TEMA 5- COSTEO BASADO EN ACTIVIDADES Y ADMà N BASADA EN ACTIVIDADES 5.1 Elaboración de promedios amplios mediante los enfoques de costes globales Las empresas que se basan en un sistema para prorratear los costes indirectos que es muy amplio no producen información en la que se pueda confiar, dado que existe mayor margen de error. Por ejemplo los casos en los que se utiliza tan sólo una base de costes indirectos para todos los productos. Cuando se utiliza la normalización del coste se está incurriendo en este error, dado que se están repartiendo los costes de manera uniforme cuando en realidad no lo son a lo largo del año. Ello puede producir subcoste o sobrecoste del producto. Es decir, los costes se pueden infravalorar o sobrevalorar de tal manera que se obtendrÃ−an peores resultados en uno de los casos o riesgo de perder cuota de mercado en el segundo de ellos. 5.1.1 Otorgamiento de subsidios cruzados del producto Significa que si subcosteamos un producto, para que cuadren los números otro debe de estar sobrecosteado (de otra manera no saldrÃ−a el coste total) Por ejemplo porque se reparte el coste de un recurso utilizado por diferentes productos de una manera muy amplia. 5.2 Sistema de costes de Plastim Corporation Es un sistema tÃ−pico de costes globales con un único agrupamiento de costes indirectos mediante una única base de asignación que da lugar a error a la hora de imputar los costes entre dos productos. Es igual a las vistas en el tema 4, sólo es un ejemplo, por lo que paso al punto 5.3. Si existen dudas el ejemplo está en la página 138. 5.3 Perfeccionamiento de un sistema de costes Mejora la medición de la irregularidad del uso de recursos indirectos en una organización. Se ha mejorado en estos aspectos especialmente debido a una mayor competencia y tecnologÃ−a. Se siguen tres pautas para perfeccionar un sistema de costes: • Identificación del coste directo, cuantos más se puedan identificar mejor, se reduce la cantidad de costes indirectos a asignar. • Agrupamiento de costes indirectos, se debe incrementar el número de agrupamientos de costes indirectos hasta que cada uno de ellos sea homogéneo, es decir, que haya una fuerte relación causa efecto, como si se tratase de múltiples bases de asignación de coste. • Bases de asignación del coste, Elección de la base de asignación preferida para cada agrupamiento, en nuestro caso, la relación causa efecto. 5.4 Sistemas de costes basados en actividades Perfeccionan los sistemas de costes basándose en actividades individuales como objetos fundamentales del coste. Una actividad es una tarea o unidad de trabajo con un propósito especÃ−fico, por ejemplo el diseño de productos, la preparación de la máquina, etc. Los costes son asignados a los diferentes objetos de coste tomando como base las actividades que se han tenido que realizar para cada producto. 1

