente lo ocurrido. Resulta evidente que el pago que hoy se pretende cobrar coactivamente, es consecuencia directa del error que cometió Positiva al autorizar la entrega de dineros que no debía pagar, y no el producto de la prestación de un servicio debidamente fundado; situación esta última, para la que la Entidad sí está autorizada a hacer uso de la especialísima potestad del cobro coactivo. Al igual que el anterior caso, esta Resolución no aclara cual debe ser el destino que debe seguir la Resolución 04517 del 27 de Octubre de 2009, con la que 23 Cía 10 No. 17-18, pisos 10/11, PBX 3537700 Ext. 7570, Bogotá D.C. Colombia. www.contraloriagen.gov.co.

CONTRALORÍA

GENERAL DE LA REPÚBLICA < E INSTITUCIONES FINANCIERAS

POSITIVA reconoció equivocadamente el pago de estos dineros, misma que la Entidad reconoce que quedó en firme (Considerando Tercero de la Resolución 085 mediante la cual se resuelve el recurso de reposición), en el entendido que es un acto que nació a la vida jurídica y está cobijada por la presunción de legalidad. Respecto de los dos casos anteriores se destaca, de conformidad con los criterios arriba estudiados, que el cobro coactivo es una importante prerrogativa con que cuenta la Compañía y que fue instituida con un fin específico, cual es la de cobrar los créditos que se le adeudan por mora e incumplimiento de las empresas afiliadas, y el recobro frente a los servicios legítimamente prestados por POSITIVA. No se puede considerar entonces, que este importante atributo pueda aplicarse también de manera extensiva, a los casos en que se requiera recuperar el pago de dineros no debidos, entregados de manera equivocada. Mal podría la Compañía, alegar su propio error para sustentar el cobro coactivo (herramienta que tiene carácter excepcional), de un título ejecutivo cuya exigibilidad a la fecha no está claral 7 . En conclusión, la Liquidación Certificada de la Deuda No.R-060 y la Liquidación Certificada de la Deuda No.R-059 (ratificada por Resolución 085), no se encuentran jurídicamente motivadas, además se hallan en abierto desacato de resoluciones anteriores que reconocen derechos a un particular. Lo anterior se origina en virtud del desconocimiento en que ocurrió la Entidad respecto del principio de legalidad, situación que podría generar, a parte de la posible desviación en el uso del cobro coactivo, dejar expuesta a la Compañía a acciones tendientes a lograr la declaración de nulidad de estas actuaciones, incluso al pago de perjuicios si los hubiere, prolongando en el tiempo el inicio de las acciones pertinentes y limitando con ello la posibilidades de reintegrar efectivamente estos dineros, que por error fueron entregados. El anterior hallazgo tiene presunta incidencia disciplinaria. Respuesta: Afirma la Entidad que de conformidad con lo establecido en los artículos 1° y 5° de la Ley 1066 de 2006, ella se encuentra autorizada para iniciar el cobro de dineros que le pertenecen".

Sala de lo Contencioso Administrativo - Sección Cuarta, Consejero ponente: HUGO FERNANDO BASTIDAS BARCENAS, Bogotá D.C., Veinte (20) de Agosto de Dos mil nueve (2009), Radicación número: 73001-23-31-000-2004-00674-01(16038)

17

18 Ley 1066 de 2006, Artículo 1° Gestión del recaudo de cartera pública, "conforme a los principios que regulan la Administración Pública contenidos en el artículo 209 de la Constitución Política, los servidores públicos que tengan a su cargo el recaudo de obligaciones a favor del Tesoro Público deberán realizar su gestión de manera ágil, eficaz, eficiente y oportuna, con el fin de obtener liquidez para el Tesoro Público". Ley 1066 de 2006, artículo 5°: "Las entidades públicas que de manera permanente tengan a su cago el ejercicio de las actividades y funciones administrativas o la prestación de servicio del Estado colombiano y que en virtud de estas tengan que recaudar rentas o caudales públicos, del nivel nacional, territorial, 24 Cm 10 No. 17-18, pisos 10/11, PBX 3537700 Ext. 7570, Bogotá D.C. Colombia. www.contraloriagen.gov.co.

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Que si bien es verdad en un alto porcentaje de casos, la Entidad emplea la facultad del cobro coactivo para "la recuperación de cotizaciones adeudadas por los aportantes, así como las sumas de dineros derivadas de prestaciones económicas y asistenciales garantizada a trabajadores cuyos empleadores se encuentran en mora, no es menos que, dicha facultad no es excluyente del cobro de otras sumas de dinero que hacen parte de la entidad y que por alguna causa son trasladados indebidamente a terceros y que a pesar de las gestiones pre jurídicas no manifiesta voluntad de reintegrar el valor recibido sin justa causa". Asegura la Compañía que las normas arriba citadas "no limitan las atribuciones de la entidad para buscar la recuperación de sumas de dineros erogadas sin fundamento..."sino que por el contrario la Ley 1066 de 2006 le permiten a Positiva hacer uso de estas acciones preferenciales con el objeto de recuperar estos recursos. Reconoce que si bien la Compañía "podría intentarse procesos ante la justicia ordinaria para pretender el mismo objetivo, sin embargo ese trámite además de ser lento implica sobrecostos para la organización, tales como honorarios de abogados, notificaciones, pólizas judiciales, entre otros". Igualmente cita un concepto de la oficina Jurídica de la Contraloría General de la República (80112EE12264 del 29 de febrero de 2012) que indica que "cuando existen obligaciones claras, expresas y exigibles la entidad acreedora debe hacer uso de los instrumentos de recaudo administrativos o judiciales para recuperar sus créditos..."

Por último, en cuanto a la motivación de las Liquidaciones Certificadas de deuda, asegura: "que en su conjunto está bien motivada ya que se hace una descripción de los hechos, se argumentan las acciones ocurridas y se concluye que hubo un pago doble por prestaciones económicas y asistenciales". Además que en una de ellas se cita la sentencia C-250 de 2004... "que reconoció las prestaciones económicas y asistenciales a favor del afiliados (sic)".

Análisis de Respuesta: De conformidad con lo dispuesto en el artículo 54 de la Ley 383 de 1997 "Las entidades administradoras de los distintos riesgos que conforman el Sistema de Seguridad Social Integral establecido por la Ley 100 de 1993 y el Decreto 1295 de 1994, independientemente de su carácter público o privado, tendrán la responsabilidad, conjuntamente con la Superintendencia Nacional de Salud y el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, de ejercer las tareas de control a la adecuada, completa y oportuna liquidación y pago de los aportes que financian dicho Sistema" Que con el objeto de poder ejercer el control de estos aportes "...las mencionadas entidades gozarán de las facultades de fiscalización que establece el Libro V del Estatuto Tributario Nacional...", facultades dentro de las que se encuentra el cobro coactivo (artículo 823 y ss del E.T.). Siguiendo esta misma línea se señala que el artículo 24 de la Ley 100 de 1993 establece: "Corresponde a las entidades administradoras de los diferentes regímenes adelantar las acciones de cobro con motivo del incumplimiento de las

incluidos los órganos autónomos y entidades con régimen especial otorgado por la Constitución Política, tienen jurisdicción coactiva para hacer efectivas las obligaciones exigibles a su favor y, para estos efectos, deberán seguir el procedimiento descrito en el Estatuto Tributario." 25 Cra 10 No. 17-18, pisos 10/11, PBX 3537700 Ext. 7570, Bogotá D.C. Colombia. www.contraloriagen.gov.co.

CONTRALORÍA;

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obligaciones del empleador de conformidad con la reglamentación que expida el Gobierno Nacional de tal y como se señaló en el hallazgo..." En el mismo sentido se expresa el artículo 23 del Decreto 1295 de 1994 y el artículo 17 del Decreto 1772 de 1994. Como se observa, el cobro coactivo es una importante prerrogativa de carácter legal que se otorga a POSITIVA, con un fin muy específico, cual es el de colaborar en "las tareas de control a la adecuada, completa y oportuna liquidación y pago de los aportes que financian" el Sistema de Seguridad Social Integral establecido por las normas arriba enunciadas. Se concluye que este mecanismo nace del derecho que le otorga la ley colombiana a la Entidad, de hacerse pagar los dineros que por disposición legal, efectivamente y sin lugar a dudas, se le adeudan; bien sea por el incumplimiento o mora en las primas o aportes obligatorios, o por el cobro de servicios prestados. Pero este mismo derecho, que existe por reivindicación legal para un fin específico, no surge igualmente cuando la Compañía ha reconocido y cancelado dineros no debidos, hecho cuya única fuente, ya no es el que la ley colombiana le autoriza para adelantar el cobro coactivo, sino que tiene su basamento en el error propio. Se destaca que en cuanto a los hechos reseñados en el hallazgo, se está desbordado esta importante prerrogativa, por cuanto, aparte de los criterios ya enunciados, además "sabido es que el error no es fuente de derechos' y por lo tanto, mal podría nacer de él la facultad de hacerse pagar por medio del cobro coactivo, dineros cuya erogación no era debida, entendiéndose que existe, gracias al error, una obligación clara, expresa y exigible a favor de la Entidad. Por último la constitución de un justo título ejecutivo se complica aún más, si se tiene en cuenta que las resoluciones, en las que se reconoció primeramente el pago equivocado de dineros no debidos, se encuentran vigentes, pues no han sido revocadas ni tampoco declarada su nulidad, por lo que, hasta que no se resuelva la situación jurídica de estas resoluciones, las mismas gozan de presunción de legalidad, por lo que en principio no podrían ser desatendidas por una resolución posterior.

In CORTE SUPREMA DE JUSTICIA, Sala De Casación Laboral, Magistrado Ponente: EDUARDO LÓPEZ VILLEGAS, Bogotá, D.C., once (11) de noviembre de dos mil ocho (2008).Referencia: Expediente No. 33452.

26 Cra 10 No. 17-18, pisos 10/11, PBX 3537700 Ext. 7570, Bogotá D.C. Colombia. www.contraloriagen.gov.co.

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Hallazgo 6. Multas (F) y (D)

Durante la vigencia 2011, Positiva pago por concepto de multas $69 millones al Ministerio de la Protección Social, originadas en el incumplimiento de las normas del Sistema General de Seguridad Social en Riesgos Profesionales, así: Tabla No. 3 MULTAS CANCELADAS POR POSITIVA (Cifras en pesos) VALOR MULTA

FECHA PAGO

ORDEN DE PAGO

RESOLUCIÓN

CONCEPTO

DIRECCIÓN TERRITORIAL

88 DEL 08/03/2010

Incumplimiento del artíuclo 35 del Decreto 1295 de 1994.

MAGDALENA

5,150,000 30/05/2011

1810248861

AN11000IA

1,490,700 26/12/2011

1810319007

CAQUETA

24,845,000 18/11/2011

1810303295

4515 DEL 04/10/2011

3309 DEL 08/08/2011

Por la cual se decide el recurso de apelación y se confirman las Resoluciones 2104 DEL 27/11/2009, 0523 DEL 22/04/2010. Incumplimiento art. 9 incisos 2 y3 ley 776 de 2002 Por la cual se decide el recurso de apelación y se confirman las Resoluciones 076 del 18/06/2009 y 016 del 16/02/2010. Incumplimiento art. 5 decreto 2463 de 2001

2693 DEL 29/07/2011

Por la cual se impone multa por Incumplimiento art. 14 resolución 1401 de 2007

BOGOTA D.G.

5,356,000 18/11/2011

1810303298

3314 DEL 08/08/2011

Por la cual se decide el recurso de apelación y se confirman las Resoluciones 648 DEL 2008 y 486 del 2010. Se imcumplió del artíuclo 35 del Decreto 1295 de 1994, no se demostró cumplimiento de labores de asesoría en pyp.

SANTANDER

13,845,000 26/12/2011

1810318993

5202 DEL 01/10/2011

Por la cual se decide el recurso de apelación y se confirman las Resoluciones 603 DEL 16/05/2011 y 816 DEL 23/06/2011. Se imcumplió del artíuclo 35 del Decreto 1295 de 1994, no se demostró cumplimiento de labores

SANTANDER

8,040,000 26/12/2011

1810318988

5136 DEL 28/10/2011

Por la cual se decide el recurso de queja y se confirma la Resolución 249 DEL 26/03/2010. Se imcumplió del artíuclo 35 del Decreto 1295 de 1994, no se demostró cumplimiento de labores de asesoría en pyp.

SANTANDER

10,300,000 26/12/2011

1810319001

69,026,700

TOTAL Fuente: Positiva Compañía de seguros s. A.

Este hallazgo tiene presunto alcance fiscal, de conformidad con el artículo 6 de la Ley 610 de 2000, el Concepto No. 1852 del Consejo de Estado, Sala de Consulta y Servicio Civil, M.P. Gustavo Aponte Santos del 15 de noviembre de 2007, y el Concepto de la Contraloría General de la República 80112 20081E8857 del 5 de marzo de 2008. Respuesta: (...) Para el caso concreto de las multas por la cuales la comisión de vista de la Contraloría General de la República indica que existe una presunta responsabilidad fiscal, es importante mencionar, adicionalmente a las razones legales y de facto que se realiza para cada caso en particular, que los dineros fruto de las sanciones, de acuerdo con lo previsto en el Decreto 27 Cra 10 No. 17-18, pisos 10/11, PBX 3537700 Ext. 7570, Bogotá D.C. Colombia. www.contraloriagen.gov.co.

CONTRALORÍA 11>=P1::111CDA""ADA DE RENO GENERAL

LA

FEL ICA E INSTITUCIONES FINANCIERAS

Ley 1295 de 1994, van con destino al Fondo de Riesgos Profesionales; Fondo que de acuerdo con lo indicado en el artículo 87 del citado decreto 1295 de 1994 es "una cuenta especial de la Nación, sin personería jurídica, adscrita al Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, cuyos y recursos serán administrados en fiducia" En este orden de ideas, al ser una Entidad que hacen parte del Estado, la que recibe los recursos objeto de sanción impuesta a otra entidad Estatal, a voces del artículo 90 de la Constitución Política de Colombia y a la luz de la interpretación oficial realizada por la Honorable Corte Constitucional, no existe detrimento patrimonial del Estado y en consecuencia resulta inocua la iniciación de un proceso de esta naturaleza. Es muy importante recordar que de acuerdo con la enciclopedia virtual "wilkipedia. org" El Estado es un concepto político que se refiere a una forma de organización social, económica, política soberana y coercitiva, formada por un conjunto de instituciones involuntarias, que tiene el poder de regular la vida nacional en un territorio determinado. Usualmente, suele adherirse a la definición del Estado, el reconocimiento por parte de la comunidad internacional" (Negrillas y subrayado ajenos al texto) Por lo expuesto anteriormente, no puede existir detrimento del patrimonio del Estado, cuando el dinero se traslada de una entidad Estatal a otra, en virtud de las facultades de inspección vigilancia y control que la misma Constitución y la Ley otorga a una entidad Estatal. De la misma manera y como se explica a continuación para los casos relacionados en el oficio de observaciones, las erogaciones no han sido objeto de dolo o culpa grave del funcionario o funcionarios que tienen dentro de sus funciones, la administración de los procesos que dieron origen al trámite sancionatorio por parte del Ministerio de la Protección Social (...) "

No procede la referencia que hace la Entidad de la acción de repetición, y la relación que pueda tener con el presente hallazgo, pues se aclara en este punto, que esta acción es independiente del control fiscal que adelanta la Contraloría General de la República. De otro lado, de conformidad a los criterios expresados en el Concepto No. 1852 del Consejo de Estado, Sala de Consulta y Servicio Civil, M.P. Gustavo Aponte Santos del 15 de noviembre de 2007, "el principio de unidad de caja no puede tenerse como eximente de responsabilidad fiscal", pues a la luz de las "...disposiciones del régimen fiscal y las de carácter orgánico contenidas en el decreto 111 de 1996, que para la doctrina son la génesis del derecho fiscal como disciplina autónoma, lleva a la Sala a reiterar que constitucional y legalmente el órgano de control fiscal está obligado a investigar la eventual responsabilidad del gestor fiscal cuando se pagan multas, sanciones o intereses de mora por causa de un incumplimiento de las obligaciones adquiridas por las entidades u organismos públicos. Además, Positiva en la respuesta describe las situaciones que originan la imposición de la multa y/o manifiesta su inconformidad al respecto, respuesta que fue analizada de manera individual. Conclusión CGR. El hallazgo se mantiene, toda vez que lo expresado por Positiva no desvirtúa la observación. 28 Cra 10 No. 17-18, pisos 10/11, PBX 3537700 Ext. 7570, Bogotá D.C. Colombia. www.contraloriagen.gov.co.

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3.1.2. Resultados 3.1.2.1. Objetivos misionales Hallazgo 7. Metas/Indicadores Modificados Se realizó cruce de las actividades programadas por la entidad para la vigencia 2011 en el Balance Scorecard Corporativo, conforme a lo establecido en el procedimiento PL-CR-FRPE-04 (Formulación y Revisión del Plan Estratégico), con el objeto de medir el cumplimiento de las metas planteadas, se evidenció que no se deja registro de aquellos indicadores que son modificados, replanteados o incluidos en la siguiente vigencia, como se observó en los siguientes casos: Tabla No. 4 INDICADORES DE GESTIÓN Consolidado 2011-2014

Actividad/Indicador

Participación en el mercado de Rentas Vitalicias Nuevas líneas de negocio Cumplimiento del Plan de lanzamiento de nuevos productos y servicios Percepción del servicio prestado por los proveedores Índice cultural del servicio y gestión de riesgo.

1.0% 100% 100% 90% 90%

Adicionalmente, se encontró que el valor inicial establecido en la meta del consolidado 2011-2014, no corresponde al valor inicialmente registrado en el consolidado y en el informe de gestión, así: Actividad/Indicador Indice Rentabilidad Portafolio

Consolidado Resultados informe consolidado 2011-2014 1.2% 1.06%

Situación que dificulta realizar la trazabilidad de los indicadores frente al porcentaje o meta consignada en la plataforma estratégica de la compañía y puede generar interpretaciones erróneas en la ponderación de los porcentajes incluidos a dichos indicadores y/o metas. Respuesta: "(...) Por otra parte, para el caso de las Nuevas Líneas de Negocio, además de la necesidad de contar con nuevos ramos aprobados, al ser una sociedad de economía mixta con participación mayoritaria del Estado, sujeta al régimen de empresa industrial y comercial del estado, la ejecución de algunas actividades estratégicas, se encuentran sujetas a las decisiones que en el orden nacional se tome frente a sus activos estratégicos en materia de inversión, como ocurre con una de las iniciativas que vienen avanzando y consolidándose en la compañía en este tema. Se destaca, que si bien es cierto, venimos avanzando en la definición de otras líneas de negocio, no se midió el desempeño del indicador, dado que al cierre del año 2011, no se había concretado una 29 Cra 10 No. 17-18, pisos 10/11, PBX 3537700 Ext. 7570, Bogotá D.C. Colombia. www.contraloriagen.gov.co.

CONTRALORÍA •

CONTRALORiA DELEGADA GESTI oN PUBLICA GENERAL DE LA REPUBLICA E INSTITUCIONES FINANCIERAS

negociación importante en este frente, sujeta a acuerdos de confidencialidad suscritos entre las partes involucradas en la negociación, por lo mismo, no era procedente incluido en el informe de gestión de la vigencia 2011, hasta tanto no se avanzara o se logrará consolidar el negocio en un grado tal que permitiera el conocimiento público. Este tema puede ser corroborado, ampliado y sustentado con el Vicepresidente Financiero y Administrativo de la compañía. Tal como mencionamos en el primer párrafo, los Indicadores "Percepción del servicio prestado por los proveedores" y el "índice cultural del servicio y gestión de riesgo", fueron replanteados en el último trimestre de 2011, y no han sido incluidos como indicadores para el 2012, modificándose el esquema de medición de los objetivos estratégicos asociados con nuevos indicadores, tal como se puede evidenciar en la plataforma estratégica definida para el horizonte 2012-2014. De otro lado, frente a la observación en la cual se indica que se "encontró que el valor inicial establecido en la meta del consolidado 2011-2014, no corresponde al valor inicialmente registrado en el consolidado y en el informe de gestión", es importante indicar que al revisar la versión del prototipo correspondiente al análisis realizado en diciembre de 2011, se encuentra que la meta de crecimiento es de 11.3 al igual que en el informe de gestión. (...) Del mismo modo que en el documento titulado "PLATAFORMA ESTRATÉGICA 2011-2014" en su primera versión construida en el ultimo trimestre de 2010 y vigente para el año 2011 se puede verificar que la meta del indicador de crecimiento por primas emitidas también corresponde a 11.3%, por lo que no existe diferencia entre la meta publicada para los dos documentos de referencia, se adjunta en medio magnético el documento "Plataforma estratégica" Para el caso del indicador de rentabilidad del portafolio, se presenta un error de digitación, ya que la meta no es 1.2 como dice el informe de gestión sino 1.06, con una ejecución de 1.07. El dato correcto lo tenemos calculado en la herramienta prototipo BSC 2011 que se encuentra publicada en la Intranet de la compañía de manera permanente y actualizada en la medida que se realizaban los seguimientos trimestrales. Es bueno hacer énfasis en que esta cifra no impacta ningún referente de mercado de la compañía ni corresponde a cifras de registro contable, en este caso se refiere a la medición de la gestión con base en una meta establecida por la compañía, específicamente a garantizar el calce adecuado de la reserva versus la gestión de la compañía para responder ante sus clientes y maximizar la rentabilidad de los accionistas, premisa que independiente del error de digitación se cumplió de manera excelente, a partir de la meta establecida. De igual forma, es bueno resaltar que la digitación errada en la meta de este indicador no impactó la calificación final de la gestión global de la compañía, acorde con sus propuestas estratégicas definidas en el plan estratégico y en el BSC, ratificándose el cumplimiento total compañía de un 93,8% en su gestión. Al revisar la meta establecida para el indicador de Valor en Riesgo (VaR), es importante aclarar que no existe inconsistencia en el reporte de la meta inicial del 3% con lo reportado en el informe de gestión de 1.8%. Vale la pena mencionar que el apetito del riesgo de mercado (financiero) definido por la Junta Directiva, establece un limite máximo del 3%, calculado sobre un 99% de confianza para un horizonte de 10 días como probabilidad máxima de perdida del portafolio negociable de la compañía, de tal manera que bajo la administración de Positiva dichos estándares se han mantenido inferiores a la meta, realizando una gestión de diversificación y correlación dentro de sus inversiones, alcanzando un valor en el 2011 del 1.0%. (...) Para el caso del indicador de grado de variación del score de riesgo, se visualiza como -0.1 porque el formato de las cifras en el cuadro que se incluyó en el informe de gestión es numérico con un solo decimal, por lo que automáticamente se aproxima a un decimal y como la meta es de -5% que numéricamente equivale a -0.05 la aproximación a un decimal que se visualiza es de -0.1.

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Estos cambios de presentación pueden darse al realizar modificaciones en los formatos que se utilicen para uno u otro caso. Teniendo en cuenta que la compañía realiza los controles y seguimiento del Balanced Scorecard en la herramienta Prototipo BSC construida en la herramienta ofimática de Excel, cuando se toma información con la acción de copiar y se lleva a un documento de Word, formato con el cual la compañía construyó el informe de gestión, se presenta de manera automática el cambio de formato de la tabla aproximando dos decimales a uno, por lo que en la versión de impresión o publicación del informe, aunque la información provenga de la misma fuente y corresponda a los mismos valores, la visualización puede cambiar como ocurrió en el caso que nos ocupa."

Conclusión CGR: El hallazgo fue replanteado y ajustado conforme a los argumentos dados y soportados por la Entidad. 3.1.2.2. Seguimiento Plan de Mejoramiento Efectuado el seguimiento al avance del Plan de Mejoramiento suscrito el 17 de noviembre de 2011 por Positiva Compañía de Seguros S. A. se evidenció un cumplimiento del 100% y avance físico del 40.68%, al 31 de diciembre de 2011, que coincide con lo reportado por la entidad. Dicho plan contenía 24 hallazgos pendientes de la Auditoria Regular de la vigencia 2009 y 41 hallazgos establecidos en el proceso auditor adelantado para la vigencia 2010. Hallazgo 8. Efectividad de las Acciones de Mejora Se estableció que algunas de las acciones de mejora establecidas en el Plan de Mejoramiento para subsanar la causa que originó el hallazgo, no fueron totalmente efectivas. Por tanto, la entidad debe replantear las siguientes acciones de mejora: • Adquisición de un sistema de información para cumplir con las exigencias de información de Positiva Compañía de Seguros, hallazgo 13 de la vigencia 201020. Debido a que el paquete IAXIS + SAP entra a operar más o menos dentro de 18 meses, según el cronograma establecido. •

Establecer un procedimiento encaminado a lograr la depuración, análisis y aplicación de los recaudos, hallazgo 24 vigencia 201021. Es así como al cierre

20 Aplicativo SISE: Los aplicativos que capturan, registran y reportan la información del área contable y financiera no se encuentran integrados o en interface (SISE, SIARP, PMU), algunos se encuentran en producción tales como (Neón, Sara). • Los aplicativos que capturan, contienen y reportan la información financiera provienen de diferentes fuentes, originando inconsistencias, por cuanto no se cuenta con un validador a nivel de terceros; es así que el aplicativo contable (SISE), no permite su identificación, por cuanto estos son digitados de diferentes formas, tanto el nombre como el Nit. • No genera el saldo de las subcuentas a nivel de terceros totalizados a una fecha determinada, para las diferentes cuentas como: cargos diferidos, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, pasivos estimados entre otras, solo registra movimiento dentro de un periodo. PMU Módulo Recaudo. Se evidencian deficiencias de conciliación en la información suministrada en los reportes de Recaudo, por cuanto: De consulta realizada por la opción de Recaudo por Vigencias se observa que para diciembre de 2009, en el Resumen Conciliado se tienen 500 planillas por $60 millones "Total NO Conciliado" y en el Resumen Transferido se reflejan 54.939 registros por $623 millones como "NO Transferidos a SISE°. • Faltantes por Operador de Información, se

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GCEOSNTTIoRNAL,OuReitleDAELEGADA

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de la vigencia 2011 se tienen 808.432 planillas por $9.688 millones como "NO TRANSFERIDOS A SISE" y 207 planillas PILA por $19.6 millones como "ARCHIVOS PILA PENDIENTES". •

Establecer un procedimiento encaminado a lograr la depuración, análisis y aplicación de los recaudos, hallazgo 44 de la vigencia 201022. Por cuanto a diciembre de 2011 los abonos por aplicar ascienden a $3.373 millones.

•

De igual manera se evidenció que en contratación se continúan presentando debilidades en la aprobación de las pólizas y en las labores de supervisión; situaciones que se evidencian en los resultados de la auditoria.

