Código: CAR-GR-01-V1 Vigencia: 5 Feb 2016 PAGINA 1 DE 7

CONTRALORIA MUNICIPAL DE VILLAVICENCIO CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTIÓN DE RECURSOS FISICOS OBJETIVO DEL PROCESO

Proveer, mantener y controlar los recursos físicos y tecnológicos que se requieren en la ejecución de los procesos de la Contraloría Municipal de Villavicencio para asegurar el cumplimiento de los objetivos institucionales. ALCANCE Comienza identificando las necesidades de elementos de consumo, devolutivos y demás recursos necesarios para desempeñar las actividades de los diferentes procesos de la Contraloría Municipal de Villavicencio y termina con el control y seguimiento al inventario de bienes de la Entidad. LÍDER DEL PROCESO Secretario (a) General POLÍTICAS DE OPERACIÓN Es propósito de la Entidad, mantener actualizados los inventarios de bienes y servicios del Almacén conforme a los procesos y procedimientos de la Entidad. Custodiar, asignar, conservar y disponer de los bienes propiedad de la Contraloría Municipal de Villavicencio para el buen y normal desempeño de sus funciones. INTERACCIONES

PHVA

Proveedor (Quien suministra) EXTERNO INTERNO

Direccionamiento Estratégico.

Entradas

Actividades

Plan Estratégico Institucional Definir estrategias, objetivos, Misión, Visión, Políticas y metas, indicadores y recursos Objetivos Institucionales del Proceso.

Facilitador

Lider del Proceso

Profesional Universitario con funciones de pagaduría, almacén y archivo.

Copia no controlada al imprimirse. Al consultar confirme que esta sea la versión vigente.

Salida

Plan de Acción del Proceso.

Usuario (Quien Recibe) INTERNO EXTERNO Direccionamiento Estratégico Gestión de Recursos Físicos

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CONTRALORIA MUNICIPAL DE VILLAVICENCIO CARACTERIZACIÓN Lider del Proceso Definir estrategias, objetivos, metas, indicadores y recursos PROCESO GESTIÓN DE RECURSOS del Proceso.

Gestión de Recursos Físicos

Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP

P L A N E A R

Resultados de Evaluación del Plan de Acción de la CMV.

FISICOS

Profesional Universitario con funciones de pagaduría, almacén y archivo.

Necesidades de bienes y servicios del proceso.

Lineamientos para la Administración del Riesgo en Entidades Públicas

Gestión de Recursos Físicos

Gestión de Calidad

Secretaría de Transparencia Lider del Proceso Contextualizar, identificar, analizar y valorar los riesgos Mapa de Riesgos (Contexto del proceso Gestión de estratégico, identificación, Recursos Físicos análisis y valoración del riesgo) de Vigencia Anterior.

Gestión de Calidad

Profesional Universitario con funciones de pagaduría, almacén y archivo

Seguimiento a la Administración del Riesgo

Copia no controlada al imprimirse. Al consultar confirme que esta sea la versión vigente.

Mapa de Riesgos (Contexto estratégico, identificación, análisis y valoración del riesgo). Gestión de Recursos Físicos

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Todos los Procesos

Necesidades de Bienes y Servicios

Lineamientos para la Elaboracion del Plan Anual de Adquisiciones

Colombia Compra Eficiente

Gestión Contractual

Lider del Proceso Priorizar las necesidades de recursos físicos y tecnológicos necesarios en la entidad

Bienes Adquiridos por la Entidad (Factura)

H A C E R

Profesional Universitario con funciones de pagaduría, almacén y archivo

Inventario de bienes

Gestión de Recursos Físicos

Inventario de bienes inservibles u obsoletos

Contratación

Colombia Compra Eficiente Gestión Financiera (SECOP)

Inventario de bienes

Gestión de recursos físicos

Salida de Almacén

Solicitud de Bienes

Gestión de Recursos Físicos

Plan anual de adquisiciones

Entrada a Almacén Recepcionar y entregar bienes de consumo y/o devolutivos

Todos los procesos

Profesional universitario con funciones de pagaduría, almacén y archivo

Administrar y custodiar los bienes

Profesional universitario con funciones de pagaduría, almacén y archivo

Dar de baja los bienes inservibles u obsoletos de la Entidad

Profesional universitario con funciones de pagaduría, almacén y archivo

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Inventario individual (funcionario) Inventario de bienes inservibles u obsoletos

Baja de bienes

Gestión de Recursos físicos

Gestión de Recursos físicos

H A C E R

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CONTRALORIA MUNICIPAL DE VILLAVICENCIO CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTIÓN DE RECURSOS FISICOS

Mapa de Riesgos (Contexto Gestión de recursos estratégico, identificación, Gestionar los riesgos Físicos análisis y valoración del riesgo).

