Procedimiento General

Código: PR-AC-03 Fecha de edición: 03.01.05

Procedimiento para llevar a cabo el Control contable del área de Universidad Autónoma de NAYARIT

contabilidad

Revisión: 04 Página: 1 de 7

CONTROL DE CAMBIOS Y MEJORAS NIVEL DE REVISIÓN

SECCIÓN Y/O PÁGINA

DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN Y MEJORA

Pág. 3 Sección 2

Se modifica el alcance, ya que al analizarse se determino que sólo aplica para la Dirección de Finanzas.

Pág. 3 Sección 3.2

Se agrega la definición del auxiliar de cuentas, con el propósito de aclarar su aplicación en el procedimiento.

Pág. 3 Sección 4

Se elimina la referencia de presupuesto de ingresos y egresos de la UAN, por no tener aplicación en el procedimiento.

Pág. 4 Sección 4

Se agrego el auxiliar de cuentas, por ser un documento de consulta en el procedimiento. Se elimino el presupuesto de ingresos y egresos de la UAN, ya que no es un documento que se consulte para llevar a cabo el procedimiento.

01 Pág. 4 Sección 5

Pág. 5 Sección 7.1

FECHA DE MODIFICACIÓN

05.12.05

Se cambio el nombre del auxiliar de contabilidad, por el de auxiliar contable, para homogenizar términos. Se elimino en la columna de suministradores a la Dirección de Finanzas, al analizarse se considero innecesaria. Se agregaron a la Institución bancaria y el sistema de contabilidad. En la columna insumo se agrego auxiliar de cuenta.

Control de emisión

Elaboró

Revisó

Aprobó

C.P. Lilia Amelia Arvizu López Responsable del Área de Contabilidad

C.P. Gabriela Oropeza González Encargada del Despacho de la Dirección de Finanzas

C.P. Marcela Luna López Secretaria de Finanzas y Administración FT-CTC-06/REV.00

Procedimiento General

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contabilidad

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CONTROL DE CAMBIOS Y MEJORAS NIVEL DE REVISIÓN

01

02

SECCIÓN Y/O PÁGINA

DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN Y MEJORA

Pág. 6 Sección 7.2

Se agrego al SAC el formato de auxiliar de cuentas, se menciona en las operaciones: 1 y 2. Se elimina la operación 3, al analizarse se determinó que la activ idad estaba incluida en la operación 2.

Pág. 7 Sección 8

En documentos generados se agrego el formato de auxiliar de cuentas.

Pág. 7 Sección 9

Pág.7 Sección 10

Se agrego el formato de auxiliar de cuentas.

Pág.4 Sección 5

Se elimina el puesto de Director de Finanzas, ya que no participa directamente en el desarrollo del procedimiento. Del puesto de Auxiliar contable se eliminan funciones que no aplican para el procedimiento.

Pág. 4 Sección 6

Se agrego una política para mejorar el desempeño del procedimiento.

Pág.6 Sección 7.2

Columna Con quién o con qué, se elimina el término personalmente, se especifica el puesto o la persona u objeto para desarrollar el procedimiento.

Pág. 3 Sección 1

03

Pág. 4 Sección 4 Pág. 5 Sección 7.1 Pág. 6 Sección 7.2

04

Se agrega una nueva actividad de monitoreo, al analizarse el procedimiento se considera necesario mencionar. Se elimina la actividad de monitoreo y medición referente a constatar depósitos en circulación.

Sección 4 Pág. 4

FECHA DE MODIFICACIÓN

05.12.05

01.02.08

Se adecua el propósito para un mejor entendimiento. Se agrega el formato de Registro diario de cheques expedidos. Se agrega en la columna de Suministrador al Área de Egresos y el Sistema de conciliaciones bancarias.

08.05.08

Se agrega en la operación 1, el Sistema de Conciliación Bancaria.

Se adecuaron las referencias

15.02.10

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1.

contabilidad

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Propósito Verificar la disponibilidad de recursos, cerciorándose que no existen restricciones para hacer uso del efectivo.

2.

Alcance Aplica para la Dirección de Finanzas.

3.

Glosario Siglas. DF: Dirección de Finanzas UAN: Universidad Autónoma de Nayarit Definiciones. Auxiliar de cuentas: Para satisfacer los fines de la contabilidad es necesario llevar una cuenta para cada persona, cosa o concepto relacionado con las actividades de la organización, con el objeto de ejercer y facilitar el control y análisis sobre las operaciones efectuadas con cada una de las cuentas y subcuentas. El número de subcuentas es prácticamente ilimitado, pudiendo ampliarse con la extensión que en cada caso se juzgue conveniente. Conciliación Bancaria: El análisis que explica la diferencia entre el saldo de la cuenta de los auxiliares de una empresa y el saldo que aparece en un estado de cuenta bancario.