Los sistemas CBA tienen tres caracterÃ−sticas importantes: • Se crean agrupamientos de costes más pequeños basándose en las actividades realizadas. • Para cada agrupamiento de actividad, la medición de la propia actividad es la base para la asignación del coste. Por lo tanto para cada agrupamiento tendremos un grupo muy pequeño y especÃ−fico de costes en lugar de uno muy amplio como con los sistemas de normalización. Los costes en cada agrupamiento tienen una relación muy fuerte causa efecto con la base de asignación del coste. • A veces es posible identificar directamente unos costes de una actividad con un determinado producto, por lo que se mejora la exactitud del coste. Ya no se tienen que hacer suposiciones acerca de la relación causa efecto entre costes indirectos y bases de asignación. Si nos centramos en un sistema CBA observamos como al tener los agrupamientos de costes por actividades, están mejor estructurados, y con unas bases de asignación mucho más concretas, lo que nos permite obtener un coste más exacto de las actividades. Existen también, utilizando el sistema CBA diferentes niveles de actividades (unidades, lotes, etc.) al identificar las relaciones causa efecto. Esto es debido a la jerarquÃ−a del coste, que hace distinguir si el causante de coste es una unidad de producción, un grupo de unidades de un producto o el propio producto. 5.4.1 JerarquÃ−as del coste Clasifica los costes en diferentes agrupamientos de costes sobre la base de diferentes tipos de causantes de costes o diferentes grados de dificultad en la determinación de las relaciones causa efecto. Se suele usar una jerarquÃ−a de costes en cuatro partes: • Costes de nivel unitario de producción, son recursos que se sacrifican en actividades en las que el coste aumenta por cada unidad adicional producida. Por ejemplo los costes de fabricación cuando se trabaja con una máquina automática, la producción de una unidad más supone un incremento del coste total sin importar el número de lotes que se produzcan. • Costes de nivel de lote, son recursos sacrificados que se relacionan con un grupo de unidades en lugar de hacerlo con cada unidad de producto. Por ejemplo, cada vez que se prepara una máquina para la producción de un lote de un producto determinado se necesita un tiempo para la preparación, independientemente del número de unidades que se vaya a producir. Por lo tanto, el coste de preparación dependerá del tiempo de preparación de cada lote, y no del número de unidades producidas. Otro ejemplo podrÃ−a ser una empresa que compra muchos materiales distintos, los costes de compra son muy importantes (realización de pedido, control de entregas, número de pagos, etc.) podemos decir que son al nivel de lote, se relacionarÃ−an con cada pedido realizado. • Costes de soporte al producto o servicio, son recursos que se sacrifican para dar soporte a los productos o servicios industriales. No se pueden vincular, no hay relación causa efecto ni a escala individual ni al nivel de lote. • Costes de soporte a instalaciones, no se pueden identificar con productos o servicios individuales, son para el conjunto de la organización. Los gastos de alquiler, de admón. Etc. Pueden no prorratearse y descontarlos directamente de la utilidad o prorratearse a los distintos productos para establecer los precios. 5.5 Puesta en práctica del coste basado en actividades El ejemplo de Plastim está en la pág. 144 del libro. • Identificación de los objetos de coste elegidos • Identificar los costes directos de los productos: en este paso observaremos que al realizar el sistema CBA obtenemos más costes directos que anteriormente. Por ejemplo en la preparación de los moldes de las 2

micas, estos costes serán a partir de ahora directos para cada mica a nivel de lote, ya que está muy claro que molde utiliza cada mica. • Seleccionar las bases de asignación del coste a utilizar para prorratear los costes indirectos entre los productos: Ahora lo que se hace es identificar actividades (diseño, preparación, fabricación, etc.) Cada tipo de actividad tendrá a su vez una jerarquÃ−a de costes distintos (soporte al producto, nivel lote, nivel unitario, etc.). Para cada nivel de actividad se debe elegir una unidad de medida determinada, teniendo muy en cuenta el nivel de información que podremos tener y su relación causa efecto de los costes de la actividad con la variación en número de unidades de actividad. • Identificar los costes de gastos indirectos relacionados con cada base de asignación. Se asignan los gastos indirectos a cada actividad. En algunos casos la relación causa efecto será muy fuerte, (en el ejemplo los costes de los ingenieros de diseño dentro de la actividad diseño) y otras tendrán que ser distribuidas entre las actividades de acuerdo a una base de asignación, (por ejemplo el alquiler de la planta) • Calcular la tasa por unidad de cada base de asignación con su actividad. Simplemente dividimos el coste total de cada actividad entre las cantidades de base de actividad que tenemos • Calcular los costes indirectos asignados a productos. Multiplicamos la tasa por unidad obtenida en el paso anterior por la cantidad de cada base de asignación utilizada para cada producto. • Calcular los costes totales de los productos se suman los costes directos e indirectos. Hay dos aspectos que son fundamentales en los sistemas CBA • Identifican todos los costes, variables o fijos en el corto plazo, ayudando asÃ− a la toma de decisiones a más largo plazo. • Utilizan la jerarquÃ−a de costes, de esta manera es más fácil el cálculo de los costes totales. 5.6 Comparación de diversos sistemas de costes. Con los sistemas CBA se obtienen más agrupaciones de costes indirectos (relacionadas con una actividad) y en muchas ocasiones más costes directos. Podemos decir que proporciona un mayor detalle, si añadimos que además la elección de las bases de asignación están vinculadas a la jerarquÃ−a de costes, se puede concluir que proporcionan una imagen más fiel de los costes incurridos por los productos. 5.7 Utilidad de los sistemas CBA La Gestión Basada en Actividades (GBA) toma decisiones en función de la información recibida desde los sistemas CBA. • Decisiones de fijación de precios y mezcla de productos, los sistemas CBA dan información completa sobre la estructura de precios, facilitando la decisión de la fijación de precios para cada producto. Al proporcionar información más fiable, evita el error de subcoste y sobrecoste, aplicando el precio correcto a cada producto. • Decisiones de reducción de costes y mejora de procesos, Dado que el sistema CBA ofrece una visión muy detallada de las actividades desarrolladas en la fabricación, es fácil utilizar esa información para centrarse en la reducción de costes de aquellas actividades en las que se sabe se está teniendo un coste demasiado elevado mejorando asÃ− la eficiencia. Incluso se puede evaluar si se desea eliminar actividades en particular al mejorar los procesos. • Decisiones de diseño, se puede evaluar la necesidad de realizar nuevos diseños que incurran en menos costes durante las distintas actividades de fabricación. Nuevos diseños que reduzcan el coste de las 3