Profesional Universitario con funciones de pagaduría, almacén y archivo

Seguimiento al Mapa de Riesgos del Proceso (Autocontrol)

Gestión de Calidad

Direccionamiento Estratégico

V E R I F I C A R

Gestión de Recursos Físicos

Plan de Acción Institucional (En lo aplicable al proceso)

Informe de Gestión por Proceso Líder del proceso

Matriz de Indicadores

Realizar seguimiento y medición al Proceso

Profesional Universitario con funciones de pagaduría, almacén y archivo

Direccionamiento Metodología para la estratégico Formulación, Seguimiento y Evaluación del Plan de Acción de la Entidad

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Reporte de Ejecución del Plan de Acción por Proceso. Seguimiento a la Matriz de Indicadores del Proceso

Direccionamiento Estratégico

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CONTRALORIA MUNICIPAL DE VILLAVICENCIO CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTIÓN DE RECURSOS FISICOS

Informe de Auditorías Internas Gestión de la Informes de Control Interno Evaluación Control y Seguimiento Informe de Seguimiento y Avance al Plan de Mejoramiento

Plan de Mejoramiento

Gestión de la Auditoría General evaluación, Control de la República y seguimiento

Gestión de Calidad Auditoría General de la República

Informe de Auditorias Externas Líder del proceso

Entidad Certificadora

Informe de Auditorias del Implementar acciones Ente Certifficador correctivas y preventivas Acta de revisión del Direccionamient SGI por parte de la o Estratégico dirección (Resultados de la Revisión)

Profesional Universitario con funciones de pagaduría, almacén y archivo Ajustes a:

Mapa de Riesgos del Proceso Plan de Acción del Proceso Plan Anual de Adquisiciones

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Recursos Físicos Direccionamiento Estratégico

Entidad Certificadora

Líder del proceso Implementar acciones correctivas y preventivas

Profesional Universitario con

CONTRALORIA MUNICIPAL DE VILLAVICENCIO funciones de pagaduría, CARACTERIZACIÓN almacén y archivo PROCESO GESTIÓN DE RECURSOS FISICOS

Ajustes a:

Mapa de Riesgos del Proceso

Gestión de la Calidad

Plan de Acción del Proceso

Informe de auditorías internas de calidad

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Recursos Físicos Direccionamiento Estratégico

Plan Anual de Adquisiciones

RECURSOS HUMANOS

-Contralor(a) Municipal de Villavicencio. - Contralor Auxiliar de Control Fiscal - Personal Competente acorde al Manual de Funciones

INFRAESTRUCTURA

TECNOLÓGICOS • Computadores con Software apropiado • PIMISYS (Modulo de Almacén) • Internet • Impresoras • Teléfonos

Planta Física

REQUISITOS NTCGP 1000:2009

LEGALES (VER NORMOGRAMA )

4.1. Requisitos Generales; 4.2. Gestión documental; 5.2. Enfoque al cliente; 5.4.1. Objetivos de Calidad; 5.5.1. Responsabilidad y autoridad; 5.5.3. Comunicación interna; 6.3 Infraestructura; 6.4 Ambiente de trabajo; 7.1. Planificación de la realización del producto o prestación del servicio; 8.1. Generalidades (Medición análisis y mejora); 8.2.3. Seguimiento y medición a los procesos; 8.4. Análisis de datos; 8.5. Mejora.

MECI 1000:2014 (por componentes). 1.1. Talento humano; 1.2. Direccionamiento estrategico; 1.3. Administración de riesgos; 2.1. Componente autoevaluación institucional 2.3. Planes de mejoramiento; Eje transversal Información y comunicación;

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CONTRALORIA MUNICIPAL DE VILLAVICENCIO CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTIÓN DE RECURSOS FISICOS DOCUMENTOS RELACIONADOS

REGISTROS RELACIONADOS

Ver Listado Maestro De Documentos. Ver Tabla De Retención Documental.

Ver Listado Maestro De Registros. Ver Tabla De Retención Documental. CONTROL DE RIESGOS DEL PROCESO VER MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONAL INDICADORES DE GESTIÓN DEL PROCESO VER MATRIZ INDICADORES DE GESTION CONTROL DE CAMBIOS (ACTUALIZACIONES)

FECHA

CAMBIO

NUEVA VERSIÓN

5 Febrero 2016

Creación

1

APROBACIÓN

Elaboró: Lorena Rincón Hernandez

Revisó: Zuleima Rojas Cárdenas

Aprobó: Jaime Stewart Correa Bello

Profesional Universitario

Profesional Universitario

Contralor Municipal (E.)

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