Seguimiento Función de Advertencia No. 201EE95931 del 20 de 3.1.2.3. diciembre de 2011, relacionada con la Optimización Organizacional de la Entidad y la contratación respectiva. Mediante Oficio 2011EE95931 de fecha 20-12-2012, la Contraloría General de la República, señala para la Entidad "Función de Advertencia para la Optimización Organizacional", en donde se destaca que para las vigencias 2009, 2010 y 2011 la Compañía ha desembolsado recursos por valor de $745 millones de pesos en contratos destinados a realizar estudios técnicos para reestructurar la planta de personal, a fin de adecuarla a las necesidades reales de la Entidad, sin que se hubiera logrado cumplir este objetivo. En atención de lo anterior, POSITIVA dando alcance al oficio 2011ER30255 del 29 de diciembre de 2011, hace llegar a la Contraloría General de la República el día 17 de enero de 2012, el Cronograma de actividades a desarrollar. El Cronograma remitido por la Compañía y cotejado el mismo con las actividades desarrolladas, se encuentra que se ha dado pleno cumplimiento de los mismos, a saber: el 25 de octubre de 2011, se presentó a la Junta Directiva de la Entidad el resultado del estudio técnico adelantado para el fortalecimiento y la reorganización de estructura institucional. El día 12 de diciembre de 2011 la Compañía presentó al Departamento Administrativo de la Función Pública este mismo estudio técnico. A partir de ese momento se han cumplido además las siguientes actividades: Aval Técnico por parte del Departamento Administrativo de la Función Pública; Aval por parte del Ministerio de Hacienda Crédito Público.

encontró que del recaudo de diciembre de 2009, existen 500 registros de 4 operadores por $60 millones. De igual manera, en la opción Errores en Carga de Archivos, se tienen 141 registros sin cuantificar como faltantes. 22 Abonos por aplicar. La subcuenta "279505 Otros Pasivos — Diversos — Abonos" para aplicar a Obligaciones al cobro, refleja $15.334 millones, los cuales corresponden a aportes efectuados por la planilla PILA pendientes de regularizar, con antigüedad superior a 30 días. Con respecto a la vigencia anterior, esta partida se incrementó en un 392%. Situación que sobreestima las Cuentas por Cobrar y los Pasivos. 32 Cra 10 No. 17-18, pisos 10/11, PBX 3537700 Ext. 7570, Bogotá D.C. Colombia. www.contraloriagen.gov.co.

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Por último se cumplió la sanción de los decretos 1234, 1235 y 1236 de fecha 12 de junio de 2012, por medio de los cuales se modifica la estructura de POSITIVA, se determinan las funciones de sus dependencias, se modifica su planta de personal. Queda a partir de este momento pendiente la revisión y elaboración de las resoluciones que reglamentan internamente las diferentes dependencias, con el objeto de adecuarlas a la nueva estructura, revisión y ajuste de los diferentes manuales de funciones, y el poblamiento de la Entidad en los nuevos cargos, lo cual se hará en tres fases, iniciando desde el corriente año hasta el 2014.

3.1.3 Legalidad 3.1.3.1. Evaluación Contractual En desarrollo de la auditoria se evaluó el proceso contractual de la Compañía POSITIVA S.A, para lo cual fueron seleccionados un total de 36 contratos, que equivale al 50.3% ($75.750 millones) de la cuantía inicialmente pactada; que a su vez corresponde al 53.89% de lo realmente ejecutado ($81.169 millones) frente a la cifra acordada en los contratos en un principio. Además, se analizaron 3 convenios celebrados con Entidades Financieras, para un total de 39 contratos. La calificación obtenida por la entidad fue de 80. En términos generales, la entidad dio cumplimiento a la normatividad que la rige y la contratación celebrada observó los principios de eficacia y economía. Sin embargo, como resultado del análisis de los contratos seleccionados en la muestra, se evidenciaron algunas debilidades en la supervisión y ejecución. Hallazgo 9. Estudios Previos En relación a la elaboración de los estudios previos se encuentran las siguientes debilidades: En cuanto a la Descripción de la necesidad se observa que en los contratos No.011 - 2011 no se define dentro de los estudios previos la necesidad para contratar. En el contrato 538- 2011, se observa que dentro de la definición de la necesidad, sólo se describe una de las dos necesidades contratadas, es decir, se hace referencia a la necesidad de contratar un operador financiero, más no señala la necesidad de contratar al Operador de la Información. • De otra parte se reseña que para el contrato 005 - 2011, no se describe dentro de los estudios previos el objeto a contratar.

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CONTRALORÍACDAI L""A CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA= E INSTITUCIONES FINANCIERAS

• Se indica que en los contratos que se relaciona a continuación, no se precisan los fundamentos jurídicos que soportan la contratación a realizar: Contratos 005, 006, 011, 023, 039, 041, 042, 060, 082, 538, 540, 541. No se realizó análisis del riesgo en los contratos que se pasan a relacionar: 006, 010, 011, 039, 040, 041, 059, 720. Se encuentra que en la justificación del contrato No.040 de 2011 se citan normas del Decreto 1295 de 1994 que han sido declaradas inexequibles. Lo anterior se origina por falta de controles en las labores de planeación en la toma de decisiones contractuales de la Compañía, además de debilidades en el acompañamiento del área de Compras y Contratación durante el desarrollo de la etapa precontractual, a las diferentes dependencias de la Entidad, de acuerdo con los lineamientos establecidos en el Manual de Contratación y demás reglamentos. Como consecuencia se tiene que, además del desconocimiento de lo establecido en el numeral 3° del artículo 10 del Manual de Contratación, y de lo señalado en el punto 3.11 del Procedimiento de Compras y Contratación (el cual indica que "No se realizará contrato ni se adelantará procedimiento contractual sin el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios establecidos'), lo anterior representa un riesgo para la Compañía de no actuar con la eficiencia y eficacia suficiente, exponiendo de esta manera la inversión de sus recursos económicos y reduciendo la posibilidad de lograr los fines para los cuales estos están destinados. Respuesta: ....Contrato 011: "que a folio 7 del expediente en el documento de estudio previos se define la necesidad de contratar una firma de abogados que atendiera a nivel nacional los procesos judiciales de la Compañía... No obstante, la mera formalidad de no aparecer diligenciado el ítem de Definición de la necesidad para la contratación, no implica que no se haya definido dicha necesidad..." Contrato 538: "que a folio 2 del expediente contractual en el documento de estudios previos se establece claramente como necesidad la de `(...)optimizar el manejo de recursos financieros en el pago de comisiones de operador financiero para el recaudo pila(...)' y consecuente con ello es que se define el objeto contractual que a folio 35 establece en la cláusula primera del contrato OBJETO: EL OPERADOR FINANCIERO..." se obliga para con LA ADMINISTRADORA a la prestación del servicio alternativo....". En consecuencia lo definido en el documento de estudios previos como necesidad corresponde a lo efectivamente contratado. Contrato 005: Indica la Entidad, "que si bien el contrato no se describe dentro del aparte titulado como Condiciones del Contrato a Celebrar, se encuentra descrito en lo referente a la "Definición técnica de la forma como se va a satisfacer la necesidad, que en desarrollo del contrato (el contratista) deberá presentar los recursos de ley procedentes y conducentes contra los autos y providencias que surjan en cada proceso, en aras de cumplir con la debida defensa de los intereses de la Compañía, asimismo deberá rendir informes mensuales del estado de dichos procesos" (subrayado y negrilla fuera de texto). Fundamentos Jurídicos: 34 Cra 10 No. 17-18, pisos 10/11, PBX 3537700 Ext. 7570, Bogotá D.C. Colombia. www.contraloriagen.gov.co.

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INERAL DE LA REPÚBLICA E INSTITUCIONES FINANCIERAS

Contrato 005 : "no es procedente la observación por considerar que la observación se encuentra expresada en los términos expresados en el numeral 9 del artículo 10 del Manual de Contratación el Cual "que señala expresamente: Wormatividad a aplicar: El apoyo para la legislación a aplicar de acuerdo a la naturaleza y cuantía del objeto a contratar será prestado por la Coordinación de compras y contratación de POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A'; en estos mismos términos se señaló en el formato de Estudios Previos del contrato 005". Contrato 006: afirma la Compañía que: "No se considera procedente la observación, teniendo en cuenta que a folio 5 del expediente contractual se expresa en el documento de estudios previos en cuanto a la normatividad a aplicar lo siguiente: "(...) POSITIVA COMPAÑIA DE SEGUROS S.A., desarrollará este contrato con sujeción a las normas del derecho privado, de acuerdo con lo preceptuado en el Manual de Contratación de la Compañía, Código de Buen Gobierno Corporativo, Manual de Calidad, Políticas de la Compañía y demás normas y documentos que los modifiquen o adicionen". Contrato 011: La Compañía indica al igual que en el contrato 005, que se hizo cita casi textual de lo reglado en el numeral 9 del artículo 10 del Manual de Contratación. De otra parte indica que en el texto de la minuta contractual se indicó cual era la norma que los autorizaba a contratar por medio de la modalidad de selección de invitación directa. Por último señala que el hecho de no indicar el fundamento jurídico para el proceso de contratación en los estudios previos, no significa el desconocimiento de la normatividad legal y reglamentaria. Contrato 23: Que no es procedente la observación en virtud que a folio 4 del expediente contractual se indica la naturaleza jurídica de la Compañía y que su objeto social la somete en estar en competencia con el sector privado, lo que sustenta su régimen de excepción en la contratación. De otra parte que en la minuta del contrato se expresa que el sustento normativo para la contratación se encuentra en el numeral 3 del artículo 19 del Manual de Contratación. Contratos 039, 041, 042, 082: Afirma que no es procedente la observación, en atención a que en el aparte destinado de describir la Definición Técnica de la Forma como se va a Satisfacer la necesidad, se señalan los literales 3 y 10 del artículo 19 del Manual de Contratación. Además en el "ítem Normatividad a aplicar se hace remisión al Manual de Contratación". Contratos 538, 540 y 541: ...no es procedente la observación, debido a que en ítem de Normatividad, se hace remisión a la Ley 100 de 1993 que sirve de fundamento legal para obligación que tiene la Compañía de adelantar el recaudo de aportes del sistema de protección social y parafiscales. Se indica además que esta fundamentación jurídica se encuentra expresada en el Manual de Contratación de la Compañía en su Artículo 2°, referente al régimen jurídico y normas aplicables para la contratación de la Entidad: "POSITIVA COMPAÑIA DE SEGUROS S.A., desarrollará los contratos correspondientes a su objeto social con sujeción a las normas del derecho privado. Igualmente podrá celebrar todo tipo de contratos nominados e innominados, típicos o atípicos; rigiéndose por las normas de seguridad social, de derecho privado, Código de Buen Gobierno Corporativo, Manual de Calidad, políticas de la Compañía y demás normas y documentos que los modifiquen o adicionen". Más adelante agrega que en las minutas de los contratos se define la causal objetiva dispuesta en el Manual de Contratación. Análisis del Riesgo: Contratos 720 y 900: Afirma la Entidad que la observación no es procedente debido a que en todos los contratos se expresa que "en el de ítem Análisis de Riesgo de los estudios previos se identificaron riesgos desde el punto de vista de las implicaciones que tendría la Compañía al no efectuar la contratación". De otra parte se menciona que la Entidad, a través de la Oficina de Gestión Integral del Riesgo, Gerencia de Recursos Humanos y Coordinación de Compras y 35 Cra 10 No. 17-18, pisos 10/11, PBX 3537700 Ext. 7570, Bogotá D.C. Colombia. www.contraloriagen gov co

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Contratación, se adelantado esfuerzos para identificar el riesgo en la contratación, haciendo uso de la herramienta SARO (Sistema de Administración de Riesgo Operativo). Que como producto de esto esfuerzos se expidió la Resolución 1623 del 12 de octubre de 2011, que modifica el numeral 8 del artículo 10 y los artículo 17 y 18 del Manual de contratación, en donde se implementó el formato de la matriz de riesgo para la contratación, norma que comienza su vigencia a partir del 1° de enero de 2012. Que no obstante que la Resolución arriba enunciada comienza su vigencia a partir del año entrante los contratos No. 720 y 900 que se suscribieron después del mes de octubre de 2011, se menciona que se diligenció el Formato de la Matriz de Riesgo. Normas Inexequibles: Contrato 040: Manifiesta la Entidad que la observación no es procedente, en virtud "...que respecto de la aplicación de los ad 9 y 10 del DL1295/94, como fundamento normativo para la contratación, el Ministerio de la Protección Social emitió un Boletín de Prensa No 055 de 2007 de 20 de junio de 2007 se precisa lo siguiente: El Ministerio de la Protección Social informa a los actores del Sistema General de Riesgos Profesionales, que hasta tanto no sea expedida una nueva Ley que defina el término de accidente de trabajo, se aplicará la definición contenida en el literal n del artículo 1 de la Decisión 584 de 2004 en el instrumento Andino de Seguridad y Salud en el Trabajo de la Comunidad Andina de Naciones — CAN (...) Hasta la fecha esta disposición es lo que se viene aplicando pues no ha sido promulgada la Ley que lo defina". Como conclusión final se afirma por parte de POSITIVA que "en cuanto al tema de planeación, la Compañía ha venido en un esfuerzo importante para la consolidación de necesidades de bienes y servicios, lo cual se evidencia en el plan de contratación vigente para la vigencia 2012 (...) Ahora, en cuanto al acompañamiento del área de compras y contratación durante el desarrollo de la etapa precontractual, se debe mencionar que a través de comunicaciones y capacitaciones se ha instando(sic) a las áreas al cumplimiento del procedimiento contractual y el apoyo permanente de la Coordinación de Compras y Contratación durante el desarrollo lo señalado en el punto 3.11 del Procedimiento de Compras y Contratación, no se acepta dicha conclusión, en virtud a la existencia en los expedientes contractuales de la definición de la necesidad que se pretende satisfacer con la contratación, muy probablemente no a un nivel de detalle que quisiera de cada una de las etapas de la actividad contractual (...) Respecto de la aseveración según la cual se incumple con lo establecido en el numeral 3° del artículo 10 del Manual de Contratación y de evidenciar la comisión pero es claro que si se efectúa dicho análisis por parte de las áreas usuarias"

Análisis de Respuesta: Se analiza la respuesta, en la forma en que fue respondida por la Entidad: Descripción de la Necesidad Contrato 011: Revisado el soporte de los Estudios Previos del contrato, se observa que efectivamente dentro del aparte dedicado a la Descripción de la Necesidad, se dejó el espacio respectivo en blanco por parte de la Entidad. Se destaca que la observación no se dirige a indicar que no exista una necesidad real para contratar, pues la Contraloría General de la República confía en que la Entidad celebre su contratación orientada a satisfacer su objeto misional. Por tanto la observación permanece con base en que la Compañía no hace un uso adecuado de las herramientas instituidas por ella misma dentro de su reglamento. 36 Cra 10 No. 17-18, pisos 10/11, PBX 3537700 Ext. 7570, Bogotá D.C. Colombia. www.contraloriagen.gov.co.

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Contrato 538: Se reseña que en este contrato se pactan dos obligaciones por parte del contratista: Operador de Información y Operador Financiero. Sin embargo se observa que dentro de la Definición de la Necesidad, sólo se describe la apremio de contratar los servicios de un operador financiero, más no la necesidad de contratar los servicios de un Operador de la Información. (folio 2); por tanto la observación permanece. Descripción del Objeto Contractual Contrato 005: Se insiste que dentro de la descripción de las "condiciones del contrato a celebrar", en el formato de estudios previos, no se indica cual es el objeto del contrato (fl 2). De conformidad con lo señalado en el Manual de Contratación de la Entidad, para todas las modalidades de contratación y procesos de selección, los estudios previos deben contener como mínimo, entre otros, la descripción del objeto a contratar, el cual debe estar referenciado en el aparte referente a las CONDICIONES DEL CONTRATO (numeral 5°, artículo 10 del M de C). De otro lado, lo descrito como objeto contractual por la Entidad, corresponde más a las actuaciones que se espera realice el contratista, en cumplimiento del objeto contractual, es decir: la Definición Técnica. Además, si lo que se describe en este aparte corresponde al objeto contractual, se debe entonces concluir, que la Definición Técnica de cómo se va a satisfacer el contrato, no se incluyó dentro de los Estudios Previos. Por tanto la observación permanece con base en que la Compañía no hace un uso adecuado de las herramientas instituidas por ella misma dentro de su reglamento interno. Fundamentos Jurídicos Contrato 005: Efectivamente la norma que cita la Compañía reseña que, en cuanto a descripción del fundamento jurídico en los estudios previos, es deber de la Coordinación de Compras apoyar a las distintas áreas, a fin de reseñar cual es la normativa a aplicar en cada proceso de contratación. Se concluye que, el hecho de citar textualmente la obligación de orientación y acompañamiento que tiene esa Dependencia, no puede considerarse en sí misma como el fundamento jurídico adecuado y suficiente para este proceso de contratación; por el contrario, lo que se denota es que no existió el apoyo por parte de la Coordinación de Compras para indicar cuál era el supuesto jurídico a aplicar en el proceso contractual. Por tanto no se desvirtúa el hallazgo respecto de esta condición. Contrato 006: No se desvirtúa el hallazgo, en virtud que la Entidad señala en este punto, de manera general, cual es jurídico por el cual se adelanta el proceso contractual, por una u otra modalidad de selección.

37 Cía 10 No. 17-18, pisos 10/11, PBX 3537700 Ext. 7570, Bogotá D.C. Colombia. www.contraloriagen.gov.co.

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Contrato 011: Se considera lo mismo que lo expresado para el contrato 005, respecto del fundamento jurídico en la etapa previa al contrato. De otra parte se insiste en que no se acatan las herramientas y reglamentos instituidos por la Compañía. Contrato 23: se reitera que el hecho de expresar cual es el régimen jurídico que rige a la Entidad, no es el fundamento normativo para el proceso de contratación en concreto. Esto denota el desconocimiento que tiene la Compañía en lo que respecta a este punto. De otra parte el hecho que se señale el fundamento jurídico en la minuta del contrato, no desvirtúa el hallazgo, el cual está orientado a rescatar el deber que tiene la Entidad, a que desde la etapa previa se indiquen las normas que van a orientar el proceso de contratación. Contratos 039, 041, 042, 082: No se desvirtúa la observación, pues se confirma que la Entidad no está haciendo uso adecuado de las herramientas y reglamentos que se tiene instituidos, puesto que la Entidad reconoce que, en el aparte destinado a describir la norma que autoriza el proceso de contratación a seguir, sólo se menciona de manera tangencial la existencia del Manual de Contratación de la Compañía. Por otra parte, la observación no discute que el procedimiento de contratación empleado por la Entidad sea o no el adecuado. Contratos 538, 540 y 541: Como se puede observar, la justificación jurídica de la contratación a celebrar no se indica, en su lugar se señaló que la "normatividad a aplicar" es la Ley 100 de 1993 (fl 3). De otra parte se reseña que, en relación con lo señalado por la Compañía sobre el artículo 2° del Manual de Contratación (que además este es un comentario que realiza la Entidad en su respuesta, y que no se encuentra impreso en los estudios previos), lo que allí se establece son las normas por las que en general se rige la contratación de la Entidad, pero con este comentario no se subsana la deficiencia, puesto que sigue sin señalarse cuál es la norma que soporta jurídicamente la modalidad de selección que se empleó para contratar. En cuanto a la referencia hecha por la Entidad a la parte considerativa del contrato, se repite nuevamente, que el hallazgo no está dirigido a la motivación de la minuta del contrato, sino a deficiencias encontradas en la planeación y fase previa de los contratos; además, la observación no discute si el procedimiento de contratación empleado por la Entidad es o no el adecuado. Análisis del Riesgo Contratos 720 y 900: Respecto del análisis del riesgo, la observación no se retira por considerar que, tal y como lo reseña la misma Entidad, lo que se observó en el de ítem denominado Análisis de Riesgo que se encuentra en los estudios previos de estos contratos, fue el riesgo en que se puede ver expuesta la Entidad, en caso de no celebrar los contratos en cuestión, lo que, dicho en otras palabras, equivale a la descripción de la necesidad de la contratación, y no al análisis de los eventuales riesgos que podrían afectar la ejecución de estos contratos. En este sentido se 38 Cra 10 No. 17-18, pisos 10/11, PBX 3537700 Ext. 7570, Bogotá D.C. Colombia. www.contraloriagen.gov.co.

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reseña que el artículo 10° del Manual de Contratación establece que, para todos los procesos de selección, "se deberán efectuar estudios previos de la contratación específica a realizarse..." Así mismo en el Parágrafo 3 de esta misma norma, se define lo que debe entenderse "...por riesgo, en materia contractual, la probabilidad de ocurrencia de eventos aleatorios que afecten el desarrollo del mismo, generando una variación sobre el resultado esperado, tanto en relación con los costos como con los ingresos". Es claro por tanto que lo que se pretende en este aparte de los estudios previos, no es volver a indicar la necesidad que tiene la Entidad para celebrar el contrato (situación que debe ser indicada en otro ítem), sino los eventos fortuitos que pueden alterar del desarrollo mismo del contrato; situación está que no fue expresada. Se encuentra de otra parte que respecto de los contratos 720 y 900, señala la Entidad en su respuesta que se adjuntó la matriz de riesgo, pero así mismo se señala que la misma no se encontró en los expedientes contractuales respectivos, motivo por el cual el cumplimiento en el análisis del riesgo, no puedo ser evaluado por parte de la Comisión Auditora, por ello se considera pertinente dejar la observación en estos dos contratos. Normas Inexequibles: La observación se mantiene respecto de esta condición, por las siguientes razones: 1.- Respecto de los art 9 y 10, tanto en el contrato como en los estudios previos, no se hace claridad alguna, simplemente se relacionan estos dos artículos declarados inexequibles, sin ninguna otra consideración o aclaración por parte de la Compañía. 2.- De otra parte se indica que los art. 9 y 10, no fueron los únicos declarados inexequibles y que fueron objeto de mención por parte de los estudios previos del contrato. Así por ejemplo, se hizo alusión dentro de los estudios previos a los artículos 11, 40, 41 (subrogado), 42, 43 y 46, mismos que fueron igualmente declarados inexequibles. Por lo anterior no se retira la observación, en lo que respecta a este punto. Conclusión CGR: Respecto de los dos temas iniciales, la Contraloría General de la República no desconoce los esfuerzos que puede estar realizando la Entidad en procura de una mejora continua en sus procesos, sin embargo a pesar de ello se siguen evidenciando debilidades. De otra parte, en cuanto a lo manifestado por la Compañía, respecto de la definición de la necesidad, se aclara que, no es la Contraloría General de la República la llamada a exigir a una entidad controlada, que debe o no expresarse en los estudios preliminares que justifican su contratación, puesto que ello deriva, no del organismo de control fiscal, sino de lo establecido en los reglamentos internos y demás preceptos jurídicos. 39 Cra 10 No. 17-18, pisos 10/11, PBX 3537700 Ext. 7570, Bogotá D.C. Colombia. www.contraloriagen.govoo.

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En lo atinente al "nivel de detalle", se aclara que esta observación se deja en razón que, el motivo de la necesidad no fue expresado (total o parcialmente) en el ítem correspondiente, y no, como lo sugiere la Entidad, por haberse expresado pero sin el "nivel de detalle" que exige la Contraloría General de la República. El hallazgo se mantiene, toda vez que lo expresado por Positiva no desvirtúa la observación. Hallazgo 10. Aprobación de Garantía En los contratos No. 006-2011 y 010-2011 la fecha de aprobación de la garantía es anterior a la expedición de la misma de la póliza, es decir, el contrato inició su ejecución sin estar amparado. Lo anterior evidencia debilidad en el cumplimiento de los requisitos para la ejecución contractual, hecho que podría dejar expuesta a la Entidad a la realización de situaciones generadoras de riesgos, sin que estas se encuentren cubiertas por las respectivas garantías. Respuesta: La Entidad hace hincapié en que no existe riesgo para la Entidad en virtud que los amparos quedan cubiertos a partir de cuándo se pacta la vigencia de la garantía y no a partir de la fecha de la expedición de la póliza (para apoyar lo anterior cita entre otros argumentos, normas del estatuto mercantil).

Análisis de Respuesta: Lo anterior no desvirtúa el hallazgo, en virtud que el argumento expresado por la Entidad sólo va dirigido a controvertir el efecto que se planteó con la observación, pero no ataca la causa ni la condición encontrada (el sello de aprobación tiene fecha anterior a la de expedición de la póliza). Se observa que la Entidad no explica de manera razonable esta circunstancia. De otra parte, se considera que el efecto se mantiene igualmente en virtud que el factor temporal no es el único elemento a evaluar, pues iniciar la ejecución de un contrato sin contar con su respectiva garantía, expone a la Entidad a que los amparos que con posterioridad se contraten resulten ser insuficientes o no sean cubiertos por la aseguradora. Conclusión CGR: El hallazgo se mantiene, toda vez que lo expresado por Positiva no desvirtúa la observación. Hallazgo 11. Soportes en las Labores de Supervisión Contractual Se encontraron debilidades en supervisión, tales como deficiencia en las fechas de elaboración de los formatos (contratos 04-2011, 05-2011); formatos en donde la información consignada resulta ser insuficiente (contratos 07-2011, 08 -2011, 102011, 12-2011, 720-2011); formatos de supervisión en donde no se expresa el período que se está evaluando (contrato 12-2011); en los expedientes de los 40 Cra 10 No. 17-18, pisos 10/11, PBX 3537700 Ext. 7570, Bogotá D.C. Colombia. www.contraloriagen.gov.co.

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contratos 008-2011, 011-2011, 538-2011, 540-2011 y 541-2011, no se encuentran soportes de la ejecución contractual diferentes al mismo formato de informe de supervisión. Lo anterior, se origina por debilidades en el control de los contenidos en los formatos de informe de supervisión, además de incumplimiento de lo establecido en el numeral 12 del artículo 4 de la Resolución 359 del 30 de diciembre de 2009 (funciones del supervisor) , respecto a "Constatar con inmediatez los servicios y/o bienes prestados o suministrados", y lo estipulado en el artículo 6° de esa misma Resolución, respecto de que los informes que mensualmente deben presentar los supervisores a la Coordinación de Compra y Contratación, en donde se debe detallar la forma de ejecución y cumplimiento del objeto. Lo anterior origina que los expedientes contractuales no reflejen conveniente y suficientemente la ejecución contractual, dificultando así su seguimiento y control. Respuesta: La Entidad da respuesta por separado a cada uno de los contratos: • Fecha de Elaboración: Respuesta a los Contratos 004 y 005: La Entidad afirma que "...lo anterior no se debe a un incumplimiento de los deberes del supervisor, en cuanto al control y seguimiento de la ejecución contractual, sino que corresponde a un error de forma al momento de diligenciar el formato." Se indica que en caso de permanecer el hallazgo, el mismo carecería de incidencia disciplinaria.