materias primas o el tiempo de ajustes de las máquinas, etc. • Actividades de planificación y control, el objetivo inicial de las empresas al utilizar un sistema CBA es conocer los costes. Posteriormente se utiliza para tareas de planificación y control, por lo que elaboran un sistema normal basado en las actividades. A final de año e comparan los costes presupuestados y los reales con el fin de observar si se gestionan bien las actividades. 5.8 Sistemas CBA y sistemas departamentales En algunas empresas se utilizan sistemas de costes con múltiples agrupaciones de costes y bases de asignación pero que no están basados en las actividades. Uno de los más utilizados es utilizar tasas de costes indirectos separados por departamentos. De esta manera también se utilizan múltiples agrupaciones de costes. Sin embargo el sistema CBA es algo mejor que estos sistemas. Por ejemplo, Plastim utiliza todos los gastos del departamento de diseño como un único agrupamiento de costes, sin embargo, cuando entramos en la fabricación sÃ− que separa entre distintas actividades ya que cada una de las actividades tiene costes importantes y causantes de costes distintos que además no son usados en la misma proporción. Los sistemas departamentales darán un resultado similar a los CBA si se da alguna de estas condiciones: • Una actividad representa la mayor parte de los costes de un departamento. • Se incurre en costes importantes en diferentes actividades pero todas tienen la misma base de asignación del coste • Se incurre en costes importantes en diferentes actividades, con distintas actividades del coste, per los diferentes productos utilizan los recursos en las mismas proporciones. 5.9 Puesta en práctica de un sistema CBA Existen una serie de indicadores que nos alertan de la necesidad de implantar un sistema CBA: • Existen muchos costes indirectos prorrateados con sólo una o dos agrupamientos de costes. • Todos los costes se identifican como unitarios de producción. • Los productos establecen diversas exigencias sobre los consumos de recursos por sus diferentes caracterÃ−sticas. • Los productos para los que mejor adaptado se está producen utilidades más pequeñas que aquellos para los que peor adaptado se está. • Los productos complejos parecen más rentables que los sencillos. • Hay muchos desacuerdos en cuanto a los costes entre contabilidad, operaciones y marketing. Cuando se plantea la introducción de un sistema CBA se debe tener en cuenta: • El número de actividades que se deberán especificar. • El estudio de los costes, agrupamientos y causantes del coste. Ello irá directamente relacionado con los costes en los que se incurrirá para su implantación. • Los sistemas CBA también tienen el problema de asignar costes indirectos entre actividades. En muchas ocasiones las mediciones son complicadas, por lo que se utilizan bases de asignación sustitutas pero más inexactas. • Las mejoras tecnológicas favorecen la implantación de sistemas CBA ya que proporcionan mejoras importantes en la medición y en la información. 5.10 Sistemas CBA en empresas comerciales y de servicios

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Los CBA se pueden aplicar también a empresas comerciales y de servicios con un enfoque similar al de las industriales y con problemas de medición muy similares. En el ejemplo de Plastim ya se ve como se aplica a una función servicio (diseño) y una de comercialización (distribución) Sin embargo, en la actualidad, se aplica sobretodo en entidades financieras que se han lanzado a cobrar servicios que antes eran gratuitos. 2 5/6 Contabilidad de Costes I - Tema 5 VÃ−ctor del Corte

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