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4.

contabilidad

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Referencias Código (cuando aplique)

NA MC-CTC-01 NA FT-AC-24 FT-AE-06

5.

Revisión: 04

Nombre del documento Norma ISO 9001:2008 Manual de Calidad Estados de Cuentas Bancarios Auxiliar de cuentas Registro diario de cheques expedidos

Responsabilidades Responsable del área de contabilidad: Llevar el registro y control de las

operaciones financieras realizadas por la Universidad Autónoma de Nayarit, así como consolidar la información contable Auxiliar contable: Elaborar conciliaciones bancarias y analizar los auxiliares de cuenta. Archivista: Integrar y archivar la documentación que sustente los movimientos contables, por las operaciones de la Universidad Autónoma de Nayarit.

6.

Políticas

6.1 Con el fin de verificar la aplicación de los recursos se realizarán mensualmente las conciliaciones bancarias, así como el análisis de los auxiliares de cuentas manejadas por la Universidad Autónoma de Nayarit. 6.2 Elaborar la conciliación bancaria a más tardar el último día del mes siguiente.

Código: PR-AC-03

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7.

contabilidad

Revisión: 04 Página: 5 de 7

Acciones 7.1 Diagrama funcional

Suministrador (es)

Insumo(s) Entrada(s)

Operaciones Básicas (Áreas involucradas) Contabilidad

Salida(s) (rendimiento)

Usuario(s) o proceso

Requisitos y/o expectativas de los usuarios

Conciliación bancaria, Auxiliares de cuentas

Dirección de Finanzas, Suministradores de la UAN, Contraloria Interna, Auditores Externos

Conciliación bancaria mensual actualizada

Inicio

Institución bancaria. Sistema de contabilidad, Sistema de Conciliacion Bancaria

Estados de cuenta bancarios del periodo a analizar y auxiliares de cuentas.

1 Conciliación Bancaria 2 Análisis de auxiliares de cuentas 3 Archivo de conciliaciones bancarias

Fin

Código: PR-AC-03

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contabilidad

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7.2 Descripción No.

Operación

1

Conciliación bancaria

2

Análisis auxiliares cuentas.

3

Quién Hace qué

Con quién O con qué

El auxiliar Con los estados contable de cuentas bancarios del periodo.

Cuándo y Dónde

Cómo

Al final de cada mes en el Área de contabilidad

Recibiendo los estados de cuenta bancarios y cotejando con el auxiliar de cuentas que emite el sistema de contabilidad a través de la ventana “Reportes”. Y el Sistema de Conciliación Bancaria Una vez analizados si hubiera ajustes que realizar los determina y turna para su captura en el sistema de Contabilidad mediante pólizas de diario a través de la ventana de “Movimientos”.

los Al final de cada de mes en el área de contabilidad o cada vez que se necesite analizar alguna cuenta. Archivo de El responsable Con las En cuanto se conciliaciones del Área y/o conciliaciones tienen las bancarias auxiliar bancarias conciliaciones contable. elaboradas y estados de cuenta bancarios.

8.

de El responsable Con de del Área y/o auxiliares auxiliar cuenta. contable, coteja los saldos

Registro

Entregando al archivista las conciliaciones bancarias junto con los estados de cuentas bancarios correspondientes, identificándolos con el nombre del banco, número de cuenta bancario y periodo del que se trate.

FT-AC-24

FT-AC-02

FT-AC-04

Documentos Generados (control de registros).

Código de registro o identificaci ón única

Nombre del registro

Tiempo de conservación

Lugar de almacén

Disposición de los registros

FT-AC-02

Póliza de diario

Año Fiscal

Archivo de la Dirección

Bóveda

Director de Finanzas

FT-AC-04

Conciliación Bancaria

Año Fiscal

Archivo de la Dirección

Bóveda

Director de Finanzas

FT-AC-24

Auxiliar de cuentas

Indefinido

Sistema de contabilidad

Archivo electrónico

Director de Finanzas

Responsable de conservarlo

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9.

contabilidad

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Monitoreo y medición.

No. Descripción de la actividad del Periodicidad Secuencia seguimiento o medición

1

Conciliación de saldos.

2

Análisis de los saldos movimientos de las cuentas

10.

y

Nombre del registro

Código

Mensualmente

Conciliación Bancaria

FT-AC-04

Mensualmente

Auxiliar de cuentas

FT-AC-24

Anexos.

Código (cuando aplique)

Nombre

FT-AC-02

Póliza de diario

FT-AC-04

Conciliaciones bancarias

FT-AC-24

Auxiliar de cuentas