Análisis de Respuesta: Revisados los soportes, se encuentra que no se observa evidencia cierta que pueda indicar incumplimientos mayores a los deberes de supervisión, diferentes al error cometido al momento de elaborar el Formato de Supervisión. Por lo tanto si bien la observación permanece, se accede a la petición de la Entidad, en cuanto a no dar incidencia disciplinaria respecto de esta condición en particular. Información Insuficiente Respuesta a los Contratos 07, 08, 10, 12, 720: "Se evidencia el cumplimiento de la obligación establecida en el numeral 12 del artículo 4 de la Resolución 359 del 30 de diciembre de 2009 (funciones del supervisor) , respecto a "Constatar con inmediatez los servicios y/o bienes prestados o suministrados", y lo estipulado en el artículo 6° de esa misma Resolución, respecto de que los informes que mensualmente deben presentar los supervisores a la Coordinación de Compra y Contratación, deben detallar la forma de ejecución y cumplimiento del objeto (...) Sin embargo, es posible que los supervisores, conserven informes, consolidación de información, entregables, CDs, etc, que contienen datos de la ejecución del contrato que supervisa y que hacen parte del control de la gestión del mismo, y que no en todas las ocasiones son enviados a la Coordinación de Compras y Contratación para efectos de la conformación del expediente contractual. Se está requiriendo a través de comunicaciones y en las jornadas de capacitación, que los informes deben reposar en los expedientes contractuales que custodia la coordinación", por lo anterior, solicita no dar incidencia disciplinaria a este hallazgo.

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LA PEPO SUCA

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Análisis de Respuesta: si bien es verdad que en todos los expedientes se encuentran informes de supervisión, también es cierto que el artículo 6° de la Resolución 359 del 30 de diciembre de 2009, establece que el supervisor debe realizar este informe "detallando la forma de ejecución y cumplimiento del objeto contractual", detalle en la ejecución que no se refleja en los informes de los contratos arriba referenciados, por lo anterior la observación permanece también respecto de esta condición. Período Supervisado Respuesta al Contrato 012: "...verificado el expediente el formato de recibo a satisfacción no contiene la información respecto del periodo que se está evaluando, pero se evidencia que en la información consignada en el formato de supervisión, hace la remisión al informe entregado por el contratista, el cual contiene debidamente identificado el periodo evaluado y hace parte integral del informe del supervisor (...) Constituye una circunstancia de forma mas no procede la incidencia atribuida en los términos de la vulneración del numeral 12 del artículo 4 de la Resolución 359 del 30 de diciembre de 2009 (funciones del supervisor), respecto a "Constatar con inmediatez los servicios y/o bienes prestados o suministrados". En razón de lo expresado solicita no dar incidencia disciplinaria al hallazgo, en caso que el mismo persista.

Análisis de Respuesta: Efectivamente, aunque se observa la falencia señalada en el formato de supervisión, es posible determinar el período que se está evaluando, por lo tanto se puede concluir que se trata de un error de forma. Por tanto el hallazgo se confirma con alcance administrativo. La observación permanece pero sin incidencia disciplinaria en lo que respecta a este punto. Soportes de Ejecución Respuesta a los Contratos 008, 011, 538, 540 y 541: "...se adiciona como soporte los informes de gestión aportados por el área Jurídica en 18 CDs, respecto de la ejecución del contrato 011 RUIZ RAMON Y ANGEL ABOGADOS LTDA, con el fin de evidenciar el control de la ejecución del contrato a cargo del Asesor Jurídico de la Compañía, que corresponden a los informes reportados mensualmente por la firma contratista y verificados detalladamente en el área, Los CDs contienen los reportes de informes de actividades que corresponden a cada uno de los meses del año 2011 que respaldan los informes de supervisión y los pagos autorizados. Con base en lo anterior, no amerita la incidencia disciplinaria atribuida, teniendo en cuenta que precisamente a través de la misma observación según la cual no se encuentran los soportes de ejecución contractual diferentes al mismo formato de supervisión, se evidencia el cumplimiento del numeral 12 del artículo 4 de la Resolución 359 del 30 de diciembre de 2009..."

Análisis de Respuesta: En este asunto se aclara que en al hallazgo no se pone en duda la ejecución del contrato, ni el cumplimiento del objeto contractual, sino el hecho que los soportes (aparte del informe de supervisión) que dan cuenta de esta ejecución, no se encontraban en la carpeta contractual, lo cual dificulta el seguimiento de la ejecución contractual, no solamente por parte de los organismos de control, sino también el que realizan las áreas encargadas de ello al interior de la misma Compañía. Por tal motivo la observación continúa respecto de estos hechos. 42 Cra 10 No. 17-18, pisos 10/11, PBX 3537700 Ext. 7570, Bogotá D.C. Colombia. www.contraloriagen.gov.co.

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Hallazgo 12. Motivación y Justificación de Adiciones y/o Prórrogas En la revisión de los expedientes contractuales se evidenció debilidad en la motivación que justifica la adición o prórroga de los contratos, tal y como se detalla a continuación: • No se encuentra la justificación previa de las adiciones; contratos No. 005-2011, 011-2011, 042-2011. Cuando esta justificación existe, no se señala en la misma cual es la necesidad real que justifica la adición, tal y como se observa en el contrato 082-2011. En algunos casos existe incertidumbre respecto de momento en que fue creada la respectiva justificación, pues no se expresa la fecha de su elaboración, como se observa en el contrato 041-2011 Lo anterior, se origina por inobservancia del Artículo 25 del Manual de Contratación, establece: "Las modificaciones y/o prórrogas deberán estar debidamente motivadas y justificadas. Tanto las modificación como la justificación se harán constar por escrito", y de la Resolución 359 del 30 de diciembre 2009, inciso Z numeral 14 del artículo 4, "en caso de necesitarse mayores recursos deberá justificarse en debida forma (...)". Con lo anterior se vulnera el principio de legalidad y expone a la Entidad a que sus recursos no sean empleados de manera eficiente y transparente, avalando con estas adiciones, posibles incumplimientos de sus contratistas. Respuesta: La Entidad asegura en relación con los contratos 005, 011 y 42, que: 1.- se evidencia en las carpetas contractuales, que existe el oficio de solicitud de adición por parte del supervisor, en donde se indica que se hace necesario para dar continuidad a los servicios contratados. 2.- que además estás solicitudes fueron verificadas y validadas desde el punto de vista de oportunidad, necesidad y pertinencia. Además se solicita que, en caso que el hallazgo permanezca, por las razones expuestas el mismo no tendría incidencia disciplinaria.

Análisis de Respuesta: Se considera que, precisamente es el hecho de no encontrarse dentro de las carpetas contractuales constancia de esta verificación y validación, a través del acto que autoriza la adición. Pareciera que la Entidad en su respuesta argumentara, que basta con la sola solicitud de adición que hace el supervisor, para dar vía libre a la adición. En cuanto a la incidencia disciplinaria se considera que, por lo menos existe un indicio (la solicitud que hiciera el supervisor) de la necesidad real de adicionar el contrato. Por tanto el hallazgo permanece en este punto, sin incidencia disciplinaria.

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Justificación sin Señalar la Necesidad Real Respuesta al Contrato 082: Que en el expediente se encuentra la justificación para la adición del contrato, en el sentido que "se evidencia la intensión de dar continuidad a las actividades planeadas para garantizar la atención de las empresas asignadas a planes regulares en la Sucursal Casanare debido a la limitante de Recurso Humano suficiente y la necesidad de implementar actividades de prevención en dichas Empresas". De igual manera se solicita estudiar la incidencia disciplinaria.

Análisis de Respuesta: La observación no desconoce la existencia de la solicitud realizada por el supervisor, sino el hecho que pese a existir el acto que justifica y autoriza la modificación, esta existencia es meramente formal y no material, en virtud que en este documento no se encuentra el motivo real por el cual se justifica adicionar el contrato. En efecto, se evidencia que en el primer párrafo de este acto que justifica la adición se hace una descripción del objeto contratado. En el segundo párrafo, se describe la necesidad que se pretendía satisfacer al momento de suscribir el contrato 082 de 2011. Y en el tercer párrafo, ya se concluye que se debe adicionar el valor del contrato en un 50% (fl 200). Como se observa, realmente no se encuentra en el acto de justificación, el motivo o razón por el cual se hace necesario hacer esta adición. En cuanto a la incidencia disciplinaria, se accede a la petición que hace la Entidad, toda vez que no hay motivos para desconfiar de la solicitud que hace el supervisor. Conclusión CGR: El hallazgo se mantiene, toda vez que lo expresado por Positiva no desvirtúa la observación. Sin embargo se considera prudente no dar incidencia disciplinaria porque dentro del expediente contractual se evidencia la necesidad de la adición, pero no se deja documentada su motivación y justificación. Hallazgo 13. Principios y Modalidad de Selección en Contratación (D) La Constitución Política de Colombia. Establece en su articulado lo siguiente: ARTICULO 2. Son fines esenciales del Estado: servir a la comunidad, promover la prosperidad general y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución; facilitar la participación de todos en las decisiones que los afectan y en la vida económica, política, administrativa y cultural de la Nación; defender la independencia nacional, mantener la integridad territorial y asegurar la convivencia pacífica y la vigencia de un orden justo. ARTICULO 13. Todas las personas nacen libres e iguales ante la ley, recibirán la misma protección y trato de las autoridades y gozarán de los mismos derechos, libertades y oportunidades sin ninguna discriminación por razones de sexo, raza, origen nacional o familiar, lengua, religión, opinión política o filosófica. El Estado promoverá las condiciones para que la igualdad sea real y efectiva y adoptará medidas en favor de grupos discriminados o marginados.

44 Cra 10 No. 17-18, pisos 10/11, PBX 3537700 Ext. 7570, Bogotá D.C. Colombia. www.contraloriagen.gov.co.

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ARTICULO 209: "La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley."

El Código de Ética y Buen Gobierno de la Compañía, versión 02, Código PS-COCEBG-02, aprobado por la Junta Directiva el 27/11/2008, estipula: "Compromiso con los Fines del Estado La Compañía de conformidad con los principios, finalidades y cometidos consagrados en la Constitución Política, las leyes y reglamentos del sector asegurador y de la función pública tiene como fin principal dirigir administrar, controlar, vigilar y garantizar la prestación de los servicios. Para cumplir con tal cometido, la Junta Directiva, el Presidente y su equipo directivo se comprometen a administrar La Compañía bajo los preceptos de la integridad y la transparencia, gestionar eficientemente los recursos, rendir cuentas, ser eficaces en la realización de sus cometidos, coordinar y colaborar con los demás entes públicos y responder efectivamente a las necesidades de la población; para ello llevará a cabo las siguientes prácticas: - El cumplimiento de las disposiciones constitucionales y legales. - El establecimiento de las políticas necesarias para cumplir los fines misionales. - El aseguramiento para que las políticas trazadas se cumplan. - La ejecución eficiente del plan estratégico."

Más adelante reseña: "Acciones para la integridad y la transparencia POSITIVA COMPAÑIA DE SEGUROS S.A. está en contra de toda práctica corrupta. Para impedir, prevenir y combatir estos fenómenos, adoptará las siguientes medidas: a. Guiar sus actuaciones orientada por los principios éticos establecidos en el Código de Ética y Buen Gobierno; (...) d. Garantizar que todos los procedimientos sean claros, equitativos, viables y transparentes; (...) T. En materia de contratación, implementar y adoptar las normas vigentes en la materia. Además hará pública la contratación de servicios y la adquisición de bienes de acuerdo con lo prescrito por la legislación vigente y establecerá mecanismos de seguimiento a los contratos. j. Se dará aplicación al Pacto sobre Ética Pública y Privada en la Contratación Estatal." (Subrayado y negrilla fuera de texto).

El Manual de Contratación de Positiva aprobado el 20/01/2009 establece en sus articulados lo siguiente:

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"ARTÍCULO 2. Régimen jurídico y demás normas aplicables. POSITIVA COMPAÑIA DE SEGUROS S.A., desarrollará los contratos correspondientes a su objeto social con sujeción a las normas del derecho privado. Igualmente podrá celebrar todo tipo de contratos nominados e innominados, típicos o atípicos; rigiéndose por las normas de seguridad social, de derecho privado, Código de Buen Gobierno Corporativo, Manual de Calidad, políticas de la Compañía y demás normas y documentos que los modifiquen o adicionen. ARTÍCULO 3. Principios aplicables a la contratación. La contratación de POSITIVA COMPAÑIA DE SEGUROS S.A. se regirá por las normas de derecho privado, acogiendo los principios de la función administrativa establecidos en los artículos 209 de la Constitución Política, todos atinentes a la buena fe, igualdad, moralidad. celeridad, economía, imparcialidad, eficacia, eficiencia, participación, publicidad. responsabilidad y transparencia. De igual manera se aplicarán los principios de gestión fiscal y control interno establecidos en los artículos 267 y 269 de la Constitución Política, respectivamente."

El Artículo 16 señala que la escogencia de contratistas se hará, dependiendo de la cuantía o la naturaleza del objeto a contratar a través de las siguientes modalidades: Invitación Pública, Invitación Cerrada e Invitación Directa. Siguiendo con este lineamiento, se indica que el artículo 17 del Manual de Contratación anteriormente referido, ordena a la Entidad adelantar la modalidad de selección denominada como "Invitación Pública", cuando: "ARTÍCULO 17.- Procedimiento para la Invitación Pública. Este proceso se utilizará para la contratación de bienes y servicios que tengan una cuantía superior a los Mil salarios mínimos legales mensuales vigentes (1000 SLMV), el cual se sujetará a las siguientes reglas: 1. Con base en el estudio y documentos previos, el competente ordenará iniciar el proceso de selección. 2. POSITIVA COMPAÑIA DE SEGUROS S.A. publicará, en su página Web, el proyecto de términos de referencia, con el fin de recibir comentarios, sugerencias y solicitudes de aclaración y modificación de los posibles oferentes. 3. La apertura del proceso de selección se entiende perfeccionada con la publicación de los términos de referencia definitivos, que podrá contener las modificaciones propuestas por los posibles oferentes. 4. Podrá realizarse una única audiencia de aclaraciones, con el objeto de precisar el contenido y el alcance de los términos de referencia y de oír a los interesados, de lo cual se levantará un acta suscrita por las personas intervinientes. En el mismo acto. los posibles oferentes interesados en participar en el proceso de selección manifestarán su interés, con el fin de que se conforme una lista de posibles oferentes. 5. El término para presentar ofertas podrá prorrogarse de oficio, por conveniencia o necesidad de POSITIVA COMPAÑIA DE SEGUROS S.A. 6. Vencido el término para la presentación de ofertas, la compañía procederá a la evaluación de las mismas en las condiciones señaladas en los términos de referencia. 7. El periodo de observaciones y réplicas se surtirá de la manera establecida en los correspondientes términos de referencia. 8. La adjudicación se surtirá con la comunicación que se efectúe al proponente seleccionado. Sin embargo, la decisión adoptada deberá publicarse en la página 46 Cra 10 No. 17-18, pisos 10/11, PBX 3537700 Ext. 7570, Bogotá D.C. Colombia. www.contraloriagen.gov.co.

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web de POSITIVA COMPAÑIA DE SEGUROS S.A. En todo caso podrá realizarse en audiencia con citación de todos los participantes."

Por último, en relación a la "Invitación Directa", el Manual señala: "ARTÍCULO 19.- Invitación Directa. Para garantizar la selección objetiva del contratista y la eficiencia de la gestión contractual, e independientemente de la cuantía, en los siguientes contratos, la Compañía podrá contratar directamente sin que se requiera obtener previamente varias ofertas: 6-) 14. Contratos que se requieran para la adquisición de un bien o la prestación de un servicio, que garanticen la continuidad de uno ya existente y que el mismo proveedor esté en capacidad de ofrecer y represente la mejor relación costo beneficio para la Compañía."

En desarrollo del proceso auditor, en la revisión de la muestra contractual se observó que el Contrato 381 de 2011, cuyo objeto es "efectuar el suministro e instalación de puestos de trabajo y muebles de oficina para las sedes positiva en todo el país", por un valor de $719.288.000 (adicionado posteriormente en $350.000.000), se contrató utilizando la modalidad de selección directa, lo anterior soportado en lo dispuesto numeral 14 del artículo 19 del Manual de Contratación de la Compañía. Con lo anterior se evidencia que lo establecido en el numeral 14 del artículo 19 del Manual de Contratación, genera para la Entidad el riesgo de vulnerar los principios de igualdad, imparcialidad, publicidad consagrados en el artículo 209 de nuestra Constitución Política, a la vez que los principios de igualdad, imparcialidad, participación y transparencia, reconocidos en al artículo 3° de ese mismo Manual de Contratación, mismos que están orientados a velar por que los métodos y procedimientos contractuales sujetos a control fiscal, se encuentren exentos de prácticas restrictivas, que limiten o impidan la libre participación y concurrencia de los potenciales oferentes en los procesos de selección; riesgo que, tal y como se evidencia en el presente hallazgo, se concretó en la celebración del contrato 381 de 2011. Se recuerda que los principios, al igual que las normas escritas, forman parte del ordenamiento jurídico y son fuente del derecho, y que por ello, su inobservancia puede ser objeto de sanción. Por lo tanto la presente observación tiene presunta connotación disciplinaria además de vulnerar presuntamente lo establecido en los artículos 3° y 17° del Manual de Contratación, de conformidad con lo señalado en el numeral 1° del artículo 34 de la Ley 734 de 2002. Respuesta de la Entidad: En su respuesta la Entidad señala que sus actividades se rigen por las disposiciones de derecho privado, por las normas que regulan su actividad y por su reglamento interno, lo anterior sin desconocer los principios de la Función Administrativa contenidos en los artículos 209 y 207 de la Constitución política.

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CONTRALORÍA GENERAL DE LA RE PUBLICA

CONTRALORIA DELEGADA CESTION PUBLICA E MSTITUCIONES FINANCIERAS

Agrega que su Manual de Contratación fue discutido y aprobado por su máximo órgano de Gobierno (la Junta Directiva), y que en él se adoptaron las políticas y lineamientos para atender la gestión contractual, en atención de los principios consagrados en los articulos 209 y 207 de la C. P., sin descuidar a su vez la necesidad de competir de manera eficiente y eficaz en el mercado asegurador. Asegura además "(...) que para el caso especifico(sic) se evidencia en la satisfacción de una necesidad y el interés general que motivó la contratación, el cumplimiento de los procedimientos definidos para llevar a cabo la contratación y la optimización de costos y tiempo, privilegiando en este aspecto igualmente el principio de economía, impactando favorablemente la misión de la entidad". Para reforzar este punto, la Entidad dedica las páginas 4 y 5 de su escrito de respuesta, para exponer las ventajas económicas y técnicas que representó para la Entidad contratar con la firma Multiproyectos. Ventajas y virtudes que, según la Entidad, se evidencian al momento de dar aplicación al principio de selección objetiva en esta contratación, el cual se garantiza por dos razones:

a) Un estudio de mercado que adelantó la Compañía previo a la contratación, en donde se solicitó la cotización de dos (02) empresas (Servex y Muebles Max). b) La oferta que presentara la misma firma contratista. Análisis de Respuesta: Se aclara que no se pretende limitar la presente observación, a la discusión de determinar cuál podría ser la modalidad de selección adecuada para el contrato 381 de 2011, pues resulta evidente que la observación desborda ampliamente este debate, toda vez que se centra en el cumplimiento de principios y lineamientos fundamentales, que son de obligatoria observancia por parte de la Entidad. En efecto, más allá de poner en tela de juicio las diferentes modalidades de selección que ha previsto la Compañía para su contratación, o de siquiera poner en duda la posibilidad y el derecho que le asiste a la Entidad de establecer su propio manual de contratación, con la presente observación se destaca que con lo dispuesto en numeral 14 del artículo 19 el Manual de Contratación, se puede estar poniendo en riesgo la aplicación de principios fundamentales de la función pública; mismos que, por lo menos en relación con los supuestos de hecho que atañen al contrato 381 de 2011, podrían encontrar una mejor tutela en los preceptos señalados en el artículo 17 del Manual de Contratación de la Compañía. 1. Derecho Privado y Políticas de Contratación de la Compañía Respecto del postulado según el cual, la Entidad en su Manual de Contratación, concretó los principios de la función administrativa, se quiere aclarar que este punto se encuentra fuera de debate, puesto que la observación no pone en tela de juicio este aspecto. Ciertamente la observación no señala que el Manual de Contratación de la Compañía, considerado en su Generalidad, desconozca los principios de la Función Administrativa. También se está de acuerdo en que la Compañía rige su 48 Cra 10 No. 17-18, pisos 10/11, PBX 3537700 Ext. 7570, Bogotá D.C. Colombia. www.contraloriagen.gov.co.

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actividad por las disposiciones de derecho privado, sin desconocer los principios de la Función Administrativa. 2. Principios de Eficacia, Eficiencia, Economía VS Igualdad Imparcialidad, Publicidad, Participación Y Transparencia Se comprende entonces que la observación se orienta en reseñar que, solamente lo estipulado en el numeral 14 del artículo 19 del Manual de Contratación, puede generar el riesgo de vulnerar los principios de la Función Pública. Respecto de la anterior observación la Entidad señala, que lo especificando en el numeral 14 del artículo 19 de su Manual, se encamina a dar pleno cumplimiento a los principios de eficacia, eficiencia y economía, consagrados en el artículo 209 de la Constitución Política, en virtud que con esta norma se logra una optimización en el costo y tiempo de la contratación de la Compañía23. Por su parte la observación que hace la CGR, indica que los principios de la función administrativa que se ponen en riesgo con lo establecido en el mencionado numeral 14 del artículo 19 del Manual de Contratación, corresponde a los principios de publicidad, Igualdad, transparencia e imparcialidad24.

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Por parte de la Entidad se exponen los siguientes principios PRINCIPIO DE ECONOMIA: "En virtud del principio de economía: se tendrá en cuenta que las normas que fijan los procedimientos de selección contractual se utilicen para agilizar las decisiones, que los procedimientos se adelanten en el menor tiempo y con la menor cantidad de gastos de quienes intervienen en ellos, que no se exijan más documentos y copias que los estrictamente necesarios, ni autenticaciones ni notas de presentación personal sino cuando la ley lo ordene en forma expresa (...) el principio de economía. implica la prevalencia del derecho sustancial sobre la forma, para lo cual el administrador debe interpretar las normas de los procedimientos de tal manera que no den ocasión a seguir trámites distintos y adicionales a los previstos (...) Asi mismo, se debe tener en consideración que los procedimientos constituyen mecanismos de la actividad contractual que buscan servir a los fines estatales. a la adecuada, continúa y eficiente prestación de los servicios públicos y a la protección y garantía de los derechos de los administrados (...) En segundo lugar, y como corolario del debido proceso, en los procesos de selección deben cumplirse únicamente las etapas estrictamente necesarias con el fin de asegurar la selección objetiva de la propuesta más favorable (...)" (subrayado fuera de texto) (de conformidad con lo reseñado en la sentencia arriba citada, el principio de economía tiene diversos matices, que se ven reflejados tanto en los procesos de selección de contratista, como en la ejecución del contrato mismo, matices dentro de los cuales se encuentran subsumidos los principios de eficiencia y eficacia). PRINCIPIO DE EFICIENCIA Con este principio "se busca (...) maximizar los beneficios colectivos perseguidos con el menor uso de recursos públicos (eficiencia), en el marco de actuaciones administrativas ágiles, celeras, sencillas y sin obstáculos de trámites engorrosos y requisitos innecesarios (...) Bajo este mismo criterio de eficiencia, son deberes de las entidades públicas adelantar los trámites con austeridad de tiempo, medios y gastos, impidiendo las dilaciones y los retardos" (subrayado fuera de texto) PRINCIPIO DE EFICACIA "En virtud del principio de eficacia: se tendrá en cuenta que los procedimientos de selección contractual deben lograr su finalidad, removiendo de oficio los obstáculos puramente formales y evitando decisiones inhibitorias. Al igual que los anteriores encuentra sustento en el principio de economía (...) el cual propende por la obtención de los resultados que se buscan con esta actividad, es decir, el cumplimiento de los fines estatales, la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados que colaboran con las entidades públicas" (subrayado fuera de texto). (Fuente: CONSEJO DE ESTADO, Sala de los Contencioso Administrativo, Sección Tercera, Consejera ponente: RUTH STELLA CORREA PALACIO, Bogotá, D.C., tres (3) de diciembre de dos mil siete (2007), Radicación número: 11001-03-26-000-2003-00014-01(24715)) 24

Principios que Según la Observación Pueden Verse en Riesgo PRINCIPIO DE IGUALDAD: "Este principio que se traduce en la expresión según la cual 'la ley es igual para todos', involucra en los términos del precepto constitucional trascrito dos supuestos: el trato paritario e igualitario de las personas y el trato diferenciado a favor de grupos en condiciones diversas que lo justifican (...) El principio de igualdad implica el derecho del particular de participar en un proceso de selección en idénticas oportunidades respecto de otros oferentes y de recibir el mismo tratamiento, por lo cual la administración no puede establecer cláusulas discriminatorias en las bases de los procesos de selección, o beneficiar con su comportamiento a uno de los interesados o participantes en perjuicio de los 49 Cm 10 No. 17-18, pisos 10/11, PBX 3537700 Ext. 7570, Bogotá D.C. Colombia. www.contraloriagen.gov.co.

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CONTRALORÍA DELEGADA. GESTION PUBLICA E INSTITUCIONES FINANCIERAS

Antes de continuar es importante recordar que, de conformidad con el principio de armonización, en tratándose de principios constitucionales, debe operar siempre una labor de ponderación de los mismos, en donde, atendiendo a criterios de razonabilidad y proporcionalidad, se logre en primer lugar, que ninguno de ellos se desconozca de manera absoluta, y de otro lado, tampoco alguno de ellos predomine por sobre los demás de manera irracionalmente desproporcionada. Principios de Eficiencia, Eficacia y Economía: En primer lugar se analizara a grandes rasgos los principios expuestos por la Entidad con ocasión de lo estipulado en el numeral 14 del artículo 19 del Manual de Contratación, frente a los principios de economía, eficiencia y eficacia. En este sentido se encuentra que, la Entidad afirma que "C..) la Compañía definió que de conformidad con lo previsto en su Manual de Contratación (numeral 14 artículo 19), el proceso de selección del contratista pertinente y viable para el caso, era el de Invitación Directa." En otro aparte afirma que, a través de este procedimiento de invitación directa se permite adelantar los procesos con "optimización" de los principios de economía, eficiencia y eficacia.

demás(...) En este contexto, la jurisprudencia de esta Corporación ha manifestado que la igualdad se traduce en la identidad de oportunidades dispuesta para los sujetos interesados en contratar con la administración, y gozar de las mismas oportunidades, lo cual se logra siguiendo a la doctrina, cuando concurren los siguientes aspectos: 1) Las condiciones deben ser las mismas para todos los competidores. 2) Debe darse preferencia a quien hace las ofertas más ventajosas para la administración (..) En conclusión, el principio de la igualdad de trato entre todos los posibles oferente& tiene una doble finalidad: de una parte, como garantía de imparcialidad para los administrados y de protección de sus intereses y derechos, que se traduce en la prohibición para la Administración de imponer condiciones restrictivas irrazonables y desproporcionadas para participar, de suerte que los interesados cuenten con idénticas oportunidades en un proceso de contratación; y de otra parte, también como garantía para la administración toda vez que su rigurosa observancia incrementa la posibilidad de obtención de una pluralidad de ofertas y, por ende de una mejor selección del contratista y de la propuesta más favorable". (subrayado fuera de texto y negrilla fuera de texto) PRINCIPIO DE PUBLICIDAD "En virtud del principio de publicidad: las autoridades deben dar a conocer sus actuaciones y decisiones mediante las comunicaciones, notificaciones o publicaciones (...) En efecto, los posibles oferentes y la comunidad en general deben tener conocimiento o la oportunidad de conocer tanto la convocatoria y reglas del proceso de selección (...) La actuación de la administración debe ser abierta al público y a los participantes o concurrentes ( ...) Por lo tanto, los principios del debido proceso -defensa y contradicción- libre concurrencia y transparencia en los términos de la Constitución Política encuentran concordancia y punto de apoyo imprescindible en el principio de publicidad en la actuación administrativa." (subrayado fuera de texto). PRINCIPIO DE IMPARCIALIDAD "En virtud del principio de imparcialidad: las autoridades deberán actuar teniendo en cuenta que la finalidad de los procedimientos (para el caso los de selección contractual) consiste en asegurar y garantizar los derechos de todas las personas sin ningún género de discriminación' por consiguiente, deberán darles igualdad de tratamiento, respetando el orden en que actúen ante ellos (...) este principio es desarrollo del derecho a la igualdad establecido en el articulo 13 de la C.P. En tratándose de los mecanismos de selección, significa el deber de transparencia de la administración de actuar sin designio anticipado o prevención a favor o en contra de un posible oferente o participante por algún motivo o factor subjetivo de segregación irrazonable y desproporcionado, esto es. que no tengan una justificación objetiva y proporcional que fundamente el trato diferente" (subrayado fuera de texto) PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA "El principio de transparencia persigue la garantía que en la formación del contrato. con plena publicidad de las bases del proceso de selección y en igualdad de oportunidades de quienes en él participen, se escoja la oferta más favorable (...)" (Fuente: CONSEJO DE ESTADO, Sala de los Contencioso Administrativo, Sección Tercera, Consejera ponente: RUTH STELLA CORREA PALACIO, Bogotá, D.C., tres (3) de diciembre de dos mil siete (2007), Radicación número: 11001-03-26-000-2003-00014-01(24715). 50 Cra 10 No. 17-18, pisos 10/11, PBX 3537700 Ext. 7570, Bogotá D.C. Colombia. www.contraloriagen.gov.co.

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Lo primero que se quiere destacar, es que la Compañía equipara completamente los mecanismos de la contratación directa (invitación directa), a los principios de eficiencia, eficacia y economía, como si estos fueran consecuencia directa y necesaria de esta modalidad de contratación. En este sentido la Entidad sugiere en su respuesta, que la mejor manera de garantizar los principios de economía, eficiencia y eficacia, es cuando dentro del proceso de selección se emplean mecanismos de contratación directa (invitación directa), pues es en esta, más que en cualquier otra modalidad de selección, en donde de manera objetiva, se emplean en su desarrollo, tiempos codos y poco gasto de recursos económicos. En este sentido se destaca que la brevedad en el tiempo y el reducido costo económico, no pueden ser tomados como un parámetro objetivo e inmutable, con el cual se puedan medir por igual, todas las modalidades de selección. Si esto fuera así, ningún proceso de selección podría garantizar los postulados de economía, eficiencia y eficacia, salvo el proceso de invitación directa, pues es el único que tiene tiempos y costos reducidos. Como se puede deducir, la inferencia que hace la Entidad en este sentido, resulta ser poco razonable, pues los principios de eficiencia, eficacia y economía son predicables, no sólo de la invitación directa, sino de todas las modalidades de selección. Ello es así en virtud que, estos tres principios tienen su basamento primordial, no en los aspectos meramente de economía pecuniaria (tomado de manera objetiva), sino en la reducción de tiempos y costos que resultan como consecuencia directa, de condensar y remover todos aquellos requisitos y formalidades superfluos o innecesarios, que entorpecen, demoran o hacen más onerosos los procesos de selección. Es decir, estos tres principios de la función administrativa se garantizan con el oportuno, pertinente y provechoso empleo de los recursos en todas las modalidades de selección, y no se limita solamente en verifica de manera objetiva, en cuál de las modalidades de selección se emplea el menor espacio de tiempo y se invierte menos dinero. Por ello suponer, como lo hace la Compañía en su respuesta, que los principios de economía, eficiencia y eficacia, se concretan únicamente cuando se hace uso de un mecanismo de contratación directa (invitación directa), y que por el contrario el empleo de otra modalidad de contratación, es actuar en contrasentido de estos tres principios no resulta ser una justificación razonable y proporcionada. Se destaca además, que el principio de economía no se predica solamente del proceso de selección, también debe estar presente en la ejecución contractual. Con esto no se quiere decir, que la observación que hace la CGR se orienta a evaluar el desarrollo de la ejecución del contrato 381 de 2011. Lo que se destaca en este aparte es que, si bien la Entidad fue generosa en exponer todas las ventajas que ofrecía el contratista, no presta la misma notoriedad, o por lo menos queda un 51 Cm 10 No. 17-18, pisos 10/11, PBX 3537700 Ext. 7570, Bogotá D.C. Colombia. www.contraloriagen.gov,co.

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acento de duda, respecto del hecho de si esta única oferta que se contrató directamente, hubiera sido realmente la mejor y más beneficiosa para la Compañía, en el supuesto caso que la misma hubiera entrado a competir en términos de igualdad con otros oferentes. Por ello, nuevamente se pone en evidencia el poco vigor que muestra el argumento expuesto por POSITIVA S.A. en favor del principio de economía, con relación al procedimiento de selección en las condiciones establecidas en el numeral 14 del artículo 19 del Manual de Contratación. Principios de Publicidad, Igualdad, Transparencia e Imparcialidad: A partir de este momento se confrontarán los principios que, de conformidad con lo expresado en la presente observación, se pueden poner en riesgo con los lineamientos establecidos en el numeral 14 del artículo 19 del Manual de Contratación. Se recuerda que estos principios propenden por que la contratación se desarrolle, siempre ajena a cualquier designio anticipado a favor o en prevención de alguna persona, con el fin de que un mayor número de ellas pueda participar en identidad de oportunidades, para lo cual es necesario publicitar suficientemente los procesos contractuales, lo anterior con el objeto de escoger la oferta más favorable para los intereses de los contratantes25. Teniendo en cuenta estos criterios consagrados en el artículo 209 de la Constitución Política, se pasa a contrastarlos con los presupuestos establecidos en el numeral 14 del artículo 19 del Manual de Contratación. Se observa que en esta norma, se autoriza a emplear la modalidad de invitación directa, si se cumplen las siguientes condiciones: a) El requisito de que el contratista ya hubiese sido contratado anteriormente por la Compañía. b) El requisito de que el contratista se encuentre en capacidad de seguir prestando el bien y servicio que ya venía prestando, para no interrumpir su continuidad. c) Que se realice un estudio de mercado (el cual la entidad lo soporta solicitando cotizaciones privadas).

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En este punto se recuerda lo establecido por lo Compañía en su Código de Ética y Buen Gobierno de la Compañía, versión 02, Código PS-CO-CEBG-02, aprobado por la Junta Directiva el 27/11/2008, estipula: "Acciones para la integridad y la transparencia (...) En materia de contratación, implementar y adoptar las normas vigentes en la materia. Además hará pública la contratación de servicios y la adquisición de bienes de acuerdo con lo prescrito por la legislación vigente y establecerá mecanismos de seguimiento a los contratos."(subrayado fuera de texto).

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Respecto de lo anterior se observa: a) El requisito que el contratista ya hubiese sido contratado anteriormente por la Compañía: El hecho que una persona ya hubiese sido contratada anteriormente por la Entidad, no se considera que sea un argumento suficientemente razonable, frente al cual deban ponderarse principios de la función administrativa, como lo son el de igualdad y publicidad. Por el contrario, este requisito estipulado en el numeral 14 del artículo 19 del Manual de Contratación, resulta ser un criterio bastante restrictivo, pues incluso antes que inicie el proceso de selección, impide la posibilidad de que otros oferentes puedan participar en los procesos contractuales. En efecto, con este numeral se consagra una condición, que establece una notable desigualdad respecto de la persona que ya es (o fue) contratista de la Entidad, frente al resto de potenciales interesados que podrían estar en condiciones de contratar con POSITIVA S.A. b) Que el contratista se encuentre en capacidad de seguir prestando el bien y servicio que ya venía prestando, para no interrumpirlo: Lo expuesto en el párrafo anterior, también se predica del segundo presupuesto reseñado en este análisis, en el sentido que esta es igualmente una condición restrictiva. De lo anterior se agrega además, que se institucionaliza una posición prevenida por parte de la Entidad, toda vez que presupone que solamente el actual contratista, se encuentra en condiciones de seguir prestando el bien y/o servicio que requiere la Entidad. Dicho en otras palabras, ni siquiera se considera la posibilidad de que en el mercado existan otras empresas con iguales (o quizá mejores) condiciones, que las ofrecidas por el actual contratista. c) Que se realice un estudio de mercado, soportado en solicitar cotizaciones privadas: Respecto del tercer presupuesto del numeral 14 del artículo 19, se destaca como, a página seis del escrito de respuesta la Entidad señala: "Todo lo anteriormente expuesto, evidencia la observancia y el cumplimiento del principio de transparencia que debe privilegiarse en los procesos contractuales, al realizar una escogencia objetiva, al haber sido el ofrecimiento mas(sic) favorable a la entidad y a los fines que se buscaban, sin tener en consideración ninguna clase de motivación subjetiva, por considerar que el ofrecimiento era el más favorable teniendo en cuenta los factores de escogencia, tales como impacto técnico, cumplimiento, experiencia, organización, equipos, plazos, precio y la ponderación precisa, detallada y concreta de los mismos, dentro del análisis previo a la suscripción del contrato."(Subrayado fuera de texto)

Se pone en evidencia que la Entidad confunde la posibilidad de solicitar cotizaciones privadas, frente a lo que significan las ofertas. Si bien con las primeras se puede dar garantía al principio de selección objetiva en la invitación directa 53 Cra 10 No. 17-18, pisos 10/11, PBX 3537700 Ext. 7570, Bogotá D.C. Colombia. www.contraloriagen.gov.co.

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(cuando la invitación directa, se encuentra justificada por la ponderación razonable de los principios de la función administrativa), las dos no tienen el mismo nivel de protección. Pues la primera de ellas resulta ser más restrictiva que la otra, toda vez que se trata de una invitación privada, en donde el contratante selecciona, según su criterio, las firmas o empresas a las cuales solicitará cotización. Mientras que cuando se trata de oferentes, como sucede en la invitación pública, los términos y condiciones de la contratación se dan a conocer a toda la población, y todos los interesados pueden concurrir en igualdad de condiciones. Es por ello que, aunque la invitación a cotizar es un mecanismo válido, también es verdad que no es la mayor expresión de garantía de selección objetiva, puesto que con los mecanismos de contratación directa (invitación directa), algunos principios de la función administrativa se ven mermados (como es el caso del principio de publicidad o igualdad). Pero esta mengua se justifica solamente, cuando concurren otros principios de igual valía que deben ser ponderados, en virtud de poder atender unas circunstancias concretas. Dicho en otras palabras, la solicitud de cotización, si bien es verdad, es un mecanismo válido en la modalidad de selección de invitación directa, sólo sirve de garantía para la selección objetiva, cuando es el resultado de la ponderación razonable y proporcional de todos los principios de la función administrativa. En caso contrario, es decir, cuando (como en el caso consagrado en el numeral 14 del artículo 19 del Manual de Contratación) no existe una armonización racional y proporcional entre los principios de la función pública, este procedimiento se convierte en un mecanismo que coadyuva en la restricción de los principios de igualdad, publicidad e imparcialidad. Se aclara que con el presente hallazgo no se desconoce la posibilidad que tiene la Entidad de hacer uso de mecanismos de contratación directa (invitación directa). De igual manera se reconoce, que los mecanismos de invitación directa no riñen con los principios de la función administrativa, siempre y cuando en este tipo de modalidad de contratación, se encuentren representados de manera armónica y ponderada, todos los principios de la función administrativa. Se aclara que en ningún momento se señala dentro de la observación, la posibilidad de que la Entidad actuara de manera negligente, es más, se observa una evidente diligencia en la aplicación de lo establecido en el numeral 14 del artículo 19. Sin embargo se reitera, que este no es el objeto de la observación, pues el punto de debate se centra en que, es precisamente lo preceptuado en el numeral 14 del artículo 19, lo que puede poner en riesgo la observancia de principios superiores de Función Pública, en su aplicación práctica. Es por ello que, como consecuencia de lo anterior, el posible quebrantamiento de las obligaciones funcionales, no se ubica ya en las actuaciones que se sucedieron con ocasión de justificar la suscripción del contrato 381 de 2011, pues en este

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TRALORIA DELEGADA 1.1611.1A I icniES

punto se comprende que, los funcionarios que intervinieron para la realización de este contrato, lo hicieron en cumplimiento de su Manual de Contratación vigente. Por el contrario, se reseña entonces que la posible trasgresión de los deberes funcionales se sitúa, ya no para el momento de la suscripción contractual, sino que se concreta en el instante en que se decidió adoptar, por parte de la Compañía, la posibilidad de contratar de manera directa, bajo las condiciones establecidas en el numeral 14 del artículo 19, poniendo con ello en riesgo la observancia absoluta de los principios fundamentales de la Función Pública de publicidad, igualdad, transparencia e imparcialidad. CONCLUSION: Por tanto se observa que las condiciones plantadas en el numeral 14 del artículo 19 del Manual de Contratación, no resultan ser razonables frente a los principios de economía, eficiencia y eficacia, y por otro lado estos postulados consagrados en el mencionado numeral 14 del artículo 19, no se armonizan con los principios de Publicidad, Igualdad, Transparencia e Imparcialidad. Por lo expuesto anteriormente, el actuar con diligencia en la aplicación del numeral 14 del artículo 19 del Manual de Contratación de Positiva, no desvirtúa el hallazgo y se confirma con presunto alcance disciplinario por lo que debe darse traslado al órgano competente.

3.1.3.2. Evaluación Procesos Judiciales Para hacer la selección de los procesos judiciales a evaluar, fueron escogidos en primer término todos los procesos que terminaron su trámite en el año de 2011, lo cual dio un total de 180 procesos con una cuantía en el "monto de la provisión/pretensión", de $9.347 millones. De este universo, fueron seleccionados un número equivalente al 10% de los proceso, empleando para ello, además de los que fueron seleccionados específicamente por su relevancia económica, un método aleatorio y estadístico. La cuantía del "monto de la provisión/pretensión" de los procesos seleccionados asciende a la suma de $2.903 millones, cuantía que equivale al 31% del universo a evaluar. La gestión de la entidad en materia de defensa judicial, se examinó teniendo en cuenta lo relacionado con la solicitud y aporte de pruebas, presentación de recursos, así mismo se examinó en términos generales la pertinencia de los argumentos presentados por los representantes judiciales, concluyendo de lo anterior que, pese al gran volumen de procesos judiciales que adelanta POSITIVA, los mismos son atendidos de manera eficiente por la Entidad.

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3.1.4. Evaluación Sistema de Control Interno La evaluación de Sistema de Control Interno de la POSITIVA arrojó una calificación de 1.38 que significa que es Eficiente; sin embargo, presenta debilidades en la operatividad de los controles, evidenciado en los procesos de nómina de pensionados, recobros, supervisión de contratos y en la integralidad de los sistemas de información. Hallazgo 14. Soportes afiliaciones (D) El manual de afiliación de Positiva establece los procedimientos y requisitos para la afiliación de empresas nuevas al Sistema General de Riesgos Profesionales26 y establece los documentos exigidos para la afiliación del empleador27. De consulta realizada al aplicativo PMU por la opción "consulta de afiliación" se observan inconsistencias en los soportes allegados para la afiliación de las empresas, es así como: • Las empresas se afilian con un (1) trabajador o con un número menor de trabajadores y en las afiliaciones web se observan 1.026, 1.301, 2.266, 3874 y hasta 4.765 trabajadores. •

La información relacionada en los formularios de afiliación, con los centros de trabajo y el número de trabajadores, no es consistente con la información general de la empresa.

•

La actividad económica28 indicada en el formulario de afiliación es diferente o en algunos casos no está contenida en Registro Único Tributario — RUT.

26 'Toda persona Jurídica o Natural debe diligenciar en su totalidad el formulario de Afiliación. El operador deberá garantizar la consistencia de la información consignada en el Formulario. Por lo anterior el operador verificará que la información que se registra en el formulario coincida con la registrada en los anexos según el tipo de afiliación" La tarifa inicial del empleador se asigna de acuerdo con la actividad económica principal, que se encuentra registrada en el certificado de cámara y comercio o el documento que haga sus veces y el RUT (Excepto Afiliaciones de Servicio Doméstico). Toda empresa que realice una vinculación inicial debe reportar la totalidad de sus trabajadores. Toda empresa que solicite vinculación, deberá hacerlo con TIPO DE DOCUMENTO NIT(...). 27 Fotocopia del RUT, Fotocopia de documento de identidad del Representante Legal y Certificado de la Cámara de Comercio expedido con fecha no mayor a noventa días. 28 Decreto 1772 de 1994 ARTICULO 9o. DETERMINACION DE LA COTIZACION. Las cotizaciones al Sistema General de Riesgos Profesionales se determinan de acuerdo con: La actividad económica de empleador (...)

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Tabla No. 5 AFILIACION EMPRESAS A RIESGOS PROFESIONALES RUT

AFILIACION N IT

ACTIVIDAD RIESGO

TARIFA

800244387

5521

1

0.522%

800197463

1511 9111

2 1

1.044% 0.522%

900439684

4530 7111 6596

5 4 1

6.960% 4.350% 0.522%

ACTIVIDAD

TARIFA

RIESGO

5529 5125 1511

2 1

1.044% 0.522%

2

1.044%

7111

4

4.350%

Elaboro: CGR

Lo anterior denota falta de seguimiento y control a las afiliaciones de las empresas29 a riesgos profesionales, por cuando la información reportada por los aportantes no es validada con los soportes y puede conllevar a que éstas queden clasificadas en una categoría de menor riesgo y efectúen las cotizaciones por un menor valor y podría configurarse en un hallazgo con presunto alcance disciplinario. Respuesta: El Manual de Políticas de Afiliación diseñado e implementado por la compañía, establece que al momento de vincularse la empresa debe registrar mínimo un trabajador dependiente, ello en virtud de lo indicado en el Decreto-ley 1295 de 1994, en el artículo 4, literal c: "Todos los empleadores deben afiliarse al Sistema General de Riesgos Profesionales". (...)Cuando las empresas se vinculan por primera vez, la ARP asigna una actividad económica, resultante de la general que indique el registro de cámara y comercio y/o lo indicado en el código del RUT. Los trabajadores que ingresen en la afiliación inicial, quedan con la tarifa asignada a la actividad económica de la empresa. La información reportada a la Administradora posterior a la afiliación inicial, se tiene como una novedad en donde entra la creación de centros de trabajo para aquellas empresas que teniendo una actividad principal, tienen trabajadores con ocupaciones y tarifas diferentes. Por lo tanto, en el momento de creación de centros de trabajo y/o reclasificación de actividades el área competente requiere documentos que pueden ser diferentes a los soportes de la afiliación inicial. El RUT es un código que determina actividad económica para efectos tributarios, lo que en el Sistema de Aseguramiento se hace con lo indicado en el Decreto 1607 de 2002. Algunas veces los cuatro dígitos del RUT coinciden con los cuatro de los 6 de la norma en comento; pero, lo que se

29 Decreto 1772 de 1994, Artículo 6 EFECTOS DE LA AFILIACIÓN De conformidad con el literal K, del artículo 4o del Decreto 1295 de 1994, la afiliación se entiende efectuada al día siguiente de aquel en que el formulario ha sido recibido por la entidad administradora respectiva. Lo anterior, sin perjuicio de la facultad que asiste a la entidad administradora de riesgos profesionales de determinar, con posterioridad a la afiliación, si esta corresponde o no a la clasificación real, de conformidad con lo previsto en el artículo 29 del Decreto 1295 de 1994. Será responsable del pago de prestaciones de que trata el Decreto 1295 de 1994,la entidad administradora de riesgos profesionales que haya recibido, o le corresponda recibir el monto de las cotizaciones del período en el cual ocurra cualquiera de las consecuencias de un accidente de trabajo o de una enfermedad profesional. 57

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tiene en cuenta para determinar la tarifa de codificación del 1607.

la empresa y/o trabajadores es el primer dígito de la

El pago, en cabeza del empleador; es realizado a través de la Planilla Integrada PILA, el cual no hace control de afiliación y/o aseguradora, lo que en este momento se está subsanando con el proyecto gubernamental llamado AFILIATE que aún no ha sido implementado. Por otra parte, es pertinente indicar que POSITIVA COMPAÑIA DE SEGUROS a través de los líderes de cartera presentes en regional, identifican en la cartera oficial aquellas empresas que realizan pagos por una tarifa inferior a la reportada en la afiliación, iniciando el proceso de cobro por la diferencia dejada de pagar. Así mismo, se está diseñando un procedimiento con el apoyo del operador logístico, a fin de identificar los registros de los afiliados que cancelan por debajo de la tarifa, glosarlos y posteriormente requerirlos para la corrección y/o cobro del pago de los aportes dejados de pagar.

Conclusión CGR: El hallazgo se mantiene, toda vez que lo expresado por Positiva no desvirtúa la observación. Hallazgo 15. Comité de Seguimiento Al realizar la verificación a las actas del Comité de Seguimiento de la vigencia 2010 y 2011, conforme lo consignado en la cláusula Décimo Segunda del convenio Interadministrativo No.057 de 2008 "Administración del Contrato", suscrito con el ISS para la administración y pago de la nómina de pensionados de Riesgos Profesionales, se encontró que éstas a mayo 10 de 2012 no habían sido revisadas ni validado el contenido por parte de la Compañía de Seguros. Adicionalmente, no se dejan documentadas las actas ni se evidencia el seguimiento y control realizado a los pagos de pensionados que por ley tiene que realizar la entidad, generando desinformación y denota debilidades en el control realizado máxime que es un proceso que a la fecha se encuentra tercerizado y por tanto, la entidad no debe perder el control al respecto. Respuesta: "La elaboración de las actas estaban a cargo de la secretaria del comité, en cabeza del ISS, sin embargo todas las actividades acordadas en los diferentes comités fueron realizadas de manera oportuna; los temas cruciales de estos comités eran 3 casos de pensiones con pago entidad 97(pensionados jubilados del Seguro Social), encaminados al retiro de dichos pensionados de la nómina de Administradora de Riesgos, para ser asumidos por el Seguros Social como pensión de vejez; para tal fin se han adelantado gestiones que se pueden detallar en la copia de los oficios 332 del 16 de marzo de 2011; oficio 1063 del 15/07/2011, oficio 2809 del 30 de abril de 2012 y el oficio 3101 del 02 e mayo de 2012, (Ver anexo 9) Así mismo se adelantó el proceso de encriptación de la información de los archivos de envío de la nómina de pensionados, con el fin de darle cumplimiento a la Circular 052 de 2007 de la Superintendencia Financiera, en torno a la seguridad de la información que administra la Compañía. Finalmente, es importante indicar que en virtud del Comité de Seguimiento, se gestionó un acercamiento con Colpensiones, con el fin de estudiar la viabilidad de la administración y pago de la nómina de pensionados de Positiva, reunión de la cual se concluyó que Positiva, adelantaría el desarrollo de su propio sistema de nómina, hecho que fue en su oportunidad comunicado al equipo auditor y a que la fecha se encuentra en fase desarrollo para su implementación. 58 Cm 10 No. 17-18, pisos 10/11, PBX 3537700 Ext. 7570, Bogotá D.C. Colombia. www.contraloriagen.gov.co.

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Gestiones con las cuales se puede apreciar el seguimiento y control estricto que se ha realizado al convenio 057 del 2008.

Conclusión CGR: El hallazgo se mantiene, toda vez que lo expresado por Positiva no desvirtúa la observación, es así como las comunicaciones allegadas corresponden al 2011 (16 de marzo y del 18 de julio) suscritas la Vicepresidencia de Operaciones al ISS solicitando "la verificación pertinente y su respectiva aclaración sobre la continuidad del pago por parte de esta compañía, con el fin de evitar dobles pagos" de tres caso, sin obtener respuesta del Instituto al respecto durante la vigencia 2011. De igual manera, allega dos comunicaciones del ISS de la Vicepresidencia de Operaciones al Jefe de Compensaciones y Beneficios, solicitando el Reconocimiento Pensiona] y las semanas cotizadas de éstos tres casos. Lo descrito anteriormente evidencia la falta de seguimiento y control al desarrollo del Convenio. 3.1.5. Evaluación Financiera y Presupuestal 3.1.5.1. Evaluación Estados Financieros Al cierre de la vigencia de 2011, los Activos ascendían a $4.860.098,1 millones, presentando un incremento del 1.23% con relación a la vigencia anterior ($4.801.112,9 millones). Los Pasivos disminuyeron el 0.78% al pasar de $3.776.743,3 millones a $3.747.151,9 millones. El patrimonio aumentó el 8.65% y se obtuvieron utilidades del ejercicio por $20.561,2 millones. Los Activos están representados principalmente por la cuenta de Inversiones, la cual asciende a $3.907.577,9 millones (80.40%), seguidas por Otros Activos por $560.612,9 (11,54%) y el Disponible (6.33%), equivalentes a $307.668,6 millones. Por su parte, los Pasivos se encuentran constituidos en un 99.56% por las Reservas Técnicas de $3.730.847,8 millones. La Superintendencia Financiera de Colombia mediante la comunicación No.2011095735-048 del 27 de marzo de 2012, autorizó la publicación de los Estados Financieros de Positiva con corte al 31 de diciembre de 2011; así mismo autorizó que éstos fueran sometidos a consideración de la Asamblea General de Accionistas para su aprobación. Positiva Compañía de Seguros S.A, presentó los Estados Financieros para la vigencia 2011, según las normas establecidas por la Superintendencia Financiera de Colombia, relativas a los estados, informes y reportes contables, las cuales determinan los criterios para su preparación y presentación. Una vez evaluadas las cuentas seleccionadas dentro de la muestra, se hacen las siguientes consideraciones: 59 Cra 10 No. 17-18, pisos 10/11, PBX 3537700 Ext. 7570, Bogotá D.C. Colombia. www.contraloriagen.gov.co.

CONTRALORIA I wsivIgri,1.-zrcLr""DE GENERAL

LA REPÚBLICA E INSTITUCIONES FINANCIERAS

DISPONIBLE Al cierre de la vigencia 2011, la cuenta Disponible de la Compañía se encuentra representada por los depósitos en bancos, los cuales ascienden a $307.668.6 millones, presentando un incremento de $220.009.4 millones, equivalentes al 251%, frente al año anterior. Situación que de acuerdo con lo expresado en la Nota 3 a los Estados Financieros de Positiva, se originó por la estrategia de diversificación del portafolio determinada por el Comité de Inversiones y Riesgo para contar con la liquidez necesaria para adquirir nuevas alternativas de inversión. Es así como según los libros auxiliares de bancos las cuentas de la Compañía, durante el último semestre de 2011 y al 31-01-2012 se presentan los saldos en las cuentas bancarias corrientes y de ahorro, como se muestra en la Tabla No.1 Tabla No. 6 POSITIVA CIA DE SEGUROS S.A. Saldos Cuentas Bancarias A de Julio 2011 a 31- 01-2012 (Cifras en pesos) liall2 CUENTA DE AHG1480511492-40211-0BANC00E BOGOTA INV CUENTA CORRIENTE NO. 30468439040 BANCOLOMBIA CUENTA AHO 0 9.05 4 309-008886 BANCO BORA [LENTA AHORRO 4 958545 BANCO DE BOGOTA CUENTA AHORROS 4 040-31375-10ANC0 BOGOTA CUENTA AHORROS 4 309-036815 BANCO BBVA INV CUENTA AHORROSNI 200,849263 53CENTRAUZADORA BANCO OCCIDE

:-...,1:- FI:lédat:2.: 620x9.30 213,954.22550

24106.25 264009.21150

070.903,%390

130311110600

1.016723.55300

645.264903.01

7440825 33rt9sS.8RA03 131.431.099.09

386.221.47081

1 34071.773.06

696,308653 [O

611.448,504.07 45,564,191.W

60.944 685.00 29,926,450.23

CUENTA AHORRO NO. 3047100455G BANCOLOMBIA CUENTA 0804400 N4 00)832931 BANCO BOGOTA INV CUENTA CORRIENTE 01021%155.9 BANCO DAVIVIENDA

56,844487.26

64.190,49527

CUENTA AHORRO5NO 056114315 BANCO POPULAR 1418. CUENTA CORRIENTE 011973 CITIBANK INV

46,148,653.11

CUENTA CORRIENTE 4 0820-012623-6 BANCO AGRARIO De COLOMBIA CUENTA AHORROS N4 4O13321155 BANCO BOGOTA INV

54899,13629

]3,302063.93

79.YA.652.52

81649.03100 1;285,996.105.13

83.019,®20] 1 11.331.323.08101

03.352,977[0 11,400,521,422.91

11,516,281223.69

2.933,403.323.09

2.558.484.412.31

L152.662.906.39

5.567.084.272.64

20,225,32439

71, 485.324.39

CUENTA CORRIENTE 4 9604352 BANCO SUDAMERIS CUENTA CORRIENTE N. 200124809 5.5 DICERCION RILA BANCO OCCISO

575,838.530.63

-

05,50298].06

x,500.33

31.233.554.23 1.253.213.22339

31,310633.63

64420..961n

75.2711597.05 433167.063.04 11715,857,646,95

76,358,306.05 1.056,850.04

432.87443124

CUENTA AHORROS 4 309-006864 BANCO BEWA INV CUENTA AHORROS 5 4 CO0-83960-7 BANCO BOGOTA 1NV CUENTA CORRIENTE N,200124907 5,5-PAGO A TERCEROS BANCO OCC

-

14248.825 844 56

04aF6.652.33

84851,142.65

1],496,723.187.38

µ40t06255].81

90521.311,03263

11217.404.511.31 371651.0508

4.935,904.72136 37937.582.89

3177.369.04235

31,153,64896 48.745,87039

CUENTA AHORROS N4 0410,932915 P.ANCO BOGOTA INV CUENTA AHORROS NO 068114331 BANCO POPULAR INV. 772.292,75.0.99

CUENTA CORRIENTE 02350006349-2 BANCO DE OCODENTE CUENTA AHORROS N 4 000.12.2923 BANCO BOGOTA INV C1JENTA AH0110054309007235 RANO 11800 INV CUENTA AHORROBO 000432954 BANCO BOGOTA 188

159.271,171RO 120307377.80 10,446.77

CUENTA AHORROS 309-11044149 BANCO BBVA CUENTA AHORROS NO 066114653 BANCO POPuLAR 1449. CUENTA CORRIENTE N 4 200,12406135 PILA RECAUDO ELECTRONICO BA CUENTA CORRIENTE 8046212740 BANCO OE BOGOTA OBEVAL CUENTA DE AHORROS 4 243-007900417COU1IN0 ARP CUENTA CORRIENTE 060213266 BANCO OE BOGOTA CUENTA AHORRO N 20090001 BANCO DE BOGOTA

1223]6.9X.90

1546E030M

151401,752GO

.993.01 172 14446]7

*44677

10 446.77

231011.84153

107,598271.51

75,335,786.29 181.000.60

165597,524.87

258.117.110

11214.0.633.90

10,44477

24955.418,)fi141

563,738,9E;)52563

CUENTA CORRIENTE ti 040212734INVERSIONES BANCOIRC BOGOTA CUENTA AHORROS 0 309-006856 BANCO BRVA NY CUENTA AHORROS 84 CO0432941 BANCO BOGOTA INV CUENTA AHORROS 4 108-1041.459 BANCO DAVIVIENDA CUENTA A110 9 905NO 066114307 BANCO POPULAR INV. CUENTA CORRIENTE U 040n182.3BANCO DE BOGOTA

107452160

39,905.55160

AiBM,NBSe

43.785,83226

3W.FO143433

90.X7369033

198].491.959..60

407.2A.A

937137098 42,014453.85

42,1229X.90

42.232.74886

853.201.855.90

;0]9.656,9690

34%

4.319.773.42

4 315.530.42

CUENTA AHORROS NO 066115270 BANCO POPULAR INV. CUENTA CORRIENTE NO. 30152273267 BANCOLOMBIA

86533.226,00 4.323,889.42

OJENTA DE AHORROS U 255.00549191CO0MENA TRADICIONAL CUENTA AHORRO lo 958637 BANCO DE BOGOTA L1JENTA CORRIENTE 4 150213767 RAIICO POPULAR CUENTA AHORROS 4 9~013800 CANCO SUD/1410915 CANTA DE AHORROS N. 0122169889 COLPATRIA

96,16¿65].30

4.343.180.42 91.367.999.83 565.196.11533

304021.378-75

4.860.919.00 455.372.62333

CUENTA AHORROS NO 066114323 BANCO POPULAR INV. CUENTA AHORROS 4309038050 SANCO EIBVA INV OJENTA AHORROS 4 309-006231 BANCO EIRVA INV CUENTA CORRIENTE 4 2C3750001 011008 0 INV CIENTO AHORROS NO 056114349 BANCO POPULAR 1018. CUENTA A1-1011405NO 06611A299 BANCO POPULAR 1110.

3.609.243,690.00

6374501.40

6.1274435.29

CUENTA CORRIEN114 52251137 BANCO DE LA REPURUCA CuENTA AHO 490 N 93443-0 BANCO DE BOGOTA CUENTA AHORROS 430900802 BANCO BIWA U« CUENTA CORRIENTE 4 21500401409 COLMENA PROVEEDORES

3,6µ5A19138

1811262,817.69

31.559,2363xiH

23.683.497..120.19

180632.315.69

188,951,327.69

31 4994.061.63

ALll,366.6)?>6

31.3]a,p3],35L94

163,025.71

16100671 201233279.27

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98518,40718

1 ➢

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31.206,993097390 324.925.067.69

0571.448.08 104595.910.00

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4266,861.09

189.907,436.69

155,5%03069

70363404.00

611,65,165.50

267.11.020,62 182.821323.0

307373,973.354.23 844,459.60 30323.757.42

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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

CONTRALORiA DELEGADA GESTION PÚBLICA E INSTITUCIONES FINANCIERAS

Hallazgo No. 16 Depuración de Partidas Conciliatorias La resolución 357 del 2008 de la Contaduría General de la Nación establece en su numeral 3.8, determina que: (...) para un control riguroso del disponible y especialmente de los depósitos en instituciones financieras, las entidades contables publicas deberán implementar los procedimientos que sean necesarios para administrar los riesgos asociados con el manejo de las cuentas bancarias, sean estas de ahorro o corriente, manteniendo como principal actividad la elaboración periódica de conciliaciones bancarias, de tal forma que el proceso conciliatorio haga posible un seguimiento de las partidas generadoras de diferencias entre el extracto y los libros de contabilidad. Se evidenciaron en las conciliaciones bancarias presentadas por Positiva partidas conciliatorias no depuradas las cuales se presentan a continuación: > No registradas en libro de bancos A diciembre 31 de 2011, el saldo del Disponible por $307.668.6 millones, presenta diferencia de $2.803.7 millones, con respecto a los saldos según extractos por $310.472.3 millones, debido a la existencia de 128.823 partidas conciliatorias no regularizadas, de diciembre de 2011 por valor de $5.398 millones, de las cuales el 74% ($4.088.5 millones), corresponden a consignaciones pendientes de identificar. Tabla No. 7 PARTIDAS CONCILIATORIAS AL 31 DE DICIEMBRE DE 2011 (Cifras en pesos) PARTIDAS CONTABILIZADAS PENDIENTES EN EXTRACTO BANCARIO No. PARTIDAS DEPOSITOS EXTRACTADOS NO CONTABILIZADOS

CONSIGNACIONES NOTAS CREDITO

VALOR

PART.

128.178 37

4.008.541.054 13.826.091

74,26% 0,26%

4 2

167.748 3.278_718

0,00% 0,06%

452 95

798.450.985 495.309.010

14,79% 9,18%

4 51

8.083.835 70.506.631

0,15% 1,31%

128.823

5.398.164.072

100,00%

RETIROS EXTRACTADOS NO CONTABILIZADOS

NOTAS DEBITO NOTAS DEBITO PARTIDAS EXTRACTADAS NO CONTABILIZADAS DEPOSITOS CONTABILIZADOS NO EXTRACTADOS

CONSIGNACIONES NOTAS CREDITO RETIROS CONTABILIZADOS NO EXTRACTADOS

NOTAS DEBITO GIROS TOTAL Fuente: Conciliaciones Bancarias realizadas por Ebsitiva - diciembre de 2011 Elaboró: CGR

Lo anterior denota falta de seguimiento y control a los recursos y afecta el saldo de la cuenta Disponible, reflejada en los Estados Financieros, generando una subestimación por $2.803.7 millones en el disponible con efecto en el resultado del ejercicio de la Compañía.

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CONTRALORÍA """`"'"`"A"

GESTIÓN PÚBLICA GENERAL OE LA REPÚBLICA E INSTITUCIONES FINANCIERAS

Respuesta: "...existen diversos motivos que están fuera del control de la administración que impiden, por falta de soportes, la aplicación oportuna de los recaudos. Esto, unido al alto volumen de transacciones, y a pesar de que por solicitud de la Vicepresidencia de Operaciones la fecha de cierre se extendió hasta el 4 de enero de 2012, explican por qué al cierre del ejercicio hay partidas que ingresaron en el mes de diciembre a las cuentas bancarias, y que no alcanzaron a ser regularizadas o aplicadas dentro del mismo mes. Esta situación es perfectamente normal en las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia"... ... "Vale reiterar que el dictamen del revisor fiscal no tuvo salvedades, y por el contrario se levantó la salvedad que se dejó al cierre de 2010. Cualquier diferencia que supere la cifra de materialidad ya referida, afectaría la razonabilidad y habría implicado dejar salvedad en el dictamen."

Conclusión de la CGR: El hallazgo se mantiene, toda vez que lo expresado por Positiva no desvirtúa la observación. > Registradas en libro de bancos y no reportadas en extractos bancarios. De otra parte, se establecieron 452 consignaciones con antigüedad de hasta 1 mes por $798.4 millones y 95 notas crédito por $495.3 millones registradas en libros y no reportadas en los extractos bancarios. Tabla No 8 PARTIDAS CONCILIATORIAS REGISTRADAS EN BANCOS Y NO REPORTADOS EN EXTRACTOS BANCARIOS A 31-12-2011 (Cifras en pesos) PARTIDAS PENDIENTES EN LIBRO ECOS

PARTIDAS PENDIENTES EN EXTRACTO BANCARIO CUENTA BANCARIA

DEPOSITOS EXTRACTADOS NO

RETIROS

DEPOSITOS CONTABIUZADOS NO

CONTABIUZADOS

EXTRACTADOS NO

EXTRACTADOS

CONSIGNACIONES CIASE CIA AgIGUENTA '- No. CORRIENTE 40211823 AHORROS

492-40211-0

CORRIENTE 904152273267 CORRIENTE 122169889 CORRIENTE

200-12488-15.5

AHORROS

200-84926-3

AHORROS

245W790087

VALOR

NOTAS CREDITO No.

VALOR

169

675,721,990

3

298,2130

63113

849,026,633

29

7,456,359

41

29,776,146

40928

1,328376,868

1885

68,577,682

21862

383,959,630

111 128109

NOTAS DEBITO No.

VALOR

No.

valor 6

4

167,748

Valor

No.

2,878999

176 166,314,502

EXTRACTADOS

NOTAS CREDITO

4

27

7,704,559

4

167,748

16,961

NOTAS DEBITO No.

VALOR

GIROS No.

VALOR

2 281,909,221 40 1

631,039,743 3,965,978,633

CONSIGNACIONES

RETIROS CONTABILIZADOS NO

30,505,981

1

7,660,609

26 23,328,923

1

7,660,600

29 30,590,535

443,603

1 103,329,376 76,128,250

265 609,887,269

39

451 779,097,731

83 492,316,429

3

7,261,612

Fuente ;Concilaiciones b0varias volisva Elaboro:Equipo Auditor CAE

Lo anterior denota la realización de afectaciones contables sin que se haya materializado el ingreso de efectivo a las cuentas bancarias y afecta la razonabilidad del saldo de la cuenta Disponible, reflejada en los Estados Financieros, generando una sobreestimación por $1.293.7 millones en el disponible con efecto en los Ingresos, Bancos, Cuentas por Cobrar y en el Patrimonio de la Compañía. Respuesta: "Nos permitimos aclarar que los valores contabilizados en el mes de diciembre 2011 por valor de $ 798.4 millones y $ 495.3 millones, si están registrados en los extractos bancarios. Sin embargo, y en aras de dar respuesta a la inquietud presentada por ustedes, consideramos procedente efectuar las siguientes precisiones:

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CONTRALORÍA i DE ENERAL

LA CEPO OLICA = E INSTITUCIONES FINANCIERAS

Hay consignaciones que fueron contabilizadas, cuyos "soportes" son las planillas físicas de aportes a la seguridad social, en las cuales se evidencia la fecha de presentación de la planilla ante la entidad bancada (Ej.: fecha mencionada 31/12/2011), mientras que el ingreso del dinero a las cuentas bancarias de Positiva, se refleja en el extracto bancario del primer día hábil del mes siguiente. Esta situación se presenta cuando el pago en bancos se hace en horario adicional del último día del mes. En ese sentido, y conforme los soportes recibidos por la aseguradora, el ingreso de los recursos si se dio, pero por temas operativos de los bancos se reflejan el día siguiente en extractos. También encontramos consignaciones registradas en el mes de diciembre de 2011, que correspondían a recaudos de meses anteriores y que por el análisis que requieren estas partidas, no alcanzaron a ser conciliadas en su totalidad en ese mes. Dichas partidas fueron regularizadas en el mes de enero de 2012. Dentro de las 452 consignaciones del mes de diciembre por valor de $ 798.4 millones, encontramos el caso específico de los montos girados a Positiva por el Sistema General de Participaciones. Estas sumas se reflejan en los extractos bancarios agrupados por Departamentos, mientras que la imputación de dichas consignaciones se debe aplicar en los libros de contabilidad por cada uno de los hospitales. Por esto, el cruce de información entre los valores que ingresaron al extracto y los valores contabilizados en libros requerían de un análisis que no alcanzó a terminarse dentro del mismo mes. En cuanto a las 95 notas crédito por valor de $ 495.3 millones que igualmente corresponden a consignaciones, que por su tipo de registro aparecen en el módulo de recaudos como notas crédito, estas sumas también se encuentran en los extractos bancarios, aclarando que igual que lo mencionamos anteriormente corresponden a ingresos de meses anteriores que fueron contabilizadas en libros en el mes objeto de análisis. El cruce final de estos montos se realizó en el mes de enero de 2012, mes en el que se terminaron de aplicar el 100% los recursos.

Conclusión de la CGR: La respuesta de la Entidad no desvirtúa la observación, por cuanto no allegó la documentación necesaria los documentos y/o soportes para evidenciar lo descrito e indica entre otras las causas que corresponden a las situaciones descritas en el hallazgo. CUENTAS POR COBRAR ACTIVIDAD ASEGURADORA (Código 15) Hallazgo 17. Consistencia información — Actividad Aseguradora El saldo de las Cuentas por Cobrar — Sistema General Riesgos Profesionales — empleadores (156505_ 24) por $55.600.7 millones, presenta diferencia por $32.4 millones, con respecto al reporte de cartera entregado en la prueba de recorrido por la Coordinación de Cartera, el cual asciende a $55.568,3 millones. Lo anterior genera una sobreestimación de las Cuentas por Cobrar de $32.4 millones, con efecto en el Patrimonio de la Compañía. Respuesta: "La diferencia que existe en el saldo de las cuentas por cobrar Sistema General Riesgos Profesionales — empleadores (156505 24) por $32.4 millones, se detalla de la siguiente forma":

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CONTRALORÍA

LAICDAE LEGADA GGEOSNTTIÓ RN A LPOÚRBi

GENERAL DE LA REPÚBLICA E INSTITUCIONES FINANCIERAS

CONCEPTO

VALOR

DIFERENCIAS POR RAMO - REQUERIMIENTO SISTRAN ENERO 2011 VIGENCIAS FUTURAS POR IDENTIFICAR - REQUERIMIENTO SISTRAN MARZO 2012 TOTAL

724,994 31,638,422 32,363,416

Con el fin de dar claridad sobre estos conceptos, la Coordinación de Recaudo y Cartera, elaboró dos requerimientos al área de informática donde se solicita la exclusión de la cartera que corresponde a pólizas que internamente están cargados al reporte de ARP, pero que corresponden a saldos de otros ramos y la identificación del detalle de las vigencias futuras, del 17 de enero de 2011 y el 29 de marzo de 2012, respectivamente"

Conclusión CGR: El hallazgo no se desvirtúa, la entidad acepta la observación y plantea acciones de mejora. CUENTAS POR COBRAR DIVERSAS (Códigol6) A 31 de diciembre de 2011, las Cuentas por Cobrar (Código 16) por $4.678,6 millones, que se encuentran provisionadas y reflejan un saldo neto por $184.3 millones, presentando una disminución por $696.2 millones, con respecto al año anterior que era $880.5 millones. Dentro de esta cuenta se registraron los recobros por pagos efectuados a beneficiarios del Sistema General de Riesgos Profesionales por $2.929 millones, los cuales se encuentran provisionados en un 100%, una vez establecido que o no se tenía el derecho o se le pagó la suma que no correspondía, la Compañía continua gestionando la recuperación de dichos recursos por medio de procesos coactivos, liderados por el área jurídica3°. Hallazgo 18. Cuentas por Cobrar - Diversas - Otras A 31 de diciembre de 2011, las Cuentas por Cobrar — Diversas —Otras por $4.678,6 millones, que se encuentran provisionadas al 100%, incluyen partidas por diferentes conceptos; así: Tabla No. 9 CUENTAS POR COBRAR DIVERSAS (Cifras en pesos) SUBCUENTA

DETALLE

1693958000999 EMBARGOS JUDICIALES 155 CUENTAS POR COBRAR - IMPUESTOS

VARIAS

1693958011010 COLOMBIA TELECOMUNICACIONES TOTAL

VALOR 1,512,982,539.13 68,105,565.76 20, 184, 211.00 1,601,272,315.89

Fuente: Estados Financieros Positiva

30

Notas a los estados Financieros de Positiva al 31 de diciembre de 2011, Nota (6) Otras Cuentas por Cobrar 64 Cra 10 No. 17-18, pisos 10/11, PBX 3537700 Ext. 7570, Bogotá D.C. Colombia. www.contraloriagen.gov.co.

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Se evidenció que en algunos casos ya se han recuperado los recursos pero no se realizan los registros contables respectivos, como es el caso de algunos embargos judiciales enunciados anteriormente y el de Telecomunicaciones que se cruzó con facturas y actualmente se encuentra a Paz y Salvo, según lo informado por la Entidad mediante mail del 12 de abril de 2012. Igualmente, se observa que estas cuentas por cobrar incluyen $68.1 millones originados en retenciones de retención en la fuente y de impuesto gravamen a movimientos financieros. Tabla No. 10 SALDOS POR COBRAR POR IMPUESTOS (Cifras en pesos) CONCEPTO

RETEFUENTE DEJADA DE COBRAR OTROS PAGOS POR CUENTA DE TERCEROS

FECHA CREACION

VALOR

211.310,76 51.253,00

MAYORES VALORES GIRADOS

2.725.806,00

CUENTAS POR COBRARA LA ADMON DE IMTOS NALES (DIAN) CUENTA PUENTE- IMPUESTOS POR COBRAR

1.025.000,00

CUENTAS POR COBRAR A MUNICIPIO

59.866.001,00

3.847.195,00

OTRAS CUENTAS POR COBRAR

126.000,00

OTRAS CUENTAS POR COBRAR

253.000,00

Total cuenta 1693 Fuente: Positiva Compañía de Seguros

GESTION ADELANTADA OBSERVACIONES - CONCEPTOS GERENCIA DE CONTABILIDAD.

31/05/2011 Error en contabilización se ajusto en el mes de Marzo de 2012 con comprobante 535 30/11/2011 Se realizo el ajuste el 31 de marzo de 2012 CC 31 30/12/2011 Se realizo el ajuste el 31 de marzo de 2012 CC 41 30/04/2010 Saldo a favor de la renta 2009 se ajusto en Marzo del 2012 con comprobante 535 Corresponde a retenciones que fueron practicadas a Positiva por concepto de inversiones y serán reclasificadas al codigo PUC 199030 una vez culmine todo su analisis. Saldo a favor por industria y comercio municipio de Medellin. Comprobante de contabilidad 216. 31/03/2011 Error en contabilización sancion e intereses de declaración industria y Comercio 2009 se ajusto al gasto en Marzo 2012, con comprobante 535 18/04/2010 Sanción e intereses por declaración Julio 2010, la declaración fue presentada con 2 días de extemporaneidad, se ajustara en Abril del 2012.

68.105.565,76

Lo anterior genera una sobrestimación en gastos con efecto en el resultado del ejercicio. Respuesta: "(...) Con respecto a las cuentas por cobrar por concepto de embargos, algunos valores que se encontraban al 31 de diciembre de 2011, los mismos se legalizaron en el primer trimestre del año 2012, razón por la cual no se ven reflejados en los registros contables del cierre de la vigencia auditada, situación que sucede en igual forma para la cuenta con Colombia — Telecomunicaciones. Es necesario aclarar, ante la observación de la comisión de visita, sobre las cuentas por cobrar originadas en el proceso tributario, que las mismas no se generaron por pagos que no le correspondían a Positiva, sino que tal como lo mencionamos en los soportes entregados en días pasados, del total de $ 68.1 millones, un monto de $ 59.9 millones que corresponden a la retención en la fuente practicada a Positiva por los rendimientos, y al gravamen a los movimientos financieros por las operaciones que se generan en la cartera colectiva efectuada al fideicomiso del Banco de 65 Cía 10 No. 17-18, pisos 10/11, PBX 3537700 Ext. 7570, Bogotá D.C. Colombia. www.contraloriagen.gov.co.

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GONTRALODiA DELEGADA GESTIÓN PÚBLICA GENERAL DE LA REPOOLICA E INSTITUCIONES FINANCIERAS

Bogotá administrado a través de Fiduciaria La Previsora. Una vez se obtengan la totalidad de los certificados físicos, de los cuales a la fecha ya recibimos algunos procederemos a efectuar la reclasificación de $13.4 millones a la cuenta 199010 anticipo retención en la fuente, suma que será descontada del siguiente pago de impuesto de renta, y los $ 46.5 millones como gasto 514035 "gravamen a los movimientos financieros". Adjunto a esta comunicación enviamos una explicación resumida de los demás montos, correspondientes a cuentas por cobrar de impuestos, así como la copia de la cuenta de cobro emitida a Colpensiones, tal como se citó anteriormente.(Anexo 4).

Conclusión CGR: El hallazgo no se desvirtúa, la entidad allegó los soportes relacionados con los embargos judiciales y plantea acciones de mejora. De otra parte plantea reclasificar de las cuentas por cobrar "169395" a la cuenta Otros Activos — Diversos "199035" $14.5 millones, por concepto de retenciones efectuadas a los rendimientos financieros y a los Gastos Operacionales — Impuestos "514030" $46.5 millones, relacionados con GMF. Con respecto al saldo de Telecomunicaciones por $20,1 millones, no allegó soportes que evidencien la fecha de ingreso o cruce de los recursos; por lo tanto se efectuó consulta en el aplicativo contable, determinando que aún se refleja el saldo por cobrar. Hallazgo 19. Causación Ingresos No Operacionales — Recuperaciones Convenio No.057 de 2008. El Decreto 2649 de 1993, Título I, Capitulo III, artículo 12 determina: "REALIZACION. Sólo pueden reconocerse hechos económicos realizados. Se entiende que un hecho económico se ha realizado cuando quiera que pueda comprobarse que, como consecuencia de transacciones o eventos pasados, internos o externos, el ente económico tiene o tendrá un beneficio o un sacrificio económico, o ha experimentado un cambio en sus recursos, en uno y otro caso razonablemente cuantificables". Así mismo, lo establece el Régimen de Contabilidad Pública, Libro 1, Tiltulo II, Sistema Nacional de Contabilidad Pública, numeral 8 Principios de la contabilidad pública31.

La Resolución 357 del 23 de julio de 2008 de la Contaduría General de la Nación, numeral 3, establece dentro de los procedimientos de control interno contable los elementos mínimos que deben observar las entidades relacionados con el registro de la totalidad de operaciones32 y las conciliaciones de información33.

31 117. Devengo o Causación. Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales deben reconocerse en el momento en que sucedan, con independencia del instante en que se produzca la corriente de efectivo o del equivalente que se deriva de estos. El reconocimiento se efectuará cuando surjan los derechos y obligaciones, o cuando la transacción u operación originada por el hecho incida en los resultados del periodo. 32 3.3. Registro de la totalidad de las operaciones. Deben adoptarse los controles que sean necesarios para garantizar que la totalidad de las operaciones llevadas a cabo por los entes públicos sean vinculadas al proceso contable, de manera independiente a su cuantía y relación con el cometido estatal, para lo cual deberá implementarse una política institucional que señale el compromiso de cada uno de los procesos en el sentido de suministrar la información que corresponda al proceso contable. También debe verificarse la materialización de dicha política en términos de un adecuado flujo de información entre los diferentes procesos organizacionales, as] como de los procedimientos implementados y documentados. '3 3.8. Conciliaciones de información. Deben realizarse conciliaciones permanentes para contrastar, y ajustar si a ello hubiere lugar, la información registrada en la contabilidad de la entidad contable pública y los datos que tienen las diferentes dependencias respecto a su responsabilidad en la administración de un proceso especifico.

66 Cra 10 No. 17-18, pisos 10/11, PBX 3537700 Ext. 7570, Bogotá D.C. Colombia. www.contraloriagen.gov.co.

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CONTRALOFDA DELEGADA GESTION PUBLICA E INSTITUCIONES FINANCIERAS

La cuenta Ingresos No Operacionales — Recuperaciones— Reintegros Mesadas Pensionales "422595_27000" refleja saldo por $2.062,8 millones; no obstante mediante comunicación 32913 del 29 de marzo de 2012 Positiva informó que estos ingresos ascendían a $1.579,1 millones, arrojando inicialmente una diferencia por $483.7 millones. Sin embargo, de acuerdo con la respuesta de la entidad se evidenció que no fueron causados ingresos correspondientes a $1.579.1 millones según cuenta de cobro generada por Positiva con fecha 21-12-2011 al ISS, los cuales fueron abonados por el deudor a la cuenta del Banco de Occidente, según Nota Crédito expedida con fecha 25-01-2012. Lo anterior genera subestimación de los Ingresos No Operacionales por $1.579.1 millones, afectando el resultado del ejercicio y demuestra debilidades en los mecanismos de control adoptados por la compañía para el registro y revelación de la información financiera. Respuesta: "Frente a esta observación es importante aclarar que los ingresos mencionados por el equipo auditor en su documento de observaciones, corresponde a dos transacciones diferentes, sobre las cuales se aportan al presente oficio, los soportes de la gestión adelantada para la recuperación de dichos dineros. Oficio y fecha de solicitud 6/09/2011 26/12/2012

No. de oficio

Valor reintegrado

1439 2033

$2.062.840.594 $1.579.100.223

Fecha de Ingreso de los recursos. 30/09/2011 25/01/2012

Así mismo, es importante destacar que la Compañía, a través de la Vicepresidencia de Operaciones, continúa con la labor de depuración y recuperación de recursos provenientes de reintegros".

Adicionalmente en nueva respuesta ante replanteamiento del hallazgo por parte del equipo auditor la entidad auditada mediante oficio No.11000 indica al respecto lo siguiente: "....la cuenta por cobrar a cargo del Instituto de los Seguros Sociales no fue causada por la Compañía al 31 de diciembre de 2011. Sin embargo, si se hubiese efectuado el registro de la cuenta por cobrar, en forma paralela se habría constituido la provisión al 100%, ya que las sumas que generaban el recobro al ISS, como se observa en el anexo que adjuntamos, correspondían a dineros girados por Positiva al ISS entre los años 2008 a 2011, que hasta ese momento no habían sido reclamados por los beneficiarios por lo que daba lugar al reintegro de las mismas por parte del ISS. En ese sentido, además de existir riesgo de objeción por parte de esa entidad en un porcentaje no determinado dada la antigüedad de varios montos, existía también el antecedente en los tiempos de respuesta a anteriores solicitudes de devolución de dineros, ratificado lo anterior en que esta cuenta se envió el día 26 de diciembre de 2011 y el dinero fue consignado en nuestras cuentas hasta el 25 de enero de 2012. Así, resultaría totalmente apropiada la constitución de la provisión 67 Cra 10 No. 17-18, pisos 10/11, PBX 3537700 Ext. 7570, Bogotá D.C. Colombia. www.contraloriagen.gov.co.

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CONTRALORiA DELEGACIA GESTION PUBLICA E INSTITUCIONES FINANCIERAS

acorde con el principio de prudencia y a la norma de la Superintendencia Financiera plasmada en la Circular Externa 100/95, Circular Básica Contable y Financiera. Por todo lo anterior, el efecto tanto en los activos como en las cuentas de resultado sería cero (0). En otras palabras, si los estados financieros están subestimados en ingresos no operacionales, también lo están en los egresos por efecto de la constitución de la respectiva provisión. Finalmente, el hecho económico fue reconocido en el mes de enero de 2012, periodo en el cual ingresó el dinero en efectivo a las cuentas bancarias de la Compañía. La contrapartida del registro contable fue reconocida como "ingreso de ejercicios anteriores", acorde con el decreto 2649 de 1993 que en su artículo 106 establece: "Reconocimiento de errores de ejercicios anteriores. Las partidas que correspondan a la corrección de errores contables de períodos anteriores, provenientes de equivocaciones en cómputos matemáticos, de desviaciones en la aplicación de normas contables o de haber pasado inadvertidos hechos cuantificables que existían a la fecha en que se difundió la información financiera, se deben incluir en los resultados del período en que se advirtieren."

Conclusión CGR: La entidad en respuesta a esta observación, allegó dos cuentas de cobro presentadas al Instituto de Seguros Sociales, por devolución de dineros, así: SOLICITUD

OFICIO

VALOR

6/09/2011 26/12/2012

1439 2033

$2.062.840.594 $1.579.100.223

PERIODO Enero a diciembre de 2010 Con corte a octubre de 2011

De acuerdo con los registros contables se estableció el registro contable de la cuenta por $2.062,8 millones y no fue causada al cierre del ejercicio 2011, siendo finalmente reconocido el hecho económico en el mes de enero de 2012 como "ingreso de ejercicios anteriores", acorde con el artículo 106 del decreto 2649 de 1993. La no causación de la cuenta de cobro por $1.579,1 millones que se emitió el 21 de diciembre de 2011 generó una subestimación por dicho valor tanto en las Cuentas por Cobrar como de los Ingresos, afectando el resultado del ejercicio y el Patrimonio de la Compañía al cierre del periodo contable auditado. Lo anterior se genera por debilidades de comunicación entre las áreas y se configura un hallazgo administrativo. Hallazgo 20. Gastos Operacionales- Comisión Convenio No. 057 de 2008 Al 31 de diciembre de 2011 la subcuenta Gastos Operacionales — Siniestros Liquidados — Riesgos Profesionales "510214_2411" por $227.409.7 millones, presenta diferencia por $1.643,6 millones, con respecto a las TRANSFERENCIAS informadas mediante comunicación No.32913 del 29 de marzo de 2012 de Positiva, donde estas comisiones ascienden $225.766 millones. De igual manera, la subcuenta Gastos Operacionales — Otras Comisiones — Servicios Bancarios — Comisiones Varias Bancarias (ND) "519520_0030" por $2.152.8 millones, presenta diferencia por -$104.8 millones, con respecto a las 68 Cra 10 No. 17-18, pisos 10/11, PBX 3537700 Ext. 7570, Bogotá D.C. Colombia. www.contraloriagen.gov.co.

RALORÍA GCONTIoRNALFrsi,A,ELEGADA

CONT

GENERAL DE LA REPÚBLICA

1 e INSTITUCIONES FINANCIERAS

comisiones informadas mediante comunicación No.32913 del 29 de marzo de 2012 de Positiva, donde estas comisiones ascienden $2.257,6 millones. Situaciones que generan; por una parte, sobreestimación de los Gastos Operacionales por $1.643,6 millones y por otra parte, subestimación de los éstos mismos Gastos por $104.8 millones, afectando el resultado del ejercicio y evidencian debilidades en los controles establecidos para la validación de la información financiera reportada en los Estados financieros. Respuesta: "Hechas nuestras revisiones no encontramos las diferencias anotadas en el oficio de observaciones. Las transferencias efectuadas por valor de $ 225.766.0 millones se reflejan contablemente en los auxiliares 5102148024111 pensiones de invalidez por valor de $ 104.280.3 millones y en el auxiliar 5102148024112 pensiones de sobre vivencia por valor de $ 121.485.7 millones. En cuanto a la cuenta Otras comisiones por valor de $ 2.257.6 millones se encuentran registradas en el auxiliar 5195208000000".

Conclusión CGR: La entidad no dio explicación a las diferencias establecidas. 3.1.5.2. Control Interno Contable La Compañía en el informe anual de evaluación del Control Interno Contable reportado a la Contaduría General de la Nación informa que: •

Mensualmente se publican los Estados Financieros en la Intranet de la compañía y con corte al 31 de diciembre, se publican en la página web de la Compañía.

•

Trimestralmente circulariza los saldos recíprocos más representativos con otras entidades públicas.

•

Con respecto a las conciliaciones y cruces de saldos entre las áreas de presupuesto, contabilidad, tesorería, y demás áreas y/o procesos de la entidad, informa que continúa el fortalecimiento en la ejecución de éstos controles.

•

El procedimiento de toma física de bienes, derechos y obligaciones y su confrontación con los registros contables para hacer los ajustes pertinentes continúa.

Dentro del informe de control interno contable con crote al 31 de diciembre de 2011, registro como fortalezas: a. En el año 2011 se actualizaron las caracterizaciones y procedimientos del proceso contable, así como los manuales de: Tesorería, Políticas de Inversión, Contable, Caja Menor y 69 Cra 10 No. 17-18, pisos 10/11, PBX 3537700 Ext. 7570, Bogotá D.C. Colombia. www.contraloriagen.gov.co.

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPOSLICA

GONTRALORIA DELEGADA GESTION PSIOLICA E INSTITUCIONES FINANCIERAS

Firmas. Se elaboró el Manual para la aplicación de los conceptos contables relacionados a las prestaciones asistenciales, el Manual para la aplicación de las sucursales en SISE con la División Política de Colombia (DV POLA) y el Manual de Dación en Pago, Cesión de Bienes o Adjudicación. Se automatizaron las actividades de causación para el proceso de Cuentas por Pagar para Prestaciones Asistenciales y Prestaciones Económicas (Incapacidad Temporal, Incapacidad Permanente Parcial y Auxilio Funerario). En el año 2011, se brindó capacitación al personal de las diferentes áreas que intervienen en el proceso y flujo de la información financiera. en los siguientes temas: Normas Internacionales de Información Financiera (FRS) aplicadas a las compañías de seguros, actualización de Impuestos de Industria y Comercio de Bogotá y demás Municipios para la vigencia 2012 y actualización tributaria y contable 2011. b. Para el registro de la información contable de la compañía, se cuenta con los aplicativos: Sistema Integral para la Administración de Compañías de Seguros SISE, Sistema Administrador de Riesgos Profesionales SIARP y aplicación de activos fijos NEON, los cuales permiten el manejo de la información de forma centralizada. Se han actualizado los riesgos y controles del proceso contable. La Oficina de Control Interno de acuerdo con el Plan de Auditoría realiza evaluaciones a los riesgos y controles de los procesos del área financiera, producto de ello establece recomendaciones a las cuales los dueños de proceso fijan planes de acción encaminados a la mejora continua del Sistema de Control Interno Contable de la Aseguradora. El Comité de Auditoría mensualmente hace revisión y análisis a los Estados Financieros y sus principales variaciones previa presentación para la evaluación de la Junta Directiva. c. Se continuó con la documentación, implementación y ajuste de los procedimientos, fiujogramas, manuales y políticas del proceso contable. Se ha dado cumplimiento a las acciones de mejoramiento suscritas con la Contraloría General de La República, encaminadas a la mejora continua del proceso contable. Se han venido implementando los planes de acción que han resulta de las auditorías realizadas por la Oficina de Control Interno.

Así mismo plantea oportunidades de mejora relacionadas con: Continuar con la implementación y puesta en marcha del ERP Institucional; con la identificación, registro y recuperación de recobros de la compañía; continuar con el proceso de implementación de la herramienta para el cálculo de la reserva matemática; así como con la identificación, evaluación y actualización de riesgos y controles del área financiera y con la capacitación y formación del personal que interviene en el proceso contable. Durante el desarrollo del proceso auditor se detectaron las siguientes debilidades en el sistema de control interno contable, así: Hallazgo 21. Notas a los Estados Financieros — (0.1) Las Notas que forman parte integrante de los Estados financieros a 31-12-2011, no fueron presentadas de conformidad con lo establecido en el capítulo IX de la Circular Básica Contable y Financiera No.100 de 1995 expedida por la Superintendencia Bancaria de Colombia (Hoy Superfinanciera), toda vez que las mismas no revelan lo correspondiente a: 70 Cra 10 No. 17-18, pisos 10/11, PBX 3537700 Ext. 7570, Bogotá D.C. Colombia. www.contraloriagen.gov.co.

CONTRALORÍA GENEPAL DE LA REPÚBLICA

CONTRALORIA DELEGADA GESTION COOLICA E INSTITUCIONES PINANCIEPAS

• Volumen y valor de las partidas conciliatorias, ni se cuantifica su efecto en el Disponible a 31 de diciembre de 2011. • No revelan información de los procesos jurídicos adelantados en contra de la Compañía, numeral 2.2.235. La Nota 21 relativa a la Liberación de Reservas por $3.998.043,7 millones, no • permite establecer el concepto y detalle que originó este ingreso. Si bien se consigna en dicha nota que el movimiento de la reserva se explica en la Nota 14 "Reservas Técnicas de Seguros", verificada esta última tampoco se evidencia cómo se conforma lo correspondiente a Siniestros Avisados que asciende a $676.720.9 millones ni lo correspondiente a Desviación de Siniestralidad por valor de $9.431.6 millones. En las notas no se revela información relativa a los Gastos Operacionales — • Diversos y a Otras Comisiones, los cuales ascienden a $66.211.8 millones y $27.812.5 millones, respectivamente36. De otra parte, en los Estados Financieros a 31-12-2011 presentados a la CGR en la cuenta fiscal a través del SIRECI, no se consigna la nominación o número que identifica las Notas correspondientes en las Cuentas contables, que permita correlacionar la información que revelan dichas notas sobre la situación determinada. Lo anterior se presenta por falta de control y supervisión en la consolidación de la información y preparación de las notas a los estados financieros y genera limitantes en la revelación de la información para los órganos de control y grupos de interés. Respuesta: "El proceso de preparación de la Asamblea General Ordinaria de Accionistas inició desde el mismo momento del cierre del ejercicio 2011, y en él participaron no solamente la administración, sino la Revisoría Fiscal, el Comité de Auditoria y la Junta Directiva. La revelación es un elemento importante en las políticas de contabilidad, que se desarrolla en los informes de gestión, los estados financieros y las notas. En estas últimas se incluye información explicativa con mayor nivel de detalle. Respetuosamente le informamos, que previa aprobación de la Junta Directiva, y con el lleno de todos los requisitos de la Circular Externa 100 de 1995, la convocatoria de la Asamblea General Ordinaria de Accionistas, y todos los documentos requeridos en la norma fueron radicados en la Superintendencia Financiera de Colombia el 24 de febrero de 2012. Hecha la revisión por el

3422.4. Disponible (...) En lo que se refiere a las conciliaciones bancadas deberá indicarse si existen partidas pendientes de regularizar tanto en moneda legal como en moneda extranjera según los términos establecidos en los diferentes planes de cuentas, cuantificando su efecto sobre los estados financieros e indicando los montos por los pdndpales conceptos y sus provisiones_ 352.2.22,

Pasivos Estimados, Provisiones y Contingencias Probables: Revelar las circunstancias especiales para reportar saldos en este grupo al cierre del

Así mismo, se indicarán los montos correspondientes a las contingencias de pérdidas probables, la naturaleza del proceso o litigio y definición jurídica de la situación. ejercicio, desagregando los diferentes conceptos señalados en el plan de cuentas según Corresponda.

E.) Así mismo, se revelará la naturaleza y cuantía de las recuperaciones por bienes castigados, por reintegro de provisiones y por otras recuperaciones, indicando las circunstancias específicas que permitieron registrar el correspondiente ingreso. Como también deberán indicarse los conceptos incluidos bajo la denominación de "diversos", "otros' o "varios, tanto en ingresos como en gastos y costos, cuyo importe sea o exceda del cinco por ciento (5%) de los ingresos o gastos operacionales, según corresponda. 36

71 Cra 10 No. 17-18, pisos 10/11, PBX 3537700 Ext. 7570, Bogotá D.C. Colombia. www.contraloriagen.gov.co.

CONTRALORÍA 1

GENERAL DE LA REPÚBLICA E INSTITUCIONES KINANCIEPAS

supervisor y requeridos algunos ajustes menores e información adicional, los estados financieros básicos, las notas y los anexos fueron aprobados por la Superintendencia Financiera para el ejercicio contable y fiscal del año 2011. Anexamos copia de la carta de aprobación. (Anexo 6) También queremos reiterar que los estados financieros, sus notas y el informe de gestión fueron revisados integralmente y dictaminados por el Revisor Fiscal, con un dictamen limpio, y levantando la salvedad que había quedado al cierre del ejercicio 2010. Como fue comentado por ustedes, en cumplimiento de lo dispuesto en el capítulo IX de la Circular Externa 100 de 1995, en la Nota 3 se revela que existen partidas mayores a 30 días que por no haberse regularizado fueron trasladadas al deudor y provisionadas al 100%, y los créditos al pasivo correspondiente. Así mismo en la nota 6 otras cuentas por cobrar, se cuantifican las partidas conciliatorias deudoras "consignaciones no registradas por bancos" por valor de $ 143.6 millones, y en las notas 13 cuentas por pagar y 15 otros pasivos, se cuantifican las partidas conciliatorias deudoras por valor de $ 24.6 millones y $3.372.8 millones respectivamente, cumpliendo lo establecido en la norma en cuanto a la cuantificación de las partidas. En cuanto al proceso de conciliaciones bancarias, nos permitimos informarle que en forma periódica y desde el año 2008, el Supervisor ha venido solicitando no solo informes y aclaraciones, sino también indicadores de gestión que muestran el número de partidas, la vigencias de las partidas, los montos y el grado de avance en la depuración de las partidas tanto deudoras como acreedoras. Adicionalmente en años anteriores, dentro del seguimiento al plan de ajuste, recibimos la visita de funcionarios de ese despacho, y el resultado de toda la gestión en bancos se ve reflejado en la aprobación de estados financieros tanto por parte de la Superintendencia Financiera, y en el dictamen de la Revisoría Fiscal sin salvedades en el tema de conciliaciones bancadas. En cuanto a los procesos jurídicos, la información requerida se reveló en el informe de gestión enviado al organismo de control, expuesto en el numeral 14 "procesos judiciales en contra" de la lista de chequeo. Además, esta información que es previamente cruzada entre las áreas competentes, y diligenciada por el área jurídica en el formato "reporte de contingencias pasivas y provisiones derivadas de procesos judiciales en contra" establecido por la Superintendencia Financiera de Colombia. En la nota 21 "liberación de reservas", aprobada por la Superintendencia Financiera de Colombia se indicó que el detalle de las causas que generaron la liberación de la reserva se revela en la nota 14 "reservas técnicas de seguros". Finalmente, adicional a las notas a los estados financieros, las Compañías vigiladas deben enviar el reporte de "cuentas con modificaciones especiales", en el cual se analiza el detalle de las variaciones más significativas de los estados financieros, comparados con el año inmediatamente anterior. Este anexo, de igual forma fue aprobado por el organismo de control y presentado a la Asamblea General de Accionistas de Positiva Compañía de Seguros. Así, no compartimos lo expresado en el sentido que se presenten falla de control y supervisión en la consolidación de la información y preparación de las notas a los estados financieros, y que se generen limitantes en la revelación de la información para los órganos de control y grupos de interés. Acogiendo sus valiosas recomendaciones para en ejercicios futuros incluir en las notas mayor nivel de detalle y explicación, no compartimos lo expresado por ustedes en cuanto a que la aseguradora haya incumplido la Circular Básica Contable, pues bien valdría la pena indagar con la 72 Cra 10 No. 17-18, pisos 10/11, PBX 3537700 Ext. 7570, Bogotá D.C. Colombia. www.contraloriagen.gov.co.

CONTRALORÍA ENERAL DE LA REPOSLICA

CONTRALORÍA DELEGADA GESTIÓN SUPLICA E INSTITUCIONES FINANCIERAS

Superintendencia Financiera por qué aprobó los Estados Financieros si la entidad vigilada no cumplía la normatividad respecto a su presentación.

Conclusión CGR: El hallazgo es ajustado con la respuesta de la entidad y se retiró lo correspondiente a revelación sobre cuentas donde se recaudan las primas, por corresponder esta obligación a entidades corredores de seguros y reaseguros, y no es aplicable a Positiva. En lo demás el hallazgo se confirma y se pondrá en conocimiento de la Superintendencia Financiera por competencia. Hallazgo 22. Aplicativos y Registros manuales Para la captura, registro, procesamiento y reporte de la información contable, Positiva utiliza varios aplicativos SISE, SIARP, PMU, NEON, SARA, PORFIN, los cuales no se encuentran integrados o en interface; además, algunos se encuentran en producción (Neón, Sara, Proceso Jurídicos). Por lo tanto, es necesario efectuar registros manuales para realizar contabilizaciones relacionadas con: > Ajustes al disponible, cuentas por cobrar, activos fijos, pasivos estimados, cuentas por pagar > Constitución y liberación de reservas > Registro de provisiones, valorizaciones, desvalorizaciones y amortizaciones de gastos pagados por anticipado y cargos diferidos > El recaudo de vida se aplica manual 1 a 1. > Recobros > Calculo y registro de reservas de las pólizas de vida > El portafolio de inversiones es enviado en archivo plano por Fiduprevisora, para ser subido al aplicativo contable SISE, generando riesgo en la pérdida y/o modificación de la información, por cuanto este puede ser ajustado. Esta situación genera alto riesgo en la captura de la información fuente para el procesamiento y reporte de la información financiera e incide en la calidad de los reportes base para la consolidación de los estados financieros. De otra parte, el aplicativo SISE no permite la consulta de los saldos de las cuentas contables a nivel de subcuentas y/o de terceros a una fecha determinada; por cuanto, las consultan reflejan los movimientos contables a nivel de terceros. Adicionalmente, en algunos casos, los comprobantes contables generados no permiten verificar el detalle de las operaciones registradas por cuanto se realizan de manera global. Situaciones evidenciadas en auditorías anteriores y plasmadas en el Plan de Mejoramiento suscrito con la Contraloría General de la República, donde las acciones de mejora vencieron en agosto de 2011, persistiendo las debilidades sin que la Entidad haya solicitado prórroga para subsanarlos y hacerlas efectivas. 73 Cra 10 No. 17-18, pisos 10/11, PBX 3537700 Ext. 7570, Bogotá D.C. Colombia. www.contraloriagen.gov.co.

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

GONTRALOTRA DELEGADA GESTION PÚOLICA E INSTITUCIONES FINANCIERAS

Respuesta: "En el proceso contable, los registros manuales que se realizan no difieren de los automáticos, ya que en ambos casos están debidamente soportados y reflejan las operaciones propias del giro normal de la Aseguradora. Adicionalmente, la elaboración de registros o comprobantes manuales son parte del proceso contable de cualquier entidad. Si bien algunos reportes de SISE no muestran el tercero, la información del mismo si es capturada al momento de la imputación y puede ser consultada por otros módulos del sistema. Para citar un ejemplo mientras el detalle uno a uno de la cartera pendiente de recaudo, se puede consultar por el módulo de recaudos, la información sube a la contabilidad por sucursales y por ramos, convirtiéndose el detalle en el auxiliar de la contabilidad. De otra parte, indicamos que a la fecha la compañía ha adelantado una serie de actuaciones con el propósito gestionar de una mejor forma la información (Integral e integrada), de tal manera que los riesgos por ustedes planteados en relación con la captura, el procesamiento y la generación de reportes no se presenten (minimicen). Lo anterior enmarcado dentro de acciones de mejora que adelanta la compañía a efecto de implementar soluciones tecnológicas que mejoren los procesos de la misma a través de estas. Ahora bien, respecto al comentario realizado por el equipo auditor en el cual se indica que dichas "situaciones evidenciada en auditorias anteriores y plasmadas en el Plan de Mejoramiento suscrito con la Contraloría General de la República, donde las acciones de mejora vencieron en agosto de 2011, persistiendo las debilidades sin que la Entidad haya solicitado prórroga para subsanados y hacerlas efectivas," es

importante citar que como acción de mejoramiento se estableció la adquisición de un sistema de información para cumplir con las exigencias de información de Positiva Compañía de Seguros S.A., para lo cual se fijó como fecha de terminación de la meta el 31 de agosto de 2011, con un cronograma como entregable. Es importante mencionar que para el efecto no se requirió solicitud de prórroga, puesto que el entregable era un cronograma el cual quedo definido y a la fecha se encuentra en proceso de ejecución, en sus diferentes etapas y su finalización está programada para el año 2013.

Conclusión CGR: El hallazgo se mantiene por cuanto la Entidad se encuentra gestionando lo relacionado con el sistema de información con el fin de subsanar las debilidades identificadas por la Contraloría General de La República, en desarrollo el proceso auditor; acciones de mejora, que se incluirán en el Plan de Mejoramiento para el seguimiento y determinación del avance de las actividades planteadas en el cronograma respectivo. Hallazgo 23. Custodia de Títulos Al realizar arqueo al portafolio de inversiones que Positiva Compañía de Seguros tenía a 31-12-2011, se observó que existen 661.860 acciones correspondientes a la Nueva EPS, contabilizadas en los Estados Financieros por $86.500 millones, las cuales están en custodia en la PREVISORA COMPAÑIA DE SEGUROS, sin que medie un documento entre las partes que soporte dicha custodia. Lo anterior, genera riesgo para la Compañía al no contar con documento alguno que certifique en un momento dado la salvaguarda y protección de las acciones. Conforme al numeral 5.1 Custodia de Títulos Valores del Manual de Políticas de Inversión de Positiva. 74 Cra 10 No. 17-18, pisos 10/11, PBX 3537700 Ext. 7570, Bogotá D.C. Colombia. www.contraloriagen.gov.co.

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

CONTRALORLA DELEGADA GESTIÓN PUBLICA E INSTITUCIONES FINANCIERAS

Respuesta: "(...) por recomendación de la Revisoría Fiscal, se adelantó el proceso de solicitud de traslado a la Caja de Seguridad de la Gerencia de Tesorería de Positiva S.A., que se formalizó con el oficio SAL-43439 de 26 de abril de 2012, en donde finalmente reposaran los títulos para custodia directa de la Compañía. Conclusión CGR: La entidad no desvirtúa la observación y plantea el traslado del título a la Caja de Seguridad de la Gerencia de Tesorería de Positiva S.A. 3.1.5.3. Gestión Presupuestal El manejo presupuestal de Positiva se hace de acuerdo con lo estipulado en el "MANUAL DE PRESUPUESTO", Código PL-MA-MP-01, versión 1, del 27 de agosto de 2009, el cual cumple con las disposiciones generales que regulan el sistema presupuestal. El presupuesto de ingresos de la Compañía durante el 2011 ascendió a $799.981 millones y los gastos de $764.130 millones; los cuales, durante la vigencia auditada se ejecutaron en un 94.7% y un 94,6% respectivamente. No se evidenciaron deficiencias en la planeación, preparación y ejecución del presupuesto aprobado frente al ejecutado. 3.1.5.4. Observaciones de la Comisión Legal de Cuentas Revisada la información remitida por las diferentes entidades del Estado para la vigencia 2011, la Comisión Legal de Cuentas de la Cámara de Representantes, en su Gaceta No. 912 de 2011, determinó algunas observaciones a Positiva Compañía de Seguros S. A., las cuales fueron objeto de seguimiento dentro del alcance del proceso auditor realizado por la CGR. Una vez, efectuado el seguimiento a dichas observaciones, se evidenció que estas están ligadas al Plan de Mejoramiento suscrito por la Entidad con la Contraloría General de la República; para las cuales Positiva ha desarrollado acciones preventivas y correctivas tendientes a dar solución a las mismas. No obstante, algunas persisten las relacionadas con partidas conciliatorias con antigüedad superior a 30 días y los pagos por Cuenta de Terceros. 3.2 HALLAZGOS SUBSANADOS DURANTE EL PROCESO AUDITOR. La Resolución Orgánica No.6289 del 8 de marzo de 2011, modificada con la resolución 6445 de 2012, establece el Sistema de Rendición Electrónica de la Cuenta e Informes — SIRECI, que deben utilizar los sujetos de control fiscal para la presentación de la Rendición de Cuentas e Informes a la Contraloría General de la República, artículo 337 determina: "Cuenta Consolidada: Información que

37

Modificado con el artículo 1 de la Resolución 6445 del 8 de enero de 2012 75 Cra 10 No. 17-18, pisos 10/11, PBX 3537700 Ext. 7570, Bogotá D.C. Colombia. www.contraloriagen.gov.co.

CONTRALORIA DELEGADA GESTION PtheLicA GENERAL DE LA RE PÚBLICA E INSTITUCIONES FINANCIERAS

CONTRALORÍA

se debe presentar a la Contraloría General de la República sobre las actuaciones legales, técnicas, contables, financieras y de gestión, como resultado de la administración, manejo y rendimiento de fondos, bienes o recursos públicos. Parágrafo. Están obligadas a presentar Cuenta los sujetos de control clasificados por la Contraloría General de la República en la categoría "A", para lo cual se les aplicará un proceso auditor de acuerdo con los procedimientos establecidos en la Guía de Auditoría de la Contraloría General de la República vigente, con la finalidad de emitir un Dictamen Integral que determine un fenecimiento o no de la Cuenta, con base en los resultados de la auditoría". El artículo 22" determina "REVISIÓN. La Contraloría General de la República, mediante el proceso auditor establecido en la Guía de Auditoría, revisará el Informe Anual Consolidado rendido por el responsable fiscal, con el propósito de emitir un Concepto en Carta de Conclusiones, sobre el buen uso o no, en el manejo y administración de los recursos públicos". De igual manera, el artículo 23, respecto al fenecimiento de la cuenta indica "PARÁGRAFO: La Contraloría General de la República, tendrá como plazo máximo de tres (3) años contados a partir de la fecha de la presentación de la cuenta anual consolidada, para emitir el pronunciamiento a que se refiere este Artículo; fecha después de la cual, si no se llegaré a producir pronunciamiento alguno, se entenderá fenecida la misma (fenecimiento tácito)...". El artículo 18. "Contenido. El contenido de la información a rendir está considerado en el Sistema de Rendición Electrónica de la Cuenta e Informes —"SIRECI", de conformidad con el sujeto de vigilancia y control fiscal o entidad territorial y las modalidades de rendición".

Hallazgo No.24 Integridad Rendición Cuenta fiscal 2011 Una vez cumplido el plazo establecido en el sistema para la rendición en el SIRECI, de la cuenta fiscal vigencia 2011 de Positiva, la cual se constituye en insumo para el desarrollo del proceso auditor39 y sobre la cual se debe emitir concepto en el informe de auditoría40, se consultaron los reportes de Documentos Electrónicos y Formatos electrónicos, y se evidenció que la Compañía rindió la información de la cuenta fiscal de la vigencia 2011 incompleta al Sistema de Rendición Electrónico de la Cuenta e Informes (SIRECI); por cuanto, si bien se presentó el Balance General, el Estado de Resultados y el Estado de Inversiones de la vigencia 2011; la Compañía no reportó los documentos electrónicos relacionados con el Estado de Cambios en el Patrimonio, el Estado de Flujos de Efectivo, las Notas a los Estados Financieros, que son considerados Estados Financieros básicos conforme al Plan General de Contabilidad Pública; así mismo no se reportó el dictamen del Revisor Fiscal ni el Informe de Gestión de la vigencia 2011.

Modificado con el artículo 6 de la Resolución 6445 del 8 de enero de 2012 Parágrafo 1 del artículo Décimo Sexto de la Resolución 6289 de 2011: (...) La información rendida a través del Sistema de Rendición de la Cuenta e Informes — "SIRECI", se constituye en plena prueba para cualquier proceso que adelante la Contraloría General de la República. 40 Artículo Vigésimo Quinto Resolución 6289 de 2011: La Contraloría General de la República se pronunciará a través de los Informes de Auditor-la sobre la gestión fiscal de los responsables que deben rendir Informe de acuerdo con los procedimientos previstos para tal efecto por el Organismo de Control. 38 38

76 Cra 10 No. 17-18, pisos 10/11, PBX 3537700 Ext. 7570, Bogotá D.C. Colombia. www.contraloriagen.gov.co.

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

CONTRALDRÍA DELEGADA GESTIÓN PUELICA E INSTITUCIONES FINANCIERAS

Lo anterior denota debilidades en los mecanismos de control y supervisión en el proceso de rendición de la cuenta fiscal y configura un hallazgo administrativo susceptible de proceso administrativo sancionatorio por incumplimiento en la rendición de la cuenta fiscal Respuesta: La entidad auditada mediante oficio No.4541741 del 3 de mayo de 2012, mediante el cual da respuesta a las observaciones comunicadas indica entre otros aspectos: ..."La Compañía presentó oportunamente el informe con cada uno de los ítems requeridos para la rendición de cuenta anual. Lo anterior se soporta con el pantallazo adjunto en donde el mismo sistema emite el reporte de "Envió exitoso". Si la entidad no hubiera reportado el lleno de los requisitos muy seguramente el sistema hubiera arrojado error y se hubiera tenido que revisar qué información hacía falta, pero el sistema nunca emitió alerta ni error alguno, motivo por el cual la Compañía quedo tranquila en que se había cumplido con el lleno de los requisitos solicitados dentro de la Resolución 6289 de 2011. Adicionalmente, con fecha 03 de abril de 2012, con hora de generación 13:48:05, bajo el CONSECUTIVO: 193122011-12-31 se generó el documento denominado "ACUSE DE ACEPTACIÓN DE LA RENDICIÓN", donde la Contraloría General de la República confirma el recibo de la información presentada por el Sujeto de Control Fiscal POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A. NIT 008600111536 en el Sistema de Rendición Electrónica de la Cuenta e Informes — SIREC1 —, conforme a lo establecido en los Procedimientos y disposiciones legales que para tal efecto ha establecido la Contraloría General de la República. (Negrilla fuera del texto)". 1.... "...Señalamos de manera respetuosa que no se comparten las conclusiones de la comisión de visita en el sentido de indicar que se presentan falencias en la supervisión y control de la rendición. Así mismo sugerimos que se estudie la viabilidad de establecer desde el ente de control, un validador que permita certificar el cumplimiento de la totalidad de los registros e información solicitada, con lo cual la entidad pueda tener la absoluta certeza de que se ha cumplido integralmente con la obligación del reporte, proceder al envío de la que hiciere falta."

De otra parte mediante oficios radicados con No.2012ER45167 del 10-05-2012 y 2012ER48824 del 23-05-2012, la Compañía Positiva S.A., remite a la CGR la información en medio físico y magnético la información pendiente inicialmente informada en el hallazgo. Conclusión CGR: El hallazgo en principio no se desvirtúa, sin embargo se considera como un hallazgo subsanado dentro del proceso auditor toda vez que la información relacionada con los Documentos Electrónicos que debe rendir la entidad auditada y que no se presentó en su totalidad en la rendición de cuenta al Sireci, fue allegada a la CGR como se indicó anteriormente mediante los oficios indicados en medio físico y magnético.

Mediante el Oficio No.45417 del 3 de mayo de 2012 la entidad dio respuesta a la totalidad de las observaciones comunicadas por la CGR

41

77 Cra 10 No. 17-18, pisos 10/11, PBX 3537700 Ext. 7570, Bogotá D.C. Colombia. www.contralonagen.gov.co.

f IlsNTT:N.,,,OuRaitleDAELEGAD CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA E INSTITUCIONES FINANCIERAS

4. ANEXOS

78 Cra 10 No. 17-18, pisos 10/11, PBX 3537700 Ext. 7570, Bogotá D.C. Colombia. www.contraloriagen.gov.co.

ANEXO No. 1 MATRIZ DE CALIFICACIÓN GESTIÓN

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA GUIA DE AUDITORIA DE LA CGR \1 1 :11a. F110e11 COMPONENTE

E V A L U A

Control Gestión

de

MATRIZ DE EVALUACIÓN DE GESTIÓN Y RESULTADOS POSITIVA COMPAÑIA DE SEGUROS Ponderad.° Calificación Consolidación Ponderación Factores CM ETIVO VE EVALUACIÓN Equipo Calificación Vanetjles a Evaluar de la Gubcomponeine %%irnos Auditor calificación Componente % " fil Dirección. planeación, Procesos organización, control 70.0 17.50 25% Acinfindratima (Guedejón» y ni°4°Ri°) y ejecución

PRINCIPIOS

Eficiencia, Eficacia

c I Ó N

Formlilaólón: Oportunidad; Conta bilidad de la información-o datos de las que los variadas conformen; Calidad; Utlidad; Relevanda y; los Perfinencia de resultados.

25%

Mando recursos Prosudiedo (planeación, asignación, ejecudón y evaluación)

25%

90.0

22.50

FocaSzación; Cobedura; Población objetivo Demanda futura; Población y benefidarie objebvo yo beneficiaria.

25%

75.0

18.75

Determinar la efidenda y la eficacia mediante le evaluación de es sud procesos adniinistrafivos, la indm utilización de indicadores de rentabilidad pública y desempeno y la identificación de le disdbución del excedente que éstas producen. as' corno de los beneficiarios de su ciclo autoridad Presupuestal

CALIFICACIÓN COMPONENTE CONTROL DE GESTIÓN

D E G E S T I O N

Eficacia, EfeciMeed, Establecer en que medida los Economia, sujetos de la Mande legran Y Control do Eficiencia, cumplan los planee programas y de proyectos adoptados por la Resultados Valoración Costos Ambientales administración en un periodo Cumpónienln determinado. y Equidad Planes Programas Proyectos

y R E S U L T A D O S

Grado de avance y cumplimiento de las metes establaodas en témenos Calidad, Cantidad, y Oponiendo/1, resultados y satisfacción de la población beneficiana y coherencia con los objetwos misionales

Establecer aplicación normativa en Cernera-Mento de financieras, normatvided Nonas externas e Mamas las operaciones adminstralwas, económicas y de aplicable el ente o apócables asunto aindiado otra insole.

Control Financiero

50%

16.08

88.3

44.17

30%

50%

83.3

100%

41.67

■ •::`,. 25.76

81.7

81O7

10%

100%

CALIFICACIÓN COMPONENTE LEGAUDAD Establecer Finan cieros Economía, Eficacia razonablemente

20%

100%

CALIFICACIÓN COMPONENTE CONTROL DE RESULTADOS Control de Eficacia Legalidad

21.67

100% Grado de CUMPlimismtó en términos de Cantidad, Calidad, Oportunidad y Coherencia con el Pian Nacional de Desanclo y/o Pianesdel Sector.

Objebms misionales

86.7

Estados reflejen RazonaNlided resultado de

8.17

los

Opinión

ades

100%

100.0

100.00

30%

rfirósfir

30.00

50,77

10%

runsitu ePe a cite n finneandaYilnue cantee en RnanCiera 100%

CALIFICACION COMPONENTE FINANCIERO

Evaluación SCI

Eficacia EfiC1811C18

Obtener suficiente comprensión del sistema de control interno o de los Calidad mecanismos de control según le Confianza meiodologls descrea en esta Gula

y

Concepto

CALIFICACION COMPONENTE SISTEMA DE CONTROL INTERNO CALIFICACIÓN FINAL DE GESTIÓN PONDERADA

CONCEPTO DE GESTIÓN

FENECIMIENTO DE LA CUENTA

100%

80.770

8.08

100% :

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBUCA

MATRIZ DE EVALUACIÓN DE GESTIÓN Y RESULTADOS POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS 'FEBO EVALUADOS EN CONTROL DE RESULTADOS (SIN PONDERAR)

ALUADOS EN CONTROL DE GESTIÓN (SIN PONDERAR) 100

so —

SO

30

—

Procesos AbmirvstraOeos

Inoicedores

thclo Presupuestal

Pobtación objetos y be nefiaana

Objetivos misionales

CALIFICACIÓN DE GESIóN SIN PONDERAR

CALIFICACIÓN FINAL DE GESTION PONDERADA

120

100

40.0

D5~

HERNÁN AGUIRRE FERNÁNDEZ, Centraloría Delegada para el Sector Social, Ago510 2011

Cumplimiento Planes Programas y Proyecto

Anexo No.2 Relación Casos HALLAZGO No.3- RECOBROS (F-0) No.

ID 900.017.704

Tercero Fundservi

Tipo Stro. Mayor valor

3.223.698

Rafael Maria Triviño

Doble Pago

CONCEPTO Valor Fecha del pago $ 578.806 Pago doble de prestaciones asistenciales por incapacidad No. 111016 $ 578.806 del empleado (Manuel Perea Córdoba c.c. 79.939.917), la cual se canceló al empleador el 28-5-2009 y el 5-6-2010, generando pago doble. $ 4.858.021 $ 4.858.021 Liquidación y pago doble de prestaciones económicas por PCL del 21.78%, mediante Resoluciones 3591 y4640 de 2009.

2

52.278.380 3 16.759.901

DIAMILE BENITEZ VELANDIA Robert Martin Insuasty

Error Pago $ 2.484.500

Auxilio funerario reconocido al señor Reynel Benítez Velandia por $2.484.500, reconocido mediante Resolución 2276 del 9 de abril de 2010.

$ 1747.330

Prestaciones asistenciales. Pago doble de tres incapacidades. Estas pagos se hicieron por valor superior ya que se pagaron aportes de salud y pensión pertenecientes a la empresa y solo debia pagarse el 100% de la incapacidad. El valor correcto de las tres incapacidades ascendía a $1.455.300, el cual se pago el 28-5-09.

$ 1.247.537

$ 1.247.537

Liquidación erronea de prestaciones asistenciales por incapacidad No. 2401155 del empleado (Diego Femando Caicedo c.c. 16.363.879), las cuales se cancelaron al empleador el 1 de julio de 2010, generando un mayor valor pagado por esta cuantía, por cuanto se pago $1.945.271, cuando el valor a pagar ascendía a $697.734.

$ 889.772

$ 689.772

Prestaciones asistenciales a ensilan Alexis Tirado, cc 9.910.502, incapacidades Nos 2189179, 2189182, 2189183, 2189186, 2189188 y 2189190, se efectuaron dobles pagos por $889.772.

$ 1260.510

Mayor valor pagado en la liquidación de las incapacidades 97617, 3958864 y 3123111 del señor Dicemel Manzano Guererro cc 18.966.505 por accidente de trabajo, ocurrido el 18 de noviembre de 2007, con liquidación doble en las nóminas 34 por $1.538.566 el 9 de marzo de 2010 y 72 por $3.015.305 del 2 de marzo de 2010, generando un mayor valor pagado de $1.260.510.

$ 2.876.021

$ 2.876.021

Pagos efectuados por perdida de capacidad laboral progresiva con calificaciones del 2855% y 36.68% del ISS y de la Gerencia de Indemnización . sin descontar el primer pago, generando un mayor valor pagado por los reconcimientos efectuados mediante Resolución 125 de 20025 del ISS y Resolución 2340 del 30 de julo de 2009.

$ 2.353.650

$ 2.353.650

Pago dobe incapacidades ya reconocidas y pagadas al empleador Consuelo Motta cc 36168157. Por cuanto el empleador como el trabajador radicaron las incapacidades.

$ 2.251.755

$ 2.251.755

Ajuste indemnizacion por PCL calificada inicalmeMe en un 29.88% (según resolucion 04629 del 26 de julio de 2010) y luego en un 20.41%, generando un mayor valor pagado.

$ 2.168.500

$ 2.168.500

Auxilio funerario reconocido a la señora Maria Elena por muerte del señor Jose Leon Tapias Agudelo, mediante Resolución 6737 del 5 de noviembre de 2010, cuando el empleador realizó la novedad antes del retiro del señor Jose Leon Tapias.

$ 7.086.830

$ 7.086.830

Indemnizacion por PCL por $8.944.200 según resolución 2431 del 31 de agosto de 2011, estableciendo que en la aseguradora Colpabia, le reconocieron por ese mismo evento $7.086.826.

$ 6296.555

$ 6.396.555

Mediante Resolución 00017 del 3 de marzo de 2008, se reconoció IPP por $5.534.942 y posteriormente con resolucion 2283 del 24 de agosto de 2011, se determino una mayorsin descontar el primer pago, originando un mayor valor pagado.

$ 1.792.716

$ 1.792.716

Mediante Resolucion 1780 del 13 de julio de 2009, se reconoció indemnización por $7.922.000, por pérdida del 35.52%, la cual fue omitida por la Junta Regional de Invalidez determinando una nueva PCL del 28.03%, generando un mayor valor pagado

$ 2.087.500

$ 2.087.500

Mediante Resolucion 1043 del 15 de abril de 2009, se reconoció indemnización por $5.010.00, por pérdida del 13.5%, la cual fue omitida determinando una nueva PCL del 8.63%, generando un mayor valor pagado (la gerencia de indemnizaciones no se percato en que se encontraba la PCL)

$ 622.383

$ 622.383

Liquidación erronea , se liquidaron aportes a salu y pensión, los cuales estan a acrgo del empleador. Pagaron $3.648.010 y el valor correcto es $3.036.000, generando un mayor valor por $622.383.

$ 2.484.500 Mayor valor

4

$ 1.747.330

891.224.627

Astorga Ltda

IBC errado

5

890.804.181

Grupo Gases de Caldas

Mayor valor

6

800.180.982

Puentes y Torones S. A.

Mayar valor

7

$ 1260.510

78.698.470

German Enrique Watts

Mayor Valor

8

8.506296

Tony Castaño

Doble pago

9 6258.018 10 3.397.847 11

Orlar-. Rwaue Salpado

Error pago

OCTAVIO DE JESUS TAPIAS AGUDELO

Error pago

Doble pago

45.487.702 12

Sandra Venegas Crismatt

5.670.556 Orlando Rios Florez

Mayor valor

13

88.272.552 MIGUEL SANDOVAL GUEF Error pago 14

74.861.665 PEREZ LEON ELIFONSO t Error pago 15

16.939.862 Aposta Posso Diego 16

Mayor valor

Copia de ANEXO 2 IFPOSITIVA RECOBROS.xlsx-Hoja 1

Anexo No. 2 Relación Casos HALLAZGO No.3 - RECOBROS W-01 No.

Tercero ID 37721326 Alejandrina Florez Navaz

Tipo Stgo. Error Pago

$ 4.359.247

17

18

76247108 Gustavo Zufliga 860062962 Central Sicarare Ltda

Error Pago

71670807 Naun Gómez

6307553 Rodrigo de los Rios Rodríguez 5489168 Julio José del Carmen

IBC errado

25

900089057 Acción Social

Se pagaron incapacidades a un señor que no se encontraba afiliado $ 3.259.680 (Anibal Jse Venera Vega), Según Resolución de Liquidación Certificada de Deuda 1016 del 16-04-2012.

$ 278.054

Revisados los pagos se constató que realizaron incapacidades ya $ 278.054 canceladas, según Resolución de Liquidación Certificada de Deuda 306 del 15-06-2011.

Error Pago

5251953 Alonso Riascos

Doble pago

9761675 Carlos Villa

Doble pago

26

$ 1062.189

$ 1.844.691

$ 1.844.691 Se cancelaron 111 días de incapacidad siendo apenas 20 días

$ 437.098

$ 437.098

Se pagaron 11 incapacidades con IBC Diferente, según Resolución de Liquidación Certificada de Deuda 308 del 15-06-2011.

$ 7.987.600

$ 7.987.600

Se pagaron incapacidades con Mora del empleador, seguún Liquidación Certificada de Deuda No. R-064

$ 7.765.105

$ 7.765.105

Se afirma que por tutela se dio doble pago, pero no se explica el motivo (??)

$ 3.767.200

$ 3.767.200

Se afirma que por tutela se dio doble pago, pero no se explica el motivo (??)

$1.533.177

Mayor valor pagado obligaciones contractuales: De conformidad con al Liquidación Certificada de Deuda No. 729 de 19-12-2011,en el $1.533.177 contrato PROV.52-2007, el contratista pasó facturas de cobras por valor superior al objeto contratado, mismas que fueron canceladas por la Entidad.

$ 10.528.540

con Resolución 04517 de octubre de 2009, correspondiente a indemnización por incapacidad permanente parcial, cuando la misma $ 10.528.540 ya había sido reconocida por el Instituto de Seguros Sociales y cancelada con Resolución 089 de 2007 que por el mismo concepto le reconoció el valor de $9.419.250.

900131044 Ingeniadas Y Asesorias en Mayor valor S ocupacional 27

88.289.021

Aliño Pérez Medina

Mayor valor

28

10385850

Dagoberto Riasco Caicedo

Doble Pago $ 4.153.500

29

802021904

Conservar

Mayor valor

30 19467929

Carlos Escobar Cuellar

804009874

Coopservinorte

MAVIN CTA

Doble pagos: En la nómina 53 se cancelaron 3 incapacidades ya $ 517.640 canceladas, según Resolución Certificada de Deuda No. R-126 de 2011

$ 213.380

$ 213.380

Siete incapacidades bajo las solicitudes 78687 y 87922 en nómina 105, pero por error también se canceló el pago por aportes en salud y pensión por $213.380 el 09-03-2010, Según Resolución de Liquidación de Deuda No. R-271

$ 1.142.982

$ 1.142.982

Doble pago Incapacidad: efectuado en la nómina 45, cuando ya se había realizado el pago

Mayor valor $ 15.318.183

33

Por Res. 2322 del 27-07-2009 se reconoce y paga incapacidad parcial permanente. El Beneficiario recurre y en Res 3326 del 13-10-2009 se Resuelve recurso reposición, otorgandole una pensión mayor a la inicial, pero vuelve y se paga el Valor ya cancelado

$ 517.640

Doble Pago

32 804011060

$ 4.153.500

Error pago

31

Doble pago de incapacidad a algunos trabajadores de esa empresa, según Liquidación Certificada de Deuda 1017 del 16-04-2012

$ 1.062.189

Error IBC

23

24

$ 13.436.797 Error en el pago de incapacidades a persona no cubierta

Doble pago

21 22

Por Resolución3761 del 19-11-2009 se le reconoció pensión de $ 4.359.247 sobreviviente, pero en reposición la Resolución 3646 En 08-06-2010 se negó pensión sobrev. pero este ya se habia cancelado

$ 3.259.680

Doble pago

20 821003150 Sertsocial

$ 13.436.797

Error Pago

19

CONCEPTO

Valor Fecha del pago

$ 15.318.183

Mayor valor 1 incapacidad, pues se liquidó con IBC mayor. Nómina 236 Mayor valor 3 incapacidades, pues se liquidó con IBC mayor. Nómina 117 Doble pago: reexpedición de cinco incapacidades, solicitud 92321

52278522

Deisy Alvarez

Mayor valor

34 900200182

Indcoms

36

Doble pago: dos incapacidades fueron pagadas dos veces de $ 937.485 conformidad con la Resolución Certificada de Deuda R-304 del 07 de junio de (No tiene año)

$ 598.765

Pago no debido: pues la incapacidad 30796 fue cancelada cuando la $ 598.765 misma habia sido negada por la Auditoria Médica (R.C.D. - 128 DE 07 02-2011)

Error pago

35 13.346.978 Miguel Angel López

$ 937.485

Error pago

incapacidad 3959257 (29-10-2008 al 27-11-2009) OP 1810111668 $ 1.168.125

$ 1.168.125

Incapacidad 3907883 (29-09-2008 al ???) OP 1810053740 Incapaddad iniciada el 27-01-2009 , OP 1810111668 y OP 1810146445

Copia de ANEXO 2 IFPOSITIVA RECOBROS.xlsx-Hoja 1

Anexo No.2 Relación Casos HALLAZGO No3 - RECOBROS (F-D) No.

ID

Tercero

824000596 Cooperativa Asopalma

Tipo Stro.

37

27.621.891 Sonia Yamile Sanchez

40

802007.642 Asesores de Seguros

39.535.927

Claudia Ximena del Pilar

890.115.166 FOSYGA 41 GRAN TOTAL

CONCEPTO

$ 12.091561

liquidación errónea de las incapacidades No.1585712 y No.282893 de fecha 17-03-2009 al beneficiario identificado con c.c.19.674.525 al cual se le liquidaron 701 y 109 días cuando en realidad correspondían $ 12.096.561 30 y 5 días, sin que a la fecha se hayan recuperado dichos recursos y los intereses causados a 31-12-2011 debido a que el acto administrativo que reconoce dicha liquidación aún esta vigente.

$ 2.975.886

Mayor valor pagado por hacer el calculo de 7 incapacidades con IBC $ 2.975.886 superior, además se debe hacer reintegros en salud, según resolución 309 de 2011

$ 9.803.466

$ 9.803.466

$ 1.456.513

$ 1_456.513 Mayor valor girado por sustitución de pensión a herederos.

180 errado

35

39

Valor Fecha del pago

IBC errado

Mayor valor

Mayor valor Común

$ 36.769.697

$ 36.769.697

$ 182.580.770

$ 182.580.770

Pagó el valor de factura del contratista y no el certificado realizado por .. posrtiva Resolución 082 de 2011

Pago de un valor que no le correspondía porque era de origen común y no profesional

CONCLUSION: Se determinó un Hallazgo con incidencia Fiscal por $183 millones que corre ponde a la sumatoria de los valores cancelados por errores en liquidaciones, dobles pagos, ect, co forme los conceptos descritos en la r lación.

Copia de ANEXO 2 IFPOSITIVA RECOBROS.xlsx-Hoial

ANEXO No. 3 MFORME PRESENTADO A LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA (4f , 2P:1M" 1795j 9.:

SEGUIMIENTO PLANES DE MEJORAMIENTO FORMULARIO Na 14

ENTIDAD: POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS SA. REPRESENTANTE LEGAL; PERIODO FISCAL: 2011 MODALIDAD DE AUDITORIA: REGULAR

so

Código banano

.17040°3

Desatrición 'mango

2205100

Bledo del milano

Efectuado el análisis de los valores girados por POSITIVA para el pago de pensiones de Riesgos Profesionales, desde Agosto de 2000 hasta Junio de 2012 y las reintegros efectuadas por las Entidades Financieras para éste mismo periodo (pensiones no cobradas); se evidenció un saldo pendiente de recuperar por $175 millones; por cuanto, de acuerdo con lo informado por la Registraclurla Nacional del Estado Ctoil, en la nómina de pensionados y benefician. del mes de diciembre de 2011, se concluye n personas fallecidas (causantes y beneficiados), como se muestra en la tabla No 1

Deficiencias en el proceso VO-CR-PP-05 'Pago Pensionados" e incumplimiento de le cláusula quinta numeral 18 del Convino 057 suscrito con N [SS;

Al electuar la rebelen yseguimiento a los expedientes físicos, registros en aplicativos, reconocimientos y pagos a los pensionados de Riesgos Profesionales provenientes densa y de Previsora Vida, hoy POSITIVA, se evidenció lo siguiente:

Debilidades en los mecanismos de seguimiento Conlleva a que la Entidad no tenga un y control. adecuado registro, control y seguimiento sobre los documentos que conforman los expedientes administrativos de los pensionados, ni le eee.ia que I. Pagos efectuados están debidamente soportados contarme a les exigencias legales pera desembolsos de mesadas pensionales.

Las documentos que reposan en las expedientes del pensionado y que fueron recibidos en la cebón de activos y pasivos no se encuentran ordenados atendiendo la secuencia propia de su producción, ni archivados cronológicamente.

2

Causa del hallazgo

Pone en sesgo los recursos públicos al continuar pagando mesadas pensionares a personas fallecidas. corno consecuencia de la falta de seguimiento y control a dicho proceso

Gliantia Millones S

Troce entumo AD F P OI

175

Los expedientes No.1142542, 0759490. 13380341 y 5250557 entre otros; cuyos causantes y/o beneficiados se encuentran incluidos en la nómina a 31 de Diciembre de 2011, la Entidad no conserva un expediente donde se evidencie que estos doammmtos efectivamente los custodia el ISS y que los desembolsos efeduados a dichos pensionados cuentan con las soportes necesarios para la liquidación y pago de las mesadas pensionares.

X

X

Pág. Informe

/4

17

Debilidades en la depuración de las bases de dalos de la nómina, conaspondiente a prestaciones económicas de origen profesional, sin generar erogación alguna, tales como: Registros de pensionados a los cuales se les reconoció pensión de invalidez de origen común.

3

1701007

Positiva Compañia de Seguros realizó pagos por valor de 1183 millones originados par errores en la liquidacán de Prestaciones Económicas y Asisnendales a los beneficiarios del Sistema General de Riesgos Profesionales, entre los cuales se evidenciaron: Liquidaciones erróneas por • diferencie de días, pagos dables de incapacidades e indemnizaciones y diferencias en el Ingreso Base de Cotización ISC y mayores valores

La &terror, denota falte de control y seguimiento al proceso VT-PR-IT-5 de conformidad con los numerales 13 y 15 del edículo 11 del Decreto 3147 del 2005

Poniendo en heno los recursos públicos al cometerse esto tipo de errores administrativos en la liquidación de incapacidades..

19

183

Pagados.

4

1701(107

Se observó que en la mayoría de los procesos de recobro iniciadas por Lo anterior denota falta de seguimiento y Generar demora y mayor. riesgos en causa errores cometidos por la Entidad. se están cobrando intereses de control a los recobras ocasionados y la recuperación de éstos recursos, mora desde el momento del pago incorrectamente realizado. Al respecto se clasificados como errores administrativos. además de enriquecimiento sin justa cansa por parle de la compañia. observa que no es procedente el cobra de intereses de mora, toda vez que les personas o empresas a las que se les rearbó el giro de dinero de manera errónea, no se encuentran en mora en el pago de acreencias u obligaciones con POSITIVA_

En los procesos de cabro coactivo, no se evidencia una ademada motivacthn jurídica en los actos de Liquidación certificada de Deuda; tal y como se pudo evidenciar en algunos casos. Liquidación Codificada de la Deuda No.R-1160 (Expediente de Recobro No.0125)

Las Liquidación Cerbficada de la Deuda no se encuentran juddicamente motivadas, además se hallan en abierto desacato de resaludares anteriores que reconocen derechos a un parbcular.

1701007 Liquidación Cedificada de la Deuda No.R-059, ratificada por Resolución 055 (Expediente de Recobro No.0041, Positiva contra un tercero)

8

1703006

1914001

Dejar expuesta a la COnipañla a acciones tendientes a lograr la declaración de realidad de estas actuaciones, incluso al pago de Papacies si las hubiere, prolongando en el tiempo el Mido de las acciones pertinentes y limitando con ello la posibilidades de reintegrar efectivamente estos dineros, que par arar fueron entregados.

Durante la vigencia 2011, Positiva pago per concepto de multas $69 Debilidades en los mecanismos & seguimiento Dado al patrimonio en cuantía inicial millones al Ministedo de la Protección Social, originadas en el y control en las actividades de promoción y de 185 millones, disciplinaria conforme al articulo 34 numeral 1 de la Ley incumpramient0 de las normas del Sistema General de Segundad Social bi prevención. Riesgos Profesionales Se realizó cruce de las actividades programadas por la entidad para la vigenda 2011 en el Balance Scorecard Corporativo, conforme a lo estab/ecid o en el procedimiento PL-CR-FREE-04 (Formulación y Revisión del Plan Estratégico), con el objeto de moda el cumplimiento de las meras planteadas, se evidenció que no se deja registro de aquellos indicadores que son modifiedos, replanteados o incluidos en la siguiente vigencia, como se observé en algunos casos.

Dificulta rsalizer la trazabilidad de los indicadores frente al porcentaje o meta consignada en la plataforma estratégica de la campanil y

X

21

X

22

X X

89

Puede generar interpretación. eff411•125 en la ponderación de los porcentajes incluidas a dichos indicadores y/o metas. X

Adicionalmente, se encontró que el valor inicial establecido en la meta del consolidado 2011-2014, ma corresponde al valor inicialmente registrado en el consdidado y en el inforrne de gestión Algunas de las acciones de mejora establecidas en el Pian de Mejoramiento pare subsanar la causa que originó el hallazgo, no fueron totalmente efectivas; por tanto, la entidad debe replantear las siguientes acciones de mejora:

8

1903008

• Adquisición de un sistema de infonación para cumplir con las exigencias de información de Posrtiva Compañia de Seguros, hallazgo 13 de la vigencia 2010

Inconsistencia esa illfOlitrinión generada por Falta de seguimiento y control en b captura de la informacian, dificultando los diferentes aplicativos. establecer los conceptos y terceros responsables pie beneficiarios de tus saldos reflejados en los estados financieros. X

31

• Establecer un procedimiento encaminado a lograr la depuración, análisis y aplicación de los recaudes, hallazgo 24 vigencia 2010 • Establecer un procedimiento encaminado a tomar la depuración, análisis y aplicación de los recaudas, hallazgo 44 de la vigencia 2010

Copia cle ANEXO 3 COOIFICACION HALLAZGOS POSITIVA 2011.xlsinforne Plan de mejoramiento

1/3

Cuantía No.

código hallazgo

Descripciónbanano

La Descripción de la necesidad en los contratos No.011 - 2011 no se define dentro de los estudios previos la necesidad para contratar. En el contrato 538-2011, se observa que dentro de la definición de la necesidad, sólo se describe una de las dos necesidades contratadas. es decir, se hace referencia a la necesidad de contratar un operador financiero. más no señala la neresidad de contratar al Operador de la Internación.

9

1402003

De otra pede se reseña que para el contrato 005 - 2011, no se describe dentro de los estudios previos el objeto a contratar.

Efecto del helara.

Gansead hallazgo

Lo anterior se origina por falla de controles en las labores de planeación en la torna de decisiones contractuales de la Compañia, además da debilidades es el acompañamiento del área de Compras y Contratación durante el desarrollo de la etapa precontrachal, a las diferentes dependencias de la Entidad, de acuerdo con los lineamientos establecidos en el Manual de Contratación y demás reglamentos.

Millones $

naos iwuzna A

. Pag. InfOrme

representa un sesgo para la Compañia de no actuar con la eficiencia y eficacia suficiente, exponiendo de esta manera sus recursos la inversión de económicos y reduciendo la posiblidad de lograr los fines para los cuales estos están destinados.

X

33

X

40

No se precisan los fundamentos jurídicos que soportan la contratación a realizar Contratos 005, 111116, 011, 023, 039, 041, 042, 060, 082, 538, 540, 541. No se realizó análisis del riesgo en los contratos que se pasen a relacionar 005,010,011,039,040,041,059,720_ En la justificación de contrato N0.040 de 21111 se clan normas del Decreto 1295 de 1994 que han sido declaradas inepequibles.

.10

11

1404003

1907001

En los contratos No. 006-2011 y 010.2011 la fecha de aprobación de la Lo anterior evidencia debilidad en garantia es gritador a la expedición de la misma de la pelma, es decir, el cumplimiento de los requisitos para ejecución contractual. controlo inició su ejecución sin estar amparado

Se encontraron debilidades en supervisión. tales como deficiencia en las lechas de elaboración de los formatos (contratos 04-2011, 05-2011): formatos en donde la información consignada resurta ser insuficiente (contratos 07-2051, 08 -2011, 10-2011, 12-2011, 720-2011), formatos de supervisión en donde no se expresa el periodo que se está evaluando (contrato 12-2011), en los expedientes de los contratos 000-2011, 011-2011, 538-2011, 540-2011 y 541-2011, no se encuentran soportes de la ejecución contractual diferentes al mismo formato de informe de supervisión.

el Podría dejar expuesta a la Entidad a la la realización de situaciones generadoras de riesgos, sin que estas se encuentren cola...das por las respectivas garantías.

Debilidades en el control de los contenidos en tos formatos de informe de supervisión, además de incumplimiento de lo establecido en el numeral 12 del articulo 4 de la Resolución 359 del 30 de diciembre de 2009 (tunwons de supervisor) y lo estipulado en el articulo 50 de esa misma Resolución

expedientes que los Origina contractuales no refleja" conveniente y la ejecución suficientemente así su contractual, difictetando seguimiento y control.

40

En lo revisión de los expedientes contractuales se evidencio debilidad en la Inobservancia de iNticulo 25 del Manual de Vulnera el annum° de legalidad y expone a la Entidad a que sus recursos motivación que justifica la adición o provena de los contratos, tal y como se Contratación. no sean empleados de manera detalla e continuación eficiente y transparente, avalando con No se encuentra la Justificacion previa deis adiciones; contratos No. 005posibles estas adiciones, 2011, 011-2011, 042-2011. incumplimientos de sus contratistas. 12

1404006

43

X

Cuando esta justificación oliste, no se señalara la misma cual es la necesidad real que justifica la adición, tal y como se observa en el contrato W2-2011. En algunos casos existe inCenidUmbre respecto de momento en que fue creada la respecirea justificación, pues no se expresa la fecha de su elaboracain, romo se observa en el cordrath 041-2011 Lo establecido en el numeral 14 de articulo 19 Practicas restrictivas en el proceso de del Manual de Contratación, genera para la contratación. Enbdad el riesgo de vulnerar los pdricipios de publicidad igualdad, imparcialidad y consagrados en el articulo 209 de nuestra Constitución Politica, a la vez que les principios igualdad, imparcialidad, de participación y transparencia, reconocidos en al articulo 3° de ese mismo Manual de Conratación, mismos que están orientados a . Con lo anterior se evidencia que lo establecido en el numeral 14 del edículo velar que las matad,. a. prosedsaismas jaiSs sajaiss a centralnasas 19 del Manual de Contratación, genera para la Entidad el riesgo de vulnerar saritsaSti los principios de igualdad, imparcialidad. puMicidad consagrados en el articulo20g de nuestra Constitución Politica, a la vez que los pnncipios de oneados en al igualdad, imparcialidad. pm-llenaron y transparenciarmo articulo 3.de ese mismo Manual de Contratación, mismos que están que las metodoS y procedimientos contractuales , eneraadas a velar Por limites a control fiscal, se encuentren exentos de prácticas restrictivas, que limiten o impidan ta libre participación y concurrencia de los potenciales oferente. en los procesos de selección; riesgo que, tal y como se evidencia en el presente hallazgo. se concretó en la celebración del contrato 381 de 2011. En desarrollo del proceso auditor, mi la redimen de la muestra contractual se observa que el Contrato 381 de 2011. cuyo objeto es 'efectuar el suministro e irwtalación de puestos de trabajo y muebles de oficina para las sedes posilrva en todo el pais, por un valor de 3719.288.000 (adicionado postenormente en $350 000.0001 se contrató utilizando le modalidad de selección directa, lo anterior soportado ea lo dispuesto numeral la del articulo 19 de Manual de Contratación de la Compañia.

13

1402016

Se recuerda que los principios, el igual que las normas asolas, forman parte del ordenamiento jurídico y son fuente del derecho, y que por ello, su inobservancia puede ser objeto de sanción. Por lo tanto la presente Observación tiene presunta connotación disciplinada ademas de vulnerar presuntamente lo establecido en los adineres 31y 171del Manual de Contratación, de conformidad con lo Señalada en el numeral I° de articulo 34 de la Ley 734 de 2002.

De consulta realizada al aplicativo PMU por la opción 'consulta de afiliación" Lo antelar denota falta de seguimiento y control a las afiliaciones de las empresas a se observan inconsistencias en los soportes allegados para la afiliación de por cuando la riesgos profesionales, las empresas información reportada per los aportantes no es Las empresas se afilian con un (1) tabalada,o con un .......n. de validada con los soportes trabajado.¢ y en las afiliaciones veeb se observan 1.028,1301, 2 266, 3874 y hasta 4.765 trabajadores. 14

1907001

Conllevar a que éstas queden clasificadas en una categona de menor resto y efectúen las cotizaciones por un menor valor y podría configurarse en un hallazgo con presunto alcance disciplinado X

La información relacionada en los formulados de afinación, con los centros de trabajo y el número de trabajadores, no es consistente con la infanmación general de la empresa.

56

La actMdad económica indicada en el formulado de afiliación es diferente o en algunos casos no está contenida en Registro Union, Tributado— RUT

Debilidades en los mecanismos de seguimiento Al realizar la vesroridri a las actas del Comité de Seguimiento de la y control. Vigencia 2010 y2011, conforme lo consignado en la cláusula Décimo Segunda de convenio Interadministrativo No.057 de 2008 'Administración del Contrato', suscrito con el l55 para la administrauon y pago de la nómina de pensionados de Riesgos Profesionales, se encontró que éstas a mayo 15 de 2012n Labias sido revisadas ni validado el contenido por parte de le !Compañia de Seguros. 15

Generando desinformación y denota debilidades en el control realizado máxime que es un proceso que a la fecha se encuentra tercerizado Y Por tanto, la entidad no debe perder el control al respecto.

19041101 Adicionalmente, no se dejan documentadas las actas ni se evidencia el seguimiento y control matizado a los pagos de pensionados que por ley tiene que realizar la entidad

Copia de ANEXO 3 CODIFICACION HALLAZGOS POSITIVA 2011.xls-Intomie Han de Mejoramiento

58

Xn

código tiailazgo

on hallazgo

Se evidenciaron en las conciliaciones bancarias presentadas por Positiva partidas conciliatorias no depuradas

16

1801004

Erecto del hallazgo

Causa del hallazgo

Falta de seguimiento y control a has recursos

A diciembre 31 de 2011, el saldo del Disponible por $307.0818 millones, presenta diferencia de $2803.7 millones, con respecto a los saldos segun extractos por $310.472.3 millones, debido a la existencia de 128.823 partidas conciliatorias no regularizadas, de diciembre de 2011 por valor de $5398 millones, de las cuales el 74%($4088.5 millones), corresponden a consignaciones pendientes de identificar. De oka parte, se establecieron 052 consignaciones con antigüedad de hasta realizad. de afectaciones contables sin que 1 mes por $798 4 millones y 95 notas crea por $095.3 millones se haya matedaltzado el ingreso de efectivos registradas en libros y no recodadas en los extractos bancadas. las Cuentas bastaras

17

1801004

18

1701007

neo. loma.

S

ADFPOI

Pág. lntiernie

Afecta el saldo de la cuenta Disponible. reflejada en los Estados Financieros, generando una subestimación por 52.003.7 millones . el disponible con efecto en el resultado del ejercicio de la Compañía.

X

61

32 X

63

60 X

Bi

2.063 X

66

1.539

sis

Afecta la razonabilidad del saldo de la cuenta Disponible, reflejada en los Estados Financieras, generando una sobreestimación por 512937 millones en el disponible con efecto en los Ingresos, Bancos, Cundas por Cobrar y en el Patrimonio de la Compañia.

anterior genera une El saldo de las Cuentas por Cobrar - Sistema General Riesgos Debilidades en las mecanismos de control La sobreestimación de las Cuentas por Profesionales - emplmdores (156505 24) por $55.600.7 rnillones, presenta interno Cobrar de $32,4 millones, con efecto diferenda por $324 millones, con res-pedo el recode de cartera entregado en el Patrimonio de la Compañia. en la prueba de recorrido por la Coordinad. de Cartera, el cual asciende a 555 558,3 millones.

A 31 de diciembre de 2011, las Cuentas por Cobrar - Diversas-Otras por 54.678.8 millones. que se encuentran proásionadas al 10016, incluyen partidas por diferentes conceptos;

Cuantía M'II

Debilidades en los mecanismos de control Lo anterior genera una sobrestimad. interno. en gastos con erecta en el resultado del ejercicio.

Se evidenció que en algunos casos ya se han recuperado los recursos pero no se realizan los regiones contables respectivos, como es el caso de algunos embargos judiciales enunciados anteriormente y el de Telecomunicaciones que se cruzó con facturas y actualmentese encuentra Paz y Salva, según lo infeemedo por la Entidad mediante mail del 12 de abril de 2012 Igualmente, se observa que estas cuentas por cobrar incluyen 568.1 millones originados en retenciones de retención en la fuente y de impuesto gravamen a movimientos financieros. Debilidades en las mecanismos de control La cuenta Ingresos No Operacionales - Recuperaciones- Reintegros Mesadas Pensionales '422505 27000' refleja saldo por $2.062,8 millones, adoptados por la compañia para el registro y revelación de la información financiera. no obstante mediante comunicación 32913 del 29 de marzo de 2012 Positiva informó que estos ingresos ascendían a $1.579,1 millones, arrojando inicialmente una diferencia por 54837 millones.

10

1701008

Sin embargo, de acuerdo con la respuesta de la entidad se evidenció que no fueron causados ingresos correspondientes a $1.579.1 millones Segun cuenta de cobro generada por Positiva con feche 21-12-2011 al ISS, los cuales fueron abonados por el deudor a la cuenta del Banco de occidente, según Nata Credit0 expedida con fecha 25-01-2012. Al 31 de diciembre de 2011 la subcumte Gastos Operadonaks -Siniestros Debilidades en las controles establecidos para la validación de la inknnacion financiera Liquidadas - Riesgos Profesionales '510214 2011' por ¢Z17,409.7 reportada en las Estados financieras. millones, presenta diferencia por $1.643,6 millones, con respecto a las TRANSFERENCIAS informadas mediante comunicación No.32913 del 20 de marzo de 2012 de Positiva, donde estas comisiones ascienden $225.766 millones

20

1801004

De igual manera, la subcuenta Gastos Operacionales - Otras Comisiones Servidos Bancarias-Comisiones Vanas Bancarias (NO)'5195200030' por 52.1528 millones, presenta diferencia por -5104.8 millones, con respecto a las omisiones informadas mediante comunimción No32913 del 29 de marzo de 2012 de Posliva, donde estas comisiones ascienden 52 257,6 millones Las Notas que forman parle integrante de los Estados finanderas a 31-122011, no fueron presentadas de conformidad con la establecido en el capítulo IX de la Circular Básia contable y Financiera No.100 de 1995 expedida por la supeñntendenda Bancada de Colombia (Hay Superfinanciera), toda vez que las mismas no revelan lo corrspondiente a:

21

1801100

Lo anterior genera subestimación de los Ingresos No Operacionales por 51.579.1 millones, afectando el resultado del ejercicio.

Situaciones que generan; por una parte. sobremtimacán de los Gastos Operacionales por $1.643,6 millones y por otra parte, subestimación de los éstos mismos Gastos por $104.8 millones, afectando el resultado del ejercicio

Lo enlodar se pr..ta por falta de control y Genera limitantm en b revelación de la supervisión en la consolidación de la información para los órganos de información y preparación de las notas a los contrd y grupos de interés. estados financieros

Volumen y valor de las partidas conciliatorias, ni se cuantifica su erecto en el Disponible a 31 de diciembre de 2011 No revelan información de los procesos juddicos adelantados en centra de la compacta, numeral 2.2.2 La Nota 21 relativa a la liberación de Reservas por $3.598.043,7 millones. no permite establecer el concepto y detalle que digirió este ingreso.

x

70

En las notas no se revela información relativa a los Gastos Operacional. Diversos y a Otras Comisiones, los cuales ascienden a $66.211.8 millones y 5210125 millones, respectivamente Para la captura, registro, procesamiento y reparte da la información contable, Positiva utiliza varios aplIcativos SISE, SIARP, PMU, NEON, SARA PORFIN, los cuates no se encuentran integrados o en interface; además, algunos se encuentran en prado:~ (Neón, Sara. Proceso Jurldicos). Par lo tanto, es necesaria eleduar registros manuales. 22

23

1801002

1701001

De otra parte, el aplicativo SISEno permite la consulta de los saldos de las cuentas contables a nivel de subcuentas yfo de terceros a una lecha deMrminada, por cuanto, las consultan reflejan los movimientos contables a nivel de terceros. Adicionalmente, en algunos casos, los comprobantm contables generados no permiten verificar el detalle de /as operaciones registradas por cuanto se realizan de manera global.

Carencia de integrados.

sistemas

de

información Gana alto riesgo en la captura de la información fuente para el procesamiento y reporte de la inflamación financiera e incide en la calidad de los repartes base para la consolidación de los estados financieros.

Al reatar arqueo al portafolio de diversiones que Positiva Compañia de Debilidades en tos mecanismos de control Lo anterior, genera riesgo para ti Compañia al no donar con documento Seguros tenla a 31-12-2011, se observó que existen 861.860 acciones interno, alguno que certifique en un momento correspondientes a la Nueva EPS, contabilizadas en los Estados Financieros dado la salvaguarda y protección de por 586.500 millones, las cuales están en custodia en la PREVISORA las acciones. COMPAÑIA DE SEGUROS, sin que medie un documento entre las partes que .porte dicha custodia. Totales Resumen:

Total Hallazgos AdminiNrativos :16 Total HallazgosDisciplinalios Total Hallazgos Fiscales • Total Hallazgos Otras Incidencias 1

Copia da ANEXO 3 CODIFICACION HALLAZGOS POSITIVA 2011.x15-Informe Plan de mejoramiento

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73

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74

4.129 166

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(1) Corresponde a 6.106.8

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POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS SA ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO Anos que terminaron e131 de diciembre de 2011 y 2010 (Expresados en en millones de pesos) 2010

2011 FLUJOS DE EFECTIVO POR ACTIVIDAD DE OPERACIÓN

334,907.0

413.598.5

Recaudos de Cadera Reembolsos de Reaseguradores Ingresos por Intereses Ingresos por Diferencia en cambio Disminución de otros zaivos

5,830 5

11.656 1

10,956,5

2,985.0

5.914.9

2,242,5 55,815.9

63,883,7 35E93,5

Aumento de otras cuentas por pagary otros pasivos

1,763.3

576.5

Otros Ingresos Operacionales

4.712.6

10.021,6

.4.146,6

Total Electivo recibido

546,775.8

419,239.1

Pago de Siniestros

427,843,3

378,991.7

Otros Ingresos No Operacionales

Pagos de Comisiones Aumento de otros actas Disminución de otras cuentas por pagar y otros pasivos Egresos netos por reaseguradores cuenta comente Pagos le seguros Pago a empleados por sueldos y prestaciones sociales Pago con:sacien Fondo de Garantes FCGAFIN Pago otras contribuciones Pago de contribución Superintendencia Financiera de Colombia

8,273.7

6,710.7

076,5

42,625.6

16,375,2

16,887,7

5,642.2

5,718.0

9308

377.1

28,207.6

25,968.0

351,9

545.5

5,060.8 1,575,6

3,832.5 1,641.8 275,8 11,781,3

pago contribución fasecolda

216.8

Pago retención en !a fuente

19,590.1

Pego Impuesto al patrimonio y Otras pagos de prometen y prevenCion (ATEP)

3,991.7

841.3

49,075.2

50.270.8

Gas por drferencia en cama Pago contrato de cesión Instituto de Seguros Socias pago ales y papelería y software Pago proyecta "procesamiento de información'

4,027.3

2,914.3

0.0

67,097.0

4,299.9

446.2

11.439.2

14,250.0

0.0

2.009.2

Pago anótenos varios Debito aun/mata comisiones operadores de informada

27,953.9

8.315.1

20.330.6

18,063.4

Pagos por otros gastos de operación

49,145.2

38.211.2

Pago de publicidad y propaganda

Pagos por gastos no operacionales Tata.' El-G[4,AI Pagado TOTAL EFECTIVO NETO PAGADO POR ACTMOADES DE OPERACIÓN

5

757_3

2.051 2

685.017.9

699,635 3

(138.242.1)

1280.396.2)

1,517 358 0 3203.2 2

1,8910574 0.0

4A20,461.3

1,899,057.4

(1,173,224.6)

(1,616.6485)

FLUJOS DE EFECTIVO POR ACTIVIDAD DE INVERSIÓN Recaudo por ventas y redencon de nversiones y carteras colectivas Venta de propiedades y equipos Total Efectivo recibido Pago por Compra de inversiones negociables en titulas de deuda y participalives Compra de propiedades PIPPO y equipe Total Efectivo Pagado TOTAL EFECTIVO NETO PROVISTO POR ACTIVIDADES DE INVERSIÓN

5

(24.700.3)

(22.532 8)

(1.197,9249)

(1,539,181.3)

422,536.3

259,876.1

(58,264.1)

(54.599.7)

FLUJOS DE EFECTIVO POR ACTIVIDADES DE FINANCIACIÓN pago del oredito mercantil

0.0

(8,461 2)

Pago de dividendos a los accionistas

(64,725.4)

(54,599.7)

0.0 0.0

39999.9

TOTAL EFECTIVO PAGADO POR ACTIVIDADES DE FINANCIACION

(64,725.4)

(14,599.8)

Aumento (disminución) neto del efectivo

219,668,9

(35,119.9) 122.734.5

Total efectivo usado Emisión de acciones Total Electivo recibido

39,999,9

87 ,814 5

Efectivo al comienzo del ano

Erik Paarl

ro tante Legal

87,514.9

307.283.5

EFECTIVO AL FINAL DEL AÑO

Contador 7,P. 115351-7

animar RiVere

(Revisor Badal Mlemlmrde KPMG L da.) T.P. 83257.7 (Véase ml Informe del 23 de Febrero de 20121